PEMBUATAN PROFIL RISIKO PELAYANAN KEFARMASIAN DAN PENGGUNAAN OBAT
Dra. Yulia Trisna, Apt., M.Pharm
Aktivitas administratif dan klinis yang dilakukan untuk mendeteksi, mengevaluasi dan mengurangi risiko cedera pada pasien, pegawai, pengunjung dan institusi itu sendiri (Joint Commission)
SIAPA YANG PERLU DILINDUNGI ? ➢ Pasien ➢ Pegawai
➢ Rumah
Sakit
➢ Lingkungan
Mengapa perlu manajemen risiko? Meningkatkan mutu ➢Meningkatkan keselamatan ➢ Meminimalkan kerugian ➢
Manfaat Manajemen Risiko Bagi Pasien: - Mendapatkan pelayanan yang bermutu - Meningkatnya keselamatan
Bagi Rumah Sakit: - Perlindungan reputasi dan kepercayaan - Mengurangi komplain, tuntutan - Menghindari/meminimalkan kerugian finansial
Manajemen Risiko dalam Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit (SNARS) Edisi 1 Standar PMKP.12. Program manajemen risiko berkelanjutan digunakan untuk melakukan identifikasi dan mengurangi cedera serta mengurangi risiko lain terhadap keselamatan pasien dan staf. Standar PKPO 1 EP 3 Ada bukti pelaksanaan sekurang-kurangnya satu kajian pelayanan kefarmasian dan penggunaan obat yang didokumentasikan selama 12 bulan terakhir.
7
ASESMEN
SIKLUS
IDENTIFIKASI
MANAJEMEN RISIKO
EVALUASI
PENGENDALIAN
Identifikasi Risiko Sumber Data: Laporan medication error Komplain Hasil audit Hasil survei Capaian indikator Medical Record review Hasil ronde/tracer FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) RCA (Root Cause Analysis)
Identifikasi Risiko (…lanjutan) ➢ Lakukan process mapping: proses, subproses ➢ Dampak risiko: Finansial, Keselamatan, Properti, Bisnis ➢ Risiko dikelompokkan : risiko eksternal, internal (Perspektif : RS? Instalasi Farmasi ?) Risiko internal: dapat dikendalikan - Organisasi - SDM - Fasilitas dan sarana - Komunikasi Risiko eksternal: sulit/ tidak dapat dikendalikan
IDENTIFIKASI RISIKO DALAM PELAYANAN KEFARMASIAN DAN PENGGUNAAN OBAT
PROSES
RISIKO
TINDAK LANJUT
PIC
Seleksi Perencanaan Pengadaan Penerimaan Penyimpanan Pendistribusian Peresepan Penyalinan
Penyiapan Pemberian Pemantauan 11
Identifikasi Risiko (…lanjutan)
IDENTIFIKASI RISIKO PROSES
RISIKO
Seleksi Seleksi Obat dilakukan dengan mempertimbangkan aspek safety, efficacy, quality
Seleksi obat hanya mempertimbangkan harga
Tidak ada verifikasi dokumen mutu (Surat Izin Edar, CPOB, CoA, batch QC, BA/BE Tidak ada bukti ilmiah yang mendukung Tidak mempertimbangkan produk LASA dengan obat yang sudah distok oleh RS Merek obat berganti-ganti untuk zat aktif yang sama
13
IDENTIFIKASI RISIKO PROSES
RISIKO
Pengadaan Obat diadakan sesuai kebutuhan pasien dan dilakukan sesuai peraturan.
