Manual Mutu Laboratorium Patologi Klinik Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran
UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2013
Manual Mutu Laboratorium Patologi Klinik Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran Kode dokumen
: 00801 05000.Lab.PK
Revisi Tanggal Diajukan oleh
: 0 : Januari 2013 : Ketua Laboratorium Patologi klinik (ttd) Dr.dr. Tinny Endang Hernowati, SpPK(K)
Dikendalikan oleh
: Manajer Representatif (ttd) Dr.dr. Wisnu Barlianto, MSiMed, Sp.AK.
Disetujui oleh
: Ketua Jurusan (ttd) Prof. Dr.dr. Teguh Wahju Sardjono, MSc., SpParK
i
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN 1.1. Ruang Lingkup Manual Mutu 1.2. Tujuan Manual Mutu 2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU 3. ISTILAH DAN DEFINISI 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1. Sekilas Jurusan Kedokteran 4.2. Organisasi Jurusan Kedokteran 4.3. Visi, Misi, dan Tujuan Jurusan Kedokteran 4.4. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Jurusan Kedokteran 4.4.1. Proses Bisnis di Laboratorium Patologi Klinik FKUB 4.4.2. Pelanggan 4.5. Sistem Dokumentasi dan Audit 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Komitmen Manajemen 5.2. Kepuasan Pelanggan 5.3. Kebijakan Mutu 5.4. Perencanaan Sistem Mutu 5.5. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi 5.6. Tinjauan Manajemen 6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1. Penyediaan Sumber Daya 6.2. Sumber Daya Manusia 6.3. Kwalifikasi SDM di Laboratorium Patologi Klinik FKUB 6.4. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja 6.5. Lingkungan Laboratorium dan Suasana Akademik 7. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN 7.1. Perencanaan Program Layanan Pendidikan 7.2. Proses Terkait Mahasiswa 7.3. Pengendalian Desain dan Pengembangan Kurikulum 7.3.1 Perencanaan Kurikulum 7.3.2 Output design dan pengembangan kurikulum 7.3.3 Pengendalian perubahan desain dan pengembangan kurikulum 7.4. Pembelian 7.5. Ketentuan Layanan Pendidikan 7.5.1. Pengendalian Ketentuan 7.5.2. Proses Validasi 7.5.3. Identifikasi dan Ketertelusuran 7.5.4. Properti Pelanggan 7.5.5. Preservasi 7.6. Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran 8. PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PENINGKATAN MUTU 8.1. Panduan Umum 8.2. Pemantauan dan Pengukuran 8.3. Analisis Data 8.4. Perbaikan
ii 1 1 1 1 2 3 3 3 5 5 6 8 8 10 10 10 10 10 10 12 12 12 12 12 12 13 13 13 13 14 14 14 14 15 15 15 15 15 15 15 15 16 16 16 16 16
ii
1. PENDAHULUAN 1.1. Ruang Lingkup Manual Mutu Manual mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu yang isinya berdasarkan Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 serta pedoman dalam layanan pendidikan IWA2:2007. Manual Mutu ini berlaku untuk unit pelaksana akademik di lingkungan Laboratorium Patologi Klinik Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. Ruang lingkup yang diimplementasikan di jurusan yaitu melaksanakan layanan akademik untuk lulusan sarjana S1, S2, S3 dan pendidikan profesi dokter. 1.2. Tujuan Manual Mutu 1. 2. 3. 4.
Menggariskan proses utama yang terkait dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang kedokteran. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan ISO 9001:2008. Mencerminkan komitmen Laboratorium Patologi Klinik FKUB dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses penyediaan sumber daya manusia di bidang kedokteran.
2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.
Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional. Undang-undang No.14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, Tahun 2003. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Peraturan Pemerintah RI No.045/U/2002 tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi Peraturan Pemerintah tahun 1980 tentang Pokok Pokok Organisasi Universitas/Institut Negeri Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, Tahun 2003. Statuta Universitas Brawijaya, 2009. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional, 2009. Persyaratan SMM ISO 9001:2008. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007. Standar mutu world class university (WCU QS Asia) 2009. Dokumen Rencana Strategis FKUB Dokumen Rencana Strategis Jurusan Kedokteran FKUB Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas Kedokteran.
1
3. ISTILAH DAN DEFINISI Mutu. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan pelanggan (customer/stakeholder), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak), maupun tersirat. Manual Mutu. Manual mutu adalah dokumen yang menentukan system manajemen mutu dari organisasi. Jaminan Mutu. Jaminan mutu (quality assurance) adalah seluruh kegiatan terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan tertentu. Manajemen. Manajemen adalah kegiatan yang terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi. Sistem Manajemen Mutu. Sistem Manajemen Mutu adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi yang berkaitan dengan mutu. Dokumen. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya Laboratorium/Departemen. Laboratorium adalah unit fakultas yang berfungsi sebagai pusat pembelajaran, sumber belajar, dan dosen dalam disiplin ilmu terkait dengan pembelajaran Kurikulum Berbasis Kompetensi maupun pembelajaran Konvensional. Jurusan/Program Studi. Jurusan/Program Studi adalah unit pelaksana akademik di Fakultas yang melaksanakan pendidikan akademik Program Sarjana dan Pascasarjana; dan pendidikan profesi dalam sebagian atau satu cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan atau seni tertentu Pendidikan Tinggi. Pendidikan Tinggi adalah pendidikan yang diarahkan terutama pada penguasaan ilmu pengetahuan dan pengembangannya. Pendidikan Profesi. Pendidikan Profesi adalah pendidikan tinggi setelah pendidikan sarjana yang diselenggarakan bekerjasama dengan organisasi profesi Pelanggan. Pelanggan adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau menggunakan layanan pendidikan. Pelanggan di Jurusan Kedokteran terdiri dari mahasiswa (learners) sebagai pelanggan utama; orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim mahasiswa; pengguna lulusan. Persyaratan pelanggan mahasiswa ditetapkan oleh rektor melalui laman SELMA UB (http://selma.ub.ac.id/); orangtua dari mahasiswa tersebut adalah pelanggan; sedangkan pengguna lulusan adalah institusi yang juga menjadi pelanggan. Suasana akademik.Iklim yang mendukung interaksi antara mahasiswa-dosen-tenaga kependidikan, pakar, dosen tamu, nara sumber, untuk meningkatkan mutu kegiatan akademik, di dalam maupun di luar kelas. Suasana akademik yang baik ditunjukkan dengan perilaku yang mengutamakan kebenaran ilmiah, profesionalisme, kebebasan akademik dan kebebasan mimbar akademik, serta penerapan etika akademik secara konsisten.
