PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP

Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 2 No. 3 (2013)

1

PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG PADA UD. DWI JAYA SENTOSA SURABAYA Sri Wahyuni [email protected]

Sutjipto Ngumar Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya ABSTRACT The implementation of good accounting system should be supported by bussiness which required all companies to adjust themselves to the existing changes such as new government regulations, changes in the principles of accounting, management’s policy and etc. In accordance with the development of the company, problems will come which are caused by the growing of scope and company’s operational activity. A proper procedure is required in managing the accounting information system in order to be appropriate with the company’s purpose and direction. Based on the pproblems the writer conducts the research which is entitled “The Implementation of Internal Control System on Acceptation and Expending of Goods Procedure on UD. Dwi Jaya Sentosa Surabaya”. This result of analysis the discussion in this research is the doubling of function which is done by the goods acceptance and the storages section is caused by no clear separation of function in this section. An error in terms of demand, acceptance and expending goods is caused by requests or orders which are still done verbally as well as the shortcoming of form and the distribution of form to the related sections. On the other hand, there is a difficulty in controlling the supplies in the company. Keywords : The Role of Internal Control System, Acceptance Procedures, Expending of Goods ABSTRAK Penerapan sistem akuntansi yang baik perlu didukung usaha yang mengharuskan setiap perusahaan untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan-perubahan yang ada antara lain peraturan-peraturan pemerintah yang baru, perubahan dalam prinsip akuntansi, kebijakan manajemen dan lain sebagainya. Sejalan dengan perkembangan perusahaan, maka akan timbul

masalah yang disebabkan karena meluasnya ruang lingkup dan kegiatan operasi perusahaan. Oleh karena itu diperlukan sistem akuntansi untuk menunjang pencapaian tujuan perusahaan, diperlukan adanya prosedur yang tepat dalam mengelola sistem informasi akuntansi agar dapat sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Berdasarkan permasalahan diatas, maka peneliti melakukan penelitian tentang “Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern terhadap Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang pada UD. Dwi Jaya Sentosa Surabaya“. Hasil analisis dan pembahasan dalam penelitian ini adalah adanya perangkapan fungsi yang dilakukan oleh bagian penerimaan barang dengan bagian penyimpanan barang (gudang) disebabkan tidak adanya pemisahan fungsi secara jelas dalam bagian ini. Adanya kesalahan dalam hal permintaan, penerimaan dan pengeluaran barang disebabkan karena masih banyak permintaan atau perintah yang dilakukan secara lisan serta kurangnya formulir dan pendistribusian atas formulir tersebut kepada bagian-bagian yang bersangkutan. Selain itu terdapat suatu kesulitan dalam melakukan pengendalian atas persediaan yang ada di dalam perusahaan. Kata-kata kunci : pelaksanaan sistem pengendalian intern, prosedur penerimaan, pengeluaran barang. PENDAHULUAN Pada era globalisasi seperti sekarang ini, informasi akuntansi merupakan sumber daya yang sangat bernilai bagi suatu perusahaan guna mengatasi persaingannya. Informasi yang penting yang


2

diperlukan oleh perusahaan adalah informasi yang bersifat strategis, yaitu informasi yang berkaitan dengan kehidupan jangka panjang perusahaan yang digunakan untuk pengambilan keputusan yang logis dan mengarahkan pada tindakan yang diinginkan. Perusahaan yang dapat mengelola dan memanfaatkan sistem akuntansi secara efektif maka akan memperoleh keuntungan yang kompetitif dipasar global. Sistem informasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu perusahaan untuk dapat bersaing dengan perusahaan lainnya, karena informasi membantu manajer dalam hal menyediakan informasi yang mendukung dalam pengambilan suatu keputusan. Pelaksanaan sistem akuntansi yang baik perlu didukung usaha yang mengharuskan setiap perusahaan untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan – perubahan yang ada antara lain peraturan – peraturan pemerintah yang baru, perubahan dalam prinsip akuntansi, kebijakan manajemen dan lain sebagainya. Banyak perusahaan yang telah mengimplementasikan teknologi informasi yang modern dan canggih untuk mendukung sistem informasi akuntansi mereka. Teknologi informasi memungkinkan suatu perusahaan untuk memproses data dan menghasilkan informasi secara cepat dan akurat. Tetapi yang sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan saat ini adalah strategi apa yang bisa digunakan untuk dapat bersaing dengan perusahaan lainnya, hal ini menjaga agar suatu perusahaan dapat terus bertahan dalam jangka waktu yang relatif panjang. Sejalan dengan perkembangan perusahaan, maka akan timbul masalah yang disebabkan karena meluasnya ruang lingkup dan kegiatan operasi perusahaan. Oleh karena itu diperlukan sistem akuntansi untuk menunjang pencapaian tujuan perusahaan. Oleh sebab itu diperlukan adanya prosedur yang tepat dalam mengelola sistem informasi akuntansi agar dapat sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Berdasarkan latar belakang diatas, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian tentang “Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern terhadap Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang pada UD. DWI JAYA SENTOSA Surabaya“. Rumusan Masalah Sesuai dengan latar belakang masalah yang telah diuraikan sebelumnya, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut : 1. “Bagaimana sistem pengendalian intern yang diterapkan oleh perusahaan UD. DWI JAYA SENTOSA terhadap prosedur penerimaan dan pengeluaran barang ? “. 2. “Apakah sistem pengendalian intern atas persediaan barang masuk dan barang keluar sudah diterapkan secara efektif ? “. Tujuan Penelitian Berdasarkan uraian pada latar belakang masalah dan pernyataan pada rumusan masalah, maka tujuan dalam tugas akhir ini adalah : 1. Untuk memahami dan menganalisis bagaimana pelaksanaan sistem pengendalian intern atas prosedur penerimaan dan pengeluaran barang pada perusahaan UD.DWI JAYA SENTOSA. 2. Untuk menganalisis apakah pengendalian intern persediaan barang dengan yang diterapkan sudah cukup efektif bagi perusahaan UD. DWI JAYA SENTOSA. Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dari hasil penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Manfaat teoritis Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai perbandingan dari teori yang ada dengan apa yang terjadi dalam praktek tentang pelaksanaan sistem pengendalian intern yang dapat memberikan gambaran tentang prosedur penerimaan dan pengeluaran barang untuk tujuan pengendalian intern. 2. Manfaat praktis Dapat memberikan manfaat bagi peneliti baru yang akan meneliti penelitian dengan obyek yang sama dengan menambah atau memperluas data, obyek, atau lokasi penelitian, sehingga akan lebih meningkatkan kualitas penelitian terdahulu karena adanya variabel-variabel penelitian yang berbeda. Selain itu, dapat digunakan sebagai bahan referensi, informasi, masukan, dan pertimbangan pihak lain yang memerlukan masukan 3. Manfaat secara kebijakan


3

Diharapkan dapat membantu perusahaan untuk mendapatkan gambaran informasi yang menyangkut sistem pengendalian intern dan mengenai pentingnya peranan sistem pengendalian intern dalam upaya pelaksanaan sistem pengendalian intern atas prosedur penerimaan dan pengeluaran barang pada obyek penelitian yang lebih efektif. Bagi obyek penelitian dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam melakukan pengambilan keputusan guna tindakan-tindakan perbaikan dalam kegiatan operasional pada fungsi penerimaan dan pengeluaran barang baik di masa sekarang maupun masa mendatang Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup atau pembatasan yang dimaksudkan agar dalam pembahasan tugas akhir ini tidak keluar dari maksud dan tujuan penulisan. Untuk itu agar terhindar dari pembahasan yang terlalu luas, maka ruang lingkup pembahasan dibatasi pada penerapan prosedur penerimaan dan pengeluaran barang pada UD.DWI JAYA SENTOSA. Agar pada penelitian ini tidak biasa dan sesuai dengan tujuannya, maka dalam penelitian ini diamati hal-hal sebagai berikut : 1. Struktur organisasi untuk mengetahui pihak-pihak yang berwenang melakukan pengendalian intern atas fungsi prosedur penerimaan dan pengeluaran barang. 2. Flow chart pelaksanaan sistem pengendalian intern terhadap prosedur penerimaan dan pengeluaran barang pada perusahaan untuk mengetahui tahapan-tahapan yang dilakukan dalam melaksanakan sistem pengendalian intern atas prosedur penerimaan dan pengeluaran barang. 3. Dokumen-dokumen transaksi yang berkaitan dengan tahapan-tahapan prosedur penerimaan dan pengeluaran barang untuk mengetahui apakah kinerja penerimaan dan pengeluaran barang sudah efektif dan efisien.

TINJAUAN TEORITIS & PROPOSISI PENELITIAN

Pengertian & Tujuan Sistem Pengendalian Intern Menurut teori sebelumnya (Krismiaji, 2005; A.Hall, 2007; Romney dan Steinbart, 2003; Baridwan, 2008; Mulyadi, 2008; Winarno, 2006; Sutabri, 2004; Tunggal, 2001; Widjajanto, 2008; Indriantoro, 2005; Sugiarto, 2007; Nugroho, 2002; Supomo, 2009; Marom, 2002; Yusup, 2000; Bodnar, 2003; Susanto, 2000; Puspita, 2011) pemahaman sistem pengendalian intern adalah rencana organisasi dan semua metode yang terkoordinasi & tindakan / ukuran yang ditetapkan dalam suatu perusahaan untuk mengamankan kekayaan perusahaaan, mengecek ketelitian, & keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi, serta mendorong ketaatan terhadap kebijakan yang ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Pengendalian intern adalah berbagai kebijakan, praktik dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umumnya yaitu : a. Menjaga Aktiva Perusahaan b. Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi c. Mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan d. Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen. Elemen-elemen Sistem Pengendalian Intern Ada lima kompenen pengendalian yang terdiri dari : 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Lingkungan pengendalian merupakan sarana dan prasarana yang ada didalam organisasi atau perusahaan untuk menjalankan sistem pengendalian intern yang baik. Beberapa komponen yang mempengaruhi lingkungan pengendalian intern adalah : a. Komitmen manajemen terhadap intergrasi dan nilai-nilai etika b. Filosofi yang dianut oleh manajemen dan gaya operasional oleh manajemen c. Struktur organisasi d. Komite Audit untuk Dewan Direksi e. Metode pembagian tugas dan tanggungjawab f. Kebijakan dan praktek yang menyangkut sumber daya manusia g. Pengaruh dari luar 2. Kegiatan Pengawasan (Control Activities)


3.

