Manual TOT SPA

Panduan Pengguna PENYELENGGARAAN DAN PROGRAM SOKONGAN SISTEM PENGURUSAN ASET | SPA

HAK CIPTA Pemilik

Pasukan Projek Sistem Pengurusan Aset | PPSPA Perbendaharaan, Kementerian Kewangan Malaysia.

KRONOLOGI DOKUMEN Versi 1.0

Tarikh Terbitan 18 April 2011

Disemak Oleh PPSPA

Penambahbaikan -

APRIL 18, 2011

Panduan Pengguna Penyelenggaraan dan Program Sokongan Sistem Pengurusan Aset | SPA

KANDUNGAN

MUKA SURAT

1. DATA ASAS 1.1

1.2

1.3

1.4

CARTA ORGANISASI 1.1.1

PENYEDIAAN TEMPLATE & PENERANGAN

4

1.1.2

PENENTUAN MAKLUMAT BAHAGIAN

1.1.3

KOD DDSA NEGERI/DAERAH

5 5

MAKLUMAT KAKITANGAN 1.2.1 PENYEDIAAN TEMPLATE & PENERANGAN

7

1.2.2 MEDAN YANG DIWAJIBKAN

8

1.2.3 PEMBERSIHAN DATA (DATA CLEANING)

8

MAKLUMAT LOKASI 1.3.1 PENYEDIAAN TEMPLATE & PENERANGAN

9

1.3.2 FLOOR PLAN

10

1.3.3 BIRD’S EYE VIEW

10

1.3.4 AKSARA MAKSIMUM

10

MAKLUMAT ASET (SEDIA ADA) 1.4.1 PENYEDIAAN TEMPLATE & PENERANGAN

12

1.4.2 MEDAN YANG DIWAJIBKAN

16

1.4.3 PEMADANAN DATA (DATA MAPPING)

16

1.4.4 PEMBERSIHAN DATA (DATA CLEANING)

17

2. LATIHAN PENGGUNA 2.1

SEBELUM 2.1.1 MANUAL PENGGUNA DAN SURAT JEMPUTAN

19

2.1.2 PERSEDIAAN LATIHAN

19

Perbendaharaan Malaysia |

2

APRIL 18, 2011


KANDUNGAN

MUKA SURAT 2.1.2.1 PENCETAK

19

2.1.2.2 PERISIAN (IE, ADOBE READER, FLASH PLAYER)

19

2.1.2.3 PENCETAK BARKOD (WINDOWS XP DAN WINDOWS 7)

23

2.1.2.4 PENGIMBAS BARKOD

40

2.1.2.5 PENGIMBAS BARKOD MUDAH ALIH (MOBILE PDA)

40

2.1.3 PENGUJIAN SPA 2.2

57

SEMASA 2.2.1 PERSEDIAAN MAKLUMAT ASET

2.3

58

SELEPAS 2.3.1 TEMPOH PENGUJIAN

58

3. KOD KATALOG ASET ALIH 3.1

MUAT TURUN KOD DARI PORTAL KNOWLEDGEBASE

59

3.2

MUAT NAIK KOD KATALOG ASET KE SISTEM PENGURUSAN ASET (SPA)

60

4. BACKUP DATABASE 4.1

BACKUP DATABASE

64

4.1

BACKUP DATABASE

64

5. LAMPIRAN

71-85


3

DATA ASAS

APRIL 18, 2011 1.


DATA ASAS 1.1 CARTA ORGANISASI Carta organisasi merupakan data asas terawal yang diperlukan bagi melengkapkan Sistem Pengurusan Aset (SPA). Ia memberikan maklumat penting mengenai struktur, susunan, peranan dan tanggungjawab sesuatu bahagian di dalam agensi. Pada peringkat awal penyediaan data asas ini, agensi perlu menyediakan Carta Organisasi dan Maklumat Bahagian yang lengkap dan terkini. Carta organisasi yang diperlukan adalah dalam bentuk gambarajah struktur organisasi keseluruhan bagi agensi tersebut. Rujuk Lampiran A sebagai contoh struktur organisasi Kementerian Kewangan. Template bagi Maklumat Bahagian disediakan agar penyediaan data asas menjadi lebih mudah. 1.1.1

PENYEDIAAN TEMPLATE DAN PENERANGAN Template Maklumat Bahagian diperlukan untuk memuatkan bahagian-bahagian dan kod PTJ agensi yang lengkap dan terkini. Maklumat tersebut boleh diperolehi daripada HRMIS, fail meja atau carta organisasi agensi. Maklumat tersebut seperti di Jadual 1.1. Jadual 1.1 : Maklumat Bahagian

Item

Keterangan

Nama Bahagian

Nama bagi bahagian didalam agensi tersebut. contoh : Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat.

Alamat

Alamat bagi bahagian tersebut. Contoh : Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, Aras 7, Blok Selatan, Perbendaharaan Malaysia, 62592 Putrajaya.

Kod Label

Kod yang diwujudkan bagi mewakili agensi tersebut. Contoh : Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat = BPTM

Kod PTJ

Kod pusat tanggungjawab. Contoh : 010101


4

APRIL 18, 2011


Penyediaan data hendaklah mengikut spesifikasi format yang telah ditetapkan bagi memudahkan dan mengelakkan kekeliruan dalam proses penyediaan data asas. Rujuk Lampiran B. 1.1.2

PENENTUAN MAKLUMAT BAHAGIAN Semua Bahagian yang mempunyai Kod PTJ perlu disenaraikan dalam Maklumat Bahagian. Sekiranya terdapat Unit yang menghantar laporan secara terus kepada pengurusan tertinggi maka unit tersebut perlu di daftarkan dalam Maklumat Bahagian. Penentuan maklumat Bahagian dalam SPA adalah mengikut susunan keutamaan fungsi bahagian tersebut berdasarkan Carta Organisasi agensi. Contoh Bahagian Di Kementerian Kewangan seperti Jadual 1.2 Jadual 1.2 : Jadual Contoh Bahagian Bil 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15

1.1.3

Deskripsi Pejabat Menteri Kewangan I Pejabat Menteri Kewangan II Pejabat Timbalan Menteri Kewangan I Pejabat Timbalan Menteri Kewangan II Pejabat KSP Pejabat TKSP (Pengurusan) Pejabat TKSP (Dasar) Bahagian Pengurusan Belanjawan Bahagian Analisa Cukai Bahagian Analisa Ekonomi Dan Antarabangsa Bahagian Pengurusan Pinjaman Pasaran Kewangan dan Aktuari Bahagian Pengurusan Pinjaman Perumahan Bahagian Perolehan Kerajaan Bahagian Dasar Saraan, Wang Awam dan Khidmat Pengurusan Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat

KOD DDSA NEGERI/DAERAH Penentuan kod label aset setiap agensi adalah berbeza mengikut struktur organisasi agensi tersebut seperti di Jadual 1.2. Bagi perluasan di cawangan-cawangan agensi, kod tambahan pada kod label aset iaitu negeri dan daerah perlu ditambah berdasarkan kepada Kod DDSA Negeri/Daerah yang telah ditetapkan oleh pihak MAMPU. 1.1.3.1

Kod DDSA Negeri Kod yang ditetapkan ialah 2 digit. Kod DDSA Negeri, rujuk Lampiran C.

1.1.3.2

Kod DDSA Daerah Kod yang ditetapkan ialah 2 digit. Kod DDSA bagi Daerah, rujuk Lampiran D.


