EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PENGGAJIAN PADA PT SEMARANG MAKMUR Tjoa, Susan Handayani Program Studi Akuntansi – S1, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Dian Nuswantoro Semarang URL : http://dinus.ac.id/ Email :
[email protected] ABTRACTS The company certainly has an important part to support the company's goals. The most important part is to regulate human resources that is to recompense or compensation of salaries and wages. Payroll systems that goes well will establish an internal control system that is sufficient to reduce the acts of irregularities or fraud which may have a negative impact for the company. This study aimed to evaluate the payroll systems applied in PT Semarang Makmur. The research method in this research uses qualitative descriptive by collecting data and information using interviews, questionnaires, and documentation of the company. The evaluation results indicate that payroll systems in PT Semarang Makmur is running well enough and fast in supporting of the accuracy of the calculation in payroll as well as its internal control systems. Keyword :Payroll System; Internal Control ABSTRAK Dalam perusahaan tentunya memiliki bagian penting yang dapat mendukung tujuan perusahaan. Bagian yang terpenting adalah dalam mengatur sumber daya manusia tersebut yaitu dengan imbalan jasa atau kompensasi gaji dan upah. Sistem penggajian dan pengupahan yang berjalan dengan efektif akan membentuk sistem pengendalian internal yang cukup memadai sehingga dapat mengurangi adanya tindak penyimpangan atau kecurangan yang dapat berdampak negatif bagi perusahaan. Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi sistem penggajian dan pengupahan yang ada pada PT Semarang Makmur. Metode penelitian yang dilaksanakan deskriptif kualitatif denganmengumpulkan data dan informasi dengan cara wawancara, kuisioner, dan dokumentasi perusahaan. Hasil evaluasi peneliti membuktikan bahwa sistem penggajian dan pengupahan pada PT Semarang Makmur sudah cukup berjalan dengan baik dan cepat dalam mendukung keakuratan perhitungan gaji dan upah serta sistem pengendalian internalnya. Kata kunci : Sistem Penggajian dan Pengupahan; Sistem Pengendalian Internal PENDAHULUAN Latar Belakang Di era globalisasi peningkatanpenduduksebanding dengan banyaknya peningkatan kebutuhan masyarakat, hal ini membuat banyaknya peluangdengan munculnya bisnis baru untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.Semakin banyak bisnis baru yang muncul menyebabkan perusahaan-perusahaan yang adauntuk mempertahankandan mengembangkan bisnisnya dengan berbagai inovasi dan strategi yang digunakan sebagai upaya untuk mempertahankan perusahaan (Rahayu, 2015). Dalam melaksanakan kegiatan operasional di perusahaan diperlukan adanya manajemen dan strategi bersaing yang baik dan sehat untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu 1
memperoleh laba dan mempertahankan bisnis dengan baik dari setiap kegiatan operasional perusahaan. Perusahaan berupaya mempertahankan bisnis dengan baik dapat dilihat dari peningkatan kinerja manajemen dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian (Qudus, 2015). Perkembangan teknologi yang semakin pesat juga mempengaruhi perkembangan kinerja perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Semakin berkembangnya peningkatan teknologi tentunya didukung dengan adanya sumber daya manusia yang berkompeten dalam mencapai tujuan utama perusahaan (Saraswati, 2014). Sumber daya manusia merupakan bagian penting di dalam perusahaan dalam meningkatkan mutu, dan kualitas kinerja suatu perusahaan dan juga sebagai penggerak organisasi (Kriswanto,2013). Kinerja sumber daya manusia juga dapat didukung dengan diterapkannya sistem akuntansi pada perusahaan.Sistem akuntansi adalah sistem yang disusun secara formal. Sistem akuntansi merupakan metode dan prosedur dalam menggabungkan, mengklasifikasi, mengikhtisarkan dan mengutarakan fakta operasi dan finansial sebuah perseroan ( Fess, et all, 2005). Peranan sistem akuntansi akan berpengaruh tehadap penyajian informasi sehingga mempermudah perusahaan dalam pengambilan keputusan.Dengan demikian perusahaan dapat menemukan sumber permasalahan yang terdapat didalam sistem akuntansi (Qudus, 2015). Sistem akuntansi didalam sebuah perusahaan dapat membantu manajemen untuk mendapatkan informasi yang cepat dan tepat dalam pengambilan keputusan serta meningkatkan kinerja karyawan untuk mencapai tujuan utama sebuah perusahaan yaitu dengan memberikan gaji yang sesuai kepada setiap karyawan termasuk dalam menerapkan kebijakan kompensasi yaitu dalam hal pembayaran kompensasi kepada karyawan. Salah satu kompensasi yaitu kompensasi yang bersifat finansial seperti pembayaran berupa gaji. Gaji yang jumlahnya memadai juga dapat meningkatkan kinerja karyawan perusahaan. Gaji adalah pembayaran tenaga kerja karyawan