ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PASIEN RAWAT JALAN PADA KLINIK NOVA MEDIKA
NASKAH PUBLIKASI
Disusun oleh : Zaenudin Shochib 08.12.3305
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
ANALYSIS AND DESIGN OF PATIENT DATA MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS AT NOVA MEDIKA CLINIC ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PASIEN RAWAT JALAN PADA KLINIK NOVA MEDIKA Zaenudin Shochib Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information technology is one technology that is rapidly growing for the time being, with the advances in information technology, access to the data or information available can take place quickly,efficiently, and accurately. Advances in information technology is not just spinning in the business world and education, technological developments in the health field also is in need, in order to improve patient services. Nova Medical Clinic is one ofsufficient health care facilities in trust by the public, especially tothe middle to lower. Nova Medika clinics today still use the management system of outpatient data manually, in which the application of data if there are several constraints such as patient data search process thattakes a long time. In addition to his many patients can lead to amistake in the data collection process manually, so we need better information systems to improve information systems for long. In this paper the author tries to provide alternative solutions to problems by creating a data management information system software outpatients at Nova Medika Clinic, which can record outpatient data, disease history of patients during treatment at the Klinik Nova mediaka,showing names of employees andphysicians who neatly stored in the database. Keyword : Information system, Nova Medika
1. Pendahuluan Poliklinik merupakan salah satu instansi kesehatan yang melayani pengobatan pasien secara umum yang tak bisa lepas dari peran serta rekam medis.Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, penggobatan, serta tindakan dan pelayanan lain pada pasien, Catatan – catatan tersebut kemudian di olah dan selanjutnya bermanfaat bagi pihak manajemen untuk mengetahui informasi mengenai data yang telah ada dan perkembangan poliklinik. Dengan semakin bertambahnya kegiatan pelayanan kesehatan di poliklinik pada pasien maka semakin banyak juga data rekam medis yang harus dibuat dan disimpan, dalam penyimpanan bahkan sering terjadi kesalahan letak, kerusakan dan semakin sempit ruangan untuk tempat data rekam medis, maka untuk meningkatkan pelayanan pada pasien dan efisiensi, sebaiknya Poliklinik mengubah medical record manual menjadi Medical record electronik. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Pasien Rawat Jalan Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien Rawat Jalan adalah proses komputerisasi untuk mengolah data pasien rawat jalan. Data yang di olah dalam sistem informasi pengelolaan data pasien sekurang kurang nya: 1. Identitas pasien 2. Informasi Pemeriksaan fisik 3. Diagnosa penyakit pasien 4. Tindakan atau pengobatan yang dilakukan oleh dokter 5. Pelayanan lain yang diberikan kepada pasien 2.2 Konsep Basis Data Data merupakan fakta mengenai suatu objek seperti manusia, benda, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang dapat dicatat dan mempunyai arti secara implisit. Data dapat dinyatakan dalam bentuk angka, karakter atau simbol, sehingga bila data dikumpulkan dan saling berhubungan maka dikenal dengan istilah basis data (database) (Ramez 2000).
2.3 Teknik Perancangan Basis Data Teknik Perancangan pada bagian data merupakan salah satu teknik yang dilakukan guna menghindari problem yang kerap terjadi dalam proses pengolahan data seperti, redudansi, inkonsistensi dan lainnya. Dalam hal ini teknik yang diterapkan dalam Perancangan basis data ada dua, yaitu normalisasi dan teknik entity relationship.