4.

5.

4

Kegiatan pengawasan merupakan berbagai proses dan upaya yang dilakukan oleh manajemen perusahaan untuk menegakkan pengawasan atau pengendalian operasi perusahaan. Lima hal yang dapat diterapkan didalam kegiatan pengawasan, Adalah : a. Pemberian otorisasi atas transaksi dan kegiatan b. Pembagian tugas dan tanggungjawab c. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan perusahaan d. Perlindungan yang cukup terhadap kekayaan dan catatan perusahaan. e. Pemeriksaan independent terhadap kinerja perusahaan. Pemahaman Resiko (Risk Assessment) Setiap perusahaan memiliki resiko yang melekat pada karakteristik bisnisnya. Manajemen perusahaan harus dapat mengidentifikasi resiko yang dihadapi oleh perusahaan. Ada tiga kelompok resiko yang dihadapi perusahaan yaitu : a. Resiko Strategi b. Resiko Finansial c. Resiko informasi Informasi dan Komunikasi ( Information and communication) Perancang sistem informasi perusahaan dan manajemen puncak harus mengetahui hal hal dibawah ini : a. Bagaimana transaksi diawali. b. Bagaimana data dicatat ke dalam formulir yang siap di-input ke sistem komputer atau langsung, dikonversikan ke sistem komputer c. Bagaimana file data dibaca, diorganisasi, dan diperbaharui isinya. d. Bagaimana data diproses dan agar menjadi informasi yang berguna bagi pembuat keputusan. e. Bagaimana informasi yang baik dilaporkan. f. Bagaimana transaksi berakhir. Pemantauan ( Monitoring) Pemantauan adalah kegiatan untuk mengikuti jalannya sistem informasi akuntansi, sehingga apabila ada sesuatu berjalan tidak seperti yang diharapkan, dapat diambil tindakan segera.

Model Pengendalian Intern Ada beberapa model pengendalian intem untuk.pencegahan-pendeteksian-perbaikan : l. Pengendalian Pencegahan Pencegahan adalah pertahanan pertama dalam struktur pengendalian. Pengendalian pencegahan adalah teknik pasif yang didesain untuk mengurangi frekuensi terjadinya peristiwa yang tidak diinginkan. Mencegah kesalahan dan penipuan jauh lebih efektif dari segi biaya daripada mendeteksi serta memperbaiki masalah setelah terjadi.

2. Pengendalian Pemeriksaan Pengendalian Pemeriksaan adalah sebagai alat, teknik dan prosedur yang didesain untuk mengidentifikasi derta mengekspos berbagai peristiwa yang tidak diinginkan dan yang lepas dari pengendalian pencegahan. 3. Pengendalian Perbaikan Pengendalian Perbaikan adalah tindakan yang diambil untuk membalik berbagai pengaruh kesalahan yang terdeteksi dalam tahap sebelumnya. Keterbatasan Pengendalian Intern Ada beberapa batasan - batasan pengendalian intern, antara lain sebagai berikut : 1. Kesalahan dalam Pertimbangan, Seringkali manajemen dan personel lain, dapat melakukan kesalahan dalam melakukan pertimbangan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin, karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, atau tekanan lain.


2. 3. 4. 5.

5

Gangguan lain dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian, atau kelelahan. Kolusi. Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian intern yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian intern yang dirancang. Pengabaian oleh manajemen. Manajemen dapat mengabaikan kebijakan yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu. Biaya vs Manfaat. Biaya diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian intern yang tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian intern tersebut.

Konsep Dasar Sistem dan Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang Pengertian sistem dan prosedur tidak dapat dipisahkan, karena sistem sendiri terdiri dari prosedur – prosedur yang berkaitan : 1. Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan yang disusun dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. 2. Prosedur adalah suatu urut – urutan pekerjaan, karena biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi – transaksi perusahaan yang sering terjadi. 3. Pengertian prosedur penerimaan barang. Merupakan prosedur sejak diterimanya semua barang yang dibeli perusahaan sampai dengan dibuatnya dokumen laporan penerimaan barang oleh bagian penerimaan barang. 4. Pengertian prosedur pengeluaran barang. Prosedur yang dimulai dari keluarnya barang oleh bagian gudang sesuai dengan surat perintah pengiriman yang kemudian barang – barang diserahkan kebagian pengiriman untuk dibungkus dan dikirimkan ke pembeli. Dasar – Dasar Penerimaan dan Pengeluaran Barang 1. Prosedur pembelian Prosedur Pembelian dalam suatu perusahaan dilaksanakan oleh bagian pembelian. Bagian ini berfungsi dan bertanggung jawab menempatkan pesanan pembelian setelah ia menerima permintaan tertulis. Suatu permintaan pembelian lebih baik dilaksanakan / dilakukan secara tertulis untuk mencegah kesalahan – kesalahan dalam barang – barang yang diterima. Suatu permintaan pembelian hanya dapat dinyatakan oleh pimpinan perusahaan atau pihak yang berwenang untuk menyatakan suatu permintaan pembelian oleh pimpinan. Bagian pembelian perlu mengetahui siapa saja yang berwenang untuk menyatakan pembelian sebelum menyetujui permintaan pembelian. Dalam melakukan pembelian, bagian pembelian harus memilih pembeli dengan harga yang menguntungkan bagi perusahaan namun memiliki kualitas terbaik. Perlu dipertimbangkan syarat pembayarannya sehingga memberikan keuntungan kepada perusahaan secara maksimal selain itu yang perlu diperhatikan adalah ketepatan waktu sehingga tidak menimbulkan keterlambatan yang membawa kerugian bagi perusahaan. 2. Prosedur Penerimaan Barang Bagian penerimaan barang bertugas untuk menerima semua barang yang dibeli perusahaan. Pada saat menerima barang pesanan, bagian ini harus teliti dengan cara melakukan perhitungan fisik atau barang-barang yang diterima baik itu menghitung, menimbang atau dengan cara-cara yang lain apakah baik sesuai dengan order pembelian. Disamping itu bagian penerimaan juga harus mengadakan pemeriksaan kualitas barang yang diterima. Surat pengakutan atau pengiriman barang dari pihak pengangkut ditanda tangani oleh bagian penerimaan barang. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang 1. Prosedur penerimaan Prosedur ini diawali dari adanya pembuatan dokumen permintaan pembelian oleh petugas pencatat kartu persediaan. Permintaan pembelian pada intinya memberikan informasi bahwa jumlah persediaan digudang sudah menipis sehingga perlu diisi kembali dengan mengadakan pembelian barang. Didalam akuntansi pengertian persediaan adalah barang – barang terwujud yang dimiliki oleh perusahaan pada suatu saat tertentu dengan tujuan untuk dijual kembali baik melalui proses produksi atau secara langsung dalam siklus operasi perusahaan.


