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Memoria: Proyecto: Implementación de las Normas Técnicas de Control Interno en los Municipios de Nicaragua 2006-2007

Proyecto: Implementación de las Normas Técnicas de Control Interno en los Municipios de Nicaragua

2006-2007



Contenido

Introducción Antecedentes I. Marco Conceptual y Legal de las NTCI en el contexto de las municipalidades • Responsabilidad de la Contraloría General de la República en los municipios. • Responsabilidad de las autoridades municipales en materia de control interno. II. Metodología

4 6 7 8 9 11

III. Proceso de intervención del Proyecto: Normas Técnicas de Con- 12 trol Interno en las Municipalidades •

•

• • • •

•

• •

V.

Proceso de elaboración de las Normas Técnicas de Control Interno 12 (NTCI) en las municipalidades Instrumentos administrativos adaptados a las particularidades de las 14 alcaldías Ningún municipio certificado 16 Certificación de las NTCI en el 98% de las municipalidades 17 Proceso de Ajustes de las NCTI en las regiones 20 Verificación de Cumplimiento por parte de la CGR de la aplicación de 21 las NTCI en 60 alcaldías. Instalación de un software que garantiza los controles internos en 22 140 municipios del país Implementación de recomendaciones de auditorias en 31 alcaldías. 22 Consolidado de Certificaciones de ajustes de normas técnicas de con- 23 trol interno a Diciembre 2007 por departamento Conclusiones y Recomendaciones 24

Anexo

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• Línea de Base / Cumplimiento de NTCI en las Municipalidades


Introducción

El proyecto Implementación de las NTCI en los municipios de Nicaragua ha dado un importante aporte para el desarrollo de sistemas de administración pública eficiente, efectivo y económico en las alcaldías del país.

El proceso impulsado en un esfuerzo conjunto de AMUNIC, CGR, INIFOM y MHCP con el apoyo de la Cooperación técnica alemana, GTZ, ha fortalecido considerablemente el ambiente de control y transparencia fiscal en las 153 alcaldías del país. Los resultados más visibles son que a diciembre 2007 el 98% de los municipios del país han certificado la implementación de las NTCI a la CGR y que el número de Unidades de Auditorías Internas ha aumentado de 6 á 32 en todo el país. Estos resultados se deben sustancialmente al esfuerzo coordinado de las instituciones arriba mencionadas, así como al apoyo técnico y logístico de las Asociaciones de Municipios Departamentales que se han involucrado en las diferentes fases y actividades del proyecto entre particular: • • • • • • •

Asociación de Municipios de Nueva Segovia (AMUNSE) Asociación de Municipios de Estelí (AMUDES) Asociación de Municipios de Madriz (ANMA) Asociación de Municipios de Río San Juan (AMURSJ) Asociación de Municipios de Rivas (AMUR) Asociación de Municipios de León Norte (AMULEON) Asociación de Municipios de León (ADMUL)

La implementación de un efectivo control interno en la administración de la municipalidad es el instrumento más efectivo para fortalecer la institucionalidad municipal. El objetivo del Control Interno es promover la eficacia en las operaciones, para lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados por las instituciones. Mediante el Control Interno se establecen medidas y procedimientos para salvaguardar los recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera, técnica y administrativa. Para que las municipalidades desarrollen una correcta implementación de las Normas Técnicas de Control Interno deben desarrollar capacidades institucionales muy importantes, principalmente lo que concierne a las capacidades de sus recursos humanos, definición de procedimientos, etc. Las NTCI definen temas que están relacionados con


el fortalecimiento de las capacidades institucionales, tales como: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Estructura organizativa municipal debidamente establecida. Organigrama municipal actualizado y aprobado. Definición de la estructura organizativa efectiva para los proce sos de planificación, dirección y control. Delimitación por escrito de responsabilidades de empleados y funcionarios de la Alcaldía. Segregación de funciones de los funcionarios y empleados de la Alcaldía. Procedimientos de planificación, ejecución y evaluación de pla nes municipales. Sistemas de administración de los activos físicos. Procedimientos de actividades de control: autorización y apro bación (con segregación de funciones), controles sobre el acce so a recursos y archivos, verificaciones, conciliaciones, revi sión del desempeño operativo, etc. Desarrollo de sistemas de información y comunicación.