Obat tidak selalu tersedia ketika diperlukan
Pengadaan obat tidak melalui jalur resmi Anggaran untuk pembelian obat tidak mencukupi Tidak ada prosedur baku untuk menangani kekosongan obat Pengadaan obat non formularium tidak dibatasi Obat yang dibutuhkan belum memiliki surat izin edar dari BPOM Prosedur pengadaan obat melalui Special Access Scheme (SAS) tidak mudah
14
IDENTIFIKASI RISIKO PROSES
RISIKO
Penyimpanan Penyimpanan obat yang menjamin stabilitas,keamanan, mudah dicari
Penyimpanan Obat LASA (NORUM) tidak dipisah/ tidak ditandai
Penyimpanan obat high alert tidak dipisah / tidak di tandai Lokasi Penyimpanan elektrolit pekat tidak dibatasi Penyimpanan obat tidak FEFO Kekuatan obat dengan zat aktif sama sangat bervariasi
Suhu tempat penyimpanan obat tidak sesuai dengan stabilitas obat Stok obat di ruang perawatan tidak disimpan dengan aman, misal: tidak dikunci pada area publik
15
IDENTIFIKASI RISIKO
PROSES
RISIKO
Penyimpanan (.. Lanjutan) Penyimpanan obat yang menjamin stabilitas,keamanan, mudah dicari
Tempat penyimpanan obat tidak diinspeksi secara berkala Obat di troli emergensi tidak lengkap Obat di troli emergensi tidak diinspeksi secara berkala Obat mendekati kadaluarsa tidak diberi tanda Obat kadaluarsa masih tersimpan Obat yang dibawa pasien dari luar RS tidak diperiksa mutunya
16
IDENTIFIKASI RISIKO
PROSES
RISIKO
Pendistribusian Pendistribusian obat menjamin kualitas dan kuantitas obat sampai di tujuan
Tidak dilakukan pemeriksaan sebelum obat diambil dari tempat penyimpanan Peralatan transport obat (troli, cool box) tidak memadai Pengantaran obat dilakukan oleh petugas yang tidak berwenang
Obat diterima oleh petugas yang tidak berwenang Obat recall belum ditarik Pencatatan stok tidak dilakukan dengan benar
17
IDENTIFIKASI RISIKO PROSES
RISIKO
Peresepan Resep/ Instruksi Pengobatan dibuat dengan lengkap dan benar oleh dokter yang berwenang
Resep/ Instruksi Pengobatan tidak terbaca
Resep/ Instruksi Pengobatan tidak lengkap sesuai kebijakan RS Cara penulisan belum benar (singkatan, istilah tidak baku) Rekonsiliasi obat tidak dilakukan Resep/ Instruksi pengobatan ditulis oleh petugas yang tidak berwenang
Instruksi pengobatan dengan catatan pemberian obat berbeda
18
IDENTIFIKASI RISIKO PROSES
RISIKO
Penyalinan Penyalinan dilakukan dari rekam medik ke lembar resep dan/atau ke catatan pemberian obat secara akurat
Penulisan antara di rekam medik dan di catatan pemberian obat berbeda Petugas yang melaksanakan instruksi pengobatan (farmasi untuk dispensing, perawat untuk pemberian obat tidak dapat mengakses instruksi asli)
19
IDENTIFIKASI RISIKO
PROSES
RISIKO
Penyiapan Penyiapan obat dilakukan di tempat yang bersih, aman. Dilakukan sesuai persyaratan oleh petugas yang kompeten. Obat disiapkan akurat dan tepat waktu.
Tempat penyiapan obat belum sesuai standar Petugas yang menyiapkan obat tidak kompeten Pengkajian resep tidak dilakukan Pelabelan obat tidak lengkap/ tidak jelas Terjadi keterlambatan penyiapan obat Obat yang disiapkan tidak sesuai dengan yang diminta/ dibutuhkan
20
IDENTIFIKASI RISIKO
PROSES
RISIKO
Pemberian Pemberian obat dilakukan oleh petugas yang berwenang. Petugas melakukan verifikasi sebelum obat diberikan ke pasien. Pencatatan dilakukan untuk setiap pemberian obat. Pasien diberikan edukasi tentang cara menggunakan obat yang benar.
