PERANCANGAN SISTEM INVENTORY SPAREPART MOTOR PADA CV. SURYA

Download Prosedur pemasukan dan pengeluaran jumlah sparepart(Stock). 2. Perancangan aplikasi perangkat lunak terhadap pemasukan dan pengeluaran spar...

0 downloads 377 Views 910KB Size
Perancangan Sistem Inventory Sparepart Motor Pada CV. Surya Jaya Jepara Januar Yoga A. A11.2008.04342 Program Studi Teknik Informatika Universitas Dian Nuswantoro 2013 ABSTRAK Bengkel merupakan suatu usaha jenis wirausaha kecil dan menengah yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan perbaikan baik itu sepeda motor atau mobil ,lebih dari itu bengkel juga melakukan usaha penjualan sparepart guna melengkapi kebutuhan penggantian sparepart kendaraan yang rusak .Salah satu jenis bengkel yang bergerak dalam bidang jasa servise sepeda motor adalah CV. Surya Jaya Jepara. Pada saat ini CV. Surya Jaya Jepara dalam menyajikan data yang dibutuhkan oleh bengkel masih manual, dalam hal ini dalam mengendalikan persediaan stok sparepart atau keluar masuknya jumlah sparepart masih kurang efisien sehingga banyak sekali kesulitan yang ada apalagi data yang harus diolah banyak dikarenakan stok sparepart yang terdiri dari berbagai macam sparepart dengan berbagai macam jenisnya. Maka untuk mengatasi masalah tersebut CV. Surya Jaya Jepara memerlukan suatu sistem pengolahan data yang lebih baik dari sistem yang sebelumnya yaitu dengan sistem informasi persediaan stok sparepart yang akan memberikan hasil pengolahan data yang optimal dan didukung dengan sumber daya manusia yang berkualitas sehingga CV. Surya Jaya Jepara dapat mengontrol kegiatannya dengan mudah cepat akurat dan dapat memberikan laporan yang diinginkan secara tepat dan cepat setiap saat bila dibutuhkan. Kata kunci : aplikasi,stok,sparepart,data,software.

1.1

BAB I

stok sparepart atau keluar masuknya jumlah sparepart

PENDAHULUAN

masih kurang efisien sehingga banyak sekali kesulitan yang ada apalagi data yang harus diolah banyak

Latar Belakang Bengkel

merupakan

suatu

usaha

jenis

dikarenakan stok sparepart yang terdiri dari berbagai

wirausaha kecil dan menengah yang bergerak dalam

macam sparepart dengan berbagai macam jenisnya.

bidang jasa pelayanan perbaikan baik itu sepeda motor

Maka untuk mengatasi masalah tersebut CV. Surya

atau mobil ,lebih dari itu bengkel juga melakukan

Jaya Jepara memerlukan suatu sistem pengolahan data

usaha penjualan sparepart guna melengkapi kebutuhan

yang lebih baik dari sistem yang sebelumnya yaitu

penggantian sparepart kendaraan yang rusak .Salah

dengan sistem informasi persediaan stok sparepart

satu jenis bengkel yang bergerak dalam bidang jasa

yang akan memberikan hasil pengolahan data yang

servise sepeda motor adalah bengkel CV. Surya Jaya

optimal dan didukung dengan sumber daya manusia

Jepara .

yang berkualitas sehingga CV. Surya Jaya Jepara dapat Pada saat ini CV. Surya Jaya Jepara dalam

mengontrol kegiatannya dengan mudah cepat akurat

menyajikan data yang dibutuhkan oleh bengkel masih

dan dapat memberikan laporan yang diinginkan secara

manual, dalam hal ini dalam mengendalikan persediaan

tepat dan cepat setiap saat bila dibutuhkan.

1

CV. Surya Jaya Jepara pada pelaksanaan tugasnya

harus

bisa

mengatur

atau

1.3

Pembatasan Masalah

mengelola

Dalam pembatasan masalah tentang proses

persediaan sparepart yang ada,sehingga mengetahui

persediaan khususnya pengadaan dan pengeluaran

jika hendak kehabisaan suatu jenis sparepart sebelum

sparepart banyak masalah yang dijumpai.Oleh karena

pemesanan dari pelanggan terjadi.Misalnya untuk

itu penulis membatasi masalah yang akan dianalisis

mengetahui stok sparepart yang masuk maupun

mengingatkan adanya keterbatasan waktu, tenaga dan

sparepart yang keluar,order pembelian dan lain-lain.

pikiran dalam penyusunannya. Pembatasan masalah

Masalah ini akan dapat berkurang jika pencatatan

tersebut adalah sebagai berikut :

tersebut menggunakan alat bantu komputer yang

1. Prosedur pemasukan dan pengeluaran jumlah

mengolah data secara tepat dan mudah sehingga diperoleh informasi yang cepat dan akurat sesuai yang

sparepart(Stock). 2. Perancangan aplikasi perangkat lunak terhadap pemasukan dan pengeluaran sparepart.

dibutuhkan.

3. Dengan menggunakan aplikasi Visual FoxPro 9.0. 1.2

Perumusan Masalah Sehubungan hal yang diatas yang menjadi

permasalahan adalah bagaimana

1.4

Tujuan Tugas Akhir

CV. Surya Jaya

Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah

Jepara menyajikan laporan yang relevan sehingga

untuk merancang sistem informasi yang mampu

dapat digunakan sebagai acuan untuk perencanaan dan

mendata arus masuk dan keluarnya sparepart pada CV.

pengendalian jumlah sparepart. Oleh maka itu masalah

Surya Jaya Jepara serta stok sparepart dengan cepat

yang ada dalam jumlah sparepart CV. Surya Jaya

dan akurat. Untuk dapat membantu mengefesienkan

Jepara dapat dirumuskan sebagai berikut :

pekerjaan pada bagian persediaan sparepart dengan

Bagaimana mengolahan persediaan sparepart

menggunakan sistem komputer.

pada CV. Surya Jaya Jepara supaya informasi yang 1.5

Manfaat Tugas Akhir

1.5.1

Manfaat Bagi Penulis

disajikan menjadi lebih cepat,tepat dan akurat.

Dapat menerapkan

mengembangkan ilmu

yang

diperoleh

dan pada

perkuliahan dalam kehidupan yang nyata di masyarakat

dan

menambah

pengetahuan

2

penulis

sebenarnya

pembaca. Dapat menjadi acuan dan dorongan

persediaan barang. Untuk memenuhi salah

sebagai tolak ukur dalam mendidik dan

satu syarat dalam menyelesaikan program

membekali ilmu bagi mahasiswa sebelum

strata satu fakultas ilmu komputer khususnya

terjun ke masyarakat.

sistem

tentang

apa

informasi

yang

di

Universitas

Dian BAB II

Nuswantoro Semarang. 1.5.2

LANDASAN TEORI

Manfaat bagi Perusahaan Dapat

memberikan

sumbangan

pikiran dan pertimbangan dalam membuat

2.1 Aplikasi Perangkat Lunak 2.1.1 Pengertian Aplikasi Perangkat Lunak Aplikasi

perangkat

lunak

atau

perencanaan dalam mengambil keputusan software

application

adalah

software

pada masa yang akan datang yang didasarkan program

pada hasil laporan persediaan barang. Menambahkan

kecepatan

serta

yang

pemrosesan

memiliki

perintah

aktivitas

yang

diperlukan

untuk melaksanakan permintaan pengguna ketepatan dalam pengolahan data sparepart dengan

tujuan

tertentu.

software

sehingga dapat menyediakan informasi yang application terdiri dari : dibutuhkan setiap saat. Mempermudah dan mengefesienkan

pekerjaan

dengan

1. Bahasa pemrograman (programming language)

menggunakan sistem komputer. Memperoleh sistem informasi secara

2. Program

aplikasi

(Application

Program) tepat dan akurat, mengetahui distribusi atau 3. Program paket / paket aplikasi (packet perputaran

sparepart

secara

menyeluruh

sistem

komputer.

program) dengan

digunakan

Mengurangi resiko kesalahan yang terjadi

4. Program utilitas (utility program) 5. Games dan entertaiment dan lain-lain

dalam pengolahan data.

