PELAKSANAAN KEGIATAN PEMBANGUNAN SARANA & PRASARANA - p2kp.org

2 BAGIAN 2

PELAKSANAAN KEGIATAN PEMBANGUNAN SARANA & PRASARANA

KATA PENGANTAR Kegiatan Lingkungan yang dilaksanakan melalui Kelompok Swadaya Masyarakat (KSM) merupakan salah satu bagian pelaksanaan yang didanai program PNPM Mandiri Perkotaan secara stimulan untuk mengentaskan dan memperbaiki kualitas hidup masyarakat miskin. PNPM Mandiri Perkotaan hanya menyediakan alternative kegiatan pembangunan lingkungan, namun masyarakat sendiri yang menentukan jenis dan bentuk kegiatan prasarana dan sarana agar sejalan dengan kebutuhan dalam rangka pengentasan kemiskinan. Pelaksanaan seluruh tahapan pembangunan kegiatan prasarana dan sarana lingkungan yang meliputi perencanaan, pembangunan dan pemeliharaan perlu didukung dengan berbagai kriteria teknis sehingga dapat tepat sasaran, terlaksana dengan baik, memiliki umur kelayakan yang optimal untuk mendukung pemanfaatan sesuai dengan harapan P2KP khususnya PNPM Mandiri Perkotaan. Untuk mencapai hal tersebut maka petunjuk pelaksanaan berupa supplemen teknis pelaksanaan kegiatan prasarana dan sarana mutlak untuk diberikan, dipahami dan dilaksanakan seluruh pelaku kegiatan lingkungan. Supplemen Teknis Pelaksanaan Kegiatan Prasarana dan Sarana Lingkungan dibuat sebagai acuan bagi pelaku kegiatan lingkungan yang juga mengatur halhal teknis yang wajib dilaksanakan pelaku agar proses perencanaan, pelaksanaan pembangunan dan pemeliharaan berjalan baik dan tepat sasaran sesuai dengan program pengentasan kemiskinan melalui PNPM Mandiri Perkotaan. Melalui buku Supplemen Teknis ini, diharapkan pelaksanaan kegiatan prasarana dan sarana lingkungan bagi masyarakat miskin dalam rangka program penanggulangan kemiskinan dapat dilaksanakan oleh seluruh pelaku secara efektif dan optimal.

Semoga bermanfaat Jakarta, Agustus 2008 Direktur Jendral Cipta Karya Departemen Pekerjaan Umum

Budi Yuwono P

DAFTAR ISI Daftar Isi ................................................................................................. (i) I. PENDAHULUAN ..................................................................................1 1.1 Maksud dan Tujuan ......................................................................1 1.2 Ruang Lingkup ..............................................................................1 II. PERAN PELAKU PADA TAHAP PELAKSANAAN ............................2 III. LANGKAH-LANGKAH TAHAP PELAKSANAAN KEGIATAN...........5 3.1 Tahap Persiapan ..........................................................................5 1. Penyiapan Organisasi Pengelola O&P ...................................5 2. Penajaman Rencana Kerja .....................................................7 3. Penandatanganan SPPD-L .....................................................8 4. Musyawarah Persiapan Pelaksanaan Konstruksi (MP2K) ......8 5. Pelatihan (Coaching) KSM ....................................................11 6. Sosialisasi Kegiatan ..............................................................11 7. Pembuatan & Pemasangan Papan Nama Kegiatan .............11 3.2 Tahap Pelaksanaan Konstruksi ..................................................12 1. Pencairan Dana .....................................................................12 2. Mobilisasi ...............................................................................12 3. Musyawarah Pengadaan .....................................................22 4. Praktek Kerja Lapangan (OJT) .............................................22 5. Pelaksanaan Konstruksi ........................................................23 6. Supervisi Pelaksanaan Konstruksi ........................................26 7. Rapat Evaluasi Kemajuan Kegiatan ......................................28 8. Pemantauan Dampak Lingkungan ........................................29 9. Pembuatan Dokumentasi (50%, 100%) ................................30 10. Perubahan Pekerjaan di Lapangan ...................................30 11. Penyelesaian Pekerjaan ....................................................31 12. Pemeriksaan/Sertifikasi Kegiatan ......................................33 IV. ADMINISTRASI & PEMBUKUAN KSM LINGKUNGAN ...................39 4.1 Pengertian Administrasi Kegiatan KSM.......................................39 4.2 Tujuan Administrasi Kegiatan KSM ............................................39 4.3 Bentuk Administrasi Pada Tahap Pelaksanaan ..........................40 4.4 Laporan Kemajuan Kegiatan (Dwi-Mingguan) KSM ...................48 4.5 Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan KSM .........................48 4.6 Musyawarah Pertanggungjawaban Kegiatan KSM .....................49 4.7 Administrasi Keuangan KSM Lingkungan .................................49 4.8 Siapa Yang Melakukan Pencatatan ...........................................54 4.9 Dimana Menyimpan Hasil Pencatatan ......................................55 LAMPIRAN : 1. CONTOH BENTUK SPPD-L 2. CONTOH BENTUK RENCANA KERJA & SYARAT (RKS) PENGADAAN 3. CONTOH FORMULIR SERTIFIKASI, BAP2 DAN SP3 4. CONTOH BENTUK LAPORAN DWI-MINGGUAN & LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN KSM LINGKUNGAN Bagian 2 : Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

(i)

I. PENDAHULUAN Pelaksanaan kegiatan Pembangunan sarana & prasarana merupakan kelanjutan dari tahapan persipan & perencanaan teknis kegiatan. Posisi kegiatan ini dalam siklus PNPM Mandiri Perkotaan adalah termasuk kegiatan pemanfaatan dana Bantuan Langsung Masyarakat (BLM). Sederhananya adalah tahapan ini merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh KSM dalam rangka untuk mewujudkan bangunan atau sarana & prasarana yang yang dibutuhkan sesuai dengan standar atau hasil perencanaan sebelumnya. Pelaksanaan kegiatan pembangunan sarana dan prasarana, harus memperhatikan kesesuaian dari spesifikasi teknis (persyaratan teknis) agar bangunan yang dibuat lebih aman dan kuat sehingga benar-benar dapat dimanfaatkan lebih lama. Salah satu hal penting yang perlu mendapat perhatian dari keseluruhan proses pelaksanaan pembangunan ini adalah (1). Hasil yang dicapai/Bangunan yang terwujud harus berkualitas baik, bermanfaa/berfungsi sesuai umur rencana bangunan (minimal 3 tahun) dan dipelihara secara bersama-sama oleh warga masyarakat pemakai sehingga terjadi kesinambungan manfaat dan lestari. 1. MAKSUD DAN TUJUAN Maksud dari buku ini adalah untuk dijadikan pegangan dalam pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana bagi KSM Lingkungan, dalam rangka memenuhi persyaratan pelaksanaan kegiatan lingkungan program PNPM Mandiri Perkotaan. Tujuannya adalah untuk memberikan petunjuk dalam pelaksanaan kegiatan Pelaksanaan Pembangunan Sarana & Prasarana bagi KSM Lingkungan, agar memenuhi ketentuan teknis dan administrasi kegiatan sesuai dengan persyaratan kegiatan lingkungan yang telah ditetapkan program PNPM Mandiri Perkotaan. 2. RUANG LINGKUP Buku ini mencakup maksud, tujuan, ruang lingkup, peran pelaku pada kegiatan pembangunan, Langkah-langkah pelaksanaan kegiatan tahap pelaksanaan pembangunan, Administrasi & Pembukuan KSM. Buku ini juga sekaligus dapat digunakan sebagai pedoman teknis pelaksanaan kegiatan PAKET dan ND, khususnya kegiatan sebagaimana diuraikan dalan Bagian III, Langkah-Langkah Pelaksanaan (kecuali Pengorganisasian O&P dan SPPD-L, untuk PAKET harus disesuaikan kembali) dan Bagian IV. Administrasi dan Pembukuan.

Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

1

II. PERAN PELAKU PADA TAHAP PELAKSANAAN PEMBANGUNAN Pelaksanaan kegiatan pembangunan sarana dan prasarana lingkungan perlu didukung oleh berbagai pihak seperti BKM, UPL, serta masyarakat penerima manfaat langsung yaitu warga miskin dan warga sekitar. Sedangkan KSM/Panitia sebagai pelaksana pembangunanpun akan didukung peran sertanya oleh Fasilitator Kelurahan. Berikut ini penjelasan peran-peran pelaku pembangunan ; 1. Peran BKM a. Memfasilitasi KSM dalam Pengadaan Bahan/Alat, terutama pengadaan yang bernilai diatas Rp. 15 Juta; b. Melaksanakan pencairan dana kepada KSM/Panitia; c. Dana BLM tidak boleh dipakai untuk biaya ganti rugi apapun; d. Memfasilitasi Peningkatan Swadaya Masyarakat e. Menyelenggarakan rembug/musyawarah pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan KSM; f. Membuat Surat Perjanjian Pemanfaatan Dana Lingkungan (SPPD-L) dengan KSM pelaksana kegiatan Lingkungan; g. Memfasilitasi penyelesaian permasalahan yang mungkin muncul ditingkat kelurahan, termasuk memberikan sanksi/peringatan kepada KSM atas pelanggaran pemanfaatan dana dan atau pelanggaran atas ketentuanketentuan dalam SPPD-L; 2. Peran UPL a. Memfasilitasi pembentukan Organisasi Pengelola O&P setiap KSM (Tim Pengelola dan Rencana Kerjanya); b. Menyelenggarakan Musyawarah Persiapan Pelaksanaan Konstruksi (MP2K) bagi semua KSM Lingkungan; c. Menyiapkan dan Memfasilitasi penandatanganan Surat Perjanjian Pemanfaatan Dana Lingkungan (SPPD-L) antara BKM dengan KSM pelaksana kegiatan Lingkungan; d. Bersama Faskel/Askot Infra memfasilitasi kegiatan Coaching atau On The Job Training (OJT) kepada KSM; e. Memfasilitasi dan Memverifikasi administrasi pencairan dana kepada KSM (RPD, LPD, BA Pembayaran); f. Merekomendasi dan Memfasilitasi pencairan dana kepada Panitia; g. Menyusun Tim, Jadwal dan Melaksanakan Pengadaan Bahan/Alat secara Terbatas (Bernilai diatas Rp. 15 Juta) yang dibutuhkan oleh KSM, (bila ada);


2

h. Memfasilitasi, mengawasi dan mengkoordinir seluruh pelaksanaan kegiatan Panitia/KSM termasuk memberikan penguatan teknik konstruksi maupun administrasi kegiatan; i. Menyelenggarakan rapat-rapat evaluasi rutin bersama KSM untuk mengevaluasi kemajuan kegiatan infrastruktur dan mendorong upayaupaya percepatan penyelesaiaan kegiatan lapangan; j. Bersama Faskel Teknik dan KSM melakukan Opname pekerjaan dilapangan; k. Memastikan seluruh kegiatan KSM tidak menimbulkan dampak lingkungan dan sosial; l. Memfasilitasi penyusunan dan memverifikasi laporan-laporan Kegiatan KSM (Harian, Mingguan, Bulanan, LPJ, termasuk photo2 dokumentasi); m. Memfasilitasi dan merekomendasikan perubahan (amandemen) SPPD-L akibat adanya perubahan pekerjaan dilapangan (bila ada) n. Membuat dan menyampaikan laporan perkembangan kemajuan pekerjaan Infrastruktur kepada BKM; o. Memastikan semua infrastruktur memenuhi ”Lifetime’ minimal 3 tahun (Bangunan berKualitas Baik/Kuat & Tahan Lama, Bermanfaat/Berfungsi dan Ada O&P termasuk Rencana Kerjanya); p. Bersama Faskel/Askot Infrastruktur dan pihak KSM melakukan Sertifikasi Kegiatan (termasuk membuat BAP2-nya); q. Memfasilitasi Peningkatan Swadaya Masyarakat r. Menyelenggarakan rembug/musyawarah pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan KSM; s. Memfasilitasi penyelesaian permasalahan yang mungkin muncul ditingkat kelurahan, termasuk merekomendasikan sanksi/peringatan atas pelanggaran pemanfaatan dana dan atau pelanggaran atas ketentuanketentuan dalam SPPD-L; 3. Peran KSM a. Memperoleh amanat masyarakat untuk mengelola kegiatan infrastruktur yang transparan dan dapat dipertanggung jawabkan b. Mengikuti coaching/OJT yang dilaksanakan UPL/faskel baik terkait teknis infrastruktur, administrasi maupun pembukuan keuangan KSM; c. Memastikan prasarana yang dibangun tidak boleh menimbulkan Dampak Lingkungan dan Social d. Melakukan musyawarah untuk Membentuk Organisasi Pemanfaat dan Pemelihara (O&P) e. Menyampaikan Jadwal Kerja, Rencana Pengadaan Bahan/Alat, Rencana Pemeliharaan, Rencana Tenaga Kerja, Tim Pelaksana Kegiatan yang lebih rinci kepada UPL sebelum MP2K/PCM; f. Melaksanakan Musyawarah Pengadaan Bahan/Alat, Musyawarah Pertanggungjawaban Pelaksanaan Kegiatan dan memastikan Tim O&P turut serta dalam MP2K; Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

3

g. Membangun Prasarana dengan kualitas baik dan bermanfaat minimal 5 tahun h. Membuat Papan Nama/Informasi Proyek sehingga dapat diketahui oleh masyarakat umum; i. Membuat administrasi, termasuk photo-photo, laporan-laporan pertanggungjawaban kegiatan dan mengarsipkannya; j. Melakukan penggantian atau perbaikan prasarana yang diperintahkan oleh konsultan/UPL selama proses konstruksi berlangsung; k. Mendorong Peningkatan Swadaya Masyarakat, minimal merealisasikan seluruh swadaya yang telah disepakati sebelumnya; l. Mendorong pelibatan masyarakat sebanyak-banyaknya dalam pelaksanaan kegiatan; m. Dana BLM tidak boleh dipakai untuk biaya ganti rugi apapun; n. Aktif melakukan penyelesaian permasalahan yang mungkin muncul akibat pelaksanaan kegiatannya; 4. Bagaimana hubungan antara KSM dengan BKM ? ¾ Organisasi Pelaksana PNPM Mandiri Perkotaan di tingkat desa/kelurahan terdiri dari Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) dan Kelompok Swadaya Masyarakat (KSM/Panitia); ¾ Kedudukan BKM dan KSM/Panitia pada dasarnya adalah mitrakerja; ¾ Pada Organisasi BKM terdapat UP-UP (UnitPengelola), diantaranya adalah UPL (Unit Pengelola Lingkungan). UPL inilah yang akan memfasilitasi pelaksanaan kegiatan pembangunan infrastruktur yang dikerjakan oleh Panitia; ¾ BKM bertanggungjawab dalam hal penyaluran dana BLM kepada Panitia dan pengawasan pemanfaatan dana tersebut, sedangkan Panitia bertanggunjawab untuk melaksanakan langsung kegiatan Pembangunan Sarana dan Prasarana (pemanfaatan dana BLM); ¾ Pengurus BKM (termasuk UPL) tidak boleh rangkap jabatan sebagai pengurus KSM/Panitia, begitu juga sebaliknya;


4

III. LANGKAH - LANGKAH PELAKSANAAN KEGIATAN PEMBANGUNAN (Konstruksi) Tahap Pelaksanaan kegiatan pembangunan sarana dan prasarana pada dasarnya merupakan pelaksanaan kegiatan tahapan pemanfaatan dana dalam Siklus kegiatan PNPM Mandiri Perkotaan. Kegiatan dalam tahapan ini pada garis besarnya dibagi atas 2 tahapan yaitu (1). tahap persiapan pelaksanaan dan (2). tahap pelaksanaan konstruksi itu sendiri. Adapun mekanisme kegiatan pada tahap pelaksanaan sebagaimana terlihat pada gambar 1. diagram alir pelaksanaan kegiatan pembangunan prasarana. Masing-masing kegiatan pada diagram tersebut dapat diuraikan sebagai berikut.

3.1. TAHAP PERSIAPAN PELAKSANAAN PEMBANGUNAN (KONSTRUKSI) 1. Penyiapan Organisasi Pengelola Pemanfaatan & Pemeliharaan Penyiapan organisasi Pengelola Pemanfaatan & pemeliharaan prasarana disini mencakup kegiatan (1). pembentukan Organisasi Pengelola (Struktur Organisasi) termasuk penentuan orang-orang yang akan bertanggungjawab pada setiap unit kerja, (2). Penyusunan Rencana Kerja Pemanfaatan dan pemeliharaan. Pada prinsipnya semua prasarana yang telah dibangun harus dipelihara. Namun demikian, mengingat pemanfaat setiap prasarana tidak seluruhnya sama maka pembentukan/pengorganisasian O&P disini hanya diprioritaskan pada prasarana yang berifat umum/publik dan prasarana kelompok. Sedangkan untuk prasarana yang bersifat individu atau pengunaan oleh satu keluarga saja, tidak perlu dibentuk Organisasi Pengelolanya, seperti Jamban Keluarga, Saluran Limbah Rumah Tangga, karena sudah langsung dipelihara oleh masing-masing keluarga pengguna. Waktu pelaksanaan pembentukan organisasi Pengelola ini dilakukan sejak awal persiapan pelaksanaan kegiatan. Jadi tidak dibentuk setelah pekerjaan fisik selesai. Pendekatan ini diharapkan dapat memunculkan “kesadaran dan rasa tanggungjawab” bagi KSM untuk memelihara sarana dan prasarana yang telah dibangunnya sehingga dapat memberikan manfaat yang berkesinambungan dan lestari. Selain itu juga diharapkan agar Tim Pengelola yang dipilih sejak awal dapat terlibat langsung dalam pelaksanaan pembangunan fisik/konstruksi sehingga setelah pekerjaan selesai masyarakat/tim pengelola sudah siap melaksanakan pemeliharaan. Penyelenggaraan penyiapan organisasi pemanfaat dan pemeliharaan ini dilakukan oleh KSM melalui forum musyawarah warga pemanfaat (atau forum musyawarah pengambilan keputusan tertinggi KSM). Dan difasilitasi oleh pihak BKM/UPL, Konsultan, Ka Desa/Lurah. Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

5

Gambar 1. Diagram Alir Tahap Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Prasarana SIKLUS : PEMANFAATAN BLM (PERTAHAP) PERSIAPAN PELAKSANAAN KONSTRUKSI

Rembug Penyiapan Organisasi & R. Kerja

PELAKSANAAN KONSTRUKSI

Rembug Pengadaan Bahan, Alat

O&P

T. Tangan SPPD-L

Musyawarah Persiapan Pelaksanaan Konstruksi

(MP2K)

Penajaman Rencana Kerja

Coaching KSM (Teknis, AdminstrasiK euangan)

Mobilisasi (T. Kerja, Bahan, Alat)

Pelaksanaan Konstruksi, Pencairan Dana, Pengamanan Dampak, Laporan Kemajuan, Rapat Evaluasi Lapangan, Administras, PHOTO (50%, 100%)

Praktek Kerja Lapangan (OJT) Supervisi Pelaksanaan

Sosialisasi Kegiatan


6

Secara lebih detail penjelasan apa dan bagaimana pelaksanaan dari kedua tahapan kegiatan tersebut diatas dapat dilihat pada Buku Tatacara Pemanfaatan & Pemeliharaan Sarana & Prasarana. 2. Penajaman Rencana Kerja Suatu rencana kerja hendaklah dibuat serinci mungkin agar lebih mudah untuk dipahami dan dilaksanakan. Untuk mencapai hal tersebut tidak cukup mudah, apalagi ada keterbatasan kemampuan teknis personil dalam menyusun perencanaan dan keterbatasan waktu yang tersedia untuk merencankan kegiatan. Untuk mengantisipasi adanya kelemahankelemahan dalam perencanaan tersebut maka perlu dilakukan evaluasi atau penajaman kembali rencana kerja sebelum pelaksanaan dimulai. Penajaman rencana kerja disini merupakan kegiatan yang dilakukan oleh KSM selaku pelaksana kegiatan pembangunan, khususnya oleh Tim Pelaksana yang telah dibentuk, dengan tujuan untuk memperoleh suatu rencana pelaksanaan pembangunan yang lebih rinci dari rencana kerja awal (sudah diajukan dalam proposal/SPPD-L) sehingga lebih siap dijalankan dilapangan. Kegiatan ini dimaksudkan sebagai langkah antisipasi adanya perubahan-perubahan dalam rencana kerja awal baik yang disebabkan oleh adanya pemahaman baru yang lebih mendalam tentang pelaksanaan kegiatan, perubahan kondisi lapangan dilokasi prasarana, ketersediaan tenaga kerja, bahan, peralatan ataupun kondisi Tim Pelaksana kegiatan sendiri, dan lain-lain yang akan mempengaruhi metode kerja pelaksanaan untuk mencapai target-target yang sudah ditentukan dalam pelaksanaan konstruksi. Penajaman rencana kerja yang dicakup disini antara lain adalah rencana jadwal pelaksanaan, rencana pengadaan/mobilisasi tenaga kerja/ bahan/alat, rencana tim pelaksana lapangan, rencana Calon Tenaga Kerja yang akan terlibat, termasuk rencana pelatihan administrasi dan teknis konstruksi bagi tim pelaksana lapangan. Pelaksanaan hal tersebut dilakukan dengan cara mengevaluasi atau memeriksa kembali dari setiap rencana yang telah ada, apakah semua hal-hal yang diuraikan pada rencana semula (SPPD-L/Proposal) masih dapat diterapkan dilapangan. Jika ada rencana yang perlu disesuaikan kembali maka dapat langsung diperbaiki. Hasil perbaikan/perubahan inilah yang selanjutnya akan dipergunakan oleh Tim Pelaksana Lapangan sebagai acuan dalam pelaksanaan, disamping juga sebagai alat monitoring suatu pekerjaan dilapangan nanti. Keseluruhan hasil penajaman rencana ini akan menjadi masukan dalam penyelenggaraan Musyawarah Persiapan Pelaksanaan Konstruksi yang diselenggarakan oleh UPL. Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

