GESTÃO DE EVENTOS: Planejando, Executando e Concluindo uma

UNISALESIANO Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium Curso de Administração

Bruno Tadeu Honório de Oliveira Clayton Luiz D’Avila Filho Vanessa Godoy da Silva Wagner Morales do Valle

GESTÃO DE EVENTOS: Planejando, Executando e Concluindo uma Formatura Sagae Formaturas e Eventos Bandeirantes – Paraná

LINS – SP 2012

BRUNO TADEU HONORIO DE OLIVEIRA CLAYTON LUIZ D’AVILA FILHO VANESSA GODOY DA SILVA WAGNER MORALES DO VALLE

GESTÃO DE EVENTOS: Planejando, Executando e Concluindo uma Formatura

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado á Banca Examinadora do Centro Universitário Católico Salesiano Auxiliam, curso de administração sob a orientação das Professoras Ma. Máris de Cássia Ribeiro Vendrame e orientação técnica Ma. Heloisa Helena Rovery da Silva.

LINS – SP 2012

Oliveira, Bruno Tadeu Honorio de; D’Avila Filho, Clayton Luiz; Silva, Vanessa Godoy da; Valle; Wagner Morales do O45g Gestão de eventos: Sagae Formaturas e Eventos: planejando, executando e concluindo uma formatura / Bruno Tadeu Honorio de Oliveira; Clayton Luiz D’Avila Filho; Vanessa Godoy da Silva; Wagner Morales do Valle. – – Lins, 2012. 94p. il. 31cm. Monografia apresentada ao Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium – UNISALESIANO, Lins-SP, para graduação em Administração, 2012. Orientadores: Máris de Cassia Ribeiro Vendrame; Heloisa Helena Rovery da Silva 1. Gestão de Eventos. 2. Planejamento. 3. Execução. I Título. CDU 658

BRUNO TADEU HONORIO DE OLIVEIRA CLAYTON LUIZ D’AVILA FILHO VANESSA GODOY DA SILVA WAGNER MORALES DO VALLE

GESTÃO DE EVENTOS

Monografia apresentada ao Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium, para obtenção do título de Bacharel em Administração.

Aprovada em: ____/____/____

Banca Examinadora:

Profª. Orientadora: Máris de Cássia Ribeiro Vendrame Titulação: Mestre em Administração pela UNIMEP-SP

Assinatura:_______________________________

1° Prof(a):_______________________________________________________ Titulação:_____________________________________________________________ _________________________________________________________

Assinatura:_______________________________

2° Prof(a):_______________________________________________________ Titulação:_____________________________________________________________ _________________________________________________________

Assinatura:_______________________________

DEDICATÓRIAS

Primeiramente a Deus por me dar forças para poder estar vivendo esse grande momento de alegria, que me ajudou nas horas difíceis durante toda a pesquisa e me mostrou que com ELE, eu seguiria sempre no caminho correto e seguro.

Aos meus familiares, em especial meus pais, Otavio e Helena que são responsáveis pela minha existência e por sempre me incentivar, acreditar em mim e dizer que, não iria ser fácil, mas que iria conseguir, e que tudo é conquistado com batalha, mas que quando chegasse a hora da vitória, ela seria mais prazerosa, Mãe eu consegui!

Aos meus irmãos que sempre me apoiaram nos momentos de dificuldade e me incentivaram ajudando a superar todos os obstáculos.

A minha namorada, ela que nunca disse não quando precisei de sua ajuda, sempre me ouvindo em qualquer momento e me aconselhando com fins de colaborar nesta conquista. É muito bom ter você em minha vida.

A todos os meus professores que contribuíram para minha formação pessoal e profissional e as nossas orientadores, Prof. Ma. Máris e Prof. Ma. Heloisa, pelos puxões de orelhas e pela paciência durante o desenvolvimento da pesquisa.

Ao meu grupo de pesquisa, que com características diferentes conseguiram fazer deste trabalho um marco em nossas vidas. Pessoal muito obrigado, por esta longa caminhada juntos, e pelos momentos que vivemos, Pessoal afinal uma andorinha sozinha não faz verão....

Aos meus amigos e amigas os quais tive a honra e o privilegio de conhecer nesse curso e que passaram fazer parte da minha vida.

Bruno Tadeu Honório de Oliveira

DEDICATÓRIAS

A Deus Meu caminho não foi fácil, mas tu me encheste de esperança, dando-me força e vontade para construir uma nova estrada, e consegui! Muito obrigado por tudo que sou, que serei e que ainda me tornarei. Aos meus pais Clayton Luiz D’Avila e Neusa Pereira Silva D’Avila De vocês recebi o dom mais precioso do universo: a Vida. Já por isso sou infinitamente Grato. Foi uma longa caminhada até aqui. Mesmo chegando aonde cheguei vocês continuaram me olhando assim... Com este olhar assustado, perguntando o que irá acontecer agora comigo. Pois saibam que, por mais incerto que seja o meu futuro, sempre serei quem vocês me ensinaram a ser. E isso, Pai e Mãe, não há nada que pague. O meu obrigado é pequeno demais diante das grandezas que fizeram e fazem por mim. Se perguntarem pra mim alguma vez o que serei quando crescer não hesitarei em diz: Seu Filho. Sempre! A minha Irmã Fernanda Pereira D’Avila Quero que saiba minha irmã que você é minha inspiração e tenho você como exemplo de sucesso e de guerras que foram vencidas com suas lutas, pois muitas vezes, pensei em desistir mais me lembrava de você e isso me dava mais vontade de prosseguir na minha caminhada. Quero que saiba que sempre torcerei por você e pela sua felicidade.

A Orientadora Ma. Sc. Máris de C. R. Vendrame Você é realmente uma mulher fantástica. E isso não é apenas pela sua competência e sim pela Mulher, Mãe, Professora e coordenadora, pois você pra mim tem sido uma amiga, mãe, pois, em muitos momentos difíceis você estava ao meu lado pra me ajudar. Um muito obrigado é pouco diante de tudo o que tem feito por mim, pois pra mim você é uma orientadora dedicada, guerreira, batalhadora e muito paciente. Eu tenho muito orgulho de você ter sido minha orientadora. E quero

que saiba que o que você precisar de mim estarei sempre aqui pra te ajudar. Que Deus ilumine sempre o seus caminhos para que você possa transformar a vida de muitos alunos com sua sabedoria.

A Professora Ana Beatriz Lima Jamais poderia me esquecer de você professora Bia que foi além de uma professora uma amiga, que me escutou, riu comigo. Você de alguma forma contribuiu para a realização deste trabalho e foi muito generosa comigo sempre. Você possui um brilho de uma pedra muito preciosa que a cada dia brilha mais e mais. Obrigado por tudo. Aos Companheiros de Monografia – Bruno, Vanessa, Wagner Dedico a vocês que uniram esforços para chegarmos ao grande objetivo da conclusão do nosso trabalho e jamais me esquecerei de nossos momentos de alegria, e que apesar dos desentendimentos e dificuldades, nós crescemos juntos durante todo este ano.

Ao grupo Sagae Eventos e Formatura por permitir a realização desse trabalho, pela confiabilidade e respeito com que sempre fomos recebidos. Realizar o trabalho de conclusão de curso no grupo Sagae nos dá à oportunidade de apresentar para a sociedade o quão é grande o trabalho da empresa, que sempre está se preocupando com a qualidade na realização dos sonhos dos seus clientes.

Clayton Luiz D’Avila Filho

DEDICATÓRIAS

Primeiramente a Deus, agradeço sua proteção sempre me guiando pelos caminhos corretos, por estar presente em cada minuto de minha vida, por me dar sabedoria para lidar com os obstáculos e vitórias da vida, é graças à força Dele que hoje estou realizando mais uma vitória em minha vida de muita luta e esforços, porém todos, com grandes recompensas e muitos amigos. E por me escutar quando precisei desabafar e me orientar e atender aos meus pedidos.

Dedico aos meus pais Silvana Godoy e Nilton Miranda, que são a razão do meu viver e os responsáveis pela pessoa que me tornei responsável, comprometida e amiga. Essa vitória eu dedico a vocês que tiveram paciência comigo nos momentos difíceis, pela minha ausência e sempre me fizeram seguir em frente de cabeça erguida. Quero dizer que agradeço a Deus por ter vocês em minha vida. Pai e Mãe amo muito vocês.

A toda minha família que esteve ao meu lado, passando mensagens positivas e me dando segurança em todas as minhas decisões, amo muitos todos vocês.

Ao meu namorado Renato, companheiro, amigo, que soube me compreender e me deu toda a força que precisei, soube lidar e respeitar minhas ausências sem reclamar e me apoiou nos momentos que mais precisei. Obrigada por fazer parte da minha vida, amo você.

A todos os professores, pela dedicação e paciência que tiveram durante os quatros anos de minha formação e pelos conhecimentos que me passaram.

Em especial as nossas orientadoras Máris e Heloisa que nos ajudaram a concluir nosso trabalho nos orientando e aconselhando do que seria melhor pra cada um e pela paciência, obrigada.

As amizades que fiz e conquistei durante esses quatros ano. As minhas amigas Carolina e Camila que sempre acreditaram em mim e fez com que eu acreditasse mais em meu potencial e nos meus sonhos... amo todos vocês.

Uma mais que especial, ao meu grupo de monografia, Bruno, Clayton e Wagner, que apesar das dificuldades, conseguimos superar toda. Isso é fruto de nossos esforços e dedicação, passamos por momentos alegres, divertidos e felizes. Obrigada por estarem do meu lado.

E por fim a cada pessoa que passa em nossa vida e deixa um pouquinho de si, e leva um pouquinho de quem conheceu com ela. Vocês podem ter certeza que levarei muito de vocês obrigada por tudo pela amizade e compreensão. Pessoal conseguimos....Boa sorte a todos!!!

Vanessa Godoy da Silva

DEDICATÓRIAS

Dedico este trabalho a Deus, que sempre esteve ao meu lado nos bons momentos de minha vida e que soube me guiar nos momentos de dificuldade, sempre atendendo minhas orações e iluminando meus passos.

Em especial aos meus pais, Jose Carlos do Valle e Ivanilza Regina Morales do Valle, que formaram os fundamentos do meu caráter e sempre estiveram presentes, proporcionando-me a base pra conquistar meus objetivos. Amo muito vocês!

Aos meus irmãos Rafael e Rodolfo por fazerem parte da minha vida e pelos momentos que passamos no decorrer de nossas vidas.

A minha namorada Bruna pelo apoio e compreensão, principalmente nos momentos que precisei me ausentar. Obrigado pelo carinho e paciência.

As professoras Máris e Heloisa que sempre acreditaram na nossa capacidade, passando-nos seus ensinamentos, para que pudéssemos concluir este trabalho com sucesso.

Aos meus companheiros e amigos (a) Vanessa, Bruno e Clayton que apesar das dificuldades que passamos, estamos aqui fortes e superando-os. Deus abençoe suas vidas, lhes de sabedoria e coragem para saber enfrentar a dificuldade da vida com inteligência, nunca desistindo de seus objetivos.

Wagner Morales do Valle

AGRADECIMENTOS

Agradecemos primeiramente a Deus que esteve durante toda caminhada ao nosso lado nos orientando e nos mostrando os caminhos correto, com paciência e seriedade, que nos ajudou a vencer todos os desafios e obstáculos que surgiram no decorrer dos quatro anos de nossa formação, apesar das dificuldades encontradas, o Senhor foi nossa força e sempre nos inspirou a prosseguir.

Agradecemos a empresa Sagae Formaturas e Eventos, aos proprietários e funcionários que nos acolheram de forma positiva e pela atenção que tiveram conosco fornecendo informações necessárias e precisas durante a pesquisa.

Em especial ao Antônio que nos mostrou toda a empresa e passou de forma simples como o trabalho é desenvolvido e sua importância em cada setor até o produto final.

As nossas orientadoras Profª. Ma. Máris de Cássia Ribeiro Vendrame e Profª. Ma. Heloisa Helena Rovery da Silva, que nos orientou a concluir nosso trabalho, passando todos os seus conhecimentos, tendo paciência e nos aconselhando para fazer tudo corretamente, sempre se prontificaram a nos auxiliar e esclarecer todas as dúvidas que surgiram durante o desenvolvimento do trabalho. Obrigado (a) por acreditarem em nós e fazerem com que nós acreditássemos também, e pela amizade que conquistamos.

Ao Unisalesiano por oferecer os materiais necessários para o desenvolvimento da nossa formação e conclusão do curso. Aos professores e funcionários que se prontificaram em nos tratar

da melhor forma possível e pelas amizades que conquistamos.

Um agradecimento especial ao grupo de monografia Bruno, Clayton, Vanessa e Wagner, pela paciência que tivemos um com os outros, pelos conselhos e troca de conhecimentos passados de uns para com os outros; cada qual com sua personalidade própria e características diferentes, porém, com o mesmo objetivo, podendo assim, desenvolver e concluir este trabalho que é fruto de muitos esforços e determinação.

