BAB 3 Desain dan Analisis Pekerjaan
Karyawan-karyawan yang akan diterima oleh sebuah perusahaan akan ditempatkan pada setiap divisi yang membutuhkannya. Maka dari itu, pada proses pengadaan tenaga kerja, kualitas tenaga kerja sangat diperhatikan. Hal ini sudah dirumuskan dalam penetapan standar atau kriteria karyawan yang dibutuhkan agar sesuai dengan harapan perusahaan. Penentuan kualitas tenaga kerja berhubungan dengan dua hal, yaitu: a.
Job Design Job atau jabatan adalah sekumpulan tugas-tugas yang dilakukan seorang karyawan untuk dapat menghasilkan suatu output yang dapat berupa produk maupun jasa. Besarnya beban tugas akan tergantung pada level jabatan seorang karyawan. Makin tinggi levelnya, makin tinggi pula beban kerjanya atau tanggung jawabnya.
b. Job Analysis Job analysis (analisis jabatan) adalah proses atau kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui tuntutan-tuntutan dari suatu jabatan. Definisi lain analisis jabatan menurut Wether jr dan Davis “Systematically collects, evaluates and organizes information about jobs”. Apabila analisis jabatan adalah nama pekerjaannya, orang yang melakukan pekerjaan tersebut disebut Job Analyst. Seorang job analyst akan melakukan identifikasi tugas-tugas dan perilaku-perilaku yang diperlukan. Selain itu, ia juga melakukan spesifikasi pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang diperlukan untuk dapat melaksanakan tugas-tugas dalam suatu jabatan.
1 Prepared by: Izzani Ulfi
Ada dua pendekatan yang umum dilakukan dalam melakukan analisa jabatan, antara lain: a. Task-oriented Approach Task-oriented Approach adalah pendekatan yang berorientasi kepada tugas-tugas. Pada jabatan supir, misalnya, analisis akan terpusat pada tugas-tugas yang dikerjakan oleh seorang sekretaris. Job
Description 1. Menjaga etika dan bersikap baik dalam membawa kendaraan 2. Menjaga kondisi kendaraan agar tetap dalam keadaan baik dan bersih 3. Mengecek mesin, oli dan bensin setiap harinya serta melaporkan apabila ada masalah kecil maupun besar yang ditemukan pada kendaraan kantor
Driver
4. Membersihkan kendaraan luar dan dalam sebelum dipakai 5. Menyediakan kebutuhan di dalam kendaraan (tissue, tampat sampah kecil dan pengharum mobil) 6. Memberikan bon bensin, tiket tol dan parker kepada GA untuk pengecekan dan pengajuan anggaran periode selanjutnya.
Source: Google (SKYNINDO) b. Person-oriented Approach Jika Task-oriented Approach berorientasi pada tugas-tugas, maka Person-oriented Approach berorientasi pada orang yang memegang jabatan. Hal-hal yang dianalisis melalui pendekatan ini adalah kualifikasi dari pemegang jabatan, yaitu: pengetahuan yang harus dimiliki dan ketramprilan-ketrampilan yang harus dikuasai. Contohnya, seorang driver harus memiliki ketrampilan mengenai mesin kendaraan dan memahami etika dan pengetahuan dasar berkendara dibuktikan dengan memiliki Surat Izin Mengemudi (SIM).
2 Prepared by: Izzani Ulfi
Informasi-informasi yang dikumpulkan dari analisis jabatan penting dan berkaitan dengan manajemen SDM, antara lain:
Rekrutmen dan Seleksi
Kompensasi Penilaian Prestasi
• Memberi informasi tentang profil pekerjaan dan karakteristik karyawan yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut • Kompensasi bergantung pada tingkat pendidikan, ketrampilan, tingkat tanggung jawab, risiko pekerjaan dan sebagainya • Analisis jabatan akan menentukan standar pencapaian kerja
Pelatihan
• Analisis jabatan membantu merancang program pelatihan dan pengembangan
Menjamin Penugasan secara Lengkap
• Analisis jabatan berguna untuk menjamin semua tugas dikerjakan pleh posisi yang sudah ada
Dalam mengaalisis jabatan, ada beberapa jenis metode yang umum digunakan, yaitu metode kualitatif dan metode kuantitiatif. Metode juaoitatif dapat dilakukan dengan melakukan interview, kuisoner, observasi atau kombinasi dari beberapa teknik. Sebelum melakukan proses tersebut, analyst terlebih dahulu menyusun daftar pentanyaan (job analysis schedule) yang mencakup: kewajiban-kewajiban, tanggung jawab, kemampuan SDM dan hasil standar dari jabatan, dsb. Sedangkan untuk metode kuantitatif, ada tiga metode yang popular digunakan, yaitu Position Analysis Questionnaire (PAQ), Department of Labor dan Functional Job Analysis.
