NAZIRAN e-SPKB - ipn.gov.my

KURSUS NAZIRAN e-SPKB JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

NAZIRAN e-SPKB

HIFZUL HAFIZ AMRAN UNIT PERUNDINGAN JANM WP PUTRAJAYA

SESI I. PENGENALAN II. OBJEKTIF NAZIRAN e-SPKB III. PROSES NAZIRAN IV. MEKANISME PENYEMAKAN 5. PENYEDIAAN BAUCAR BERASINGAN LAPORAN NAZIRAN PTJ & STATUS PELAKSANAAN 6.V.PEMANGKUAN DAN PENANGGUNGAN KERJA NAZIRAN

SESI I PENGENALAN

PENGENALAN e-SPKB

(Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan Elektronik)

Membantu dalam proses kawalan bajet, memantau perbelanjaan PTJ dan mempercepatkan proses penyediaan dokumen kewangan. Dengan adanya pengantaramukaan sistem eSPKB dengan Sistem GFMAS, urusan pembayaran dapat dipercepatkan NAZIRAN e-SPKB

PENGENALAN

TUJUAN

UNTUK MENGHUBUNGKAN EMPAT DARI ENAM APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK YANG MELIBATKAN : PEMBAYARAN, dan  PERAKAUNAN

NAZIRAN e-SPKB

PENGENALAN PROJEK PERINTIS KERAJAAN ELEKTRONIK WAWASAN 2020 NEGARA MAJU ePerkhidmatan (eSERVICES)

ELECTRONIC LABOUR EXCHANGE (ELX)

KERAJAAN ELEKTRONIK

(Electronic Governm ent) EG

PROJECT MONITORING SYSTEM (PMS)

ePEROLEHAN (eP)

GENERIC OFFICE ENVIRONMENT (GOE) HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (HRMIS) NAZIRAN e-SPKB

PENGENALAN 7 APLIKASI PERDANA MSC WAWASAN 2020 NEGARA MAJU SMART SCHOOL

KERAJAAN ELEKTRONIK

(Electronic Governm ent) EG

BORDERLESS MARKETING CENTRE R&D CLUSTER

MULTIMEDIA SUPER CORRIDOR

WORLDWIDE MANUFACTURING WEB

TELEMEDICINE

MULTIPURPOSE CARD

NAZIRAN e-SPKB

PENGENALAN

NAZIRAN e-SPKB

PENGENALAN

NAZIRAN e-SPKB

PENGENALAN

CIRI-CIRI eSPKB

Baki peruntukan diketahui bila-bila masa Urusan pembayaran dipercepatkan dan dilakukan secara elektronik Penggunaan kad pintar Kerajaan Elektronik untuk akses ke sistem bagi menjamin kawalan proses pembayaran NAZIRAN e-SPKB

PENGENALAN CIRI-CIRI eSPKB

Ketepatan data akan lebih terjamin kerana dijana di peringkat penyedia dokumen di pusat tanggungjawab. Pejabat Perakaunan tidak perlu input semula data. Maklumat dokumen kewangan disimpan di pengkalan data di Pejabat Perakaunan dan boleh diakses oleh pengguna pada bila-bila masa. NAZIRAN e-SPKB


Semua dokumen kewangan dan laporan yang dikehendaki oleh Peraturan Kewangan yang berkuatkuasa dan lain-lain laporan yang boleh digunakan bagi perancangan pihak pengurusan dijana secara auto oleh sistem dan boleh dicetak mengikut keperluan pada bila-bila masa Penyediaan dokumen kewangan melibatkan 3 peringkat iaitu Sedia, Perakuan I (SAH) dan Perakuan II (LULUS). NAZIRAN e-SPKB


Pengemaskinian Buku Vot termasuk yang melibatkan perbelanjaan pukal dan gaji dibuat secara auto. Penyesuaian Buku Vot dibuat secara auto. PTJ tidak perlu menghantar hardcopy ke Pejabat Perakaunan kecuali beberapa dokumen yang masih diperlukan oleh Pejabat Perakaunan. NAZIRAN e-SPKB


Dokumen kewangan dihantar secara online ke Pejabat Perakaunan. Hardcopy dokumen kewangan dan dokumen sokongan disimpan di PTJ.

Penyemakan dan kelulusan di Pejabat Perakaunan dilakukan secara elektronik.

NAZIRAN e-SPKB


Pembayaran boleh dilakukan sama ada melalui cek atau EFT (Electronic Fund Transfer). Setiap tindakan yang diambil akan direkodkan secara auto dalam maklumat pengesahan.

NAZIRAN e-SPKB


Membuat kawalan dokumen dengan mengambil kira prosedur kewangan yang berkuatkuasa Perantaramukaan dengan aplikasi kerajaan elektronik lain yang melibatkan pembayaran dan perakaunan.

NAZIRAN e-SPKB

PENGENALAN

FAEDAH-FAEDAH eSPKB

Baki peruntukan diketahui bila-bila masa Urusan pembayaran dipercepatkan Penggunaan kad EG untuk akses ke sistem bagi menjamin kawalan proses pembayaran & perakuan NAZIRAN e-SPKB

PENGENALAN

FAEDAH-FAEDAH eSPKB

Ketepatan data akan lebih terjamin kerana dijana diperingkat penyedia dokumen di pusat tanggungjawab Pengantaramukaan dengan lain-lain aplikasi kerajaan elektronik akan menjamin maklumat yang diperolehi tepat dan terkini

NAZIRAN e-SPKB

PENGENALAN

MODUL-MODUL DALAM eSPKB 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Penyelenggaraan Waran Peruntukan Pesanan Baucar Bayaran Baucar Jurnal Penyata Pemungut ePerolehan Perubahan Gaji – (Modul Baru) Laporan Pertanyaan Penutupan Akhir Tahun. NAZIRAN e-SPKB

OBJEKTIF

1. 2. 3. 4.

Waran Peruntukan Baucar Bayaran Baucar Jurnal Penyata Pemungut

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Buletin Bantuan Panduan Pengguna Arkib Buletin Versi Keluar

NAZIRAN e-SPKB

PENGENALAN

Naziran e-SPKB Diwujud di semua PP selaras dengan Kewajipan Akauntan Negara di bawah AP138 dan SP ANM Bil. 2 Tahun 2003 mengenai pengawasan yang sesuai di adakan untuk mengelakkan kehilangan kerana penipuan atau kecuaian di Jabatan

NAZIRAN e-SPKB

PENGENALAN

Model Carta Organisasi Unit Naziran e-SPKB Ketua Unit Naziran Ketua Pasukan Naziran