E pela amizade que cultivamos ao longo desse período...

Bruno, Clayton, Vanessa e Wagner

RESUMO

Atualmente, os eventos são usados como estratégias mercadológicas fixadas em planejamentos empresariais, ou seja, investir em eventos é prioridade para grandes empresas brasileiras de vários segmentos. A Gestão de Eventos é um processo gerencial e eficiente que examina as principais questões de relacionamento na escola, no convívio com família, no lazer ou até mesmo como forma de quebrar a rotina. Por meio da Gestão de Eventos, as organizações passam a ter um senso de direção, focalizam os esforços dos indivíduos, orientam os planos, a tomada de decisão e avaliam as estratégias. O objetivo dessa pesquisa foi verificar se o produto chamariz adotado pela empresa, contribui na captação de eventos. Foram apresentados no decorrer da presente pesquisa os passos para elaboração e implementação de um evento. Esses passos foram construídos com base no modelo de contrato de formatura da turma de Administração, Gestão Ambiental e Ciências Contábeis do Unisalesiano de Lins, bem como pelas informações adicionais passadas pela empresa estagiada. Foi verificado que a Sagae Formaturas e Eventos pode aumentar significativamente seu desempenho e aprimorar seu planejamento na execução e conclusão de uma formatura. A proposta da pesquisa foi verificar se a empresa Sagae Formaturas e Eventos utiliza a teoria da Gestão de Eventos e se a mesma está em conformidade com a teoria. Após a realização da pesquisa constatouse que a empresa em estudo aplica a teoria da Gestão de Eventos o que a torna mais competitiva no mercado pela sua qualidade, comprometimento e transparência tornando cada vez mais a formatura como seu produto chamariz. Palavras-chave: Gestão de Eventos; Planejamento; Execução.

ABSTRACT

Currently, events are used as marketing strategies in fixed business plans, or invest in events is a priority for large Brazilian companies from various segments. The Event Management is a management process that efficiently and examines the main issues of relationships in school, living with family, leisure or even as a way to break the routine. Through Event Management, organizations now have a sense of direction, focus the efforts of individuals, guiding plans, decision making and evaluate the strategies. The objective of this research was to determine whether the product gimmick adopted by the company contributes in raising events. They were presented in the course of this research the steps for designing and implementing an event. These steps were built on the model of contract graduating class of Administration, Environmental Management and Accounting of Unisalesiano Lins, as well as additional information passed by the company staged. It was found that the Sagae Graduations and Events can significantly increase their performance and improve their planning in the execution and completion of a graduation. The purpose of the research was to determine whether the company Sagae Graduations and uses the theory of Events Management Events and whether it is in accordance with the theory. Upon completion of the survey found that the company study applies the theory of Events Management which makes it more competitive in the market for its quality, commitment and transparency becoming increasingly graduation as its decoy product. Key words: Event Management; Planning; Execution.

LISTA DE FIGURAS

Figura 1: Fotos da matriz .................................................................................. 23 Figura 2: Fotos das decorações da festa .......................................................... 27 Figura 3: Fotos das decorações de mesa de doces ......................................... 29 Figura 4: Foto do Buffet oriental........................................................................ 29 Figura 5: Fotos do salão de festa...................................................................... 30 Figura 6: Fotos das decorações de mesa ......................................................... 31 Figura 7: Foto do ato de responsabilidade com a natureza .............................. 33 Figura 8: Fotos dos álbuns online ..................................................................... 36 Figura 9: Fotos salão de festas ......................................................................... 61 Figura 10: Decoração do salão ......................................................................... 62 Figura 11: Fotos do brinde dos formandos ....................................................... 63 Figura 12: Fotos da entrada do salão ............................................................... 67 Figura 13: Fotos dos formandos na colação de grau ........................................ 68 Figura 14: Fotos da decoração ......................................................................... 73

LISTA DE QUADROS

Quadro 1: Orçamento da formatura 2012 por formando .................................. 71

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

CBDA - Confederação Brasileira de Desportos Aquáticos (CBDA) FENIT - Feira Nacional da Indústria Têxtil ROI - Retorno Sobre o Investimento

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO.................................................................................................. 20

CAPÍTULO I: EMPRESA SAGAE FORMATURAS E EVENTOS .................... 22 1

SAGAE FORMATURAS E EVENTOS: UM POUCO DE HISTÓRIA ..... 22

1.1

A fusão ................................................................................................... 23

1.2

Atuação no mercado .............................................................................. 24

1.3

Diferenciais competitivos ........................................................................ 25

1.4

Sagae formaturas, eventos e parcerias .................................................. 26

1.4.1 Buffet balaio uai...................................................................................... 26 1.4.2 WS eventos ............................................................................................ 26 1.4.3 Banda OZ ............................................................................................... 27 1.4.4 Servifest eventos .................................................................................... 28 1.4.5 Fábrica de formaturas ............................................................................ 29 1.4.6 Elo formaturas e eventos........................................................................ 31 1.5

Visão ...................................................................................................... 31

1.6

Missão .................................................................................................... 31

1.7

Valores ................................................................................................... 32

1.8

Responsabilidade social ......................................................................... 32

1.9

Clientes .................................................................................................. 33

1.10 Concorrentes. ......................................................................................... 34 1.11 Serviços.................................................................................................. 35

CAPÍTULO II GESTÃO DE EVENTOS ............................................................ 37 2

GESTÃO DE EVENTOS ........................................................................ 37

2.1

Evento: um pouco de história ................................................................. 38

2.2

Definição de eventos .............................................................................. 39

2.3

As etapas de um evento ......................................................................... 40

2.3.1 Objetivos ................................................................................................ 40 2.3.2 Públicos .................................................................................................. 40 2.3.3 Estratégias ............................................................................................. 41 2.3.4 Recursos ................................................................................................ 41 2.3.5 Implantação ............................................................................................ 41

2.3.6 Fatores condicionantes .......................................................................... 41 2.3.7 Acompanhamento e controle.................................................................. 41 2.3.8 Avaliação ................................................................................................ 41 2.3.9 Orçamento previsto ................................................................................ 41 2.4

Planejamento ......................................................................................... 42

2.5

Desenvolvimento de um conceito para evento ....................................... 43

2.6

Execução................................................................................................ 44

2.7

Controle. ................................................................................................. 45

2.8

Feedback pós-evento ............................................................................. 45

2.9

Custo ...................................................................................................... 46

2.9.1 Custos diretos ........................................................................................ 47 2.9.2 Custos indiretos...................................................................................... 47 2.10 Capitais intelectuais ............................................................................... 48 2.11 Dificuldades ............................................................................................ 48 2.12 Facilidades ............................................................................................. 49 2.13 Riscos..................................................................................................... 49 2.14 Buffets. ................................................................................................... 49 2.15 Segurança de evento ............................................................................. 50 2.16 Tipos de eventos .................................................................................... 51 2.17 As novas modalidades de eventos ......................................................... 52 2.17.1 Festa dia a dia ....................................................................................... 52 2.17.2 Festivais ................................................................................................. 53 2.17.3 Carnavais fora de época ........................................................................ 54 2.17.4 Festa da cerveja ..................................................................................... 55 2.17.5 Eventos de rua ....................................................................................... 56 2.17.6 Eventos do tipo desafios ........................................................................ 56 2.17.7 Evento com caráter social ...................................................................... 57

CAPÍTULO III: A PESQUISA ........................................................................... 58

3

INTRODUÇÃO ......................................................................58

3.1

Relato e discussão sobre Gestão de Eventos na Sagae Formaturas e

Eventos

........................................................................................................ 60

3.1.1 Evento para Sagae ................................................................................ 60

3.1.2 Tipos de eventos que a Sagae realiza ................................................... 61 3.1.3 Formaturas: o produto chamariz da Sagae ............................................ 62 3.1.3.1 Planejamento da formaturas dos alunos dos cursos de administração, ciências contábeis e gestão ambiental do Unisalesiano Lins ........................... 63 3.1.3.1.1 Missa................................................................................................ 64 3.1.3.1.2 Colação de grau festiva ................................................................... 64 3.1.3.1.3 Baile e jantar .................................................................................... 65 3.1.3.1.4 Os objetivos da Sagae Formaturas e Eventos em relação há formaturas dos alunos dos cursos de administração, ciências contábeis e gestão ambiental do Unisalesiano Lins ............................................................ 67 3.1.3.1.5

As estratégias adotadas pela Sagae Formaturas e Eventos para

auxiliar os formandos de administração, ciências contábeis e gestão ambiental do Unisalesiano Lins ........................................................................................ 68 3.1.3.1.6

Os recursos adotados pela Sagae Formaturas e Eventos para a

realização da formatura dos alunos dos cursos de administração, ciências contábeis e gestão ambiental do Unisalesiano Lins ......................................... 68 3.1.3.1.7 A implantação da formatura dos alunos dos cursos de administração, ciências contábeis e gestão ambiental do Unisalesiano Lins. .......................... 69 3.1.3.1.8 Os fatores condicionantes para a realização da formatura dos alunos dos cursos de administração, ciências contábeis e gestão ambiental do Unisalesiano Lins .............................................................................................. 69 3.1.3.1.9 Acompanhamento e controle da formatura dos alunos dos cursos de administração, ciências contábeis e gestão ambiental do Unisalesiano Lins ... 70 3.13.1.10

A avaliação da formatura dos alunos dos cursos de administração,

ciências contábeis e gestão ambiental do Unisalesiano Lins ........................... 70 3.1.3.1.11 O orçamento previsto da formatura dos alunos dos cursos de administração, ciências contábeis e gestão ambiental do Unisalesiano Lins ... 70 3.1.3.1.12 A execução da formatura dos alunos dos cursos de administração, ciências contábeis e gestão ambiental do Unisalesiano Lins ........................... 71 3.1.3.1.13

O controle da formatura dos alunos dos cursos de administração,

ciências contábeis e gestão ambiental do Unisalesiano Lins ........................... 71 3.1.3.1.14 O feedback pós formatura.............................................................. 72 3.2 Parecer final do caso. ............................................................................... 73

PROPOSTAS DE INTERVENÇÃO .................................................................. 75 CONCLUSÃO ................................................................................................... 76 REFERÊNCIAS ................................................................................................ 77 APÊNDICES ..................................................................................................... 78 ANEXOS ........................................................................................................... 88

20

INTRODUÇÃO

Em meio à evolução dos mercados, torna-se essencial que as empresas definam seus objetivos e estratégias, a fim de atingir melhores resultados, fortalecendo seu posicionamento e crescimento. Para a empresa Sagae Formaturas e Eventos o planejamento é essencial, pois auxilia na escolha da melhor maneira de utilizar suas capacidades, minimizando a perda de recursos, além de contribuir para a sua gestão. Gestão de Eventos é um acontecimento, que leva em conta a necessidade do ser humano de se relacionar, com a finalidade de ampliar a esfera de seus relacionamentos na escola, no convívio com familiares, no lazer ou até mesmo como forma de quebrar a rotina. A organização de evento é uma atividade que traz inúmeros benefícios à empresa, pois seu objetivo é divulgar a imagem da instituição e estreitar seus relacionamentos com os clientes, fornecedores e público em geral. Esta atividade vem crescendo muito no mercado, de maneira que seja realizado com um grau cada vez maior de sofisticação e criatividade, exigindo assim, profissionais bem preparados. Quando se realiza um evento se deve levar em consideração questões culturais: como o vestuário a utilizar, as flores a embelezar, como receber e cumprimentar as pessoas, o tipo de refeição e o idioma a ser utilizado. As etapas do planejamento são: planejamento geral e planejamento detalhado. É necessário saber quais os recursos técnicos e não técnicos, mas antes de tudo é preciso ter uma previsão econômica e o orçamento disponível para gastar. A presente pesquisa teve como objetivo avaliar se a empresa está em conformidade com a área de gestão de eventos, por meio do ambiente, para fundamentar as técnicas do planejamento de um evento, bem como avaliar as vantagens de sua aplicação. Para isso, partiu do seguinte questionamento: Até que ponto os critérios e requisitos adotados pela Sagae Formaturas e Eventos no tocante ao planejar, executar e concluir uma formatura está em conformidade com a teoria de Gestão de Eventos?

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Em resposta a tal questionamento surgiu a seguinte hipótese: A tradicionalidade empresarial, alinhada à capacitação profissional e tecnológica torna os eventos e registros Sagae irrecusáveis na gestão de um evento. A pesquisa foi realizada na empresa Sagae Formaturas e Eventos, localizada na Av. Benedito Leite de Nogueira, 840 – Centro na cidade de Bandeirantes - PR. Trabalha na área de Gestão de Eventos e é uma empresa de grande porte com várias filiais espalhadas pelo Brasil. A pesquisa utilizou uma metodologia de elaboração ou analise da área de Gestão de Eventos a fim de contribuir para a concretização dos objetivos da empresa em captar clientes através do seu produto chamariz e seus planejamentos. Para a concretização da hipótese, foram utilizados os métodos e técnicas de pesquisa descritoa no capítulo III. O trabalho está assim estruturado: Capítulo I – aborda o histórico, principais realizações, produtos e estrutura da empresa. Capítulo II – descreve a teoria de Gestão de Eventos. Capítulo III – a decorrer sobre a pesquisa realizada na empresa em estudo. Encerrando o trabalho, são apresentadas a proposta de intervenção e a conclusão.

