Manual de procedimientos de Facturación y Cobranza

EEJJEEM MPPLLAAR RD DEE CCO ON NSSU ULLTTAA DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZA

SERVICIO POSTAL MEXICANO

MARZO 2010

EEJJEEM MPPLLAAR RD DEE CCO ON NSSU ULLTTAA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZA

DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA Código: DCAF-PR-09-041


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Rev. A1



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Rev. A1

ÍNDICE Página 1.

Introducción

4

2.

Objetivo del Manual

4

3.

Marco Jurídico

5

4.

Políticas Generales

6

5.

Procedimientos

6.

7.

5.1.

Facturación a Clientes en General por los Servicios Proporcionados en las Oficinas Postales del Organismo a nivel nacional.

7

5.2

Facturación a Crédito por los Servicios de Mensajería Acelerada Mexpost Proporcionados por las Oficinas Postales del Organismo a nivel nacional.

11

5.3

Facturación de Contado del Servicio de Correspondencia y Franqueo de Clientes Corporativos.

17

5.4

Facturación de Contado del Servicio de Franqueo Remoto de Clientes Corporativos.

22

5.5

Facturación a Crédito del Servicio de Correspondencia y Franqueo de Clientes Corporativos.

27

5.6

Facturación a Crédito del Servicio “Estampillas Postales Recibos Oficiales D.F. e Interior de la República”.

32

5.7

Facturación a Crédito del Servicio Mexpost Proporcionado a Clientes Corporativos.

36

5.8

Facturación a Clientes por Servicios Diversos

43

5.9

Cobranza de la Facturación Emitida a Crédito

47

5.10

Emisión de Notas de Crédito

54

5.11

Emisión de Recibos

58

Anexos: Factura

64

Vigencia

66




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1. INTRODUCCIÓN

Como parte de las actividades que el Servicio Postal Mexicano ha emprendido en materia de Combate a la Corrupción dentro de la Administración Pública Federal, la Gerencia de Tesorería adscrita a la Subdirección de Finanzas, elaboró el “Manual de Procedimientos de Facturación y Cobranza”, con el propósito de contar con un documento que apoye al eficaz desempeño de las diferentes áreas que participan en el proceso de facturación y cobranza, para lo cual se contó con la aportación de los servidores públicos que ejecutan directamente los procedimientos, aprovechando su experiencia y el conocimiento especializado que poseen en la materia. Por tal motivo, el Manual además de constituir un instrumento de referencia fundamental para el desempeño de rutinas de trabajo, servirá de directriz para la capacitación, inducción y evaluación del personal. La utilidad de la información que comprende el manual depende, en gran medida, de la vigencia de su contenido, por lo que es indispensable que derivado de cualquier modificación en las funciones, estructuras y normas que afecten los procedimientos, se proceda a la actualización de éste conforme a los resultados que se observen en su aplicación y las necesidades de las áreas involucradas en este proceso administrativo.

2. OBJETIVO DEL MANUAL Contar con un documento que permita conocer como se llevan a cabo las actividades para la emisión de comprobantes fiscales en las oficinas postales a nivel nacional por los servicios que presta el Organismo, así como en las áreas dependientes de la Gerencia de Tesorería involucradas en la facturación y cobranza, sirviendo como instrumento de apoyo y consulta para que los empleados desarrollen sus labores con mayor eficiencia.




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3. MARCO JURÍDICO

1.

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2.

Ley del Servicio Postal Mexicano.

3.

Ley de Vías Generales de Comunicación.

4.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

5.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y su Reglamento.

6.

Ley Federal del Trabajo.

7.

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría y su Reglamento.

8.

Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

9.

Ley de Coordinación Fiscal.

10. Ley de Fiscalización y rendición de cuentas de la federación 11. Código Fiscal de la Federación. 12. Código Civil Federal. 13. Código Federal de Procedimientos Civiles. 14. Reglamento para la Operación del Organismo Servicio Postal Mexicano. 15. Reglamento del Código Fiscal de la Federación. 16. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano. 17. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano. 18. Manual de Organización Institucional del Servicio Postal Mexicano. 19. Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal. 20. Presupuesto de Egresos de la Federación. 21. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano. 22. Y demás disposiciones aplicables en la materia.




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Rev. A1

4. POLÍTICAS GENERALES 1. La Gerencia de Tesorería es responsable de asesorar sobre cualquier duda e interpretación de la normatividad establecida en el presente Manual. 2. La Gerencia de Tesorería tendrá la responsabilidad de verificar la existencia de los formatos en su Almacén de Formas Valoradas, para la emisión de los comprobantes fiscales por los servicios prestados por el Organismo a sus clientes. 3. Las áreas prestadoras de Servicios a nivel Nacional, serán responsables a través de sus Coordinaciones Administrativas Estatales de mantener el stock de comprobantes fiscales necesarios. 4. La Dirección Corporativa Comercial es la responsable de celebrar contratos, convenios o acuerdos comerciales, a través de los cuales se autorice la prestación de servicios a crédito a los clientes corporativos. 5. La Dirección Corporativa Comercial a través de sus áreas facultadas, solo podrá solicitar facturas anticipadas, si tal esquema se encuentra contemplado en el contrato de servicios y cumpliendo con todos los requisitos de facturación establecidos. 6. Será responsabilidad de las Áreas Operativas prestadoras de Servicios a nivel Nacional, verificar que el contrato se encuentre debidamente firmado y vigente antes de que el servicio sea proporcionado. 7. Cuando la documentación soporte de las solicitudes de facturación, sea parte integral de la misma por los datos contenidos en ella, esta deberá estar validada con nombre y firma del personal facultado para tal efecto. 8. La Dirección Corporativa Comercial a través de la Subdirección de Clientes Corporativos será la responsable de informar a las Coordinaciones Administrativas Estatales y a la Gerencia de Tesorería, sobre las cláusulas de los contratos y de los datos fiscales de los Clientes Corporativos. 9. A efecto de mantener un adecuado control del personal que interviene en el proceso de solicitud y emisión de los comprobantes fiscales por los servicios que presta el Organismo, las Gerencias de Administración de Ventas y Tesorería deberán mantener vigente un catálogo de firmas autorizadas con las facultades asignadas a cada una de ellas en este proceso. 10. La Gerencia de Tesorería es responsable de revisar periódicamente el Manual, y en caso de que requiera ser modificado por la adición o adecuación de funciones, deberá solicitar la intervención de la Gerencia de Organización, a fin de reglamentar los cambios a sus funciones adjetivas y mantener actualizado el presente documento. 11. La Gerencia de Organización por conducto y autorización del Comité de Mejora Regulatoria Interna del Organismo, está facultada para normar el contenido, registro y publicación del presente Manual.




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Rev. A1

5. PROCEDIMIENTOS Unidad Responsable:

Oficinas Prestadoras de Servicios

5.1 Procedimiento:

Facturación a Clientes en general por los Servicios Proporcionados en las Oficinas Postales del Organismo a Nivel Nacional.

Propósito

Que las oficinas prestadoras de servicios a lo largo del territorio nacional, emitan los comprobantes fiscales que soliciten los clientes, derivado de la venta de servicios propios.

Alcance

El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturación y Cobranza en las Oficinas Postales prestadoras de servicios del interior del país y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales, dentro del ámbito de sus respectivas competencias.

Políticas de operación, normas y lineamientos

1. El personal de las Oficinas Postales estará obligado a expedir factura por los servicios prestados a los clientes del Organismo, cuando estos así lo soliciten, como lo indica el Art. 29 del Código Fiscal de la Federación. 2. Los comprobantes fiscales expedidos deberán cumplir con los requisitos que marca el Código Fiscal de la Federación, en sus Art. 29 y 29-A, como son: ¾ Lugar y fecha de expedición. ¾ Razón Social del cliente. ¾ Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente. ¾ Domicilio Fiscal del cliente. ¾ Descripción del servicio prestado por el Organismo. ¾ Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos. ¾ El comprobante fiscal que se expida deberá señalar si la forma de pago de la contraprestación, se hace en una sola exhibición o en parcialidades. ¾ Sello del área emisora y firma del responsable de su emisión. ¾ Así como todos los datos necesarios estipulados en contratos y/o convenios para su correcta emisión. 3. Los datos facturados serán responsabilidad del personal de la Oficina Postal que emita la factura. 4. La emisión de los comprobantes fiscales deberá ser incluida en el reporte de la cuenta comprobada de la Oficina Postal respectiva. SERVICIO POSTAL MEXICANO



RESPONSABLE COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS ESTATALES / OFICINAS POSTALES A NIVEL NACIONAL

ACT. NO. 1

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Rev. A1

DESCRIPCIÓN −

Elabora el comprobante fiscal en cuatro tantos con los requisitos que marca el Código Fiscal de la Federación, en sus Art. 29 y 29-A, por los servicios prestados por el Organismo: •

1er. tanto original color blanco denominado “Cliente”

•

2do. tanto copia color azul denominado “Consecutivo Fiscal”

•

3er. tanto copia color amarillo denominado “Área Emisora”

•

4to. tanto copia color verde denominado “Cobranzas”

2

−

Revisa que la información registrada en el comprobante fiscal sean los datos correctos del cliente.

3

−

Realiza el cobro de los servicios prestados.

4

−

Entrega al interesado 1er. tanto color blanco, denominado “Cliente” y distribuye los tantos restantes como sigue: •

2do. tanto copia color azul denominado “Consecutivo Fiscal”, lo turna a la Coordinación Administrativa Estatal para su control, la que será responsable de su resguardo conforme a la normatividad vigente.

•

3er. tanto copia color amarillo denominado “Área Emisora” y

•

4to. tanto copia color verde denominado “Cobranzas”, los conserva en el consecutivo de la Oficina Postal. TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO




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Rev. A1

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO FACTURACIÓN A CLIENTES EN GENERAL POR LOS SERVICIOS PROPORCIONADOS EN LAS OFICINAS POSTALES DEL ORGANISMO A NIVEL NACIONAL COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS ESTATALES / OFICINAS POSTALES A NIVEL NACIONAL INICIO

1. Elabora el comprobante fiscal en cuatro tantos con los requisitos que marca el Código Fiscal de la Federación, en sus Art. 29 y 29-A, por los servicios prestados por el Organismo

2. Revisa que la información registrada en el comprobante fiscal sean los datos correctos del cliente.

3. Realiza el cobro de los servicios prestados.

4. Entrega al interesado 1er. tanto color blanco, denominado “Cliente” y distribuye los tantos restantes: 2do. tanto copia color azul denominado “Consecutivo Fiscal”, lo turna a la Coordinación Administrativa Estatal para su control, la que será responsable de su resguardo conforme a la normatividad vigente. 3er. tanto copia color amarillo denominado “Área Emisora” y 4to. tanto copia color verde denominado “Cobranzas”, los conserva en el consecutivo de la Oficina Postal.

FIN




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Rev. A1

CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento: Facturación a clientes en general por los servicios proporcionados en las oficinas postales del organismo a nivel nacional. Documentos de referencia

DOCUMENTO

CÓDIGO

Disposiciones aplicables en la materia, referidas en el Marco Jurídico.

No aplica

Registros REGISTRO Factura

Glosario

TIEMPO DE RESPONSABLE DE CÓDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIÓN ÚNICA CONSERVACIÓN CONSERVARLO 10 años

Coordinaciones Administrativas Estatales

No aplica

Comprobante Fiscal: Es el documento que se recibe al adquirir un bien, un servicio o usar temporalmente bienes inmuebles (arrendamiento). Los comprobantes para efectos fiscales deben reunir los requisitos y características que establece la legislación fiscal. Estos comprobantes permiten la disminución de un gasto sobre los ingresos (deducción) y la disminución de impuestos contra lo que se tiene a cargo (acreditamiento), y a la vez comprobar el ingreso percibido por esa operación. Factura: Es el documento donde se fija el importe de la mercancía expedida. En algunos casos sirve, además, como propio contrato de venta. Sobre ellas deben señalarse claramente las partes compradoras y vendedoras, con sus direcciones, teléfonos y teles, la descripción de los productos de acuerdo con la descripción exacta sobre la que convengan las partes; losa bultos expedidos, con sus marcas y contraseñas, peso bruto y neto; las cantidades de ventas acordada (CIF,FOB, etc.) y la divisa fijada, lugar de expedición, etc.

Cambios en esta versión

No Aplica NÚMERO DE REVISIÓN

FECHA DE ACTUALIZACIÓN


DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO



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Rev. A1

PROCEDIMIENTOS (CONTINÚA) Unidad Responsable:

OFICINAS PRESTADORAS DE SERVICIOS / GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE VENTAS / GERENCIA DE TESORERÍA

5.2 Procedimiento:

FACTURACIÓN A CRÉDITO POR LOS SERVICIOS DE MENSAJERÍA ACELERADA MEXPOST PROPORCIONADOS POR LAS OFICINAS POSTALES DEL ORGANISMO A NIVEL NACIONAL.

