JURNAL RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI

Artikel Skripsi Universitas Nusantara PGRI Kediri

JURNAL

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI PENDUDUK PADA KANTOR DESA KASREMAN KECAMATAN KANDANGAN KABUPATEN KEDIRI

Oleh: DODIK KURNIAWAN 12.1.03.03.0223

Dibimbing oleh : 1. Suratman, SH.,M.Pd 2. Nisa Miftachurrahmah, S.Kom,. M.Si

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NUSANTARA PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA UN PGRI KEDIRI 2017

Dodik Kurniawan | 12.1.03.03.0223 Teknik – Sistem Informasi

simki.unpkediri.ac.id || 1||





RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI PENDUDUK PADA KANTOR DESA KASREMAN KECAMATAN KANDANGAN KABUPATEN KEDIRI DODIK KURNIAWAN 12.1.03.03.0223 Teknik – Sitem Informasi [email protected] Suratman, SH.,M.Pd dan Nisa Miftachurrahmah, S.Kom,.M.Si UNIVERSITAS NUSANTARA PGRI KEDIRI

ABSTRAK DODIK KURNIAWAN, Rancang bangun Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Penduduk Pada Kantor Desa Kasreman Kecamatan Kandangan Kabupaten Kediri, Skripsi, Progam Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Nusantara PGRI Kediri, Desember, 2016. Penelitian ini dilatar belakangi hasil pengamatan peneliti bahwa banyaknya Permasalahan yang dihadapi oleh instansi pemerintahan desa dimana proses Pelayanan surat menyurat dan pengolahan data penduduk yang masih menggunakan cara konvensional dimana menggunakan aplikasi Microsoft office dan Microsoft excel, belum lagi petugas harus mencatat data pemohon ke dalam buku besar sehingga pada prosesnya membutuhkan waktu yang lebih untuk melakukan pelayanan dan dokumentasi berkas surat kurang teradministrasi dengan baik. Salah satu alternatif solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut adalah memanfaatkan sistem informasi berbasis desktop yang dilengkapi dengan basis data penduduk sehingga memudahkan petugas desa dalam proses pelayanan surat di Kantor Desa Kasreman. Sistem Informasi yang dibangun dengan dilengkapi basis data penduduk ini memungkinkan semua proses pelayanan administrasi penduduk terimpan dengan baik di basis data komputer, sehingga petugas desa tidak perlu lagi mencatat data pemohon ke dalam buku besar, selain itu sistem infromasi ini dilengkapi fitur pencarian yang memudahkan petugas desa melakukan pencarian data dengan cepat. Hasil yang diperoleh dari perancangan sistem informasi pelayanan administrasi penduduk berbasis dekstop ini dapat memudahkan petugas IT desa dalam melakukan pelayanan administrasi penduduk yang lebih baik dan lebih transparan.

KATA KUNCI : Pelayanan surat desa, administrasi penduduk, desktop, sistem informasi.




I.

LATAR BELAKANG

eksternal, baik fisik maupun administratif,

Desa Kasreman merupakan salah

Terdapat

bagian

biasanya dilayani

satu

dari

wilayah

kecamatan

sejumlah

jenis oleh

desa

yang seperti

kandangan, kabupaten kediri yang secara

surat

geografis terletak diantara desa kandangan,

keterangan

desa karangtengah, desa jerukgulung dan

berkelakuan

desa jerukwangi dan kempat desa itu

usaha

menjadi batas-batas desa kasreman. Luas

Dari data yang diperoleh di lapangan

wilayah Desa adalah 168 Ha atau sekitar

menunjukkan bahwa Proses pelayanan

0,25% dari luas wilayah Kabupaten Kediri.

kepada masyarakat masih menggunakan

Secara

seluas

cara konvensional dimana petugas harus

234,229 Ha tersebut terdiri dari 3 dusun

mencatat data pemohon surat ke dalam

yaitu dusun kasreman, dusun pengkol dan

buku besar kemudian memasukkan data

dusun

Dalam

tersebut ke dalam aplikasi Microsoft office

perkembangannya desa Kasreman terbagi

atau Microsoft excel yang berakibat

lagi menjadi 14 RT , 6 RW. Pada Tahun

format surat menjadi berubah-ubah

administratif

wilayah

sumber-nglebeng.