22

CAPÍTULO I

EMPRESA SAGAE FORMATURAS E EVENTOS

1

SAGAE FORMATURAS E EVENTOS: UM POUCO DE HISTÓRIA

Na década de 80, enquanto o Brasil vivia transformações políticas, se alegrava com vitórias nos esportes, sofria consequências de governos internacionais e deixava vir à tona seus mais profundos sentimentos por meio da arte e da música, uma família de tradição japonesa gerava muitas ideias, na cabeça e um único objetivo no coração: eternizar momentos. Tem início uma longa história de lutas, determinação, coragem e superação. Em tempos de dificuldade, quem acredita que alguém com apenas um sonho e uma máquina nas mãos pudesse ir tão longe. Em Bandeirantes, nasceu à primeira loja, a foto Central. Os primeiros sonhos começaram a se tornar realidade. Durante anos, tradicional família Sagae seguiu registrando eventos tais como: aniversários, casamentos, solenidades e formaturas. A estrada era longa, mas não lhes faltaria persistência e criatividade. Certa vez, sem recursos para comprar um tripé para sustentar a máquina fotográfica, o problema foi prontamente solucionado: um arado de trator. A ferramenta usada para preparar a terra transformou-se em instrumento para sustentar a câmara que cultivara o sonho da família. Os anos se passaram e cada conquista vinha acompanhada do próximo degrau a ser conquistado rumo ao sucesso: a compra dos primeiros contratos fotográficos, a primeira sede, as primeiras câmeras, as premiações e o primeiro laboratório próprio. Hoje, a Sagae consolidou sua marca atendendo a oito estados brasileiros, premiada como a melhor empresa fotográfica do país, com o acúmulo de experiências ao longo do tempo e o espírito sempre jovem e atento às inovações. A história de sucesso do grupo Sagae é consolidada pela transparência e pela ética, com o compromisso de bem atender as necessidades de seus clientes formadores de conceito e opiniões.

23

A Sagae formaturas e eventos escreve com seus clientes um novo capítulo que se inicia a cada nova história, com a prova de que sonhos não conhecem limites.

Figura 1: Fotos da matriz

Fonte: Sagae Formatura e Eventos, 2012.

1.1

A fusão

A empresa Sagae destacou-se no mercado, pelo seu jeito transparente de trabalhar com o público, uma empresa que começou com muito pouco e com o passar do tempo foi evoluindo conforme a modernidade, oferecendo produtos e serviços de qualidade e de acordo com cada época, sempre preocupada em atender todas as exigências e gostos de cada cliente. A Sagae no ano de 2002 percebeu que estava perdendo clientes, por trabalhar apenas com seu produto chamariz: a fotografia. Por esse motivo, tomaram uma grande decisão que fez com que a empresa crescesse ainda mais no mercado, foi quando ocorreu uma fusão entre as empresas Sagae Formaturas e Eventos e a AGM Eventos e Formaturas, com a intenção de

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oferecer aos seus clientes, não apenas as fotos, mas cobrir todos os eventos do início ao fim. As empresas uniram-se para garantir qualidade aos seus eventos, porém, a Sagae continua cobrindo as formaturas com as fotos e a AGM com toda a parte de organização do evento, ambas recebem o mesmo nome Sagae Formaturas e Eventos. Com essa fusão seus clientes aumentaram, marcando um grande sucesso para a empresa e seus funcionários no mercado de Gestão de Eventos, o qual cresceu muito. A Sagae Formaturas e Eventos atua no mercado a duas décadas de excelência, com mais de 400 profissionais qualificados, equipamentos digitais de última geração, capacidade logística e setorizada para cobrir eventos em todo país e mais de um milhão de formandos atendidos. Estes números expressivos são frutos das realizações de um sonho baseado em fé, esforço e dedicação pela capacidade de eternizar momentos únicos e significativos de suas vidas.

1.2

Atuação no mercado

A empresa Sagae Formaturas e Eventos atua no mercado oferecendo serviços de consultoria, locação de espaço, decoração de ambientes, festas temáticas, mesas e cadeiras, telão, iluminação e som, efeitos especiais, banda musical, Buffet, álbum fotográfico, mestre de cerimônia, manobrista, segurança, recepção, garçons entre outros. Seu principal produto é a fotografia e filmagem, os quais são responsáveis por registrar sonhos e momentos que serão lembrados pelos seus clientes por meio de seu trabalho. A Sagae tem um diferencial, pois atua no mercado na parte de organização, execução e conclusão de sonhos, pois está cobrindo todos os serviços oferecidos na área de Gestão de Eventos. É responsável por registrar administrar e garantir de que os eventos sejam perfeitos e únicos, proporcionando produtos e serviços de qualidade e satisfação.

25

1.3

Diferenciais competitivos

Competir por meio de diferenciais, significam basicamente duas coisas: 1) Foco no seu alvo (cliente); 2) Foco na divulgação desse diferencial. Deve-se ter em mente aquilo que é importante para quem vai comprar o produto ou serviço, devendo ser muito competente na hora de divulgar esse diferencial. A Sagae Formaturas e Eventos se diferencia das demais por ser uma empresa que possui alguns princípios básicos como a ética, credibilidade, criatividade, comprometimento, entre outros que se tornaram seus prérequisitos. Além disso, é preciso ter motivação para fazer as coisas acontecerem. Fazer acontecer algo já presente e conhecido, também não basta, é necessário aliar a motivação com a criatividade, denominada de inovação, para que o projeto aconteça e se diferencie das demais. A Sagae Formaturas e Eventos oferece equipamentos de última geração, funcionários treinados e preparados, uma equipe altamente qualificada e comprometida em satisfazer às necessidades e expectativas dos clientes. Uma das suas principais vantagens diante das demais empresas é que sua propaganda é feita através do contato direto, onde os clientes são abordados na instituição de ensino. A empresa procura não trabalhar com propagandas de rádios e TV’s, mas se relacionando diretamente com seus clientes, pois a primeira imagem é a que fica. Possuem seus próprios equipamentos, suas estruturas de eventos são de total segurança e qualidade, todo o material utilizado nos eventos é guardado em seu próprio galpão onde são realizadas as inspeções de segurança e suas manutenções. A Sagae Formaturas e Eventos procura manter a qualidade e segurança de seus produtos e serviços, como também a de seus funcionários preocupando-se em treiná-los conforme as necessidades que surgem no mercado de Gestão de Eventos.

26

1.4

Sagae formaturas, eventos e parcerias

A empresa Sagae Formaturas e Eventos têm uma grande equipe de parceiros, que atuam ao seu lado proporcionando serviços e produtos de qualidades. Essas parcerias são oferecidas aos clientes antes do fechamento dos contratos, onde são expostos aos formandos seus serviços e parceiros, porém, fica a critério de cada comissão decidir se permanece com os parceiros da empresa ou se procuram outra opção. A empresa Sagae possui uma aliança com bandas, Buffets, decorações, Barmen, coquetéis, dentre outros serviços. Seus parceiros contam com uma equipe treinada em cada função e seus contratos são diferenciados conforme cada exigência dos clientes. Por serem parceiras, oferecem produtos e serviços mais acessíveis aos clientes fazendo com que os contratos sejam aceitos junto à empresa Sagae e seus parceiros.

1.4.1 Buffet Balaio Uai

O Buffet Balaio Uai com sede em Maringá-PR vêm atendendo desde 1976 nas mais diversas localidades e tipos de eventos. Acredita na alegria dividida e festejada em volta da mesa. Leva em cada evento a dedicação e qualidade de serviços. Tem como característica cardápios com um toque caseiro, sem perder a sofisticação. Cada evento é único e, por isso, especial. Atende os clientes lembrando sempre que é alguém que coloca nas mãos um momento especial de sua vida. Por isso, a preocupação é com a qualidade dos produtos desde o momento da aquisição, passando pelo pessoal de apoio e finalizando com cardápios apetitosos, criativos e fartos.

1.4.2 WS Eventos

A WS Eventos está no mercado há mais de 20 anos, sempre produzindo

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os melhores eventos e inovando a cada dia no segmento de festas de formaturas. O principal diferencial da WS Eventos é fazer tudo com muita qualidade e transparência, sempre procurando atender e satisfazer o gosto de cada cliente trabalha com propostas personalizadas para atingir variados tipos de público, que sempre procuram por ideias criativas. A WS Eventos possui vasta experiência na arte de fazer festas, com pleno conhecimento de tudo o que há de mais interessante no mercado de eventos, sendo assim, uma empresa que acredita que todo evento tem que ter a marca de cada turma. Por isso, acredita e realiza os sonhos dos clientes, que contatam na expectativa que seu grande dia seja um sucesso. Com a WS Eventos, isso se torna realidade.

Figura 2: Foto das decorações de festa

Fonte: WS Eventos, 2012.

1.4.3 Banda OZ

A ideia surgiu no final do ano de 1996, na cidade de Bandeirantes estado do Paraná, quando músicos, alguns já de bandas de bailes, outros eram

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do rock, outros do sertanejo, juntaram esforços para sua primeira apresentação no mês de maio de 1997. Estavam juntos nessa formação: Marcelo (bateria), André (contrabaixo), Flávio (teclados), Claudio (violão), João (guitarra), Carlinhos (vocal) e Lucimara (vocal). Com o nome inicial de Banda frente-verso, começa a apresentar em toda a região de Bandeirantes e algumas cidades do interior de São Paulo. Após serem notificados que a marca Frente-Verso pertencia à outra empresa, mudaram a marca para Banda OZ. Durante anos, a banda teve várias formações. Sempre com o compromisso de atender bem os clientes. A Banda OZ, trabalha em grandes centros como: Campinas, Ribeirão Preto, São José do Rio Preto, Londrina, aliando versatilidade e tecnologia. Conta com uma equipe de vinte e quatro pessoas entre: músicos, bailarinos, técnicos, motorista e produção.

1.4.4 Servifest eventos

Servifest Eventos nascida de um sonho de transformar formaturas e eventos em momentos maravilhosos e inesquecíveis teve seu início, há 19 anos, no Paraná, inicialmente representando a Sagae formaturas no seguimento de fotografia e filmagem. A ideia, que em princípio era bastante simples, com o passar dos anos, foi ganhando consistência e acabou conquistando a admiração e o respeito das pessoas. Esse reconhecimento, por sua vez, transformou-se em impulso e fez com que a empresa novamente superasse todos os limites agregando e oferecendo cada vez mais serviços e ainda investindo na capacitação e aprimoramento de seus profissionais. Toda essa vontade de trabalhar e a constante busca pela perfeição e, sobretudo, o trabalho ético e transparente tornou a Servifest Eventos, ao longo dos anos, uma das empresas mais reconhecidas, quando o assunto é organização de formaturas e eventos. Atuando no sistema de parceria com fornecedores, buffets, decoradores, fotógrafos, bandas e salões para festas têm uma equipe e a experiência necessária para realizar os melhores eventos. É em todo esse trabalho que acredita, e por que está no mercado.

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Figura 3: Fotos das decorações de mesa de doces

Fonte: Servifest Eventos, 2012

Figura 4: Foto do Buffet oriental

Fonte: Buffet Balaio Uai, 2012.

1.4.5 Fábrica de formaturas

A Fábrica de Formaturas nasceu em Brasília em 2002 e nesses 10 anos expandiu suas atividades e conquistou os formandos de Goiânia, Cuiabá, Palmas e Anápolis, tornando-se maioria dessas cidades, líder de mercado e sucesso absoluto. Em pouco tempo, aprendeu que a melhor maneira de fazer eventos personalizados e inesquecíveis é pensar com o coração e realizar tudo com

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muito carinho, atenção e dedicação aos mínimos detalhes. Emocionar os formandos, seus familiares e convidados é palavra de ordem na grande família Fábrica de Formaturas. Foi pensando dessa maneira que no portfólio da empresa tem mais do que formaturas realizadas, tem a produção de verdadeiros espetáculos que já encantaram mais de 50 mil formandos e que já foram testemunhadas por mais de 1.000.000 de pessoas. Isso que torna referência de qualidade e a marca Fábrica de Formaturas um branding forte e consolidado a nível nacional que credenciou o recebimento de inúmeros prêmios de avaliação de qualidade.

Figura 5: Fotos do salão de festa

Fonte: Fábrica de Formaturas, 2012.