Propósito

Registrar los comprobantes fiscales en el sistema de facturación Mexpost de los clientes corporativos a los que el Organismo presta servicios de Mensajería Acelerada en las Coordinaciones Administrativas Estatales y que tienen celebrado un contrato, convenio o acuerdo comercial en Oficinas Centrales del Organismo, dentro del que se establezca que el pago se realizará en oficinas centrales posteriormente a la entrega de la factura.

Alcance

El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturación y Cobranza en las Oficinas Postales del interior del país y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales, dentro del ámbito de sus respectivas competencias.


1. Las Coordinaciones Administrativas Estatales emitirán las facturas por servicios prestados en el interior de la República las que deberán cumplir con los requisitos que establece el Código Fiscal de la Federación en sus Art. 29 y 29-A, como son: ¾ Lugar y fecha de expedición ¾ Razón Social del cliente ¾ Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente. ¾ Domicilio Fiscal del Cliente. ¾ Descripción del servicio prestado por el Organismo. ¾ Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos. ¾ El comprobante fiscal que se expida deberá señalar si la forma de pago de la contraprestación, se hace en una sola exhibición o en parcialidades. ¾ Sello del área emisora y firma del responsable de su emisión. ¾ Así como todos los datos necesarios para su correcta emisión. 2. La Gerencia de Tesorería es responsable de registrar en la base de datos del programa de Facturación Mexpost, los documentos fiscales que emitieron las Coordinaciones Administrativas Estatales, que de acuerdo al contrato deban ser cobrados por la Gerencia de Tesorería, si cumple con lo establecido en la política 1 y 4. SERVICIO POSTAL MEXICANO



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Rev. A1

3. La Dirección Corporativa Comercial a través de sus Subdirecciones y por medio de los ejecutivos de cuenta adscritos a éstas, serán los responsables de informar a los Coordinadores Administrativos Estatales, sobre las condiciones establecidas en las cláusulas de los contratos, tarifas aplicables y de los datos fiscales de los Clientes Corporativos. 4. Las Coordinaciones Administrativas Estatales deberán anexar copia de las Guías de Depósito a las facturas que éstas emitan, para llevar a cabo el trámite de cobranza. 5. En el caso de que el contrato, convenio o acuerdo comercial contemple la emisión de formatos de validación a efecto de llevar a cabo la cobranza, estos deberán ser enviados a la Gerencia de Administración de Ventas dependiente de la Dirección Corporativa Comercial, para su conciliación, la cual será la responsable de autorizar y solicitar a la Gerencia de Tesorería las facturas de los servicios que en estos se amparen.




RESPONSABLE COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS ESTATALES / OFICINAS POSTALES A NIVEL NACIONAL

ACT. NO. 1

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Rev. A1

DESCRIPCIÓN −

Elabora el comprobante Fiscal conforme a lo establecido en la política 1 de este procedimiento, en cuatro tantos, por los servicios prestados por el Organismo: • • • •

1er. tanto original color blanco denominado “Cliente” 2do. tanto copia color azul denominado “Consecutivo Fiscal” 3er. tanto copia color amarillo denominado “Área Emisora” 4to. tanto copia color verde denominado “Cobranzas”

2

−

Revisa que la información asentada en el comprobante fiscal sea la correcta.

3

−

Rubrica y estampa en la factura el sello del área responsable de su elaboración.

4

−

Realiza la distribución correspondiente: •

2do. tanto copia color azul denominado “Consecutivo Fiscal”.- Lo conserva en la Coordinación Administrativa Estatal para su control.

•

3er. tanto copia color amarillo denominado “Área Emisora”.- Lo conserva en el consecutivo de la oficina postal o área que elaboró la factura.

5

−

Envía en los primeros tres días hábiles del mes, 1er. tanto original color blanco denominado “Cliente” y 4to. tanto copia color verde denominado “Cobranzas” a la Gerencia de Tesorería, para su trámite de cobro, los cuales deberán incluir los servicios prestados en el mes anterior.

GERENCIA TESORERÍA

DE

6

−

Recibe la facturación 1er. tanto original color blanco denominado “Cliente” y 4to. tanto copia color verde denominado “Cobranzas”, estampa sello y hora y turna a la Coordinación de Ingresos para su atención.

COORDINACIÓN INGRESOS / UNIDAD FACTURACIÓN

DE DE

7

−

Verifica que las facturas contengan los requisitos fiscales y documentación soporte correspondiente y estampa sello y firma al reverso. INFORMACIÓN INCORRECTA

8

−

Devuelve facturas y documentación soporte a la Coordinación Administrativa Estatal para su corrección o cobro en su localidad. INFOMACIÓN CORRECTA

9

−

Registra en el Sistema de Facturación Mexpost los documentos de los Clientes Corporativos correspondientes a los servicios proporcionados en el interior de la República.

10

−

Imprime en tres tantos el reporte definitivo de facturación “Lista de Facturas Régimen Foráneas” e integra a la facturación.

11

−

Distribuye y entrega las facturas como sigue, recabando acuse de recibo: a.

b.

Unidad de Cobranza de la Coordinación de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorería: •

1er tanto original de la factura denominado “Cliente” y original del “Detalle de Guías”

•

4to. tanto de la factura denominado “Cobranzas” y definitivo de la “Lista de Facturas Régimen Foráneas”

Gerencia de Contabilidad: •

Oficio con la “Lista de Facturas Régimen Foráneas”




RESPONSABLE

ACT. NO.

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Rev. A1

DESCRIPCIÓN

FACTURACIÓN CON FORMATOS DE VALIDACIÓN COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS ESTATALES / OFICINAS POSTALES DEL INTERIOR DE LA REPÚBLICA

12

−

Elaboran los formatos de validación (en caso de estar estipulado en el contrato) por los servicios prestados a los clientes y los envían debidamente requisitados a la Gerencia de Administración de Ventas para su conciliación.

GERENCIA ADMINISTRACIÓN VENTAS

13

−

Recibe Formatos de Validación y realiza conciliación elaborando reporte total de guías y reporte detallado por estado y Coordinación Administrativa Estatal para solicitar la facturación.

14

−

Envía solicitud de autorización de facturación a la Gerencia de Tesorería, anexando debidamente validada la documentación soporte como son: el reporte total de guías, reporte detallado por Estado y Coordinación Administrativa Estatal y Formatos de Validación originales.

DE DE

GERENCIA TESORERÍA

DE

15

−

Recibe oficio de autorización en el que se solicita la facturación, estampa sello y hora y turna a la Coordinación de Ingresos para su atención.


DE DE

16

−

Verifica que la solicitud de autorización de facturación contenga todos los datos y documentación soporte correspondiente debidamente validada, para proceder a su facturación. INFORMACIÓN INCORRECTA

GERENCIA ADMINISTRACIÓN VENTAS

DE DE

17

−

Devuelve documentación a la Gerencia de Administración de Ventas para su corrección.

18

−

Corrige documentación y reenvía a la Unidad de Facturación de la Coordinación de Ingresos de la Gerencia de Tesorería, para su facturación. INFOMACIÓN CORRECTA


DE DE

19

−

Registra solicitudes de autorización de facturación en el sistema de facturación Mexpost y procede a la emisión de la factura por los servicios prestados.

20

−


Unidad de Cobranza de la Coordinación de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorería:

•

1er tanto original de la factura denominado “Cliente” y original del reporte total de guías y reporte detallado por Estado y formatos de validación originales.

•

4to. tanto de la factura denominado “Cobranzas”

b.

Gerencia de Contabilidad:

•

2do. tanto de la factura denominado “Consecutivo Fiscal” copia del reporte detallado por Estado.

c.

Unidad de Facturación de la Coordinación de Ingresos de la Gerencia de Tesorería:

•

3er. tanto de la factura denominado “Área Emisora” y reporte detallado por Estado. TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO




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Rev. A1

DIAGRAMA DE FLUJO COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS ESTATALES / OFICINAS POSTALES DEL INTERIOR DE LA REPÚBLICA INICIO

1. Elabora el comprobante Fiscal en 4 tantos, por los servicios prestados por el Organismo: 1er. tanto original color blanco denominado “Cliente”, 2do. tanto copia color azul denominado “Consecutivo Fiscal”, 3er. tanto copia color amarillo denominado “Área Emisora”, 4to. tanto copia color verde denominado “Cobranzas”.

GERENCIA DE TESORERÍA

COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIÓN 7. Verifica que las facturas contengan los requisitos fiscales y documentación soporte correspondiente y estampa sello y firma al reverso.

6. Recibe la facturación 1er. tanto original color blanco denominado “Cliente” y 4to. tanto copia color verde denominado “Cobranzas”, estampa sello y hora y turna a la Coordinación de Ingresos para su atención.

NO

8. Devuelve facturas y documentación soporte a la Coordinación Administrativa Estatal para su corrección o cobro en su localidad.

1

2-3. Revisa que la información asentada en el comprobante fiscal sea la correcta. Rubrica y estampa el sello del área responsable de su elaboración.

9. Registra en el Sistema de Facturación Mexpost los documentos de los Clientes Corporativos correspondientes a los servicios proporcionados en el interior de la República.

3

4. Realiza la distribución correspondiente: 2do. tanto copia color azul denominado “Consecutivo Fiscal”.Lo conserva en la Coordinación Administrativa Estatal para su control. 3er. tanto copia color amarillo denominado “Área Emisora”.- Lo conserva en el consecutivo de la oficina postal o área que elaboró la factura.

2

SI ¿Información correcta?

10. Imprime en tres tantos el reporte definitivo de facturación “Lista de Facturas Régimen Foráneas” e integra a la facturación.

15. Recibe oficio de autorización en el que se solicita la facturación, estampa sello y hora y turna a la Coordinación de Ingresos para su atención.

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE VENTAS

13. Recibe Formatos de Validación, realiza conciliación elaborando reporte total de guías y reporte detallado por estado y Coordinación Administrativa Estatal para solicitar la facturación.

14. Envía solicitud de autorización de facturación a la Gerencia de Tesorería, anexando validada documentación soporte: reporte total de guías, reporte detallado por Estado y Coordinación Administrativa Estatal y Formatos de Validación originales.

3

11. Distribuye y entrega las facturas, recabando acuse de recibo: Unidad de Cobranza: 1er tanto original de la factura “Cliente” y original del “Detalle de Guías”. 4to. tanto de la factura “Cobranzas” y definitivo de la “Lista de Facturas Régimen Foráneas”. Gerencia de Contabilidad: Oficio con la “Lista de Facturas Régimen Foráneas”

5. Envía en los primeros tres días hábiles del mes, 1er. tanto original color blanco denominado “Cliente” y 4to. tanto copia color verde denominado “Cobranzas” a la Gerencia de Tesorería, para su trámite de cobro, los cuales deberán incluir los servicios prestados en el mes anterior.

16. Verifica que la solicitud de autorización de facturación contenga todos los datos y documentación soporte correspondiente debidamente validada, para proceder a su facturación.

1

Facturación con Formato de Validación SI ¿Información correcta?

12. Elaboran los formatos de validación por servicios prestados a los clientes y los envían a la Gerencia de Administración de Ventas para su conciliación.

NO 17. Devuelve documentación a la Gerencia de Administración de Ventas para su corrección.

19. Registra solicitudes de autorización de facturación en el sistema de facturación Mexpost y emite la factura por los servicios prestados.

2

FIN

20. Distribuye y entrega las facturas, recabando acuse de recibo.


18. Corrige documentación y reenvía a la Unidad de Facturación para su facturación.



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CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento: Facturación a crédito por los servicios de mensajería acelerada Mexpost proporcionados por las oficinas postales del Organismo a nivel nacional. Documentos de referencia

DOCUMENTO

CÓDIGO


No aplica


Glosario


Coordinación Administrativa Estatal

No aplica

Cobranza: Es la acción inmediata por la cual se pretende obtener la satisfacción de una obligación cualquiera que fuere esta Conciliación: Proceso sistemático de comparación entre los ajustes contable de una cuenta corriente realizada por el banco y la cuenta de bancos correspondientes en la contabilidad de una empresa, con una explicación de las diferencias encontradas.








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GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE VENTAS / GERENCIA DE TESORERÍA

5.3 Procedimiento:

FACTURACIÓN DE CONTADO CLIENTES CORPORATIVOS.

Propósito

Emitir los comprobantes fiscales de los clientes corporativos a los que el Organismo presta servicios de correspondencia y franqueo que establece el Manual de Normas y Políticas Comerciales para Depósitos Masivos y Aplicación de la Tarifa Postal, los cuales pueden ser: Cartas, Respuestas a Promociones Comerciales, Publicaciones Periódicas, Impresos Depositados por sus Editores o Agentes, Propaganda Comercial, Paquetería entre otros.