5

APRIL 18, 2011

Panduan Pengguna Penyelenggaraan dan Program Sokongan Sistem Pengurusan Aset | SPA Jadual 1.3 : Perbezaan Penetapan Kod Label Aset Jenis Organisasi

Penetapan Kod Label

Contoh

Kementerian

Label Kementerian/Label Bahagian/Kumpulan Aset/Tahun/Siri Label Kementerian/Label Jabatan/Kumpulan Aset/Tahun/Siri Kod Kementerian/Kod Jabatan/Kod DDSA Negeri-Bil Cawangan/Kumpulan Aset/Tahun/Siri Kod Kementerian/Kod Jabatan/Kod DDSA Negeri-Kod DDSA Daerah-Bil Cawangan/Kumpulan Aset/Tahun/Siri Kod Kementerian/Kod Jabatan/Kod DDSA Negeri-Kod DDSA Daerah-Bil Cawangan/Kumpulan Aset/Tahun/Siri

KDN/BPTM/H/11/1

Jabatan

Ibu Pejabat Negeri

PTJ di Daerah

PTJ ke-2 di Daerah yang sama

KDN/IMI/H/11/1

KDN/IMI/11-01/H/11/1

KDN/IMI/11-03-01/H/11/1

KDN/IMI/11-03-02/H/11/1

Berikut adalah penerangan lanjut mengenai penentuan kod label aset bagi agensi yang mempunyai lebih daripada satu cawangan dalam daerah yang sama. Contoh :Cawangan pertama, PEJABAT IMIGRESEN CAW. CHUKAI KEMAMAN. 11 03 01

Kod Negeri Terengganu

Kod Daerah Kemaman

Kod Cawangan Pertama di Kemaman, Terengganu


6

APRIL 18, 2011

Panduan Pengguna Penyelenggaraan dan Program Sokongan Sistem Pengurusan Aset | SPA Contoh : Cawangan ke-2, PEJABAT IMIGRESEN CAW. PELABUHAN KEMAMAN. 11 03 02

Kod Negeri Terengganu

Kod Daerah Kemaman

Kod Cawangan Kedua di Kemaman, Terengganu

1.2 MAKLUMAT KAKITANGAN 1.2.1

PENYEDIAAN TEMPLATE DAN PENERANGAN Maklumat kakitangan merupakan salah satu maklumat asas yang perlu di dalam pelaksanaan sistem SPA. Tujuan maklumat kakitangan ini diperlukan di dalam sistem kerana penempatan aset adalah berdasarkan maklumat pengguna. Maklumat profil kakitangan ini boleh diambil melalui sistem HRMIS, SISPEN atau dari pangkalan data lain. Pengekstrakan data perlu dilakukan bagi memudahkan kemasukan maklumat profil kakitangan ke dalam Sistem SPA. Maklumat kakitangan yang perlu diekstrak adalah seperti berikut : i.

Nama

ii.

No. K/P atau

iii.

No.Tentera/Polis

iv.

Jawatan

v.

Gred

vi.

Bahagian

vii.

Emel

Template yang perlu disediakan mestilah di dalam format MS EXCEL (.xls,.xlsx) bagi memudahkan proses pemadanan data (data mapping). Template tersebut mestilah mengandungi medan-medan seperti berikut : i.

Nama

ii.

No. K/P atau

iii.

No.Tentera/Polis

iv.

Jawatan


7


APRIL 18, 2011 v.

Gred

vi.

Bahagian

vii. Emel 1.2.2

MEDAN YANG DIWAJIBKAN (MANDATORY FIELDS) Jadual 1.4 : Jadual Medan Wajib Medan

Penerangan

Nama

Nama Penuh

No. K/P

Nombor Kad Pengenalan Baru

No.Tentera/Polis Nombor pengenalan tentera atau polis ( jika berkenaan) Jawatan

Jawatan sebenar (mengikut keperluan agensi)

Gred

Gred sebenar

Bahagian

Bahagian sebenar mengikut keperluan agensi

Emel

Emel pengguna

1.2.3 PEMBERSIHAN DATA (DATA CLEANING) Pembersihan data perlu dilakukan mengikut medan yang telah ditetapkan di dalam template MS EXCEL. Tujuan pembersihan data dilakukan adalah untuk memastikan data yang dimasukkan ke dalam Sistem SPA lengkap dan seragam. Semasa pembersihan data dijalankan, sila pastikan Jawatan dan Gred diasingkan bagi memudah proses pemadanan (data mapping). Setelah pembersihan data telah dilakukan, proses pemadanan (data mapping) kepada sistem akan dijalankan. Proses pemadanan (data mapping) anda berjaya sekiranya maklumat pengguna di dalam sistem SPA dapat dipaparkan. Jadual 1.5 : Jadual Pembersihan Data Medan Nama Jawatan No. Kad Pengenalan

Pembersihan Data Memastikan nama penuh. Memastikan jawatan sebenar (mengikut keperluan agensi). Memastikan kad pengenalan sebenar seperti terdapat dalam sistem HRMIS tanpa ada aksara ‘-‘ dan sebagainya.


8

APRIL 18, 2011


Medan No.Tentera/Polis

Gred Bahagian Emel

Pembersihan Data Memastikan nombor pengenalan sebenar seperti terdapat dalam sistem HRMIS tanpa ada aksara ‘‘-‘ dan sebagainya. Memastikan gred perjawatan sebenar seperti terdapat dalam sistem HRMIS. Memastikan bahagian terkini Memastikan emel rasmi jika berkenaan

Sila rujuk Lampiran E untuk Contoh Lengkap Template Maklumat Kakitangan 1.3

MAKLUMAT LOKASI 1.3.1

PENYEDIAAN TEMPLATE & PENERANGAN Kod lokasi bagi sistem SPA diwujudkan bagi penempatan aset berdasarkan kod yang telah ditetapkan. Selain daripada itu, kod lokasi juga digunakan bagi tujuan pemeriksaan aset samada scara manual atau PDA. Melalui Sistem SPA, pelekat barkod berukuran 6 x 3.5 cm akan dicetak menggunakan pencetak barkod dan akan dilekatkan pada lokasi yang berkenaan. Contoh pelekat barkod kod lokasi seperti Rajah 1.1. Rajah 1.1 : Pelekat Barkod Kod Lokasi

160101/BGN/BS /07/B01 Bilik Projek B

Kod Lokasi yang telah siap hendaklah dihantar kepada Perbendaharan Malaysia dalam format MS WORD (.doc,.docx) atau MS EXCEL (.xls,.xlsx) untuk tujuan semakan sebelum dikunci masuk ke dalam Sistem SPA. Terdapat dua lokasi yang perlu dikenal pasti iaitu Bangunan dan Luar Bangunan. 1.3.1.1 Data –data yang diperlukan bagi Bangunan ( contoh : Blok , Pejabat Kerajaan) : i. Kod Bangunan ii. Deskripsi Bangunan iii. Kod Tingkat iv. Deskripsi Tingkat Perbendaharaan Malaysia |

9

APRIL 18, 2011

Panduan Pengguna Penyelenggaraan dan Program Sokongan Sistem Pengurusan Aset | SPA v. Kod Lokasi vi. Deskripsi Lokasi Template Kod Lokasi (Bangunan) seperti Jadual 1.6 Jadual 1.6 : Jadual Kod Lokasi (Bangunan) Kod

Bangunan

Kod

Tingkat

Kod

Deskripsi

1.3.1.2 Data-data yang diperlukan untuk Luar Bangunan : i. Kod Luar Bangunan ii. Deskripsi Luar Bangunan Contoh Template Kod Lokasi ( Luar Bangunan) seperti Jadual 1.7. Jadual 1.7 : Jadual Kod Lokasi (Luar Bangunan) Kod

Deskripsi

Sila rujuk Lampiran F. 1.3.2

FLOOR PLAN (PELAN LANTAI) Untuk memastikan lokasi yang tepat, adalah dinasihatkan supaya pengguna mempunyai pelan lantai yang terkini untuk mengelakkan kesilapan semasa membuat kemasukan data kod lokasi. Sila rujuk Lampiran G

1.3.3

BIRD EYE’S VIEW Gambaran sebenar bagi bangunan di agensi. Sila rujuk Lampiran H

1.3.4

AKSARA MAKSIMUM Kemasukan kod lokasi yang sesuai dihadkan kepada aksara maksimum untuk memastikan ketepatan data kod lokasi. Berikut adalah contoh bagi kod tersebut. 1.3.4.1 Kod Lokasi Untuk Kod Lokasi , masukkan aksara yang sesuai mengikut keperluan (rujuk Jadual 1.8) diikuti dengan nombor berturutan di dalam satu tingkat tersebut. Perbendaharaan Malaysia |

10

APRIL 18, 2011

Panduan Pengguna Penyelenggaraan dan Program Sokongan Sistem Pengurusan Aset | SPA Jadual 1.8 Jadual Lokasi Aksara

Deskripsi

B

Bilik

R

Ruang

K

Kaunter

T

Tandas

L

Lobi

1.3.4.2 Bangunan Jadual 1.9 Perihal

Aksara

Contoh

Kod Bangunan

5

BU

Nama Bangunan

50

Blok Utara

Kod Tingkat

2

01

Kod Lokasi

50

B01

Deskripsi Lokasi

50

Bilik PAR

Contoh Kod Bangunan seperti Jadual 1.10. Jadual 1.10 Kod

Bangunan

Kod

Tingkat

Kod

BU

BLOK UTARA

01

Tingkat 1

B01

BS

BLOK SELATAN

02

Tingkat 2

R01

Deskripsi Bilik Setiausaha Bahagian Ruang Kerja Pentadbiran

Sila rujuk Lampiran I untuk Contoh Lengkap Kod Lokasi Bangunan 1.3.4.3 Luar Bangunan Kod Luar Bangunan dimasukkan mengikut piawai yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kerja Raya supaya sejajar dengan Kod Sistem Pengurusan Aset Tak Alih (SPATA). Perbendaharaan Malaysia |