7

3. Penandatangan Surat Perjanjian Pemanfaatan Dana-Lingkungan (SPPD-L) SPPD-L merupakan salah satu bentuk kesepakatan perjanjian kerjasama antara BKM dengan KSM dalam rangka pemanfaatan dana BLM untuk pembangunan sarana & prasarana sesuai ketentuan-ketentuan yang dipersyaratkan. Hal-hal yang diatur dalam perjanjian ini antara lain : • Hal – hal yang terkait dengan pekerjaan yang akan dilaksanakan yaitu ; Lingkup kegiatan, dokumen perjanjian kerja, jangka waktu pelaksanaan serta nilai perjanjian kerja • Hal-hal khusus yang masuk dalam perjanjian seperti hak dan kewajiban para pihak, tahap pencairan dana, penyelesaian pekerjaan dan pemeliharaan hasil pekerjaan • Sedangkan hal – hal umum yang perlu diatur dalam perjanjian untuk mengantisipasi berbagai permasalahan yang timbul selama pelaksanaan pekerjaan seperti : sanksi, force majeure dan penyelesaian perselisihan Dengan adanya perjanjian tersebut maka semua pihak baik BKM/UPL maupun KSM harus mentaatinya. Secara teknis bagaimana pelaksanaan isi kontrak tersebut agar dijelaskan kembali oleh UPL/BKM kepada KSM pada saat penyelenggaraan MP2K. Adapun contoh bentuk SPPD-L sebagaimana terlampir. 4. Musyawarah Persiapan Pelaksanaan Konstruksi (MP2K) Musyawarah Persiapan Pelaksanaan Konstruksi disingkat MP2K adalah merupakan Rapat/Forum musyawarah warga dalam rangka Persiapan Pelaksanaan Konstruksi Fisik/Pembangunan Infrastruktur (Pre Construction Meeting/PCM). Jadi Rapat ini diselenggarakan sesegera mungkin setelah ditandatanganinya SPPD-L dan sebelum dimulainya kegiatan pembangunan prasarana/fisik. Penyelenggara kegiatan MP2K ini adalah BKM/UPL (dengan difasilitasi oleh Faskel Teknik) dan dihadiri oleh seluruh pihak KSM/Panitia yang akan melaksanakan kegiatan pembangunan infrastruktur diwilayahnya. Forum ini ditujukan untuk membahas dan mengetahui sejauh mana persiapan-persiapan yang telah dilakukan KSM/Panitia serta untuk memberikan penjelasan-penjelasan dan penyepakatan hal-hal yang menyangkut teknis maupun administrasi dalam rangka pelaksanaan pembangunan prasarana. Jadi pada forum ini juga pihak KSM dapat melakukan konsultasi terkait hal-hal yang belum dipahami baik teknis maupun administrasi kegiatan. a) Mengapa MP2K penting untuk diadakan sebelum dilakukannya pelaksanaan konstruksi ? Pentingnya pengendalian waktu pelaksanaan sesuai dengan jadwal pelaksanaan yang tercantum dalam proposal sebagai bagian dari Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

8

substansi proses, maupun kualitas teknis konstruksi prasarana guna memenuhi persyaratan LIFETIME prasarana yang pada umumnya belum sepenuhnya dipahami dan mampu dilaksanakan oleh KSM; Masyarakat belum terbiasa menyusun rencana Jadwal, organisasi pelaksanaan pekerjaan, calon tenaga kerja dan rencana swadaya masyarakat, seperti yang tertuang dalam Proposal, sehingga belum sepenuhnya dipedomani dilapangan dan cenderung bersifat global bahkan banyak dipahami hanya sebagai persyaratan proposal saja; Pentingnya pengelolaan dan Rencana Pengadaan kebutuhan bahan/alat bagi KSM yang sinkron dengan ketersediaan dana dan Jadwal Pelaksanaan; Sejak awal KSM harus membentuk Organisasi O&P dan anggotanya seharusnya dapat dilibatkan langsung pada pelaksanaan kegiatan fisik; b) Apakah hasil yang diharapkan dari pelaksanaan MP2K Adanya Organisasi & Rencana Kerja O&P yg telah disepakati KSM; Adanya Rencana & Jadwal Pengadaan Bahan/Alat bagi KSM; Adanya Kepastian Daftar Calon T. Kerja yang akan dimobilisasi; Adanya Tim Pelaksana Kegiatan Yang Paham Tugas-tugasnya; Adanya kesepakatan Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan; Meningkatnya pemahaman KSM untuk melaksanakan SPPDL/kegiatan secara tepat waktu, tepat kualitas, tepat biaya, tertib administrasi, dan tidak bertentangan dengan ketentuan PNPM; c) Apa Saja Yang Perlu Dipersiapkan UPL Dalam Pelaksanaan MP2K (1) Menyiapkan/memastikan : Jadwal/Waktu Pelaksanaan MP2K; Tempat Penyelenggaraan MP2K; Agenda/Susunan Acara & Metode Pembahasan; Daftar Undangan; Form Daftar Hadir Peserta; Draft BA Pelaksanaan; (2) Membuat dan mendistribusikan Undangan kepada seluruh Peserta; d) Apa Saja Yang Perlu Dipersiapkan KSM Dalam Pelaksanaan MP2K 1) Berita Acara Pembentukan Organisasi/Susunan Pengurus O&P Prasarana, termasuk rencana kerjanya; 2) Daftar Rencana Pengadaan Bahan/Alat yang siap dilaksanakan; 3) Daftar Calon Tenaga Kerja untuk BLM maupun Swadaya (siap dimobilisasi); 4) Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan lebih rinci; 5) Struktur Organisasi, termasuk susunan Tim Pelaksana Kegiatan; Untuk selain point 1 diatas, apabila tidak ada perubahan/revisi KSM terbaru, maka dapat membawa salinan dari pada proposal sebelumnya. e) Siapa Saja Pelaksana Dan Peserta MP2K? Pelaksana : Penanggungjawab penyelenggaraan kegiatan MP2K adalah UPL/BKM dengan difasilitasi oleh Tim Faskel. Sedangkan Peserta : Peserta adalah semua Tim Pelaksana dari Panitia yang ada Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

9

dan mengundang BKM, Tomas, Lurah/ Kades dan Tim Konsultan serta undangan lain yang dianggap perlu. f) Bagaimana mekanisme pelaksanaan MP2K?

Secara rinci langkah-langkah pelaksanaan MP2K sbb : No Tahapan Pelaksana Hasil Pelaksanaan Und. Semua Tim Pelaksana dari 1 Penyampaian BKM/UPL Surat diterima/ diketahui KSM, BKM, UPL, Tomas, Undangan Lurah/Kades dan Tim peserta MP2K Konsultan serta undangan lain yang dianggap perlu. 2 Pelaksanaan UPL/Faskel • Adanya Orgn. • Peserta diminta mengisi MP2K Daft. Hadir; O&P (& Renc. Kerjanya), Jadwal • Acara dibuka oleh Ketua Kegiatan, Renc. BKM/UPL; Pengadaan, Tim • Penjelasan Maksud, Lapangan dan Tujuan, Hasil Yang Ingin kesiapan Calon Dicapai serta tatacara Tenaga Kerja, forum; tiap KSM; • Pembahasan setiap • Meningkatnya Agenda. Proses pemahaman KSM pembahasan dipandu untuk oleh UPL dan Faskel. melaksanakan Untuk pembahasan SPPD-L/kegiatan materi O&P (termasuk secara tepat rencana kerjanya), waktu, tertib Jadwal, Organisasi administrasi, Lapangan, apabila waktu memenuhi tidak memungkinkan lifetime dan tidak maka dapat meminta bertentangan cukup 1 KSM untuk dengan ketentuan mempresentasikan PNPM; kemudian ditanggapi oleh • Daftar Hadir; peserta lain (khususnya • BA Pelaksanaan; faskel & UPL mengarahkan untuk hasil yang benar & optimal). Selanjutnya KSM yang lain dapat langsung melakukan perbaikan/melengkapi sesuai masukan presentasi sebelumnya; • Pembacaan Hasil Kesepakatan; • Penyusunan BA MP2K Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

10

5. Pelatihan (Coaching) Konstruksi

Teknis

dan

Administrasi

Pelaksanaan

Yaitu bimbingan/coaching yang diberikan terutama oleh Faskel Teknik dan UPL tentang teknik-teknik pelaksanaan konstruksi prasarana dan administrasi pencatatan atau pelaporan kegiatan pembangunan prasarana yang akan dilakukan KSM selam pelaksanaan konstruksi. Kegiatan ini sangat penting dan diharapkan dapat dilakukan sebelum pelaksanaan kegiatan konstruksi guna meningkatkan pemahaman dan keterampilan KSM sehingga tidak menemui kesulitan dalam melaksanakan kegiatan konstruksi secara benar, sesuai persyarata teknis yang ditentukan. Kegiatan ini harus dilakukan sesederhana mungkin dengan bahasa yang mudah dimengerti oleh KSM sehingga mereka benar-benar mampu dan siap untuk melaksanakan kegiatan fisik dan pengadministrasiannya. Adapun cakupan substansi materi kegiatan ini mengacu pada standar teknis dan administrasi yang telah ada dalam PNPM Mandiri Perkotaan dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan setiap KSM, khususnya terkait jenis prasarana yang dibangunnya. Proses pembelajaran KSM ini diharapkan akan berlanjut pada kegitan “Praktek Kerja dilapangan/On the Job Trainning (OJT)” pada setiap awal pelaksanaan kegiatan konstruksi dilapangan (tahap pelaksanaan konstruksi). 6. Sosialisasi Kegiatan

Pada tahap ini, KSM melakukan sosialisasi kepada warga, khususnya anggota KSM bersangkutan mengenai keseluruhan rencana kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai SPPD-L; 7. Pembuatan & Pemasangan Papan Nama Kegiatan

Sebelum kegiatan fisik dimulai, KSM harus membuat dan memasang papan nama kegiatan/sub-proyek pada tempat strategis dilokasi kegiatan. Papan nama ini dimaksudkan untuk memberikan informasi dan transparansi kegiatan serta wajib terpasang selama kegiatan pembangunan prasarana berlangsung. Informasi yang perlu tercantum dalam Papan Nama Proyek ini antara lain : Wilayah administratif kegiatan (kelurahan, kecamatan & kabupaten); Nama BKM Penanggung jawab Kegiatan; Jenis/Nama Kegiatan; Volume Kegiatan; Biaya Kegiatan (Swadaya, BLM dan Total); Waktu pelaksanaan; Lokasi kegiatan; Nama KSM Pelaksana Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

11

3.2. TAHAP PELAKSANAAN PEMBANGUNAN (KONSTRUKSI) 1) Pencairan Dana (Uang Muka dan Termin) a) Bagaimana cara mengajukan uang muka/tahap pertama? Setelah ditandatanganinya SPPD-L, KSM dapat mengajukan pembayaran uang muka kepada BKM sebagai pembayaran tahap pertama sebesar 20% dari nilai SPPD-L. Ada 3 dokumen yang harus disiapkan untuk penarikan uang muka, yaitu : i. SPPD-L ii. Berita Acara Penarikan Uang Muka iii. Rencana Penggunaan Dana (RPD) Uang Muka b) Bagaimana cara mengajukan pembayaran tahap kedua KSM dapat mengajukan pembayaran tahap kedua sebesar 50% dari nilai SPPD-L setelah pekerjaan fisik mencapai kemajuan minimal sebesar 30% . Ada 4 jenis dokumen yang diperlukan untuk pengajuan angsuran tahap kedua adalah : 1) Laporan Kemajuan Pelaksanaan Pekerjaan (Laporan Dwimingguan dilengkapi photo-photo infrastruktur terakhir) 2) Laporan Penggunaan Dana (LPD) Termin Pertama/Uang Muka; 3) Berita Acara Pembayaran Termin Kedua; 4) Rencana Penggunaan Dana (RPD) Termin Kedua. c) Bagaimana caranya mengajukan pembayaran tahap ketiga/terakhir Angsuran tahap ketiga (sebesar 30% dari SPPD-L) atau terakhir diajukan setelah prestasi pekerjaan mencapai minimal 90% dan KSM sudah benar-benar mengambil alih tugas pemeliharaan prasarana sebagaimana yang ditunjukkan oleh surat kesanggupan pemeliharaan yang ditantatangani di atas materai dan struktur organisasi O&P (termasuk rencana kerjanya) yang disampaikan sebelumnya. Adapun kelengkapan dokumen yang diperlukan KSM pada tahap ini ada 4, yaitu : 1) Laporan Kemajuan Pelaksanaan Pekerjaan (Laporan Dwimingguan dilengkapi photo-photo infrastruktur terakhir) 2) Laporan Penggunaan Dana (LPD) Termin Kedua; 3) Berita Acara Pembayaran Termin Ketiga; 4) Rencana Penggunaan Dana (RPD) Termin Ketiga. 2) Mobilisasi Tenaga Kerja/Bahan/Alat Kegiatan mobilisasi Tenaga Kerja adalah mendatangkan tenaga kerja yang diperlukan (masyarakat yang terdaftar untuk bekerja) guna Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

12

melaksanakan kegiatan pembangunan fisik dilokasi pekerjaan. Sedangkan mobilisasi bahan dan alat adalah mendatangkan bahan (pembelian) dan alat (sewa) yang diperlukan untuk pembangunan sarana/prasarana kelokasi pekerjaan. Sebagai pedoman pelaksanaannya adalah Daftar Rencana Pengadaan yang telah dibuat dan disepakati dalam MP2K sebelumnya (tahap persiapan pelaksanaan konstruksi). Hal terpenting yang juga harus diperhatikan dalam keseluruhan proses ini adalah kesesuaian jumlah maupun kualitas/ketrampilan dari tenaga kerja/bahan/alat yang akan dipergunakan/dimobilisasi serta ketepatan waktunya karena hal ini akan sangat mempengarhi kualitas akhir dan waktu penyelesaiaan suatu pekerjaan dilapangan. Dalam rangka pengadaan bahan/alat ini, maka terdapat 2 (dua) ”Metode Pengadaan” yang telah ditentukan dalam PNPM (maupun untuk kegiatan seperti PAKET, Chanelling dan ND) yang wajib diikuti, yaitu (1). metode pengadaan secara langsung dan (2). metode pengadaan Terbatas. Kedua metode tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : No

Metode Pengadaan

1

Pengadaan Secara Langsung atau tanpa penawaran dari minimal 3 toko, yaitu Pengadaan yang dilakukan oleh KSM (minimal 2 orang) secara langsung bahan/alat yang dibutuhkan pada toko/suplier setempat/terdekat dengan mengacu pada harga satuan hasil survey sebelumnya.

2

Pengadaan Secara Terbatas, yaitu pengadaan yang harus menggunakan pihak ketiga sebagai

Batasan Nilai Biaya sampai dengan Rp. 15 Juta

lebih besar dari Rp. 15 Juta


Penjelasan

Pengadaan Perjenis Bahan Bangunan dan atau Sewa perjenis Peralatan Konstruksi yang dilakukan secara bertahap atau sekaligus, disatu toko/pemasok tertentu dengan nilai total pembelian tidak melebihi Rp. 15 Juta). Contoh: Pembelian bahan semen atau pasir saja pada satu toko tertentu dengan nilai masing-masing tidak melebihi Rp.15 juta); Pembelian bahan yang sama seperti Kayu Jembatan sekaligus (Tiang, Gelagar, Lantai, Sandaran) disatu toko tertentu dengan jumlah nilai keseluruhannya tidak melebihi Rp.15 juta); Pengadaan Perjenis Bahan Bangunan dan atau Sewa perjenis Peralatan Konstruksi yang dilakukan secara 13

No

Metode Pengadaan

Batasan Nilai Biaya

pemasok (minimum ada penawaran dari 3 toko/pemasok setempat yang berbeda). Dilakukan oleh Tim Pengadaan yang dibentuk oleh BKM selaku Penanggungjawabnya. Proses Pemasukan Penawaran sampai Penetapan Pemenang dilakukan melalui Forum ”Musyawarah”

Penjelasan

bertahap atau sekaligus, disatu toko/pemasok tertentu dengan nilai total pembelian melebihi Rp. 15 Juta). Contoh : Pembelian bahan Pipa Air Bersih saja atau kayu jembatan atau sewa mesin gilas saja pada satu toko/pemasok tertentu dengan nilai masing-masing melebihi Rp.15 juta); Pembelian bahan Kabel/Seling Jembatan Gantung sekaligus (Seling Utama, Penggantung, Angin dan Aksesoris), pada satu toko tertentu dengan jumlah nilai keseluruhannya melebihi Rp.15 juta); Sewa peralatan secara bersama oleh beberapa KSM, seperti mesin gilas pada satu pemasok tertentu dengan nilai sewa total melebih Rp. 15 Juta)

Dalam keadaan tertentu dimana Metode Pengadaan Terbatas ini tidak dapat dilakukan, karena calon pemasok/toko yang menyediakan bahan/alat yang diperlukan hanya ada satu (satu-satunya) diwilayah provinsi bersangkutan dan atau karena calon pemasok/toko penyedia bahan/alat tersebut berada diluar wilayah provinsi bersangkutan maka metode pengadaa terbatas ini dapat dilakukan secara khusus. Kata kuncinya adalah jika jumlah calon pemasok/toko yang ada, hanya ada satu-satunya diwilayah provinsi lokasi KSM dan atau kedudukan toko/pemasok berada diluar wilayah provinsi KSM bersangkutan. Penggunaan metode khusus ini hanya dapat dilakukan apabila telah mendapat persetujuan dari KMW/Askot Infrastruktur. Contohnya adalah Pembelian bahan Kabel/Seling Jembatan Gantung sekaligus (Seling Utama, Penggantung, Angin dan Aksesoris),dll, pada satu toko tertentu dengan jumlah nilai keseluruhannya melebihi Rp.15 juta). Sebagai bagian dari metode Pengadaan Terbatas maka Pengadaan khusus ini juga dilakukan oleh Tim Pengadaan yang dibentuk oleh BKM selaku Penanggungjawab pengadaan Terbatas; Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

14

Batasan nilai/biaya pembelian bahan bangunan atau sewa peralatan sebagaimana diuraikan pada Metode pengadaan diatas haruslah dilihat per-jenis bahan bangunan/peralatan dan bukan hanya pada nilai keseluruhan pembelian/sewa yang dilakukan saja, misalnya pengadaan sekaligus pasir + semen + besi (paket) disatu toko, meskipun nilai total keseluruhannya melebihi Rp. 15 Juta tetapi diantara ketiga jenis bahan tersebut tidak ada yang bernilai diatas Rp. 15 Juta sendiri maka pengadaan ini dapat dilakukan dengan metode pengadaan secara langsung. Dan sebaliknya bila salah satu diantaranya terdapat nilai diatas Rp. 15 Juta maka bahan tersebut harus dilakukan dengan metode Pengadaan Terbatas. Penjelasan terkait Metode pengadaan ini juga dapat dilihat pada ”Buku Suplemen Teknis : Persiapan & Perencanaan Teknis, bagian Penyusunan Rencana Pengadaan Bahan/Alat”. Adapun tatacara Pelaksanaan Kedua Metode Pengadaan tersebut adalah sebagai berikut : 1) Tatacara Pelaksanaan Pengadaan Langsung Pelaksanaan Pengadaan Secara Langsung atau tanpa penawaran dari toko, dilaksanakan secara langsung oleh KSM minimal terdiri dari 2 orang, dengan langkah-langkah berikut : a. Tentukan jenis-jenis bahan/alat yang akan dibeli/dipesan. Acuan yang digunakan adalah Daftar Rencana Pengadaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Beberapa hal perlu diperhatikan disini adalah : (1) Pembelian material/alat harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dilapangan pada saat itu, sebab jika pembelian terlampau banyak (tidak terkontrol) maka dapat berlebih (merupakan pemborosan), akibatnya dana yang ada bisa-bisa tidak cukup untuk membeli bahan lain atau membayar upah, dll). (2) Harus memperhatikan kecukupan dana yang ada untuk kebutuhan lain, misalnya membayar upah pekerjaan dilapangan (pemasangan bahan yang dibeli). Hal ini penting untuk menjaga agar kegiatan dilapangan tetap berjalan terus-menerus (ada kemajuan pekerjaan). Jangan sampai dilakukan pembelian bahan/alat tetapi tidak dapat dipasang dilapangan karena tidak ada dana untuk membayar upah kerja; (3) Harus memperhatikan kemampuan gudang untuk menyimpan bahan/alat yang dibeli secara baik dan aman, karena kalau sampai pembelian material terlampau banyak sedangkan ruang gudang tidak cukup maka bisa mengakibatkan bahan yang dibeli bisa rusak/hilang sebelum digunakan. (4) Harus selalu memperhatikan/membandingkan total volume pembelian yang sudah dilakukan dengan volume yang Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

15

direncanakan pada RAB untuk tiap jenis bahan, apabila ditemukan kemungkinan bahwa volume pembelian akan melebihi volume RAB maka segera lakukan konsultasi dengan Tim Konsultan. b. Tetapkan Toko/Pemasok yang akan memasok bahan/alat tersebut. Acuan yang digunakan adalah Daftar Rencana Pengadaan yang telah ditetapkan sebelumnya. c. Buat Surat Pesanan Bahan/Alat yang ditujukan kepada Toko/Pemasok yang dipilih. Penting untuk diperhatikan bahwa surat pesanan ini agar sampaikan juga ke bagian keuangan/Bendahara KSM untuk persiapan pembayarannya. d. Bahan yang diterima di proyek harus diperiksa kesesuaian jumlah dan kualitasnya, kemudian dicatat pada Nota Penerimaan Bahan untuk selanjutnya dapat langsung dipergunakan dilapangan atau disimpan sementara digudang dengan aman dan baik. Penting untuk diperhatikan, agar Nota Penerimaan Bahan/Alat ini juga disampaikan kebagian bendahara/keuangan untuk pembayarannya. e. Tatacara pembayaran material/alat dilakukan oleh bendahara atau bagian keuangan KSM. Beberapa Ketentuan Umum berkaitan dengan pengadaan ini : 1. Pihak KSM/Panitia selaku pelaksana kegiatan pembangunan infrastruktur dalam melakukan proses Pengadaan harus berpedoman pada metode pengadaan yang telah ditetapkan diatas; 2. Pelaksanaan pengadaan oleh pihak KSM (metode langsung) atau Tim Pengadaan (metode Terbatas) pada toko/pemasok yang menyediakan bahan bangunan atau menyewakan peralatan konstruksi. Dan tidak boleh menggunakan pihak ketiga/perantara (orang atau badan yang bukan pemasok/toko), kecuali sebagi fasilitator saja; 3. Sebagai pedoman harga bagi KSM/Panitia dalam pelaksanaan pengadaan Bahan/alat untuk kegiatan pembangunan Infrastruktur adalah HARGA SATUAN BAHAN/ALAT HASIL SURVEY minimal dari 3 pemasok setempat/terdekat; 4. Bagi KSM/Panitia yang melaksanakan kegiatan pembangunan infrastruktur lebih dari 1 (satu) bulan maka sebelum melakukan kegiatan pengadaan bahan/alat pada bulan berikutnya, terlebih dahulu harus melakukan kembali survey harga; 5. Untuk meningkatkan kualitas/mutu bangunan maka sangat penting untuk dipertimbangkan agar menggunakan peralatan konstruksi, khususnya pekerjaan pemadatan pada jalan perkerasan (Sirtu/Kerikil, Telford/Makadam); 6. Tidak dibenarkan personil Tim KMW/Konsultan duduk sebagai Tim Pengadaan atau sebagai Pelaksana Pengadaan dan Pemasok. Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

16

2) Tatacara Pelaksanaan Pengadaan Secara Terbatas No.

Uraian Kegiatan

1.

Pembentukan Tim Pengadaan, o Tim ini dibentuk dan ditetapkan oleh BKM/UPL. o Jumlah Tim Pengadaan minimal terdiri dari 5 orang dan harus berjumlah ganjil; o Anggota Tim Pengadaan harus terdapat wakil UPL dan KSM terkait dan boleh ditambah pihak ketiga yang dianggap lebih mampu (tidak boleh Konsultan PNPM duduk sebagai Anggota Tim Pengadaan)

Jadwal Pelaksanaan Mulai Selesai

Selambatlambatnya 1 hari setelah BKM melakukan pencairan Dana ke rekening KSM

Selambatlambatnya 1 hari sebelum pengumuman


Penanggung jawab Durasi

2 hr

BKM/UPL

17

Output/Hasil Kegiatan

Terbentuknya Tim Pengadaan

No. 2

Uraian Kegiatan Penyusunan pengadaan

dokumen

Contoh bentuk Dokumen RKS, terlampir.

