Cum fac o situatie de lucrări ?
1 © Brăduţ Dima
Cum fac o situatie de lucrări ? Cum fac rapoarte de productie? Autor: Dr. ing. B. Dima, editia 1, Octombrie 2010
Nota: Aceasta este o formă prescurtată a manualului.
Rezumat: In acest manual este descris modul de utilizare a programului X-DEV pentru încasarea productiei. Se explică termenii specifici, modalitatea de introducere a cantitătilor într-o situatie de lucrări, iar în ultima parte sunt prezentate centralizatoarele oferite de X-DEV pentru eviden]a produc]iei.
Nota: Explicatiile sunt valabile pentru toate versiunile de X-DEV [v.1 /1996 ... v.14 /2010], cu precizarea că în versiunile mai vechi de 14.10 [din Octombrie 2010], utilizatorii trebuie sa fie atenti ca santierul alocat unei situatii de lucrări sa aibe o valoarea mai mare ca zero.
Cum fac o situatie de lucrări ?
2
Cuprins
1. Termeni utilizati la încasarea productiei:......................................................................................3 2. Cum se face o situatie de lucrări ? ................................................................................................4 1.
Completarea manuală a cantitatilor ......................................................................................6
2.
Completarea automată a cantitatilor articolelor terminate....................................................7
3.
Completarea prin procentaj a cantitatilor..............................................................................8
A.
Sporuri/Articole ....................................................................................................................8
B.
Raportul „navetă” cu cantitati pentru 12 luni .......................................................................9
C.
Amânarea/mutarea situatiilor de plată ..................................................................................9
3. Generarea raportelor de centralizare a productiei.......................................................................11 1.
Raportul productiei detaliate pe categorii de cheltuieli ......................................................12
2.
Raportul productiei centralizate pe subunitati [simbol „A4_Sub”] ....................................14
3.
Raportul evidentei procentelor categoriilor de cheltuieli....................................................15
4.
Raportul de productie simplu..............................................................................................16
Cum fac o situatie de lucrări ?
3
1. Termeni utilizati la încasarea productiei: deviz [deviz-oferta], situatie de lucrări [situatie de plată], borderou de productie, santier [subunitate] A. Devizul [Devizul ofertă] este documentul necesar pentru prezentarea la licitatie. Dupa câstigarea licitatiei, constructorul începe executia lucrării, etapă care poate dura de la câteva zile la câtiva ani. Evident, pe parcursul executării lucrărilor, constructorul trebuie să-si încaseze contravaloarea lucrărilor realizate. B. Situatia de lucrări [Situatia de plată] [1] este documentul prin care se încaseză productia [lunară] realizată. Dacă am privi un deviz ca pe o listă cu lucrările executate pe santier în care avem 13 coloane, atunci: - in prima coloană [coloana 0 ] avem cantitătile din devizul ofertă, cu care am castigat licitatia si pentru care am facut contractul - in a doua coloană [coloana 1] avem cantitătile realizate in luna 1 [Ianuarie] ... - in ultima coloană [coloana 12] avem cantitătile din luna a 12-a [Decembrie] La sfarsit de an, dacă lucrarea nu s-a terminat, constructorul trebuie să facă extrasul de deviz, prin care obtine un deviz nou care contine numai restul de executat pentru anul urmator [Explicatiile pentru extrasul de deviz se găsesc pe forumul de la www.x-dev.ro in manualul „Calculul devizelor continând RESTUL de REALIZAT [Extr.deviz]„ ]. Extrasul de deviz se mai face si in alte situatii care necesită recalcularea bazei de calcul a situatiilor de lucrări: exemplu - cand intervin modificari ale legislatiei, pana la data de se actualizeaza preturile situatiilor de lucrări conform cursului Euro, iar apoi se lucreaza cu indici de inflatie, etc. La unele firme se practică un obicei foarte util, si anume: dupa câstigarea licitatiei, înainte de începerea lucrărilor se scot la imprimantă formulare cu cele 13 coloane susmentionate [numite si "navete"]. Aceste formulare fac naveta între dirigintele de santier [sau beneficiar] si seful de punct de lucru si sunt completate lunar, de mână, cu cantitatile executate efectiv. Situatia de lucrări este considerata valabilă numai după ce dirigentele de santier [sau beneficiarul] semnează pe navetă că este de acord cu cantitatile respective. In felul asta "doamna de la devize" nu înebuneste refăcând pe calculator aceeasi lucrare de 10 ori. Din păcate, în cele mai multe firme nu se face asa... Am intalnit deseori o practică gresită în care, in loc să se fac situatii de plată, se fac devize noi cu cantitatile realizate in luna respectiva. Practica aceasta duce la multă munca suplimentară si predispusă la greseli, si poate duce si la inserarea de articole neprevăzute initial in devizul oferta. Cel mai mare dezavantaj este că, la sfarsit de an, nu se mai poate genera automat cu programul de devize restul de executat pentru anul următor. C. Valorile situatiile de lucrări [situatiile de plată] se centralizează in raoparte numite generic „borderoul situatiilor de plata” care pot fi detaliate astfel: - sintetic, la nivel de santier [eventual cu detalierea procentuala a tipurilor de cheltuieli:
1
Fragment din explicatiile publicate de autor in forumul „100% Contabilitate” [www.conta.ro] in Aprilie 2008
Cum fac o situatie de lucrări ?