3 Prepared by: Izzani Ulfi
1. Position Analysis Questionnaire (PAQ) PAQ adalah kueisoner analisis jabatan yang tersktruktur yang diisi oleh analis jabatan. Keuntungan PAQ adalah memberikan skor kuantitatif dari setiap pekerjaan yang berdasaran lima sikap dasar, yaitu: memiliki kemampuan mengambil keputusan/komunikasi/tanggung jawab sosial, melakukan kegiatan yang menunjukkan ketrampilan, aktif secara fisik, mengoperasikan alat dan memproses informasi. PAQ mengklasifikasikan setiap pekerjaan dan inforasi agar dapat digunakan untuk merancang tingkat upah dari setiap pekerjaan. 2. Department of Labor Bertujuan untuk menyediakan metode yang standar, dimana pekerjaan yang berbeda daoat diranking, diklasifikasi dan dibandingkans ecara kuantitatif berdasarkan data,orang dan benda. 3. Functional Job Analysis Didasarkan pada metode DOL, tetapi menyediakan informasi tambahan mengenai tugas, tujuan dan latihanyang dibutuhkan. Perbedaannya dengan DOL adalah: a. Job Rate tidak hanya didasarkan atas data, orang dan benda tetapi juga atas 4 dimensi, yaitu: instruksi yang diperlukan untuk melaksanakan tugas, pertimbangan dan alasan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas, kemampuan matematikal yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dan fasilitas bahasa yang diperlukan untuk melaksanakan tugas. b. Functional Job Analysis juga mengidentifikasi standar penampilan kerja dan latihan yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas dan memenuhi standar.
4 Prepared by: Izzani Ulfi
Contoh Struktur Organisasi Chart 1: Struktur Organisasi PT TASPEN Tahap Awal Direktur Utama
SEKPER
Keuangan
SDM/Umum
Operasi
SPI Akuntansi
Umum/ogistik
Pelayanan
Keuangan
SDM
Data Client
Pengembangan
TI
Investasi
Chart 2: Perkembangan Struktur Organisasi PT TASPEN Direktur Utama
SEKPER
Keuangan
SPI
Akuntansi
SDM/Umum
Umum/ Logistik
Investasi
Operasi
Pelayanan
Pasar Uang
Data Client
Pasar Modal
TI
Investasi Langsung
Pengembangan
Keuangan
SDM
5 Prepared by: Izzani Ulfi
Chart 3: Struktur Organisasi PT TASPEN Masa Kini
Direktur Utama
SEKPER
Keuangan
SDM
Akuntansi
Umum
Umum/ Logistik
Operasi
Investasi
TI dan Pengembangan
Pelayanan
Pasar Uang
TI
Data Client
Pasar Modal
Perencanaan dan Pengembangan
SPI
Keuangan
Investasi Langsung
6 Prepared by: Izzani Ulfi
Penyusunan Job Profile 1. Job Identification Menggambarkan identitas dari suatu posisi, biasanya mencakup nama posisi, bagian/departemen/divisi dimana posisi berada, kode jabatan, nama posisi atasan, lokasi, dll. Contoh: Nama posisi : National Sales Manager Departemen : Sales Kode posisi : NSM Atasan : Managing Director Lokasi : Jakarta 2. Job Purpose Uraian yang menjelaskan tujuan/alasan diciptakannya posisi tersebut, apa kontribusi posisi tersebut. Menjawab pertanyaan “mengapa posisi tersebut diperlukan?” Contoh: Tugas pokok Direktur Perbankan Syariah Mengarahkan dan menetapkab pelaksanaan kebijakan perbankan syariah dalam rangka memastikan keberhasilan kebijakan. 3. Job Description Menjelaskan tugas/kegiatan yang harus dilakukan oleh posisi tersebut dalam rangka mencapai tujuan dari posisi. Menjawab pertanyaan “apa yang dilakukan oleh posisi tersebut?” Contoh: Tugas pokok Direktur Perbankan Syariah Mengarahkan pelaksanaan riset/kajian industri perbankan syariah dalam rangka mencapai research-based policy makin yang valid dan reliable. 4. Job Dimension Menggambarkan besarnya cakupan posisi baik langsung maupun tidak langsung, yang dapat membedakan antara suatu posisi dengan posisi lain yang serupa. Contoh: Annual Sales target : National Target Number of Staff : 35 Area Covered : Nationwide