2015 dari hasil pendataan survei jumlah

serta

keterangan tidak

surat

mampu, surat

domisili, surat keterangan baik,

surat

keterangan

dan beberapa surat-surat lainnya.

rawan

terhadap

keakuratan

penduduk desa Kasreman mencapai 3.556

pencatatan data surat yang telah dibuat

orang, jumlah itu dibarengi dengan angka

dan membutuhkan waktu yang lebih dalam

kemiskinan

prosesnya.

di

desa

kasreman

yang

tergolong banyak yaitu sekitar 130 kepala

Selain

keluarga yang tersebar di 3 dusun. Dalam

menggunakan

hal pemerintahan, desa kasreman memiliki

keluarga saja sehingga dalam melakukan

kantor desa sebagai sarana pelayanan

pelayanan

publik

padahal

kepada

pelayanan

masyarakat

administrasi

termasuk

pendudukyang

itu

perangkat data

desa

KTP

dan

hanya Kartu

surat

kepada

masayarakat

dengan

adanya

basis

kependudukan

bisa

memudahkan

merupakan salah satu jenis pelayanan

perangkat

yang terpenting yang ada di setiap Desa.

administrasi

Terkait dengan aspek pelayanan kepada

mengenai Perencanaan Strategis dalam

masyarakat desa, Pusat Kajian Otonomi

membangun Sistem Informasi Desa telah

Daerah

telah melakukan sebuah kajian

dilakukan oleh Fredrikus Suarezsaga, Irya

bahwa

perlu

menerus

Wisnubadhra,

kualitas

Purnomo

dilakukan

secara

terus-

peningkatan

dalam

data

hal

pelayanan

penduduk.

Penelitian

S.T.,

M.T.,

Y.

W.P., S.T., M.Kom

Sigit dalam

baik

penelitiannya yang berjudul “Perencanaan

pelayanan yang bersifat internal maupun

Strategis Sistem Informasi Desa dan

pelayanan pemerintah

desa,




Kawasan

Pedesaan

menggunakan

administrasi

penduduk

memudahkan

Kerangka Kerja Togam ADM”. Penelitian

proses pelayanan surat kepada masyarakat

tersebut membahas tentang perencanaan

dan memberikan laporan yang valid ketika

strategis

dibutuhkan kepala desa.

untuk

informasi

membangun

sistem

yang akan dikembangkan

dengan menggunakan

kerangka

kerja

II.

METODE

A. Pengumpulan Data

TOGAF ADM dan perencanaan strategis

1. Pendekatan dan Teknik

tersebut diselaraskan dengan visi, misi,

Penelitian

tujuan, dan kewenangan desa sesuai

Teknik

penelitian

dengan UU Desa no 6 tahun 2014 yang

penelitian

diharapkan dapat membantu desa dalam

Pengembangan atau Rekayasa Teknologi

melaksanakan tugas dan kewenangannya

Informasi

serta pengambilan keputusan.

Kasreman.

Sedangkan penelitian Sistem Informasi

Metode

Manajemen Berbasis Web telah dilakukan

digunakan

oleh Tantik Sumarlin dan

Ahmad

pemrograman berorientasi objek. Alat-alat

Zainudin, dalam penelitiannya penelitian

yang digunakan dalam pendekatan analisis

yang

Sistem

dan pemrograman berorientasi objek yaitu

Kependudukan

dengan notasi UML dengan membuat

Berbasis Web Di Kantor Desa Pringsari

diagram yaitu, Use case diagram, activity

berjudul

Informasi

Kabupaten

“Visualisasi

Manajemen

Semarang”.

menghasilkan

suatu

Penelitian sistem

ini yang

ini

adalah

dalam

dengan

Obyek Kantor desa

pendekatan adalah

Penelitian

penelitian

yang

metode analisis dan

diagram. Jenis

data

yang

dibutuhkan

untuk

diharapkan membantu pemerintah desa

membantu menyelesaikan penelitian ini

untuk menyimpan dan mengolah data

yaitu data primer yang merupakan hasil

menjadi sebuah informasi yang dapat

wawancara dengan pegawai kantor desa,

disajikan secara cepat dan akurat baik itu

hasil observasi

data mengenai profil desa maupun potensi

B. Prosedur penelitian

desa.

