Sistema Admsoft
MANUAL SISTEMA ADMSOFT
Sistema Admsoft APRESENTAÇÃO
ADMINISTRADOR DE ESCRITÓRIO CONTÁBIL Muito mais que um administrador de Escritório Contábil. Com o Admsoft, você gerencia a administração financeira do seu escritório. O sistema oferece controles e relatórios que proporcionam agilidade e segurança na tomada de decisões. DESTAQUES • • • • •
Integração de Contas a Pagar e Receber com o sistema de Contabilidade da Folhamatic, o Telecont. Baixa Automática de Títulos utilizando o arquivo remessa e retorno enviado pelo banco. Nota Fiscal de Serviço série “A”, Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) com Recibo Provisório de Serviços para diversos municípios. Barra Lateral que centraliza todos os avisos aumentando o controle do escritório. Cadastro de usuários e senhas com níveis de acesso às opções do sistema. ESPECIFICAÇÕES
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SISTEMA ADMSOFT Agenda de compromissos individualizada por usuários, com notificação de compromisso.
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Agenda Telefônica do escritório.
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Apresentação do sistema com facilidade na localização das opções.
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Baixas a Maior, possibilidade da utilização do saldo das baixas efetuadas com o valor maior que o do título para conceder descontos em outros títulos.
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Cadastro com relatório de sócios e autônomos sem vínculo ao cadastro de empresas.
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Configuração de eventos automáticos para transporte automático para a digitação.
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Emissão de Notas Fiscais série A, Cartas de Cobrança, Contrato de Prestação de Serviços e Boletos com código de barras.
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Envio de e-mail de congratulação para os sócios e de comunicados para as empresas.
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Envio do arquivo remessa e recepção do arquivo retorno enviado pelo banco com baixa de títulos automática.
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Exportação de DARF's emitidos e não pagos, para o lote do Sistema Impostos em Atraso.
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Exportação de Nota Fiscal de Serviços para o sistema de Escrita Fiscal, o E-Fiscal. Lançamento de saída de Nota Fiscal no Escritório e um lançamento de entrada de NF no cliente.
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Gerador de contrato de prestação de serviços contábeis, com modelos padrões.
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Integração com a Contabilidade e integração de Guias e DARF's (emissão) com protocolos (geração automática).
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Otimização da digitação com a utilização da configuração de eventos automáticos.
Sistema Admsoft •
Protocolos pagos pelo escritório, pagos pelos clientes e de documentos.
CONTROLES •
Cheques pré-datados, baixados e sustados/cancelados, com relatório.
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Contas a Pagar (com relatório e notificação de vencimento configurável), Contas a Receber (com possibilidade de acréscimo de juros e desconto), Controle de Cheques e Controle de Tributos e Protocolos.
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Recibos e boletos emitidos, com relatório.
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Tributos para DARF's e GPS, com importação dos tributos da Escrita Fiscal, o E-Fiscal.
IMPRESSOS •
Boletos com código de barras de diversos bancos, com relação de emitidos e opção de 2ª via.
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Comprovante anual de retenção CSLL/ COFINS/PIS-PASEP.
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DARF's de diversos códigos e em branco.
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Declaração Negativa de Débitos e de Quitação Anual de Débitos.
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GRCSU com código de barras – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical Urbana.
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Guias de GPS empresa, contribuinte e autônomos, além de guias em branco.
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Informe de rendimento de Pessoa Jurídica/Pessoa Física para Pessoa Física, Pessoa Jurídica para Pessoa Jurídica e IRRF (1708).
RELATÓRIOS •
Carta de cobrança.
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Conferência de digitação, e-mails enviados, protocolos de tributos e documentos.
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Controle de Empresas Encerradas, relatório de encerramento da movimentação dos sistemas Folha de Pagamento, Escrita Fiscal e Contábil no mês ativo e usuário responsável.
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Emissão de cheques .
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Etiquetas do escritório, de cliente e de fornecedores.
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Extrato de débitos (clientes).
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Faturamento mensal com opção de discriminar eventos e faturamento anual.
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Fluxo de caixa.
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Protocolos avulsos de tributos e documentos.
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Recibos de Honorários em 4 modelos, recibo avulso e configurável.
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Relação de devedores mensais e acumulados.
Sistema Admsoft ÍNDICE MENU ARQUIVOS EMPRESAS.................................................................................................................................................................................... 1 ABA ADM / IMPOSTOS > DADOS COMPLEMENTARES..................................................................................................... 2 ABA ADM / IMPOSTOS > OUTROS DADOS.................................................................................................................... .. 2 ATIVAR MÊS.................................................................................................................................................................................. 4 TIPO DE EMPRESA........................................................................................................................................................................ 4 RAMO DE ATIVIDADE................................................................................................................................................................... 4 DADOS PARA DARF....................................................................................................................................................................... 5 CADASTRO DE FILAS..................................................................................................................................................................... 6 FORNECEDOR............................................................................................................................................................................... 7 EVENTOS...................................................................................................................................................................................... 7 CADASTRO DE EVENTOS.................................................................................................................................................. 7 EVENTOS AUTOMÁTICOS................................................................................................................................................ 8 CADASTRO RÁPIDO........................................................................................................................................................ 10 CÓPIA DE CONFIGURAÇÕES ENTRE EMPRESAS............................................................................................................. 10 PROTOCOLOS.............................................................................................................................................................................. 11 TRIBUTOS....................................................................................................................................................................... 12 RESPONSÁVEIS PELA ENTREGA...................................................................................................................................... 12 HISTÓRICO LIVRO CAIXA............................................................................................................................................................. 13 DADOS DO ESCRITÓRIO.............................................................................................................................................................. 13 SINDICATO PATRONAL................................................................................................................................................................ 14 SÓCIOS....................................................................................................................................................................................... 15 LANÇAMENTO TURBO................................................................................................................................................... 16 ENVIO DE E-MAIL DE CONGRATULAÇÃO.................................................................................................................................... 17 AUTÔNOMOS............................................................................................................................................................................. 18 BANCOS...................................................................................................................................................................................... 19 E-CRM......................................................................................................................................................................................... 20 AGENDA DE TELEFONES............................................................................................................................................................. 20 INTEGRAÇÃO CONTÁBIL............................................................................................................................................................. 21 CONFIGURAR INTEGRAÇÃO.......................................................................................................................................... 21 CONTAS A RECEBER....................................................................................................................................................... 21 CONTAS A PAGAR.......................................................................................................................................................... 22
Sistema Admsoft CÓPIA DE CONFIGURAÇÃO ENTRE ANOS...................................................................................................................... 23 PLANO DE CONTAS........................................................................................................................................................ 24 IMPORTAR PLANO DE CONTAS...................................................................................................................................... 24 CONSULTAR PLANO IMPORTADO................................................................................................................................... 24 MENU MOVIMENTOS DIGITAÇÃO.................................................................................................................................................................................. 25 SINTÉTICA...................................................................................................................................................................... 25 TURBO........................................................................................................................................................................... 26 GERAÇÃO DOS TÍTULOS................................................................................................................................................. 27 CONTROLE DE CONTAS A RECEBER............................................................................................................................................ 28 PROCEDIMENTOS PARA BAIAR TÍTULO......................................................................................................................... 30 ABA TÍTULOS VENCIDOS................................................................................................................................................ 31 REAJUSTE DE EVENTOS.............................................................................................................................................................. 32 CONTROLE DE CONTAS A PAGAR............................................................................................................................................... 33 LANÇAMENTO DE CONTAS A PAGAR............................................................................................................................ 34 BAIXAR UM LANÇAMENTO........................................................................................................................................... 36 PROTOCOLOS............................................................................................................................................................................. 37 CONFIGURAÇÃO DE PROTOCOLOS................................................................................................................................ 37 PROTOCOLOS PAGOS PELO ESCRITÓRIO E PAGOS PELO CLIENTES................................................................................ 37 ENTREGA DE PROTOCOLOS........................................................................................................................................... 40 LIVRO CAIXA............................................................................................................................................................................... 42 CONTROLE DE CHEQUES............................................................................................................................................................ 42 EMISSÃO DE CHEQUES............................................................................................................................................................... 43 MENU RELATÓRIOS RECIBOS..................................................................................................................................................................................... 45 RELAÇÃO DE EMITIDOS (AVULSO)................................................................................................................................ 46 RELAÇÃO DE EMITIDOS (DEMAIS MODELOS)............................................................................................................... 46 2ª VIA DE RECIBOS........................................................................................................................................................ 47 NOTA FISCAL.............................................................................................................................................................................. 48 EMISSÃO DA NOTA FISCAL............................................................................................................................................ 49 NOTA FISCAL DE SERVIÇOS ELETRÔNICA................................................................................................................................... 50 BOLETOS.................................................................................................................................................................................... 51 BOLETOS EMITIDOS...................................................................................................................................................... 51