2.4 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.4.1 JAVA Java adalah bahasa pemrograman yang berorientasi objek (OOP) dan dapat di jalankan pada berbagai platform sistem informasi.Perkembangan java tidak berfokus pada satu sistem informasi,tetapi di kembangkan untuk berbagai sistem informasi dan bersifat open source 2.4.2 NetBeans 6.9 Netbeans sebagai IDE di tunjukan untuk memudahkan program java. Bulan februari instruktur java dari sun Microsystem mengikuti training untuk beralih dari pemrograman java ke pemrograman GUI dengan Java Swing Make over 2.4.3 MySQL 5.1 MySQL merupakan sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (database management system) atau DBMS yang multithread, multiuser, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL. 3. Analisis (Proses Penelitian) 3.1 Analisis Masalah Analisis masalah adalah tahap dimana kita menganalisa masalah-masalah yang ada pada sistem lama. Sebuah alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses penyelesaian masalah dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek atau biasa disebut dengan Analisis PIECES yaitu :
a. Performance (Kinerja), Melihat situasi dan kondisi Poliklinik Nova Medika dalam memproses pengolahan data masih kurang efektif jika ditinjau dari Jumlah layanan (Throughpu)t dan waktu jawab (Response Time), Dari hasil penelitian dapat di ketahui bahwa: Tabel 1.1. Analisi Kinerja (Performance) Sistem lama
Sistem Baru
Jumlah beban kerja lebih dari 10 menit
Beban
dan
sehingga
jumlah
karyawan
yang
di
butuhkan lebih dari 2 orang sehingga dapat
menimbulkan
konflik
kerja
hanya
jumlah
sekitar
karyawan
1 menit yang
di
butuhkan hanya 1 orang
atau
kesalahpahaman antar karyawan
b. Information (Informasi) Informasi merupakan elemen yang sangat penting, sebab informasi merupakan titik awal untuk mengoreksi keadaan dalam organisasi. Analisis informasi menyangkut keakuratan informasi yang dihasilkan. Keterbatasan informasi yang dihasilkan pada sistem yang ada saat ini berdampak pada kemampuan sistem tersebut untuk menghasilkan laporan. Tabel 3.2. Analisis Informasi (Information) Sistem lama
Sistem Baru
1. Penyajian kurang
informasi
cepat
karena
masih masih
manual
1. Penyajian
informasi
menjadi
lebih cepat karena di kerjakan dengan komputer
2. Membutuhkan waktu yang lama untuk perubahan informasi
2. Informasi
dapat
di
update
dengan cepat
3. Kemungkinan kesalahan dalam
3. Pengolahan
data
informasi
penyampaian informasi karena
menjadi lebih akurat karena di
tullisan yang kurang jelas atau
kerjakan dengan komputer
kesalahan
penulisan
kesaalahan perhitungan
dan
c.
Economy (Ekonomi) Secara ekonomi dalam pembuatan laporan sistem yang manual masih belum efektif dan efisien dalam penggunaan biaya, khususnya dalam biaya pengadaan kertas sehingga membutuhkan anggaran biaya yang cukup besar. Tabel 3.3. Analisis Ekonomi (Economy) N
Sistem lama
Sistem Baru
o 1.
Sistem administrasi pada sisem lama
Dengan sistem komputerisasi akan
kurang ekonomis karena dari segi
menghemat
biaya penggunaan kertas yang banyak
dan kertas, serta alat tulis dan
dalam pencatatan-pencatatan dan
perlengkapan
menyebabkan pemborosan biaya
nya,
penggunaan
karena
waktu
penyimpanan apabila
lain
terjadi
kesalahan masih dapat di edit.
d. Control (Kendali) Pengendalian
atau
control
dalam
sebuah
sistem
sangat
diperlukan.
Keberadaannya bertujuan untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi yang dihasilkan. Dengan adanya control maka tugas maupun kinerja yang mengalami kendala dapat diperbaiki. Tabel 3.4. Analisis Pengendalian (Control) No 1.
Data
Faktor
2.
Hak Akses
Hasil Analisi Tidak adanya proteksi terhadap data yang ada sehingga sering kehilangan data. Di sistem yang berjalan saat ini, Hak akses hanya dibatasi untuk operato saja.
e. Efficiency (Efisiensi) Sumber daya yang ada mempunyai hubungan dengan efisiensi, dengan kata lain bila sumber daya yang digunakan tidak boros maka akan lebih efisiensi. Tidak dapat dipungkiri lagi kalau tingkat ketelitian dan kemampuan manusia cukup terbatas sedangkan pengolahan data dan laporan masih mengandalkan kemampuan manusia. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan-kesalahan.
Tabel 3.5. Analisis Efisiensi (Efficiency) N
Faktor
Hasil Analisis
o 1
Jumlah sumber
daya yang
Dalam mengoperasikan sistem saat ini hanya satu karyawan sebagai operator.
digunakan
Pemanfaatan komputer saat ini hanya ddigunakan untuk kepentingan surat-menyurat saja, banyak kertas yang digunakan sebagai data dan dokumen.
f.