Prosedur

yang

digunakan

dalam

Dari pemikiran tersebut dapat digambarkan

penyelesaian sistem ini adalah sebagai

bahwa dengan adanya sistem informasi

berikut :

yang baik dalam suatu desa tentu akan

a)

Studi Literatur

menghasilkan tata kelola desa yang lebih

Pada tahap ini dilakukan pencarian,

baik dan jika dikaitkan dengan kondisi rill

pembelajaran dari berbagai macam

sekarang di Kantor desa Kasreman bahwa

teori, literatur, internet, buku dan

belum adanya sistem informasi pelayanan

jurnal


relevan

yang

menunjang



pengerjaan skripsi ini khususnya

kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada

yang

setiap tahap pembuatan sebuah software.

berkaitan

informasi

b)

dengan

pelayanan

sistem

administrasi

Dalam analisa dan perancangan

sistem

pednduduk yang di usulkan ini.

yang akan dibuat penulis menggunakan

Observasi dan wawancara

metode prototype, prototype model adalah

Dalam tahap ini dilakukan teknik

salah

satu

metode

pengumpulan data dari observasi ditempat

perangkat

penelitian

ruang

pengembang dan pelanggan dapat saling

lingkup sistem dan membuat jadwal

berinteraksi selama proses pembuatan

kegiatan,

sistem. Proses pada prototyping bisa

untuk

dan

menentukan

dilakukan

wawancara

dengan perangkat desa bagian sekretariat

lunak

pengembangan

yang

memungkinkan

dijelaskan sebagai berikut :

untuk pengumpulan data yang relevan. C. Metode Pengembangan Perangkat Lunak Metodologi adalah kesatuan metodemetode,

prosedur-prosedur,

konsep-

konseppekerjaan dan aturan-aturan yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni

ataupun

displin

ilmu

Gambar 2.2 model prototype menurut

lainnya.

Roger S Pressman, Ph.D.

Sedangkan metologi pengembangan sistem

Tahap-tahap

adalah metode-metode, prosedur-prosedur,

model menurut Roger S. Pressman,Ph.D.

konsep-konsep

adalah :

aturan

yang

pekerjaan akan

mengembangkan (Jogiyanto

dan

digunakan sistem

Hartono,

aturanuntuk

informasi

2008).

Metode

pengembangan

Prototype

1. Mendengarkan pelanggan Pada tahap ini dilakukan pengumpulan kebutuhan

dari

system

dengan

cara

Pengembangan system yang digunakan

mendengar keluhan dari pelanggan. Untuk

dalam analisa dan perancangan sistem

membuat

adalah System Development Life Cycle

kebutuhan,

(SDLC) model Prototype-based.

terlebih dahulu bagaimana sistem yang

1.

Metode

SDLC

(System

sedang

suatu

system

maka

berjalan

yang

harus

sesuai

diketahui

untuk

kemudian

Development Life Cycle ) model

mengetahui masalah yang terjadi.

prototype based

2. Merancang dan Membuat Prototype

Menurut

Fatta

(

2007

)

System

Pada tahap ini, dilakukan perancangan

Development Life Cycle (SDLC) adalah

dan pembuatan

prototype

suatu

Prototype yang

dibuat

kerangka

yang menggambarkan


system. disesuaikan



dengan kebutuhan sistem yang telah

Menurut Satzinger (2005), Object-

didefinisikan sebelumnya dari keluhan

Oriented

Design

adalah

pelanggan atau pengguna.

pendefinisian semua jenis objek penting

3. Uji coba

untuk berkomunikasi dengan user dan

Pada tahap ini, Prototype dari sistem di

perangkat didalam sistem, menunjukkan

uji coba oleh pelanggan atau pengguna.

bagaimana objek-objek berinteraksi untuk

Kemudian

menyelesaikan

dilakukan

kekurangan-kekurangan pelanggan. kembali

evaluasi

dari kebutuhan

Pengembangan

kemudian

mendengarkan keluhan dari

suatu

tugas,

dan

menyempurnakan definisi dari setiap tipe objek sehingga dapat diimplementasikan dengan bahasa tertentu atau lingkungan.

pelanggan untuk memperbaiki Prototype yang ada. 2.