Ahli Naziran

Ahli Naziran

W17 – W26

Ahli Naziran

W27 – W36

Ketua Pasukan Naziran

Ahli Naziran

Ahli Naziran

W17 – W26

W41 KE ATAS

W27 – W36

Ahli Naziran

Ketua Pasukan Naziran

Ahli Naziran

Ahli Naziran

Ahli Naziran

W17 – W26 NAZIRAN e-SPKB

SESI II OBJEKTIF NAZIRAN e-SPKB

OBJEKTIF

PROSEDUR SISTEM KERAJAAN ELEKTRONIK – AKAUNTAN NEGARA BIL. 3 TAHUN 2008 PANDUAN NAZIRAN eSPKB Memaklumkan mengenai naziran eSPKB yang perlu dijalankan oleh Pejabat Perakaunan ke atas Pusat Tanggungjawab (PTJ) eSPKB selaras dengan AP138 dan Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil. 2 Tahun 2003

OBJEKTIF

SURAT PEKELILING AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA BIL. 2 TAHUN 2003 Memaklumkan mengenai program naziran yang dijalankan oleh Pejabat Perakaunan ke atas Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang melaksanakan Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan elektronik (eSPKB)

OBJEKTIF

KUASA

AP138 – KEWAJIPAN AKAUNTAN NEGARA Menentukan bahawa suatu sistem akaun yang sepatutnya diwujudkan dan pengawasan yang sesuai diadakan untuk mengelakkan kehilangan kerana PENIPUAN atau KECUAIAN dalam pentadbiran kerajaan

NAZIRAN e-SPKB

Objektif Naziran Untuk memastikan PTJ mematuhi Panduan Pengguna eSPKB dan semua peraturan yang berkuatkuasa https://putrajaya/espkb/bantuan/WebHelp/panduanPengguna.jsp

Untuk membantu dan memberi khidmat nasihat kepada pengguna eSPKB Untuk melaporkan kepada Ketua PTJ dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan apa-apa luar aturan yang matan

OBJEKTIF

PROGRAM NAZIRAN 1. Pejabat Perakaunan perlu menyediakan Program Naziran Tahunan e-SPKB bagi naziran tahun berikut. 2. Maklumkan Jadual Naziran yang telah ditetapkan kepada Ketua PTJ sekurang-kurangnya 14 hari sebelum naziran. 3. Laporan Naziran akan dikeluarkan kepada Ketua PTJ dalam tempoh 14 hari selepas selesai Naziran. NAZIRAN e-SPKB

OBJEKTIF PERANAN PEGAWAI PENGAWAL 1. Memaklumkan kepada PTJ supaya memberi perhatian ke atas pematuhan Panduan Pengguna eSPKB dan semua peraturan yang berkuatkuasa 2. Meminta PTJ memberi kerjasama kepada Pegawai Naziran yang menjalankan program naziran di pejabat masingmasing. 3. Meminta PTJ mengambil tindakan susulan ke atas sebarang isu yang dibangkitkan di dalam Laporan Naziran PTJ NAZIRAN e-SPKB

OBJEKTIF PERANAN PEGAWAI PENGAWAL 4. Meminta PTJ memberi maklumbalas jika diperlukan ke atas Laporan Naziran PTJ dikeluarkan 5. Menjadikan Laporan Naziran PTJ sebagai salah satu agenda Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Akaun peringkat kementerian/jabatan

NAZIRAN e-SPKB

OBJEKTIF PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEJABAT PERAKAUNAN DAN PEJABAT PEMBAYAR (JANM & JMS) ARAHAN OPERASI PEJABAT PERAKAUNAN BIL. 7/2003 Pejabat Perakaunan adalah bertanggungjawab untuk memastikan tindakan-tindakan berikut diambil TANPA GAGAL 1. Menjalankan naziran terhadap 4 dokumen kewangan iaitu; 1.1. Waran Peruntukan 1.2. Baucar Bayaran 1.3. Baucar Jurnal 1.4. Penyata Pemungut NAZIRAN e-SPKB

OBJEKTIF PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEJABAT PERAKAUNAN DAN PEJABAT PEMBAYAR (JANM & JMS) ARAHAN OPERASI PEJABAT PERAKAUNAN BIL. 7/2003 2. Tempoh Dokumen yang disemak adalah bagi tempoh 1 Bulan yang lepas dari 2 minggu sebelum tarikh naziran. 3. Menjalankan pemerhatian ke atas proses penyediaan dokumen bayaran eSPKB 4. Mematuhi Panduan Naziran eSPKB NAZIRAN e-SPKB

OBJEKTIF PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEJABAT PERAKAUNAN DAN PEJABAT PEMBAYAR (JANM & JMS) ARAHAN OPERASI PEJABAT PERAKAUNAN BIL. 7/2003

5. Kekerapan naziran adalah sekurang-kurangnya sekali setahun ke atas setiap PTJ eSPKB dibawah kawalan masingmasing.

NAZIRAN e-SPKB

SESI III PROSES NAZIRAN

PROSES NAZIRAN

PANDUAN NAZIRAN Bertujuan untuk menetapkan tindakan-tindakan dan norma-norma kerja yang harus dilaksanakan oleh Pejabat Perakaunan bagi menentukan program ini dikendalikan dengan jayanya

NAZIRAN e-SPKB

PROSES NAZIRAN LATAR BELAKANG Program ini diwujudkan di semua Pejabat Perakaunan selaras dengan kewajipan Akauntan Negara iaitu; 1. AP138 2. SP ANM Bil.2 Tahun 2003

RASIONAL Menjalankan pengawasan yang sesuai untuk mengelakkan kehilangan kerana penipuan atau kecuaian di jabatan. NAZIRAN e-SPKB

PROSES NAZIRAN

SKOP 1. Menjalankan Naziran sekurang-kurangnya Sekali Setahun bagi setiap PTJ di bawah kawalan. 2. Menjalankan Naziran sekurang-kurangnya 20% dari setiap dokumen Kewangan iaitu: i. Waran Peruntukan ii- Baucar Bayaran iii- Baucar Jurnal iv- Penyata Pemungut Yang berstatus 8 dalam e-SPKB NAZIRAN e-SPKB

PROSES NAZIRAN

SKOP 3. Menjalankan Naziran ke atas proses semasa penyediaan dokumen kewangan e-SPKB 4. Menjalankan Naziran ke atas penyelenggaraan dan penyimpanan Laporan e-SPKB 5. Menjalankan Naziran ke atas penyelenggaraan Panduan Pengguna e-SPKB 6. Menjalankan Naziran ke atas Penyimpanan Dokumen Kewangan e-SPKB NAZIRAN e-SPKB

PROSES NAZIRAN

LAPORAN NAZIRAN eSPKB

Laporan Naziran dikeluarkan kepada PTJ dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh berakhirnya lawatan naziran ke atas PTJ eSPKB.