Para la ejecución del proyecto se creó una unidad coordinadora del proyecto bajo la dirección técnica de AMUNIC integrada por un Coordinador y ocho promotores territoriales. Estos promotores territoriales junto con los técnicos de INIFOM y de las Asociaciones Municipales han brindado capacitación y asistencia técnica a los equipos técnicos municipales, a los concejales y alcaldes en todos los municipios del país sobre la adaptación particularizada de los distintos sistemas de las NTCI. Este proceso ha sido acompañado de actividades que han fortalecido los sistemas administrativos y organizativos de las alcaldías. La presente publicación, que recopila la historia vivida del proyecto en su proceso de intervención con los actores, intenta ser un material que dé fe sobre los procesos metodológicos que se implementaron para lograr la implementación de las NTCI y su certificación ante la Contraloría, así como la creación de nuevas Unidades de Auditoría Interna. El documento está dividido en 3 capítulos que incluyen: el marco conceptual, el marco legal, la metodología aplicada, y las actividades realizadas durante el periodo de enero 2006 a diciembre 2007. Incluye también las principales conclusiones y recomendaciones realizadas por todos los participantes del proceso.


Antecedentes

Con base en el memorando de entendimiento de julio 2005 que se denominó “Programa para el mejoramiento del ambiente de control y transparencia de los gobiernos municipales de Nicaragua”, firmado por las instituciones nacionales: Instituto Nicaragüense de Fomento Municipal (INIFOM), Asociación de Municipios de Nicaragua (AMUNIC), Contraloría General de la República y Ministerio de Hacienda, y por parte de la Cooperación Internacional: Banco Mundial, Dinamarca, Finlandia, Cooperación Técnica Alemana, PNUD-UNCDF, y DFID, se forma en AMUNIC una Unidad Coordinadora del proyecto de implementación de las Normas Técnicas de Control Interno en las Alcaldías del país. La Contraloría General de la República emite las nuevas Normas de Control Interno que será aplicado para las instituciones del sector publico entra las cuales están las municipalidades, estas se tenían que implementar en el 2005, pero no se cumplió, AMUNIC solicitó una prórroga a la CGR y esta autorizó la prorroga al 30 de junio de 2006. Para iniciar el proyecto se forma un equipo central integrado por AMUNIC, INIFOM, Contraloría, GTZ para planificar las actividades de capacitación a capacitadores, financiamiento y preparación de materiales e instrumentos que sean de fácil comprensión para los usuarios a quien esta dirigido el proyecto, se contrata a seis promotores para darles capacitación y asistencia técnica a los municipios y son ubicados en las distintas regiones del país exceptuando las Regiones Autónomas.


I. Marco Conceptual y Legal de las NTCI en el contexto de las municipalidades

Las NTCI constituyen el marco de referencia mínimo obligatorio en materia de Control Interno en las municipalidades y tienen como objetivo evitar la corrupción en la administración de los recursos del Estado. Las NTCI “son guías generales dictadas por la CGR, con el objeto de una sana administración de los recursos públicos”, dice uno de sus estatutos.

CGR emite NTCI

Municipal certifica su cumplimiento ante la CGR

Concejo Municipal emite Manuales y normativas de acuerdo a las NTCI y crea UAI

Alcalde/sa adecúa la organización y los sistemas de administración de la alcaldía al cumplimiento de las NTCI

Con referencia a las NTCI, en las alcaldías se debe preparar los procedimientos y reglamentos específicos para el funcionamiento de los sistemas de administración y de la Unidad de Auditoría Interna.

Toda norma, disposición interna o procedimiento administrativo que establezca la municipalidad deberá estar en concordancia con las NTCI, ya que aplican en todos los aspectos de la planeación, programación, organización, funcionamiento y evaluación de la municipalidad.

Deben ser entendidas como instrumentos que contribuyen al cumplimiento de las disposiciones vigentes aplicables a finanzas, presupuesto, inversiones, personal y demás sistemas administrativos utilizados en la administración pública.


• Responsabilidad de la Contraloría General de la República en los municipios La CGR tiene que velar por la buena administración de los recursos del Estado en unas 80 entidades del Gobierno Central, así como en las 153 alcaldías de todo el país. De conformidad con el artículo 5 de la Ley No. 330 del 18 de Enero del 2000, la cual reformó el artículo 154 de la Constitución Política, “La Contraloría General de la República es el Organismo Rector del Sistema de Control de la Administración Pública y fiscalización de los bienes y recursos del Estado”.

