Artikel Skripsi Universitas Nusantara PGRI Kediri
JURNAL
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI PENDUDUK PADA KANTOR DESA KASREMAN KECAMATAN KANDANGAN KABUPATEN KEDIRI
Oleh: DODIK KURNIAWAN 12.1.03.03.0223
Dibimbing oleh : 1. Suratman, SH.,M.Pd 2. Nisa Miftachurrahmah, S.Kom,. M.Si
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NUSANTARA PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA UN PGRI KEDIRI 2017
Dodik Kurniawan | 12.1.03.03.0223 Teknik – Sistem Informasi
simki.unpkediri.ac.id || 1||
Artikel Skripsi Universitas Nusantara PGRI Kediri
Dodik Kurniawan | 12.1.03.03.0223 Teknik – Sistem Informasi
simki.unpkediri.ac.id || 2||
Artikel Skripsi Universitas Nusantara PGRI Kediri
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI PENDUDUK PADA KANTOR DESA KASREMAN KECAMATAN KANDANGAN KABUPATEN KEDIRI DODIK KURNIAWAN 12.1.03.03.0223 Teknik – Sitem Informasi
[email protected] Suratman, SH.,M.Pd dan Nisa Miftachurrahmah, S.Kom,.M.Si UNIVERSITAS NUSANTARA PGRI KEDIRI
ABSTRAK DODIK KURNIAWAN, Rancang bangun Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Penduduk Pada Kantor Desa Kasreman Kecamatan Kandangan Kabupaten Kediri, Skripsi, Progam Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Nusantara PGRI Kediri, Desember, 2016. Penelitian ini dilatar belakangi hasil pengamatan peneliti bahwa banyaknya Permasalahan yang dihadapi oleh instansi pemerintahan desa dimana proses Pelayanan surat menyurat dan pengolahan data penduduk yang masih menggunakan cara konvensional dimana menggunakan aplikasi Microsoft office dan Microsoft excel, belum lagi petugas harus mencatat data pemohon ke dalam buku besar sehingga pada prosesnya membutuhkan waktu yang lebih untuk melakukan pelayanan dan dokumentasi berkas surat kurang teradministrasi dengan baik. Salah satu alternatif solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut adalah memanfaatkan sistem informasi berbasis desktop yang dilengkapi dengan basis data penduduk sehingga memudahkan petugas desa dalam proses pelayanan surat di Kantor Desa Kasreman. Sistem Informasi yang dibangun dengan dilengkapi basis data penduduk ini memungkinkan semua proses pelayanan administrasi penduduk terimpan dengan baik di basis data komputer, sehingga petugas desa tidak perlu lagi mencatat data pemohon ke dalam buku besar, selain itu sistem infromasi ini dilengkapi fitur pencarian yang memudahkan petugas desa melakukan pencarian data dengan cepat. Hasil yang diperoleh dari perancangan sistem informasi pelayanan administrasi penduduk berbasis dekstop ini dapat memudahkan petugas IT desa dalam melakukan pelayanan administrasi penduduk yang lebih baik dan lebih transparan.
KATA KUNCI : Pelayanan surat desa, administrasi penduduk, desktop, sistem informasi.
Dodik Kurniawan | 12.1.03.03.0223 Teknik – Sistem Informasi
simki.unpkediri.ac.id || 3||
Artikel Skripsi Universitas Nusantara PGRI Kediri
I.
LATAR BELAKANG
eksternal, baik fisik maupun administratif,
Desa Kasreman merupakan salah
Terdapat
bagian
biasanya dilayani
satu
dari
wilayah
kecamatan
sejumlah
jenis oleh
desa
yang seperti
kandangan, kabupaten kediri yang secara
surat
geografis terletak diantara desa kandangan,
keterangan
desa karangtengah, desa jerukgulung dan
berkelakuan
desa jerukwangi dan kempat desa itu
usaha
menjadi batas-batas desa kasreman. Luas
Dari data yang diperoleh di lapangan
wilayah Desa adalah 168 Ha atau sekitar
menunjukkan bahwa Proses pelayanan
0,25% dari luas wilayah Kabupaten Kediri.
