ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN UNTUK MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERNAL PERUSAHAAN (Studi Kasus Pada PT.Sriwijaya Air) Romana Erin Setyawati, Mahsina, Ali Rasyidi Program studi Akuntansi Fakultas Ekonomi, Universitas Bhayangkara Surabaya ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk memaparkan, menjelaskan, menganalisis, dan merancang bangunan sistem akuntansi penggajian sebagai upaya meningkatkan pengendalian intern sehingga dapat dijadikan rekomendasi untuk diterapkan pada PT.Sriwijaya Air. Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan deskriptif. Unit analisis pada penelitian ini adalah prosedur penggajian. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa Prosedur penggajian yang digunakan pada PT.Sriwijaya Air kurang efektif karena tidak sesuai dengan teori (Mulyadi, 2013:385). Penerapan sistem informasi akuntansi penggajian yang dilakukan PT.Sriwijaya Air belum dikatakan efektif dalam pengendalian internnya. Perusahaan belum menggunakan sistem komputer untuk perhitungan gaji. Perusahaan dalam memberi nomor dokumen pada bukti pengeluaran bank tidak sesuai dengan nomor dokumen pada bukti pengeluaran kas. Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penggajian, Pengendalian Internal
PENDAHULUAN Setiap perusahaan baik perusahaan dagang, manufaktur, maupun jasa pada umumnya mempunyai tujuan utama salah satunya adalah untuk meningkatkan profitabilitas sehingga perusahaan dapat menjamin kelangsungan hidupnya. Usaha untuk mencapai tujuan tersebut adalah manajemen yang harus dapat memanfaatkan sumber daya yang dimiliki secara efektif dan efisien. Manajemen juga harus menyediakan informasi yang akurat dan terpercaya sebagai alat pengendalian. Pengendalian itu diperlukan manajemen dalam melaksanakan pencapaian tujuan tersebut. Sistem informasi akuntansi memegang peran penting dalam menyediakan informasi bagi manajemen. Kemajuan dalam bidang teknologi apabila 531
dimanfaatkan dengan baik oleh pihak manajemen maka akan memberikan manfaat terutama dalam memperoleh keunggulan dalam pesaing. Sistem informasi akuntansi merupakan alat untuk menjalankan suatu pengendalian yang dengan sendirinya satu bagian dengan bagian lainnya yang terlibat akan saling mengontrol. Sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapan serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang didesain untuk menstranformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen (Widjajanto, 2012:4). Masalah gaji merupakan masalah manajemen kepegawaian yang paling kompleks dan merupakan salah satu aspek yang paling berarti, baik bagi karyawan maupun perusahaan. Gaji merupakan kontra prestasi yang diberikan pemberi kerja pada karyawan berkenaan dengan penggunaan tenaga manusia pada kegiatan perusahaan. Pengendalian internal adalah suatu sistem yang melingkupi struktur organisasi beserta semua mekanisme dan ukuran-ukuran yang dipatuhi bersama untuk menjaga seluruh harta kekayaan organisasi dari berbagai arah (Mardi, 2012:59). Sistem pengendalian intern terkait dengan aspek yang ada dalam perusahaan, salah satu aspek tersebut adalah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan. Aspek ini menyangkut kesejahteraan sumber daya manusia perhatian yang serius, karena akan mempengaruhi prestasi dan semangat kerja karyawan. Sistem dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah. Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan. Perusahaan harus menggunakan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang tepat, secara efektif dan efisien. Pengawasan internal yang baik
532
dan memadai sangat diperlukan sesuai dengan perkembangan zaman dan juga perkembangan dunia usaha. PT. Sriwijaya Air merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penerbangan komersil dan untuk penggajian karyawan dengan menggunakan system transfer melalui bank yang telah ditunjuk. Perusahaan harus menyadari perlunya manajemen yang baik dengan menerapkan pengendalian internal yang memadai agar tercapai pengelolaan yang lebih baik dalam kegiatan penggajian perusahaan. Pengendalian internal yang memadai tidak menjamin bahwa semua penyimpangan atas tindakan yang merugikan perusahaan dapat dihindarkan sama sekali, akan tetapi kemungkinan-kemungkinan tersebut diusahakan dapat seminimal mungkin. Untuk menciptakan