NAZIRAN e-SPKB

PROSES SEBELUM NAZIRAN

PROSES SEBELUM NAZIRAN Mula CARTA ALIR PROSES PRA NAZIRAN eSPKB

Sedia program

Program Tahunan  EGAG  BPOC

Edar

 Bentuk Pasukan  Lantik Ketua Pasukan  Agihan Tugas

Adakan Perbincangan Cetak

Lembaran Kerja

Maklumkan

 Pentadbir Sistem

Muat Turun

Pindahkan data

A

Program Apache/MYSQL

PROSES SEBELUM NAZIRAN CARTA ALIR PROSES PRA NAZIRAN eSPKB

 Buat Persampelan  20% bagi setiap dokumen kewangan

A

Cetak senarai

Sedia surat

Tandatangan

Hantar surat

Hantar Senarai Sampel 1 hari sebelum naziran

Hubungi PTJ

Tamat

14 hari sebelum naziran


TINDAKAN 1. Sedia dan Edar Program Naziran eSPKB untuk Naziran Tahun Berikutnya kepada EGAG dan BPOC Program Naziran.xls

-Ketua Unit Naziran-

2. Edar Program Naziran Tahunan eSPKB kepada setiap Ketua Pasukan Naziran -Ketua Unit Naziran-

3. Adakan Perbincangan Mengenai Agihan Tugas antara Ketua Pasukan Naziran bersama Ahli Naziran -Ketua Pasukan NaziranNAZIRAN e-SPKB


TINDAKAN 4. Sedia dan Cetak Lembaran Kerja Lembaran Kerja.xls

-Ahli Naziran-

5. Maklumkan kepada Pentadbir Sistem untuk proses Muat Turun data PTJ Naziran mengikut Parameter Memo Naziran 02.doc

-Ketua Unit Naziran-

6. Muat Turun Data Dokumen Kewangan PTJ Naziran dari Server eSPKB ke dalam Disket. -Pentadbir Sistem-

NAZIRAN e-SPKB


TINDAKAN 7. Pindah data dari disket ke Program APACHE/MYSQL untuk tentukan sampel dokumen naziran -Pentadbir Sistem-Ahli Naziran-

8. Cetak Senarai Dokumen Kewangan Naziran dan lainlain Senarai Dokumen yang diperlukan LAIN DOKUMEN.doc

-Ahli Naziran-

9. Sedia surat dan hantar kepada PTJ 14 hari sebelum lawatan naziran bersama lain-lain senarai dokumen. Naziran04.doc

-Ketua Pasukan NaziranNAZIRAN e-SPKB


TINDAKAN 10. Hubungi PTJ mengesahkan tarikh dan masa lawatan -Ahli Naziran-

11. Hantar senarai Sampel Dokumen Kewangan Naziran selewat-lewatnya 1 hari sebelum lawatan naziran. SampelNAZIRAN231020301.xls

-Ketua Pasukan Naziran-

NAZIRAN e-SPKB


PROSES PENYEDIAAN PROGRAM NAZIRAN TAHUNAN eSPKB TINDAKAN 1. Senaraikan PTJ eSPKB 2. Agihkan PTJ eSPKB mengikut Pasukan Naziran 3. Menetapkan tempoh naziran bagi setiap PTJ eSPKB

NAZIRAN e-SPKB


PROSES PENYEDIAAN PROGRAM NAZIRAN TAHUNAN eSPKB TINDAKAN 4. Menyediakan Program Naziran Tahunan 5. Kemukakan Program Naziran Tahunan eSPKB untuk kelulusan Pengarah Negeri/ Pengarah Cawangan/ Ketua Akauntan 6. Kemukakan salinan Program Naziran Tahunan eSPKB kepada BPOC pada atau sebelum 31 Disember setiap tahun NAZIRAN e-SPKB


PROSES PENYEDIAAN PROGRAM NAZIRAN TAHUNAN eSPKB NOTA PENTING  Pasukan Naziran terdiri sekurang-kurangnya 2 orang Ahli  Ketua Pasukan

Gred W27 ke atas

 Naziran sekurang-kurangnya 1 kali dalam 1 tahun bagi 1 PTJ  Program Naziran Tahunan eSPKB perlu disedia pada bulan Oktober tahun sebelum naziran dijalankan NAZIRAN e-SPKB

PROSES PERSAMPELAN

PROSES PERSAMPELAN PROSES EKSTRAKSI DAN MUAT TURUN DATA DOKUMEN KEWANGAN PTJ NAZIRAN DARI SERVER eSPKB KE DISKET

SURAT ARAHAN OPERASI BIL 2/2003 ARAHAN UNTUK INSTALASI APLIKASI APACHE DAN MYSQL Tujuannya aplikasi ini adalah untuk menentukan sample dokumen kewangan naziran eSPKB

NAZIRAN e-SPKB

PROSES PERSAMPELAN PROSES MEMINDAHKAN DATA DARI DISKET KE APACHE/MYSQL UNTUK TENTUKAN SAMPEL DOKUMEN KEWANGAN NAZIRAN eSPKB

TUJUAN Arahan ini adalah bertujuan untuk memberi panduan mengenai langkah-langkah yang perlu diambil oleh Ahli Naziran dalam memindahkan data dari disket ke Apache/MySQL untuk menentukan sampel dokumen kewangan naziran eSPKB

Nota : Pastikan instalasi Apache dan MySQL telah dilakukan sebelum melakukan proses pemindahan data dari disket NAZIRAN e-SPKB

PROSES PERSAMPELAN

GFMAS 1. Cara alternatif dalam menyediakan Sampel Dokumen Kewangan bagi tujuan Lawatan Naziran eSPKB 2. Pastikan Pegawai yang menyediakan sampel mempunyai peranan bagi T-Code ZRFI005 3. Cara alternatif ini hanya sementara

NAZIRAN e-SPKB

PROSES PERSAMPELAN PROSES EKSTRAKSI DAN MUAT TURUN DATA DOKUMEN KEWANGAN PTJ NAZIRAN DARI SERVER eSPKB KE DISKET

ZRFI005-Senarai FI Dokumen Elektronik

NAZIRAN e-SPKB

PROSES PERSAMPELAN

Penjenisan Dokumen Kewangan

NAZIRAN e-SPKB

PROSES PERSAMPELAN

Pastikan Lengkap: Kod Entiti  Jenis Dokumen  Tahun Kewangan  Kod Jab. & PTJ  Jenis  Kod Status Proses = 8

Pastikan Lengkap: Pejabat Perakaunan  Tempoh Persampelan

NAZIRAN e-SPKB

PROSES PERSAMPELAN

Semak:  Kod Jabatan  Kod PTJ/PK  Tarikh Dokumen

NAZIRAN e-SPKB

PROSES PERSAMPELAN Klik: LIST  SAVE/SEND  FILE

NAZIRAN e-SPKB

PROSES PERSAMPELAN

Tick pada Spreadsheet

NAZIRAN e-SPKB

PROSES PERSAMPELAN

Directory : Desktop File Name : Naziran231020301.xls

NAZIRAN e-SPKB

PROSES PERSAMPELAN

Sampel Dokumen Kewangan bagi tujuan Lawatan Naziran SampelNAZIRAN231020301.xls

NAZIRAN e-SPKB

PROSEDUR SEMASA NAZIRAN

Mula

PROSES SEMASA NAZIRAN eSPKB Naziran ke PTJ

BERSAMA KETUA PTJ

Adakan entrance meeting

NAZIRAN DOKUMEN KEWANGAN

Dapatkan dokumen

Lengkap?