3

Pengumuman

4

Pendaftaran Peserta & Pengambilan Dokumen

5

Undangan/Penyampaian Undangan kepada Calon Peserta untuk mengikuti Penjelasan Kantor

Jadwal Pelaksanaan Penanggung jawab Mulai Selesai Durasi 2 hr Tim SelambatPengadaan lambatnya 1 hr sebelum Pendaftaran/ pengambilan dokumen

selambatlambatnya 1 hari setelah Ada-nya Tim Pengadaan pada hari dikeluarkannya pengumuman. Sejak hari pertama pendaftaran

Tim Pengadaan

Selambatlambatnya 3 hr sejak pengumman Selambatlambatnya 1 hari setelah berakhirnya pengambilan dokumen


3 hr

Tim Pengadaan

3 hr

Tim Pengadaan

18

Output/Hasil Kegiatan Dokumen pengadaan/RKS yang minimal memuat : Nama/Volume/Spesifikasi Teknis Pekerjaan, Sumber Dana, Tempat Pekerjaan dan Pemberi pekerjaan; Jadwal Pengadaan (Penjelasan Kantor/Lapangan, Pemasukan Penawaran), Ketentuan Penawaran (bentuk surat penawaran, bentuk Rincian Harga Penawaran, Cara penyampaian penawaran), persyaratan penyedia jasa, Metode Evaluasi Penawaran. Pengumuman melalui media yang ada. Diupayakan informasi ini dapat diketahui oleh pihak pemasok yang ada di desa setempat/terdekat; Daftar Peserta & Tanda Terima Dokumen Pengadaan Undangan diterima Pemasok

No.

Uraian Kegiatan

6

Penjelasan Kantor (diikuti Penjelasan Lapangan bila diperlukan) Pemasukan, Pembukaan Penawaran, Evaluasi Penawaran & Penetapan Pemenang (Musyawarah Pengadaan)

7

Jadwal Pelaksanaan Penanggung jawab Mulai Selesai Durasi 1 hr Tim 1 hari Pengadaan setelah berakhirnya pendaftaran 1 hr Tim 3 hr setelah Pada Jam yang Pengadaan disepakti oleh penjelasan Tim & seluruh kantor Peserta Pemasok bahwa Pembukaan Penawaran telah selesai hari yang sama dengan pemasukan)

Output/Hasil Kegiatan Daftar Hadir Peserta Pemasok dan BA Penjelasan (masingmasing untuk kantor & Lapangan) ¾ Daftar Hadir seluruh Peserta (baik Peserta undangan maupun Peserta Pemasok) ¾ BA Hasil Pemasukan, Pembukaan Penawaran, Evaluasi Penawaran & Penetapan Pemenang

Catatan : Untuk meningkatkan ¾ Sebaiknya Daftar Hadir transparanasi dan Pemasok dan Undangan akuntabilitas kegiatan dibuat terpisah. maka pada acaran : Pemasukan, pembukaan, Evaluasi & Penetapan Pemenang ini, Tim Pengadaan harus mengundang seluruh anggota KSM terkait, wakil BKM, wakil UPL, Kepala Desa/Lurah, Tomas setempat dan Faskel. Penjelasan Tatacara Pemasukan, Pembukaan Penawaran, Penilaian/Evaluasi Penawaran & Penetapan Pemenang : 1. Peserta Pemasok menyampaikan penawaran dalam satu sampul tertutup kepada Tim Pengadaan, selanjutnya peserta mengisi daftar hadir; 2. Setelah waktu/Jam yang ditentukan (sesuai jadwal pemasukan pada dokumen pengadaan) untuk pemasukan Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

19

No.

Jadwal Pelaksanaan Output/Hasil Kegiatan Penanggung jawab Mulai Selesai Durasi selesai, Tim Pengadaan menyampaikan kepada peserta bahwa waktu pemasukan penawaran telah selesai/ditutup; 3. Tim Pengadaan meminta 2 orang dari wakil peserta pemasok yang berbeda untuk menjadi saksi; 4. Tim membuka satu-persatu penawaran yang di terima dihadapan seluruh peserta/undangan yang hadir, lalu membacakan kelengkapan dokumen penawaran yang disampaikan (besarnya nilai penawaran, Surat Pernyataan Kesanggupan Pengadaan dan Surat Pernyataan Kebenaran Usaha); 5. Segera setelah poin 2 selesai, Tim secara langsung melakukan pengecekan kebenaran hasil perkalian/penjumlahan nilai biaya penawaran seperti yang tertera pada Rincian harga penawaran yang diajukan pemasok (koreksi aritmetika), lalu menyampaikan kebenaran atau kesalahan yang terjadi apabila ditemukan. 6. Apabila ditemukan perbedaan antara Nilai Penawaran yang ditulis dalam Angka dan Huruf maka Nilai yang dipakai harus yang tertera sesuai tulisan huruf. 7. Apabila hasil koreksi aritmetika ditemukan ada kesalahan maka Nilai akhir penawaran peserta yang digunakan adalah nilai hasil koreksi aritmetika (bukan sebagaimana yang tertulis dalam surat penawaran). 8. Apabila ada Nilai penawaran pemasok yang berubah menjadi terendah diantara seluruh penawaran yang ada, maka Tim wajib melakukan klarifikasi langsung kepada pemasok bersangkutan yang hadir, apakah masih sanggup menyediakan seluruh bahan/alat sesuai volume dan spesifikasi yang dipersyaratkan? Apabila untuk menjawab pertanyaan tersebut, pemasok yang bersangkutan membutuhkan waktu untuk klarifikasi/konfirmasi kepada atasannya/Tuan Toko, maka Tim harus menyepakati dengan seluruh peserta besarnya tambahan/kelonggaran waktu yang akan diberikan pemasok tersebut. Apabila sesuai waktu yang diberikan tidak ada tanggapan atau tanggapannya menyatakan tidak mampu maka langsung dinyatakan bahwa pemasok tersebut GUGUR. 9. Dalam proses pengadaan ini sedapat mungkin diupayakan tidak ada peserta yang gugur, kecuali (peserta dinyatakan gugur) apabila : a. Didalam Dokumen Penawarannya tidak terdapat rincian harga penawaran; b. Dinyatakan gugur berdasarkan prosedur poin 8 diatas. c. Ketiadaan salah satu atau ketiga-tiganya dari surat pernyataan tidak menuntut ganti rugi, pernyataan kesanggupan penyediaan bahan/alat yang diadakan dan surat Pernyataan Kebenaran Usaha, tidak dapat menggugurkan pemasok, kecuali bila pemasok yang bersangkutan tidak dapat menyediakan surat-surat tersebut dalam waktu 2 jam (waktu ini hendaknya disepakati bersama oleh semua peserta). d. Peserta/Pemasok yang tidak mengambil dokumen dan atau tidak mengikuti Acara Penjelasan Kantor/Lapangan tidak dapat dijadikan alasan untuk digugurkan. 10. Panitia menetapkan peringkat pemenang berdasarkan urutan nilai penawaran dari nilai terendah sampai tertinggi; Uraian Kegiatan


20

No.

8

Jadwal Pelaksanaan Output/Hasil Kegiatan Penanggung jawab Mulai Selesai Durasi 11. Peserta dengan Peringkat Pemenang Pertama dinyatakan sebagai Pemenang sekaligus berhak melakukan perjanjian Kerjasama dengan KSM. Uraian Kegiatan

Penandatangan Perjanjian Kerjasama antara KSM selaku Pemberi Kerja dengan Pemasok

Selambatlambatnya 2 hari setelah Pengumuman Pemenang

2 hr

Ketua KSM

Surat Perjanjian Pengadaan Bahan/Alat.

Catatan : Bentuk perjanjian kerjasama ini dapat berbentuk Harga Satuan atau Lampsum dan tanpa kompensasi berupa kenaikan harga meskipun ada perubahan harga kemudian hari;

Sedangkan untuk pelaksanaan Pengadaan secara Khusus pada prinsipnya dilaksanakan oleh Tim Pengadaan dan langsung dapat dilakukan negosiasi harga (sampai dilokasi) sesuai volume & spesifikasi bahan/alat yang dibutuhkan. Dalam hal ini pihak pemasok tetap harus memberikan dokumen penawaran sebelum negosiasi harga kepada Tim Pengadaan (dalam metode ini harus tetap ada dokumen penawaran dari pahak toko/pemasok) dan menjadi bahan pertanggungjawaban tim pengadaan. Sedangkan untuk langkahlangkahnya teknis lainnya dapat dilakukan penyesuain pada langkah - langkah pengadaan terbatas.


21

3) Musyawarah Pengadaan Bahan dan Alat Musyawarah Pengadaan Bahan/Alat adalah forum musyawarah pengadaan terbatas, untuk menetapkan siapa pihak ketiga yang akan menjadi mitra kerja KSM dalam rangka Pengadaan Bahan/Alat yang dibutuhkan. Jadi Forum ini hanya dilakukan pada setiap ada kegiatan Pengadaan Terbatas. Penyelenggaraan Forum Musyawarah Pengadaan ini dimaksudkan untuk meningkatkan adanya transparanasi dan akuntabilitas pelaksanaan kegiatan, khususnya dalam pemanfaatan dana pada kegiatan pengadaan bahan/alat, bagi KSM Lingkungan. Mekanisme pelaksanaan forum ini pada dasarnya merupakan mekanisme pelaksanaan secara sekaligus dari rangkaian acara : Pemasukan, Pembukaan, Evaluasi Penawaran Pemasok & Penetapan Pemenang pada proses pengadaan terbatas. Sedangkan peserta yang diundang adalah calon pemasok/toko dan anggota KSM terkait, wakil BKM, wakil UPL, Kepala Desa/Lurah, Tomas setempat dan Tim Konsultan. 4) Praktek Kerja dilapangan/”On the Job Training” (OJT) Yaitu magang atau latihan kerja atau pemberian contoh kerja langsung dilapangan, khususnya tentang teknik atau cara-cara pelaksanaan suatu kegiatan pembangunan prasarana yang akan dilaksanakan. Difasilitasi/dibimbing oleh fasilitator kelurahan/desa bidang teknik, UPL atau pihak ketiga yang akan melaksanakan pekerjaan konstruksi tersebut. Fokus perhatiaannya lebih kepada bagaimana cara pengerjaan yang benar dari suatu pekerjaan, misalnya bagaimana cara melaksanakan komposisi campuarn beton, bagaimana cara pengadukan (pemberian air), bagaimana cara pengangkutan atau pemasangannya, bagaimana cara pemadatan, bagaimana cara penyambungan, bagaiman cara perapihan/finishing pekerjaan, dll. Pendekatan pelaksanaannya adalah : • Disesuaikan dengan jenis pekerjaaan yang akan dilaksanakan dilapangan. Artinya OJT ini mengikuti tahapan/jadwal pekerjaan dilapangan sehingga tidak memerlukan biaya khusus untuk pengadaan tenaga kerja atau bahan/alat yang diperlukan, tetapi dapat langsung menggunakan tenaga kerja atau bahan yang sudah tersedia untuk pekerjaan tersebut. Sebaiknya tidak melakukan OJT pekerjaan plesteran sementara pekerjaan dilapangan masih melakukan pasangan batu/bata, dll. • Dilaksanakan pada awal memulai pekerjaan. Hal ini dimaksudkan agar dengan pemahaman/keterampilan yang telah dipraktekkan pada saat OJT tadi, dapat langsung diikuti oleh masyarakat untuk menyelesaikan seluruh volume pekerjaan tersebut; Suplemen Teknis : Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

22

• Dilakukan untuk pekerjaan tertentu yang diprioritaskan. Artinya OJT ini tidak perlu dilakukan untuk semua pekerjaan tetapi cukup diprioritaskan pada pekerjaan tertentu yang dianggap paling menentukan kualitas dan atau kurang dipahami oleh pelaksana lapangan/tenaga kerja. On the Job Training harus dilakukan terutama untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang kurang dipahami oleh masyarakat/tenaga kerja selama pelaksanaan kegiatan konstruksi di kegiatan PNPM maupun kegiatan lain seperti PAKET, Chanelling dan ND. 5) Pelaksanaan Konstruksi/Fisik Pelaksanaan Konstruksi adalah serangkaian pelaksanaan kegiatan pembangunan/fisik saran & prasarana untuk mewujudkan bangunan yang direncanakan. Termasuk juga disini adalah kegiatan-kegiatan penanganan Dampak Lingkungan/mitigasi yang telah direncanakan. Dalam pelaksanaan kegiatan pembangunan sarana dan prasarana tersebut, harus diperhatikan kesesuaian dari spesifikasi teknis (persyaratan teknis) agar bangunan yang dibuat lebih aman dan kuat sehingga benar-benar dapat dimanfaatkan lebih lama. Pelaksanaan setiap jenis pekerjaan/kegiatan membutuhkan cara-cara penanganan yang berbeda-beda sesuai spesifikasi dari masing-masing jenis prasarana tersebut. Untuk itu maka pelaksanaan kegiatan pembangunan infrastruktur harus mengacu pada ketentuan-ketentuan teknis, cara pelaksanaan kegiatan sebagaimana ditetapkan dalam pedoman teknis pembangunan prasarana, baik untuk kegiatan yang didanai melalui swadaya maupun melalui BLM. Petunjuk pelaksanaan konstruksi dapat dilihat buku Jilid IIV, Pedoman Teknis pembangunan sarana & prasarana, tentunya sesuai dengan prasarana yang ditangani. Untuk menjaga capaian hasil pekerjaan fisik tetap berkualitas baik sesuai dengan persyaratan teknis yang berlaku maka pelaksanaan kegiatan pembangunan sarana & prasarana oleh KSM dapat dilakukan selain dengan cara gotong-royong juga dapat dilaksanakan dengan cara kerjasama dengan pihak ketiga yang lebih mampu, khususnya untuk pekerjaan yang memerlukan teknologi yang rumit/sulit atau tidak mampu ditangani oleh masyarakat sendiri. Suplemen Teknis : Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

23

Tujuan Pelaksanaan melalui cara kerjasama oleh KSM/Panitia dengan pihak ketiga ini adalah selain untuk memenuhi persyaratan teknis konstruksi, juga untuk meningkatkan prinsip transparansi, akuntabilitas pelaksanaan dan sekaligus dapat menjadi wahana pembelajaran bagi masyarakat dalam hal pekerjaan yang memerlukan teknologi yang rumit/sulit. Penting untuk diperhatikan bahwa pelaksanaan dengan cara kerjasama ini bukanlah ditujukan untuk mencari keuntungan finansial bagi KSM/Panitia melainkan semata-mata untuk memenuhi persyaratan teknis dan prinsip-prinsip diatas. Beberapa hal yang berkaitan dengan cara pelaksanaan kerja tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

Metode Kerja Metode Kerja atau cara kerja disini adalah merupakan cara bagaimana pekerjaan konstruksi dilaksanakan. Apakah menggunakan tenaga kerja atau dengan peralatan berat/besar. Pada prinsipnya penentuan metode kerja telah dilakukan sejak awal perencanaan teknis sebelumnya, seperti tahap penyusunan RAB, Penyusunan Jadwal Pelaksanaan. Dengan tetap mengacu pada metode kerja yang telah dibuat sebelumnya tersebut maka pada tahapan ini peranan metode kerja lebih difokuskan untuk memilih dan menentukan bagian mana dari pekerjaan yang akan ditangani sendiri atau ada yang perlu Disub-kontrakan (dipihak ketigakan). Untuk pelaksanaan kegiatan PNPM, maka metode pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dapat dilaksanakan dengan salah satu metode kerja berikut : i. Metode Gotong-Royong, adalah pelaksanaan kegiatan konstruksi

dengan cara mengunakan tenaga kerja swadaya dari masyarakat; ii. Metode Semi Gotong-Royong, adalah pelaksanaan kegiatan konstruksi, selain dengan cara mengunakan tenaga kerja swadaya dari masyarakat, juga dilakukan dengan cara kerjasama dengan pihak ketiga yang lebih mampu. iii. Metode Kerjasama (Disub-kontrakkan), adalah pelaksanaan kegiatan konstruksi dengan cara dikerjasamakan dengan pihak ketiga yang lebih mampu untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

Apa saja Jenis Kegiatan yang boleh dikerjasamakan oleh KSM dengan pihak Ketiga ? Secara umum jenis kegiatan yang dapat dilakukan oleh KSM melalui bentuk kerjasama dengan pihak ketiga, dapat dibedakan atas 2 macam, yaitu : 1). Pelaksanaan pekerjaan/bagian pekerjaan tertentu yang secara teknis tidak dapat dilaksanakan sendiri oleh KSM/Panitia, yaitu

Suplemen Teknis : Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

24

pekerjaan/kegiatan yang memerlukan Teknologi/Metode Kerja yang Sulit, dengan kriteria berikut : a. Bila dikerjakan oleh KSM/Panitia sendiri akan memerlukan waktu yang lebih lama dari yang ditetapkan oleh program PNPM; b. Pekerjaan memerlukan alat-alat berat, seperti Excavator, Mesin Gilas/Pemadat, dll. c. Pekerjaan memerlukan Tenaga Kerja yang mempunyai keahlian/pengalaman khusus dan tidak dimiliki oleh KSM/Panitia. Misalnya : kegiatan Pemadatan Konstruksi Perkerasan Jalan, Pemasangan kabel Jembatan Gantung atau Pemasangan rangka/gelagar jembatan baja, dll. 2). Pengadaan Bahan Bangunan atau Peralatan Konstruksi (alat berat/besar) dengan nilai biaya diatas Rp. 15 Juta. (Penjelasan tatacara pengadaan ini secara rinci dapat dilihat pada buku Suplemen Teknis Tatacara Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi).

Siapa Pihak Ketiga Yang boleh bekerjasama dengan KSM ? Sesuai dengan keterlibatan pihak ketiga didalam pelaksanaan kegiatan pembangunan sarana dan prasarana, maka pihak ketiga yang boleh bekerjasama dengan KSM, dapat dibedakan atas dua, yaitu : a. Pihak ketiga untuk pengadaan Bahan/Alat : a). Toko/Pemasok Bahan Bangunan atau b). Pemasok/Penyewa Alat Besar/Berat; b. Pihak ketiga untuk pelaksanaan kegiatan konstruksi : dapat berbentuk Kelompok Tenaga Kerja (atau perorangan) yang mempunyai keahlian/pengalaman dan lebih mampu melaksanakan kegiatan dan atau Pemasok Alat berat/besar (termasuk operator alatnya). Untuk pengadaan tenaga kerja maka diprioritaskan kepada tenaga kerja setempat yang memenuhi persyaratan yang dibutuhkan. Dan pelaksanaannya dapat dilakukan dengan cara upah Borongan atau upah Harian. Penting untuk diperhatikan bahwa meskipun kegiatan tertentu dapat dilakukan dengan cara kerjasama dengan pihak ketiga, hal tersebut bukan


25

berarti bahwa tanggunjawab pelaksanaan kegiatan berpindah kepada pihak ketiga tersebut, tetapi tetap ada ditangan KSM sendiri. Jadi KSM harus bisa mengendalikan/mengatur semua kegiatannya agar sesuai dengan hasil yang diharapkan, termasuk kegiatan yang dikerjakan oleh pihak ketiga (bila ada); 6) Supervisi Pelaksanaan Konstruksi Pengawasan/supervisi dapat diartikan sebagai tindakan yang dilakukan untuk menjadikan segala kegiatan di proyek berlangsung dan berhasil sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Dengan demikian maka Supervisi pelaksanaan pekerjaan konstruksi mencakup kegiatan/tindakan mengawasi pelaksanaan pekerjaan sesuai standar konstruksi/rencana yang telah ditetapkan, kemudian mengadakan pengukuran/penilaian pelaksanaan sesuai standar pengukuran kegiatan tersebut dan membandingkan antara hasil pelaksanaan yang dicapai dengan standar/rencananya untuk mengetahui apakah ada penyimpangan (evaluasi). Standar yang dipergunakan adalah mencakup standar konstruksi itu sendiri atau spesifikasi/persyaratan teknis pekerjaan, seperti kuantitas, dimensi/ukuran, kualitas, cara pengerjaan atau rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya seperti biaya atau jadwal/waktu pelaksanaan kegiatan, dan lain-lain. Sedangkan penyimpangan disini dapat merupakan hasil yang sesuai atau lebih baik (hal ini merupakan suatu prestasi) dan penyimpangan yang negatif atau tidak sesuai/dibawah standar yang telah ditetapkan (merupakan suatu masalah yang harus diselesaikan). Sasaran pengawasan pekerjaan konstruksi adalah untuk melihat apakah terjadi penyimpangan negatif dari standar teknis atau rencana yang telah ditetapkan, seperti apakah kualitas bahan yang dipergunakan kurang, apakah volume atau ukuran/dimensi pekerjaan kurang atau apakah cara pengerjaan salah, atau apakah waktu pelaksanaan pekerjaan terlambat, dll, yang bisa berakibat pada kualitas dan kuantitas bangunan yang hendak dibangun tidak terpenuhi sesuai standar teknis/rencana awalnya. Sedangkan tujuannya adalah agar dilakukan tindakan perbaikan atau penyelesaiaan (pengendalian) bilamana ditemukan adanya kesalahan atau kukurangan dari pekerjaan yang sedang dilaksanakan sehingga tujuan untuk mewujudkan bangunan/infrastruktur yang berkualitas baik (kuat) dan dapat berfungsi/dimanfaatkan minimal 5 tahun dapat tercapai dengan baik. Pengawasan secara teratur merupakan cara yang diperlukan untuk menghindari hasil yang tidak dapat diterima yang disebabkan oleh faktorfaktor seperti bentuk/ukuran konstruksi yang dibuat dilapangan tidak sesuai dengan desain/gambar kerja, ketrampilan kerja yang kurang, perubahan bahan (bermutu jelek), peralatan yang tidak sesuai atau tidak Suplemen Teknis : Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

26

memadai, kuantitas yang kurang dan kondisi merugikan/menghambat kelancaran pekerjaan di lapangan.

lain

yang

Pengawasan pelaksanaan pembangunan prasarana pada prinsipnya dilakukan terhadap semua aspek kegiatan, namun demikian dalam proses pengawasan ini dapat difokuskan pada 5 (lima) aspek-aspek pengawasan pelaksanaan berikut : 1. Volume pekerjaan, termasuk dimensi atau ukuran konstruksi, yang perlu disupervisi antara lain, adalah : ¾ Jenis dan volume tiap pekerjaan, termasuk dimensi atau ukuran konstruksi yang tercantum dalam daftar kuantitas dan gambar rencana, apakah sesuai dengan kondisi pada saat supervisi; ¾ Kondisi lokasi, apakah sesuai dengan perencanaan/gambar atau ada perubahan; ¾ Apakah secara keseluruhan bangunan dapat berfungsi/bermanfaat; ¾ Termasuk juga disini adalah apakah semua rencana pengamanan dampak lingkungan sudah dilaksanakan; 2. Mutu/Kualitas pekerjaan, yang perlu disupervisi antara lain, adalah : ¾ Apakah sumber, kualitas, kuantitas bahan/Alat/tenaga kerja yang dipergunakan pada sestiap jenis pekerjaan sesuai rencana; ¾ Apakah kualitas hasil pekerjaan sudah sesuai/baik; ¾ Apakah kelengkapan bangunan sudah cukup atau kurang untuk keamanan dan atau kenyamanan pemakai; ¾ Apakah metode atau cara pelaksanaan tiap jenis pekerjaan benar; ¾ Apakah telah dilakukan koordinasi pelaksanaan dengan pihak/instansi/dinas terkait setempat, seperti : 9 Sumur dalam/Bor harus koordinasi dengan dinas pertambangan atau perindustrian dan geologi setempat, 9 Prasarana Pendidikan harus berkoordinasi dengan dinas Pendidikan setempat; 9 Prasarana kesehatan harus berkoordinasi dengan dinas kesehatan setempat; 9 Prasarana persampahan dengan dinas kebersihan kota/terkait. ¾ Khusus air bersih yang sumber airnya bukan dari Air PDAM/Sejenis, Air Hujan, apakah telah dilakukan pengujian kualitas Air bersih; 3. Waktu pelaksanaan, yang perlu disupervisi antara lain, adalah : ¾ Apakah Pelaksanaan tiap-tiap item pekerjaan tetap mengacu pada jadual yang telah direncanakan. ¾ Apabila terjadi keterlambatan dan/atau percepatan waktu pelaksanaan pekerjaan maka harus diperhitungkan perubahan waktu kerja tersebut terhadap jadual kerja sehingga dapat dipastikan bahwa seluruh pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu Suplemen Teknis : Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