11

APRIL 18, 2011

Panduan Pengguna Penyelenggaraan dan Program Sokongan Sistem Pengurusan Aset | SPA Sila rujuk Lampiran J untuk Senarai Kod Luar Bangunan (SPATA) dan Contoh Lengkap Jadual 1.11 Perihal

Aksara

Contoh

Kod Luar Bangunan

6

BG0020

Deskripsi Luar Bangunan

50

Padang /Gelanggang

Contoh Kod Luar Bangunan seperti Jadual 1.12. Jadual 1.12 Kod

Deskripsi

BG0020

1.4

Padang /Gelanggang

MAKLUMAT ASET (SEDIA ADA) 1.4.1 PENYEDIAAN TEMPLATE DAN PENERANGAN 1.4.1.1 Maklumat-maklumat aset sedia ada sama ada Harta Modal atau Inventori boleh dimigrasi ke dalam Sistem Pengurusan Aset. Ini bertujuan bagi menjimatkan masa dan kos jika dibandingkan dengan tugas kunci masuk semula ke dalam SPA. Namun, jumlah harta modal atau inventori yang hendak dimigrasi mestilah 5000 rekod dan ke atas. Jadual di bawah adalah medan-medan yang terlibat untuk maklumat Harta Modal. Jadual 1.13 – Template Harta Modal Medan Kod Kategori Kod Sub Kategori Kod Jenis

Kategori Jenis Aset

Keterangan Kod bagi kategori aset. Contoh, Peralatan dan Kelengkapan Dapur : 003 Kod bagi subkategori aset tersebut. Contoh, Perkakas Elektrik Dapur : 003 Kod jenis bagi aset tersebut. Contoh, Ketuhar Gelombang Mikro / Microwave : 001 Pengkelasan bagi aset. Contoh : Peralatan dan Kelengkapan Dapur Jenis aset tersebut. Contoh : , Ketuhar Gelombang Mikro / Microwave


12

APRIL 18, 2011

Panduan Pengguna Penyelenggaraan dan Program Sokongan Sistem Pengurusan Aset | SPA Medan Kod Aset SPA Jenama Model Aset No Enjin

No Casis / Siri No Siri Pendaftaran Aset

Keterangan Gabungan dari Kod Kategori, Kod Sub Kategori dan Kod Jenis. Contoh : 003003001. Syarikat pengeluar/pengilang aset. Contoh : Sharp. Model aset tersebut. Contoh : Ultra C100 Nombor enjin aset tersebut (kenderaan atau peralatan yang bermotor). Contoh : G4ED52223589 Nombor casis (kenderaan) atau nombor siri (peralatan). Contoh : 01110411 Nombor siri pendaftaran asal bagi aset tersebut. Contoh : B2/09/11/13. Bagi aset kategori kenderaan, nombor plat kenderaan. Contoh : WKD 1152

[Komponen] : Jenis Komponen

Komponen / Aksesori yang disertakan sekali dengan aset. Contoh Jenis Aset, Komputer : papan kekunci (keyboard) dan tetikus (mouse).

[Komponen] : Harga

Harga pembelian atau perolehan komponen tersebut dalam Ringgit Malaysia. Contoh : 5000.00 Nombor siri yang dikeluarkan oleh pengilang komponen tersebut. Contoh : 239994258 Contoh, Tetikus : Logitech M215

[Komponen] : No. Siri Pembuat [Komponen] : Jenama / Model [Komponen] : Jaminan (Tahun)

[Komponen] : Jaminan (Bulan)

Catatan Tarikh Perolehan Kos

Tempoh masa jaminan bagi komponen yang diberikan oleh syarikat pembuat. Contoh, jaminan bagi tetikus Logitech M215 adalah 1 tahun : 1

Tempoh masa jaminan bagi komponen yang diberikan oleh syarikat pengeluar. Contoh, jaminan untuk tetikus Logitech M215 ialah 1 tahun dan 6 bulan : 6 Ruangan diisi jika mempunyai maklumat tambahan berkaitan aset. Tarikh aset di beli. Harga pembelian atau perolehan aset tersebut dalam Ringgit Malaysia.Masukkan hanya nilai sahaja. Contoh : 5000.00


13

APRIL 18, 2011

Panduan Pengguna Penyelenggaraan dan Program Sokongan Sistem Pengurusan Aset | SPA Medan Jaminan (Tahun)

Jaminan (Bulan)

Nama Pembekal AlamatPembekal_1 AlamatPembekal_2 AlamatPembekal_3 Bandar Poskod Negeri Negara Nama PRO pembekal NoDaftar Syarikat

Keterangan Tempoh masa jaminan bagi aset yang diberikan oleh syarikat pengeluar. Contoh, jaminan bagi komputer HP Pavallion adalah 3 tahun. Masukkan nilai sahaja. Contoh : 3 Tempoh masa jaminan oleh syarikat pengeluar sekiranya ada. Contoh : jaminan untuk komputer HP Pavallion ialah 3 tahun dan 6 bulan. Masukkan nilai sahaja. Contoh : 6 Nama syarikat yang membekalkan aset tersebut. Contoh : Panglang Hilir Enterprise Contoh : No. 21, Jalan Bulan U5/9 Contoh : Seksyen U5 Contoh : Taman Dagang Contoh : Subang Jaya Contoh : 54855 Contoh : Selangor Contoh : Malaysia Nama pegawai syarikat pembekal (incharge person).

Tarikh Terima/ D.O Bahagian yang membuat Perolehan

Nombor pendaftaran syarikat pembekal dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM). Contoh : 123450-T Tarikh aset diterima. Nama Bahagian yang membuat perolehan aset. Contoh : Bahagian Kewangan.

Pegawai Bertanggungjawab

Nama Pegawai yang bertanggungjawab bagi perolehan aset tersebut.

Pegawai penempatan Nama Pegawai yang akan menerima aset tersebut. Jadual di bawah adalah medan-medan yang terlibat untuk maklumat Inventori. Jadual 1.14 – Template Inventori Medan kodKategori Kod Subkategori Kod Jenis Kategori

Keterangan Kod bagi kategori aset. Contoh, Peralatan dan Kelengkapan Dapur : 003 Kod bagi subkategori aset tersebut. Contoh, Perkakas Elektrik Dapur : 003 Kod jenis bagi aset tersebut. Contoh, Ketuhar Gelombang Mikro / Microwave : 001 Pengkelasan bagi aset. Contoh : Peralatan dan Kelengkapan Dapur Perbendaharaan Malaysia |

14

APRIL 18, 2011

Panduan Pengguna Penyelenggaraan dan Program Sokongan Sistem Pengurusan Aset | SPA Medan Jenis Aset Kod Aset SPA No Siri Pendaftaran Aset

Keterangan Jenis aset tersebut. Contoh : Troli Hidang Gabungan dari kod kategori, kod sub kategori dan kod jenis. Contoh : 003003001. Nombor siri pendaftaran asal bagi aset tersebut. Contoh : B2/09/11/13.

No Siri / Casis

Nombor casis (kenderaan) atau nombor siri (peralatan). Contoh : 01110411

Butiran

Keterangan umum mengenai inventori. Contoh : Troli Besi Nombor rujukan perolehan aset. Contoh : LO2156500062655 Tarikh aset di beli. Harga pembelian atau perolehan seunit aset tersebut dalam Ringgit Malaysia. Contoh : RM 450.00 Nama syarikat yang membekalkan aset tersebut. Contoh : Panglang Hilir Enterprise Contoh : No. 21, Jalan Bulan U5/9 Contoh : Seksyen U5 Contoh : Taman Dagang Contoh : Subang Jaya Contoh : 54855 Contoh : Selangor Contoh : Malaysia Nama pegawai syarikat pembekal (incharge person).

No Pesanan Tarikh Perolehan Kos Seunit

Nama Pembekal AlamatPembekal_1 AlamatPembekal_2 AlamatPembekal_3 Bandar Poskod Negeri Negara Nama PRO pembekal NoDaftar Syarikat

Tarikh Terima/ D.O Bahagian yang membuat Perolehan

Nombor pendaftaran syarikat pembekal dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM). Contoh : 123450-T Tarikh aset diterima. Nama Bahagian yang membuat perolehan aset. Contoh : Bahagian Kewangan.


Nama Pegawai yang bertanggungjawab bagi perolehan aset tersebut.