TIDAK

Dapatkan penjelasan PTJ

YA A

PROSES SEMASA

A

NAZIRAN eSPKB  WARAN PERUNTUKAN  BAUCAR BAYARAN  BAUCAR JURNAL  PENYATA PEMUNGUT

Semak dokumen kewangan Kumpulkan pemerhatian PROSES SEMASA PENYEDIAAN DOK. KEW. eSPKB

 NAZIRAN05

Dapatkan senarai nama Pegawai Perhati & Catat pemerhatian

B

 NAZIRAN06

B PROSES SEMASA NAZIRAN eSPKB

PENYELENGGARAAN & PENYIMPANAN LAPORAN

Lakukan Naziran

Catat Pemerhatian PENYELENGGARAAN PANDUAN PENGGUNA eSPKB

 NAZIRAN07

Lakukan Naziran Catat Pemerhatian

 NAZIRAN08 PENYIMPANAN DOKUMEN KEWANGAN eSPKB

Lakukan Naziran

Catat Pemerhatian

C

 NAZIRAN09

C PROSES SEMASA NAZIRAN eSPKB Kumpul semua pemerhatian

Adakan perbincangan

Sedia penemuan naziran

Bersama Ketua PTJ @ Wakil Berdasar Kekakanan

Adakan exit meeting

Tamat

Tindakan Oleh Ketua Pasukan

PROSES ENTRANCE MEETING TINDAKAN i. Memperkenalkan ahli-ahli naziran ii. Menerangkan tujuan naziran diadakan iii.Memaklumkan tempoh naziran akan diadakan iv.Memberitahu cara naziran dilakukan v. Memberitahu dokumen-dokumen yang perlu disemak NAZIRAN e-SPKB

PROSES NAZIRAN DOKUMEN KEWANGAN DOKUMEN KEWANGAN  WARAN PERUNTUKAN  BAUCAR BAYARAN DENGAN PESANAN TEMPATAN/KONTRAK  BAUCAR BAYARAN DENGAN PESANAN TEMPATAN WARAN UDARA BUKAN PUKAL  BAUCAR BAYARAN DENGAN INVOIS TANPA PESANAN TEMPATAN NAZIRAN e-SPKB

PROSES NAZIRAN DOKUMEN KEWANGAN DOKUMEN KEWANGAN  BAUCAR BAYARAN TUNTUTAN PERJALANAN  BAUCAR BAYARAN PENDAPATAN BERCUKAI  BAUCAR BAYARAN PANJAR WANG RUNCIT  BAUCAR BAYARAN DERAF BANK/ TT DALAM NEGERI/ LUAR NEGERI  BAUCAR JURNAL  PENYATA PEMUNGUT

NAZIRAN e-SPKB

PROSES NAZIRAN DOKUMEN KEWANGAN TINDAKAN i. Catit butir-butir WP, BB, BJ dan PP dalam Lembaran Kerja ii. Semak Dokumen Kewangan berdasarkan senarai semak naziran eSPKB iii. Isikan kriteria-kriteria penyemakan di Lembaran Kerja dan tandakan (√) di Dokumen Kewangan berkenaan serta Dokumen Sokongan yang berkaitan

NAZIRAN e-SPKB

PROSES NAZIRAN DOKUMEN KEWANGAN TINDAKAN iv. Tandatangan ringkas di atas dokumen berkenaan v. Catat pemerhatian di Lembaran kerja sekiranya terdapat ketidakpatuhan terhadap Panduan Pengguna PTJ eSPKB serta Peraturan Kewangan yang berkuatkuasa vi.Tandatangan di atas Lembaran Kerja

Nota : Guna Pen Berwarna Oren Semasa Semakan NAZIRAN e-SPKB

PROSEDUR NAZIRAN NAZIRAN KE ATAS PROSES SEMASA PENYEDIAAN DOKUMEN KEWANGAN eSPKB TINDAKAN i. Dapatkan maklumat berkaitan penyediaan dokumen kewangan eSPKB pada hari naziran ii. Catat butir-butir berikut di dalam Lembaran Kerja:(a)- Pegawai Penyedia (b)- Pegawai Peraku I (c)- Pegawai Peraku II NAZIRAN e-SPKB

PROSEDUR NAZIRAN NAZIRAN KE ATAS PROSES SEMASA PENYEDIAAN DOKUMEN KEWANGAN eSPKB TINDAKAN iii. Laksana naziran berdasar Senarai Semak Naziran iv. Mengisi Kriteria-Kriteria penyemakan di Lembaran Kerja berdasar proses naziran yang sedang dilaksana v. Tandatangan ringkas di Dokumen berkaitan

NAZIRAN e-SPKB

PROSEDUR NAZIRAN NAZIRAN KE ATAS PROSES SEMASA PENYEDIAAN DOKUMEN KEWANGAN eSPKB TINDAKAN vi. Catat pemerhatian vii. Tandatangan Lembaran Kerja

Nota : Guna Pen Berwarna Oren Semasa Semakan NAZIRAN e-SPKB

PROSEDUR NAZIRAN NAZIRAN KE ATAS PENYELENGGARAAN DAN PENYIMPANAN LAPORAN TINDAKAN i. Laksana naziran berdasar kriteria-kriteria penyemakan yang terdapat pada Lembaran Kerja vii. Catat pemerhatian di Lembaran Kerja viii.Tandatangan di atas Lembaran Kerja Nota : Guna Pen Berwarna Oren Semasa Semakan NAZIRAN e-SPKB

PROSEDUR NAZIRAN NAZIRAN KE ATAS PENYELENGGARAAN PANDUAN PENGGUNA eSPKB TINDAKAN i. Laksana naziran berdasar kriteria-kriteria penyemakan yang terdapat pada Lembaran Kerja vii. Catat pemerhatian di Lembaran Kerja viii.Tandatangan di atas Lembaran Kerja Nota : Guna Pen Berwarna Oren Semasa Semakan NAZIRAN e-SPKB

PROSEDUR NAZIRAN NAZIRAN KE ATAS PENYIMPANAN DOKUMEN KEWANGAN eSPKB TINDAKAN i. Laksana naziran berdasar kriteria-kriteria penyemakan yang terdapat pada Lembaran Kerja vii. Catat pemerhatian di Lembaran Kerja viii.Tandatangan di atas Lembaran Kerja Nota : Guna Pen Berwarna Oren Semasa Semakan NAZIRAN e-SPKB

