V
Área Auditoría
V
Contenido Arqueo de Caja y sus procedimientos
INFORME ESPECIAL
V-1
Ficha Técnica Autor : C.P.C. Luz Hirahce Flores Título : Arqueo de Caja y sus procedimientos Fuente : Actualidad Empresarial Nº 257 - Segunda Quincena de Junio 2012
I. Introducción El crecimiento económico de las empresas exige a la gerencia la implementación de procedimientos de control interno, que permitan asegurar una administración ordenada y eficiente del negocio, así como detectar y/o prevenir el fraude y error que inciden en los resultados del negocio, mediante la implementación de políticas, procesos y procedimientos (controles) adoptados para salvaguardar los activos del negocio, así como la oportuna preparación de información financiera confiable. En mérito a la NIA 400 Evaluación de Riesgo y Control Interno, vamos a desarrollar los aspectos a considerar en un procedimiento de arqueo de caja, procedimiento de auditoría muy utilizado en las empresas en relación al cumplimiento de los procesos establecidos por la empresa referidos a la custodia de efectivo.
II. Aspectos generales 1. Definiciones - Arqueo de caja: Es un procedimiento que permite el análisis de las transacciones en relación al efectivo recibido por la empresa durante un período de tiempo determinado, con la finalidad de comprobar la contabilización correcta del efectivo recibido. - Valores negociables: Representa al equivalente del efectivo, tales como instrumentos, documentos o título valor, que pueden convertirse fácilmente en efectivo, ejemplo: letras de cambio, factura comercial negociable, etc. N° 257
Segunda Quincena - Junio 2012
2. Políticas y procedimientos 2.1. De las políticas contables La gerencia de la empresa deberá establecer las políticas contables referidas a la custodia del efectivo, en la cual se incluirán a las áreas pertinentes, tales como Ventas, Cobranzas, Tesorería y Contabilidad. Se deberá identificar a los responsables de la custodia del efectivo y equivalentes de efectivo, es decir, a las jefaturas que tendrán a cargo el resguardo del efectivo. - Se establecerán las autorizaciones de los egresos de efectivo por parte de los responsables (incluye las formas, condiciones, importes máximos, aspectos impositivos tributarios tales como bancarización, régimen de retenciones del IGV, sistema de detracciones, entre otros). - Plazos de custodia del efectivo y procedimientos de trasferencias a un medio más seguro (bóveda, cuentas corrientes o de ahorros, etc.) - Desarrollar un flujograma, identificando áreas, personas responsables, hecho económico que genere la recepción de efectivo, en relación a las actividades que desarrolle la empresa. La gerencia deberá identificar plenamente el área o persona que llevará a cabo la revisión de los controles internos diseñados para la custodia del efectivo, el mismo que hará las veces de Auditor (Contraloría), el mismo que practicará los arqueos de caja de manera progresiva y permanente a las áreas involucradas.
-
-
-
2.2. De los procedimientos de arqueos de caja Los procedimientos para la realización de arqueos de caja son los siguientes: -
Los arqueos son programados por la jefatura asignada por la gerencia, estos pueden desarrollarse ordinaria-
-
mente (mensual) y extraordinariamente (sorpresivo y selectivo). Los arqueos deben ser practicados obligatoriamente en presencia de la persona responsable de los fondos y/o documentos materia de arqueo. Una vez culminado el arqueo a las cajas de la empresa, se deberá levantar un acta en el cual se consignará la conformidad o disconformidad del arqueo, debiendo ser suscrita por el encargado de la caja y por la persona que haya realizado el arqueo. Las observaciones (irregularidades) recabadas en los arqueos deberán ser comunicadas por escrito a las gerencias respectivas, con la finalidad de adoptar medidas correctivas.