2
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1. Sekilas Tentang Laboratorium Patologi Klinik FKUB 1. Laboratorium Patologi Klinik merupakan Unit Fungsional yang terbentuk melalui integrasi dari Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya yang ditetapkan melalui SK Dikti 001/O/1974. 2. Laboratorium Patologi Klinik secara fungsional di bawah Jurusan Kedokteran/PSPD FKUB merupakan pelaksana akademik di dalam organisasi Fakultas Kedokteran UB sesuai dengan Statuta Universitas Brawijaya, 2009. 3. Laboratorium Patologi Klinik berkontribusi dalam layanan PBM untuk mahasiswa FKUB yang dikoordinir oleh Jurusan Kedokteran. Bentuk layanan PBM dapat berupa pemberian kuliah, diskusi, praktikum, pemeriksaan laboratorium maupun bimbingan dan konseling pada mahasiswa FKUB maupun PT lain yang membutuhkan sesuai yang diatur dalam aturan yang berlaku. 4. Laboratorium Patologi Klinik melayani pembelajaran Program Studi, S1, S2 dan S3. 5. Laboratorium Patologi Klinik memberi pelayanan kesehatan bagi masyarakat yang membutuhkan. Bentuk layanan bisa merupakan konsultasi kesehatan, pemeriksaan laboratorium maupun bentuk pengabdian pada masyarakat. 4.2. Organisasi Laboritorium Patologi Klinik 1.
Struktur Organisasi Laboratorium Patologi Klinik Laboratorium Patologi Klinik FKUB merupakan salah satu unsur pelaksanan akademik di PSPD yang berkaitan dengan proses belajar mengajar. Organisasi Laboratorium Patologi Klinik dipimpin oleh seorang Kepala Laboratorium yang diangkat dan diberhentikan oleh Rektor atas usul Dekan, serta bertanggung jawab langsung kepada Dekan. Masa jabatan Kepala Laboratorium adalah 4 (empat) tahun dan dapat diangkat kembali dengan ketentuan tidak boleh lebih dari dua kali masa jabatan berturut-turut. Struktur Organisasi dan Personil laboratorium Patologi Klinik adalah sebagai berikut: Kepala Laboratorium: Dr. dr. Tinny Endang Hernowati, SpPK(K) Administrasi: Saiful Aripin, S.Si Akademis: Kelompok Dosen: - Prof. Dr. dr. Edi Widjajanto, MS., SpPK(K) - Dr. dr. Tinny Endang Hernowati, SpPK(K) - Dr. dr. Kusworini, Mkes., SpPK - dr. Hartojo, SpPK(K) - dr. Ati Rastini Retno Indrati, SpPK(K) - dr. Budiman, SpPK(K) - dr. Maimun Zulhaidah Artamin, Mkes., SpPK - dr. Anik Widijanti, SpPK(K) - dr. I Putu Adi Santosa, SpPK - dr. Hani Susianti, SpPK - dr. Syahrul Chilmi - dr. Dian Sukma Hanggara Laboratorium (Pelaksana teknis): Penanggungjawab Laboratorium: dr. Maimun Zulhaidah Artamin, Mkes., SpPK Bidang Tata Laksana Laboratorium: Widiastuti
3
2.