Los municipios forman parte del Estado, por lo tanto corresponde a la CGR controlar a las alcaldías como administradores de los recursos y del patrimonio de éstos. La CGR tiene la función de establecer el sistema de control que de manera preventiva asegure el uso debido de los fondos públicos.

Para cumplir con esta función puede dictar y actualizar los reglamentos, políticas y normas con respecto al control interno. La CGR hizo uso de esa atribución y emitió las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI) como disposiciones fundamentales que regularán el control interno de las Entidades y Organismos del sector público el 1 de diciembre de 2004 por la CGR. Por otra parte, como una de sus responsabilidades la CGR busca divulgar y dar capacitación sobre las NTCI, así como elaborar “Guías” que apoyen el diseño del sistema de control interno que cada entidad del sector público está obligada a cumplir. La CGR dispone de otros instrumentos para cumplir con sus funciones, entre las cuales figura:

- Efectuar auditorias financieras, operacionales, especiales e integrales, exámenes especiales inclusive sobre proyectos de obras públicas - Vigilar la recaudación y manejo de fondos públicos - Dictar Normas de Auditoria Gubernamental - Vigilar aplicación de los Sistemas de Contabilidad Gubernamental y de Control de los Recursos Públicos


- Establecer Responsabilidades de índole administrativa, civil y presunción de responsabilidad penal - Evaluar ejecución presupuestaria estatal - Ejecutar responsabilidades administrativas y civiles - Vigilar la aplicación de la Ley de Probidad de los Servidores Públicos - Evaluar y fiscalizar la calidad de las Auditorias efectuadas por las Unidades de Auditoría Interna

La CGR puede realizar una auditoría en el momento que lo considere a bien en una municipalidad. Al final de un ejercicio de auditoría el auditor tiene la responsabilidad de discutir sus hallazgos con el alcalde y/ o alcaldesa, quienes, una vez discutidos los hallazgos de una auditoría, reciben copia del informe preliminar que contiene los distintos hallazgos y recomendaciones. Es su responsabilidad de pasar la información al personal correspondiente con sus instructivas específicas y velar por la elaboración de un programa de trabajo que refleje en tiempo y forma la implementación de las recomendaciones del informe. El Alcalde y/o Alcaldesa es responsable de dar seguimiento a la implementación de las recomendaciones, así como de acciones correctivas y debe informar a la CGR sobre sus medidas tomadas. • Responsabilidad de las autoridades municipales en materia de control interno

El Concejo Municipal tiene el deber de asegurar la implantación, funcionamiento y actualización de los Sistemas de administración financiera, de presupuesto, de determinación y recaudación de los recursos financieros, de tesorería y de contabilidad, teniendo cuidado de incorporar el Control Interno dentro de dichos Sistemas, en las áreas de su competencia. La CGR puede aplicar sanciones administrativas a quienes no cumplan con lo estipulado en las NTCI, en particular si se permite, por negligencia o por intención, la violación de las NTCI expedidas por la Contraloría General de la República. Esto sin perjuicio de las responsabilidades civiles o penales que hubieren lugar.


De acuerdo con todo lo anterior:

1. Las NTCI son de cumplimiento obligatorio 2. Son aplicables en todas las entidades públicas 3. El incumplimiento puede llevar a sanciones administrativas 4. El diseño y funcionamiento del Control Interno de cada Entidad, constituyen deberes del Concejo Municipal o del alcalde. 5. La Máxima Autoridad o el Titular de cada Entidad debe cumplir y hacer cumplir lo previsto en las NTCI, por constituir una Norma expedida por la CGR. Por consiguiente deberá ordenar y cerciorarse de que se efectúen los ajustes correspondientes como acatamiento de dicha Norma. 6. No ajustar los SA y las UAI a lo previsto en las NTCI es un incumplimiento de la Ley Orgánica de la CGR. 7. La Máxima Autoridad o el Titular de cada Entidad, podrán hacerse acreedores a las sanciones previstas en la Ley Orgánica, por negligencia o intención al no ordenar y cerciorarse de que hayan hecho los ajustes correspondientes de acuerdo con lo establecido en las NTCI, en forma correcta y oportuna. Para la aplicación de las sanciones, se tomará en cuenta el marco de referencia previsto en el Título V de la Ley Orgánica sobre Determinación de Responsabilidades. Ver figura siguiente: Ejemplo de carta de cumplimiento de alcaldía.