III. HASIL DAN KESIMPULAN

Pendekatan

sistem

berorientasi

objek

A. Perancangan 1. Use case Diagram

adalah cara memandang persoalan menggunakan

model-model

Sistem

infomasi

pelayanan

yang

administrasi penduduk berbasis windows

diorganisasikan seputar konsep objek yang

berfungsi untuk melakukan proses cetak

mengkombinasikan

dan

surat di kantor desa desa kasreman. Dalam

perilaku suatu entitas. Pada pendekatan ini

proses ini terdapat 2 aktor yaitu petugas IT

organisasi perangkat lunak adalah sebagai

dan penduduk. Berikut ini adalah use case

kumpulan objek diskrit yang saling bekerja

diagramnya :

struktur

sama, berkomunikasi

data

dan berinteraksi

menuju sasaran tertentu. Menurut Satzinger (2005) Pendekatan Object

Oriented

adalah

Pendekatan

pengembangan sistem yang menampilkan sistem informasi sebagai kumpulan dari objek yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk menyelesaikan suatu tujuan. Menurut

Satzinger

(2005),

Object-

Oriented Analysis adalah pendefinisian semua jenis objek yang bekerja dalam sistem

dan

menunjukkan

interaksi

gambar 4.2 use case Usecase menunjukkan komunikasi actor dengan sitem yang dibuat. Gambar juga

pengguna manakan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Dodik Kurniawan | 12.1.03.03.0223 Teknik – Sistem Informasi



menunjukkan hak akses yang dimiliki user

b.

Activity diagram cetak surat

sebagai pengguna sistem.

2. Activity diagram a.

Activity Diagram

Selanjutnya dari Use case diagram diatas, Berikut gambaran rinci activity diagram

Gambar 4.4 diagram activity cetak

mengenai alur dari petugas IT dalam proses login ke sistem:

surat Keterangan : 1. Proses

pembuatan

surat

dilakukan

petugas IT 2. Selanjutnya petugas IT memilih jenis surat sesuai permohonan penduduk 3. Bila data penduduk sudah ada di basis data langsung memilih menu transaksi Gambar 4.3 activity diagram login sistem

surat 4. Sistem menampilkan menu surat

Keterangan :

5. Petugas IT memlihi jenis surat dan

1.

Petugas IT membuka aplikasi

2.

sistem akan menampilkan tampilan aplikasi kemudian form login

3.

Petugas

IT

akan

memasukkan

username dan kata sandi kemudian

memasukkan nama pemohon surat 6. Petugas IT menyimpan data pemohonn surat 7. Sistem menampilkan cetak laporan 8. Petugas IT mencetak surat.

menekan tombol login. 4.

Sistem Akan mengirim detail login ke database an mengirim respon balik ke sistem.

5.

Sistem mengecek apakah data login

c. Activity diagram update lembaga desa Berikutnya

rincian

alur

ubah

lembaga desa :

valid. Jika data login valid petugas IT akan diarahkan ke menu utama, jika data login salah akan kembali ke tampilan login.




1.

Kelas

user

bisa

melakukan

pendaftaran penduduk 2.

Kelas user bisa melakukan update data lembaga desa

3.

Kelas user bisa melakukan transaksi surat

(SKTM,SKCK,Surat

domisili

dan surat Usaha) 4. Kelas user bisa membuat, melihat dan

Gambar 4.5 activity diagram

mengubah data penduduk 5. Kelas user bisa melihat, membuat, dan

Keterangan : 1.

Proses

ubah

data

lembaga

desa

dilakukan petugas IT 2. Selanjutnya petugas IT memilih master

mengubah data lembaga desa. B. Implementasi Tampilan Program 1. Halaman Login

data lembaga 3. Sistem meanmpilkan data lembaga 4. Petugas IT mengubah atau menambah adata lembaga desa 5. Petugas IT menyimpan data lembaga baru 6. Sistem menampilkan data lembaga

Gambar 5.3 Halaman login aplikasi

desa berhasil ditambah atau diperbarui.

3. Class Diagram Berikutnya

rincian

alur

sistem

Form login yang digunakan pengguna untuk bisa masuk kedalam sistem dan mengoperasikannya. Pengguna yang login memiliki username dan password yang berbeda sesuai dengan jabatan masingmasing.

pelayanan administrasi penduduk : 2. Menu Utama

Gambar 4.6 class diagram sistem Keterangan : Dodik Kurniawan | 12.1.03.03.0223 Teknik – Sistem Informasi

Gambar 5.5 menu utama aplikasi



3. Menu master data

Gambar 5.12 menu simpan data penduduk Gambar 5.6 menu master data aplikasi

4. Halaman menu penduduk

Menu simpan data penduduk digunakan untuk menyimpan data baru pemohon surat. Setelah data disimpan bisa digunakan untuk proses transaksi surat.