yang memerlukan ketelitiandidalam pengamatan, penggolongan, pencatatan dan pembayarannya. Pemberian gaji kepada karyawan dapat dilakukan dengan menggunakan sistem. Salah satu sistem yang adalah sistem akuntansi penggajian (Qudus, 2015). Sistem akuntansi penggajian meliputi hal-hal yang berhubungan dengan masalah gaji karyawan. Sistem akuntansi penggajian yang baik dapat membantu dalam mengumpulkan, menyimpan dan mengolah data dengan baik dan mempermudah proses penyajiannya (Kriswanto, 2013). Terdapat unsur-unsur yang penting didalam sistem akuntansi penggajian yaitu arsip yang digunakan, evaluasi akuntansi yang digunakan, fungsi yang terkait, dan hubungan prosedur yang membentuk sistem (Qudus 2015). Dalam mendukung proses penggajian agar terhindar dari tindakanpenyalahgunaan sistem, perusahaan perlu menerapkan sistem pengendalian internal secara efektif dihimbaudapat mendukung kemampuan pegawai. Sistem pengendalian internal ini bertujuan agar prosedur-prosedur yang ada didalam sistem penggajian dapat berjalan dengan baik (Rahayu, 2015). Dengan adanya pengendalian internal yang baik pada sistem akuntansi penggajian, maka prosedur pembayaran gaji karyawan dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.Pengendalian internal adalah rencana organisasi untuk melindungi aset perusahaan, menyampaikan fakta yang tepat dan memulihkan efektivitas organisasi serta menggerakan kecocokan dengan prosedur yang telah ditetapkan (Romsey dan Steinbart, 2004). Penelitian ini merupakan penelitian replika dari Rahayu (2015).Variabel yang digunakan yaitupendekatan kualitatif pada objek penelitian.Perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah objek penelitian dan teknik pengumpulan data dengan menggunakan kuisioner untuk mendapatkan informasi dari setiap karyawan dari sistem 2
penggajianperusahaan.Penelitian Rahayu (2015) menggunakan objek penelitian pada perusahaan Kacang Shanghai “Gangsar” Ngunut Tulungagung sedangkan penelitian ini menggunakan objek penelitian di PT Semarang Makmur di Kota Semarang. Berdasarkan latar belakang tersebut dan mengingat pentingnya pengendalian intern pada perusahaan, maka penulis dalam penelitian kali ini mengambil judul “EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PENGGAJIAN PADA PT SEMARANG MAKMUR” TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mulyadi (2016) menyatakan bahwa “Sistem Akuntansi merupakan organisasi uraian, catatan, dan laporan yang dikoordinasi untuk menyajikan fakta finansial yang dibutuhkan oleh pengelolaan perseroan untukmempermudah penataan perseroan.”Sedangkan menurut Warren (2016) menyatakan bahwa “Sistem Akuntansi adalah metode dan prosedur untuk menggabungkan, menggolongkan, mengikhtisiarkan sertamengungkapkan fakta operasi dan finansialperusahaan.”Menurut Krismiaji ( 2002) menyatakan bahwa “Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah metode menjalankaninformasi dan bisnisuntuk menciptakan fakta yang bermakna untuk mempersiapkan, membatasi, dan menjalankan usaha.” Dari definisi di atas disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah komponen yang saling berhubungan untuk membentuk suatu informasi dalam mencapai tujuan perusahaan. Pengertian Siklus Penggajian Menurut Romney dan Steinbart (2015) siklus penggajian adalah susunankegiatan usaha yang berulang dan operasional pemrosesan fakta yang melekatmelalui cara yang efisien dalam mengendalikan karyawan perusahaan. Pengertian Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2016) menyatakan bahwa “Sistem Pengendalian Internal adalahdesain organisasi ,tata cara, dan tolok ukur yang dikoordinasikan untuk mempertahankan aset organisasi, mengontrol ketepatan dan keandalan data akuntansi, memotivasi efiesiensi dan memotivasi dipatuhinya peraturan manajemen.” Menurut Warren (2016) “Pengendalian Internal adalah peraturan dan tata cara yang mengamankan aset dari penyimpangan, meyakinkan ketepatan informasi usaha, serta meyakinkanhukum dan peraturan yang berjalan telah diikuti.” Dari kedua definisi di atas dapat disimpulkan pengendalian intern adalah suatu peraturan perseroan untuk menjaga aktiva, mendapatkanfakta yang efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen perusahaan. Komponen Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2016) terdapat komponen sistem pengendalian intern yaitu sebagai berikut : 1. Desain organisasi yang membatasi tanggung jawab fungsional dengan jelas. Desain organisasi adalah kerangka klasifikasi komitmen fungsional kepada bagian-bagian organisasi yang dibentuk untuk mewujudkan aktivitas-aktivitas yang menjadi fokus perusahaan. Klasifikasi komitmen fungsional dalam organisasi didasarkan pada keyakinan sebagai berikut : 1) Wajib dipisahkan peran operasi dan dokumentasi dari peran akuntansi. 2) Suatu peran tidak boleh diberikankewenanganutuh untuk melaksanakan seluruh langkah suatu transaksi. 3
2.