6

Setelah ditandatangani oleh kepala gudang lembar dokumen tersebut diserahkan ke bagian pembelian. Berdasarkan surat permintaan pembelian, bagian pembelian menulis surat permintaan penawaran harga kepada beberapa supplier. Jawaban dari supplier yang merupakan penawaran harga diseleksi oleh bagian pembelian untuk menentukan supplier yang menawarkan harga yang paling menguntungkan bagi perusahaan. Kemudian bagian pembelian mempersiapkan dokumen pesanan pembelian. Dokumen pesanan pembelian tersebut dibuat beberapa rangkap. Lembar pertama dan kedua dikirim ke rekanan, dengan pesan agar lembar kedua dikembalikan ke perusahaan disertai catatan sebagai sebagai pemberitahuan bahwa rekanan benar – benar menyanggupi untuk memasok barang ke perusahaan. Satu lembar diarsipkan dibagian pembelian, dan lembar lainnya dikirim kepetugas pencatat kartu persediaan, dan bagian penerimaan. 2. Prosedur pengeluaran barang Prosedur ini diawali dengan pembuatan faktur penjualan tunai dengan informasi oleh bagian penjualan tunai. Faktur penjualan tunai ini dibuat oleh bagian penjualan sebanyak 3 lembar. Lembar ke -1 diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran barang kebagian kasa. Lembar ke-2 diserahkan kepada bagian pembungkusan bersama dengan penyerahan barang yang dipilih oleh pembeli dan lembar-3 ditinggal sebagai arsip bagian penjualan. Dengan alat Bantu register kas (cash register) bagian kasa menghasilkan pita register kas. Kemudian bagian kasa menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dan uang tunai dari pembeli. Sertelah uang yang diterima sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam faktur penjualan tunai, bagian kasa membutuhkan cap lunas dan faktur tersebut dan menyerahkan faktur tersebut dilampiri dengan pita register kas (cash register tape) kepada pembeli. Hubungan Antara Sistem Pengendalian Intern dengan Penerimaan dan Pengeluaran Barang Dalam setiap kegiatan operasional perusahaan, sangatlah penting bila pencapaian suatu tujuan perusahaan dapat terlaksana dengan efisien dan efektif. Seperti diketahui efisiensi dan efektifitas merupakan salah satu kriteria yang digunakan untuk menilai prestasi kerja dari dalam bentuk perbandingan dan tidak pernah digunakan untuk penilaian yang mempunyai pengertian absolut. Dimana efisiensi dan efektifitas merupakan salah satu kriteria yang digunakan dalam menilai prestasi kerja dari suatu pusat pertanggungjawaban. Bila tingkat pengeluaran dari unit kerja tidak mencukupi sasaran yang telah ditetapkan sebagai kontribusi dari unit kerjanya, maka dapat dikatakaan bahwa unit kerja tersebut tidak atau kurang efektif. Struktur pengendalian intern penerimaan dan pengeluaran barang berperan penting dalam menilai efisiensi dan efektifitas pengelolaan barang, karena didalamnya terdapat prosedur-prosedur dan prinsip-prinsip struktur pengendalian intern yang ada, kemungkinan-kemungkinan adanya tindakan penyelewengan dan penyalahgunaan barang akan dapat dihindari, selain itu struktur pengendalian intern data mengefektifkan perusahaan dimana ketika perusahaan membutuhkan barang untuk memenuhi kebutuhan kegiatan operasional perusahaan selalu tersedia, maka perusahaan akan dapat efektif didalam pengelolaan barang apabila prosedur-prosedur dan prinsip-prinsip yang kurang tepat dalam struktur pengendalian intern penerimaan dan pengeluaran barang akan dapat diperbaiki. Penelitian Terdahulu Untuk mendukung dari teori pendukung di atas, maka digunakan penelitian-penelitian sebelumnya (Iriyadi, 2004; Karina, 2009; Marjuki, 2006; Marlina, 2008; Triandi, 2008; Edison, 2008). Penelitian-penelitian sebelumnya diperlukan untuk mengetahui perbedaan dan persamaan penelitian yang dilakukan penulis dengan peneliti lainnya. Dalam penelitiannya menyimpulkan hasil penelitian menyebutkan bahwa berdasarkan pada masalah yang ditemukan, diketahui bahwa pengendalian internal atas penerimaan dan pengeluaran barang masih belum cukup memadai. Untuk itu diajukan saran perbaikan kepada pihak perusahaan yaitu perusahaan perlu menerapkan sistem forcasting dengan perhitungan statistik untuk mengurangi terjadinya penumpukan. Perusahaan juga perlu menerapkan suatu perhitungan statistik dengan menggunakan metode statistik atau software yang dapat menghitung penentuan re-order point serta dokumentasi yang dapat mengingatkan manajemen agar dapat mengurangi keterlambatan penerimaan barang. Serta menyimpulkan bahwa fungsi gudang yang bertanggungjawab atas permintaan pembelian bahan tidak mempunyai bukti pertinggal atas surat permintaan pembelian bahan, sehingga tidak dapat melakukan pengecekan atas kesesuaian jumlah dan spesifikasi bahan yang diminta dengan yang dibeli oleh bagian pembelian (staf pembelian). Bagian akuntansi juga tidak mempunyai tembusan formulir surat permintaan pembelian bahan, sehingga tidak dapat mengecek apakah bahan yang dibeli sesuai dengan permintaan bagian gudang.


7

Rerangka Pemikiran Berdasarkan tinjauan teoritis serta permasalahan yang telah dikemukakan sebelumnya, berikut ini adalah rerangka sistem pengendalian intern dalam menilai efisiensi, dan efektivitas fungsi penerimaan dan pengeluaran barang. Rerangka penelitian dapat digambarkan sebagai berikut : Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Terhadap Prosedur Penerimaan Dan Pengeluaran Barang Pada UD. Dwi Jaya Sentosa Surabaya

Tujuan : Menganalisis pelaksanaan aktivitas dokumen perencanaan penerimaan dan pengeluaran barang, prosedur kegiatan penerimaan dan pengeluaran barang, struktur organisasi dan dokumen-dokumen lainnya yang berkaitan dengan penelitian ini untuk mengetahui sejauh mana efektivitas, dan efisiensi penerimaan dan pengeluaran barang di UD. Dwi Jaya Sentosa Surabaya.

Identifikasi Masalah, Temuan, dan Program Perbaikan

Evaluasi Pengaruh Perubahan Hasil Pengendalian Intern

Tujuan Perusahaan: Penilaian atas prosedur penerimaan dan pengeluaran barang

Sumber : Sistem Akuntansi dan Pengendalian Internal, Wijiraharjo. 2007 Gambar 1 Skema Rerangka Pemikiran Proposisi Penelitian Proposisi yang mempunyai jangkauan yang cukup luas dan telah didukung oleh data empiris dinamakan dengan dalil. Dalil adalah sintesa atau abstraksi dari suatu pengetahuan dengan sifat-sifat tertentu, yang bentuknya lebih umum jika dibandingkan dengan penemuan-penemuan empiris dimana dalil tersebut didasarkan. Berdasarkan hal-hal di atas, penelitian ini didasarkan atas proposisi sebagai berikut: 1. Pemilihan metode dan prosedur kegiatan yang tepat pada fungsi penerimaan dan pengeluaran barang dan dilakukan dengan konsisten dapat membentuk perencanaan kebutuhan operasional perusahaan yang efisien, dan efektif serta meningkatkan kesempatan memiliki the right people at the right time and place. 2. Pengendalian intern merupakan alat bantu pengawasan yang meliputi ; Struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan atas data akuntansi, mendorong dipenuhinya kebijakan manajemen serta pelaksanaannya secara efisien, dan efektif. Sehingga akan menghasilkan laporan temuan hasil audit dan rekomendasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen.

METODE PENELITIAN Jenis Penelitian dan Gambaran dari Populasi (Objek) Penelitian Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Adapun jenis penelitian ini adalah penelitian dalam bentuk data yang bukan berdasarkan angka tetapi berdasarkan dokumen atau bukti transaksi penjualan kredit data yang diperoleh dihubungkan atau dikaitkan langsung dengan teori-teori yang telah disajikan pada tinjauan teoritis, kemudian dilakukan evaluasi sesuai kriteria yang telah ditentukan sehingga dapat ditarik kesimpulan dan saran. Menurut (Moleong, 2007) menyatakan bahwa penelitian kualitatif adalah penelitian yang menggunakan latar alamiah, dengan maksud menafsirkan fenomena yang terjadi dan dilakukan


8

dengan jalan melibatkan berbagai metode yang ada (wawancara, pengamatan, dan pemanfaatan dokumen). "Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas obyek atau subyek yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulan”. Penelitian kualitatif adalah pendekatan penelitian yang menggunakan data yang diukur secara tidak langsung, seperti aktivitas, sikap, kalimat, kata, gambar, dan sebagainya. Proses penelitian tersebut memperhatikan konteks studi dengan menitikberatkan pada pemahaman, pemikiran, dan persepsi penelitian. Gambaran Populasi Penelitian Populasi merupakan wilayah generalisasi terdiri atas obyek/subyek yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti dan kemudian ditarik kesimpulannya.  Subyek penelitian dilakukan pada UD. DWI JAYA SENTOSA Surabaya.  Obyek penelitian adalah Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern terhadap Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang pada UD. DWI JAYA SENTOSA Surabaya. Obyek penelitian berupa catatan-catatan dan dokumen-dokumen yang terdapat pada perusahaan yang terdiri dari dokumen perencanaan penerimaan dan pengeluaran barang, prosedur kegiatan penerimaan dan pengeluaran barang, struktur organisasi dan dokumen-dokumen lainnya yang berkaitan dengan penelitian ini yang diperoleh melalui informan (manajer dan kepala bagian operasional serta karyawan bagian penerimaan dan pengeluaran barang) Teknik Pengumpulan Data Penelitian ini membutuhkan data kualitatif. Data kualitatif merupakan data yang berhubungan dengan kategorisasi, karateristik, yang berwujud pertanyaan atau berupa kata-kata yang bertujuan untuk menjelaskan tentang pelaksanaan sistem pengendalian intern meliputi penerimaan dan pengeluaran barang pada UD. DWI JAYA SENTOSA Surabaya. Menurut sumber data, data yang diperlukan oleh penulis dalam penelitian ini adalah : 1. Data Primer Data primer merupakan data yang dikumpulkan dari tangan pertama dan diolah oleh organisasi atau perorangan. Data primer merupakan data yang diperoleh secara langsung dari responden. Peneliti memperoleh data primer melalui wawancara dengan Manager operasional, Kepala Bagian operasional dan karyawan yang bekerja di UD. DWI JAYA SENTOSA Surabaya. Sedangkan data yang yang diperoleh dalam penelitian ini adalah berupa catatan-catatan dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan prosedur kegiatan penerimaan dan pengeluaran barang, struktur organisasi. 2. Data Sekunder Selain data primer, peneliti juga menggunakan data sekunder dalam penelitiannya. Data sekunder adalah data yang diperoleh dari sumber selain responden atau melalui perantara. Didalam penelitian ini, data sekunder yang digunakan peneliti berupa catatan-catatan dan dokumen-dokumen yang terdapat pada UD. DWI JAYA SENTOSA Surabaya yang terdiri dari dokumen penerimaan dan pengeluaran barang, prosedur kegiatan penerimaan dan pengeluaran barang, struktur organisasi, dan dokumen-dokumen lainnya yang berkaitan dengan penelitian ini. Peneliti mengadakan pengumpulan data dalam penelitian ini dengan menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut : a) Survey Penduhuluan Peneliti melakukan kunjungan awal ke UD. DWI JAYA SENTOSA Surabaya dengan tujuan untuk mendapatkan informasi mengenai gambaran perusahaan secara umum dan tujuan permasalahan yang ada dalam perusahaan. Kegunaan dari metode ini adalah sebagai sarana untuk membuat konsep atau hipotesis dari perumusan masalah yang akan menjadi pembahasan dalam penelitian. b) Studi Lapangan Teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan pengamatan pada obyek penelitian, yang gunanya untuk mengetahui permasalahan yang perlu diteliti, dan mencatat data yang


