Download segmented , where letter correspondence mentioned still processed manuals with use Microsoft Word and. Microsoft Excel. ... kurang efektif ...
Download segmented , where letter correspondence mentioned still processed manuals with use Microsoft Word and ... infomasi tentang surat menyurat semakin baik bagi ... akan di bahas yaitu proses Surat Menyurat Pada. Madrasah Ibtidaiyah Negeri
Download segmented , where letter correspondence mentioned still processed manuals with use Microsoft Word and ... infomasi tentang surat menyurat semakin baik bagi ... akan di bahas yaitu proses Surat Menyurat Pada. Madrasah Ibtidaiyah Negeri
Download Jurnal SIFOM. STMIK ATMA LUHUR PANGKALPNANG. SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SURAT MENYURAT. PADA KANTOR DESA SEMPAN. DENGAN ...
Download Ketua STIMIK U'budiyah Bapak Drs. Alfian Ibrahim, M.S. 2. ... diperoleh dari implementasi aplikasi arsip surat menyurat ini yaitu memudahkan TU dalam ...... 2.5.1 Fungsi Surat. Sebagai sarana dalam penyampaian pesan secara tertulis,
Download Ketua STIMIK U'budiyah Bapak Drs. Alfian Ibrahim, M.S. 2. ... diperoleh dari implementasi aplikasi arsip surat menyurat ini yaitu memudahkan TU dalam ...... 2.5.1 Fungsi Surat. Sebagai sarana dalam penyampaian pesan secara tertulis,
Download sistem administrasi manajemen surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat pencarian data yang ada dan pembuatan laporan, sehingga penulis merasa perlu merancang aplikasi Arsip Surat Menyurat yang dianggap perlu dan membantu pih
Download sistem administrasi manajemen surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat pencarian data yang ada dan pembuatan laporan, sehingga penulis merasa perlu merancang aplikasi Arsip Surat Menyurat yang dianggap perlu dan membantu pih
Download Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Online (E-Commerce) pada CV Selaras. Batik Menggunakan Analisis Deskriptif. Scientific Journal of Informatics , Vol. 1, No. 1, Mei 2014, ISSN 2407-7658 | 55. 1.1 Konsep Dasar E- Commerc
Download Jurnal SIMETRIS, Vol 5 No 1 April 2014. ISSN: 2252-4983. 27. ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN. Fajar Nugraha. Dosen Fakultas Teknik, Program Studi Sistem Informasi. Universitas Muria Kudus. Email : fajar.noeg@gmail.
Download 1 Apr 2014 ... Sistem Informasi Tugas Akhir dan Praktek Kerja Lapangan yang dapat ... program studi Teknik Informatika juga bisa memanfaatkan sistem ...
Download Jurnal SIMETRIS, Vol 5 No 1 April 2014. ISSN: 2252-4983. 27. ANALISA .... Gambar 3. DFD Level 0 sistem informasi perpustakaan. 4.6 DFD Level 1 Pendataan.
Download Jurnal SIMETRIS, Vol 5 No 1 April 2014. ISSN: 2252-4983. 27. ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN. Fajar Nugraha. Dosen Fakultas Teknik, Program Studi Sistem Informasi. Universitas Muria Kudus. Email : fajar.noeg@gmail.
Download Jurnal SIFOM. STMIK ATMA LUHUR PANGKALPNANG. SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SURAT MENYURAT. PADA KANTOR DESA SEMPAN. DENGAN VB.NET ... To view the design of the screen I use Microsoft Office Visio 2007. And for database I use ... pesat,
Download Jurnal SIFOM. STMIK ATMA LUHUR PANGKALPNANG. SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SURAT MENYURAT. PADA KANTOR DESA SEMPAN. DENGAN VB.NET. MINTON FITRIA. “ Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG. Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pang
Download Jurnal pemilihan camera digital. STMIK ATMA LUHUR PANGKAL PINANG menyelesaikan analisa dan perancangan yang dibuat ini. Berdasarkan hal itu, penulis mengambil skripsi yang berjudul “Sistem Informasi Administrasi Surat. Menyurat pada Ka
Download Jurnal SIFOM. STMIK ATMA LUHUR PANGKALPNANG. SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SURAT MENYURAT. PADA KANTOR DESA SEMPAN. DENGAN VB.NET. MINTON FITRIA. “ Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG. Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pang
Download Jurnal SIFOM. STMIK ATMA LUHUR PANGKALPNANG. SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SURAT MENYURAT. PADA KANTOR DESA SEMPAN. DENGAN VB.NET ... To view the design of the screen I use Microsoft Office Visio 2007. And for database I use ... pesat,
Download Penulisan skripsi ini terangkum dalam sebuah buku sederhana yang berjudul “ Analisa dan. Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Karyawan Berbasis ...