27

sesuai jangka waktu yang ditetapkan dalam SPPD-L atau perubahannya (bila ada) ¾ Apabila diperkirakan seluruh pekerjaan tidak dapat diselesaikan sesuai jadual, maka konsultan memberikan justifikasi/pertimbangan teknis kepada UPL/BKM untuk : memperpanjang jangka waktu pelaksanaan kontrak atau menghentikan pekerjaan/pemutusan kontrak (bila perlu). 4. Biaya, yang perlu disupervisi antara lain, adalah : ¾ Apakah tidak terjadi pembelanjaan atau penggunaan dana yang berlebihan pada suatu kegiatan sehingga dapat mengakibatkan pekerjaan tidak dapat diselesaikan secara keseluruhan; ¾ Apakah tidak terjadi penyelewengan dana; ¾ Apakah proses transaksi selalu disertai dengan bukti-bukti tertulis; ¾ Apakah dilaksanakan pembukuan Keuangan dengan baik; ¾ Apakah aspek kontribusi swadaya masyarakat dipenuhi. 5. Administrasi pelaksanaan, yang perlu disupervisi, adalah : ¾ Apakah semua administrasi yang diperlukan dibuat lengkap, benar dan sesuai kondisi lapangan/yang sebenarnya; ¾ Apakah semua administrasi diarsipkan dan dipelihara dengan baik, Tanggungjawab Supervisi ini dilakukan secara rutin selama proses pelaksanaan kegiatan konstruksi oleh pihak UPL bersama Konsultan (pihak diluar KSM) dan tentunya juga oleh KSM/Tim Pelaksana Lapangan secara internal sebagai fungsi yang melekat pada tugas/tanggungjawabnya. Termasuk hasil monitoring partisipatif yang dilakukan oleh warga masyarakat sebagai masukan dalam proses pengawasan ini. 7) Rapat Evaluasi Kemajuan Lapangan Kegiatan evaluasi pada prinsipnya merupakan bagian dari proses pengawasan/pengendalian pelaksanaan kegiatan, hanya umumnya dilakukan untuk periode waktu tertentu, meskipun juga dapat dilakukan sewaktu-waktu (mendesak). Rapat Evaluasi Kemajuan Pelaksanaan Kegiatan adalah merupakan pertemuan yang dilaksanakan oleh KSM (tim pelaksana kegiatan) pada setiap setiap peride waktu tertentu (biasanya mingguan atau sesuai periode waktu yang disepakati) untuk mengevaluasi sejauhmana kemajuan pelaksanaan kegiatan telah dicapai, termasuk penyelesaiaan masalah yang muncul. Rapat ini dihadiri oleh semua pengurus/pelaksana kegiatan (termasuk dapat mengundang pihak-pihak terkait lainnya yang diperlukan). Rapat Evaluasi ini sangat penting dilakukan karena selain untuk membagi/memberikan informasi hasil-hasil kegiatan yang telah dicapai juga untuk melaksanakan evaluasi (menilai laporan atau hasil temuan Suplemen Teknis : Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

28

dalam pengawasan) dan merumuskan tindakan-tindakan yang perlu diambil apabila hasil pengawasan menunjukan adanya penyimpangan yang berarti dari rencana semula atau terdapat permasalahanpermasalahan yang mengganggu kelancaran kegiatan. Sehingga dengan adanya rapat-rapat rutin ini maka diharapkan semua permasalahan yang terjadi dapat diselesaikan secara bersama-sama, terjadi koordinasi kerja yang baik antar semua unsur pelaksana yang pada gilirannya akan membawa kelancaran pelaksanaan kegiatan dilapangan sesuai dengan yang diharapkan/direncanakan. Beberapa hal penting yang perlu menjadi agenda evaluasi berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan dilapangan, antara lain : 9 Apakah Volume pekerjaan (kemajuan pelaksanaan) yang telah dicapai sesuai dengan yang direncanakan? 9 Apakah Realisasi Volume Pengadaan Bahan/Alat/Tenaga Kerja sampai saat ini sesuai atau apakah masih cukup/memungkinkan untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan? Coba bandingkan total Volume dari hasil pengadaan Tenaga/Bahan/Alat sampai saat ini dengan Volume yang masih harus dibeli/dibayar lagi sampai proyek selesai; 9 Apakah Realisasi Biaya Pengadaan Bahan/Alat/Tenaga Kerja sampai saat ini sesuai dan cukup/masih memungkinkan untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan? Coba Bandingkan total biaya dari hasil pembayaran Upah/Bahan/Alat sampai saat ini dengan Biaya yang masih harus dikeluarkan/dibayar lagi sampai proyek selesai (termasuk total dana yang Belum dicairkan). 9 Apakah Realisasi Swadaya Masyarakat sesuai rencana swadaya ? 9 Apakah Administrasi/laporan-laporan sudah dibuat dan diarsipkan ? 9 Apakah masalah-masalah yang timbul dilapangan, termasuk dampak lingkungan/sosial sudah diselesaikan?, dll. Hasil pembahasan setiap agenda/permasalahan hendaknya dapat memberikan/menyepakati apa bentuk penyelesaian, siapa yang bertanggung jawab untuk pelaksanaannya, bagaimana cara pelaksanaannya dilapangan dan kapan akan dilakukan tindakan tersebut. Hasil-hasil kesepakatan/pembahasan tersebut dicatat pada Notulen/Catatan Hasil Rapat Mingguan dan diarsipkan dengan baik. 8) Pemantauan Dampak Lingkungan kondisi 50% & 100% Pengamanan dampak lingkungan adalah pelaksanaan seluruh kegiatan penanganan dampak lingkungan sebagaimana telah direncanakan sebelumnya. Sedangkan Pemantauan Dampak Lingkungan disini adalah merupakan monitoring atau pengecekan atas hasil pelaksanaan rencana tindakan penanganan dampak/mitigasi tersebut. Apakah telah dikerjakan atau belum selesai? Suplemen Teknis : Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

29

Kegiatan Pemantauan ini dilakukan pada Pada tahap pelaksanaan Konstruksi/pelaksanaan pembangunan dengan menggunakan instrumen pemantauan berupa Ceklist/Daftar Uji Identifikasi Dampak Lingkungan (sesuai Form-7, Proposal) yang telah dibuat sebelumnya, yaitu : a) Kira-kira pertengahan proses konstruksi (kondisi kemajuan 50%), disaat peluang untuk memperbaiki masih ada maka dilakukan pemantauan kelapangan dimana daftar yang sama (checklist tadi) di cocokkan lagi, apakah semua tindakan yang telah direncanakan telah dilakukan atau belum. Dan terakhir, b) Di akhir konstruksi (kondisi kemajuan selesai 100%), daftar yang sama (checklist tadi) dicocokkan lagi dibandingkan dengan rencana aslinya guna memastikan bahwa semua tindakan pengamanan yang telah direncanakan. Keseluruhan kegiatan pemantauan diatas dilakukan baik oleh KSM sendiri maupun oleh UPL dan Tim Konsultan dilapangan. 9) Membuat Dokumentasi (Photo-photo) kondisi 50%, 100%; Yaitu potret kondisi atau keadaan pertengahan pelaksanaan pekerjaan (kira-kira pada progres mencapai 50%) atau keadaan akhir setelah pekerjaan selesai 100% pada lokasi dibangun Infrastruktur. Jumlah titik lokasi yang diambil/potret minimal sama dengan titik lokasi pengambilan potret kondisi nol (0%) sebelumnya. Penting untuk diperhatikan bahwa titik lokasi dan arah pengambilan gambar kondisi 50% dan 100% ini harus sama dengan titik dan arah pengambilan gambar kondisi awal (0%) sebelumnya. 10) Perubahan Pekerjaan dilapangan Dalam pelaksanaan pekerjaan infrastruktur, seringkali tidak dapat dihindari adanya perubahan pekerjaan karena kesalahan desain atau perubahan kondisi lokasi prasarana yang mengakibatkan perubahan kontrak kerja/SPPD-L. Meskipun demikian, sedapat mungkin perubahan pekerjaan dilapangan dihindari karena bila terjadi kekurangan dana/volume pekerjaan dari rencana awal maka harus diupayakan dengan mengusahakan melalui swadaya. Dalam keadaan tertentu, dimana usaha swadaya atau lainnya tidak cukup juga untuk menutupi volume sesuai rencana awal maka dapat dilakukan perubahan kegiatan dari rencana awal atau perubahan SPPD-L sehingga kegiatan tetap dapat selesai sesuai kontrak. Perubahan SPPD-L adalah cukup dengan membuat Berita Acara Perubahan yang memuat adanya perubahan kegiatan yang terjadi dilapangan dari keadaan awal (SPPD-L sebelumnya). Apabila terjadi perubahan demikian maka KSM/Panitia akan melaksanakan kegiatan dilapangan sesuai perubahan tersebut. Adapun yang boleh mengusulkan perubahan tersebut adalah dapat diajukan oleh BKM (bila menurut keputusan BKM perlu perubahan) atau Suplemen Teknis : Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

30

boleh diajukan oleh KSM/panitia karena menurut KSM/Panitia harus dilakukan adanya perubahan dilapangan. Semua perubahan tersebut harus disetujui oleh Tim KMW. Perubahan SPPD-L tersebut dapat dilakukan diawal, ditengah atau diakhir pelaksanaan pekerjaan, apabila : a) Adanya perubahan total Volume Pekerjaan menjadi lebih kecil dari rencana awal sedangkan jumlah total dana BLM/PNPM tetap (tidak berubah). Misalnya Jalan Kerikil direncanakan 100 meter berubah menjadi 90 meter, dll; b) Adanya perubahan berupa penambahan volume item kegiatan tertentu atau pengurangan/penghilangan item pekerjaan tertentu pada pekerjaan, Sedangkan nilai total dana BLM tetap (tidak berubah); c) Adanya perubahan jumlah total dana BLM yang digunakan dari rencana semula, misalnya SPPD-L semula Rp. 15 Juta berubah menjadi Rp. 14 Juta; 11) Penyelesaiaan pekerjaan KSM Penyelesaian pekerjaan adalah pencapaian realisasi pelaksanaan pekerjaan dilapangan sesuai kuantitas/volume dan Nilai/biaya pekerjaan sebagaimana dicantumkan dalam SPPD-L beserta semua dokumen perjanjian yang merupakan bagian tak terpisahkan dari SPPD-L. Dengan demikian maka Pekerjaan hanya dapat dikatakan selesai apabila dana BLM yang diusulkan oleh KSM/Panitia sesuai SPPD-L (atau perubahannya), sudah habis dimanfaatkan untuk kegiatan pembangunan infrastruktur dan volume pekerjaan yang dilaksanakan telah sesuai rencana sebagaimana tercantum dalam SPPD-L atau perubahannya. Jadi ukuran untuk menyatakan bahwa kegiatan BLM telah selesai adalah dana BLM yang sudah habis (tidak ada sisa) dan jumlah volume pekerjaan yang dibuat dilapangan sudah dicapai sesuai dengan rencana (dinyatakan dalam dokumen SPPD-L). Setelah pekerjaan selesai 100% atau minimal 97%, KSM berhak mengajukan secara tertulis kepada BKM/UPL dan Konsultan untuk melakukan Sertifikasi Pekerjaan. Hasil Sertifikasi Pekerjaan yang dilaksanakan secara bersama-sama oleh kedua belah pihak dan KMW ini dituangkan dalam Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAP2). Penting diperhatikan : ¾ Dana BLM hanya boleh dipakai untuk membiayai pembangunan infrastruktur (Biaya Upah, Bahan, Alat, Administrasi); ¾ Tidak diperbolehkan dana BLM digunakan untuk insentif atau fee/keuntungan bagi KSM/Panitia. •

Bagaimana jika pada akhir pelaksanaan pekerjaan masih terdapat sisa dana yang belum digunakan untuk pembangunan infrastruktur?


31

Apabila terdapat sisa dana pelaksanaan kegiatan infrastruktur maka sisa dana tersebut dapat dimanfaatkan kembali oleh KSM/Panitia bersangkutan untuk meningkatkan fungsi pelayanan prasarana/sarana yang dibangun. Caranya adalah dengan : i. Menambah volume item kegiatan yang sudah ada, misalnya pembangunan jalan kerikil yang semula hanya 200 meter ditambah panjangnya menjadi 210 meter; ii. Menambah item kegiatan baru (masih satu kesatuan) dilokasi prasarana yang bersangkutan, misalnya semula hanya direncanakan membangun perkerasan kerikil, tetapi karena ada sisa dana maka dapat digunakan untuk membuat saluran atau penahan tanah ditempat yang memerlukan disepanjang jalan kerikil yang dibangun. iii. Menambah kegiatan baru dilokasi yang berbeda tetapi masih mendukung secara langsung peningkatan fungsi layanan prasarana yang bersangkutan, misalnya semula hanya direncanakan membangun jembatan kayu, namun karena ada sisa dana maka dapat digunakan untuk membangun gorong-gorong pada jalan yang menghubungkan jembatan tersebut, dll. Untuk mendukung pemanfaatan dana tersebut, maka administrasi yang perlu dibuat oleh KSM adalah : Surat Pernyataan Kesanggupan KSM untuk menyelesaikan seluruh kegiatan fisik (100%) sebelum berakhirnya masa pencairan BLM; ii. Perubahan SPPD-L disertai Justifikasi/alasan Teknisnya. i.

•

Bagaimana jika hasil pelaksanaan pekerjaan tidak sama dengan bestek/perencanaan awal? Jika hasil pekerjaan melebihi rencana volume pekerjaan awal maka kelebihan itu merupakan prestasi KSM dan dapat dicatat sebagai keswadayaan yang dilakukan. Namun jika hasil pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan yang diperjanjikan dalam SPPDL, baik yang ditemukan sebelum maupun setelah Sertifikasi maka pihak KSM selaku pelaksana pekerjaan wajib memperbaiki ketidak sesuaian tersebut dengan cara swadaya, dan dalam waktu yang disepakati antara KSM dengan pihak BKM/UPL. Masa perbaikan/penyempurnaan ini selambat-lambatnya harus selesai sebelum laporan pertanggungjawaban KSM/Panitia dilaksanakan.

•

Bagaimana jika terdapat sisa dana tetapi KSM/Panitia sudah tidak bersedia memanfaatkan kembali sisa tersebut untuk pembangunan infrastruktur ? Pada dasarnya dana kegiatan fisik yang dianggarkan untuk tiap kegiatan KSM harus dimanfaatkan seluruhnya untuk pembangunan infrastruktur, namun apabila volume pekerjaan yang dibuat sudah sesuai SPPD-L dan masih terdapat sisa dana, sedangkan pihak KSM sudah tidak bersedia


32

memanfaatkan sisa dana tersebut untuk menambah volume kegiatannya, maka KSM harus mengembalikan semua sisa dana kepada BKM dengan melampirkan surat pernyataan bahwa KSM. 12) Pemeriksaan/Sertifikasi Kegiatan Kegiatan pembangunan sarana & prasarana atau kegiatan Lingkungan yang dilaksanakan oleh masyarakat (KSM Lingkungan/Panitia) merupakan salah satu komponen pendekatan pembelajaran masyarakat, yang didukung melalui dana pinjaman luar negeri (Bank Dunia) dan disalurkan kepada masyarakat secara langsung sebagai dana stimulan (dana BLM/PNPM MANDIRI PERKOTAAN). Melalui kegiatan tersebut diharapkan dapat terjadi proses pembelajaran masyarakat untuk mewujudkan kebutuhkan akan sarana & prasarana yang berkualitas baik (berfungsi, kuat dan tahan lama) dan dapat bermanfaat bagi masyarakat secara berkesinambungan (minimal 3 tahun). Sejalan dengan hal tersebut, maka konsultan selaku pendamping masyarakat harus dapat mengawal dengan baik agar Investasi (melalui pembangunan fisik) yang diberikan benar-benar dapat bermanfaat sebesar-besarnya bagi kepentingan masyarakat. Salah satu upaya yang diperlukan untuk memenuhi terwujudnya pembangunan sarana & prasarana yang berkualitas baik maka perlu dilakukan fasilitasi kepada masyarakat agar proses dan hasil penyusunan perencanaan teknik pembangunan sarana & prasarana sesuai ketentuan teknik yang dipersyaratkan. Selanjutnya, untuk memastikan bahwa hasil yang diharapkan benar-benar telah memenuhi ketentuan-ketentuan program dan teknis (kualitas baik dan bermanfaat) maka konsultan, khususnya tenaga-tenaga infrastruktur bersama UPL harus melakukan sertifikasi atau penilaian kegiatan tersebut. • Apa saja Tujuan dan Hasil Yang diharapkan Sertifikasi disini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memeriksa dan menilai capaian kualitas dan pemanfaatan dari sarana & prasarana yang telah dibangun oleh KSM. Adapun tujuannya adalah untuk mengetahui apakah hasil pelaksanaan kegiatan pembangunan sarana & prasarana telah memenuhi persyaratan teknik (kualitas yang baik) dan dapat bermanfaat lebih lama (minimal 3 tahun). Sedangkan hasil yang diharapkan dari kegiatan Sertifikasi ini adalah adanya rekomendasi atas kelayakan (kualitas dan manfaat) dari sarana dan prasarana yang telah dibangun tersebut. •

Apa saja Materi Sertifikasi Pelaksanaan Sertifikasi hasil pembangunan sarana & prasarana dilakukan terhadap aspek capaian kualitas proses, kualitas konstruksi, manfaat dan pemanfaatan dana (termasuk penanganan dampak dan


33

dokumen proses kegiatan yang mendukung). Sedangkan uraian secara terinci dari masing-masing aspek tersebut dapat dilihat pada Formulir Sertifikasi, terlampir. •

Bagaimana Mekanisme Pelaksanaan Sertifikasi Kegiatan Pendekatan pelaksanaan Sertifikasi ini adalah dilakukan langsung dilapangan secara Tim yang terdiri atas : wakil UPL (masing-masing BKM), Faskel Teknik/Askot Infrastruktur dan Wakil KSM bersangkutan. Sedangkan TA. Infra KMW selaku Penanggungjawab kegiatan. Adapun mekanismenya secara diagram dapat dilihat pada gambar 1, yang dapat diuraikan sebagai berikut : a. Berdasarkan laporan kemajuan pekerjaan KSM yang menunjukan bahwa kemajuan pekerjaan telah selesai 100%, maka KSM mengajukan surat permohonan kepada Tim Sertifikasi (c.q. Askot Infra selaku Ketua Tim Sertifikasi) untuk dilakukan Sertifikasi hasil pekerjaan; Surat ini juga agar disampaikan kepada Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PJOK) agar dapat ikut serta sekaligus pemberitahuan. b. Askot Infra bersama-sama dengan Faskel Teknik, UPL dan wakil KSM melakukan pemeriksaan dan penilaian atas semua aspek sertifikasi. Hasil Penilaian masing-masing aspek sertifikasi disepakati bersama-sama oleh Tim (termasuk KSM); c. Setelah seluruh pemeriksaan aspek selesai, maka dilanjutkan dengan membuat kesimpulan dan rekomendasi. Adapun alternatif bentuk kesimpulan dan rekomendasi, yaitu : i. Pekerjaan dinyatakan bermanfaat);

Layak/Selesai

(berkualitas

baik

&

Apabila pekerjaan dinyatakan selesai maka dilanjutkan dengan pembuatan Surat Pernyataan Penyelesaiaan Pekerjaan (SP3). ii. Pekerjaan dinyatakan Penyempurnaan;

Belum

Selesai/Layak

dengan

Adapun tindaklanjutnya adalah KSM harus melakukan perbaikan sebagaimana catatan/rekomendasi pemeriksaan. Penyempurnaan ini harus dievaluasi kembali oleh Tim Sertifikasi. Dan setelah hasil perbaikan/penyempurnaan dinyatakan diterima baru dapat dilanjutkan dengan pembuatan SP3. d. Seluruh hasil Sertifikasi ini dimasukan dalam Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAP2) dan dilaporkan kepada Askot Infrastruktur dan PJOK. Suplemen Teknis : Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

34

•

Bagaimana Langkah – langkah Pelaksanaan Sertifikasi Kegiatan A. Persiapan Tim Sertifikasi : • UPL dan Faskel memperoleh penjelasan cara melaksanakan Sertifikasi (termasuk cara pengisian formulir) dari Askot Infra/TA. Infra; • UPL menginformasikan jadwal sertifikasi kepada KSM; • Membawa laporan kemajuan pekerjaan terakhir yang disampaikan oleh KSM; • Menyiapkan Formulir Penilaian Sertifikasi (Form-S1); B. Pelaksanaan Sertifikasi : Langkah-langkah pelaksanaan Sertifikasi: 1. Kegiatan Sertifikasi dilakukan untuk setiap jenis Kegiatan yang dilaksanakan oleh KSM; 2. Metode yang digunakan dapat mencakup pemeriksaan terhadap dokumen yang diperlukan, pemeriksaan langsung dilapangan (fisik) maupun wawancara langsung dengan pihak KSM (yang terkait langsung dengan pelaksanaan kegiatan dilapangan); 3. Acuan proses Sertifikasi adalah formulir Sertifikasi (Form : S.1), contoh format terlampir; 4. Jawaban atas setiap pertanyaan Sertifikasi dilakukan sebagai berikut : a. Jawaban Pertanyaan bagian A. Capaian Kualitas Proses & Pemanfaatan dituliskan pada Kolom Penilaian berupa tanda (√) yaitu : • Apabila hasil pemeriksaan/penilaian adalah telah dilakukan/telah dibuat/sesuai secara benar/ lengkap maka jawabannya ”Ya”, kemudian tuliskan tanda (√) pada kolom jawaban ”Ya” yang tersedia, dan sebaliknya apabila jawabannya belum//tidak benar/tidak lengkap maka tuliskan tanda (√) pada kolom jawaban ”Tidak” yang tersedia. • Apabila terdapat jawaban ”Tidak” maka cantumkan/dicatat apa saja kekurangan/kesalahan yang ditemukan. Hal-hal yang menjadi catatan ini dituliskan pada kolom ”Catatan” yang telah disediakan; b. Jawaban Pertanyaan Pertanyaan bagian B. Kesesuaian Volume & Kualitas Pekerjaan, yaitu : • Kolom No. Diisi dengan nomor urut; • Kolom Uraian Kegiatan diisi dengan nama jenis kegiatan/item kegiatan sesuai uraian pekerjaan yang ada (mengacu pada Daftar Kuantitas Pekerjaan);


