Tugas Mata Kuliah Dosen Batas
: : : :
Take Home – Ujian Tengah Triwulan Sistem Informasi Manajemen Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc 30 November 2011
IDENTIFIKASI ATAS KOMPONEN-KOMPONEN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERUSAHAAN SHUTTLE EXPRESS TAHUN 2011 (IMAJINER) (Revisi atas Tugas yang Telah Dikumpulkan pada 30 November 2011)
Oleh Kelompok 4: Bayu Triastoto Dedy Wahyudi Denden Zaelani Levis Sasrahadi Nelvy Dwiyanti Rita Berlis
(P056110053.38E) (P056110063.38E) (P056110073.38E) (P056110143.38E) (P056110173.38E) (P056110203.38E)
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2012
I.
PENDAHULUAN
O’Brien dan Marakas (2011) menjelaskan bahwa sebuah sistem informasi dapat berupa kombinasi yang terorganisir dari orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi, sumber data, dan kebijakan dan prosedur yang menyimpan, menarik, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam organisasi.
Dari penelusuran di Wikipedia juga diperoleh definisi bahwa sistem informasi manajemen
management information system, MIS) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan sumberdaya yang teridiri manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen (SIM) dibedakan dengan sistem informasi biasa yaitu bahwa SIM pada umumnya digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah SIM biasanya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang terkait dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif. Salah satu dari sumber daya yang dimanfaatkan adalah pemanfaatan tehnologi untuk memperoleh informasi dalam rangka penyelenggaraan bisnis misalnya memperoleh data input untuk memproduksi output, mengelola data pelanggan untuk pemberian pelayanan terbaik. Saat ini tehnologi mengalami perkembangan yang sangat cepat, khususnya tehnologi informasi, sehingga setiap manajer akan memanfaatkannya dalam mencapaia target kinerjanya sesuai dengan tujuan organisasi. Sementara , teknologi Informasi (TI), yang berasal dari Information technology (IT) adalah istilah umum yang menjelaskan teknologi (dalam bentuk apa pun) yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan dan atau menyebarkan informasi. TI menyatukan komputasi dan komunikasi berkecepatan tinggi untuk data, suara, dan video. Contoh dari teknologi Informasi bukan hanya berupa komputer pribadi, tetapi juga telepon, televisi, peralatan rumah tangga elektronik, dan peranti genggam modern, misalnya ponsel. Saat ini pengolahan, penyimpanan dan penyebaran vokal, informasi bergambar, teks dan numerik oleh mikroelektronika berbasis kombinasi komputasi dan telekomunikasi. Istilah mikroelektronika muncul pertama kali dalam sebuah artikel 1958 yang diterbitkan dalam Harvard Business Review, di mana penulisnya Leavitt dan Whisler berkomentar bahwa "akan ada teknologi baru yang belum memiliki nama tunggal. Kita akan menyebutnya teknologi informasi (TI). Kemudian,beberapa bidang modern dengan kemunculan teknologi informasi adalah generasi berikutnya yang disebut teknologi web, bioinformatika, ''Cloud Computing'', sistem informasi global, skala besar basis pengetahuan dan lain-lain.
