LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA INTERNA EN EL SECTOR PÚBLICO
Por: Máster. Juan de Dios Araya Navarro. CPA. Auditor General Ministerio de Seguridad Pública.
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El presente artículo es para documentar algunos criterios sobre el “hallazgo de auditoría”, tema que genera preguntas y cuestionamientos por funcionarios de auditoría interna, tanto en el inicio de sus labores en este campo de las ciencias contables o bien en talleres de capacitación que hemos desarrollado sobre redacción de informes. El planteamiento se fundamenta en nuestra experiencia profesional en auditoría durante casi 30 años de servicio, en lo que he comprendido como “hallazgo de auditoría”, primero como auditor de campo y ahora como Auditor Interno o Director de Auditoría. No se pretende con esta ponencia, que sea un enfoque exhaustivo del tema y en su lugar considero que puede ser un punto de vista para abundar más en el y obtener otros criterios y comentarios de colegas auditores del Sector en que me desempeño y en particular Gobierno Central, donde el marco regulativo básico se centra en la Ley General de Control Interno y en los manuales de normas de auditoría, promulgados por la Contraloría General de la República y supletoriamente las normas internaciones de auditoría interna, emitidas por el IIA Global. Para efectos ilustrativos primero debe entenderse bien que se entiende como “hallazgos de auditoría”, y su importancia que este sea debidamente documentado, con evidencia suficiente, pertinente y competente, para fundamentar una opinión o criterio, que debe de quedar en los papeles de trabajo del auditor. Entiendo como “hallazgo de auditoría”, aquellas situaciones que revisten importancia relativa, para la actividad u operación objeto de examen del auditor, que requiere ser documentada y debidamente comprobada, que va a ser de utilidad para exponer o emitir criterio, en el respectivo documento o informe de auditoría. Estos hallazgos deben ser obtenidos mediante la aplicación sistemática y profesional de procedimientos de auditoría, de acuerdo con las mejores prácticas y estándares de trabajo que se tengan debidamente formalizados y establecidos en los manuales de trabajo de la auditoría interna y en la aplicación de las normas que regulan el ejercicio de la profesión. En el enfoque sistemático de la auditoría interna Gubernamental, la cual considero que no debe diferir del ámbito privado, el término hallazgo se emplea en un sentido crítico y se refiere a cualquier situación relevante que se determine mediante procedimientos de auditoría sobre áreas críticas objeto de examen, según lo ha definido y contemplado previamente en el respectivo alcance del plan de trabajo que se elabora para el estudio. En este proceso, a buen juicio y criterio profesional del auditor, se debe realizar un proceso de comparación entre “lo que debe ser” y “lo que es”. El primer concepto, es de conformidad con
las normas, leyes, reglamentos y sanas prácticas administrativas. El segundo es la realidad o condición que el auditor está determinando en la instancia o unidad que está evaluando. El término hallazgo no abarca las conclusiones del auditor basadas en el análisis del significado e importancia de los hechos y las recomendaciones y disposiciones resultantes, es decir, un hallazgo es la base para una o más conclusiones, recomendaciones y disposiciones a incluir en el informe del auditor; va a depender de la magnitud e importancia de este, que se deriven una o varias conclusiones, o en su defecto, que de un o más hallazgos, se deriven una conclusión. En esto no podemos aplicar una regla, dependerá, del sano juicio y criterio del auditor al redactar su informe. En el proceso de auditoría, podrían obtenerse hallazgos positivos desde el punto de vista del control interno del área que se audite o negativos, también, cuando se determine que no se cuente con una apropiada estructura de control interno y que por lo tanto, no cumple con los objetivos que el ordenamiento señala. . Los siguientes constituyen los requisitos básicos de cualquier hallazgo de auditoría: Importancia relativa que amerite su desarrollo. . Basado en hechos y evidencias documentadas en los papeles de trabajo. Objetivo, no corresponde a un juicio de valor, es probable, demostrable ante terceros. La determinación clara, concisa y precisa de un “hallazgo de auditoría”, tiene implícito las circunstancias y el juicio profesional del auditor, pero éste debe ser sobre todo objetivo para no inducir a conclusiones erróneas, por lo cual debe ser plenamente justificado por la labor de auditoría efectuada. En el contexto de las normas profesionales para el ejercicio de la auditoría interna, tanto nacionales como internaciones, debemos partir del hecho, que en el equipo de auditoría, las personas que participan están en capacidad técnica para desarrollar hallazgos en forma objetiva y tener un punto de vista realista, objetivo, profesional y con un criterio experto del sistema de control interno que evalúa, para ello debe tener en cuenta factores como los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Las condiciones y circunstancias existentes al momento en que ocurrió el hecho o se efectuó la transacción o hecho. La índole, complejidad y magnitud de las operaciones que se están evaluando La necesidad de someter el hallazgo potencial o un análisis honesto y crítico. La labor debe ser lo suficientemente completa para presentar una base sólida para las conclusiones y recomendaciones Diferencias de opinión con respecto a los auditados. El ambiente de control en que se presenta, no verlos en forma aislada, sino integral de todo el proceso que se está auditando.