Download Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Jasa. Pencucian Foto pada ... customer has a big order and generating report are slow. The goal of this ...
Download 2 Nov 2015 ... merupakan sistem informasi penggajian karyawan yang dirancang dengan menggunakan metodologi berorientasi objek dengan alat bantu ...
Download Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Jasa. Pencucian Foto pada ... customer has a big order and generating report are slow. The goal of this ...
Download yang akan dibuat adalah sistem informasi simpan pinjam koperasi secara .... oleh Andrew Fiade dalam jurnal yang berjudul usulan perngembangan metodologi.
Download Pondok Pesantren Nurul Falah Islamic School is a boarding school with the modren ... Sistem Informasi, Pengolahan Data Akademik, VB 2008, SLC, Aplikasi ...
Download Penulisan skripsi ini terangkum dalam sebuah buku sederhana yang berjudul “ Analisa dan. Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Karyawan Berbasis ...
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MENYURAT PADA MADRASAH IBTIDAIYAH NEGERI BERUAS BANGKA BARAT Yudia Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jenderal Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Email:[email protected] ABSTRACT Constitute some shape delivery news, ideas or opinion that be delivered inwritten from one party to party other, from delivery mentioned there relationship reciprocal reverse so that there activity letter correspondence. Madrasah primary school country segmented one of institutions education that bode The highway Pusuk KM.5 Village segmented sub-district coconut ( segmented village Coconut Subdistrict). Research this aims to know process letter correspondence that applied Madrasah primary school country segmented , where letter correspondence mentioned still processed manuals with use Microsoft Word and Microsoft Excel. By because the, then be made some analysis and design system information letter correspondence on Madrasah primary school country Bangka west. System information letter correspondence this consist from collection letter that in school, letter entry, letter exit and manufacture report that correspond with letter correspondence. Besides that, system mentioned be expected can ease and expedite process letter correspondence so that produce information that more accurate and support to enhancement process letter correspondence on Madrasah primary school segmented. 1.
membutuhkan informasi dalam melaksanakana tanggung jawab perencanaan, pengendalian dan penyajian, sehinggan semakin cepat tersaji, infomasi tentang surat menyurat semakin baik bagi sekolah. Berdasarkan kondisi yang ada, untuk dapat mengetahuai informasi surat menyurat pada sekolah, maka diperluan langkah-langkah untuk mengetahui pengembangan sistem surat menyurat yang sedang berjalan saat ini, dengan ini penulis mempunyai inisiatif untuk membuat “Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat”
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang Kemajuan teknologi berdampak pula pada Di era globalisai sekarang ini membuat dunia teknologi informasi berkembang lebih cepat dan mempengaruhi diberbagai aspek kehidupan. Kemajuan dari teknologi dan infomasi merupakan penunjang utama untuk suatu instansi atau organisasi guna menghasilkan kinerja yang baik tanpa terkecuali instansi pendidikan. Oleh karena itu, surat menyurat sangatlah penting bagi perusahaan dan instansi pemerintah untuk menerima informasi dan memberikan informasi baik internal maupun eksternal, jika infomasi itu masuk kedalam perusahaan dan instansi, baik berupa lisan (ucapan pemberitahuan), lewat telepone, dan tulisan berupa memo atau surat, maka informasi yang masuk dan keluar tersebut hendak lah diketahui dan atasan langsung dan segera mungkin pimpinan harus memberikan disposisi kepada yang bersangkutan. Apabila informasi itu bersipat penting atau segera, maka pimpinan hurus bersifat memberi perintah tindak lanjutan mengikuti batas waktu sesuai isi informasi memo dan surat. Untuk mewujudkan itu semua, maka sekolah dituntut untuk bekerja secara efektif agar dapat bergerak mengikuti perkembangan teknologi yang ditangani kepala sekolah, karena kepala sekolah bertanggung jawab dalam meningkatkan operasional disekolah. Oleh karena itu
1.2 Perumusan Masalah Masalah yang ditemui pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas adalah sebagai berikut : a. Pelaksanaan operasional sekolah masih kurang efektif dan efisien. b. Belum adanya sistem terkomputerisasi yang dapat membantu dengan lebih cepat dalam menemui semua proses surat menyurat yang ada dalam sekolah. c. Register dan penyusunan arsip masih manual (ditulis tangan dalam buku agenda) tanpa adanya softcopy/ back up data.
