Materi 1 – Manajemen dan Organisasi Dalam bab ini, kami memperkenalkan anda kepada manajer dan manajemen dengan melihat mengapa manajer penting, siapa itu manajer dan di mana mereka bekerja, dan apa yang manajer lakukan. Akhirnya, kita akan menyelesaikan bab ini dengan melihat faktor-faktor yang membentuk dan mendefinisikan pekerjaan manajer dan membahas mengapa penting untuk belajar manajemen. 1.1 Mengapa Manajer Penting? Alasan pertama mengapa manajer penting adalah bahwa organisasi memerlukan keterampilan manajerial dan kemampuan yang lebih dari sebelumnya di masa sekarang yang tidak pasti, kompleks, dan kacau. Karena organisasi menghadapi tantangan di masa sekarang (iklim ekonomi, perubahan teknologi, globalisasi yang semakin meningkat, dan sebagainya), manajer memainkan peran penting dalam mengidentifikasi isu-isu kritis dan meresponsnya. Misalnya, John Zapp, general manager dari beberapa dealer mobil di Oklahoma City, telah berjuang untuk menjaga bisnisnya bertahan dan menguntungkan di lingkungan ekonomi saat ini, sama seperti banyak dealer mobil lain. Namun, setelah empat dekade dalam bisnis mobil, Zapp memahami bahwa dialah pengambil keputusan dan "panggilan" nya sekarang adalah fokus pada meningkatkan penjualan mobil. Bagaimana caranya Zapp melakukan ini? Dengan menjaga persediaan dan menjaga penjual-nya bergerak melalui penghargaan dalam bentuk pembayaran uang tunai kecil untuk mencapai target penjualan. Keterampilan dan kemampuannya sebagai seorang manajer adalah penting dalam membimbing organisasinya melalui masa-masa yang penuh tantangan ini. Alasan lain mengapa manajer itu penting bagi organisasi adalah bahwa mereka berperan penting untuk menyelesaikan sesuatu. Sebagai contoh, mari kita lihat Lisa sebagai general manager dari sebuah restoran populer dan sangat sibuk di Springfield. Lisa bukanlah orang yang memberi salam dan mempersilahkan pelanggan duduk, mengambil pesanan mereka, memasak makanan mereka, atau mempersiapkan meja untuk pelanggan lain, tapi dia adalah orang yang menciptakan dan mengkoordinasikan sistem dan kondisi tempat kerja sehingga orang lain dapat melakukan tugastugas. Pekerjaannya sebagai manajer adalah untuk memastikan bahwa semua karyawan menyelesaikan pekerjaan yang mereka dilakukan sehingga suatu organisasi dapat melakukan apa yang harus dilakukan. Jika pekerjaan tidak selesai dilakukan ataupun tidak dilakukan sebagaimana mestinya, dia orang yang harus mencari tahu mengapa dan juga memperbaikinya. Ketiga, manajer memang berarti bagi organisasi. Bagaimana kita tahu itu? The Gallup Organization, yang telah melakukan survei jutaan karyawan dan puluhan ribu manajer, telah menemukan bahwa variabel yang paling penting dalam produktivitas dan loyalitas karyawan bukanlah gaji atau manfaat atau lingkungan tempat kerja, melainkan kualitas hubungan antara karyawan dan atasan langsung mereka. Selain itu, perusahaan konsultan global Towers Watson menemukan bahwa cara perusahaan mengelola dan melibatkan orang secara signifikan dapat mempengaruhi kinerja keuangan perusahaan. Disamping itu, sebuah penelitian terbaru tentang kinerja organisasi menemukan bahwa kemampuan manajerial sangat penting dalam menciptakan nilai organisasi. Apa yang bisa kita simpulkan dari laporan tersebut? Manajer itu penting dan mereka sangat berarti.
1.2 Siapa itu Manajer dan Dimana Mereka Bekerja? Manajer mungkin bukan orang yang sesuai dengan yang Anda bayangkan! Manajer dapat berada di bawah usia 18 sampai di atas usia 80. Mereka dapat menjalankan perusahaan besar serta dapat pula yang baru mendirikan usaha kecil. Mereka dapat ditemukan di departemen pemerintah, rumah sakit, usaha kecil, lembaga non-profit, museum, sekolah, dan organisasi non-tradisional bahkan sampai kampanye politik dan di dalam tur konser musik. Manajer juga dapat ditemukan melakukan pekerjaan manajerial di setiap negara di dunia. Selain itu, beberapa manajer adalah manajer tingkat atas sementara yang lain adalah manajer lini pertama. Tapi tidak peduli di mana manajer ditemukan
atau apa jenis kelamin mereka, faktanya adalah manajer memiliki pekerjaan yang menarik dan menantang. 1.2.1
Siapa itu Manajer?
