Pembuatan Profil Risiko Pelayanan Kefarmasian dan Penggunaan

7 Sep 2017 ... Akreditasi Rumah Sakit (SNARS) Edisi 1. Standar PMKP.12. Program manajemen risiko berkelanjutan digunakan untuk melakukan identifikasi ...

10 downloads 508 Views 2MB Size
PEMBUATAN PROFIL RISIKO PELAYANAN KEFARMASIAN DAN PENGGUNAAN OBAT

Dra. Yulia Trisna, Apt., M.Pharm

Aktivitas administratif dan klinis yang dilakukan untuk mendeteksi, mengevaluasi dan mengurangi risiko cedera pada pasien, pegawai, pengunjung dan institusi itu sendiri (Joint Commission)

SIAPA YANG PERLU DILINDUNGI ? ➢ Pasien ➢ Pegawai

➢ Rumah

Sakit

➢ Lingkungan

Mengapa perlu manajemen risiko? Meningkatkan mutu ➢Meningkatkan keselamatan ➢ Meminimalkan kerugian ➢

Manfaat Manajemen Risiko  Bagi Pasien: - Mendapatkan pelayanan yang bermutu - Meningkatnya keselamatan

 Bagi Rumah Sakit: - Perlindungan reputasi dan kepercayaan - Mengurangi komplain, tuntutan - Menghindari/meminimalkan kerugian finansial

Manajemen Risiko dalam Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit (SNARS) Edisi 1 Standar PMKP.12. Program manajemen risiko berkelanjutan digunakan untuk melakukan identifikasi dan mengurangi cedera serta mengurangi risiko lain terhadap keselamatan pasien dan staf. Standar PKPO 1 EP 3 Ada bukti pelaksanaan sekurang-kurangnya satu kajian pelayanan kefarmasian dan penggunaan obat yang didokumentasikan selama 12 bulan terakhir.

7

ASESMEN

SIKLUS

IDENTIFIKASI

MANAJEMEN RISIKO

EVALUASI

PENGENDALIAN

Identifikasi Risiko Sumber Data: Laporan medication error  Komplain  Hasil audit  Hasil survei  Capaian indikator  Medical Record review  Hasil ronde/tracer  FMEA (Failure Mode and Effect Analysis)  RCA (Root Cause Analysis) 

Identifikasi Risiko (…lanjutan) ➢ Lakukan process mapping: proses, subproses ➢ Dampak risiko: Finansial, Keselamatan, Properti, Bisnis ➢ Risiko dikelompokkan : risiko eksternal, internal (Perspektif : RS? Instalasi Farmasi ?) Risiko internal: dapat dikendalikan - Organisasi - SDM - Fasilitas dan sarana - Komunikasi Risiko eksternal: sulit/ tidak dapat dikendalikan

IDENTIFIKASI RISIKO DALAM PELAYANAN KEFARMASIAN DAN PENGGUNAAN OBAT

PROSES

RISIKO

TINDAK LANJUT

PIC

Seleksi Perencanaan Pengadaan Penerimaan Penyimpanan Pendistribusian Peresepan Penyalinan

Penyiapan Pemberian Pemantauan 11

Identifikasi Risiko (…lanjutan)

IDENTIFIKASI RISIKO PROSES

RISIKO

Seleksi Seleksi Obat dilakukan dengan mempertimbangkan aspek safety, efficacy, quality

Seleksi obat hanya mempertimbangkan harga

Tidak ada verifikasi dokumen mutu (Surat Izin Edar, CPOB, CoA, batch QC, BA/BE Tidak ada bukti ilmiah yang mendukung Tidak mempertimbangkan produk LASA dengan obat yang sudah distok oleh RS Merek obat berganti-ganti untuk zat aktif yang sama

13

IDENTIFIKASI RISIKO PROSES

RISIKO

Pengadaan Obat diadakan sesuai kebutuhan pasien dan dilakukan sesuai peraturan.

