CHAPTER 16

.BACK. OFFICE-

Chapter 16 GENERAL LEDGER

© 2005, PT. SUPRANUSA SINDATA, JAKARTA - INDONESIA, Buku Pedoman ini dibawah Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang keras menterjemahkan, mengkopi atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari PT. SUPRANUSA SINDATA.

DAFTAR

ISI

CHAPTER 16 : GENERAL LEDGER A. B. 16.1 16.2 16.3

16.4 16.5 16.6 16.7 16.8

Penampang Awal Modul General Ledger Pengenalan Icons Modul General Ledger

GL Journal Transaction A. Cara Pembuatan GL Journal Transaction B. Penjabaran dari Layar GL Journal transaksi Close Month Laporan-Laporan 16.3.1 Journal List By Account No A. Cara Menampilkan Journal List By Account no B. Penjabaran dari Layar Journal List 16.3.1.1 View dan Edit Journal Transaction 16.3.2 Journal List By Reference Number A. Cara menanpilkan Journal List By Reference Number B. Penjabaran dari Layar Journal List By Reference Number 16.3.3 Trial Balance Report A. Cara Menampilkan Trial Balance Report B. Penjabaran Layar Trial Balance Report C. Trace Back 16.3.4 Trial Balance By Department A. Cara Menampilkan Trial Balance By Department B. Penjabaran Layar Trial Balance By Department 16.3.5 GL Report Trial Closed Month General Ledger Batch Journal A. Cara Menampilkan GL batch Journal B. Penjabaran Layar GL batch Journal Prosedur GL Monthly Closing Prosedur Melakukan Revisi Pada Journal Yang Telah Dibuat A. Cara Melakukan Revisi Pada GL Batch Journal B. Penjabaran Layar GL Journal Voucher atau GL Batch Journal Closed Year

SINDATA Your Applications System Solution Provider

1 1 2 2 2 3 4 4 4 4 5 6 6 6 7 8 8 8 9 10 10 10 11 11 11 11 12 13 15 15 17 17

ii

16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER A. Penampang Awal Modul General Ledger Modul ini membantu pemakai dalam proses pengolahan data akuntansi keuangan (Financial Accounting) dalam satu siklus akuntansi (accounting cycle). Dengan modul ini pemakai hanya perlu mengisi transaksi jurnal, proses selanjutnya secara otomatis dilakukan oleh sistem, seperti proses posting ke buku besar, proses penyusunan laporan keuangan secara bulanan dan tahunan. Laporan keuangan ini sangat penting karena dapat menggambarkan ringkasan segala aktivitas hotel dalam suatu periode akuntansi. Pihak manajemen sangat berkepentingan dengan laporan ini sebagai dasar pengambil keputusan. Laporan keuangan yang disajikan paling sedikit harus terdiri dari Laba Rugi dan Neraca dimana Laba Rugi menggambarkan pendapatan dan biaya, sedangkan Neraca menggambarkan kekayaan Hotel /asset, hutang dan modal. Laporan ini juga dapat dimodifikasi sesuai dengan keinginan oleh pihak pemakai. Modul General Ledger ini juga dapat dilink dengan modul lain (misalnya : Modul Front Office, Account Receivable , Stock Accounting , Account Payable, dll).

Gbr. 16.1 - Tampilan Awal Modul General Ledger

SINDATA Turning Knowledge Into Solutions

1

16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER B. Pengenalan Icons Modul General Ledger Icons

Toolbar

Chart of Account

Fungsi Berfungsi perkiraan, mengubah

untuk serta

melihat nomor-nomor membuat baru atau

GL Journal Trasaction

Berfungsi untuk memasukkan Jurnal Transaksi

Journal List

Berfungsi untuk melihat daftar jurnal

Closed Journals

Berfungsi untuk jurnal penyesuaian Adjustment

Close Month

Berfungsi untuk menutup transaksi dalam satu periode atau satu bulan

Close Year

Berfungsi untuk menutup transaksi dalam satu tahun

Exit / Cancel

Berfungsi untuk keluar sistem General Ledger

/

pembatalan

dari

16.1 GL JOURNAL TRANSACTION Proses ini yang paling banyak dilakukan dalam operasional sehari-hari. A.

Cara pembuatan GL Journal Transaction

1. 2. 3. 4.