Untuk

mendukung

operasi

software

1.5.3 Manfaat Bagi Akademik application di atas pengguna komputer Sebagai

tambahan

referensi dibagi menjadi :

perpustakaan

yang

dapat

dimanfaatkan

sebagai media untuk menambah pengetahuan a. Analis system

3

b. Programmer

Tahap-Tahap yang harus ditempuh :

c. Operator

a. Mengidentifikasi penyebab masalah.

d. Administrator database, yaitu orang

Mengkaji ulang terlebih dahulu subjek-

yang bertugas melakukan definisi dan

subjek

manipulasi

Ini

diutarakan oleh manajemen atau yang

yang

telah di temukan oleh analisis sistem di

software

dibutuhkan

jika

dioperasikan

database. software

akan

menggunakan

aplikasi database.

permasalahan

tahap perencanaan sistem.

Titik keputusan menunjukan suatu

yang bertugas mengelola software

kondisi

system operasi, software aplikasi yang

kejadian lain.

dalam

telah

b. Mengidentifikasi titik keputusan.

e. Administrator jaringan, yaitu orang

digunakan

yang

sebuah

jaringan

komputer.

yang

menyebabkan

c. Mengidentifikasi

suatu

personil-personil

kunci.

2.2 Langkah-Langkah Analisis Sistem

Dilakukan

dengan

mengacu

pada

Menurut Jogiyanto HM,( 2009 ), langkah-

bagan alir documen yang ada di

langkah dasar yang digunakan dalam analisis

perusahaan.

sistem adalah

2. Memahami kerja dari sistem yang ada

1. Mengidentifikasi Masalah (Indentify) Merupakan

langkah

yang

Yaitu memahami kerja sisten dengan

dilakukan dalam analisis sistem. Masalah

mempelajari secara rinci bagaimana sistem

dapat

didefinisikan

pertanyaan dipecahkan.

yang

di

Masalah

pertama

(Understand)

sebagai

suatu

yang ada berjalan denganh cara melakukan

inginkan

untuk

penelitian.

inilah

yang

Tujuannya

mendeskripsikan

sistem

yaitu yang

untuk berjalan

menyebabkan sasaran dari sistem tidak

dengan penekanan pada area dimana

dapat dicapai, oleh karena itu langkah

masalah tersebut timbul.

pertama yang harus dilakukan analis adalah

Hasilnya yaitu Deskripsi sistem yang

mengidentifikasi dahulu

berjalan.Langkah-Langkahnya

terjadi.

masalah

yang

adalah

sebagai berikut :

4

a.

Menentukan jenis penelitian

e. Proyeksi sumber daya yang diperlukan

b. Merencanakan jadwal penelitian

dan

c.

perancangan sistem baru.

Membuat penugasan penelitian

biaya

yang

dibutuhkan

dalam

d. Membuat agenda wawancara 2.3 Alat Bantu Analisis Sistem e.

Mengumpulkan hasil penelitian Alat bantu analisa yang digunakan yaitu :

3. Menganalisis Sistem (Analize) Dilakukan berdasarkan data yang telah di

Flow Of Document. Merupakan bagan alir yang menunjukkan

peroleh dari hasil penelitian yang dilakukan : arus

dari

formulir

dan

laporan

termasuk

a. Menganalisis kelemahan sistem tembusan-tembusannya b. Menganalisis

kebutuhan

dengan

menggunakan

informasi simbol-simbol yang sama dengan digunakan

pegawai 4. Membuat laporan hasil analisis (Report) Proses

pelaporan

dilakukan

setelah

menganalisa hasil-hasil penelitian, yang

didalam bagan alir system. Berikut ini adalah simbol-simbol bagan alir system :

Tabel 2.1. Tabel Bagan Alir Sistem

meliputi : a. Daftar masalah yang ditemukan oeleh analisis sistem. b. Suatu pernyataan asumsi penting yang dibuat

oleh

analis

sistem

selama

pelaksanaan analisa sistem. c. Alasan yang mendasari dan luas analisa sistem yang dilaksanakan. d. Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang telah diusulkan dengan persyaratan-persyaratan

yang

harus

dipenuhi oleh sistem yang diusulkan tersebut.

5

4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem

dibentuk

penggambaran,

yang

berupa

rancangan

dan

pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemn yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh. Tahap

perancangan

sistem

ini

mempunyai 2 (dua) tujuan utama yaitu : 1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem. 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komponen yang terlibat. Tujuan kedua diatas lebih condong pada desain

sistem

yang

terinci,

yaitu

pembuatan rancang bangun yang jelas Sumber : Jogiyanto HM, 2009

dan lengkap untuk nantinya digunakan untuk pembuatan program komputernya.

2.4 Tahap Perancangan Sistem (Desain Sistem)

Untuk mencapai tujuan ini, analis sistem

2.4.1 Pengertian Perancangan Sistem

harus dapat mencapai sasaran-sasaran

Menurut Jogiyanto HM, (2009 ), desain

sebagai berikut :

sistem dapat diartikan sebagai berikut :

1. Desain sistem harus berguna, mudah

1. Tahap setelah analisis dari siklus

dipahami

pengembangan sistem.

digunakan. Ini berarti data harus

2. Pendefinisian

dari

kebutuhan-

kebutuhan fungsional.

dan

mudah

ditangkap,

harus

mudah

nantinya

muda

metode-metode diterapkan

dan

3. Persiapan untuk rancang bangun.

6

informasi harus mudah dihasilakn serta mudah dipahami dan digunakan. 2. Desain

sistem

harus

2.4.2.1 Context Diagram Context diagram adalah Data

dapat

Flow Diagram (DFD) tingkat

mendukung tujuan utama perusahaan

atas, yaitu diagram yang paling

sesuai

telah

tidak detail dari sebuah sistem

didefinisikan pada tahap perencanaan

informasi yang menggambarkan

sistem yang dilanjutkan pada tahap

aliran-aliran data ke dalam dan

analisis sistem.

ke luar sistem dan ke dalam dan

dengan

Adapun

yang

langkah-langkah

dari

perancangaan sistem yaitu : 1. Menentukan

entitas

keluar eksternal. Context diagram mempunyai

yang

akan

sejumlah

karakteristik

digunakan

sistem, yaitu :

Entitas adalah objek, jadi dalam

a. Kelompok

dalam

pemakai,

sebuah perancangan haruslah jelas

organisasi atau sistem lain

siapa saja yang memberi data dan

dimana sistem melakukan

menerima informasi.

komunikasi

2. Menentukan tabel-tabel yang akan digunakan dalam perancangan. Untuk kelancaran informasi

dari yang

sebuah

sistem

dihasilkan

maka

terminator). b. Data masuk, yaitu data yang diterima lingkungan

penentukan tabel haruslah cermat dan

diproses

harus dapat menghemat memori.

tertentu.

3. Menentukan

relasi

antar

tabel

(sebagai

sistem

dari

dan

harus

dengan

cara

c. Data keluar, yaitu data yang

sehingga antara kunci tabel yang satu

dihasilkan

dengan

diberikan ke dunia luar.

tabel

berkaitan.Hal

yang ini

lain

saling

berguna

untuk

pencarian data dari beberapa tabel. 2.4.2 Alat Bantu Perancangan Sistem

sistem

dan

d. Penyimpanan data (storage), yaitu bersama

digunakan

secara

antara

sistem

7

dengan terminator. Data ini

yang akan dikembangkan secara

dapat dibuat oleh sistem dan

logika,

digunakan oleh lingkungan

mempertimbangkan

atau sebaliknya dibuat oleh

fisik

lingkungan dan digunakan

mengalir

oleh sistem. Hal ini berarti

tersebut akan disimpan. Hal

pembuatan

data

yang harus diperhatikan dalam

CD

menggambarkan diagram alir :

storage

simbol dalam

dibenarkan, dengan syarat simbol tersebut.

tanpa

dimana

data

atau

a. Bagan digunakan

linkungan tersebut

dimana

alir

data

sebaiknya

dari

atas

ke

e. Batasan antara sistem dan

bawah mulai dari bagian kiri

lingkungan.

suatu halaman.

Tabel 2.2 :Tabel Simbol-Simbol Context Diagram

b. Kegiatan didalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas. c. Harus ditunjukkan dimana kegiatan dimulai dan dimana kegiatan berakhir. d. Masing-masing

kegiatan

didalam suatu bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata untuk mengawali suatu kegiatan. Sumber : Jogiyanto HM, 2009

e. Gunakan

2.4.2.2 Data Flow Diagram (DFD) DFD

adalah

Diagram

simbol-simbol

bagan alir dalam Context yang

Diagram.