pengendalian internal yang baik, manajemen harus dapat menetapkan tanggung jawab secara jelas dan tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan padanya. Apabila perumusan tanggung jawab tidak jelas dan terjadi suatu kesalahan, maka akan sulit untuk mencari siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut. Informasi yang berkaitan dengan kegiatan pembayaran gaji dan upah antara lain jam kerja, jam lembur, penggolongan gaji dan upah karyawan, jenis karyawan atau informasi lainnya, agar dapat diketahui tingkat efektivitas usahanya. Untuk menghindari dan mencegah penyelewengan, dalam hal ini penyelewengan yang dimaksud adalah kecurangan dalam absensi karyawan dan kesalahan perhitungan jam kerja ataupun jam lembur karyawan,
maka diperlukan suatu sistem
pengendalian intern, dengan demikian manajemen perusahaan dapat mengetahui jika terjadi penyimpangan yang merugikan manajemen perusahaan. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis berkeinginan mengambil judul “ANALISIS PENGGAJIAN
PENERAPAN UNTUK
SISTEM
INFORMASI
MENINGKATKAN
AKUNTANSI
PENGENDALIAN
INTERNAL PERUSAHAAN (Studi Kasus Pada PT.Sriwijaya Air)”.
533
LANDASAN TEORI Sutabri (2012:6) pada buku Analisis Sistem Informasi, pada dasarnya sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Romney dan Steinbart (2015:4), informasi adalah data yang telah dikelola dan di proses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan. Stair and Reynolds (2012:415), Sistem Informasi adalah suatu sekumpulan elemen atau komponen berupa orang, prosedur, database dan alat yang saling terkait untuk memproses, menyimpan serta menghasilkan informasi untuk mencapai suatu tujuan (goal). Kieso, et al yang dikutip oleh Martani (2012:4), “Akuntansi didefinisikan sebagai suatu sistem dengan input data/informasi dan output berupa informasi dan laporan keuangan yang bermanfaat bagi pengguna internal maupun eksternal entitas”. Romney dan Steinbart (2015:10), Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang digunakan untuk mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan mengolah data untuk menghasilkan suatu informasi untuk pengambilan keputusan. Sistem ini meliputi orang, prosedur dan instruksi data perangkat lunak, infrastruktur teknologi informasi serta pengendalian internal dan ukuran keamanan. Tofik (2012:2), Pengggajian adalah semua gaji yang dibayarkan perusahaan kepada karyawannya. Para manajer, pegawai administrasi, dan pegawai penjualan, biasanya mendapat gaji dari perusahaan yang jumlahnya tetap. Tarif gaji biasanya dinyatakan dalam gaji perbulan. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian (Mulyadi, 2014:385) sebagai berikut: 1.
Prosedur pencatatan waktu hadir Pencatatan waktu hadir digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula dibentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatatan waktu.
2.
Prosedur pembuatan daftar gaji
534
Dalam hal ini data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji dan upah bulan sebelumnya dan daftar hadir. Apakah gaji dan upah karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, maka gaji dan upah tersebut dan dipotong dengan PPh Pasal 21. 3.
Prosedur distribusi biaya gaji Dalam prosedur ini, distribusi biaya gaji dan upah serta biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.
4.
Prosedur pembuatan bukti kas keluar Dalam proses ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah suratsurat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji dan upah bulan sebelumnya dan daftar hadir. Jika gaji dan upah karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh Pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.
5.
Prosedur pembayaran gaji Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan. Menurut Mulyadi (2014: 163), pengendalian internal didefinisikan sebagai
berikut:
535
“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong terjadinya kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut, dengan demikian pengertian pengendalian intern tersebut diatas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer.” Suatu pengendalian internal yang baik perlu adanya unsur-unsur yang berhubungan langsung dengan pengendalian, sehingga tujuan dari pengendalian intern dapat tercapai. Untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi menurut Mulyadi (2014:164) antara lain: 1.
Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegitan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini: a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Maka disini mutlak untuk pemisahan fungsi dan wewenang yang ada. Dimisalkan fungsi penyimpanan disatukan dengan fungsi akuntansi, perangkapan fungsi ini akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga data akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya mengenai kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.
536
2.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
3.
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara yang umumnya menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Berikut beberapa cara umum untuk mewujudkan praktek yang sehat adalah: a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakainnya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang. b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. d. Perputaran jabatan (job rotation). e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.
4.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang
sehat,
semuannya
sangat
tergantung
kepada
manusia
yang
melaksanakannya. Di antara 4 unsur pokok pengedalian intern tersebut, unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain 537
dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan dapat tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Tapi tetap semua unsur harus pada kendalinya masing-masing agar pengendalian intern berjalan sebagai mana mestinya. Untuk dapat mencapai tujuan pengendalian akuntansi, suatu sistem harus memenuhi enam prinsip dasar pengendalian internal yang meliputi (Hartadi, 2012:130): 1.
Pemisahan fungsi Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan pengawasan segera atas kesalahan atau ketidakberesan. Adanya pemisahan fungsi untuk dapat mencapai suatu efisiensi pelaksanaan tugas.
2.
Prosedur pemberian wewenang Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir oleh orang yang berwenang.
3.
Prosedur dokumentasi Dokumentasi yang layak penting untuk menciptakan sistem pengendalian akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberikan dasar penetapan tanggung jawab untuk pelaksanaan dan pencatatan akuntansi.
4.
Prosedur dan pencatatan akuntansi Tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkannya catatan-catatan akuntansi yang teliti secara cepat dan data akuntansi dapat dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu.
5.
Pengawasan fisik Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam pelaksanaan dan pencapaian transaksi.
6.
Pemeriksaan intern secara bebas Menyangkut perbandingan antara catatan aset dengan aset yang betul-betul ada,
menyelenggarakan
rekening-rekening
kontrol
dan
mengadakan
perhitungan kembali gaji karyawan. Ini bertujuan untuk mengadakan pengawasan kebenaran data.
538
METODE PENELITIAN Tujuan
penelitian
ini
adalah
untuk
memaparkan,
menjelaskan,
menganalisis, dan merancang bangunan sistem akuntansi penggajian sebagai upaya meningkatkan pengendalian intern sehingga dapat dijadikan rekomendasi untuk diterapkan pada PT.Sriwijaya Air. Sehingga penelitian ini merupakan jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Adapun tahapan analisis data yang dilakukan peneliti sebagai berikut: 1.
Identifikasi dan pengumpulan data terkait dengan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT.Sriwijaya Air. Data tersebut berupa sejarah perusahaan, struktur organisasi, visi dan misi, data karyawan, daftar gaji dan data-data lain yang berhubungan dengan penelitian.
2.
Analisis Sistem Informasi Penggajian yang diterapkan pada PT.Sriwijaya Air, mempelajari komponen-komponen yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian yang akan dirancang serta pengendalian intern yang sesuai kebutuhan. Komponen-komponen tersebut meliputi: a. Prosedur pencatat waktu hadir b. Prosedur pembuatan daftar gaji c. Prosedur distribusi biaya gaji d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar e. Prosedur pembayaran gaji
3.
Evaluasi kelemahan yang ditemukan terhadap penerapan Sistem Informasi Penggajian pada PT.Sriwijaya Air. Serta menganalisa potensi kelemahan penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada perusahaan tersebut.
4.
Usulan rekomendasi solusi atas kekurangan yang ditemukan dalam penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT.Sriwijaya Air.
5.
Membuat kesimpulan dari sistem pengendalian internal atas sistem informasi akuntansi penggajian pada PT.Sriwijaya Air apakah sistem pengendaliannya sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian yang baik, dan memberikan saran apabila ada kekurangan yang ditemukan dalam penerapan sistem informasi akuntansi penggajian pada PT.Sriwijaya Air.
539
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Bagian yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penggajian pada PT.Sriwijaya Air, antara lain : 1.
Bagian General Affair (G/A) Bagian ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan, membuat rekap jam hadir karyawan dan bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji pegawai dan daftar rekapitulasi penghasilan dan potongan lain personil yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak karyawan dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.