Pegawai Penempatan Nama Pegawai yang akan menerima aset tersebut. 1.4.1.2 Maklumat-maklumat tersebut perlu disediakan didalam format MS EXCEL (.xls) seperti gambarajah di bawah.


15

APRIL 18, 2011


1.4.2 MEDAN YANG DIWAJIBKAN Data yang wajib di ekstrak dari sistem lama untuk proses migrasi seperti Jadual 1.15 Jadual 1.15 Medan Kod Kategori Kod Sub Kategori Kod Jenis Kategori Jenis Aset Kod Aset SPA Tarikh Perolehan Kos Bahagian yang membuat Perolehan

Keterangan Kod bagi kategori aset. Contoh, Peralatan dan Kelengkapan Dapur : 003 Kod bagi subkategori aset tersebut. Contoh, Perkakas Elektrik Dapur : 003 Kod jenis bagi aset tersebut. Contoh, Ketuhar Gelombang Mikro / Microwave : 001 Pengkelasan bagi aset. Contoh : Peralatan dan Kelengkapan Dapur Jenis aset tersebut. Contoh : , Ketuhar Gelombang Mikro / Microwave Gabungan dari kod kategori, kod sub kategori dan kod jenis. Contoh : 003003001. Tarikh aset di beli. Harga perolehan bagi aset tersebut. Bahagian yang membuat perolehan aset. Contoh, Bahagian Kewangan.


Pegawai yang bertanggungjawab bagi perolehan aset tersebut.

Pegawai Penempatan

Pegawai yang akan menerima aset tersebut.

1.4.3 PEMADANAN DATA (DATA MAPPING) 1.4.3.1Setiap maklumat aset yang akan dimigrasi perlu diberi pengkelasan dengan merujuk kepada Katalog Klasifikasi Aset di Portal Knowledgebase (http://spa.treasury.gov.my/knowledgebase). Berikut adalah medan yang terlibat : Perbendaharaan Malaysia |

16

APRIL 18, 2011


1.4.3.1.1 Kod Kategori 1.4.3.1.2 Kod Subkategori 1.4.3.1.3 Kod Jenis 1.4.3.1.4 Kategori 1.4.3.1.5 Jenis Aset 1.4.3.1.6 Kod Aset SPA 1.4.3.2 Maklumat ini perlulah disemak dengan teliti berdasarkan kepada Kategori, Subkategori dan Jenis di Portal Knowledgebase dengan aset sedia ada. Keenam-enam medan tersebut mestilah diisi dengan betul dan dilengkapkan di dalam template Harta Modal atau Inventori. Contoh Kod Aset SPA yang dipadankan adalah seperti pada jadual 1.16. Jadual 1.16 Aset : Microwave Medan Kod Kategori Kod Subkategori Kod Jenis Kategori

Data 003 003 001 Peralatan dan Kelengkapan Dapur

Jenis Aset Kod Aset SPA

Ketuhar Gelombang Mikro / Microwave 003003001

1.4.4 PEMBERSIHAN DATA (DATA CLEANING) 1.4.3.1 Pembersihan Data dilakukan selepas semua data-data dimasukkan ke dalam template dan dipadankan (data mapping) di dalam template MS EXCEL. Tujuan pembersihan data dilakukan adalah untuk memastikan data yang dimasukkan ke dalam Sistem SPA tepat dan seragam. 1.4.3.2 Berikut adalah panduan dan format yang perlu dipenuhi sebelum proses migrasi data dilakukan : 1.4.3.2.1 Kod Kategori, Kod Sub Kategori dan Kod Jenis masing-masing adalah 3 aksara. 1.4.3.2.2 Kod Aset SPA adalah 9 aksara. 1.4.3.2.3 Pastikan medan yang diwajibkan lengkap dan tiada yang kosong atau null. Perbendaharaan Malaysia |

17

APRIL 18, 2011

Panduan Pengguna Penyelenggaraan dan Program Sokongan Sistem Pengurusan Aset | SPA 1.4.3.2.4 Pastikan Kos adalah dalam format nombor. Contoh : 10000.00 dan bukannya 10,000.00 (tiada tanda koma) atau simbol RM. 1.4.3.2.5 Pastikan jaminan (tahun atau bulan) adalah format nombor. Contoh : 1 1.4.3.2.6 Pastikan tarikh mengikut format mm/dd/yyyy. Contoh, 01/10/2011. 1.4.3.2.7 Pastikan nama bahagian yang membuat perolehan, nama pegawai bertanggungjawab dan nama pegawai penempatan adalah SAMA mengikut data asas yang diberikan.


18

LATIHAN PENGGUNA

APRIL 18, 2011 2.


LATIHAN PENGGUNA 2.1 SEBELUM 2.1.1 MANUAL PENGGUNA DAN SURAT JEMPUTAN 2.1.1.1

Pastikan surat jemputan latihan SPA telah dihantar kepada Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat (BPTM), Perbendaharaan Malaysia.

2.1.1.2

Menyediakan Manual Pengguna untuk para peserta.

2.1.1.3

Memaklumkan nama peserta untuk diwujudkan id pengguna dan katalaluan.

2.1.1.4

Memastikan bilik latihan dilengkapi dengan Perisian dan Perkakasan seperti di bawah: 2.1.1.4.1 Internet Explorer 7.0 atau ke atas 2.1.1.4.2 Adobe Reader 8.0 atau ke atas 2.1.1.4.3 Disable Popup Blocker 2.1.1.4.4 Pencetak Barkod 2.1.1.4.5 Pencetak 2.1.1.4.6 Pengimbas Barkod 2.1.1.4.7 Adobe Flash Player (http://get.adobe.com/flashplayer/)

2.1.2 PERSEDIAAN LATIHAN 2.1.2.1 PENCETAK 2.1.2.1.1 Pastikan pencetak disediakan dan dipasang di dalam bilik latihan kerana akan digunakan semasa latihan untuk mencetak Kew-PA. 2.1.2.2 PERISIAN (IE, ADOBE READER, FLASH PLAYER) 2.1.2.2.1 Create Shortcut SPA 2.1.2.2.1.1

Pilih menu File. Pilih Send.

2.1.2.2.1.2

Klik pada Shortcut to Desktop.


19

APRIL 18, 2011


2.1.2.2.2 Disable Pop Up Blocker Internet Explorer 7 (Windows XP) 2.1.2.2.2.1 Pilih menu Tools, pilih Internet Options.

2.1.2.2.2.2 Pilih tab Privacy, kosongkan/ uncheck Turn on Pop-up Blocker dan klik OK.


20

APRIL 18, 2011


2.1.2.2.3 Disable Pop Up Blocker Internet Explorer 8 (Windows XP). 2.1.2.2.3.1 Pilih menu Tools, pilih Pop-up Blocker.

2.1.2.2.3.2 Klik Turn Off Pop-up Blocker.

2.1.2.2.4 On Compatibility View bagi Internet Explorer 8 (Windows XP) (Tujuan: dilakukan sekiranya sistem tidak dapat memaparkan format paparan PDF walaupun perisian Adobe Reader telah dipasang).


21

APRIL 18, 2011

Panduan Pengguna Penyelenggaraan dan Program Sokongan Sistem Pengurusan Aset | SPA 2.1.2.2.4.1 Kaedah 1: 2.1.2.2.4.1.1 Pilih Tools, klik pada Compatibility View

2.1.2.2.4.2 Kaedah 2: 2.1.2.2.4.2.1

Pilih Tools, klik pada Compatibility View Setting


22

APRIL 18, 2011

Panduan Pengguna Penyelenggaraan dan Program Sokongan Sistem Pengurusan Aset | SPA 2.1.2.2.4.2.2

Taipkan url SPA pada ruang Add this website: (contoh: spa.treasury.gov.my/portalspa)

2.1.2.2.4.2.3 2.1.2.2.4.3

Klik butang Add

Klik OK. Nota: Sekiranya Compatibiliy View berwarna kelabu, bermaksud Compatibiliy View dalam status On.

2.1.2.3 PENCETAK BARKOD (Windows XP dan Windows 7) 2.1.2.3.1 PEMASANGAN PENCETAK BARKOD Pencetak Barkod digunakan untuk mencetak label aset dan label lokasi. Pemasangan pencetak barkod menggunakan Driver daripada cakera padat (CD) yang disertakan bersama pencetak barkod; Ataupun dimuat turun dari laman web. Sebagai contoh bagi Model Zebra GX430t,

boleh

didapati

dari

alamat

tersebut

:

http://www.zebra.com/id/zebra/na/en/index/drivers_downloads.html

2.1.2.3.1.1 Klik Pada ”Start” dan Klik ”Printer and Faxes”


23

APRIL 18, 2011


2.1.2.3.1.2 Klik ”Add a Printer ”


24

APRIL 18, 2011


2.1.2.3.1.3 Klik Next

2.1.2.3.1.4 Pastikan pilihan ialah “Local printer attached to this komputer” dan “Automatically detect and install my plug and play printer” tidak ditandakan. Klik Next.