EXIT MEETING PROSES EXIT MEETING NAZIRAN eSPKB

TINDAKAN i. Memaklumkan secara keseluruhan ketidakpatuhan yang telah ditemui hasil daripada Naziran yang dijalankan ii. Meminta PTJ membuat pembetulan atau memperbaiki kelemahan dengan serta merta bagi ketidakpatuhan kecil iii. Meminta PTJ memberi penjelasan secara bertulis bagi ketidakpatuhan besar iv. Memberitahu bila pemerhatian Naziran akan dihantar dan bila maklumbalas patut diberi NAZIRAN e-SPKB

EXIT MEETING PROSES EXIT MEETING NAZIRAN eSPKB

TINDAKAN v. Memaklumkan implikasi jika tidak menghantar maklumbalas dalam tempoh yang telah ditetapkan vi. Mengucapkan terima kasih di atas kerjasama yang telah diberikan semasa Naziran dilaksanakan

Nota : 

Laporan hendaklah dihantar dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh akhir lawatan naziran



Maklumbalas mesti dikembali dalam tempoh 30 hari dari tarikh surat iringan NAZIRAN e-SPKB

PROSES SELEPAS NAZIRAN

Mula

PROSES SELEPAS NAZIRAN eSPKB Terima Lembaran Kerja

KETUA PASUKAN SERAH KPD KETUA UNIT

Sedia Syor Naziran

KETUA PASUKAN

Sedia Laporan Naziran

Tindakan Susulan

Tamat

KE ATAS MAKLUMBALAS DARI KETUA PTJ

PROSES SELEPAS NAZIRAN PROSES PENYEDIAAN LAPORAN NAZIRAN eSPKB

TINDAKAN i. Sedia Laporan Naziran eSPKB dalam tempoh 14 hari selepas naziran dijalankan di PTJ eSPKB. ii. Kemukakan Laporan Naziran eSPKB beserta surat iringan kepada Ketua PTJ dan salinan kepada Pegawai Pengawal

Nota : Sekiranya terdapat unsur-unsur penyelewengan atau penipuan hendaklah dilaporkan terus kepada Pegawai Pengawal NAZIRAN e-SPKB

PROSES SELEPAS NAZIRAN PROSES PENERIMAAN MAKLUMBALAS DARI KETUA PTJ

TINDAKAN i. Terima maklumbalas dari Ketua PTJ dalam tempoh sebulan dari tarikh surat iringan ii. Hantar surat peringatan kepada Ketua PTJ sekiranya tidak menerima maklmbalas dalam tempoh yang ditetapkan iii. Panjangkan Laporan Naziran eSPKB kepada Pegawai Pengawal dan salinan kepada ANM(BPOC), sekiranya masih tidak menerima maklumbalas dari Ketua PTJ setelah memberi surat peringatan sebanyak 1 kali

NAZIRAN e-SPKB

PROSES SELEPAS NAZIRAN PROSES PENERIMAAN MAKLUMBALAS DARI KETUA PTJ

TINDAKAN iv. Teliti maklumbalas dan sekiranya tidak berpuashati, dapatkan penjelasan lanjut dalam tempoh 2 minggu dari tarikh surat minta penjelasan, sekiranya masih tidak berpuashati panjangkan Laporan Naziran eSPKB kepada:a.

Pegawai Pengawal dan salinan kepada ANM(BPOC) bagi JMS

b.

Ketua Setiausaha Perbendaharaan (KSP) melalui BPOC bagi JTMS

NAZIRAN e-SPKB

SESI IV MEKANISME PENYEMAKAN

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB WARAN PERUNTUKAN 1. Pastikan dokumen-dokumen berikut ada: 1.1. Waran Peruntukan 1.2. Senarai Semak Waran Peruntukan 1.3. Notis Pergerakan Dokumen (JANM08) 2. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Waran Peruntukan ada: 2.1. Terima surat permohonan bagi Waran Peruntukan Kecil / Waran Pindah Peruntukan 2.2. Terima Waran Peruntukan Asal / Tambahan /Tarik Balik

NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB WARAN PERUNTUKAN 2. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Waran Peruntukan ada: 2.3

Kelulusan perbendaharaan/ Pegawai Pengawal

2.3

Dokumen-dokumen lain yang berkaitan

3. Pastikan maklumat di Waran Peruntukan adalah sama seperti di dokumen sokongan

NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN DENGAN PESANAN TEMPATAN / KONTRAK 1. Pastikan dokumen-dokumen berikut ada: 1.1.

Baucar Bayaran

1.2.

Senarai Semak Baucar Bayaran

1.3.

Cop Pergerakan Dokumen (JANM08)

1.4

Pastikan semua bil/ tuntutan yang diterima oleh Bahagian Kewangan telah dicop tarikh terima

2. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Baucar Bayaran ada; 2.1.

Dokumen Kontrak/Perjanjian yang sah

2.2.

*Perjanjian pemfaktoran/ Ikatan penyerahan hak

2.3.

*Invois yang telah diperakui NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN DENGAN PESANAN TEMPATAN / KONTRAK (samb) 2. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Baucar Bayaran ada (samb.); 2.4. 2.5. 2.6.

* Pesanan Tempatan yang telah diperakui * Butir akaun bank yang sah * Sijil AP58(a)

2.7.

* Nota Debit

2.8.

* Nota Kredit

2.9.

* Nota Terimaan/ Nota Penghantaran

2.10 * Sijil Pendaftaran dengan agensi pusat/ Kem. Kew./ PKK 2.11. * Kelulusan daripada agensi pusat/ Sebutharga 2.12. * Keputusan Lembaga Tender/ Sebutharga NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN DENGAN PESANAN TEMPATAN / KONTRAK (samb) 2. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Baucar Bayaran ada (samb.); 2.13. * JKR 66 2.14. * Jaminan Bank 2.15. * Bon Pelaksanaan/ Wang Jaminan Pelaksanaan 2.16. * Insuran 2.17. * Surat Tawaran 2.18. * Surat Setuju Terima Tawaran 2.19. * Sijil Siap Kerja 2.20 * Sijil Memperbaiki Kecacatan NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN DENGAN PESANAN TEMPATAN / KONTRAK (samb) 2. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Baucar Bayaran ada (samb.); 2.21.

* Sijil Perlanjutan Tempoh

2.22.

* Jadual Kadar

2.23.

* Perakuan Pelarasan Jumlah Harga Kontrak

2.24.

* Dokumen-dokumen lain yang berkaitan

3. Pastikan maklumat di Baucar Bayaran adalah sama seperti di dokumen sokongan 4. Pastikan Pesanan Tempatan diperakukan oleh Pembekal dan Jabatan kecuali pembekal online NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN DENGAN PESANAN TEMPATAN / KONTRAK (samb) 5. Pastikan perbelanjaan dipertanggungkan kepada kod yang betul 6. Pastikan Baucar Bayaran dicop ‘TELAH DIBAYAR’/ ‘BATAL’ (JANM09) dan semua maklumat telah dilengkapkan serta semua dokumen sokongan dicop ‘TELAH BAYAR’ (JANM11)

NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN DENGAN PESANAN TEMPATAN WARAN UDARA BUKAN PUKAL 1. Pastikan dokumen-dokumen berikut ada: 1.1. Baucar Bayaran 1.2. Senarai Semak Baucar Bayaran 1.3. Cop Pergerakan Dokumen (JANM08) 1.4. Pastikan semua bil/ tuntutan yang diterima oleh Bahagian Kewangan telah dicop tarikh terima 2. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Baucar Bayaran ada; 2.1. * Perjanjian pemfaktoran/ Ikatan penyerahan hak 2.2. * Invois yang telah diperakui 2.3. * Waran udara yang telah diperakui 2.4. * Butir akaun bank yang sah NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN DENGAN PESANAN TEMPATAN WARAN UDARA BUKAN PUKAL (Samb.) 2.Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Baucar Bayaran ada; 2.5.