7 Prepared by: Izzani Ulfi
5. Authority Menggambarkan hak yang dimiliki oleh posisi untuk mengambil suatu keputusan atau tindakan agar tugas yang dilaksanakan dapat berhasil dengan baik dan memastikan otoritas yang cukup dalam batasan ruang lingkup tugasnya. Menjalankan apa yang dapat diputuskan oleh posisi tersebut terhadap tugas yang dijalankannya. Menjawab pertanyaan “wewenang apa yang diperlukan oleh jabatan dalam melaksanakan tugasnya?” Contoh: Wewenang Direktur Perbankan Syariah Menetapkan topik riset. 6. Working Relationship Menjelaskan nama posisi/unit kerja/isntitusi yang terkait dalam menjalankan tugasnya dan dalam hal apa hubungan kerja tersebut dilakukan. Memberikan gambaran pihakpihak yang mempengaruhi jalannya tugas, pencapaian kinerja dan kualitas produk yang dihasilkan, menjawab pertanyaan “dengan siapa saja pemangku posisi berhubungan dalam menjalankan tugasnya?” Contoh: Hubungan kerja Direktur Perbankan Syariah: Internal : Anggota dewan Gubernur Eksternal : Bank-bank Syariah 7. Product Menjelaskan produk atau keluaran dari posisi tersebut, memberikan gambaran kontribusi posisi secara lebih spesifik terhadap organisasi. Menjawab pertanyaan :apa yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas suatu posisi?” Contoh: Produk-produk Direktur Perbankan Syariah: Rekomendasi arah kebijakan strategis BI di bidang perbankan syariah yang disusun dengan pendekatan research-based policy making. 8. Performance Indicator Menggambarkan bagaimana kinerja dari pemegang jabatan akan dinilai. Mengukur keberhasilan dari pencapaian “mengapa” pada setiap tugas. Menganut prinsip indicator yang smart, kuantitatif, mengukur hasil bukan mengukur aktivitas. Contoh: Tugas pokok Direktur Perbankan Syariah: Mengarahkan pelaksanaan riset/kajian industry syariah dalam rangka mencapai research-based policy making.
8 Prepared by: Izzani Ulfi
9. Competency Pengetahuan, kemampuan teknis dan perilaku (hard & soft competency) apa yang harus dimiliki pemegang jabatan agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Contoh: Kompetensi perilaku Direktur Perbankan Syariah: 1. Leadership 2. Research method 3. Developing others 10. Job Requirement Menjelaskan kualifikasi yang harus dimiliki oleh pemangku jabatan yang dapat berua keangkatan, pendidikan formal, diklat/kursus, pengalaman kerja dan persyaratan lainnya. Dapat doanggap sebagai „kompetensi‟ minimum untuk data menduduki posisi. Contoh: Pendidikan Direktur Perbankan Syariah: Minimal S2 bidang studi manajemen Pengalaman kerja Direktur Perbankan Syariah: Internal BI: Deputi Direktur Pengawasan Bank 11. Organization Chart Menggambarkan posisi dari top level hingga bottom level dalam suatu organisasi. Contoh: merujuk pada chart 1, 2 dan 3.