kepada masyarakat masih menggunakan
Secara
seluas
cara konvensional dimana petugas harus
234,229 Ha tersebut terdiri dari 3 dusun
mencatat data pemohon surat ke dalam
yaitu dusun kasreman, dusun pengkol dan
buku besar kemudian memasukkan data
dusun
Dalam
tersebut ke dalam aplikasi Microsoft office
perkembangannya desa Kasreman terbagi
atau Microsoft excel yang berakibat
lagi menjadi 14 RT , 6 RW. Pada Tahun
format surat menjadi berubah-ubah
administratif
wilayah
sumber-nglebeng.
2015 dari hasil pendataan survei jumlah
serta
keterangan tidak
surat
mampu, surat
domisili, surat keterangan baik,
surat
keterangan
dan beberapa surat-surat lainnya.
rawan
terhadap
keakuratan
penduduk desa Kasreman mencapai 3.556
pencatatan data surat yang telah dibuat
orang, jumlah itu dibarengi dengan angka
dan membutuhkan waktu yang lebih dalam
kemiskinan
prosesnya.
di
desa
kasreman
yang
tergolong banyak yaitu sekitar 130 kepala
Selain
keluarga yang tersebar di 3 dusun. Dalam
menggunakan
hal pemerintahan, desa kasreman memiliki
keluarga saja sehingga dalam melakukan
kantor desa sebagai sarana pelayanan
pelayanan
publik
padahal
kepada
pelayanan
masyarakat
administrasi
termasuk
pendudukyang
itu
perangkat data
desa
KTP
dan
hanya Kartu
surat
kepada
masayarakat
dengan
adanya
basis
kependudukan
bisa
memudahkan
merupakan salah satu jenis pelayanan
perangkat
yang terpenting yang ada di setiap Desa.
administrasi
Terkait dengan aspek pelayanan kepada
mengenai Perencanaan Strategis dalam
masyarakat desa, Pusat Kajian Otonomi
membangun Sistem Informasi Desa telah
Daerah
telah melakukan sebuah kajian
dilakukan oleh Fredrikus Suarezsaga, Irya
bahwa
perlu
menerus
Wisnubadhra,
kualitas
Purnomo
dilakukan
secara
terus-
peningkatan
dalam
data
hal
pelayanan
penduduk.
Penelitian
S.T.,
M.T.,
Y.
W.P., S.T., M.Kom
Sigit dalam
baik
penelitiannya yang berjudul “Perencanaan
pelayanan yang bersifat internal maupun
Strategis Sistem Informasi Desa dan
pelayanan pemerintah
desa,
Dodik Kurniawan | 12.1.03.03.0223 Teknik – Sistem Informasi
simki.unpkediri.ac.id || 4||
Artikel Skripsi Universitas Nusantara PGRI Kediri
Kawasan
Pedesaan
menggunakan
administrasi
penduduk
memudahkan
Kerangka Kerja Togam ADM”. Penelitian
proses pelayanan surat kepada masyarakat
tersebut membahas tentang perencanaan
dan memberikan laporan yang valid ketika
strategis
dibutuhkan kepala desa.
untuk
informasi
membangun
sistem
yang akan dikembangkan
dengan menggunakan
kerangka
kerja
II.
METODE
A. Pengumpulan Data
TOGAF ADM dan perencanaan strategis
1. Pendekatan dan Teknik
tersebut diselaraskan dengan visi, misi,
Penelitian
tujuan, dan kewenangan desa sesuai
Teknik
penelitian
dengan UU Desa no 6 tahun 2014 yang
penelitian
diharapkan dapat membantu desa dalam
Pengembangan atau Rekayasa Teknologi
melaksanakan tugas dan kewenangannya
Informasi
serta pengambilan keputusan.
Kasreman.