*Jadual Kadar

2.6

* Sijil AP58(a)

2.7.

* Nota Debit

2.8.

* Nota Kredit

2.9.

* Sijil Pendaftaran dengan Kem. Kewangan

2.10.

* Kelulusan daripada Kem. Kewangan

2.11.


NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN DENGAN PESANAN TEMPATAN WARAN UDARA BUKAN PUKAL (samb.) 3. Pastikan maklumat di Baucar Bayaran adalah sama seperti di dokumen sokongan

4. Pastikan Pesanan Tempatan (Waran Udara Bukan Pukal) diperakukan oleh Pembekal dan Jabatan

5. Pastikan perbelanjaan dipertanggungkan kepada kod yang betul

6. Pastikan Baucar Bayaran dicop ‘TELAH DIBAYAR’/ ‘BATAL’ (JANM09) dan semua maklumat telah dilengkapkan serta semua dokumen sokongan dicop ‘TELAH BAYAR’ (JANM11) NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN DENGAN INVOIS TANPA PESANAN TEMPATAN 1. Pastikan dokumen-dokumen berikut ada; 1.1. Baucar Bayaran 1.2. Senarai Semak Baucar Bayaran 1.3. Cop Pergerakan Dokumen (JANM08) 1.4. Pastikan semua bil/ tuntutan yang diterima oleh Bahagian Kewangan telah dicop tarikh terima 2. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Baucar Bayaran ada; 2.1. * Perjanjian pemfaktoran/ Ikatan penyerahan 2.2. * Invois yang telah diperakui 2.3. * Butir akaun bank yang sah 2.4. * Sijil AP58 NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN DENGAN INVOIS TANPA PESANAN TEMPATAN (samb) 2. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Baucar Bayaran ada (Samb.); 2.5. * Nota Debit/ Kredit 2.6. * Sijil Pendaftaran dengan agensi pusat/ Kem. Kew./ PKK 2.7. * Kelulusan daripada Agensi Pusat/ Kem. Kewangan 2.8. * Nota Terimaan/ Hantaran 2.9. * JKR 66 2.10. * Inden Kerja 2.11. * Keputusan Lembaga Tender/ Sebutharga 2.12. * Bon Pelaksanaan NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN DENGAN INVOIS TANPA PESANAN TEMPATAN (samb) 2.Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Baucar Bayaran ada (Samb.); 2.13.

* Insuran

2.14.

* Sijil Siap Kerja

2.15.

* Sijil Memperbaiki Kecacatan

2.16.

* Sijil Perlanjutan Tempoh

2.17.

* Jadual Kadar

2.18.

* Perakuan Pelarasan Jumlah Harga Kontrak

2.19.


NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN DENGAN INVOIS TANPA PESANAN TEMPATAN (samb)

3. Pastikan maklumat di Baucar Bayaran adalah sama seperti di dokumen sokongan

4. Pastikan dokumen sokongan diperaku oleh Pembekal dan Jabatan


6. Pastikan Baucar Bayaran dicop ‘TELAH BAYAR’/ ‘BATAL’ (JANM09) dan semua maklumat telah dilengkapkan serta semua dokumen sokongan dicop ‘TELAH DIBAYAR’ (JANM11) NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN TUNTUTAN PERJALANAN 1. Pastikan dokumen-dokumen berikut ada; 1.1. Baucar Bayaran 1.2. Senarai Semak Baucar Bayaran 1.3. Cop Pergerakan Dokumen (JANM08) 1.4. Pastikan semua bil/ tuntutan yang diterima oleh Bahagian Kewangan telah dicop tarikh 2. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Baucar Bayaran ada; 2.1. Bertugas/berkursus di dalam negeri 2.1.1.

Penyataan tuntutan / Borang Tuntutan

2.1.2.

* Kelulusan Ketua Jabatan- Bertugas di luar Ibu Pejabat NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN TUNTUTAN PERJALANAN 2. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Baucar Bayaran ada; 2.1. Bertugas/berkursus di dalam negeri 2.1.3.

* Lampiran A – Bertugas di Luar Waktu Pejabat

2.1.4.

* Surat Kebenaran jika kenderaan bukan milik sendiri

2.1.5.

* Surat Kelulusan Perbendaharaan/ Pegawai Pengawal

2.1.6.

* Surat Arahan untuk tugas rasmi

2.1.7

* Sijil AP(58a)

2.1.8

* Resit/ Bil/ Invois

2.1.9

* Dokumen-dokumen yang berkaitan NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN TUNTUTAN PERJALANAN (samb) 2. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Baucar Bayaran ada; 2.2. Bertugas / berkursus di luar negeri 2.2.1.

Penyataan Tuntutan / Borang Tuntutan

2.2.2.

* Kelulusan Ketua Jabatan –Bertugas diluar Ibu Pejabat

2.2.3.

* Lampiran B – Kebenaran ke Luar Negara

2.2.4.

* Surat Kelulusan Perbendaharaan/ Pegawai Pengawal

2.2.5.

* Surat Arahan untuk Tugas Rasmi

2.2.6.

* sijil AP58(a)

2.2.7

* Resit/ Bil/ Invois

2.2.7.

* Dokumen lain yang menyokong bayaran NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN TUNTUTAN PERJALANAN (samb) 2.3. Pertukaran / berpindah rumah 2.3.1.

Penyataan Tuntutan / Borang tuntutan

2.3.2.

* Surat Kelulusan Perbendaharaan/ Pegawai Pengawal 2.3.3.

* Surat arahan pertukaran / penempatan

2.3.4.

* Surat Kelulusan berpindah rumah/ Pinjaman Perumahan

2.3.5.

* Surat Masuk/ Keluar Kuarters (Dalam Stesen)

2.3.6.

* Sijil AP58(a)

2.3.7.

* Salinan Sijil nikah/ Perkahwinan/ Cerai

2.3.8.

* Salinan Sijil Lahir/ Kad Pengenalan anak

2.3.9.

* Resit/ Bil/ Invois NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN TUNTUTAN PERJALANAN (samb) 2.3. Pertukaran / berpindah rumah (Samb.) 2.3.10.