1.4.6 Elo Formaturas e Eventos

A Elo Formaturas e Eventos atua em várias regiões de Minas Gerais, com destaque nas cidades de Belo Horizonte, Divinópolis e Itaúna. A empresa possui profissionais de experiência e ampla atuação no mercado de cerimoniais e formaturas. O grande diferencial da Elo é que, além de ter os melhores e mais capacitados profissionais da área, a empresa cuida do evento nos mínimos detalhes. Toda a produção é voltada para o cliente: desde a escolha dos

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materiais que irão integrar o projeto de decoração, assim como, a banda e toda a estrutura do evento. A Elo Formaturas e Eventos têm como filosofia de trabalho a excelência nos seus serviços, por isso, trabalha com um número reduzido de eventos, oferecendo um atendimento mais personalizado e gerando mais tranquilidade para os clientes.

Figura 6: Fotos das decorações de mesa

Fonte: Elo Formaturas e Eventos, 2012.

1.5

Visão

A Sagae Formaturas e Eventos tem como visão: ser uma empresa diferenciada na área de Gestão de Eventos, oferecendo produtos e serviços de qualidade e criatividade com objetivo de atender às expectativas e necessidades dos clientes. E ser uma empresa que se destaque pela sua transparência e comprometimento em lidar com seus eventos.

1.6

Missão

A Sagae Formaturas e Eventos têm a missão e responsabilidade de escrever um novo capítulo que se inicia na sua história, com a prova de que

32

sonhos não conhecem limites, e que serão lembrados eternamente em cada memória.

1.7

Valores

Seus valores estão expostos a todos, através da transparência em que seus produtos e serviços são oferecidos, prevalecendo à opinião e decisão de cada contrato, respeitando as crenças e valores de cada um, fazendo com que seu trabalho seja reconhecido e aceito por suas qualidades e eficiências ao lidar com os sonhos e desejos de seus clientes.

1.8

Responsabilidade social

É o conjunto amplo de ações que beneficiam a sociedade e as corporações que são tomadas pelas empresas, levando em consideração a economia, educação, meio-ambiente, saúde, transporte, moradia, atividades locais e governo. Tais ações aperfeiçoam ou criam programas sociais, trazendo benefício mútuo entre a empresa e a comunidade, melhorando a qualidade de vida dos funcionários, quanto da sua atuação da empresa e da própria população. Segundo Daft (2010) já a Responsabilidade Social Empresarial é a forma de gestão ética e transparente que tem a organização com suas partes interessadas, de modo a minimizar seus impactos negativos no meio ambiente e na comunidade. Ser ético e transparente quer dizer conhecer e considerar suas partes interessadas objetivando um canal de diálogo. A atuação da empresa Sagae em relação à Responsabilidade Social é feita mediante cada contrato fechado com a comissão de formandos. Após o evento ser realizado é plantada uma árvore em homenagem aos formandos e a natureza, pois estão preocupados em reflorestar a região. É por meio das árvores que demonstram seu ato de Responsabilidade Social com a comunidade e seus clientes. A empresa também tem em sua matriz, um dormitório aonde funcionários, clientes e fornecedores, que vêm de fora, podem se hospedar e alimentar. Isso demonstra que a empresa se preocupa em ajudar o próximo,

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sem pensar em ganhar algo em troca. É por meio dessas ações que a empresa demonstra sua transparência e ética com o próximo. São realizados eventos de confraternização entre os colaboradores, para unir e transmitir uma imagem positiva, onde todos os funcionários possam se conhecer e passarão a ter uma imagem boa umas das outras. Esse ato faz com que a empresa fique mais unida e com os mesmos interesses, de poderem crescer juntos, agregando valores e responsabilidades, praticados da forma correta e social.

Figura 7: Foto do ato de responsabilidade com a natureza

Fonte: Sagae Formaturas e Eventos, 2012.

1.9

Clientes

Clientes são definidos como o patrimônio da empresa, aqueles que sempre têm razão, devendo ser bem tratado, porque são responsáveis em manter as empresas ativas no mercado e por fazerem propaganda para os demais clientes que ainda não conhecem o trabalho da empresa; pois, clientes bem atendidos voltam sempre e trazem mais clientes com eles. Por isso, os clientes, devem ser tratados com gentileza e transparência passando confiança para que possam voltar e passar uma imagem positiva dos

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produtos e serviços a serem oferecidos pela empresa. A Sagae atua na área de Gestão de Eventos com os serviços de planejamento, execução e conclusão de eventos. Seu público-alvo são as comissões de formaturas. As demais cerimônias são realizadas através da procura direta dos serviços oferecidos pela empresa.

1.10 Concorrentes

Atualmente, é quase impossível não ter ao menos um concorrente vendendo um produto ou serviço similar e, mesmo que seja o caso, provavelmente não vai durar muito tempo. O que poucos diretores, empresários e gerentes sabem é que tem muito mais concorrentes do que imaginam ter. As empresas que competem pelos mesmos produtos ou serviços, provavelmente ficarão mais confortáveis ao traçar um modelo de análise de concorrência mais abrangente. Quando as empresas sabem exatamente quem são os concorrentes podem prevenir ataques por meio do desenvolvimento de uma vantagem competitiva e de ações de qualidade, fidelização e estratégias corretas. É muito importante que as empresas consigam fazer análise dos concorrentes de forma ampla. Ao estudá-la, será capaz de descobrir muitos caminhos de como melhorar o posicionamento do produto ou serviço que a empresa oferece, podendo investigar melhor cada uma das empresas que forem listadas para conhecer suas práticas e os resultados que vêm obtendo. Além disso, ao saber exatamente quem são os concorrentes e suas principais características, se podem evitar surpresas, estando preparado para a objeção de um cliente, para a instabilidade do mercado e para a entrada de um novo competidor. Tendo o controle, a empresa ganha uma estratégia solidificada que o possibilita tomar as decisões certas mais rapidamente e prosperar em um ambiente competitivo. Lutar contra um inimigo invisível é muito desgastante, por isso, é tão importante mapear para onde está indo o dinheiro dos clientes. Essa atitude requer muito empenho e compromisso com os ideais da empresa e de seus clientes. Diante disso, é preciso diferenciar-se das demais

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oferecendo produtos e serviços de qualidade e tendo a credibilidade e confiança dos seus clientes sem passar por cima da concorrência. Os principais concorrentes são: SGC Eventos e Formaturas, Às Formaturas, Dorana Formaturas dentre outras.

1.11 Serviços

No planejar, executar e concluir um projeto de Gestão de Eventos necessita-se de serviços específicos. Tecnologia e qualidade são aliadas inseparáveis e é exatamente isto que permite oferecer o melhor produto aos clientes. Com equipamento de última geração, equipe qualificada e laboratório próprio de alta tecnologia, leva aos clientes o melhor produto do mercado. A Sagae Formaturas e Eventos trabalha com o pré-evento, onde é realizado o planejamento, é feita a redação do projeto, onde são apontadas todas as estratégias de ação, os recursos, os custos e o cronograma, tudo detalhadamente explicado. Depois desse projeto pronto, parte-se para a captação de recursos, e por fim, a divulgação desse evento. A empresa é responsável em fazer com que a turma interaja realizando churrasco, encontros diferenciados, momentos que são registrados e colocados nos álbuns de fotografias. São disponibilizadas pela Sagae, rifas contendo prêmios de grande valor para que os formandos possam arrecadar mais dinheiro para sua festa. Com tantas tecnologias e inovações a empresa se mantém atualizada com as modernidades e mudanças que estão acontecendo, por esse motivo a Sagae oferece um serviço totalmente diferenciado onde, seus clientes podem se cadastrar na empresa através do site oficial da Sagae. A partir deste cadastro, o cliente pode fazer um login e solicitar seu boleto na hora sem se preocupar em esperar chegar por correpondência ou emissão de carnês, um serviço de segurança e prático para os clientes. Outra forma de satisfazer as expectativas e chamar atenção de seu público é a facilidade em adquirir os álbuns de formatura através da solicitação. O cliente tem a opção de indicar todos os seus dados no site da empresa.

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Mediante as informações descritas, a empresa localiza seus álbuns, enviando por e-mail as fotografias e o cliente as seleciona. Assim que o álbum estiver pronto, são entregues pelos vendedores da empresa.

Figura 8: Fotos dos álbuns online

Fonte: Sagae Formaturas e Eventos, 2012.

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CAPÍTULO II

GESTÃO DE EVENTOS

2

GESTÃO DE EVENTOS

Na última década, a Gestão de Eventos deixou de ser uma área de atuação de amadores dedicados e habilidosos, para se tornar um campo de profissionais treinados e qualificados. A Gestão de Eventos surgiu como uma profissão que abrangia uma série de atividades diversas, antes vistas como áreas distintas. Tais atividades atuais incluem: festivais, eventos esportivos, conferências, eventos turísticos e corporativos, formaturas dentre outras. Essa mudança levou à necessidade de uma metodologia que fosse ampla o suficiente para atender a essa grande variedade de tipos de eventos, mas que também fosse flexível o suficiente para abranger as necessidades e diferenças individuais. De acordo com Mcdonnell, et al. (2007), “os ambientes em que os eventos operam e as expectativas dos participantes tornaram-se muito mais complexos e exigentes”. Conforme Simões (1995) reporta-se a evento como instrumento misto de relações públicas. É um acontecimento criado com a finalidade específica de alterar a história da relação organização–público, em face das necessidades observadas. Evento é um fato que desperta a atenção, podendo ser notícia e divulgar o organizador. Para as relações públicas, evento é a execução do projeto devidamente planejado de um acontecimento, com o objetivo de manter, elevar ou recuperar o conceito de uma organização junto a seu público de interesse. Segundo Giacomo (1993) analisa o evento como componente do mix da comunicação que tem por objetivo minimizar esforços, fazendo uso da capacidade sinérgica da qual dispõe o poder expressivo, no intuito de engajar pessoas numa ideia ou ação.

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O fato é algo que acontece, segundo Giacomo (1993) data e horário de inicio e fim, sua realização está associada a um momento no tempo e a um local determinado, daí a importância do seu planejamento correto, oportuno e adequado às características do patrocinador, do público e do ambiente onde será realizado. Evento deve ser marcante, cheio de sensações, gerador de emoções para o público presente e telespectadores e bem divulgado. Deve estar sempre inovando e obter o principal componente: a criatividade, a qual é indispensável para o sucesso. Para Melo Neto (2007) enfatiza que o sucesso do evento está diretamente direcionado às sensações geradas antes, durante e após a realização do mesmo. O público é parte do espetáculo e deverão surpreendê-lo demonstrando e divulgando o potencial do evento a ser realizado. Ainda do mesmo autor acima citado, o evento deve ter características de um produto inovador, tais como: satisfazer as necessidades dos clientes; criar expectativas; ser acessível a um grande número de pessoa; possuir um nome de fácil memorização; ter um forte apelo promocional e ter estratégias de criatividade para que se torne único.

2.1

Evento: um pouco de história

De acordo com Giacomo (1993) é de impressionar a rapidez e o grande desenvolvimento do setor de eventos relacionado a negócios no Brasil. Foi por meados de 1950, que de forma ainda tímida, surgiu o destaque de eventos ainda na área de promoções e vendas. A primeira feira de negócios que aconteceu no Brasil foi a Feira Nacional da Indústria Têxtil (FENIT), realizada em 1958. Em 1970, o complexo Anhembi foi inaugurado com o Salão do Automóvel. Nessa época, não havia venda de produtos no local da sua realização, ou seja, os eventos só tinham finalidade de promoção ou de comercialização de produtos ou serviços. Ao se observar a evolução de número e a importância que os eventos de negócios adquiriram em apenas 50 anos tais eventos foram passando por várias transformações. Por exemplo, a soberania dessas grandes feiras foi

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cedendo lugar a outras modalidades, surgindo uma diversidade enorme de eventos e exigindo cada vez mais uma especialização profissional para atender às necessidades desse mercado. Conforme Melo Neto (2007), no entanto, a qualidade dos profissionais de organização de eventos não acompanhou essa evolução. A repetição e a falta de criatividade fez com que muitos eventos tornassem banalizados e o grande número dos mesmos gerou problemas inclusive na captação de recursos, visto que ficou mais complicado para o patrocinador definir quais eventos deveriam ser selecionados para atender suas verbas de marketing. O autor acima ainda afirma que, assim que surgiram para os profissionais de eventos, a oportunidade de especialização, visto que antes os requisitos não eram tão observados e atualmente passaram a ser imprescindíveis, alargaram-se as ideias criativas, com uma melhor estruturação de projetos e proposta, capacidade de comunicação e facilidade na captação de patrocínios; características essas mais difíceis para leigos, que muitas vezes se propõem a organizar eventos. Segundo Melo Neto (2007) as pessoas precisam participar de eventos para enfrentarem a realidade do seu cotidiano, se a vida real é difícil, árdua, estável, rotineira. O evento deve proporcionar uma experiência prazerosa, emoções e um desfecho imprevisível para todos aqueles que dele participam. Um evento vale pelo seu conteúdo de emoções e fantasias, participações e realizações, para que o espetáculo seja único.

