SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Manual de Usuario para la elaboración de Toma Física de Bienes en el Sistema de Bienes y Existencias.
1
MANUAL DE USUARIO PARA LA ELABORACIÓN DE TOMA FÍSICA DE BIENES EN EL SISTEMA DE BIENES Y EXISTENCIAS No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
DERECHOS RESERVADOS Copyright © 2013 primera edición
MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. República del Ecuador.
Edición:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Cubierta:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composición y diagramación:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuración:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Autor:
Ing. Gisela Guaña
Modificación:
Ing. Hugo García Ing. Horacio Ayala
Revisado:
Econ. Walter Medina
Aprobado:
Eco. Magdalena Vicuña
Creación:
02/08/2013
Actualización:
23/01/2015
2
Contenido 1
ANTECEDENTES ...................................................................................................4
2
BASE LEGAL .........................................................................................................4
3
ÁMBITO DE APLICACIÓN .....................................................................................5
4
PROCEDIMIENTO ..................................................................................................5 4.1 Toma Física - Conciliación ...............................................................................5 4.1.1 Crear .............................................................................................................7 4.1.2 Modificar........................................................................................................9 4.1.3 Generar Detalle ........................................................................................... 10 4.1.4 Detalle de Bienes ........................................................................................ 11 4.1.5 Marcar con Error ......................................................................................... 12 4.1.6 Conciliación ................................................................................................. 13 4.1.6.1 Conciliacion Manual.............................................................................. 13 4.1.7 Procesar Novedades ................................................................................... 16 4.1.7.1 Ajuste.................................................................................................... 17 4.1.8 Imprimir ....................................................................................................... 18 4.1.9 Conciliación a través de archivo .................................................................. 20 4.2 Toma Física – Conciliación por tipo de bien ................................................... 25 4.2.1 Crear ........................................................................................................... 27 4.2.2 Modificar...................................................................................................... 28 4.2.3 Generar Detalle ........................................................................................... 29 4.2.4 Detalle de Bienes ........................................................................................ 30 4.2.5 Marcar con error .......................................................................................... 30 4.2.6 Conciliación a través de archivo .................................................................. 31 4.2.7 Imprimir ....................................................................................................... 35
3
MANUAL DE USUARIO PARA LA ELABORACIÓN DE TOMA FÍSICA DE BIENES EN EL SISTEMA DE BIENES Y EXISTENCIAS
1 ANTECEDENTES Con la finalidad de que las Entidades que utilizan el Sistema de Bienes y Existencias – Módulo de Bienes, puedan realizar su toma física, se procede a elaborar el instructivo que servirá de guía para los usuarios del sistema.
2 BASE LEGAL La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, ha elaborado el presente instructivo, en concordancia con los artículos 74 (numeral 6), 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas y NTCG 3.2.5.1 “Alcance”, que señalan respectivamente: Art. 74.- Numeral 6: “Dictar las normas, manuales, instructivos, directrices, clasificadores, catálogos, glosarios y otros instrumentos de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades del sector público para el diseño, implantación y funcionamiento del SINFIP y sus componentes” “Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable… ”. “Artículo 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero”. Además, en las Normas de Control interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de Recursos Públicos, publicadas mediante ACUERDO Nro. 039-CG del 14 de Diciembre del 2009 en su literal 406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración, se prescribe que: “La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración. Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al
4
año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación”.
3 ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente instructivo está dirigido a las Entidades que deben operar el Módulo Bienes del Sistema de Bienes y Existencias de conformidad con el marco legal vigente.
4 PROCEDIMIENTO De acuerdo al Reglamento general sustitutivo del manejo de bienes del Sector público la elaboración de la toma física permite identificar los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate según corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
4.1 Toma Física - Conciliación Para iniciar con el proceso de la toma física, el usuario de la herramienta informática debe ingresar a la siguiente ruta de acceso:
BIENES TOMA FÍSICA TOMA FÍSICA Y CONCILIACIÓN
En la que debe seleccionar su Entidad. Para el ejemplo se ha utilizado la Entidad 130-99990000 Ministerio De Finanzas - Planta Central.