35

Gambar 2. Diagram Alir Proses Sertifikasi Kegiatan

Hasil Pembangunan & Administrasi PANITIA Permintaan Sertifikasi (Oleh Panitia) Pemeriksaan Oleh UPL, Faskel/Askot Infra bersama Panitia

Penyusunan BAP2

Selesai Layak

SP3

Penyusuna n LPJ

Belum Selesai/ Layak dgn Penyempurnaan

• Kolom Kesesuaian Volume diisi dengan tulisan ”Ya” (apabila volume yang telah dilaporkan oleh KSM benart/sesuai dengan hasil pengukuran/pemeriksaan lapangan) atau ”Tidak” (apabila volume yang telah dilaporkan oleh KSM ternyata kurang atau tidak sesuai dengan hasil pengukuran/pemeriksaan lapangan). • Kolom Cacat & Kekurangan diisi dengan catatan jenis/macam dari cacat/kekurangan kualitas pekerjaan dilapangan (setelah membandingkan antara spesifikasi rencana & realisasi lapangan); • Kolom Rekomendasi Perbaikan diisi dengan catatan tindaklanjut penyelesaiaan dari setiap temuan (cacat & kekurangan) atau hal-hal yang harus disempurnakan kembali oleh KSM; c. Jawaban Pertanyaan bagian C. Pemanfaatan Dana BLM & Swadaya, yaitu: • Pertanyaan poin (a) s//d poin (c) adalah pertanyaan untuk dana BLM yang dijawab berdasarkan data kontrak/SPPD-L untuk rencana dan data laporan pembukuan/Laporan Keuangan KSM untuk Realisasi; Suplemen Teknis : Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

36

• Pertanyaan poin (d) s//d poin (f) adalah pertanyaan untuk Nilai Swadaya Masyarakat yang dijawab berdasarkan data RAB/Proposal untuk rencana dan data laporan Swadaya KSM untuk Realisasinya; 5. Berikan Kesimpulan dan Rekomendasi Hasil Sertifikasi dengan pilihan berikut : a. Pekerjaan dinyatakan Selesai/Layak (berkualitas baik &

bermanfaat), apabila : • Jawaban atas pertanyaan bagian A. Capaian Kualitas Proses & Pemanfaatan, seluruhnya terisi ”Ya” atau minimal 6 pertanyaan berikut, terjawab ”Ya”. A. Capaian Kualitas Proses & Pemanfaatan 1 Apakah KSM sudah memperoleh pelatihan/coaching mengenai cara perencanaan teknis, pelaksanaan konstruksi dan pemeliharaan ? 2 Apakah kelengkapan Bangunan yang dibuat dapat memberikan keamanan/kenyamanan bagi pemakai ? 3 Apakah bangunan dapat berfungsi/bermanfaat ? 4 Apakah semua tindakan penanganan dampak telah dilaksanakan dengan baik/terpenuhi? 5 Apakah KSM telah membentuk dan menyepakati Organisasi Pengelola Pemanfaatan & Pemeliharaan Prasarana 6 Apakah KSM telah membuat dan menyepakati Rencana Kerja Pemeliharaan? • Jawaban atas pertanyaan bagian B. Kesesuaian Volume & Kualitas Pekerjaan, terisi jawaban ”Ya/sesuai” untuk kolom kesesuaian volume dan tidak terdapat cacat & kekurangan untuk seluruh jenis kegiatan. • Jawaban atas pertanyaan bagian C. Pemanfaatan Dana BLM dan Swadaya Masyarakat, point (c). sisa dana SPPD-L adalah Nol atau apabila ada sisa yang tidak digunakan telah dikembalikan kepada BKM. b. Pekerjaan

dinyatakan Penyempurnaan;

Belum

Selesai/Layak

Dengan

Apabila terdapat satu atau lebih jawaban yang tidak memenuhi status Selesai/Layak diatas. Perlu diperhatikan bahwa kesimpulan atau rekomendasi yang dimasukan dalam hasil sertifikasi ini agar telah disepakti bersama oleh seluruh Tim dengan pihak KSM selaku penanggungjawab pelaksana. Suplemen Teknis : Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

37

6. Buatlah Berita Acara Hasil Pemeriksaan Pekerjaan (BAP2), dilampiri lembar Sertifikasi yang telah diisi dan ditandatangani. Semua administrasi ini diarsipkan minimal oleh UPL dan Askot Infra, termasuk dilaporkan juga kepada PJOK. •

Apa yang dimaksud dengan BAP2? Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan disingkat BAP2, adalah bukti secara administrasi bahwa telah dilakukan pemeriksaan atas seluruh hasil pekerjaan KSM, khususnya terkait teknis dan keuangan. BAP2 dibuat bersama-sama antara KSM dengan UPL dan Tim Konsultan setelah melakukan pemeriksaan/Sertifikasi pekerjaan dilapangan. Jadi syarat BAP2 dibuat adalah apabila telah dilakukan pemeriksaan pekerjaan bersama-sama (Tim Serifikasi). Hal-hal yang harus diperhatikan dalam BAP2 adalah : 1) Pengisian tabel Status Penyelesaiaan Fisik yang belum selesai 100%, diambil berdasarkan hasil kesimpulan/rekomendasi dari Pemeriksaan/Sertifikasi sebelumnya. 2) Batasan waktu penyelesaiaan kekurangan/penyempurnaan yang ditetapkan, hendaknya disepakti bersama dengan pihak KSM selaku penanggungjawab pelaksananya. 3) Status Pencairan Dana dan Pemanfaatannya, agar diambil sesuai hasil laporan pembukuan KSM bersangkutan. Dalam BAP2 ini seharusnya tidak terdapat sisa dana atau sisa adalah nihil (Nol/0) atau hanya sisa dana yang harus dikembalikan kepada BKM karena tidak dimanfaatkan kembali oleh KSM bersangkutan. Sebab bilamana terdapat sisa dana dan masih dapat dimanfaatkan kembali oleh KSM harusnya diakomodir terlebih dahulu dalam perubahan pekerjaan/perubahan SPPD-L, sebelum terjadi proses serttifikasi pekerjaan (lihat penjelesan penyelesaiaan pekerjaan/perubahan pekerjaan). Contoh Bentuk SP3 ini sebagaiman format terlampir.

•

Apa yang dimaksud dengan SP3 ? Surat Pernyataan Penyelesaiaan Pekerjaan disingkat SP3, merupakan Pernyataan Bersama antara pihak KSM, BKM dan Konsultan yang menyatakan bahwa seluruh kegiatan KSM sesuai SPPD-L yang disepakti awal telah selesai 100%. Dengan demikian maka SP3 ini merupakan tindak lanjut dari hasil Sertifikasi/Pemeriksaan Pekerjaan, termasuk telah dilakukan penyempurnaan pekerjaan (bila ada) atau yang dinyatakan telah layak/Selesai. Contoh Bentuk SP3 ini sebagaiman format terlampir.


38

IV. ADMINISTRASI KEGIATAN KSM LINGKUNGAN

&

PEMBUKUAN

1. Pengertian Administrasi KSM/Panitia Administrasi KSM adalah proses pencatatan setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh KSM/PANITIA dalam program PNPM. Pencatatan dilakukan pada formulir – formulir yang telah disediakan dan tinggal mengisikan hal-hal yang terjadi, dilaksanakan, dan diperlukan dalam formulir tersebut. Pencatatan yang dilakukan KSM adalah untuk mendokumentasikan atau merekam seluruh kegiatan KSM terkait dengan program PNPM Mandiri Perkotaan. 2. Tujuan dilakuan administrasi KSM secara tertib Dengan pencatatan yang tertib dan kemudian menghimpun atau mengarsipkannya maka akan dapat digambarkan kembali proses-proses yang telah dilalui dan dilakukan KSM/PANITIA, sehingga apabila pada suatu saat dibutuhkan dapat dibuka kembali. Tujuan dilaksanakannya administrasi KSM/PANITIA adalah untuk : a. Keterbukaan; dengan adanya pencatatan atas setiap kegiatan, dan hasil pencatatan tersebut dapat diketahui oleh semua pihak, maka akan sangat kecil sekali kemungkinan untuk menyembunyikan sesuatu, sebab semua kejadian sudah tercatat dalam formulir administrasi. b. Menghindari pertentangan; konflik dalam suatu organisasi biasanya terjadi karena adanya kesalahpahaman, sedangkan salah paham terjadi karena adanya perbedaan informasi di antara pihak-pihak yang berselisih tersebut. Perbedaan informasi tersebut dapat diperkecil atau bahkan dihilangkan dengan adanya pencatatan/administrasi. c. Alat monitoring; dokumen administrasi KSM/PANITIA adalah dokumen yang terbuka dalam arti siapapun pihak yang terlibat dalam kegiatan yang sedang berjalan, berhak untuk mengetahui setiap kejadian ataupun kesepakatan yang telah dibuat bersama. d. Bahan penyusunan laporan; selama pelaksanaan kegiatan konstruksi fisik, KSM/PANITIA harus menyusun beberapa laporan secara bertahap sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat serta berdasarkan perkembangan pelaksanaan pekerjaan. Apabila pencatatan administrasi KSM/PANITIA dilakukan secara disiplin dan tertib, maka hasilnya dapat digunakan sebagai bahan penyusunan laporan. Sebagai data – data yang mempertanggungjawabkan seluruh kegiatan di lapangan, termasuk mutu pekerjaan.


39

3. Bentuk-bentuk Pembangunan

Administrasi

KSM

Pada

Tahap

Pelaksanaan

Bentuk-bentuk formulir administrasi KSM/PANITIA, khusus untuk tahap konstruksi/pembangunan sarana & prasarana akan mencakup administrasi : 1). Catatan Harian Pelaksanaan Kegiatan, terdiri dari formulir berikut : a. Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja dari Swadaya dan BLM (Form TK2) b. Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja untuk Penyediaan Material dari Swadaya (Form TK2a); c. Daftar Harian Penerimaan Bahan/Alat dari Swadaya & BLM (Form-BA1) d. Nota Penerimaan Bahan/Alat; 2). Daftar Mingguan Pelaksanaan Kegiatan, terdiri dari formulir berikut : Administrasi Mingguan ini dapat dibuat untuk periode pelaksanaan kegiatan KSM per minggua yang mencakup : a. Daftar Hadir Mingguan Tenaga Kerja dari Swadaya (Form-TK3a) b. Daftar Hadir Mingguan & Pembayaran Upah Tenaga Kerja dari BLM (Form-TK3b) c. Daftar Mingguan Penerimaan Bahan/Alat dari Swadaya & BLM (FormBA2) d. Daftar Mingguan/Dwi-Mingguan Opname Pekerjaan (Form-Opname) 3). Laporan Kegiatan yang mencakup : a. Laporan Dwi Mingguan (dua mingguan) Kemajuan Kegiatan KSM (Form-L.Lm); b. Laporan Akhir/Pertanggungjawaban Kegiatan KSM (Form-L.LPJ). Masing – masing jenis administrasi tersebut dapat diuraikan sebagai beriut : 1). Apa yang dimaksud dengan Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja ? Formulir ini sangat penting untuk mengetahui siapa saja masyarakat yang bekerja dilapangan dan berapa lama bekerjanya, baik tenaga kerja dari swadaya maupun dari BLM/PNPM. Formulir Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja Swadaya & BLM/PNPM (Form TK2), merupakan formulir harian (dibuat setiap hari) untuk mencatat kehadiran Tenaga Kerja yang ikut melaksanakan pekerjaan konstruksi (Mandor, Tukang, Pekerja) dilapangan. Yang dimaksud tenaga kerja dari swadaya adalah tenaga kerja gotong royong atau upahnya diswadayakan (tidak langsung menerima upah dari BLM). Sedangkan tenaga kerja BLM/PNPM adalah tenaga kerja yang akan mendapat upah dari BLM/PNPM. Formulir ini sangat penting, khususnya untuk mendukung kebenaran pembayaran tenaga kerja BLM/PNPM (sumber utama pembukuan keuangan tenaga kerja-Form KSML-5, buku Ongkos Tenaga Kerja). Khusus untuk tenaga kerja dari BLM/PNPM, hal penting yang harus diperhatikan/disosialisasikan kepada pekerja disini, bahwa khusus untuk Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

40

jumlah HOK pekerjaan konstruksi, ini selanjutnya akan digunakan sebagai dasar untuk pembayaran upah masing-masing tenaga kerja yang bekerja melaksanakan pekerjaan konstruksi. Misalnya HOK, Ali (tukang) pada hari itu = 0,5 dan besarnya upah tukang per hari Rp. 40.000, maka besarnya Upah yang diterima Ali adalah 0,5 x Rp. 40.000, sebesar Rp. 20.000 saja. Sedangkan untuk tenaga kerja pengumpulan bahan besarnya pembayaran upah dapat dibayar sesuai volume masing-masing bahan yang dikumpulkan. Adapun Cara pengisian formulirnya adalah sebagaiberikut : a. Sebelum tenaga kerja bersangkutan memulai kerja maka harus mengisi nama, keahlian, umur, jenis kelamin, jam mulai kerja dan apakah hari tersebut bekerja sebagai tenaga swadaya atau BLM; b. Kemudian pada saat selesai bekerja atau hendak pulang, baru mengisi kembali jam selesai kerja, jumlah HOK dan tanda tangan; c. Terakhir, pelaksana KSM/Panitia melakukan/melengkapi dan memeriksa kebenaran pengisian jumlah dari masing-masing tenaga kerja tersebut (baris/kolom) termasuk mengisi rekapitulasi jumlah tenaga kerja dan HOK untuk swadaya dan BLM masing-masing. Cara Pengisian/perhitungan HOK adalah : a. Tetapkan sesuai kebiasaan setempat mengenai lama kerja tiap hari,

misalnya 6 jam per hari (tidak termasuk istirahat/makan siang). Berdasarkan Jam Kerja yang dicatat pada formulir, maka dapat diketahui jumlah jam kerja tiap tiap tenaga kerja; b. Nilai HOK diperoleh dengan cara, jumlah jam kerja hari itu dibagi jumlah jam

kerja yang ditetapkan sesuai kebiasaan setempat. Nilai HOK ini dapat berbentuk angka bulat yaitu 1 HOK (artinya tenaga kerja bekerja penuh satu hari kerja) atau berbentuk angka pecahan seperti 0,5 HOK (artinya tenaga kerja hanya bekerja setengah hari kerja saja). Untuk pengisian jumlah HOK tiap tenaga kerja sebaiknya dilakukan oleh pelaksana kegiatan KSM supaya kebenarannya lebih terjamin. Contoh Formulir sebagai berikut :

Penjelasan : Nama, adalah nama tenaga kerja Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

41

K/T/P, adalah kualifikasi tenaga kerja (K=Kepala Kelompok/Mandor, T=Tukang, P=Pekerja) Umur/Usia, adalah umur tenaga kerja bersangkutan Jenis kelamin, adalah jenis kelamin tenaga kerja (L=Laki-laki, P=Perempuan) M/KM, adalah status kemampuan tenaga kerja (M=Mampu; KM=Kurang Mampu/Miskin) Jam Kerja Mulai, adalah waktu/jam tenaga kerja mulai kerja, misalnya pukul 08.00 Jam Kerja Selesai, adalah waktu/jam tenaga kerja selesai bekerja, misalnya pukul 17.00 Hari Orang Kerja (HOK), adalah jumlah Hari Kerja dari tenaga kerja tersebut. Sumber dana, adalah menunjukan apakah tenaga kerja pada hari tersebut bekerja sebagai tenaga Swadaya atau tenaga kerja BLM/PNPM. Isilah salah satu kolom swadaya bila dari tenaga swadaya atau kolom BLM bila dari tenaga BLM/PNPM, dengan tanda ” √ ”. Tandatang/cap jempol, adalah tandatangan tenaga kerja bersangkutan. Jumlah (K/T/P/L/P/M/KM) adalah jumlah masing-masing tenaga kerja (K/T/P/L/P/M/KM) pada hari itu.

2). Apa yang dimaksud dengan Daftar Harian Penerimaan Bahan/Alat dari Swadaya & BLM/PNPM ? Daftar Harian Penerimaan Bahan/Alat dari Swadaya & BLM/PNPM (FormBA1), adalah merupakan formulir untuk mencatat penerimaan bahan/alat yang diperoleh melalui swadaya masyarakat/pihak ketiga (pemerintah/swasta) dan yang diperoleh melalui BLM/PNPM dari pemasok/toko; Untuk Bahan yang diterima untuk BLM/PNPM, Formulir ini sangat penting, khususnya untuk mendukung kebenaran volume dan kualitas serta pembayaran kepada pemasok/toko (sumber utama pembukuan keuangan Material/Alat-Form KSML-5, buku Material/Alat). Formulir ini juga dibuat harian oleh KSM. Sedangkan contoh formulirnya adalah sebagai berikut :

Penjelasan: No, adalah nomor urut pencatatan; Hari/Tanggal, adalah Hari/Tanggal bahan/alat diterima diproyek; Nama Donatur/Pemasok/Toko, adalah nama masyarakat/pihak ketiga/Pemasok/Toko yang menyerahkan bahan. Alamat, Alamat Donatur/Pemasok/Toko; Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

42

Uraian Jenis Bahan, adalah tempat mencatat nama tiap jenis bahan/alat yang diterima; Ukuran, adalah ukuran/dimensi sesuai tiap jenis bahan (P=Panjang, L=Lebar, T=tebal). Ukuran ini diisi bila dianggap penting seperti balok gelagar/papan jembatan, dll. Volume dan Satuan, adalah jumlah volume dan satuan yang sesuai dari tiap jenis bahan/alat; Sumber dana, adalah menunjukan apakah Bahan/Alat yang diterima pada hari tersebut merupakan Swadaya atau BLM/PNPM. Isilah salah satu kolom swadaya bila dari swadaya atau kolom BLM bila bahan/alat dari BLM/PNPM, dengan tanda ” √ ”.

Penting untuk diperhatikan bahwa, hendaknya formulir tersebut diisi berdasarkan tanda terima/Nota Penerimaan Bahan/Alat yang sebelumnya telah dilakukan pengecekannya (volume, kualitas) sesuai pesanan KSM, khususnya bahan/alat dari BLM/PNPM. 3). Apa yang dimaksud dengan Nota Penerimaan Bahan/Alat ? Nota Penerimaan Bahan/Alat, merupakan surat bukti bahwa KSM/Panitia telah menerima Bahan/Alat dilokasi pekerjaan. Nota ini hendaknya dibuat/ada untuk setiap periode waktu penerimaan bahan/alat, baik bahan/alat dari swadaya maupun dari pihak toko/pemasok. Nota ini sangat penting, terutama untuk mencocokan volume & jenis bahan/alat (kualitas) antara yang diterima dan yang dibayar sekaligus dapat menghindari kesalah pahaman yang bisa muncul dikemudian hari. Nota ini, baik yang dibuat untuk swadaya yang diterima KSM maupun Nota pembelian dari toko selanjutnya merupakan bagaian yang tak terpisahkan dengan buku material/alat (Form KSML-4). 4). Apa yang dimaksud dengan Daftar Hadir Mingguan Tenaga Kerja dari Swadaya ? Formulir ini merupakan Rekapitulasi Mingguan Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja dari Swadaya (Mandor, Tukang, Pekerja) yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan konstruksi. Sumber data pengisian formulir ini adalah dari data-data Formulir Daftar Hadir Harian TK Swadaya & BLM/PNPM yang telah dibuat sebelumnya (Form-TK2 untuk bagian sumber dana Swadaya). Cara pengerjaan : a. Perhatikan bahwa pada formulir ini, data yang diperlukan hanyalah data terkait tenaga kerja swadaya saja pada Form TK2, dan tidak termasuk tenaga Kerja BLM/PNPM. Untuk BLM/PNPM akan dihitung pada formulir TK3b). b. Kumpulkan semua Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja Swadaya & BLM/PNPM (Form-TK2) yang ada pada minggu tersebut;


43

c. Mulai-lah memindahkan data yang ada pada hari pertama (misalnya hari senin), mulai no, nama, jenis tenagakerja, jenis kelamin, kemampuan, rincian HOK; d. Kemudian diikuti oleh data hari berikutnya (hari kedua/selasa) dan seterusnya sampai semua data yang ada pada formulir hari pertama sampai ke-6 dipindahkan. e. Hitung jumlah HOK dengan cara menjumlahkan semua nilai HOK mulai dari HOK hari pertama sampai hari ke enam/terakhir untuk masing-masing tenaga kerja. f. Lengkapi semua data-data yang belum terisi, seperti judul dan tandatangan Contoh Formulir-nya sebagai berikut :

Penjelasan:

No, adalah nomor urut penulisan Nama, adalah nama tenaga kerja K/T/P, adalah kualifikasi tenaga kerja (K=Kepala Kelompok/Mandor, T=Tukang, P=Pekerja) Jenis kelamin, adalah jenis kelamin tenaga kerja (L=Laki-laki, P=Perempuan) M/KM, adalah status kemampuan tenaga kerja (M=Mampu; KM=Kurang Mampu/Miskin) Rincian HOK diisi dengan Jumlah HOK tenaga Kerja sesuai hari kerjanya. Nilai yang ditulis adalah bentuk angka. Misalnya Hari Senin (kolom Sn) = 0,5; Selasa (kolom Sl) = 1; Rabu (R) : 1, Kamis (K) : 0,5; Jumat (J) : 1, Sabtu (Sb) : 1. Jumlah HOK, jumlah nilai HOK mulai hari pertama (Sn) sampai hari terakhir (Sb) untuk tiap tenaga; Tandatang/cap jempol, adalah tandatangan tenaga kerja bersangkutan. Jumlah (K/T/P/L/P/M/KM) adalah jumlah masing-masing tenaga kerja (L/P/M/KM) pada minggu bersangkutan. Jumlah Total HOK : Jumlah HOK dari semua tenaga kerja selama minggu bersangkutan.


