Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2015 (SENTIKA 2015) Yogyakarta, 28 Maret 2015
ISSN: 2089-9815
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY SPAREPART MESIN FOTOCOPY DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL DELPHI 7 (Studi Kasus di UD. Eka Taruna Madiun) Fatim Nugrahanti STT Dharma Iswara Madiun Jl. Auri No. 4 Madiun E-mail:
[email protected]
ABSTRACT Inventory system is a matter that is not familiar in a company. At UD Eka Taruna companies engaged in copying machines spare parts provider. But the inventory problem is often an obstacle to be out of the goods. Handling data using manual systems resulting in often happened mistake. In the development of the company to see where the stock of goods is still using manual systems are very delicate and very long process. Therefore, the inventory information system can resolve the problem. This research resulted in an application program that can perform inventory control of spare parts and provide updated stock reports Given this research, it will simplify the process of monitoring the stock of goods that enter or exit. The new system uses a programming language DELPHI 7 and MySQL as database. This study therefore able to improve the efficiency and effectiveness of the copy machine spare parts inventory.
Keywords: Information Systems, Inventory Information Systems, Delphi 7. ABSTRAK Sistem inventori merupakan suatu hal yang bukan asing lagi di sebuah perusahaan. Pada UD Eka Taruna perusahaan bergerak dibidang penyedia sparepart mesin fotocopy. Tetapi permasalahan inventori sering menjadi kendala harus keluar masuk barang. Penanganan data menggunakan system manual mengakibatkan sering terjasdi kesalahan. Dalam perkembangan perusahaan untuk melihat keberadaan stock barang masih menggunakan system manual yang sangat membutuhkan ketelitian dan proses yang sangat lama . Oleh karena itu dengan sistem informasi inventori dapat menyelesaikan masalah. Penelitian ini menghasilkan suatu aplikasi program yang dapat melakukan kontrol persediaan sparepart dan memberikan laporan update stok Dengan adanya penelitian ini, maka akan mempermudah proses monitoring stock barang yang masuk maupun keluar. Sistem baru menggunakan bahasa pemrograman DELPHI 7 dan MySQL sebagai database. Dengan demikian penelitian ini mampu meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam inventory sparepart mesin fotocopy. Kata Kunci : Sistem Informasi ,Sistem Informasi Inventory, Visual Delphi 7 perusahaan ini masih manual dimana ketika barang masuk ke gudang dan barang keluar dari gudang, karyawan hanya mencatat pada form buku barang yang telah tersedia dan sering terdapat kesalahan pencatatan dan tercampurnya data barang satu dengan yang lain sehingga ditakutkan akan terjadi kehilangan data barang pada saat diperlukan. Dan pencatatan pembukuan barang sering kali pada saat pengecekan barang terlalu banyak membuang waktu dan laporan-laporan yang diberikan ke pimpinan sering terlambat. Barang tersebut berupa sparepart mesin fotocopy yang banyak macamnya sehingga banyak membuang biaya untuk pembelian buku laporan tiap-tiap jenis barang tersebut.
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring kemajuan teknologi dan meningkatnya aktivitas manusia dalam sektor industri tentunya akan menimbulkan persaingan yang ketat dalam dunia usaha. Adanya persaingan tersebut mendorong setiap perusahaan untuk mengelola sumber daya yang dimilikinya seoptimal mungkin agar dapat menghasilkan produk yang berkualitas tinggi dan selalu tersedia pada saat dibutuhkan. Salah satu unsur yang memerlukan adanya perencanaan dan pengendalian yang tepat adalah persediaan (Puspika dan Anita,2009) UD. Eka Taruna merupakan suatu organisasi yang bergerak dalam bidang pemeliharaan layanan alat-alat dan mesin fotocopy, UD. Eka Taruna berlokasi di Perum Bumi Mas Madiun. Sebagai perusahaan yang baru muncul pada pertengahan tahun 2009 bergerak di bidang jasa penjualan dan service mesin fotocopy , UD. Eka Taruna sudah mulai dapat bersaing dengan perusahaan lain. Namun sistem yang ada pada
1.2 Rumusan Masalah Untuk mengatasi permasalahan ini pada UD. Eka Taruna tentunya memerlukan perubahan sistem dari sistem manual ke komputerisasi. Sistem inventory pada UD Eka Taruna dalam pengolahan datanya masih menggunakan sistem manual. 364
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2015 (SENTIKA 2015) Yogyakarta, 28 Maret 2015
Penanganan data dengan sistem manual ini mempunyai beberapa kendala, diantaranya menyebabkan terjadinya kesalahan dalam pengecekan stok barang , serta kurang telitinya dalam pencatatan stok sparepart mesin fotocopy yang masuk maupun keluar sehingga terjadinya kekeliruan dalam pencatatan stok.