Sistema Admsoft BOLETOS PRÉ-IMPRESSO............................................................................................................................................ 52 DEVEDORES............................................................................................................................................................................. 52 RELAÇÃO DE DEVEDORES........................................................................................................................................... 52 EXTRATO DE DÉBITOS................................................................................................................................................. 53 PROTOCOLOS DEVIDOS.............................................................................................................................................. 56 FATURAMENTO....................................................................................................................................................................... 56 INFORME DE RENDIMENTOS.................................................................................................................................................. 57 CONFERÊNCIA......................................................................................................................................................................... 57 DIGITAÇÃO................................................................................................................................................................. 57 PROTOCOLOS DE DOCUMENTOS ENTREGUES........................................................................................................... 57 PROTOCOLOS............................................................................................................................................................. 57 CONTROLE DE TRIBUTOS............................................................................................................................................ 57 E-MAILS ENVIADOS.................................................................................................................................................... 57 RELAÇÃO DE EVENTOS AUTOMÁTICOS...................................................................................................................... 57 LISTAGENS............................................................................................................................................................................... 58 EMPRESAS............................................................................................................................................................................... 58 PROTOCOLOS.......................................................................................................................................................................... 58 EMISSÃO DE PROTOCOLOS........................................................................................................................................ 58 AVULSOS.................................................................................................................................................................... 59 RELAÇÃO DE CHEQUES........................................................................................................................................................... 60 CONTAS A RECEBER................................................................................................................................................................ 60 RELATÓRIO DE CONTAS A RECEBER........................................................................................................................... 60 RELATÓRIO DE BAIXAS A MAIOR............................................................................................................................... 61 CONTAS A PAGAR................................................................................................................................................................... 61 FLUXO DE CAIXA..................................................................................................................................................................... 62 LIVRO CAIXA........................................................................................................................................................................... 62 MENU IMPRESSOS DARFS.................................................................................................................................................................................... 63 GUIAS.................................................................................................................................................................................... 63 EM BRANCO.......................................................................................................................................................................... 64 MENU TABELAS TETOS..................................................................................................................................................................................... 65 IRRF SOBRE SERVIÇOS............................................................................................................................................................ 65
Sistema Admsoft GPS ACUMULADO.................................................................................................................................................................. 66 DARF - ACUMULADO – PIS / COFINS LUCRO REAL................................................................................................................. 66 DARF - ACUMULADO / 2ª VIA................................................................................................................................................ 66 DARF - ACUMULADO (1708).................................................................................................................................................. 67 CONTROLE DE TRIBUTOS....................................................................................................................................................... 67 IMPORTAÇÃO........................................................................................................................................................... 67 DARF......................................................................................................................................................................... 67 GPS........................................................................................................................................................................... 68 SIMPLES (ALÍQUOTA)............................................................................................................................................................ 68 SIMPLES (SALDO ACUMULADO)........................................................................................................................................... 68 INSS ALÍQUOTA..................................................................................................................................................................... 68 MENU DIVERSOS NÚMERO DE RECIBOS........................................................................................................................................................... 69 ETIQUETAS............................................................................................................................................................................ 69 CALENDÁRIO......................................................................................................................................................................... 69 INFORMAÇÃO DE CONTAS A PAGAR..................................................................................................................................... 70 CONTRATO PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS.................................................................................................................................. 70 CARTA DE COBRANÇA........................................................................................................................................................... 70 DECLARAÇÃO NEGATIVA DE DÉBITOS................................................................................................................................... 71 DECLARAÇÃO DE QUITAÇÃO ANUAL DE DÉBITOS................................................................................................................ 72 VOCÊ SABIA?........................................................................................................................................................................ 72 NOTA PROMISSÓRIA............................................................................................................................................................ 73 COMUNICADO..................................................................................................................................................................... 73 EXPORTAÇÃO....................................................................................................................................................................... 74 CONTABILIDADE...................................................................................................................................................... 74 NOTA FISCAL........................................................................................................................................................... 74 REMESSA / RETORNO BANCÁRIO........................................................................................................................................ 74 GERAÇÃO DE REMESSA BANCÁRIA........................................................................................................................ 75 CONSULTAR REMESSAS GERADAS.......................................................................................................................... 76 RETORNO DE REMESSA BANCÁRIA........................................................................................................................ 76 CONSULTAR RETORNOS IMPORTADOS................................................................................................................... 77 ENCERRAR / REABRIR MÊS.................................................................................................................................................. 78 ENCERRAMENTO DE MÊS....................................................................................................................................... 78
Sistema Admsoft REABRIR MÊS......................................................................................................................................................... 79 MENU UTILITÁRIOS ATUALIZAÇÃO DE DADOS.................................................................................................................................................... 80 IMPORTAÇÃO DE DADOS.................................................................................................................................................... 80 CONFIGURAÇÕES................................................................................................................................................................ 80 FORMULÁRIO......................................................................................................................................................... 80 IMPRESSÃO............................................................................................................................................................ 80 SISTEMA................................................................................................................................................................. 81 COR DE FUNDO...................................................................................................................................................... 81 E-MAIL.................................................................................................................................................................... 81 RESTAURAR BACKUP............................................................................................................................................... 81 NOTIFICAÇÃO DE MENSAGENS.............................................................................................................................. 82 PAPEL DE PAREDE................................................................................................................................................... 82 BACKUP.................................................................................................................................................................. 82 OFFICE................................................................................................................................................................................. 83 SISTEMA ADMSOFT – PLUS................................................................................................................................................. 83 MANUAL / CARTA DE ATUALIZAÇÃO................................................................................................................................... 83 CADASTRO DE NÍVEIS DE USUÁRIOS E SENHAS.................................................................................................................. 84 LOGAR NOVAMENTE NO SISTEMA ADMSOFT.................................................................................................................... 84 GERADOR DE RELATÓRIOS................................................................................................................................................. 84 FOLHAMATIC UPDATE......................................................................................................................................................... 85 ATUALIZAR O SISTEMA....................................................................................................................................................... 85 REMOVER LICENÇAS........................................................................................................................................................... 86 ATALHOS............................................................................................................................................................................. 86
Sistema Admsoft MENU ARQUIVOS EMPRESAS
Nesta tela, deverá cadastrar as Empresas que serão utilizadas no sistema. Este cadastro é único e o item Folhamatic Office (1) é onde será feita a definição de quais sistemas a empresa usará. Habilitando tais campos, habilita-se a aba referente ao sistema. No item Folhamatic Office (1), ao selecionar opção Adm/Impostos, automaticamente será liberado a aba referente ao sistema.
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Sistema Admsoft Aba Adm/Impostos > Dados Complementares:
(1) Os campos Tipo/Classificação, Ramo e Sindicato, terão que ser cadastrados no Menu Arquivos em seus respectivos itens. (2) Todos os campos referentes aos Dados para GRCS, terão que ser preenchidos para que se consiga emitir a guia sindical (Para preenchimento correto destes campos, verifique com seu sindicato). (3) Dados do responsável da empresa, será utilizado para emissão de contrato de prestação de serviços.
Aba Adm/Impostos > Outros Dados:
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Sistema Admsoft
(1) Deixar a opção Situação “Ativo” sempre habilitada para as empresas que terão movimentação no sistema ADM. (2) No campo Dados de Cobrança deverá ser preenchido um segundo endereço do cliente para envio de cobranças caso seja diferente do que está cadastrado para empresa na aba básico. (3) Nesta opção, poderá ser cadastradas informações para serem impressas nos Boletos. Ficarão fixas para quando quiser imprimi-las.
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Sistema Admsoft ATIVAR MÊS
Ative a competência desejada para dar início ao Gerenciamento no Sistema Admsoft .
TIPO DE EMPRESAS
Nesta opção, serão cadastrados os Tipos de Empresas (ex: comércio, indústria, etc), para ser informado no Cadastro de Empresas na Aba Dados Complementares.
RAMO DE ATIVIDADES Nesta opção, serão cadastrados os Ramos de Atividades (ex: comércio de roupas, indústria de calçados, etc), para informar no Cadastro de Empresas na Aba Dados Complementares.
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Sistema Admsoft
DADOS PARA DARF / CONFIGURAÇÕES DOS IMPOSTOS
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Sistema Admsoft Nessa rotina é preciso informar os valores de Faturamento da Empresa e seus percentuais. Estes valores serão utilizados para cálculo de alguns DARF´s. Na aba Alíquotas DARF´s, caso o cálculo de DARF tenha uma alíquota diferente da padrão, selecione o campo e altere a porcentagem que será calculada. Na aba Resumo da Digitação, trará os valores que foram lançados na Digitação Sintética do sistema ADM. Na aba Dados dos Impostos deverá ser preenchido o Tipo de Empresa e informações sobre Impostos, como: ISS, IRRF, INSS, PIS, COFINS, CSLL.