5
Una vez que ingresa a la ruta señalada, el sistema presenta una pantalla en blanco si todavía no se han creado registros; caso contrario, presenta los registros de las tomas físicas anteriormente creadas en el sistema:
En la parte superior derecha se encuentra la barra de herramientas con un conjunto de botones con íconos específicos los mismos que se utilizan para el proceso. A continuación su detalle:
Crear
Modificar
Generar Detalle
Detalle de Bienes
Marcar con Error
Conciliación Manual
6
4.1.1
Conciliación a través de Archivo
Procesar Novedades
Imprimir
Consultar todos los Registros
Crear
El usuario debe presionar el botón “Crear” y el sistema muestra una pantalla con diferentes campos a llenar, como se indica a continuación:
Campo obligatorio
Campos NO obligatorios
7
El primer campo que debe llenarse es, Descripción: Se ingresa una breve descripción de la toma física que se realiza. Código del Bien: Mediante el filtro de selección presenta una lista de códigos de los bienes que han sido registrados, contabilizados y legalizados en el sistema de Bienes y Existencias. ID del Bien: Mediante el filtro de selección presenta una lista de bienes los cuales están identificados por 12 dígitos propios del catálogo de bienes Ej: 500100280002 Descripción del Bien: Es la descripción con la cual se realizó el ingreso del Bien. Cuenta Contable: Se ingresa las cuentas contables dentro de un rango. Ej: 1410103 a 1410105 Marca: Se registra la marca del bien, ejemplo: CHEVROLET Modelo: Se ingresa el modelo del bien, ejemplo: GRAND VITARA SZ Serie: Se ingresa el número de serie del bien ejemplo: P6FS76 Estado del Bien: Mediante una lista de valor el usuario selecciona entre las siguientes opciones: Bueno, Malo o Regular Origen de Ingreso: Mediante una lista de valores el usuario selecciona si el bien fue ingresado por: compra, donación, comodato, dación de pagos, elaboración, expropiación, reposición, traspaso a tiempo fijo. Fecha Ingreso del Bien: Se llena con dos fechas estimadas de ingreso con el objetivo de obtener una lista de bienes a ser conciliados. N° de Bodega: Presenta una lista de nombres de las bodegas que han sido creadas en el sistema de bienes. Ej:: GG BIENES DE LARGA DURACIÓN Identificación: Se ingresa el número de cédula de identidad del custodio del bien Ej: 176813512
Si bien, no es necesario detallar un filtro para continuar con el proceso de creación de la cabecera, es recomendable que se escoja por lo menos uno, caso contrario el sistema subirá, para la toma física, todos los bienes de los que dispone la entidad. Una vez ingresada la información en el filtro seleccionado, se procede a confirmar la creación de la cabecera de la toma física presionando el botón “Crear” , donde aparecerá un mensaje de “Operación Exitosa” si los campos llenados son válidos, de lo contrario el sistema verificará cuáles son los campos a corregir. 8
De requerir borrar la información ingresada se presiona el botón “Limpiar” de los campos queda vacío.
y cada uno
4.1.2 Modificar
corregir la información
CAMPOS MODIFICABLES
El sistema permite al usuario mediante el botón “Modificar” ingresada de cada uno de los filtros, como se indica a continuación:
Una vez que se haya corregido la información, se procede a presionar el botón “Modificar” y se guarda la información mediante el mensaje de confirmación “Operación Exitosa”. 9
4.1.3 Generar Detalle El sistema mostrará la cabecera de la toma fisica con todos los campos bloqueados, el
CAMPOS BLOQUEADOS
usuario presiona el botón “Generar Detalle” y el sistema emite el mensaje “Operación Exitosa” y la toma fisica cambia de estado “Registrado” a “Generado”, por lo tanto no se podrá realizar ningún tipo de corrección, como se indica a continuación:
10
4.1.4 Detalle de Bienes Para poder visualizar el listado de bienes a ser conciliados, se selecciona el número de toma física y se presiona el botón “Detalle de Bienes” siguiente imagen:
11
como se indica en la
El sistema enlista todos los bienes que fueron especificados en los filtros de la cabecera de la toma física, en la pantalla se puede observar 8 bienes con sus respectivas caracteristicas.
4.1.5 Marcar con Error Mediante el botón “Marcar con Error”
se podrá eliminar una toma fisica siempre que su
estado sea “Registrado” o “Generado”.