44

5). Apa yang dimaksud dengan Daftar Hadir Mingguan & Pembayaran Upah Tenaga Kerja dari BLM/PNPM? Formulir Daftar Hadir Mingguan Tenaga Kerja dari BLM/PNPM (Form-TK3b), merupakan Rekapitulasi Mingguan dari Formulir Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja untuk pekerjaan konstruksi dan Perhitungan Pembayaran Upah yang diperoleh/dibayarkan kepada masing-masing tenaga kerja dari BLM/PNPM. Sumber data pengisian formulir ini adalah dari data-data Formulir Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja dari Swadaya & BLM/PNPM yang telah dibuat sebelumnya (Form-TK2 untuk bagian sumber dana BLM/PNPM). Formulir ini juga sangat diperlukan untuk memastikan besarnya pembayaran upah yang harus diterima oleh setiap tenaga kerja dari BLM/PNPM dalam satu kurun waktu atau periode mingguan. Data ini selanjutnya dipergunakan sebagai surat bukti untuk proses pembukuan Ongkos tenaga kerja BLM/PNPM (FormKSML-5). Cara pengerjaan : 1) Perhatikan bahwa pada formulir ini, data yang diperlukan hanyalah data terkait tenaga kerja BLM/PNPM saja dari Form TK2. 2) Kumpulkan semua Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja dari BLM (Form-TK2) yang ada pada minggu tersebut; 3) Mulai-lah memindahkan data yang ada pada hari pertama (misalnya hari senin), mulai nomor urut, nama, jenis tenagakerja, jenis kelamin, kemampuan, rincian HOK; 4) Kemudian diikuti oleh data hari berikutnya (hari kedua/selasa) dan seterusnya sampai semua data yang ada pada formulir hari pertama sampai ke-6 dipindahkan. 5) Hitung jumlah HOK dengan cara menjumlahkan semua nilai HOK mulai dari HOK hari pertama sampai hari ke enam/terakhir untuk masing-masing tenaga kerja. 6) Masukkan Harga Satuan Upah (per hari) untuk masing-masing jenis tenaga kerja, sesuai nilai yang disepakati sebelumnya; 7) Hitung Jumlah Biaya Upah dengan cara : Nilai HOK dikalikan dengan besarnya upah untuk masing-masing tenaga kerja. Contoh formulirnya sebagai berikut :


45

Penjelasan:

Nama, adalah nama tenaga kerja K/T/P, adalah kualifikasi tenaga kerja (K=Kepala Kelompok/Mandor, T=Tukang, P=Pekerja) Jenis kelamin, adalah jenis kelamin tenaga kerja (L=Laki-laki, P=Perempuan) M/KM, adalah status kemampuan tenaga kerja (M=Mampu; KM=Kurang Mampu/Miskin) Rincian HOK diisi dengan Jumlah HOK tenaga Kerja sesuai hari kerjanya. Nilai yang ditulis adalah bentuk angka. Misalnya Hari Senin (kolom Sn) = 0,5; Selasa (kolom Sl) = 1; Rabu (R) : 1, Kamis (K) : 0,5; dst. Jumlah HOK, jumlah nilai HOK mulai hari pertama (Sn) sampai hari terakhir (Sb) untuk tiap tenaga, misalnya dari rincian diatas maka jumlah HOKnya = 5. Tandatang/cap jempol, adalah tandatangan tenaga kerja bersangkutan. Jumlah adalah jumlah total masing-masing tenaga kerja (K/T/P/L/P/M/KM/HOK/Biaya) pada minggu bersangkutan.

6). Apa yang dimaksud dengan Daftar Mingguan Penerimaan Bahan/Alat dari Swadaya & BLM/PNPM ? Seperti halnya daftar mingguan tenaga kerja sebelumnya, Daftar Mingguan Penerimaan Bahan/Alat dari Swadaya & BLM/PNPM (Form-BA2), adalah merupakan formulir Rekapitulasi pencatatan Penerimaan Harian bahan/alat yang diberikan melalui swadaya masyarakat/pihak ketiga (pemerintah/swasta) dan yang dari pemasok/toko untuk sumber BLM/PNPM. Formulir ini dibuat setiap minggu oleh KSM/panitia. Kalau pada Formulir Harian Penerimaan Bahan/alat dilakukan pencatatan terhadap semua jenis bahan/alat pada satu formulir, maka pada formulir Mingguan ini dilakukan rekapitulasi pencatatan bahan berdasarkan tiap jenis bahan untuk sumber dari swadaya maupun BLM pada satu formulir. Jadi setiap Formulir dibuat hanya untuk satu jenis bahan saja. Sumber data yang digunakan adalah data formulir harian penerimaan bahan dari swadaya & BLM/PNPM (form-BA1). Contoh formulirnya dapat dibuat sebagai berikut :


46

Penjelasan:

No, adalah nomor urut pencatatan; Tanggal, adalah tanggal bahan/alat diterima (sesuai form harian); Nama Donatur/Pemasok/Toko/Suplier, adalah nama Donatur/Pemasok/ Toko/Suplier pihak ketiga yang menyerahkan swadaya atau pembelian; Nomor Bukti, adalah Nomor bukti Penerimaan Bahan/Alat; Satuan, adalah satuan volume yang sesuai Jenis Bahan/Alat yang diterima (sesuai bukti/nota); Volume, adalah jumlah volume dari tiap jenis bahan/alat. Volume Swadaya bila bahan/alat dari swadaya dan volume untuk bila bahan/alat dari pembelian/sewa (sesuai bukti/nota); Biaya, adalah jumlah biaya dalam rupiah dari tiap jenis bahan/alat yang dibeli/sewa melalui dana BLM/PNPM. Jumlah biaya disini ditulis sesuai jumlah volumenya sebagaimana yang tercantum di Nota pemeblian bahan/sewa alat.

Formulir ini sangat penting dipergunakan untuk alat pengendalian pembelian atau pengadaan bahan (baik volumenya atau biayanya) apakah tidak berlebih dari rencana dalam RAB. 7). Apa Yang dimaksud dengan Daftar Mingguan Opname Pekerjan ? Formulir ini penting untuk mengetahui berapa besarnya volume tiap pekerjaan yang sudah dicapai, yang selanjutnya dapat digunakan sebagai data untuk menghitung kemajuan pekerjaan pada laporan kemajuan pekerjaan pada minggu tersebut. Daftar Mingguan Opname Pekerjaan (Form-Opname) adalah Formulir pencatatan hasil pengukuran/perhitungan dari Volume tiap jenis kegiatan yang dihasilkan selama periode satu minggu. Formulir ini dibuat oleh KSM/Panitia pada setiap akhir minggu. Agar pengukuran hasil pekerjaan tersebut akurat dan tidak menimbulkan perbedaan penafsiran dikemudian hari, maka sebaiknya KSM/Panitia pada saat melakukan pengukuran opneme ini mengundang pihak UPL dan Faskel Teknik untuk dilakukan bersama-sama. Dalam hal salah satu atau kedua-duanya dari UPL dan Faskel Teknik tidak dapat hadir, maka KSM/Panitia tetap dapat melaksanakannya sendiri. Contoh formulir Daftar Mingguan Opname (Form-Opname) sebagai berikut :


47

Penjelasan:

Uraian Pekerjaan, adalah Nama jenis kegiatan yang dikerjakan; Satuan, adalah satuan volume yang sesuai Jenis kegiatan; Volume, adalah jumlah volume dari tiap jenis bahan/alat; Sketsa, Ukuran dan Perhitungan Volume, diisi dengan sketsa/gambar dari kegiatan yang dikerjakan dilapangan dengan dilengkapi ukuran-ukurannya seperti Panjang, lebar, tebal/tinggi. Kemudian tuliskan dibawah/disamping sketsa tersebut perhitungan volume pekerjaan sampai didapatkan nilainya; Volume Yang dicapai, adalah nilai volume tiap kegiatan yang dihasilkan pada minggu tersebut. Nilai ini diperoleh dari hasil perhitungan tadi (pada sketsa). Keterangan, diisi dengan keterangan lokasi, misalnya jalan dari sta. .... s/d sta. ... atau hal lain yang secara spesifik menunjukan lokasi pekerjaan yang diukur.

4. Laporan Kemajuan Pelaksanaan Kegiatan (Dwi-Mingguan) Laporan Dwi-Mingguan (Form-L.Lm) merupakan formulir laporan tentang kemajuan kegiatan yang telah dicapai/dihasilkan oleh KSM selama periode dua mingguan. Jadi laporan ini dibuat setiap akhir pelaksanaan dua mingguan. Laporan ini dibuat minimal 3 rangkap, masing-masing rangkap disampaikan untuk UPL, Faskel Teknik dan arsip KSM. Formulir ini pada dasarnya merupakan rekapitulasi dari formulir Daftar Mingguan yang telah dibuat. Dengan demikian maka sumber data utama untuk pengisian formulir ini adalah data-data dari rekapitulasi datrar mingguan dan harian. Hal-hal yang dilaporkan adalah : 1). Kemajuan Fisik Pekerjaan, adalah Nilai prosentase (dan volume) yang telah dicapai oleh keseluruhan kegiatan, termasuk sisa pekerjaan yang belum dikerjakan. Kemajuan pelaksanaan pekerjaan dibuat berdasarkan tiap bagian pekerjaan dan dihitung bobot atau persentasenya terhadap hasil akhir keseluruhan pekerjaan. 2). Realisasi dana, adalah besarnya dana yang telah terealisasi (pencairan BLM, Realisasi Swadaya dan Realisasi Dana Lain-lain (bila ada)); 3). Realisasi Penggunaan dana BLM dan Penggunaan Swadaya, yaitu Realisasi penggunaan dana BLM dan realisasi Swadaya untuk kegiatan konstruksi (dirinci untuk komponen upah, bahan, alat, administrasi dan konsumsi); 4). Realisasi Tenaga Kerja, adalah realisasi penggunaan tenaga kerja baik dari sumber dana BLM maupun Swadaya (jumlah HOK, Jumlah Tenaga Kerja (L/P/Miskin); Contoh bentuk format laporan dwi-mingguan, seperti terlampir. 5. Laporan Akhir atau Pertanggungjawaban Kegiatan Laporan Akhir atau Pertanggungjawaban Kegiatan KSM (Form-L.La) merupakan laporan yang dibuat oleh KSM setelah pekerjaan selesai (setelah dibuat Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan/BAP2, termasuk telah dilakukan perbaikan pekerjaan bila ada). Laporan ini sekaligus menjadi laporan dwiBagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

48

mingguan terakhir pelaksanaan kegiatan. Jadi pada periode terakhir pelaksanaan kegiatan, KSM tidak perlu membuat laporan Dwi-Mingguan terakhir lagi, melainkan langsung membuat Laporan Akhir. Adapun cakupan laporan akhir ini adalah juga cakupan laporan laporan Dwi Mingguan terakhir ditambah 2 (dua) substansi, yaitu (1). Realisasi Usulan Kegiatan dan (2). Rincian Realisasi Penggunaan Dana BLM dan Swadaya sejak awal sampai akhir pelaksanaan kegiatan, termasuk dokumentasi/photo. Contoh format Laporan Akhir, seperti terlampir (Form-L.La). 6. Musyawarah Pertanggungjawaban Musyawarah Pertanggungjawaban Kegiatan merupakan forum pertemuan yang diselenggarakan oleh BKM/UPL dengan agenda untuk penyampaian laporan Akhir Pelaksanaan atau Laporan Pertanggungjawaban Pelaksanaan kegiatan KSM. Forum ini dihadiri oleh BKM/UPL selaku penyelenggara, KSM selaku yang menyampaikan laporan, Pihak Konsultan (Faskel) dan undangan, seperti Pemerintah Kelurahan/Desa, Warga, dan lain-lain yang dianggap perlu. Pendekatan pelaksanaannya adalah dapat dilakukan bersamaan/sekaligus beberapa KSM atau bisa juga hanya satu KSM yang menyampaikan laporan pertanggungjawaban. Pendekatan mana yang dipilih hendaknya disesuaikan dengan kondisi penyelesaiaan kegiatan KSM dilapangan. Hasil kegiatan ini menjadi masukan bagi bahan evaluasi atau laporan pertanggungjawaban BKM. Contoh bentuk laporan, terlampir 7. Administrasi Keuangan KSM Lingkungan Bentuk-bentuk formulir administrasi Keuangan KSM, meliputi : a. b. c. d. e. f. g. h.

Buku Tabungan KSM di Bank (Form KSM L-1) Buku Kas (Form KSM L-2) Buku Transport Bahan dan Alat (Form KSM L-3) Buku Material dan Peralatan (Form KSM L-4) Ongkos Tenaga Kerja (Form KSM L-5) Administrasi (Form KSM L-6) Rencana Penggunaan Dana (RPD); Laporan Penggunaan Dana (LPD)

Masing-masing administrasi tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1). Apa yang dimaksud dengan Buku Tabungan KSM di Bank Buku tabungan KSM di Bank adalah buku/kartu untuk mencatat data dan mutasi tabungan masing- masing KSM sebagai penabung di Bank. Pencatatan dilakukan untuk setiap transaksi uang masuk dan keluar berdasarkan tanggal, uraian dan nomor bukti, untuk kemudian dihitung saldo pada tanggal tersebut. (Lihat Form KSM L-1) Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

49

Penjelasan: Tanggal, adalah tanggal pada saat terjadi pencatatan transaksi; Uraian, adalah transaksi/jenis kegiatan yang dikerjakan; Nomor Bukti , adalah nomor urutan yang dicatat sebagai pembuktian Transaksi , adalah catatan jumlah uang masuk (M) dan uang keluar (K) Saldo (D), adalah jumlah total transaksi yang tercatat pada tanggal tersebut

2). Apa yang dimaksud dengan Buku Kas Harian Buku Kas Harian adalah catatan tentang pemasukan dan pengeluaran uang tunai pada tanggal pelayanan, untuk mengetahui sisa kas pada setiap akhir hari (tanggal tercatat). (Lihat Form KSM L-2)

Penjelasan: Tanggal, adalah tanggal pada saat terjadi pencatatan transaksi; Keterangan, adalah jumlah saldo awal; Nomor Bukti , adalah nomor urutan yang dicatat sebagai pembuktian Masuk, adalah catatan jumlah uang masuk (M) Keluar, adalah catatan jumlah uang keluar (K) Saldo (D), adalah jumlah total transaksi yang tercatat pada tanggal tersebut

3). Apa yang dimaksud dengan Buku Transport Bahan/Alat Buku Transport Bahan/Alat adalah catatan tentang biaya pengeluaran pada tanggal terjadinya pengiriman bahan/alat, sesuai dengan yang tercatat pada nota. (Lihat Form KSM L-3).


50

Penjelasan: Tanggal, adalah tanggal pada saat terjadi pencatatan transaksi; Keterangan, adalah jenis kegiatan transport bahan/alat ; Nomor Bukti , adalah nomor urutan yang dicatat sebagai pembuktian Jumlah (Rp), adalah catatan jumlah uang dalam rupiah yang dibayarkan sebagai biaya transport Jumlah Total, adalah jumlah total pengeluaran yang tercatat pada tanggal tersebut

4). Apa yang dimaksud dengan Buku Material & Peralatan Buku Material dan Peralatan adalah catatan tentang pengadaan material/peralatan yang meliputi jenis, jumlah dan harga tiap unit serta sumber dana yang diperlukan untuk pengadaannya sesuai dengan nomor bukti. (Lihat Form KSM L-4)

Penjelasan: Tanggal, adalah tanggal pada saat terjadi pencatatan transaksi; Jenis material/peralatan, adalah jenis material/peralatan yang diadakan sesuai dengan kegiatan ; Nomor Bukti , adalah nomor urutan yang dicatat sebagai pembuktian Jumlah Unit, adalah catatan jumlah material/peralatan yang diadakan Harga per unit, adalah satuan harga material/peralatan yang diadakan Jumlah Rupiah Swadaya, jumlah dana yang diberikan masyarakat untuk pengadaan material/peralatan secara swadaya Jumlah Rupiah BLM, jumlah dana BLM yang dipergunakan untuk pengadaan material/peralatan Jumlah Total, adalah jumlah total pengeluaran yang tercatat pada tanggal tersebut Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

51

5). Apa yang dimaksud dengan Buku Ongkos Tenaga Kerja Buku Ongkos Tenaga Kerja adalah catatan tentang pengadaan tenaga kerja yang diperlukan suatu kegiatan yang meliputi nama/jabatan, rentang waktu dan jumlah hari kerja, upah per orang/hari serta sumber dana yang diperlukan untuk pengadaannya sesuai dengan nomor bukti. (Lihat Form KSM L-5)

Penjelasan: Tanggal, adalah tanggal pada saat terjadi pencatatan transaksi; Jenis material/peralatan, adalah jenis material/peralatan yang diadakan sesuai dengan kegiatan ; Nomor Bukti , adalah nomor urutan yang dicatat sebagai pembuktian Jumlah Unit, adalah catatan jumlah material/peralatan yang diadakan Harga per unit, adalah satuan harga material/peralatan yang diadakan Jumlah Rupiah Swadaya, jumlah dana yang diberikan masyarakat untuk pengadaan material/peralatan secara swadaya Jumlah Rupiah BLM, jumlah dana BLM yang dipergunakan untuk pengadaan material/peralatan Jumlah Total, adalah jumlah total pengeluaran yang tercatat pada tanggal tersebut

6). Apa yang dimaksud dengan Biaya Administrasi Biaya Administrasi adalah catatan tentang biaya – biaya administrasi yang dikeluarkan sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan .(Lihat form KSM-6)


52

Penjelasan:

Tanggal, adalah tanggal pada saat terjadi pencatatan transaksi; Keterangan, adalah macam kegiatan administrasi yang terjadi; Nomor Bukti , adalah nomor urutan yang dicatat sebagai pembuktian Jumlah Rp, adalah jumlah pengeluaran untuk tiap kegiatan administrasi Jumlah Total , adalah jumlah pengeluaran berbagai kegiatan administrasi yang dicatat pada tanggal yang sama

7). Apa yang dimaksud dengan Rencana Penggunaan Dana (RPD) Rencana Penggunaan Dana (RPD) merupakan Formulir atau Daftar yang memuat rincian rencana kebutuhan biaya Tenaga Kerja/Bahan/Alat dan administrasi yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan lingkungan. RPD ini merupakan syarat administrasi untuk pencairan dana bagi KSM sehingga harus dibuat oleh KSM setiap akan mengajukan termin atau pencairan dana ke BKM. Adapun bentuk formulirnya dapat dibuat seperti tabel berikut.

Penjelasan: Kolom (1), dikosongkan (sudah terisi); Kolom (2), diisi uraian tiap jenis tenaga kerja/bahan/alat/administrasi yang diperlukan ; Kolom (3), diisi satuan tiap jenis tenaga kerja/bahan/alat/administrasi; Kolom (4), diisi volume/jumlah tiap jenis tenaga kerja/bahan/alat/administrasi; Kolom (5), diisi Harga satuan dari tiap jenis tenaga kerja/bahan/alat/administrasi Kolom (6), diisi Jumlah biaya dari tiap jenis tenaga kerja/bahan/alat/administrasi (nilai kolom (4) di kali nilai kolom (5));

8). Apa yang dimaksud dengan Laporan Penggunaan Dana (LPD) Laporan Penggunaan Dana (LPD) merupakan Formulir atau Daftar yang memuat rincian penggunaan dana BLM yang telah dimanfaatkan untuk membiayai pelaksanaan kegiatan dilapangan. Seperti halnya RPD, LPD ini juga merupakan syarat administrasi untuk pencairan dana termin Kedua dan Ketiga bagi KSM dari ke BKM. Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

53

Sumber data yang dipergunakan adalah adalah buku material/Peralatan, buku Ongkos kerja dan buku Administrasi. Adapun bentuk formulirnya dapat dibuat seperti tabel berikut.

Penjelasan:

Kolom (1), dikosongkan (sudah terisi); Kolom (2), diisi uraian tiap jenis tenaga kerja/bahan/alat/administrasi yang telah diadakan melalui dana BLM; Kolom (3), diisi satuan tiap jenis tenaga kerja/bahan/alat/administrasi; Kolom (4), diisi volume/jumlah tiap jenis tenaga kerja/bahan/alat/administrasi; Kolom (5), diisi Harga satuan pengadaan dari tiap jenis tenaga kerja/bahan/alat/ administrasi; Kolom (6), diisi Jumlah biaya dari tiap jenis tenaga kerja/bahan/alat/administrasi (nilai kolom (4) di kali nilai kolom (5)); Baris (E),diisi Jumlah total nilai kolom (6) Baris (F),diisi Jumlah nilai BLM yang telah diterima (yang sedang dipertanggungjawabkan) Baris (G),diisi Jumlah sisa dana BLM yang diterima (Nilai (F) dikurang nilai (G))

8. Siapa yang melakukan pencatatan ? Pencatatan formulir-formulir administrasi KSM tersebut dilakukan oleh sekretaris, bagian pengadaan, pelaksana lapangan dan bendahara sesuai dengan tugas-tugas yang telah ditetapkan kepada setiap unit/bagian kerja KSM tersebut.


54

9. Dimana menyimpan hasil pencatatan administrasi ? Hasil pencatatan administrasi KSM/PANITIA disimpan di Kantor KSM/Panitia sendiri, sebagai butki pelaksanaan pekerjaan PANITIA dan juga sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada pihak pemberi pekerjaan dan kepada masyarakat. Dengan demikian perlu diarsipkan atau dihimpun sehingga siap digunakan atau dilihat bilamana diperlukan. 10. Kapan pencatatan dilakukan? Pencatatan dilaksanakan pada saat kegiatan sedang berjalan atau segera dilakukan setelah suatu pekerjaan selesai. Jadi tidak perlu menunggu sampai beberapa lama untuk mencatat suatu kejadian kegiatan, sebab kalau pencatatan ditunda-tunda, maka kemungkinan besar akan terjadi kesalahankesalalahan yang timbul karena lupa.