Service (Pelayanan) Pelayanan dari segi informasi, mempunyai sasaran baik bagi pihak poliklinik, pasien ataupun dokter dan perawat. Koordinasi yang belum teratur mengenai pengolahan data, penyimpanan laporan serta dokumentasi rekam medik akan menurunkan kualitas pelayanan yang nantinya akan membuat kinerja dari staf administrasi tersebut menjadi lamban sehingga membuat pasien yang ingin segera di periksa harus mengantri lama dalam pelayanan administrasi nya. Tabel 3.6. Analisis Layanan (Services) No
Faktor
1
Pelayanan
Hasil Analisis
Untuk melayani 1 pasien membutuhkan waktu ... menit
Apabila kartu berobat hilang maka ppencarian data pasien harus di lakukan dengan cara menelii satu persatu dokumen yang menbutuhkan waktu lam dan membutuhkan tambahan waktu untuk membuat kartu berobat.
Pencatatan data Transaksi yang masih manual.
3.2 Analisis Kelemahan Sistem Dalam menganalisa suatu kelemahan yang ada di sistem dapat diidentifikasi dan dievaluasi dari beberapa segi. Berikut merupkan Analisis Kelemahan Sistem untuk Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien Rawat Jalan Pada Klinik Nova Medika yang lama dengan pendekatan – pendekatan sebagai berikut : 1. Volume pekerjaan Pada sistem yang lama terjadi banyaknya pekerjaan yang dibebankan kepada Perawat poliklinik yang dapat mengakibatkan tidak lancarnya sistem tersebut.
2. Keandalan Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien Rawat Jalan yang lama Perawat Poliklinik dalam setiap pengolahan datanya masih menggunakan manual sehingga tingkat kesalahan sangat tinggi. 3. Teknologi Sistem informasi pengelolaan Data Pasien Rawat Jalan yang lama kurang memanfaatkan teknologi yang ada. Karena sistem yang lama menggunkan sistem manual dalam setiap pengolahan datanya. 4. Dokumen (berkas-berkas lama) Di Klinik Nova Medika di dalam setiap pengolahan datanya dicatat dalam buku, sehingga didalam pencarian arsip yang lama jika dibutuhkan akan mengalami kesulitan. 5. Laporan Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien Rawat Jalan Pada Klinik Nova Medika yang lama, laporan yang dihasilkan belum terformat atau tersusun dengan rapi, sehingga kurang bisa untuk digunakan sebagai sarana dalam pengambilan keputusan. 3.3 Analisis Kebutuhan Sistem Berikut adalah kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. a. Sistem dapat melakukan entri data Pasien. b. Sistem dapat melakukan pengolahan data Berobat Pasien Rawat Jalan. c.
Sistem dapat melakukan pengolahan data Reakam Medik Pasien Rawat Jalan.
d. Sistem dapat melakukan pengolahan data pencarian. e. Sistem dapat melakukan analisa laporan-laporan. 3.4 Analisis Biaya Dan Manfaat a. Komponen Biaya Biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat diklasifikasi kedalam 4 kategori utama, yaitu: 1) Biaya Pengadaan Biaya pengadaan termasuk semua biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras.
2) Biaya Persiapan Operasi Biaya persiapan operasi berhubungan dengan semua biaya untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan. 3) Biaya Proyek Biaya proyek berhubungan dengan biaya-biaya untuk mengembangkan sistem termasuk penerapannya. 4) Biaya Operasi dan Biaya Perawatan Biaya operasi adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan sistem supaya sistem dapat beroperasi. Sedang biaya perawatan adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya. b. Komponen Manfaat Manfaat dari sistem informasi dapat mengurangi biaya, mengurangi kesalahankesalahan, meningkatkan kecepatan aktifitas dan meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen. c. Metode Biaya Dan Manfaat Adapun metode-metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat adalah sebagai berikut: 1. Metode periode pengembalian investasi (payback period). 2. Metode pengembalian investasi (return of investment). 3. Metode nilai sekarang bersih (net present value).