Klik icon General Ledger. Klik icon GL Journal Transaction. Kemudian klik icon NEW, maka akan tampil menu journal. Ketik tanggal / date ? posting misal : 28/02/99 Reference No : misal JV9902001 Description : misal Journal Room Revenue Klik icon Execute untuk menyelesaikan pembuatan suatu judul misal : Journal Room Revenue. Kursor akan berpindah ke Acct-No : misal 3100-010 – A/R Amex Card (atau gunakan fungsi help), kemudian pindahkan kursor ke Debet atau Credit , isi nilai nominalnya yang dikehendaki, lalu tekan Enter.

5. 6.


2

16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER 7. 8. 9.

Maka transaksi secara otomatis akan berpindah ke layar GL Journal Transaction. Lakukan pengisian tersebut sampai semua transaksi menjadi balance, jika transaksi tidak balance maka sistem tidak dapat diakhiri. Klik icon GO untuk mengakhiri, kemudian klik icon Stop untuk keluar dari sistem GL Journal Transaction.

Gbr. 16.2 - Journal Transaction B.

Penjabaran dari layar GL Journal Transaction Field Journal Entry Acct-No Date Reference No Description Debit Credit Remaining Tampilan jurnal diatas Account No Description Debit Credit ID Post date Time Chg-ID Chg-Date

Fungsi Ketik nomor Account (gunakan fungsi help) Tanggal transaksi Kode referensi journal (misal : JV9902001) Judul Journal ( Journal Room Revenue ) Nilai nominal dari debit nya Nilai nominal dari credit nya Nilai selisih dari debit dan credit Nomor chart of account Nama chart of account Total debit Total credit Kode user /pemakai Tanggal posting Waktu posting Kode user / pemakai ada dilakukan edit terhadap journal Kode tanggal jika ada dilakuakn edit terhadap journal


3

16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER 16.2 CLOSE MONTH Sebelum melakukan Close Month, terlebih dahulu lakukan pengecekan terhadap semua journal transaction yang telah dimasukkan, kemudian journal transaction dapat dicetak. Close month berfungsi untuk menutup semua transaksi pada satu periode/per bulan agar, bisa menampilkan Trail Balance dan Laporan Keuangan Hotel. Misal : Laporan Neraca dan Profit & Lost dll. Cara melakukan Close Month: 1. 2. 3.

Klik icons Close Month. Keluar Pesan “……..” klik icon YES atau NO. Jika dijawab YES secara otomatis sistem akan malakukan proses Close Month.

16.3 LAPORAN –LAPORAN 16.3.1 16.3.2 16.3.3 16.3.4 16.3.5

Journal List by Account Number Journal List by Ref-No Trial Balance Trial Balance By Departement GL Report 16.3.5.1 Balance Sheet 16.3.5.2 Profit and Loss 16.3.5.3 Room Revenue Dept Dan sebagainya (sesuai laporan yang dibutuhkan oleh pihak hotel)

16.3.1 JOURNAL LIST BY ACCOUNT NUMBER Menampilkan hasil transaksi dalam bentuk journal, yang berurutan berdasarkan nomor accounts. A. Cara menampilkan Journal list by Account Number 1. 2. 3.

Klik icon General Ledger, kemudian klik menu report list Blok Journal list by account No, kemudian klik 1x Maka akan tampil layar journal list


4

16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER

Gbr. 16.3 - Journal List B. Penjabaran dari layar Journal List by Account Number Field

Fungsi

Date Reference-No Description Debit Credit Balance ID Date Chg ID

Berfungsi untuk menampilkan tanggal transaksi Berfungsi untuk menampilkan nomer dokumen/referensi Jurnal. Berfungsi untuk menampilkan jurnal/ deskripsi dari jurnal Berfungsi untuk menampilkan total Debet Berfungsi untuk menampilkan total Kredit Berfungsi untuk menampilkan total balance Berfungsi untuk menampilkan kode / ID pemakai Berfungsi untuk menampilkan tanggal posting Berfungsi untuk menampilkan kode pemakai, yang melakukan perubahan/edit Berfungsi untuk menampilkan tanggal, bagi pemakai yang melakukan perubahan.