Alcance

El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria tanto para el personal que realice las funciones de Facturación en la Gerencia de Tesorería, como de la Gerencia de Administración de Ventas, dentro del ámbito de sus respectivas competencias.


1. Para la emisión de la factura, el cliente debe realizar el pago de los servicios en relación a los lineamientos emitidos en el Manual de Normas y Políticas, Comerciales para Depósitos Masivos y Aplicación de la Tarifa Postal, fracción VI Políticas Específicas apartado 1 Pago.

DEL

SERVICIO

DE

CORRESPONDENCIA

Y

FRANQUEO

DE

2. La Dirección Corporativa Comercial a través de la Gerencia de Administración de Ventas debe enviar a la Gerencia de Tesorería la solicitud de autorización de facturación por servicios prestados por el Organismo, la cual debe contener los siguientes datos y/o documentación. ¾ Razón Social. ¾ Registro Federal de Contribuyentes. ¾ Domicilio Fiscal del Cliente. ¾ Tipo de servicio prestado por el Organismo (Cartas, Respuestas a Promociones Comerciales, Publicaciones Periódicas, Impresos Depositados por sus Editores o Agentes, Propaganda Comercial, Paquetería, Franqueo, Franqueo Remoto, Servicio de Mensajería Mexpost, entre otros). ¾ Lugar y fecha en donde el Organismo proporcionó el servicio al Cliente. ¾ Número de Cliente. ¾ Número de Registro Postal. ¾ Piezas, peso y porte unitario, por número de registro. ¾ Total de piezas e importe a facturar. ¾ En caso de otorgar servicios adicionales como los que se establecen en la fracción 7.1 del Manual de Normas y Políticas Comerciales para Depósitos Masivos y Aplicación de la Tarifa Postal, deberán indicar por registro postal este servicio. SERVICIO POSTAL MEXICANO



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¾ La forma de Pago: •

Efectivo.

•

Cheque Certificado o de Caja.

•

Tarjeta de debito o crédito.

•

Transferencia Electrónica Bancaria (especificar banco, número de cuenta, fecha de depósito y referencia).

•

Notas de Crédito y/o Recibos (especificar número, fecha e importe).

3. Cuando la Gerencia de Administración de Ventas requiera facturación con fecha del último día hábil del mes (por cierre mensual), deberá enviar la solicitud de las mismas a la Gerencia de Tesorería a más tardar el segundo día hábil del mes siguiente. 4. Anexo a la solicitud de facturación, la Gerencia de Administración de Ventas debe integrar comprobante de la forma de pago (en caso de pagar los servicios con nota de crédito y/o recibo, se debe anexar el original de este documento). 5. En caso de existir excedente de pago, la Gerencia de Administración de Ventas debe indicar el importe del remanente, para la emisión del recibo correspondiente. 6. Se debe incluir la firma, nombre y cargo de la persona responsable de la Autorización de facturación emitida por la Gerencia de Administración de Ventas. 7. Si existen descuentos autorizados al cliente, deben especificar el porcentaje y monto del mismo, así como el fundamento legal para hacerse acreedores a ese descuento. 8. La Gerencia de Tesorería debe entregar a la Gerencia de Administración de Ventas los tantos denominados “Cliente” y “Cobranzas” de las facturas expedidas por servicios pagados de contado, para su distribución correspondiente.




RESPONSABLE

ACT. NO.

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DESCRIPCIÓN


1

−

Elabora y envía a la Gerencia de Tesorería la solicitud autorizando la facturación, especificando en ella los datos que correspondan detallados en las políticas de este procedimiento y demás políticas de su ámbito de competencia aplicables de este Manual.


2

−

Recibe la solicitud de Facturación, estampa sello de recepción y hora, turnándolo a la Coordinación de Ingresos.

COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIÓN

3

−

Verifica que la solicitud contenga todos los requisitos numerados en las políticas respectivas de este Manual, para proceder a la emisión de la factura, conforme lo establecido. INFORMACIÓN INCORRECTA


4

−

Regresa la documentación a la Gerencia de Administración de Ventas.

5

−

Envía debidamente corregida la información de la facturación a la Gerencia de Tesorería. INFORMACIÓN CORRECTA

GERENCIA DE TESORERÍA / COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIÓN

6

−

Elabora en cuatro tantos y verifica que la factura contenga los datos solicitados por la Gerencia de Administración de Ventas, conforme al instructivo del Anexo 1, como sigue: •


•


•


•


7

−

Rubrica y estampa en la factura el sello correspondiente de la Unidad de Facturación.

8

−

Entrega las facturas de la siguiente manera recabando acuse de recibo: a.

Gerencia de Administración de Ventas.1er y 4to. Tanto de la factura denominados “Cliente” y “Cobranzas”.

b.

Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura denominado “Consecutivo Fiscal” y en el caso de que el pago se realice con Recibo del Organismo se anexará el original.

c.

Unidad de Facturación.3er. tanto de la factura denominado “Área Emisora”, se archiva en el consecutivo del área anexando autorización original de la solicitud de facturación y copia de forma de pago; en caso de que el pago se realice con Nota de Crédito y quede saldo a favor del cliente, el original se entrega a la Gerencia de Administración de Ventas. TERMINA PROCEDIMIENTO



DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA Código: DCAF-PR-09-041 DIAGRAMA DE FLUJO GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE VENTAS



INICIO

1. Elabora y envía a la Gerencia de Tesorería la solicitud autorizando la facturación, especificando en ella los datos que correspondan.

2. Recibe la solicitud de Facturación, estampa sello de recepción y hora, turnándolo a la Coordinación de Ingresos.

3. Verifica que la solicitud contenga todos los requisitos numerados en las políticas respectivas de este Manual, para proceder a la emisión de la factura, conforme lo establecido.

SI ¿Información correcta? NO 5. Envía debidamente corregida la información de la facturación a la Gerencia de Tesorería.

4. Regresa la documentación a la Gerencia de Administración de Ventas.

6. Elabora en 4 tantos y verifica que la factura contenga los datos solicitados por la Gerencia de Administración de Ventas: 1er. tanto original color blanco “Cliente”, 2do. tanto copia color azul “Consecutivo Fiscal”, 3er. tanto copia color amarillo “Área Emisora”, 4to. tanto copia color verde “Cobranzas”

7. Rubrica y estampa en la factura el sello correspondiente de la Unidad de Facturación.

8. Entrega facturas recabando acuse de recibo: Gerencia de Administración de Ventas.- 1er y 4to. Tanto de la factura “Cliente” y “Cobranzas”. Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura “Consecutivo Fiscal” y en el caso de que el pago se realice con Recibo se anexará el original. Unidad de Facturación.-3er. tanto de la factura “Área Emisora”, se archiva anexando autorización original de la solicitud de facturación y copia de forma de pago; en caso de pago con Nota de Crédito y quede saldo a favor del cliente, el original se entrega a la Gerencia de Administración de Ventas.

FIN


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Rev. A1



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Rev. A1

CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento: Facturación de Contado del Servicio de Correspondencia y Franqueo de Clientes Corporativos.

Documentos de referencia

DOCUMENTO

CÓDIGO


No aplica


Glosario


Gerencia de Contabilidad

No aplica

Nota de Crédito: Documento o comprobante que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la cuenta. Es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Saldo: Es la diferencia entre las cantidades anotadas al Debe y las anotadas al Haber de una cuenta. Si el total del Debe es mayor que el total del Haber es saldo deudor, si no, es saldo acreedor.


No Aplica

NÚMERO DE REVISIÓN






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Rev. A1



5.4 Procedimiento:

FACTURACIÓN DE CONTADO CORPORATIVOS.

Propósito

Emitir los comprobantes fiscales de los clientes corporativos a los que el Organismo presta servicios de Franqueo Remoto a través de la empresa Pitney Bowes de México, S.A., que estable el Manual de Procedimientos para el Uso, Habilitación y Control de Máquinas Franqueadoras.

Alcance

El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria tanto para el personal que realice las funciones de Facturación en la Gerencia de Tesorería, como de la Gerencia de Administración de Ventas, dentro del ámbito de sus respectivas competencias.


1. La Gerencia de Administración de Ventas debe dar a conocer a los clientes que utilicen este servicio, los lineamientos y la forma de depósito, su número de licencia y matricula para la prestación del mismo.

DEL

SERVICIO

DE

FRANQUEO REMOTO

DE

CLIENTES

2. La Gerencia de Administración de Ventas será la responsable de enviar la información a la empresa Pitney Bowes de México, S.A., para que esta realice la habilitación de los importes a las Maquinas Franqueadoras de los clientes. 3. La Gerencia de Administración del Ventas debe enviar por escrito, la solicitud de autorización o cancelación de facturación a la Gerencia de Tesorería anexando los soportes correspondientes indicados en la política 4, e informar cual es el archivo consecutivo generado, para su facturación en el sistema SICICO. 4. La Gerencia de Tesorería emitirá la factura de este servicio en base a los datos incluidos en el archivo electrónico consecutivo generado en el módulo de Habilitación Remota de Máquinas Franqueadoras y en el “Informe de depósitos confirmados en el Estado de Cuenta para el Servicio de Rehabilitación Remota de Máquinas Franqueadoras de Pitney Bowes Inc.” y su documentación soporte que lo integra, ambos emitidos por el Sistema Institucional de Clientes Corporativos (SICICO). 5. El archivo para generar la facturación emitido por el módulo de Habilitación Remota de Máquinas Franqueadoras del sistema SICICO debe contener lo siguiente: a. Fecha de deposito b. Cuenta Bancaria c. Permiso de Registro Postal d. Matrícula SERVICIO POSTAL MEXICANO



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Rev. A1

e. Razón Social f. Registro Federal de Contribuyentes g. Licencia h. Importe del Depósito i.

Domicilio Fiscal

6. El “Informe de Depósitos Confirmados en el Estado de Cuenta para el Servicio de Rehabilitación Remota de Máquinas Franqueadoras de Pitney Bowes Inc.”, debe contener lo siguiente: a) Fecha de habilitación b) Núm. de consecutivo c) Fecha de Depósito d) Institución Bancaria de Depósito e) Núm. de Cuenta de Depósito f) Matricula g) Núm. de Licencia h) Razón social del Cliente i) Importe del Depósito j) Núm. de autorización bancaria




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Rev. A1

ACT. NO. 1

−

Proporciona al cliente los lineamientos del servicio de Habilitación Remota de Máquinas Franqueadoras y le da a conocer los datos correspondientes a la cuenta bancaria, Núm. de licencia y Núm. de matrícula del Servicio Postal Mexicano.

CLIENTE

2

−

Deposita el importe del servicio a utilizar en las cuentas del Servicio Postal Mexicano autorizadas para el servicio de Habilitación Remota.

GERENCIA DE TESORERÍA / COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE BANCA ELECTRÓNICA

3

−

Imprime y exporta de la Banca Electrónica, el archivo del Estado de Cuenta Bancario que contiene los movimientos disponibles, correspondientes a los depósitos realizados por los clientes que utilizarán el servicio de Habilitación Remota y envía esta información a la Gerencia de Administración de Ventas.


4

−

Recibe la información de los movimientos disponibles del archivo exportado de la banca electrónica y la introduce al módulo de Habilitación Remota del sistema SICICO, para que la información sea procesada.

5

−

Realiza el proceso y genera archivo electrónico consecutivo en el módulo de Habilitación Remota del sistema SICICO y envía solicitud de autorización a la Gerencia de Tesorería, para emitir las facturas con los datos siguientes:

RESPONSABLE GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE VENTAS

DESCRIPCIÓN

a. b. c. d. e. f. g. h. i.

Fecha de deposito Cuenta Bancaria Permiso de Registro Postal Matrícula Razón Social Registro Federal de Contribuyentes Licencia Importe del Depósito Domicilio Fiscal


6

−

Recibe solicitud, estampa sello de recepción y hora, turnándolo a la Coordinación de Ingresos.


7

−

Elabora las facturas con base en el archivo generado en el sistema SICICO, conforme al instructivo del anexo 1, en cuatro tantos: • • • •

1er. tanto original, de color blanco denominado “Cliente” 2do. tanto copia color azul denominado “Consecutivo Fiscal” 3er. tanto copia color amarillo denominado “Área Emisora” 4to. tanto copia color verde denominado “Cobranzas”

8

−

Verifica que los datos contenidos en la factura sean los mismos que los señalados en el archivo emitido por el módulo de Habilitación Remota y rubrica y estampa el sello correspondiente de la Unidad de Facturación en las facturas elaboradas.