Cukup sederhana untuk mendefinisikan siapa itu manajer: Mereka adalah anggota organisasi yang mengatakan kepada orang lain apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya. Mudah untuk membedakan manajer dari karyawan non-manajerial. Akan tetapi sekarang, tidak sesederhana itu. Di banyak organisasi, perubahan sifat pekerjaan telah mengaburkan perbedaan antara manajer dan karyawan non-manajerial. Banyak pekerjaan non-manajerial tradisional kini meliputi kegiatan manajerial. Sebagai contoh, di fasilitas umum Kabel Corporation di Moose Jaw, Saskatchewan, Kanada, tanggung jawab manajerial dipikul secara bersama-sama manajer dan anggota tim. Sebagian besar karyawan di Moose Jaw dilatih lintas keterampilan dan multiketerampilan. Dalam satu shift, seorang karyawan bisa menjadi pemimpin tim, operator peralatan, teknisi pemeliharaan, inspektur kualitas, ataupun sebagai perencana perbaikan. Jadi, bagaimana kita mendefinisikan siapa itu manajer? Seorang manajer adalah seseorang yang mengkoordinasikan dan mengawasi pekerjaan orang lain sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Pekerjaan manajer adalah membantu orang lain melakukan pekerjaan mereka. Itu mungkin berarti mengkoordinasikan pekerjaan dari kelompok departemen, atau mungkin berarti mengawasi satu orang. Ini bisa berupa mengkoordinasikan kegiatan kerja tim dengan orang-orang dari departemen yang berbeda atau bahkan orang-orang di luar organisasi, seperti karyawan sementara atau individu yang bekerja untuk pemasok/supplier organisasi. Perlu diingat juga, bahwa manajer memiliki tugas kerja yang tidak berhubungan dengan koordinasi dan mengawasi pekerjaan orang lain. Misalnya, pengawas klaim asuransi mungkin juga memproses klaim asuransi selain mengkoordinasikan kegiatan kerja pegawai klaim asuransi lain. Apakah ada cara untuk mengklasifikasikan manajer dalam organisasi? Dalam struktur organisasi tradisional (yang sering digambarkan sebagai piramida karena lebih banyak karyawan berada pada tingkat organisasi yang lebih rendah dari pada tingkat organisasi atas), manajer dapat diklasifikasikan sebagai lini pertama, menengah, atau atas. (Lihat Gambar 1-1.) Pada tingkat terendah manajemen, first line managers/manajer lini pertama mengelola pekerjaan karyawan non-manajerial yang biasanya terlibat dengan memproduksi produk-produk organisasi atau melayani pelanggan organisasi. Manajer lini pertama dapat disebut supervisor atau bahkan shift manajer, manajer distrik, manajer departemen, atau office manajer. Middle managers/manajer menengah mengelola pekerjaan manajer lini pertama dan dapat ditemukan antara level terendah dan puncak organisasi. Mereka mungkin memiliki judul seperti manajer regional, pemimpin proyek, store manajer, atau division manager. Dalam contoh kita sebelumnya, Lisa adalah seorang manajer menengah. Sebagai general manager, dia bertanggung jawab terhadap kinerja restoran nya, akan tetapi dia juga merupakan salah satu dari sekitar 60 general manager di seluruh perusahaan yang melapor ke seseorang di kantor pusat perusahaan. Pada tingkat atas organisasi adalah Top Managers/Manajer Puncak, yang bertanggung jawab untuk membuat keputusan seluruh organisasi dan menetapkan rencana dan tujuan yang mempengaruhi seluruh organisasi. Orang-orang ini biasanya memiliki titel seperti executive vice president, president, managing director, chief operating officer, or chief executive officer.