Date Query : From Date To Date From Acct-No To Acct-No Select Main codes MainCode Departm ALL

Berfungsi Berfungsi tanggal Berfungsi awal Berfungsi account

untuk menampilkan jurnal dari suatu tanggal untuk menampilkan jurnal sampai dengan suatu untuk menampilkan jurnal dari suatu chart of account untuk menampilkan jurnal berdasarkan chart of

Berfungsi untuk menampilkan journal berdasarkan Main Code Berfungsi untuk menampilkan journal berdasarkan Departmen Berfungsi untuk menampilkan journal secara keseluruhan


5

16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER 16.3.1.1 VIEW DAN EDIT JOURNAL TRANSACTION Terdapat fungsi untuk dapat melihat dan meng-edit transaksi jurnal yang sudah terjadi. Adapun caranya adalah: 1. 2.

Klik icon General Ledger, klik icon Journal list Isi dari tanggal berapa hingga tanggal berapa yang hendak ditampilkan, demikian juga untuk Account mana sampai dengan Account berapa yang hendak ditampilkan Kemudian klik icon Execute (√) maka akan tampil layar journal list (Gbr. 16.3) Lalu blok transaksi yang hendak di lihat atau hendak di edit kemudian klik kanan pada mouse, maka akan muncul layar pilihan View Transaction atau Edit Transaction (Gbr. 16.4)

3. 4.

Gbr. 16.4 - View & Edit Transaction 5. 6.

Klik View Transaction untuk lihat detail jurnal transaction dan jika memilih Edit Transaction akan terlihat layar transaksi yang sudah ada Klik icon Edit untuk melakukan koreksi

16.3.2 JOURNAL LIST BY REFERENCE NUMBER Menampilkan hasil transaksi berdasarkan nomor referesi. A. Cara menampilkan Journal list by Ref-No 1. 2.

Dari modul General Ledger, klik menubar List/Report Kemudian klik Journal list by Ref-No, maka akan tampil journal list berdasarkan nomor Referensi (Gbr. 16.5)


6


Gbr. 16-5 - Journal List by Ref-No B. Penjabaran dari layar Journal List by Ref-No Field GL Journal Voucher : Date Reference-No Description Debit Credit Note ID Created ChgID ChgDate Query : From Date To Date Select Reference No: Specific ALL

Fungsi

Untuk Untuk Untuk Untuk Untuk Untuk Untuk Untuk Untuk Untuk

menampilkan menampilkan menampilkan menampilkan menampilkan menampilkan menampilkan menampilkan menampilkan menampilkan

Tanggal jurnal Nomor dokumen jurnal Judul jurnal Total debet Total Kredit keterangan kode petugas tanggal pembuatan jurnal kode petugas yang merubah transaksi tanggal perubahan jurnal yang dilakukan

Berfungsi untuk menampilkan G/L journal dari suatu tanggal Berfungsi untuk menampilkan G/L journal sampai dari suatu tanggal journal yang sudah tidak aktif atau tutup.

Untuk menampilkan jurnal berdasarkan tertentu Untuk menampilkan semua jurnal transaksi


nomor

referensi

7

16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER 16.3.3 TRIAL BALANCE REPORT Menampilkan Trial balance report, yang dikelompokan berdasarkan account number masing- masing, dan juga bisa ditampilkan secara detail atau summary. A. Cara menampilkan Trial Balance Report 1. 2. 3.

Klik icon General Ledger, kemudian klik menu report list Blok Trial Balance klik 1x Tampil Trial Balance Report (Gbr. 16.6a)

Gbr. 16.6a - Trial Balance B.