1
TI yang merupakan bagian dari sistem informasi manajemen adalah bidang pengelolaan teknologi dan mencakup berbagai bidang yang termasuk tetapi tidak terbatas pada hal-hal seperti proses, perangkat lunak komputer, sistem informasi, perangkat keras komputer, bahasa program , dan data konstruksi. Singkatnya, apa yang membuat data, informasi atau pengetahuan dalam dalam format visual apapun, melalui setiap mekanisme distribusi multimedia, dianggap bagian dari TI. TI menyediakan bisnis dengan empat set layanan inti untuk membantu menjalankan strategi bisnis, yaitu proses bisnis otomatisasi; memberikan informasi; menghubungkan dengan pelanggan; dan alat-alat produktivitas. TI membutuhkan berbagai fungsi (kompetensi), mulai dari meng-instal Aplikasi untuk merancang jaringan komputer dan Database informasi. Teknologi informasi mulai menyebar lebih jauh dari konvensional komputer pribadi dan teknologi jaringan, dan lebih ke dalam integrasi teknologi lain seperti penggunaan ponsel, televisi, mobil, dan banyak lagi, yang meningkatkan permintaan untuk pekerjaan . Sedemikian fantastisnya perkembangan tehmologi informasi, Shuttle Express sebuah perusahaan swasta terbesar di Washington yang bergerak dalam bidang layanan transportasi, adalah salah satu perusahaan yang memanfaatka tehnologi dalam mengembangkan bisnisnya. Dalam makalah sederhana ini, kami ingin mengidentifikasi secara imajiner komponen-komponen sistem informasi yang (idealnya) ada pada Shuttle Service yang ada pada saat ini. Sebelumnya, kami akan terlebih dahulu menguraikan komponen-komponen dimaksud yang ada pada tahun 1987, sesuai dengan data yang ada dan dibahas dalam ruang kelas Sistem Informasi Manajemen Angkatan E-38 Program Magister Manajemen Institut Pertanian Bogor (MM IPB).
2
II.
SHUTTLE SERVICE : DARI MANUAL KE KOMPUTER DENGAN BASIS TEHNOLOGI INFORMASI
Shuttle Service, yang didirikan tahun 1987 bergerak dalam bidang transportasi, pada awalnya hanya melayani penjemputan dari lokasi (rumah,kantor, dll)
ke bandara Seattle. Pelayanan pesanan pelanggan secara
keseluruhan dilakukan manual dengan menggunakan kertas, antara lain; pesanan dari pelanggan di tulis di atas kertas, pengendalian kendaraan (van) dan sopir yang akan mejemput dilakukan dengan bantuan papan tulis dan petunjuk magnetis yang menggambarkan lokasi penjemputan dan tujuan kendaraan. Sehingga seringkali terjadi permasalahan antara lain, nama dan alamat pelanggan hilang, karena kertas atas catatannya hilang, bahkan petunjuk magnetis yang ada di papan tulis bergeser, sehingga sopir pertama yang menjemput tidak sampai ke tujuan pelanggan, menyebabkan pelanggan menjadi terlambat ke bandara , atau bila masih ada waktu, maka perusahaan harus mengganti kendaraan dan sopir nya untuk menjemput pelanggan tersebu, yang berakibat pada penambahan biaya perusahaan. Sistem pembayaran juga dilakukan secara manual, yaitu diserahkan pada sopir setelah pelanggan sampai ke tempat tujuan. Hal ini juga bisa menimbulkan risiko yaitu penggelapan atau perampokan di jalan.
Belajar dari situasi yang ada dan adanya perkembangan tehnologi informasi, maka Shuttle Express mulai mengubah sistemnya secara bertahap. Tahap I, yaitu tahap untuk kepentingan internal perusahaan, dalam rangka kemudahan dan percepatan pelayanan pelanggan, sekaligus pengendalian terhadap data pelanggan dan sumber daya lainnya (van, sopir), termasuk peningkatan efisiensi, waktu, manusia, sumber daya lainnya. Penggunaan tehnologi antara lain menggunakan 12 komputer (personal komputer) NEC 486 dan jaringan 3
telepon (LAN) sebagai perangkat keras yang dioperasikan dengan manggunakan Windows NT Operating system. Sementara sistem reservasi menggunakan Microsoft – Access, yang terhubung dengan server (Digital Alpha AXP) dengan kapasitas RAM 128 MB dan penyimpanan 4 HDD yang berkapasitas 1, 2 GB, Di samping itu ditambah cadangan 4 Komputer (PC) yang mempunyai fungsi ganda, yaitu reservasi dan pengiriman van (bila bagian pemesanan benar-benar sibuk). Konsep pengembangan sistem pada Shuttle Express adalah melibatkan semua orang yang mampu menggunakan sistem, dan mudah dilaksanakan, bahkan untuk orang yang tidak punya pengalaman sebelumnya. Proses reservasi pada saat itu dilakukan melalui telepon, kemudian pesanan langsung di input ke dalam komputer oleh petugas, meliputi lokasi penjemputan pelanggan, tujuan, dan informasi lainnya, termasuk nama pelanggan. Informasi tadi secara otomatis akan masuk ke dalam database pelanggan. Berdasarkan data yang diterima oleh agen (dari komputer yang terjaring), bagian pemesanan akan menghitung biaya/ongkos berdasarkan lokasi dan pada akhirnya akan muncul nomor konfirmasi pesanan. Titik tempat penjemputan yang diprogram sesuai dengan arah bagi driver, sehingga data yang diterima oleh driver sudah merupakan "paket perjalanan" yang terdiri dari satu set penjemputan. Program database akan mengakses secara otomatis untuk menghubungi driver melalui pager dengan data pelanggan yang akan dijemput .
