PRESUPUESTOS
Pedro Nel Correa Medina Administrador de Negocios U. EAFIT Especialista en finanzas, preparación y evaluación de proyectos. U de Antioquia Magíster en Salud Ocupacional. U de Antioquia
PRESUPUESTOS DEFINICION La Real Academia de la Lengua lo define en la Vigésima Primera edición de la siguiente forma,
Presupuestar. Tr. Formar el cómputo de los gastos o ingresos, o de ambas cosas que resultan de un negocio público o privado. 2 Incluir una partida en el presupuesto del Estado o de una corporación. Presupuesto, ta. p.p. irregular de presuponer. 2. m. Motivo, causa o pretexto con que se ejecuta una cosa. 3. Supuesto o suposición. 4. Computo anticipado del coste de una obra o de los gastos y rentas de una corporación. 5. Cantidad de dinero calculado para hacer frente a los gastos generales de la vida cotidiana, de un viaje, etc. 6. ant. Propósito formado por el entendimiento y aceptado por la voluntad. 2
PRESUPUESTOS DEFINICION Nosotros lo vamos a definir como: “El desarrollo y aceptación de una serie de objetivos y metas, así como de la movilización eficiente de una organización para alcanzarlos”
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EL PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA GERENCIAL El presupuesto es el punto de partida en la planeación y control de una gestión empresarial:
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Refleja - Objetivos - Metas - Programas
Que conducen a: DESEMPEÑO DE LA MISION CORPORATIVA LOGRO DE LA VISION CORPORATIVA Es un plan: ESTRATEGICO A LO LARGO PLAZO TACTICO A CORTO PLAZO
Que comprenden: Objetivos generales a largo plazo. Metas específicas a corto plazo. Plan financiero General a Largo plazo. Plan financiero discriminado a corto plazo. Informes de resultados periódicos. Acción de seguimiento y control.
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TIPOS DE PRESUPUESTO Según el sector: Oficiales y Privados. Según el tiempo: Estratégicos y tácticos. Según el área: De ventas, de producción,... Según el comportamiento: Flexibles (Variables) y Rígidos (Fijos).
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CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
LO REALIZAN LAS ENTIDADES DEL ESTADO
LO REALIZAN LAS EMPRESAS PARTICULARES 7
UBICACIÓN DEL PRESUPUESTO EN EL TIEMPO BALANCE HISTORICO
AYER
BALANCE HISTORICO
H O Y
Hechos históricos reales que fueron o sucedieron
BALANCE PROYECTADO
MAÑANA
Hechos deseados que queremos que sucedan
Actúa la contabilidad como sistema de acumulación e información de hechos económicos
Aparece el presupuesto empresarial
La información real se resume en estados financieros históricos
Sintetizamos aquellos hechos que deseamos que sean en unos estados financieros proyectados
Lo que pasó es irreversible o inmodificable
Lo que esperamos que suceda puede modificarse
HISTORIA
PLANES: CONDICIONES ECONOMICAS FUTURAS
PRESENTE
ESTADOS FINANCIEROS PROYECTADOS
FUTURO
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INTERRELACION FINANCIERA PRESUPUESTOS PROPIEDAD PLANTA Y E.
FACTURACIÓN
CUENTAS POR PAGAR
CONTABILIDAD
CARTERA
TESORERIA
COSTOS
NÓMINA
INVENTARIOS 9
REQUISITOS MINIMOS PARA LA ELABORACIÓN DE UN BUEN PRESUPUESTO
CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA
APOYO DIRECTIVO
EXPOSICIÓN DEL PROGRAMA
FIJACIÓN DEL PERIODO
COORDINACIÓN PARA LA EJECUCIÓN PROGRAMA
EJECUCION, VIGILANCIA Y CONTROL
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EL SISTEMA PRESUPUESTAL
PROGRAMACION Y ELABORACION DEL PRESUPUESTO DISTRIBUCION APROBACION COMUNICACIÓN EJECUCION
A C C I Ó N
1. CORPORATIVA
2. FUNCIONAL 3. OPERATIVA
EL SISTEMA PRESUPUESTAL FASE DE PROGRAMACION
En esta fase el manejo presupuestal está ligado al proceso de PLANEACION Y DESARROLLO de la empresa FASE DE EJECUCION Y CONTROL
El manejo presupuestal está ligado al proceso de GESTION
LA GESTION ADMINISTRATIVA PLANEACION
C O N T R O L
Conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades establecer objetivos y dar una adecuada organización
Estructurar técnicamente las funciones y PRESUPUEST0 actividades de los recursos tanto humanos como materiales buscando eficiencia y productividad Guiar l las Buscar acciones de equilibrio entre los subordinados los diferentes según los planes departamentos y estipulados secciones de la empresa
Medir si los propósitos, planes y programas se están cumpliendo y buscar correctivos en las variaciones
DIRECCIÓN
O R G A N I Z A C I Ó N
13 COORDINACIÓN
Proceso de Planeación Es un proceso de toma de decisiones de orden superior. Decisiones que deben ser anticipadas e interrelacionadas.
TIPOS DE PLANEACION: Estratégica Táctica. Que comprende la planeación: Comprende: Misión, visión, valores, objetivos, metas, estrategias, políticas, tácticas y planes de utilidad.
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PROCESO DE CONTROL. El control son todas aquellas acciones que se hacen para asegurar el logro de los objetivos, metas, políticas y estándares planeados. Que incluye: Comparación de resultados. Presentación de informe. Análisis de variaciones. Alternativas o nuevos planes de acción. Selección de la alternativa. Seguimiento. 15
La Función de Coordinación. Es la sincronización de las labores individuales en el trabajo eficaz de cada división de una entidad hacia los objetivos comunes, teniendo en cuenta todas las otras divisiones, basados en una unidad de esfuerzos.