Simbol

yang

menggambarkan suatu sistem

digunakan

dalan

DFD

yang telah ada atau sistem baru

8

Leveled sama dengan simbol

4. Administrasi keseragaman data.

dalam Context Diagram.

5. Akses kebersamaan dan perbaikan

Tabel 2.3 :Tabel Simbol-Simbol Data Flow Diagram (DFD)

dari terjadinya crashes (tabrakan dari proses serentak). Alat bantu perancangan basis data : 2.4.3.1

Entity

Relationship Diagram

(ERD)

2.4.3 Tahap Perancangan Basis Data

Model entity-relationship yang

Basis data merupakan kumpulan data

berisi

yang saling berhubungan satu dengan

himpunan entitas dan himpunan

lainnya, yang disimpan secara bersama

relasi

sedemikian rupa dan tanpa pengulangan

dilengkapi

(redundansasi) yang tidak perlu, untuk

atribut yang mempresentasikan

memenuhi berbagai kebutuhan .

seluruh fakta dari dunia nyata

Penggunaan basis data untuk mengelola

yang

data mempunyai beberapa keuntungan

digambarkan

yaitu :

sistematis dengan menggunakan

1. Kebebasan data dan akses efisien.

Digram

2. Mereduksi

(Diagram E-R).

waktu

pengembangan

aplikasi. 3. Integritas dan keamanan data.

Adapun

komponen-komponen

yang

masing-masing dengan

ditinjau, dengan

atribut-

dapat lebih

Entity-Relationship

simbol-simbol

yang

digunakan dalam ERD (Entity

9

Relationship Diagram) adalah

berhubungan dengan paling banyak dengan

sebagai berikut

satu entitas pada himpunan entitas A.

Tabel 2.4 : Tabel Simbol ERD (Entity Relationship Diagram)

Gambar 2.1 : Kardinalitas relasi satu ke satu

2. Satu ke Banyak (One to Many). Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan 2.5

Kardinalitas atau Derajat Relasi paling banyak dengan satu entitas pada Kardinalitas

relasi

menunjukkan

jumlah himpunan entitas A.

maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Kardinalitas yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misal A dan B) dapat berupa : Gambar 2.2 : Kardinalitas relasi satu ke banyak 3. Banyak ke Satu (Many to One). 1. Satu ke Satu (One to One).

Setiap entitas pada himpunan entitas A

yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, dan begitu juga sebaliknya, setiap entitas

pada

himpunan

entitas

B

berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada satu entitas himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan

entitas A

berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B.

10

1.

Setiap

himpunan

entitas

akan

diimplementasikan sebagai sebuah table (file data).

Gambar 2.3 : Kardinalitas relasi banyak ke satu Tabel Barang Tabel 2.5 : Implementasi tabel pada

4. Banyak ke Banyak (Many to Many). Yang

berarti

setiap

entitas

A

ERD

dapat

Kd_brg

berhubungan dengan banyak entitas pada

Nm_brg

Jml_brg

himpunan entitas B, dan demikian juga sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitasA.

1.

Relasi dengan derajat relasi 1-1

(one to one)

menghubungan himpunan

dua buah

entitas

dipresentasikan bentuk

yang

akan dalam

penambahan

atau

penyertaan

atribut-atribut

relasi

tabel

ke

yang

Gambar 2.4 : Kardinalitas relasi banyak ke banyak mewakili salah satu dari 2.6

Implementasi Tabel kedua himpunan entitas. Aturan umum dalam pemetaan Model Data (Level Konseptual dalam Abstraksi Data) yang kita gambarkan dengan Diagram E-R menjasi basis data fisik adalah :

11

Satuan

Tabel Distributor Kd_dist

Nm_dist

Al_dist

Tabel Barang Kd_brg

Nm_brg

Kd_dist Tabel Distributor Kd_dist

Nm_dist

Al_dist

2. Relasi dengan derajat relasi 1-M (one to many) yang menghubungkan dua buah himpunan entitas juga akan dipresentasikan bentuk

dalam

pemberian

Tabel Menjual Kd_dist

Tgl_Jual

Kd_brg

Nm_brg

Jml_brg

atau

pencantuman atribut kunci dari

himpunan

entitas

pertama (yang berderajat 1) ke table himpunan

yang entitas

3.

Relasi dengan derajat relasi

mewakili

M-M (many to many) yang

kedua

menghubungkan dua buah

(yang bederajat M). Atribut

himpunan

kunci

himpunan

diwujudkan dalam bentuk

pertama ini menjadi atribut

table khusus memiliki field

tambahan

yang berasal dari kunci-

dari

bagi

entitas kedua.

himpunan

entitas

akan

kunci dari himpunan entitas yang dihubungkannya.

12

Definisinya : Diberikan 2 row r1 dan r2 dal.am tabel dimana AB Jika r1(A) = r2(A), maka r1(B)=r2(B) Pada data pelanggan atribut yang digunakan, yaitu Kd_pel, Nm_pel, Alm_pel, Telp_pel. Berikut data pada table data pelanggan : Tabel Konsumen Tabel 2.6 : Ketergantungan Fungsional Kd_pel

Nm_pel

Alm_pel

Tabel Membeli Kd_pel

Kd_brg

Tgl_Beli

Jml_brg Maka ketergantungan fungsional yang dapat kita ajukan adalah :

Tabel barang Kd_brg

a.

Kd_pel

Nm_pel

Yang berarti bahwa atribut Nm_pel

Nm_brg

hanya

tergantung

Kd_pel. 2.7 3

Ketergantungan Fungsional

pengertian

Sebuah tabel berisi paling sedikit 2 buah atribut,

atribut

memperhatikan

ketergantungan

secara

alamiah terhadap tabel tersebut, kita

yaitu A dan B, notasinya A  B. Yang berarti A

juga dapat mengajukan sejumlah

secara fungsional menentukan B atau B secara fungsional tergantung pada A, hanya jika untuk

Tanpa

pada

ketidaktergantungan (non KF). b.

Nm_pel

Alm_pel

setiap kumpulan baris data (row) yang ada pada

Yang artinya atribut Alm_pel tidak

tabel, pasti ada 2 baris (row) di tabel dengan nilai

tergantung pada atribut Nm_pel.

untuk A yang sama, maka nilai untuk B pasti juga sama.

13

c.

Alm_pel

Telp_pel

Kunci primer ini sifatnya unik, tidak

Yang artinya atribut Alm_pel tidak tergantung

pada

pada

atribut

Telp_pel.. 3.4

Normalisasi Data Proses normalisasi adalah suatu proses dimana

mungkin sama dan tidak mungkin ganda. c. Alternate Key (Kunci Alternatif) Adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai kunci primer. d. Foregin Key (Kunci Tamu)

elemen-elemen data dikelompokkan menjadi

Adalah kunci primer yang ditempatkan

tabel-tabel, dimana didalam tabel tersebut

pada file lain dan biasanya menun.jukkan

terdapat entity-entity dan relasi antar entity

dan melengkapi suatu hubungan antara file

tersebut.

satu dengan file lainnya.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan

Tahap-tahap dalam normalisasi data adalah

dalam normalisasi suatu data yaitu:

sebagai berikut :

1. Field atau Atribut Kunci.

1. Bentuk Tidak Normal

Field kunci merupakan satu field atau set

Adalah suatu bentuk dimana semua data

field yang terdapat dalam satu file yang

dikumpulkan apa adanya tanpa mengikuti

merupakan kunci dan mewakili record.

aturan-aturan tertentu. Bisa jadi data yang

Field yang merupakan kunci akan menjadi

dikumpulkan akan tidak lenkap dan terjadi

penentu dalam pencairan program.

duplikasi data.

2. Macam-macam kunci :

Contoh :

a. Candidat Key (Kunci Calon)

File Ob.at (Kd_brg, Nm_brg1, Nm_brg2).

Adalah satu atribut atau field yang

Bentuk adalah bentuk tidak normal karena

mengidentifikasikan secara unik dari suatu

dalam

kejadian yang sifatnya khusus dari suatu

Kd_brg, Nm_brg, Hrg_brg mengambil 2

entity.

nama barang, sehingga terjadi perulangan

b. Primary Key (Kunci Primer)

file

barang

yang

mempunyai

nama barang 2 kali.

Adalah kunci kandidat yang dipilih untuk mewakili setiap kejadian dari suatu entity.