4
III. KOMPONEN-KOMPONEN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SHUTTLE EXPRESS 1995 1. Manusia (User) : a. Pada bagian pengelolaan pelanggan: Pegawai Reservasi, Dispatcher, Sopir dan Manajer, termasuk Pelanggan itu sendiri b. Pada bagian pengelolaan tehnologi informasi : operator dan supervisor. 2.
Hardware : a. Mesin : Workstation PC NEC, Digital Apha Server, Processor LAN, Pager , Printer, b. Media : Jaringan LAN, Kertas Bill dan Laporan, HDD 4 x 1,2 GB
3.
Software a. Program : Windows NT, MS-Access, Reservasi, Dispatch, Monitoring performance dan Keamanan b. Prosedur : Reservari, Input data, Transaksi Reservasi dan Dispatch, Penggunaan dan Distribusi Output, Back Up dan Koreksi.
4.
Data /Produk Informasi a. Data : Van, Sopir, Pelanggan , Lokasi Trip , Data Reservasi dan Data Pegawai, b. Produk Informasi : Data entry display, status display, bill, konfirmasi, jadwal dan trip di pager, status display, audio signal.
Secara Matriks komponen sistem informasi adalah sebagai berikut :
5
Aktivitas SI
Input
Sumberdaya Hardware dan Jaringan Mesin Media
Windows NT
Jaringan Lan
Program reservasi (menggunakan MS Access)
Digital Alpha Server Workstation PC NEC
Kendali
Spesialis
Pegawai reservasi Pelanggan
Penggunaan dan distribusi output
Program reservasi
Pager
kertas laporan
Program Dispatch
Pelanggan,sopir
Windows NT
Manajer
Workstation PC NEC
data van, sopir, data pelanggan lokasi trip, data reservasi
data entry display
idem, data pegawai
status display
Pegawai reservasi, dispatcher
kertas bill
Server, Pager
Produk Informasi
Pengguna
Workstation PC NEC
Magnetik disc drive
Sumberdaya Data
Windows NT Program reservasi (MS ACCESS) Program Dispatch (MS ACCESS)
Printer Penyimpanan
Prosedur Prosedur reservasi Pemasukan data
Sumberdaya Manusia
Transaksi reservasi dan dispatch
Jaringan LAN
Prosesor LAN
Output
Program
Workstation PC NEC
Jaringan LAN
Pemrosesan
Sumberdaya Software
HDD 4 x 1,2 GB Kertas Dokumen laporan pengendalian
DBMS ACCESS Windows NT Program monitoring performans, program monitoring keamanan
Prosedur Backup Prosedur koreksi
bill, # konfirmasi jadwal, jadwal trip di pager Informasi di layar
Supervisor operator
Pegawai
idem
status display
Supervisor operator
Pegawai, sopir Pelanggan
idem
idem
Manajer
audio signal 6
IV. KOMPONEN-KOMPONEN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SHUTTLE EXPRESS 2011 (IMAJINER) A. SUMBER DAYA SISTEM INFORMASI Terdapat beberapa penyesuaian pada sumber daya sistem informasi Shuttle Express pada kondisi saat ini (2011) dibandingkan tahun 1995 terkait dengan perkembangan bisnis perusahaan serta kemajuan teknologi, yaitu: 1. Sumber Daya Manusia a. Spesialis Teknologi Informasi (IT Specialist) Untuk memelihara sistem informasi yang dipergunakan, Shuttle Express didukung oleh seorang Chief Information Officer (CIO) yang bertanggung jawab atas keseluruhan operasi dan pemeliharaan sistem informasi manajemen dalam perusahaan yang meliputi sumberdaya hardware, jaringan serta software untuk mendukung aktivitas input, proses, output penyimpanan serta kendali sehingga menghasilkan produk informasi yang diperlukan Shuttle Express. CIO dibantu oleh para Staf yang terdiri dari Network Administrator, Database Administrator, serta Security Officer. b. Pengguna Akhir Sebagai pengguna adalah para Pelanggan (yang sekarang bisa melakukan reservasi secara online) serta para karyawan Shuttle Express yang terdiri dari Petugas Pemesanan (Reservasi), Pengatur Perjalanan (Dispatcher), Pengemudi serta Manajemen. 