Penjabaran dari layar Trial Balance Report Field Account No Description Beginning Balance Total Debit Total Credit Net Change Ending Balance YTD-Balance Budget

Fungsi Untuk menampilkan nomor akun ( Chart Of Account ) Untuk menampilkan nama akun Untuk menampilkan saldo Awal Untuk menampilkan total debit Untuk menampilkan total Kredit Untuk menampilkan selisih nilai antara Debet dan Kredit Untuk menampilkan nilai dimana Beginning balance ditambah atau dikurangi Net Change Untuk menampilkan nilai Year-To-Date Untuk menampilkan Budget ( perencanaan)


8

16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER Sambungan Penjabaran dari layar Trial Balance Report Field Fungsi Query : From Date To Date Month From Acct-No To Acct-No Type of Trial Balance : Detail Summary

C.

Berfungsi untuk menampilkan trial balance dari suatu tanggal Berfungsi untuk menampilkan trial balance sampai dengan suatu tanggal Berfungsi untuk menampilkan bulan keBerfungsi untuk menampilkan trial balance dari suatu COA Berfungsi untuk menampilkan trial balance sampai dengan chart of account akhir Berfungsi untuk keseluruhan Berfungsi untuk terpilih

menampilkan

trial

balance

secara

menampilkan

trial

balance

secara

Trace Back

Di dalam modul General Ledger terdapat fasilitas untuk melakukan Trace Back di dalam menu Trial Balance. Trace Back berfungsi untuk menampilkan transaksitransaksi yang pernah terjadi dari satu account secara detil. Untuk menampilkannya: 1. Jalankan menu Trial Balance dari modul General Ledger. 2. Untuk menampilkan Trace Back, klik dua kali di salah satu account maka akan ditampilkan layar detil dari account tersebut

Gbr. 16.6b - Layar Trace Back


9

16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER 16.3.4 TRIAL BALANCE BY DEPARTMENT Menampilkan Trial balance report, yang dikelompokan berdasarkan account number masing-masing, dan juga bisa ditampilkan secara detail atau summary berdasarkan tiap departemen. A. Cara menampilkan Trial Balance By Department Report 1. 2. 3.

Klik icon General Ledger, kemudian klik menu report list Blok Trial Balance By Department klik 1x Tampil Trial Balance By departement Report. (Gbr. 16.7)

B.

Penjabaran layar Trial Balance By Department Report Field Query : From Date To Date Month From Acct-No To Acct-No Type of Trial Balance : Detail Summary Dept

Fungsi Untuk menampilkan trial balance dari suatu tanggal Untuk menampilkan trial balance sampai dengan suatu tanggal Untuk menampilkan bulan ke-berapa Untuk menampilkan trial balance dari suatu chart of account Untuk menampilkan trial balance sampai dengan chart of account akhir Berfungsi untuk menampilkan trial balance secara keseluruhan Berfungsi untuk menampilkan trial balance secara terpilih Berfungsi untuk menampilkan Departemen tertentu

Gbr. 16.7 - Trial Balance By Department


10

16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER 16.3.5 GL REPORT Menampilkan hasil dari transaksi pada satu periode, berdasarkan laporan keuangan antara lain: Balance Sheet, Profit and Lost baik keseluruhan, terpilih atau per departemen dan lain-lain. Cara menampilkan GL Report : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Klik icon General Ledger, kemudian klik menubar report list Blok GL Report, kemudian blok salah satu daftar Laporan keuangan , klik icon OK (contoh: Balance Sheet) Tampil pilihan type of output ada : Send to MS-Word dan Send to Printer Misal pilih Send to Printer, klik icon OK Tampil pilihan printer ada : Output file atau Local Printer Jika hendak langsung dicetak pilih local printer, klik icon OK

16.4 TRIAL CLOSED MONTH Suatu modul yang dijalankan setelah semua transaksi journal dimasukkan dalam suatu periode berjalan untuk dapat mencetak Financial Report bulan bersangkutan. 16.5 GENERAL LEDGER BATCH JOURNAL Suatu tempat penampungan terhadap semua transaksi journal yang terjadi di F/O, A/R, Inventory, A/P dan General Cashier sebelum dilakukan export ke G/L oleh pihak yang berwenang. A. Cara menampilkan G/L Batch Journals 1. 2. 3.