Kd_brg

Nm_brg1

Nm_brg2

0001

Baut

Oli

14

0002

Lampu

Dari file barang, dapat dilihat bahwa

Kamprat

kunci primernya adalah field Kd_brg. Field Nm_brg tergantung pada field

2. Bentuk Normal Pertama

Kd_brg.

Bentuk normal pertama merupakan suatu

bentuk

dimana

data

4. Bentuk Normal Ketiga

yang

dikumpulkan menjadi satu field yang

Bentuk normal ketiga adalah suatu

sifatnya tidak akan berulang dan tiap

bentuk yang memenuhi syarat-syarat:

field

a. Relasi antar file sudah merupakan

hanya

mempunyai

satu

bentuk normal kedua.

pengertian.

b. Field yang bukan kunci tergantung secara fungsi pada kunci primer.

Contoh : Dari

tabel

barang

diatas

Contoh :

diubah

File Barang dan file Distributor sudah

menjadi bentuk normal pertama. Kd_brg

merupakan

Nm_brg1

0001

Baut

0002

Lampu

0003

Oli

.0004

Kamprat

bentuk

normal

ketiga

karena seluruh file yang bukan kunci sudah tergantung pada field kunci yaitu kunci primernya.

3.5

Data Dictionary (DD) Kamus data atau Data Dictionary (selanjutnya

3. Bentuk Normal Kedua

disebut DD) adalah katalog fakta tentang data

Bentuk normal kedua adalah bentuk

dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu

yang memenuhi syarat-syarat sebagai

sistem informasi. (Jogiyanto HM, 2005 ).

berikut:

DD dapat mengidentifikasi data yang mengalir

a. Sudah memenuhi kriteria bentuk

di sistem dengan lengkap. Dalam perancangan

normal pertama.

sistem

b. Field yang bukan kunci tergantung

merancang

secara fungsi pada kunci primer.

database.

kamus

data

input,

di

gunakan

laporan-laporan

untuk dan

Contoh :

15

Tabel 2.7. Tabel Data Dictionary

3.7

Tahap Implementasi Sistem Implementasi meletakkan

sistem sistem

merupakan supaya

tahap

siap

untuk

dioperasikan. Tahap implementasi sistem terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut :

1. Menerapkan Rencana Implementasi Merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi Sumber : Jogiyanto HM, 2009 3.6

untuk

Rencana

implementasi dimaksudkan terutama untuk

Perancangan Input Output Design Yaitu

sistem.

mengatur

menggambarkan

tampilan

biaya

dan

waktu

yang

dibutuhkan selama tahap implementasi.

program input maupun output.

Dalam rencana implementasi semua biaya

1. Perancangan Masukan (Input Design)

yang akan dikeluarkan untuk kegiatan

Dimulai dari dasar sebagai penangkap

implementasi perlu dianggarkan dalam

input pertama kali, karena bila dokumen

bentuk anggaran biaya. Waktu yang

dasar tidak di desain dengan

diperlukan untuk kegiatan implementasi

baik,

kemungkinan input yang tercatat dapat

juga

salah bahkan kurang,. Dokumen dasar

implementasi dalam bentuk skedul waktu.

biasanya

terbentuk

formulir

yang

perlu

diatur

dalam

rencana

2. Melakukan Kegiatan Implementasi

d.igunakan untuk menangkap (capture)

Kegiatan implementasi dilakukan dengan

data yang terjadi (Jogiyanto HM, 2005 ).

dasar kegiatan yang telah direncanakan

2. Perancangan Keluaran (Ouput Design) Dimaksudkan

untuk

menentukan

dalam rencana implementasi. Kegiatankegiatan yang dapat dilakukan dalam tahap

kebutuhan ouput dari sistem yang baru.

implementasi ini adalah :

(Jogiyanto HM, 2009 ).

1. Pemilihan dan pelatihan personil 2. Pemilihan

tempat

dan

instalasi

perangkat keras dan perangkat lunak

16

3. Pemrograman dan pengetesan program

kemampuan ini pembuatan program

4. Pengetesan sistem

menjadi lebih singkat dan mudah.

5. Konversi sistem.

Manfaat OOP paling dirasakan untuk

3. Tindak Lanjut Implementasi

3.8

graphical user interface (pemrograman

Tidak lanjut implementasi merupakan

berorientasi grafik) atau disingkat GUI.

pengetesan penerimaan sistem (system

Berorientasi

acceptance test). Pengetesan ini dilakukan

program yang dibuat akan mempunyai

dengan menggunakan data sesungguhnya

tampilan

dalam

yang

windows. Masing-masing objek grafis

dilakukan oleh analisis sistem bersama-

yang ada pada layar (kotak teks, jendela,

sama dengan user.

spinner atau tombol perintah) dapat di

jangka

waktu

tertentu

Visual Foxpro 9.0

foxpro

seperti

berarti

bahwa

program-program

representasikan sebagai objek visual

2.12.1 Pengenalan Microsoft Visual Foxpro Visual

grafis

merupakan

foxpro dengan hanya mengambil definisi

database

objek

tersebut

dari

kelas

template

management system (aplikasi pengolah

bawaan visual foxpro. Puluhan kelas

database) atau disingkat DBMS yang

template telah disediakan oleh visual

merupakan pengembangan lebih lanjut

foxpro yang dapat digunakan untuk

dari foxpro 2.x. Kelebihan visual foxpro

membuat tombol perintah, kotak edit,

dibandingkan foxpro 2.x terletak pada

kotak cek dan obje.k visual lainnya.

kemampuannya untuk mendukung object

Visual foxpro dapat juga menyediakan

oriented programming (pemrograman

sejumlah developer application (aplikasi

berorientasi objek) atau disingkat OOP.

pengembang)

OOP

yang

mengembangkan program, antara lain

diciptakan menjadi efiesien, terstruktur

berupa aplikasi tabel designer, database

dengan baik dan yang terpenting mampu

designer, form designer, menu designer,

memanfaatkan kembali kelas-kelas yang

report designer dan project manager.

sudah

Dengan

merupakan

diciptakan

program

sebelumnya untuk

digunakan dalam program lain. Dengan

untuk

aplikasi-aplikasi

membantu

tersebut

program dapat diciptakan tanpa banyak

17

melakukan pemrograman kode baris

Tabel dalam visual foxpro dapat

demi baris yang sangata menyita waktu.

berbentuk tabel bebas yang berdiri sendri maupun tabel yang berada di

2.12.2 Developer Application (Aplikasi-Aplikasi dalam suatu file database (dalam Pengembang) foxpro Microsoft visual fo.xpro sebenarnya bukan merupakan suatu perangkat lunak tunggal, melainkan terdiri dari sejumlah developer

application

file

database

berekstensi

.DBC).  Query Designer Query designer merupakan aplikasi

(aplikasi visual foxpro yang berfungsi untuk

pengembang) yang digabungkan menjadi menyusun

query.

Query

adalah

satu. Dibawah ini penjelasan singkat seperangkat mengenai

masing-masing

pengembang

yang

aplikasi

terdapat

pada

aturan

yang

menspesifikasikan .cara mengambil informasi yang terkandung dalam

Microsoft Visual Foxpro : sebuah atau beberapa tabel. File-file  Database Designer query Database

designer

disimpan

dengan

ekstensi

merupakan .QPR. Penting untuk diingat bahwa

aplikasi

Visual

Foxpro

yang

berfungsi untuk mendesain database. Dalam visual foxpro, database adalah

hasil dari sebuah query tidak bida diedit.  View Designer

gabungan dari beberapa tabel (file-file View

designer

berfungsi

untuk

yang berekstensi.DBF) yang berelasi membuat view. View mirip dengan atau berhubungan satu nama lain. query  Tabel Designer

kelebihan

Tabel designer merupakan aplikasi visual foxpro yang berguna untuk merancang

tabel.

tetapi

Dengan

mempunyai

yaitu

selain

satu dapat

menampilkan isi tabel sumber, view juga dapat mengedit tabel sumber.

tabel View disimpan dengan nama file

designer dapat dibuat struktur field yang berekstensi .VUE atau disimpan dari suatu tabel, menspesifikasikan dengan file database (.DBC). View indeks tabel tersebut dan seterusnya.