2. Sumber Daya Perangkat Keras (Hardware) Sumber daya perangkat keras yang dipergunakan adalah: a. Radio komunikasi pada masing-masing kendaraan serta pusat pengaturan perjalanan b. Komputer (personal computer) HP Presario CQ 3685L (Pentium E5800, 1GB DDR3, 320GB HDD SATA, Win7 Pro), yaitu masing-masing 20 unit untuk pelayanan reservasi serta 8 unit untuk pengaturan perjalanan. c. Server IBM System x3650 M3 L5640 (Intel® Xeon® Processor E5607; 8M Cache, 2.26 GHz, 4.80 GT/s Intel® QPI), 24 GB Memory 3. Sumber Daya Perangkat Lunak (Software) Sumber daya perangkat lunak yang dipergunakan adalah: Program a. Program reservasi pelanggan: untuk menerima pesanan/ order yang disampaikan pelanggan secara online serta informasi tindak lanjutnya b. Fleetmatics sebagai sebuah GPS Tracking System, antara lain untuk melakukan pemantauan atas posisi dan kecepatan kendaraan, kondisi lalu lintas serta pemilihan rute paling optimal sesuai order yang diterima, dan konsumsi bahan bakar serta catatan perawatan kendaraan.
7
c. Microsoft Windows Server 2008 R2 sebagai sistem operasi pada server serta Microsoft Windows 7 Pro sebagai sistem operasi pada personal computers.
8
d. Microsoft Access 2010 sebagai perangkat aplikasi untuk program pemeliharaan dan pengolahan database. Prosedur e. Prosedur penerimaan pesanan pelanggan: mengatur langkah-langkah dari penerimaan pesanan pelanggan sampai dengan informasi tindak lanjutnya. f. Prosedur pengaturan perjalanan: mengatur distribusi order serta pengarahan rute perjalanan paling optimal g. Prosedur back up data: mengatur mekanisme pembuatan, pengamanan dan pemeliharaan dan pengkinian back up data h. Prosedur pengendalian serta tindakan yang diperlukan: mengatur parameter-parameter kinerja dan keamanan sistem informasi serta tindakan yang diperlukan 4. Sumber Daya Data Sumber daya data terdiri dari: a. Data reservasi b. Data posisi kendaraan saat ini (real time) yang dihasilkan dari perangkat GPS (Global Positioning System) yang dipasang pada setiap kendaraan. c. Data pengemudi d. Data kendaraan e. Data pelanggan 5. Sumber Daya Jaringan Sumber daya jaringan yang dipergunakan adalah: a. Local Area Network (LAN) untuk menghubungkan komputer di dalam perusahaan dengan komputerkomputer lain serta server b. Jaringan internet untuk menghubungkan sistem informasi di dalam perusahaan dengan publik. 6. Produk Informasi Dari seluruh sumber daya sistem informasi di atas, selanjutnya dihasilkan produk-produk informasi berupa: a. Notifikasi pesanan: yaitu untuk pesanan yang diterima secara online (pesanan melalui website perusahaan) pada PC petugas reservasi akan muncul pemberitahuan apabila terdapat pesanan yang dikirim oleh pelanggan. b. Status penanganan pesanan: meliputi informasi mengenai pesanan-pesanan yang diterima serta statusnya, apakah masih belum ditangani (beserta alasannya), sedang ditangani atau sudah selesai. Termasuk di dalamnya adalah informasi mengenai total seluruh pesanan serta total per masing-masing status serta penjumlahannya sebagai control total. c. Perhitungan tarif yang dikenakan: yaitu tarif sesuai rute yang dipesan oleh pelanggan. Informasi ini disampaikan secara verbal kepada pelanggan untuk order yang diterima melalui telepon serta disampaikan (secara otomatis) melalui menu reservasi yang diakses oleh pelanggan.
