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NUEVO PROCEDIMIENTO DE GENERACION DE UNA ORDEN DE PEDIDO SIMPLE PARA COMERCIALIZADOR INDUSTRIAL
Cliente: Proyecto:
Ministerio de Minas y Energía Prestación del Servicio de Tercerización de la administración y operación del sistema de información de la cadena de distribución de combustibles líquidos derivados del Petróleo –SICOM-.
OBJETIVO El presente documento tiene la finalidad de guiar al usuario del Comercializador Industrial en la solicitud de una orden de pedido simple.
INGRESO URL de ingreso Ingresar con usuario y contraseña desde https://www.sicom.gov.co/index.shtml , opción COMBUSTIBLE.
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la
página
SICOM
GENERACIÓN DE ÓRDENES Para realizar la generación de órdenes ingresar a la siguiente ruta: MENU – Ordenes de Pedido – Generación – Órdenes Simples. Allí se le da click a la opción de Órdenes simples.
A continuación se debe seleccionar la Planta de Abastecimiento del proveedor desde el cual el producto será suministrado junto con la Fecha Sugerida de Entrega. Luego dar click en el botón Ver Detalles.
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Continuar el proceso seleccionando el transporte del despacho en este ejemplo se utiliza CARRO TANQUE
Seleccionar el icono del vehiculo, asignar un vehiculo activo y continuar con el proceso
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Vehiculo asignado
En este punto se debe ingresar el volumen solicitado y seleccionar el cliente con su respectivo punto de entrega. Los nuevos ajustes para el Comercializador indican que el despacho máximo permitido para un cliente final es de 20000 galones por mes por punto de entrega. Se adicionan dos nuevos tipos de clientes: Fuerzas Militares y Gran Consumidor sin instalación fija, los cuales no tienen límite de despacho por mes. CLIENTE FINAL Ingresar el volumen solicitado y seleccionar el icono de clientes
Click en el botón Buscar Clientes
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El sistema muestra el listado de clientes que tiene configurado el agente con sus puntos de entrega. La orden de pedido debe generarse por cliente y punto de entrega. Si se va a despachar a otro cliente o al mismo cliente pero con punto de entrega diferente, se debe generar una nueva orden. Cuando un punto de entrega no se puede seleccionar es porque ya ha superado el volumen máximo permitido que puede ser solicitado por mes, es decir, 20000 galones. Seleccionar el cliente y dar click al boton
A continuación ingresar el volumen solicitado y seleccionar el botón Asignar Clientes Seleccionados.
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En caso de incluir otro producto en la misma orden el sistema mostrará por defecto el cliente seleccionado previamente con el fin de llevar el control de despacho por punto de entrega.
Cliente seleccionado inicialmente se muestra por defecto
Incluir el volumen asignado
Finalizar seleccionando el botón Vista Previa y Registrar Pedido
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En caso de solicitar órdenes que superen los 20000 galones permitidos el sistema muestra un mensaje de alerta indicando que el volumen solicitado supera el permitido, aun así, la orden queda en estado solicitada.
Ejemplo: Este punto de entrega ya supero el volumen máximo permitido. Al seleccionar el cliente, el sistema muestra la alerta.
La orden se registra y queda solicitada
El proceso de Aceptación de órdenes por parte del Distribuidor Mayorista sigue igual como siempre se ha venido realizando.
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Para el caso del despacho por parte del Mayorista, el sistema no dejará despachar más de 20000 galones al cliente final.
Ejemplo: Se selecciona el cliente con los respectivos datos de transporte y se ingresa el volumen del despacho.
Al seleccionar el boton Registrar Despacho, el sistema informa el total despachado que tiene el punto de entrega en el mes y la alarma del volumen permitido, que en este caso solo puede despachar 20000 galones.
El cierre de la orden se realiza de la misma forma como siempre se ha efectuado.
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CONSULTA DE CLIENTES El Comercializador Industrial cuenta ahora con una opción para visualizar volumen solicitado, despachado y el código de autorización. Ruta: Datos Generales – Consultar Clientes
El sistema mostrará el listado de todos los clientes creados con su respectiva información, se puede filtrar por mes y año. En la columna “Ver Contrato” se puede ver y descargar el contrato de ese cliente.
Ventana Detalles
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El sistema muestra el código de autorización con sus volúmenes despachados y el estado de cada orden.
Resumen de cambios. 1. El volumen de despacho máximo permitido para cliente final por punto de entrega y por mes, es de 20000 galones. 2. Los clientes Grandes Consumidores sin instalacion fija y Fuerzas Militares no tienen límite de despachos. 3. El sistema cuenta con una opción de consultas para ver clientes y despachos.