4
din totalul productiei, materialul repezinta m %, manopera = f%...., CAS-ul = c%, etc...] - analitic la diferite niveluri [cel mai detaliat = pe stadii fizice] D. Santierul [subunitatea] este o formă de organizare întâlnită des la firmelor mari si constă dintr-un grup de echipe aflate sub comanda unui sef de santier. [Termenul corect ar fi „subunitate”, si nu „santier”]. Un santier poate acoperi o anumita zona geografică, sau poate avea un anumit domeniu, de exemplu: Santierul 1 poate avea lucrari de instalatii in centrul orasului iar Santierul 2, lucrari de constructii civile oriunde în teritoriu. Pentru firmele mici recomandam utilizarea unui singur cod de santier, diferit de zero. Incepând cu versiunea 14.10, X−DEV completează automat codul de santier cu „99”.
2. Cum se face o situatie de lucrări ? Explicatiile care urmeaza se bazează pe devizul Mag010 din manualul „Cum fac un deviz ?”. Scenariu: dorim sa executam o situatie de lucrări pentru luna Octombrie a anului curent [2010]. Pasul 1: Deschidem stadiul fizic Mag010, printr-una din metodele: - direct, prin introducerea codului, - ierarhic, prin deschiderea investitiei 100 si apoi a obiectului 01 - direct din meniul principal, daca stadiul respectiv face parte din cele mai recente 4 stadii deschise pentru adaugare de articole, calcul sau generare de rapoarte. In partea de jos a ecranului se observa un formular din care se poate selecta luna de lucru, ca in figura 1:
Cum fac o situatie de lucrări ?
5
Figura 1: Selectarea lunii in care se va lucra la stadiul fizic [Luna 00 = Deviz este pre-selectata].
In formularul de la baza ecranului din figura 1 este pre-selectată luna „00” care corespunde devizului [DEV0]. Pentru introducerea de cantităti într-o anumită lună, avem două posibilităti: 1. Utilizăm săgetile orizontale pentru a selecta luna, dupa care apăsăm
. Această metodă permite si vizualizarea valorilor devizului si a situatiilor de lucrări din celelalte luni pe măsură ce sunt selectate. 2. Tastăm direct simbolul afisat cu culoarea alba, respectiv „0” pentru luna 00 [Deviz], „3” pentru luna 03 [Martie], „A” pentru luna 10 [Octombrie], etc. Această metoda de selectie este mai rapidă. In figura 2 este prezentată selectarea lunii Octombrie prin utilizarea primei metode [cu săgeti]:
Figura 2: Selectarea lunii cu ajutorul sagetilor orizontale de pe tastatura.
Observatie: In figura 2, luna Aprilie este reprezentata cu majuscule albastre deoarece s-au introdus deja cantităti si s-au calculat valori pentru situatia de lucrări.
Cum fac o situatie de lucrări ?
6
Dupa ce se selectează luna, X-DEV va afisa formularul de introdus cantităti in luna, ca în figura 3:
Figura 3: Formularul de introducere a cantitatilor lunare pentru situatii de lucrări.
In figura 3 se observă că formularul afisează patru coloane pentru cantitati: - cantitatea din devizul ofertă - cantitatea realizată in lunile precedente - cantitatea rest de realizat - cantitatea din luna curentă [coloana editabilă în care vom introduce cantitatile] De asemenea, în partea din stânga jos, încercuit cu rosu in figura 3, este afisat un indicator cu 12 pătrătele care ne arată daca la articolul curent s-au introdus cantitati si in celelate luni. Functiunile formularului pot fi cel mai bine observate din parcurgerea optiunilor meniului superior, respectiv: Fisier, Editare, Val.Sit, Setari si Help. In cele ce urmează, vom prezenta pe scurt cele mai importante functiuni: 1. Completarea manuală a cantitatilor, 2. Completarea automată a cantitatilor articolelor terminate. 3. Completarea prin procentaj a cantitatilor. Detaliere: 1. Completarea manuală a cantitatilor articolelor de deviz este foarte intuitivă, si constă în introducerea directa a cantitatilor in coloana lunii curente. Dupa fiecare cantitate introdusă
Cum fac o situatie de lucrări ?