Tugas Pokok dan Fungsi 1. Laboratorium a. Laboratorium adalah unit fakultas yang berfungsi sebagai pusat pembelajaran, sumber belajar, dan dosen dalam disiplin ilmu terkait dengan pembelajaran Kurikulum Berbasis Kompetensi maupun pembelajaran Konvensional. b. Laboratorium dipimpin oleh seorang Kepala laboratorium yang bertanggung jawab kepada Dekan dalam perancangan dan pelaksanaan tugas-tugas laboratorium. c. Dalam melaksanakan tugasnya Kepala laboratorium dibantu oleh satu atau lebih Penanggung Jawab Pembelajaran (PJP) yang bertugas mengkoordinasikan pembelajaran setiap Jurusan yang menggunakan Laboratorium terkait dalam proses belajar mengajarnya. d. Kepala laboratorium Patologi Klinik bertugas: 1) Memfasilitasi Jurusan Kedokteran dalam penggunaan sarana dan prasarana belajar baik sebagai host maupun sebagai wadah penunjang pembelajaran Kurikulum Berbasis Kompetensi maupun pembelajaran Konvensional; 2) Memfasilitasi Jurusan Kedokteran dengan menunjuk dosen laboratorium atas permintaan Jurusan Kedokteran untuk menjadi Penanggungjawab Matakuliah/ Blok dan atau anggota kelompok pengajar matakuliah Kurikulum Berbasis Kompetensi. 3) Memfasilitasi Jurusan Kedokteran dengan menunjuk dosen laboratorium untuk pembelajaran Konvensional. 4) Memfasilitasi Jurusan Kedokteran dengan mengkontribusikan bahan ajar matakuliahnya yang relevan dengan kompetensi tertentu/tujuan pembelajaran. 5) Merencanakan pengembangan Laboratorium baik sarana dan prasarana, staf edukatif maupun administratif. e. Dalam hal memfasilitasi hal-hal tersebut dalam butir (2), kepala laboratorium seyogyanya : 1) Memperhatikan dan berkoordinasi dengan Jurusan Kedokteran untuk menjaga pemerataan pendistribusian dosen laboratorium dalam kegiatan Jurusan agar seluruh dosen laboratoriumnya berfungsi maksimal dalam memenuhi standar EWMP masing-masing dosen. 2) Memperhatikan dan berkoordinasi dengan Jurusan untuk menjaga agar program pengajaran laboratorium (kuliah dan praktikum) tersebar dalam program pengajaran Jurusan secara proporsional agar Tujuan Instruksional masing-masing Matakuliah laboratorium tetap dapat dicapai secara maksimal. 3) Memperhatikan dan berkoordinasi dengan Jurusan untuk menjaga agar isi matakuliah (course content) laboratorium dapat terdistribusikan secara proporsional kedalam silabus Jurusan 4) Memelihara dan mengembangkan mutu isi matakuliah yang relevan dengan kompetensi yang akan dicapai lulusan. 5) Tetap mengembangkan potensi akademik, keterampilan instruksional, penelitian dan pengembangan ilmu bagi dosen di lingkungannya.
4
2. Urusan Administrasi Laboratorium Patologi Klinik a. Urusan Administrasi Laboratorium adalah staf tata usaha Laboratorium yang bertugas menunjang administrasi di laboratorium Patologi Klinik. b. Sebagai staf penunjang administrasi Laboratorium, staf ini bertugas membantu laboratorium Patologi Klinik dan Jurusan Kedokteran dengan memberikan daya dukung dalam operasionalisasi administrasi di laboratorium. 3. Penanggungjawab Matakuliah (PJMK)/Penanggungjawab Pembelajaran (PJP) a. Penanggungjawab Matakuliah ialah dosen yang ditetapkan Dekan atas usul Kepala laboratorium untuk mengkoordinasikan sebuah Kelompok Pengajar dalam perancangan, pembelajaran dan evaluasi hasil belajar dan pelaksanaan sebuah Matakuliah Kompetensi (MKK) / Blok tertentu. b. Dalam mengelola Blok dibawah koordinasinya, PJMA / PJP bertugas : 1) mengkoordinaskan jadwal , pembelajaran, dan ujian 2) mengkoordinasikan tugas mengajar dosen dalam kelompok, 3) menetapkan model pembelajaran yang digunakan, 4) menyampaikan hasil belajar mahasiswa kepada Jurusan dan atau matakuliah disiplin ilmu terkait dengan MKK / Blok tertentu c. Penanggungjawab mata ajar / Blok bertanggungjawab dan berada di bawah koordinasi Jurusan . 4. Kelompok Pengajar (Dosen) a. Kelompok Pengajar dalam Pedoman Akademik ini adalah sekelompok dosen yang ditunjuk Jurusan dan mewakili Laboratorium sebagai Pengampu / Nara Sumber matakuliah Kurikulum Berbasis Kompetensi terkait disiplin ilmu masing-masing b. Kelompok pengajar bertanggungjawab secara fungsional kepada Jurusan dan secara struktural kepada Laboratorium. c. Kelompok Pengajar berfungsi sebagai pelaksana pembelajaran dan evaluasi hasil belajar Matakuliah Kompetensi atas nama Jurusan . d. Kelompok Pengajar merupakan kelompok dosen dari berbagai disiplin ilmu yang diintegrasikan baik secara vertikal maupun horizontal. 4.3 Visi, Misi, dan Tujuan dari Laboratorium Patologi Klinik Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya mengacu pada Visi, Misi dan Tujuan dari Jurusan Kedokteran FKUB. 4.4 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Laboratorium Patologi Klinik FKUB. Proses Utama (Proses Bsnis) Sistem Manajemen Mutu di Laboratorium Patologi Klinik FKUB. mengikuti siklus SPMI Jurusan Kedokteran FKUB. Sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari Laboratorium di FKUB, maka proses utama Sistem Manajemen Mutunya adalah mengikuti proses utama (bisnis proses) Jurusan Kedoktern/PSPD FKUB dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Kedokteran, disesuaikan dengan item-item yang ditugasan. Proses Bisnis Jurusan Kedokteran FKUB terdiri 6 item (1. Kurikulum, 2. Mahasiswa dan Kompetensi Lulusan, 3. Proses Belajar Mengajar, 4. Manajemen Akademik, 5. Sarana dan Prasarana Akademik, dan 6. Sistim Informasi Akademik/Tekhnologi Informasi). Proses Bisnis Laboratorium Patologi Klinik FKUB terdiri dari 3 item yaitu: 1. Akademik, 2. Penelitian dan 3. Pengabdian kepada mesyarakat.