9

mendukung penelitian. Adapun teknik-teknik yang dipergunakan pada penelitian ini adalah: 1) Wawancara 2) Dokumentasi 3) Observasi Satuan Kajian Penelitian deskriptif kualitatif perlu menjelaskan satuan kajian yang merupakan satuan terkecil objek penelitian yang diinginkan peneliti sebagai klasifikasi pengumpulan data dan memberikan gambaran sesuai dengan kenyataan yang ada pada saat diadakan penelitian. Satuan kajian dalam penelitian ini menitikberatkan pada kondisi atau masalah yang terjadi pada UD. DWI JAYA SENTOSA Surabaya, khususnya pada pengendalian intern terhadap pengeluaran dan penerimaan barang yang terdiri dari beberapa bagian yang bertanggungjawab mulai dari bagian operasional hingga bagian penerimaan dan pengeluaran barang, serta efisiensi, dan efektivitas pada obyek penelitian mampu terlaksana. Satuan kajian tersebut antara lain : 1. Sistem Penerimaan dan pengeluaran barang UD. DWI JAYA SENTOSA Surabaya a) Prosedur penerimaan barang merupakan suatu prosedur penerimaan atau pembelian yang dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan, yang terdiri dari : permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, penyimpanan barang serta catatan lain yang diperlukan dalam kegiatan tersebut apakah sudah sesuai dengan pengendalian intern serta dilaksanakan secara efisien dan efektif. b) Prosedur penjualan atau pengeluaran barang yang melibatkan beberapa bagain yang dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan. Prosedur penjualan urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan pembelian dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur dan pencatatan penjualan. Bagian yang terkait dalam prosedur penjualan adalah bagian pesanan penjualan, bagian pengiriman dan bagian pembuatan faktur dalam kegiatan tersebut apakah sudah sesuai dengan pengendalian intern serta dilaksanakan secara efisien dan efektif. 2. Sistem Pengendalian Intern di UD. DWI JAYA SENTOSA Surabaya Pengawasan yang meliputi ; Struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan atas data akuntansi, mendorong dipenuhinya kebijakan manajemen serta pelaksanaannya secara efisien, dan efektif. Teknik Analisis Data Dalam penelitian ini digunakan analisis data kualitatif. Analisis data kualitatif menurut (Moleong, 2007) merupakan teknik analisis data kualitatif yang merupakan analisis data yang dilakukan dengan cara bekerja dengan data, mengorganisasikan data, memilah menjadi satuan yang dikelola, mencari dan menemukan pola, menemukan apa yang penting, dan apa yang dipelajari, yang berupa kalimat dan kata-kata yang dilakukan dengan wawancara terstruktur dan observasi Pada penelitian ini tahap-tahap dari analisis data sebagai berikut: 1. Penulis merumuskan masalah yang merupakan langkah pertama yang perlu dilakukan untuk mengungkapkan apa saja masalah yang terjadi. 2. Penulis melakukan pengamatan terhadap dokumen perencanaan penerimaan dan pengeluaran barang, prosedur kegiatan penerimaan dan pengeluaran barang, struktur organisasi dan dokumen-dokumen lainnya yang berkaitan dengan penelitian ini untuk mengetahui sejauh mana efektivitas, dan efisiensi. 3. Melakukan tanya jawab atau wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dengan masalah yang dibahas dalam penelitian ini. 4. Membandingkan hasil wawancara dengan landasan teori yang relevan kemudian mengidentifikasi kelemahan pada fungsi penerimaan dan pengeluaran barang pada UD. DWI JAYA SENTOSA Surabaya. 5. Memberi rekomendasi perbaikan atas dasar temuan-temuan pengendalian intern pada fungsi penerimaan dan pengeluaran barang pada UD. DWI JAYA SENTOSA Surabaya. 6. Menarik kesimpulan atas hasil penelitian yang dilakukan.

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN


10

Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan UD. Dwi Jaya Sentosa didirikan pada Oktober 1985, sebagai akibat dari pemisahan fungsi distribusi dari pemasaran dan produksi PT. Kalbe Farma bersama anak perusahaan. Dalam perkembangannya UD. Dwi Jaya Sentosa juga berkembang menjadi distributor umum, tidak saja menjadi distributor produk produk farmasi saja tapi juga mencakup produk keperluan konsumen, alat-alat kedokteran bahkan agen dan distributor bahan-bahan dasar kimia untuk industri farmasi dan kosmetik. Sejalan dengan perkembangan ekonomi Indonesia, UD. Dwi Jaya Sentosa juga melakukan diversifikasi ke berbagai usaha diluar bidang perdagangan dan distribusi. Ketika manajemen mengambil kebijaksanaan untuk kembali ke bidang usaha inti usaha perdagangan dan distribusi farmasi. Pada 1 Agustus 1994 UD. Dwi Jaya Sentosa memfokuskan kegiatan pada jasa distribusi dan perdagangan, yang terdiri atas 4 divisi, yaitu :  Divisi penjualan dan distribusi produk farmasi  Divisi penjualan dan distribusi produk barang konsumsi, obat bebas dan nutrisi  Divisi pemasaran dan distribusi produk peralatan & perlengkapan kesehatan  Divisi pemasaran dan penjualan produk kimia bahan baku industri farmasi, kosmetik Hingga kini, Perusahaan perorangan ini memiliki 10 cabang di seluruh Indonesia yang tersebar dari Surabaya hingga Bali. Usaha dagang ini juga memiliki infrastruktur yang memadai guna menunjang kelancaran operasional logistik yaitu 2 Regional Distribution Centre berupa fasilitas gudang besar yang berada di Jakarta dan Surabaya. Masing-masing cabang memiliki gudang dan armada pengiriman serta personil lengkap guna menunjang kegiatan operasional dan keperluan pihak pemasok (Prinsipal) dan Pelanggan (Outlet). Pada saat ini perseroan mempunyai lebih dari 100 pemasok (Prinsipal) dan melayani secara langsung lebih dari 50.000 outlet di seluruh Indonesia. Bidang Usaha Bidang usaha yang dijalankan oleh UD. Dwi Jaya Sentosa perdagangan dan distribusi farmasi, yakni divisi penjualan dan distribusi produk farmasi, divisi penjualan dan distribusi produk barang konsumsi, obat bebas dan nutrisi, divisi pemasaran dan distribusi produk peralatan dan perlengkapan kesehatan, divisi pemasaran dan penjualan produk kimia bahan baku industri farmasi, kosmetik. Visi dan Misi Perusahaan Visi perusahaan yang diemban oleh UD. Dwi Jaya Sentosa adalah sebagai berikut : 1. Visi perusahaan yang ingin dicapai menjadi perusahaan jasa distribusi dan logistik yang terintegrasi di bidang kesehatan melalui penyediaan layanan yang prima, penggunaan teknologi dan kepemimpinan yang kuat. 2. Membawa produk tersebut ke setiap konsumen dan membuatnya tersedia dimanapun dan kapanpun dibutuhkan. 3. Menjadikan suatu organisasi yang berkualitas global bagi industri di Indonesia. Dan dapat diukur dari kemampuan untuk memberikan kepuasan bagi konsumen dari manfaat yang paling menguntungkan bagi pemilik modal. Misi perusahaan yang diemban oleh UD. Dwi Jaya Sentosa adalah sebagai berikut : 1. Meningkatkan kesehatan melalui penyediaan produk kesehatan dengan kualitas yang sesuai dengan ketentuan standar dan kebutuhan konsumen. 2. Kami melakukan diversifikasi produk untuk mengurangi ketergantungan pada kejenuhan produk. 3. Kami membawa produk ke setiap konsumen dan membuatnya tersedia dimanapun dan kapanpun dibutuhkan. 4. Kami senantiasa menjadi mitra yang dipercaya oleh seluruh pemangku kepentingan (Stake Holder). 5. Kami berusaha untuk selalu bermanfaat bagi lingkungan/komunitas dimana kami hidup dan bekerja.


11

Struktur Organisasi Serta Tugas Dan Wewenang Jabatan Peranan struktur organisasi bagi suatu perusahaan sangatlah penting artinya. Sebab dengan adanya struktur organisasi yan baik mengakibatkan lancarnya usaha perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Disamping itu adanya struktur organisasi perusahaan akan mencerminkan suatu sistem kerja yang terkendali dan sistematis. Struktur organisasi juga memberikan informasi secara langsung bagi yang berkepentingan ke arah mana dan pada siapa tanggung jawab kerja dilaporkan dan ke arah mana perintah-perintah harus diberikan. Sesuai dengan besar kecilnya suatu perusahaan maka bentuk struktur organisasi ini bisa dibuat dengan sederhana ataupun secara panjang dan kompleks, hal tersebut tergantung pada kebutuhan dari perusahaan yang bersangkutan. Semakin besar suatu perusahaan akan semakin kompleks struktur organisasinya. Setelah mengetahui secara ringkas tentang apa yang telah disebutkan diatas, maka sekarang sampailah pada pembicaraan yang sebenarnya, yaitu bagaimana struktur organisasi UD. Dwi Jaya Sentosa merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi obat-obatan, maka dalam menerapkan struktur organisasi berbentuk lini (garis), dimana tiap atasan memiliki sejumlah bawahan tertentu dan masing-masing bawahan tersebut akan mempertanggung jawabkan tugas dan wewenangnya pada atasan. Bentuk struktur organisasi UD. Dwi Jaya Sentosa disajikan dalam gambar sebagai berikut:

PIMPINAN PERUSAHAAN

Bagian Adm & Keuangan

Bagian Personalia

Bagian Akuntansi

Bagian Gudang

Bagian Pembelian

Bagian Pemasaran

Penjualan

Ekpedisi

Sumber : Bagian Personalia UD. Dwi Jaya Sentosa Gambar 2 Struktur Organisasi UD. Dwi Jaya Sentosa Dalam struktur organisasi pada gambar 2 tampak bahwa bagian – bagian yang berkaitan dengan sistem pengendalian penerimaan dan pengeluaran barang adalah bagian pembelian, bagian gudang, bagian akuntansi dan pimpinan perusahaan sebagai bagian dalam pengambilan kebijakan. Job Description dari masing-masing unit kerja dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Pimpinan Perusahaan a. Menentukan tujuan dan kebijakan perusahaan. b. Bertanggung jawab penuh secara menyeluruh terhadap keberhasilan perusahaan. c. Memberi motivasi kepada bawahannya agar melaksanakan semua tugas dan sebaik-baiknya. d. Mengambil keputusan yang di anggap perlu. e. Mengadakan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas-tugas yang telah ditetapkan dalam perusahaan yang dipimpinnya. 2. Bagian Gudang a. Bertanggung jawab penuh dalam penentuan persediaan barang yang ada di gudang. b. Bertanggung jawab penuh terhadap proses masuk dan keluarnya barang perusahaan. c. Melakukan pencatatan mengenai jenis, bentuk, serta kualitas barang pada kartu gudang. d. Bertanggung jawab penuh atas kondisi kelayakan barang selama berada di gudang. 3. Bagian Akuntansi a. Membuat jurnal harian, laporan keuangan, kartu hutang dan piutang perusahaan. b. Membuat rekapan penagihan c. Mengadakan dan membuat laporan secara berkala atas rugi-laba perusahaan..


