Manual Pengguna Sistem MyLatihan Versi 1.14

JABATAN PENILAIAN DAN PERKHIDMATAN HARTA

Manual Pengguna Sistem MyLatihan

Disediakan oleh : Bahagian Teknologi Maklumat, Ibu Pejabat, Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta.

Manual Pengguna Sistem MyLatihan Versi 1.14.02

Senarai Kandungan 1. Latar Belakang

4

2. Objektif MyLatihan

4

3. Pendekatan MyLatihan

4

4. Langkah-langkah menggunakan MyLatihan

4

5. Langkah-Langkah memuat turun pelayar web

5

6. Kategori Pengguna MyLatihan

6

A) KATEGORI PENGGUNA PEGAWAI 7. Log masuk ke MyLatihan

8

8. Skrin Daftar Latihan

9

9. Skrin Status KPI Pegawai

13

10. Mengemaskini Kata Laluan

17

11. Log Keluar

18

B) KATEGORI PENGGUNA KETUA PEJABAT / PENGARAH PENILAIAN NEGERI 12. Skrin Senarai Status KPI Pejabat

20

13. Skrin Senarai Status KPI Pejabat mengikut Jawatan

22

14. Laporan Statistik Pie Chart Status KPI 15. Laporan Status KPI

23 24

16. Laporan Latihan

24

17. Laporan Kehadiran Latihan

24

18. Laporan Jumlah Perbelanjaan Untuk Latihan

24

19. Laporan Bilangan Pegawai Yang Menghadiri Kursus

25

20. Notis Tunjuk Sebab

25

KATEGORI PENGGUNA PENTADBIR PEJABAT 21. Skrin Daftar Pegawai Baru

27

22. Skrin Daftar Pegawai Bertukar

28

2


23. Skrin Senarai Status KPI Pejabat

29

24. Skrin Senarai Pegawai di Pejabat

31


34 35

27. Laporan Latihan

35

28. Laporan Kehadiran Latihan

35


35


35


35

D) KATEGORI PENGGUNA PENTADBIR IBU PEJABAT 32. Penyenggaraan Kod

37

33. Skrin Senarai Status KPI mengikut Pejabat JPPH

38

34. Skrin Senarai Status KPI Pejabat mengikut Jawatan

40


41 41

37. Laporan Latihan

41

38. Laporan Kehadiran Latihan mengikut Pejabat JPPH

42


42


42


43

3


1. Latar Belakang MyLatihan Sistem ini dibangunkan berasaskan Sistem MyKursus yang telah dibangunkan oleh INSPEN. Sasaran penggunaannya merangkumi semua warga JPPH disemua Pejabat JPPH seluruh negara.

2. Objektif MyLatihan Merekod, memantau dan menganalisa maklumat kehadiran kursus warga JPPH. Melalui MyLatihan, status KPI pegawai dapat dipantau, samada telah mencapai KPI iaitu menghadiri kursus sekurang-kurangnya 7 hari dan melebihi 2 bilangan kursus dalam setahun.

3. Pendekatan MyLatihan Capaian sistem adalah berasaskan web yang boleh diakses melalui PC yang mempunyai sambungan internet bagi melaksanakan fungsi berikut: 3.1

Daftar maklumat kehadiran kursus

3.2

Daftar maklumat pegawai

3.3

Kemaskini atau buang maklumat kehadiran kursus

3.4

Lihat maklumat kehadiran kursus

3.5

Pemantauan kehadiran kursus mengikut individu, pejabat dan keseluruhan warga.

4. Langkah-langkah menggunakan MyLatihan 4.1

Sebelum menggunakan MyLatihan, sila pastikan : a) Komputer pengguna telah dilengkapi dengan kemudahan akses capaian internet. b) Komputer pengguna mempunyai salah satu pelayar web berikut : 4


 Mozilla Firefox  Google Chrome

5. Langkah-Langkah memuat turun pelayar web 5.1

Pelayar Web Mozilla Firefox a) Masukkan url http://www.mozilla.org/ dengan menggunakan pelayar web Internet Explorer. b) Klik pada ikon ‘Free Download’ pada skrin utama.

Klik pada ikon ini.

c) Folder ‘Firefox Setup.exe’ akan di muat turun secara automatik. Klik pada folder tersebut dan ikut langkahlangkah yang diberi sehingga proses muat turun selesai. 5.2

Pelayar Web Google Chrome a) Masukkan url www.google.com/intl/en/chrome/browser/ dengan menggunakan pelayar web Internet Explorer. b) Klik pada ikon ‘Download Chrome’ pada skrin utama.