1.3 Batasan Masalah Kegiatan surat menyurat pada instansi pemerintahan perlu mendapatkan perhatian yang
1
urutan aktifitas proses bisnis karena bermanfaat untuk membantu memahami proses secara keseluruhan dalam memodelkan sebuah proses.
sungguh, kerena isi dari surat pada sebuah instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari instansi yang bersangkutan, maka dalam memperhatikan surat perlu adanya pengurusan dan pengendalian atas surat. Hal itu harus diperhatikan supaya dalam menjalankan tugas dan fungsinya dapat berjalan lancar sesuai dengan tujuan yang diharapakn. Dalam memusatkan masalah yang ada dan agar tidak menyimpang dari pokok permasalahan, maka pada skripsi perancangan sistem ini, batasan yang akan di bahas yaitu proses Surat Menyurat Pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat meliputi : a. Surat Masuk dan Disposisi b. Surat Keluar c. Surat Tugas d. Surat Kuasa e. Surat Keputusan f. Permohonan Cuti g. Laporan Agenda Surat Masuk h. Laporan Agenda Surat Keluar
b.
Analisa Dokumen Keluaran Analisa keluaran adalah bagian dari sistem yang fungsinya menjelaskan dokumen-dokumen apa saja yang dihasilkan sistem berjalan.Dokumen keluaran yang dihasilkan dari sistem berjalan dapat dianalisa dari activity diagram yangtelah dibuat. Caranya amati dokumen apa yang dibuat oleh bagian tempat sistem berlangsung dan diberikan kepada bagian/ swimlane lain. c.
Analisa Dokumen Masukan Analisa masukan adalah dokumen yang berasal dari bagian lain dan diterima oleh bagian gudang. Caranya amati activity diagram, tentukan berada di swimlane yang mana sistem berada. Dokumen masukan adalah dokumen yang diterima gudang dari swimlane lain. d.
1.4 Tujuan Penulisan
Use case diagram menggambarkan kebutuhan sistem dari sudut pandang user dan memfokuskan pada proses komputerisasi. Sebuah use case dapat menggambarkan hubungan antara use case dengan actor. Secara umum use case adalah pola prilaku sistem dan urutan transaksi yang berhubungan yang dilakukan oleh satu actor.
Berikut ini adalah beberapa manfaat dari analisa dan perancangan sistem informasi surat menyurat pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat : a. Agar mempermudah pegawai dalam melakukan proses pendataan surat menyurat, sehingga proses tersebut terkontrol dengan baik b. Dapat dimanfaatkan dan digunakan oleh sekolah sebagai bahan referensi dasar untuk memperbaiki sistem pendataan surat menyurat yang sedang berjalan saat ini. c. Agar terciptanya menjadi yang lebih baik, efektif dan efisien. d. Kemudahan pengguna sistem dalam menyediakan laporan-laporan yang bermutu serta memenuhi kebutuhan manajemen. 2.
Use Case Diagram
e.
Deskripsi Use Case Diagram
Deskripsi usecasae diagram adalah bagaimana sistem beraksi dan bereaksi. Prilaku ini merupakan aktifitas sistem yang bisa dilihat dari luar dan bisa diuji. Prilaku sistem ini di capture di dalam use case. Use case sendiri mendeskripsikan sistem, lingkungan sistem, serta hubungan antara sistem dengan lingkungannya. f.
Entity Relationship Diagram ERD adalah sebuah model data yang menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan data dalam hal entitas dan relasi yang digambarkan oleh data tersebut.
Landasan Teori
2.1 Pengertian Sistem Menurut Tata Sutabri (2012:4), pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami lingkungan. Pendekatan sistem berusaha menjelaskan sesuatu yang dipandang dari sudut pandang sistem serta berusaha menemukan struktur unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan memahami struktur sistem dan proses sistem, seseorang akan dapat menjelaskan mengapa tujuan suatu sistem tidak tercapai.
g.