2.2

Definição de eventos

Segundo Mcdonnell et al. (2007), evento é um acontecimento que se leva em conta a necessidade do ser humano de se relacionar com a finalidade de ampliar a esfera de seus relacionamentos na escola, no convívio com família, no lazer ou até mesmo como forma de quebrar a rotina. O homem cria, organiza, participa de reuniões, que geralmente são chamadas de eventos. Portanto, evento tem como característica principal, proporcionar encontro de pessoas com a finalidade específica a qual consiste o tema do evento e a justificativa de sua realização.

40

Conforme Zanella (2006), evento é uma concentração ou reunião formal e solene de pessoas ou entidades, realizada em data e local especial, com o objetivo de celebrar acontecimentos importantes e significativos, estabelecer contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, científica, dentre outras. Um evento ainda segundo Zanella (2006) deve ser bem organizado, dirigido, planejado, coordenado e controlado, para que consiga chamar a atenção e despertar o interesse dos meios de comunicação de massa, como: emissoras de televisão, rádio, revista, jornais e outros meios disponíveis. Este

evento

sem

dúvida

proporcionará

ao

público,

resultados

satisfatórios.

2.3

As etapas de um evento

Segundo Cesca (2008) organização de eventos é trabalhosa e exige grande responsabilidade, acontece “ao vivo”, e qualquer falha comprometerá o conceito/imagem da organização para a qual é realizado e do seu organizador. Para ter os objetivos plenamente atingidos, é fundamental que se faça um criterioso planejamento, que envolve: objetivos, públicos, estratégias, recursos, implantação, fatores condicionantes, acompanhamento, controle, avaliação e orçamento.

2.3.1 Objetivos “Devem ser considerados como gerais e específicos e, é o que determina o que se pretende com o evento, de forma ampla e especifica”. (CESCA, 2008, p. 48).

2.3.2 Públicos “É quem se destina o evento, determinado se externo, interno ou misto, e quem dentro dessa classificação”. (CESCA, 2008, p. 48).

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2.3.3 Estratégias “Consiste naquilo que serve de atração para o público de interesse do evento”. (CESCA, 2008, p. 49).

2.3.4 Recursos “São todos os fatores humanos, materiais e físicos que serão utilizados no evento”. (CESCA, 2008, p. 50).

2.3.5 Implantação “É a descrição dos procedimentos desde a aprovação do projeto até seu término”. (CESCA, 2008, p. 50).

2.3.6 Fatores condicionantes “São fatos, decisões e acontecimentos aos quais os projetos ficam condicionados para a sua realização”. (CESCA, 2008, p. 50).

2.3.7 Acompanhamento e controle “É a determinação de quem fará a coordenação de todo o processo da organização do evento e de como ela será feita”. (CESCA, 2008, p. 50).

2.3.8 Avaliação “É feita após o término do evento em forma de relatório para ser entregue a quem solicitou a organização. É uma espécie de prestação de contas”. (CESCA, 2008, p. 50).

2.3.9 Orçamento previsto “Deve ser feito detalhadamente, pois é dele que virão os recursos

42

financeiros necessários para o pagamento dos recursos humanos e materiais, caso se busque patrocínio, apoio ou permuta. Deverá ser dividido em cotas para serem negociadas com os interessados. O modelo a seguir exemplifica esse planejamento”. (CESCA, 2008, p. 50). De acordo com Watt (2007) afirma que embora os eventos possam variar, a maioria deles segue as mesmas etapas fundamentais em sua organização, as quais são progressivas. É importante que esteja claro, pois qualquer deficiência na definição da natureza da empresa poderá acarretar problemas mais tarde, na identificação do que ser feito e onde deve ser desenvolvido.

2.4

Planejamento

Conforme Slack; Chambers; Johnston (2002) o projeto físico de uma operação produtiva deve proporcionar recursos capazes de satisfazer às exigências dos consumidores. O planejamento e controle preocupam-se com o operar esses recursos no nível diário, de modo a fornecer bens e serviços que preencherão as exigências dos consumidores. De acordo com Slack; Chambers; Johnston (2002) planejamento é um processo contínuo e dinâmico que consiste em um conjunto de ações intencionais, integradas, coordenadas e orientadas para tornar realidade um objetivo futuro, de forma a possibilitar a tomada de decisões antecipadamente. Essas ações devem ser identificadas de moda a permitir que elas sejam executadas de forma adequada e considerando aspectos como: o prazo, custos, qualidade, segurança, desempenho e outras condicionantes. Segundo Meirelles (2003) um planejamento bem realizado oferece inúmeras vantagens à equipe de projetos, tais como: permite controle apropriado; produtos e serviços entregues conforme requisitos exigidos pelo cliente; melhor coordenação das interfaces do projeto; possibilita resolução antecipada de problemas e conflitos; propicia um grau mais elevado de certeza nas tomadas de decisão. Em resumo, o tempo dedicado ao planejamento é vital para evitar problemas na fase de execução. O objetivo central do planejamento é minimizar a necessidade de revisões durante a execução.

43

Conforme Meirelles (2003), o planejamento é o fator fundamental ao desenvolvimento de qualquer atividade e, de modo especial, para organização de eventos permitindo a racionalização das atividades, o gerenciamento dos recursos disponíveis e a implantação do projeto. Ainda para Meirelles (2003) o planejamento é a decisão política da organização em fazer o evento, adequando sempre o tipo do evento ao que se quer transmitir. Não se escolhe um seminário com o objetivo único de entretenimento e lazer aos participantes, e nem um simpósio para a mostra histórica dos cem anos de uma empresa. Cada tipo de evento tem a sua característica própria e serve para determinado fim. Para Giacomo (1993) afirma que deve ser dada ênfase especial ao fator antecedência, onde o cronograma tem importância fundamental como ferramenta de avaliação de viabilidade de todas as tarefas e providências para a concretização do evento. O planejamento (projeto), que é o documento que receberá a aprovação da diretoria da organização ou do cliente para o qual se prestam os serviços, passa-se para a operacionalização desse projeto, que é feita por meio do cronograma de trabalho. Tendo sempre como parâmetro o projeto, faz-se, então, a distribuição das atividades entre os membros da equipe organizadora, dentro do cronograma que envolve preparação (pré), execução (trans) e a avaliação (pós). É, portanto, o antes, o durante e o depois do evento. Segundo Freund (2011), o planejamento equilibrado do evento é, obviamente, uma das principais chaves para o sucesso. Depende não apenas do ajuste do serviço ao programado, mas também da sintonia entre a estrutura operacional, os profissionais envolvidos e as informações colhidas no momento da encomenda do evento incluindo as características do grupo de convidados e participante.

2.5

Desenvolvimento de um conceito para evento

No desenvolvimento de um conceito para evento, Fontes; Brito, (2002) afirma que se precisa determinar o motivo da realização do mesmo. Motivos típicos para sediar um evento incluem: comemorar para aumentar as vendas ou para arrecadar dinheiro para caridade. Levantar o dinheiro para a caridade é

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um conceito interessante e muitas empresas conecta uma instituição de caridade a um evento na esperança de que vai incentivar as pessoas a pagar um preço mais elevado para participar ou incentivar mais pessoas a participarem do evento - este raramente é o caso, especialmente em um mercado que é saturado com muitas instituições de caridade de valor. Os mesmo autores acima afirmam que uma vez que a principal razão para a realização do evento foi definido o gerenciador de eventos deve desenvolver os objetivos claros para o evento. Isto pode incluir: o levantamento de uma quantidade definida de dinheiro, tendo um nível de atendimento bem como convertendo um novo cliente para clientes atuais, ganhando publicidade ou criando um fator surpresa que vai ser falado por muito tempo após o evento. Com uma compreensão clara dos objetivos dos eventos, é possível reunir os principais interessados e debater sobre a criação do mesmo, incluindo: nome, marcas, oportunidades de promoção, o tipo e estilo do evento, data, local, tema; atividades que podem lucrar no evento; entretenimento, altofalantes e mestre de cerimônias. O próximo passo é o planejamento e ornamentação. É nesta fase que se precisa pensar em absolutamente tudo para tornar o evento uma realidade. Deve-se falar com o gerente de eventos e fornecedores, incluindo local, fornecedores, decoradores e artistas – tudo e todos que participaram para fazer o evento acontecer. Ao planejar um evento, a data é muito importante. Deve-se verificar se a mesma vai colidir com um feriado, férias escolares, cerimônia religiosa ou outro evento realizado no mesmo dia em que o seu público proposto não será capaz de estar presente. Diante disso, precisa-se tomar nota das barreiras que poderiam interromper o evento. Com um planejamento minucioso e detalhado de implementação, o evento será um sucesso.

2.6

Execução

Conforme Meirelles (2003) a execução é definida como o ato de comandar, controlar, delegar, ligar, unir, somar e harmonizar atribuições e responsabilidades com a finalidade de atingir o objetivo proposto.

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É a fase de delegação de evento, na qual o profissional responsável usará as técnicas de administração para obter os resultados projetados com a efetiva participação de todos os envolvidos nos acontecimentos. De acordoo com Meirelles (2003) para que se possa executar um evento, é necessário um planejamento e o controle para que todas as tarefas e serviços sejam cumpridos corretamente conforme programados juntamente com os formandos (clientes) e fornecedores.

2.7

Controle

Segundo Meirelles (2003) em termos técnicos, controle é a função administrativa que mede e avalia o desempenho, viabilizando a adoção imediata de ação corretiva, quando alguma falha no processo controlado é identificada. A principal finalidade do controle é assegurar que os resultados estratégicos, táticos e operacionais de uma organização sejam alcançados.

2.8

Feedback pós – evento

Grande parte dos organizadores profissionais de eventos entende o pósevento com uma das fases mais importantes, pois devem ser efetuadas medidas finais e necessárias, que auxiliarão nos processos administrativos finais do evento, bem como servirão de base para relatórios, avaliações e benchmark para outras edições do evento. (PHILLIPS; MYHILL; DONOUGH, 2008, p. 43) Neste sentido, uma das ações importantes e que deve ser desenvolvida durante todas as fases dos eventos é o feedback, já que o pós-evento inicia na concepção e dimensionamento, pois apresenta conteúdos que serão utilizados na fase final. Segundo Phillips, Myhill e Donough (2008), os processos de feedbacks são muito importantes e um destes pode ser realizado ao final de cada evento, ou em cada dia de eventos.

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Uma reunião de status e avaliação deve ser realizada com os membros da equipe e com os coordenadores de setores ou áreas, pois muitos dos problemas que possam ter ocorridos necessitam de uma ação imediata. Ao mesmo tempo em que o momento de feedback no dia do evento pode fazer ajustes, este auxilia na manutenção das informações, visto que uma reunião de avaliação pode acontecer dias após o evento e, neste ínterim, dados podem ser esquecidos ou perdidos. (PHILLIPS; MYHILL; DONOUGH, 2008, p. 43). De volta ao espaço da empresa a desmontagem dos materiais que foram levados ao local do evento retorna e será novamente organizado na empresa ou em seu local de armazenagem. É nesta fase que aqueles vencimentos que não foram realizados antecipadamente ao evento são realizados pelo financeiro da empresa. Os pagamentos são registrados no histórico do evento, uma etapa importante do pós-evento, que além de armazenar os dados financeiros, agrupa todo o processo do evento, bem como, o registro dos participantes, os arquivos midiáticos e os relatórios. (PHILLIPS; MYHILL; DONOUGH, 2008, p. 43). A etapa da avaliação é um momento onde converge o feedback do dia do evento realizado pela equipe que trabalhou no evento, as avaliações de participantes da equipe de trabalho, posteriormente, ao evento, análise das expectativas pré-eventos, do target envolvido e do intangível. Desta forma, os dados obtidos são suficientes para o desenvolvimento dos relatórios de avaliação qualitativa e quantitativa, do Retorno Sobre o Investimento (ROI), dos clippings, dos relatórios de imagens institucionais, de redes sociais e acessos de internet e dos recursos utilizados durante o evento. (PHILLIPS; MYHILL; DONOUGH, 2008, p. 44).

2.9

Custos

Para Datar; Foster; Horngren (2000) definem custo como um recurso sacrificante ou de que se abre mão para um determinado fim. Muitos consideram custo como quantias monetárias que devem ser pagos na obtenção de mercadorias ou serviços.

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Qualquer atividade a ser desenvolvida para a realização de um evento, por mais simples que seja, envolverá gastos, os quais deverão ser combinados previamente com as pessoas e setores responsáveis. A previsão de custos deve acompanhar o planejamento, quando este for apresentado, o que permitirá verificar a extensão do que será feito em comparação ao que existe orçado na unidade responsável pelo evento, e as condições do fluxo de caixa para ordenar/ equilibrar a realização das despesas.