5


Klik pada ikon ini.

c) Klik pada ikon ‘Accept and Install’ dan ikut langkahlangkah yang diberi sehingga proses muat turun selesai.

Klik pada ikon ini.

6. Kategori Pengguna MyLatihan 6.1

Terdapat 5 kategori pengguna MyLatihan : a) Pegawai b) Ketua Pejabat c) Pengarah Penilaian Negeri d) Pentadbir Pejabat 6


e) Pentadbir Ibu Pejabat 6.2

Bagi kategori pengguna Pegawai, pengguna diberi kemudahan berikut: a) Daftar kehadiran latihan sendiri b) Cetak laporan kehadiran latihan sendiri

6.3

Bagi kategori pengguna Ketua Pejabat, pengguna diberi kemudahan berikut:

6.4

a)

Daftar kehadiran latihan sendiri

b)

Cetak laporan kehadiran latihan sendiri

c)

Cetak laporan semua pegawai dalam pejabat

d)

Hapus kehadiran latihan pegawai dalam pejabat

Bagi kategori pengguna Pengarah Penilaian Negeri, pengguna diberi kemudahan berikut: a) Daftar kehadiran latihan sendiri b) Cetak laporan kehadiran latihan sendiri c) Cetak laporan semua pegawai dalam pejabat PPN dan pejabat di bawah seliaannya d) Hapus kehadiran latihan pegawai dalam pejabat

6.5

Bagi kategori pengguna Pentadbir Pejabat, pengguna diberi kemudahan berikut: a) Daftar kehadiran latihan sendiri b) Cetak laporan kehadiran latihan sendiri c) Daftar pegawai dalam pejabat d) Cetak laporan semua pegawai dalam pejabat

6.6

Bagi pengguna Pentadbir Ibu Pejabat, pengguna diberi kemudahan berikut: a) Daftar kehadiran latihan sendiri b) Cetak laporan kehadiran latihan sendiri c) Cetak semua laporan bagi semua pejabat 7


d) Menyenggara senarai kod seperti Senarai Pembiaya/Penaja, Senarai Penganjur, Senarai Bidang Latihan dan Senarai Jenis Latihan.

A) KATEGORI PENGGUNA PEGAWAI 7. Log masuk ke MyLatihan 7.1

Masukkan url berikut http://mylatihan.jpph.gov.my/

7.2

Skrin login seperti Rajah 1 akan dipaparkan.

Rajah 1 : Skrin Login 7.3

Kakitangan JPPH akan diberi id pengguna yang sama seperti id email rasmi JPPH. Default password yang diberikan adalah abc12345.

7.4

Masukkan id pengguna dan kata laluan dan klik Log Masuk.

7.5

Bagi pengguna yang pertama kali log masuk, skrin Tukar Kata Laluan seperti Rajah 2 akan dipaparkan. Pengguna perlu memasukkan katalaluan yang baru. Sila pastikan kata laluan baru terdiri daripada 12 aksara(termasuk nombor dan simbol). Seterusnya klik SIMPAN.

8


Rajah 2 : Skrin Tukar Kata Laluan 8. Skrin Daftar Latihan 8.1

Untuk mendaftarkan kursus yang telah dihadiri, klik pada tab Pendaftaran > Daftar Latihan.

8.2

Skrin Daftar Kehadiran Latihan seperti Rajah 3 dipaparkan.

9


Rajah 3 : Skrin Daftar Kehadiran Latihan 8.3 Nama Pegawai akan tertera mengikut pegawai login. 8.4 Masukkan maklumat berikut: a)

Tarikh mula latihan

b)

Tarikh tamat latihan

c)

Bilangan hari cuti ditolak contohnya Sabtu, Ahad, Cuti Umum dan lain-lain

d)

Catatan mengapa bilangan cuti ditolak. Contohnya Sabtu, Ahad, Cuti Umum dan lain-lain

e)

Badan Penganjur samada Kerajaan, Swasta atau Agensi Luar Negara

8.5 Pilih Nama Penganjur daripada senarai yang disediakan.

8.6 Sekiranya nama Penganjur tidak terdapat di dalam senarai, pengguna boleh memilih Lain- Lain dan mengisi nama Penganjur tersebut pada medan Nyatakan.