2.
Bagian Akuntansi Bagian akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam kaitannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji, utang pajak, utang dana pensiun). Selain itu, bagian ini bertugas untuk memverifikasi perhitungan dalam daftar gaji pegawai dan daftar rekapitulasi penghasilan dan potongan lain personil yang dibuat oleh bagian G/A, dan membuat bukti pengeluaran bank.
3.
Bagian Keuangan Bagian ini bertanggung jawab untuk mentransfer gaji karyawan melalui bank. Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penggajian
pada PT.Sriwijaya Air adalah : 1.
Kartu Jam Hadir Dokumen ini digunakan untuk mencatat jam hadir setiap karyawan perusahaan.
2.
Daftar Gaji Pegawai Dokumen ini berisi jumlah gaji setiap karyawan.
3.
Daftar Rekapitulasi Penghasilan dan Potongan lain personil Dokumen ini berisi jumlah gaji setiap dinas dan potongan-potongan gaji.
4.
Bukti Pengeluaran Bank 540
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh bagian akuntansi kepada bagian keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari bagian G/A. 5.
Daftar Rekening Karyawan Dokumen ini berisi nomor-nomor rekening karyawan, yang digunakan untuk mentransfer gaji. Catatan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penggajian pada
PT.Sriwijaya Air, antara lain : 1.
Jurnal Umum Dalam pencatatan gaji, jurnal umum ini digunakan untuk mencatat biaya gaji karyawan pada perusahaan.
2.
Formulir distribusi dan alokasi biaya Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya-biaya dalam perusahaan.
3.
Buku besar Catatan ini digunakan untuk mencatat pengeluaran perusahaan untuk biaya gaji karyawan.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi penggajian pada PT.Sriwijaya Air, antara lain: 1.
Prosedur pencatat waktu hadir Prosedur ini dilakukan dengan menggunakan daftar hadir finger print.
2.
Prosedur pembuatan daftar gaji Dalam prosedur ini, bagian G/A membuat daftar gaji pegawai dan daftar rekapitulasi penghasilan dan potongan lain personil. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan rekap daftar hadir.
3.
Prosedur pembayaran gaji Dalam prosedur ini melibatkan bagian akuntansi, dan bagian keuangan. Bagian akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada bagian
541
keuangan, kemudian bagian keuangan membayarkan gaji karyawan melalui bank. Tugas bagian G/A yang pertama adalah membuat rekap jam hadir karyawan. Dokumen yang digunakan sebagai dasar pembuatan rekap jam hadir karyawan adalah kartu jam hadir karyawan melalui system finger print. Setelah itu, rekap jam hadir karyawan digunakan sebagai dasar membuat daftar gaji pegawai. Karyawan yang datang tepat waktu, akan mendapat tunjangan makan siang sebesar Rp.25.000,00. Karyawan yang terlambat selama 1 (satu) menit, akan mendapat tunjangan makan siang sebesar Rp.15.000,00. Dan karyawan yang terlambat lebih dari 1 (satu) menit hanya akan mendapat tunjangan makan siang sebesar Rp.5.000,00. Setelah daftar gaji pegawai selesai dibuat, bagian G/A membuat daftar rekapitulasi penghasilan dan potongan lain personil, dokumendokumen tersebut dibuat sebanyak 2 (dua) rangkap. Setelah itu, dokumendokumen tersebut diserahkan kepada bagian akuntansi, untuk diverifikasi perhitungannya dan dibuatkan bukti pengeluaran kas. Tugas terakhir dari bagian G/A adalah untuk membuat daftar rekening karyawan. Tugas bagian keuangan adalah untuk mentransfer gaji karyawan melalui bank. Kemudian menyerahkan bukti transfer, daftar gaji pegawai, daftar rekapitulasi penghasilan dan potongan lain personil, dan bukti pengeluaran bank ke bagian akuntansi. Setelah penulis melakukan analisis terhadap sistem informasi akuntansi penggajian pada PT.Sriwijaya Air, adapun kelemahan yang ditemukan dari prosedur sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan pada PT.Sriwijaya Air adalah sebagai berikut : a.
