Manejo de proyectos y control de riesgos
Centro de Desarrollo Empresarial
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Agenda 1. Términos clave en el manejo de proyectos 2. Principales factores de riesgo en el manejo de proyectos y sus posibles causas 3. Algunas ideas de solución y prevención de riesgos 4. Sesión de preguntas
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TÉRMINOS CLAVE EN EL MANEJO DE PROYECTOS
Términos clave en manejo de proyectos Programa:
Un conjunto de proyectos interrelacionados cuyo objetivo final es el desarrollar una nueva habilidad de negocio.
¿Que es la Administración de Programas? ►
Coordinación inter-proyectos
►
Un ambiente controlado y procesos para un desarrollo eficiente
►
Requiere técnicas y metodologías diferentes para controlar su gestión
►
Dirige y verifica la calidad de cada uno de los proyectos (un proyecto se mueve dentro de un presupuesto, la Administración de Proyectos maneja los presupuestos).
►
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Administra la dinámica de cambio
Proyecto:
La asignación de unos recursos con el fin de alcanzar un resultado específico con un presupuesto y plan de trabajo claramente establecido.
¿Que es la Administración de Proyectos? ►
Enfocada a proveer productos específicos (como diseños de procesos, diseños de cargos, aplicaciones de software, etc.)
►
Administra el alcance, la calidad, los riesgos asociados y los esfuerzos con el objetivo de proveer un producto específico
►
Menor duración
La Gestión de proyectos incluye …
Aplicación de… „
Un conjunto de principios, métodos, herramientas y técnicas para cumplir con los requerimientos del proyecto.
Gerenciar un proyecto incluye… „ „ „
El plan de gestión del proyecto…
Disciplina para… „
„ „
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es iterativo y puede alcanzarse a través de una elaboración progresiva, lo cual incluye un mejoramiento continuo y la obtención de un plan detallado de ejecución
Identificar los requerimientos. Establecer objetivos claros y alcanzables. Balancear la relación entre las restricciones del proyecto
„
Realizar un trabajo eficiente y focalizado y con un comportamiento orientado a la meta Manejo transparente de riesgos Planear con anticipación y evitar incendios
Elementos clave de la Gerencia de Proyectos … restricciones identificadas…. 1
2
Tiempo 4
3
5
Alcance
6
Recursos 7
Satisfacción del cliente Page 6
Calidad
Costo
Riesgos
Elementos clave de la Gerencia de Proyectos … Areas de conocimiento….
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Elementos clave de la Gerencia de Proyectos … Areas de conocimiento…. GERENCIA DE PROYECTOS
4. Gerencia de integración del proyecto
4.1 Desarrollar la carta de apertura del proyecto 4.2 Desarrollar la declaración preliminar del alcance del proyecto 4.3 Desarrollar el plan de gerencia del proyecto 4.4 Orientar y gerencia la ejecución del proyecto 4.5 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto 4.6 Control de cambios 4.7 Cerrar el proyecto
7. Gerencia de costos del proyecto
7.1 Estimativa de costos 7.2 Presupuesto 7.3 Control de costos
10. Gerencia de comunicaciones del proyecto
10.1 Planeación de las comunicaciones 10.2 Distribución de las informaciones 10.3 Informe de desempeño 10.4 Gerenciar de las partes interesadas
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5. Gerencia del alcance del proyecto
5.1 Planeación del alcance 5.2 Definición del alcance 5.3 Crear EAP 5.4 Verificación del alcance 5.5 Control del alcance
8. Gerencia de calidad del proyecto
8.1 Planeación de la calidad 8.2 Realizar aseguramiento de calidad 8.3 Realizar el control de calidad
11. Gerencia de riesgos del proyecto
11.1 Planeación de la gerencia de riesgos 11.2 Identificación de los riesgos 11.3 Análisis cualitativo de riesgos 11.4 Análisis cuantativo de riesgos 11.5 Planeación de respuestas a riesgos 11.6 Seguimiento y control de riesgos
6. Gerencia del tiempo del proyecto
6.1 Definición de las actividades 6.2 Secuencia de las actividades 6.3 Estimación de recursos de las actividades 6.4 Estimación de la duración de las actividades 6.5 Desarrollo del cronograma 6.6 Control del cronograma
9. Gerencia de recursos humano del proyecto
9.1 Planeación de recursos humanos 9.2 Contratar equipo de trabajo 9.3 Desarrollar equipo de trabajo 9.4 Gerenciar el equipo de trabajo
12. Gerencia de adquisiciones del proyecto
12.1 Planear compras y adquisiciones 12.2 Planear contrataciones 12.3 Solicitar respuestas de proveedores 12.4 Seleccionar proveedores 12.5 Administración de contrato 12.6 Finalización de contrato
Elementos clave de la Gerencia de Proyectos … Procesos de gerenciamiento….
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Elementos clave de la Gerencia de Proyectos … Procesos de gerenciamiento….