Sistem kewenangan dan tata cara pencatatan yang menyerahkan pengawasan yang lengkap terhadap aset, pinjaman, penghasilan, dan beban. Prosedur pendataan yang efisienakanmengamankan data yang tertera dalam uraian dicatat dalam catatan akuntansi dengan tahapketepatan dan keandalannya yang tinggi. Dengan begitu, sistem otorisasi akanmengamankan diselesaikannya arsip pendataan yang andal sehingga menjadi petunjuk yang andal bagi cara akuntansi. 3. Praktek yang sehat dalam mengelolaaktivitas dan fungsi setiap unit organisasi. Ada beberapa ragam yang ditempuh oleh perusahaan dalam menghasilkan praktek yang sehat sebagai berikut : 1) Penerapan uraian bernomor urut terstruktur yang pemakaiannya menjadi komitmen oleh yang berwenang. 2) Penelitianseketika. 3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari permulaan hingga selesai oleh satu orang atau satu komponen organisasi tanpa campur tangan dari orang atau komponen organisasi lain. 4) Pergantian lembaga. 5) Kewajiban pemungutan cuti bagi karyawan yang berwenang. 6) Secara berkala diadakan pencocokan fisik aset dengan dokumennya. 7) Penyusunan komponen organisasi yang berfungsi untuk mengontrol efisiensikomponen sistem pengendalian intern lainnya. 4. Pegawai yang mutunya sesuai dengan kewenangannya. Untuk mendapat pegawai yang berkompeten dan dapat dipercaya ada berbagai cara yang dapat ditempuh yaitu sebagai berikut : 1) Pemilihan calon karyawan berdasarkan perjanjian yang dikehendaki oleh pekerjaannya. 2) Perluasan pelatihanpegawai selama menjadi pegawai perseroan sesuai dengan perjanjian pekerjaannya. Kerangka Konseptual Langkah yang dilakukan dengan cara menguji adanya pengendalian intern dan adanya informasi yang memadai melalui kerangka konseptual sebagai berikut:
4
METODOLOGI PENELITIAN Menurut Herdiansyah (2010) metodologi penelitian merupakansusunannorma, aturan yang diatur dan ditentukan menurut norma keilmuan dalam observasi dalam koridor keahlian tertentu yang akhirnya dapat menjadi komitmen secara keilmuan. Objek Penelitian Objek penelitian merupakan saranamendapatkan suatu bukti dan kondisi dalam menjelaskan situasi pada objek penelitian tersebut.Objek penelitian ini adalah PT Semarang Makmur. Menurut Sugiyono (2007) objek penelitian merupakantuntutankeilmuandalam mendapatkan bukti dengan tujuan dan manfaat tertentu yaitu valid, reliabel, dan objektif. Jenis dan Sumber Data Penelitian ini menerapkan pendekatan kualitatif. Menurut Herdiansyah (2010) penelitian kualitatif adalah suatu observasi keilmuan yang tujuannya untuk meartikan suatu kejadian dalam situasi sosial secara wajar dengan reaksihubungan antara peneliti dengan kejadian yang diteliti.Penelitian ini juga menerapkan pendekatan deskriptif. Menurut Sugiyono (2007) pendekatan deskriptif adalah menentukan fokus penelitian, memastikan nara sumber semacam sumber bukti, dokumentasi bukti, mengevaluasi keunggulan bukti, analisis bukti, mengartikan bukti, dan membentuk kesimpulan. Menurut Indriantoro (2014) sumber data penelitian merupakan elemen pokok yang menjadi keputusan dalam pemilihan metode dokumentasibukti. Sumber data yang menjadi bahan observasi dibedakan menjadi dua yaitu: 1. Data primer Data primer merupakan asal usul data observasi yang didapat secara langsung dari sumber asli. Data ini secara khusus dikumpulkan oleh peneliti untuk menanggapi pertanyaan penelitian. 2. Data sekunder Data sekunder merupakan asal usul data observasi yang didapat peneliti secara tidak langsung melalui sarana penghubung.Kebanyakan berupa fakta, evaluasi atau uraian bersejarah yang telah dirangkai dalam berkas yang dipublikasikan dan yang tidak dipublikasikan. Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data adalah hal yang penting dalam penelitiansehingga menghasilkan penelitian dengan data yang benar, relevan, dan lengkap. Menurut Umar (2011) di dalam penelitian ada beberapa teknik pengumpulan data sebagai berikut : 1. Angket ( Kuisioner) Teknik angket adalah suatu dokumentasibukti dengan menyerahkan atau menyalurkan daftar pertanyaan atau pernyataan kepada nara sumberdengan maksud menyerahkan respons atas uraian pembahasan tersebut. 2. Wawancara Wawancara adalah salah satu teknik dokumentasi bukti yang penerapannya dapat secara langsung bertatap muka dengan yang diwawancarai, tetapi juga dapat secara tidak langsung seperti menyerahkan uraian pembahasan untuk dijawab pada waktu berikutnya. Teknik dan Langkah-Langkah Penelitian Teknik yang digunakan dalam penelitian ini adalah uraian kualitatif deskriptif.Dengan menjabarkan keputusan observasi berdasarkan landasan teori yang telah disusun.Hal ini 5