12

4. Bagian Pembelian a. Menentukan kualitas, bentuk serta jenis barang yang akan di beli perusahaan. b. Menentukan kebijakan yang berhubungan dengan pemcsanan barang yang diperlukan oleh bagian gudang. Sistem dan Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang Prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yang terjadi pada UD. Dwi Jaya Sentosa adalah sebagai berikut . 1. Prosedur Penerimaan Barang Adanya prosedur penerimaan barang ini dimaksudkan untuk mengetahui semua jenis barang yang telah dibeli perusahaan, apakah diterirna sesuai dengan jumlah, kualitas dan kuantitas yang telah dipesan oleh perusahaan. Bagian yang sangat berperan dalam prosedur penerimaan barang ini adalah bagian gudang atau bagian penerimaan barang. Adapun prosedur yang dilakukan oleh UD. Dwi Jaya Sentosa dalam penerimaan barang adalah : a. Unit organisasi yang terkait 1) Bagian Pernbelian Merupakan bagian yang menangani pembelian barang yang diperiksa oleh perusahaan untuk menjalankan operasional perusahaan. 2) Bagian Gudang Merupakan bagian yang bertanggung jawab untuk menangani masalah penerimaan barang, pemeriksaan serta melakukan penyimpanan barang yang baru masuk dan yang digunakan untuk operasional perusahaan. 3) Bagian Administrasi dan Keuangan Merupakan bagian yang menangani masalah pencatatan semua transaksi yang terjadi di dalam perusahaan baik secara kredit maupun tunai serta melakukan pembayaran atas semua transaksi. b. Tahapan dalam transaksi penerimaan barang Dalam menjalankan transaksi penerimaan barang pada UD. Dwi Jaya Sentosa melakukan beberapa tahapan sebagai wujud pengendalian intern, tahapan tersebut antara lain : 1) Pada saat persediaan barang di gudang rnenunjukkan batas minimal, maka bagian gudang melakukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian yang dilakukan secara lisan atau melalui telepon. 2) Berdasarkan permintaan pembelian dari bagian gudang, bagian pembelian membuat order pembelian rangkap 2 yang sebelumnya telah disetujui oleh bagian administrasi dan keuangan. Lembar 1 diserahkan kepada supplier sebagai bukti pemesanan barang dan lembar 2 disimpan sebagai arsip bagian pembelian. 3) Barang dari supplier diterima oleh bagian gudang sekaligus merangkap sebagai bagian penerimaan, kemudian dilakukan pemeriksaan atas barang tersebut terhadap kualitas dan kuantitasnya serta dicocokkan dengan surat jalan dari suplier. setelah semuanya sesuai maka bagian ini membuat bukti penerimaan barang rangkap 2 (gambar 4) dimana lembar satu untuk bagian pembelian dan lembar 2 urtuk arsip bagian gudang. Bersamaan itu bagian gudang mencatat pada kartu stok barang (gambar 5). 4) Bagian pembelian menerima faktur pembelian dari supplier, kemudian bagian pembelian memeriksa faktur tersebut dengan menyesuaikan order pembelian yang ada dan bukti penerimaan barang dari bagian gudang. Setelah semuanya sesuai maka faktur tersebut diserahkan kepada bagian administrasi dan keuangan beserta bukti penerimaan barang. 5) Bagian administrasi dan keuangan menerima faktur dan bukti penerimaan barang dari bagian pembelian kernudian rnemeriksa kembali kesesuaian kedua bukti tersebut dan selanjutnya bagian ini menyiapkan kuitansi pembayaran serta melakukan pembayaran atas transaksi yang terjadi. Berikut ini disajikan sistem dan prosedur penerimaan barang UD. Dwi Jaya Sentosa, dimana untuk lebih jelasnya mengenai sistem dan prosedur penerimaan barang oleh UD. Dwi Jaya Sentosa dari pihak supplier tersebut dapat dilihat pada gambar 3 flow chart berikut ini.


Supplier

13

Bagian Pembelian

Gudang Penerimaan

Bagain Admin

Mulai

Persd. Barang di gudang habis

1 OP

1 OP

Menerima brg cross cek dengan surat jalan supplier Q BPB 1

BPB

1

Faktur

BPB

Q

Kartu Stok Brg Faktur

Faktur

Voucher

Q

Sumber : Bagian Administrasi dan Keuangan UD. Dwi Jaya Sentosa Gambar 3 Prosedur Penerimaan Barang UD. Dwi Jaya Sentosa Dari gambar 3 menjelaskan bahwa saat persediaan barang di gudang mulai menipis, maka bagian gudang rnelakukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian dengan melalui telepon. setelah itu bagian pembelian membuat order pembelian rangkap 2 yang sudah disetujui oleh bagian administrasi dan keuangan. Lembar 1 diserahkan kepada supplier sebagai bukti pemesanan barang dan lembar 2 disimpan sebagai arsip bagian pembelian. Setelah barang di terima oleh bagian gudang yang sekaligus merangkap bagian penerimaan barang, kemudian dilakukan pemeriksaan atas barang tersebut terhadap kualitas dan kuantitasnya serta dicocokkan dengan surat jalan dari supplier. Setelah semuanya sesuai maka bagian ini membuat bukti penerimaan rangkap 2 (gambar 3) dimana lembar 1 untuk bagian pembelian dan lembar 2 untuk arsip bagian gudang. Bersamaan itu bagian gudang mencatat pada kartu stock barang (gambar 5) dan bagian pembelian menerima faktur pembelian dari supplier lalu memeriksa faktur tersebut dengan menyesuaikan order pembelian yang ada dan bukti penerimaan barang dari gudang. Setelah semua sesuai maka faktur tersebut diserahkan kepada bagian administrasi dan keuangan beserta bukti penerimaan barang. Kemudian bagian administrasi dan keuangan memeriksa kembali kesesuain kedua bukti tersebut dan selanjutnya bagian ini menyiapkan kuitansi (voucher) pembayaran serta melakukan pembayaran atas transaksi yang terjadi.


14

Sebagai bukti untuk melengkapi dan menjelaskan prosedur penerimaan barang, maka dilampirkan bukti tanda terima penerimaan barang dari supplier seperti pada contoh tanda terima penerimaan barang pada gambar 4 berikut ini.

TANDA TERIMA Telah Terima

Dari Alamat

: …………………………………………………………………… ….………………………………………………………………….. .…………………………………………………………………….. : ...………………………………………………………….......….. : ……………………………………............................................... ….………………………………………………………………...

Sumber : Bagian Administrasi dan Keuangan UD. Dwi Jaya Sentosa Surabaya, …………………20 Gambar 4 Penerima, Bukti Terima Barang Berdasarkan gambar 4 diatas dapat dijelaskan bahwa sebagai tanda bukti penerimaan barang dilampirkan tanda terima yang digunakan sebagai alat bukti bahwa telah terjadi transaksi antara pihak UD. Dwi Jaya Sentosa dengan pihak supplier. Selanjutnya perusahaan membuat kartu stok barang yang akan memberikan informasi bahwa perusahaan membutuhkan barang atau tidak dengan melihat stok barang yang ada di gudang penyimpanan (gambar 5)

KARTU STOK BARANG Jenis Barang

: …………………….

Satuan

: …………………….

Tanggal

Bon No.

Diterima Dari

Masuk

Keluar

Sisa

Sumber: Bagian Administrasi dan Keuangan UD. Dwi Jaya Sentosa Gambar 5 Kartu Stok Barang Berdasarkan gambar 5 diatas dapat dijelaskan bahwa, kartu stok barang dapat memberikan gambaran persuhaan memiliki stok barang atau perusahaan membutuhkan barang, hal ini dapat melihat kartu stok barang yang dimiliki oleh perusahaan. Sehingga perusahaan dapat mengetahui