Saat karyawan melakukan presensi pada mesin pencatat waktu, tidak ada pihak yang mengawasi, hal ini dapat menimbulkan kecurangan untuk mengganti data jam pada mesin.
b.
Perhitungan gaji yang di lakukan masih menggunakan cara manual tanpa adanya sistem atau database yang mendukung. Sehingga memungkinkan akan terjadi suatu kesalahan pemberian gaji maupun pemotongan gaji yang diakibatkan oleh human error. 542
c.
Dokumen bukti pengeluaran bank yang digunakan perusahaan belum bernomor urut tercetak, sehingga kesulitan dalam pencarian kembali dokumen yang sudah dilakukan transaksi.
d.
Tidak digunakannya prosedur pencatatan waktu hadir dan prosedur distribusi biaya gaji sehingga mengakibatkan proses penggajian kurang efektif. Hal ini menimbulkan kecurangan karyawan dalam melakukan absensi kehadiran. Sedangkan tidak digunakannya prosedur distribusi biaya gaji mengakibatkan kurangnya pengawasan dalam memberikan gaji kepada karyawan karena pemberian biaya gaji dilakukan oleh satu orang dan tidak disalurkan pada masing-masing departemen.
e.
Terdapat perangkapan tugas antara bagian G/A dengan bagian HRD sehingga pengendalian intern perusahaan lemah.
Interpretasi Dari kelemahan-kelemahan yang penulis temukan pada analisis penerapan sistem informasi akuntansi penggajian pada PT.Sriwijaya Air, maka penulis memberikan solusi kepada PT.Sriwijaya Air untuk meningkatkan pengendalian internal perusahaan, adalah sebagai berikut : a.
Prosedur yang membentuk sistem penggajian pada PT.Sriwijaya Air terdiri dari prosedur pembuatan daftar gaji dan prosedur pembayaran gaji. Perusahaan tidak mengadakan prosedur pencatatan waktu hadir karyawan karena karyawan melakukan presensi dengan menggunakan mesin finger print. Menurut Mulyadi (2014:390), pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi. Untuk menjamin keandalan data jam hadir yang direkam dalam kartu jam hadir harus dilakukan pengawasan. Dengan diawasinya perekaman jam hadir karyawan dapat dihindari penggantian data jam pada mesin finger print oleh karyawan yang melakukan kecurangan.
b.
Bagian G/A (General Affair) sebaiknya menggunakan sistem komputer untuk perhitungan gaji agar tidak terjadi kesalahan dalam pemberian gaji maupun pemotongan gaji.
543
c.
Sebaiknya bukti pengeluaran bank di beri nomor sesuai dengan bukti pengeluaran kas. Sehingga pada waktu ada pengkroscekan kembali atas kas yang dikeluarkan untuk penggajian bisa di lihat pada nomor yang sama pada bukti pengeluaran bank.
d.
Sebaiknya perusahaan menggunakan prosedur pencatatan waktu hadir dan prosedur distribusi biaya gaji. Agar dalam meningkatkan sistem pengendalian internal perusahaan lebih maksimal. Prosedur pencatatan waktu hadir digunakan agar perusahaan dapat menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Sedangkan prosedur distribusi biaya gaji dibuat agar perusahaan dapat melakukan pengawasan biaya. Menurut teori Mulyadi (2014:385) adalah prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur distribusi biaya gaji, prosedur pembuatan bukti kas keluar, dan prosedur pembayaran gaji.
e.
Seharusnya perusahaan menambah bagian HRD agar tugas yang seharusnya di kerjakan oleh bagian HRD tidak dirangkap oleh bagian G/A. Sehingga pengendalian intern perusahaan dapat di optimalkan.
Sistem Pengendalian Intern Penggajian Yang Diterapkan Pada PT.Sriwijaya Air 1.