2.9.1 Custos diretos

Conforme Datar; Foster; Horngren (2000) definem custos diretos como os que estão relacionados a um determinado objeto de custo e que podem ser identificados com este de maneira economicamente viável. São os que podem ser diretamente (sem rateio), apropriados aos produtos, bastando existir uma medida de consumo (quilos, horas de mão-deobra ou de máquina, quantidade de força consumida etc.). Em geral, identificam-se com os produtos e variam proporcionalmente à quantidade produzida. São aqueles que podem ser apropriados diretamente aos produtos fabricados, porque há uma medida objetiva de seu consumo nesta fabricação.

2.9.2 Custos indiretos

Datar; Foster; Horngren (2000) definem custos indiretos como os que estão relacionados a um determinado objeto de custo, mas não podem ser identificados com este de maneira economicamente viável. Os custos indiretos são alocados ao objeto de custo através de um método de alocação de custo denominado rateio. O processo do rateio é a transferência dos custos indiretos a um objeto de custo desejado. São os que, para serem incorporados aos produtos, necessitam da utilização de algum critério de rateio. Exemplos: aluguel, iluminação, depreciação, salário de supervisores etc. Na prática, a separação de custos em diretos e indiretos, além de sua natureza, leva em conta a relevância e o grau de dificuldade de medição.

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2.10 Capitais intelectuais

O capital Intelectual é um conjunto de benefícios intangíveis que agregam valor às empresas. Segundo Brooking (1996), o capital intelectual pode ser dividido em quatro categorias: a) Ativos de mercado: potencial que a empresa possui em decorrência dos intangíveis que estão relacionados ao mercado, tais como: marca, clientes, lealdade dos clientes, negócios recorrentes, negócios em andamento (backlog), canais de distribuição, franquias entre outros; b) Ativos humanos: compreendem os benefícios que o indivíduo pode proporcionar para as organizações por meio da sua expertise, criatividade, conhecimento, habilidade para resolver problemas, tudo visto de forma coletiva e dinâmica; c) Ativos de propriedade intelectual: incluem os ativos que necessitam de proteção legal para proporcionar às organizações benefícios tais como: know-how, segredos industriais, copyright, patentes, designs entre outros; d) Ativos

de

infraestrutura:

compreendem

as

tecnologias,

as

metodologias e os processos empregados, como cultura, sistema de informação, métodos gerenciais, aceitação de risco, banco de dados de clientes, etc.

Edvinsson e Malone (1998) empregam uma linguagem metafórica no intuito de melhor conceituar o Capital Intelectual. Comparando uma empresa a uma árvore, consideram a parte visível como troncos galhos e folhas como o que está descrito em organogramas, nas demonstrações contábeis e em outros documentos. A parte que se encontra abaixo da superfície, no sistema de raízes, ao Capital Intelectual que são os fatores dinâmicos ocultos que embasam a empresa visível formada por edifícios e produtos.

2.11 Dificuldades

São imprevistos que acontecem no decorrer da execução de um

49

contrato como os acessos às universidades, pois não é todas as instituições que autoriza as empresas divulgar e oferecer seus serviços ou produtos.

2.12 Facilidades

Tem uma boa desenvoltura ao lidar com o público alvo que são os formandos, por meio da abordagem direta e objetiva. Ter uma boa parceria com os fornecedores, podendo oferecer produtos e serviços diferenciados de qualidade e atendendo as exigências de cada cliente.

2.13 Riscos

O processo de gestão de riscos, o gerenciamento de eventos permite às organizações controlar situações esperadas ou inesperadas, definindo responsabilidades, prazos, identificando ou minimizando impactos, reduzindo o tempo de resposta e prevenindo a recorrência dos casos indesejáveis. Identificar e tratar riscos, de qualquer natureza, que possam afetar de forma negativa algum processo de negócio da empresa pode não ser uma tarefa muito simples. Esta atividade requer priorizar as ações de acordo com a relevância

para

os

processos

de

negócios

da

organização,

definir

responsabilidades e registrar evidências. Toda empresa está sujeita a risco, no caso das empresas voltadas a área de gestão de eventos, o risco maior é quando há quebra de contratos, pois envolve várias partes no executando, planejando e concluindo um evento. Podem ocorrer contratempos com os fornecedores e parceiros, podendo ter atrasos na entrega, acarretando má qualidade nos produtos e serviços a serem oferecidos.

2.14 Buffets

Sem dúvidas, o sucesso de uma festa depende em grande parte do Buffet, a rapidez e eficiência dos serviços, a qualidade e diversidade dos

50

alimentos e profissionais qualificados, entre outros pontos fortes de uma festa que influenciam a cerimônia. Na organização de um Buffet os passos devem seguir o mesmo ritmo, na temática da festa solicitada pelo cliente, na quantidade de pessoas, nos coffees breaks, no almoço, jantar e nos lanches. Tudo deve estar organizado para atender de maneira uniforme todos os convidados. Todo evento tem bastante movimentação de mão-de-obra, há contratos temporários e efetivos. O Buffet é tão importante quanto os outros elementos que compõem os eventos, pois grande parte do público prestigia as especiarias, com exceção de alguns eventos específicos, como exemplo um jantar de negócios que é oferecido apenas para convidados ilustres. Para se conseguir um Buffet de qualidade, o organizador junto aos colaboradores, devem estar preparados e qualificados para seguir o que é proposto pelo cliente. O desempenho dos colaboradores é avaliado no final de cada evento, pois é quando se avalia o sucesso do evento. Segundo Ferreira (2010) cada vez mais se tem percebido a importância do Buffet dentro dos eventos e além de oferecer o serviço, ainda sai com vantagem, se o serviço é bom e apreciado pelos convidados, futuramente será divulgado sem nenhum custo entre os participantes.

2.15 Segurança de evento

A maioria das pessoas nem imagina o quanto é importante e essencial à presença do profissional de segurança, por acharem que não correm nenhuns riscos, seja ele material, físico, ou até mesmo moral. É por isso que normalmente não ficam atentas para providenciarem os cuidados necessários para evitarem esse tipo de surpresa. O serviço de segurança contempla várias categorias de eventos, casamentos e aniversários. A pessoa contrata o melhor espaço, o melhor Buffet, o fotógrafo mais conhecido, manda fazer o convite mais bonito, escolhe a melhor decoração, entre outros detalhes da festa e esquece a segurança. Isso é comum, mas é preciso ter em mente que esses profissionais, trarão equilíbrio desde a chegada dos convidados até o término do evento.

51

Atualmente, aqueles gigantes, com cara de mal, na porta da recepção não é mais empregado por empresas sérias e de qualidade, estas oferecem profissionais preparados para recepcionar aos seus convidados, ajudando-os desde a posicionar os carros no estacionamento até fornecendo informações para as pessoas que chegam ao local, além de acompanhar os noivos ou aniversariantes até o carro para levarem os presentes. Em alguns casos, o segurança pode até mesmo ajudar nos primeiros socorros. Na maioria das vezes, a organização do evento ignora o detalhe da segurança por não querer arcar com mais este gasto e acaba deixando de contratar esse tipo de serviço, que por um pequeno valor trará a segurança e tranquilidade a todos os seus convidados e aos seus veículos. Em se tratando de eventos corporativos, a maioria das empresas conta com profissionais na área de eventos, cientes da grande importância desta etapa dentro da criação de qualquer festa. Hoje, os grandes espaços para eventos da cidade, incluem em seus contratos de locação uma quantidade de seguranças, baseado no número de convidados da recepção. Um problema a ser abordado e que particularmente preocupa bastante, são os shows e eventos onde o público é enorme. Em muitos casos, a empresa organizadora destes eventos, acaba por contratar apenas a figura ilustrativa de um segurança, ou seja, um homem grande, forte e com cara de mal, porém, sem nenhum preparo ou postura para lidar com qualquer imprevisto. Os seguranças devem ser treinados para orientar as pessoas para as saídas de emergências, caso ocorra algum imprevisto. Além disso, deve ter treinamento de defesa pessoal, sempre focado em ações de imobilização, nunca em agressão. Isso quer dizer que, um bom segurança não é o sujeito mais forte que briga melhor, mas o que é mais preparado, emocionalmente, para separar brigas, minimizar confusões e orientar as pessoas.

2.16 Tipos de eventos

Atualmente, existem várias possibilidades e tipos de eventos que podem atender aos objetivos mais específicos e complexos de qualquer organização, independente de seu porte, do produto ou serviço comercializado, da verba

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disponível, de sua estrutura de comunicação e outras características. A profissionalização das atividades de planejamento e organização de eventos é meta que não deve ser adiada. Segundo Giacaglia (2003) as estratégias de comunicação e Marketing, quantitativas e qualitativas, e as disponibilidades financeiras, técnica, de infraestrutura e de prazo de implantação constituem os principais critérios para a escolha. Para que uma empresa participe ou promova um evento, é necessário que ela adote certos critérios e procedimentos, tais como: verificar se o evento se enquadra nos objetivos e, em que categoria (promocional ou institucional) ele pode ser utilizado. Também é importante lembrar que a opção por um tipo de evento deve estar em consonância com a elaboração de outros planos de comunicação, para que a mesma imagem gerada nos eventos seja perceptível quando utilizados os demais meios de comunicação. Conforme Freund (2011) a realização de um evento requer não apenas talento e trabalho duro nas áreas de planejamento e organização. Pressupõe, certo toque de business e exatamente por esse motivo, a realização ou promoção do evento, precisa ser tratada com a negociação de um produto e diga-se de passagem, um produto atraente, é possivelmente o mais vendável. Segundo Freund (2011) é importante que a empresa ou o profissional responsável pela realização de congressos, reuniões, jantares, chás, banquetes, formaturas dentre outras, leve em conta atributos imprescindível ao êxito comercial: como o padrão de excelência do produto que está sendo vendido e para o qual concorrem desde a escolha de fornecedores até a decoração e o permanente ajuste desse produto às necessidades e expectativas do mercado, que vive em constante mudança.

2.17 As novas modalidades de eventos

2.17.1 Festa dia a dia

Os franceses são muito criativos e ousados quando se trata de eventos

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culturais. Foram os criadores das denominadas festas-dia. Dentre as mais conhecidas estão o dia da leitura e o dia da música. Nestes dias, em todo o país, os artistas intelectuais e os próprios escritores vão para os logradouros públicos ler passagens dos livros para o público. Os poetas declamam suas poesias, músicos profissionais e oradores apresentam-se para o grande público. As ruas, praças e parques ficam repletos de pessoas. O repertório de possibilidades é enorme – a festa do cinema, do teatro, das artes plásticas, da fotografia, do vídeo, da dança, das artes circenses e da literatura. Cabe a prefeitura, com o apoio da iniciativa privada, programar as assim denominadas festas-dia, eventos de um único dia, dedicados a divulgação de uma atividade cultural. Mais de 68 países já estão realizando a festa da cultura, sempre no dia 21 de junho de cada ano, os objetivos de tais eventos são diversos: divulgar a cultura, democratizar o seu acesso ao grande público, promover um maior contato entre o público e os artistas, escritores e músicos, além de divulgar a cidade onde se realiza o evento e reforçar a sua imagem de centro cultural. São eventos espontâneos, de fácil realização e, portanto, de custos reduzidos. Realizam-se num clima de muita descontração e espontaneidade e favorecem o surgimento de novos talentos. Tornam-se uma vitrine para atletas, artistas e grupos amadores e permitem o encontro dos intelectuais e dos desportistas com o povo, é a filosofia do espetáculo que vão as ruas. A cultura e o esporte entram no cotidiano da cidade e se integram a paisagem urbana. Para Melo Neto (2007) as festas-dia são eventos para a cidade. O público entusiasta de eventos desta natureza apoia a iniciativa e comemora aquele dia em toda a sua plenitude. É deste apoio que a cultura e o esporte precisam para se desenvolver e a cidade, para se promover.

2.17.2 Festivais

Festivais são eventos que geram a ocupação da cidade e permitem aos seus habitantes exercitarem a cidadania plena. A partir do teatro, da musica, do cinema, do vídeo, das artes plásticas ou de vários temas é elaborado um

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calendário de eventos que ocorrem num período máximo de duas a três semanas. São semanas de festa com realização de diversos espetáculos, todos os dias em toda a cidade. O festival tem um núcleo central local onde é realizado o principal evento e núcleos secundários que são estabelecimentos culturais onde são realizados eventos menores. A população é essencial em um evento. Em muitos casos as premiações são feitas por júri popular, há concursos com distribuição de brindes e apresentações artísticas. O festival é um evento de cidade, que quando existente, a sua continuidade incorpora-se ao calendário de eventos da Prefeitura e sua identidade é incorporada à cidade, tornando um dos principais elementos formadores de sua nova imagem. Tem cidade que se tornaram famosas por seus festivais, podem-se citar: Gramado e Canela no Rio Grande do Sul tornando-se as capitais do cinema; Campos do Jordão com o Festival de Inverno e Curitiba com os seus famosos festivais de teatro. Recentemente, o Comitê Olímpico Brasileiro, criou os Festivais Olímpicos de Verão e Inverno, realizados anualmente no Rio de Janeiro e São Paulo, sendo o núcleo central do Rio a praia de Copacabana e de São Paulo o parque Ibirapuera. Cada cidade pode ter seus festivais, pois são eventos que sedimentam tradições culturais ou esportivas. Existem os festivais nacionais e internacionais, a única diferença entre eles é que há presença de representantes de países estrangeiros. A internacionalização segundo Melo Neto (2007) para um evento, pode ser uma etapa posterior a ser alcançada. Primeiro o alcance local, regional, nacional e elevar as condições para o alcance internacional.