18

diperlakukan seperti tabel oleh visual

Class

foxpro dengan sedikit perbedaan. Jika

menciptakan kelas yang berhubungan

tabel biasa merupakan se.buah data

dengan

yang sifatnya fisikal (artinya yang

designer wujud fisik objek dari kelas

tersimpan, itulah yang ditampilkan),

yang dirancang dapat dilihat langsung

maka view merupakan sebuah sumber

di layar. Kelas yang diciptakan dapat

data logical, artinya isi tabel yang

disimpan ke dalam file berekstensi

ditampilkan tergantung pada aturan-

.VCX..

aturan yang dispesifikasikan oleh

designer

digunakan

tampilan.

untuk

Dengan

class

 Program Editor

view bersangkutan. Jadi, view dapat

Program editor digunakan untuk

dibuka dengan perintah USE, dapat

menciptakan file program. Meskipun

ditampilkan

visual foxpro sudah menyediakan

dengan

perintah

BROWSE dan sebagainya.

berbagai class, seperti class designer

 Form Designer Form

designer

dan form designer guna mengurangi berfungsi

untuk

kebutuhan untuk menulis program,

merancang tampilan program atau

tetapi sering program yang dibuat

form langsung dilayar tanpa harus

membutuhkan sedikit pemrograman

melakukan pemrograman baris demi

agar aplikasi menjadi lebih hidup.

baris seperti pada foxpro biasa. Hasil

Hasil

rancangan form ini disimpan dalam

disimpan ke dalam file berekstensi

sebuah file yang berekstensi .SCX.

.PRG. File ini dapat dijalankan dan

 Menu Designer

program

dapat

dapat pulan dikompilasi menjadi file

Menu designer digunakan untuk merancang menu. Hasil rancangan

penulisan

.EXE. 

Report Designer

menu dapat disimpan ke dalam

Report designer digunakan untuk

berekstensi .MNX.

menciptakan

 Class Designer

laporan.

Dengan

aplikasi ini dapat ditentukan jenis keluaran

yang

muncul

disetiap

19

halaman cetak, jenis keluaran yang



3.2 Jenis dan Sumber Data

muncul disetiap pergantian baris dan

Dalam usaha untuk mendapatkan data-data

seterusnya. Hasil rancangan dengan

yang benar sehingga tercapai maksud dan tujuan

report designer dapat disimpan dalam

penyusunan tugas akhir ini,penulis menggunakan

file ekstensi .FRX serta dapat dicetak

metode pengumpulan data dari jenis data dengan

dengan perintah REPORT FORM.

cara sebagai berikut:

Project Manajer

A. Data Primer

Project manajer digunakan untuk

Data Primer yaitu data yang diperoleh secara

mengorganisir aplikasi. Aplikasi yang

langsung

terdiri dari sejumlah tabel, view,

wawancara.

query, database, form, laporan, kelas

Secara langsung dengan bagian yang terkait.

dan program dapat diorganisir dalam

Data Primer dapat berupa:

sebuah projek menggunakan project

-

manajer.

Hasil

dengan

project

dapat

dilakukan

melalui

Wawancara dengan pimpinan tentang

pengorganisasian

bagaimana sistem persediaan sparepart

manajer

yang dijalankan pada CV. Surya Jaya

dapat

disimpan dengan file berektensi .PRJ. File ini kemudian dapat dijalankan atau kompilasi ke dalam file .EXE untuk nantinya didistribusikan ke klien.

Jepara -

Wawancara tentang sejarah berdirinya CV. Surya Jaya Jepara

B. Data Sekunder Data sekunder yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung yang dapat berupa

BAB III

catatan-catatan,

METODE PENELITIAN

laporan-laporan

dokumen-dokumen

dan

tertulis,

makalah-makalah

serta daftar pustaka. 3.1 Obyek Penelitian Dalam

penyusunan

Data sekunder dapat berupa : tugas

akhir

ini

dilakukan penelitian dibagian administrasi gudang pada CV. Surya Jaya Jepara yang beralamat di Jl.

- Data sparepart - Data pembelian dan penjualan sparepart

Abimanyu 2 No B6 Jepara.

20

Model (SDLC Model) atau juga terkenal dengan

3.3 Metode Pengumpulan Data Dalam penyusunan tugas akhir ini akan

model Waterfall. Metode pengembangan System

perlu adanya suatu metode tertentu yang akan

Development Life Cycle Model (SDLC Model) ini

digunakan

mengusulkan

dalam

pengumpulan

data

yang

pendekatan

pengembangan

diperoleh dengan cara sebagai berikut :

perangkat lunak yang sistematik dan sekuensial,

a. Studi Lapangan

metode ini didasarkan pada beberapa aktifitas

Yaitu data yang secara langsung dapat

berikut :

diperoleh dengan meninjau dan mengamati secara langsung terhadap objek yang diteliti melalui : 1. Wawancara (Interview) Yaitu metode pengumpulan data yang mengadakan dengan

tanya

responden

jawab

langsung

sehingga

dapat Gambar 3.1 : Pengembangan Sistem Model Waterfall

mengetahui masalah secara jelas.

1. Perencanaan Sistem

2. Observasi (Observation) Yaitu

pengumpulan

data

dengan

Pengembangan

pencatatan secara cermat terhadap objek

dengan

yang diamati.

elemen-elemen

sistem

mengadakan

informasi penelitian

dimulai terhadap

kebutuhan

sistem

bersangkutan dan mendefinisikan kebutuhan-

b. Studi Pustaka Yaitu penelitian dengan menggunakan dan

kebutuhan

mempelajari buku-buku maupun literatur-

kedalam panduan bagi pengembangan sistem

literatur yang berhubungan dengan masalah

ditahap

yang diteliti sebagai landasan teori bagi

berkaitan

penulis.

berkaitan dengan sistem baik itu sumber daya manusia,

tersebut

berikutnya. berupa

peraturan

dan

menjabarkannya

Aspek-aspek

yang

elemen-elemen

yang

perundang-undangan,

3.4 Metode Pengembangan Sistem perangkat keras (hardware), prosedur kerja Metode

pengembangan

sistem organisasi maupun beragam aspek lainnya,

menggunakan System Development Life Cycle baik yang terkait secara langsung maupun

21

tidak dengan sistem komputerisasi yang akan

dioperasikan.

dibangun. Fase ini merupakan fase yang

kegiatan

sangat penting (essential) untuk mendapatkan

menggunakan bahasa pemrograman komputer

gambaran utuh sistem guna pengembangan

yang

sistem

sebelumnya.

bersangkutan

kedalam

bentuk

penerapan sistem yang berbasis komputerisasi.

Tahap

menulis

telah

ini

termasuk

juga

kode program dengan

ditentukan

dalam

tahap

5. Testing (Uji Coba) Setelah proses penulisan kode pemrograman

2. Analisa Sistem langkah berikutnya berupa proses pengujian Tugas yang paling penting dalam tahap ini atau test sistem. Pengetesan sistem termasuk adalah proses menemukan permasalahan dan juga pengetesan program secara menyeluruh. menghasilkan alternatif pemecah masalah. Pengetesan

sistem

ini

adalah

memastikan

bahwa

elemen-elemen

untuk

Dan diharapkan untuk memahami sistem yang atau

ada serta menentukan kebutuhan-kebutuhan komponen dari sistem telah berfungsi sesuai pemakai dan hambatan-hambatan pada suatu dengan

yang

diharapkan.

Pengetesan

sistem baru. dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan 3. Desain Sistem atau kelemahan-kelemahan yang mungkin Tahap

setelah

analisis

dari

siklus masih terjadi.

pengembangan sistem adalah desain sistem. 6. Maintenance (Pemeliharaan) Desain sistem menggambarkan bagaimana Fase ini merupakan fase perawatan terhadap suatu sistem dibentuk yang dapat berupa sistem

yang

telah

dikembangkan

dan

penggambaran, perencanaan dan pembuatan diimplementasikan. Cakupan fase ini berupa sketsa. Tujuan dari desain sistem ini adalah proses

perawatan

terhadap

sistem

yang

memenuhi kebutuhan pemakai sistem serta berkaitan dengan perawatan berkala dari memberikan gambaran yang jelas dan lengkap sistem maupun proses terhadap perbaikan kepada pemrograman komputer dan ahli-ahli sistem manakala sistem menghadapi kendala teknik lainnya yang terlibat. dalam operasionalnya akibat masalah teknis 4.

Implementasi Sistem dan non teknis yang tidak terindikasi dalam Tahap implementasi sistem merupakan tahap proses meletakkan

sistem

supaya

siap

pengembangan

sistem.

