MANUAL PENGGUNAAN APLIKASI E-ARSIP

Download Penerapan E-Government. SIKD mempunyai tiga menu utama yang memiliki fungsi yang saling berdampingan,yaitu “Halaman Utama”, “Arsip Keseluru...

1 downloads 560 Views 5MB Size
REFORMASI BIROKRASI

1. LOGIN SIKD

• MasukkanUser ID dan Password yang telahdiberikanoleh Admin 2. a. PAGE - HALAMAN UTAMA Berikut ini adalah tampilan dari Halaman Utama

Tata Laksana

3

List Kabinet

SIKD mempunyai tiga menu utama yang memiliki fungsi yang saling berdampingan,yaitu “Halaman Utama”, “Arsip Keseluruhan” dan menu ”Pencarian” Di Menu “Halaman Utama”, terdapat list kabinet ( berdasarkan struktur organisasi), dan 4 menu untuk dokumen, yaitu “Dokumen Masuk”, “Arsip Belum Dibaca”, “Arsip Belum Ditindaklanjuti”, dan “Arsip Dalam Proses Tindak Lanjut”. Di dalam List Kabinet, terdapat “berkas” yang akan menampung semua arsip sesuai dengan kebutuhannya 2.a.1

DOKUMEN MASUK “Dokumen Masuk” mempunyai fungsi yang hampir sama dengan inbox di email, yaitu untuk menampung surat/dokumen masuk

4

Penerapan E-Government

REFORMASI BIROKRASI

LihatArsippada “DokumenMasuk”

DOKUMEN MASUK – LIHAT - BERKASKAN Untuk melihat detail dari arsip dan juga untuk memberkaskan dokumen pada “Dokumen Masuk”

Untuk melihat arsip yang diterima

Pilih di berkasmanaarsipakan di b k k

Detail Arsip

Tata Laksana

5

2.a.2 ARSIP BELUM DIBACA

Lihat Arsip pada “Arsip Belum Dibaca”

ARSIP BELUM DIBACA – LIHAT – TINDAK LANJUT

Detail Arsip

6

Penerapan E-Government

REFORMASI BIROKRASI

2.a.3 ARSIP DALAM PROSES TINDAK LANJUT

LihatArsippada “ArsipDalam Proses TindakLAnjut”

ARSIP DALAM PROSES TINDAK LANJUT – LIHAT

Tata Laksana

7

2.a.4 ARSIP BELUM DI TINDAK LANJUTI

ARSIP BELUM DITINDAKLANJUTI - LIHAT

Detail Arsip

8

Penerapan E-Government

REFORMASI BIROKRASI

2. b. PAGE – ARSIP KESELURUHAN Berikut ini adalah tampilan dari “Arsip Keseluruhan”

Terdapat 2 menu utama untuk me-registrasi Arsip, yaitu “Registrasi Arsip Kertas” dan “Registrasi Arsip Elektronik”.Selain itu, dalam halaman ini juga terdapat list berkas. “Registrasi Arsip Kertas” di menu ini sama dengan mengirimkan surat kepada orang lain. 2.b.1REGISTRASI ARSIP KERTAS Pilih“Registrasi Arsip Kertas” kemudian pilih “Kirim Arsip”

2. PilihRegistrasiArsipkertas 1. Pilih“KirimArsip”

Tata Laksana

9

Dan akan muncul halaman “Kirim Arsip Kertas” yang berfungsi untuk mengisi info arsip yang akan dikirim oleh user. REGISTRASI ARSIP KERTAS – KIRIM ARSIP – KIRIM ARSIP KERTAS Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, nama penanggungjawab adalah orang yang akan di kirimkan arsip, dan berasal dari jabatan penanggungjawab, apabila sudah yakin dengan datanya, tekan tombol kirim.

Isi dengan informasi arsip k di ki i

Nama PenanggungJawab berasal dari kolom *Jabatan penanggungjawab* dan merupakan orang tujuan yang akan di kirimkan arsip

2.b.2 REGISTRASI ARSIP ELEKTRONIK Pilih “Registrasi Arsip Elektronik” kemudian pilih kirim arsip.

10

Penerapan E-Government

REFORMASI BIROKRASI

1. Pilih Registrasi Arsip “Elektronik” 2. Pilih “KirimArsip”

Dan akan muncul halaman “Kirim Arsip Elektronik” yang berfungsi untuk mengisi info arsip yang akan dikirim oleh user. REGISTRASI ARSIP ELEKTRONIK – KIRIM ARSIP – KIRIM ARSIP ELEKTRONIK Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, nama penanggungjawab adalah orang yang akan di kirimkan arsip, dan berasal dari jabatan penanggung jawab, apabila sudah yakin dengan data yang di isi, tekan tombol kirim.