CADASTRO DE FILAS Esta opção permite a criação de Filas de Empresas, Eventos, Tributos, Documentos, Fornecedores, Históricos, Tipo de Empresas, Ramo de Atividades e Sindicatos. Pode ser utilizada para emissão de Relatórios, Recibos e Boletos. Ex: De 100 empresas cadastradas, deseja emitir um relatório com as empresas 02, 05 e 10. Cria-se uma fila com estas três e emite o relatório por fila. Para o cadastro, clique em Novo, nomear esta fila (Ex.: Boletos enviados por e-mail), selecionar as empresas do lado esquerdo para o lado direito e qual a ordem deseja a emissão, alfabética ou por código de empresas. Após gravar, pode-se alterar ou excluir tal cadastro.
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Sistema Admsoft FORNECEDOR Nessa opção o usuário fará o Cadastro de todos os Fornecedores do Escritório. O cadastro de Fornecedores será utilizado para emissão de cheques, cheques pré-datados e no lançamento de contas a pagar.
EVENTOS CADASTRO DE EVENTOS Nessa opção deve ser cadastrado os eventos que serão utilizados para a Digitação. Considerando que “Débito” é o que será descontado do cliente e “Crédito” o que será cobrado dele. Selecione os itens que deseja neste evento e o tipo que corresponde. A opção “Eventos Automáticos”, é caso queira que este evento seja lançado automaticamente pelo sistema. (Abordaremos as configurações deste campo, na configuração de eventos automáticos.) No campo “Valor Unitário”, se informado um valor, o sistema leva para todos os clientes tal valor. Se em branco, deverá informar no momento em que lançar este evento para o cliente.
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Sistema Admsoft
EVENTOS AUTOMÁTICOS CONFIGURAÇÕES Cadastre os “Eventos Automáticos” que serão lançados Automáticamente na Digitação de cada competência. Assim que entrar na tela de “Digitação Sintética”, o sistema irá apresentar a mensagem que existem lançamentos Automáticos a serem lançados e se deseja fazer estes lançamentos naquele momento, clicando em “Sim” o sistema fará estes lançamentos, clicando em “Retornar” poderá utilizar a tela e executar os lançamentos automáticos em outro momento.
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Sistema Admsoft
Esta tela é configurada por empresa, qualquer alteração de valor deve ser feita nesta tela, para que na competência seguinte o sistema faça o transporte correto destas informações. (1) Quando habilitar este campo o sistema irá gerar um novo “Título”, caso deixe desabilitado, terá que escolher um “Título” para efetuar o lançamento do evento. (2)Escolha a “Opção de impressão” deste lançamento. (3) Se desejar, habilite o campo “Exportar título para o sistema Gestão de Custos” para que o lançamento seja importado no sistema “Gestão de Custos”. (4) Escolha a Data de Vencimento desse evento. (5) Nesse campo, pode-se cadastrar algum Complemento para o Evento. (6) Digite o Valor do Evento.
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Sistema Admsoft CADASTRO RÁPIDO Utilize o menu de Cadastro Rápido, para lançar "Eventos" que irão compor a base de digitação de várias Empresas. Lance eventos que possuirá o mesmo valor em todas as empresas selecionadas. Ao realizar o “Cadastro Rápido”, as informações serão preenchidas na tela de “Eventos Automáticos” e depois exportado para a “Digitação Sintética”. Está tela contém as mesmas configurações da tela de Eventos Automáticos:
CÓPIA DE CONFIGURAÇÕES ENTRE EMPRESAS Utilize a cópia de configuração de Eventos Automáticos, para copiar uma estrutura já elaborada de uma Empresa para outras Empresas. Essa configuração irá otimizar o tempo do usuário, uma vez a cópia efetuada, o sistema assume a mesma configuração para as outras Empresas.
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Sistema Admsoft No primeiro campo selecione a Empresa que servirá de exemplo para a Cópia de Eventos Automáticos. Depois selecione as Empresas que receberão a mesma configuração:
PROTOCOLOS DOCUMENTOS Cadastre os itens a serem utilizados para a Emissão de Protocolos, seja Entrada ou Saída de Documentos para seus Clientes.
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Sistema Admsoft TRIBUTOS Cadastre os itens de pagamento de tributos que serão utilizados na emissão de protocolos pagos pelo cliente ou escritório. Selecionando a opção Ativo todo mês, este protocolo uma vez lançado, será transportado para o mês seguinte automaticamente.
RESPONSÁVEIS PELA ENTREGA Nessa opção será cadastrado os Responsáveis pela Entrega de Protocolos. Caso um dos usuários não for mais realizar a Entrega de Protocolos é possível Alterar esse cadastro, e no campo Situação selecionar a opção Inativo.
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Sistema Admsoft HISTÓRICOS LIVRO CAIXA Cadastre os Históricos que serão utilizados para lançamentos e Integração com Livro Caixa.
DADOS DO ESCRITÓRIO
Nesta opção, deverá cadastrar os Dados do Escritório Contábil, como nome fantasia, endereço, contato, etc. Poderá incluir também um logotipo que será impresso no cabeçalho dos relatórios junto com os dados cadastrados. No campo “Assinatura” pode-se incluir a assinatura do responsável do escritório para emissão de Recibos e outros relatórios. Para retenção de impostos nos lançamentos é necessário habilitar o campo “Utilizar retenções de impostos”. Configure o campo “Dados para Nota Fiscal de Serviços Eletrônica”, se a sua cidade está obrigada a emissão do “RPS”.
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Sistema Admsoft
SINDICATO PATRONAL Nessa rotina deve-se cadastrar os sindicatos dos clientes do escritório, para emissão da guia GRCS. Cada sindicato tem uma tabela própria, com valores diferentes. Para alterar, clique na aba Tabela Sindical e Botão Alterar.
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Sistema Admsoft
SÓCIOS CADASTRO
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Sistema Admsoft Nesta opção, será incluído o Cadastro de Sócios das Empresas, clique em Novo e informe os dados.
Na opção Salário para GPS, deverá ser preenchido os dados para emissão da GPS de cada sócio. Após cadastrado, poderá excluir ou alterar os dados do sócio selecionado. Poderá emitir um relatório dos sócios pelo respectivo botão de atalho.
LANÇAMENTO TURBO Esta opção poderá ser utilizada para alteração no cadastro de vários sócios de uma única vez. Por exemplo, alterar o código de pagamento de todos os sócios de 1007 para 1104, sem ter que entrar cadastro por cadastro:
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Sistema Admsoft
ENVIO DE E-MAIL DE CONGRATULAÇÃO
Rotina configurada para emissão de e-mails com a saudação de "Feliz Aniversário" para os sócios. No campo “Mensagem do E-mail” pode-se alterar a mensagem, como quiser.
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Sistema Admsoft
AUTÔNOMOS No Sistema Admsoft pode-se cadastrar Autônomos para Cálculo de GPS ou somente para Controle Inteno do Escritório.
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Sistema Admsoft
BANCOS
Nesta opção, deverá cadastrar os bancos que serão utilizados para emissão de boletos e cheques pré-impressos. Na aba Configurações de Cheques, informe os valores para impressão e grave. Faça o mesmo na aba Boletos, na qual, poderá configurar boletos diferentes das existentes no sistema. Lembrando que a configuração deverá ser feita utilizando campo por campo e a medida para configuração é dada em centímetros.
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Sistema Admsoft
e-CRM O e-CRM Contábil, permite aos clientes do escritório, acesso a todos os dados gerados pelo sistema Folhamatic, através da Internet. Para maiores esclarecimentos, ligue para 0800 015 4400.
AGENDA DE TELEFONES Nesta opção, poderá ser cadastrado os contatos do escritório, com opções de filtros para pesquisa e cadastros completos. Na parte de cadastro, pode ser inserido uma observação e há campo para quatro contatos distintos.
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Sistema Admsoft
INTEGRAÇÃO CONTÁBIL CONFIGURAR INTEGRAÇÃO CONTAS A RECEBER Para a Integração é necessário informar as contas do Plano contábil, para a Integração em cada campo. Os Botões “ Configurar Contas para todos os...” são utilizados para configurações específicas de contas para eventos, clientes e bancos. Quando a opção “ Utilizar conta vinculada ao cliente quando houver” estiver marcada e o cheque for lançado com um cliente informado, automaticamente a conta de débito na entrada do cheque que será utilizada será a cadastrada junto ao cliente. Caso a opção não esteja marcada ou não exista cliente informado ou configuração feita para este cliente, será utilizado automaticamente a conta de duplicatas a receber informada no cadastro de configurações de Integração por bancos do CCR. Na aba “Configurações para Impostos” terá que configurar as contas que possui no Plano de Contas do Sistema Telecont, para fazer a importação do cálculo dos impostos.