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PRINCIPALES FACTORES DE RIESGO EN EL MANEJO DE PROYECTOS Y SUS POSIBLES CAUSAS
Principales factores de riesgo en el gerenciamiento de un proyecto
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Estos factores de riesgo, si no son gestionados de manera adecuada y oportuna… conllevan a… ►
Mala planificación, las estimaciones son poco realistas.
►
Mala gestión, se involucran al proyecto recursos sin experiencia
►
Objetivos poco claros, contradictorios o cambios en los objetivos durante la ejecución del proyecto
►
Falta de apoyo y compromiso de los principales stakeholders (usuarios, clientes, las partes intervinientes)
►
Mala comunicación (interna o externa)
►
Falta de preparación de la organización para recibir el cambio
►
Soluciones implantadas de forma inadecuada en relación con la arquitectura de información (procesos de negocio o técnico)
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Analicemos las posibles causas de estas fallas…
Proceso de iniciación del proyecto
„
No existe un project charter del Proyecto
„
No se realizó el caso de negocio del proyecto
„
No se define y/o empodera oportunamente al Gerente de Proyecto
„
No hay una clara descripción del proyecto y/o los objetivos del proyecto no están claros
„
No se hace una buena “venta” del proyecto dentro de la organización.
„
No se identificaron a todos los interesados
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Analicemos las posibles causas de estas fallas…
Proceso de Planeación del proyecto
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„
No se realiza una planeación oportuna o suficiente
„
Las especificaciones son poco claras
„
No existe apoyo de la Alta Dirección
„
Equipo de Proyecto sin experiencia en planeación o en proyectos
„
No se consideró la gestión de los riesgos
„
No se realiza un adecuado análisis de restricciones
Analicemos las posibles causas de estas fallas…
Proceso de Ejecución del proyecto
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„
Manejo inadecuado de la gestión integrada de cambios
„
El recurso humano asignado no cuenta con el perfil y/o las habilidades necesarias
„
Desincronización de recursos o de actividades
„
Cambios no controlados en el alcance
„
Cambios no controlados en el cronograma
„
Falta de apoyo de la alta dirección
„
Cambios en las restricciones del proyecto no manejadas apropiadamente
„
Falta de uso de técnicas y herramientas de control de proyectos
Analicemos las posibles causas de estas fallas…
Proceso de Seguimiento y control
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„
No se establecieron puntos de chequeo
„
Inadecuado gestión de riesgos del proyecto
„
Seguimiento inoportuno y/o inadecuado a los Proyectos
„
No se controlan los cambios de manera integrada
„
No hay sistemas de control operando
Analicemos las posibles causas de estas fallas…
Proceso de cierre del proyecto
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„
Los productos entregados nos están alineados con las expectativas
„
El Producto está incompleto.
„
Preparación insuficiente o nula para la recepción del Entregable por parte del cliente o del usuario
ALGUNAS IDEAS DE SOLUCIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS
Factores claves de éxito 1 Patrocinio por parte de presidencia / junta directiva
La PMO debe demostrar el valor agregado que resulta de la inversión agregada Alto nivel de poder, autoridad y control sobre los proyectos de inicio a fin Gestión activa de lar resistencia al cambio y eliminación de barreras
2 Comunicación efectiva e involucramiento de los “stakeholder” 3 Aprender de proyectos pasados 4 Planeación estricta y detallada 5
Distribución de recursos según las necesidades y perfil requeridos
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Acordar las metas, establecer las métricas de progreso, medidas y reportes, y comunicar el éxito
Crear repositorio de información Utilizar como referencia las experiencias y lecciones aprendidas de proyectos pasados
Reflejar en los planes de trabajo estimados de costos, esfuerzo, y tiempo. Incluir en el plan de trabajo y presupuesto holgura/contingencia
Asegurar que los recursos asignados cuenten con el conocimiento y experiencia requerida, y estén capacitados en la gerencia de proyectos. Identificar cuando es necesario contratar externos para que ayuden al equipo a desarrollar las habilidades requeridas
Es necesario definir un modelo de proyectos…. Principios de un Modelo de Proyectos
... Un Modelo de proyectos evita …
►
►
Iniciativas en desalineadas
Iniciativas en conflicto
►
►
Iniciativas aisladas
Objetivos equivocados
► ►
… con el fin de que los programas y proyectos habiliten las estrategias y los objetivos organizacionales
►
Institucionalizar el Modelo de Gobierno de programas y proyectos Compartir y coordinar recursos transversales Desarrollar de metodologías y estrategias de administración de proyectos, mejores prácticas y estándares comunes Administrar y consolidar los riesgos de todos los proyectos centralizadamente Coordinar las comunicaciones Monitorear los cronogramas y presupuestos a todo nivel en la organización Alinear los estándares de calidad para todos los proyectos entre los gerentes de proyectos y cualquier ente interno o externo
± Es necesario administrar eficientemente los proyectos y programas entendiendo y ajustando la del modelo de proyectos a las necesidades propias de la Empresa.