Proses

untuk

22

maintenance ini juga meliputi upaya-upaya

Merupakan gambaran dari seluruh atribut

pengembangan terhadap sistem yang telah

yang ada dan diambil secara langsung dari

dikembangkan sebelumnya dalam menghadapi

formulir atau slip yang ada pada objek

mengantisipasi

penelitian, misalnya data tamu, data kamar

perkembangan

maupun

dan sebagainya.

perubahan sistem bersangkutan.

3.5 Metode Analisis Data

-

ERD (Entity Relational Diagram)

Metode analisis data yang digunakan Merupakan

diagram

yang

menunjukkan

adalah Metode Kualitatif. Merupakan serangkaian hubungan antara entitas-entitas yang ada observasi dimana tiap observasi yang terdapat dalam suatu sistem entitas tentang apa data itu dalam sample tergolong pada salah satu dari berbicara. kelas-kelas yang eksklusif secara bersama-sama dan yang kemungkinan tidak dapat dinyatakan dalam

angka-angka.

Data-data

yang

telah

diperoleh diolah dengan cara merancang sistem secara

-

-

-

terperinci

agar

diperoleh

alternative

3.6 Implementasi Sistem 3.6.1 Tahap-Tahap Implementasi Implementasi Sistem terdiri atas: a.

Tahap Pengembangan

pemecahan masalah alat-alat yang digunakan,

Pada

tahap

misalnya :

mempergunakan

ini

penulis bahasa

HIPO (Hirarchy Plus Input Proses Output)

pemrograman untuk

HIPO Sebenarnya adalah alat yang sekarang

dari logika sistem yang dirancang.

banyak digunakan sebagai teknik dokumen

Bahasa

dalam siklus pengembangan sistem.

digunakan adalah Visual Foxpro.

DFD (Data Flow Diagram)

implementasi

pemrograman

yang

b. Tahap Evaluasi

Merupakan gambaran sistem secara logical,

Untuk mengetahui adanya kesalahan

gambaran ini tidak tergantung pada perangkat

pada logika yang dirancang maka

keras, perangkat lunak, struktur data atau

penulis melakukan uji coba dan bila

organisasi file.

terjadi

Kamus Data (Data Dictionary)

perbaikan. Tahap ini meliputi :

kesalahan

dilakukan

23

1. Pemilihan

dan

penelitian

personil

mungkin terjadi dapat di klasifikasi dalam bentuk tiga kesalahan, yaitu :

2. Pemilihan tempat dan instalasi

1.

perangkat lunak

Error)

3. Pengetesan progran

Adalah kesalahan di dalam

4. Pengetesan sistem

penulisan

5. Konversi sistem

yang tidak sesuai dengan yang

Pemrograman

program

2.

Kesalahan

Sewaktu

Proses

Pemrograman merupakan kegiatan

(Runtime Error)

menulis kode progran yang akan

Kesalahan

dieksekusi oleh komputer. Kode

sewaktu executable program

program yang akan ditulis oleh

dijalankan.

programmer

harus

berdasarkan

3.

Kesalahan

yang

terjadi

Logika (Logical

dokumentasi yang disediakan oleh

Error)

analis system hasil dari desain secara

Kesalahan dari logika program

rinci. Hasil program yang sesuai

yang dibuat.

dengan

b.

source

telah diisyaratkan.

3.6.2 Program dan Testing a.

Kesalahan Bahasa (Language

yang

dibutuhkan

oleh

3.6.3 Menu Design

pemakai sistem.

Merupakan suatu tampilan program yang

Testing

menampilkan menu utama dari suatu

Sebelum program diitetapkan, maka

aplikasi yang diterapkan. Sistem menu

program harus bebas terlebih dahulu

merupakan

dari

pengguna atau user dengan komputer.

kesalahan-kesalahan.

Oleh

karena itu program harus dites untuk menentukan yang

kesalahan-kesalahan

mungkin

Kesalahan

dari

dapat program

komunikasi

awal

antara

3.6.4 Input Design Merupakan suatu tampilan program yang

terjadi.

menampilkan tampilan input yang berguna

yang

untuk memasukkan data yang diperlukan

24

atau akan diproses ke dalam suatu keluaran

2.

atau output yang dikehendaki.

Indeks Ulang (Posting) Indeks ulang itu dapat dilakukan dengan cara pengurutan data sesuai

3.6.5 Output Design Merupakan suatu tampilan dari hasil

dengan

proses yang ada yaitu tampilan yang keluar

nomer, aphabet, urut tanggal).

baik ke layar monitor maupun ke printer

3.

sebagai media keluaran.

yang

diinginkan

(urut

Update Database Update database dilakukan jika proses ini akan ditambahkan sistem

3.6.6 Training Pada tahap implementasi perlu dilakukan

baru, misalnya dalam sistem hanya

terhadap karyawan yang terkait dalam

terdapat Delete, Add, kemudian

pelaksanaan sistem informasi pengolahan

disesuaikan

data inventori.

ditambahkan field yang berfungsi

dengan

kebutuhan

untuk pencarian.

3.6.7 Maintenance Setelah semua sistem terselesaikan, maka

4.

Menghapus data yang sudah tidak

sistem membutuhkan perawatan supaya

dipakai

sistem dapat berjalan dengan baik dan data

Karena kapasitas komputer terbatas,

dapat tersimpan lebih aman.

maka untuk data-data yang sudah

Yang perlu dilakukan untuk merawat

tidak terpakai harus dibuang.

sistem adalah : 1.

Back Up Secara Periodik BAB IV Back Up data ini dapat dilakukan ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM dengan cara menyimpan ulang data 4.1 Tinjauan Umum Perusahaan pada disket atau pada CD. Data Bagian ini menjelaskan tentang, sejarah yang harus di back up misalnya singkat CV. Surya Jaya Jepara, Struk tur data pasien, laporan keuangan, dan Organisasi, Job Description. mungkin dapat dilakukan dalam 4.1.1

Sejarah Singkat CV. Surya Jaya

satu bulan sekali. Jepara

25

Perusahaan ini didirikan dengan nama CV. Surya

bengkel ini mempunyai 15 montir dan 4

Jaya yang bergerak dalam usaha penjualan spare

karyawan yang mendukung usaha ini.

part sepeda motor. CV. Surya Jaya Jepara ini 4.1.2 Struktur Organisasi didirikan pada tahun 2005 oleh Moh Nur Yasin, Untuk dapat menjalankan kegiatan seorang pria kelahiran semarang. Pada awalnya usaha dengan baik dan lancar suatu hanya seorang bengkel yang kecil dan spare part toko memerlukan suatu bentuk yang disediakan tidak lengkap. Usaha ini pernah struktur organisasi toko yang baik. mengalami kembang kempisnya dalam usaha dan Struktur

organisasi

hubungan

anatara

adalah

pernah mengalami jatuhnya usaha, tetapi Hudi komponen-

Awang Nugroho ini tidak pantang menyerah dan komponen bagian dan posisi dalam terus maju. Akhirnya dengan keberanian diri Hudi CV. Surya Jaya Jepara maka perlu Awang Nugroho mengusahakan modal yang mempunyai suatu bentuk struktur cukup besar untuk membangun usaha kembali. oganisasi yang dapat digambarkan Akhirnya

usaha

yang

didirikannya sebagai berikut:

mengalami peningkatan dari tahun ke tahun modalnya bertambah dan sampai sekarang.

Sehingga

usaha

yang

didirikannya

lebih

meningkat

dan

mempunyai

banyak pelanggan, baik

pelanggan eceran maupun grosir. Usaha

ini

didirikan

pada

Gambar 4.1 : Bagan Struktur daerah

Purwodadi, karena didaerah sana usaha perbengkelan tersebut sangat langka kita

Organisasi Sumber : CV. Surya Jaya Jepara 4.1.3 Job Description

jumpai apalagi bengkel dengan spare part

Berdasarkan

lengkap. Dengan terjangkaunya tempat

diatas, maka berikut ini merupakan

usaha merupakan pendukung penyukses

tugas dan wewenang dari masing-

dari usaha yang kita bangun. Sekarang

masing bagian :

struktur

organisasi

26

A.

Pemilik Bengkel Mempunyai

B.

tugas

dan

Bagian Gudang Mempunyai

tugas

dan

wewenang :

wewenang :

1. Menentukan jumlah spare

1. Mencatat data spare part

part yang harus di beli

yang dibeli dan dijual.

setiap periode. 2. Menentukan tanggung

2. Menentukan stok minimal tugas

jawab

masing-masing

dan

untuk setiap spare part.

dari

3. Membuat laporan spare

bagian

part, laporan spare part beli

yang berada dibawahnya. 3. Mengatur

jumlah

dan laporan spare part jual

biaya

untuk

kemudian

yang beli dan jual untuk

diserahkan ke pimpinan

jalannya usaha.

bengkel.