Klik Icon General Ledger kemudian klik Menubar Lists/Report Blok G/L Batch Journal maka akan tampil semua jurnal yang pernah dibuat oleh masing-masing Departement (Gbr. 16.8) GL Batch Journal dapat juga dicetak dengan mengklik Icon printer


11


Gbr. 16.8 – G/L Batch Journals B. Penjabaran Layar General Ledger Batch Journal Field

Fungsi

Date ReferenceNo Description

Untuk menampilkan tanggal terjadinya transaksi Untuk menampilkan nomor referensi Untuk menampilkan keterangan jurnal

AccountNo Debit Credit Note ID Created Time ID

Description

Untuk menampilkan nomor akun Untuk menampilkan nilai debit Untuk menampilkan nilai kredit Untuk menampilkan keterangan Untuk menampilkan kode petugas Untuk menampilkan tanggal pembuatan jurnal transaksi Untuk menampilkan waktu pembuatan jurnal transaksi Untuk menampilkan kode petugas yang merubah jurnal transaksi Untuk menampilkan tanggal terjadinya perubahan transaksi Untuk menampilkan keterangan terjadinya perubahan

Query : From To Ref No

Untuk mensorting dari tanggal Untuk mensorting sampai dengan tanggal Untuk mensorting berdasarkan nomor referensi

Chg Date

Type : Active Close Show

Untuk mensorting jurnal transaksi yang masih aktif. Untuk mensorting berdasarkan jurnal transaksi disclosed Untuk mensorting jurnal transaksi per departemen


yang

12

16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER 16.6 PROSEDUR UNTUK MELAKUKAN GL MONTHLY CLOSING 1.

Cek dan pastikan bahwa semua departemen telah melakukan Transfer to G/L • Dari modul General Ledger, klik menubar List/Report, kemudian klik G/L Batch Journals. • Klik combo box A/R, RCV, INV, A/P, GCASH untuk memeriksa apakah tiap modul telah dilakukan Transfer to G/L per tanggal dari tanggal 1-31: - A/R Journal dan A/R Payment ada di G/L Batch Journals dari tanggal 1-31 bulan yang bersangkutan (jika belum ada berarti belum ditransfer ke G/L Æ lakukan Transfer to G/L dari modul A/R utk tgl yang bersangkutan) - Receiving (A/P) Journals ada di G/L Batch Journals dari tanggal 1-31. - Outgoing Journals ada di G/L Batch Journals dari tanggal 1-31, termasuk Outgoing Inventory Adjustment (jurnal-jurnal outgoing yang otomatis dibuat oleh system pada saat melakukan Adjustment Inventory pada akhir bulan) pada tanggal 31. - A/P Payment Journals ada di G/L Batch Journals dari tangga1-31. - Untuk General Cashier (G/C), periksa apakah jurnal Cash Income, A/R Clearance Payment dan A/P Clearance Payment sudah ada dari tgl 1-31. Jika belum ada/lengkap berarti G/C belum meng-entry jurnal tsb. • Bila diperlukan, jurnal-jurnal yang ada di Batch Journals dapat di-Add, Edit maupun Delete dengan mengklik icon Modify dan/atau Delete.

2.

Entry jurnal bulanan di G/L (Salary Journal, Depreciation, Amortization, Rent Exp, dll ) • Dari modul G/L klik icon G/L Journal Transaction, lalu klik New untuk membuat jurnal baru • Isi tanggal (Date), nomor referensi (Ref No) dan deskripsi untuk No. Referensi tersebut (Description). Tekan Enter 2x untuk pindah ke field Account No. • Isi field Account No. dengan nomor chart of account (COA) yang diinginkan dalam membuat jurnal. Klik icon Help (?) untuk menampilkan daftar COA • Isi Note dengan penjelasan singkat mengenai jurnal yg akan dibuat (mis. Gaji bln Juni’04, Depresiasi Gedung Juni’04) • Isi field Debet atau Credit dengan nilai transaksi dalam rupiah • Lanjutkan dengan mengisi Account No., Note, dan Debet dan/atau Credit utk melengkapi jurnal hingga nilai balance antara total Debet dan total Credit • Jika jurnal sudah selesai dibuat, klik Execute dan Yes untuk menyimpan jurnal • Untuk mengedit atau menambah jurnal dengan menggunakan Reference No yang sudah ada, klik Journal Header di sebelah kiri layar. (Isi Journal Header yang diklik terlihat di sebelah kanan layar), klik Modify, klik jurnal yang akan di-Edit, klik Modify, lalu lakukan pengeditan di field-field yang berada di sebelah bawah. Untuk menambah jurnal klik icon New.