digunakan untuk memahami pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan yang diterapkan dan memahami kekurangan pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan pada perusahaan. Menurut Sugiyono (2007) langkah–langkah analisis data yang digunakan dalam penelitian ini antara lain: 1. Menguraikanprediksi umum PT Semarang Makmur melalui data-data yang didapat dan bagian-bagian karyawan yang ada pada PT Semarang Makmur. 2. Mengartikan sistem pengendalian intern pada sistem penggajian dan pengupahan pada PT Semarang Makmur melalui metode wawancara dan metode kuisioner. 3. Melakukan uraian dengan mencocokkan pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan pada PT Semarang Makmur yang sudah berjalan hingga sekarang dengan komponen pengendalian intern yang efisien menurut uraianteori pengendalian internal untuk membatasi pengendalian internal atas sistem penggajian dan pengupahan pada PT Semarang Makmur sudah memadai atau belum memadai. 4. Menentukan kekurangan dari pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan yang sudah berlangsung hingga sekarang pada PT Semarang Makmur 5. Mengambil kesimpulan pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan yangterjadi pada PT Semarang Makmur sudah cocok dengan komponen pengendalian intern yang efisien. HASIL DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Perusahaan Nama perusahaan yang menjadi sasaranobservasi dalah PT Semarang Makmur yang berlokasi di jalan Simongan No 102 Semarang. PT Semarang Makmur ini adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dibidang seng plat dan gelombang baja dengan berbagai ukuran dan ketebalan yang dimulai dari 0,18 mm sampai dengan 1,50 mm. Sesuai dengan Surat Edaran Direktur Jenderal Industri Mesin dan Logam Dasar Departemen Perindustrian RI No : 873/DJ-IMLD/VI/87 tanggal 18 Juni 1987 produksi BjLS dengan ketebalan 0,18 mm hanya diperbolehkan sampai dengan tanggal 30 Juni 1988 kemudian mulai tanggal 1 Juli 1988 produksi BjLS paling tipis adalah 0,20 mm. Dan setelah penggunaan talang tanpa sambung mulai dikenal masyarakat maka pada tahun 1983, PTSemarang Makmur menambah jenis produk dengan memproduksi jenis seng seperti hasil produksi K (Keras) gelombang, hasil produksi L (Lunak) gelombang, talang tanpa sambung, dan gulungan dengan kapasitas produksi menurut ijin adalah 21.600 ton per tahun dan kapasitas produksi terpasang adalah 17.280 ton pertahun. Struktur Organisasi Perusahaan Menurut Krismiaji (2002) menyatakan bahwa “Sebuah struktur organisasi menyampaikan lingkungan bagi arusfakta.” Agar sistem dapat bermanfaat dengan akurat, lingkungan harus memiliki beberapa karakteristik antara lain : 1. Lembaga harus menegaskan sebuah struktur yang melainkan setiap bagian yang berperan serta. 2. Lembaga harus mempunyai ketetapan yang rincitentang kewenangan dan komitmen setiap kepalaunit. 3. Setiap pegawaiharus menyerahkan informasikecuali kepada kepala manajer. 4. Manajemen puncak harus menentukan secara rinciinteraksi “atasan–bawahan” sesamapegawai.
6
Status Kepegawaian pada PT Semarang Makmur PT Semarang Makmur memerlukan sejumlah pegawai untuk mendukung aktivitas dalam perusahaan. Karyawan PT Semarang Makmur dibagi menjadi beberapa jenis status pegawai yaitu : 1. Pegawai tetap Pegawai yang memiliki interaksi kerja dengan perusahaan dengan jangka waktu yang tidak ditetapkan dan didasarkan peraturan perusahaan.Pegawai tetap akan fokus bekerja di kantor PT Semarang Makmur yang dibagi menjadi beberapa golongan berdasarkan masa kerja dan memiliki hak yang lebih besar. Pegawai tetap tentu selesai pada masa kerjanya saat pensiun. 2. Pegawai tidak tetap Pegawai yang hanya dipekerjakan bersifat sementara sesuai dengan perjanjian kontrak diawal perekrutan, biasanya dapat diberhentikan sewaktu–waktu oleh perusahaan dan status pegawai hanya dapat diterapkan untuk pekerjaan tertentu.Pegawai tidak tetap ini bekerja pada PT Semarang Makmur yaitu karyawan harian.Pegawai harian adalah pegawai yang hubungan kerjanya sesuai dengan yang disepakati pada awalperjanjian perekrutan dan pembagian hasil menurut upah atas hasil kerja berdasarkan barang yang diselesaikan dan penempatannya di bagian produksi. Kesejahteraan karyawan PT Semarang Makmur terdapat di dalam Surat Perjanjian Kerja pada awal perekrutan karyawan dan adanya jaminan kerja yaitu tunjangan. Perbedaan antar karyawan PT Semarang Makmur ditinjau dari lamanya waktu bekerja dan dari penilaian langsung pemilik perusahaan. Komponen Gaji dan Upah Karyawan PT Semarang Makmur Pembedaan atas pemberian gaji dan upah karyawan dilakukan denganmempertimbangkan status karyawan yaitu karyawan tetap, karyawan tidak tetap, karyawan kontrak, dan karyawan harian yaitu : 1. Gaji pokok 2. Tunjangan karyawan a. Tunjangan Jabatan b. Tunjangan Kesehatan c. Tunjangan Dana Pensiun d. Tunjangan Hari Tua e. Tunjangan Hari Raya Tunjangan lainnya yang diberikan kepada karyawan PT Semarang Makmur yaitu tunjangan lembur yang merupakan upah yang dibayarkan sebagai kompensasi dari kerjanya di atas jam kerja normal yang telah dilakukan dan disepakati. Arsip dan catatan akuntansi yang dipakai dalam prosedur penggajian pada PT Semarang Makmur yaitu : Daftar gaji dan upah ,slip gaji dan upah, jurnal. Arsip Sistem Penggajian dan Pengupahan pada PT Semarang Makmur Arsip yang dipakai dalam penggajian dan pengupahan di PT Semarang Makmur yaitu : 1. Kartu upah karyawan Digunakan untuk karyawan harian yang menerima upah dari perusahaan dengan cara absensi secara manual sehingga setiap karyawan datang mengisi absensi kehadiran dan digunakan untuk mengetahui keefektivitas jam kerja karyawan. Yang isinya terdiri
7