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Sistema Admsoft
CONTAS A PAGAR Seguindo o mesmo padrão para Configuração do Controle de Contas a Receber, o usuário deverá informar as Contas do Plano contábil, para a Integração em cada campo.
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Sistema Admsoft
CÓPIA DE CONFIGURAÇÃO ENTRE ANOS Para realizar a Cópia de Configurações de um ano ao outro, utilize a tela abaixo:
(1) – Para o transporte das configurações, preencha os campos “Ano Origem” e “Ano Destino”.
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Sistema Admsoft PLANO DE CONTAS
IMPORTAR PLANO DE CONTAS Para a configuração da Integração é necessário a Importação do Plano de Contas do Telecont.
CONSULTAR PLANO IMPORTADO Na tela abaixo é possível consultar o Plano e suas respectivas contas importadas do Telecont.
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Sistema Admsoft MENU MOVIMENTOS DIGITAÇÃO SINTÉTICA A Digitação Sintética é praticamente o “ponto de partida”. Para o uso de algumas rotinas é necessário a criação do Título (que é composto com os eventos a serem cobrados dos clientes). Entenda a configuração da tela:
(1) – O campo Status indica se o Título está Aberto, Gerado, Baixado, Baixado Parcialmente ou Cancelado. (2) – No campo Opções de Impressão deve ser selecionado as opções que serão usadas com o Título após gerado. (3) – Nesse campo o sistema trás o Típo de Lançamento (Digitado 'D' ou Evento Automático 'A'), o Código e a Descrição do Evento, a Data do Lançamento Contábil, o Valor e os Impostos Retidos. (4) – Número do Título.
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Sistema Admsoft (5) – Data de Vencimento do Título. (6) – Caso queira exportar o Título para o Sistema Gestão de Custos selecione a opção na tela. (7) – No campo Totais Impostos, o sistema trás a Base de Cálculo e o valor calculado dos Impostos: IRRF, INSS, ISS, CSLL / COFINS / PIS PASEP. (8) – No campo Totais o sistema trás o Valor Bruto do Título, o Valor dos Impostos Retidos e o Valor Líquido do Título.
Procedimento de lançamentos: Ao clicar em “Novo Título”, abrirá a tela para digitação, se já tiver títulos abertos, poderá abrir um novo por esse mesmo botão ou clicando em“Digitação” para incluir eventos num título já aberto. Clicando em “novo título” ou “digitação”, abrirá:
Onde deverá preencher o código do evento, valor e se necessário quantidade e complementos. Após ter preenchido os campos clique em gravar.
TURBO Nessa rotina, o sistema permite a digitação de um evento com o mesmo valor para vários clientes de uma única vez. Pode ser feito em fila ou por empresas. Para utilizar essa opção, todos os clientes deverão ter a mesma data de vencimento e valor para os eventos lançados. Pode ser feito, uma inclusão, alteração ou exclusão do Título na digitação sintética.
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Sistema Admsoft
(1) – Selecione o Tipo de digitação: Inclusão, Alteração ou Exclusão. (2) – Escolha se irá Criar um novo título ou realizar lançamento no Último título em Aberto. (3) – Escolha as Opções de Impressão: Boleto, Nota Fiscal e Recibo. (4) – Configure a opção Evento com o Código do Evento, o Complemento, a Data Contábil e o Valor.
GERAÇÃO DOS TÍTULOS Essa rotina serve para Gerar todos os Título de uma única vez. O usuário pode optar por uma única empresa, um determinado intervalo de empresas, todas as empresas ou por Fila.
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Sistema Admsoft
CONTROLE DE CONTAS A RECEBER Após digitados e gerados os títulos na digitação, eles ficarão disponíveis no Controle de Contas a Receber. Aparecerá todos os títulos criados no mês ativo na aba Títulos do Mês, todos os títulos vencidos na aba Títulos Vencidos e os títilos pagos totalmente na aba Títulos Baixados, podendo filtrar as informações por código e nome da empresa. Em qualquer título, tem a possibilidade de acrescentar Juros ou Descontos, de acordo com o pagamento.
Todas as Baixas, seja ela parcial ou total deve ser feita através dessa rotina.
Caso Gere um Título na Digitação Sintética e depois queira alterar alguma informação é possível Reabrir o Título, porém isso só pode ser feito através da tela de Contas a Receber. Pesquise pelo código da empresa ou título e depois clique em Reabrir Título.
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Sistema Admsoft
(1) - Caso queira encontrar um determinado título é possível Filtrar pelo Código de Empresa ou Nome da Empresa. Escolha uma das opções e na barra Conteúdo digite o Código ou Nome da Empresa. (2) – No campo Ordenar Títulos por, é possível ordenar todos os títulos por Nº do Título, Código da Empresa ou Data de Vencimento, facilitando assim a sua pesquisa. (3) – O campo Localizar é um campo de busca. Localizando numeração de Boletos, Nota Fiscal, Recibo e Título. Selecione uma das opções e no campo Conteúdo (4) digite a informação a ser filtrada. (5) – O botão Baixa a Maior foi criado para utilizar saldos de clientes para quitar títulos em aberto. Baixa a Maior: Caso o seu cliente tenha um título de 70,00, mas no pagamento ele deixe 100,00, ele optar por deixar 30,00 como saldo de Baixa a Maior. Esse saldo pode ser usado assim que surgir um outro título para esse cliente. (6) – No botão Relatórios é possível ter acesso aos principais Relatórios do sistema. (7) – Com o botão Reabrir Título é possível reabrir títulos gerados. (8) – Ao clicar no botão Acréscimos / Descontos é possível lançar e visualizar os Juros, os Descontos e as Tarifas Bancárias do Título selecionado.
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Sistema Admsoft (9) – Com esse botão é possível alterar a Data de Vencimento de um ou mais Títulos. (10) – No botão Baixar Título o usuário poderá realizar as baixas dos títulos que já foram pagos totalmente ou parcialmente. (11) – O botão Consultar / Estornar Título serve para estornar baixas realizadas nos títulos.
Procedimentos para Baixar Títulos: Na Baixa do Título, o usuário poderá indicar se foi pago por dinheiro, cheque ou outros. Informando o valor total ou parcial e se desejar integrar com o livro caixa. Selecione a opção, indique o histórico e grave.
O título será transportado para a aba “Títulos Baixados”.
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Nessa aba terá todos os títulos baixados, de todos os períodos das empresas, podendo filtrar por código, nome da empresa e competências. Para estornar um título baixado, clique no botão “Consultar / Estornar título”, selecione a opção e estorne.
Aba Títulos Vencidos: Caso tenha feito lançamentos no mês 01 e eles não foram baixados, ao ativar o mês 02, eles serão apresentados na aba “Títulos Vencidos”. Com isso o usuário poderá baixar e se necessário informar juros ou descontos.
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REAJUSTE DE EVENTOS Para reajustar valores de várias empresas, tanto para acréscimo ou desconto, em valor ou percentual, poderá utilizar essa rotina. Habilite o local onde será reajustado, se sofrerá reajuste na "Digitação" ou "Configuração de Eventos Automáticos", o reajuste também pode ser feita nas duas rotinas ao mesmo tempo. Lembrando que na Digitação só serão reajustados os “Títulos” que estiverem com o status “aberto”. O reajuste pode ser feito em uma Empresa ou uma Fila de Empresas.
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(1) – Escolha a Empresa a ser reajustada, ou selecione uma Fila de Empresas. (2) – Escolha o Evento a ser reajustado. (3) – Selecione o Tipo de Reajuste: Acréscimos ou Desconto. (4) – Informe se o reajuste será por: Valor ou Percentual. (5) – Digite o valor ou percentual. (6) – Se desejar selecione a opção “Arredonda Valores” (7) – Escolha a rotina a ser reajustada: Digitação e/ou Eventos Automáticos. (8) – Se necessário coloque uma observação para esse reajuste.
CONTROLE DE CONTAS A PAGAR É utilizado para lançar as despesas do escritório. Antes é necessário que seja feito o cadastro dos fornecedores (Menu Arquivos > Fornecedores). Nesta tela, pode-se ordenar os lançamentos por vencimento ou fornecedores. Para visualizar as contas de outros meses, basta informar a competência desejada no campo Competência e clicar em Atualizar Dados.
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(1) – Na aba Contas em Aberto o sistema apresenta as contas do mês. (2) – Na aba Contas Baixadas o sistema apresenta as contas pagas. (3) - Na aba Contas Canceladas o sistema apresenta as contas canceladas.
Lançamento do Contas a Pagar: Na tela principal, clique no botão Novo, com isso abrirá a seguinte tela:
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Sistema Admsoft (1) Clicando em Uma única vez, o sistema fará o lançamento apenas no mês ativo. (2) Clicando em Alguns meses, o usuário terá que informar a quantidade de meses que deseja que o sistema lance. Exemplo para essa ação: parcelamento, financiamento. (3) Selecionando Mensalmente, o lançamento aparecerá todos os meses, assim que der a baixa no lançamento do mês atual, o sistema lançará automáticamente no mês seguinte.