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II. Metodología

Las municipalidades iniElaboración del MOF, MPAF y CdE cialmente tuvieron tiemFormulación Aprobación po hasta finales de 2005 para ajustar sus Sistemas Certificación de Control Interno de conCertificación sobre cumplimiento formidad con las Normas y otros requerimientos auto diagnóstico sobre avance previstos en las NTCI, sin semestralmente embargo debido a la falta de cumplimiento de un número considerable de municipios, el Consejo Superior de la CGR concedió un plazo adicional para su implementación en todos los municipios con la premisa de un esfuerzo consensuado y conjunto de las instituciones de apoyo para lograr su cumplimiento. El proceso de implementación establece diferentes pasos. Primeramente está el ajuste de los sistemas administrativos y elaboración del manual de organización y funciones, Manual de Procedimientos Administrativos y Financieros Municipales y el Código de Ética Municipal.

El Concejo Municipal deberá enviar a la CGR certificaciones sobre el grado de ajuste de su sistema de control interno en concordancia con las NTCI y La concordancia del diseño de su sistema de control interno con las NTCI y el funcionamiento de acuerdo con los objetivos del Sistema. Dicha certificación será emitida con una periodicidad semestral, a partir del vencimiento del plazo para efectuar los ajustes. Para la elaboración del auto diagnóstico se desarrolló una aplicación de informática que transforma las NTCI en cuestionarios y emite automáticamente los informes en los formatos requeridos por la CGR. La aplicación de las NTCI, será verificada por la Unidad de Auditoría Interna de cada Entidad y por la CGR, en el ejercicio del control externo posterior.

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III. Proceso de intervención del Proyecto: Normas Técnicas de Control Interno en las Municipalidades

• Proceso de elaboración de las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI) en las municipalidades Las Normas Técnicas de Control Interno, se emiten a finales del 2004. En el 2005 ningún municipio tenía manual. Es probable que tuvieran algunos manuales de procedimiento, ya que son indispensables para el funcionamiento, pero éstos no habían sido certificados ante la contraloría. Es decir, la CGR desconocía si estaban adecuados a las nuevas normas, pues no contaban con capacidad para controlar cómo se realizaban estos procedimientos. De ahí se deriva la meta principal del proyecto de lograr el 100% de la certificación. Es decir que los municipios certificaran que han adecuado, sobre todo los manuales a las primeras normas y realizado el diagnostico. Este es el punto de partida del proceso. Ver siguiente figura : Ejemplo de cuestionario general.

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En este contexto se realizó, como parte de la medición, la línea de base sobre la situación inicial en los municipios. Lo más importante de este momento, y uno de los logros más importantes fue el hecho de juntar a las instituciones encargadas de asistir o de darle seguimiento a este proceso. En un inicio se sumó la Contraloría, el INIFOM, y más adelante, AMUNIC, organización que asumió la promotoría del proyecto.

Con estos tres aliados se lograron establecer criterios a fin de elaborar una única metodología para evitar que cada quien tomara su propio rumbo. Posteriormente se decidió contratar a un equipo de promotores que desde Managua fueran coordinados por AMUNIC, pero que en principio estuvieran ubicados en las regiones, se hicieron alianzas, o comités territoriales, integrados por la delegación del INIFOM, los promotores que llegaban con AMUNIC y las asociaciones de municipios a nivel departamental.

Es así que, con base en el memorando de entendimiento de julio 2005 que se denominó “Programa para el Mejoramiento del Ambiente de Control y Transparencia de los Gobiernos Municipales de Nicaragua”, firmado por las instituciones nacionales: Instituto Nicaragüense de Fomento Municipal (INIFOM), Asociación de Municipios de Nicaragua (AMUNIC), Contraloría General de la República y Ministerio de Hacienda, y por parte de la Cooperación Internacional: Banco Mundial, Dinamarca, Finlandia, Cooperación Técnica Alemana, PNUD-UNCDF, y DFID, se forma en AMUNIC la Unidad Coordinadora del proyecto de implementación de las Normas Técnicas de Control Interno en las Alcaldías del país.

Con el equipo de promotores se realizó un proceso de intervención en cascada: en principio capacitar a los promotores y que los promotores llevaran el proceso a las regiones o a los departamentos, y después de la capacitación dar asistencia técnica para que realmente cada municipio realizara los procedimientos y las adecuaciones necesarias. Las capacitaciones y la asistencia técnica de los promotores, se mantuvieron por un lapso de año y medio. Cada vez se iba juntando más gente.