Logical Record Struktur (LRS)
Sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah Diagram-ER akan mengikuti pola/aturan pemodelan tertentu. h.
Sequence Diagram
Sequence diagram adalah suatu diagram UML yang memodelkan logika dari suatu use case dengan menggambarkan interaksi berupa pengiriman pesan (message) antar obyek dalam urutan waktu.
2.2 Analisa Sistem Berorientasi Obyek a.
Activity Diagram menggambarkan proses bisnis dan urutan aktivitas dalam sebuah proses, yang mana dipakai pada business modelling untuk memperhatikan
2
3.
Pengelolahan Proyek Sponsor Proyek (Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas)
3.1 Ruang Lingkup Proyek Proyek pembangunan Sistem Informasi Surat Meyurat adalah proyek untuk membangun sistem informasi yang mengolah data surat menyurat pada sebuah instansi pendidikan Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat. Sistem yang akan dibangun tersebut diberi nama Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat Pada Madrsah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat. Sistem informasi surat menyurat akan dibangun meliputi : 1) Surat Mauk dan Disposisi 2) Surat Keluar 3) Permohonan Cuti 4) Surat Keputusan 5) Surat Tugas 6) Surat Kuasa 7) Laporan Agenda Surat Masuk 8) Laporan Agenda Surat Keluar
Manejer Proyek (Yudia)
Sekretaris Proyek (Nuhri)
User Sistem (Tata Usaha)
Analis Sistem Rika
Analis Bisnis Meisika
Kontrol Proyek handi
Admin Proyek Agus
Programmer Sawitri
Perancangan Database Hendra
Gambar 3.1 Stakeholder Proyek 3.3.2 Identifikasi Deliverable Gambaran yang jelas dari produk yang akan dihasilkan proyek yaitu software, hardware, laporan teknis, materi training yang perlu diserahkan kepada pihak pemberi tanggung jawab.
3.2
Tujuan Proyek Tujan proyek ini adalah membangun sistem yang dapat menyediakan informasi yang baik dan akurat yang berkaitan dengan masalah-masalah yang sering muncul khusussnya ketika dalam dalam mengolah data surat menyurat yang salah satunya adalah kesulitan dalam proses pencarian data yang mengakibatkan integritas data dan informasi yang tidak terjamin dengan baik.
3.4
Penjadwalan Proyek Proses mendefinisikan pekerjaan dalam proyek dan pemecahan atau pembagian struktur pekerjaan menjadi bagian yang lebih detail dan manageable. Pemecahan atau pembagian struktur pekerjaan menjadi pekerjaan yang lebih dapat dikelola disebut dengan definisi ruang lingkup.
3.2.1 Faktor Penentuan Keberhasilan Berikut ini adalah beberapa faktor dalam menentukan keberhasilan sebuah proyek, yaitu : a. Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen. b. Komitmen dan dukungan dari tim proyek. c. Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetisi masing–masing. d. Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing – masing. e. Kontinuitas pelaksanaan proyek. f. Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek. g. Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap. h. Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai.
3.4.1 Work Breakdown Structure (WBS) WBS merupakan dokumen-dokumen yang fundamental dalam manajemen proyek karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan mengelola jadwal, biaya, serta perubahanperubahan yang terjadi. 3.5
Rencana Anggaran Biaya (RAB) Rencana Anggaran Proyek (RAB) merupakan perancanaan biaya yang dianggarankan untuk pengeluaran seluruh proyek. Dimana rencana anggaran biaya merupakan pikiran perhitungan biaya-biaya yang diperlukan untuk tiap pekerjaan dalam suatu proyek konstruksi sehingga diperlukan untuk tahap penyelesaian proyek pekerjaan konstruksi.
3.3
Proyek Execution Plan Proses mengkoordinasikan sumber daya yang ada untuk menjalankan sejumlah pekerjaan didalam proyek agar menghasilkan produk sesuai yang ditargetkan.
3.6
Responsibility Assigment Matrix (RAM) Responsibility Assigment Matrix (RAM) merupakan dokumen daftar stakeholder yang terlibat melakukan aktifitas pada proyek.
3.3.1 Identifikasi Stakeholder
3
4.