Obat tidak selalu tersedia ketika diperlukan

Pengadaan obat tidak melalui jalur resmi Anggaran untuk pembelian obat tidak mencukupi Tidak ada prosedur baku untuk menangani kekosongan obat Pengadaan obat non formularium tidak dibatasi Obat yang dibutuhkan belum memiliki surat izin edar dari BPOM Prosedur pengadaan obat melalui Special Access Scheme (SAS) tidak mudah

14

IDENTIFIKASI RISIKO PROSES

RISIKO

Penyimpanan Penyimpanan obat yang menjamin stabilitas,keamanan, mudah dicari

Penyimpanan Obat LASA (NORUM) tidak dipisah/ tidak ditandai

Penyimpanan obat high alert tidak dipisah / tidak di tandai Lokasi Penyimpanan elektrolit pekat tidak dibatasi Penyimpanan obat tidak FEFO Kekuatan obat dengan zat aktif sama sangat bervariasi

Suhu tempat penyimpanan obat tidak sesuai dengan stabilitas obat Stok obat di ruang perawatan tidak disimpan dengan aman, misal: tidak dikunci pada area publik

15

IDENTIFIKASI RISIKO

PROSES

RISIKO

Penyimpanan (.. Lanjutan) Penyimpanan obat yang menjamin stabilitas,keamanan, mudah dicari

Tempat penyimpanan obat tidak diinspeksi secara berkala Obat di troli emergensi tidak lengkap Obat di troli emergensi tidak diinspeksi secara berkala Obat mendekati kadaluarsa tidak diberi tanda Obat kadaluarsa masih tersimpan Obat yang dibawa pasien dari luar RS tidak diperiksa mutunya

16

IDENTIFIKASI RISIKO

PROSES

RISIKO

Pendistribusian Pendistribusian obat menjamin kualitas dan kuantitas obat sampai di tujuan

Tidak dilakukan pemeriksaan sebelum obat diambil dari tempat penyimpanan Peralatan transport obat (troli, cool box) tidak memadai Pengantaran obat dilakukan oleh petugas yang tidak berwenang

Obat diterima oleh petugas yang tidak berwenang Obat recall belum ditarik Pencatatan stok tidak dilakukan dengan benar

17

IDENTIFIKASI RISIKO PROSES

RISIKO

Peresepan Resep/ Instruksi Pengobatan dibuat dengan lengkap dan benar oleh dokter yang berwenang

Resep/ Instruksi Pengobatan tidak terbaca

Resep/ Instruksi Pengobatan tidak lengkap sesuai kebijakan RS Cara penulisan belum benar (singkatan, istilah tidak baku) Rekonsiliasi obat tidak dilakukan Resep/ Instruksi pengobatan ditulis oleh petugas yang tidak berwenang

Instruksi pengobatan dengan catatan pemberian obat berbeda

18

IDENTIFIKASI RISIKO PROSES

RISIKO

Penyalinan Penyalinan dilakukan dari rekam medik ke lembar resep dan/atau ke catatan pemberian obat secara akurat

Penulisan antara di rekam medik dan di catatan pemberian obat berbeda Petugas yang melaksanakan instruksi pengobatan (farmasi untuk dispensing, perawat untuk pemberian obat tidak dapat mengakses instruksi asli)

19

IDENTIFIKASI RISIKO

PROSES

RISIKO

Penyiapan Penyiapan obat dilakukan di tempat yang bersih, aman. Dilakukan sesuai persyaratan oleh petugas yang kompeten. Obat disiapkan akurat dan tepat waktu.

Tempat penyiapan obat belum sesuai standar Petugas yang menyiapkan obat tidak kompeten Pengkajian resep tidak dilakukan Pelabelan obat tidak lengkap/ tidak jelas Terjadi keterlambatan penyiapan obat Obat yang disiapkan tidak sesuai dengan yang diminta/ dibutuhkan

20

IDENTIFIKASI RISIKO

PROSES

RISIKO

Pemberian Pemberian obat dilakukan oleh petugas yang berwenang. Petugas melakukan verifikasi sebelum obat diberikan ke pasien. Pencatatan dilakukan untuk setiap pemberian obat. Pasien diberikan edukasi tentang cara menggunakan obat yang benar.