* Dokumen lain yang menyokong bayaran

3. Pastikan maklumat di Baucar Bayaran adalah sama seperti di dokumen sokongan 4. Pastikan Borang tuntutan diperakukan oleh pemohon dan Ketua Jabatan 5. Pastikan perbelanjaan dipertanggungkan kepada kod yang betul 6. Pastikan Baucar Bayaran dan semua dokumen sokongan dicop ‘TELAH DIBAYAR’ (JANM11) NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN PENDAPATAN BERCUKAI 1. Pastikan dokumen-dokumen berikut ada; 1.1. Baucar Bayaran 1.2. Senarai Semak Baucar Bayaran 1.3. Cop Pergerakan Dokumen (JANM08) 1.4. Pastikan semua bil/ tuntutan yang diterima oleh Bahagian Kewangan telah dicop tarikh 2. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak BAucar Bayaran ada; 2.1. Gaji biasa / Gaji pegawai bertukar / Elaun tanggung kerja / Elaun memangku 2.1.1.

Kew. 8

2.1.2.

Borang Pengiraan

NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN PENDAPATAN BERCUKAI 1. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak BAucar Bayaran ada; 2.1. Gaji biasa / Gaji pegawai bertukar / Elaun tanggung kerja / Elaun memangku (samb.) 2.1.3.

* SG 50

2.1.4.

* Sijil Gaji Akhir

2.1.5.

* Penyata KWSP

2.1.6.

* Sijil AP58(a)

2.1.7.


NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN PENDAPATAN BERCUKAI (samb) 2.2. Gaji pekerja sambilan / khidmat singkat / kontrak 2.2.1.

Kew 8

2.2.2.

Kad Perakam Waktu / Laporan Kedatangan

2.2.3.

Penyata KWSP

2.2.4.

Borang Pengiraan

2.2.5.

Borang Perjanjian

2.2.6.

* Sijil AP58(a)

2.2.7.


NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN PENDAPATAN BERCUKAI (samb) 2.3. Elaun Lebih Masa 2.3.1.

SG50

2.3.2.

Kad Perakam Waktu / Laporan Kedatangan

2.3.3.

Borang Tuntutan / Pengiraan

2.3.4.

Surat Arahan Kerja Lebih Masa/ Butiran Tugas

2.3.5.

* Surat Pengesahan kerja lebih 8 jam

2.3.6.

* Kelulusan daripada Ketua JAbatan bagi tuntutan elaun lebih masa melebihi 1/3 daripada gaji pekerja

2.3.7.

* Sijil AP58(a)

2.3.8.

* Dokumen lain yang menyokong bayaran NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN PENDAPATAN BERCUKAI (samb) 2.4. Elaun kerja luar waktu bekerja biasa 2.4.1.

SG50

2.4.2.

Borang tuntutan / pengiraan

2.4.3.

Butiran tugas

2.4.4.

* Sijil AP58(a)

2.4.5.


2.5. Elaun Pakaian Panas 2.5.1.

Surat permohonan pegawai

2.5.2.

Surat tawaran ke luar negara

2.5.3.

Surat keluluan Bahagian Kewangan

2.5.4.

* Sijil AP58(a)

2.5.6.


NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN PENDAPATAN BERCUKAI (samb) 2.6. Anugerah khidmat cemerlang 2.6.1.

Kew8

2.6.2.

*Sijil AP58(a)

2.6.3.


2.7. Elaun Jahitan 2.7.1.

Resit Asal

2.7.8.

* Sijil AP58(a)

2.7.3.


NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN PENDAPATAN BERCUKAI (samb) 2.8. Ganjaran kontrak 2.8.1. Kew 8 2.8.2. Borang pengiraan 2.8.3. Borang perjanjian 2.8.4. Penyata Perkhidmatan 2.8.5. Surat Perkhidmatan Kontrak 2.8.6. Kenyataan cuti 2.8.7. Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan 2.8.8. Borang PEN 1 2.8.9. Sijil Akaun Siberhutang 2.8.10. * Sijil AP58(a) 2.8.11. * Dokumen lain yang menyokong bayaran NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN PENDAPATAN BERCUKAI (samb) 2.9. Elaun-elaun lain 2.9.1.

SG50

2.9.2.

Borang tuntutan / pengiraan

2.9.3.

Butiran tugas

2.9.4.

* Sijil AP58(a)

2.9.5.


NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN PENDAPATAN BERCUKAI (samb) 3. Pastikan maklumat di baucar bayaran adalah sama seperti di dokumen sokongan

4. Pastikan Borang tuntutan diperakukan oleh pemohon dan Ketua jabatan


6. Pastikan baucar bayaran dan semua dokumen sokongan dicop ‘TELAH DIBAYAR’

NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN PANJAR WANG RUNCIT 1. Pastikan dokumen-dokumen berikut ada; 1.1. Baucar Bayaran 1.2. Senarai Semak Baucar Bayaran 1.3. Cop Pergerakan Dokumen (JANM08) 1.4. Pastikan semua bil/ tuntutan yang diterima oleh Bahagian Kewangan telah dicop tarikh 2. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Baucar Bayaran ada; 2.1. Resit / baucar kecil / surat pengesahan / dokumen kewangan yang berkaitan 2.2. Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN PANJAR WANG RUNCIT 2. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Baucar Bayaran ada; 2.3. Buku Tunai dan Lampiran rekupmen 2.4. Perakuan pada sijil oleh pegawai yang bertanggungjawab 2.5. Sijil Perakuan PWR 2.6. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan

3. Pastikan setiap butiran perbelanjaan tidak melebihi RM500.00

4. Pastikan bayaran direkodkan ke dalam Buku PWR NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN PANJAR WANG RUNCIT (samb)

5. Pastikan semua dokumen/bil/resit asal menyokong setiap perbelanjaan disemak kesahihannya dan mendapat kelulusan pegawai yang bertanggungjawab 6. Pastikan perbelanjaan dipertanggungkan kepada kod yang betul 7. Pastikan maklumat di Baucar Bayaran adalah sama seperti di dokumen sokongan 8. Pastikan BAucar Bayaran dan semua dokumen sokongan dicop ‘TELAH DIBAYAR’

NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN DERAF BANL /TT DALAM NEGERI / LUAR NEGERI 1. Pastikan Dokumen sokongan berikut ada; 1.1. Baucar Bayaran 1.2. Senarai Semak Baucar Bayaran 1.3. Notis Pergerakan Dokumen (JANM08) 1.4. Borang Permohonan Kiriman Wang (Deraf Bank / TT) 1.5. Pastikan semua Bil/ Tuntutan yang diterima oleh Bahagian Kewangan telah dicop tarikh terima. 2. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Baucar Bayaran Ada; 2.1. *Dokumen Kontrak/ Perjanjian yang sah 2.2. * Perjanjian pemfaktoran/ Ikatan penyerahan hak NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN DERAF BANL /TT DALAM NEGERI / LUAR NEGERI

2. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Baucar Bayaran Ada; 2.3. * Invois yang telah diperakui 2.4. * Butir akaun bank yang sah 2.5. * Sijil AP58(a) 2.6. * Nota Debit/ Kredit 2.7. * Nota Terimaan/ Hantaran 2.8. * Sijil Pendaftaran dengan agensi pusat/ Kem. Kewangan/ PKK 2.9. * Kelulusan daripada agensi pusat/ Kem. Kewangan 2.10. * Keputusan Lembaga Tender/ Sebutharha NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN DERAF BANL /TT DALAM NEGERI / LUAR NEGERI (samb)

2.11. * JKR 66 2.12. * Jaminan Bank 2.13. * Bon Pelaksanaan/ Wang Jaminan Pelaksanaan 2.14. * Insuran 2.15. * Surat Tawaran 2.16. * Surat Setuju Terima Tawaran 2.17. * Sijil Siap Kerja 2.18. * Sijil Memperbaiki Kecacatan 2.19. * Sijil Perlanjutan Tempoh 2.20. *Jadual Kadar 2.21. * Perakuan Pelarasan Jumlah Harga Kontrak

NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR BAYARAN DERAF BANL /TT DALAM NEGERI / LUAR NEGERI (samb)

3. Pastikan maklumat di Baucar Bayaran adalah sama seperti di dokumen sokongan 4. Pastikan dokumen sokongan diperakukan oleh Pembekal dan Ketua Jabatan 5. Pastikan perbelanjaan dipertanggungkan kepada vot yang betul 6. Pastikan Baucar Bayaran dan semua dokumen sokongan dicop ‘TELAH DIBAYAR’ (JANM11)

NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR JURNAL FORMAT NAZIRAN.xls

1. Pastikan dokumen-dokumen berikut ada; 1.1. Baucar Jurnal 1.2. Senarai Semak Baucar Jurnal 1.3. Notis Pergerakan Dokumen (JANM08)

2. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Baucar Jurnal ada; 2.1. * Sijil Gaji Akhir 2.2. * Salinan Baucar Bayaran 2.3. * Salinan Penyata Pemungut 2.4. * Laporan-laporan berkaitan NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB BAUCAR JURNAL 2. Pastikan dokumen sokongan yang ditandakan di Senarai Semak Baucar Jurnal ada; 2.5. * Lain-lain 2.5.1.

Waran

2.5.2.

Penyata tuntutan & dokumen sokongan

2.5.3

Penyata Perubahan (kew 8) / Penyata perkiraan

NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB

BAUCAR JURNAL (samb) 3. Pastikan maklumat di baucar bayaran adalah sama seperti di dokumen sokongan 4. Pastikan dokumen-dokumen sokongan ditandatangani dan diakui sah 5. Pastikan semua dokumen disemak dan mendapat kelulusan pegawai yang bertanggungjawab 6. Pastikan pelarasan di pertanggungkan kepada kod yang betul 7. Pastikan baucar jurnal dan semua dokumen sokongan di cop ‘TELAH BAYAR’ (JANM11) NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB PENYATA PEMUNGUT FORMAT NAZIRAN.xls

1. Pastikan dokumen-dokumen sokongan berikut ada; 1.1. Penyata Pemungut 1.2. Senarai Semak Penyata Pemungut 1.3. Notis Pergerakan Dokumen (JANM08) 2. Pastikan dokumen sokongan ditandakan di Senarai Semak Penyata Pemungut 2.1. Resit 2.2. * Cek batal 2.3. * Wang dalam perjalanan (Cash in Transit) 2.4. *Caj komisyen 2.5. * Lain-lain Lampiran NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB PENYATA PEMUNGUT (samb.)

3. Pastikan terimaan dipertanggungkan kepada kod yang betul

4. Pastikan jumlah penyata pemungut sama dengan jumlah yang dibankkan

NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB PROSES PENYEDIAAN DOKUMEN BAYARAN ESPKB FORMAT NAZIRAN.xls

PENYEDIA 1. Pastikan semua bil/ tuntutan yang diterima oleh Bahagian Kewangan telah di Cop tarikh terima 2. Pastikan ada tanda semakan di atas dokumen sokongan 3. Pastikan maklumat yang dikunci masuk adalah sama dengan dokumen sokongan 4. Pastikan Senarai Semak ditandakan berdasarkan dokumen sokongan 5. Minta pengguna klik Maklumat Pengesahan untuk pastikan pengguna adalah pengguna yang sah 6. Pastikan Notis Pergerakan Dokumen (JANM08) ditandatangani 7. Pastikan dokumen di simpan dengan baik dan difailkan mengikut turutan nombor siri dokumen selepas proses Perakuan II NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB PROSES PENYEDIAAN DOKUMEN BAYARAN ESPKB PERAKUAN I 1. Pastikan dokumen sokongan dan notis pergerakan dokumen ada 2. Pastikan semakan dibuat terhadap maklumat yang telah dikunci masuk dengan maklumat di dokumen sokongan 3. Pastikan perbandingan dibuat antara Senarai Semak Dokumen dengan dokumen sokongan 4. Minta pengguna klik maklumat pengesahan untuk pastikan pengguna adalah pengguna yang sah 5. Pastikan Notis Pergerakan Dokumen (JANM08) ditandatangani

NAZIRAN e-SPKB

SENARAI SEMAK NAZIRAN eSPKB PROSES PENYEDIAAN DOKUMEN BAYARAN ESPKB PERAKUAN II 1. Pastikan Dokumen sokongan dan Notis Pergerakan ada 2. Pastikan semakan dibuat terhadap maklumat yang telah dikunci masuk dengan maklumat di dokumen sokongan 3. Pastikan perbandingan dibuat diantara Senarai Semak Dokumen dengan dokumen sokongan 4. Meminta pengguna klik maklumat pengesahan untuk pastikan pengguna adalah pengguna yang sah 5. Pastikan Notis Pergerakan Dokumen (JANM08) ditandatangani

NAZIRAN e-SPKB

SESI V LAPORAN NAZIRAN PTJ & STATUS PELAKSANAAN NAZIRAN

Laporan Naziran PTJ Laporan Lawatan Pasukan Naziran laporan naziran 21.doc

Surat Iringan Laporan Naziran NAZIRAN23.doc

Surat Peringatan Penghantaran Maklumbalas NAZIRAN24.doc

Laporan Status Pelaksanaan Naziran eSPKB NAZIRAN25.doc

Surat Iringan Laporan Status Pelaksanaan Naziran eSPKB NAZIRAN26.doc

SESI VI PERBINCANGAN & PENYELENGGARAAN LAPORAN

!!!

!!!

???SESI !!! PERBINCANGAN??…?? !!!

PENGHARGAAN

TERIMA KASIH !

ATAS TUM PUAN DAN K ER JASAM A YANG ANDA BER I K AN SEPANJANG K UR SUS I NI .

NAZIRAN e-SPKB

NAZIRAN e-SPKB - ipn.gov.my

Recommend Documents