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• Instrumentos administrativos adaptados a las particularidades de las alcaldías Después que las Municipalidades certificaron con un autodiagnóstico el estado del control interno, documento que fue enviado a la CGR, el equipo central del proyecto, se planteó la necesidad de darles un modelo de los diferentes instrumentos administrativos para que los Municipios de acuerdo a su entorno y magnitud de sus operaciones lo adaptaran y les sirviera de guía.

Con ese fin durante el segundo un taller de capacitación a capacitadotes, se expuso a los participantes (Promotores, Delegados regionales de INIFOM, Delegados regionales de la Contraloría, Asociaciones de Municipios Territoriales, AMUNIC y Alcaldías invitadas) el contenido del manual de procedimientos administrativos financieros (MPAF) y una guía para el código de conducta. Después de ser analizado y discutido se realizaron los talleres de replica en todos los Departamentos y Regiones Autónomas del País.

Básicamente el MPAF contiene los procedimientos que se deben de seguir en todos los sistemas administrativos de las Municipalidades, es decir para todas las operaciones de la Municipalidad por ejemplo: para la Administración Financiera, la Contabilidad, Las compras, Los Recursos Humanos, Manejo de información electrónica, los proyectos, Servicios Municipales, etc.

La descripción de los procedimientos es tan detallada como lo permite la naturaleza y complejidad de una operación determinada, pero se ha tratado de asegurar correspondencia con las NTCI / CGR y favorecer el cumplimiento de las leyes municipales más directamente relacionadas con la gestión administrativa financiera de las alcaldías.

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El Código de conducta es algo innovador de las NTCI, contiene los normas básicas de conducta que deben poner en práctica los empleados y funcionarios públicos municipales dentro y fuera de la Alcaldía, a fin de que los ciudadanos observen buenas administraciones locales ya sea en


el manejo y uso de los recursos, la atención cuando llegan a la Alcaldía a solicitar información o un servicio y el comportamiento que deben tener con los compañeros de trabajo y con el público en general. Principios que rigen un código de conducta:

El servidor público en el ejercicio de su cargo deberá observar los principios siguientes: Dignidad: Irrestricto respeto a la persona.

Probidad: Indica una conducta recta, honesta y ética en el ejercicio de su función publica.

Igualdad: Actuar con absoluta imparcialidad para garantizar la igualdad de oportunidades, en consecuencia, no realizar ni consentir discriminación por razones de nacimiento, nacionalidad, credo político, sexo, edad, religión, opinión y condición social.

Capacidad: Ser técnica y legalmente idóneo para el desempeño eficiente y eficaz de la institución.

Responsabilidad: Observar una actitud diligentes en sus funciones y brindar a la ciudadanía una atención eficiente, oportuna y respetuosa a los requerimientos que se hagan en el ejercicio de su cargo. Legalidad: Cumplir con los reglamentos y normativas que regulan las actividades internas de la municipalidad. El manual de organización y funciones

En un tercer taller para capacitadotes con los mismos participantes, se expuso por parte de los expertos un modelo de manual de Organización y funciones que además contenía una descripción de las diferentes fichas ocupacionales que se manejan en el sector público, también contenía modelos de estructura orgánica (Organigramas) de Alcaldías pequeñas, medianas y grandes.

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Se pretendía que las Municipalidades a partir del manual, analizaran sus organigramas, las funciones de los diferentes cargos y se hiciera un ordenamiento de la estructura particular de cada Alcaldía. Se siguiera con los procedimientos correctos para seleccionar, contratar y darle a cada cargo sus correspondientes funciones para posteriormente darle seguimiento a fin de corregir anomalías que se producen en una organización cuando no se observa orden en la definición de las líneas de autoridad y se confunden las distintas funciones.

Con la definición de funciones se corrige una debilidad que se solía dar en las Administraciones Locales como es la incompatibilidad de funciones, que se produce cuando una persona centraliza todo un procedimiento de una actividad cuando en realidad deben intervenir en ese proceso varias personas para que sea transparente.

Esta experiencia demostró que no era solamente el promotor quien realizaba su trabajo de municipio en municipio, sino fue un proceso sistematizado con las alcaldías. • Ningún municipio certificado

Una de las metas impulsadas por el proyecto se refirió a la negociación realizada con la contraloría a fin de que los municipios tuvieran más plazo para la certificación. El plazo había vencido a finales de diciembre de 2005, y ningún municipio había certificado hasta esa fecha. La ampliación del plazo se logró como resultado de la negociación interinstitucional.