Petugas yang memberikan obat tidak berwenang Verifikasi sebelum pemberian obat tidak dilakukan Pencatatan pemberian obat tidak dilakukan dengan jelas dan benar

Pasien tidak diberi edukasi tentang cara penggunaan obat yang benar Perawat tidak dilatih mengenali peralatan untuk pemberian obat (infusion pump, alat infus) Obat yang diberikan tidak sesuai instruksi dokter

21

IDENTIFIKASI RISIKO PROSES

RISIKO

Pemantauan Pemantauan respons pasien terhadap efek obat (efek terapi dan efek samping) Pencatatan dan pelaporan efek samping obat Pelaporan kesalahan obat

Pemantauan efek samping obat tidak dilakukan

Pelaporan efek samping obat tidak dilakukan Belum ada prosedur baku dalam pemantauan terapi obat Tenaga kesehatan yang melakukan pemantauan belum terlatih Sumber informasi obat tidak tersedia

Kesalahan obat (KNC, KTC, KTD) tidak dilaporkan Laporan kesalahan obat tidak dianalisis Hasil analisis laporan obat tidak ditindaklanjuti 22

Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) 



Menganalisis proses dan outcome sebelum masalah muncul. Mengidentifikasi secara proaktif di titik mana dan bagaimana suatu proses dapat gagal, mengapa dapat gagal, bagaimana mencegah kegagalan tersebut

Failure Mode and Effects Analysis Deteksi modus kegagalan Tingkat Keparahan (Severity)

Redesain proses

FMEA

Probabilitas (Occurrence)

RPN

Controllability

Tahapan FMEA …(1) 1. 2. 3. 4.

Pilih proses yang akan dianalisis Bentuk Tim Multidisipliner Buat alur proses Tentukan modus kegagalan (apa yang mungkin gagal) 5. Tentukan dampak dari kegagalan

Tahapan FMEA …(2) 6.

Untuk tiap modus kegagalan tentukan RPN (Risk Priority Number) dengan mengalikan: keparahan (severity), probabilitas kejadian (occurrence) dan Controllability  RPN= S X O X C 7. Tentukan penyebab timbulnya tiap modus kegagalan dengan RPN tinggi 8. Redesain (rancang ulang) proses untuk tindakan perbaikan berdasarkan peringkat RPN 9. Implementasikan proses baru 10. Evaluasi kembali RPN setelah proses baru diimplementasikan

Tips Memilih Proses Yang Akan Dianalisis    

Proses yang berisiko tinggi (kompleks, prosedur tidak standar, tergantung pada SDM) Proses berisiko rendah berulang yang dapat menimbulkan cedera berat. Proses jarang terjadi tetapi menimbulkan dampak yang sangat besar Pelayanan/Peralatan/Gedung baru

CONTOH KASUS

Identifikasi modus kegagalan dan dampaknya No 1

Proses Peresepan

Modus Kegagalan 1a Dokter tidak menulis resep sesuai standar (rute, dosis, bentuk sediaan, restriksi) 1b Dosis/kekuatan/frekuensi/lama pemberian/kecepatan pemberian yang ditulis tidak sesuai dengan kebutuhan pasien 1c Obat terlewat diresepkan

Dampak Pasien berisiko mendapatkan obat yang tidak tepat

Identifikasi modus kegagalan dan dampaknya No

Proses

2 Penyiapan

Modus Kegagalan

Dampak

2a Obat yang disiapkan tidak Pasien berisiko memenuhi prinsip 5 tepat (pasien, mendapatkan obat yang obat, dosis, rute, waktu) tidak tepat 2b Salah mengambil obat 2c Obat terlewat disiapkan 2d Salah memasang etiket/ label 2e Salah kuantitas obat

Identifikasi modus kegagalan No

Proses

3 Pemberian

Modus Kegagalan

Dampak

Pemberian obat kepada Munculnya insiden pasien tidak sesuai instruksi keselamatan pasien: pasien pengobatan mendapat obat yang tidak sesuai

Prioritas modus kegagalan No

Modus Kegagalan

S

O

C

RPN Ranking

1a

Dokter tidak menulis resep sesuai standar (rute, dosis, bentuk sediaan, restriksi)

5

5

4

100

1

1b

Dosis/kekuatan/frekuensi/lama pemberian/kecepatan pemberian yang ditulis tidak sesuai dengan kebutuhan pasien

5

5

3

75

3

1c

Obat terlewat diresepkan

5

4

4

80

2

2a

Obat yang disiapkan tidak memenuhi prinsip 5 benar (benar pasien, benar obat, benar dosis, benar rute, dan benar cara pemberian obat)