10


8.7 Pilih Penaja/Pembiaya daripada senarai yang disediakan.

8.8 Pilih Bidang Latihan daripada senarai yang disediakan.

8.9 Pilih Jenis Latihan daripada senarai yang disediakan.

8.10 Masukkan Nama Latihan yang telah dihadiri. 8.11 Pilih Tempat Latihan samada Luar Negara atau Dalam Negara.

11


8.12 Sekiranya pengguna memilih Luar Negara, senarai Negara akan dipaparkan. Sila pilih Negara daripada senarai tersebut.

8.13 Sekiranya pengguna memilih Dalam Negara, senarai Negeri akan dipaparkan. Sila pilih Negeri daripada senarai tersebut.

8.14 Klik butang

untuk memuatnaik dokumen

sokongan sekiranya ada. Pilih jenis dokumen yang hendak dimuatnaik pada senarai yang disediakan.

12


8.15 Sekiranya pengguna mempunyai maklumat perbelanjaan kursus yang perlu dimasukkan, klik pada butang Ya

8.16 Sekiranya pengguna memilih butang Ya, pengguna perlu mengisi maklumat perbelanjaan yang terlibat dan sistem akan mengira jumlah perbelanjaan secara automatik.

8.17 Sekiranya pengguna memilih butang Tidak, medan maklumat perbelanjaan akan didimkan dan pengguna tidak boleh memasukkan maklumat perbelanjaan kursus tersebut. 8.18 Klik SIMPAN untuk simpan maklumat Daftar Kehadiran Kursus atau BATAL untuk membatalkan semua maklumat yang telah diisi. 9. Skrin Status KPI Pegawai 9.1

Skrin Status KPI membolehkan pengguna melihat status KPI kehadiran latihan yang telah dihadiri mengikut tahun. Pengguna dapat melihat senarai latihan yang telah dihadiri dan mengemaskini maklumat latihan tersebut. Untuk 13


memaparkan skrin ini, klik pada ikon

. Sila Rujuk

Rajah 4 untuk contoh skrin.

Butang HAPUS latihan

Rajah 4 : Skrin Status KPI 9.2

Sistem secara default akan memaparkan senarai latihan bagi tahun semasa. Sekiranya pegawai telah mencapai KPI pada tahun tersebut, ikon akan dipaparkan.

9.3

Sekiranya pegawai masih belum mencapai KPI pada tahun tersebut, ikon akan dipaparkan.

9.4

Melalui skrin ini, pegawai boleh menghapuskan maklumat latihan sekiranya terdapat kesalahan dalam memasukkan maklumat sesuatu latihan . Sila klik butang Padam

untuk

menghapuskan maklumat latihan tersebut. Sila Rujuk Rajah 4 untuk contoh skrin. 9.5

Mesej “Hapus Maklumat Latihan?” akan dipaparkan. Klik YA jika ingin menghapuskan maklumat latihan tersebut.

14


9.6

Untuk melihat status KPI dan senarai latihan bagi tahun sebelumnya, pilih tahun yang dikehendaki pada medan Tahun Daripada dan Tahun Hingga. Sila rujuk contoh di bawah di mana pengguna memilih tahun 2012 dan 2013.

9.7

Klik butang CARI. Senarai latihan bagi tahun 2012 dan 2013 akan dipaparkan. Sila rujuk Rajah 5 untuk contoh paparan.

Rajah 5 : Skrin Status KPI mengikut pilihan tahun 9.8

Untuk melihat maklumat terperinci latihan yang telah dihadiri, klik pada ikon

. Skrin Paparan Latihan seperti Rajah 6

akan dipaparkan. 9.9

Klik KEMBALI untuk ke skrin Senarai Latihan.

9.10 Untuk kemaskini maklumat latihan yang telah dihadiri, klik pada ikon

. Skrin Kemaskini Latihan seperti Rajah 7

akan dipaparkan. Pengguna boleh mengemaskini maklumat latihan dan klik butang SIMPAN. 15


Rajah 6 : Skrin Paparan Latihan

16


Rajah 7 : Skrin Kemaskini Latihan 10. Mengemaskini Kata Laluan 10.1 Sekiranya pegawai ingin mengemaskini kata laluan, klik pada ikon

.

10.2 Skrin Kemaskini Kata Laluan seperti Rajah 8 akan dipaparkan.

17


Rajah 8 : Skrin Kemaskini Kata Laluan 10.3 Kemaskini kata laluan dan klik SIMPAN untuk menukar kata laluan baru.