Es fundamental, que en el adiestramiento que se brinda al personal que inicia en auditoría o aún al mismo personal, ya con experiencia, se le esté evaluando por los auditores supervisores o coordinadores de procesos dentro de las auditorías, la capacidad que tiene el personal de elaborar los “hallazgos de auditoría”, que sean de utilidad o valor público, para sustentar un buen informe de auditoría.
Un apropiado ejercicio que recomiendo, es iniciar con el método de casos, donde se presenten diferentes situaciones hipotéticas en el entorno de una entidad o empresa, para que del análisis de este se desarrolle la capacidad de crítica (constructiva) y síntesis que tiene el auditor para formular debidamente los hallazgos, de tal forma que estos cumplan con la matriz de componentes, de Condición, Criterio, Causa y Efecto. El suscrito, en particular ha desarrollado esta metodología en la oficina que dirijo, con algunos ejercicios desarrollados mediante talleres, con diferentes tipos de situaciones, para despertar la creatividad del auditor al conocer y evaluar diversas situaciones que se presentan. Un proyecto, el cual pienso canalizar con el IAI, es extender este taller en una actividad que se incluya en el Plan de Desarrollo Profesional. Si estos elementos, no son bien desarrollados por el auditor, aún menos estará en capacidad de preparar un buen informe de auditoría, donde tiene que extraer conclusiones y recomendaciones, para atender determinadas conductas o situaciones, que la Administración debe poner atención. No está de menos, recordar, para los efectos de esta ponencia, que se entiende por CONDICIÓN: Situaciones actuales encontradas. Lo que es, en términos del hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor interno. CRITERIO: Medidas o normas aplicables, es decir lo que debe ser, según la norma o estándar técnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, CAUSA: Razones de desviación, en cuanto a lo que se considera de por qué sucedió. En este punto hay que tener capacidad de diferenciar, la causa del efecto. Para definir este aspecto se requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor EFECTO: Importancia relativa del asunto, señalando el impacto entre lo que es y lo que debe ser, de ser posible en forma cuantitativa o cualitativa, con las eventuales consecuencias que se derivan del incumplimiento de los objetivos de control interno. En un posterior artículo sobre este tema, trataré de abarcar otros tópicos de interés, que a mi entender el auditor debe conocer y dominar, para que su trabajo en la redacción de hallazgos, no sean solo papeles o formularios, o bien ahora con los sistemas, hojas digitales, sino que estos aporten un valor público, en la redacción del informe de auditoría. Reitero que un buen informe no necesariamente debe contener solo hallazgos negativos pues podrían haber algunos con enfoque positivo; ello evidenciaría un trabajo integral del auditor, en un proceso investigativo analítico, profesional y crítico, que será de utilidad para la toma de decisiones del Jerarca o del máximo órgano colegiado, en el Sector Público.