5
Gambar 1. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Laboratorium Patologi Klinik FKUB
4.4.1 Proses Bisnis di Laboratorium Patologi Klinik FKUB terdiri dari: 1. Akademik/Pelaksana Proses Belajar mengajar 2. Penelitian 3. Pengabdian Kepada Masyarakat (Pelaksanaan) Proses pendukung (dari Jurusan Kedokteran dan FKUB). Sumber Daya Manusia Penelitian dan Publikasi Pengabdian kepada Masyarakat Suasana Akademik Produk/Output yang dihasilkan di Laboratorium Patologi Klinik FKUB adalah: Akademik: - Pelaksana Proses Belajar Mengajar - GBPP, RPKPS, Silabus - Diktat, Hand out - Praktikum, buku petunjuk praktikum - Karya Ilmiah - Aturan penggunaan lab, peminjaman buku dan Aturan aturan lain Penelitian: - Pelatihan, Konsultasi, Magang, studi banding, penelitian, pelayanan medis dll. - Karya ilmiah - Aturan penggunaan lab, peminjaman buku dan Aturan aturan lain Pengabdian kepada masyarakat: - Pelayanan Laboratorium untuk Penelitian dan Pemeriksaan diagnostik - Layanan Akademik - Aturan pelayanan Laboratorium - Jasa-jasa: Pelatihan, Konsultasi, Magang, studi banding, penelitian, pelayanan medis dll.
6
Secara skematis kaitan antara Proses Bisnis, Output dan Pengguna di Laboratorium Patologi Klinik FKUB adalah sebagai berikut: Tabel 1: Kaitan Proses Bisnis, Output dan Pengguna Proses Bisnis Output Pengguna 1. Akademik - Pelaksana Proses Belajar Mengajar Fakultas, Jurusan, Laboratorium, - GBPP, RPKPS, Silabus, learning Mahasiswa S1, S2, S3, Dosen, objective dll Karyawan, Unit-unit yang - Diktat, Hand out, buku petunjuk dibentuk di FKUB dan praktikum dll Masyarakat. - Karya Ilmiah - Aturan peminjaman buku, aturan penggunaan ruangan dan Aturan aturan lain 2.Penelitian - Pelatihan, Konsultasi, Magang, studi Fakultas, Jurusan, Laboratorium, banding, penelitian, pelayanan medis Mahasiswa S1, S2, S3, Dosen, dll. Karyawan, Unit-unit yang - Karya ilmiah dibentuk di FKUB dan - Aturan penggunaan lab, peminjaman Masyarakat. buku dan Aturan aturan lain 3. Pengabdian ke- - Pelayanan Laboratorium untuk Masyarakat, Rumah Sakit, PKM, pada masyarakat Penelitian dan Pemeriksaan diagnostik Tempat-tempat Pelayanan - Layanan Akademik Kesehatan, Masyarakat Ilmiah, - Aturan pelayanan Laboratorium Industri, atasan langsung unit - Jasa-jasa: kerja. Pelatihan, Konsultasi, Magang, studi banding, penelitian, pelayanan medis dll. Proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia digambarkan seperti gambar berikutnya. Laboratorium Patologi Klinik FKUB mengelola 3 proses bisnis, yaitu: Akademik, penelitian dan Pengabdian kepada masyarakat. Proses bisnis ini didukung oleh Jurusan Kedokteran dan Fakutas Kedokteran FKUB dengan 4 Proses bisnis yang lain, yaitu: Sumber Daya Manusia, Penelitian dan Publikasi, Pengabdian kepada Masyarakat dan Suasana Akademik.
Pengelolaan Laboratorium Patologi Klinik didasarkan pada Proses-proses Input, Proses dan Output, semuanya ini bergantung kerjasama dari Pengelola dan (keperluan dan kepuasan) Pelanggan 4.4.2. Pelanggan Pelanggan dari Jurusan Kedokteran FKUB dapat dibagi menjadi 6 (empat) bagian, yaitu 1. mahasiswa sebagai pelanggan utama; 2. dosen dan tenaga pendidik, 3. Instansi 4. masyarakat umum 5. pengguna lulusan 6. pimpinan UB.
1. Persyaratan pelanggan mahasiswa: Terdaftar sebagai mahasiswa aktif FKUB, mahasiswa Universitas Brawijaya di luar FKUB dan mahasiswa PT lain. Yang dimaksud dengan mahasiswa aktif FKUB adalah mahasiswa FKUB yang mendaftar di regristasi FKUB, serta menjalankan proses pembelajaran sehingga tercapai kompetensi utama dan pendukung yang sudah dirancang dalam kurikulum berbasis kompetensi. 2. Persyaratan dosen dan tenaga pendidik - Dosen UB - Tenaga pendidik di UB
7
- Minimal Sarjana Kedokteran, S2 dan S3 baik dari Kedokteran maupun non Kedokteran 3. Persyaratan Instansi: - Berdasar kerjasama antar universitas atau antar Instansi 4. Persyaratan masyarakat umum: Pengguna lulusan, orang tua mahasiswa, instansi pemerintah dan swasta. Masyarakat, Perguruan Tingi lain dan alumni yang menggunakan layanan jasa jurusan Pendidikan Dokter FK-UB didasarkan pada tingkat kepentingan bersama antara keduabelah pihak 5. Pengguna lulusan Pengguna lulusan adalah lembaga atau masyarakat yang menggunakan lulusan Jurusan Kedokteran FK UB untuk melaksanakan kegiatannya. 6. Pimpinan UB Pimpinan UB adalah Rektor, PR I, PR II, dan PR III, Ketua lembaga, Dekan, Direktur, Kabiro, PJM, Jurusan/PSPD, GJM, dan UJM 4.5 Sistem Dokumen dan Audit Sistem dokumen di Laboratorium Patologi Klinik mengikuti system dokumen yang ada di Jurusan Kedokteran yang mengacu pada sistem dokumen Universitas, baik jenis dokumen maupun system kodifikasinya (lihat Manual Mutu Universitas Brawijaya kode 00009 01000). Seluruh Dokumen dibuat oleh Kepala Laboratorium berserta staf Laboratorium Patologi Klinik FKUB, diajukan oleh Kepala Laboratorium Patologi Klinik dikendalikan oleh Manajemen Representatif dan disahkan oleh Ketua Jurusan. Sistem pengendalian dokumen tercantum didalam Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman. Sedangkan sistem audit internal mengikuti sistem audit yang ditetapkan oleh Sistem Manajemen Mutu Universitas Brawijaya. Adapun secara lengkap dokumentasi Laboratorium Patologi Klinik FKUB adalah sebagai berikut: Tabel 2: Dokumen UJM Jurusan Kedokteran Jurusan Kedokteran FKUB. NO Dokumen Kode 1 Visi dan Misi, Tujuan, Sasaran dan Strategi pencapaian 00801 01000.LabPK 2 Manual Mutu 00801 05000.LabPK 3 1. Manual Prosedur Wajib Dok. MP wajib PD Lihat Lampiran a. Pengendalian Dokumen dan Rekaman 00801 06001 b. c. d. e.