11. Log Keluar 11.1 Untuk log keluar MyLatihan, klik pada ikon

18


B) KATEGORI PENGGUNA KETUA PEJABAT / PENGARAH PENILAIAN NEGERI *Nota : Sila rujuk perenggan A – Modul Kategori Pengguna Pegawai untuk modul-modul yang berkaitan.

12. Skrin Senarai Status KPI Pejabat 12.1 Untuk melihat senarai status KPI bagi semua pegawai di bawah seliaan di pejabat, klik pada tab Senarai >Status KPI Pejabat. Skrin Senarai Status KPI mengikut tahun yang dipilih akan dipaparkan. Sila Rujuk Rajah 15 untuk contoh skrin.

Penunjuk bilangan pegawai yang telah capai KPI atau belum.

Rajah 15 : Skrin Senarai Status KPI Pejabat 12.2 Untuk melihat senarai pegawai yang telah mencapai KPI dan Belum Capai KPI, klik pada nombor bilangan pegawai tersebut. 19


12.3 Skrin Senarai Pegawai yang telah capai/belum capai KPI akan dipaparkan. Sila Rujuk Rajah 16 untuk contoh Skrin Senarai Pegawai Yang Telah Capai KPI bagi Tahun 2013.

Rajah 16 : Skrin Senarai Pegawai Telah Capai KPI 12.4 Melalui skrin ini, Ketua Pejabat dapat memantau bilangan pegawai yang telah mencapai KPI dan yang masih belum mencapai KPI kehadiran latihan. 12.5 Untuk melihat senarai latihan yang telah dihadiri oleh pegawai di bawah seliaan, klik pada butang Papar

. Skrin

Senarai Latihan bagi pegawai tersebut akan dipaparkan. 12.6 Melalui skrin ini, Ketua Pejabat boleh menghapuskan maklumat latihan seseorang pegawai sekiranya didapati terdapat ketidak telusan di dalam pendaftaran tersebut. Sila klik butang Padam

untuk menghapuskan maklumat

kursus tersebut. Sila Rujuk Rajah 17 untuk contoh skrin. 12.7 Mesej “Hapus Maklumat Latihan?” akan dipaparkan. Klik YA jika ingin menghapuskan maklumat latihan tersebut.

20


Butang Hapus Latihan

Rajah 17 : Skrin Hapus Maklumat Latihan Pegawai 13. Skrin Senarai Status KPI Pejabat mengikut Jawatan 13.1 Untuk melihat senarai status KPI pegawai mengikut Jawatan, klik pada tab Senarai >Jawatan. 13.2 Skrin Senarai Jawatan akan dipaparkan. Sila Rujuk Rajah 18 untuk contoh skrin.

Rajah 18 : Skrin Senarai Jawatan 21


13.3 Untuk melihat status KPI latihan pegawai bagi Jawatan tertentu, sila klik pada butang Papar Pegawai. 13.4 Skrin Senarai Status KPI pegawai bagi jawatan tersebut akan dipaparkan. Sila Rujuk Rajah 19 untuk contoh skrin Status KPI bagi Juruteknik Komputer FT17 di BTM.

Rajah 19 : Skrin Status KPI Pegawai mengikut Jawatan

14. Laporan Statistik Pie Chart Status KPI 14.1 Untuk melihat Status KPI dalam bentuk Pie Chart. Klik pada tab Laporan>Statistik>Pie Chart Status KPI. Pie Chart seperti Rajah 20 akan dipaparkan.

22


Rajah 20 : Skrin Pie Chart Status KPI

15. Laporan Status KPI 15.1 Untuk melihat Laporan Status KPI pejabat bagi pegawai yang telah mencapai KPI mengikut tahun, klik pada tab Laporan>Laporan Status KPI. 16. Laporan Latihan 16.1 Untuk menjana laporan latihan mengikut peratusan bagi lebih 7 hari dan lebih 2 bilangan kursus, klik pada tab Laporan>Laporan Latihan. 17. Laporan Kehadiran Latihan 17.1 Untuk melihat senarai keseluruhan latihan yang telah dihadiri oleh semua pegawai di pejabat mengikut tahun, klik pada tab Laporan>Laporan Kehadiran Latihan. 18. Laporan Jumlah Perbelanjaan Untuk Latihan 18.1 Untuk melihat jumlah keseluruhan perbelanjaan latihan bagi pejabat yang terdiri daripada Yuran, Pengangkutan,

23


Lojing/Penginapan, Elaun dan Lain-lain, klik pada tab Laporan>Laporan Jumlah Perbelanjaan Untuk Latihan. 19. Laporan Bilangan Pegawai Yang Menghadiri Kursus 19.1 Untuk melihat jumlah pegawai yang menghadiri kursus mengikut jumlah Gred/Kumpulan Jawatan, klik pada tab Laporan>Laporan Bilangan Pegawai Yang Menghadiri Kursus.