“El quipo central capacitó a los distintos promotores. Se les impartieron talleres de capacitación, a través de los cuales se les bajaron las líneas a seguir durante el proceso. Se distribuyeron los municipios, se distribuyeron los promotores y se comenzaron a delinear las herramientas que ellos iban a ir proporcionando en los distintos municipios para todo el periodo de 2006”, afirma Julio García, Asesor Local, GTZ.

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Otro paso realizado luego de la ampliación del plazo, fue la elaboración e implementación de un sistema informático que ayudara a medir los


avances y trasladar la información para ser certificada. Este proceso se logró implementar en los municipios. Al inicio, la idea fue que se enviara una copia de las certificaciones, de los cuestionarios respondidos, y alguien a nivel central digitalizara los datos y levantara la línea de base. Posteriormente, el proyecto decidió que el sistema podría ser de más utilidad si estuviera instalado en el municipio para que sus técnicos realizaran la certificación semestralmente. El sistema automáticamente elabora el formato que tiene que mandar a la contraloría, y este procedimiento simplifica todo el proceso y además provee de una base de datos en cada municipio sobre el avance del mismo.

La aplicación práctica de las Normas Técnica fue tomada de diferente forma por los equipos técnicos de las alcaldías. Por ejemplo, la región modelo fue las segovias tanto en organización y gestión. El compromiso asumido por la Asociación de Municipios de Estelí como de la Asociación de Municipios de Nueva Segovia, significaron un modelo ejemplar y los resultados fueron en esos municipios, excelentes.

“Al inicio del proyecto fue duro el trabajo con el personal en las municipalidades, pues tenían un poco de miedo, eran apáticos, pero actualmente la gente que trabaja en las alcaldías, abren sus puertas. Trabajan con nosotros, los directores de área, los alcaldes, todos están muy interesados en estos temas. Por ejemplo, los informes de auditoría ya no se guardan en la caja fuerte, hoy se discuten entre todo el personal. Hay mucho cuidado, control, han surgido mayores consultas a la Contraloría sobre procedimientos, eso ha permitido tener un mayor control y eso da seriedad ante la población. El personal de administración financiera de las alcaldías es el que más consulta y siempre están atentos en no violar los procedimientos, tanto de las leyes como de las NTCI”, según se desprende de afirmaciones expresadas por el promotor de la región I (las segovias) Wilder Zavala. • Certificación de las NTCI en el 98% de las municipalidades

Primera certificación (enero – junio 2006) Los equipos técnicos fueron los encargados de que las municipalidades, después del primer evento de replica, cumplieran con la primera certifi-

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cación que incluyó un autodiagnóstico de cada municipalidad y un cronograma del proceso de ajuste en aquellos sistemas que así lo requirieron.

Los funcionarios de la Contraloría acompañaron en las capacitaciones y estuvieron anuentes a cualquier consulta de parte de las municipalidades.

En los eventos de replica los equipos territoriales coordinaron con las municipalidades un plan de asistencia técnica dividiéndose los equipos por número de municipios para cubrirlos todos, es decir que cada funcionario tenía un número determinado que atender. Segunda certificación (Julio 2006 – Septiembre 2006)

Siguiendo con la programación de actividades del proyecto de implementación de las NTCI, se le ha dado seguimiento por parte de los equipos territoriales y la coordinación del proyecto, a los avances de los ajustes que las Municipalidades encontraron que tienen que efectuar en sus sistemas administrativos y financieros.

Se realizó el segundo taller de capacitación a capacitadores del Proyecto, el 8 y 9 da agosto (2006) con la representación de las Delegaciones Territoriales de las Regiones I, V, VI, de INIFOM, Contraloría General de la República, AMUNIC, Asociaciones Territoriales de Municipios, Voluntarios de las Naciones Unidas y tres alcaldías invitadas para efecto de pilotaje en el llenado de cuestionarios y formatos y la asistencia de una representante de la RAAN. Elaboración de Manual de Organización y Funciones – MOF y Manuales de Procedimientos Administrativo Financieros - MPAF, el Código Conducta El siguiente taller se efectuó los días 15 y 16 de agosto con la asistencia de las Regiones II, III y IV. Con las delegaciones territoriales correspondientes. El objetivo de los talleres fue el de conocer el Manual de Procedimientos Administrativos Financieros. Se discutió y analizó y después se realizaron los talleres de replica a los municipios para que implementen el Manual de acuerdo a su realidad. Ver siguiente figura : Ejemplo de certificación.