2.1.2.3.1.5 Pastikan pilihan untuk “Use the following port:” ialah “USB001” untuk sambungan menggunakan “USB Port” ataupun “LPT1” untuk sambungan menggunakan “Printer Port”. Klik Next.


25

APRIL 18, 2011


2.1.2.3.1.6 Klik Have Disk untuk meneruskan.

2.1.2.3.1.7 Klik Browse untuk meneruskan.

2.1.2.3.1.8 Cari lokasi CD anda dan pilih folder “Driver” dan klik Open. 2.1.2.3.1.9 Pilih ”ZEBRA EPL” pada ruangan “Manufacture”. Pada ruangan “Printers”, pilih “Zebra GX420t” ataupun “Zebra GX430t” ataupun berpandukan pada jenis pencetak barkod. Klik Next. Perbendaharaan Malaysia |

26

APRIL 18, 2011


Pastikan nama pencetak barkod pada kotak “Printer name” adalah betul. 2.1.2.3.1.10 Tandakan ”Yes” pada ruangan “Do you want to use this printer as the default printer”. Klik Next.

2.1.2.3.1.11 Pastikan pilihan ialah “Do not share this printer”. Klik Next.


27

APRIL 18, 2011


2.1.2.3.1.12 Pastikan pilihan ialah “No” pada ruangan “Do you want to print a test page”. Klik Next. 2.1.2.3.1.13 Klik Finish. 2.1.2.3.2 Konfigurasi Pencetak Barkod Beberapa konfigurasi perlu dilakukan ke atas pencetak barkod bagi memastikan label aset atau label lokasi dapat dicetak mengikut piawaian yang ditetapkan. Perkara 2.1.2.3.1 mesti dilaksanakan terlebih dahulu untuk membolehkan konfigurasi pencetak barkod dapat dilakukan. Sekiranya konfigurasi pencetak dikemaskini atau diubahsuai, pencetak perlu di OFF dan kemudian di ON kan semula sebelum memulakan cetakan baru. (Tekan pada butang POWER di belakang pencetak untuk OFF atau ON pencetak).


28

APRIL 18, 2011

Panduan Pengguna Penyelenggaraan dan Program Sokongan Sistem Pengurusan Aset | SPA 2.1.2.3.2.1

2.1.2.3.2.2

Klik pada ”Start ”. Klik ”Printer and Faxes”.

Klik kanan pada ”Printer Zebra GX 430t ” (atau model yang dipasang). Klik ”Properties”.


29

APRIL 18, 2011

Panduan Pengguna Penyelenggaraan dan Program Sokongan Sistem Pengurusan Aset | SPA 2.1.2.3.2.3

2.1.2.3.2.4

Pada tab General, Klik ”Printing Preferences”.

Pada tab Document, terdapat 2 setting yang perlu dilakukan. Berikut yang terlibat adalah : i) Paper/Output. ii) Device Options.

2.1.2.3.2.5

Klik

pada ”Paper/Output”. Klik pada ”Paper Size”. Pada

drop down list box pilih “User Defined” dan Klik Customize.


30

APRIL 18, 2011


2.1.2.3.2.6 Klik pada ”User Defined”. Pastikan pada ruangan ”Unit of Measurement” nilai ”Centimeter” dipilih. Bagi Label Barkod Size 6 cm x 3.5 cm : Pada “Papar Sizes” masukkan nilai “6.00 cm” untuk Width (w) dan “3.50 cm” untuk Height (h). Kemudian klik butang OK. Atau

i) Bagi Label Barkod Size 6 cm x 4 cm : Pada ”Paper Size” masukkan nilai ”6.00 cm” untuk Width (w) dan ”4.00 cm” untuk Height (h). Kemudian klik butang OK. Atau mengikut ukuran label barkod yang digunakan dalam unit sentimeter.


31

APRIL 18, 2011


2.1.2.3.2.7 Pada “Rotate 180” pilih nilai ”ON”. Sekiranya barkod yang dicetak terbalik, sila OFF kan setting ini.

2.1.2.3.2.8 Klik

pada “Device Options”. Klik pada “Speed Settings”. Pada

”Print Speed” dan pilih nilai yang terendah. Begitu juga untuk ”Slow Speed” dan ”Back Feed”. Seperti pada rajah di bawah, nilai ”5.08 cm/sec” dipilih.


32

APRIL 18, 2011


2.1.2.3.2.9 Klik

pada ”Head Settings” dan ubah ”Print Darkness” kepada

nilai tertinggi. Seperti pada rajah di bawah, nilai ”30” telah dipilih. Klik OK.

2.1.2.3.2.10 Pada tetingkap ”Properties” yang sama, klik pada tab Advanced dan Klik pada butang Printing Defaults.


33

APRIL 18, 2011


2.1.2.3.2.11 Ulangi proses seperti pada langkah 2.1.2.3.2.5 sehingga 2.1.2.3.2.10.

2.1.2.3.3 Mencetak Label Barkod Sebelum cetakan label pertama kali dilakukan, langkah-langkah di bawah perlu dilakukan terlebih dahulu untuk menetapkan setting pada ”Page Setup”. Walaubagaimanapun, langkah-langkah tersebut perlu dilakukan semula sekiranya terdapat apa-apa perubahan / pengemaskinian pada konfigurasi pencetak. 2.1.2.3.3.1 Login ke dalam Sistem Pengurusan Aset. Pilih ”Modul Pengurusan Kod” dan Klik ”Kod Lokasi”.


34

APRIL 18, 2011


2.1.2.3.3.2 Pada Senarai kod lokasi klik ikon barkod seperti rajah di bawah

2.1.2.3.3.3 Pada popup barkod tersebut, klik ”File” dan pilih ”Page Setup”. (Jika tiada menu bar seperti di bawah, tekan Alt + F papan kekunci).

2.1.2.3.3.4 Pastikan ”Paper Size” adalah ”User Defined” dan ”Portrait” dipilih. Kesemua nilai untuk ”Headers and Footers” adalah ”empty” atau dikosongkan dan nilai ”Margins” adalah ”0”. Klik OK.


35

APRIL 18, 2011


2.1.2.3.3.5 Klik File dan klik Print atau tekan Ctrl + P pada papan kekunci.

2.1.2.3.3.6 Pastikan pencetak barkod Zebra GX430t dipilih. Klik butang Print untuk mencetak.


36

APRIL 18, 2011


2.1.2.3.4 Pencetak Barkod (Windows 7) Proses pemasangan bagi Pencetak Barkod untuk Windows 7 sedikit berbeza dari proses sebelumnya. Berikut adalah langkah-langkah memasang driver pencetak barkod di dalam komputer pengguna yang boleh didapati daripada cakera padat (CD) yang disertakan bersama pencetak barkod ataupun dimuat turun dari laman web. Sebagai contoh bagi Model Zebra GX430t, boleh didapati dari alamat tersebut : http://www.zebra.com/id/zebra/na/en/index/drivers_downloads.html

2.1.2.3.4.1 Proses Pemasangan Menggunakan Cakera Padat (CD) Masukkan cakera padat yang disertakan sekali dengan pencetak barkod dan ikut arahan yang tertera dalam proses pemasangan tersebut.

2.1.2.3.4.2 Proses Pemasangan Mengguna driver yang dimuat turun Untuk driver bagi pencetak barkod Zebra GX430t yang telah dimuat turun,klik pada ikon seperti tertera di bawah dan ikut arahan yang tertera.


37

APRIL 18, 2011 2.1.2.3.5

Panduan Pengguna Penyelenggaraan dan Program Sokongan Sistem Pengurusan Aset | SPA Konfigurasi Pencetak Barkod Windows 7

Setelah selesai proses pemasangan pencetak barkod,proses seterusnya ialah memastikan konfigurasi yang tepat bagi mencetak barkod. Berikut adalah langkah-langkah untuk konfigurasi.

2.1.2.3.5.1

Klik pada butang ” Start” dan pilih “Devices and Printers”.

2.1.2.3.5.2

Klik untuk memilih ”ZDesigner GX430t”.