Feito a escolha da tela acima, abrirá a seguinte tela:
(1) – Escolha o Fornecedor a ser pago. (2) – Digite o Valor a Pagar. (3) – Escolha a o Dia de vencimento e o mês para pagamento. (4) – Para que o sistema possa notificar o usuário do sistema sobre o vencimento da conta em questão, selecione a quantidade de dias que o sistema deve lhe notificar antes do vencimento.
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Sistema Admsoft (5) – No quadro Próximos Vencimentos, o sistema apresenta as datas em que as Próximas Parcelas estarão vencendo, podendo ser alteradas através do botão Modificar Vencimentos.
Para baixar um lançamento: Na tela principal, selecione o a conta paga e clique em Baixa, com isso abrirá a seguinte tela:
(1) No campo Pagamento escolha se será Total ou Parcial. (2) No campo Contêm, selecione a opção Juros ou Desconto, caso tenha. (3) No campo Modo, escolha o Modo de Pagamento: Dnheiro, Cheque ou Outros. (4) Depois preencha os campos: Data de Pagto, o Valor pago, o Banco (Caso tenha selecionado a opção Cheque).
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Sistema Admsoft PROTOCOLOS CONFIGURAÇÃO DE PROTOCOLOS Esta opção permite configurar a numeração dos protocolos. Para isso é necessário não ter nenhum Protocolo lançado. Há duas opções: Clientes e Protocolos. Se optar por Clientes inicia-se com o número de protocolo informado no campo "iniciar em" e com isso haverá uma sequência de numeração por clientes. Exemplo: Cliente 01 – Protocolos 1, 2, 3... Cliente 02 – Protocolos 1, 2, 3...). Se optar por Protocolos, cada novo protocolo cadastrado terá uma numeração sequencial, independente do cliente que está sendo lançado. Exemplo: Cliente 01 - protocolo 1, 6, 8... Cliente 02 - protocolo 2, 7, 9...
PROTOCOLOS PAGOS PELO ESCRITÓRIO E PAGOS PELO CLIENTE Ambos são lançados da mesma maneira, porém um é recebido do cliente e pago pelo escritório no banco, e o outro é enviado ao cliente para que ele efetue o pagamento.
LANÇAMENTO: Na tela principal, clica-se em “Novo” para abrir uma nova numeração de protocolo ou “Lançar” para incluir um item em um protocolo já existente.
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(1) – Na tela de Lançamento, esolha a Competência. (2) – No campo Item de Protocolo, selecione um item. (3) – Selecione a Data de Pagamento do Tributo. (4) – Digite o Valor a ser pago. (5) – Se necessário escreva o Local de Pagamento.
Após preencher as configurações necessárias clique em Gravar.
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Sistema Admsoft TELA INICIAL DOS PROTOCOLOS PAGOS PELO ESCRITÓRIO:
(1) – Nesse campo o usuário pode selecionar a empresa desejada. (2) – Esse campo trás o Número do Protocolo. (3) – Nesse espaço o sistema trás algumas informações sobre o Protocolo, detalhando item a item. (4) – Quando já houver um Protocolo lançado e ainda houver mais itens a serem lançados para o mesmo Protocolo, usa-se o botão “Lançar”. (5) – No caso do Protocolo de Escritório, quem paga o tributo é o escritório. Então assim que o escritório receber o valor de seu cliente, basta usar o botão Receber para dar baixa no protocolo. (6) – Como esse tipo de Protocolo é Pago pelo Escritório, assim que o escritório pagar o Protocolo, deve-se usar o botão Pagar. Para realizar a baixa.
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Sistema Admsoft TELA INICIAL DOS PROTOCOLOS PAGOS PELO CLIENTE:
Diferente da tela dos Protocolos pagos pelo Escritório, a tela de Pagos pelo Cliente tem o botão Entrega: (1) – O botão Entrega foi criado com a intenção de registrar os dados da Entrega do Protocolo ao cliente.
ENTREGA DE PROTOCOLOS: Ao clicar no botão Entrega, é possível registrar todo o procedimento da Entrega do Protocolo ao Cliente do Escritório, como: Data e Hora que o cliente recebeu o Protocolo, quem entregou (escritório), quem recebeu o protocolo (cliente) e se necessário, o usuário também pode anotar as Observações da Entrega, depois é só Gravar as informações.
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(1) – Data que o cliente recebeu o Protocolo. (2) – Hora da entrega do Protocolo. (3) – Nome de quem Entregou o Protocolo – Botão pesquisa – Botão para cadastrar um novo entregador, sem precisar acessar o menu Arquivos. (4) – Nome de quem Recebeu o Protocolo. (5) – Campo para anotar as observações necessárias.
Com as configurações realizadas a tela inicial dos Protocolos pagos pelo Cliente ficará com as seguintes anotações:
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Sistema Admsoft LIVRO CAIXA Nesta opção, o sistema levará os eventos que foram baixados e estiverem selecionados “Livro Caixa”. Podendo também fazer lançamentos manualmente, clicando na opção “Novo”. Lembrando: “O sistema faz o controle do livro caixa do escritório contábil”.
LANÇAMENTO MANUAL: Clique em Novo, defina se será Entrada ou Saída, com isso escolha a Empresa ou Fornecedor. Após defina qual será o Histórico a ser registrado no Livro Caixa.
CONTROLE DE CHEQUES Esta rotina controla cheques de clientes e fornecedores, entradas e saídas. O lançamento pode ser integrado com outras rotinas ou manualmente.
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(1) – Caso deseje fazer o lançamento manualmente, clique sobre o botão Novo, e preencha as informações necessárias. (2) – Para dar Baixa nos Cheques, clique sobre o botão “Baixar”, após feito isso o lançamento será transportado para a aba “Cheques Baixados”. (3) – Para sustar ou cancelar o cheque, clique sobre o botão “Sustar/Canc.”, com isso o cheque será transportado para a aba “Cheques Sustados/Cancelados”.
EMISSÃO DE CHEQUES Essa rotina permite a emissão de cheques em formulário contínuo, o qual será fornecido pelo banco e a emissão é por modo texto. Após impresso, aparecerá a tarja “impresso” na tela inicial. O usuário ainda poderá imprimir a “cópia de cheque” disponível na respectiva aba.
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Tela de Impressão:
(1) – Selecione o Banco (2) – Selecione um ou mais cheques para serem impressos através dos campo “De cheque”, “Até Cheque”.
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Sistema Admsoft MENU RELATÓRIOS RECIBOS Assim que o usuário entrar no Menu Relatórios > Recibos, encontrará quatro modelos: Modelo 1: Padrão do sistema, podendo emitir duas vias por folha. Modelo 2: Este recibo é como uma fatura/duplicata. Modelo 3: Apenas para quem utiliza recibos pré-impressos. A emissão é em modo texto. Modelo 4: Imprimi Apenas Títulos Vencidos – Competências anteriores Avulsos: Os dados impressos não ficam gravados no sistema, e pode ser emitido para uma empresa cadastrada ou não.
Modelo 1:
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Sistema Admsoft RELAÇÃO DE EMITIDOS (AVULSO) Após emitido os Recibos Avulso, é possível retirar uma Relação de Recibos Avulsos Emitidos através do Menu Relatórios > Recibos. A impressão pode ser de uma empresa ou várias, e o usuário ainda pode determinar o período dos recibos emitidos:
RECIBOS EMITIDOS (DEMAIS MODELOS) Após emitido os Recibos de Modelo 1, 2, 3 e 4, é possível retirar uma Relação dos Recibos Emitidos (Demais Modelos) através do Menu Relatórios > Recibos.
Para a impressão do Relatório você pode filtrar por uma ou mais empresas, ou também pelo número do Recibo.
Na tela Principal é possível selecionar as opção “Listar Empresas sem Recibos emitidos” ou “Somente empresas sem Recibos emitidos”, trazendo mais segurança ao seu escritório contábil.
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(1) – Além das funções da tela de Recibos Emitidos, o sistema também oferece a emissão da 2ª Via de seu recibo.
2ª VIA DE RECIBOS Para os recibos de Modelo 1, 2, 3 e 4 é possível a emissão de 2ª Via. Para a emissão basta acessar o Menu Relatórios > Recibos > Recibos Emitidos (Demais Modelos) > Botão 2ª Via. Selecione o Recibo desejado e imprima, ou mande por e-mail ou até mesmo por e-CRM:
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NOTA FISCAL Após a Geração dos Títulos é possível emitir a Nota Fiscal.
A impressão da Nota deve ser feita em formulário contínuo e quem define a configuração e os campo que devem ser impressos é o usuário do sistema.