15

secara dini jika perusahaan membutuhkan barang atau perusahaan masih memiliki persediaan yang pada akhirnya tidak menimbulkan kepastian bagi perusahaan dalam melakukan order pembelian kepada supplier. Prosedur Pengeluaran Barang Adanya prosedur pengeluaran barang ini dimaksudkan untuk mengetahui semua jenis barang yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagai kegiatan operasionalnya. Bagian yang berperan dalam transaksi ini selain bagian gudang adalah bagian penjualan. Dimana bagian penjualan sebelum mengeluarkan barang terlebih dahulu menerima pesanan penjualan dari pembeli. Apabila surat pesanan dari pembeli sudah lengkap dan jelas tentang spesifikasi barang yang dipesan maka transaksi penjualan dapat dilakukan. Adapun prosedur yang dilakukan dalam transaksi pengeluaran barang pada UD. Dwi Jaya Sentosa adalah sebagai berikut : a. Unit organisasi yang terkait 1) Bagian Penjualan Merupakan bagian yang menerima pesanan penjualan menentukan tanggal pengiriman serta menjamin pengiriman barang yang dipesan tiba tepat pada waktunya 2) Bagian Gudang Merupakan bagian yang menyediakan barang yang diminta oleh bagian penjualan serta membuat surat jalan sebagai bukti pengeluaran barang. 3) Bagian Pengiriman/ Sopir Merupakan bagian yang bertugas rnelakukan pengiriman barang kepada Pemesan. 4) Bagian Administrasi dan Keuangan Merupakan bagian yang mempunyai tugas untuk mencatat semua transaksi yang terjadi di perusahaan dan membuat faktur penjualan yang berfungsi sebagai surat tagihan kepada pembeli dan menerirna pembayaran dari pemesan. b. Tahapan dalam transaksi pengeluaran barang Tahapan yang dilakukan UD. Dwi Jaya Sentosa dalam menjalankan transaksi penjualan barang sebagai wujud pengendalian intern antara lain : 1) Sebelum melakukan pengeluaran barang, terlebih dulu bagian penjualan menerima surat pesanan dari pembeli. Apabila surat pesanan dari pembeli sudah lengkap maka bagian penjualan akan memberitahukan pada bagian gudang untuk melakukan pengeluaran barangbarang tersebut. 2) Berdasarkan perintah dari bagian penjualan, bagian gudang menyiapkan barang tersebut dan membuat surat jalan (gambar 7) rangkap 5 sebagai bukti pengeluaran barang. Dimana lembar 1 untuk bagian administrasi yang digunakan sebagai dasar pembuatan faktur penjualan (gambar 8), lembar 2 untuk bagian penjualan, bagian 3 untuk bersamaan barang, lembar 4 untuk sopir dan lembar 5 untuk arsip bagian gudang. Dan melakukan pencatatan pada kartu stok barang. 3) Berdasarkan surat jalan lembar 1 dari bagian gudang, bagian administrasi membuat faktur penjualan rangkap 3 sebaga bukti tagihan kepada pembantu. 4) Bagian gudang menyerahkan barang beserta surat jalan lembar 3 dan 4 kepada bagian penerimaan (sopir). Selain itu bagian penerimaan juga menerima surat jalan lembar 1 dan faktur penjualan rangkap 2 yang berfungsi sebagai surat angkut dan tagihan kepada pembeli. 5) Setelah pembeli menerima barang dan faktur tagihan, maka pembeli harus melakukan kewajiban membayar sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam faktur penjualan pada bagian administrasi dan keuangan kemudian barang ini berkewajiban menerima pernbayaran dari pembeli. Prosedur pengeluaran barang pada UD. Dwi Jaya Sentosa dapat dilihat flow chart pada gambar 6 berikut ini.


Bagian Pembeli

Bagian Penjualan

Bagian Gudang

Bagian Pengiriman/Sopir

Bagian Admin

Bersama dg barang

Mulai

SP

16

SP

Memberi tahu bagian gudang

SJ Memberi tahu bagian gudang

SJ Q

SJ Faktur

SJ

1

Faktur

1

Faktur 2 Q

SJ

2 2

Q

Kartu Stok Brg

Untuk konsumen bersama dengan barang

Sumber: Bagian Administrasi dan Keuangan UD. Dwi Jaya Sentosa Keterangan : SP : Surat Pesanan SJ : Surat Jalan Q : Barang Gambar 6 Prosedur Pengeluaran Barang UD. Dwi Jaya Sentosa Berdasarkan gambar 6 di atas menjelaskan bahwa setelah bagian penjualan menerima surat pesanan dari pembeli dan apabila surat pesanan sudah lengkap maka bagian penjualan akan memberitahukan pada bagian gudang untuk melakukan pengeluaran barang-barang tersebut. Setelah itu bagian gudang menyiapkan barang-barang tersebut dan membuat surat jalan (gambar 7) rangkap lima sebagai bukti pengeluaran barang. Dimana lembar 1 untuk bagian administrasi yang digunakan sebagai dasar pembuatan faktur penjualan (gambar 8), lembar 2 untuk bagian penjualan, bagian 3 untuk bersamaan barang, lembar 4 untuk sopir dan lembar 5 untuk arsip bagian gudang dan melakukan pencatatan pada kartu stok barang. Berdasarkan surat jalan lembar 1 dari bagian gudang, bagian administrasi mernbuat faktur penjualan rangkap tiga sebagai bukti tagihan kepada pembeli. Setelah itu bagian gudang menyerahkan barang beserta surat jalan lembar 3 dan 4 kepada bagian pengiriman (sopir). Selain itu bagian pengiriman (sopir) juga menerima surat jalan lembar 1 dan faktur penjualan rangkap 2 yang berfungsi sebagai surat angkut dan tagihan kepada pembeli. Setelah


17

pembeli menerima barang dan faktur tagihan, pembeli harus membayar sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam faktur penjualan pada bagian administrasi dan keuangan. Pengiriman barang yang dilakukan oleh perusahaan harus dilampirkan surat jalan sebagai tanda bukti bahwa telah dikirim barang dari perusahaan kepada konsumen oleh bagian pengiriman/ sopir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat contoh surat jalan yang dilampirkan pada saat bagian pengiriman/sopir mengirimkan barang kepada konsumen seperti pada gambar 7 berikut ini.

SURAT JALAN Nama : …………………………… Periode / Tgl : ……………….. Lokasi : ……………………………………………………………… Alamat : ……………………………………………………………… No.

Uraian

Penerimaan

Satuan

Volume

Diperiksa

Keterangan

Pengiriman

.......................... .......................... .......................... Sumber: Bagian Administrasi dan Keuangan UD. Dwi Jaya Sentosa Gambar 7 Surat Jalan Berdasarkan gambar 7 diatas, dapat dijelaskan bahwa pengiriman barang oleh perusahaan yang dilakukan bagian pengiriman/sopir selalu disertakan surat jalan sebagai bukti bahwa telah terjadi pengiriman barang dari perusahaan kepada konsumen yang mana surat jalan tersebut nantinya dapat dijadikan sebagai bukti bahwa telah dikirim sesuai dengan yang tertera dalam surat jalan tersebut. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat contoh faktur penjualan pada gambar 8 berikut ini.

FAKTUR PENJUALAN No. Faktur : …………………………… Banyaknya Nama Barang

Harga @ Rp.

Jumlah

Rp. Hormat Kami ( ………………….. ) Sumber: Bagian Administrasi dan Keuangan UD. Dwi Jaya Sentosa Gambar 8 Faktur Penjualan Berdasarkan gambar 8 diatas, dapat dijelaskan bahwa faktur penjualan tersebut dibuat sebagai tanda bukti telah dilakukan transaksi penjualan oleh perusahaan kepada konsumen terhadap barang yang dibutuhkan konsumen. Faktur penjualan tersebut disertakan pada saat pengiriman oleh


18

bagian pengiriman/sopir dan disampaikan juga kepada konsumen, faktur penjualan juga diarsip oleh pihak perusahaan sebagai tanda bukti bahwa telah terjadi penjualan barang oleh perusahaan kepada konsumen. Permasalahan Persediaan merupakan salah satu faktor yang penting di dalam menunjang aktivitas perusahaan, karena tanpa adanya kontinuitas persediaan maka aktivitas perusahaan akan terganggu, selain itu penyediaan persediaan dalam jumlah yang cukup dibutuhkan suatu investasi yang besar. Pada setiap perusahaan terdapat berbagai masalah yang beraneka ragam jenisnya. Tidak jarang terdapat permasalahan yang sama antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain, namun pemecahan masalah yang diterapkan pada perusahaan belum tentu sesuai apabila diterapkan pada perusahaan yang lain. Oleh karena itu masalah persediaan memerlukan pengelolaan dan pengendalian yang lebih mendalam. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh penulis pada UD. Dwi Jaya Sentosa, terdapat beberapa masalah yang dihadapi perusahaan terutama dalam pengendalian persediaan sebagai usaha menjaga kelangsungan aktivitas perusahaan. Adapun permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Terdapat kelemahan dalam pelaksanaan pengendalian intern. Hal ini dapat dilihat adanya perangkapan tugas atau fungsi antara bagian penerimaan dengan bagian penyimpanan barang (gudang) yang seharusnya dilakukan oleh dua bagian yang berbeda. (dibuktikan Prosedur Penerimaan Barang UD. Dwi Jaya Sentosa lihat gambar 3) 2. Terdapat kesalahan yang dilakukan oleh bagian gudang di dalam melakukan permintaan, penerimaan maupun pengeluaran barang. (Dibuktikan bahwa bagian gudang tidak melakukan konfirmasi kepada bagian pembelian terhadap barang yang dibutuhkan, lihat gambar 3 dan gambar 6) 3. Tidak terdapat informasi atas kondisi barang yang akurat mengenai keadaan persediaan barang yang ada di dalam perusahaan. Misalnya: a. Terdapat kerusakan barang b. Kode atau merek barang yang tidak sesuai Dapat dilihat dan dibuktikan pada (gambar 3 dan 6) yang mana pengecekan barang tidak dilakukan oleh bagian Quality Control. Hal ini akan menimbulkan kesan yang kurang baik bagi konsumen, apabila nantinya barang yang dikirimkan kepada konsumen terdapat kerusakan atau mengalami cacat, sehingga konsumen merasa dirugikan. Sebab Masalah Pelaksanaan pengendalian intern sangat diperlukan di dalam prosedur penerimaan dan pengeluaran barang, dengan diterapkan dan dijalankannya pengendalian intern yang baik di dalam perusahaan diharapkan masalah mengenai segala penyelewengan dan kecurangan yang mungkin terjadi dalam perusahaan dapat di hindari. Adapun penyebab dari permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Adanya perangkapan fungsi yang dilakukan oleh bagian penerimaan barang dengan bagian penyimpanan barang (gudang) disebabkan tidak adanya pemisahan fungsi secara jelas dalam bagian ini. Sehingga pada saat barang datang langsung diterima dan disimpan oleh bagian gudang tanpa melalui bagian penerimaan untuk memeriksa tentang keadaan barang tersebut. Hal ini terjadi karena pada saat barang datang langsung menuju gudang penyimpanan sehingga oleh bagian gudang langsung diterima dan disimpan dalam gudang barang tersebut. Dibuktikan pada prosedur penerimaan barang UD. Dwi Jaya Sentosa pada gambar 3, yakni adanya perangkapan tugas atau fungsi antara bagian penerimaan dengan bagian penyimpanan barang (gudang) yang seharusnya dilakukan oleh dua bagian yang berbeda. 2. Adanya kesalahan dalam hal permintaan, penerimaan dan pengeluaran barang disebabkan karena masih banyak permintaan atau perintah yang dilakukan secara lisan serta kurangnya formulir dan pendistribusian atas formulir tersebut kepada bagian-bagian yang bersangkutan. Salah satu contoh yang dapat dilihat yaitu pada saat bagian gudang melakukan permintaan pembelian secara lisan pada bagian pembelian, yang akan menyebabkan peluang terjadinya kesalahan yang dilakukan bagian pemberian dalam membuat order pembelian yang tidak berdasarkan prosedur yang berlaku diperusahaan tersebut, karena dalam prosedur tersebut telah ditunjukkan bagian-bagian yang berwenang untuk menjalankan tugas dan fungsinya masing-