Analisa dan Perancangan Sistem
4.1
Analisa Proses Bisnis
Prosedur yang dilakukan dalam analisa dan perancngan sistem informasi surat menyurat yang sedang berjalan pada Madrsah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat adalah sebagai berikut : a. Surat masuk dan Disposisi Tata Usaha menerima surat dari instansi dan mencatat surat masuk tersebut kedalam agenda surat masuk. Kemudian diserahkan pada pimpinan untuk di disposisi. Setelah di disposisi kepala sekolah menyerahkan kembali ke Tata Usaha lalu, disimpan ke dalam agenda surat masuk dan diarsipkan. b.
h.
Laporan Agenda Surat Keluar Setiap bulan Tata Usaha akan membuat laporan agenda surat keluar kemudian diserahkan kepada kepala sekolah lalu diarsipkan.
4.2 a.
Activity Diagram Activity Diagram Surat Masuk dan Disposisi Instansi
TU
Kirim Surat Masuk
Pimpinan
Terima Surat Masuk
Catat Surat Masuk kedalam Agenda Surat Masuk
Surat Keluar Tata Usaha membuat surat keluar Kemudian mencatat surat keluar ke dalam agenda surat keluar dan diserahkan ke petugas pengiriman surat untuk diberikan kepada Instansi.
Terima Surat Masuk Untuk Didisposisi
Serah Surat Masuk untuk Didisposisi
Lakukan Disposisi
c.
d.
e.
f.
g.
Permohonan Cuti Guru mengajukan permohonan cuti ke kepala sekolah, lalu kepala sekolah kirim permohonan cuti tersebut ke kemenag. Kemudian kemenag terima permohonan cuti kemudian disetujui, lalu serahkan konfirmasi permohonan cuti ke kepala sekolah. Setelah itu, kepala sekolah memerintahkan Tata Usaha membuat sur at izin cuti dan diserahkan ke kepala sekolah untuk ditanda tangani. Kemudian diserah kembali ke Tata Usaha, lalu diserah ke guru.
Serah Kembali Surat Masuk disposisi
Terima Surat Masuk disposisi
Simpan ke dalam Agenda Surat Masuk
Arsipkan
Gambar 4.1 Activity Diagram Suart Masukdan Disposisi
Surat Keputusan kepala sekolah memerintahkan Tata usaha untuk membuat surat keputusan kemudian Tata Usaha mencatat surat keputusan ke dalam agenda surat keluar dan diberikan ke guru.
b.
Activty Diagram Surat Keluar TU
Surat Tugas kepala sekolah memerintahkan Tata Usaha untuk membuat surat tugas kemudian Tata Usaha mencatat surat tugas ke dalam agenda surat keluar dan diberikan ke guru.
Petugas Pengiriman Surat
Instansi
Buat Surat Keluar
Catat Surat Keluar ke Agenda Surat Keluar
Surat Kuasa kepala sekolah memerintahkan Tata Usaha untuk membuat surat kuasa lalu, Tata Usaha mencatat surat kuasa ke dalam agenda surat keluar kemuadian diberikan ke instansi.
Serah Surat Keluar
Terima Surat Keluar
Antar Surat Keluar
Laporan Agenda Surat Masuk. Setiap bulan Tata Usaha akan membuat laporan agenda surat masuk kemudian diserahkan kepada kepala sekolah lalu diarsipkan.
Terima surat Keluar
Gambar 4.2 Activity Diagram Surat Keluar
4
c.
e.
Activty Diagram Permohonan Cuti Guru
Pimpinan
Mengajukan permohonan Cuti
Kemenag
TU
Activity Digram Surat Tugas Pimpinan
TU
Terima pengajuan permohonan Cuti
Memerintahkan buat surat Tugas Kirim permohonan Cuti
Terima permohonan cuti
Terima konfirmasi permohonan cuti
Terima Perintah buat surat tugas
Buat Surat Tugas
Setujui permohonan Cuti
Serah konfirmasi permohonan cuti
Perintah buat surat izin Cuti
Catat Surat Tugas kedalam Agenda Surat Keluar
Terima perintah buat surat izin Cuti
Buat surat izin Cuti
Terima surat izin Cuti
Serah Surat Tuagas
Terima surat tugas
Serah surat Izin Cuti
Gambar 4.5 Activty Diagram Surat Tugas
Gambar 4.3 Activity Diagram Permohonan cuti d.