dari gaji pokok yang sudah ditentukan, jam lembur yang pekerjaannya diluar jam normal, potongan upah , potongan pajak sesuai dengan peraturan yang terbaru, potongan astek dan SPSI. 2. Slip gaji Merupakan perincian atas gaji dan potongan–potongan yang dikenakan kepada masing–masing karyawan sesuai dengan ketentuan–ketentuan yang sudah ditetapkan perusahaan PT Semarang Makmur dan diberikan pada saat pembayaran gaji untuk ditandatangani setiap karyawan sebagai bukti telah menerima hak atas jasanya. 3. Rekap gaji Merupakan daftar keseluruhan atas gaji dan nama karyawan yang akan diserahkan kepada bagian keuangan untuk dilakukan pembayaran via transfer ke rekening masing–masing karyawan. 4. Bukti kas keluar Merupakan bukti uraian biaya kas, kompensasi gaji dan upah karyawan berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan akan diperiksa terlebih dahulu sebelum kas akan dikeluarkan. Fungsi–Fungsi yang Terkait dalam Prosedur Penggajian PT Semarang Makmur Fungsi–fungsi yang terkait dalam siklus penggajian PT Semarang Makmur yaitu : 1. Fungi produksi Adalah satuan kerja yang memiliki wewenang dalam pencatatan jumlah jam kerja para karyawan di pabrik dan jam lembur dan selanjutnya diotorisasi oleh kepala bagian produksi. 2. Fungsi personalia Adalah unit kerja yang mengendalikan sumber daya manusia yang melakukanperekrutan karyawan, menentukan posisi dan golongan kepada karyawan serta yang mengatur hubungan industrial antara karyawan dan perusahaan, memberikan informasi dan status para karyawan, dan membuat slip gaji dan upah perusahaan yang selanjutnya diotorisasi oleh kepala bagian personalia. 3. Fungsi akuntansi Adalah satuan kerja yang memiliki wewenang dan komitmen untuk mencatat seluruh tanggung jawab yang interaksinya dengan merekapitulasi atas potongan pegawai dan potongan pegawai tersebut digunakan untuk menentukan gaji bersih karyawan dan diotorisasi. 4. Fungsi keuangan Adalah satuan kerja yang memiliki wewenang dalam mengelola jumlah pengeluaran kas, merekapitulasi jumlah pengeluaran kas dan mengelola jumlah pembayaran dan merekapitulasi jumlah pembayaran gaji dan upah yang ada di perusahaan dan diotorisasi. Siklus Penggajian PT Semarang Makmur Selain dokumen dan fungsi yang ada dalam sistem informasi akuntansi, siklus penggajian adalah elemen yang sangat pokok dan diperlukan. Siklus yang berarti aktivitas dari awal hingga akhir prosespenggajian. Berikut ini secara penjelasan mengenai siklus penggajian : 1. Prosedur pencatatan waktu jam kerja atau jam hadir Prosedur ini dilakukan oleh bagian personalia untuk proses pencatatan waktu jam kerja digunakan untuk karyawan tetap. Pencatatan waktu untuk karyawan tetap menggunakan mesin finger print yang akan mendeteksi setiap sidik jari karyawan pada saat masuk dan pada saat keluar dari kantor.
8
2. Prosedur perhitungan atas slip gaji Prosedur inidilakukan oleh bagian personalia untuk mengumpulkan beberapa dokumen seperti rekapan absensi dalam finger print dan daftar lembur karyawan yang diinputkan ke dalam software yang dimiliki perusahaan agar dapat mendapatkan hasil perhitungan secara otomatis dan setelah itu membuat daftar gaji sebanyak dua lembar. Lembar yang pertama diberikan kepada bagian akuntansi untuk rekapan dan lembar yang kedua digunakan untuk membuat dua lembar slip gaji yang diotorisasi kepala bagian personalia. Lembar pertama slip gaji diberikan kepada bagian akuntansi untuk rekapan dan lembar yang kedua diarsipkan berdasarkan abjad. 3. Prosedur peninjauan ulang atas gaji Prosedur ini dilakukan pengecekan ulang dan merekapitulasi atas perhitungan gaji yang dilakukan berdasarkan daftar gaji dan slip gaji yang diotorisasi kepala bagian personalia serta mencatat semua tanggung jawab yang ada hubungannya dengan kompensasi gaji kemudian memposting jurnal dan dimasukkan ke dalam laporan keuangan.Apabila ada terjadi perbedaan, maka fungsi akuntansi harus meninjau secara keseluruhan mulai dari Surat Perjanjian, dokumen potongan Pajak PPh Pasal 21, dan jam lembur.Setelah diketahui permasalahan perbedaan maka langsung dilakukan pembetulan perhitungan gaji. 4. Prosedur pembayaran gaji Prosedur ini dilakukan oleh bagian finansial untuk membuat Surat Perintah Membayar dan melakukan proses transfer pembayaran gaji ke masing–masingrekening untuk karyawan kemudian membuat dua lembar bukti kas keluar yang diotorisasi oleh bagian akuntansi. Lembar pertama diberikan kepada bagian akuntansi untuk diposting jurnal dan dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan lembar kedua kemudian diarsipkan berdasarkan abjad. 5. Prosedur distribusi atas pembayaran gaji Setelah karyawan mendapat transfer atas pembayaran gajinya, dengan bukti transfer yang diberikan oleh bagian keuangan meminta konfirmasi transfer kepada masing– masing karyawan yang sudah ditandatangani. Berikut di bawah ini disampaikan gambar flow of document Siklus Penggajian yang dilaksanakan oleh PT Semarang Makmur sebagai berikut:
9
Siklus Penggajian PT Semarang Makmur Personalia
Akuntansi
Mulai
Keuangan
1
Karyawan
Laporan Keuangan
Daftar Gaji
Konfirmasi transfer
1 Rekap Absensi Karyawan Daftar Lembur Karyawan
Slip gaji dan diotorisasi kepala bagian personalia Membuat Surat Perintah Membayar
Memeriksa slip gaji berdasarkan daftar gaji
Selesai