4. Memberikan gaji kepada

C.

Bagian Pengepakan

karyawan sesuai dengan

Mempunyai

keahlian dan bidangnya.

wewenang :

5. Memberikan otorisasi pada setiap

bagian,

bagian

apabila

yang akan dikirim. 2. Melakukan pembungkusan

memberikan laporannya.

kepada

setiap

dan

1. .Membaca setiap pesanan

tersebut

6. Memberikan

tugas

atau pengepakan spare part

arahan

yang akan dikirim.

bagian

sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masingmasing bagian.

D.

Sopir

laporan-laporan

Mempunyai

yang seharusnya ada dari

wewenang :

bagian tertentu.

1. Melakukan pengiriman ke

7. Meminta

tugas

dan

tempat tujuan.

27

2. Melakukan

laporan

memahami informasi yang di hasilkan

pengiriman spare part yang

oleh sistem baru. Dengan sistem yang

telah dikirim.

baru kita dapat mengetahui berapa banyak

administrasi penjualan

yang

4.2 Pengertian Rancangan Sistem terjadi setiap harinya. Pengertian dari rancangan sistem adalah Sebelum kita menguraikan lebih jauh merancang suatu bentuk sistem agar deapat tentang sistem yang baru, penulis akan mempermudah dalam pembuatan suatu program. uraikan alur sistem dan data barang dari Rancangan sistem ini dapat kita buat dengan cara pembelian, penjualan sampai laporanterlebih dahulu mengkaji data-data yang ada laporan yang dirancang. dalam suatu organisasi dari kegiatan ini bisanya a. Distributor dan Program Pembelian disebut studi kelayakan terh.adap orgnisasi. Meski Distributor dan Pembelian Dapat dikatakan bahwa suatu rancangan

Barang guna penambahan stok tidak

adalah membuat perancangan program tersebut

menjadi bahan permasalahan utama

dapat

yang penulis

seefisien

mungkin,

di

dalam

mencoba membuat

pelaksanaannya selalu melibatkan beberapa unsur

bagian tersebut menjadi pelengkap

yang menjadi dasar pembuatan sistem satu

yang baik dan perlu disertakan. Guna

dengan yang lainnya seperti : Desain System,

menambahkan stok yang berasal dari

Desain Database, Desain Input dan Desain

transaksi pembelian

Output yang berupa laporan.

besar

4.2.1 Rancangan Sistem Aplikasi Komputer

Penulis hanya melengkapi pengolahan administrasi

dari

manual

ke

komputerisasi dan juga merubah format laporan yang sudah ada. Perubahan yang ada penulis buat dengan sesederhana mungkin

untuk

memudahkan

hanya

perlu

memasukkan kode distributor serta kode-kode barang yang dibeli berikut

yang Dirancang (New System)

data

operator

secara garis

user

jumlah dan harga satuannya, apabila selesai

maka

stok

akan

secara

otomatis bertambah.

b. Pembeli dan Program Penjualan Program penjualan adalah salah satu inti masalah yang penulis angkat

28

dalam penyusunan TA ini. Untuk

penulis buat. Pada intinya laporan

melayani pembeli

yang beragam

yang penulis buat hanya meliputi

maka penulis mencoba membuat

laporan posisi stok serta laporan

program penjualan sedemikian rupa

penjualan guna mempermudahnya

sehingga

operator

pengecekan barang keluar serta posisi

mengoperasikannya.

stok yang ada apabila pimpinan

Sedangkan untuk pelanggan penulis

menginginkan stok obnam secara

telah menyediakan file khusus untuk

mendadak.Sedangkan untuk menu

pelanggan

penulis

memudahkan

dalam

kode

dengan untuk

menggunakan masing-masing

Dalam

kaitan

sesederhana

mungkin agar supaya operator dapat

pelanggan. c.

membuat

dengan segera memahami kegunaanprgram

penjualan,

kegunaannya.

penulis mencoba menerapkan sistem

e.

Re-index. Dalam penyusunan script

FIFO (First In First Out) seperti yang

menggunakan Foxpro 9.0 memang

diminta oleh perusahaan. Dalam

dirasakan sempurna untuk kebutuhan

suatu pembelian dengan pelayanan

database.

sistem FIFO ini bisa mengakibatkan 4.3 Flow Of Document (FOD) New System harga jual yang berbeda, dikarenakan jika ada perubahan harga pembelian . baik naik maupun turun maka harga jual memakai harga baru tetapi

.

barang yang dikeluarkan tetap barang lama. d.

Laporan-laporan dan menu. Laporanlaporan yang penulis buat hanya sebagian dari seluruh sistem yang

29

mengalir dan akan disimpan. DFD Pengolahan Data Penjualan Sistem FIFO sebagai berikut :

.Gambar 4.2.FOD New System 4.4 Bagan Berjenjang. Bagan berjenjang atau disebut juga hirachi chart digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DFD dari level 0 (nol) ke level-level yang lebih bawah. Bagan berjenjang dapat digambarkan dengan

menggunakan

notasi

proses

Gambar 4.4. Contex Diagram

yang

digunakan DFD. Untuk sistem stok dan penjualan sistem .FIFO ini proses-proses akan tampak

Keterangan : Pembelian barang dilakukan apabila stok habis atau transaksi besar yang tidak melebigi jumlah

seperti bagan berjenjang dibawah ini :

stok yang ada. Untuk memudahkan proses .

pembelian penulis menyediakan file khusus yang menyimpan data-data distributor yang telah diberi

.

kode.Pembeli eceran maka kode tidak perlu dimasukkan saat penginputan transaksi komputer. .Gambar 4.3. Bagan Berjenjang

4.5 Data Flow Diagram (DFD) DFD digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan

secara

logika

tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik data tersebut

30

Data Flow Diagram (DFD) Level 0

4.6 Normalisasi Normalisasi adalah sebuah teknik yang mengoptimalkan database relational dan membebaskan rancangan tersebut dari keganjilan dan persoalan potensial. 1 st NF (First Normal Form)

Gambar 4.5. DFD Level 0 Data Flow Diagram (DFD) Level 1

2 nd NF (Second Normal Form)

3 rd NF (Third Normal Form)

Gambar 4.6. DFD Level 1

31

4.7 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity relationship diagram menggambarkan bentuk hubungan (relasi) antar file database yang satu dengan file database yang lain. Adapun bentuk ERD persediaan stok sparepart yang penulis buat adalah :

Gambar 4.8 Entity Relationship Diagram 4.8 Kamus Data Kamus data (KD) atau Data Dictionary (DD) adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Pada tahap perancangan sistem, KD digunakan untuk merancang input, laporan dan database. KD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD yang sifatnya global, sedangkan kete.ran.gan lebih lanjut tentang struktur dari arus data DFD diatas adalah berikut :

32

33

2.

FILE BARANG.DBF File ini berfungsi untuk menyimpan data identitas barang. Kunci primer (primary key) yang digunakan adalah Kd_brg.

4.9 Struktur Database File Dalam mendesain database harus diperhatikan

3.

FILE BELI.DBF

penempatan data dalam file dan kebutuhan data

File ini berfungsi untuk menyimpan data

yang akan digunakan dalam sistem. Adapun

transaksi pembelian barang yang diterima

rancangan file dan struktur database yang

HUDI MOTOR Karangrayung Grobogan dari

digunakan pada perancangan sistem pengolahan

distributor. Kunci primer (primary key) yang digunakan adalah No_fakt. Sedangkan Kd_dist berfungsi sebagai penghubung (relasi) dengan file induk distributor (Dist.dbf), Kd_brg sebagai penghubungan

data penjualan, pembelian dan posisi stok adalah

dengan file induk barang.dbf dan file stok.dbf.

sebagai berikut : 1. FILE DISTRIBUTOR.DBF File ini berfungsi untuk menyimpan data identitas distributor. Kunci primer (primary key) yang digunakan adalah Kd_dist.

34

4.

FILE JUAL.DBF File ini berfungsi untuk menyimpan data transaksi

penjualan

barang,

khususnya

mencatat data pembeli. Sedangkan data barang, jumlah serta harga dicatat apada file terpisah

guna

menghemat

tempat

penyimpanan. Kunci primer (primary key) yang digunakan adalah No_nota.