7
trebuie sa se apese tasta Enter pentru ca programul să verifice dacă nu se depăseste restul de realizat si să selecteze rândul urmator. O facilitate deosebită oferită de X-DEV constă în faptul că articolele care sunt însotite de liste anexă beneficiaza de completarea automată a cantitătilor din listele anexă, proportional cu cantitatea din articolul principal. Exemplu: primul articol din deviz, IB01A01, este însotit de liste anexă, respectiv de cele patru radiatoare de pe pozitiile imediat urmatoare. Daca vom completa cantitatea „4” in dreptul articolului IB01A01 si vom apasa tasta , atunci programul va face următoarele operatiuni: - va calcula procentajul realizat în luna curenta fata de cantitatea din deviz pentru articolul IB01A01, si anume 100% [deoarece cantitate luna /cantitate deviz = 4/4 = 100%] - va acorda procentajul de mai sus [100%] cantitătilor din luna curenta ale celor patru radiatoare subordonate’ articolului IB01A1, ca in figura 4, scutindu-ne de un mare volum de muncă !
Figura 4: Completarea automata a cantitatilor din listele anexa, proportional cu cantitatea din luna din articolul principal.
2. Completarea automată a cantitătilor articolelor terminate. Daca un articol este terminat în luna curenta, deci cantitatea realizata în luna este egala cu cea din restul de realizat, putem utiliza o „scurtătura” oferită de X-DEV si anume apăsăm tasta F7 in loc sa mai introducem manual cantitatea din luna. Programul va completa automat cantitatea articolului din luna cu cea din restul de executat si va avea grija si de eventualele liste anexa. Daca toate cantitatile din situatia de lucrări sunt terminate în luna curenta, atunci este mai eficient sa folosim Contrl+F7 in loc sa apăsăm F7 pentru fiecare articol. Pentru anularea cantitatilor din lună folosim F8 si/sau Control+F8 care completează cu zero cantitătile din luna curentă.
Cum fac o situatie de lucrări ?
8
3. Completarea prin procentaj a cantitatilor. In anumite situatii poate fi necesar să completăm în situatia de lucrări procente din cantitatea prevăzuta în devizul oferta, de exemplu 50%, 33%, etc. Pentru aceasta, ne pozitionăm pe articolul respectiv si apăsăm „*” [asterisc]. Programul va afisa un formular in care completăm procentajul, ca in figura 5. [Formularul permite si completarea cantitătii].
Figura 5: Completarea cantitătii realizate in luna ca procentaj din cantitatea din deviz.
Daca dorim ca acelasi procentaj sa afecteze următoarele „n” articole, atunci apăsăm Control+J.
Alte functiuni utile pentru situatiile de lucrări: A. Sporuri/Articole: X-DEV permite ca o situatie de lucrări să aibă sporuri pe articole diferite de cele din deviz. Această functiune vine in sprijinul beneficiarilor care preferă să-si cumpere materialele in avans din diferite considerente economice [inflatie, preturi de sezon convenabile, preturi promotionale, etc]. Prin utilizarea acestei functiuni, utilizatorii au posibilitatea ca intr-o lună să încaseze doar materialele, [deci dau spor negativ -100 % la manopera si la utilaje în luna respectivă] urmând ca un urmatoarele luni sa incaseze manopera si restul cheltuielilor [de data acesta vor pune sporul negativ -100% la materialul deja încasat].
Cum fac o situatie de lucrări ?
9
B. Raportul „navetă” cu cantitati pentru 12 luni: Acest raport ajută la evidenta productiei realizate pe parcursul mai multor luni, de aceea contine 13 coloane din care prima reprezinta cantitatea din deviz, iar în urmatoarele urmeaza sa fie scrise cantitatile realizate în lunile Ianuarie...Decembrie. Formularul este completat manual de constructor cu cantitatile din luna respectivă, iar beneficiarul verifică pe santier cantitatile puse în operă, face eventuale corectii, dupa care semnează. Din acest moment, „naveta” este trimisa la sediul firmei pentru ca pe baza cantitatilor să se facă situatia de lucrări. Pentru generarea acestui raport se utilizează formularul de generare a rapoartelor, în care se selecteaza raportul de tipul „FR” [Formular cu Realizari]. Raportul care se generează are extensia „.fra” si se pretează la listarea pe imprimante cu hartie lata, deoarece are 150 de coloane. In figura 6 se poate observa o portiune dintr-un astfel de raport.