Transfer ke karyawan
Membuat Daftar Gaji Slip gaji Setelah Diperiksa
1 Bukti Kas Keluar dan Diotorisasi Fungsi Akuntansi
1 2 Daftar Gaji
Posting Jurnal
2
A
Membuat Slip Gaji
Laporan Keuangan
1 2 Slip gaji dan diotorisasi kepala bagian personalia
A
1 Bukti Kas Keluar dan Diotorisasi Fungsi Akuntansi
Posting Jurnal
Laporan Keuangan
A
Siklus Pengupahan PT Semarang Makmur Siklus pengupahan juga merupakan bagian yang juga diperlukan. Siklus ini berawalaktivitas dari awal hingga akhir proses pengupahan, aktivitas tersebut dimulai denganpengumpulan data absensi karyawan, perhitungan gaji karyawan, pembayaran gajikaryawan hingga penyimpanan arsip pengupahan.Berikut ini secara penjelasan mengenai siklus pengupahan :
10
1. Prosedur pencatatan waktu jam kerja Prosedur ini menggunakan proses absensi secara manual yang dilakukan oleh bagian produksi untuk karyawan pabrik. Prosedur ini digunakan untuk mengetahui jam kerja dan jam hadir para karyawan. Bagian produksi mencatat daftar hadir tenaga kerja kemudian mencatat jam lembur tenaga kerja dan setelah itu membuat dua lembar rekapan daftar hadir dan daftar lembur yang lembar pertama diberikan kepada bagian personalia dan lembar kedua diarsipkan berdasarkan abjad. 2. Prosedur penghitungan upah Prosedur ini bagian personalia yang akan mengumpulkan beberapa dokumen yang dibutuhkan agar dapat melakukan perhitungan upah. Dokumen yang digunakan adalah rekapitulasi daftar hadir atau jam kerja dan jam lembur yang diinputkan ke dalam software yang dimiliki perusahaan untuk mendapat hasil perhitungan secara otomatis. Bagian personalia membuat daftar upah sebanyak dua lembar, lembar yang pertama diberikan kepada bagian akuntansi untuk rekapan danlembar kedua kemudian digunakan untuk membuat slip upah sebanyak tiga lembar yang diotorisasi kepala bagian personalia. Lembar yang pertama diberikan kepada bagian akuntansi untuk diposting jurnal dan dibuat ke dalam laporan keuangan, lembar yang kedua diarsipkan berdasarkan abjad kemudian lembar yang ketiga diberikan kepada buruh atau tenaga kerja. 3. Prosedur peninjauan ulang atas upah Prosedur ini dilakukan oleh bagian akuntansi untuk peninjauan atas rekapan perhitungan upah yang berdasarkandaftar upah dan slip upah yang diotorisasi kepala bagian personalia.Apabila terjadi perbedaan maka bagian akuntansi harus meninjau secara keseluruhan mulai dari Surat Perjanjian, dokumen potongan astek, dan jam lembur.Setelah diketahui permasalahan perbedaan maka langsung dilakukan pembetulan perhitungan.Setelah memeriksa daftar dan slip upah kemudian diposting jurnal dan dimasukkan ke dalam laporan keuangan. 4. Prosedur pembayaran upah Prosedur ini dilakukan oleh bagian finansial setelah mendapat laporan dari bagian akuntansi kemudian bagian keuangan membuat Surat Perintah Membayar dan membuat dua lembar bukti kas keluar yang diotorisasi oleh bagian akuntansi.Lembar yang pertama diberikan kepada bagian akuntansi untuk diposting jurnal dan dimasukkan ke dalam laporan keuangan kemudian diarsip berdasarkan abjad. Dan yang lembar kedua untuk melakukan proses pencairan uang dan memberikan upah bersih kepada masing–masing karyawan. 5. Prosedur distribusi atas pembayaran upah Prosedur ini setelah buruh atau tenaga kerja mendapat rekap slip upah yang diberikan dari bagian personalia dan uang yang diberikan oleh bagian keuangan kemudian bagian keuangan untuk meminta rekap slip upah yang ditandatangani karyawan untuk bukti terima upah. Di bawah ini disampaikan gambar flow of document Siklus Pengupahan yang dilaksanakan oleh PT Semarang Makmur sebagai berikut:
11
Siklus Pengupahan PT Semarang Makmur Produksi
Personalia
Akuntansi
1 Daftar hadir, lembur dan Diotorisasi Kepala Bagian Produksi
Mulai
Mencatat daftar hadir tenaga kerja
Keuangan
1 Daftar upah
Buruh
Laporan Keuangan
1
Membuat Surat Perintah Membayar
Slip upah
1 Slip upah dan Diotorisasi Kepala Bagian Personalia
Membuat Daftar Upah Memeriksa slip upah berdasarkan daftar upah
Daftar hadir tenaga kerja 1
1 Bukti Kas Keluar dan Diotorisasi Fungsi Akuntansi
2 Daftar upah
3
2 Selesai
Slip upah setelah diperiksa Mencatat daftar lembur
2 Daftar hadir, lembur dan Diotorisasi Kepala Bagian Produksi
Proses pencairan upah
Membuat Slip Upah Posting Jurnal
1 1 3
2
Slip Upah dan Diotorisasi Kepala Bagian Personalia
Laporan Keuangan A
A 1
1 Bukti Kas Keluar dan Diotorisasi Fungsi Akuntansi
Posting Jurnal
Laporan Keuangan
A
Pembahasan Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan oleh penulis, sistem penggajian dan pengupahan pada PT Semarang Makmur dengan sistem penggajian dan pengupahan yang terlihatsudah searah dengan teori yang diterapkan, namun masih perlu adanya sedikit perbaikan. Evaluasi Komponen Pengendalian Internal Atas Siklus Gaji dan Upah PT Semarang Makmur Komponen Sistem Pengendalian Internal (SPI) siklus penggajian karyawan pada PT Semarang Makmur yaitu : 1. Aspek struktur organisasi Evaluasi tentang struktur organisasi sebagai berikut : 1) Struktur organisasi PT Semarang Makmur sudah sesuai dengan teori yang ada karena telah memberikan gambaran yangjelas mengenai adanya pemisahan tugas, wewenang, dan tanggung jawab.Untuk struktur organisasi dianjurkan adanya 12
2.