Gambar 1-1 – Tingkat Manajemen
Tidak semua organisasi menyelesaikan pekerjaan dengan bentuk piramida tradisional. Beberapa organisasi, misalnya, dikonfigurasi lebih longgar dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah yang berpindah dari satu proyek ke proyek yang lain sesuai tuntutan pekerjaan. Meskipun tidak mudah untuk mengatakan siapa manajer dalam organisasi tersebut, kita tahu bahwa seseorang harus memenuhi peran-yaitu, harus ada seseorang yang mengkoordinasikan serta mengawasi kerja orang lain, bahkan jika seseorang tersebut berubah seiring dengan perubahan tugas ataupun proyek. 1.2.2
Dimana Manajer Bekerja?
Sudah jelas bahwa manajer melakukan pekerjaan mereka dalam organisasi. Tapi apa itu sebuah organisasi? Organisasi adalah pengaturan orang-orang dengan sengaja untuk mencapai beberapa tujuan tertentu. College atau universitas anda adalah sebuah organisasi, sama halnya dengan persaudaraan dan perkumpulan mahasiswa, departemen pemerintah, gereja, Facebook, toko kelontong lingkungan anda maupun tim bisbol. Semua itu merupakan organisasi dan memiliki tiga karakteristik umum. (Lihat Gambar 1-2.) Gambar 1-2 – Karakteristik suatu Organisasi
Pertama, sebuah organisasi memiliki tujuan yang berbeda/distinct purpose. Tujuan ini biasanya dinyatakan melalui tujuan organisasi yang diharapkan akan dicapai. Kedua, setiap organisasi terdiri dari manusia/people. Dibutuhkan orang-orang untuk melakukan pekerjaan yang diperlukan bagi organisasi untuk mencapai tujuannya. Ketiga, semua organisasi mengembangkan beberapa struktur yang sengaja dibentuk/deliberate structure di mana anggotanya melakukan pekerjaan mereka. Struktur tersebut mungkin terbuka dan fleksibel, tanpa tugas pekerjaan tertentu atau ketaatan pada pengaturan pekerjaan eksplisit. Misalnya, di Google, proyek-proyek yang paling besar, dimana ratusan proyek dapat terjadi pada saat yang sama, masih dapat diatasi oleh tim kecil karyawan terfokus yang diatur dalam sebuah karya instan dan lengkap dengan cepat. Atau struktur yang mungkin lebih tradisional seperti Procter & Gamble atau General Electric-dengan aturan yang jelas,
peraturan, deskripsi pekerjaan, dan beberapa anggota diidentifikasi sebagai "bos" yang memiliki otoritas atas anggota lain. Banyak organisasi saat ini terstruktur seperti Google, dengan pengaturan kerja yang fleksibel, karyawan bekerja dalam tim, sistem komunikasi terbuka, dan aliansi dari pemasok/supplier. Dalam organisasi ini, pekerjaan didefinisikan dalam hal tugas-tugas yang harus dilakukan. Dan hari kerja tidak memiliki batas waktu karena pekerjaan bisa dilakukan dimana saja, kapan saja. Namun, apapun jenis pendekatan yang digunakan suatu organisasi, beberapa struktur yang sengaja dibentuk diperlukan sehingga pekerjaan bisa dilakukan, dengan manajer mengawasi dan mengkoordinasi pekerjaan itu. 1.3 Apa Yang Dilakukan Manajer? Secara sederhana, manajemen adalah apa yang dilakukan oleh manajer. Tapi pernyataan sederhana itu tidak memberitahu banyak kepada kita. Pertama-tama, mari kita lihat apa itu manajemen sebelum membahas lebih khusus apa yang dilakukan oleh manajer itu. Manajemen melibatkan koordinasi dan pengawasan kegiatan pekerjaan orang lain sehingga kegiatan mereka selesai secara efisien dan efektif. Kita sudah tahu bahwa mengkoordinasi dan mengawasi pekerjaan orang lain itulah yang membedakan posisi manajerial dari posisi nonmanajerial. Namun, ini tidak berarti bahwa manajer dapat melakukan apa yang mereka inginkan kapan saja, di mana saja, atau dengan cara apapun. Sebaliknya, manajemen memastikan bahwa aktivitas kerja selesai secara efisien