Pegawai
f.
Activty Diagram Surat Keputusan
Pimpinan
TU
Perintah Buat Surat Keputusan
Terima Perintah Buat Surat Keputusan
Activty Digram Surat Kuasa
Pegawai
Buat Surat Keputusan
Catat Surat Keputusan Ke Dalam Agenda Surat Keluar
Serah surat keputusan
Terima Surat keputusan
Gambar 4.6 Activty Diagram Surat Kuasa
Gambar 4.4 Activity Diagram Surat Keputusan
5
g.
Activty Diagram Laporan Agenda Surat Masuk
4.3
Use case Diagram
a.
Use Case Data Master
Gambar 4.9 Use Case Data Master b.
Use Case Data Transaksi
Gambar 4.7 Activty Diagram Laporan Agenda Surat Masuk h.
Activty Diagram Laporan Agenda Surat Keluar
Gambar 4.10 Use Case Data Transaksi c.
Gambar 4.8 Activty Diagram Laporan Agenda Surat keluar
Use Case Data Laporan
Gambar 4.11 Use Case Data Laporan
6
4.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
b. Rancangan Layar 1) Rancangan Layar Utama Form Menu Utama Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat menyurat
File Transaksi
File Master
File Laporan
Keluar
Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat Pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat Jl.Raya Pusuk Km.05 Desa Beruas Kecamatan Kelapa Kabupaten Bangka Barat 333364
Gambar 4.14 Rancangan Layar Menu Utama
2) Rancangan Layar Menu Master Form Menu Master
File Master
Gambar 4.12 ERD (Entity Relationship Diagram)
File Transaksi
Keluar
File Laporan
Entry Data Instansi Entry Data Guru
4.5 a.
Rancangan Dialog Layar Struktur Tampilan
Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat Pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat Jl.Raya Pusuk Km.05 Desa Beruas Kecamatan Kelapa Kabupaten Bangka Barat 333364
Gambar 4.15 Rancangan Layar Menu Master 3) Rancangan Layar Entry Data Instansi Entry Data Instansi Entry Data Instansi Kd_Instansi
<>
Nm_Instansi
<>
Almt_Instansi
<>
No Tampil
Nm_Instansi Tampil
Almt_Instansi Tampil
Z Z Z Z
Z
Z
Z
Tampil
Tampil
Tampil
Tampil
Simpan
Gambar 4.13 Struktur Hierarki Tampilan Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat Pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat
Kd_Instansi Tampil
Ubah
Hapus
Z
Batal
Keluar
Gambar 4.16 Rancangan Layar Entry Data Instansi
7
4) Rancangan Layar Entry Data Guru
7) Rancangan Cetak Disposisi Cetak Disposisi
Entry Data Guru Cetak Didposisi
Entry Data Guru Kode Disposisi
<>
Surat Masuk
NIP
<>
No Disposisi
<>
No Surat Masuk
<>
Nm Guru
<>
Tgl Disposisi
<>
Tgl Surat Masuk
<>
Tgl Lahir
<>
asal
<>
Sifat
<>
Jenkel
<>
Keterangan
<>
Lampiran
<>
TglTerima
<>
<>
Perihal
Golongan
<>
Jabatan
Data Guru
<>
Cari
NIP
<>
Nm Guru
Simpan
Ubah
Hapus
Batal
<>
Tgl Lahir
<>
Jenkel
<>
Golongan
<>
Jabatan
<>
keluar
Cetak
Keluar
8) Rancangan Cetak Surat Keluar
5) Rancangan Form Menu Transaksi
Form Cetak Surat Keluar
Form Menu Utama Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat menyurat
File Transaksi
Batal
Gambar 4.20 Rancanagn Cetak Disposisi
Gambar 4.17 Rancangan Layar Entry Data Guru
File Master
Cari
File Laporan
Cetak Surat Keluar
Keluar
Entry Surat Masuk
Surat Keluar