ISSN: 2089-9815
2.1 Konsep Dasar Inventory (Persediaan ) Konsep Dasar Inventory (Persediaan) Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan perdagangan ataupun perusahaan pabrik serta perusahaan jasa selalu mengadakan persediaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan atau meminta barang/jasa. Persediaan diadakan apabila keuntungan yang diharapkan dari persediaan tersebut hendaknya lebih besar dari pada biaya-biaya yang ditimbulkannya.( Minarni,2014). Menurut Nasution (2006) dalam Reni,2013) ongkos persediaan adalah semua pengeluaran dan kerugian yang ditimbulkan akibat persediaan. Ongkos tersebut adalah biaya pembelian, biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan biaya kekurangan persediaan. Persediaan adalah sumber daya menggangur ( idle reso urces ) yang menunggu proses lebih lanjut. Persediaan adalah seluruh barang dan material yang digunakan pada proses produksi dan distribusi (Fogarty, 1991). Terminologi Dalam Sistem Persediaan, terdiri dari: 1. Kebutuhan Barang ( Demand ) 2. Waktu Ancang ( L ead Time ) 3. Titik Pemesanan Kembali ( Reorder Point ) 4. Cadangan Pengaman ( Safety Stock ) Menurut Tersine (1998) masalah pengendalian persediaan dapat diklasifikasikan dalam berbagai cara, diantaranya: 1. Berdasarkan Pengulangan Pemesanan ( Repetitiveness ) 2. Berdasarkan Sumber Pemasok 3. Berdasarkan Sifat Permintaan 4. Waktu Ancang ( lead time ) 5. Berdasarkan Sistem Pemesanan. (dalam Yesti, 2014).
1.3 Tujuan Tujuan dari penelitian ini merancang sistem informasi Inventory dengan bahasa pemrograman Delphi 7 dan menggunakan MySQL untuk basis datanya. Hal merupakan perubahan dari proses sistem lama menjadi sistem baru sehingga dalam pengoperasian pengolahan data stock barang dan menjadi lebih jelas keakuratan data yang dimiliki oleh UD. Eka Taruna. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi yang dipakai dalam penelitian ini adalah dengan cara mengumpulkan sumber data yang terdiri data primer dan data sekunder. Data primer merupakan data yang langsung dapat dan disajikan sebagai sumber dari penelitian dan pengamatan secara langsung pada objek atau perusahaan tempat melakukan penelitian, dimana dilakukan dengan cara penelitian lapangan melalui observasi dan wawancara dengan pihak yang berkaitan langsung dengan penelitian yang dilakukan, sedangkan data sekunder adalah dengan cara studi literatur dan wawancara. 1.4. Kajian Pustaka Fadli Ardianto Faruq dalam Tugas Akhir yang berjudul Desaing Dan Implementasi Sistem Informasi Inventory Control Obat Pada Puskesmas Beji Dengan Visual Basic 6.0, merancang sistem informasi komputer yang digunakan pada bagian gudang obat di Puskesmas Beji dengan hasil pembahasannya adalah sebagai masukan dan bahan pertimbangan bagi gudang obat Puskesmas Beji dalam mengatasi masalah yang ada, serta sebagai masukan dalam memperbaiki sistem inventory obat yang telah ada. Penelitian sebelumnya Gregorius Satia Budhi, dkk dalam Penelitian yang berjudul Pembuatan Sistem Inventory dengan Pengaturan Peletakan dan Visualisasi Posisi Barang Pada UD Aneka Mainan, Sistem dikembangkan dengan menggunakan Borland Delphi 6 dan MySQL sebagai database sistem. Untuk pengaturan peletakan barang dipergunakan backtracking dan visualisasi posisi barang dengan menggunakan OpenGL. Penelitian ini menghasilkan suatu aplikasi program yang dapat melakukan kontrol terhadap persediaan dan memberikan laporan persediaan terbaru. Aplikasi program juga mendukung pengaturan peletakan dan mampu memvisualisasikan lokasi persediaan dalam bentuk tiga dimensi. ( Minarni, 2014)
2.2 Fungsi-Fungsi Persediaan Persediaan dapat melayani beberapa fungsi yang akan menambahkan fleksibilitas operasi perusahaan. Fungsi persediaan menurut Rangkuti (2007), yaitu: 1. Fungsi Decuopling, untuk membantu perusahaan agar bisa memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier. 2. Fungsi Economic Lot Sizing, persediaan ini perlu mempertimbangkan penghematan-penghematan (potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit lebih murah dan sebagainya) karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar, dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, risiko, dan sebagainya) 3. Fungsi antisipasi, untuk mengantisipasi dan mengadakan permintaan musiman (seasonal inventories), menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan untuk menyediakan
2. LANDASAN TEORI 365
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2015 (SENTIKA 2015) Yogyakarta, 28 Maret 2015
persediaan pengamanan (safety stock) Selain fungsi fungsi di atas.