Hasil perhitungan dengan ketiga metode tersebut diatas tercantum dalam tabel berikut ini: Tabel 3.2. Hasil Perhitungan Analisis Biaya dan Manfaat
No
Metode Biaya dan Manfaat
1.
Payback Period
2.
Return On Investment
3.
Net Present Value
Nilai
Syarat
Keputusan
1 Th 3 bln
Max 2 thn
Layak
12,64%
>0
Layak
>0
Layak
Rp 1.978.428
3.5 Analisis Kelayakan Sistem 1. Kelayakan Hukum Jika ditinjau dari segi hukum maka sistem informasi pengelolaan data pasien rawat jalan baru adalah legal secara hukum, karena sistem yang akan dikembangkan tidak melanggar aturan-aturan yang ditetapkan untuk pengadaan sistem informasi.. Selain itu sistem yang dikembangkan ini baik dalam proses maupun implementasinya tidak bermasalah secara hukum. 2. Kelayakan Operasi Sistem yang baru dirancang untuk mudah digunakan sehingga diharapkan system yang baru untuk siap diimplementasikan tenaga operator (DEO) maupun database administrator sebagai pemakai sistem yang telah tersedia yang menjalankan sistem baik melalui proses pendidikan, pelatihan karyawan (perawat klinik) dengan pendayagunaan waktu dan personil secara efisien, serta mampu melakukan pengendalian dari kesalahan-kesalahan. 3. Kelayakan Teknologi Sistem yang baru menggunakan perangkat yang memadai dan tersedia secara keseluruhan, karena komputer bukanlah barang mewah saat ini sehingga untuk mendapatkan perangkat yang dibutuhkan sangatlah mudah, selain itu harga komputer relatif terjangkau. Dengan adanya teknologi ini diharapkan dapat membantu dalam pekerjaan dibidang pengolahan data pasien rawat jalan. 4. Ekonomi (Economy) Pada
analisis
kelayakan
ekonomi
ini
dalam
penerapannya
selalu
berhubungan dengan masalah biaya, yaitu berapa besar biaya yang harus dikeluarkan dengan harapan memperoleh manfaat
yang lebih besar dari
pengembangan sistem tersebut. Apabila dilihat dari nilai manfaatnya yang lebih besar maka sistem baru ini layak untuk diterapkan. Ketersediaan dana yang digunakan
untuk
pengembangan
sistem
maupun
biaya
operasional
saat
implementasi sistem harus sebanding dengan manfaat yang diperoleh. Sistem yang baru didalam analisis biaya dan manfaat telah dinyatakan bermanfaat.
3.6 Perancangan Sistem 3.6.1.
Flowchart Sistem Informasi Pengolaan Data Pasien Yang di usulkan
Gambar 3.1. Sistem Flowchart Yang Diusulkan 3.6.2.
Data Flow Diagram Sistem Informasi Pengolaan Data Pasien Yang di usulkan
a. Data Flow Diagram (DFD) level 0
Gambar 3.2. Data Flow Diagram Yang Diusulkan Level 0
b. Data Flow Diagram (DFD) level 1
Gambar 3.3. Data Flow Diagram Yang Diusulkan Level 1
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan Dari penelitian yang dilakukan maka dihasilkan sebuah sistem yang diharapkan mampu melakukan pengolahan data-data yang berhubungan dengan rekam medis pasien. Dengan sistem yang baru maka diharapkan proses penyajian informasi mengenai data-data yang berhubungan dengan rekam medis pasien dapat dilakukan dengan cepat, hemat waktu dan tenaga kerja. Proses pemasukan data, proses pengubahan data, proses penghapusan data, proses pencarian data dan proses pembuatan laporan dapat dilakukan dengan cepat, sehingga jika sewaktu-waktu data dibutuhkan maka data dapat diperoleh dengan mudah.
Berikut merupakan penelasan menu-menu yang terdapat dalam program: Pada jendela: 4.1. Form Login Menu login adalah menu yang berfungsi untuk melakukan proses login pada saat memasuki program.