20. Notis Tunjuk Sebab 20.1 Pegawai yang tidak memenuhi KPI latihan sehingga 31 Disember perlu melengkapkan Notis Tunjuk Sebab kepada Ketua Pengarah Penilaian. Ketua Pejabat / PPN boleh mencetak dan mengemukakan Notis Tunjuk Sebab kepada pegawai berkenaan untuk tindakan selanjutnya. 20.2 Untuk mencetak Notis Tunjuk Sebab, klik pada tab Laporan>Notis Tunjuk Sebab. 20.3 Skrin Senarai Pegawai yang tidak mencapai KPI seperti Rajah 15 dipaparkan.

Rajah 15 : Skrin Notis Tunjuk Sebab 20.4 Untuk mencetak Notis Tunjuk Sebab kepada semua pegawai di pejabat yang tidak mencapai KPI, klik pada butang 24


20.5 Sistem secara automatik akan mencetak Notis mengikut nama pegawai yang tidak mencapai KPI. 20.6 Notis ini boleh dijana bagi tahun semasa dan satu tahun sebelumnya.

25


C) KATEGORI PENGGUNA PENTADBIR PEJABAT *Nota : Sila rujuk perenggan A – Modul Pegawai untuk modulmodul yang berkaitan.

21. Skrin Daftar Pegawai Baru 21.1 Sekiranya terdapat pegawai baru melapor diri ke JPPH, Pentadbir Pejabat perlu mendaftarkan pegawai tersebut ke sistem MyLatihan. Sebelum membuat pendaftaran, sila pastikan pegawai tersebut telah pun mempunyai emel rasmi jabatan kerana id yang sama akan digunakan untuk didaftarkan kepada MyLatihan, 21.2 Untuk mendaftarkan pegawai yang baru melapor diri ke JPPH, klik pada tab Pendaftaran>Daftar Pegawai Baru. Skrin Daftar Maklumat Pegawai Baru akan dipaparkan. Sila rujuk Rajah 21 untuk contoh skrin.

Rajah 21 : Skrin Daftar Maklumat Pegawai Baru 26


21.3 Masukkan maklumat berikut: a) Nama pegawai b) Jawatan c) Gred Jawatan d) Gelaran Jawatan e) Level Capaian f) Email g) Tarikh lapor diri 21.4 Setelah mengisi maklumat tersebut, sila klik butang SIMPAN untuk simpan maklumat atau BATAL untuk membatalkan maklumat yang telah diisi. 22. Skrin Daftar Pegawai Bertukar 22.1 Sekiranya terdapat pertukaran dalaman seseorang pegawai, sebagai contoh bertukar dari JPPH Shah Alam ke JPPH Bangi, Pentadbir Pejabat di JPPH Bangi perlu mengemaskini maklumat Pejabat JPPH bagi pegawai tersebut. Untuk menukarkan maklumat Pejabat JPPH tersebut, Pentadbir Pejabat perlu masuk ke Skrin Daftar Pegawai Bertukar. 22.2 Klik pada tab Pendaftaran>Daftar Pegawai Bertukar. Skrin Daftar Pegawai Bertukar akan dipaparkan. Sila rujuk Rajah 22 untuk contoh skrin.

27


Rajah 22 : Daftar Pegawai Bertukar

22.3 Masukkan alamat email JPPH atau No Kad Pengenalan pegawai yang bertukar. Pastikan alamat email adalah betul. Klik butang CARI. 22.4 Nama pegawai dan ID MyLatihan akan dipaparkan. Sila pastikan Nama Pegawai adalah betul. 22.5 Pilih Pejabat JPPH di mana pegawai baru berpindah masuk dan klik KEMASKINI untuk menyimpan maklumat. 22.6 * Catatan : Sila pastikan nama pegawai yang bertukar dalaman tidak ditukarkan kepada status TIDAK AKTIF. Status TIDAK AKTIF hanya perlu dipilih sekiranya pegawai tidak lagi berkhidmat dengan JPPH.