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Asimismo se les facilitó un modelo de Código de conducta que norma la conducta de los funcionarios públicos municipales siempre enmarcados en las Normas de Control Interno. Se facilitó a los equipos técnicos la metodología de los talleres de replica. En esta primera etapa se logra todo un movimiento alrededor de los municipios para la aplicación de las NTCI que culminan con el 98% de certificaciones al 15 de diciembre del 2006.

Posterior a la realización de las replicas y con asistencia técnica, las municipalidades enviaron a la Contraloría la segunda certificación que consistió en la aprobación e implementación del Manual de Procedimientos Administrativos Financieros, el Código de Ética y los avances en aquellos ajustes que se comprometieron realizar en el autodiagnóstico inicial.

Tercera Certificación (Octubre-Diciembre 2006)

Para la Cuarta fase del proyecto de implementación de las Normas de Control Interno en los Municipios, además de continuar asistiendo técnicamente a las alcaldías, y darles seguimiento para que enviaran la se-

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gunda certificación, se preparó el tercer taller de capacitación a capacitadores.

El objetivo del taller fue capacitar a los equipos territoriales en el manejo del Manual de Funciones y Cargos, para esto se proporcionó un modelo de manual lo mismo que la metodología para posteriormente realizar los talleres de replica a nivel de los municipios.

Uno de los objetivos de los talleres replica es que los Municipios, conforme el modelo del manual adecúen su estructura organizativa, las funciones de su personal y todo lo relativo a los cargos. • Proceso de Ajustes de las NCTI en las regiones

Se logró llegar a los municipios con una propuesta para el buen manejo de sus administraciones, proporcionándoles instrumentos de trabajo operativos y dándoles asistencia técnica personalizada, con el fin de que se rijan por controles internos institucionalizados.

Durante este período se continuó con la misma metodología, pero con el mandato de realizar los ajustes a las Normas Técnicas de Control certificadas a diciembre de 2006. Se comienza a crear un movimiento alrededor de los municipios para que éstos envíen sus ajustes cada seis meses como establecen las normas. Los ajustes son semestrales.

“Hasta el 15 de diciembre que es la etapa anterior ya pasaron las certificaciones ahora vamos con los ajustes”. Se logra trabajar con las municipalidades en algunos aspectos que quedaron pendientes. Se readecuaron proceso que no cumplieron adecuadamente durante el 2006 en algunos municipios.

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La elaboración y adecuación particularizada de los manuales fue la primera etapa, en este momento se orienta la implementación y monitoreo de los mismos. “En este periodo, como en todo un proceso de ajuste se iban abordando los controles internos en aquellos municipios que tenían debilidades. Se iban superando las debilidades en ese periodo. Una cosa significa certificar el porcentaje que tienen de avances de control interno


y otra cosas es que se acerquen al cumplimiento del 100% de implementación”.

A finales de junio de 2007, se logran completar los ajustes de información y se entrega a la Contraloría. Durante este proceso, algunos municipios de la Costa Caribe no cumplieron con esta etapa, debido en parte, a que el proyecto no tenía promotores en algunos municipios de esa zona y a la lejanía de los mismos. El primer semestre (de 2007) coincidía con el cumplimiento de la segunda entrega de ajuste. Ver siguiente figura : Ejemplo del grado de avance de ajuste.

• Verificación de Cumplimiento por parte de la CGR de la aplicación de las NTCI en 60 alcaldías. La contraloría Contraloría General de la República, en este periodo, verificó a 60 municipios que implementaron sus Normas de Control Interno.

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La certificación que es enviada a la CGR, es aprobada por el Concejo municipal, y la Municipalidad es la responsable e que sea veraz y comprobable,

En Noviembre y Diciembre 2007 la CGR ejecuta en 60 Municipalidades, verificación de las NTCI, previa notificación , basados en la información que han enviado, esta verificación consistía en la comprobación del estado del control interno y sus ajustes que las mismas Alcaldías han certificado después de ser aprobados por los Concejos Municipales.