5

3

2

30

6

2b

Kesalahan pengambilan obat

5

4

2

40

5

2c

Obat terlewat disiapkan

5

5

2

50

4

2d

Salah memasang etiket/ label

5

3

1

15

9

2e

Salah kuantitas obat

4

4

1

16

8

3

Penyerahan obat kepada pasien tidak sesuai

5

2

2

20

7

Kategori Tingkat Keparahan Level

DESKRIPSI

CONTOH DESKRIPSI

1

Insignificant

2

Minor

• •

Cedera ringan Dapat diatasi dengan pertolongan pertama,kerugian keuangan sedang

3

Moderate

• •

Cedera sedang Berkurangnya fungsi motorik/sensorik/psikologis atau intelektual secara reversibel dan tidak berhubungan dengan penyakit yang mendasarinya Setiap kasus yang memperpanjang perawatan

Tidak ada cedera, kerugian keuangan kecil

• 4

Major

• • •

5

Cathastropic



Cedera luas/berat Kehilangan fungsi utama permanen(motorik,sensorik, psikologis, intelektual)/irreversibel, tidak berhubungan dengan penyakit yang mendasarinya Kerugian keuangan besar Kematian yang tidak berhubungan dengan perjalanan penyakit yang mendasarinya

Kategori Probabilitas Level

Frekuensi

Kejadian Aktual

1

Sangat Jarang

Dapat terjadi dalam lebih dari 5 tahun

2

Jarang

Dapat terjadi dalam 2 – 5 tahun

3

Mungkin

Dapat terjadi tiap 1 – 2 tahun

4

Sering

Dapat terjadi beberapa kali dalam setahun

5

Sangat Sering

Terjadi dalam minggu/bulan

Kategori Controllability Level

Controllability

Keterangan

1

Easy

Mudah untuk dikontrol

2

Moderate Easy

Agak mudah untuk dikontrol

3

Moderate Difficult

Agak sulit untuk dikontrol

4

Difficult

Sulit untuk dikontrol

TABEL ASESMEN RISIKO DAMPAK (D)

PROBABILITAS (P)

CONTROLLABILITY (C)

SKORING

(1-5)

(1-5)

(1-4)

(DxPxC)

RISIKO

Identifikasi akar masalah dari modus kegagalan No

Modus Kegagalan

Penyebab Potensial

1 Dokter tidak menulis resep sesuai standar (rute, dosis, bentuk sediaan, restriksi)

a. Edukasi belum optimal b. Kurangnya kepatuhan dokter terhadap prosedur penulisan resep

2 Dosis/kekuatan/frekuensi/lama pemberian/kecepatan pemberian yang ditulis tidak sesuai dengan kebutuhan pasien

Kurangnya pemantauan

3 Obat terlewat diresepkan

Kurangnya ketelitian pada jam sibuk

terutama

Penanganan Risiko 

Menghindari risiko



Mitigasi/modifikasi risiko



Menerima risiko



Berbagi/memindahkan risiko

Mitigasi/Modifikasi Risiko 

Pharmaceutical Care



E-prescribing, Clinical Decision Support System (CDSS), barcode, “forcing

function”, “Poke yoke” 

Edukasi

Sumber: Institute for Safe Medication Practice

39

Rancang Ulang No 1

Output Dokter menulis resep sesuai standar (rute, dosis, bentuk sediaan, restriksi)

Rank Upaya perbaikan RPN 1 ● Pembuatan electronic prescribing ● Sosialisasi dan edukasi ketentuan penulisan resep kepada para dokter melalui Tim Farmasi dan Terapi ● Pelatihan penulisan resep yang benar bagi para dokter

2

3

Dosis/kekuatan/frekuensi/lama pemberian/ kecepatan pemberian yang ditulis sesuai dengan kebutuhan pasien Tidak ada kejadian obat terlewat diresepkan

3

Melakukan umpan balik dan konfirmasi kepada dokter yang melakukan penulisan resep yang tidak sesuai kebutuhan pasien

2

Meningkatkan pengkajian resep dan pelaporannya oleh apoteker

Uji Coba Redesain Proses/Proses Baru dengan Siklus PDSA

Plan

Act

• Tindaklanjut hasil evaluasi • Modifikasi • Tinggalkan

Study

• • • •

Desain proses baru atau re-desain Tetapkan indikator keberhasilan Cara pengumpulan data Tim untuk pengembangan dan evaluasi sistem

Do

• Implementasikan proses baru • Amati apa yang terjadi

• Evaluasi hasil implementasi • Tentukan apakah perubahan berhasil • pelajaran apa yang bisa dipetik

Contoh Formulir Risk Register