ISSN: 2089-9815
dikenal sebagai objek pascal. Melihat dari interface Delphi sekarang, yang sangat memudahkan penggunanya untuk membuat sebuah tampilan aplikasi sesuai keinginan kita bisa memilih button, sebuah edit text ataupun latar untuk aplikasi yang kita buat. Pengertian Borland Delphi 7.0 (Delphi) adalah paket bahasa pemrograman yang bekerja dalam sistem operasi Windows. Delphi merupakan bahasa pemrograman yang mempunyai cakupan kemampuan yang luas dan sangat canggih.
2.1 Sistem Informasi 2.1.1 Pengertian Sistem Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Terdiri dari sejumlah sumber daya manusia, material, mesin, uang dan informasi. Sumber daya tersebut bekerja sama menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen. (Yakub, 2012;1).
3. PEMBAHASAN 3.1 Analisa Perancangan Flowchart sistem yang sedang berjalan di. UD. Eka Taruna sistem yang sedang berjalan.
2.1.2 Informasi Informasi (information) adalah data yang di olah menjadi bentuk lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya atau data yang diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan. Sistem apapun tanpa ada informasi tidak akan berguna, karena sistem tersebut akan mengalami kemacetan dan akhirnya berhenti. Informasi dapat berupa data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran informasi dan sebagainya. (Yakub,2012;8).
ADMIN
Manager
Mulai
Cek Persediaan
2.1.3 Database Pengertian database menurut Bambang Hariyanto (2004) adalah :”kumpulan data (elementer) yang secara logic berkaitan dalam mempresentasikan fenomena/fakta secara terstruktur dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi dalam system tertentu”. Dari definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa database adalah kumpulan dari item data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, yang kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. Alasan diperlukan Database 1. Salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi 2. Menentukan kualitas informasi : akurat, tepat pada waktunya dan relevan. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. 3. Mengurangi duplikasi data (data redudancy) 4. Hubungan data dapat ditingkatkan (data relatability) 5. Mengurangi pemborosan tempat simpanan luar
Stock ada Atau tidak
Data stock
pemesanan
Cek pemesanan
pembayara n
Membuat laporan laporan
Mulai Gambar 1. Sistem yang sedang berjalan Flowchart Transaksi yang sedang berjalan dimulai cek stok persediaan jika ada persediaan maka tidak aka nada penambahan ini dilakukan secara melihat digudang, jika berkurang persediaan maka diadakan pembelian sparepart dengan cara order ke supplier.
2.1.4 Borland Delphi 7 Delphi adalah salah satu bahasa pemrograman berbasis visual yang digunakan untuk membuat program aplikasi pada komputer. Bahasa pemrograman yang digunakan oleh Delphi sebenarnya merupakan turunan dari bahasa pemrograman pascal, yang dahulu pada Delphi 3.2 Sistem yang akan dibangun 366
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2015 (SENTIKA 2015) Yogyakarta, 28 Maret 2015
ISSN: 2089-9815
Gambar 2. Sistem yang akan dibangun
sparepart mesin fotocopy pada UD. Eka Taruna untuk menyediakan struktur menu guna memahami fungsi – fungsi dari program sistem tersebut
3.2. Perancangan Sistem Informasi - Diagram aliran data Perancangan HIPO Menu Penggunaan diagram HIPO (Hierarchy plus InputProses-Output). Pada perancangan system inventory
367
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2015 (SENTIKA 2015) Yogyakarta, 28 Maret 2015
ISSN: 2089-9815
Menu utama
Input data
Barang
Laporan
Supplier
Barang
Konsumen
Tambahan
Transaksi
Konsumen
Supplier
Transaksi
Cetak laporan
Masukan
Cetak
Tambah user
Ganti pasword
Logout
Keluar
cari
Cari barang
Cari nama konsumen
Cari nama supplier
Form barang
Form konsumen
Form supplier
Cetak cetak
cetak
Gambar 3. Rancangan Hipo Menu
3.3. Perancangan Diagram Kontek Diagram Kontek Sistem Inventory Sparepart Mesin Fotocopy pada UD. Eka Taruna Madiun yang menggambarkan aliran proses secara umum dengan admin dan manager sebagai user menerima laporan akhir. Dagram ini menggambarkan secara umum proses input diberikan admin dan manager ke sistem. Administrasi Data pemesanan