4
5
Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Tindakan Korektif dan Pencegahan Audit Internal Penyampaian dan Penanganan Keluhan Pengguna Jasa Layanan.
2. Manual Prosedur Laboratorium Patologi Klinik FKUB Buku MP PD 2013 3. Instruksi Kerja Laboratorium Prasitologi Buku IK PD 2013 IK Alat di Lab. Patologi Klinik IK Pelaksanaan PBM di Lab. Patologi Klinik Dokumen Pendukung Laboratorium Patologi Klinik FKUB Flowchart-Aturan di Lab. Patologi Klinik Inventaris Laboratorium Patologi Klinik FKUB Borang-borang
00801 06002 00801 06003 00801 06004
00801 06005
Lihat Lampiran Lihat Lampiran Lihat Lampiran Lihat Lampiran 00801 08000 Lihat Lampiran Lihat Lampiran 00801 09000
8
Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan dokumen audit mutu. Audit Internal harus dilaksanakan setidaknya satu tahun sekali untuk mengukur terpenuhinya persyaratan SMM dan Standar Akademik yang diterapkan universitas. Audit internal Jurusan dilakukan dua tahap, yaitu yang pertama oleh auditor yang ditunjuk oleh Jurusan dan yang kedua oleh PJM Universitas Brawijaya. Kedua tahap tersebut biasanya dilakukan dua kali dalam setahun yakni berupa audit sistem dan audit kepatuhan. Selain itu termasuk dalam audit internal, Jurusan mengadakan audit silang (cross audit) yang dilakukan internal antar unsur/kegiatan di Fakultas Kedokteran UB. Belum jelas Audit eksternal dilakukan oleh siapa.
9
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Komitmen Manajemen Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan dalam penyediaan sumber daya manusia di bidang Kedokteran, maka Kepala laboratorium Patologi Klinik berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) secara bersungguh-sungguh dengan jalan: 1. Membudayakan system mutu di lingkungan Laboratorium Patologi Klinik dengan cara mensosialisasikan kepada dosen, karyawan, laboran, mahasiswa dan pelanggan yang berkaitan. 2. Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh anggota organisasi mengetahui visi, misi dan tugasnya. 5.2. Kepuasan Pelanggan Laboratorium Patologi Klinik sebagai pelaksanan pendidikan harus mengidentifikasi dan mendokumentasi kebutuhan dan harapan pelanggan yang menentukan isi kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan indicator kinerja jurusan. Untuk mencapai visi dan misi, Laboratorium Patologi Klinik akan memberikan pelayanan pendidikan yang sebaik-baiknya kepada pelanggan utama, yaitu mahasiswa. 5.3. Kebijakan Mutu Laboratorium Patologi Klinik FKUB mempunyai kebijakan mutu sebagai berikut: Laboratorium Patologi Klinik akan melaksanakan proses belajar mengajar dalam rangka menyediakan sumber daya manusia dibidang Kedokteran dan kesehatan yang dapat diterima oleh pengguna dengan menjamin mutu mahasiswa sesuai persyaratan sesuai dengan pedoman Konsil Kedokteran Indonesia (KKI) dan Standar Kompetensi Dokter Indonesia (SKDI), dengan cara berupaya menjalankan system penjaminan mutu secara terus menerus dan peningkatan mutu secara bertahap serta berkelanjutan. 5.4. Perencanaan Sistem Mutu Perencanaan system mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi (kode: 00801 01000.LabPK). Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka dijalankan tugas sesuai dengan yang tertera dalam dokumen Jurusan Kedoktern/PSPD FKUB yaitu, dokumen Rencana Strategis (Renstra) (kode: 00801 02000), Program Kerja (kode: 00801 03000), Pedoman Pendidikan (kode: 00801 04000), Manual Mutu Lab. Patologi Klinik (kode: 00801 05000 Lab.PK.), dan Standar Mutu yang mengikuti pola standar mutu sesuai dengan Word Federation Medical Education (WFME) dan atau Sasaran Mutu, Manual Prosedur (MP) dan dokumen pendukung lainnya. 5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi laboratorium Patologi Klinik (lihat sub bab 4.2), maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing orang telah ditetapkan secara rinci dan jelas. Selain itu dalam menjalankan system penjaminan mutu di tingkat Laboratorium telah diangkat Sekretaris Jurusan sebagai Manajer Representative (MR) yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Ketua Jurusan dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu sehari-hari dengan dibantu oleh Unit Jaminan Mutu (UJM) dan Gugus Jaminan Mutu (GJM). Beberapa wewenang dan tanggung jawab Wakil Manajemen atau MR (Management Representative) adalah:
10