9

−

Distribuye y entrega las facturas como sigue, recabando acuse de recibo: a) Gerencia de Administración de Ventas.1er y 4to tanto de la factura denominados Cliente y Cobranza. b)

Gerencia de Contabilidad.2do. Tanto de la factura denominada Consecutivo Fiscal.

c)

Unidad de Facturación de la Coordinación de Ingresos dependiente a la Gerencia de Tesorería.3er tanto de la factura denominado Área Emisora, es archivado en el consecutivo del área y los documentos soportes correspondientes. TERMINA PROCEDIMIENTO SERVICIO POSTAL MEXICANO



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Rev. A1

DIAGRAMA DE FLUJO GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE VENTAS

CLIENTE

GERENCIA DE TESORERÍA / COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE BANCA ELECTRÓNICA

2. Deposita el importe del servicio a utilizar en las cuentas del Servicio Postal Mexicano autorizadas para el servicio de Habilitación Remota.

3. Imprime y exporta de la Banca Electrónica, el archivo del Estado de Cuenta Bancario que contiene los movimientos disponibles, a los depósitos realizados por los clientes del servicio de Habilitación Remota y envía a la Gerencia de Administración de Ventas.



INICIO

1. Proporciona al cliente los lineamientos del servicio de Habilitación Remota de Máquinas Franqueadoras y le da a conocer los datos de la cuenta bancaria, Núm. de licencia y Núm. de matrícula del Servicio Postal Mexicano.

4. Recibe información de los movimientos disponibles del archivo de la banca electrónica y la introduce al módulo de Habilitación Remota del SICICO, para que la información sea procesada.

5. Realiza el proceso y genera archivo electrónico consecutivo en el módulo de Habilitación Remota del sistema SICICO y envía solicitud de autorización a la Gerencia de Tesorería, para emitir las facturas con los datos siguientes: Fecha de depósito, Cuenta Bancaria, Permiso de Registro Postal, Matrícula, Razón Social, RFC, Licencia, Importe del Depósito, Domicilio Fiscal.

6. Recibe solicitud, estampa sello de recepción y hora, turnándolo a la Coordinación de Ingresos.

7. Elabora facturas con base en el archivo generado en el SICICO, e instructivo del anexo 1, en 4 tantos: 1er. tanto original, de color blanco denominado “Cliente”,2do. tanto copia color azul denominado “Consecutivo Fiscal”, 3er. tanto copia color amarillo denominado “Área Emisora”, 4to. tanto copia color verde denominado “Cobranzas”

8. Verifica que los datos contenidos en la factura sean los mismos que los señalados en el archivo emitido por el módulo de Habilitación Remota y rubrica y estampa el sello de la Unidad de Facturación en las facturas elaboradas.

9. Distribuye y entrega las facturas recabando acuse de recibo: Gerente de Administración de Ventas.- 1er y 4to tanto de la factura Cliente y Cobranza. Gerente de Contabilidad.2do. Tanto de la factura Consecutivo Fiscal. Unidad de Facturación.- 3er tanto de la factura Área Emisora, es archivado y los documentos soportes.

FIN




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Rev. A1

CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento: Facturación de Contado del Servicio de Franqueo Remoto de Clientes Corporativos. Documentos de referencia

DOCUMENTO

CÓDIGO


No aplica


Glosario

TIEMPO DE RESPONSABLE DE CÓDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIÓN ÚNICA CONSERVACIÓN CONSERVARLO Gerencia de Contabilidad

10 años

No aplica

Banca Electrónica: Hace referencia al tipo de banca que se realiza por medios electrónicos como puede ser cajeros electrónicos, teléfono y otras redes de comunicación. Tradicionalmente, este término ha sido atribuido a la banca por Internet o banca online, comprende aquellas herramientas que ofrece una entidad para que sus clientes hagan sus operaciones bancarias a través de la computadora utilizando una conexión a la red Internet. Franqueo Remoto: Toda persona física o moral que obtenga la autorización para el uso de máquinas franqueadoras en los sistemas de habilitación remota, la adquiere con la empresa proveedora autorizada, llenado un formato que especifica la marca, número de medidor, número de matrícula, nombre y dirección del cliente titular, la empresa proveedora del equipo, la firma del cliente titular y la impresión de la marca del equipo. Matrícula: Registro numérico de un bien que los identifica. SICICO: Sistema Institucional de Clientes Corporativos.








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Rev. A1



5.5 Procedimiento:

FACTURACIÓN A CRÉDITO CLIENTES CORPORATIVOS.

Propósito

Emitir los comprobantes fiscales de los Clientes Corporativos a los que el Organismo presta servicios de correspondencia y franqueo que establece el Manual de Normas y Políticas Comerciales para Depósitos Masivos y Aplicación de la Tarifa Postal, los cuales pueden ser: Cartas, Respuestas a Promociones Comerciales, Publicaciones Periódicas, Impresos Depositados por sus Editores o Agentes, Propaganda Comercial, Paquetería entre otros, a través de la celebración de un contrato o convenio que establezca dentro de sus cláusulas que el pago se realizará posteriormente a la entrega de la factura.

Alcance



1. Para la emisión de la factura, debe de existir un convenio, contrato o acuerdo comercial suscrito por parte del personal de la Dirección Corporativa Comercial facultado para tal efecto, estableciendo las condiciones del crédito y los tiempos de pago por parte de los clientes corporativos a los cuales fue autorizado el servicio.

DEL

SERVICIO

DE

CORRESPONDENCIA

Y

FRANQUEO

DE

2. Los datos facturados solicitados en la autorización de facturación serán responsabilidad de la Gerencia de Administración de Ventas, así como el aseguramiento de los servicios proporcionados a los Clientes Corporativos a quien se encuentren facturados. 3. En el caso de facturación a crédito, en la solicitud debe indicar Núm. de contrato, convenio o acuerdo comercial de autorización, indicando vigencia y cláusula en donde se especifica el plazo y condiciones establecidas para su pago, así como todos los requisitos establecidos en las políticas Nos. 2 del procedimiento 5.1 y 2 del procedimiento 5.3 de este Manual. 4. La Gerencia de Tesorería a través de su área de cobranza debe entregar para su cobro a los clientes el tanto original de la factura denominado “Cliente” expedida por servicios a crédito, asimismo entregará a la Gerencia de Administración de Ventas el tanto denominado “Cobranzas” una vez que haya recibido el pago correspondiente del cliente. 5. Será responsabilidad de la Dirección Corporativa Comercial a través de sus áreas y en particular de los Ejecutivos de Cuenta realizar el seguimiento y control de la facturación emitida, para establecer el nivel crediticio de cada cliente.




RESPONSABLE

ACT. NO.

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Rev. A1

DESCRIPCIÓN


1

−

Elabora y envía a la Gerencia de Tesorería la solicitud autorizando la Facturación, especificando en ella los datos correspondientes como; tipo de servicio, lugar y fecha, datos del cliente, registro postal, piezas, peso, porte e importe a facturar, datos de cobranza.


2

−

Recibe Solicitud de Facturación, estampa sello de recepción y hora y remite a la Coordinación de Ingresos.

COORDINACIÓN DE INGRESOS/ UNIDAD DE FACTURACIÓN

3

−

Verifica que la información contenga todos los requisitos para proceder a la emisión de la factura: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j)

Razón Social Registro Federal de Contribuyentes Domicilio Fiscal del Cliente Tipo de servicio prestado por el Organismo. Lugar y fecha en donde el Organismo prestó el servicio al Cliente. Número de Cliente Número de Registro Postal. Piezas, Peso y Porte, por número de registro. Total de piezas e importe a facturar En caso de otorgar servicios adicionales que establecen en la fracción 7.1 del Manual de Normas y Políticas Comerciales para Depósitos Masivos y Aplicación de la Tarifa Postal, deben indicar por registro postal este servicio. k) Notificación de que la factura es a crédito y los lineamientos para su cobro l) Las autorizaciones deberán contener, firma, nombre y cargo de la persona responsable de la autorización emitida en la Gerencia de Administración de Ventas. m) Sello de la Gerencia de Administración de Ventas. INFORMACIÓN INCORRECTA


4

−

Regresa la solicitud de facturación a la Gerencia de Administración de Ventas, para su corrección.

5

−

Recibe y envía debidamente corregida la información de facturación a la Gerencia de Tesorería. INFORMACIÓN CORRECTA


6

7

−

−

Elabora factura en relación a los datos solicitados por la Gerencia de Administración de Ventas, conforme al instructivo del Anexo 1 en los siguientes tantos. •

1er. tanto original, de color blanco denominado “Cliente”

•


•


•


Verifica que los datos contenidos en la factura sean los mismos que los solicitados por la Gerencia de Administración de Ventas.




RESPONSABLE COORDINACIÓN DE INGRESOS/ UNIDAD DE FACTURACIÓN

ACT. NO.

Hoja: 29 de 66

Rev. A1

DESCRIPCIÓN

8

−

Rubrica y estampa el sello de “Crédito” de la Unidad de Facturación.

9

−

Distribuye y entrega las facturas de la siguiente manera y recaba acuse de recibo: a) Unidad de Cobranza de la Coordinación de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorería.•

1er tanto de la factura color blanco denominado “Cliente”, fotocopia de la autorización de depósito y de la solicitud de facturación y documentación soporte.

•

4to tanto de la factura color verde, denominado “Cobranzas”.

b) Gerencia de Contabilidad.•

2do tanto de la factura color azul, denominado “Consecutivo Fiscal”.

c) Unidad de Facturación de la Coordinación de Ingresos dependiente a la Gerencia de Tesorería.•

3er tanto de la factura color amarillo denominado “Área Emisora” lo archiva en el consecutivo del área anexando la solicitud de la Gerencia de Administración de Ventas y documentación soporte correspondiente. TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO



DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA Código: DCAF-PR-09-041 DIAGRAMA DE FLUJO GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE VENTAS


COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIÓN .

INICIO

1. Elabora y envía al Gerente de Tesorería la solicitud autorizando la Facturación, especificando los datos: tipo de servicio, lugar y fecha, datos del cliente, registro postal, piezas, peso, porte e importe a facturar, datos de cobranza.

2. Recibe Solicitud de Facturación, estampa sello de recepción y hora y remite a la Coordinación de Ingresos.

3. Verifica que la información contenga todos los requisitos para proceder a la emisión de la factura

SI ¿Información correcta? NO 4. Regresa la solicitud de facturación al Gerente de Administración de Ventas, para su corrección.

5. Recibe y envía debidamente corregida la información de facturación a la Gerencia de Tesorería.

6. Elabora factura en relación a los datos solicitados por el Gerente de Administración de Ventas, en los siguientes tantos. 1er. tanto original, de color blanco denominado “Cliente”, 2do. tanto copia color azul denominado “Consecutivo Fiscal”, 3er. tanto copia color amarillo denominado “Área Emisora”, 4to. tanto copia color verde denominado “Cobranzas”

7. Verifica que los datos contenidos en la factura sean los mismos que los solicitados por el Gerente de Administración de Ventas.

8. Rubrica y estampa el sello de “Crédito” de la Unidad de Facturación.

9. Distribuye y entrega las facturas y recaba acuse de recibo: Unidad de Cobranza.- 1er tanto de la factura blanca “Cliente”, fotocopia de la autorización de depósito y de la solicitud de facturación y documentación soporte, 4to tanto de la factura color verde, “Cobranzas”. Gerente de Contabilidad.2do tanto de la factura color azul, “Consecutivo Fiscal”. Unidad de Facturación.- 3er tanto de la factura color amarillo “Área Emisora” lo archiva anexando la solicitud de la Gerencia de Administración de Ventas y documentación soporte.

FIN


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Rev. A1



Hoja: 31 de 66

Rev. A1

CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento: Facturación a crédito del servicio de correspondencia y franqueo de clientes corporativos. Documentos de referencia

DOCUMENTO

CÓDIGO


No aplica


Glosario

No aplicable








No aplica



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Rev. A1


GERENCIA DE COBERTURA Y VENTAS DEL SERVICIO / GERENCIA

5.6 Procedimiento:

FACTURACIÓN A CRÉDITO DEL SERVICIO “ESTAMPILLAS POSTALES RECIBOS OFICIALES D.F. E INTERIOR DE LA REPÚBLICA”.

Propósito

Emitir los comprobantes fiscales a las Entidades del Gobierno Federal a los que el Organismo presta servicios de correspondencia a través de la celebración de un contrato, convenio o acuerdo comercial que establezca dentro de sus cláusulas que el pago se realizará posteriormente a la entrega de la factura.

Alcance



1. La Dirección Corporativa Comercial es la facultada para celebrar contratos, convenios o acuerdos comerciales, a través de los cuales se autorice a las Entidades del Gobierno Federal a realizar el pago a crédito de los servicios y/o bienes recibidos.