2.1.2.3.5.3

Klik butang kanan tetikus dan satu tetingkap seperti di bawah akan kelihatan.Klik pada ” Printing Preferences”. Perbendaharaan Malaysia |

38

APRIL 18, 2011


2.1.2.3.5.4

Klik pada tabs Option dan pastikan konfigurasi

mengikut

Settings,Paper Format,Size dan Unprintable Area seperti di bawah. 2.1.2.3.5.4.1

Pastikan Speed disetkan pada 10.1 cm/s, Darkness disetkan pada 15 dan Stocks kepada ”User Defined”.

2.1.2.3.5.4.2

Pastikan Paper Format ditandakan pada nilai cm

dan

”portrait’.

Untuk Size, setkan Width kepada 6.00 dan Height disetkan kepada 3.50. 2.1.2.3.5.4.3

Pastikan semua nilai dalam Unprintable Area dikosongkan.

2.1.2.3.5.4.4

Klik ”Apply” dan ”OK”.


39

APRIL 18, 2011

2.1.2.3.6


Untuk pengujian pencetak barkod , sila ulangi langkah 2.1.2.3.3 Mencetak Label Barkod sehingga tamat.

2.1.2.4 PENGIMBAS BARKOD 2.1.2.4.1 Pastikan pengimbas barkod telah dipasang di dalam bilik latihan kerana akan digunakan di dalam modul Carian Aset. 2.1.2.4 PENGIMBAS BARKOD MUDAH ALIH (MOBILE PDA) Mobile PDA digunakan untuk menjalankan pemeriksaan secara mudah alih.

2.1.2.5.1 Pemasangan Activesync (Windows XP) Perisian diatas diperlukan bagi membolehkan PDA dan komputer saling berhubung antara satu sama lain. 2.1.2.5.1.1 Pastikan PDA telah disambung ke komputer sebelum memulakan pemasangan.


40

APRIL 18, 2011


2.1.2.5.1.2 Double Click pada “setup.msi” yang terdapat dalam folder SPA Setup\ActiveSyncInstaller yang telah dibekalkan. 2.1.2.5.1.3 Paparan dibawah akan keluar dan klik pada butang Next.

2.1.2.5.1.4 Pilih “I accept the terms in the license agreement” dan klik butang Next.

2.1.2.5.1.5 Kosongkan sahaja ruangan “User Name” dan “Organization” dan terus klik butang Next.


41

APRIL 18, 2011


2.1.2.5.1.6 Klik butang Next.

2.1.2.5.1.7 Klik butang Install.


42

APRIL 18, 2011


2.1.2.5.1.8 Tunggu sehingga pemasangan selesai.

2.1.2.5.1.9 Klik butang Finish.


43

APRIL 18, 2011


2.1.2.5.1.10 Selepas proses pemasangan selesai, pastikan status activesync adalah “connected” seperti gambarajah dibawah.

Status activesync juga boleh dilihat pada taskbar. Ikon activesync akan berwarna hijau sekiranya PDA berjaya disambungkan pada komputer.

2.1.2.5.1.11 Jika status activesync tidak “connected” , pastikan antivirus disable. 2.1.2.5.1.12 Jika paparan di bawah ada dipaparkan selepas PDA disambungkan, Klik pada butang Cancel.


44

APRIL 18, 2011


2.1.2.5.2 Pemasangan Windows Mobile Device Center (Windows Vista dan Windows 7) 2.1.2.5.2.1 Pastikan PDA telah disambung kepada komputer sebelum memulakan pemasangan. 2.1.2.5.2.2 Double Click pada “drvupdate-x86.exe” yang terdapat dalam folder SPA Setup\ActiveSyncInstaller yang telah dibekalkan. 2.1.2.5.2.3 Paparan seperti dibawah akan dipaparkan.

2.1.2.5.2.4 Kemudian klik pada butang Accept.


45

APRIL 18, 2011


2.1.2.5.2.5 Pastikan status adalah “connected” seperti gambarajah dibawah.

2.1.2.5.2.6 Jika status windows mobile device center tidak “connected” , pastikan antivirus disable.

2.1.2.5.3 Pemasangan SpaMobileInspection Di Dalam PDA Perisian SPAMobileInspection adalah antaramuka yang dibangunkan untuk membolehkan proses pemeriksaan menggunakan PDA dapat dibuat.


46

APRIL 18, 2011


2.1.2.5.3.1 Pastikan PDA telah disambung kepada komputer. 2.1.2.5.3.2 Copy semua file dan folder yang terdapat di dalam folder SPA Setup\Application\MC50

atau

SPA

Setup\Application\MC55

yang

dibekalkan (mengikut model PDA yang digunakan).

2.1.2.5.3.3 Klik pada “MyComputer” untuk akses ke “Mobile Device”.

2.1.2.5.3.4 Klik pada “Mobile Device” untuk ke folder “Application”.

2.1.2.5.3.5 Kemudian paste semua file dan folder ke dalam folder “Application” tersebut.


47

APRIL 18, 2011


2.1.2.5.3.6 Klik “Start” pada PDA. Kemudian pilih “Programs”.

2.1.2.5.3.7 Klik pada ”File Explorer”.


48

APRIL 18, 2011


2.1.2.5.3.8 Klik pada folder “Application”.

2.1.2.5.3.9 Klik pada folder “setup”.

2.1.2.5.3.10 Di dalam folder “setup” terdapat 4 fail seperti berikut : MC 50

MC 55

i) NETCFv2.ppc.armv4.cab

i) NETCFv35.wm.armv4i.cab

ii)sqlce30.dev.ENU.ppc.wce4.armv4.CAB

ii) sqlce30.dev.ENU.ppc.wce4.armv4.CAB

iii) sqlce30.ppc.wce4.armv4.CAB

iii) sqlce30.ppc.wce4.armv4.CAB

iv) sqlce30.repl.ppc.wce4.armv4.CAB

iv) sqlce30.repl.ppc.wce4.armv4.CAB


49

APRIL 18, 2011


2.1.2.5.3.11 Double Click pada setiap fail tersebut dan tunggu sehingga proses pemasangan selesai.

2.1.2.5.3.12Untuk

memudahkan

penggunaan,

shortcut

aplikasi

“SPAMobileInspection” perlu dibuat pada “Start Menu”. 2.1.2.5.3.13 Klik pada “Start”, pilih “FileExplorer” dan pilih ”My Device” untuk meneruskan.


50

APRIL 18, 2011


2.1.2.5.3.14 Klik pada folder “Application”. Kemudian klik pada folder ”SPA”.

2.1.2.5.3.15 Di dalam folder “SPA” tersebut terdapat fail SPAMobileInspection.exe. Klik lama sedikit pada fail tersebut dan pilih “Copy”.


51

APRIL 18, 2011


2.1.2.5.3.16 Klik pada “Start” dan pilih “File Explorer”. Kemudian pilih “My Device”, klik pada “Windows” dan klik “Start Menu”.

2.1.2.5.3.17 Klik lama sedikit pada skrin PDA dan pilih “Paste Shortcut”.


52

APRIL 18, 2011


2.1.2.5.3.18 Fail “Shortcut SPAMobileInspection” boleh dilihat pada

paparan

“Start”.

2.1.2.5.3.19 Paparan pada “Start Menu” adalah terhad. Oleh itu, sekiranya aplikasi “SPAMobileInspection” tidak dipaparkan pada “Start Menu”, klik “Start” dan pilih “Setting”.


53

APRIL 18, 2011


2.1.2.5.3.20 Klik pada “Menus”.

2.1.2.5.3.21 Sila uncheck salah satu aplikasi yang tidak mahu dipaparkan pada menu “Start”. Kemudian tandakan pada “Shortcut to SPAMobileInspection” untuk membolehkan paparan shortcut tertera pada menu “Start”.


54

APRIL 18, 2011


2.1.2.5.3.22

Pergi

ke

menu

“Start”

untuk

pastikan

“Shortcut

to

SPAMobileInspection” ada disenaraikan. Klik pada menu tersebut dan pastikan paparan seperti dibawah berjaya dipaparkan.

2.1.2.5.4 Wujudkan Fail PDA_DATA Folder PDA_DATA perlu diwujudkan untuk membolehkan muat naik dan muat turun data dapat dilakukan.

2.1.2.5.4.1 Copy folder “PDA_DATA” yang dibekalkan mengikut model PDA yang digunakan.

2.1.2.5.3.2 Di dalam folder PDA_DATA terdapat 2 fail berikut :2.1.2.5.3.2.1 conSet.xml 2.1.2.5.3.2.2 WindowsSync.exe Perbendaharaan Malaysia |

55

APRIL 18, 2011


2.1.2.5.4.3 Paste folder “PDA_DATA “tersebut ke dalam drive D.

2.1.2.5.4.4 Direktori untuk folder “PDA_DATA” boleh diubah ke lokasi yang lain, tetapi path lokasi tersebut perlu kemaskini di dalam fail “conSet.xml” yang terdapat di dalam folder “PDA_DATA”.