3.

Cek Trial Balance • Dari modul G/L klik menubar List/Report, kemudian klik Trial Balance • Isi From Date dan To Date dengan tanggal awal dan tanggal akhir bulan yang akan di-Closing • Isi Account No dengan nomor COA yang akan ditampilkan, atau biarkan saja terisi 000-00-000 dan 999-99-999 utk menampilkan seluruh COA, lalu klik Execute utk menampilkan Trial Balance bulan yang bersangkutan • Cek satu per satu COA apakah nilai Debet, Credit dan Ending Balance sudah sesuai dengan semestinya


13

16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER • Jika perlu, tampilkan COA yang sedang dicek secara detail (buka layar VHP baru dan tampilkan Trial Balance untuk COA yang bersangkutan dengan pilihan Detail di kanan bawah) • Apabila ada account yang nilainya belum sesuai, dapat diperbaiki melalui G/L Batch Journals untuk jurnal-jurnal yang dibuat diluar modul G/L, atau di modul G/L Æ G/L Journal Transaction untuk jurnal2 yang dibuat di modul G/L 4.

Lakukan Trial Close Month • Dari modul G/L klik List /Report, lalu klik Trial Close Month • Klik Yes untuk memulai proses Trial Close Month

5.

Apabila selama bulan yang bersangkutan ada pembuatan COA baru, harus disertakan dalam Macro Report dan Excel.slk report

6.

Keluarkan trial laporan keuangan (Excel) • Dari modul G/L, klik List/Report, kemudian pilih G/L Reports • Blok salah satu laporan yang dikehendaki, misal. Balance Sheet, lalu klik OK • Isi From Date dan To Date dengan tanggal awal dan akhir bulan yang akan di-Closing. Mis: bulan yg akan di-Close = November’05, maka isi From Date dan To date dengan 01/11/05 dan 30/11/05. Klik OK • Laporan Balance Sheet akan dikeluarkan dalam format Excel (SLK) • Ulangi langkah yang sama untuk laporan2 lainnya • Untuk laporan neraca (B/S), perhatikan check/test point! Kalau tidak nol (ada selisih) harus dicari selisihnya di mana. Lakukan pengecekan dari Balance Sheet Detail Report (cek satu per satu accountnya). • Jangan lakukan close month bila B/S belum balance dan nilai Net Profit di Income Statement bulan yang bersangkutan = selisih nilai Profit/Loss Current Year di Balance Sheet bulan ini dikurangi nilai bulan lalu, kecuali bila sudah dipastikan bahwa tidak balance karena kekurangan input di Macro atau Excel.SLK, dan bukan karena kesalahan input jurnal di G/L

7.

Lakukan data Back-Up (lihat : Backup Database VHP pada Server)

8.

Lakukan Export Journal • Dari modul G/L, klik List/Report-G/L Batch Journals • Klik Combo-box A/R utk menampilkan jurnal-jurnal A/R yang telah ditransfer. Klik Transfer All (menubar kiri atas) untuk mengeksport seluruh jurnal tersebut ke modul G/L. Lakukan prosedur yg sama untuk modul2 lainnya (RCV, INV, dan seterusnya)

9.