55

LAMPIRAN : 1) CONTOH BENTUK SPPD-L 2) FORMULIR SERTIFIKASI, BAP2 & SP3 KEGIATAN 3) CONTOH BENTUK LAPORAN DWIMINGGUAN dan PERTANGGUNG JAWABAN KEGIATAN


56

CONTOH BENTUK SPPD-L SURAT PERJANJIAN PEMANFAATAN DANA LINGKUNGAN (SPPD-L) PNPM MANDIRI PERKOTAAN Proyek

: PNPM MANDIRI Perkotaan Tahun Anggaran 200…1)

Paket Perjanjian Kerja

: Pekerjaan/Kegiatan .....................2)

No Perjanjian Pemanfaatan Dana Lingkungan

: …..................3)

Berdasarkan : 1. Surat Perjanjian Penyaluran Bantuan BLM (SPPB BLM) antara BKM dengan Penanggungjawab Operasional Kegiatan (PJOK) PNPM Mandiri Perkotaan Kec....................... Kab./Kota ...................... 5), Nomor : ..................... tanggal.............................. 5) Kami yang bertandatangan dibawah ini : I. Nama : .....................................................................6) Jabatan : Koordinator Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) ................................ 7) Desa/Kelurahan ........................…, Kecamatan .......................…, Kabupaten/Kota .......................…, Provinsi .......................…8) Berdasarkan Hasil Musyawarah Masyarakat Desa/Kelurahan dan disyahkan/dicatatkan di Notaris ..............................…, tanggal ................................ 9) Alamat : ..................................................................… 10) Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA II. Nama : .....................................................................11) Jabatan : Ketua KSM/Panitia*) ................................. 12), Desa/Kelurahan ........................…, Kecamatan .......................…, Kabupaten/Kota .......................… Provinsi .......................…13) Berdasarkan Hasil Musyawarah Kelompok Swadaya Masyarakat (KSM) dan disyahkan/dicatatkan pada buku register BKM tentang KSM dengan No. Induk..............................…14), Alamat : ..................................................................… 15) Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA Maka dengan ini disetujui oleh dan diantara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA tersebut, hal-hal sebagai berikut : PASAL 1 LINGKUP PEKERJAAN PIHAK KEDUA harus melaksanakan, menyelesaikan, memperbaiki Pekerjaan, yaitu : Nama Paket/Jenis Pekerjaan : ......................................................................16) Lokasi : ..........................................................................................17)


57

PASAL 2 DOKUMEN PERJANJIAN KERJA Dokumen Perjanjian Kerja sebagaimana ditentukan dibawah ini harus dibaca serta merupakan bagian dari Perjanjian Kerja ini, yaitu : (1) (2) (3) (4)

Surat Perjanjian Pemanfaatan Dana Lingkungan (SPPD-L) Persyaratan Umum Perjanjian sebagaimana terlampir Pedoman Umum dan Petunjuk Teknis Pembangunan Sarana & Prasarana Dokumen Usulan Proposal Pelaksanaan Kegiatan (termasuk catatan/perubahan hasil verifikasinya) : (i) Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan (ii) Struktur Organisasi dan Usulan Tim Pelaksana Kegiatan KSM (iii) Rencana Anggaran Biaya Pelaksanaan & Kuantitas Pekerjaan (iv) Daftar Usulan Tenaga Kerja (v) Gambar Rencana (iv) Adendum, bila ada PASAL 3 JANGKA WAKTU PELAKSANAAN PEKERJAAN 3.1. Sesuai dengan SPPD-L dan lampirannya ini, jangka waktu penyelesaian pekerjaan dihitung sejak Tanggal Mulai Kerja, adalah………18) (.................................……19) hari kalender kerja). 3.2. Perjanjian Kerja tersebut berlaku sejak tanggal penanda-tanganan oleh kedua belah pihak yang bersangkutan. Surat Perjanjian ini juga sekaligus sebagai Surat Perintah Mulai Kerja. PASAL 4 JUMLAH NILAI PERJANJIAN KERJA Jumlah Nilai Perjanjian Kerja untuk pekerjaan yang tertuang didalam Pasal (1) SPPD-L ini, sebagaimana dicantumkan dalam Rencana Anggaran Biaya pada dokumen Usulan Proposal Pelaksanaan Kegiatan PIHAK KEDUA bersangkutan, sebesar : Rp..................................... (........................................................ Rupiah)20) tanpa Pajak Pertambahan Nilai (PPN). PASAL 5 HAK DAN KEWAJIBAN 5.1. PIHAK KEDUA menerima dari PIHAK PERTAMA untuk melaksanakan pekerjaan sebagaimana dimaksudkan dalam Pasal 1, berdasarkan uraian pekerjaan, persyaratan serta gambar-gambar kerja dan ketentuan lain yang terdapat dalam SPPD-L ini. 5.2. PIHAK KEDUA berkewajiban : (1). Melaksanakan, menyelesaikan, dan memperbaiki pekerjaan dengan penuh ketelitian dan kesungguhan, serta menyediakan tenaga teknis pelaksana lapangan (atau mandor), tenaga kerja, bahan-bahan bangunan, peralatan kerja, pengangkutan ke atau dari lapangan dan di dalam atau disekitar pekerjaan, serta melaksanakan segala sesuatu baik yang bersifat permanen maupun bersifat sementara yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan, penyelesaian, dan perbaikan pekerjaan. (2). Melaksanakan, menyelesaikan, dan memperbaiki seluruh pekerjaan sesuai dengan spesifikasi teknis yang telah ditentukan dalam perjanjian ini sampai Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

58

diterima baik oleh Konsultan Manajemen Wilayah, kecuali apabila menurut hukum ataupun secara fisik tidak mungkin dilakukan. (3) Menyediakan dan memenuhi seluruh kontribusi swadaya berupa uang dan natura atau lainnya, dalam jumlah dan waktu sesuai yang tercantum pada usulan proposal kegiatan KSM/Panitia sebelumnya; (4) Melakukan pembongkaran dan atau perbaikan atas kekurangan pekerjaan yang telah dilaksanakan atas biaya sendiri/swadaya sesuai rekomendasi hasil sertifikasi atau sesuai perintah yang disampaikan oleh KMW. (5) Membuat papan nama pekerjaan dilokasi pekerjaan; (6) Membuat administrasi dan laporan kemajuan pekerjaan secara berkala maupun laporan akhir pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan dan keuangan dengan dilampiri photo-photo kegiatan. (7) Dalam hal terdapat kelebihan sisa dana nilai perjanjian dan PIHAK KEDUA tidak bersedia ataupun secara fisik tidak mungkin melakukan pekerjaan tambah untuk memanfaatkan kembali sisa dana tersebut maka PIHAK KEDUA wajib mengembalikannya kepada PIHAK PERTAMA. 5.2. PIHAK PERTAMA berkewajiban : (1). Membayar kepada PIHAK KEDUA atas pelaksanaan, penyelesaian, perbaikan pekerjaan pada waktu dan dengan cara yang telah ditentukan dalam Perjanjian ini. (2). Memantau dan memberikan bimbingan keterampilan kepada PIHAK KEDUA agar mutu konstruksi dan administrasi hasil pekerjaan dapat tercapai. Pelaksanaan hal ini selanjutnya secara harian akan dijalankan oleh Unit Pengelola Lingkungan (UPL). 5.3 Tanggungjawab kedua belah pihak dijelasakan secara lebih rinci pada persyaratan umum perjanjian ini dan merupakan satu kesatuan dengan perjanjian ini.

6.1.

6.2.

6.3.

6.4.

PASAL 6 TAHAP PENCAIRAN Pelaksanaan pencairan pekerjaan tersebut dalam pasal (1) Surat Perjanjian ini akan dilaksanakan dalam 3 (tiga) tahap melalui Bank PIHAK KEDUA oleh PIHAK PERTAMA; Tahap Pertama sebesar 30 % (tigapuluh per seratus) dari nilai SPPD-L diberikan sebagai uang muka setelah penandatanganan dokumen SPPD-L tanpa harus ada jaminan/Bank Garansi. PIHAK PERTAMA mengajukan surat permintaan pembayaran dengan melampirkan Rencana Kerja dan Rencana Penggunaan Dana (RPD); Tahap Kedua sebesar 60 % dari nilai SPPD-L dengan ketentuan prestasi pekerjaan telah mencapai minimum sebesar 30% dengan melampirkan RPD, Laporan Penggunaan Dana (LPD) dan Laporan Mingguan/Bulanan terakhir dan Surat Pernyataan Kesanggupan Menyelesaikan Seluruh Kegiatan Fisik. Tahap Ketiga sebesar 10 % dari nilai SPPD-L dengan ketentuan prestasi pekerjaan telah mencapai minimum sebesar 90% dengan melampirkan RPD, Laporan Penggunaan Dana (LPD), Laporan Mingguan/Bulanan terakhir.


59

PASAL 7 SANKSI 7.1. Berdasarkan hasil penilaian Konsultan Manajemen Wilayah dan atau PJOK, apabila PIHAK KEDUA terbukti melakukan penyimpangan terhadap ketentuan teknis atau ditemukan adanya penyalahgunaan dana maka PIHAK PERTAMA dapat memberikan sanksi kepada PIHAK KEDUA berupa penghentian sementara pencairan dana dan atau pemutusan perjanjian dan atau pengembalian dana dan atau sanksi sesuai ketentuan hukum yang berlaku. 7.2. Bentuk-bentuk sanksi tersebut sebagaimana diuraikan secara rinci pada Persyaratan Umum Perjanjian Pemanfaatan Dana Lingkungan. PASAL 8 PENYELESAIAN PEKERJAAN 8.1. Setelah pekerjaan selesai 100% atau minimal 97%, PIHAK KEDUA berhak mengajukan secara tertulis kepada PIHAK PERTAMA dan Konsultan untuk melakukan Sertifikasi Pekerjaan. 8.2. Hasil Sertifikasi Pekerjaan yang dilaksanakan secara bersama-sama oleh kedua belah pihak dan KMW ini dituangkan dalam Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAP2). PASAL 9 PEMELIHARAAN HASIL PEKERJAAN PIHAK KEDUA sepakat dan berjanji untuk memelihara hasil pekerjaan atau sarana dan prasarana yang telah dibangun melalui swadaya masyarakat dengan sebaik-baiknya.

10.1

10.2

10.3

10.4

PASAL 10 KEADAAN MEMAKSA (FORCE MAJEUR) Selambat-lambatnya 14 (empatbelas) hari dari hari terjadinya keadaan memaksa, Para Pihak harus saling berkonsultasi untuk memperoleh kesepakatan mengenai tindakan tepat apa yang harus dilakukan dalam keadaan itu. Yang dimaksud “Keadaan Memaksa” (“Force Majeure”) adalah sebagai suatu kejadian yang tidak dapat dihindari dan diluar kemampuan salah satu pihak, yang menyebabkan salah satu pihak tersebut tidak mungkin melaksanakan tanggungjawabnya, atau tidak dapat melaksanakan tugasnya; Keadaan seperti itu termasuk, tapi tidak terbatas pada, perang, huru-hara, epidemi, gempa bumi, badai, banjir atau akibat dari kondisi alam lainnya, pemogokan masal (kecuali apabila dalam hal pemogokan, larangan bekerja atau gangguan industri tersebut, Kedua belah pihak atau salah satu pihak memiliki kemampuan untuk mencegah terjadinya Keadaan Memaksa), penyitaan atau tindakan lain oleh pemerintah. Keadaan memaksa tidak termasuk (i) kejadian yang disebabkan oleh kelalaian atau tindakan disengaja dari salah satu pihak. (ii) kejadian dimana salah satu pihak dapat menduga hal-hal sebagai berikut: (A) Pada saat itu sudah bisa mempertimbangkan konsekuensi dari adanya SPPD-L, (B) menghindari atau mengatasi kendala dalam pelaksanaan kewajiban-kewajiban yang ditentukan dalam proyek. Keterlambatan pelaksanaan pekerjaan yang diakibatkan oleh karena terjadinya keadaan memaksa tidak dapat dikenai sanksi.


60

PASAL 11 PENYELESAIAN PERSELISIHAN (a)

Para Pihak yang akan mencari jalan keluar terbaik untuk menyelesaikan setiap perselisihan yang timbul, atau perselisihan yang berhubungan dengan pasal-pasal dalam SPPD-L ini atau perselisihan yang timbul karena penafsiran atas SPPD-L ini .

(b)

Jika ada perselisihan yang timbul diantara para pihak dalam SPPD-L ini yang tidak dapat diselesaikan secara musyawarah, maka salah satu pihak atau kedua belah pihak dapat menyelesaikan melalui ketentuan hukum yang berlaku. PASAL 12 PENUTUP

Surat Perjanjian Pemanfaatan Dana Sosial (SPPD-L) ini dianggap sah setelah ditandatangani oleh kedua belah pihak pada tanggal, bulan, dan tahun tersebut dibawah, dan dibuat dalam rangkap 3 (tiga), terdiri dari 2 (dua) lembar asli dan bermaterai secukupnya dan 1 (satu) lembar asli tanpa materai, serta mempunyai kekuatan hukum yang sama untuk PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA. ......................., ................ - ......... 200 ...20) PIHAK PERTAMA, Koordinator Badan Keswadayaan Masyarakat

...............……..........……7)

Meterai 6000

PIHAK KEDUA, Ketua KSM/Panitia*)

………………....................13)

Mengetahui, Konsultan Manajemen Wilayah …………………………………

21

)

PENJELASAN 1) = Tahun Anggaran Pelaksanaan Proyek 2) = Nama Pekerjaan/Paket Pekerjaan yang akan dilaksanakan 3) = Nomor Perjanjian Kerja 4) = Nama Kecamatan dan Kab/Kota Lokasi Kegiatan 5) = Nomor dan Tanggal SPPB BLM 6) = Nama Koordinator BKM bersangkutan 7) = Nama BKM bersangkutan 8) = Nama Desa/Kelurahan, Kecamatan, Kab/Kota dan Provinsi Lokasi Kegiatan 9) = Nomor dan Tanggal Pengesahan Notaris dari BKM 10) = Alamat Sekretariat BKM 11) = Nama Ketua KSM/Panitia 12) = Nama KSM/Panitia 13) = Nomor Induk/Registari KSM yang tercatat dibuku Registrasi BKM 14) = Alamat Sekretariat KSM/Panitia 15) = Lokasi Kegiatan/Prasarana (RT/RW/Dusun/Kampung) 16) = Tanggal Mulai Kerja yang sama dengan tanggal penandatangan perjanjian ini 17) = Jumlah hari kalender pelaksanaan pekerjaan 18) = Jumlah Nilai BLM dalam angka dan huruf 19) = Tempat, Tanggal Perjanjian dibuat 20) = Nama KMW (atau yang mewakili dari Infrastruktur) …* = Dipilih yang sesuai


61

Lampiran SPPD-L PER ERSYARATAN UMUM PERJANJIAN PEMANFAATAN DANA LINGKUNGAN Lampiran ini merupakan bagian yang tak terpisahkan dari SPPD-L dan memiliki ketentuan yang mengikat. A. Definisi Kecuali apabila di dalam konteks kalimatnya mengharuskan diartikan lain, istilah yang digunakan dalam Surat Perjanjian Pemanfaatan Dana Lingkungan ini diartikan sebagai berikut: 1. “Hukum yang berlaku” berarti hukum dan segala perangkatnya yang ditetapkan dan dinyatakan berlaku di Pemerintah Indonesia; 2. “SPPD-L” berarti Surat Perjanjian Pemanfaatan Dana Lingkungan PNPM MANDIRI PERKOTAAN yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, dimana persyaratan umum terlampir, bersama-sama dengan seluruh dokumen yang tercantum pada pasal 2 SPPD-L PNPM MANDIRI PERKOTAAN yang ditandatangani; 3. “Persyaratan Umum” berarti persyaratan umum pada SPPD-L ini; 4. “Pemerintah” berarti Pemerintah Indonesia, yang dalam hal ini Satker PNPM MANDIRI PERKOTAAN Pusat 5. PJOK adalah Penanggung Jawab Operasional Kegiatan yang berkedudukan di Kecamatan 6. KMW adalah Konsultan Manajemen Wilayah yang berkedudukan di Regional/Propinsi 7. UPL adalah Unit Pengelola Lingkungan, dibentuk oleh BKM sebagai unit operasional bidang lingkungan 8. Nilai Perjanjian adalah nilai/harga yang tercantum dalam SPPD-L dan selanjutnya dapat disesuaikan menurut ketentuan-ketentuan dalam perjanjian. 9. Hari adalah hari kalender; Bulan adalah bulan kalender. 10. Kekurangan adalah bagian Pekerjaan yang tidak sesuai dengan Perjanjian. 11. Sertifikasi disini diartikan sebagai Pemeriksaan adalah kegiatan mengukur dan menilai hasil Pekerjaan KSM/Panitia. 12. Pengukuran adalah kegiatan mengukur panjang, lebar, tinggi, luas atau isi hasil Pekerjaan 13. Pekerjaan Sementara adalah pekerjaan yang dirancang, dibangun, dipasang dan dibongkar oleh KSM/Panitia yang diperlukan untuk pelaksanaan dan pemasangan Pekerjaan 14. Pekerjaan adalah hal-hal yang ditentukan didalam SPPD-L yang mewajibkan KSM/Panitia untuk melaksanakan, memasang, memperbaiki bila ada yang rusak dan setelah selesai harus dimanfaatkan dan dipelihara secara swadaya oleh KSM/Panitia (melalui Organisasi Pengelola Pemanfaaat & Pemeliharaan). 15. Penyelesaian pekerjaan adalah pencapaian realisasi pelaksanaan pekerjaan dilapangan sesuai kuantitas/volume dan Nilai/biaya pekerjaan sebagaimana dicantumkan dalam SPPD-L beserta semua dokumen perjanjian .yang merupakan bagian dari SPPD-L ini. B. Tanggungjawab 1. Tanggungjawab BKM: (a) Menjamin bahwa anggota KSM/Panitia adalah masyarakat miskin dan masyarakat yang berhak mendapat bantuan PNPM MANDIRI PERKOTAAN, berdasarkan peta Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

62

kemiskinan yang disusun melalui proses pemetaan swadaya yang dilakukan masyarakat sendiri; (b) Menjamin bahwa usulan-usulan kegiatan yang diajukan, dinilai kelayakan oleh UPL dan kemudian disetujui BKM adalah merupakan kegiatan yang didasarkan dari hasil pemetaan swadaya dan perencanaan partisipatif (baik PJM maupun rencana tahunan Pronangkis) yang telah disusun dan disepakati sebelumnya oleh masyarakat. (c) Menjamin bahwa usulan-usulan kegiatan yang disetujui telah dipilih dengan menggunakan kriteria yang ditetapkan dalam Buku-Buku Pedoman PNPM MANDIRI PERKOTAAN maupun kriteria tambahan yang ditetapkan Pemerintah Indonesia, dalam hal ini Satker PNPM MANDIRI PERKOTAAN; (d) Menjamin bahwa usulan-usulan kegiatan KSM/panitia telah diverifikasi dan dinyatakan layak serta telah direkomendasi/disetujui oleh KMW; (e) Menjamin jumlah kebutuhan dana yang diperjanjikian tidak melebihi nilai biaya usulan kegiatan sebagaimana dicantumkan dalam proposal kegiatan (termasuk hasil verifikasinya bila ada); (f) Mengundang pemeriksa keuangan independen untuk memeriksa laporan keuangan BKM, minimal satu kali satu tahun dengan biaya BKM. Selain itu, BKM juga akan terbuka terhadap pemeriksa keuangan yang ditunjuk oleh BPKP atau instansi pemeriksa lainnya. (g) Jika hasil pemeriksaan menunjukkan adanya penyimpangan penggunaan dana oleh BKM, maka BKM wajib mengembalikan dana yang dimaksud. (h) BKM wajib menyimpan catatan dan bukti-bukti pengeluaran terkait dengan PNPM MANDIRI PERKOTAAN selama jangka waktu 5 tahun. (i) Menyerahkan laporan kemajuan setiap bulan ke PJOK dan KMW; Selain itu memberikan kesempatan juga kepada instansi pemerintah, dan perwakilan donor untuk mendapatkan salinan laporan dimaksud dan salinan-salinan laporan lainnya, serta mengadakan peninjauan lapangan. Pada akhir pekerjaan, BKM berkewajiban menyerahkan laporan akhir penyelesaian pekerjaan kepada PJOK dan KMW. (j) Menjamin bahwa dalam proses pengajuan usulan, penilaian kelayakan, persetujuan usulan, hingga pelaksanaan kegiatan maupun pemeliharaan kegiatan senantiasa didasarkan pada penerapan prinsip dan nilai PNPM MANDIRI PERKOTAAN secara konsisten oleh segenap pelaku di tingkat masyarakat, KSM/Panitia, UPL dan BKM. (k) Menjamin bahwa pelaksanaan usulan-usulan kegiatan pembangunan atau rehabilitasi prasarana lingkungan dan permukiman, didasarkan pada pedoman pengadaan, pedoman pembebasan lahan dan penampungan serta pedoman lingkungan sebagaimana diatur Panduan PNPM MANDIRI PERKOTAAN dan/atau peraturan perundangan yang berlaku. (l) Menjamin bahwa usulan-usulan kegiatan yang akan dilaksanakan dari bantuan dana BLM PNPM MANDIRI PERKOTAAN adalah bukan kegiatan yang termasuk dalam daftar kegiatan yang dilarang di PNPM MANDIRI PERKOTAAN (negatif list). (m) Menjamin bahwa pelaksanaan usulan kegiatan didasarkan padat karya atau dengan cara lain yang membuka peluang kesempatan kerja seluas-luasnya bagi masyarakat miskin di lokasi kegiatan. 2. Tanggung jawab KSM/Panitia (a) Menjamin dan melaksanakan kegiatan sesuai dengan usulan, pedoman lingkungan dan pedoman pembebasan lahan dan penampungan (jika diperlukan, dilampirkan di perjanjian ini). Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

63

(b) Menjamin bahwa dalam keseluruhan pelaksanaan kegiatan di KSM/panitia, sejak tahap penyusunan usulan kegiatan hingga pelaksanaan dan pemeliharaan kegiatan, senantiasa didasarkan pada prinsip dan nilai serta ketentuan PNPM MANDIRI PERKOTAAN. (c) Menjamin bahwa kegiatan yang akan dilaksanakan dari bantuan dana BLM PNPM MANDIRI PERKOTAAN adalah bukan kegiatan atau hal-hal yang termasuk dalam daftar kegiatan yang dilarang di PNPM MANDIRI PERKOTAAN (negatif list). (d) Melibatkan tim atau petugas teknis Organisasi Pemanfaat & Pemelihara Sarana & Prasarana yang telah dibentuk sebelumnya oleh KSM/Panitia dalam pelaksanaan pekerjaan. (e) Menjamin bahwa hasil keseluruhan pekerjaan yang dilaksanakan berkualitas baik, sarana dan prasarana tersebut berfungsi dengan baik dan dibentuk organisasi pengelola pemanfaat dan pemelihara sehingga dapat bermanfaat minimal sampai 3 (tiga) tahun kedepan. (f) Menjamin pengelolaan pelaksanaan pekerjaan dan pemeliharaan dan pengembangan hasil-hasil kegiatan yang telah dibangun, dilaksanakan secara bertanggungjawab, transparan dan akuntabel. (g) Menjamin keterbukaan terhadap pemeriksaan keuangan yang ditentukan oleh BPKP, maupun pemeriksa keuangan independen yang diundang oleh BKM. Jika hasil pemeriksaan menunjukkan adanya penyimpangan penggunaan dana maka KSM/panitia wajib mengembalikan dana dimaksud, sejumlah perhitungan penyimpangan yang telah terjadi. KSM/Panitia wajib menyimpan catatan, laporan dan bukti-bukti pengeluaran berkaitan dengan PNPM MANDIRI PERKOTAAN selama jangka waktu 3 tahun. (h) Menjamin bahwa dilakukan sosialisasi atau publikasi rencana kegiatan dan hasilhasilnya (termasuk rencana anggaran dan penggunaannya) kepada masyarakat melalui papan-papan informasi PNPM atau media lainnya yang ada dimasyarakat. (i) Namun demikian, KSM/Panitia diperkenankan untuk tidak melaksanakan kegiatan setelah dana diterima, jika: 1) Terjadi force majeure, yaitu suatu kejadian yang mengganggu atau merusak pekerjaan di luar kemampuan pengendalian KSM/Panitia. Dalam keadaan demikian, KSM/Panitia wajib melaporkan kepada BKM untuk dibahas dan ditetapkan dalam Rapat Anggota BKM. Selanjutnya BKM melaporkan kepada KMW dalam batas waktu 7 hari setelah Rapat Anggota BKM dimaksud dan keputusan harus diambil KMW dalam batas waktu 14 hari; 2) Terdapat tanda-tanda yang menunjukkan bahwa sebaiknya kegiatan itu dibatalkan. Dalam keadaan demikian, maka keputusan dimaksud harus dilaporkan kepada KMW dalam batas waktu 7 hari dan keputusan diambil dalam batas waktu 14 hari; Untuk berbagai kasus di atas, pencairan dana selanjutnya akan ditinjau kembali. Peninjauan kembali pencairan dana dapat juga terjadi jika KSM/Panitia melalaikan kewajiban dan/atau kegiatannya. Dalam keadaan demikian, maka KMW harus mempelajari dan menentukan langkah-langkah selanjutnya. 3. Tanggung jawab KMW: (a) Memfasilitasi penyiapan usulan kegiatan oleh masyarakat dalam hal ketepatan sasaran, kesesuaian dengan prinsip dan nilai PNPM MANDIRI PERKOTAAN, serta pembelajaran masyarakat untuk membuat usulan kegiatan berdasarkan Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