DE TESORERÍA

2. En el caso de facturación a crédito, en la solicitud debe indicar Núm. de contrato, convenio, acuerdo u oficio de autorización, indicando su vigencia y cláusula(s) en la(s) que se especifica el plazo y condiciones establecidas para su pago. 3. Para la emisión de la Factura, la Gerencia de Cobertura y Ventas de Servicio debe validar la información de los Recibos Oficiales emitidos a nivel nacional a través de la solicitud de facturación. 4. Los Recibos Oficiales que amparan la prestación de los servicios deben estar debidamente requisitados y validados por la Dependencia que utiliza el servicio y por la Administración Postal que otorga el mismo. 5. La Gerencia de Tesorería debe emitir la factura de los servicios, en relación a los datos proporcionados en la solicitud y “Recibo Oficial”, enviados por la Gerencia de Cobertura y Ventas de Servicio.




RESPONSABLE

ACT. NO.

Hoja: 33 de 66

Rev. A1

DESCRIPCIÓN

GERENCIA DE COBERTURA Y VENTAS DE SERVICIO

1

−

Elabora y envía a la Gerencia de Tesorería la solicitud autorizando la facturación, especificando en ella los datos que correspondan de los detallados en la política Núm. 2 de los procedimientos 5.1 y 5.3 de este Manual.


2

−



3

−

Verifica que los Recibos Oficiales que amparan el servicio proporcionado por las Administraciones Postales, contenga la siguiente información: a.

Número y fecha del recibo oficial

b.

Se especifique la Administración Postal que está proporcionando el servicio.

c.

Cantidad de estampillas, precio unitario e importe parcial y total del servicio proporcionado.

d.

Nombre y firma del Administrador que proporcionó el servicio y sello de la Administración.

e.

Nombre, firma y número de autorización de firma vigente de la persona que designó la Dependencia, para que se le proporcione el servicio.

f.

Sello de la Dependencia. IINFORMACIÓN INCORRECTA

GERENCIA DE COBERTURA Y VENTAS DE SERVICIO

4

−

Regresa a la Gerencia de Cobertura y Ventas de Servicio la solicitud de facturación para su corrección.

5

−

Envía corregida la información de facturación a la Gerencia de Tesorería.

INFORMACIÓN CORRECTA COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIÓN

6

−

Elabora la factura en cuatro tantos y verifica que contenga los datos solicitados por la Gerencia de Cobertura y Ventas de Servicio.

7

−


8

−


Unidad de Cobranza de la Coordinación de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorería.1er tanto original de la factura denominado “Cliente” anexando copia del “Recibo Oficial” 4to. tanto de la factura denominado “Cobranzas”, anexando fotocopia de la solicitud.

b.

Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura denominado “Consecutivo Fiscal”

c.

Unidad de Facturación de la Coordinación de Ingresos dependiente a la Gerencia de Tesorería.3er. tanto de la factura denominado “Área Emisora”, lo archiva en el consecutivo del área anexando el original de la solicitud y del “Recibo Oficial” TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO SERVICIO POSTAL MEXICANO


DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA Código: DCAF-PR-09-041 DIAGRAMA DE FLUJO GERENCIA DE COBERTURA Y VENTAS DE SERVICIO


INICIO

1. Elabora y envía a la Gerencia de Tesorería la solicitud autorizando la facturación, especificando en ella los datos que correspondan.


COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIÓN 3. Verifica que los Recibos Oficiales que amparan el servicio proporcionado por las Administraciones Postales, contenga: No. y fecha del recibo oficial, Se especifique la Administración Postal que está proporcionando el servicio, Cantidad de estampillas, precio unitario e importe parcial y total del servicio proporcionado, Nombre y firma del Administrador que proporcionó el servicio y sello de la Administración, Nombre, firma y número de autorización de firma vigente de la persona que designó la Dependencia, para que se le proporcione el servicio, Sello de la Dependencia.

SI ¿Información correcta? NO 5. Envía corregida la información de facturación a la Gerencia de Tesorería.

4. Regresa la solicitud de facturación, para su corrección.

6. Elabora la factura en cuatro tantos y verifica que contenga los datos solicitados por el Gerente de Cobertura y Ventas de Servicio.


8. Distribuye y entrega las facturas, recabando acuse de recibo: Unidad de Cobranza.- 1er tanto original de la factura “Cliente” anexando copia del “Recibo Oficial”, 4to. tanto de la factura “Cobranzas”, anexando fotocopia de la solicitud. Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura “Consecutivo Fiscal” Unidad de Facturación.3er. tanto de la factura “Área Emisora”, lo archiva en el consecutivo del área anexando el original de la solicitud y del “Recibo Oficial”

FIN


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Rev. A1



Hoja: 35 de 66

Rev. A1

CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento: Facturación a crédito del servicio “Estampillas Postales Recibos Oficiales D.F. e Interior de la República”. Documentos de referencia

DOCUMENTO

CÓDIGO


No aplica


Glosario

No aplica








No aplica



Hoja: 36 de 66

Rev. A1


GERENCIA DE OPERACIÓN MEXPOST / GERENCIA GERENCIA DE TESORERÍA

DE

ADMINISTRACIÓN

DE

VENTAS /

PROPORCIONADO A

CLIENTES

5.7 Procedimiento: FACTURACIÓN A CRÉDITO CORPORATIVOS.

DEL

SERVICIO MEXPOST

Propósito

Emitir los comprobantes fiscales a los Clientes Corporativos a los que el Organismo presta servicios de Mensajería Acelerada Mexpost y que tienen celebrado un contrato o convenio o acuerdo comercial, que establezca dentro de sus cláusulas que el pago se realice a crédito.

Alcance



1. Los envíos que están amparados en las facturas, tanto nacionales como internacionales, se encuentran en relación a las Guías de Depósito, capturadas en el sistema por Mesa de Control dependiente de la Gerencia de Operación Mexpost, siendo responsabilidad de ésta la información capturada. 2. Los datos registrados en el sistema para ser plasmados en las facturas como son: Razón Social, Domicilio fiscal, Registro Federal de Contribuyentes; Número de Contrato y las tarifas aplicadas a cada Cliente Corporativo que utiliza el Servicio de Mensajería Mexpost, son responsabilidad de las Subdirecciones adscritas a la Dirección Corporativa Comercial. 3. El Gerente de Administración de Ventas será el responsable de la solicitud de autorización para la emisión de facturación que no esté incluida en el sistema, así como la validación de los soportes que la integran. 4. La Gerencia de Sistemas Administrativos debe dar mantenimiento y capacitación del “Sistema de Facturación Mexpost”, asimismo informar a la Gerencia de Tesorería la liberación del sistema para la impresión de las facturas.




RESPONSABLE DIRECCIÓN CORP. COMERCIAL Y SUS SUBDIRECCIONES

ACT. NO.

Hoja: 37 de 66

Rev. A1

DESCRIPCIÓN

1

−

Celebra contrato o convenio con los clientes corporativos que utilizarán el Servicio de Mensajería Mexpost.

2

−

Captura en el “Sistema de Facturación Mexpost los siguientes datos del cliente y establece la tarifa correspondiente al volumen de envíos contratados: a.

Razón Social

b.

Domicilio fiscal

c.

Registro Federal de Contribuyentes

d.

Número de Contrato

CLIENTE CORPORATIVO

3

−

Solicita el Servicio de Mensajería Mexpost a través de las Guías de Depósito prellenadas, previamente asignadas por la Subdirección de Clientes Corporativos.

GERENCIA DE OPERACIÓN MEXPOST / MESA DE CONTROL

4

−

Captura al día siguiente de la prestación del servicio, las guías de depósito por contrato en el “Sistema Visual Studio 2003”, con los siguientes datos: a.

Folio de la Guía de Depósito.

b.

Número de Contrato (en caso de que cuente con subcuentas especificarlo).

c.

Fecha.

d.

Destino del envío y/o paquetes (incluyendo código postal).

e.

Peso.

5

−

Al término del mes, informa el primer día hábil del mes siguiente a la Gerencia Tesorería, que se llevo a cabo la captura de la totalidad de las guías de depósito, para que realice el procesamiento de los datos y solicite a la Gerencia de Sistemas Administrativos la transferencia al “Sistema de Facturación Mexpost” (Sistema Progress).

GERENCIA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

6

−

Realiza Transferencia de datos el primer día hábil de cada mes y libera el “Sistema de Facturación Mexpost”, informando a la Gerencia de Tesorería que puede realizar la impresión de los comprobantes fiscales.

GERENCIA DE TESORERÍA / COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIÓN

7

−

Captura en el “Sistema de Facturación Mexpost” el Tipo de Cambio para solventar obligaciones denominadas en moneda extranjera pagaderas en la República Mexicana, correspondiente a la fecha de emisión de la factura (para envíos internacionales) y el número de folio de la factura inicial.

8

−

Ejecuta en el “Sistema de Facturación Mexpost” el proceso de clasificación de la Información capturada por la Gerencia de Operación Mexpost de los envíos, por rango de clientes correspondientes al mes a facturar.

9

−

Imprime reporte previo denominado “Lista de Facturas Régimen Locales” y “Lista de Facturas Régimen Foráneas” antes de la emisión de las facturas, con los siguientes datos: a. b. c. d. e. f. g.

Número de factura Fecha Contrato Razón Social Envíos Porte Subtotal, IVA, Total SERVICIO POSTAL MEXICANO



RESPONSABLE GERENCIA DE TESORERÍA / COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIÓN

ACT. NO.

Hoja: 38 de 66

Rev. A1

DESCRIPCIÓN

10

−

Imprime las facturas en cuatro tantos correspondiente a la “Lista de Facturas Régimen Locales” y “Lista de Facturas Régimen Foráneas”, así como los soportes respectivos denominados “Detalle de Guías” y reporte definitivo de facturación.

11

−

Rubrica y estampa el sello correspondiente de la Unidad de Facturación.

12

−

Distribuye y entrega las facturas de la siguiente manera, recabando acuse de recibo: a.

Unidad de Cobranza de la Coordinación de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorería.1er tanto original de la factura denominado “Cliente” y original del “Detalle de Guías” 4to. tanto de la factura denominado “Cobranzas” y definitivo de la “Lista de Facturas Régimen Locales.”

b.

Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura denominado “Consecutivo Fiscal” y definitivo de la “Lista de Facturas Régimen Locales” y “Lista de Facturas Régimen Foráneas”

c.

Unidad de Facturación de la Coordinación de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorería.3er. tanto de la factura denominado “Área Emisora” y definitivo de la “Lista de Facturas Régimen Locales” y “Lista de Facturas Régimen Foráneas” son archivados en el consecutivo del área. TERMINA PROCEDIMIENTO




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Rev. A1

DIAGRAMA DE FLUJO DIRECCIÓN CORP. COMERCIAL Y SUS SUBDIRECCIONES

CLIENTE CORPORATIVO

INICIO

1. Celebra contrato o convenio con los clientes corporativos que utilizarán el Servicio de Mensajería Mexpost.

2. Captura en el “Sistema de Facturación Mexpost los datos del cliente y establece tarifa por volumen de envíos contratados: Razón Social, Domicilio fiscal, RFC, Número de Contrato.

3. Solicita el Servicio de Mensajería Mexpost a través de las Guías de Depósito pre-llenadas, previamente asignadas por la Subdirección de Clientes Corporativos.

GERENCIA DE OPERACIÓN MEXPOST / MESA DE CONTROL

GERENCIA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

4. Captura al día siguiente de la prestación del servicio, las guías de depósito por contrato en el “Sistema”, con los datos siguientes: Folio de la Guía de Depósito, Número de Contrato (subcuentas), Fecha, Destino del envío y/o paquetes (código postal), Peso.

6. Realiza Transferencia de datos el primer día hábil de cada mes y libera el “Sistema de Facturación Mexpost”, informando a la Gerencia de Tesorería que puede realizar la impresión de los comprobantes fiscales.

5. Al término del mes, informa el primer día hábil del mes siguiente a la Gerencia Tesorería, que se llevo a cabo la captura de la totalidad de las guías de depósito, para que realice el procesamiento de los datos y solicite a la Gerencia de Sistemas Administrativos la transferencia al “Sistema de Facturación Mexpost” (Sistema Progress).

GERENCIA DE TESORERÍA / COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIÓN 7. Captura en el “Sistema de Facturación Mexpost” el Tipo de Cambio para solventar obligaciones denominadas en moneda extranjera pagaderas en la República Mexicana, correspondiente a la fecha de emisión de la factura (envíos internacionales) y el número de folio de la factura inicial.

8. Ejecuta en el “Sistema de Facturación Mexpost” el proceso de clasificación de la Información capturada por la Gerencia de Operación Mexpost de los envíos, por rango de clientes correspondientes al mes a facturar.

9. Imprime reporte previo denominado “Lista de Facturas Régimen Locales” y “Lista de Facturas Régimen Foráneas” antes de la emisión de las facturas, con los siguientes datos: Número de factura, Fecha, Contrato, Razón Social, Envíos, Porte, Subtotal, IVA, Total

10. Imprime las facturas en 4 tantos correspondiente a la “Lista de Facturas Régimen Locales” y “Lista de Facturas Régimen Foráneas”, así como los soportes respectivos denominados “Detalle de Guías” y reporte definitivo de facturación.