Figura 6: Fragment din raportul „FORMULAR PT. COMUNICAREA CANTITATILOR REALIZATE IN LUNA”în care se poate observa modul de completare manuala a cantitatilor in luna Aprilie.
C. Amânarea/mutarea situatiilor de plată. In multe cazuri, o situatie de lucrări realizată în luna Martie ajunge sa fie plătita mult mai târziu, de exemplu in luna Iulie. Daca factura este facuta in Martie, urmează o serie de complicatii financiare pentru constructor. In astfel de situatii, X-DEV permite mutarea cantitatilor si valorilor dintr-o luna in alta a aceluiasi an, astfel: o Din meniul principal, optiunea „Prelucr.” [Prelucrări] se alege sub-optiunea „Amânare Sit.” ca în figura 7
Cum fac o situatie de lucrări ?
10
Figura 7: Meniul „Amânare Situatii de lucrări”.
o In urma selectării optiunii de mai sus, este afisat formularul de mutare a cantitătilor [realizarilor] lunare din figura 8, în care se observă că: în rândul superior „din luna” sunt afisate lunile din care se pot muta situatii de lucrări. In cazul de fată poate fi selectată numai luna Octombrie, deoarece este singura în care am introdus cantitati. în randul inferior „în luna” sunt afisate lunile in care putem muta cantitătile din Octombrie. Se observă ca poate fi selectată ca destinatie oricare dintre cele 11 luni rămase.
Figura 8: Formular pentru mutarea de situatii de lucrări.
Cum fac o situatie de lucrări ?
11
Observatie: nu se pot muta situatii de lucrări in alt an. In acest caz trebui facut extrasul de deviz cu restul de realizat [a se vedea manualul respectiv]. Daca decidem să mutăm situatia de lucrări din Octombrie in Noiembrie, atunci formularul va arata ca în figura 9:
Figura 9: Exemplu de mutare a situatiei de lucrări „Mag010” din luna Octombrie in Noiembrie.
3. Generarea raportelor de centralizare a productiei. Evidenta productiei în X-DEV este destinată tuturor categoriilor de utilizatori: directorul unei firmei mari poate fi interesat de raportul sintetic „A4_%” pentru a urmări ponderea principalelor cheltuieli [Material, Manopera, Utilaj, Transport] din valoarea totala productiei, patronul unei firme mici de constructii poate fi multumit cu raportul simplificat „A4_S”, eventual in format Excel, contabilul poate cere raportul analitic „A4”, care detaliază toate cheltuilelile din recapitulatie.
Observatie: explicatiile care urmeaza se referă la versiunea 14.10.a din Octombrie 2010. Utilizatorii versiunilor mai vechi care doresc să foloseasca raportarea trebuie sa se asigura ca santierul situatiilor de lucrări este diferit de zero. Incepând cu versiunea 14.10, santierul primeste valoarea implicita „99” pentru a preveni utilizarea valorii zero. De asemenea, versiunile mai vechi ale programului au următoarea limitare: la generare rapoartelor pentru o anumita perioadă, este necesar ca să existe macar o situatie de lucrări in fiecare din lunile respectivei perioade. Din acest motiv, este de preferat sa se faca up-grade la ultima versiune de X-DEV.
Cum fac o situatie de lucrări ?
12
X-DEV genereaza urmatoarele tipuri de centralizatoare: 1. 2. 3. 4.
Raportul productiei detaliate pe categorii de cheltuieli [„A4”] Raportul productiei centralizate pe subunitati [„A4_Sub”] Raportul evidentei procentelor categoriilor de cheltuieli [„A4_%”] Raportul de productie simplu [„A4_S”]
Pentru generarea acestora, se selecteaza din meniul principal: Rapoarte-> Borderou de plata.