23. Skrin Senarai Status KPI Pejabat 23.1 Untuk melihat senarai status KPI bagi semua pegawai di pejabat, klik pada tab Senarai >Status KPI Pejabat. Skrin Senarai Status KPI mengikut tahun yang dipilih akan dipaparkan. Sila Rujuk Rajah 23 untuk contoh skrin. 28


Rajah 23 : Skrin Senarai Status KPI Pejabat

23.2 Untuk melihat senarai pegawai yang telah mencapai KPI dan Belum Capai KPI, klik pada nombor bilangan pegawai tersebut. 23.3 Skrin Senarai Pegawai yang telah capai/belum capai KPI akan dipaparkan. Sila Rujuk Rajah 24 untuk contoh Skrin Senarai Pegawai Yang Telah Capai KPI bagi Tahun 2013.

29


Rajah 24 : Skrin Senarai Pegawai Telah Capai KPI 23.4 Melalui skrin ini, Pentadbir Pejabat dapat memantau bilangan pegawai yang telah mencapai KPI dan yang masih belum mencapai KPI kehadiran latihan. 23.5 Untuk melihat senarai latihan yang telah dihadiri oleh pegawai di bawah seliaan, klik pada butang Papar

. Skrin

Senarai Latihan bagi pegawai tersebut akan dipaparkan. 23.6 Melalui skrin ini, Pentadbir Pejabat boleh mengemaskini maklumat latihan pegawai sekiranya didapati terdapat kesalahan maklumat di dalam pendaftaran tersebut. Sila klik butang Kemaskini

untuk mengemaskini maklumat

latihan tersebut. 23.7 Setelah mengemaskini maklumat, sila klik butang KEMASKINI untuk simpan atau BATAL untuk membatalkan maklumat yang telah dikemaskini.

24. Skrin Senarai Pegawai di Pejabat 24.1 Untuk melihat senarai maklumat pegawai bagi semua pegawai di pejabat, klik pada tab Senarai >Pegawai. 30


Skrin Senarai Pegawai akan dipaparkan. Sila Rujuk Rajah 25 untuk contoh skrin.

Rajah 25 : Skrin Senarai Pegawai 24.2 Melalui skrin ini, pengguna dapat melihat senarai nama pegawai di pejabat. 24.3 Pentadbir Pejabat bertanggungjawab untuk mengemaskini maklumat pegawai-pegawai di pejabat sekiranya perlu. 24.4 Klik pada butang Kemaskini

untuk mengemaskini

maklumat seseorang pegawai. SIla rujuk Rajah 26 untuk contoh Skrin Kemaskini Maklumat Pegawai.

31


Rajah 26 : Skrin Kemaskini Maklumat Pegawai 24.5 Melalui skrin ini, Pentadbir Pejabat boleh mengemaskini maklumat berikut : a. No Kad Pengenalan b. Nama Pegawai c. Level Capaian d. Jawatan e. Gred Jawatan f. E-mail g. Tarikh Lapor Diri h. Memuatnaik Gambar Pegawai

24.6 Bagi medan Status Warga JPPH, sistem akan default pilihan kepada Aktif. Sekiranya pegawai tidak lagi berkhidmat di JPPH atas sebab-sebab seperti bersara, bertukar ke agensi 32


lain, meninggal dunia dan sebagainya, Pentadbir Pejabat perlu mengemaskini medan tersebut dengan memilih butang Tidak Aktif.

* Sekiranya Pegawai bertukar dalaman (hanya antara Bahagian/Cawangan di JPPH), medan Status Warga JPPH TIDAK PERLU ditukar kepada Tidak Aktif. 24.7 Setelah mengemaskini maklumat, klik butang KEMASKINI untuk simpan atau BATAL untuk membatalkan maklumat yang telah dikemaskini.

25. Laporan Statistik Pie Chart Status KPI 25.1 Untuk melihat Status KPI dalam bentuk Pie Chart. Klik pada tab Laporan>Statistik>Pie Chart Status KPI. Pie Chart seperti Rajah 27 akan dipaparkan.


