Disediakan oleh: Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia
KANDUNGAN FAIL MEJA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
VISI JABATAN MISI JABATAN OBJEKTIF JABATAN OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT CARTA ORGANISASI JABATAN/PEJABAT CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI (BAHAGIAN/UNIT) SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN PROSES KERJA CARTA ALIRAN KERJA SENARAI SEMAK (CHECKLIST) SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN NORMA KERJA SENARAI TUGAS HARIAN
OBJEKTIF KURSUS/BENGKEL O Memberi dan meningkatkan pengetahuan serta
kemahiran dalam menyediakan Fail Meja O Memberi peluang kepada para peserta untuk
berbincang dan bertukar-tukar fikiran mengenai masalah-masalah yang berkaitan dengan penyediaan Fail Meja O Membolehkan para peserta menyediakan Fail
Meja masing-masing dengan berkualiti selaras dengan garis panduan yang dikeluarkan oleh MAMPU
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM (PKPA) BIL 8 TAHUN 1991 O Mengandungi panduan untuk Ketua-ketua Jabatan bagi
menyediakan Fail Meja di Jabatan masing-masing O Menjelaskan keperluan mengkaji semula Fail Meja dari masa
ke semasa, iaitu apabila berlaku/wujud; - perubahan dalam dasar,peraturan & undangundang yang melibatkan Jabatan - tugas-tugas baru dan proses-proses kerja yang baru dalam Jabatan - perubahan/pindaan dalam carta organisasi,fungsi,objektif dan sebagainya O Perlu juga disemak dan dikemaskini sekurang-kurangnya
setahun sekali
KONSEP FAIL MEJA O Dokumen rujukan rasmi untuk setiap
pegawai dalam menjalankan tugas masingmasing O Merupakan panduan terperinci mengenai tugas yang dijalankan dan bagaimana tugas-tugas tersebut perlu dijalankan O Perlu sentiasa dikemaskinikan apabila berlaku perubahan O Hendaklah sentiasa diletakkan di atas meja
KEBAIKAN FAIL MEJA O Merekodkan prosedur dan peraturan kerja sebagai O O O O O O O O
rujukan rasmi Keseragaman sistem kerja Menentukan peraturan dipatuhi Mengurangkan kesilapan Sebagai alat latihan formal Menyenangkan pertukaran kerja – proses ambilalih tugas Memudahkan kajian mengenai sistem kerja Mengurangkan arahan secara lisan Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain serta lain-lain jabatan
KANDUNGAN FAIL MEJA Senarai Tugas harian
Objektif Jabatan /Pejabat
Objektif Bahagian /Unit Carta Organisasi Jabatan / Pejabat
Norma Kerja Senarai BorangBorangborang yang digunakan
FAIL MEJA
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai
Carta Organisasi Kedudukan Pegawai
Senarai Tugas, Tugas, Kuasa & Hubungan Kerja
PeraturanPeraturan-peraturan pentadbiran Senarai UndangUndang-undang Proses Kerja
Senarai Semak Carta Aliran Kerja
OBJEKTIF JABATAN Kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah jabatan selaras dengan matlamat ianya ditubuhkan
OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT Kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh Bahagian/Unit
CARTA ORGANISASI Struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hiraki di dalam sesebuah organisasi/pejabat. Ia juga menunjukkan rantaian perintah (chain of command) yang terdapat di Jabatan/Pejabat
SENARAI TUGAS Menerangkan dengan tepat, jelas dan terperinci mengenai tugas-tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan Pegawai dengan Pegawai Lain Bahagian : Jawatan : Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan
Tugas dan Tanggungjawab
Kuasa Yang Diberi
Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan
KUASA Kuasa yang diberikan kepada seseorang pegawai perlu dimaklumkan kepada pegawai yang berkenaan untuk memudahkan beliau bertindak dan membuat keputusan yang sesuai dan betul dalam melaksanakan tugasnya
HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI LAIN O Hubungan kerja seseorang pegawai dengan
pegawai lain perlu diketahui untuk membantu serta memudahkan pegawai berkenaan melaksanakan dan menyelesaikan sesuatu tugas. O Jenis-jenis hubungan kerja diantara sesorang
pegawai dengan pegawai-pegawai lain: - Hubungan kerja dengan pegawai atasan - Hubungan kerja dengan rakan sejawatan/setaraf - Hubungan kerja dengan pegawai bawahan - Hubungan kerja dengan pegawai-pegawai agensi lain
KEPENTINGAN SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN KERJA O Dapat menjelaskan tugas dan tanggung jawab O O O O
seseorang pegawai Memudahkan pihak pengurusan merancang kursus yang sesuai untuk seseorang pegawai Memudahkan pegawai menguruskan tugas yang dipertanggungjawabkan Membolehkan pegawai mengetahui had-had kuasa yang diperuntukkan kepadanya Menjelaskan hubungan kerja di antara seseorang pegawai dengan pegawai yang lain
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Tiap-tiap aktiviti atau tugas mempunyai beberapa peraturan pentadbiran yang harus diketahui oleh pegawai yang hendak melaksanakan sesuatu tugas itu. Ia merupakan peraturan-peraturan Jabatan yang mesti dipatuhi dalam melaksanakan sesuatu aktiviti/tugas.
CONTOH PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI : Urusan Pengesahan Dalam Jawatan 1. 2. 3. 4. 5. 6.
7.