Aspek Organisasi Struktur organisasi yang ada di PT.Sriwijaya Air sudah ada pemisahan tugas dan wewenang terhadap masing-masing bagian, sehingga penentuan proses tanggung jawab menjadi jelas. Organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional pada PT.Sriwijaya Air yaitu dengan adanya pemisahan fungsi: a. Fungsi pembuat daftar gaji dibuat oleh bagian akuntansi. b. Fungsi pembayaran gaji dipegang oleh bagian keuangan. Aspek organisasi pada PT.Sriwijaya Air sudah baik sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian intern penggajian menurut Mulyadi (2014:16) sudah ada pemisahan tanggungjawab terhadap fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penggajian. 544
2.
Aspek Sistem Otorisasi Setiap karyawan PT.Sriwijaya Air yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan PT.Sriwijaya Air yang ditangani langsung oleh yang berwenang yakni Direktur PT.Sriwijaya Air. Daftar hadir sebagai dasar bagi manajemen untuk menentukan besarnya gaji karyawan diotorisasi oleh bagian G/A. Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji harus didasarkan pada surat keputusan. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Daftar gaji diotorisasi oleh bagian G/A. Perintah lembur diatasi oleh bagian G/A. Aspek sistem otorisasi pada PT.Sriwijaya Air baik, sudah ada beberapa yang sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian intern. Sudah ada kejelasan sistem wewenang dan otorisasi.
3.
Aspek Prosedur Pencatatan Bagian
accounting
bertanggungjawab
melakukan
pengawasan
pencatatan atas daftar hadir karyawan dan mencatat adanya biaya gaji karyawan serta pembuatan bukti kas keluar. Bagian G/A membuat rekap daftar hadir karyawan selanjutnya dilaporkan ke bagian accounting. Bagian keuangan mengeluarkan gaji karyawan. Catatan yang digunakan dalam penggajian adalah daftar hadir, surat keputusan pengangkatan karyawan, rekap daftar gaji. Perubahan yang ada dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan. Pencatatan-pencatatan yang terkait dengan pembayaran gaji dilakukan oleh accounting. Prosedur pencatatan di PT.Sriwijaya Air sudah baik, data-data akuntansi dapat disiapkan dan dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu. Aspek prosedur pencatatan pada PT.Sriwijaya Air sudah baik. Sudah sesuai dengan unsur-unsur dan prinsip-prinsip pengendalian intern. 4.
Aspek Praktik Yang Sehat Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggungjawab fungsional dan sistem wewenang serta 545
prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya
oleh fungsi
akuntansi
sebelum
dilakukan
pembayaran. Praktik yang sehat dalam penggajian di PT.Sriwijaya Air ditunjukkan dengan fungsi pembuatan daftar gaji diverifikasi perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran gaji, catatan penghasilan karyawan disimpan di fungsi pembuat daftar gaji dipegang oleh bagian accounting. Unsur-unsur praktik yang sehat pada PT.Sriwijaya Air dikatakan baik, sudah sesuai dengan unsur-unsur pengendalian intern menurut Mulyadi (2014:16).
SIMPULAN Berdasarkan analisis dan interpretasi yang telah dijelaskan mengenai Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Untuk Meningkatkan Pengendalian Internal Perusahaan, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1.
Prosedur penggajian yang digunakan pada PT.Sriwijaya Air kurang efektif karena tidak sesuai dengan teori (Mulyadi, 2013:385). Hal ini dapat terlihat dari tidak digunakannya prosedur pencatatan waktu hadir dan prosedur distribusi biaya gaji.
2.
Penerapan
sistem
informasi
akuntansi
penggajian
yang
dilakukan
PT.Sriwijaya Air belum dikatakan efektif dalam pengendalian internnya, karena terdapat perangkapan tugas antara bagian G/A dengan bagian HRD sehingga pengendalian intern perusahaan lemah. 3.
Perusahaan belum menggunakan sistem komputer untuk perhitungan gaji hal ini dapat menimbulkan kesalahan dalam pemberian gaji maupun pemotongan gaji.
4.
Perusahaan dalam memberi nomor dokumen pada bukti pengeluaran bank tidak sesuai dengan nomor dokumen pada bukti pengeluaran kas.
546
SARAN Berdasarkan simpulan diatas, peneliti mencoba untuk memberikan saran dan rekomendasi kepada perusahaan sebagai berikut: 1.