64

kebutuhannya, khususnya dalam kegiatan Survey & Investigasi, RAB, Detailed Engineering Design (DED), penyusunan Proposal Kegiatan dan lainnya sehingga dapat menjamin capaian masa pemanfaatan minimal 3 tahun (kualitas baik, prasarana fungsi dan dapat dipelihara oleh masyarakat). (b) Memfasilitasi penguatan kapasitas UPL untuk mampu memberikan fasilitasi dan bimbingan (teknis, administrasi, keuangan, dan lingkungan) baik selama tahap persiapan, perencanaan teknis, pelaksanaan maupun pemeliharaan kepada KSM/Panitia. (c) Menilai dan memberikan rekomendasi terhadap proses dan hasil penilaian kelayakan oleh UP apakah telah memenuhi kesesuaian dengan prinsip dan nilai PNPM MANDIRI PERKOTAAN serta standard penilaian kelayakan proposal/usulan kegiatan; (d) Mengawasi dan memfasilitasi proses prioritas dan persetujuan usulan kegiatan yang dilakukan oleh BKM. (e) Membantu BKM dan PJOK dalam memproses administrasi pencairan dana. (f) Melakukan pendampingan dan pengawasan pelaksanaan kegiatan fisik dilapangan. (g) Melaksanakan pengecekan keabsahan pengeluaran BKM dan KSM-KSM/panitia serta menandatangani dokumen pembayaran. (h) Menyelesaikan perbedaan-perbedaan pendapat yang mungkin terjadi antara KSM dan BKM berdasarkan bukti-bukti faktual dan perjanjian yang ada. (i) Mengadakan penyesuaian biaya bila terjadi perubahan dalam rincian awal pekerjaan, dan perubahan ini dibenarkan oleh KMW. Perubahan spesifikasi pekerjaan ini harus dituangkan dalam Perjanjian Tambahan/Amanademen. (j) Senantiasa menjaga konsistensi penerapan prinsip dan asas PNPM MANDIRI PERKOTAAN oleh masyarakat, KSM/Panitia, UPL dan BKM dalam keseluruhan proses kegiatan PNPM MANDIRI PERKOTAAN di wilayah itu. (k) Menjamin bahwa kegiatan yang disetujui telah memenuhi Pedoman Pembebasan Lahan dan Penampungan, dan Rencana Pengelolaan Lingkungan, jika diharuskan, atau persyaratan teknis lainnya, sebagai prasyarat pencairan dana. (l) Bersama dengan PJOK, melakukan verifikasi dan penilaian terhadap kinerja BKM maupun pencapaian hasil keseluruhan kegiatan KSM/Panitia sebagai dasar pertimbangan untuk memberikan rekomendasi pembayaran dana tahap berikutnya. (m) Memfasilitasi BKM sedemikian rupa sehingga menjamin BKM memiliki kemampuan untuk berkelanjutan (sustainability) dan mandiri. C. Sanksi 1. Sanksi Terhadap Penyimpangan Ketentuan Teknis PNPM MANDIRI PERKOTAAN: (a) Definisi Penyimpangan Ketentuan Teknis PNPM MANDIRI PERKOTAAN (1) Dimaksud dengan penyimpangan ketentuan teknis PNPM MANDIRI PERKOTAAN adalah tindakan dan kegiatan yang dilaksanakan oleh PIHAK KEDUA yang tidak sesuai atau bertentangan dengan Buku-Buku Pedoman/Petunjuk PNPM MANDIRI PERKOTAAN, ketentuan-ketentuan yang ditetapkan oleh Pemerintah Indonesia, dalam hal ini Pemimpin Proyek PNPM MANDIRI PERKOTAAN, serta ketentuan-ketentuan yang diatur di SPPD-L ini beserta lampirannya. (2) Termasuk penyimpangan ketentuan teknis PNPM MANDIRI PERKOTAAN dalam hal ini, antara lain ialah: ketidaksesuaian terhadap prinsip dan nilai PNPM Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

65

MANDIRI PERKOTAAN, ketidaksesuaian dengan tujuan dan sasaran PNPM MANDIRI PERKOTAAN, ketidakmampuan mengelola dana lingkungan sesuai dengan prinsip standard, dan bentuk-bentuk penyimpangan lainnya, dengan indikator-indikator antara lain: o Terdapat indikasi bahwa prinsip dan nilai PNPM MANDIRI PERKOTAAN tidak dapat dilaksanakan oleh PIHAK KEDUA secara taat asas dan konsisten; dan/atau o Pelaksanaan kegiatan oleh PIHAK KEDUA tidak melibatkan dan/atau tidak bermanfaat bagi kepentingan perbaikan kesejahteraan masyarakat miskin; dan/atau o Pencapaian kemajuan Pekerjaan KSM/Panitia tidak memuaskan dalam kurun waktu pelaksanaan yang telah ditetapkan; dan/atau o Diketemukan indikasi adanya penyalahgunaan wewenang dan keputusan dalam penggunaan dana bantuan PNPM MANDIRI PERKOTAAN; dan/atau o Tidak terdapat indikasi potensi keberlanjutan (sustainability) kegiatan; dan/atau o Terdapat indikasi bahwa PIHAK KEDUA mengabaikan tanggungjawab dan kewajibannya sesuai dengan ketentuan dalam SPPD-L ini beserta lampirannya. (b) Sanksi Selama Masa Proyek PNPM MANDIRI PERKOTAAN (1) Sanksi Penghentian Bantuan Yang Bersifat Sementara i. Apabila berdasarkan penilaian KMW dan PJOK, PIHAK KEDUA dinilai melakukan penyimpangan ketentuan teknis PNPM MANDIRI PERKOTAAN, maka PIHAK PERTAMA berhak menghentikan bantuan untuk sementara waktu sampai batas waktu yang ditetapkan oleh PIHAK PERTAMA. ii. Selama penghentian bantuan sementara waktu tersebut, PIHAK KEDUA diberi kesempatan untuk memperbaiki kinerjanya hingga telah dapat memenuhi ketentuan teknis PNPM MANDIRI PERKOTAAN, sebagaimana ditetapkan pada Buku-Buku Pedoman PNPM MANDIRI PERKOTAAN, SPPD-L beserta lampirannya dan ketentuan-ketentuan lain yang ditetapkan Pemerintah Indonesia. iii. Selama penghentian bantuan sementara waktu tersebut, PIHAK PERTAMA berhak menunjuk pihak tertentu untuk melakukan pemeriksaan maupun langkah-langkah lainnya yang dianggap perlu agar ketentuan teknis PNPM MANDIRI PERKOTAAN dapat dilaksanakan dengan baik oleh PIHAK KEDUA. iv. Termasuk kategori sanksi penghentian yang bersifat sementara ini adalah penundaan atau penghentian sementara pelaksanaan kegiatan, penundaan atau penghentian sementara pembayaran dana BLM tahap berikutnya dan tindakan lain yang ditetapkan oleh Pemerintah Indonesia. (2) Sanksi Penghentian Bantuan Yang Bersifat Tetap/Permanen i. Dalam hal setelah diberi kesempatan untuk memenuhi ketentuan teknis PNPM MANDIRI PERKOTAAN, dengan difasilitasi oleh KMW ataupun bentuk bantuan teknis lainnya yang diberikan oleh PIHAK PERTAMA, ternyata PIHAK KEDUA dinilai masih tidak mampu memenuhi ketentuan teknis yang berlaku di PNPM MANDIRI PERKOTAAN sampai batas waktu yang ditetapkan, maka PIHAK PERTAMA berhak menghentikan pencairan dana bantuan PNPM MANDIRI PERKOTAAN secara tetap/permanen di KSM/Panitia tersebut. ii. Melalui penghentian pencairan dana bantuan PNPM MANDIRI PERKOTAAN yang bersifat tetap/permanen, maka PIHAK PERTAMA berhak untuk menunjuk Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

66

pihak lain untuk melaksanakan, menyelesaikan, memperbaiki pekerjaan dimaksud. Hal ini berarti bahwa PIHAK KEDUA tidak diperkenankan lagi diikutsertakan dalam pelaksanaan PNPM MANDIRI PERKOTAAN. 2. Sanksi Terhadap Penyimpangan atau Penyalahgunaan Dana Bantuan PNPM : (a) Definisi Penyimpangan atau Penyalahgunaan Dana Bantuan PNPM Mandiri Perkotaan : 1) Dimaksud dengan penyimpangan atau penyalahgunaan Dana Bantuan PNPM MANDIRI PERKOTAAN adalah penggunaan, pengelolaan dan pemanfaatan dana bantuan PNPM MANDIRI PERKOTAAN yang tidak sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam PNPM MANDIRI PERKOTAAN, ketentuan yang ditetapkan oleh Pemerintah Indonesia, dalam hal ini Satker PNPM, serta ketentuan-ketentuan yang diatur di SPPD-L ini beserta lampirannya. 2) Termasuk penyimpangan atau penyalahgunaan Dana Bantuan PNPM MANDIRI PERKOTAAN dalam hal ini, antara lain ialah: o Dana Bantuan PNPM MANDIRI PERKOTAAN digunakan atau dimanfaatkan untuk kegiatan fiktif; dan/atau o Dilakukan potongan dana Bantuan PNPM MANDIRI PERKOTAAN yang disalurkan kepada KSM/Panitia atau masyarakat yang tidak sesuai dengan ketentuan PNPM MANDIRI PERKOTAAN; dan/atau o Menggelapkan atau Melarikan Dana Bantuan (BLM) PNPM MANDIRI PERKOTAAN; dan/atau o Penggunaan dana yang tidak dapat dipertanggungjawabkan; dan/atau o Bentuk-bentuk penyalahgunaan dana bantuan (BLM) PNPM MANDIRI PERKOTAAN lainnya. (b) Sanksi Selama Proyek PNPM MANDIRI PERKOTAAN 1) Sanksi Penghentian Sementara Bantuan PNPM MANDIRI PERKOTAAN dan Audit Khusus i. Apabila terdapat indikasi bahwa PIHAK KEDUA melakukan penyimpangan atau penyalahgunaan dana bantuan PNPM-PNPM MANDIRI PERKOTAAN, Pemerintah Indonesia, dalam Satker PNPM-PNPM MANDIRI PERKOTAAN Pusat berhak melakukan penghentian kegiatan dan bantuan PNPM-PNPM MANDIRI PERKOTAAN untuk sementara waktu di wilayah bersangkutan. ii. Selama masa penghentian bantuan sementara tersebut Pemerintah Indonesia, dalam hal ini Satker PNPM-PNPM MANDIRI PERKOTAAN, berhak menunjuk auditor independent untuk melakukan audit khusus kepada PIHAK KEDUA. 2) Sanksi Penghentian Bantuan PNPM MANDIRI PERKOTAAN dan Tindakan Hukum i. Apabila berdasarkan hasil audit khusus tersebut menunjukkan secara nyata adanya penyimpangan atau penyalahgunaan dana bantuan PNPM MANDIRI PERKOTAAN, maka PIHAK PERTAMA menghentikan kegiatan dan bantuan PNPM MANDIRI PERKOTAAN secara tetap ii. PIHAK PERTAMA berhak untuk melakukan tindakan hukum sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku iii. PIHAK KEDUA berkewajiban untuk mengembalikan dana bantuan PNPM MANDIRI PERKOTAAN kepada Pemerintah Indonesia, dalam hal ini Satker PNPM MANDIRI PERKOTAAN Pusat, untuk selanjutnya disetor ke kas negara, sesuai ketentuan hukum yang berlaku. Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

67

D. Berlaku Jujur, Adil, Transparan dan Akuntabel Para Pihak yang terikat dalam SPPD-L ini harus berlaku jujur, menghormati hak-hak pihak lain, transparan, akuntabel serta harus menjalankan semua keputusan-keputusan yang telah disepakati untuk merealisasikan SPPD-L ini. E. Perubahan Kegiatan Pekerjaan 1). Apabila menurut penilaian KMW atau PJOK, terdapat perbedaan yang signifikan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan gambar dan spesifikasi yang ditentukan dalam dokumen perjanjian atau jika setelah pekerjaan dinyatakan selesai 100%, tetapi masih terdapat kelebihan sisa dana nilai perjanjian maka PIHAK PERTAMA dan Kedua yang telah disetujui KMW dapat melakukan perubahan perjanjian, yang meliputi antara lain : a. menambah atau mengurangi volume pekerjaan yang tercantum dalam perjanjian. b. mengurangi atau menambah jenis pekerjaan. c. mengubah spesifikasi pekerjaan sesuai dengan kebutuhan lapangan. d. melaksanakan pekerjaan tambah yang belum tercantum dalam perjanjian yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan. 2). Pekerjaan Tambah dilaksanakan dengan pertimbangan tidak ada dana tambahan atau tetap mengioptimalkan dana yang tercantum dalam nilai surat perjanjian SPPDL yang telah ada. 3) Perintah perubahan pekerjaan dibuat oleh PIHAK PERTAMA secara tertulis kepada PIHAK KEDUA setelah mendapat persetujuan KMW, ditindak lanjuti dengan verifikasi teknis dan harga dengan tetap mengacu pada ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam perjanjian awal. 4) Hasil verifikasi teknis dan harga tersebut dituangkan dalam Berita Acara sebagai dasar penyusunan adendum perjanjian. F. Penyelesaian Perselisihan 1. Penyelesaian Secara Musyawarah: Para Pihak yang akan mencari jalan keluar terbaik untuk menyelesaikan setiap perselisihan yang timbul, atau perselisihan yang berhubungan dengan pasal-pasal dalam SPPD-L ini atau perselisihan yang timbul karena penafsiran atas SPPD-L ini . 2. Penyelesaian Sesuai Ketentuan Hukum Yang Berlaku: Jika terjadi perselisihan yang timbul diantara para pihak dalam SPPD-L ini yang tidak dapat diselesaikan secara musyawarah dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari setelah diterima oleh satu pihak dari pihak yang lain, permintaan penyelesaian masalah dapat dimintakan oleh salah satu pihak untuk diselesaikan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.


68

Form : S.1

CONTOH BENTUK FORMULIR SERTIFIKASI

SERTIFIKASI INFRASTRUKTUR Nama KSM/Panitia Jenis Kegiatan Volume Progres Fisik

: …………………………... : . ..……………………….. : . ..……………………….. : . ..………… %

Desa/Kelurahan Kecamatan Kota/Kabupaten KMW/Provinsi

: ………………………………. : …………………………….... : ………………………………. : ……………………………….

Berilah tanda (√) pada Kolom ”Ya/Tidak” yang sesuai No

PENILAIAN YA TIDAK

BUTIR SERTIFIKASI

CATATAN

A. CAPAIAN KUALITAS PROSES & PEMANFAATAN

1

Apakah Panitia sudah memperoleh pelatihan/coaching mengenai cara perencanaan teknis, pelaksanaan konstruksi dan pemeliharaan ? 2 Apakah kelayakan Teknik Kegiatan Panitia telah diverifikasi dan disetujui oleh Tim KMW ? 3 Apakah Panitia melakukan pemeriksaan terhadap kesesuaian bahan yang diterima dengan spesifikasi teknik/contoh yang disetujui konsultan ? 4 Apakah pekerjaan dilaksanakan oleh tenaga kerja/tukang yang memahami cara melakukan pekerjaan? 5 Apakah kelengkapan Bangunan yang dibuat dapat memberikan keamanan/kenyamanan bagi pemakai ? 6 Apakah bangunan dapat berfungsi/bermanfaat ? 7 Apakah prosedur penanganan dampak telah dilaksanakan dengan baik/terpenuhi? (Jawaban pertanyaan ini berdasarkan hasil ceklist pengamanan dampak/Form 5,Proposal) 8 Apakah ada Surat Pernyataan Kesanggupan Pemanfaatan & Pemeliharaan Prasarana dari Panitia ? 9 Apakah Panitia telah membentuk dan menyepakati Organisasi Pengelola Pemanfaatan & Pemeliharaan Prasarana ? 10 Apakah Panitia telah membuat dan menyepakati Rencana Kerja Pemeliharaan? B. CAPAIAN KESESUAIAN VOLUME & KUALITAS PEKERJAAN

Total Realisasi Volume Pekerjaan s.d saat ini adalah ...................... dan hasil Pemeriksaan Kegiatan sbb : No

URAIAN KEGIATAN

KESESUAIAN VOLUME

CACAT & KEKURANGAN

REKOMENDASI PERBAIKAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 Dst


69

C. PEMANFAATAN DANA BLM & CAPAIAN SWADAYA MASYARAKAT

a. Nilai BLM (SP3 s.d perubahan. terakhir (bila ada)) b. Jumlah dana SP3 yang telah terserap dari BKM

: Rp. ……...………......... : Rp………………...........

c. Sisa dana SP3 (a-b)

: Rp……..………............

d. Jumlah Nilai Target Swadaya : Rp. ……...………......... e. Jumlah Nilai Realisasi Swadaya : Rp………………........... f. Prosen Raealisasi Swadaya terhadap total nilai Kegiatan (dx100/e) : ........... % Kesimpulan & Rekomendasi :

Demikian hasil Sertifikasi ini dibuat dalam keadaan yang sebenarnya dan apabila dikemudian hari ditemukan ada ketidaksesuaian maka bersedia mempertanggungjawabkan dan menerima sanksi sesuai ketentuan yang ada. ............................, ......... - ............. – 200....

Tim Sertifikasi : Faskel Teknik

U P L,

Ketua KSM

(…………………………)

(…………………………)

(…………………………)

Askorkot Infra

(…………………………) Catatan : Lampirkan Copy Ceklist Daftar Uji Identifikasi Lingkungan yang telah terisi


70

BERITA ACARA PENYELESAIAN PEKERJAAN (BAP2) Nomor : ………………………………………….. Pada hari ini,…………tanggal …………………bulan …….tahun...…… kami yang bertanda-tangan dibawah ini masing-masing : 1. N a m a Jabatan Alamat 2. N a m a Jabatan Alamat Berdasarkan

: …………………………………… : Koordinator BKM/UPL*) : ……..……………………………., Kel/Desa………………… Kecamatan…………………………. Kab. …….…………… : ………………………………………………………………….. Untuk selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA : ………………………………….. : Ketua KSM : ………………………………….., Kel/Desa………………… Kecamatan…………………………. Kab. …….…………… : ………………………………………………………………….. Untuk selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA :

b. Surat Perjanjian Pemanfaatan Dana Lingkungan (SPPD-L)/Perubahan terakhir : Nama Pekerjaan : …………………………………… Volume (sesuai : …………………………………… perubahan terakhir) Nomor : …………………………………… Tanggal : …………………………………… c. Laporan Dwi-Mingguan Terakhir Nomor : …………………………………… Tanggal : …………………………………… Kemajuan Pelaksanaan Pekerjaan sampai saat ini sebesar…….…… % Berdasarkan hasil pemeriksaan lapangan yang telah dilakukan bersama-sama oleh UPL, pihak KSM dan Konsultan Manajemen Wilayah (TA/Infra/Askot Infra/Faskel Teknik*), disepakati : 1. KSM Telah Membentuk Organisasi (Pengelola) Pemanfaatan & Pemeliharaan dan bertanggungjawab atas pelaksanaan pemeliharaan Infrastruktur yang telah dibangun; 2. Status Penyelesaian Fisik Pekerjaan yang telah dicapai, adalah *) : a. Realisasi fisik seluruh pekerjaan telah selesai 100%; b. Realisasi fisik seluruh pekerjaan telah selesai 100%, namun masih perlu dilakukan penyempurnaan pada beberapa pekerjaan berikut : Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

71

No

Jenis Pekerjaan

Pekerjaan yang perlu disempurnakan

1 2 3 4 5 dst

Penyempurnaan pekerjaan tersebut diatas akan diselesaikan oleh KSM/Panitia, selambat - lambatnya tanggal ………………. atau sebelum dilaksanakan Laporan Pertanggungjawaban KSM. 3. Status pencairan dana BLM pada saat pemeriksaan sebagai berikut : a) Nilai SPPD-L (s.d perubahan terakhir (bila ada)) : Rp. ……...……….... b) Jumlah dana SPP-L yang telah terserap dari BKM : Rp………………..... c) Sisa dana SPP-L (a-b)

: Rp……..……….......

4. Capaian atas kemanfaatan/fungsi infrastruktur yang dibangun terhadap tujuan awalnya*) : Tercapai

Tidak Tercapai

Demikian Berita Acara ini kami buat rangkap …….(…..) dalam keadaan sehat dan tanpa ada unsur paksaan dari pihak manapun, untuk dipergunakan seperlunya dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. PIHAK KEDUA KSM,

(..………………….……….)

PIHAK PERTAMA BKM/UPL*),

(..………………….……….)

Disetujui Oleh Konsultan Manajemen Wilayah

(..………………….……….)

Mengetahui P J O K,

(..………………….……….)

TA. Infra/Askot Infra/Faskel Teknik*)

Keterangan : *) pilih yang sesuai Lampirkan Copy Formulir Sertifikasi yang telah terisi


72

SURAT PERNYATAAN PENYELESAIAN PEKERJAAN BLM (SP3 BLM)

Kelurahan/Desa : ___________________ Kecamatan : ___________________ Kotamadya/Kabupaten : ___________________ SWK

:___________________

Yang bertandatangan di bawah ini, Koordinator Badan Keswadayaan Masyarakat dan Ketua Kelompok Swadaya Masyarakat *) ………………………… di Kelurahan sebagaimana dimaksud di atas, dengan ini secara bersama-sama menyatakan bahwa pelaksanaan kegiatan ………………..........…… oleh Kelompok Swadaya Masyarakat tersebut, telah mencapai kemajuan 100% sebagaimana dalam Proposal yang disetujui. Dengan selesainya pelaksanaan kegiatan tersebut, maka tanggungjawab “pengoperasian dan pemeliharaan prasarana berada di tangan Tim Pemelihara (masyarakat) dibawah pendampingan UPL” . Yang Membuat Pernyataan, KSM/Panitia…………………..

(___________________________) Ketua/Penanggungjawab

Badan Keswadayaan Masyarakat

(____________________) Koordinator,

Pernyataan KMW, Kami telah meneliti Surat Pernyataan di atas dan dengan ini menyatakan turut bertanggung jawab atas kebenaran isinya

(_____________________) Nama jelas dan tandatangan Team Leader/Koorkot serta cap KMW (* Coret yang tidak perlu)

Catatan : Format ini merupakan bagian harus dilengkapi untuk pencairan Dana BLM tahap II dan tahap III, dibuat sesuai jumlah KSM atau panitia prasarana yang telah menerima dana BLM PNPM MANDIRIP2KP tahap sebelumnya. Selanjutnya Format ini harus tersimpan di BKM dan tersedia setiap saat dilakukan pemeriksaan. Untuk kelengkapan dokumen pencairan BLM, cukup dibuat Berita Acara Pernyataan Penyelesaian Pekerjaan (BA PPP) yang didasarkan pada SP3 di atas


73

Contoh Bentuk Laporan Kemajuan Kegiatan (Dwi-Mingguan)


74


75

Contoh Bentuk Laporan Akhir/Pertanggungjawaban A. USULAN KEGIATAN Kota/Kabupaten Kecamatan Kelurahan/Desa Nama BKM

: : : :

KSM/Panitia

:

Kegiatan

:

Nama Pekerjaan

:

Volume Pekerjaan

:

Alasan Pembangunan Prasarana

:

Lokasi Pekerjaan

:

Penerima Manfaat

Nama KSM/Panitia

Lingkungan

Dusun/RT/RW : …………….......................... Kelurahan/Desa : ……………..........................

: Jumlah : ……...... KK Miskin :

Metode Konstruksi

:

Jumlah Pengurus & Anggota KSM/Panitia (Org) L P Jumlah

Gotong Royong

……...... KK

Semi Gotong Royong

Miskin :

…...... %

Kerjasama Pihak Ketiga

Status Tanah/Lokasi Kegiatan


76


77


78

Seterusnya............ Laporan Pembukuan Keuangan dan Bukti/Kuitansi

Seterusnya............ Laporan Pembukuan Keuangan dan Bukti/Kuitansi

Halaman berikutnya diisi dengan Laporan Keuangan dan Bukti/Kuitansi Belanja KSM (Asli) Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana

Pembukuan

79

PELAKSANAAN KEGIATAN PEMBANGUNAN SARANA & PRASARANA - p2kp.org

Recommend Documents