Detalii: 1. Raportul productiei detaliate pe categorii de cheltuieli [simbol „A4”] Beneficiar raport: Contabilitatea, Conducerea firmei Descriere: Acesta raport ofera o evidenta detaliata a valorilor din recapitulatiile situatiilor de lucrări: Cheltuieli Total 1: Material, Manopera, Utilaj si Transport Cheltuieli alte capitole: Cota de aprovizionare, Transport din articole, CAS, Somaj, etc. Datele de intrare necesare generarii raportului: - tipul productiei: C+M (Constructii+Montaj), Terti, Reparatii, etc [sugestie: se va alege optiunea C+M] - perioada realizarii productiei: L=Luna curenta, Trimestru, Semestru, 9 luni, Tot anul, etc - Anul pentru care se evidentieaza productia - Santierul [numarul subunitatii]: 1, 2...99. Atentie: utilizatorii versiunilor de X-DEV mai vechi de 14.10.a vor trebui sa se asigure ca santierul alocat situatiilor lor de lucrări are codul diferit de zero – în exemplu din figura 10 am ales santierul 99. - Modul de detaliere a productiei: o D = Detaliat pe stadii fizice: sunt afisate toate situatiile de plata din luna respectiva, o C = Centralizat pe obiecte: sunt afiate valorile centralizate ale stadiilor din fiecare obiect o R = Centralizat pe santiere.
Cum fac o situatie de lucrări ?
Figura 10: Formularul de generare a raportului „A4 – Productie detaliata pe categorii de cheltuieli”.
Figura 11. Raportul „Productia detaliata pe categorii de cheltuieli” – detaliat la nivel de stadiu fizic, pentru santierul 99, in luna Octombrie 2010.
13
Cum fac o situatie de lucrări ?
14
2. Raportul productiei centralizate pe subunitati [simbol „A4_Sub”] Beneficiar raport: Conducerea firmei Descriere: Acest raport simplu evidentiaza numai valorile totale si TVA-ul pentru fiecare subunitate in parte, ca in figura 13. Formularul de generare a raportului este prezentat in figura 12.
Figura 12 : Formularul de generare a raportului „A4_sub – Productia centralizata pe subunitati.
Figura 13. Raportul „Productia centralizata pe subunitati.”
Cum fac o situatie de lucrări ?
15
3. Raportul evidentei procentelor categoriilor de cheltuieli [simbol „A4_%”] Beneficiar raport: Conducerea firmei, Contabilitatea Descriere: Acest raport ofera posibilitatea detectarii din timp a unor anomalii în structura costurilor de productie. Pentru aceasta este necesar ca sefii firmelor sa stie din experienta care este ponderea medie a cheltuielilor [cu materialul, manopera, etc] la lucrările de constructii sau de instalatii. In momentul in care, într-o luna, ponderile cheltuielilor difera mult fata de cele medii, trebuie tras un semnal de alarma. Exemplu: într-o luna, o echipa sau un santier [subunitate] poate sa realizeze o productie deosebit de mare, deoarece beneficiarul si-a cumparat in avans majoritatea materialelor. Cu toate acestea, meseriasii nu pot fi recompensati cu sporuri la salarii, deorece ponderea manoperei este mult mai mica decat valoarea normala, dupa cum poate observa directorul firmei când citeste raportul A4_%.
Figura 14: Formularul de generare a raportului „A4_% – Procentele cheltuielilor de productie”
Figura 15. Raportul “Evidenta procentelor categoriilor de cheltuieli”
Cum fac o situatie de lucrări ?
16
4. Raportul de productie simplu [simbol „A4_S”] Beneficiar raport: Conducerea firmei [firme mici] Descriere: Acest raport simplu contine lista situatiilor de lucrări dintr-o anumita investitie, în luna indicata de utilizator. In functie de optiunile selectate de utilizator, raportul poate sa grupeze valorile pe Obiecte si sa afiseze luna si anul pentru care s-a facut raportul [unii beneficiari nu doresc sa le afiseze cand nu sunt siguri daca pot incasa productia in luna respectiva]. De asemenea, raportul poate fi generat si in format Excel. Observatii: - Fata de celelalte rapoarte de productie, acest raport nu tine cont de impartirea pe santiere, intrucat se adreseaza firmelor mici care nu au subunitati - Raportul poate fi folosit si în loc de „naveta”, deci poate fi prezentat beneficiarului spre luare la cunostinta/aprobare.
Figura 16: Formularul de generare a Raportului de productie simplu.
Cum fac o situatie de lucrări ?
17
Figura 17.a. Raportul de productie simplu, in format text
Figura 17.b. Raportul de productie simplu, in format Excel
Cu aceste explicatii se încheie prezentarea facilitatilor de urmarire a productiei oferite de X−DEV
Cum fac o situatie de lucrări ?
Etape redactare manual:
Editia 1, 19 Octombrie 2010, Vancouver [versiune prescurtata]
18