Cetak Disposisi Cetak Surat Keluar Entry Permohonan Cuti Cetak Surat Izin Cuti
No SK
<>
Tgl SK
Sysdate
Lampiran
Cetak Surat Keputusan Cetak Surat Kuasa
Hal
Data Instansi
Kd_Instansi Nm_Instansi
<>
Almt_Instansi
<>
<>
Cari
<> <>
Cetak Surat Tugas
Cetak
Gambar 4.18 Rancangan Form Menu Transaksi
Batal
Gambar 4.21 Rancangan Layar Cetak surat Keluar
6) Rancangan Layar Enty Surat Masuk
9) Rancangan Layar Cetak Permohonan Cuti
Form Entry Surat Masuk
Form Cetak Permohonan Cuti
Cetak Permohonan Cuti
Entry Surat Masuk
Permohonan Cuti
Surat Masuk
No Surat Masuk
Data Instansi
<>
Kd_Instansi
<>
Tgl PC
Cari
Data Guru
<>
No PC
Sifat
<>
<>
Lampiran
<>
Ket
<>
Perihal
<>
Tgl Mulai cuti
Nm_Instansi Almt_Instansi
<> <>
<> <>
Tgl Lhr
<>
Jenkel
<>
<>
Gol
<>
Tgl Akir cuti
<>
Jabatan
<>
Lama cuti
<>
Cetak Batal
NIP Nm Guru
Sysdate
Tgl Surat Masuk
Simpan
Keluar
Batal
Keluar
Keluar
Gambar 4.22 Rancangan Cetak Layar Permohonan Cuti
Gambar 4.19 Rancangan Layar Entry Surat Masuk
8
Cari
10) Rancangan Layar Entry Surat Izin Cuti
13) Rancangan Layar Cetak Surat Tugas Form Cetak Surat Tugas
Form Entry Izin Cuti
Cetak Surat Tugas
Entry Surat Izin Cuti
Surat tugas
No Surat Tugas Surat Izin cuti
Permohonan Cuti
No S.Izin Cuti
<>
Tgl S.Izin Cuti
Sysdate
Sysdate
Tgl PC
Cari
<>
Tgl Surat Tugas
<>
Hal
<>
Data Guru
No PC
<>
Ket
<> <>
Tgl Akir cuti
<>
Jabatan
Lama cuti
<>
Keterangan
Tgl Mulai cuti
<>
NIP Nm Guru Tgl Lhr Jenkel Golongan
<> <> <>
Batal
Tambah
<>
No Tampil
Simpan
Cari
<> <>
No.Surat TugasTgl Surat Tugas Tampil Tampil
Hal Tampil
Z Z Z Z
Keluar
Z
Z
Tampil
Tampil
Cetak
Z
Z
Tampil
Tampil
Batal
Keluar
Gambar 4.26 Rancangan Layar Cetak Surat Tugas
Gambar 4.23 Rancangan Layar Entry Surat Izin Cuti
14) Rancangan Layar Cetak Laporan Agenda Surat Keluar
11) Rancangan Layar Cetak Surat Keputusan Form Cetak Surat Keputusan
Form Laporan Agenda Surat Keluar
Cetak Surat Keputusan Surat Keputusan
No S.Keputusan
Data Guru
<>
Tgl S.Keputusan
Sysdate
Isi S.Keputusan
<>
<>
NIP Nm Guru
<>
Tgl Lhr
<>
Jenkel
<>
Golongan
<>
Jabatan
<>
Batal
Masukan Periode Pilih
S/D
Pilih
Tambah
Ket surat Keputusan
Cetak
Laporan Agenda Surat Keluar
Cari
Keluar
Keluar
Cetak
Gambar 4.24 Rancangan Layar Cetak Surat Keputusan
Gambar 4.27 Rancangan Layar Cetak Laporan Agenda Surat Masuk
12) Rancangan Layar Cetak Surat Kuasa
15) Rancangan Layar Cetak Laporan Agenda Surat masuk
Form Cetak Surat Kuasa
Cetak Surat Kuasa Form Laporan Agenda Surat Masuk
No S.Kuasa Tgl S.Kuasa Isi S.Kuasa
Data Guru
<> Sysdate
<>
Data Instansi
Kd Instansi
<>
Nm Instansi
<>
Almt Instansi
Cari
<>
NIP
<>
Nm Guru
<>
Tgl Lhr
<>
Jenkel
<>
Gol
<>
Jabatan
<>
Laporan Agenda Surat Masuk
Cari
Masukan Periode
Pilih
S/D
Cetak
Cetak
Batal
Pilih
Keluar
Keluar
Gambar 4.25 Rancangan Layar Cetak Surat Kuasa
Gambar 4.28 Rancangan Layar Cetak Laporan Agenda Surat Masuk
9
5. Penutup Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan pada Sistem Informasi Surat Menyurat pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas, maka penulis mengambil kesimpulan berdasarkan rusmusan masalah yang telah dijabarkan pada BAB I.