3.
display komposisi lembaga agar pemberian perintah, komitmen dan kewenangan secara tertulis dapat dipahami oleh karyawan dan adanya job description yang jelas dan tertulis agar masing-masing karyawan memahami dan melaksanakan masing-masing tugas tersebut dengan baik. 2) Fungsi pencatatan waktu hadir (fungsi produksi) terdapat pemisahan dengan fungsi pembuatan gaji (fungsi personalia). Hal ini sudah searah dengan teori yang ada. 3) Fungsi pembuatan daftar gaji (fungsi personalia) terdapat pemisahan dengan fungsi pembayaran gaji (fungsi keuangan). Hal ini sudah searah dengan teori yang ada. 4) Fungsi rekap gaji (fungsi akuntansi) terdapat pemisahan dengan fungsi pembayaran gaji (fungsi keuangan). Hal ini sudah searah dengan teori yang ada. Sistem kewenangan dan metode pendataan yang memberikan pengawasan yanglengkap terhadap aset, pinjaman, penghasilan, dan beban. Evaluasi terhadap sistem otorisasi dan perosedur pencatatan adalah sebagai berikut : 1) Adanya pemindahan pangkat didasarkan pada Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan dan diotorisasi oleh direktur. Hal ini dapat mendorong karyawan yang berkompeten dan berkualitas untuk dapat meningkatkan tingkat manajemennya. Hal ini sudah searah dengan teori yang ada. 2) Setiap potongan gaji karyawan terdiri dari PPh Pasal 21, potongan absensi, potongan astek atau iuran hari tua, dan potongan SPSI atau iuran anggota diotorisasi oleh fungsi personalia. Hal ini sudah searahdengan teori yang ada. 3) Adanya bukti kas keluar untuk pembayaran gaji diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Hal ini dapat mengurangi adanya tindak kecurangan karena harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.Hal ini sudah searahdengan teori yang ada. 4) Adanya perubahan gaji karyawan yang terjadi dalam pencatatan pendapatan pegawai direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan. Hal ini sudah searahdengan teori yang ada. 5) Adanya bonus yang didapatkan jika omzet perusahaan mengalami kenaikan pendapatan yang diotorisasi oleh pimpinan. Hal ini sudah searahdengan teori yang ada. 6) Adanya absensi manual untuk karyawan pabrik pada PT Semarang Makmur yang diotorisasi oleh kepala bagian produksi. Hal ini sudah searahdengan teori yang ada. Praktek yang sehat dalam menjalankan perintah dan fungsi setiap elemen lembaga. Evaluasi praktek yang sehat sebagai berikut : 1) Adanya penilaian individu tahunan yang dilakukan setiap akhir tahun sehingga ada perputaran jabatan sehingga mendorong dan menarik karyawan yang berkompeten dan berkualitas saling bersaing antar pegawai Hal ini sudah searahdengan teori yang ada. 2) Absensi daftar hadir karyawan diawasi oleh fungsi pencatat waktu (fungsi produksi). Hal ini sudah searahdengan teori yang ada. 3) Adanya pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak untuk setiap pegawai. Hal ini sudah searahdengan teori yang ada. 4) Adanya pemisahan setiap fungsi setiap bagiannya dalam sistem penggajian sehingga menghindari adanya tindakan kecurangan antar pegawai. Hal ini sudah searahdengan teori yang ada. 5) Adanya pemeriksaan mendadak mengenai pengecekan dan pencocokan daftar gaji karyawan dengan pembukuan. Hal ini sesuai dengan teori yang ada.
13
4.