3

19

masing. Dibuktikan pada lihat gambar 3 dan gambar 6 bahwa bagian gudang tidak melakukan konfirmasi kepada bagian pembelian terhadap barang yang dibutuhkan. Tidak adanya informasi yang akurat mengenai persediaan dalam persediaan disebabkan karena selama ini pencatatan persediaan yang dilakukan dalam perusahaan hanya dilakukan oleh bagian gudang yang menuliskan pada kartu stok barang sedangkan bagian administrasi perusahaan selama ini tidak melakukan pencatatan atas keluar masuknya barang, sehingga menyulitkan bagian gudang untuk mengetahui persediaan yang ada digudang. Dibuktikan pada gambar 3 dan 6 yang mana pengecekan barang tidak dilakukan oleh bagian Quality Control yang tugasnya mengecek kualitas barang yang dikirimkan kepada konsumen.

Akibat Masalah Setelah mengetahui apa yang terjadi permasalahan dan penyebab masalah tersebut, maka penulis mengemukakan akibat yang mungkin timbul dari permasalahan tersebut di atas, yaitu : l. Dengan adanya kegiatan yang seharusnya dilakukan oleh beberapa bagian tetapi hanya dilakukan oleh satu bagian saja seperti pada bagian gudang yang merangkap sebagai bagian penerimaan barang akan mengakibatkan peluang hilangnya sejumlah barang akan semakin besar, karena semua kegiatan yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan hanya dimonopoli oleh bagian gudang yang ada di dalam perusahaan. Selain itu bagian ini pula yang membuat laporan atas penerimaan barang tersebut sehingga apabila terjadi kekurangan dan kehilangan persediaan barang, perusahaan tidak akan mengetahuinya karena tidak adanya tindakan yang saling kontrol antara bagian penyimpanan barang (gudang) dengan bagian penerimaan barang. Adanya kehilangan dan kekurangan dalam persediaan barang akan mempengaruhi kelangsungan perkembangan perusahaan. Dibuktikan pada gambar 9, yakni adanya perangkapan tugas atau fungsi antara bagian penerimaan dengan bagian penyimpanan barang (gudang) yang seharusnya dilakukan oleh dua bagian yang berbeda. 2. Kurangnya penggunaan formulir dan pendistribusian untuk setiap bagian yang terkait sebagai alat komunikasi dalam melakukan permintaan, penerimaan dan pengeluaran barang ini akan mengakibatkan kesalahan yang terjadi di dalam menerima informasi mengenai perintah pemesanan. Adanya kesalahan informasi ini akan mengakibatkan timbulnya kerugian bagi perusahaan baik secara finansial maupun nonfinansial karena bagian tersebut perlu memberikan informasi ulang mengenai permintaanya. Dibuktikan pada lihat gambar 3 dan gambar 6 bahwa bagian gudang tidak melakukan konfirmasi kepada bagian pembelian terhadap barang yang dibutuhkan. 3. Tidak terdapatnya pencatatan persediaan yang dilakukan oleh bagian administrasi perusahaan pada kartu persediaan barang akan mengakibatkan kesulitan untuk memperoleh informasi yang akurat mengenai persediaan kantor. Selain itu terdapat suatu kesulitan dalam melakukan pengendalian atas persediaan yang ada di dalam perusahaan. Sehingga kemungkinan terjadinya penyimpanan dan kesalahan terhadap persediaan barang akan mudah dilakukan. Dibuktikan pada gambar 3 dan 6 yang mana pengecekan barang tidak dilakukan oleh bagian Quality Control yang tugasnya mengecek kualitas barang yang dikirimkan kepada konsumen. Analisis Masalah Pada analisis masalah yang terkait pada prosedur penerimaan dan pengeluaran barang, adapun alternatif masukan yang sebaiknya diperbaiki oleh UD. Dwi Jaya Sentosa Surabaya adalah sebagai berikut : 1. Pada gambar 3 adanya perangkapan tugas atau fungsi antara bagian penerimaan dengan bagian penyimpanan barang (gudang). Seharusnya penerimaan barang dilakukan oleh bagian pembelian dan penyimpanan barang dilakukan oleh bagian gudang. 2. Pada gambar 3 dan gambar 6 bagian gudang tidak melakukan konfirmasi kepada bagian pembelian terhadap barang yang dibutuhkan, sehingga terjadi kesalahan yang dilakukan oleh bagian gudang di dalam melakukan permintaan, penerimaan maupun pengeluaran barang. Seharusnya bagian gudang melakukan konfirmasi terlebih dahulu kepada bagian pembelian terhadap permintaan barang yang akan dilakukan dan perlu juga diadakannya formulir distribusi berupa surat permintaan barang yang dibuat oleh bagian gudang kepada bagian pembelian. 3. Pada gambar 3 dan 6 yang mana pengecekan barang tidak dilakukan oleh bagian Quality Control. Hal ini akan menimbulkan kesan yang kurang baik bagi konsumen, apabila nantinya barang yang dikirimkan kepada konsumen terdapat kerusakan atau mengalami cacat, sehingga konsumen


20

merasa dirugikan. Seharusnya dilakukan pengecekan barang yang dilakukan oleh Quality Control terlebih dahulu untuk mengetahui kerusakan barang yang akan dikirimkan kepada konsumen. Pemecahan Masalah Untuk mengatasi permasalahan masalah yang terjadi di dalam perusahaan dibutuhkan adanya pemecahan agar permasalahan yang ada dapat diatasi dan tidak menghambat tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Adapun pemecahan masalah yang penulis sampaikan untuk mengatasi pengendalian intern yang telah ditetapkan perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Fungsi antara bagian penerimaan dilakukan oleh bagian pembelian dan penyimpanan barang dilakukan oleh bagian gudang supaya tidak terjadi perangkapan tugas pada bagian tertentu dan supaya efektif dan efisien dari masing – masing bagian dan terjadi kekacauan tugas yang bukan bagian yang ditanganinya. 2. Bagian gudang melakukan konfirmasi terlebih dahulu kepada bagian pembelian terhadap barang yang dibutuhkan dan juga terhadap bagian penjualan yang melakukan transaksi penjualan kepada konsumen, sehingga tidak terjadi kesalahan yang dilakukan oleh bagian gudang di dalam melakukan permintaan, penerimaan maupun pengeluaran barang dan perlu juga diadakannya formulir distribusi berupa surat permintaan barang yang dibuat oleh bagian gudang kepada bagian pembelian. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat contoh formulir surat permintaan barang yang disarankan penulis pada gambar 9 berikut ini :

SURAT PERMINTAAN BARANG Nama : …………………………… No. Dok / Tgl : ……………….. Lokasi : ……………………………………………………………… Alamat : ……………………………………………………………… No. Uraian Satuan Volume Keterangan

Pembelian

Bag. Gudang

Gambar 9 Surat Permintaan Barang 3.

Pengecekan barang dilakukan oleh Quality Control terlebih dahulu untuk mengetahui kerusakan barang yang akan diterima perusahaan dan barang yang akan dikirimkan kepada konsumen.

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan dari uraian dan pembahasan mengenai sistem pengendalian intern atas prosedur penerimaan dan pengeluaran barang, penulis akan memberikan ulasan-ulasan secara garis besar atau kesimpulan yang telah penulis bicarakan sebelumnya. Dari semua bab yang ada, penulis dapat menarik beberapa kesimpulan yang berkenaan dengan objek penelitian, yaitu pada perusahaan UD. Dwi Jaya Sentosa. Adapun kesimpulan yang dimaksud adalah bahwa UD. Dwi Jaya Sentosa merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa distributor dalam memenuhi kebutuhan pelanggan terutama jasa pelayanan. Sebelum menjalankan kegiatan operasionalnya, perusahaan ini selalu menerapkan sistem pengendalian intern. Salah satu sistem pengendalian intern yang dilakukan adalah prosedur penerimaan dan pengeluaran barang, sistem pengendalian intern yang dilakukan