Cuyo resultado es:
12
Una vez marcado con error el usuario deberá generar una nueva toma física, conforme al procedimiento señalado anteriormente.
4.1.6 Conciliación
Una vez generada la Toma Física se puede realizar la Conciliación, para lo cual, el sistema presenta dos formas de efectuar ese proceso:
Conciliación Manual: Permite procesar hasta 100 datos de los bienes ingresados en el sistema de bienes y existencias, con los cuales se pueden realizar movimientos contables como: Donación, Comodato, Enajenación, entre otros.
Conciliación a través de archivo: Permite procesar hasta 10000 datos de los bienes ingresados en el sistema, con los que se pueden realizar los movimientos contables de: Donación, Comodato, Enajenación, entre otros.
4.1.6.1 Conciliacion Manual El usuario selecciona su toma física y presiona el botón continuación el sistema presenta la siguiente pantalla:
13
“Conciliación Manual”, a
El sistema enlista los bienes detallados en la cabecera, con cinco columnas que son: Id. Bien: Se presentan por defecto los doce dígitos del catálogo de bienes. Descripción Bien: Se presenta por defecto el código del bien más el nombre completo del bien. Bodega: Se presenta el nombre de la bodega donde se encuentra físicamente el bien. Tipo de ajuste: Este campo es editable, el usuario puede generar novedades, para lo cual se debe presionar el botón “editar” y a su vez desmarcar el campo que se encuentra con visto (√) y puede ingresar los ajustes que fueron detectados en la toma física tales como: Donación, Enajenación, Robo, Comodato, entre otros. Observaciones: Es un campo editable que permite al usuario ingresar información que justifique los movimientos de ajuste, Ej: Se realiza una donación mediante oficio MF-DNAP1569-2013
14
DESMARCAR EL CUADRO
En cuanto se han ingresado las novedades debe presionar el botón “Guardar” para que sus novedades queden registradas y puedan ser procesadas, como se indica a continuación:
INFORMACIÓN GUARDADA
En donde el botón
cambia al botón anterior:
15
.
Una vez guardadas las novedades de la toma física se procede a presionar el botón “Conciliar”
y el sistema presenta un mensaje de confirmación “Operación con éxito”:
A continuación aparece la pantalla anterior con el cambio de Estado respectivo.
4.1.7 Procesar Novedades Cuando la toma física se encuentre en estado “Conciliado”, el usuario debe presionar el botón y el sistema presentará una pantalla con los datos no editables donde confirma el número de registros que han sido ingresados.
Al presionar el botón salir, procedimiento.
, se aprecia el visto en la columna Procesado que culmina el
16
4.1.7.1 Ajuste Procesadas las novedades, se debe generar los ajustes respectivos para iniciar el proceso de registro y contabilización de cada una de ellas, mediante la ruta: Bienes -> Ajustes -> Baja, Revalorización, Enajenación como se observa a continuación:
17
Seguidamente se dirigirá al ícono “Registrar Comparecientes”, en virtud que se ha generado automáticamente el detalle del ajuste; luego se continuará con los procesos de “Aprobar Ajuste”; “Anexos” y “Contabilizar”.
4.1.8 Imprimir Para generar el reporte, el usuario debe regresar a la ruta de toma física:
A través de este botón se obtiene los reportes de la toma física realizada, los mismo que pueden obtenerse en formato: PDF, Excel, Archivo CSV, Archivo CSV (Excel), tal como se presenta a continuación:
18
El sistema por defecto presenta el reporte en formato PDF . En este reporte el usuario puede observar el listado de todos los bienes que fueron procesados en la toma física como se indica a continuación:
19
4.1.9 Conciliación a través de archivo
Para realizar esta conciliación a través de archivo, el usuario debe tener la toma física en estado “Generado”:
y posteriormente debe extraer el reporte en formato “Archivo CSV (Excel)” como se indica a continuación: Para generar el reporte, el usuario debe seleccionar la toma física y posteriormente el ícono “Imprimir”, a través del cual se obtiene los reportes de la toma física realizada, el mismo que obligatoriamente debe ser en formato: Archivo CSV (Excel). Al momento de generar el reporte, en el campo “Decimal”, y “Celdas” se debe seleccionar punto (.) y coma (,) respectivamente, tal como se presenta a continuación:
20
El sistema presenta el documento con opción de abrir o guardar .El usuario debe guardar el documento para posteriormente ingresar las novedades que pudieren existir:
Posteriormente, se debe abrir el archivo directamente con Microsoft Excel, con el objetivo de ingresar las novedades reportadas en la toma física, como a continuación se detalla:
21
Se debe eliminar la primera fila, una vez concluido el ingreso de novedades.