Sedangkan penelitian Sistem Informasi
Metode
Manajemen Berbasis Web telah dilakukan
digunakan
oleh Tantik Sumarlin dan
Ahmad
pemrograman berorientasi objek. Alat-alat
Zainudin, dalam penelitiannya penelitian
yang digunakan dalam pendekatan analisis
yang
Sistem
dan pemrograman berorientasi objek yaitu
Kependudukan
dengan notasi UML dengan membuat
Berbasis Web Di Kantor Desa Pringsari
diagram yaitu, Use case diagram, activity
berjudul
Informasi
Kabupaten
“Visualisasi
Manajemen
Semarang”.
menghasilkan
suatu
Penelitian sistem
ini yang
ini
adalah
dalam
dengan
Obyek Kantor desa
pendekatan adalah
Penelitian
penelitian
yang
metode analisis dan
diagram. Jenis
data
yang
dibutuhkan
untuk
diharapkan membantu pemerintah desa
membantu menyelesaikan penelitian ini
untuk menyimpan dan mengolah data
yaitu data primer yang merupakan hasil
menjadi sebuah informasi yang dapat
wawancara dengan pegawai kantor desa,
disajikan secara cepat dan akurat baik itu
hasil observasi
data mengenai profil desa maupun potensi
B. Prosedur penelitian
desa.
Prosedur
yang
digunakan
dalam
Dari pemikiran tersebut dapat digambarkan
penyelesaian sistem ini adalah sebagai
bahwa dengan adanya sistem informasi
berikut :
yang baik dalam suatu desa tentu akan
a)
Studi Literatur
menghasilkan tata kelola desa yang lebih
Pada tahap ini dilakukan pencarian,
baik dan jika dikaitkan dengan kondisi rill
pembelajaran dari berbagai macam
sekarang di Kantor desa Kasreman bahwa
teori, literatur, internet, buku dan
belum adanya sistem informasi pelayanan
jurnal
Dodik Kurniawan | 12.1.03.03.0223 Teknik – Sistem Informasi
relevan
yang
menunjang
simki.unpkediri.ac.id || 5||
Artikel Skripsi Universitas Nusantara PGRI Kediri
pengerjaan skripsi ini khususnya
kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada
yang
setiap tahap pembuatan sebuah software.
berkaitan
informasi
b)
dengan
pelayanan
sistem
administrasi
Dalam analisa dan perancangan
sistem
pednduduk yang di usulkan ini.
yang akan dibuat penulis menggunakan
Observasi dan wawancara
metode prototype, prototype model adalah
Dalam tahap ini dilakukan teknik
salah
satu
metode
pengumpulan data dari observasi ditempat
perangkat
penelitian
ruang
pengembang dan pelanggan dapat saling
lingkup sistem dan membuat jadwal
berinteraksi selama proses pembuatan
kegiatan,
sistem. Proses pada prototyping bisa
untuk
dan
menentukan
dilakukan
wawancara
dengan perangkat desa bagian sekretariat
lunak
pengembangan
yang
memungkinkan
dijelaskan sebagai berikut :
untuk pengumpulan data yang relevan. C. Metode Pengembangan Perangkat Lunak Metodologi adalah kesatuan metodemetode,
prosedur-prosedur,
konsep-
konseppekerjaan dan aturan-aturan yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni
ataupun
displin
ilmu
Gambar 2.2 model prototype menurut
lainnya.
Roger S Pressman, Ph.D.
Sedangkan metologi pengembangan sistem
Tahap-tahap
adalah metode-metode, prosedur-prosedur,
model menurut Roger S. Pressman,Ph.D.
konsep-konsep
adalah :
aturan
yang
pekerjaan akan
mengembangkan (Jogiyanto
dan
digunakan sistem
Hartono,
aturanuntuk
informasi
2008).
Metode
pengembangan
Prototype
1. Mendengarkan pelanggan Pada tahap ini dilakukan pengumpulan kebutuhan
dari
system
dengan
cara
Pengembangan system yang digunakan
mendengar keluhan dari pelanggan. Untuk
dalam analisa dan perancangan sistem
membuat
adalah System Development Life Cycle
kebutuhan,
(SDLC) model Prototype-based.
terlebih dahulu bagaimana sistem yang
1.