Data pengeluaran barang
ADM
Tambah
Data inventor y
Data supplier
Data pembelian barang
Supplier
Sistem Informasi Inventory UD. EKA TARUNA
2.0 Transaksi pembelian
Data pemesan an barang
Data pemesanan barang
Tabel data bara ng
1.0 ambah Simpan barang
Dsta supp lier
1.0 Transaksi penjualan Pengelua ran 3.0 barang Pembuata n laporan Lap Pengelua ran barang Manager
Supplier
laporan
Gambar. 5 DFD Level 1
Manager
3.5. DFD Level 1 Pembelian Barang Dibawah ini adalah DFD level 1 dari proses pembelian barang.
Gambar 4. Diagram Konteks 3.4 Perancangan DFD Level 1 DFD level 1 Dibawah ini adalah DFD level 1 dari sistem ini, digambarkan terdapat 4 proses dari dari DFD level konteks yaitu proses tambah barang, transaksi penjualan,transaksi pembelian, pembuatan laporan, yang input outputnya sesuai dengan input output pada DFD level konteks. 368
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2015 (SENTIKA 2015) Yogyakarta, 28 Maret 2015
ISSN: 2089-9815
Data baran g
Data penjual an barang Data pembelian barang
1.1 Penamba han Pembeli barang an barang
1.2 Pengecek an inventory
3.3
Input barang Data penjualan barang Data pembeli an barang
Pembuatan laporan
3.2 Pembuatan lap. pembelian
Faktur pembelian
Faktur penjualan
Lap. penjualan
1.4
Gambar.8. DFD Level 3 Proses Pelaporan
penjuallan
4. Perancangan flowchart sistem yang akan dibangun.
Gambar 6 DFD Level Transaksi pembelian barang (stock Inventory)
Flowchart login. Admin dan manager melakukan input login pada menu login sistem kemudian sistem melakukan verifikasi bahwa login berhasil atau tidak, jika login tidak berhasil maka akan kembali pada menu login sistem dan apabila berhasil maka akan masuk pada menu sistem.
3.6 DFD level 2 Pengolahan Data Supplier Dibawah ini adalah DFD level 2 proses pengolahan data yang terdiri 2 proses yaitu proses penerimaan barang dan proses input barang. Dalam proses ini dimana transaksi diinputkan kemudian disimpan pada database dan kemudian dari database dihasilkan sebuah laporan data transaksi
mulai
Data Inventor y
suppler
Lap.pembelian
1.3
Penjualan
Data baran g
3.1 Pembuatan lap.penjual an
2.1
2.2
Pembelia n barang
Input barang
Proses login
tdk
Berhasilatau gagal ya
Menu utama
Gambar 7 DFD Level 2 Proses Supplier 3.7 DFD level 3 Pembuatan Laporan Pada proses ini terdapat 3 proses yaitu pembuatan laporan pembelian barang dari supplier , laporan penjualan barang, dan pembuatan laporan yang menghasilkan output berupa laporan faktur atau kwitansi pembelian dan penjualan.
Pilih menu tida k
Apakah akan keluar ya selesai
Gambar 9. Flowchart Login
369
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2015 (SENTIKA 2015) Yogyakarta, 28 Maret 2015
ISSN: 2089-9815
Input data barang merupakan langkah dalam penambahan barang dalam inventory yang meliputi input data, menambah barang, mengedit barang dan hapus kemudian data barang tersebut disimpan dalam database.
Flowchart Menu Utama Dari gambar rancangan flowchart menu utama diatas admin dan manager dapat mengakses sistem informasi inventory spareparts mesin fotocopy dan masuk kedalam menu yang terdapat dalam sistem. Didalam system terdapat 4 proses menu yaitu menu input data, menu laporan, menu transaksi dan menu tambahan. Setiap menu dapat diakses oleh admin dan manager.