2.17.3 Carnavais fora de época

Se o carnaval do Rio é a festa máxima do país, porque não programar carnavais fora de época, para fugir a concorrência do grande evento carioca? Ou se o carnaval é bom, porque não repeti-lo outras vezes durante o ano?

55

Foi pensando em tais questões que algumas cidades decidiram promover os chamados carnavais fora de época – eventos do tipo festa popular que reúnem milhões de foliões numa autêntica devoção aos deuses da folia. Trata-se de uma estratégia que vem dando certo em muitas regiões, se o evento é bom, ele pode ser repetido. As atividades programadas são idênticas as previstas no carnaval, desfiles de blocos e de clubes tradicionais, montagem de infraestrutura para o desfile, com camarotes, arquibancada, salas de imprensa, cabines de rádio e TV, sanitários e postos médicos, sendo eventos de grande porte, seus custos são elevados, mais de R$ 1 milhão. As prefeituras viabilizam o evento por meio de parcerias com as empresas privadas para a organização. De acordo com Melo Neto (2007) quando o evento ocorre em pleno verão, o sucesso é garantido. É uma época do ano em que as pessoas estão mais liberadas, descontraídas, aptas para entrar em folia. Praias lotadas, gente de férias, ritmos diversos e estrelas da música popular são os ingredientes básicos da receita de sucesso de tais eventos. O tom da festa é marcado pelas novidades do momento, axé music, funk, samba, timbalada, frevo e outros.

2.17.4 Festa da cerveja

A grande vantagem desta modalidade de eventos está na associação do lazer festivo com o consumo de bebidas, uma combinação perfeita para atrair um grande público. Além disso, são eventos importantes para o setor de bebidas, com grande impacto junto aos consumidores. E, como tal, não lhes faltam patrocinadores. Como a briga pelo mercado de cerveja é cada vez mais acirrada, as cervejarias estão sempre presentes em tais eventos, como seus principais patrocinadores. Conforme Melo Neto (2007) A antártica investiu R$ 1 milhão para atender a todas as festas do chope no sul do país, a Oktoberfest, de Blumenau, a Fenachopp, de Joinville Shutznefest, de Jaraguá do Sul e as Oktoberfest menores em inúmeras outras cidades de médio e pequeno porte dos estados do Rio Grande do Sul e Santa Catarina. A maior de todas as festas do chopp

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mundial e nacional conhecida é a Oktoberfest de Blumenau, em Santa Catarina.

2.17.5 Eventos de rua

Administrar a cultura, o esporte e o lazer de uma cidade é um desafio que exige alta dose de criatividade dos governos municipais. É preciso dinamizar a vida cultural e sócio esportiva do município, com pouco dinheiro e com espetáculos de bom gosto para atrair o público. Os eventos de ruas satisfazem ambas as exigências: seus custos são baixos e agradam as pessoas porque são realizados nas ruas, habitat natural dos habitantes de qualquer cidade. Os eventos devem ocorrer no centro da cidade e nos seus diversos bairros,

principalmente

naqueles

situados

na

periferia,

próximos

às

aglomerações de populações de baixa renda. As

manifestações

culturais

devem

ser

condizentes

com

as

características de cada bairro de classe média baixa, que se caracteriza pela grande concentração de nordestinos migrantes. Deve ter eventos de rua tipo apresentação com shows de forró e outros ritmos típicos do nordeste brasileiro. Para Melo Neto (2007) no Rio, Vila Isabel é o berço do samba. Qualquer evento de rua realizado no bairro, não deve desprezar as suas origens e tradições culturais, através de eventos de vida de seus habitantes, além de revitalizar áreas urbanas.

2.17.6 Eventos do tipo desafios

A Confederação Brasileira de Desportos Aquáticos (CBDA) utilizou a estratégia de criar eventos do tipo desafio para desenvolver, sobretudo a natação. Um desafio é uma competição que reúne os melhores atletas do ranking, em busca de novos recordes. Os atletas devem ser as estrelas daquela modalidade esportiva. Há desafios dos quais participam apenas estrelas nacionais e outros que reúnem os maiores astros do esporte mundial. Segundo Melo Neto (2007) é certamente a melhor forma de promover a marca e dar o retorno institucional, desejado pelo patrocinador. Os benefícios

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são diversos tais como: a marca posiciona-se no mercado como a marca dos vencedores e reforça o seu conceito e imagem junto aos consumidores, ao buscar associações com vitória, competência, desempenho. Mais no fundo, a filosofia e o apelo promocional são idênticos. Um desafio é sempre um bom espetáculo.

2.17.7 Evento com caráter social

Segundo Melo Neto (2007), o caráter social de um evento manifesta-se primeiramente no seu principal objetivo: ajudar a população carente que reside nas proximidades do local de realização do evento. Esta ajuda pode ocorrer de diversas formas: distribuição de brinquedos para as crianças, de cestas de brindes ou de alimentação para as famílias, assistência médica gratuita e criação de postos para a prestação de serviços públicos essenciais que caracterizam o acesso e o exercício da cidadania (titulo de eleitor, carteira de identidade, certificado de reservista, carteiras de trabalho, requerimento de aposentadoria entre outros). A estratégia utilizada consiste na criação de um evento - box, que geralmente é um show musical, um espetáculo de dança, teatro ou uma exposição de fotos, quadros e gravuras de interesse da comunidade, ou um torneio esportivo, reunindo equipes do local. Paralelamente á realização do evento, é prestada serviços gratuitos á população carente e distribuídos produtos para o público presente. As empresas que patrocinam tais eventos melhoram sua comunicação com as comunidades carentes da região e reforçam sua imagem, afinal, investir no social sempre foi um bom negócio no Brasil.

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CAPÍTULO III

A PESQUISA

3

INTRODUÇÃO

Segundo Mcdonnell et al. (2007), evento é um acontecimento que se leva em conta a necessidade do ser humano de se relacionar com a finalidade de ampliar a esfera de seus relacionamentos na escola, no convívio com família, no lazer ou até mesmo como forma de quebrar a rotina. Para Mcdonnell et al. (2007) o homem cria, organiza, participa de reuniões, que geralmente são chamadas de eventos. Portanto, evento tem como característica principal proporcionar encontros de pessoas com a finalidade específica a qual consiste o tema do evento e a justificativa de sua realização. Ainda do mesmo autor acima citado, a Gestão de Eventos surgiu como uma profissão que abrangia uma série de atividades diversas antes vistas como áreas distintas. Tais atividades incluem: festivais, eventos esportivos, conferências, eventos turísticos e corporativos, formaturas dentre outras. Essa mudança levou à necessidade de uma metodologia que fosse ampla o suficiente para atender a essa grande variedade de tipos de eventos, mas que também fosse flexível o suficiente para abranger as necessidades e diferenças individuais. Os ambientes em que os eventos operam e as expectativas dos participantes tornaram-se muito mais complexos e exigentes. Com o objetivo de verificar se o produto chamariz adotado pela Sagae Formaturas e Eventos contribui na captação de eventos foi realizada uma pesquisa de campo na empresa no período de fevereiro a outubro de 2012. A Sagae Formaturas e Eventos destacou-se no mercado, pelo seu jeito transparente de trabalhar com o público, uma empresa que começou com muito pouco e com o passar do tempo foi evoluindo conforme a modernidade, oferecendo produtos e serviços de qualidade e de acordo com cada época, sempre preocupada em atender todas as exigências e gostos de cada cliente.

59

A Sagae no ano de 2002 percebeu que estava perdendo clientes, por trabalhar apenas com fotografia. Por esse motivo, tomaram uma grande decisão que fez com que a empresa crescesse ainda mais no mercado, foi quando ocorreu uma fusão entre as empresas Sagae Formaturas e Eventos e a AGM Eventos e Formaturas, com a intenção de oferecer aos seus clientes, não apenas as fotos, mas cobrir todos os eventos do início ao fim. As empresas uniram-se para garantir qualidade aos seus eventos, porém, a Sagae continua cobrindo as formaturas com as fotos e a AGM com toda a parte de organização do evento, ambas recebem o mesmo nome Sagae Formaturas e Eventos. Com essa fusão seus clientes aumentaram, marcando um grande sucesso para a empresa e seus funcionários no mercado de Gestão de Eventos, o qual cresceu muito. A Sagae Formaturas e Eventos atua no mercado a duas décadas de excelência, com mais de 400 profissionais qualificados, equipamentos digitais de última geração, capacidade logística e setorizada para cobrir eventos em todo país e mais de um milhão de formandos atendidos. Estes números expressivos são frutos das realizações de um sonho baseado em fé, esforço e dedicação pela capacidade de eternizar momentos únicos e significativos. Para a realização da pesquisa utilizou-se dos seguintes métodos: Método de Estudo de caso: foi realizado um estudo de caso na empresa Sagae Formaturas e Eventos analisando os aspectos relacionados à Gestão de Eventos; Método de Observação Sistemática: foram observados os dados e a evolução histórica da empresa Sagae como suporte para o desenvolvimento do estudo de caso; Método Histórico: foram observados os dados e a evolução histórica da empresa Sagae como suporte para o desenvolvimento do estudo de caso. Técnicas: Roteiro de Estudo de Caso. (Apêndice A). Roteiro de Observação Sistemática. (Apêndice B). Roteiro do Histórico da Sagae Formaturas e Eventos. (Apêndice C).

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Roteiro de entrevista para a Diretora (Apêndice D). Segue relato e discussão da pesquisa.

3.1

Relato e discussão sobre Gestão de Eventos na Sagae Formaturas e

Eventos.

Para melhor exemplificar o produto chamariz da Sagae foi analisado o planejamento ou projeto da Formatura dos alunos de Administração, Ciências Contábeis e Gestão Ambiental do Unisalesiano de 2012, situada na Rua Dom Bosco, 265, Vila Alta – Lins.

3.1.1 Evento para Sagae

Para Sagae um evento significa a conclusão de um sonho, pois é responsável em registrar, administrar e garantir que os eventos sejam perfeitos e únicos, proporcionando produtos e serviços de qualidade e satisfação do cliente. A Sagae enfatiza que além dos princípios básicos como: a ética, credibilidade, criatividade, comprometimento, entre outros que se tornaram prérequisitos na captação de clientes é preciso ter motivação para fazer as coisas acontecerem. Mas fazer acontecer algo já presente e conhecido também não basta, é necessário aliar a motivação com a criatividade, denominada de inovação, para que o projeto aconteça e se diferencie das demais.

61

Figura 9: Fotos salão de festa

Fonte: Sagae Formaturas e Eventos, 2012.

3.1.2 Tipos de eventos que a Sagae realiza

A Sagae busca ao longo de seus 25 anos a excelência na prestação de serviços e produtos visando conectar pessoas e culturas diversas, construindo e materializando sonhos, por meio de seus eventos. O real motivo desta jornada é comemorar a vida, celebrar a vitória, tendo a certeza de que não será a primeira nem tampouco a última. É a capacidade de superação, onde o formando concretiza o ciclo de uma importante trajetória de sua vida, com a sua tão esperada Formatura. O foco da Sagae é formatura, sendo uma empresa voltada para área de Gestão de Eventos realiza outros sonhos como: a) casamento; b) corporativos; c) aniversários; d) shows; e) convenções; f) leilões; g) feiras; h) eventos em geral.

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Figura 10: Decoração do salão

Fonte: Sagae Formaturas e Eventos, 2012.

3.1.3 Formatura: o produto chamariz da Sagae

No planejar, executar e concluir um projeto de Gestão de Eventos necessita-se de serviços espefícicos. Nessa aréa, um dos serviços executados pela empresa Sagae é o de foto e filmagem, pois bons momentos se vivem constantemente. Tecnologia e qualidade são aliadas inseparáveis e é exatamente isto que permite oferecer o melhor produto e serviço aos clientes. Com equipamentos de última geração, equipe qualificada e laboratório próprio de alta tecnologia, a Sagae leva aos clientes o melhor produto e serviço do mercado.

63

Figura 11: Fotos do brinde dos formandos

Fonte: Sagae Formaturas e Eventos, 2012.