dan efektif oleh orang-orang yang bertanggung jawab untuk melakukannya, atau setidaknya itulah yang dicita-citakan oleh manajer. Efisiensi mengacu pada mendapatkan hasil/output yang maksimal dari jumlah input yang paling sedikit/minimal. Karena manajer berurusan dengan input yang langka-termasuk sumber daya seperti orang, uang, dan peralatan; mereka menaruh perhatian pada efisiensi penggunaan sumber daya tersebut. Ini sering disebut sebagai "melakukan hal secara benar" yaitu tidak menyia-nyiakan sumber daya. Misalnya, di HON pabrik Perusahaan di Cedartown, Georgia, di mana karyawan membuat dan merakit mebel kantor, teknik produksi yang efisien dilaksanakan dengan melakukan hal-hal seperti memotong tingkat persediaan, penurunan jumlah waktu untuk memproduksi produk, dan menurunkan rasio produk gagal. Praktek-praktek kerja yang efisien ini terbayar ketika pabrik berhasil mengurangi biaya lebih dari $ 7 juta dalam satu tahun. Namun tidak cukup untuk hanya menjadi efisien. Manajemen juga menaruh perhatian dengan menjadi efektif, yakni menyelesaikan kegiatan sehingga tujuan organisasi tercapai. Efektivitas sering didefinisikan sebagai "melakukan hal yang benar" yaitu, melakukan kegiatan kerja yang akan membantu organisasi mencapai tujuannya. Misalnya, di pabrik HON, tujuan termasuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang ketat, melaksanakan strategi manufaktur kelas dunia, dan membuat pekerjaan karyawan lebih mudah dan aman. Melalui berbagai inisiatif kerja, tujuan ini dikejar dan dicapai. Jika efisiensi berkaitan dengan cara menyelesaikan sesuatu, efektivitas berkaitan dengan hasil, atau pencapaian tujuan organisasi (Lihat Gambar 1-3). Dalam organisasi yang sukses, efisiensi tinggi dan efektivitas yang tinggi biasanya saling bergandengan. Manajemen yang buruk (yang menyebabkan kinerja yang buruk) biasanya adalah yang tidak efisien dan tidak efektif atau menjadi efektif, tapi tidak efisien.
Gambar 1-3 – Efisiensi and Efektivitas dalam Manajemen
Sekarang mari kita lihat lebih rinci pada apa yang manajer lakukan. Menggambarkan apa yang manajer lakukan adalah tidak mudah. Seperti halnya tidak ada dua organisasi yang sama, pekerjaan manajer pun tidak ada yang serupa. Meskipun demikian, peneliti manajemen telah mengembangkan tiga pendekatan untuk menggambarkan apa yang manajer lakukan: fungsi, peran, dan keterampilan. Fungsi Manajemen Menurut pendekatan fungsional, manajer melakukan kegiatan atau fungsi tertentu karena mereka harus secara efisien dan efektif mengkoordinasikan pekerjaan orang lain. Apa fungsi-fungsi ini? Henri Fayol, seorang pengusaha Prancis, pertama kali mengusulkan pada awal abad kedua puluh bahwa semua manajer melakukan lima fungsi: perencanaan, pengorganisasian, memimpin, koordinasi, dan pengendalian. Sekarang, fungsi-fungsi ini telah disederhanakan menjadi empat, yakni: perencanaan, pengorganisasian, memimpin, dan mengendalikan (lihat Gambar 1-4). Mari kita secara singkat melihat fungsi masing-masing. Gambar 1-4 – Empat Fungsi dari Manajemen
Jika Anda tidak memiliki tujuan tertentu dalam pikiran, maka jalan apapun akan dapat ditempuh. Namun, jika Anda memiliki tempat yang khusus Anda ingin pergi, Anda harus merencanakan cara terbaik untuk sampai ke sana. Karena organisasi ada untuk mencapai beberapa tujuan tertentu, seseorang harus menentukan tujuan tersebut dan sarana untuk pencapaiannya. Manajer adalah orang tersebut. Dengan terlibatnya manajer dalam perencanaan/planning, mereka menetapkan