Perancangan ERD
Mulai
Menu utama t d k Pilih input data?
ya
t d Pilih menu k
Input data
ya laporan
laporan t d k Pilih menu transaksi
ya transaksi
Gambar 12. Perancangan ERD Pilih menu tambah ?
td k
Tambah barang
t d k
Perancangan Tabel ERD
keluar
Gambar 10. Flowchart Menu Utama
Mulai
ya Input data
Memas ukkan data
ya
Menambah barang
Edit data
ya
Mengedit barang
Hapus data
Gambar 13. Tabel ERD td k
5. Perancangan Interface sistem yang akan dibangun
simpan
ya
Berikut ini adalah perancangan interface sistem informasi inventory spareparts mesin fotocopy yang diusulkan.
selesai
Gambar. 11 Input data Barang
370
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2015 (SENTIKA 2015) Yogyakarta, 28 Maret 2015
ISSN: 2089-9815
Perancangan tampilan menu login. UD.EKA TARUNA
Gambar 18. Konfirmasi Login Form laporan barang Gambar 14. Menu Login Perancangan Menu Utama SISTEM INFORMASI INVENTORY UD. EKA TARUNA Madiun
Menu utama Input
Laporan
data
Transaks
Tambah
i
an
Gambar. 19 Form laporan barang. Gambar.15. Rancangan form menu utama
Keterangan tombol : a.
Transaksi No.
Pilih
b.
Faktur Tan
konsumen
untuk pencetakan informasi data persediaan barang.
untuk keluar dari form laporan barang.
ggal Plih
k
sa
h
baran
o
tu
a
Stock
Jumla
sekarang
h beli
Ta mb
Ganbar d a16. rRancangan form Transaksiah
g
e
n
List view data masukan transaksi g a
Si
Res
mp
et
Total harga
an
Gambar 16. Form TransaksiRp 0 6. Implementasi Implementasi sistem dilakukan untuk memastikan bahwa program yang dibuat telah sesuai dengan perancangan dan dapat segera digunakan pada UD. UD. Eka Taruna. Berikut adalah implementasi program pada sistem informasi inventory spareparts mesin fotocopy :
Gambar 20 Transaksi barang
371
laporan
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2015 (SENTIKA 2015) Yogyakarta, 28 Maret 2015
ISSN: 2089-9815
b. Sistem informasi inventory sparepart mesin fotocopy ini sangat bermanfaat dalam pencarian data sparepart dan membantu dalam pencarian data supplier maupun konsumen UD. Eka Taruna Madiun. c. Sistem informasi inventory sparepart mesin fotocopy ini memudahkan karyawan bagian administrasi dalam mengolah data. d. Serta sistem informasi ini mampu meningkatkan efisiensi waktu bagi kenerja perusahaan dan meminimalisir semua kemungkinan dalam manipulasi data dan kesalahan pencatatan
Gambar. 21. From transaksi (cari data transaksi).
Form laporan transaksi PUSTAKA Budi, G., S., B., dkk, Penelitian yang berjudul Pembuatan Sistem Inventory dengan Pengaturan Peletakan dan Visualisasi Posisi Barang Pada UD Aneka Mainan, Kurniawan, Risang. 2012. Sistem Informasi Data Poin Pelanggaran Siswa Sma Muhammadiyah 2 Yogyakarta Berbasis Java. Amikom. ( ):2. .Minarni, Susanti, 1 Februari 2014, Jurnal Momentum, Sistem Inventory obat pada Rumah sakit Umum Daerah (RSUD) Padang. Ningsih, Eva Septya. 2011. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Bimbingan Dan Konseling Di Smk N Wonoasri. Amikom. ( ):5 Puspika, J., dan Anita,D. , Jurnal Ekonomi ,2009 Romli, R., A., Abubakar, R.,,Harsono , A., Rancangan Sistem Persediaan Bahan Baku Kain Pada Kondisi Demand Probabilistik dengan Kendala Luas Gudang*(Studi Kasus di CV. Visa Insan Mandani ,Jurnal online ITN, 2013 Sari., Y.,F.,S.,Zaini,E.,Saleh., Rancangan Sistem Persediaan Bahan Baku Kertas Menggunakan Model Persediaan Stokastik Joint Replenishment di PT Mizan Grafika Sarana*, Reka Integra ISSN: 2338-5081 ©Jurusan Teknik Industri Itenas | No.04 | Vol.02 Jurnal Online Institut Teknologi Nasional Oktober 2014. Setiadi, Ariefianto Wahyu. 2010. Perancangan Dan Implementasi Aplikasi Persedian Barang. Politeknik Telkom Bandung. ( ): 2-3.
Gambar. 21. Form laporan transaksi. Form Laporan Transaksi
Gambar..22 Form laporan data transaksi a.
Kesimpulan Berdasarkan uraian rancang bangun sistem informasi di UD. Eka Taruna dari tahap pendahuluan sampai dengan analisa dan perancangan sistem, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : a. Dengan Sistem Informasi inventory sparepart yang dirancang menggunakan program Delphi dengan database Ms Acces, dapat membantu memonitoring keluar masuk barang.
Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi: Konsep Dasar, Analisis, Desain dan Implementasi. Graha Ilmu, Yogyakarta. Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Graha Ilmu, Yogyakarta
372
