BAHAGIAN PEROLEHAN KERAJAAN KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA
TATACARA PEROLEHAN SECARA TENDER
DISEDIAKAN OLEH: SEKSYEN PEMBANGUNAN DASAR PEROLEHAN BAHAGIAN PEROLEHAN KERAJAAN KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA
TATACARA PEROLEHAN SECARA TENDER (Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007)
1.
HAD NILAI TENDER Semua perolehan sama ada bekalan, perkhidmatan atau kerja yang bernilai melebihi RM500,000 setahun hendaklah dipelawa secara tender. Agensi adalah dilarang memecah kecilkan perolehan bagi mengelakkan pelawaan tender.
2.
3.
4.
TENDER BEKALAN DAN PERKHIDMATAN i.
Perolehan bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM500,000 hendaklah diuruskan secara tender terbuka.
ii.
Tender tempatan bagi barangan buatan tempatan hendaklah dipelawa dengan menggunakan harga bersih sahaja. Tender tempatan bagi barangan yang perlu diimport hendaklah dipelawa dengan menggunakan harga tawaran Free On Board (FOB) sahaja.
iii.
Tender antarabangsa hanya boleh dipelawa bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak boleh disediakan atau dikeluarkan oleh sumber dalam negara.
iv.
Bagi item yang disenaraikan dalam kontrak pusat sistem panel dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan, tender hendaklah dipanggil di kalangan syarikat panel sahaja.
TENDER KERJA i.
Semua tender kerja hendaklah dipanggil secara tempatan kecuali jika kontraktor tempatan tidak mempunyai kepakaran atau keupayaan berkenaan dengannya dan sukar dilaksanakan secara usaha sama.
ii.
Bagi tender kerja yang disertai oleh beberapa syarikat tempatan secara usaha sama, kesemuanya hendaklah berdaftar dengan PKK dan LPIPM serta salah satu daripadanya hendaklah berdaftar dalam kelas dan gred yang ditetapkan mengikut nilai tender.
iii.
Bagi kerja yang mana kontraktor tempatan tidak mempunyai kepakaran atau keupayaan, tender kerja tersebut hendaklah dipelawa secara usaha sama antara syarikat tempatan dan syarikat antarabangsa.
HAD NILAI MEMANGGIL TENDER KERJA
2
i.
Tender kerja yang bernilai tidak melebihi RM30 juta hendaklah dipelawa kepada syarikat yang 100% milik warganegara.
ii.
Kerja-kerja yang bernilai di antara RM30 juta hingga RM50 juta hendaklah dipelawa kepada:a. b.
iii.
Kerja-kerja yang melebihi RM50 juta hendaklah dipelawa kepada:a. b. c.
5.
6.
syarikat 100% milik warganegara; atau syarikat tempatan yang disenaraikan di Bursa Malaysia, iaitu syarikatsyarikat yang ditubuhkan dan diperbadankan di Malaysia oleh warganegara dengan syarat pegangan saham individu asing tidak melebihi 30% dan Lembaga Pengarah, pengurusan dan pekerja dianggotai 100% oleh warganegara.
syarikat-syarikat 100% milik warganegara; atau syarikat tempatan yang disenaraikan di Bursa Saham Malaysia; atau syarikat usaha sama yang diperbadankan di Malaysia (tidak kira sama ada disenaraikan di Bursa Malaysia atau tidak) dengan syarat pegangan ekuiti asing tidak melebihi 49% dan majoriti ahli Lembaga Pengarah, pengurusan dan pekerja adalah warganegara.
PROSES DAN PERINGKAT PEROLEHAN i.
Perancangan.
ii.
Penyediaan spesifikasi.
iii.
Penyediaan dokumen tender.
iv.
Iklan tender.
v.
Bantahan spesifikasi.
vi.
Pembukaan tender.
vii.
Penilaian tender.
viii.
Taklimat tender
ix.
Lembaga Perolehan.
x.
Setuju Terima Tender.
PERANCANGAN TENDER i.
Tentukan jenis item/perolehan.
ii.
Menyediakan carta/jadual proses.
iii.
Peruntukan kewangan (AP 168).
3
7.
8.
iv.
Barang guna sama/kontrak/Pusat (AP 178.1).
v.
Pendaftaran Kontraktor (AP184).
vi.
Penggunaan mata wang (SPP Bil. 5 /2007)
vii.
Penyediaan Spesifikasi
viii.
Kajian pasaran/sumber perolehan/bekalan (AP 169.1).
ix.
Dasar-dasar/peraturan khusus kerajaan termasuk keutamaan Bumiputera (SPP 4/95, SPP 6/96 dan SPP 7/2002).
x.
Penggunaan borang-borang piawai.
PENYEDIAAN SPESIFIKASI i.
Jawatankuasa Spesifikasi hendaklah dilantik oleh Ketua Agensi dan ahli Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3) pegawai mahir dan berkelayakan dalam bidang berkenaan, yang boleh juga terdiri daripada wakil-wakil agensi lain yang berkaitan.
ii.
Masa yang mencukupi.
iii.
Butiran spesifikasi yang jelas.
iv.
Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu, jika tidak dapat dielakkan, ungkapan ‘atau persamaan’ hendaklah digunakan.
v.
Spesifikasi hendaklah berasaskan fungsi penggunaan den sekurangkurangnya memenuhi piawaian Malaysia atau piawaian antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan.
vi.
Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf.
vii.
Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat, spesifikasi teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU, Jabatan Perdana Menteri.
BUTIRAN SPESIFIKASI LAZIMNYA MEMPUNYAI CIRI-CIRI BERIKUT:i.
Jenis.
ii.
Warna.
iii.
Saiz.
iv.
Berat.
v.
Bentuk.
vi.
Kualiti.
4
9.
vii.
Bilangan yang diperlukan.
viii.
Ambil kira peruntukan yang ada.
ix.
Pembelian secara pukal.
x.
Jumlah tenaga manusia.
xi.
Tahap kepakaran/kelulusan.
PENYEDIAAN DOKUMEN TENDER i.
Penyediaan perincian dokumen teknikal dan harga dalam 2 dokumen yang berasingan.
ii.
Bagi tender yang memerlukan lawatan ke luar negeri bagi tujuan pemeriksaan sebelum penerimaan (PDI) dan kos melebihi RM1 juta, dokumen tender hendaklah jelas mensyaratkan petender membuat tawaran dengan kos berasingan bagi lawatan PDI.
iii.
Bagi tender yang memerlukan lawatan ke luar negara kerana tujuan latihan petender perlu mengemukakan anggaran perbelanjaan latihan secara berasingan dalam tawaran tender.
iv.
Bagi barangan import, tawaran harga perlu secara Free On Board (FOB).
v.
Tawaran tender hendaklah dalam 2 sampul surat berlakri berasingan.
vi.
Petender tidak dibenarkan mencatat nama syarikat dan harga dalam perincian teknikal.
vii.
Bantahan penentuan boleh dibuat oleh petender dalam tempoh:a. b.
viii. 10.
14 hari dari tarikh dokumen tender mula dijual bagi tender tempatan; dan 28 hari dari tarikh dokumen tender mula dijual bagi tender antarabangsa.
Adakan senarai semakan.
BUTIR-BUTIR DOKUMEN TENDER i.
Arahan kepada petender.
ii.
Penentuan/Spesifikasi
iii.
Borang tender.
iv.
Surat setuju terima.
v.
Syarat tender.
5
11.
vi.
Terma kontrak.
vii.
Senarai kuantiti/ringkasan tender.
viii.
Jadual kadar harga.
ix.
Lukisan teknikal/pelan.
x.
Tempat penghantaran.
xi.
Cadangan pemindahan teknologi.
xii.
Prestasi/track record.
xiii.
Profil dan kedudukan kewangan petender.
xiv.
Perkara lain yang berkaitan.
IKLAN TENDER i.
ii.
Tender Tempatan a)
Diiklankan sekurang-kurangnya dalam 1 akhbar harian utama berbahasa Melayu.
b)
Tempoh sekurangnya-kurangnya 21 hari dari tarikh dokumen tender mula dijual.
c)
Bagi tender yang melibatkan lawatan tapak/premis atau taklimat, tarikh tutup tender hendaklah sekurang-kurangnya 21 hari selepas itu.
d)
Waktu terakhir untuk menerima tawaran tender adalah pada jam 12.00 tengah hari pada hari pelawaan tender ditutup (hari bekerja).
e)
Sesalinan kenyataan tender yang diiklankan hendaklah dimasukkan ke dalam laman web masing-masing dan pautan (hyperlink) kepada lama web MyGovernment Portal [www.gov.my].
f)
Bagi tender kerja untuk projek kerja/pembinaan Kerajaan, agensi dikehendaki memasukkan maklumat iklan tender secara ‘online’ dalam laman web Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) di alamat www.tender.gov.my.
Tender Antarabangsa a)
Diiklankan sekurang-kurangnya dalam 1 akhbar harian tempatan utama Bahasa Melayu dan 1 akhbar harian utama Bahasa Inggeris.
6
iii.
b)
Tempoh sekurang-kurangnya 56 hari dari tarikh dokumen tender mula dijual.
c)
Bagi tender yang melibatkan lawatan tapak/premis/taklimat, agensi hendaklah memastikan bahawa tarikh tutup tender hendaklah sekurang-kurangnya 56 hari dari tarikh lawatan yang ditetapkan.
c)
Bagi tender kerja antarabangsa hendaklah juga mematuhi peraturan yang ditetapkan seperti tender kerja tempatan, di mana berkenaan.
Iklan hendaklah mengandungi butir-butir berikut:a. b. c. d. e. f.
12.
13.
Jabatan berkenaan; Tajuk; syarat petender yang layak; tempat, tarikh dan masa dokumen dijual; harga, cara dan kepada siapa bayaran dibuat; dan tempat, tarikh dan waktu tender diterima/ditutup.
ANGGARAN HARGA JABATAN i.
Anggaran harga Jabatan bagi setiap tender hendaklah disediakan dan dimasukkan ke dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup tender.
ii.