• Instalación de un software que garantiza los controles internos en 140 municipios del país

Se instaló, en el segundo semestre del 2007 un software para que las alcaldía tengan una radiografía de sus controles internos y pueden actualizarlos. Este software está instalado en 140 municipios.

Permite a las Municipalidades un medio fácil y rápido de mantener al día los ajustes de control interno que se vayan realizando a través del tiempo para que cuando tengan que enviar la certificación (cada 6 meses), genere los reportes necesarios actualizados, y que no tengan atrasos en enviar las certificaciones. El software permite tener una visión clara en que sistemas están más débiles las Municipalidades, y así tomar decisiones para ir superándolas.

• Implementación de recomendaciones de auditorias en 31 alcaldías. Se retoman las 31 auditorías que se habían practicado con fondos DFID, para asistir a los gobiernos Municipales en la implementación de recomendaciones. Este proceso representa un elemento nuevo que no lo habían realizado los promotores pero que se logra en el segundo semestre del 2007.

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Como un pilotaje se trabajo con 23 Municipalidades en implementar las recomendaciones de auditoria producto de las auditorias practicadas de


los años 2004 y 2005, y que mostraban debilidades en la aplicación de procedimientos de acuerdo a las NTCI.

Como resultado se logro un promedio de cumplimiento de un 80% en el cumplimiento de las recomendaciones, para esto realizamos talleres con los Municipios y se les dio asistencia técnica por medio de los promotores Consolidado de Certificaciones de ajustes de normas técnicas de control interno a Diciembre 2007 por departamento

Departamentos

No. de Municipios

Certificación 2007 Si No % avance

Instalación Actualización SISNTCI Diagnóstico 2007

Nueva Segovia

12

12

0

100

12

12

Madríz

9

9

0

100

9

9

EsteIi

6

6

0

100

6

6

Matagalpa

13

13

0

100

13

0

Jinotega

8

8

0

100

8

0

Chinandega

13

13

0

100

13

13

León

10

10

0

100

10

10

Managua

8

8

0

100

8

8

Carazo

8

8

0

100

8

8

Granada

4

4

0

100

4

4

Masaya

9

8

1

89

9

8

Rivas

10

9

1

90

10

9

Boaco

6

4

2

67

6

3

Chontales

10

9

1

90

10

10

Río San Juan

6

6

0

100

6

6

RAAN

8

3

5

16

1

RAAS

12

3

9

25

7

TOTAL

152

133

19

87

140

3 109

23


Conclusiones

• 98% de los municipios enviaron la primera certificación a la CGR. • En la segunda certificación de ajustes se cumplió en 86% • En la tercera certificación se cumplió en un 76%

• Se proporcionó a los municipios las herramientas de trabajo que aplicadas adecuadamente significan un gran avance para las municipalidades, ayudándoles a trabajar eficaz, eficiente y transparentemente. • Alta credibilidad por el esfuerzo y la presencia interinstitucional

• Cobertura nacional gracias a la formación de los equipos territoriales y la excelente coordinación de los promotores.

• Institucionalización de las NTCI en los Municipios.

• involucramiento de todo el aparato municipal, incluyendo a los alcaldes.

• Creación de nuevas unidades de Auditorías Internas (de 6 a 32 en todo el país). • Municipalidades declararon que están listas para cualquier auditoria de la CGR.

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Recomendaciones

• Es indispensable dar continuidad al proyecto de implementación de la NTCI.

• Se debe continuar brindando apoyo a las alcaldías en la implementación de los instrumentos de trabajo.

• Brindar capacitación en las siguientes leyes: de Contrataciones Municipales, Régimen Presupuestario Municipal y Carrera Administrativa Municipal. • Incidir en la cultura gerencial.

• Mayor presencia en el territorio de parte de las instituciones miembros de la Unidad Coordinadora de las NTCI en las municipalidades. • Brindar atención prioritaria a municipios que no han certificado.

• Dar seguimiento a las recomendaciones de las Auditorías municipales realizadas por la CGR.

• Las Instituciones que trabajan con los Municipios se deben unir y dar un sólo mensaje a las Alcaldías.

• Fomentar las Unidades de Auditoría Interna en los municipios.

• Involucrar a los equipos territoriales en los traspasos de Gobiernos Locales.

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Anexos

Anexo 1. Línea de Base / Cumplimiento de NTCI en las Municipalidades

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Proyecto: Implementación de las Normas Técnicas de Control ... - GTZ

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