tujuan, menetapkan strategi untuk mencapai tujuan tersebut, dan mengembangkan rencana untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan. Manajer juga bertanggung jawab untuk mengatur dan menyusun pekerjaan untuk mencapai tujuan organisasi. Fungsi ini adalah pengorganisasian/organizing. Ketika para manajer mengatur/organize, mereka menentukan apa tugas-tugas yang harus dilakukan, siapa yang melakukannya, bagaimana tugas harus dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa, dan dimana keputusan harus dibuat. Setiap organisasi memiliki orang, dan pekerjaan manajer adalah untuk bekerja dengan dan melalui orang-orang untuk mencapai tujuan. Ini adalah fungsi kepemimpinan/leading. Ketika manajer memotivasi bawahan, membantu menyelesaikan konflik kelompok kerja, mempengaruhi individu atau tim saat mereka bekerja, memilih saluran komunikasi yang paling efektif, atau berurusan dengan cara apapun dengan masalah perilaku karyawan, mereka melakukan fungsi kepemimpinan/leading. Fungsi terakhir dari manajemen adalah pengendalian/controlling. Setelah tujuan dan rencana ditetapkan (perencanaan/planning), tugas dan pengaturan struktural ditempatkan (pengorganisasian/organizing), dan orang-orang dipekerjakan, dilatih, dan termotivasi (leading/kepemimpinan), harus ada beberapa evaluasi apakah semuanya berjalan seperti yang direncanakan. Untuk memastikan bahwa tujuan terpenuhi dan pekerjaan dilakukan sebagaimana mestinya, manajer harus memonitor dan mengevaluasi kinerja. Kinerja aktual harus dibandingkan dengan tujuan yang ditetapkan. Jika tujuan tersebut tidak tercapai, itu pekerjaan manajer untuk memperbaikinya. Proses pemantauan, membandingkan, dan memperbaiki adalah fungsi pengendalian (controlling). Seberapa baik pendekatan fungsional menggambarkan manajer apa yang lakukan? Apakah manajer selalu merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan kemudian mengendalikan? Pada kenyataannya, apa yang seorang manajer lakukan tidak mungkin selalu terjadi dalam urutan ini. Terlepas dari "urutan" di mana fungsi-fungsi ini dilakukan, kenyataannya adalah bahwa manajer benar-benar melakukan perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengendalikan ketika mereka melakukan kegiatan-kegiatannya. Untuk menggambarkan, kita lihat kembali contoh Lisa yang ada sebelumnya. Ketika Lisa bekerja untuk menjaga karyawan nya termotivasi dan terlibat, itu adalah kegiatan leading/memimpin. Saat ia membuat jadwal pekan ini, itu adalah kegiatan planning/perencanaan. Ketika ia mencoba untuk menurunkan biaya, tindakan tersebut jelas merupakan controlling/pengendalian. Dan berurusan dengan pelanggan yang tidak senang kemungkinan akan melibatkan leading, controlling, dan bahkan mungkin planning. Meskipun pendekatan fungsi itu populer untuk menggambarkan apa yang manajer lakukan, ada yang berpendapat bahwa hal itu tidak relevan. Jadi marilah kita lihat perspektif yang lain. Peran Manajerial Mintzberg dan Model Kontemporer dalam Mengelola (Managing) Henry Mintzberg, seorang peneliti manajemen terkenal, mempelajari manajer secara aktual di tempat kerja. Dalam studi pertama yang komprehensif, Mintzberg menyimpulkan bahwa apa yang manajer lakukan dapat digambarkan secara terbaik dengan melihat peran manajerial mereka dalam bekerja. Peran manajerial ini merujuk pada tindakan tertentu atau perilaku yang diharapkan dari dan diperlihatkan oleh seorang manajer. (Pikirkan peran-peran berbeda Anda seperti mahasiswa,