a. Sebagai perwakilan manajemen untuk keperluan audit internal maupun ekternal. b. Mempunyai wewenang untuk memantau, mengevaluasi dan memelihara pelaksanaan sistem manajemen mutu di tingkat Jurusan dan Laboratorium. c. Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan SMM yang diterapkan dan standar akademik yang telah ditentukan terpenuhi. d. Melaporkan kepada Dekan, serta mengkomunikasikan kepada mahasiswa dan pelanggan lain, terkait dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM), Standar Mutu Jurusan Kedokteran/Laboratorium dan audit baik internal maupun ekternal. e. Mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan hubungan antar personel, serta mengerti tentang SMM ISO9001:2008 dan standar akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan pelanggan. Selain itu juga harus bersedia memberi saran/konsultasi mengenai implementasi standar. Komunikasi internal dilakukan untuk menetapkan dan melaksanakan proses yang efektif pada sistem manajemen mutu, yang secara langsung melibatkan anggota Laboraorium Patologi Klinik dalam pencapaiannya, serta mengkomunikasikan seluruh isu terkait kinerja sistem manajemen mutu, seperti kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan pencapaian mutu yang dikoordinir Kepala Laboratorium Patologi Klinik, dengan beberapa usaha, sebagai berikut: Rapat staf edukatif Laboratorium Patologi Klinik minimal 1 kali sebulan Rapat pleno Laboratorium minimal 2 kali dalam satu semester. Rapat rutin Ketua Jurusan, MR, tim UJM dan Kepala Laboratorium secara berkala minimal 1 kali sebulan. Sedangkan komunikasi dengan stakeholders dilakukan melalui papan pengumuman, leaflet, surat undangan maupun website, sesekali dilakukan pertemuan tatap muka dalam seminar atau workshop atau reuni. Universitas juga melakukan layanan E-complaint, dimana apabila ada e-complaint yang masuk akan diteruskan kepada Jurusan selanjutnya ke Laboratorium-laboratorium untuk ditindaklanjuti.
11
5.6. Tinjauan Manajemen Kepala Laboratorium Patologi Klinik melalui Ketua Jurusan menjamin bahwa kebutuhan dan harapan pelanggan telah ditetapkan melalui Sistem Manajemen Mutu dan dijabarkan kedalam persyaratan-persyaratan yang sesuai dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan melalui kegiatan Tinjauan Manajemen. Tinjauan manajemen dilakukan setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) Batch I oleh GJM dan Batch II oleh PJM tiap awal semester atau tiap 6 bulan. dengan cara mengadakan pertemuan antara Ketua Jurusan, MR, dan tim UJM, dalam rangka melihat, mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada kekurangan dan mencegah serta meningkatkan mutu jika hasil AIM sangat baik. Selain itu juga mengevaluasi sasaran mutu yang telah ditetapkan. Hasil tinjauan manajemen akan disampaikan kepada semua dosen dan staf pendukung akademik pada saat rapat rutin jurusan. Agenda, materi serta tindaklanjut management review dituangkan dalam bentuk dokumen dan lampirannya. Gap analysis dilakukan untuk mengetahui ketidaksesuaian antara standar mutu dangan produk yang dihasilkan. Tindakan koreksi dilakukan untuk mengurangi atau menghilangkan gap. Langkah-langkah yang diambil tertuang didalam dokumen MP Tindakan Korektif dan Penceganan (No. Dokumen 00801 06003) dan MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai (No. Dokumen 00801 06002) dari dokumen UJM. 6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1. Penyediaan Sumber Daya Melalui Rapat Fakultas yang membahas tentang ketersediaan sumber daya, Laboratorium Patologi Klinik akan menjamin bahwa sumber daya yang diperlukan untuk mendukung proses utama dalam menyediakan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Kedokteran telah tersedia sesuai kebutuhan, sehingga pelaksanaan system menjamin mutu dapat berjalan dengan baik sehingga Visi dan Misi dapat tercapai dan kepuasan pelanggan dapat terpenuhi. 6.2. Sumber Daya Manusia (SDM) Sumber daya manusia yang tersedia di Laboratorium Patologi Klinik dapat dilihat pada Dokumen Pendukung Kode: 00801 05000 6.2. dari Jurusan. Kriteria dosen mengacu pada Undang-undang RI No.14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen. Sedangkan sertifikasi dosen mengacu pada PP No. 42 Tahun 2007 tentang Sertifikasi Dosen. Dalam usaha pemenuhan sumber daya manusia yang sesuai dengan kebutuhan, maka Laboratorium Patologi Klinik FKUB juga mengajukan usulan kepada Fakultas terkait dengan perekrutan dan pengelolaan sumber daya manusia seperti tugas belajar dan mengikutsertakan staf di dalam pelatihan. Pembagian Staff yang diusulkan adalah sebagai berikut: (lihat Struktur Organisasi lab. Patologi Klinik FKUB) 6.3. Kualifikasi SDM di Laboratorium Patologi Klinik Kualifikasi SDM Laboratorium Patologi Klinik FKUB mengacu pada SK Senat FKUB Nomor:037/SK/J10.1.17KP/2007 6.4. Saranan Prasarana dan Lingkungan Kerja (terkait dengan kebijakan Fakultas) Dokumen Pendukung kode: 00801 05000 6.4. dari UJM
12