4.2. Form Menu Utama Menu utama adalah menu yang digunakan untuk menampilkan pilihan-pilihan menu yang diinginkan atau untuk masuk ke menu yang diinginkan. 4.3. Form Input Data Pasien Form ini berfungsi untuk memasukkan data pasien. 4.4. Form Input Data Dokter Form ini berfungsi untuk memasukkan data dokter. 4.5. Form Input Data Obat Form ini berfungsi untuk memasukkan data obat. 4.6. Form Input Data Penyakit Form ini berfungsi untuk memasukkan data penyakit. 4.7. Form Input Data Perawat Form ini berfungsi untuk memasukkan data perawat. 4.8. Form Olah Data Berobat Form ini berfungsi untuk mengoalh data kunjungan pasien yng berobat. 4.9. Form Olah Data Rekam Medik Form ini berfungsi untuk mengoalh datRiwayat Penyakit dan riwayat obat yng pernah di derita pasien. 4.10. Form Olah Data Rujuk Form ini berfungsi untuk mengolah data pasien yang ingin meminta surat pengantar periksa ke rumah sakit lain 4.11. Form Ubah Password Form yang berguna untuk mengganti password baru untuk operator yang dapat masuk dan menggunakan aplikasi dengan nama dan password yang telah tersimpan. 4.12. Laporan Data Pasien Pada output data pasien ini digunakan untuk melihat semua data pasien yang sudah tersimpan dalam database. 4.13. Laporan Data Dokter Pada output data dokter ini digunakan untuk melihat semua data dokter yang sudah tersimpan dalam database. 4.14. Laporan Data Berobat Perperiode
Pada output data berobat perperiode ini digunakan untuk melihat semua data berobat yang sudah tersimpan dalam database berdasar kan periode tertentu. 4.15. Laporan Data Berobat Berdasar Sattus Pada output data berobat perperiode ini digunakan untuk melihat semua data berobat yang sudah tersimpan dalam database berdasar kan periode tertentu dan berdasarkan status pasien (ASKES / UMUM). 4.16 Laporan Data Rekam Medis Pada output data Rekam medis ini digunakan untuk melihat semua data Rekam medis yang sudah tersimpan dalam database. 4.17 Cetak Surat Rujuk Di gunakan untuk mencetak surat Rujukan atau surat pengantar pasien ke rumah sakit lain. 5. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang disajikan pada bab sebelumnya, kesimpulan yang dapat ditarik dalam pengembangan dan perancangan sistem informasi pengelolaan data pasien rawat jalan pada KLINIK NOVA MEDIKA adalah : 1.
Sistem Olah data yang ada pada klinik nova medika yang berjalan saat ini masih kurang efisien dan efektif. Hal ini masih terlihat dari proses atau cara pencatatan maupun pengeditan data pasien rawat jalan yang memerlukan waktu yang lama karena masih dilakukan secara manual.
2.
Untuk Merancang sebuah sistem baru berbasis komputerisasi maka di perlukan adanya analisis system lama dan baru serta pengunaan analisis PIECES terhadap kebutuhan dari system baru yang akan di bangun guna memahami dengan seksama kebutuhan dari sistem
yang baru dan mengembangkan sebuah sistem dengan mengunakan
aplikasi java netbeans 6.9 dan mysql 3.5.1 yang mewadahi kebutuhan tersebut serta di terapkan nya pengetesan system melalui black box testing dan white box testing sehingga di hasilkan system informasi olah data pasien rawat jalan yang di harapkan dapat membantu
beban pekerjaan perawat menjadi lebih ringan sehingga kinerja
perawat lebih meningkat.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta; Andi Offset. Arief, M Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact SQL Server 2000. Yogyakarta; Andi Offset. C.J. Date. 2004. Pengenalan Basisdata.Jakarta : Elex Media Komputindo. Huda, Miftakhul. 2010. Aplikasi Inventory Multi Store Plus Management dengan Java. Yogyakarta : Elex Media Komputindo . Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta; Andi Offset. Kusrini. 2006. Sistem Pakar Teori dan Aplikasi.Yogyakarta : Andi Offset. Riyanto, Suprapto, dan Hendi. 2008. Pengembangan Aplikasi Manajemen Database. Yogyakarta : Gava Media. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta; Andi Offset. 1
http://www.bi.go.id tanggal 12 november 2011