Pegawai yang kualitasnya searah dengan komitmennya. Evaluasi pada pegawai yang kualitasnya searah dengan komitmennyasebagai berikut : 1) Latar belakang pendidikan formal contohnya bagian produksi minimal SMA atau Sederajat. Hal ini sudah sesuai dengan teori yang ada karena konteks pendidikan formalnya telah searah dengan pekerjaan dan jabatannya di perusahaan. 2) Adanya seleksi perekrutan karyawan baru berdasarkan syarat dan ketentuan yang dibutuhkan dalam pekerjaannya. PT Semarang Makmur selalu menyeleksi caloncalon karyawan baru yang akan bekerja di perusahaan. Hal ini sudah searahdengan teori yang ada. 3) Adanya evaluasi kerja secara periodik secara rutin terhadap kinerja para karyawan PT Semarang Makmur. Hal ini sudah searahdengan teori yang ada.
Simpulan Berdasarkan hasil penelitian mengenai siklus penggajian dan pengupahan pada PT Semarang Makmur maka dapat disimpulkan antara lain : 1. Sistem informasi akuntansi pada PT Semarang Makmur sudah cukup memadai, namun masih perlu adanya sedikit perbaikan seperti yang sudah dianjurkan oleh penulis pada bab sebelumnya dan mendukung keakuratan dalam perhitungan jumlah gaji dan upah karyawan. 2. Struktur organisasi PT Semarang Makmur sudah cukup jelas adanya pemisahan tugas, wewenang, dan tanggung jawab pada setiap bagiannya. 3. Untuk absensi karyawan tetap PT Semarang Makmur sudah menggunakan mesin finger print untuk mempermudah bagian personalia dalam absensi karyawan dan mengurangi adanya kecurangan. 4. Untuk pembayaran gaji karyawan tetap sudah menggunakan dengan via transfer yang dilakukan oleh bagian keuangan. Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran sebagai berikut : 1) Untuk struktur organisasi dianjurkan adanya displaykomposisilembaga perseroan agar penggolongan perintah, komitmen dan kewenangan secara tertulis dapat dipahami oleh karyawan. 2) Untuk penggolongan perintah, komitmen dan kewenanganpada semua pegawai PT Semarang Makmur adanya job description yang jelas dan tertulis agar masing-masing karyawan memahami dan melaksanakan masing-masing tugas tersebut dengan baik. 3) Untuk absensi karyawan tidak tetap juga dianjurkan menggunakan mesin finger print agar mempermudah dalam absensi dan juga mengurangi kecurangan. 4) Untuk pembayaran gaji dan upah untuk karyawan dianjurkan melalui via transfer dengan program Payroll Bank sehingga mempermudah bagian keuangan dalam proses pembagian gaji dan upah pegawai sehingga menghindari adanya kesalahan dan mempermudah perhitungan gaji dan upah pegawai. Dengan program Payroll Bank maksudnya PT Semarang Makmur hanya memberikan data namapegawai, nomor rekening pegawai, dan total gaji pegawai ke dalam program tersebut kepada pihak bank dan selanjutnya pihak bank yang akan mentransfer ke masing-masing pegawai. DAFTAR PUSTAKA Indriantoro, Nur dan Bambang Supomo. Metodologi Penelitian Bisnis Untuk Akuntansi Dan Manajemen. Yogyakarta: Badan Penerbitan Fakultas Akuntansi, 2014.
14
Herdiansyah, Haris. Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta : Salemba Humanika, 2010. Jogiyanto. Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta, 2008. Krismiaji. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta, 2002. Kriswanto. “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Pada PT XYZ”. BINUS BUSSINESS REVIEW Vol 4 No.2 November (2013): 865-878. Mandagi, Marleyn Sofia dan VentjeIlat. “Evaluasi Penerapan Sistem Akuntansi Penggajian Pada Kantor Jasa Penilaian Publik Benedictus Darmapuspita Dan Rekan di Jakarta”. Jurnal EMBA Vol 3 No 2 Juni (2015): 840-851. Mulyadi. Sistem Akuntansi. Jakarta: PT Salemba Empat, 2016. QudusIradatul, Dkk. “Analisis Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Upaya Mendukung Pengendalian Intern (Studi Kasus Pada PT SUN MOTOR Malang)”. Jurnal Administrasi Bisnis (JAB) Vol 25 No 2 Agustus (2015): 1-7. Rahayu, Devi Tri Retnaningtyas, dkk. “Analisis Sistem Dan Prosedur Penggajian Dan Pengupahan Sebagai Upaya Mendukung Pengendalian Intern Perusahaan (Studi Kasus Pada PT Kacang Shanghai “Gangsar” Ngunut Tulungagung)”. JurnalAdministrasiBisnis (JAB) Vol 1 No 1 Januari (2015): 1-9. Warrens, Carl S, Dkk. Pengantar Akuntansi Edisi 25. Jakarta:Salemba Empat, 2016. Romney, Marshall B. And Paul John Streibart. Accounting Information System. Edisi 13. Jakarta:Salemba Empat, 2015. Saraswati, Violita Darminto dan Maria Goretti Wi Endang NP. “Analisis Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Sebagai Upaya Mendukung Tujuan Pengendalian Intern Perusahaan (Studi Kasus Pada Hotel Batu Permai Kota Batu)”. Jurnal Administrasi Bisnis (JAB) Vol 15 No 2 Oktober (2015): 1-9. Sugiyono. Statistika untuk Penelitian. Bandung :CV Alfabeta, 2007. Sunyoto, Danang. Teori, Kuisioner, Dan Analisis Data. Yogyakarta :CAPS , 2012. Umar, Husein. Metode Penelitian Untuk Skripsi Dan Tesis Bisnis Edisi Kedua. Jakarta:PTRaja Grafindo Persada, 2011.
15