karyawan, anggota organisasi mahasiswa, relawan, saudara, dan sebagainya; dan hal-hal berbeda yang Anda harap untuk lakukan dalam peran ini.) Ketika menjelaskan apa yang manajer lakukan dari sudut pandang peran ini, kita tidak melihat orang tertentu semata-mata, tetapi pada harapan dan tanggung jawab yang berkaitan ketika menjadi orang dalam peran tersebut – peran sebagai manajer. Seperti ditunjukkan dalam Gambar 1-5, 10 peran ini dikelompokkan menjadi 3, yakni: peran interpersonal, peran informasional, dan peran pengambilan keputusan. Gambar 1-5 – Peran Manajerial Mintzberg
Peran interpersonal/Interpersonal Roles adalah yang melibatkan orang-orang (bawahan dan orangorang di luar organisasi) dan tugas-tugas lain yang bersifat simbolis secara alamiah. Tiga peran interpersonal termasuk boneka/figurehead, pemimpin/leader dan penghubung/liaison. Peran informasional/Informational Roles melibatkan pengumpulan, penerimaan, dan penyebaran informasi. Tiga peran informasional termasuk monitor, penyebar/disseminator, dan juru bicara/spokesperson. Akhirnya, peran pengambilan keputusan/Decisional Roles memerlukan pembuatan keputusan atau pilihan. Keempat peran pengambilan keputusan termasuk pengusaha/entrepreneur, penangan gangguan/disturbance handler, pengalokasi sumber daya/resource allocator, dan penegoisasi/negotiator. Karena manajer melakukan peran-peran ini, Mintzberg mengusulkan agar kegiatan mereka meliputi reflection (berpikir) dan action (melakukan). Contoh Lisa sebelumnya akan melakukan keduanya saat ia melakukan tugasnya sebagai manajer. Misalnya, reflection (berpikir) akan terjadi ketika Lisa
mendengarkan karyawan atau keluhan pelanggan, sementara action (melakukan) akan terjadi ketika dia menyelesaikan masalah tersebut. Sejumlah penelitian lanjutan telah menguji validitas kategori pada peran Mintzberg dan bukti-bukti secara umum mendukung gagasan bahwa manajer, terlepas dari jenis organisasi atau tingkatan dalam organisasi, melakukan peran yang sama. Namun, penekanan manajer ke berbagai peran tampaknya berubah seiring dengan tingkat organisasi. Pada tingkat yang lebih tinggi dari organisasi, peran penyebar/disseminator, boneka/figurehead, penegosiasi/negotiator, penghubung/liaison, dan juru bicara/spokesperson lebih penting, sedangkan peran pemimpin/leader (sesuai yang didefinisikan Mintzberg) adalah lebih penting bagi manajer tingkat yang lebih rendah ketimbang middle manager atau top level manager. Baru-baru ini, Mintzberg menyelesaikan penelitian lain yang praktikal dan dekat mengenai manajer di tempat kerja dan menyimpulkan bahwa, "Pada dasarnya, pengelolaan/managing adalah mempengaruhi tindakan. Ini terkait dalam hal membantu organisasi dan unit kerja untuk menyelesaikan sesuatu, yang berarti tindakan." Berdasarkan pengamatannya, Mintzberg kemudian menjelaskan bahwa seorang manajer melakukan hal ini dengan tiga cara: (1) dengan mengelola tindakan langsung (misalnya, negosiasi kontrak, mengelola proyek, dll), (2) dengan mengelola orang-orang yang mengambil tindakan (misalnya, memotivasi mereka, membangun tim, meningkatkan budaya organisasi, dll), atau (3) dengan mengelola informasi yang mendorong orang untuk mengambil tindakan (menggunakan anggaran, tujuan, pembagian tugas, dll). Manajer di tengah-tengah model tersebut memiliki dua peran. Pertama, framing, mendefinisikan bagaimana manajer mendekati pekerjaannya. Kedua, penjadwalan/scheduling, yang "membawa frame tersebut untuk hidup" melalui tugas-tugas berbeda yang dilakukan manajer. Seorang manajer memberlakukan peran ini sambil mengelola tindakan/action dalam tiga "bidang:" dengan informasi, melalui orang-orang, dan kadang-kadang dengan mengambil tindakan langsung. Ini perspektif yang menarik pada pekerjaan manajer dan salah satu yang menambah pemahaman kita tentang apa yang dilakukan manajer. Jadi pendekatan mana