Informe Especial
Arqueo de Caja y sus procedimientos
2.3. Del ámbito de aplicación y elementos de arqueo El ámbito de aplicación de los arqueos implica a los fondos en caja central o general (según la denominación que la entidad haya adoptado), documentación en custodia (valores negociables), documentos en garantía. Los elementos de arqueo son: -
-
Efectivo y equivalentes de efectivo (cheques, depósitos, etc.) Recibos de ingreso de caja Recibos de egreso de caja Valores negociables (letras, facturas negociables) Cheques en cartera Cartas fianzas Últimos depósitos efectuados a las cuentas financieras de la empresa Chequeras (identificando en el rango del período a examinar el primer cheque emitido y el último cheque emitido) Última transferencia bancaria realizada por la empresa. Documentación de entregas a rendir, viáticos, etc. Actualidad Empresarial
V-1
V -
Informe Especial
Vales provisionales entregados Comprobantes de pago cancelados
Paso
Labor a realizar
6
Se emitirá el Acta (original y 2 copias) debidamente suscrita tanto por el responsable del arqueo como por el sujeto del arqueo en señal de conformidad, debiendo ser distribuidas3 a las áreas competentes de la siguiente manera:
III.Descripción de la labor de arqueo de caja Los pasos a realizar en la labor de arqueo de caja:1
Original : Área de Contraloría Copia 1 : Sujeto del Arqueo Copia 2 : Órgano de Control Institucional (Gerencia General)
Paso
Labor a realizar
1
El responsable del arqueo1 deberá elaborar el acta de toma de arqueo, en presencia del sujeto del arqueo y del jefe inmediato de este, de considerarlo necesario, según la estructura organizacional de la empresa.
7
Contraloría analizará el acta en relación a las matrices de control (políticas, procedimientos, etc.) y determinará si existen diferencias.
2
Para el corte documentario solicitará la última documentación girada y visará cada uno de ellos luego de su verificación.
8
De existir diferencia, procederá a solicitar por escrito al sujeto del arqueo el descargo de las diferencias detectadas.
3
El sujeto del arqueo2 procederá, en presencia del responsable del arqueo, a verificar la documentación y los últimos movimientos realizados.
4
El responsable del arqueo procederá al conteo y confirmación del saldo, debiendo visar cada documento verificado y conciliado.
5
El responsable del arqueo efectuará el cierre del Acta de arqueo realizado, debiendo anotar cualquier diferencia detectada, así como cualquier observación relacionada al incumplimiento de las normativas de la empresa.
En el caso de no existir diferencias, termina el procedimiento de arqueo. 9
El sujeto del arqueo procederá a efectuar el descargo por escrito, distribuyéndolos a las áreas competentes (Contraloría, Gerencia de Administración y Finanzas y al Órgano de Control Institucional)
10
Contraloría emitirá un informe dirigido a la Gerencia de Administración y Finanzas sobre los arqueos practicados, a fin de que se tome las medidas correctivas que correspondan.
11
Fin del procedimiento.
2
1 Es el trabajador que realizará el arqueo. 2 Es el trabajador responsable de la custodia de la caja.
3 La distribución señalada en el cuadro puede variar de acuerdo al organigrama de cada entidad.
IV. Formatos de actas de toma de arqueo de caja Anexo 1:
Anexo 2:
ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA RESUMEN
ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA EFECTIVO
Fecha: Hora:
………………… …………………
A: Cargo: Establecimiento:
Sr(a) …………………………………………………… ……………………………………… ………………………………………
Fecha: Hora:
………………… …………………
A:
Sr(a) ……………………………………………………………………
Se Practicó: Arqueo de Caja Chica - Efectivo
Arqueos Practicados:
Efectivo: Arqueo de Caja Chica - Efectivo Arqueo de Caja Chica - Comprobantes y Vales Arqueo de Especies Valoradas
Billetes
Cant.
Resultado Fondo Arqueable
S/.
Fondo Arqueado
S/.
Efectivo
S/. ……………
Vales y Comprobantes
S/. ……………
Saldos
Monedas Cant.
S/.
Denominación en Nuevos Soles De S/.200 Nuevos Soles De S/.100 Nuevos Soles De S/.50 Nuevos Soles De S/.20 Nuevos Soles De S/.10 Nuevos Soles
Total
Denominación en Nuevos Soles De S/.5 Nuevos Soles De S/.2 Nuevos Soles De S/.1 Nuevos Soles De S/.0.50 Céntimos de Nuevo Sol De S/.0.20 Céntimos de Nuevo Sol De S/.0.10 Céntimos de Nuevo Sol De S/.0.05 Céntimos de Nuevo Sol
Total
Total Conforme
Conforme
……………………………… Responsable del Arqueo
……………………………………… Responsable del Fondo Asignado
…………………………… Supervisor del Arqueo
V-2
Instituto Pacífico
S/.
S/.
S/.
Conforme
Conforme
……………………………… Responsable del Arqueo
……………………………………… Responsable del Fondo Asignado
…………………………… Supervisor del Arqueo
N° 257
Segunda Quincena - Junio 2012