1. Halaman lihat data penduduk

Gambar 5.10 menu penduduk Gambar 5.13 menu lihat data penduduk 5. Halaman tambah data penduduk

2. Halaman transaksi surat

Gambar 5.11 tambah penduduk 6. Halaman simpan data penduduk

Gambar 5.14 menu transaksi surat SKCK Keterangan : Pada transaksi surat terdapat menu surat keterangan domisili, surat keterangan pindah, surat surat ketaragan tidka mampu dan surat keterangan usaha. Petugas IT




bisa memilih salah satu menu tersebut sesuai dengan permohonan dari penduduk.

3. Halaman cetak surat

3. Halaman tambah pemohon surat

Gambar 5.18 menu cetak laporan Menu cetak surat surat bisa digunakan Gambar 5.15 simpan data pemohon surat 1. Halaman Simpan data pemohon surat

petugas IT desa untu mencetak surat sesuai dengan data pemohon surat. C. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari

hasil

sistem

penelitian

pembuatan

informasi

pelayanan

administrasi Penduduk pada Kantor Desa

Kareman

Kecamatan

Kandangan Kabupaten Kediri adalah Gambar 5.16 proses simpan data berhasil

sebagai berikut : 1.

Sistem

informasi

administrasi 2.

Penduduk

dibangun dapat

Halaman pemohon surat

perangkat melakukan

pelayanan yang

memudahkan

desa

dalam

proses

pelayanan

administrasi kepada masyrakat menjadi lebih efektif dan efisien. 2. Gambar 5.17 pilih nama pemohon surat

Sistem

informasi

administrasi

pelayanan

Penduduk

yang

dibangun memiliki desain yang menarik dan mudah digunakan dalam proses pengolahan data pemohon surat .




3.

Sistem informasi yang dibangun

Oetomo, Budi Sutejo Dharma. 2002.

dapat meningkatkan kinerja dan

Perencanaan & Pembangunan Sistem

kualitas pelayanan publik di

Informasi.Yogyakarta: Andi.

Kantor desa Kasreman. IV.

Raharjo, B. (2011). Belajar Otodidak Membuat

DAFTAR PUSTAKA

Fathansyah, I. (2002). Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data. Bandung: Informatika.

Database

Menggunakan

MySQL. Bandung: Informatika. Raymond Mcleod, Jr. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ketujuh. Jilid 2.

Hestarini, Mia, dkk. Implementasi Sistem Informasi Manajemen Potensi Desa

Jakarta : PT.Prenhallindo. 2001. Rosa

A.s,

M

Shalahudin,

Rekayasa

Berbasis Web ( Studi kasus : Desa

Perangkat Lunak Terstruktur Dan

Ngawonggo, Ceper Klaten, Jawa

Berorientasi

Tengah). (Online), tersedia

Informatika. 2013

: (

http://repository.amikom.ac.id/files/P ublikasi _08.02.7287,08.02.7293.pdf

),

diunduh 25 Oktober 2015. Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia. 2007. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 66 Tahun 2007 Tentang Perencanaan Pembangunan Desa. Jakarta: Kemendagri.

Informasi

Desa

Berbasis

Web. (Online), tersedia : ( http://ejournal.uajy.ac.id/6339/ ), diunduh 25 Oktober 2015. Mendagri

RI.

Penyusunan

:

Shalahuddin, R. A. (2013). Rekayasa Perangkat

Lunak.

Bandung:

INFORMATIKA. Suarezsaga, Fredrikus, dkk. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Desa Dan Kawasan Perdesaan menggunakan Kerangka

Kerja

(Online),

Togaf

tersedia

Sumarlin,

Tantik.

Adm. :

Visualisasi

Informasi

(

Sistem

Manajemen

Kependudukan Berbasis Web ( studi kasus : Di Kantor Desa Pringsari Kabupaten Semarang ). ( Online ),

“ dan

Buku

Pedoman

Pendayagunaan

tersedia

:

/article/view/46

Jakarta

Oktober 2015.

Depdagri

Direktorat

(

http://

journal.stekom.ac.id/index.php/bisnis

Data Profil Desa dan Kelurahan “. :

Bandung

http://www.unisbank.ac.id/ojs/index.

Kurniawan , Ignatius Irvin. Pembangunan Sistem

Objek.

),

diunduh

25

Jenderal Pemeberdayaan Masyarakat

Warsidi. 2011. Membangun Sistem

dan Desa. 2009.

Informasi Kependudukan di desa. (Online)




Tersedia : http://www.warsidi.com. [11 April 2013 ] Whitten, J. L., Bentley, L. D., & Dittman, K. V. (2004). Metode Desain & Analisis Sistem Edisi 6 . Yogyakarta: Andi.



JURNAL RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI

Recommend Documents