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Se debe definir como la gerencia de proyectos reporta y gobierna los proyectos… ►Informar estado de avance de los hitos. ►Seguimiento del alcance
Ejecutivo
► Reportar avance ► Seguimiento a
ruta crítica ► Seguimiento de incidencias
a las incidencias y dependencia dependencias ► Gestión de línea base ► Integrar esfuerzos de trabajo
Comité directivo
► Monitoreo
Frente de trabajo 1
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PMO
Frente de trabajo 2
Rol principal: ► Aprobar recomendaciones de frentes de trabajo ► Resolver problemas entre frentes de trabajo ► Facilitar la integración de esfuerzos Rol principal: ► Integración y alineación de los distintos frentes de trabajo y ► Velar por el cumplimento del plan de trabajo. ► Comunicar el avance y estado del proyecto/programa ► Velar por la coordinación de los diferentes frentes del proyecto, resaltando las dependencias entre las diferentes iniciativas
Frente de trabajo 3
Frente de trabajo 4
Otros
Se deben priorizar los proyectos alineados con las necesidades estratégicas y operativas
Alineación de Estrategia
► Alineación de la estrategia a largo plazo ► Cumplimiento
Crecimiento Impacto financiero (directo)
Impacto no financiero
Excelencia operacional
► Incremento de margen ►Impacto en costos ► Incremento de clientes ►Costos del Inventario
► Incremento de la
capacidad para soportar el crecimiento
► Cambio FTE ► Mitigación del riesgo ► Evitar costos ► Satisfacción del
empleado
Riesgo de la ejecución del proyecto
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►Obtención
Experiencia del cliente ► Necesidades
de clientes/socios
► Alineación
del cliente de la estrategia del cliente ► Mejorar ingresos de clientes ► Control ► Alineación
oportuna de los beneficios ►Presencia del cambio (interno y externo) ►Capacidades organizacionales y aslistamiento
Se debe realizar una gestión adecuada de riesgos 1
2
3
Planear la gestión de riesgos
Identificar los riesgos
Análisis cualitativo de los riesgos
Definir cómo realizar las aactividades de gestión de riesgos en los proyectos
Determinar que riesgos pueden afectar el proyecto y documentar sus características
Priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posterioress, evaluando y combinando su ocurrencia y probabilidad de impacto
4
5
6
Análisis cualitativo de los riesgos
Planificar la respuesta a los riesgos
Realizar el seguimiento y control de riesgos
Análizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados en los objetivos generales del proyecto
Desarrollar acciones y opciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto
Realizar el seguimiento a los riesgos identificados, supervisar los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos, ejecutar planes de respuesta a los riesgos y evaluar su efectividad a lo largo del ciclo de vida del proyecto
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Se debe llevar a cabo un programa de control efectivo del proyecto / programa… (10) Comunicación: Durante la fase de monitoreo y control, el área de comunicaciones enfatiza en el desarrollo de informes según el perfil de los interesados.
(8) Calidad: Medir los indicadores claves de éxito, para evaluar la calidad de los resultados de los proyectos.
(4) Integración: Área de conocimiento que contempla todo el ciclo de vida del proyecto, iniciando con el desarrollo del project charter hasta el cierre del proyecto. Incluye las actividades relacionadas con gestión del (5)Alcance, (6)Tiempo, (7) Costos y (9) Recursos (12) Proveedores: Complementando la gestión de recursos, existe un seguimiento detallado a los proveedores, para que se alineen a la estrategia de la Empresa.
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(10) Comunicación: Durante la fase de monitoreo y control, el área de comunicaciones enfatiza en el desarrollo de informes según el perfil de los interesados.
(10) Comunicación: El marco general de E&Y contiene un capítulo separado, para la gestión del cambio de cada uno de sus proyectos.
Administración Del Cambio
Presentación de Informes
Gestión de Beneficios
Alineación Estratégica y casos de negocios
Aceptación del Negocio
Medición y Seguimiento
Procesos de Gestión de proyectos
Compromiso y Comunicación a los Interesados
Programa de Control efectivo
Ejecución
Visión y dirección Patrocinio
Planificación Gobernabilidad
Recursos (Gente, Factores Culturales, Tecnología)
Gestión de Riesgos
(7) Costos: alinear la estrategia de la Empresa con el alcance del proyecto, con el fin de alcanzar las metas a corto y largo plazo. Por ejemplo Reducir Costos, Identificar nuevos mercados, etc.
(10) Comunicación: En la fase de iniciación, la importancia de comunicar la necesidad de la compañía y el soporte a los proyectos, es de vital importancia para lograr el correcto patrocinio. (9) Recursos: Dependiendo de la estructura organizacional y los roles que se identifican durante los proyectos. Es necesaria la administración de un pool de recursos de para maximizar su disponibilidad. (11) Riesgos: Como parte fundamental de nuestro marco general, dedicamos especial atención a los riesgos en las fases de planeación y monitoreo y control.
PREGUNTAS….?
Manejo de proyectos y control de riesgos