9
d. Posisi kendaraan: yaitu posisi seluruh armada, baik yang sedang stand by di stasiun/ pangkalan maupun yang sedang beroperasi melayani pelanggan. e. Kondisi lalu lintas: yaitu keadaan jalan (macet, ramai atau lancar) serta kondisi lain di lapangan (penutupan jalan, kerusakan jalan, demonstrasi, dsb.) f.
Rute yang disarankan: berdasarkan informasi-informasi yang diterima, maka akan dihasilkan beberapa alternatif rute yang disarankan untuk beberapa kriteria (jarak tersingkat, estimasi waktu tempuh tersingkat, area-area yang ingin dilalui, dsb.)
g. Ikhtisar pesanan: merupakan ikhtisar dari seluruh pesanan yang diterima dalam satu periode tertentu, meliputi daerah penjemputan, daerah tujuan, waktu (hari dan jam) pemesanan, trend pemesanan, dsb. h. Profil pelanggan: merupakan ikhtisar profil pelanggan yang menggunakan jasa perusahaan yang diperoleh dari database pelanggan dan data pemesanan, meliputi: jenis kelamin, umur, profesi, domisili, dsb. i.
Parameter sistem: menghasilkan informasi mengenai parameter kinerja dan keamanan sistem informasi
B. AKTIVITAS SISTEM INFORMASI Dari sisi aktivitas sistem informasi, maka dapat diidentifikasi sebagai berikut: 1. Input Pengguna melakukan pesanan baik melalui telepon maupun melalui menu reservasi pada website perusahaan. Pesanan ini akan diterima melalui server dan diteruskan kepada PC petugas reservasi yang kemudian diteruskan juga secara otomatis sebagai input aplikasi Fleetmatics apabila petugas reservasi telah mengkonfirmasi pesanan. Dari aktivitas ini akan dihasilkan notifikasi pesanan
10
2. Proses Pesanan dari pelanggan akan diolah oleh program aplikasi Fleetmatics. 3. Output Dari input dan proses yang ada, program aplikasi Fleetmatics selanjutnya menghasilkan jadwal penanganan pesanan (penentuan kendaraan dan waktu penjemputan) serta rute yang disarankan. 4. Penyimpanan Data pesanan dan pelanggan akan direkam ke dalam database perusahaan. 5. Pengendalian Atas status pesanan akan dilakukan kendali berupa control total, yaitu membandingkan secara otomatis atas jumlah pesanan diterima serta jumlah masing-masing status pesanan. Secara otomatis program Fleetmatics akan menginformasikan apabila terdapat pesanan yang tertunda penanganannya (pending) atau ditangani melebihi waktu normal. Dalam lingkup yang lebih luas, aktivitas ini juga meliputi pemantauan (oleh CIO dan Security Officer) atas parameter-parameter sistem dan keamanan yang seharusnya ditunjukkan oleh sistem untuk dilakukan tindak lanjut yang diperlukan (oleh CIO) C. MATRIKS KOMPONEN SISTEM INFORMASI Jika ditampilkan dalam bentuk matriks, maka komponen-komponen sistem informasi Shuttle Express tahun 2011 (imajiner) dapat dilihat pada tabel di halaman berikut.
11
No.
1.
Aktivitas Sistem Informasi Input
2.
Proses
3.
Output
4.
Penyimpanan
5.