33


26. Laporan Status KPI 26.1 Untuk melihat Laporan Status KPI pejabat bagi pegawai yang telah mencapai KPI mengikut tahun, klik pada tab Laporan>Laporan Status KPI. 27. Laporan Latihan 27.1 Untuk menjana laporan latihan mengikut peratusan bagi lebih 7 hari dan lebih 2 bilangan kursus, klik pada tab Laporan>Laporan Latihan. 28. Laporan Kehadiran Latihan 28.1 Untuk melihat senarai keseluruhan latihan yang telah dihadiri oleh semua pegawai di pejabat mengikut tahun, klik pada tab Laporan>Laporan Kehadiran Latihan. 29. Laporan Jumlah Perbelanjaan Untuk Latihan 29.1 Untuk melihat jumlah keseluruhan perbelanjaan latihan bagi pejabat yang terdiri daripada Yuran, Pengangkutan, Lojing/Penginapan, Elaun dan Lain-lain, klik pada tab Laporan>Laporan Jumlah Perbelanjaan Untuk Latihan. 30. Laporan Bilangan Pegawai Yang Menghadiri Kursus 30.1 Untuk melihat jumlah pegawai yang menghadiri kursus mengikut jumlah Gred/Kumpulan Jawatan, klik pada tab Laporan>Laporan Bilangan Pegawai Yang Menghadiri Kursus. 31. Notis Tunjuk Sebab 31.1 Pegawai yang tidak memenuhi KPI latihan sehingga 31 Disember perlu melengkapkan Notis Tunjuk Sebab kepada Ketua Pengarah Penilaian. Ketua Pejabat / PPN boleh mencetak dan mengemukakan Notis Tunjuk Sebab kepada pegawai berkenaan untuk tindakan selanjutnya.

34


31.2 Untuk mencetak Notis Tunjuk Sebab, klik pada tab Laporan>Notis Tunjuk Sebab. 31.3 Skrin Senarai Pegawai yang tidak mencapai KPI seperti Rajah 28 dipaparkan.

Rajah 28 : Skrin Notis Tunjuk Sebab 31.4 Untuk mencetak Notis Tunjuk Sebab kepada semua pegawai di pejabat yang tidak mencapai KPI, klik pada butang 31.5 Sistem secara automatik akan mencetak Notis mengikut nama pegawai yang tidak mencapai KPI. 31.6 Notis ini boleh dijana bagi tahun semasa dan satu tahun sebelumnya.

35


D) KATEGORI PENGGUNA PENTADBIR IBU PEJABAT *Nota : Sila rujuk perenggan A – Modul Pegawai dan perenggan C – Modul Pentadbir Pejabat untuk modul-modul yang berkaitan. 32. Penyenggaraan Kod 32.1 Pentadbir Ibu Pejabat bertanggungjawab menyenggara kodkod bagi MyLatihan berikut: a) Penganjur b) Penaja/Pembiaya c) Bidang Latihan d) Jenis Latihan 32.2 Bagi menyenggara Kod Penganjur, klik pada tab Penyenggaraan Kod>Penganjur. Skrin Penyenggaraan Penganjur seperti Rajah 28 akan dipaparkan.

Rajah 28 : Skrin Penyenggaraan Penganjur 32.3 Melalui skrin ini, pentadbir Ibu Pejabat boleh mendaftar nama Penganjur. 36


32.4 Masukkan nama penganjur pada medan Penganjur dan klik butang SIMPAN untuk simpan atau SEMULA untuk membatalkan nama penganjur yang telah dimasukkan. *Nota : Sila ikut langkah yang sama bagi Penyenggaraan kod Penaja/Pembiaya, Bidang Latihan dan Jenis Latihan.

33. Skrin Senarai Status KPI mengikut Pejabat JPPH 33.1 Pentadbir Ibu Pejabat boleh memantau status KPI bagi semua pegawai di semua Pejabat JPPH. Klik pada tab Senarai >Status KPI Pejabat. 33.2 Skrin Senarai Status KPI bagi Keseluruhan pejabat di JPPH mengikut tahun yang dipilih akan dipaparkan. Sila Rujuk Rajah 29 untuk contoh skrin.

37


Rajah 29 : Skrin Senarai Status KPI Keseluruhan Pejabat 33.3 Untuk melihat Status KPI Pejabat JPPH secara spesifik, Pentadbir Ibu Pejabat boleh membuat pilihan pada Senarai di bawah.

33.4 Untuk melihat senarai pegawai yang telah mencapai KPI dan Belum Capai KPI, klik pada nombor bilangan pegawai tersebut. 33.5 Skrin Senarai Pegawai yang telah capai/belum capai KPI akan dipaparkan. Sila Rujuk Rajah 30 untuk contoh Skrin Senarai Pegawai Bahagian Khidmat Pengurusan Yang Telah Capai KPI bagi Tahun 2013.