Agar lebih efektif hendaknya perusahaan mengganti system perhitungan yang manual menjadi system yang terkomputerisasi agar dalam hal perhitungan gaji lebih cepat dan hasilnya lebih akurat dibandingkan dengan proses system manual.
2.
Sebaiknya bukti pengeluaran bank di beri nomor sesuai dengan bukti pengeluaran kas. Sehingga pada waktu ada pengkroscekan kembali atas kas yang dikeluarkan untuk penggajian bisa di lihat pada nomor yang sama pada bukti pengeluaran bank.
3.
Sebaiknya perusahaan menggunakan prosedur pencatatan waktu hadir dan prosedur distribusi biaya gaji. Agar dalam meningkatkan sistem pengendalian internal perusahaan lebih maksimal. Prosedur pencatatan waktu hadir digunakan agar perusahaan dapat menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Sedangkan prosedur distribusi biaya gaji dibuat agar perusahaan dapat melakukan pengawasan biaya. Menurut teori Mulyadi (2014:385) adalah prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur distribusi biaya gaji, prosedur pembuatan bukti kas keluar, dan prosedur pembayaran gaji.
4.
Perusahaan seharusnya mempertimbangkan untuk menambah bagian HRD agar tidak terjadi perangkapan tugas pada bagian G/A, sehingga pengendalian intern perusahaan dapat dioptimalkan. Bila terjadi perangkapan tugas pada bagian G/A, akibatnya akan menimbulkan tindak kecurangan.
5.
Saran untuk peneliti selanjutnya agar peneliti melihat perkembangan tingkat efektivitas pengendalian internal penerapan system penggajian pada perusahaan setelah ada usulan atas kelemahan dari peneliti sebelumnya yang kemungkinan ada yang terlewatkan untuk lebih diciptakannya lagi system yang benar-benar memadai pada perusahaan.
547
DAFTAR PUSTAKA Agoes, Sukrisno. 2012. Auditing Pentunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan Oleh Akuntan Publik. Jilid I. Jakarta : Salemba Empat Arens, A.A.,R.J. Elder, dan M.S.Beasley. 2012. Auditing and Assurance Service An Integrated Approach, 14th Edition. England : Pearson Education Limited Bodnar, George H. Dan William S.Hopwood. 2012. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat COSO. 2013. Internal Control – Integrated Framework : Executive Summary, Durham, North Carolina Darmawan, Deni dan Fauzi Nur Kunkun. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Bandung : PT.Remaja Rosdakarya Gelinas, Ulrich & Dull, B.Richard. 2012. Accounting Information Systems, 9th ed. South Western Cengage Learning. Sigi Natorp Boulevard Mason, USA. P.19 Husein, Umar. 2012. Metode Penelitian Untuk Skripsi dan Tesis Bisnis. Jakarta : PT.Raja Grafindo Persada Ladjamudin, Al-Bahra Bin. 2013. Analisis Dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu Mardi. 2012. Sistem Informasi Akuntansi. Bogor : Ghalia Martani, Dwi dkk. 2012. Akuntansi Keuangan Menengah Berbasis PSAK. Jakarta : Salemba Empat Muis, Saludin. 2012. Metodologi Penelitian Ekonomi dan Bisnis. Yogyakarta : Graha Ilmu Mulyadi. 2014. Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat Romney, Marshall B, dan Paul John Steinbart. 2015. Accounting Information Systems, 13th ed. England : Pearson Educational Limited Rudianto. 2012. Akuntansi Pengantar. Jakarta : Erlangga Satzinger, W, J, J. Jackson, B,R, and Burd, D.S. 2012. System Analysis and Design In A Changing World. Boston : Cengage Learning 548
Soemarso. 2012. Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta : Salemba Empat Sugiyono. 2014. Metode Penelitian Pendidikan (Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D). Bandung : Alfabeta Stair, M. Ralph, and George W.Reynolds. 2012. Principles Of Information System : A Managerial Approach. 9th ed. Australia : Thomson Course Technology Subhan, M. 2012. Analisa Perancangan Sistem. Jakarta : Lentera Ilmu Cendekia Susanto, Azhar. 2012. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung : Lingga Jaya Widjajanto, Nugroho. 2012. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Erlangga Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu
549