6.5. Lingkungan Laboratorium dan Suasana Akademik (Terkait dengan kebijakan fakultas) Upaya Peningkatan Suasana Akademik di lingkunan laboratorium. - Kebijakan tentang suasana akademik (otonomi keilmuan, kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik). - Ketersediaan dan jenis prasarana, sarana dan dana yang memungkinkan terciptanya interaksi akademik antara sivitas akademika. Disediakannya tempattempat pertemuan, lapangan berkumpul dan lapangan olahraga akan meningkatkan gairah belajar dari mahasiswa. - Interaksi akademik antara dosen-mahasiswa, antar mahasiswa, serta antar dosen. - Pengembangan perilaku kecendekiawanan. Paradigma baru sistem pendidikan yang menuntut keterbukaan antara dosen dan mahasiswa telah dilaksanakan di PSPatologi Klinik. Mahasiswa disamping dapat berdialog dengan dosen pada saat kuliah dan berada di laboratorium, masih mempunyai kesempatan membicarakan masalahnya pada saat bimbingan di ruangan khusus dosen. Pada saat bimbingan ini mahasiswa menjadi lebih terbuka membicarakan permasalahannya, yang akhirnya akan meningkatkan kualitas perkuliahannya. Di era keterbukaan sekarang ini mahasiswa dapat menyepakati tanggal dan waktu bimbingan melalui telepon dan SMS dengan dosen yang bersangkutan. Nomor telepon setiap dosen dapat diperoleh mahasiswa di Administrasi Laboratorium Patologi Klinik. Selain interaksi secara aktif seperti di atas, mahasiswa juga dapat berkomunikasi secara pasif melalui kotak saran, baik elektronik (e-mail) maupun non-elektronik (kotak surat). PS memiliki sarana internet, Setiap gedung di PSPD FKUB telah dipasang ”Hot-spot” setiap mahasiswa bebas menggunakannya, tentu saja harus mendaftarkan diri dahulu di Unit Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) FKUB. Oleh karena itu, seluruh dosen yang ada di Laboratorium Patologi Klinik dihimbau untuk memiliki alamat surat elektronik (e-mail address). Bagi mahasiswa yang memanfaatkan kotak surat, isinya akan didistribusikan oleh petugas administrasi. - Program dan kegiatan akademik dan non-akademik (di dalam maupun di luar kelas) untuk menciptakan suasana akademik (seminar, simposium, lokakarya, bedah buku, penelitian bersama, pengenalan kehidupan kampus, dll.). 7. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN 7.1. Perencanaan Program Layanan Pendidikan Perencanaan program layanan pendidikan dijabarkan di dalam bentuk pengembangan mutu pendidikan yang meliputi: - Mengembangkan system pembelajaran di Lab. Patologi Klinik berstandar internasional - Mengembangkan kemampuan akademik dosen d lingkungan Lab. Patologi Klinik. - Mengembangkan kemampuan profesional staf Lab. Patologi Klinik dalam proses belajar mengajar. 7.2. Proses Terkait Mahasiswa Realisasi proses terkait mahasiswa meliputi: - Memanfaatkan Teknologi Informasi dalam pembelajaran berbasis SCL (Student Centered Learning).
13
-
Mendukung pengembangan Model Proses Belajar Mengajar yang mengacu pada SCL (termasuk pendekatan PBL).
7.3. Pengendalian Desain dan Pengembangan Pembelajaran Realisasi desain dan pengembangan pembelajaran meliputi: - Internasionalisasi Pembelajaran di Laboratorium sesuai dengan standar WFME - Mendukung pengembangan system pembelajaran berstandar internasional - Melaksanakan dan mendukung pengembangan KBK yang bertaraf nasional dan internasional di Laboratorium Patologi Klinik. - Mendukung pengembangan Relevansi Pendidikan dalam pelaksanaan Pembelajaran. 7.3.1 Perencanaan Pelaksanaan Pembelajaran Dekan mempertimbangkan desain dan pengembangan kurikulum untuk keuntungan mahasiswa atas masukan dari KPS. Penyesuaian kurikulum di jurusan Kedokteran dilakukan melalui kegiatan Lokakarya Kurikulum (setiap 4 tahun sekali), Asistensi Tenaga Ahli dan Tracer Study (setahun sekali) dengan teknik pelaksanaan yang melibatkan pelanggan. Rancangan kurikulum didiskusikan berdasarkan kompetensi lulusan yang dikehendaki, meliputi: Relevansi mata kuliah, Pembaharuan buku teks dan diktat/ hand out pembelajaran, Pengembangan materi dan silabus, Proses belajar mengajar, Isu-isu mutakhir di tingkat nasional dan internasional dan Hasil tracer study Rancangan kurikulum disusun bersama oleh kelompok dosen dengan mempertimbangkan suara dan kebutuhan pelanggan. Rancangan tersebut selanjutnya disempurnakan oleh MEU dan Jurusan untuk dijadikan rancangan kurikulum perbaikan. Tugas dan kewenangan Laboratorium adalah mengimplementasikan Pembelajaran di Laboratorium Patologi Klinik ke dalam Kurikulum yang telah dibuat. 7.3.2 Output desain dan pengembangan Pembelajaran Patologi Klinik Output desain dan pengembangan Pembelajaran Patologi Klinik harus mencakup keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan, strategi instruksi dan asesmen kinerja. Output desain Pembelajaran Patologi Klinik dapat dilakukan dengan proses benchmarking dengan berbagai Laboratrium Patologi Klinik Fakultas Kedokteran universitas terkemuka di dunia, untuk mendapatkan rancangan konten yang berkualitas 7.3.3 Pengendalian perubahan desain Pembelajaran di Laboratorium Patologi Klinik Dalam lingkungan pendidikan pesatnya perkembangan iptek dijadikan arahan tinjauan kurikulum dan silabus secara periodik, dan menghasilkan revisi/perubahan. Perubahan tersebut sebaiknya diidentifikasi, didokumentasikan, disahkan dan dikomunikasikan. Laboratorium Patologi Klinik seharusnya memiliki prosedur pelaksanaan tinjauan Pembelajaran Ilmu Patologi Klinik. Revisi setiap subyek sebaiknya mencakup evaluasi efektif pada keseluruhan Pembelajaran dan rekaman harus dipelihara.
14
7.4.