CONFIGURAÇÃO DA NOTA FISCAL Para a impressão da Nota é necessário toda uma configuração definida pelo usuário. A medida de cada campo do Formulário Contínuo deve ser informado na tela de Configuração do sistema. A tela de Configuração é composta por duas abas: Informações do Formulário e Campos para Impressão que devem ser preenchidas de acordo com seu formulário. Para realizar a Configuração acesse o Menu Relatórios > Nota Fiscal > Configurações:
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EMISSÃO DA NOTA FISCAL A emissão da Nota Fiscal pode ser feita para uma ou mais empresa.
Na tela inicial há várias opções de impressão para facilitar o seu dia a dia como: Impressão em Ordem Alfabética de Empresas, Imprimir Valor Recebido, Colocar Observações, entre outras opções.
Para emissão da Nota Fiscal acesse o Menu Relatórios > Nota Fiscal > Emissão de NF:
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(1) – A rotina só emite Nota Fiscal com eventos que incorporam ao faturamento (opção que é selecionada no Menu Arquivos > Evento > Cadastro de eventos), caso seu evento não tenha esse opção selecionada, é possível selecionar as opções de Configurações de Eventos na tela de Nota Fiscal.
NOTA FISCAL DE SERVIÇO ELETRÔNICA – NFS-e Com o objetivo de facilitar suas rotinas e atender à Legislação Municipal, o Sistema Admsoft também possui a rotina de RPS para alguns municípios, desta forma será possível a conversão de títulos em Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e). Para utilizar esta rotina é necessário acessar a tela de Dados do Escritório e selecionar a cidade Prestadora de Serviço para dar início a Emissão das Notas.
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Sistema Admsoft Após, gere títulos aos seus cliente, acesse o Menu Relatórios > Nota Fiscal de Serviços Eletrônica e inicie a geração das notas. Obs.: Para emissão da NFS-e de São Paulo deve-se acessar o Menu Relatórios > Recibos > RPS (NF-e Serviços - SP) > Emissão de RPS.
BOLETOS CÓDIGOS DE BARRAS No Menu Relatório está disponível vários Bancos para a geração de Boletos com código de barras. Para utilizar a rotina é necessário a impressão de 10 a 15 boletos testes para enviar ao banco. Os Boletos devem conter seus dados e de sua conta bancária. Após a liberação do Banco, já será possível criar e gerar títulos para a emissão dos Boletos Bancários.
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Os dados solicitados nos campos devem ser informados pelo banco, podendo deixar em branco para a homologação.
BOLETOS EMITIDOS Após emitidos os Boletos é possível imprimir uma Relação dos Boletos Emitidos. A impressão é através do Menu Relatórios > Boletos > Códigos de Barras > Relação de Boletos Emitidos.
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BOLETOS PRÉ IMPRESSOS O sistema também tem a opção de emissão de boletos pré-impressos. Boletos estes que são retirados no banco em formulário contínuo e poderão ser configurados no sistema.
Para a emissão desses Boletos, acesse o Menu Relatórios > Boletos > Pré Impressos.
DEVEDORES Nesta opção, pode-se emitir relatórios de: Relação de Devedores, Extrato de Débitos e Protocolos Devidos.
RELAÇÃO DE DEVEDORES Apresenta código da empresa, nome e valor que não tem baixa do mês ativo.
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Sistema Admsoft EXTRATO DE DÉBITOS O relatório apresenta: código e nome da empresa, valores de cada título das empresas, competência selecionada, entre outras informações. Esse relatório tem as opções de Tipo de Débito: Integral e Aberto, trazendo também a opção Discriminar Eventos como Opção de Impressão:
Relatório Integral: Esse relatório trás todos os Tipo de Títulos: Com Saldo em Aberto, com Baixas Parciais, Baixa Total. Relatório Aberto: Esse relatório trás apenas Títulos que tenham saldo em aberto ou com Baixas Parciais.
INTEGRAL: Selecionando essa opção na tela principal de Extrato de Débitos, o sistema trás um relatório que apresenta o Valor Bruto do título e os Valores já Recebidos, trazendo ao final o Valor Líquido.
Exemplo: Temos um título no valor de 147,68, porém já foi recebido um valor de 100,00, ficando assim um valor de 47,68 em aberto: 53
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ABERTO: Selecionando essa opção na tela principal de Extrato de Débitos, o sistema trás um outro tipo de relatório. Pegando o mesmo exemplo de valores da imagem acima, o relatório Aberto já trás o valor líquido, sem descriminar as baixas realizadas:
INTEGRAL COM A OPÇÃO DISCRIMINAR EVENTOS SELECIONADA: Na tela principal, se selecionado as opções “Integral” e “Discriminar Eventos” temos o relatório abaixo. Um relatório completo, trazendo ao usuário do sistema todas as informações sobre cada título, como: Valor Bruto, Valor recebido, Juros, Descontos, Impostos Retidos e Valor Líquido:
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ABERTO COM A OPÇÃO DISCRIMINAR EVENTOS SELECIONADA: Na tela principal, se selecionado as opções “Aberto” e “Discriminar Eventos” temos o relatório abaixo. Um relatório completo, trazendo ao usuário do sistema todas as informações sobre cada título, como: Valor Bruto, Valor recebido, Juros, Descontos, Impostos Retidos e Valor Líquido:
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Sistema Admsoft PROTOCOLOS DEVIDOS Apresenta os protocolos que ainda não foram Pagos ou Devolvidos.
Protocolos pagos pelo Escritório: Enquanto o usuário do sistema não der baixa no Protocolo, através do botão Pago, o tributo sairá no relatório como Protocolos Devidos. Protocolos pagos pelo Cliente: Enquanto o usuário do sistema não der baixa no Protocolo, através do botão Pago, o tributo sairá no relatório como Protocolos Devidos. Protocolos de Documentos: Enquanto o usuário do sistema não der baixa no Protocolo, através do botão Devolver, o Documento sairá no relatório como Protocolos Devidos.
FATURAMENTO Nesta opção, pode-se emitir relatórios: Mensal: Apresenta nome da empresa, número dos títulos, o vencimentos e o valor dos lançamentos para este cliente no mês ativo. Anual: Apresenta cada evento, com os valores lançados em cada mês.
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Sistema Admsoft INFORME DE RENDIMENTOS Poderá ser feito o Informe de Rendimentos informando os dados manualmente. Apenas os valores digitados no Informe de Rendimentos Pessoa Jurídica para Pessoa Jurídica, serão gravados à medida que o usuário fizer os lançamentos no decorrer dos meses, facilitando sua impressão ao final do exercício.
CONFERÊNCIA Através desse Submenu é possível imprimir relatórios para realizar conferências de algumas rotinas do sistema:
DIGITAÇÃO Esse relatório trás toda a movimentação da rotina Digitação Sintética. O relatório mostra todos os Títulos lançados e seus Status (Aberto, Gerado, Baixado, Cancelado). Na tela inicial desse relatório é possível selecionar as opções: Listar empresas sem movimentação ou Somente empresas sem movimentação, para um controle maior do escritório contábil.
PROTOCOLOS DE DOCUMENTOS ENTREGUES Esse relatório trás uma relação de todos os Protocolos de Documento lançados no sistema.
PROTOCOLOS Esse relatório trás uma relação de todos os Protocolos pagos pelo Escritório e Pagos pelo Cliente lançados no sistema.
CONTROLE DE TRIBUTOS DARF Essa opção trás todos os DARF's emitidos em um determinado período. GPS Essa opção trás todas as GPS's emitidas em um determinado período.
EMAIL'S ENVIADOS Essa opção trás uma relação dos relatórios enviados por e-mail através do Sistema Admsoft.
EVENTOS AUTOMÁTICOS – RELAÇÃO DE EVENTOS AUTOMÁTICOS Essa opção apresenta todas as estruturas de Eventos Automáticos, separado por empresa.
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Sistema Admsoft LISTAGENS Através desse Submenu é possível imprimir Listagens com informações cadastradas nas rotinas do sistema, como: Agenda de Telefones, Autônomos, Bancos, Eventos, Filas, Fornecedores, Históricos, Itens de Protocolos, Ramo de Atividade, Reajustes, Sindicatos, Sócios e Tipo de Empresas.
EMPRESAS Com essa opção é possível imprimir Relatórios de Empresas (Empresas cadastradas no sistema). O Sistema Admsoft trás três opções de relatório: Listagem, Resumido e Completo.
PROTOCOLOS EMISSÃO DE PROTOCOLOS Após ter realizado o lançamentos dos Tributos em Protocolos pagos pelo Escritório ou Protocolos pagos pelo Cliente ou Protocolos de Documentos é necessário realizar a impressão. A impressão pode ser feita por dois caminhos:
Tela de Lançamento de Protocolos:
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Sistema Admsoft Menu Relatórios > Protocolos > Emissão de Protocolos:
AVULSOS A impressão do Protocolo Avulso pode ser feita para clientes e não clientes. Para protocolos avulsos não é permitido a emissão de 2ª via.