21

oleh perusahaan UD. Dwi Jaya Sentosa bertujuan untuk dapat mengendalikan segala penerimaan barang dan pengeluaran barang yang dibutuhkan dalam kegiatan operasional perusahaan. Dalam pembahasan mengenai prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yang terlihat dalam bab keempat menunjukkan bahwa : Sistern Pengendalian Intern pada UD. Dwi Jaya Sentosa belum memperlihatkan pelaksanaan yang memadai atau efektif, karena masih terdapat beberapa kesalahan dalam penggunaan fungsi yang dilakukan oleh bagian penerimaan barang dan bagian penyimpanan barang (Bag, Gudang) dalam perusahaan yang melakukan suatu kegiatan atau aktivitas diluar wewenang dan tanggung jawab. Untuk menghasilkan sistem pengendalian intern yang baik maka perlu disusun suatu struktur organisasi yang didalamnya bukan hanya terdapat pembagian wewenang dan tanggung jawab yang jelas tetapi juga harus terdapat pemisahan fungsi kerja sesuai dengan prinsip–prinsip pengendalian intern. Dengan dilaksanakannya struktur organisasi perusahaan yang baik maka usaha tersebut dapat dikoordinir dan sejalan dengan tujuan perusahaan. Aktivitas penerimaan dan pengeluaran barang merupakan aktivitas yang sangat penting dalam perusahaan sehingga aklivitas ini memerlukan pengendalian intern yang lebih serius karena besamya dana yang ditanam sehingga aktivitas penerimaan dan pengeluaran barang dapat dicapai dengan menciptakan sistem pengendalian intern yang memadai atau efektif. Dalam prosedur penerimaan barang, terdapat flow chart (bagan arus) yang fungsinya untuk mempermudah dan mengetahui jalannya aktivitas penerimaan dan pengeluaran barang apakah sudah sesuai dengan prosedur yang ada. Formulir dan dokumen sangat berperan untuk memberikan informasi di dalam suatu sistem akuntansi. Formulir dan dokumen yang baik harus dibuat secara lengkap dan terperinci sehingga dapat memberikan informasi yang akurat dan sesuai dengan masing-masing dokumen yang dibutuhkan dalam proses penerimaan dan pengeluaran barang pada perusahaan. 1. Adanya perangkapan fungsi yang dilakukan oleh bagian penerimaan barang dengan bagian penyimpanan barang (gudang) disebabkan tidak adanya pemisahan fungsi secara jelas dalam bagian ini. Sehingga pada saat barang datang langsung diterima dan disimpan oleh bagian gudang tanpa melalui bagian penerimaan untuk memeriksa tentang keadaan barang tersebut. Hal ini terjadi karena pada saat barang datang langsung menuju gudang penyimpanan sehingga oleh bagian gudang langsung diterima dan disimpan dalam gudang barang tersebut. 2. Adanya kesalahan dalam hal permintaan, penerimaan dan pengeluaran barang disebabkan karena masih banyak permintaan atau perintah yang dilakukan secara lisan serta kurangnya formulir dan pendistribusian atas formulir tersebut kepada bagian-bagian yang bersangkutan. Salah satu contoh yang dapat dilihat yaitu pada saat bagian gudang melakukan permintaan pembelian secara lisan pada bagian pembelian, yang akan menyebabkan peluang terjadinya kesalahan yang dilakukan bagian pembelian dalam membuat order pembelian yang tidak berdasarkan prosedur yang berlaku diperusahaan tersebut, karena dalam prosedur tersebut telah ditunjukkan bagian-bagian yang berwenang untuk menjalankan tugas dan fungsinya masingmasing. 3. Tidak adanya informasi yang akurat mengenai persediaan dalam persediaan disebabkan karena selama ini pencatatan persediaan yang dilakukan dalam perusahaan hanya dilakukan oleh bagian gudang yang menuliskan pada kartu stok barang sedangkan bagian administrasi perusahaan selama ini tidak melakukan pencatatan atas keluar masuknya barang, sehingga menyulitkan bagian gudang untuk mengetahui persediaan yang ada digudang. 4. Dengan adanya kegiatan yang seharusnya dilakukan oleh beberapa bagian tetapi hanya dilakukan oleh satu bagian saja seperti pada bagian gudang yang merangkap sebagai bagian penerimaan barang akan mengakibatkan peluang hilangnya sejumlah barang akan semakin besar, karena semua kegiatan yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan hanya dimonopoli oleh bagian gudang yang ada di dalam perusahaan. Selain itu bagian ini pula yang membuat laporan atas penerimaan barang tersebut sehingga apabila terjadi kekurangan dan kehilangan persediaan barang, perusahaan tidak akan mengetahuinya karena tidak adanya tindakan yang saling kontrol antara bagian penyimpanan barang (gudang) dengan bagian penerimaan barang. Adanya kehilangan dan kekurangan dalam persediaan barang akan mempengaruhi kelangsungan perkembangan perusahaan. 5. Kurangnya penggunaan formulir dan pendistribusian untuk setiap bagian yang terkait sebagai alat komunikasi dalam melakukan permintaan, penerimaan dan pengeluaran barang ini akan mengakibatkan kesalahan yang terjadi di dalam menerima informasi mengenai perintah pemesanan. Adanya kesalahan informasi ini akan mengakibatkan timbulnya kerugian bagi perusahaan baik secara finansial maupun nonfinansial karena bagian tersebut perlu memberikan informasi ulang mengenai permintaanya.


6.

22

Tidak terdapatnya pencatatan persediaan yang dilakukan oleh bagian administrasi perusahaan pada kartu persediaan barang akan mengakibatkan kesulitan untuk memperoleh informasi yang akurat mengenai persediaan kantor. Selain itu terdapat suatu kesulitan dalam melakukan pengendalian atas persediaan yang ada di dalam perusahaan. Sehingga kemungkinan terjadinya penyimpanan dan kesalahan terhadap persediaan barang akan mudah dilakukan.

Saran

Ada beberapa saran yang perlu disampaikan agar perusahaan dapat mengatasi permasalahan mengenai pengendalian intern di dalam prosedur penerimaan dan pengeluaran barang. Adapun saran-saran tersebut adalah sebagai berikut : 1. Pentingnya suatu koordinasi antara bagian-bagian yang terlibat secara langsung dalam aktivitas penerimaan dan pengeluaran barang serta saling menyediakan informasi dan komunikasi yang baik sehingga secara keseluruhan operasi perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 2. Memberikan pedoman secara tertulis dan tegas tentang tugas dan tanggung jawab setiap individu dalam suatu bagian serta wewenang dan fungsi dari bagian itu sendiri dalam perusahaan. 3. Sebaiknya prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yang timbul dapat dipertanggung jawabkan sehingga dapat menghindari adanya penerimaan dan pengeluaran barang yang semu. 4. Agar barang yang masuk atau keluar dari gudang sesuai, maka sebaiknya antara bagian gudang dan administrasi pembukuan saling memiliki bukti yang sangat akurat mengenai keluar masuknya barang dari gudang. 5. Sebaiknya perusahaan perlu menambah beberapa karyawan lagi, seperti bagian penerimaan dan bagian penyimpanan barang (bagian gudang). DAFTAR PUSTAKA A.

Hall, J. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Ketiga. Terjemahan Amir Abadi Yusuf. Jakarta. Salemba Empat.

Baridwan, Z. 2008. Sistem Akuntansi : Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi Kelima. Yogyakarta. BPFE. Bodnar, G. H. dan H. William. 2003. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 8. Jakarta. PT. Indeks Kelompok Gramedia. Edison. 2008. Evaluasi Atas Pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Dalam Menciptakan Pengendalian Intern Yang Efektif Atas Mutasi Persediaan Barang Studi Kasus Pada PT. Cahaya Buana Kemala. Jurnal Ilmiah Kesatuan no. 1 Vol. 10. Hartadi, B. 2002. Sistem Pengendalian Intern. Edisi Kedua. Yogyakarta. BPFE. Indriantoro, N. 2005. Metodelogi Penelitian Bisnis Untuk akuntansi dan Manajemen. Yogyakarta. BPFE. Iriyadi. 2004. Evaluasi Atas Prosedur Pemeriksaan Operasional Dalam Meningkatkan Efektivitas pengendalian Intern Pengeluaran Barang. Jurnal Ilmiah Ranggagading Vol.4 No.1 : 75-96 Karina, E. 2009. Evaluasi Pengendalian Internal Atas Penerimaan Dan Pengeluaran Barang Pada PT Hero Supermarket. Jakarta. Binus. Krismiaji. 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kedua. Yogyakarta. UPP AMP YKPN. Marjuki, A. A. 2006. Evaluasi Efektivitas Sistem Pengendalian InternPenjualan Kredit Pada PT. Repex International Branch Semarang. Universitas Diponegoro Semarang (Tidak Dipublikasikan). Marlina. 2008. Penerapan Pengendalian Intern Atas Persediaan Barang Pada PT. Medan Jaya Sarana Cipta Medan. Jurnal Ilmiah Ranggagading Vol.4 No.1 : 75-96. Marom, C. 2002. Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang. Jakarta. Penerbit PT. Grasindo. Moleong, L. J. 2007. Metode Penelitian Kualitatif, Edisi revisi. Bandung. PT Remaja Rosdakarya. Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Jakarta. Salemba Empat.


23

Puspitawati, L. dan S. D. Anggadini. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta. Graha Ilmu. Romney, M. B. dan P. J. Steinbart. 2003. Accounting Information System. Edisi Kesembilan. Jakarta. Salemba Empat. Sugiarto. 2007. Pemahaman Pengendalian Intern. Http//elisa.ugm.ac.id. Supomo, B. 2009. Metodologi Penelitian BisnisUntuk Akuntansi dan Manajemen. Edisi Pertama. Yogyakarta. BPFE. Susanto, A. dan L. Midjan. 2000. Sistem Informasi. Akuntansi I. Edisi 8. Bandung. Lingga Jaya. Sutabri, T. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta. Andi. Tunggal. A. W 2001. Struktur Pengendalian Intern. Cetakan Pertama. Jakarta. Rineka Cipta. Triandi dan Siregar, J. D. 2008. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Penjualan Terhadap Peningkatan Efektivitas Penerimaan dan Pengeluaran barang. Jurnal Ilmiah Ranggading. Vol. 7 No. 2. Hal. 130 – 137. Widjajanto, N. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta. Erlangga. Wijiraharjo. 2007. Sistem Akuntansi Blog/2008/WordPress.com.

dan

Pengendalian

Internal.

Http://

Wijiraharjo

’s

Winarno, W. W. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Cetakan Pertama. Yogyakarta. Penerbit UPP. STIM YKPN. Yusup, A. A. 2000. Sistem Informasi Akuntasi. Jakarta. Salemba Empat.

PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP

Recommend Documents