Pembelian Poin 7.4. tidak dilakukan karena semua pembelian dilaksanakan oleh Universitas dan Fakultas
7.5.
Ketentuan Layanan Pendidikan 7.5.1. Pengendalian ketentuan Laboratorium Patologi Klinik mengidentifikasi keseluruhan topik dan tema subyek. Jurusan mempertimbangkan (consider) dokumen akademik yang disimpan yang diajarkan, dan metode prosedur/instruksi yang diterima. Laboratorium Patologi Klinik menetapkan berbagai ukuran yang diterima untuk menentukan pemenuhan sasaran pengajaran. Laboratorium Patologi Klinik harus memastikan pengendalian proses. 7.5.2. Proses Validasi Proses Validasi pendidikan di Laboratorium Patologi Klinik FKUB dikendalikan Kepala Laboratorium melalui kebijakan SPMI/AIM yang diselenggarakan oleh Universitas lewat Unit-unit Penjaminan Mutu, yang dikontrol lewat standar ISO 9001;2008, dan diakreditasi oleh BAN PT. 7.5.3. Identifikasi dan ketertelusuran Laboratorium Patologi Klinik mengendalikan dan merekam identifikasi Pelaksanaan Pembelajaran. 7.5.4. Properti pelanggan. Dalam organisasi pendidikan, property milik mahasiswa adalah property yang diberikan pada saat pendaftaran masuk atau pendaftaran ulang dan selama pemberian layanan pendidikan. Property milik mahasiswa mencakup antara lain kartu tanda mahasiswa (KTM), textbook dalam bentuk E-book, modul, buku petunjuk praktikum, buku kerja, studi kasus, dan buku pedoman pendidikan. Laboratorium Patologi Klinik tidak mempunyai akses dalam mekanisme ini. 7.5.5. Preservasi Laboratorium berkontribusi membuat dokumen akademik seperti silabus, kurikulum, dan materi yang dicetak atau elektronik (buku, modul/diktat kuliah, kaset video, program komputer), Jurusan mempertimbangkan (consider) dokumen akademik untuk disimpan. Pasokan untuk proses pendidikan dapat juga mencakup, misalnya bahan kimia untuk laboratorium, bahan baku atau olahan untuk layanan pendidikan dengan umur simpan terbatas untuk maksud pengajaran atau penelitian dan pekerjaan pengembangan. 7.6. Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran Laboratorium Patologi Klinik melaksanakan ujian dan menggunakan alat asesmen yang telah ditetapkan validitasnya oleh Jurusan. Pemantauan dan pengukuran dilakukan dalam rangka menjamin kesesuaian dengan rencana studi, kurikulum dan program pendidikan. Jurusan menetapkan ujian atau alat asesmen pengajaran yang valid.
15
8. PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PENINGKATAN MUTU 8.1. Pemantauan dan Pengukuran Pemantauan dan Pengukuran Pencapaian Visi dan Misi serta Pencapaian Standar dan Sasaran Mutu. Laboratorium Patologi Klinik membantu Jurusan Kedokteran FKUB pelaksanann proses pemantauan, pengukuran, analisis dan pengembangan untuk melihat kesesuaian produk/layanan dengan standar mutu yang ditentukan. 8.2 Pemantauan dan Pengukuran Kepuasan Pelanggan. Pemantauan dan pengukuran kepuasan pelanggan dilakukan menggunakan kuesioner untuk pengguna lulusan, mahasiswa, dosen atau didapatkan pada saat pembimbingan (Dosen Penasehat Akademik). 8.3 Analisis Data
Laboratorium Patologi Klinik FKUB berupaya selalu untuk menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan dan disesuaikan dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Apabila sudah di atas standar, maka harus ada upaya untuk mempertahankan dan meningkatkan, sedangkan apabila masih di bawah standar mutu maka perlu dipikirkan upaya pemecahan masalahnya secara rinci dan mendalam. Data-data tersebut baik akademis maupun administratif dikelola dan diperbarui secara berkesinambungan dan terus menerus. 8.4 Perbaikan 8.4.1 Perbaikan berkesinambungan Laboratorium Patologi Klinik FKUB harus meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan secara berkesinambungan dengan mendorong seluruh sumber daya manusia di jurusan untuk mengidentifikasi dan menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang lingkup pendidikan melalui sistem audit seperti yang digambarkan bagan Perbaikan berkelanjutan. Proses perbaikan harus dilakukan dengan didasari dengan semangat penyelesaian keluhan, penerapan saran dan komentar pelanggan realistis dan bermanfaat pada peningkatan mutu. 8.4.2 Tindakan Korektif Laboratorium Patologi Klinik mengacu pada tugas Jurusan Kedokteran dalam penetapan Manual Prosedur (untuk melaksanakan tindakan korektif dan pencegahan (00801 06003) yang teridentifikasi dari analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang peningkatan. Tindakan korektif sebaiknya diambil untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja sistem manajemen mutu dan proses pemberian layanan kepada pelanggan. 8.4.3 Tindakan pencegahan Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan (00801 06003) dihasilkan dari analisis ketidaksesuaian potensial dan peluang perbaikan dalam sistem manajemen mutu dan layanan pada pelanggan yakni mahasiswa dan pihak terkait lainnya. Tindakan pencegahan direkam dan dikomunikasikan/disampaikan ke pihak yang terkait langsung dan Jurusan. 8.4.3 Penyampaian dan Penanganan Keluhan Pengguna Jasa Layanan.
Mekanisme pelayanan penyampaian keluhan pelanggan dan penanganannya di Jurusan Kedokteran dalam MP Penyampaian dan Penanganan Keluhan Pengguna Jasa Layanan.(00801 06005) 16