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Sistema Admsoft RELAÇÃO DE CHEQUES Esse relatório trás uma Relação de todos os Cheques que deram Entrada e Saída, Cheques de Clientes e Fornecedores.
CONTAS A RECEBER CONTROLE DE CONTAS A RECEBER Essa opção trás um relatório de toda a movimentação da rotina Controle de Contas a Receber. O relatório demonstra o valor bruto do título, os impostos retidos, Juros e Descontos, entre outras movimentações.
A tela inicial trás várias opções de Filtros para que o relatório fique ainda mais completo:
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Sistema Admsoft
RELATÓRIO DE BAIXAS A MAIOR Essa opção trás uma relação das baixas a maior feitas e as utilizadas.
Baixa a Maior: É uma opção que o cliente e o escritório podem optar ao realizar a baixa de um título. Caso o valor pago tenha sido maior que o valor do título, pode-se fazer a baixa e reservar o saldo restante para Baixas a Maior. Assim, quando o cliente for realizar a baixa de outro título pode-se usar esse saldo para pagamento.
CONTAS A PAGAR Com essa opção é possível emitir um relatório com todas as Contas a Pagar, independente de seu Status (Aberto, Baixado, Cancelado).
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Sistema Admsoft
FLUXO DE CAIXA Essa opção trás um relatório com um Fluxo de Caixa Anual, Resumido ou Detalhado.
LIVRO CAIXA Essa opção trás quatro tipos de relatórios: Movimentos, Históricos, Fornecedores – Saldo, Termo de Abertura/Encerramento.
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Sistema Admsoft MENU IMPRESSOS DARF's Com o sistema Admsoft é possível realizar a emissão de DARF's, onde ele buscará os valores para cálculo no Menu Arquivos > Dados para DARF´s - Aba: Configurações dos Impostos.
Em algumas opções, poderá ser feito o “DARF” trimestral, podendo escolher qual o trimestre e quota a pagar. Ainda nesta opção, há um item para “Gerar Protocolo Automático”, que habilitará o campo a direita, para preenchimento dos do protocolo.
GUIAS Com essa opção é possível emitir GPS e GRCSU. A primeira poderá ser impressa para sócios ou empresas, baseada nas informações do cadastro de sócios, e a segunda (Guia Sindical), buscará as informações do Cadastro de Empresas / Aba Adm / Dados Complementares.
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Sistema Admsoft A tela da Guia Sindical GRCSU possui um diferencial. Na tela inicial há um botão chamado IOB, onde os clientes cadastrados poderão ter acesso à algumas informações sobre essa guia:
EM BRANCO Essa opção trás diversas Guias em branco, onde os valores em todos os campos, serão informados pelo usuário.
Para o preenchimento, clique na Guia desejada e depois clique no botão Executar.
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Sistema Admsoft MENU TABELAS TETOS Nesta opção, o sistema apresenta os valores mínimos para recolhimento dos DARF´s e Guias emitidos pelo sistema. Se desejar, poderá alterar o valor e gravar a informação:
IRRF SOBRE SERVIÇOS Essa opção apresenta uma Tabela com os valores e porcentagens para dedução do IR caso seja pessoa jurídica, conforme escolha feita no Menu Arquivos > Dados para DARF´s - Aba Dados dos Impostos.
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Sistema Admsoft GPS ACUMULADO Se ao imprimir a guia GPS, o valor for inferior ao do recolhimento mínimo permitido, será acumulado, e nesta rotina permite a alteração e exclusão. O saldo que estiver acumulado será incluído na próxima guia.
DARF ACUMULADO - PIS / COFINS LUCRO REAL O DARF acumulado de PIS / Cofins, se não atingir o teto mínimo, será acumulado nesta opção. Poderá ser alterado, excluído e cadastrado um novo valor.
DARF – ACUMULADO / 2ª VIA Após a emissão dos DARF's, o sistema traz para esta opção (DARF Acumulado 2ª via) os valores da base de cálculo e do imposto mês a mês. Caso queira emitir 2ª via do DARF, entre na aba Gerar 2ª via.
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Sistema Admsoft DARF - ACUMULADO (1708) O DARF 1708, será acumulado neste menu, se não atingir o teto mínimo.
CONTROLE DE TRIBUTOS IMPORTAÇÃO No ADM há a opção de exportar os DARF´s para o sistema Impostos. Sendo assim, foi criada essa opção para que os DARF´s emitidos por outros sistemas, possam ser importados para o ADM para ter um controle e se necessário exportar para o Impostos para recálculo de multa e juros após o vencimento.
DARF Todos os DARF´s impressos no ADM, ficarão disponíveis nesta tela. Para baixá-lo, selecione-o e clique em "Baixa / Estorna" informando o valor pago. Caso o cliente não tenha efetuado o pagamento, poderá exportar para o sistema Impostos para que o mesmo seja recalculado com multa e juros. Os DARF´s gerados em branco pelo usuário, ficarão disponíveis na aba “DARF´s gerados em branco”.
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Sistema Admsoft GPS Todas as guias impressas no ADM, ficarão disponíveis nesta tela. Para baixá-la, selecione e clique em "Baixa / Estorna" informando o valor pago. Caso o cliente não tenha efetuado o pagamento, poderá exportar para o sistema Impostos para que o mesmo seja recalculado com multa e juros. As guias geradas em branco pelo usuário, ficarão disponíveis na opção “Geradas em branco”.
SIMPLES (ALÍQUOTAS) Nesta opção tem as Alíquotas / Tetos do DARF Simples.
SIMPLES (SALDO ACUMULADO) Caso a empresa faça a emissão dos DARF´s Simples e não atinjam o teto mínimo, ficarão acumulados nesta rotina.
INSS ALÍQUOTA Nesta rotina, tem a tabela com os tetos e alíquotas do INSS. Caso haja alteração, poderá utilizar os botões de exclusão, inclusão ou mesmo alteração.
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Sistema Admsoft MENU DIVERSOS NÚMERO DE RECIBOS Poderá configurar a numeração de recibos, informando o número do Próximo recibo impresso e o sistema dará a sequência.
ETIQUETAS As etiquetas podem ser impressas em qualquer modo de impressão, selecionando a opção correta no botão “selecione o modo de impressão”. Pode ainda, escolher os dados que deseja emitir entre Empresas, Escritório ou Fornecedores.
CALENDÁRIO Para essa rotina é Recomendável informar os Feriados Municipais e Estaduais para cálculo correto dos DARF´s. Os feriados nacionais já estão cadastrados.
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Sistema Admsoft INFORMAÇÃO DE CONTAS A PAGAR Tem a função de apresentar em tela as contas a pagar prestes a vencer (verde) ou vencidas (rosa) do Escritório. O sistema dá a opção de mostrar as contas que está para vencer toda vez que entrar no sistema, para isso terá que deixar a opção "Não exibir mais esse janela ao iniciar" desabilitada.
CONTRATO PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS Esta opção permite gerar contratos, com dois modelos de exemplo, completo e reduzido. Podendo também gravar os contratos gerados na aba “Contratos Gerados”.
CARTA DE COBRANÇA Com essa rotina é possível gerar Cartas de Cobrança aos clientes que obtiverem Eventos e Valores que estão em aberto.
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Sistema Admsoft
DECLARAÇÃO NEGATIVA DE DÉBITOS Nesta opção, poderá emitir uma declaração ao cliente, informando que o pagamento está em dia.
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Sistema Admsoft DECLARAÇÃO DE QUITAÇÃO ANUAL DE DÉBITOS
VOCÊ SABIA? O Você Sabia é uma opção com dicas e exemplos de utilização das principais rotinas do sistema.
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Sistema Admsoft NOTA PROMISSÓRIA O usuário poderá emitir notas promissórias pelo sistema, indicando a quantidade e a primeira data de vencimento para que o sistema faça a sequência.
COMUNICADO Com essa rotina o usuário poderá criar um comunicado para as empresas, com capacidade para até 3 páginas de digitação. Se selecionado a opção “gravar este comunicado”, somente se imprimir, enviar por e-mail ou e-CRM ficará uma cópia gravada na aba “Comunicados Gravados”.
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Sistema Admsoft EXPORTAÇÃO CONTABILIDADE Com essa rotina é possível exportar lançamentos para o sistema de contabilidade, o Telecont:
NOTA FISCAL Com essa rotina é possível exportar as Notas Fiscais emitidas para o sistema E-Fiscal, da Folhamatic.