Isi denganinformasiarsip yang akan di kirim Nama PenanggungJawab berasal dari kolom *Jabatan penanggungjawab* dan merupakan orang tujuan yang akan di kirimkan arsip

Tata Laksana

11

2. C. LIST ARSIP DALAM BERKAS Maksudnya untuk melihat arsip di dalam “Berkas” yang terdapat di dalam list “kabinet”

Berkas yang berada dalam list “Kabinet” dan/atau yang ingin dilihat

List arsip pada berkas yang dipilih

Pada List “Arsip dalam berkas” terdapat I 3 fungsi utama yang akan dijelaskan diberikutnya.

2.c.1 REGISTRASI ARSIP KERTAS KEDALAM BERKAS DIRI SENDIRI Untuk memasukkan arsip kertas kedalam akun user tersebut. Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, nama penanggungjawab adalah orang yang akan di kirimkan arsip, dan berasal dari jabatan penanggungjawab, apabila sudah yakin dengan data yang di isi, tekan tombol isi.

12

Penerapan E-Government

REFORMASI BIROKRASI

Isi denganinformasiarsip yang akan di kirim Nama PenanggungJawab berasal dari kolom *Jabatan penanggung jawab* dan merupakan orang tujuan yang akan di kirimkan arsip

2.c.2 REGISTRASI ARSIP ELEKTRONIK KEDALAM BERKAS DIRI SENDIRI Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, nama penanggungjawab adalah orang yang akan di kirimkan arsip, dan berasal dari jabatan penanggungjawab, apabila sudah yakin dengan data yang di isi, tekan tombol isi.

Isi denganinformasiarsip yang akan di kirim Nama PenanggungJawab berasal dari kolom *Jabatan penanggungjawab* dan merupakan orang tujuan yang akan di kirimkan arsip

Tata Laksana

13

2.c.3 BUAT VOLUME Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, apabila sudah yakin dengan data yang di isi, tekan tombol simpan

Isi Volume yang ingindimasukan

2.c.4 DAFTAR TINDAKAN TERHADAP ARSIP

14

Penerapan E-Government

REFORMASI BIROKRASI

TINDAKAN – LIHAT METADATA Metadata adalah detail dari arsip/dokumen yang ingin dilihat

TINDAKAN – LIHAT ARSIP Apabila arsip tersebut dalam bentuk softcopy, maka “LIHAT ARSIP” berfungsi untuk mengunduh file tersebut

Tata Laksana

15



TINDAKAN – UBAH METADATA

Ubah data yang ingin di ubah

TINDAKAN – SALIN ARSIP

HasilSalinanArsip

16

Penerapan E-Government

REFORMASI BIROKRASI

TINDAKAN – CHECKOUT ARSIP

TINDAKAN – LIHAT VERSI

VersiArsip

Tata Laksana

17



TINDAKAN – USUL HAPUS

Pemberitahuan kalau arsip telah ditandai untuk di hapus

TINDAKAN – RELASI

18

Penerapan E-Government

REFORMASI BIROKRASI

TINDAKAN – RELASI – TAMBAH RELASI BERKAITAN (Pencarian) Untuk menambah relasi arsip, terlebih dahulu kita harus mencari arsip yang ingin di relasikan. Pencarian bias berdasarkan Judul/Deskripsi. Masukan kata kunci pencarian kemudian klik “Cari”.

 TINDAKAN – RELASI – TAMBAH RELASI BERKAITAN (HasilPencarian) Setelah melakukan pencarian akan tampil daftar arsip yang sesuai dengan kata kunci, apabila ingin membuat retasi dengan arsip tersebut pilih “Tambah” pada baris arsip tersebut

Tata Laksana

19



TINDAKAN - DISPOSISI

Lihat Metadata danarsipayngingin di disposisikan

LehatlembarDisposisi

Nama Penerima berasal dari jabatan penerima

Detail Disposisi

TINDAKAN – DISPOSISI – LIHAT METADATA

Metadata Arsip

Detail Disposisi

20

Penerapan E-Government

REFORMASI BIROKRASI

TINDAKAN – DISPOSISI – LEMBAR DISPOSISI

LembarDisposisi

3.5 Lihat Detail Arsip

Tata Laksana

21

2. d. PENCARIAN 2.d.1 PECARIAN MUDAH



22

HASIL PENCARIAN MUDAH

Penerapan E-Government

REFORMASI BIROKRASI

2.d.2 PENCARIAN LENGKAP

• HasilPencarianLengkap

Tata Laksana

23

2.d.3 PENCARIAN KONTEN

24

Penerapan E-Government