Petugas yang memberikan obat tidak berwenang Verifikasi sebelum pemberian obat tidak dilakukan Pencatatan pemberian obat tidak dilakukan dengan jelas dan benar
Pasien tidak diberi edukasi tentang cara penggunaan obat yang benar Perawat tidak dilatih mengenali peralatan untuk pemberian obat (infusion pump, alat infus) Obat yang diberikan tidak sesuai instruksi dokter
21
IDENTIFIKASI RISIKO PROSES
RISIKO
Pemantauan Pemantauan respons pasien terhadap efek obat (efek terapi dan efek samping) Pencatatan dan pelaporan efek samping obat Pelaporan kesalahan obat
Pemantauan efek samping obat tidak dilakukan
Pelaporan efek samping obat tidak dilakukan Belum ada prosedur baku dalam pemantauan terapi obat Tenaga kesehatan yang melakukan pemantauan belum terlatih Sumber informasi obat tidak tersedia
Kesalahan obat (KNC, KTC, KTD) tidak dilaporkan Laporan kesalahan obat tidak dianalisis Hasil analisis laporan obat tidak ditindaklanjuti 22
Failure Mode and Effects Analysis (FMEA)
Menganalisis proses dan outcome sebelum masalah muncul. Mengidentifikasi secara proaktif di titik mana dan bagaimana suatu proses dapat gagal, mengapa dapat gagal, bagaimana mencegah kegagalan tersebut
Failure Mode and Effects Analysis Deteksi modus kegagalan Tingkat Keparahan (Severity)
Redesain proses
FMEA
Probabilitas (Occurrence)
RPN
Controllability
Tahapan FMEA …(1) 1. 2. 3. 4.
Pilih proses yang akan dianalisis Bentuk Tim Multidisipliner Buat alur proses Tentukan modus kegagalan (apa yang mungkin gagal) 5. Tentukan dampak dari kegagalan
Tahapan FMEA …(2) 6.
Untuk tiap modus kegagalan tentukan RPN (Risk Priority Number) dengan mengalikan: keparahan (severity), probabilitas kejadian (occurrence) dan Controllability RPN= S X O X C 7. Tentukan penyebab timbulnya tiap modus kegagalan dengan RPN tinggi 8. Redesain (rancang ulang) proses untuk tindakan perbaikan berdasarkan peringkat RPN 9. Implementasikan proses baru 10. Evaluasi kembali RPN setelah proses baru diimplementasikan
Tips Memilih Proses Yang Akan Dianalisis
Proses yang berisiko tinggi (kompleks, prosedur tidak standar, tergantung pada SDM) Proses berisiko rendah berulang yang dapat menimbulkan cedera berat. Proses jarang terjadi tetapi menimbulkan dampak yang sangat besar Pelayanan/Peralatan/Gedung baru
CONTOH KASUS
Identifikasi modus kegagalan dan dampaknya No 1
Proses Peresepan
Modus Kegagalan 1a Dokter tidak menulis resep sesuai standar (rute, dosis, bentuk sediaan, restriksi) 1b Dosis/kekuatan/frekuensi/lama pemberian/kecepatan pemberian yang ditulis tidak sesuai dengan kebutuhan pasien 1c Obat terlewat diresepkan
Dampak Pasien berisiko mendapatkan obat yang tidak tepat
Identifikasi modus kegagalan dan dampaknya No
Proses
2 Penyiapan
Modus Kegagalan
Dampak
2a Obat yang disiapkan tidak Pasien berisiko memenuhi prinsip 5 tepat (pasien, mendapatkan obat yang obat, dosis, rute, waktu) tidak tepat 2b Salah mengambil obat 2c Obat terlewat disiapkan 2d Salah memasang etiket/ label 2e Salah kuantitas obat
Identifikasi modus kegagalan No
Proses
3 Pemberian
Modus Kegagalan
Dampak
Pemberian obat kepada Munculnya insiden pasien tidak sesuai instruksi keselamatan pasien: pasien pengobatan mendapat obat yang tidak sesuai
Prioritas modus kegagalan No
Modus Kegagalan
S
O
C
RPN Ranking
1a
Dokter tidak menulis resep sesuai standar (rute, dosis, bentuk sediaan, restriksi)
5
5
4
100
1
1b
Dosis/kekuatan/frekuensi/lama pemberian/kecepatan pemberian yang ditulis tidak sesuai dengan kebutuhan pasien
5
5
3
75
3
1c
Obat terlewat diresepkan
5
4
4
80
2
2a