2.1.2.5.4.5 Untuk mengemaskini path, buka fail “conSet.xml” menggunakan aplikasi “Notepad” atau “Wordpad”. Kemudian ubah maklumat path pada baris “...”

dan

“...” mengikut path yang anda mahukan dan kemudian save fail tersebut.


56

APRIL 18, 2011


2.1.2.5.5 Padam Data PDA 2.1.2.5.5.1 Untuk memadamkan semua data pemeriksaan yang terdapat di dalam PDA, klik pada menu “Start”, pilih “Programs”, klik pada “File Explorer” dan pilih “MyDocuments”.

2.1.2.5.5.2 Klik lama sedikit pada fail “spamobile” dan pilih “Delete”.

2.1.3 PENGUJIAN SPA 2.1.3.1 Sehari sebelum latihan dijalankan, pastikan bilik latihan dilengkapi dengan keperluan yang dikehendaki. 2.1.3.2 Pastikan Database Sistem SPA dibuat salinan backup terlebih dahulu (Rujuk 4.1 Backup Database)


57

APRIL 18, 2011


2.1.3.3 Mewujudkan capaian bagi setiap peserta di dalam Sistem SPA. 2.1.3.4 Membuat pengujian bagi setiap perkakasan dan perisian bagi Sistem SPA. 2.2

SEMASA 2.2.1 PERSEDIAAN MAKLUMAT ASET 2.2.2.1 Pastikan peserta membawa bersama kad KEW.PA-2 , KEW-PA-3 atau salinannya yang telah dikemaskini bagi latihan kunci masuk data. 2.2.2.2 Pastikan membawa Maklumat Kod Lokasi agensi yang telah dicetak. 2.2.2.3 Pastikan membawa manual pengguna semasa Latihan Sistem SPA dijalankan. 2.2.3.4 Wujudkan shortcut Sistem SPA pada desktop.

2.3

SELEPAS 2.3.1 TEMPOH PENGUJIAN 2.3.1.1 Menetapkan tempoh masa yang diperlukan untuk latihan kunci data sebelum data sebenar dimasukkan di dalam Sistem SPA. 2.3.1.2 Pastikan maklumat lokasi telah dimasukkan dengan lengkap di dalam Sistem SPA selepas restore database dijalankan.


58

KOD KATALOG ASET ALIH

APRIL 18, 2011 3


KOD KATALOG ASET ALIH 3.1 MUAT TURUN KOD DARI PORTAL KNOWLEDGEBASE Berikut adalah langkah-langkah untuk memuat turun kod aset alih. Ini bertujuan bagi memastikan kod aset di agensi sentiasa dikemaskini. 3.1.1

Klik pada subsistem Knowledgebase di Portal SPA

3.1.2

Klik pada ikon Muat Turun Kod Katalog Aset

3.1.3

Pilih Save. Simpan fail myasset_malaysia_11.Apr.2011.txt (nama fail bergantung pada tarikh import fail tersebut) di dalam direktori anda


59

APRIL 18, 2011

3.2


MUAT NAIK KOD KATALOG ASET KE SISTEM PENGURUSAN ASET (SPA) Berikut adalah langkah-langkah untuk memuat naik kod aset ke dalam Sistem Pengurusan Aset di agensi. Ini adalah bertujuan bagi memastikan kod aset di agensi sentiasa dikemaskini. Kod aset alih yang terkini boleh dimuat turun dari laman sesawang Knowledgebase SPA (Sila rujuk 3.1). 3.2.1 Login ke dalam Sistem Pengurusan Aset. Pilih Modul ”Pengurusan Kod” dan klik”Kod Klasifikasi Aset”.

3.2.2

Klik pada ”Senarai”. Perbendaharaan Malaysia |

60

APRIL 18, 2011


3.2.3

Skrin seperti di bawah akan dipaparkan. Klik pada ”import dari fail text” di sebelah kanan paparan.

3.2.4

Klik pada butang ”Browse”.

3.2.5

Pilih fail (.txt) yang mengandungi Kod Aset Alih yang dimuat turun dari Portal Knowledgebase SPA dari direktori anda. Klik butang ”Open”.


61

APRIL 18, 2011


3.2.6

Klik butang “Upload” untuk memuat naik fail tersebut.

3.2.7

Klik butang “Kemaskini Kod” untuk mengemaskini kod aset yang telah dimuat naik.

3.2.8

Klik butang “Ok”.


62

APRIL 18, 2011 3.2.9


Semak semula kod aset pada senarai aset. Klik dua kali pada salah satu kategori, sub kategori dan jenis yang terkini.


63

BACKUP DATABASE

APRIL 18, 2011 4


BACKUP DATABASE 4.1 BACKUP DATABASE 4.1.1 Proses Backup Database merupakan satu proses membuat salinan keseluruhan atau sebahagian data daripada sistem bagi memastikan data tersebut selamat disimpan dan boleh diguna semula apabila diperlukan. 4.1.2 Di dalam sistem SPA, fungsi backup yang disediakan akan mebuat salinan pendua database yang berkaitan berngantung kepada keperluan Kementerian/Agensi tersebut. 4.1.3 Pengguna perlu log masuk ke dalam sistem SPA melalui Portal SPA dengan memasukkan “Kata Nama” pada kotak yang disediakan dan “Kata Laluan” pada kotak yang disediakan. Klik butang Log Masuk untuk meneruskan.

4.1.4 Kemudian klik pada menu “Pengurusan Aset Alih”, dan pilih “Sistem SPA”.


64

APRIL 18, 2011


4.1.5 Kemudian pada tetingkap sistem SPA, klik pada menu “Admin”.


65

APRIL 18, 2011


4.1.6 Kemudian klik pada “Salinan Pendua” untuk meneruskan.

4.1.7 Klik “Salinan Pendua(Backup)” untuk meneruskan.

4.1.8 Pada ruangan “Backup Path” pastikan lokasi salinan berwarna hijau. Jika lokasi salinan berwarna merah, klik gambar pensil untuk kemaskini lokasi salinan data.


66

APRIL 18, 2011


4.1.9 Pada awal pemasangan sistem, satu lokasi backup iaitu pada folder C atau D:\Deployment\Backup telah ditetapkan. Maka, pada kotak “Lokasi Backup (Backup Path)” masukkan lokasi tersebut. Untuk lebih memudahkan, pengguna boleh masukkan path subfolder yang bertarikh semasa, seperti contoh di bawah. Klik Kemaskini untuk meneruskan.

4.1.10 Kemudian klik pada butang “Create Folder” disebelah maklumat lokasi backup.


67

APRIL 18, 2011


4.1.11 Kemudian klik pada butang “Create Folder!” bagi mewujudkan folder yang telah ditentukan.

Semakan : Satu folder baru akan wujud pada lokasi C atau D:\Deployment\Backup seperti yang telah ditetapkan.

4.1.12 Klik ikon biru besar untuk meneruskan. Biarkan kerja salinan data dijalankan selama 15-30 saat. Perbendaharaan Malaysia |

68

APRIL 18, 2011


4.1.13 Klik ikon “kembali” untuk melengkapkan proses.

4.1.14 Sistem akan memaparkan maklumat database yang telah dibuat backup.


69

APRIL 18, 2011


4.1.15 Fail tersebut boleh disemak pada lokasi yang telah ditentukan semasa proses backup dilakukan. Fail yang dihasilkan adalah di dalam bentuk SQL script.