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PRINCIPALES VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LA TECNICA PRESUPUESTAL. VENTAJAS: EN GENERAL, LAS VENTAJAS DE LA TÉCNICA PRESUPUESTAL PUEDEN RESUMIRSE EN LA ESTRICTA VIGILANCIA Y PLANEACIÓN DE LAS OPERACIONES DE UNA ENTIDAD, QUE PERMITEN EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DESEADOS, EL MEJOR APROVECHAMIENTO DE SUS RECURSOS, EL EQUILIBRIO DE LA ESTRUCTURA FINANCIERA, MEDICIÓN DE LA EFICIENCIA DE LAS OPERACIONES, LA DELIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAES, DANDO LUGAR A TOMA DE DECISIONES OPERATIVAS Y BIEN BASADAS, PARA OBTENER SUPERACIONES 17
PRINCIPALES VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LA TECNICA PRESUPUESTAL. DESVENTAJAS: •DESCONOCIMIENTO DE LA EMPRESA •DESCONOCIMIENTO DE LOS PLANES Y POLÍTICAS •MALA ORGANIZACIÓN Y COORDINACIÓN GENERAL •INADECUADO SISTEMA DE CONTABILIDAD Y COSTOS •FALTA DE APOYO DIRECTIVO •MALA DETERMINACIÓN DE LA CAPACIDAD INSTALADA Y PRODUCTIVA.
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PRINCIPALES VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LA TECNICA PRESUPUESTAL. LIMITACIONES: • ESTAR BASADO EN ESTIMACIONES Y MUCHAS VECES EN PRONOSTICOS, EN QUE COMO TODA ACTIVIDAD HUMANA ES SUCEPTIBLE DE ERRORES, SOBRE TODO EN EL PRIMER EJERCICIO DE SU IMPLEMENTACIÓN, Y A IMPREVISIBLES COMO DISPOSICIONES FISCALES, TENDENCIAS DEL MERCADO, ACTUACIÓN DE LA COMPETENCIA, PÉRDIDA DEL PODER ADQUISITIVO DE LA MONEDA ETC. • EN SU COSTO, CUANDO ES ELEVADO, EN RELACIÓN A LAS POSIBILIDADES DE LA EMPRESA, Y A LOS BENEFICIOS QUE APORTA. • SE PUEDE CAER EN ERRORES SI NO SE EJERCE UN CONTROL PERIODICO. • NO IR MÁS ALLA DE SU CAMPO DE ACCIÓN. 19
DEPENDEN DE LAS CARACTERISTICAS Y DE LA PROPIA DIRECCIÓN DE LA EMPRESA, PARA LA CUAL ES INDISPENSABLE UNA EXCELENTE COORDINACIÓN QUE DEBE TENER EN CUENTA LA PLANEACIÓN Y CONTROL, EL AMBIENTE DE LA EMPRESA, LA FORMALIZACIÓN, LOS OBJETIVOS Y LAS METAS 20
FUNDAMENTOS DE LA PRESUPUESTACION.
Dedicación y compromiso administrativos. Adaptación organizacional. Contabilidad por responsabilidades. Comunicación total. Expectativas realistas. Dimensión de tiempo (Oportunidad). Aplicación flexible. Reconocimiento individual y colectivo. Seguimiento.
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ETAPAS DE LA PRESUPUESTACION. Análisis de la empresa. Plan administrativo:
Objetivos. Metas. Estrategias. Pautas.
Plan Financiero: Proyectos. Planes de corto y largo plazo.
Seguimiento y control: Análisis suplementarios. Ejecución de planes. Informes periódicos. Acciones de seguimiento. 22
EL PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA FINANCIERA E L E M E N T O S
1.
ES UN PLAN
LO QUE LA EMPRESA O ENTIDAD QUIERE REALIZAR
2.
INTEGRADO
INCLUYE TODAS LAS DEPENDENCIAS.
3.
COORDINADO
INCLUYE PLANES DE VARIAS SECCIONES ES UN CONJUNTO ARMONICO.
4.
CUANTIFICADO
EN UNIDAD DE MEDIDA Y EN PESOS
5.
OPERATIVO
INCLUYE TODOS LOS INGRESOS Y GASTOS EN FORMA DETALLADA. 23
ESTRUCTURA PRESUPUESTAL El presupuesto se clasifica en dos categorías: Presupuesto Operacional: Refleja los resultados de las decisiones de la operación de la empresa.
Presupuesto Financiero: Refleja las decisiones financieras de la empresa. 24
ESTRUCTURA PRESUPUESTAL Presupuesto Operacional . Esta compuesto por: Presupuesto de ventas, que incluye el cálculo del efectivo que se espera recibir. • Presupuesto de producción. • Presupuesto de inventarios • Presupuesto de materiales directos (incluye el presupuesto de compras). • Presupuesto de mano de obra directa • Presupuesto de costos generales de fabricación. • Presupuesto de gastos de adminbistración y de gastos de ventas. • Presupuesto de inversiones. • Presupuesto de gastos de investigación y desarrollo. 25
ESTRUCTURA PRESUPUESTAL Presupuesto Financiero: • • •
Prespuesto de Servicio a la Deuda. Presupuesto de efectivo ( flujo de caja ). Proyección de l os Estados Financieros.
Principales pasos para preparar el presupuesto financiero: 1. 2. 3. 4. 5.
Preparar un pronóstico de ventas. Determinar el volumen de producción de servicios. Calcular los costos de producción y los gastos de operación. Determinar el flujo de efectivo y otros efectos financieros. Formular estados financieros proyectados.
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