DAFTAR PUSTAKA 1. Bambang Harianto, Ir., MT.2014. Rekayasa System Berorientasi Objek. Bandung : Informatika Bandung. 2. Heryanto, Imam. Membuat Database Dengan Microsof Access. Bandung : Informatika, 2009.
5.1 Kesimpulan a.
b.
c.
Proses pendataan dan surat menyurat yang sedang berjalan saat ini pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat masih berjalan secara manual yaitu proses pencatatannya masih menggunakan buku besar atau buku agenda, pembuatan laporannya dilakukan dengan menggunakan microsoft word dan microsoft excel yang terpisah-pisah, hal ini menyebabkan informasi yang dilaporkan serta yang dibutuhkan menjadi terlambat dan seringkali terjadi kesalahan pencatatannya. Sistem pendataan saat ini belum optimal, hal ini dikarenakan pada sistem yang sedang berjalan saat ini prosesnya belum menggunakan sistem terkomputerisasi sehingga data-data laporan surat masuk dan surat keluar tersebut proses pendataan surat yang dihasilkan belum berjalan dengan baik. Sistem pendataan surat menyurat yang berjalan saat ini perlu dirubah menjadi sistem informasi komputerisasi,sehingga tidak menggunakan buku agenda agar data yang ada tidak mudah hilangdan memudahkan petugas tata usaha dalam hal proses pendataan, pencarian, serta pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar.
3. Jogiyanto. Sistem Teknologi Yogyakarta : Penerbit Andi, 2003.
Informasi.
4. Komputer, Wahana. 2009. Panduan Praktis Microsoft Visio 2007. Yogyakarta : CV Andi Offset. 5. Munawar . Pemodelan UML Berorientasi Objek. Jakarta : Andy Jogyakarta, 2005. 6. Supardi, Yuniar. Semua Bisa Menjadi Program VB 6 Hingga VB 2008 Basic. Jakrta : Pt . Elek Media Komputindo, 2011. 7. Setiwan, Antonius Fran. Smart Project Plan With Microsoft Project 2007. Jakarta : PT. Dian Digital Media, 2009. 8. Suhendra, dan Hariman Gunadi. Visual Modelling Menggunakan UML dan Rational Rose. Bandung : Informatika, 2006. 9. Sutabri, Tata. Analisa Sistem Informasi. Jakarta : Penerbit Andi, 2012. 10. Taufiq, Rahmat. Sistem Informasi Manajemen. Edisi pertama. Yogyakarta : penerbit Graha Ilmu, 2013.
5.2 Saran Setelah memberikan kesimpulan mengenai sistem pendataan surat menyurat yang sedang berjalan, maka beberapa saran yang bisa dilakukan untuk menjadikan sistem pendataan surat menyurat menjadi lebih baik lagi yaitu :
11. Whitten, Jeffrey L., Lone D. Bentiy, Kevin C. Dittman. System Analysis and Design Methodes. 6th ed. New Yorkn : Mc Graw-Hill, 2004.
a. Untuk pengembangan sistem dan penelitian lebih lanjut diharapkan pendataan surat menyurat harus lebih rapi dan perlu arsipan dalam bentuk file khusus untuk penyimpannan data-data surat yang ada. b. Melakukan backup atau dokumentasi secara periodik sebagai cadangan data yang ada, dokumentasi dapat berupa laporan dalam bentuk cetakan kertas ataupun bentuk media lainnya. c. Untuk penyimpanan arsip surat menyurat sebaiknya menggunakan sistem tertentu agar mempermudah dalam pencarian kembali arsip yang diperlukan.
12. http://eprints.uns.ac.id/10120/1/161182508201 001541.pdf diakses 07-03-2015. 13. http://ejournal.uui.ac.id/jurnal/JUNIDAR_-iskjunidar-10111163.pdf diakses 07-03-2015. 14. Doyo, Wali 2014. “Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Nilai Pada SMP NEGERI 1 Pangkalan Baru”. Program Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dan Komputer ATMA LUHUR Pangkalpinang 2014.