yang lebih baik, pendekatan fungsional atau pendekatan Mintzberg? Meskipun masing-masing telah secara baik menggambarkan apa yang manajer lakukan, pendekatan fungsional nampaknya masih menjadi cara yang berlaku umum untuk menggambarkan pekerjaan manajer. Fungsi klasik tersebut memberikan metode yang jelas dan diskrit dalam mengelompokkan ribuan kegiatan yang dilakukan manajer dan teknik yang mereka gunakan dalam hal fungsi mereka untuk pencapaian tujuan." Namun, pendekatan peran Mintzberg dan model baru dalam manajemen yang dikembangkan menawarkan kita sudut pandang lain dalam melihat pekerjaan para manajer. Keterampilan/Skills Manajemen Jenis keterampilan/skills apa yang manajer butuhkan? Robert L. Katz mengusulkan bahwa manajer membutuhkan tiga keterampilan yang penting dalam mengelola: teknis/technical, manusia/human, dan konseptual/conceptual. (Gambar 1-6 menunjukkan hubungan keterampilan ini ke tingkat manajerial.) Keterampilan Teknis/Technical Skills adalah pengetahuan dan teknik pada pekerjaan
tertentu yang dibutuhkan untuk mahir melakukan tugas-tugas dalam pekerjaan. Keterampilan ini cenderung lebih penting bagi manajer lini pertama/first line managers karena mereka biasanya mengelola karyawan yang menggunakan alat dan teknik untuk menghasilkan produk atau jasa kepada pelanggan organisasi. Seringkali, karyawan dengan keterampilan teknis/technical skills yang sangat baik bisa dipromosikan menjadi manajer lini pertama/first line manajers. Misalnya, Mark Ryan dari Verizon Communications mengelola hampir 100 teknisi yang melayani setengah juta pelanggan perusahaan. Sebelum menjadi manajer, Ryan adalah seorang petugas jaringan telepon. Dia mengatakan, "Sisi teknis bisnis adalah penting, tetapi mengelola orang dan memberikan penghargaan dan pengakuan orang-orang yang melakukan pekerjaan luar biasa adalah bagaimana kita (Verizon) akan berhasil." Ryan adalah seorang manajer yang memiliki keterampilan teknis, tetapi juga mengakui pentingnya Keterampilan Manusia/Human Skills, yang melibatkan kemampuan bekerja dengan orang lain secara baik dalam individu maupun dalam kelompok. Karena semua manajer berhubungan dengan orang, keterampilan ini sama-sama penting untuk semua tingkatan manajemen. Manajer dengan keterampilan manusia/human skill yang baik mendapatkan yang terbaik dari orang-orang mereka. Mereka mengetahui cara berkomunikasi, memotivasi, memimpin, dan menginspirasi semangat dan kepercayaan. Akhirnya, Keterampilan Konseptual/Conceptual Skills adalah keterampilan yang digunakan manajer untuk berpikir dan membuat konsep mengenai situasi abstrak dan kompleks. Menggunakan keterampilan ini, manajer melihat organisasi secara keseluruhan, memahami hubungan antara berbagai subunit, dan membayangkan bagaimana organisasi cocok ke lingkungan yang lebih luas. Keterampilan ini yang paling penting bagi top managers. Gambar 1-6 – Keterampilan yang Diperlukan pada setiap Tingkatan Manajerial
Di tempat kerja saat ini yang sangat menuntut dan dinamis, karyawan yang ingin menjadi aset berharga harus terus-menerus meningkatkan keterampilan mereka, dan mengembangkan keterampilan manajemen dapat sangat bermanfaat di tempat kerja saat ini.
1.4 Bagaimana Pekerjaan Manajer Berubah? Ada beberapa perubahan yang paling penting yang dihadapi manajer. Kita akan membahas perubahan ini dan bagaimana hal tersebut mempengaruhi cara manajer dalam merencanakan/planning, mengorganisasi/organizing, memimpin/leading, dan kontrol/controlling. Kita akan menyoroti tiga perubahan tersebut, yakni: semakin pentingnya pelanggan, inovasi, dan keberlanjutan/sustainability.