Metode
SDLC
(System
sedang
suatu
system
maka
berjalan
yang
harus
sesuai
diketahui
untuk
kemudian
Development Life Cycle ) model
mengetahui masalah yang terjadi.
prototype based
2. Merancang dan Membuat Prototype
Menurut
Fatta
(
2007
)
System
Pada tahap ini, dilakukan perancangan
Development Life Cycle (SDLC) adalah
dan pembuatan
prototype
suatu
Prototype yang
dibuat
kerangka
yang menggambarkan
Dodik Kurniawan | 12.1.03.03.0223 Teknik – Sistem Informasi
system. disesuaikan
simki.unpkediri.ac.id || 6||
Artikel Skripsi Universitas Nusantara PGRI Kediri
dengan kebutuhan sistem yang telah
Menurut Satzinger (2005), Object-
didefinisikan sebelumnya dari keluhan
Oriented
Design
adalah
pelanggan atau pengguna.
pendefinisian semua jenis objek penting
3. Uji coba
untuk berkomunikasi dengan user dan
Pada tahap ini, Prototype dari sistem di
perangkat didalam sistem, menunjukkan
uji coba oleh pelanggan atau pengguna.
bagaimana objek-objek berinteraksi untuk
Kemudian
menyelesaikan
dilakukan
kekurangan-kekurangan pelanggan. kembali
evaluasi
dari kebutuhan
Pengembangan
kemudian
mendengarkan keluhan dari
suatu
tugas,
dan
menyempurnakan definisi dari setiap tipe objek sehingga dapat diimplementasikan dengan bahasa tertentu atau lingkungan.
pelanggan untuk memperbaiki Prototype yang ada. 2.
III. HASIL DAN KESIMPULAN
Pendekatan
sistem
berorientasi
objek
A. Perancangan 1. Use case Diagram
adalah cara memandang persoalan menggunakan
model-model
Sistem
infomasi
pelayanan
yang
administrasi penduduk berbasis windows
diorganisasikan seputar konsep objek yang
berfungsi untuk melakukan proses cetak
mengkombinasikan
dan
surat di kantor desa desa kasreman. Dalam
perilaku suatu entitas. Pada pendekatan ini
proses ini terdapat 2 aktor yaitu petugas IT
organisasi perangkat lunak adalah sebagai
dan penduduk. Berikut ini adalah use case
kumpulan objek diskrit yang saling bekerja
diagramnya :
struktur
sama, berkomunikasi
data
dan berinteraksi
menuju sasaran tertentu. Menurut Satzinger (2005) Pendekatan Object
Oriented
adalah
Pendekatan
pengembangan sistem yang menampilkan sistem informasi sebagai kumpulan dari objek yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk menyelesaikan suatu tujuan. Menurut
Satzinger
(2005),
Object-
Oriented Analysis adalah pendefinisian semua jenis objek yang bekerja dalam sistem
dan
menunjukkan
interaksi
gambar 4.2 use case Usecase menunjukkan komunikasi actor dengan sitem yang dibuat. Gambar juga
pengguna manakan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Dodik Kurniawan | 12.1.03.03.0223 Teknik – Sistem Informasi
simki.unpkediri.ac.id || 7||
Artikel Skripsi Universitas Nusantara PGRI Kediri
menunjukkan hak akses yang dimiliki user
b.
Activity diagram cetak surat
sebagai pengguna sistem.
2. Activity diagram a.
Activity Diagram
Selanjutnya dari Use case diagram diatas, Berikut gambaran rinci activity diagram
Gambar 4.4 diagram activity cetak
mengenai alur dari petugas IT dalam proses login ke sistem:
surat Keterangan : 1. Proses
pembuatan
surat
dilakukan
petugas IT 2. Selanjutnya petugas IT memilih jenis surat sesuai permohonan penduduk 3. Bila data penduduk sudah ada di basis data langsung memilih menu transaksi Gambar 4.3 activity diagram login sistem
surat 4. Sistem menampilkan menu surat
Keterangan :
5. Petugas IT memlihi jenis surat dan
1.
Petugas IT membuka aplikasi
2.
sistem akan menampilkan tampilan aplikasi kemudian form login
3.