38


Rajah 30 : Skrin Senarai Pegawai Telah Capai KPI 33.6 Melalui skrin ini, Pentadbir Ibu Pejabat dapat memantau bilangan pegawai yang telah mencapai KPI dan yang masih belum mencapai KPI kehadiran latihan. 33.7 Untuk melihat senarai latihan yang telah dihadiri oleh pegawai, klik pada butang Papar

. Skrin Senarai Latihan

bagi pegawai tersebut akan dipaparkan. 33.8 Melalui skrin ini, Pentadbir Ibu Pejabat boleh mengemaskini maklumat latihan pegawai sekiranya didapati terdapat kesalahan maklumat di dalam pendaftaran tersebut. Sila klik butang Kemaskini

untuk mengemaskini maklumat

latihan tersebut. 33.9 Setelah mengemaskini maklumat, sila klik butang KEMASKINI untuk simpan atau BATAL untuk membatalkan maklumat yang telah dikemaskini.

34. Skrin Senarai Status KPI Pejabat mengikut Jawatan 34.1 Untuk melihat senarai status KPI pegawai mengikut Jawatan, klik pada tab Senarai >Jawatan. 34.2 Senarai bagi semua Jawatan di JPPH akan dipaparkan. Sila Rujuk Rajah 31 untuk contoh skrin.

39


Rajah 31 : Skrin Senarai Semua Jawatan di JPPH 34.3 Untuk melihat status KPI latihan pegawai bagi Jawatan tertentu, sila klik pada butang Papar Pegawai. 34.4 Skrin Senarai Status KPI pegawai bagi jawatan tersebut akan dipaparkan. Sila Rujuk Rajah 32 untuk contoh skrin Status KPI bagi Pegawai Penilaian

40


Rajah 32 : Skrin Status KPI Pegawai mengikut Jawatan 35. Laporan Statistik Pie Chart Status KPI 35.1 Untuk melihat Status KPI dalam bentuk Pie Chart. Klik pada tab Laporan>Statistik>Pie Chart Status KPI. Pie Chart seperti Rajah 33 akan dipaparkan.


36. Laporan Status KPI 36.1 Untuk melihat Laporan Status KPI pejabat bagi pegawai yang telah mencapai KPI mengikut tahun, klik pada tab Laporan>Laporan Status KPI. 37. Laporan Latihan 28.1 Untuk menjana laporan latihan mengikut peratusan bagi lebih 7 hari dan lebih 2 bilangan kursus, klik pada tab Laporan>Laporan Latihan.

41


38. Laporan Kehadiran Latihan Mengikut Pejabat JPPH 29.1 Untuk melihat senarai keseluruhan latihan yang telah dihadiri oleh semua pegawai di pejabat mengikut tahun, klik pada tab Laporan>Laporan Kehadiran Latihan. 39. Laporan Jumlah Perbelanjaan Untuk Latihan 30.1 Untuk melihat jumlah keseluruhan perbelanjaan latihan bagi pejabat yang terdiri daripada Yuran, Pengangkutan, Lojing/Penginapan, Elaun dan Lain-lain, klik pada tab Laporan>Laporan Jumlah Perbelanjaan Untuk Latihan. 40. Laporan Bilangan Pegawai Yang Menghadiri Kursus 31.1 Untuk melihat jumlah pegawai yang menghadiri kursus mengikut jumlah Gred/Kumpulan Jawatan, klik pada tab Laporan>Laporan Bilangan Pegawai Yang Menghadiri Kursus. 41. Notis Tunjuk Sebab 41.1 Pegawai yang tidak memenuhi KPI latihan sehingga 31 Disember perlu melengkapkan Notis Tunjuk Sebab kepada Ketua Pengarah Penilaian. Ketua Pejabat / PPN boleh mencetak dan mengemukakan Notis Tunjuk Sebab kepada pegawai berkenaan untuk tindakan selanjutnya. 41.2 Untuk mencetak Notis Tunjuk Sebab, klik pada tab Laporan>Notis Tunjuk Sebab. 41.3 Skrin Senarai Pegawai yang tidak mencapai KPI seperti Rajah 34 dipaparkan.

42


Rajah 34 : Skrin Notis Tunjuk Sebab 41.4 Untuk mencetak Notis Tunjuk Sebab kepada semua pegawai di pejabat yang tidak mencapai KPI, klik pada butang 41.5 Sistem secara automatik akan mencetak Notis mengikut nama pegawai yang tidak mencapai KPI. 41.6 Notis ini boleh dijana bagi tahun semasa dan satu tahun sebelumnya.

43

Manual Pengguna Sistem MyLatihan Versi 1.14

Recommend Documents