6. FILE RETUR.DBF File ini berfungsi untuk menyimpan detil data transaksi retur pembelian barang, khususnya mencatat data barang, jumlah retur barang. Kunci primer (primary key) yang digunakan adalah No_nota.

5. FILE JUALDETAIL.DBF File ini berfungsi untuk menyimpan detil data transaksi

penjualan

barang,

khususnya

mencatat data barang, jumlah serta harga. File

4.10 Desain Keluaran 4.10.1 Desain Tampilan Menu Utama

ini termasuk file lemah yang tidak mempunyai kunci primer No_nota

(primary key). Sedangkan

digunakan

untuk

penghubung

dengan file jual.dbf. Sedangkan Kd_brg berfungsi sebagai penghubung (relasi) dengan file induk barang.dbf dan file stok.dbf.

Gambar 4.9 Desain Tampilan Menu Utama

35

4.10.2 Desain Tampilan Data Distributor 4.10.5 Desain Tampilan Pembelian

Gambar 4.10 Desain Tampilan Data Distributor Gambar 4.13 Desain Tampilan Pembelian 4.10.3 Desain Tampilan Penjualan 4.10.6 Desain Tampilan Retur Pembelian

Gambar 4.14 Desain Tampilan Rektur Pembelian 4.10.7 Desain Tampilan Laporan Penjualan Gambar 4.11 Desain Tampilan Penjualan 4.10.4 Desain Tampilan Data Barang & Stok

Gambar 4.15 Desain Tampilan Laporan Penjualan 4.10.8 Desain Tampilan Laporan Pembelian

Gambar 4.12 Desain Tampilan Data Barang & Stok Gambar 4.16 Desain Tampilan Laporan Pembelian

36

4.10.9 Desain Tampilan Laporan Data

4.11 Hasil Implementasi Merupakan tampilan untuk mengisi data sesuai

Barang & Stok

dengan nama fieldnya. Dalam program ini masukan terdiri dari data distributor, data penjualan, data barang dan data pembelian. Gambar 4.17 Desain Tampilan Laporan Data Barang & Stok

4.11.1 Tampilan Program 4.11.1.1 Tampilan Menu Utama

4.10.10 Desain Tampilan Laporan Data Distributor

Gambar 4.18 Desain Tampilan Laporan Distributor 4.10.11 Desain Tampilan Laporan Data Pelanggan

Gambar 4.21 Tampilan Menu Utama 4.11.1.2 Tampilan Data Distributor Sesuai

dengan

filenya

makan

fungsinya

adalah

untuk mencatat segala hal Gambar 4.19 Desain Tampilan Laporan Data Pelanggan

yang berkaitan dengan datadata distributor.

4.10.12 Desain Tampilan Laporan Retur Pembelian

Gambar 4.22 Tampilan Input,Edit Gambar 4.20 Desain Tampilan Laporan Retur Barang

dan Delete Data Distributor

37

4.11.1.3 Tampilan Input Data Penjualan Masukan ini berfungsi untuk mencatat

data

yang

berkaitan dengan penjualan. Hal ini untuk mempermudah

Gambar 4.24. Tampilan Input/edit/hapus data barang

dalam mengetahui perkiraan

4.11.1.5 Tampilan Input Data

stok barang yang ada pada

Pembelian

gudang

jika

memberikan

pembeli pesan

pembelian.

Masukan ini berfungsi untuk mencatat

transaksi

pembelian yang dilakukan oleh

perusahaan

dengan

distributor.

Gambat 4.23. Tampilan Input & Delete Penjualan 4.11.1.4

Tampilan

Input

Data Gambar 4.25. Tampilan Input & Delete

Barang Masukan ini berfungsi untuk

pembelian

mencatat data-data barang

4.11.1.6 Tampilan Input Data Retur

yang ada dalam perusahaan.

Pembelian

Hal ini untuk mempermudah

Masukan ini berfungsi untuk

dalam mengetahui perkiraan

mencatat

stok barang yang ada dalam

pembelian yang dilakukan

gudang

oleh

memberikan

jika

pembeli pesan

transaksi

perusahaan

retur

dengan

distributor.

pembelian.

38

4.11.2.2 Laporan Pembelian Barang Laporan ini berfungsi untuk mengetahui pembelian

Gambar 4.26. Tampilan Retur Pembelian

Proses ini menghasilkan informasi akhir dari pengolahan data masukan. yang

dihasilkan

program

ini

adalah

penjualan,laporan

yang

telah

dilakukan distributor, dari

4.11.2 Tampilan Keluran Laporan

Beberapa

berapa

oleh

sini akan diketahui apakah pesanan

barang

sudah

terpenuhi atau belum.

laporan

pembelian

dan

laporan barang & stok barang. 4.11.2.1 Laporan Penjualan

Gambar 4.28. Tampilan Laporan

Laporan ini berfungsi untuk mengetahui

berapa

penjualan yang telah dicapai perusahaan,

Pembelian 4.11.2.3 Laporan Data Barang & Stok

dengan

Laporan ini berfungsi untuk

demikian target penjualan

mengetahui macam-macam

bisa diliat sudah tercapai

barang yang diproduksi dan

atau belum.

dapat mengetahui

jumlah

barang yang mendekati stok minimal.

Gambar 4.27. Tampilan Laporan Penjuala

Gambar 4.29. Tampilan Data Laporan Barang & Stok

39

4.11.2.4 Laporan Data Distributor Laporan ini berfungsi untuk mengetahui data distributor secara terperinci. Gambar 4.32. Tampilan Laporan Retur Pembelian

Gambar 4.30. Tampilan Laporan BAB V Distributor PENUTUP 4.11.2.5 Laporan Data Pelanggan Laporan ini berfungsi untuk

5.1 Kesimpulan Setelah

mengetahui data Pelanggan

melalui

tahap

perencanaan,

analisis dan desain aplikasi perangkat lunak

secara lebih detail.

penulis

mengambil

beberapa

kesimpula

diantaranya adalah dalam pembuatan suatu sistem pengolahan data hendaknya mempertimbangkan masalah efisien waktu, tenaga pelaksana dan Gambar 4.31. Tampilan Laporan Pelanggan

pengoperasian.Karena

bila

mengingat

sistem pengolahan data admintrasi stok ini

4.11.2.6 Laporan Retur Pembelian Laporan ini berfungsi untuk mengetahui

biaya

data

retur

pembelian secara terperinci.

dilakukan secara manual untuk mengatasi hal tersebut diatas maka perlu diambil suatu langkah baru yaitu pengolahan data dengan sistem komputerisasi sehingga sistem kerja menjadi lebih efisien, cepat dan tidak menekan biaya. Pengolahan data admintrasi stok yang dikembangkan adalah sistem yang baru yang

40

merupakan pengimplementasian sistem lama

dengan apa yang diharapkan. Untuk itu perlu

melalui

diadakan kerjasama yang baik untuk setiap

komputerisasi.

Untuk

memperjelas

pemahaman tentang system yang dirancang

bagiannya.

digunakan alat-alat pendukung analisa dan desain

3. Dengan penggunaan sistem komputerisasi

Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship

yang tidak terlepas dari gangguan software

Diagram (ERD), Flow Of Document (FOD) dan

yang ada, untuk itu perlu ditekankan pada para

Normalisasi.

sistem

pemakai

bahasa

program yang telah ada sehingga terhindar

komputerisasi

Untuk

mengefektifkan

tersebut

digunakan

pemrograman yang berorientasi pada manajemen

hendaknya

mengikuti

struktur

dari kesalahan yang diharapkan.

basis data (Foxpro) karena data pengolahan administrasi stok adalah data yang komplek dan memerlukan penanganan yang cermat untuk hasil yang cepat dan akurat. Selain itu Foxpro juga memberikan kemudahan dalam pencarian data dan integrasi data. 5.2 Saran - Saran Agar

sistem

baru

yang

dirancang

bisa

diimplementasikan sebagaimana yang diharapkan dan memberikan hasil yang maksimal, maka penulis mengajukan beberapa masukan berupa saran yang mungkin berguna bagi pemakai. 1. Ditempatkan seorang operator yang benarbenar paham pada sistem yang dijalankan dan dalam pengolahan data. 2. Penggunaan komputer dituntut kedisiplinan yang tinggi para pemakai tersebut dalam penyimpanan data masukan yang sesuai sehingga dapat menghasilkan keluaran sesuai

41