Petugas
IT
akan
memasukkan
username dan kata sandi kemudian
memasukkan nama pemohon surat 6. Petugas IT menyimpan data pemohonn surat 7. Sistem menampilkan cetak laporan 8. Petugas IT mencetak surat.
menekan tombol login. 4.
Sistem Akan mengirim detail login ke database an mengirim respon balik ke sistem.
5.
Sistem mengecek apakah data login
c. Activity diagram update lembaga desa Berikutnya
rincian
alur
ubah
lembaga desa :
valid. Jika data login valid petugas IT akan diarahkan ke menu utama, jika data login salah akan kembali ke tampilan login.
Dodik Kurniawan | 12.1.03.03.0223 Teknik – Sistem Informasi
simki.unpkediri.ac.id || 8||
Artikel Skripsi Universitas Nusantara PGRI Kediri
1.
Kelas
user
bisa
melakukan
pendaftaran penduduk 2.
Kelas user bisa melakukan update data lembaga desa
3.
Kelas user bisa melakukan transaksi surat
(SKTM,SKCK,Surat
domisili
dan surat Usaha) 4. Kelas user bisa membuat, melihat dan
Gambar 4.5 activity diagram
mengubah data penduduk 5. Kelas user bisa melihat, membuat, dan
Keterangan : 1.
Proses
ubah
data
lembaga
desa
dilakukan petugas IT 2. Selanjutnya petugas IT memilih master
mengubah data lembaga desa. B. Implementasi Tampilan Program 1. Halaman Login
data lembaga 3. Sistem meanmpilkan data lembaga 4. Petugas IT mengubah atau menambah adata lembaga desa 5. Petugas IT menyimpan data lembaga baru 6. Sistem menampilkan data lembaga
Gambar 5.3 Halaman login aplikasi
desa berhasil ditambah atau diperbarui.
3. Class Diagram Berikutnya
rincian
alur
sistem
Form login yang digunakan pengguna untuk bisa masuk kedalam sistem dan mengoperasikannya. Pengguna yang login memiliki username dan password yang berbeda sesuai dengan jabatan masingmasing.
pelayanan administrasi penduduk : 2. Menu Utama
Gambar 4.6 class diagram sistem Keterangan : Dodik Kurniawan | 12.1.03.03.0223 Teknik – Sistem Informasi
Gambar 5.5 menu utama aplikasi
simki.unpkediri.ac.id || 9||
Artikel Skripsi Universitas Nusantara PGRI Kediri
3. Menu master data
Gambar 5.12 menu simpan data penduduk Gambar 5.6 menu master data aplikasi
4. Halaman menu penduduk
Menu simpan data penduduk digunakan untuk menyimpan data baru pemohon surat. Setelah data disimpan bisa digunakan untuk proses transaksi surat.
1. Halaman lihat data penduduk
Gambar 5.10 menu penduduk Gambar 5.13 menu lihat data penduduk 5. Halaman tambah data penduduk
2. Halaman transaksi surat
Gambar 5.11 tambah penduduk 6. Halaman simpan data penduduk
Gambar 5.14 menu transaksi surat SKCK Keterangan : Pada transaksi surat terdapat menu surat keterangan domisili, surat keterangan pindah, surat surat ketaragan tidka mampu dan surat keterangan usaha. Petugas IT
Dodik Kurniawan | 12.1.03.03.0223 Teknik – Sistem Informasi
simki.unpkediri.ac.id || 10||
Artikel Skripsi Universitas Nusantara PGRI Kediri
bisa memilih salah satu menu tersebut sesuai dengan permohonan dari penduduk.
3. Halaman cetak surat
3. Halaman tambah pemohon surat
Gambar 5.18 menu cetak laporan Menu cetak surat surat bisa digunakan Gambar 5.15 simpan data pemohon surat 1. Halaman Simpan data pemohon surat
petugas IT desa untu mencetak surat sesuai dengan data pemohon surat. C. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari
hasil
sistem
penelitian
pembuatan
informasi
pelayanan
administrasi Penduduk pada Kantor Desa
Kareman
Kecamatan
Kandangan Kabupaten Kediri adalah Gambar 5.16 proses simpan data berhasil
sebagai berikut : 1.