Lakukan Close Month • Dari Modul G/L, klik Icon Close Month atau menubar CloseMonth • Klik Yes untuk memulai proses Close Month • Jika proses sudah selesai, muncul tanggal close month baru (New Closing Date). Klik OK. Mis : Jika bulan yang disclosing = November’05, maka New Closing Date yang muncul adalah 31/12/05 (Desember’05)

10. Keluarkan dan print laporan keuangan hasil close month (Excel) • Lakukan langkah no.6 poin 1-5 • Laporan yang dikeluarkan dalam format Excel.SLK, disave dalam format Microsoft Excel Workbook (.XLS) • Print laporan dalam bentuk hardcopy (kertas)


14

16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER 16.7 PROSEDUR MELAKUKAN REVISI PADA JURNAL YANG TELAH DIBUAT Apabila terjadi kesalahan dalam melakukan transfer jurnal ke GL modul, kita dapat merevisinya pada GL Batch Journal, A. Cara melakukan revisi pada GL Batch Journal 1. 2. 3.

4.

5. 6.

Klik Icon General Ledger, kemudian blok menubar List/Report, lalu klik GL Batch Journal (Gbr. 16.8) Blok salah satu jurnal yang salah misalkan Jurnal FO JV-INCOME-0 pertanggal 1 November 2005 lalu klik Icon Modify maka akan tampil Gbr. 16.9 Blok jurnal transaksi satu per satu kemudian klik Icon Delete maka akan tampil informasi “Do you really want to DELETE …?” Klik YES jika ingin menghapus lihat Gbr. 16.10 Setelah itu klik Icon Execute maka layar akan kembali ke Gbr. 16.8, klik Icon Delete maka akan tampil informasi “ Do you really want to delete the journal JV – INCOME-01….?” Klik Icon YES maka jurnal JV-INCOME-01 terhapus lihat Gbr. 16.11 Kemudian buat jurnal revisi, untuk membuatnya kita harus merubah tanggal transaksi menjadi tanggal 1 November 2005 caranya bekerjasama dengan Bagian EDP untuk merubah tanggal transaksi melalui General Parameter Setting untuk merubah “Posting Date For GL Journal Entries”. Setelah tanggal transaksi di rubah, klik Icon Stop kemudian masuk ke modul FO, klik Icon FO Invoicing lalu klik Icon GL Journal Transaction untuk membuat jurnal transaksi revisi. lakukan hal yang sama pada GL Batch Journal untuk setiap Modul lainnya (A/R, A/P, RCV, dsb) setelah selesai kembalikan tanggal system seperti semula.

Gbr. 16.9 – G/L Batch Journal Vouchers


15


Gbr. 16.10 - Delete G/L Batch Transaction Journals

Gbr. 16.11 - Delete G/L Journal Vouchers


16

16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER B.

Penjabaran Layar GL Journal Voucher atau GL Batch Journal Field GL Batch Journal Voucher Date ReferenceNo Description Debit Credit Remaining G/L Batch Transaction Journal AccountNo Debit Credit Note ID Created Time ID Change date Description

Fungsi

Untuk Untuk Untuk Untuk Untuk Untuk kredit

menampilkan tanggal transaksi menampilkan nomor referensi menampilkan keterangan transaksi menampilkan nilai transaksi menampilkan nilai transaksi menampilkan selisih antara nilai Debit dan

Untuk menampilkan nomor akun Untuk menampilkan nilai transaksi Untuk menampilkan nilai transaksi Untuk menampilkan nama akun Untuk menampilkan ID petugas Untuk menampilkan tanggal pencatatan atau pembuatan jurnal transaksi ke sistem Untuk menampilkan waktu pencatatan atau pembuatan jurnal transaksi ke sistem Untuk menampilkan ID petugas yang mengoreksi jurnal transaksi Untuk menampilkan tanggal terjadinya revisi jurnal transaksi Untuk menampilkan keterangan.

16.8 CLOSED YEAR Berfungsi untuk menutup semua transaksi-transaksi dari periode awal sampai periode akhir. Agar dapat dilakukan perubahan transaksi awal bulan pada tahun yang baru atau berjalan pada periode awal atau bulan januari tahun baru. Cara melakukan Closed Year 1. Dari modul General Ledger, klik icon Closed Yaer 2. Keluar pesan “……..” klik icon YES atau NO 3. Jika dijawab YES secara otomatis sistem akan melakukan proses Closed Year.


17

CHAPTER 16

Recommend Documents