Pentingnya Pelanggan terhadap Pekerjaan Manajer Para manajer mengakui bahwa memberikan layanan pelanggan yang berkualitas tinggi secara konsisten sangat penting untuk kelangsungan hidup dan keberhasilan dalam lingkungan yang kompetitif saat ini dan bahwa karyawan merupakan bagian penting dari hal tersebut. Implikasinya jelas, manajer harus membuat organisasi pelanggan-responsif di mana karyawan ramah dan sopan, mudah diakses, berpengetahuan, cepat dalam menanggapi kebutuhan pelanggan, dan bersedia melakukan apa yang perlu dilakukan untuk menyenangkan pelanggan. Pentingnya Inovasi terhadap Pekerjaan Manajer Inovasi berarti melakukan sesuatu yang berbeda, menjelajahi wilayah baru, dan mengambil risiko. Upaya-upaya inovatif dapat ditemukan dalam semua jenis organisasi. Inovasi sangat penting di seluruh tingkat dan bagian organisasi. Pentingnya Keberlanjutan/Sustainability terhadap Pekerjaan Manajer Apa yang muncul di abad kedua puluh satu adalah konsep pengelolaan secara berkelanjutan/sustainable way, yang telah memiliki efek perluasan tanggung jawab perusahaan yang mana tidak hanya untuk mengelola secara efisien dan efektif, tetapi juga untuk menanggapi secara strategis berbagai tantangan lingkungan dan sosial. Meskipun "keberlanjutan" berarti hal yang berbeda untuk orang yang berbeda, pada dasarnya, menurut Dewan Bisnis Dunia untuk Pembangunan Berkelanjutan (2005), hal itu berkaitan dengan "memenuhi kebutuhan saat ini tanpa mengorbankan kemampuan generasi mendatang untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri." Isu Keberlanjutan kini bergerak naik ke agenda para pemimpin bisnis dan dewan komisaris pada ribuan perusahaan. 1.5 Mengapa Belajar Manajemen? Anda mungkin bertanya-tanya mengapa Anda perlu mempelajari manajemen. Jika Anda jurusan akuntansi atau pemasaran atau bidang apapun selain manajemen, Anda mungkin tidak mengerti bagaimana mempelajari manajemen akan membantu dalam karir Anda. Kita akan menjelaskan nilai dari belajar manajemen dengan melihat tiga hal: universalitas manajemen, realitas kerja, dan penghargaan/rewards dan tantangan/challenges menjadi seorang manajer. Universalitas Management Seberapa luas manajemen diperlukan dalam organisasi? Kita dapat mengatakan dengan kepastian yang mutlak bahwa manajemen dibutuhkan dalam semua jenis dan ukuran organisasi, pada semua tingkat organisasi dan dalam semua bidang kerja organisasi, dan dalam semua organisasi, tidak peduli di mana mereka berada. Hal ini dikenal sebagai universalitas manajemen. Realita Pekerjaan Alasan lain untuk mempelajari manajemen adalah kenyataan bahwa untuk sebagian besar dari Anda, setelah lulus dari perguruan tinggi dan memulai karir, Anda akan mengelola/me-manage atau dikelola/di-manage. Bagi mereka yang berencana untuk menjadi manajer, pemahaman tentang manajemen membentuk fondasi untuk membangun keterampilan manajemen Anda. Bagi Anda yang
tidak melihat diri Anda akan mengelola, Anda masih mungkin harus bekerja dengan manajer sehingga tak kalah pentingnya untuk memahami mereka. Penghargaan and Tantangan menjadi seorang Manajer Hal yang menarik dari seorang manajer adalah imbalan/penghargaan atas jasanya dan tantangan yang dihadapinya. Oleh karena menariknya hal ini, belajar manajemen adalah penting. Adapun penghargaan/rewards dan tantangan/challenges menjadi seorang manajer terlihat pada Tabel 1-1. Tabel 1-1 – Penghargaan dan Tantangan Menjadi Seorang Manajer Penghargaan
Tantangan
Menciptakan lingkungan kerja dimana anggotanya dapat mengeluarkan kemampuan terbaik
Harus bekerja keras
Memiliki peluang untuk berpikir kreatif dan menggunakan imajinasi
Dapat memiliki tugas yang lebih administratif
Membantu sesama mencari arti dan kepuasan kerja
Harus menghadapi berbagai kepribadian
Men-support, melatih, dan mengembangkan sesama
Kadang harus bekerja dengan sumber daya terbatas
Bekerja dengan beragam orang Menerima pengakuan dan status Memainkan peran dalam mempengaruhi tujuan organisasi
Memotivasi pekerja dalam kekacauan dan ketidakpastian Memadukan pengetahuan, ketrampilan, ambisi dan pengalaman dari beragam kelompok kerja Kesuksesan bergantung pada kemampuan yang lainnya
Menerima imbalan berupa gaji, bonus dan saham Manajer yang baik diperlukan dalam organisasi
Hasil Pembelajaran dari Materi 1: 1. Menjelaskan mengapa Manajer penting terhadap organisasi 2. Menjelaskan siapa itu Manajer dan dimana Manajer bekerja 3. Menjelaskan fungsi, peran dan keterampilan dari Manajer 4. Menjelaskan factor-faktor yang merubah pekerjaan Manajer 5. Menjelaskan nilai belajar Manajemen
Referensi Materi 1: Chapter 1 - Robbin and Coulter (2012), Management, Upper Saddle River, 11th Editions, New Jersey, Prentice Hall.