11. Rubrica y estampa el sello correspondiente de la Unidad de Facturación.

12. Distribuye y entrega las facturas recabando acuse de recibo: Unidad de Cobranza.- 1er tanto original de la factura “Cliente” y original del “Detalle de Guías”, 4to. tanto de la factura “Cobranzas” y definitivo de la “Lista de Facturas Régimen Locales.” Gerencia de Contabilidad.- 2do. tanto de la factura “Consecutivo Fiscal” y definitivo de la “Lista de Facturas Régimen Locales” y “Lista de Facturas Régimen Foráneas” Unidad de Facturación.- 3er. tanto de la factura “Área Emisora” y definitivo de la “Lista de Facturas Régimen Locales” y “Lista de Facturas Régimen Foráneas” los archivados.

FIN




RESPONSABLE

ACT. NO.

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Rev. A1

DESCRIPCIÓN FACTURACION A SOLICITUD DE LA SUBDIRECCION DE CLIENTES CORPORATIVOS

SUBDIRECCIÓN DE CLIENTES CORPORATIVOS / GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE VENTAS

1

−

Elabora y envía a la Gerencia de Tesorería la solicitud autorizando la facturación, anexando la documentación soporte correspondiente, debidamente validada.


2

−



3

−

Revisa que la solicitud y documentación soporte venga debidamente requisitada y este completa.

4

−

Captura en el sistema de facturación Mexpost la información correspondiente según la documentación soporte, para la emisión de la factura.

5

−

Imprime las facturas en cuatro tantos y anexa los soportes respectivos denominados “Detalle de Guías”, así como la documentación enviada en la solicitud por la Gerencia de Administración de Ventas.

6

−

Distribuye y entrega las facturas de la siguiente manera, recabando acuse de recibo: a.

Unidad de Cobranza de la Coordinación de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorería.1er tanto original de la factura denominado “Cliente” con el original del “Detalle de Guías” y el soporte de la solicitud de la Gerencia de Administración de Ventas. 4to. tanto de la factura denominado “Cobranzas” y copia de la solicitud de la Gerencia de Administración de Ventas.

b.

Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura denominado “Consecutivo Fiscal” y copia de la solicitud de la Gerencia de Administración de Ventas.

c.

Unidad de Facturación de la Coordinación de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorería.3er. tanto de la factura denominado “Área Emisora” y original de la solicitud de la Gerencia de Administración de Ventas son archivados en el consecutivo del área. TERMINA PROCEDIMIENTO



DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA Código: DCAF-PR-09-041 DIAGRAMA DE FLUJO SUBDIRECCIÓN DE CLIENTES CORPORATIVOS / GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE VENTAS



FACTURACION A SOLICITUD DE LA SUBDIRECCION DE CLIENTES CORPORATIVOS

INICIO

1. Elabora y envía a la Gerencia de Tesorería la solicitud autorizando la facturación, anexando la documentación soporte correspondiente, debidamente validada.


3. Revisa que la solicitud y documentación soporte venga debidamente requisitada y este completa.

4. Captura en el sistema de facturación Mexpost la información correspondiente según la documentación soporte, para la emisión de la factura.

5. Imprime las facturas en 4 tantos y anexa los soportes respectivos denominados “Detalle de Guías”, así como la documentación enviada en la solicitud por la Gerencia de Administración de Ventas.

6. Distribuye y entrega las facturas de la siguiente manera, recabando acuse de recibo: Unidad de Cobranza.- 1er tanto original de la factura “Cliente” con el original del “Detalle de Guías” y el soporte de la solicitud de la Gerencia de Administración de Ventas. 4to. tanto de la factura denominado “Cobranzas” y copia de la solicitud de la Gerencia de Administración de Ventas. Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura “Consecutivo Fiscal” y copia de la solicitud de la Gerencia de Administración de Ventas. Unidad de Facturación.3er. tanto de la factura denominado “Área Emisora” y original de la solicitud de la Gerencia de Administración de Ventas son archivados.

FIN


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Rev. A1



Hoja: 42 de 66

Rev. A1

CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento: Facturación a crédito del servicio Mexpost proporcionado a clientes corporativos. Documentos de referencia

DOCUMENTO

CÓDIGO


No aplica


Glosario

No Aplica








No aplica



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Rev. A1


ÁREA SOLICITANTE / GERENCIA DE TESORERÍA

5.8 Procedimiento:

FACTURACIÓN A CLIENTES POR SERVICIOS DIVERSOS.

Propósito

Emitir los comprobantes fiscales de los Clientes que tengan una relación comercial diferente a la que es el objetivo principal del Organismo, como es la entrega de correspondencia y paquetería.

Alcance

El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria tanto para el personal que realice las funciones de Facturación y Cobranza en la Gerencia de Tesorería, como de las Direcciones Corporativas a través de sus Subdirecciones y/o Gerencias, dentro del ámbito de sus respectivas competencias.


1. Otras Gerencias y/o Subdirecciones podrán solicitar facturas por eventos específicos como son: Enajenación de Bienes o Desechos, por Siniestros ocurridos a bienes del Organismo, por Penalizaciones aplicadas a proveedores por incumplimiento en lo contratado y otros eventos diferentes al objetivo principal del Organismo, que es la entrega de correspondencia y paquetería. 2. Será responsabilidad de las áreas solicitantes, la información asentada en la factura emitida por servicios diversos.




Hoja: 44 de 66

Rev. A1

RESPONSABLE

ACT. NO.

GERENCIA SOLICITANTE

1

−

Elabora y envía a la Gerencia de Tesorería la solicitud autorizando la facturación, anexando la documentación soporte correspondiente, debidamente validada.


2

−



3

−

Revisa que la solicitud y documentación soporte venga debidamente requisitada y este completa.

4

−

Verifica que la solicitud contenga todos los requisitos (enunciados en las políticas de este manual) para proceder a la emisión de la factura, conforme lo establecido.

DESCRIPCIÓN

INFORMACIÓN INCORRECTA

GERENCIA SOLICITANTE

5

−

Regresa la documentación a la Gerencia Solicitante.

6

−

Envía debidamente corregida la información de Facturación a la Gerencia de Tesorería. INFORMACIÓN CORRECTA


7

−

Elabora en cuatro tantos y verifica que la factura contenga los datos solicitados, por la Gerencia Solicitante, conforme al instructivo del Anexo 1, los tantos son: •


•


•


•


8

−


9

−

Entrega las facturas de la siguiente manera recabando acuse de recibo: a.

Gerencia Solicitante.1er y 4to. Tanto de la factura denominados “Cliente” y “Cobranzas”.

b.

Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura denominado “Consecutivo Fiscal” y copia de la solicitud de facturación.

c.

Unidad de Facturación.3er. tanto de la factura denominado “Área Emisora”, se archiva en el consecutivo del área anexando, autorización original de la solicitud de facturación y documentación soporte correspondiente. TERMINA PROCEDIMIENTO



DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA Código: DCAF-PR-09-041 DIAGRAMA DE FLUJO GERENCIA SOLICITANTE


INICIO

1. Elabora y envía a la Gerencia de Tesorería la solicitud autorizando la facturación, anexando la documentación soporte correspondiente, debidamente validada.


COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIÓN 3. Revisa que la solicitud y documentación soporte venga debidamente requisitada y este completa.

4. Verifica que la solicitud contenga todos los requisitos (enunciados en las políticas de este manual) para proceder a la emisión de la factura, conforme lo establecido.

SI ¿Información correcta? NO 6. Envía debidamente corregida la información de Facturación a la Gerencia de Tesorería.

5. Regresa documentación a Gerencia Solicitante.

la la

7. Elabora en 4 tantos y verifica que la factura contenga los datos solicitados, por la Gerencia Solicitante: 1er. tanto original color blanco “Cliente”, 2do. tanto copia color azul “Consecutivo Fiscal”, 3er. tanto copia color amarillo “Área Emisora”, 4to. tanto copia color verde “Cobranzas”


9. Entrega las facturas recabando acuse de recibo: Gerencia Solicitante.- 1er y 4to. Tanto de la factura “Cliente” y “Cobranzas”. Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura “Consecutivo Fiscal” y copia de la solicitud de facturación. Unidad de Facturación.3er. tanto de la factura “Área Emisora”, se archiva anexando, autorización original de la solicitud de facturación, doctos. soporte

FIN


Hoja: 45 de 66

Rev. A1



Hoja: 46 de 66

Rev. A1

CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento: Facturación a Clientes por Servicios Diversos. Documentos de referencia

DOCUMENTO

CÓDIGO


No aplica


Glosario

No Aplica








No aplica



Hoja: 47 de 66

Rev. A1



5.9 Procedimiento:

COBRANZA DE LA FACTURACIÓN EMITIDA A CRÉDITO.

Propósito

Entregar los comprobantes fiscales para tener una oportuna cobranza de los Servicios a crédito proporcionados por el Organismo a los Clientes Corporativos y Entidades del Gobierno Federal, de acuerdo a los compromisos contractuales establecidos por las áreas de la Dirección Corporativa Comercial.

Alcance



1. Las facturas que reciban las áreas para gestionar la cobranza de los servicios proporcionados, deben estar emitidas de acuerdo a lo establecido en los contratos, convenios y/o acuerdos comerciales que celebre la Dirección Corporativa Comercial. 2. La Dirección Corporativa Comercial a través de sus Subdirecciones y/o Gerencias, deberán indicar a las áreas que reciban las facturas para gestionar la cobranza, el nombre del funcionario, cargo y domicilio en el cual se entregarán las facturas para su revisión y cobro o en su caso, establecerlo en el contrato, convenio y/o acuerdo comercial. 3. La Gerencia de Tesorería a través de los Gestores de Cobranza, deberán entregar al cliente la factura original para su revisión dentro de los tiempos que se establecen en el contrato, convenio y/o acuerdo comercial. 4. En el caso de los clientes del Sector Público, las Subdirecciones y/o Gerencias de la Dirección Corporativa Comercial, deberán considerar las modalidades de pago y/o políticas establecidas por el Gobierno Federal o por sus Direcciones Generales de Programación y Presupuesto de cada entidad, con la finalidad de establecer los tiempos reales de revisión y cobro en los contratos, convenio y/o acuerdos. 5. Las facturas originales serán entregadas al cliente por los Gestores de Cobranza, mediante escrito en el cual se relacionarán las facturas que se están gestionando para su cobro, este documento deberá ser acusado de recibido por el cliente mediante sello y/o firma previa identificación del personal que reciba las facturas (en el caso de recepción del documento con firma se deberá indicar el cargo). 6. El pago de los servicios proporcionados a crédito deberán ser en: a. Efectivo. b. Cheque. c. Transferencia Bancaria o SPEI d. Tarjeta de crédito y/o débito SERVICIO POSTAL MEXICANO


DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA Código: DCAF-PR-09-041 e.

f. g.

Hoja: 48 de 66

Rev. A1

A través de la Tesorería de la Federación por Transferencia Electrónica (Sistema Integral de Administración Financiera Federal (SIAFF) ó Sistema de Compensación (SICOM). Recibos y/o Notas de Crédito. Otros establecidos por el Gobierno Federal

7. Las áreas y/o Oficinas Postales que reciban facturas a crédito para su cobro de las Direcciones Corporativas del Organismo y de la Gerencia de Tesorería a través de su área de Cobranza, deberán realizar las gestiones de cobro de los servicios prestados. 8. En el caso de que los clientes no realicen el pago de los servicios, la Gerencia de Tesorería debe informar a las Subdirecciones y/o Gerencias de la Dirección Corporativa Comercial y solicitar su intervención. 9. Las Subdirecciones y/o Gerencias de la Dirección Corporativa Comercial a través de la relación comercial, deberán gestionar la cobranza de los clientes que en su caso, no realizaron el pago en los tiempos estipulados en los contratos, convenios y/o acuerdos celebrados por las áreas de la Dirección Corporativa Comercial, en caso de no realizar la cobranza, deberá informar a las áreas que solicitaron su intervención, el resultado de las gestiones realizadas, anexando el soporte documental de las gestiones de cobranza realizadas, así como el contrato original y la documentación soporte original que ampare la prestación del servicio, para que se proceda legalmente. 10. Las áreas que reciban las facturas establecidas en la política No. 8 de este procedimiento, deberán integrar el expediente, con la documentación enviada por las áreas de la Dirección Corporativa Comercial y con las gestiones realizadas por sus áreas de cobranza, para solicitar la intervención del área Jurídica y se gestione la cobranza por la vía legal y/o administrativa. 11. La Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal recibirá la documentación necesaria para iniciar el proceso judicial para su cobro, comunicando a la Dirección Corporativa Comercia el resultado que se obtuviera para los efectos que estime procedentes. 12. En caso de que los servicios proporcionados a crédito no sean recuperados, deberá realizarse lo establecido en el Manual de Normas, Bases y Procedimientos para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del Servicio Postal Mexicano.