70

LAMPIRAN

APRIL 18, 2011


Lampiran A Carta Organisasi


71

APRIL 18, 2011


Lampiran B Template Maklumat Organisasi dan Cawangan Bil 1

Nama Bahagian Pejabat Menteri Kewangan 1

2

Pejabat menteri Kewangan II

3

5

Bahagian Kawalan Dan Pemantauan Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat Bahagian Analisa Cukai

6

Bahagian Ekonomi Antarabangsa

7

Bahagian Undang-Undang

4

Alamat Kementerian Kewangan Malaysia, Putrajaya. Kementerian kewangan Malaysia, Putrajaya Perbendaharaan Malaysia, Putrajaya Perbendaharaan Malaysia, Putrajaya Kementerian kewangan Malaysia, Putrajaya Kementerian kewangan Malaysia, Putrajaya Kementerian kewangan Malaysia, Putrajaya

Kod PTJ 010101

Kod Label PMK1

010101

PMKII

010101

BKP

010101

BPTM

010101

BAC

010101

BEA

010101

BUU


72

APRIL 18, 2011


Lampiran C Kod DDSA Negeri Kod Negeri

Kod Negeri

01

Johor

02

Kedah

03

Kelantan

04

Melaka

05

Negeri Sembilan

06

Pahang

07

Pulau Pinang

08

Perak

09

Perlis

10

Selangor

11

Terengganu

12

Sabah

13

Sarawak

14

15

16

Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur Wilayah Persekutuan Labuan Wilayah Persekutuan Putrajaya


73

APRIL 18, 2011


Lampiran D Kod DDSA Daerah Johor 01 Batu Pahat 02 Johor Bharu 03 Kluang 04 Kota Tinggi 05 Mersing 06 Muar 07 Pontian 08 Segamat 09 Tangkak (Daerah Kecil) Kedah 01 Baling 02 Bandar Baharu 03 Kota Setar 04 Kuala Muda 05 Kubang Pasu 06 Kulim 07 Langkawi 08 Padang Terap 09 Sik 10 Yan 11 Pendang 12 Pokok Sena (Daerah Kecil) Kelantan 01 Bachok 02 Kota Bharu 03 Machang 04 Pasir Mas 05 Pasir Puteh 06 Tanah Merah 07 Tumpat 08 Gua Musang 09 Kuala Krai 10 Jeli Melaka 01 Alor Gajah 02 Jasin 03 Melaka Tengah Negeri Sembilan 01 Jelebu 02 Kuala Pilah 03 Port Dickson 04 Rembau Perbendaharaan Malaysia |

74

APRIL 18, 2011


05 Seremban 06 Tampin 07 Jempol 08 Gemas (Daerah Kecil) Pahang 01 Bentong 02 Cameron Highlands 03 Jerantut 04 Kuantan 05 Kuala Lipis 06 Pekan 07 Raub 08 Temerloh 09 Rompin 10 Maran 11 Bera Pulau Pinang 01 Seberang Perai Tengah 02 Seberang Perai Utara 03 Seberang Perai Selatan 04 Daerah Timor Laut 05 Daerah Barat Daya Perak 01 Batang Padang 02 Manjung 03 Kinta 04 Kerian 05 Kuala Kangsar 06 Larut Matang & Selama 07 Hilir Perak 08 Hulu Perak 09 Perak Tengah 10 Lenggong (Daerah Kecil) 11 Pengkalan Hulu (Daerah Kecil) 12 Kg Gajah (Daerah Kecil) 13 Sg. Siput (Daerah Kecil) Perlis 01 Perlis Selangor 01 Gombak 02 Klang 03 Kuala Langat 04 Kuala Selangor 05 Petaling 06 Sabak Bernam Perbendaharaan Malaysia |

75

APRIL 18, 2011


07 Sepang 08 Hulu Langat 09 Hulu Selangor Terengganu 01 Besut 02 Dungun 03 Kemaman 04 Kuala Terengganu 05 Marang 06 Hulu Terengganu 07 Setiu Sabah 01 Tawau 02 Lahad Datu 03 Semporna 04 Sandakan 05 Kinabatangan 06 Kota Kinabalu 07 Ranau 08 Kota Belud 09 Tuaran 10 Penampang 11 Papar 12 Kudat 13 Kota Marudu 14 Pitas 15 Beaufort 16 Kuala Penyu 17 Sipitang 18 Tenom 19 Pensiangan 20 Keningau 21 Tambunan 22 Nabawan 23 Kunak 24 Beluran 25 Tonggod 26 Banggi (Daerah Kecil) 27 Kemabong (Daerah Kecil) 28 Menumbok (Daerah Kecil) 29 Membakut (Daerah Kecil) 30 Matunggung (Daerah Kecil) 31 Putatan (Daerah Kecil) 32 Sook (Daerah Kecil) 33 Tamparuli (Daerah Kecil) Perbendaharaan Malaysia |

76

APRIL 18, 2011 34 35 36 37 38 39 Sarawak 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38


Telupid (Daerah Kecil) Paitan (Daerah Kecil) Labuk & Sugut Tenghilan Bundu Tuhan Menggatal/Inanam Kuching Bau Serian Simunjan Lundu Simanggang Lubuk Antu Saribas kalaka Sibu Mukah Kanowit Oya/Dalat Miri Bintulu Baram Limbang Lawas Sarikei Binatang Matu Julau Kapit Song Belaga Samarahan Meradong Sri Aman Daro Debak (Daerah Kecil) Siburan (Daerah Kecil) Betong Budu (Daerah Kecil) Saratok Marudi Asajaya (Daerah Kecil) Tatau Sebuah Perbendaharaan Malaysia |

77

APRIL 18, 2011


39 Belawai 40 Lingga 41 Padawan 42 Trusan 43 Sundar 44 Sibuti 45 Beluru 46 Niah-Suai 47 Sematan 48 Sebuyau 49 Gedung 50 Kabong 51 Roban 52 Pusa 53 Spaoh 54 Engkilili 55 Pakan 56 Balingian 57 Long Lama 67 Meludam 69 Nanga Medamit 70 Nanga Merit 75 Pantu 76 Pendam 83 Sadong Jaya 87 Tebedu Kuala Lumpur 01 Wilayah Persekutuan KL Labuan 01 Wilayah Persekutuan Labuan Putrajaya 01 Putrajaya


78

APRIL 18, 2011


Lampiran E Template Maklumat Kakitangan


79

APRIL 18, 2011


Lampiran F Maklumat Lokasi A.

Bangunan

Kod

Bangunan

Kod

Tingkat

Kod

Diskripsi

Nama Pegawai

1

Blok K

BK

Aras 1

001

Bilik Mesyuarat Utama

2

Blok K

BK

Aras 1

002

Bilik Fail

B.

Kawasan

Kod

Diskripsi

Dengan ini disahkan bahawa maklumat lokasi yang disediakan adalah betul.

Disahkan oleh

..............................................................

..................................................................

Nama

:

Nama

:

Jawatan

:

Jawatan

:

Kementerian :


80

APRIL 18, 2011


Lampiran G Floor Plan (Pelan Lantai) Contoh Pelan Lantai Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat ,Perbendaharaan Malaysia

Ruang Admin Bilik Mesyuarat

Bilik PA SBTM

Bilik SBTM

Ruang PPTM


81

APRIL 18, 2011


Lampiran H Bird Eye’s View Contoh Penamaan Bangunan dalam Kod Lokasi (Bangunan Perbendaharaan Malaysia,Putrajaya)

Blok Utara

Blok Tengah

Blok Selatan

Blok Perbendaharaan Utara


82

APRIL 18, 2011


Lampiran I Contoh Lengkap Kod Lokasi Kod

Bangunan

Kod

Tingkat

Kod

BS

BLOK SELATAN

GF

Ground Floor

R01

BU

BLOK UTARA

01

Tingkat 1

B01

BT

BLOK TENGAH

02

Tingkat 2

R01

PU

BLOK PERBENDAHARAAN UTARA

04

Tingkat 4

B01

Deskripsi Ruang Parkir Kereta Bilik Setiausaha Bahagian Ruang Kerja Pentadbiran Bilik PAR


83

APRIL 18, 2011


Lampiran J Senarai Kod Luar Bangunan (SPATA) dan Contoh Lengkap a. Senarai Kod Luar Bangunan mengikut SPATA Bil

Kod Piawai

Binaan

1

BJ0370

Struktur Parkir Berbumbung Terbuka

2

BJ0400

Pagar Perimeter

3

HJ0170

Saliran Permukaan

4

BJ0150

Menara Tangki Air

5

BJ0300

Stesen Pam Kumbahan

6

BJ0290

Loji Rawatan Kumbahan

7

BJ0310

Kolam

8

TA0060

Jalan

9

BJ0430

Cerun

10

BJ0420

Papan Tanda dan Grafik

11

BG0020

Gelanggang/Padang

12

BJ0410

Lanskap

13

HD0040

Jeti

14

HD0150

Ramp

15

HD0070

Pontoon

16

HD0050

Slipway

17

HE0020

Rumah Api

18

HB0040

Revetment

19

HB0010

Spun Pile Breakwater

20

AB0030

Control Tower(Airport)

21

AB0040

Hangar


84

APRIL 18, 2011


22

AB0050

Runway

23

AB0180

Taxiway

24

AB0190

Aircraft Shelter

25

AB0200

Apron

b. Contoh Lengkap Kod Luar Bangunan Kod

Deskripsi

BG0020

Gelanggang /Padang

TA0060

Jalan


85

Manual TOT SPA

Recommend Documents