Pengendalian
Sumber Daya Manusia Spesialis TI (A.1.a) Network Administrator
Pengguna Akhir (A.1.b) Pelanggan, petugas reservasi
Pengatur perjalanan dan pengemudi Database Administrator
CIO, Security Officer
Sumber Daya Perangkat Keras
Sumber Daya Perangkat Lunak Program
Prosedur
Sumber Daya Data
Sumber Daya Jaringan
Program reservasi pelanggan (A.3.a); MS Windows Server 2008 R2 (A.3.c)
Prosedur penerimaan pesanan pelanggan (A.3.e)
Server (A.2.c)
Fleetmatics (A.3.b); MS Windows Server 2008 R2 (A.3.c)
Prosedur pengaturan perjalanan (A.3.f)
LAN (A.5.a)
Radio komunikasi (A.2.a); Server (A 2.c)
Fleetmatics (A.3.b); MS Windows Server 2008 R2 (A.3.c) MS Windows Server 2008 R2 (A.3.c); MS Access 2010 (A.3.d) MS Windows Server 2008
Prosedur pengaturan perjalanan (A.3.f)
LAN (A.5.a) Jaringan internet (A.5.b)
Prosedur back Data up data (A.3.g) pelanggan
LAN (A.5.a)
Ikhtisar pesanan (A.6.g); Profil pelanggan (A.6.h)
Prosedur
LAN (A.5.a)
Parameter sistem (A.6.i)
PC (A.2.b); Server (A.2.c)
Server (A 2.c)
Server (A 2.c)
Data reservasi Jaringan internet (A.4.a); Data posisi (A.5.b) kendaraan saat ini (A.4.b); Data pengemudi (A.4.c) Data kendaraan (A.4.d)
Produk Informasi
(A.4.e)
Notifikasi pesanan (A.6.a); Posisi kendaraan (A.6.d); Kondisi lalu lintas (A.6.e)
Perhitungan tarif (A.6.c); Posisi kendaraan (A.6.d) Rute yang disarankan (A.6.f) Status penanganan pesanan (A.6.b)
12
No.
Aktivitas Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia Spesialis TI (A.1.a)
Pengguna Akhir (A.1.b)
Sumber Daya Perangkat Keras
Sumber Daya Perangkat Lunak Program R2 (A.3.c); MS Access 2010 (A.3.d)
Prosedur
Sumber Daya Data
Sumber Daya Jaringan
Produk Informasi
pengendalian serta tindakan yang diperlukan (A.3.h)
13
V.
PENUTUP DAN KESIMPULAN
Perkembangan teknologi yang semakin cepat dan integrasi mendorong para manajer untuk berkreatifitas untuk selalu mengikutinya, seiring dengan persaingan yang semakin ketat. Teknologi semakin memudahkan manusia untuk mendapatkan barang/jasa yang diperlukannya. Shuttle Service, semula hanya melayani transportasi dari dan ke bandara di lingkungan Washington dengan mengandalkan sistem manual dan menggunakan kertas, dengan penyesuaian sistem yang berdasarkan teknologi saat ini Shuttle Service sudah berkembang pesat dengan diversifikasi produknya. Mengenali komponen sistem informasi sangat penting untuk memahami gambaran cara kerja, kekuatan dan kelemahan sistem informasi dimaksud serta kontribusinya bagi pencapaian tujuan organisasi.
14
DAFTAR PUSTAKA
1. www.bhinneka.com diakses pada tanggal 30 November 2011 2. www.compaq.com diakses pada tanggal 30 November 2011 3. www.en.wikipedia.org diakses pada tanggal 30 November 2011 4. www.fleetmatics.com diakses pada tanggal 30 November 2011 5. www.ibm.com diakses pada tanggal 30 November 2011 6. www.microsoft.com diakses pada tanggal 30 November 2011 7. www.shuttleexpress.com diakses pada tanggal 30 November 2011 8. O’ Brien, James A. dan Marakas, George M. 2011. “Management Information Systems, 10th Edition”. McGraw-Hill/ Irwin, New York
15