Novedades
Al registrar las novedades, el usuario debe tomar en cuenta que para detallar cualquier tipo de novedad, en el campo correspondiente a “CONCILIADO”, el sistema por defecto predetermina dicho campo con la letra “S”, asumiendo que la toma física, no presenta ninguna novedad, sin embargo, de no ser el caso, debe cambiar la letra “S” por “N” En el campo “TIPO AJUSTE” se deberá registrar “EGRESO”. En el campo “TIPO EGRESO” considerar los mismos parámetros, que maneja el sistema (por ejemplo: Donación, Comodato, Enajenación, Robo entre otros.). En el campo “OBSERVACIONES” el usuario colocará el comentario que a su criterio creyera conveniente; finalmente se debe eliminar la primera fila de títulos del archivo al finalizar este proceso; deben guardarse los cambios y a continuación se procederá a cargar el archivo en el sistema, utilizando el botón Examinar vez que se ha escogido el archivo a subir.
y el botón subir archivo
22
una
El archivo cargado debe presentarse de la siguiente manera:
23
En cuanto la información se encuentre registrada en el sistema, se presentará el mensaje “Operación Exitosa” y posteriormente pasará a un estado de “CONCILIADO”:
El usuario debe procesar las novedades mediante el botón
24
Posteriormente se efectuarán los ajustes pertinentes de igual forma como se indica en el literal 4.1.7.1 “Procesar Novedades”, a través de la ruta: Bienes -> Ajustes -> Baja, Revalorización, Enajenación como se observa a continuación:
4.2 Toma Física – Conciliación por tipo de bien El objetivo de esta toma física es actualizar las características de los bienes que han sido ingresados en la entidad y que en el transcurso del tiempo sufrieron mejoras o cambios. Ej: La entidad compra en el 2010 una silla de madera pero en el año 2012 la misma silla fue remodelada con cuero, en este caso deben actualizarse las características del bien. Para iniciar con el proceso de “Toma Física y Conciliación por tipo de bien”, el usuario debe ingresar a la siguiente ruta de acceso: BIENES TOMA FÍSICA TOMA FÍSICA Y CONCILIACIÓN POR TIPO DE BIEN
25
En tal ruta, el sistema presenta una pantalla en blanco si todavía no se han creado registros; caso contrario, presenta los registros de las tomas físicas anteriormente creadas en el sistema.
En la parte superior derecha se encuentra la barra de herramientas con un conjunto de botones, los mismos que se utilizan para el proceso, a continuación su detalle:
Crear
Modificar
Generar Detalle
Detalle de Bienes
Marcar con Error
Conciliación Automática
Procesar Novedades
Imprimir
Consultar todos los Registros
26
4.2.1 Crear El usuario debe presionar el botón “Crear” y el sistema muestra una pantalla con diferentes campos a llenar a manera de filtros, como se indica a continuación:
Tipo de Bien: Presenta una lista de opciones donde se especifican los diferentes tipos de bienes. De esta selección dependerá las características que el usuario pueda modificar. Ejemplo: Muebles. Descripción: Se ingresa una breve descripción de la toma física que se realiza. Código del Bien: Mediante la lista de valores se presenta una lista de códigos de los bienes que han sido registrados, contabilizados y legalizados en el sistema de Bienes y Existencias. ID del Bien: Mediante la lista de valores se observa un listado de bienes identificados por 12 dígitos propios del catálogo de bienes Ej: 500100010013 Descripción del Bien: Es la descripción con la cual se realizó el ingreso del Bien. Cuenta Contable: Se ingresan las cuentas contables dentro de un rango. Ej: Mayor: 141, Subcuenta1: 01, Subscuenta2: 03 hasta la cuenta 141.01.05 separada igualmente. Marca: Se registra la marca del bien, Ej: CHEVROLET Modelo: Se ingresa el modelo del bien, Ej: GRAND VITARA SZ Serie: Se ingresa el número de serie del bien, Ej: P6FS76
27
Estado del Bien: Mediante una lista de valores el usuario selecciona entre las siguientes opciones: Bueno, Malo o Regular Origen de Ingreso: Mediante una lista de valores el usuario selecciona si el bien fue ingresado por: compra, donación, comodato, dación de pagos, elaboración, expropiación, reposición, traspaso a tiempo fijo. Fecha Ingreso del Bien: Se ingresa dos fechas estimadas de ingreso con el objetivo de obtener una lista de bienes a ser conciliados. N° de Bodega: Presenta una lista de nombres de las bodegas que han sido creadas en el sistema de bienes ejemplo: BODEGA DEL EDIFICIO MATRIZ. Identificación: Se ingresa el número de cédula de identidad del custodio del bien Ej: 176813512 Una vez ingresada la información en los filtros, se procede a confirmar la creación de la cabecera de la toma física presionando el botón “Crear” , donde aparecerá un mensaje de “Operación Exitosa” si los campos llenados son válidos, de lo contrario el sistema verificará e indicará cuáles son los campos a corregir. De requerir borrar la información ingresada se presiona el botón “Limpiar” los campos queda vacío.