Bagi perolehan Bekalan/Perkhidmatan yang sukar ditentukan harga anggaran Jabatan, Agensi boleh memasukkan harga pembelian lampau perolehan berkenaan.
PEMBUKAAN TAWARAN TENDER (AP 196, AP 197 DAN SPP BIL. 5 TAHUN 2007) i.
Dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender yang terdiri sekurang-kurangnya 2 orang pegawai. Seorang daripadanya hendaklah pegawai kumpulan pengurusan dan profesional atau setaraf. Pelantikan dibuat secara bertulis oleh Ketua Jabatan/Bahagian yang menguruskan tender dari semasa ke semasa.
a.
Tugas Jawatankuasa Pembuka Tender. Buka peti tawaran tender secepat mungkin selepas tender ditutup.
7
Setiap tawaran tender yang diterima, dibuka dan disemak nombor siri dengan rekod penjualan dokumen. Nombor kod hendaklah diberi untuk setiap dokumen dan senarai harga, dokumen spesifikasi teknikal dan katalog/brosur petender serta ditandatangani ringkas. Lembaran yang menyatakan harga dan apa-apa pindaan ditandatangani ringkas. Merekodkan pada borang jadual berkenaan waktu tawaran dibuka dan tandatangan borang berkenaan. Pastikan tidak tercatat nama petender pada dokumen spesifikasi teknikal. Sekiranya terdapat nama/tanda syarikat dalam dokumen tersebut, maka ia hendaklah dicatatkan dalam borang jadual tender. Sediakan senarai semakan dan borang jadual tender. Sediakan Jadual Harga Tender untuk dipamerkan di papan kenyataan Agensi seberapa segera yang boleh.
14.
15.
PEMBUKAAN TENDER DI HADAPAN AWAM i.
Bagi tender bekalan/perkhidmatan yang dianggarkan bernilai melebihi RM30 juta dan tender kerja yang bernilai melebihi RM50 juta.
ii.
Di kalangan petender yang membeli dan mengembalikan dokumen tender sahaja.
PENILAIAN TENDER (AP 197.3) i.
Penilaian Teknikal a.
Dinilai oleh Jawatankuasa Penilaian Tender yang dilantik oleh Ketua Jabatan/Bahagian secara bertulis.
b.
Keahlian hendaklah tidak kurang daripada tiga (3) orang iaitu pengerusi dan dua (2) ahli, di mana sekurang-kurangnya seorang daripadanya terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. Hendaklah terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan tentang barangan/ perkhidmatan tersebut.
c.
Berasaskan kepada spesifikasi yang ditetapkan dalam dokumen tender.
d.
Dibuat secara mesyuarat.
8
ii.
16.
e.
Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa.
f.
Proses penilaian hendaklah disiapkan dan dilaksanakan sebolehbolehnya tidak melebihi 30 hari dari tarikh tawaran tender dikemukakan kepada Jawatankuasa.
Penilaian Harga a.
Dinilai oleh Jawatankuasa Penilaian Harga yang keahliannya tidak kurang daripada dua (2) orang, iaitu seorang pengerusi dan seorang ahli, di mana salah seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf.
b.
Penilaian harga hendaklah mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan petender, harga lampau dan sebagainya.
c.
Perbandingan yang dibuat hendaklah berdasarkan unsur-unsur yang sama.
d.
Penilaian bagi kenderaan, jentera berat, sistem maklumat dan seumpamanya hendaklah berasaskan harga yang menyeluruh seperti alat ganti, latihan, pentauliahan/pemasangan dan harga penyelenggaraan.
e.
Dibuat secara bermesyuarat.
f.
Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa.
g.
Proses penilaian hendaklah disiapkan dan dilaksanakan sebolehbolehnya tidak melebihi 30 hari dari tarikh tawaran tender dikemukakan kepada Jawatankuasa.
PERAKUAN/TAKLIMAT TENDER i.
Diperakukan oleh Ketua Jabatan berasaskan laporan penilaian tender. Perakuan tersebut hendaklah berdasarkan kepada tawaran terbaik dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan agensi.
ii.
Hendaklah mengambil kira prinsip-prinsip perolehan dan dasar-dasar semasa Kerajaan.
iii.
Hendaklah menyatakan dengan khusus tawaran petender yang dicadangkan untuk pertimbangan.
9
17.
18.
PERTIMBANGAN LEMBAGA PEROLEHAN i.
Penubuhan Lembaga Perolehan perlu Perbendaharaan (AP 192, SPP 9/2009).
mendapat
kelulusan
dari
ii.
Keputusan hendaklah sebulat suara. Jika tidak sebulat suara, hendaklah dibawa ke Kementerian Kewangan untuk pertimbangan dan keputusan.
iii.
Dalam had nilai setuju terima yang dibenarkan.
PENGURUSAN KONTRAK (AP 200) i.
Surat Niat
ii.
Surat Setuju Terima.
iii.
Dokumen kontrak.
Seksyen Pembangunan Dasar Perolehan Bahagian Perolehan Kerajaan Kementerian Kewangan Malaysia PUTRAJAYA
10