Obat yang disiapkan tidak memenuhi prinsip 5 benar (benar pasien, benar obat, benar dosis, benar rute, dan benar cara pemberian obat)
5
3
2
30
6
2b
Kesalahan pengambilan obat
5
4
2
40
5
2c
Obat terlewat disiapkan
5
5
2
50
4
2d
Salah memasang etiket/ label
5
3
1
15
9
2e
Salah kuantitas obat
4
4
1
16
8
3
Penyerahan obat kepada pasien tidak sesuai
5
2
2
20
7
Kategori Tingkat Keparahan Level
DESKRIPSI
CONTOH DESKRIPSI
1
Insignificant
2
Minor
• •
Cedera ringan Dapat diatasi dengan pertolongan pertama,kerugian keuangan sedang
3
Moderate
• •
Cedera sedang Berkurangnya fungsi motorik/sensorik/psikologis atau intelektual secara reversibel dan tidak berhubungan dengan penyakit yang mendasarinya Setiap kasus yang memperpanjang perawatan
Tidak ada cedera, kerugian keuangan kecil
• 4
Major
• • •
5
Cathastropic
•
Cedera luas/berat Kehilangan fungsi utama permanen(motorik,sensorik, psikologis, intelektual)/irreversibel, tidak berhubungan dengan penyakit yang mendasarinya Kerugian keuangan besar Kematian yang tidak berhubungan dengan perjalanan penyakit yang mendasarinya
Kategori Probabilitas Level
Frekuensi
Kejadian Aktual
1
Sangat Jarang
Dapat terjadi dalam lebih dari 5 tahun
2
Jarang
Dapat terjadi dalam 2 – 5 tahun
3
Mungkin
Dapat terjadi tiap 1 – 2 tahun
4
Sering
Dapat terjadi beberapa kali dalam setahun
5
Sangat Sering
Terjadi dalam minggu/bulan
Kategori Controllability Level
Controllability
Keterangan
1
Easy
Mudah untuk dikontrol
2
Moderate Easy
Agak mudah untuk dikontrol
3
Moderate Difficult
Agak sulit untuk dikontrol
4
Difficult
Sulit untuk dikontrol
TABEL ASESMEN RISIKO DAMPAK (D)
PROBABILITAS (P)
CONTROLLABILITY (C)
SKORING
(1-5)
(1-5)
(1-4)
(DxPxC)
RISIKO
Identifikasi akar masalah dari modus kegagalan No
Modus Kegagalan
Penyebab Potensial
1 Dokter tidak menulis resep sesuai standar (rute, dosis, bentuk sediaan, restriksi)
a. Edukasi belum optimal b. Kurangnya kepatuhan dokter terhadap prosedur penulisan resep
2 Dosis/kekuatan/frekuensi/lama pemberian/kecepatan pemberian yang ditulis tidak sesuai dengan kebutuhan pasien
Kurangnya pemantauan
3 Obat terlewat diresepkan
Kurangnya ketelitian pada jam sibuk
terutama
Penanganan Risiko
Menghindari risiko
Mitigasi/modifikasi risiko
Menerima risiko
Berbagi/memindahkan risiko
Mitigasi/Modifikasi Risiko
Pharmaceutical Care
E-prescribing, Clinical Decision Support System (CDSS), barcode, “forcing
function”, “Poke yoke”
Edukasi
Sumber: Institute for Safe Medication Practice
39
Rancang Ulang No 1
Output Dokter menulis resep sesuai standar (rute, dosis, bentuk sediaan, restriksi)
Rank Upaya perbaikan RPN 1 ● Pembuatan electronic prescribing ● Sosialisasi dan edukasi ketentuan penulisan resep kepada para dokter melalui Tim Farmasi dan Terapi ● Pelatihan penulisan resep yang benar bagi para dokter
2
3
Dosis/kekuatan/frekuensi/lama pemberian/ kecepatan pemberian yang ditulis sesuai dengan kebutuhan pasien Tidak ada kejadian obat terlewat diresepkan
3
Melakukan umpan balik dan konfirmasi kepada dokter yang melakukan penulisan resep yang tidak sesuai kebutuhan pasien
2
Meningkatkan pengkajian resep dan pelaporannya oleh apoteker
Uji Coba Redesain Proses/Proses Baru dengan Siklus PDSA
Plan
Act
• Tindaklanjut hasil evaluasi • Modifikasi • Tinggalkan
Study
• • • •
Desain proses baru atau re-desain Tetapkan indikator keberhasilan Cara pengumpulan data Tim untuk pengembangan dan evaluasi sistem
Do
• Implementasikan proses baru • Amati apa yang terjadi
• Evaluasi hasil implementasi • Tentukan apakah perubahan berhasil • pelajaran apa yang bisa dipetik
Contoh Formulir Risk Register