Sistem
informasi
administrasi 2.
Penduduk
dibangun dapat
Halaman pemohon surat
perangkat melakukan
pelayanan yang
memudahkan
desa
dalam
proses
pelayanan
administrasi kepada masyrakat menjadi lebih efektif dan efisien. 2. Gambar 5.17 pilih nama pemohon surat
Sistem
informasi
administrasi
pelayanan
Penduduk
yang
dibangun memiliki desain yang menarik dan mudah digunakan dalam proses pengolahan data pemohon surat .
Dodik Kurniawan | 12.1.03.03.0223 Teknik – Sistem Informasi
simki.unpkediri.ac.id || 11||
Artikel Skripsi Universitas Nusantara PGRI Kediri
3.
Sistem informasi yang dibangun
Oetomo, Budi Sutejo Dharma. 2002.
dapat meningkatkan kinerja dan
Perencanaan & Pembangunan Sistem
kualitas pelayanan publik di
Informasi.Yogyakarta: Andi.
Kantor desa Kasreman. IV.
Raharjo, B. (2011). Belajar Otodidak Membuat
DAFTAR PUSTAKA
Fathansyah, I. (2002). Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data. Bandung: Informatika.
Database
Menggunakan
MySQL. Bandung: Informatika. Raymond Mcleod, Jr. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ketujuh. Jilid 2.
Hestarini, Mia, dkk. Implementasi Sistem Informasi Manajemen Potensi Desa
Jakarta : PT.Prenhallindo. 2001. Rosa
A.s,
M
Shalahudin,
Rekayasa
Berbasis Web ( Studi kasus : Desa
Perangkat Lunak Terstruktur Dan
Ngawonggo, Ceper Klaten, Jawa
Berorientasi
Tengah). (Online), tersedia
Informatika. 2013
: (
http://repository.amikom.ac.id/files/P ublikasi _08.02.7287,08.02.7293.pdf
),
diunduh 25 Oktober 2015. Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia. 2007. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 66 Tahun 2007 Tentang Perencanaan Pembangunan Desa. Jakarta: Kemendagri.
Informasi
Desa
Berbasis
Web. (Online), tersedia : ( http://ejournal.uajy.ac.id/6339/ ), diunduh 25 Oktober 2015. Mendagri
RI.
Penyusunan
:
Shalahuddin, R. A. (2013). Rekayasa Perangkat
Lunak.
Bandung:
INFORMATIKA. Suarezsaga, Fredrikus, dkk. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Desa Dan Kawasan Perdesaan menggunakan Kerangka
Kerja
(Online),
Togaf
tersedia
Sumarlin,
Tantik.
Adm. :
Visualisasi
Informasi
(
Sistem
Manajemen
Kependudukan Berbasis Web ( studi kasus : Di Kantor Desa Pringsari Kabupaten Semarang ). ( Online ),
“ dan
Buku
Pedoman
Pendayagunaan
tersedia
:
/article/view/46
Jakarta
Oktober 2015.
Depdagri
Direktorat
(
http://
journal.stekom.ac.id/index.php/bisnis
Data Profil Desa dan Kelurahan “. :
Bandung
http://www.unisbank.ac.id/ojs/index.
Kurniawan , Ignatius Irvin. Pembangunan Sistem
Objek.
),
diunduh
25
Jenderal Pemeberdayaan Masyarakat
Warsidi. 2011. Membangun Sistem
dan Desa. 2009.
Informasi Kependudukan di desa. (Online)
Dodik Kurniawan | 12.1.03.03.0223 Teknik – Sistem Informasi
simki.unpkediri.ac.id || 12||
Artikel Skripsi Universitas Nusantara PGRI Kediri
Tersedia : http://www.warsidi.com. [11 April 2013 ] Whitten, J. L., Bentley, L. D., & Dittman, K. V. (2004). Metode Desain & Analisis Sistem Edisi 6 . Yogyakarta: Andi.
Dodik Kurniawan | 12.1.03.03.0223 Teknik – Sistem Informasi
simki.unpkediri.ac.id || 13||