Dibuat dalam tempoh 1 hingga 3 tahun dari tarikh dilantik. Telah menghadiri dan lulus Kursus Induksi. Lulus dalam semua peperiksaan yang disyaratkan. Perlu disertakan surat perakuan dari Ketua Jabatan. Tidak layak dinaikkan gaji sehingga disahkan. Permohonan lanjutan tempoh percubaan hendaklah dikemukakan kepada pihak berkuasa yang melantik melalui Ketua Perkhidmatan dengan sokongan Ketua Jabatan. Perakuan perlanjutan tempoh percubaan hendaklah dikemukakan 3 bulan sebelum tamat tempoh percubaan.
PROSES KERJA O Langkah-langkah bagaimana melaksanakan
sesuatu kerja, iaitu dari mula hingga tamat O Setiap tugas perlu disediakan proses
kerjanya (kecuali yang terlalu umum)
TINDAKAN-TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJA O Semak dan kemaskini senarai tugas O Kenalpasti tugas-tugas yang perlu disediakan proses
kerja O Sediakan urutan tindakan-tindakan yang terlibat dalam melaksanakan sesuatu tugas itu O Mulakan dengan perkataan perbuatan. perbuatan. Contoh : Sediakan, Kemukakan, Dapatkan, Buat, Masukkan dsbnya. O Senaraikan pegawai-pegawai yang perlu dirujuk O Senaraikan peraturan, undang-undang dan arahan
yang berkaitan dengan tugas berkenaan serta seksyen-seksyen yang terlibat
PROSES KERJA Aktiviti : Bil
Proses Kerja
Pegawai Yang Meluluskan/ Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen UndangUndangundang/ undang/Peraturan
CARTA ALIRAN KERJA O Merupakan gambaran secara grafik
berhubung dengan proses kerja O Dapat memberi gambaran yang lebih jelas bagi setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil dalam melaksanakan sesuatu tugas O Menggunakan simbol-simbol tertentu O Dapat menunjukkan dimana berlaku kelewatan, bottle neck dan kerja berulangulang
SIMBOL-SIMBOL YANG DIGUNAKAN DALAM CARTA ALIRAN KERJA SIMBOL
MAKSUD Tindakan Aliran Keputusan/Pilihan Sambungan
SENARAI SEMAK (CHECKLIST) O Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang O O
O
O
O
perlu diambil dalam melaksanakan sesuatu aktiviti Mengelakkan berlakunya kecuaian,lupa,kesilapan dan pertindihan kerja Menjadi asas kepada kawalan keselamatan, terutamanya aktiviti teknikal spt jadual perjalanan udara & laut, pengekalan kualiti dan prosesan alatan dalam assembly line Menjadi alat pengawasan dalam menentukan tahap pencapaian kerja, mengesan kelewatan & memudahkan mengambil tindakan awal jika terdapat masalah Menjadi semakan terhadap perkara-perkara penting yang perlu diberi perhatian sebelum dipersetujui/diluluskan spt penyediaan kertas kabinet, kertas cadangan,memproses lesen,pasport,permit dsbnya Mewujudkan disiplin kerja
SENARAI SEMAK Aktiviti : Bil. 1 2 3 4
Tindakan
Tanda ( / )
Catatan
SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN O Menjadi rujukan asas yang membolehkan
sesuatu aktiviti itu dilaksanakan O Menjimatkan masa mengesan undangundang/peraturan/arahan-arahan yang diperlukan O Memudahkan staf lain membuat rujukan apabila diperlukan O Hanya undang-undang/peraturan/arahan yang berkuatkuasa sahaja yang perlu disenaraikan
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI O Bertujuan supaya seseorang pegawai itu mengetahui
jawatankuasa-jawatankuasa yang dianggotai dan membolehkannya membuat persediaan dan perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat berkenaan O Membolehkan pegawai baru yang mengambilalih tugas mengetahu jawatankuasa-jawatankuasa yang perlu dianggotainya O Perlu dicatat nama jawatankuasa, kekerapan mesyuarat dan jenis keanggotaan – Pengerusi, Setiausaha, Bendahari, Ahli Tetap, Ahli Biasa dsbnya
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI Nama Jawatankuasa
Jenis Keanggotaan
Kekerapan Mesyuarat
SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN O Senaraikan semua jenis borang-borang yang
digunakan dalam melaksanakan tugastugas harian serta kodnya sekali. O Sebaik-baiknya lampirkan contoh borang-
borang yang telah diisi sebagai panduan
SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN Bil. Bil.
Nama Borang
Kod Borang
NORMA KERJA O Jangkamasa bagi menyiapkan sesuatu
aktiviti/kerja dengan berkualiti O Menjadi panduan kepada seseorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya O Menjadi asas mengukur pencapaian produktiviti kerja O Perlu diubahsuai apabila usaha-usaha pembaikan terhadap kerja dilaksanakan
NORMA KERJA Norma Kerja Bagi Tugas-Tugas Yang Dijalankan Oleh : Bil
Jenis Kerja
Norma Kerja (Masa / Kuantiti) Kuantiti)
SENARAI TUGAS HARIAN O Format bagi mengingati dan merancang aktivitiO O O O
aktiviti yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan Diletakkan di atas meja pegawai supaya mudah dirujuk Memudahkan pegawai merancang kerja atau mengambil tindakan-tindakan penting lebih awal Mengalakkan amalan pengurusan masa yang cekap & berkesan Disediakan sebelah petang sebelum balik ke rumah atau sewaktu mula bekerja di sebelah pagi
Senarai Tugas Harian Nama : Jawatan : Tarikh : Bil
Tugas Saya Hari Ini
Catatan
MAKLUMAT-MAKLUMAT TAMBAHAN YANG BOLEH DIMASUKKAN DALAM FAIL MEJA
O Visi O Misi
Sekian, terima kasih.