REMESSA / RETORNO BANCÁRIO Para facilitar o trabalho dos Escritórios Contábeis o Sistema Admsoft criou uma rotina de Geração de Remessas Bancária para alguns bancos (Os bancos que não estiverem no sistema, será disponibilizado em próximas versões). E também a rotina de Retorno Bancário para alguns Bancos.
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Sistema Admsoft GERAÇÃO DE REMESSA BANCÁRIA Selecione o banco desejado e clique em Gerar:
Após, realize a as configurações necessárias e clique em Gerar Remessa:
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Sistema Admsoft CONSULTAR REMESSAS GERADAS Caso precise de um relatório com as informações da Remessa Gerada, acesse o Menu Diversos > Remessa / Retorno Bancário > Consultar remessas geradas, clique na remessa desejada e selecione as opções vídeo, impressora ou E-mail:
RETORNO DE REMESSA BANCÁRIA Selecione o Banco desejado e clique em “Importar”:
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Sistema Admsoft
Após, realize as configurações necessárias e clique em “Importar Retorno”:
CONSULTAR RETORNOS IMPORTADOS Após importado o Arquivo Retorno, o usuário tem a opção de emitir um relatório com as informações da importação, como: Títulos Pagos, Valor Pago, Data de Pagamento, etc. Acesse o Menu Diversos > Remessa / Retorno Bancário > Consultar retornos importados, clique no retorno desejado e selecione as opções vídeo, impressora ou E-mail:
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Sistema Admsoft ENCERRAR / REABRIR MÊS Essa rotina foi criada para que o usuário possa encerrar o mês ativo, evitando assim, que sejam feitas novas movimentações no sistema.
Para começar a usar a rotina é necessário acessar o Menu Utilitários > Configurações > Sistema. Com a tela aberta selecione a opção abaixo:
ENCERRAMENTO DO MÊS Após ter realizado toda a movimentação no sistema, o usuário poderá encerrar o mês através do Menu Diversos > Encerrar / Reabrir Mês. Antes do encerramento do mês é importante que o usuário faça um Backup das informações através do Menu Utilitários > Backup (Cópia de Segurança). Após feito o backup o usuário poderá acessar a rotina onde será apresentado a seguinte tela:
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Sistema Admsoft Para encerrar o mês desejado, selecionar o mês, o ano e clique no botão Encerrar. Ou então clique sobre o “cadeado” do mês correspondente e o mês também será encerrado. Para o exemplo abaixo, foi encerrado até o mês de Maio:
REABRIR MÊS Para reabrir o mês desejado, selecionar o mês, o ano e clique no botão Reabrir. Ou então clique sobre o “cadeado” do mês correspondente e o mês também será reaberto. No exemplo acima encerramos o mês de maio, o que fez com que os meses de Janeiro, Fevereiro, Março e Abril se encerrassem automaticamente. O mesmo acontece com a Reabertura de Mês. Caso queira reabrir o mês de Março, o mês de Maio e Abril serão reabertos automaticamente.
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Sistema Admsoft MENU UTILITÁRIOS ATUALIZAÇÃO DE DADOS Com esta rotina o usuário poderá realizar a Atualização de Dados do Sistema. Para executar a rotina é necessário fechar todos os sistemas da Linha Office em todos os terminais (caso trabalhe em rede), pois o ADM fará uma reorganização de seu banco de dados. Após a reorganização é só reabrir o sistema.
IMPORTAÇÃO DE DADOS Será utilizada para usuários que possuem o sistema versão DOS e deseja importar os dados para Windows.
CONFIGURAÇÕES FORMULÁRIO Para algumas rotinas no sistema é possível escolher o tipo de formulário. As opções são: Informs e Moore.
IMPRESSÃO Essa opção permite mudar o tipo de Impressão no sistema. Realize a configuração necessária antes de imprimir. Como padrão o sistema trás as opções MODO GRÁFICO e MATRICIAL selecionadas. Caso deseje alterar, clique em Modo Texto, selecione o tipo de impressora desejada e altere para Modo Gráfico novamente, ou se preferir mantenha como Modo Texto.
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Sistema Admsoft SISTEMA Nesta opção será possível realizar algumas configurações para a utilização do Sistema, como:
COR DE FUNDO É possível alterar a cor de fundo do seu sistema, a configuração pode ser realizada por usuário. Clique em Cor de Fundo, selecione a cor desejada e clique em OK.
E-MAIL Para que o usuário consiga enviar relatórios, Boletos, Recibos, entre outros documentos, do sistema para o e-mail, é necessário que se faça uma configuração através do Menu Utilitários > Configurações > Sistema > E-mail. Preencher as informações necessárias na tela:
RESTAURAR BACKUP Fazendo o backup constantemente, caso o usuário precise retornar informações em sua base de dados, poderá utilizar essa opção para Retornar Backups, voltando as configurações anteriores. Ao clicar em “Restaurar Backup”, selecione o local onde foi salvo o backup e a unidade onde o Folhawin de seu sistema está instalado, após clique em Retornar o Backup Completo.
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Sistema Admsoft
NOTIFICAÇÃO DE MENSAGENS Caso o usuário utilize a rotina de Agenda do Menu Arquivos, poderá então configurar com quanto tempo de antecedência gostaria de ser alertado sobre o compromisso agendado.
PAPEL DE PAREDE Assim como a opção “Cor de Fundo”, o sistema também a configuração de Papel de Parede para aplicar no fundo do seu sistema, a configuração pode ser realizada por usuário. Clique em Papel de Parede, selecione a imagem desejada e clique em OK.
BACKUP Através dessa opção o usuário poderá gerar Backups de seu sistema, trazendo mais segurança para o seu escritório. Clique sobre a opção de Backup, selecione o sistema, o local onde será salvo o backup e clique em Iniciar.
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Sistema Admsoft
OFFICE Essa opção serve como atalho, caso o usuário possua mais de um sistema da Linha Office instalado em sua máquina. Acesse o Menu Utilitários > Office, e selecione o sistema que deseja abrir.
SISTEMA ADMSOFT - PLUS Caso a Folhamatic tenha desenvolvido algum Projeto específico para o seu escritório, a rotina estará nesse opção.
AUTO BACKUP Nesta opção, o usuário poderá configurar o sistema para que realize os backups automaticamente. Selecione os dias, o horário e o caminho a ser salvo os backups. Para que o processo seja concluído com êxito, os Sistemas deverão estar fechados no horário estipulado.
MANUAL / CARTA DE ATUALIZAÇÃO Nesta opção o usuário poderá visualizar o Manual do Sistema e a Carta de Atualização da última versão.
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Sistema Admsoft CADASTRO DE NÍVEIS DE USUÁRIOS E SENHAS Esta rotina será configurada pelo Administrador, para que possa definir quais opções do sistema que os usuários terão acesso. A senha inicial é a palavra para o acesso à rotina é “Folhamatic”, podendo ser alterada após a primeira utilização. Em "Utilizar Senhas?", no canto superior direito clique em “sim” para utilizar senhas. Clique em Novo e Cadastre os novos usuários com as devidas permissões.
LOGAR NOVAMENTE NO SISTEMA ADMSOFT Quando for necessário acessar o sistema com outro nome de usuário, utilize esta opção. O sistema mostrará todos os usuários cadastrados pelo Administrador, selecione o desejado e informe a senha.
GERADOR DE RELATÓRIOS É um Módulo para criação de novos Relatórios e Etiquetas, mediante tabelas existentes no banco de dados. Importante: Em caso de Trabalho em Rede, é necessário o uso exclusivo do sistema para a Geração dos Relatórios e Etiquetas.
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Sistema Admsoft FOLHAMATIC UPDATE O sistema acessará a Internet e fará uma verificação no site da Folhamatic se existe atualização do ADM posterior e diferente da máquina.
ATUALIZAR O SISTEMA Ao acessar essa rotina, abrirá a tela para localizar os arquivos baixados do site para efetuar o procedimento de atualização. Acesse o site www.folhamatic.com.br e informe o código de usuário e senha. Clique no link Atualização de Sistemas, à esquerda. Abrirá uma nova tela de Aviso Importante, ao final desta mensagem, clique no botão: Download Atualização.DLL e salve o arquivo ATUALIZACAO.DLL em uma pasta de sua máquina de fácil localização. Depois deverá clicar no botão Já fiz o download hoje, salve os arquivos essenciais e depois clique sobre o sistema desejado e faça o download do arquivo Atualização. Com a tela de “Atualização dos Sistema” aberta, selecione os arquivos baixados do site e clique em Atualizar.
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Sistema Admsoft REMOVER LICENÇAS Caso queira instalar o sistema em outra máquina, deverá remover a licença de uma e instalar na outra. Isso será feito nesta opção, com o número da “Chave de Registro”.
ATALHOS O Sistema Admsoft também possui os Atalhos Rápidos, onde o usuário poderá acessar as rotinas mais utilizadas de forma rápida e prática. Os atalhos são separados por Abas, veja:
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