RESPONSABLE

ACT. NO.

Hoja: 49 de 66

Rev. A1

DESCRIPCIÓN

DIRECCIÓN CORPORATIVA COMERCIAL

1

−

Solicita la emisión de la facturación para gestionar la cobranza de los servicios proporcionados, de acuerdo a lo establecido en los contratos, convenios y/o acuerdos comerciales que haya celebrado, y a través de sus Subdirecciones y/o Gerencias adscritas, informa a las áreas que reciben las facturas para gestionar la cobranza, el nombre del funcionario, cargo y domicilio en el cual se entregarán las facturas para revisión y cobro.

GERENCIA DE TESORERÍA / COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE COBRANZA

2

−

Emite las facturas a crédito de los Clientes Corporativos y/o Entidades del Gobierno Federal, indicando la forma de cobro para proceder a recuperar los servicios prestados y elabora oficio a cada Cliente Corporativo, indicando número de facturas e importe del servicio utilizado y recaba firma del Gerente de Tesorería.

3

−

Entrega al Cliente oficio, factura(s) original(es) y soporte que ampara el servicio utilizado, recabando acuse de recibo a través de sello o firma de recibido del cliente, anotando nombre de la persona, cargo y número de teléfono.

4

−

Monitorea vía sistema el pago de los servicios con los clientes, de acuerdo al tiempo calendarizado indicado por el área Comercial. SE REALIZA EL COBRO

GERENCIA DE CONTABILIDAD

5

−

Deposita y/o verifica en las cuentas del Organismo, el cobro de los servicios.

6

−

Registra el cobro efectuado y envía documentación original de los cobros a la Gerencia de Contabilidad, para su registro.

7

−

Recibe y revisa que esté correcta la documentación original de los cobros, elabora póliza contable y archiva. NO SE REALIZA EL COBRO


8

−

Elabora en original y copia oficio recordatorio al cliente corporativo solicitando el pago, indicando antigüedad de saldos, lo rubrica y recaba firma del Gerente de Tesorería y/o Jefes de Unidades de Cobranza.

9

−

Envía al cliente original del oficio recordatorio, recaba acuse de recibo en copia y lo integra al expediente. ¿REALIZA EL COBRO?


9.1

−

SI: Continúa con las actividades Núm. 5 a la 7.

9.2

−

NO: Elabora y rubrica oficio al Cliente como segundo recordatorio, marcando copia a la Dirección Corporativa Comercial, solicitando su intervención para efectuar el cobro al cliente.

10

−

Interviene por la relación comercial, solicitando el cobro al cliente, de no llegar a un acuerdo con el Cliente, envía a la Gerencia de Tesorería la documentación en original del contrato de servicio y/o convenio y acuerdos comerciales, así como las gestiones realizadas. ¿REALIZA EL COBRO?


10.1 −

SI: Continúa con las actividades Núm. 5 a la 7.




RESPONSABLE

ACT. NO.

Rev. A1

DESCRIPCIÓN

10.2 −

DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ASUNTOS JURÍDICOS Y SEGURIDAD POSTAL/ SUBDIRECCIÓN JURÍDICA

Hoja: 50 de 66

NO: Elabora oficio en original y copia a la Subdirección Jurídica, lo rubrica en el recuadro donde se solicita la intervención del área jurídica del Organismo y anexa originales de la siguiente documentación: a.

Contrato de servicio y/o Convenio y Acuerdos del área Comercial en original.

b.

Acuse de los oficios de requerimiento de pago.

c.

Acuse original de la entrega de la factura o contra-recibo (con anexos entregados por el área comercial).

d.

Acuse del oficio recordatorio.

11

−

Recaba firma del Gerente de Tesorería y/o Subdirector de Finanzas en el oficio y lo entrega.

12

−

Recibe de la Gerencia de Tesorería oficio y la siguiente documentación: a. Contrato de servicio y/o Convenio y Acuerdos del área Comercial en original. b. Acuse original de los oficios de requerimiento de pago. c. Acuse original de oficio de la entrega de la(s) factura(s) o contra-recibo (con anexos de la prestación del servicio entregado por el área comercial). d. Acuse original del oficio recordatorio.

13

−

Revisa que la documentación esté correcta e interpone demanda ante la autoridad judicial competente, o en su caso, devuelve los documentos a la Gerencia de Tesorería, por no contar los requisitos de procedibilida para inicial alguna acción legal. EL DEUDOR REALIZA EL PAGO


14

−

Recibe cheque de caja o certificado o transferencia bancaria a las cuentas a nombre del Servicio Postal Mexicano, por la cantidad estipulada y lo remite mediante oficio a la Gerencia de Tesorería.

15

−

Recibe de la Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal la siguiente documentación: a. Oficio remisión del cheque y/o transferencia bancaria. b. Cheque original y/o transferencia bancaria. c. Original de la factura o contra-recibo. (Continúa con las actividades Núm. 5 a la 7.) EL DEUDOR NO REALIZA EL PAGO


16

−

Presenta demanda en contra del deudor.

17

−

Se efectúa el proceso del juicio, presentando las pruebas y alegatos proporcionados por la Gerencia de Tesorería, hasta que la autoridad competente emita la sentencia respectiva.

18

−

Recibe de la autoridad competente la sentencia correspondiente en original, y comunica a la Gerencia de Tesorería para los efectos que estime procedentes. SERVICIO POSTAL MEXICANO



RESPONSABLE

ACT. NO.

Hoja: 51 de 66

Rev. A1

DESCRIPCIÓN EL DEUDOR REALIZA EL PAGO


19

−

Recibe cheque de caja o certificado y/o transferencia bancaria a nombre del Servicio Postal Mexicano, por la cantidad estipulada más gastos de cobranza y lo remite mediante oficio a la Gerencia de Tesorería.


20

−

Recibe de la Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal la siguiente documentación: a. Oficio remisión de cheque y/o transferencia bancaria. b. Cheque original. c. Original de la factura o contra-recibo. (Continúa con las actividades Núm. 5 a la 7). EL DEUDOR NO REALIZA EL PAGO

21

−

Se continúa con el procedimiento descrito en el Manual de Normas, Bases y Procedimiento para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del Servicio Postal Mexicano. TERMINA PROCEDIMIENTO




Hoja: 52 de 66

Rev. A1

DIAGRAMA DE FLUJO GERENCIA DE CONTABILIDAD


GERENCIA DE TESORERÍA / COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE COBRANZA 2. Emite facturas a crédito de los Clientes y/o Entidades del Gobierno Federal, indicando la forma de cobro para recuperar los servicios prestados y elabora oficio a cada Cliente indicando No. de facturas e importe del servicio y recaba firma del Gerente de Tesorería.

3. Entrega al Cliente oficio, factura(s) original(es) y soporte que ampara el servicio utilizado, recabando acuse de recibo a través de sello o firma de recibido del cliente, anotando nombre de la persona, cargo y número de teléfono.



INICIO

2

1. Solicita la emisión de la facturación para gestionar la cobranza de los servicios proporcionados y a través de sus Subdirecciones y/o Gerencias adscritas, informa a las áreas que reciben las facturas para gestionar la cobranza, el nombre del funcionario, cargo y domicilio para entregar las facturas para revisión y cobro.

12. Recibe de la Gerencia de Tesorería oficio con la documentación soporte en original.

13. Revisa que la documentación esté correcta e interpone demanda ante la autoridad judicial competente, o en su caso, devuelve los documentos a la Gerencia de Tesorería, por no contar los requisitos de procedibilida para inicial alguna acción legal.

4. Monitorea el pago de los servicios con los clientes, de acuerdo al tiempo calendarizado indicado por el área Comercial.

NO ¿EL DEUDOR REALIZA EL PAGO?

3 NO

SI

¿SE REALIZA EL COBRO?

15, 20. Recibe de Jurídico la siguiente documentación: Oficio remisión del cheque y/o transferencia bancaria, Cheque original y/o transferencia bancaria, Original de la factura o contra-recibo.

SI

1

5. Deposita y/o verifica en las cuentas del Organismo, el cobro de los servicios.

14. Recibe cheque de caja o certificado o transferencia bancaria a las cuentas a nombre del SEPOMEX, por la cantidad estipulada y lo remite con oficio a la Gerencia de Tesorería.

1 7. Recibe y revisa que esté correcta la documentación original de los cobros, elabora póliza contable y archiva.

6. Registra el cobro efectuado y envía documentación original de los cobros a la Gerencia de Contabilidad, para su registro.

16 Presenta demanda en contra del deudor.

8. Elabora en O/C oficio recordatorio al cliente solicitando el pago, indicando antigüedad de saldos, lo rubrica y recaba firma del Gerente de Tesorería y/o Jefes de Unidades de Cobranza.

Archivo

17. Se efectúa el proceso del juicio, presentando las pruebas y alegatos proporcionados por la Gerencia de Tesorería, hasta que la autoridad competente emita la sentencia respectiva.

9. Envía al cliente original del oficio recordatorio, recaba acuse de recibo en copia y lo integra al expediente.

9.1 SI ¿SE REALIZA COBRO?

1

NO

9.2 Elabora y rubrica oficio al Cliente como segundo recordatorio, marcando copia a la Dirección Corporativa Comercial, solicitando su intervención para efectuar el cobro al cliente.

1

10.1 SI

10. Interviene por la relación comercial, solicitando el cobro al cliente, de no llegar a un acuerdo con el Cliente, envía a la Gerencia de Tesorería la documentación en original del contrato de servicio y/o convenio y acuerdos comerciales, así como las gestiones realizadas.

18. Recibe de la autoridad competente la sentencia correspondiente en original, y comunica a la Gerencia de Tesorería para los efectos que estime procedentes.

NO ¿EL DEUDOR REALIZA EL PAGO?

21. Se continúa con el procedimiento descrito en el Manual de Normas, Bases y Procedimiento para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del SEPOMEX.

¿REALIZA EL COBRO?

NO

10.2. Elabora oficio en O/C a la Subdirección Jurídica, lo rubrica y anexa originales de la documentación soporte.

SI

19. Recibe cheque de caja o certificado y/o transferencia bancaria a nombre del Servicio Postal Mexicano, por la cantidad estipulada más gastos de cobranza y lo remite con oficio a la Gerencia de Tesorería.

FIN

3

2

11. Recaba firma del Gerente de Tesorería y/o Subdirector de Finanzas en el oficio y lo entrega.




Hoja: 53 de 66

Rev. A1

CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento: Cobranza de la Facturación Emitida a Crédito. Documentos de referencia

DOCUMENTO

CÓDIGO


No aplica


Glosario

No Aplica








No aplica



Hoja: 54 de 66

Rev. A1



5.10 Procedimiento:

EMISIÓN DE NOTAS DE CRÉDITO

Propósito

Elaborar Notas de Crédito a los clientes del Organismo, por las bonificaciones que correspondan, así como por la reexpedición de facturas de ejercicios anteriores.

Alcance

El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturación y Cobranza en las Oficinas Postales del interior del país y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales involucradas, dentro del ámbito de sus respectivas competencias.


1. La Gerencia de Tesorería debe elaborar las Notas de Crédito a los Clientes del Organismo, para dar cumplimiento a las políticas comerciales establecidas por la Dirección Corporativa Comercial y a solicitud por escrito de la Subdirección de Clientes Corporativos. 2. Las Notas de Crédito podrán ser utilizadas por el cliente para el pago de servicios o ser cobradas por medio de cheque o transferencia electrónica. 3. Las Notas de Crédito se emitirán también por la modificación, cancelación y/o reexpedición de facturas de ejercicios anteriores. 4. El seguimiento y control de las Notas de Crédito, se debe realizar por las Gerencias de Administración de Ventas, Contabilidad y Tesorería, en una base de datos compartida, en la que se capturará la información relacionada a cada una de ellas y se conciliará mensualmente, para evitar que las cuentas contables respectivas reflejen saldos contrarios.




RESPONSABLE

ACT. NO.

Hoja: 55 de 66

Rev. A1

DESCRIPCIÓN

SUBDIRECCIÓN DE CLIENTES CORPORATIVOS

1

−

Envía a la Gerencia de Tesorería la solicitud autorizando la elaboración de la Nota de Crédito, especificando en ella los datos correspondientes por lo que el cliente se hizo acreedor a la misma.


2

−

Recibe solicitud, estampa sello de recepción y hora, turnándolo a la Coordinación de Ingresos.


3

−

Verifica que la solicitud de autorización para emisión de la Nota de Crédito se encuentre correcta. INFORMACIÓN INCORRECTA

SUBDIRECCIÓN DE CLIENTES CORPORATIVOS

4

−

Regresa la documentación a la Subdirección de Clientes Corporativos.