9 Prepared by: Izzani Ulfi
PERUSAHAAN ‘MITRA SEJATI’ Deskripsi Pekerjaan Nama jabatan Kode Jabatan Tanggal Penyusun Departemen Lokasi
: Manajer Latihan dan Pengembangan : A-22537 : 31 Mei 1987 : Nurhadayani : Personalia : Kantor Pusat
Fungsi Dibawah supervise umum direktur personalia, mengembangkan, menyelenggarakan dan mengevaluasi program-program latihan on the job dan off the job. Bertindak sebagai penasihat bagi manajemen operasional dan pelaksana latihan. Tugas-tugas 1. Bekerja sama dengan para anggota manajemen lainnya dalam menentukan kebutuhankebutuhan latihan karyawan 2. Melakukan riset tentang metode latihan yang paling efektif 3. Mempersiapkan bahan-bahan latihan yang diperlukan 4. Menjelaskan kepada anggota manajemen lain tentang teknik-teknik pengajaran yang efektif 5. Bila perlu dan memenuhi syarat, bertindak sebagai instruktur dalam kursus-kursus karyawan Wewenang 1. Menentukan instruktur dan para pelaksana program pelatihan 2. Mengusulkan program-program latihan yang diperlukan 3. Meminta fasilitas yang diperlukan untuk penyelenggaraan latihan 4. Dengan persetujuan direktur, menentukan jadwal program latihan Tanggung Jawab 1. Bertanggng jawab atas kelancaran pelaksanaan program latihan 2. Bertanggng jawab atas biaya-biaya latihan yang dikeluarkan Hubungan Lini Atasan langsung Bawahan langsung
: Direktur Personalia : para pelatihm kepala bagian administrasi latihan
Kondisi Kerja Bekerja dikantor yang nyaman, waktu kerja mulai dari pukul 08.00 sampai 16.00, kecuali bila mengadakan pelatihan dan melakukan perjalanan. 10 Prepared by: Izzani Ulfi
PERUSAHAAN ‘MITRA SEJATI’
Spesifikasi Jabatan Nama jabatan Kode Jabatan Tanggal Penyusun Departemen Lokasi
: Kepala Bagian Riset Kimia : E-456 : 31 Mei 1987 : Tantowi Yahya : Divisi Produk Plastik : Laboratorium Pusat
Persyaratan Pekerjaan Pendidikan : sarjana teknik kimia; menguasai kimia organic, fisika dan kimia murni; mempunyai ketrampilan dalam menggunakan computer dan analisis statistic matematis. Pengalaman
: 5 tahun bekerja dibidang industry atau penelitian plastic.
Pesyaratan fisik : kesehatan baik untuk melakukan perjalanan dan kontak dengan personalia luar perusahaan pada berbagai seminar, konvensi, tugas konsultasi dan sebagainya. Mempunyai stamina dan saya tahan cukup kuat untuk melaksanakan tugas berat. Persyaratan mental : memiliki inisiatif dan kreatif, dapat mengambil keputusan secara cepat, mampu menganalisis dan membuat sintesa dari berbagai informasi abstrak. Supervise : akan mengendalikan 6-10 sarjana tekniki kimia dan lulusan sekolahikejuruan. Mampu berkomunikasi, baik secara vertical maupun horizontal, secara lisan dan tertulis dalam organisasi perusahaan. Kondisi kerja ber-AC.
: baik, 80% duduk dikursi yang nyaman, tenang dan dalam ruangan yang
11 Prepared by: Izzani Ulfi
REFERENSI Disarikan dari buku: 1. A to Z Human Capital: Manajemen Sumber Daya Manusia. Penulis: CHR. Jimmy L. Gaol. PT Gramedia. 2014. 2. Manajemen Sumber Daya Manusia. Penulis: Ike Kusdyah Rachmawati. Penerbit Andi. 2008. 3. GML Certified Human Resources Program Executive modul: Organization Design. Disiapkan oleh KNOWCAP Event Organizer dari PT. GML Performance Consulting. 4. Contoh gambaran perkembangan Chart Organisasi PT Taspen disarikan dari hasil diskusi.
12 Prepared by: Izzani Ulfi