y cada uno de
4.2.2 Modificar
CAMPOS MODIFICABLES
El sistema permite al usuario, mediante el botón “Modificar” , corregir la información ingresada de cada uno de los filtros, como se indica a continuación:
28
Una vez que se haya corregido la información, se procede a presionar el botón modificar y se guarda la información mediante el mensaje de confirmación “Operación Exitosa”.
4.2.3 Generar Detalle El sistema mostrará la cabecera de la toma física con todos los campos bloqueados, el usuario presiona el botón y el sistema emite el mensaje “Operación Exitosa” y la toma fisica cambia de estado “Registrado” a “Generado”, como se aprecia en la imagen:
El estado de la toma física cambia de “Registrado” a “Generado”, como se observa a continuación:
29
4.2.4 Detalle de Bienes
Para poder visualizar el listado de bienes a ser conciliados, se selecciona el número de toma física y se presiona el botón
como se indica en la siguiente imagen:
El sistema enlista todos los bienes que fueron especificados en los filtros de la cabecera de la toma física; en la pantalla se pueden observar 8 bienes con sus respectivas caracteristicas.
4.2.5 Marcar con error Mediante el botón “Marcar con Error”
se podrá eliminar una toma fisica siempre que su
estado sea “Registrado” o “Generado”. En esta opción el usuario podrá modificar la información ya que los campos se encuentran bloqueados:
30
4.2.6 Conciliación a través de archivo Para realizar esta conciliación el usuario debe tener la toma física en estado “Generado” y posteriormente debe extraer el reporte en formato “Archivo CSV (Excel)”, seleccionando en la opción Separadores, para Decimal “punto” y para Celdas “coma”, como se indica a continuación:
31
El sistema presenta el documento con opción de abrir o guardar; el usuario debe guardar el documento para posteriormente ingresar las novedades (de existir), como se puede apreciar:
Posteriormente, se debe abrir el archivo directamente con Microsoft Excel, con el objetivo de ingresar las novedades reportadas en la toma física, de esta forma:
La información modificable es únicamente para las celdas que cuentan con “T.F.” (Toma Física), registrada la información que se modificó, se debe borrar la primera fila (de títulos), guardar los cambios y a continuación proceder a cargar el archivo en el sistema. 32
Seguidamente se debe subir el archivo con las modificaciones efectuadas para su conciliación “Conciliación Automática”, a saber:
a través de archivo, seleccionando el ícono
El archivo cargado correctamente pasará de un estado “Generado” a “Conciliado”:
33
Posteriormente se deberán procesar las novedades mediante le botón en el literal 4.1.7 “Procesar Novedades”.
34
, como se indica
4.2.7 Imprimir A través de este botón se obtiene los reportes de la toma física realizada, los mismos que pueden presentarse en formato: PDF, Excel, Archivo CSV, Archivo CSV (Excel), así:
El sistema por defecto presenta el reporte en formato PDF. En este reporte el usuario puede observar el listado de todos los bienes que fueron procesados en la toma física como se puede observar:
35