5

−

Envía debidamente corregida la información para la emisión de la Nota de Crédito a la Gerencia de Tesorería. INFORMACIÓN CORRECTA


6

−

Elabora en 4 tantos y verifica la Nota de Crédito, en relación a los datos solicitados por la Subdirección de Cliente Corporativos, los tantos son: a.

1er tanto denominado “Cliente”

b.

2do. tanto denominado “Consecutivo Fiscal”

c.

3er tanto denominado “Área Emisora”

d.

4to tanto denominado “Cobranzas”

7

−

Rubrica y estampa en la Nota de Crédito el sello correspondiente de la Unidad de Facturación.

8

−

Entrega las Notas de Crédito como sigue recabando acuse de recibo: a.

Subdirector de Clientes Corporativos.1er y 4to tanto de la Nota de Crédito denominado “Cliente y Cobranza”

b.

Gerencia de Contabilidad.2do tanto de la Nota de Crédito denominado “Consecutivo Fiscal

c.

Gerencia de Tesorería.3er tanto de la Nota de Crédito denominado “Área Emisora”, el cual archiva en el consecutivo del área.

9

−

Registra en la base de datos de la carpeta compartida creada por la Gerencia de Contabilidad, la emisión de la Nota de Crédito, así como las incidencias de esta para llevar a cabo su seguimiento y aplicación. TERMINA PROCEDIMIENTO



DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA Código: DCAF-PR-09-041 DIAGRAMA DE FLUJO SUBDIRECCIÓN DE CLIENTES CORPORATIVOS


3. Verifica que la solicitud de autorización para emisión de la Nota de Crédito se encuentre correcta.

INICIO

1. Envía a la Gerencia de Tesorería la solicitud autorizando la elaboración de la Nota de Crédito, especificando en ella los datos correspondientes por lo que el cliente se hizo acreedor a la misma.


2. Recibe solicitud, estampa sello de recepción y hora, turnándolo a la Coordinación de Ingresos. SI ¿Información correcta? NO

5. Envía debidamente corregida la información para la emisión de la Nota de Crédito a la Gerencia de Tesorería.

4. Regresa la documentación al Subdirector de Clientes Corporativos.

6. Elabora en 4 tantos y verifica la Nota de Crédito, en relación a los datos solicitados por la Subdirección de Cliente Corporativos: 1er tanto denominado “Cliente”, 2do. tanto denominado “Consecutivo Fiscal”, 3er tanto denominado “Área Emisora”, 4to tanto denominado “Cobranzas”

7. Rubrica y estampa en la Nota de Crédito el sello correspondiente de la Unidad de Facturación.

8. Entrega las Notas de Crédito recabando acuse de recibo: Subdirector de Clientes Corporativos.- 1er y 4to tanto de la Nota de Crédito “Cliente y Cobranza” Gerencia de Contabilidad.2do tanto de la Nota de Crédito “Consecutivo Fiscal Gerente de Tesorería.- 3er tanto de la Nota de Crédito “Área Emisora”, se archiva.

9. Registra en la base de datos de la carpeta compartida creada por la Gerencia de Contabilidad, la emisión de la Nota de Crédito, así como las incidencias de esta para llevar a cabo su seguimiento y aplicación.

FIN


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Rev. A1



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Rev. A1

CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento: Emisión de notas de Crédito Documentos de referencia

DOCUMENTO

CÓDIGO


No aplica

Registros REGISTRO Nota de Crédito

Glosario

No aplica








No aplica



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Rev. A1



5.11 Procedimiento:

EMISIÓN DE RECIBOS

Propósito

Realizar la emisión de Recibos a clientes, proveedores o empleados del Organismo, por el excedente de pago en la prestación de servicios de correspondencia y franqueo, o cuando existan remanentes en el pago de servicios facturados, así como por el pago de diversos servicios o devolución de recursos.

Alcance

El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturación en las Oficinas Postales del interior del país y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales involucradas, dentro del ámbito de sus respectivas competencias.


1. Por el importe remanente que resulte del pago de servicios facturados y/o por el pago de diversos servicios prestados, la Gerencia de Tesorería debe emitir el recibo respectivo por el excedente de pago o por el pago recibido. 2. Los recibos emitidos en la Gerencia de Tesorería por el remanente del pago de servicios facturados, debe ser en tres tantos para los fines siguientes: a. Tanto denominado “Original”, color blanco, para la Gerencia de Administración de Ventas. b. Tanto denominado “Consecutivo Fiscal”, color azul, para la Gerencia de Contabilidad. c. Tanto denominado “Tesorería”, color amarillo, para la Unidad de Facturación, de la Gerencia de Tesorería. 3. Para el pago de diversos servicios, cuando alguna Área de SEPOMEX requiera recibir un servicio de un cliente, proveedor o empleado del Organismo, por conceptos que no requieren facturarse, deben solicitar en la Caja de la Gerencia de Tesorería se expida un recibo con la requisición de pago, dicho recibo se emitirá en tres tantos para los siguientes fines: a. Tanto denominado “Original”, color blanco, para el solicitante. b. Tanto denominado “Consecutivo Fiscal”, color azul, para la Gerencia de Contabilidad. c. Tanto denominado “Tesorería”, color amarillo, para Unidad Caja dependiente de la Gerencia de Tesorería.




RESPONSABLE

ACT. NO.

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Rev. A1

DESCRIPCIÓN EMISION DE RECIBO POR EL EXCEDENTE DE PAGO EN LOS SERVICIOS PRESTADOS


1

−

Envía a la Gerencia de Tesorería solicitud de autorización de facturación, en el cual se incluye el remanente del pago de servicios facturados.


2

−

Recibe solicitud de autorización de facturación, estampa sello de recepción y hora, turnándolo a la Coordinación de Ingresos.


3

−

Verifica que la información de la solicitud de autorización de facturación se encuentre aritméticamente correcta y anexe comprobante de la Forma de Pago: (Efectivo, Cheque Certificado o de Caja, Transferencia Electrónica Bancaria.) en el que exista excedente, indicando el importe del remanente correspondiente. INFORMACIÓN INCORRECTA


4

−

Regresa la documentación a la Gerencia de Administración de Ventas.

5

−

Envía debidamente corregida la información para la emisión del Recibo a la Gerencia de Tesorería. INFORMACIÓN CORRECTA

6

7

−

−

Captura en el sistema para la emisión del Recibo la siguiente información: •

Fecha de Emisión.

•

Oficina Emisora.

•

Domicilio de la Oficina Emisora.

•

Nombre del Cliente.

•

Importe.

•

Concepto.

Emite el recibo requisitado por el excedente del pago en 3 tantos y lo entrega recabando acuse de recibo, como sigue: •

1er. Tanto, original color blanco, lo entrega a la Gerencia de Administración de Ventas junto con las facturas.

•

2do. Tanto, “Consecutivo Fiscal” color azul lo entrega a la Gerencia de Contabilidad.

•

3er. Tanto “Tesorería” lo archiva en el consecutivo del área con los soportes correspondientes. TERMINA PROCEDIMIENTO







EMISION DE RECIBO POR EL EXCEDENTE DE PAGO EN LOS SERVICIOS PRESTADOS

INICIO

1. Envía a la Gerencia de Tesorería solicitud de autorización de facturación, en el cual se incluye el remanente del pago de servicios facturados.

2. Recibe solicitud de autorización de facturación, estampa sello de recepción y hora, turnándolo a la Coordinación de Ingresos.

3. Verifica la información de la solicitud de autorización de facturación se encuentre aritméticamente correcta y anexe comprobante de la Forma de Pago: (Efectivo, Cheque Certificado o de Caja, Transferencia Electrónica Bancaria.) en el que exista excedente, indicando el importe del remanente correspondiente.

SI ¿Información correcta? NO 5. Envía debidamente corregida la información para la emisión del Recibo a la Gerencia de Tesorería.

4. Regresa la documentación a la Gerencia de Administración de Ventas.

6. Captura en el sistema para la emisión del Recibo la siguiente información: Fecha de Emisión, Oficina Emisora, Domicilio de la Oficina Emisora, Nombre del Cliente, Importe, Concepto.

7. Emite recibo requisitado por el excedente del pago en 3 tantos y lo entrega recabando acuse de recibo: 1er. Tanto, original color blanco, lo entrega a la Gerencia de Administración de Ventas junto con las facturas, 2do. Tanto, “Consecutivo Fiscal” color azul lo entrega a la Gerencia de Contabilidad, 3er. Tanto “Tesorería” lo archiva en el consecutivo del área con los soportes correspondientes.

FIN


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Rev. A1



RESPONSABLE

ACT. NO.

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Rev. A1

DESCRIPCIÓN EMISION DE RECIBO POR EL PAGO DE DIVERSOS SERVICIOS O DEVOLUCIÓN DE RECURSOS

ÁREA SOLICITANTE

1

−

Solicita por escrito en la Unidad de Caja de la Gerencia de Tesorería, la expedición de recibo por el pago de diversos servicios.

COORDINACIÓN DE EGRESOS/ UNIDAD DE CAJA

2

−

Verifica que la información se encuentre aritméticamente correcta y registra la forma de pago: Efectivo, Cheque Certificado o de Caja, Transferencia Electrónica Bancaria u otro.

3

−

Captura en el sistema para la emisión del Recibo la siguiente información:

4

−

•

Fecha de Emisión.

•

Oficina Emisora.

•

Domicilio de la Oficina Emisora.

•

Nombre del Cliente.

•

Importe.

•

Concepto.

Emite el recibo correspondiente por el pago de diversos servicios o devolución de recursos en 3 tantos y lo entrega recabando acuse de recibo, como sigue: a

1er. tanto, “Original”, lo entrega al solicitante.

b

2do. tanto, “Consecutivo fiscal”, lo entrega a la Gerencia de Contabilidad.

c

3er. tanto, “Tesorería”, consecutivo del área. TERMINA PROCEDIMIENTO




ÁREA SOLICITANTE


EMISION DE RECIBO POR EL PAGO DE DIVERSOS SERVICIOS O DEVOLUCIÓN DE RECURSOS

INICIO

1 Solicita por escrito en la Unidad de Caja de la Gerencia de Tesorería, la expedición de recibo por el pago de diversos servicios.

2. Verifica que la información se encuentre aritméticamente correcta y registra la forma de pago: Efectivo, Cheque Certificado o de Caja, Transferencia Electrónica Bancaria u otro.

3. Captura en el sistema para la emisión del Recibo la siguiente información: Fecha de Emisión, Oficina Emisora, Domicilio de la Oficina Emisora, Nombre del Cliente, Importe, Concepto.

4. Emite recibo por el pago de diversos servicios o devolución de recursos en 3 tantos y entrega recabando acuse de recibo, como sigue: 1er. tanto, “Original”, entrega al solicitante.

lo

2do. tanto, “Consecutivo fiscal”, lo entrega a la Gerencia de Contabilidad. 3er. tanto, “Tesorería”, consecutivo del área.

FIN


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Rev. A1

CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento: Emisión de Recibos Documentos de referencia

DOCUMENTO

CÓDIGO


No aplica

Registros REGISTRO Recibo

Glosario



No aplica

Excedente de Pago: Cantidad de dinero que sobrepasa las previsiones de pago de un cliente. Recibos: Comprobante fiscal que se emite por el excedente de pago en la prestación de servicios de correspondencia y franqueo, o cuando existan remanentes en el pago de servicios facturados, así como por el pago de diversos servicios o devolución de recursos. Remanentes: Aquello que queda de algo.








6. ANEXOS FACTURA


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Rev. A1

ANEXO 1 INSTRUCTIVO DE LA FORMA FACTURA

CONTENIDO

CAMPO 1

Anotar el lugar y fecha de expedición de la factura.

2

Anotar el nombre de la Oficina expedidora.

3

Anotar la clave de la Dependencia expedidora

4

Anotar el teléfono de la Oficina expedidora.

5

Anotar el domicilio de la Oficina expedidora

6

Anotar el nombre o razón social del cliente.

7

Anotar la clave autorizada del cliente.

8

Anotar el domicilio fiscal del cliente.

9

Anotar el Código Postal del domicilio fiscal del Cliente.

10

Anotar el registro federal de contribuyentes del cliente.

11

En este campo se anotará la leyenda “PAGO HECHO EN UNA SOLA EXHIBICIÓN.

12

Anotar la cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.

13

Anotar el precio unitario.

14

Anotar el importe total.

15

Anotar el importe neto facturado.

16

Anotar el importe del impuesto al valor agregado.

17

Anotar el importe total facturado.

18

Anotar con letra el importe total facturado. NOTA: Se deberá de colocar los sellos de “Pagado” o “Cancelado” según sea el caso, en cualquier parte de la factura sin que se pierda la visibilidad del texto de la misma.




7. VIGENCIA Este Manual entrará en vigor el día siguiente de su autorización.


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Manual de procedimientos de Facturación y Cobranza

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