3.1.3.1 Planejamento da Formatura dos alunos dos cursos de Administração, Ciências Contábeis e Gestão Ambiental do Unisalesiano Lins, 2012

A Sagae Formaturas e Eventos trabalha com o pré-evento, onde são realizados os planejamentos, é feita a redação do projeto, onde são apontadas todas as estratégias de ação, os recursos, os custos e o cronograma, tudo detalhadamente explicado. Segundo Meirelles (2003), o planejamento é o fator fundamental ao desenvolvimento de qualquer atividade e, de modo especial, para organização de eventos permitindo a racionalização das atividades, o gerenciamento dos recursos disponíveis e a implantação do projeto. Ainda do mesmo autor acima citado planejamento é a decisão política da organização em fazer o evento, adequando sempre o tipo do evento ao que se quer transmitir. Não se escolhe um seminário com o objetivo único de entretenimento e lazer aos participantes, e nem um simpósio para a mostra

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histórica dos cem anos de uma empresa. Cada tipo de evento tem a sua característica própria e serve para determinado fim.

3.1.3.1.1 Missa

A missa será realizada no dia 13 de dezembro, 2012 ás 19h 30min na Igreja São João Bosco. A Sagae Formaturas e Eventos será responsável pelo ceremonial, arte floral (decoração) e passarela, organizando e gerenciando os formandos e seus familiares que estarão presentes, junto com a empresa Focus Formaturas que será responsavél em fotografar todos os momentos.

3.1.3.1.2 Colação de grau festiva

A colação de grau é sem duvida a parte mais emocionante da formatura, onde os alunos passarão a ser profissionais, como formandos e sairão dela com um diploma e um título para exercer a profissão tão sonhada desde criança. Neste momento, a Sagae Formaturas e Eventos cuida de todos os detalhes para que a comissão de formaturas e os formandos só se precupem em aproveitar o evento da melhor forma possivel. A Sagae Formaturas e Eventos disponibilizará aos formados na colação de grau os seguintes serviços: a) roteiro musical: a partir de som eletrônico a Sagae elaborará juntamente com a comissão de formatura o roteiro musical com a escolhas das músicas, que deverão ser tocadas na solenidade, escolhidas nos ensaios oficiais; b) oratória do cerimonial: a partir das diretrizes do Unisalesiano Lins, direção dos cursos de Administração, Ciências Contabéis e Gestão Ambiental, em concordância com a comissão de formatura, a Sagae elaborará um roteiro da solenidade do roteiro da colação de grau; c) organização eventual: a Sagae em conjunto com as comissões de formatura, elaborará o croqui do evento, com a disposição da mesa principal, colocação dos formandos em local privilegiado, tribunas

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para mestres de cerimônias e oratórias, local para pais e convidados, som, e tudo que se fizer necessário neste ato; d) orientação aos prestadores de homenagens: a Sagae será responsável em orientar os formandos que farão as homenagens aos pais, professores e mestres, a Deus. O juramentista e orador, como devem se comportar e manter o tom da voz e postura diante de todos; e) serão disponibilizados aos formandos as becas e o capelo e toda a arte floral (decoração) do salão, junto com os canudos.

A colação de Grau Festiva será realizada dia 14 dezembro de 2012, no salão nobre do Unisalesiano de Lins às 19h e 30min, com a presença de todos os formandos e familiares juntamente com o corpo doscente do Unisalesiano.

3.1.3.1.3 Baile e jantar

O baile e o jantar são momentos inesquecíveis, pois é onde os formandos e familiares se reúnem para comemorar mais uma vitória em suas vidas. A Sagae é responsável em organizar e gerenciar este momento e garantir que nada de errado aconteça. Será montada toda a estrutura: palco, mesas,

decoração,

som,

entrada,

tapetes,

iluminação

dentre

outros,

oferecendo aos formandos e seus convidados todo o conforto e segurança necessários. Para esta etapa do evento é preciso planejar para que não ocorra imprevistos. Os convites são controlados e cada formando tem direito a 10 convites sendo um para o formando e mais nove para as pessoas que foram escolhidas pelo mesmo. Passando dessa quantidade, os demais convites deverão ser cobrados a parte sem limite de convidados. Quanto ao serviço de Buffet os responsáveis em escolher o cardápio da formatura é a comissão onde decidem o que terá na festa. Serão servidos oito tipos de salgados entre eles: fritos, assados, canapés, folhados, quiches e mesa de frios. No jantar: seis pratos quentes, duas carnes aves e filé, duas

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massas, dois tipos de arroz, três tipos de saladas, sobremesas, para encerrar, licores e café. Cada formando terá um garçon à disposição de seus convidados. As mesas do Buffet serão decoradas com tolha da cor desejada e escolhidas pelos formandos. As cadeiras são de alto luxo e em ferro sem capa e os aparadouros serão em mesas de vidro. O serviço de bebidas conta um bartender ao vivo no local fazendo os coquitéis, vodka, smirnoff, tequileiros, batidas de diversos sabores, cerveja Skol ou Brahma, água mineral com e sem gás, wisky e refrigerentes normal e diet. Os carrinhos de bebidas estarão distribuídos pelo salão e próximos á pista de dança, para que os convidados se sintam a vontade e satisfeitos. Já o serviço de arte floral (decoração) ao redor do salão será decorado com sessenta arranjos florais somente com flores nobres, que serão colocados sobre os castiçais nas mesas (rosas, gérberas, luziantos e lírios). Quatro arranjos florais altos para aparadouros somente com flores nobres; um arranjo em suporte de vidro para mesa do café; cinco arranjos em suportes de ferro em vidros de formatos diferentes para distribuições gerais; cinco arranjos grandes para distribuição em cenários para fotos e ambientes; serviço floral na ribalta do palco para camuflagens de fiações dos equipamentos da banda; decoração no hall de entrada, construção de jardins no hall e na entrada; plantas naturais e aplicação de mur inglês nas colunas centrais do salão; construção de uma árvore francesa decorativa no hall e no centro do salão e arranjos florais para o corredor da valsa. Quanto ao serviço de banda e Dj a Sagae gerenciará toda parte musical do evento, onde o Dj abrirá a festa recepcionandos os convidados com músicas agradavéis. A banda dará início a partir do momento que todos os convidados e formandos estiverem presentes no salão. São eles que apresentarão os formandos um por um chamando-os ao centro da pista de dança para que seja feito o brinde e a valsa entre os formandos e seus padrinhos (as). Depois da valsa, liberando o centro da pista para todos os demais convidados. Após quatro horas de banda, o Dj entrará e dará continuidade ao eventos até às sete horas da manhã. Os formandos receberão um kit festa contendo acessórios para diversão e descontração de todos como: a) anteninhas;

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b) colar de luzinha pisca pisca; c) pulseiras com luzes; d) óculos; e) chinelo com logo do curso por formando.

3.1.3.1.4 Os objetivos da Sagae Formaturas e Eventos em relação há Formaturas dos alunos de Administração, Ciências Contábeis e Gestão Ambiental, 2012.

A Sagae Formaturas e Eventos têm como objetivo, escrever com cada um destes formandos um novo capítulo que se inicia na sua história, com a prova de que sonhos não conhecem limites e que serão lembrados eternamente em cada memória, trabalhando para que os eventos sejam inesquecíveis. Para que isso possa se tornar realidade deve produzir festas, com produtos e serviços de qualidade que satisfaçam ás expectativas dos clientes. O objetivo é atender e satisfazer ás necessidades dos clientes, realizando eventos como que há de melhor e mais moderno para festas, transformando sonhos em realidade.

Figura 12: Fotos da entrada do salão

Fonte: Sagae Formaturas e Eventos, 2012.

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Figura 13: Fotos dos formandos na colação de grau

Fonte: Sagae Formaturas e Eventos, 2012.

3.1.3.1.5 As estratégias adotadas pela Sagae Formaturas e Eventos para auxiliar os formandos de Administração, Ciências Contábeis e Gestão Ambiental do Unisalesiano 2012.

Segundo Cesca (2008) a estratégia consiste naquilo que serve de atração para o público de interesse do evento, as estratégias são definidas de acordo com cada evento a ser realizado. No tocante a formatura, a estratégia está voltada em realizar uma festa onde os formandos possam gozar de seus esforços durante o decorrer da graduação, focando na área acadêmica e atendendo a todos os gostos e culturas.

3.1.3.1.6 Os recursos adotados pela Sagae Formaturas e Eventos para a realização da Formatura dos formandos de Administração, Ciências Contábeis e Gestão Ambiental do Unisalesiano 2012.

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Para Cesca (2008) os recursos são todos os fatores humanos, materiais e físicos que serão utilizados na execução e conclusão de um evento. Em uma formatura se utilizam de recursos como transporte dos equipamentos, funcionários, banda, decoração e Buffet, disponibilidade do salão com antecedência, para que a estrutura possa ser montada corretamente, recursos financeiros e jurídicos, para prevenir consequências e má administração nas contas da comissão de formatura, criação de ata, estatuto e orientação para que a comissão tenha total conhecimento de onde estão investindo seus recursos financeiros.

3.1.3.1.7 A implantação da Formatura dos alunos de Administração, Ciências Contábeis e Gestão Ambiental do Unisalesiano 2012.

De acordo com Cesca (2008) a implantação e a descrição dos procedimentos, desde a aprovação do projeto até seu término. E a etapa onde o projeto de formatura sai do papel para execução. A Sagae Formaturas e Eventos será responsável em realizar todos os acontecimentos descritos no contrato, para que não haja nenhum contratempo. Realizando todos os serviços e produtos conforme planejado. Modelo do contrato da Sagae Formaturas e Eventos (Anexo A)

3.1.3.1.8 Os fatores condicionantes para a realização da formatura dos alunos Administração, Ciências Contábeis e Gestão Ambiental do Unisalesiano 2012.

Conforme Cesca (2008) os fatores condicionantes são fatos, decisões e acontecimentos aos quais os projetos ficam condicionados para a sua realização. Todas as decisões a serem tomadas devem ser passadas a comissão de formatura, qualquer mudança, os mesmo devem estar cientes, pois algo pode dar errado se a comissão não for avisada desse relato. A responsabilidade é da empresa, pois ela tem obrigação de informar tudo que acontece na execução, planejamento e conclusão de uma formatura.

70

3.1.3.1.9 Acompanhamento e controle da formatura dos alunos Administração, Ciências Contábeis e Gestão Ambiental do Unisalesiano 2012.

De acordo com Cesca (2008) é a determinação de quem fará a coordenação de todo o processo da organização do evento e de como ela será planejada, executada e concluída. A comissão juntamente com um membro da empresa Sagae, fica responsável, em certificar de que o evento será realizado conforme o combinado, gerenciando toda a parte de execução e conclusão da festa, e cada um terá a missão de certificar e coordenar uma equipe para que nada saia do planejamento descrito e da execução.

3.1.3.1.10 A avaliação da formatura dos alunos de Administração, Ciências Contábeis e Gestão Ambiental do Unisalesiano 2012.

Para Cesca (2008) a mesma só poderá ser avaliada depois da conclusão de todos os eventos junto á comissão de formatura 2012. A avaliação é feita após o término do evento em forma de relatório para ser entregue a quem solicitou a organização. É uma espécie de prestação de contas podendo identificar seus pontos fortes e fracos na área de Gestão de Eventos.

3.1.3.1.11 O orçamento previsto para a formatura dos alunos de Administração, Ciências Contábeis e Gestão Ambiental do Unisalesiano 2012.

Deve ser feito detalhadamente, segundo Cesca (2008), pois é por meio dele, que se identificam os recursos financeiros necessários para o pagamento dos recursos humanos e materiais, que serão necessários para execução do evento caso se busque patrocínio, apoio ou permuta, deverá ser dividido em cotas para serem negociadas com os interessados.

71

Quadro 1: Orçamento da Formatura 2012 por formando. Preços e condições Valor total da produção por formando

R$ 2.000,00

Valor desconto pela exclusividade fotográfica

R$ 200,00

Valor por formando sem rifas = R$ 1.800,00 x 24 x mens.

R$ 75,00

Valor por formando com rifas = R$ 800, 00 x 24 x mens.

R$ 33,33

Valor por formando apenas para colação de grau

R$ 500,00

Contratações e alugueis Cerimonial

R$ 200,00

Salão

R$ 3.000,00

Banda

R$ 8.000,00

DJ

R$ 1.500,00

Fonte: Sagae Formaturas e Eventos, 2012.

3.1.3.1.12 A execução da formatura dos alunos de Administração, Ciências Contábeis e Gestão Ambiental do Unisalesiano 2012.

A Sagae cobrirá todo o evento desde a missa até baile e jantar. É responsabilidade da Sagae Formaturas e Eventos conforme combinado junto com a comissão 2012 fazer com que haja perfeita execução do evento.

3.1.3.1.13 O controle da formatura dos alunos de Administração, Ciências Contábeis e Gestão Ambiental do Unisalesiano 2012.

O controle não é somente realizado no dia do evento mais sim antes, com a parceria da comissão de formatura 2012 e a Sagae Formaturas e Eventos que disponibiliza

relatórios com

as pendências dos alunos

inadimplentes com as mensalidades. Assim realizando um trabalho em conjunto com a comissão de formaturas podem realizar todo o controle financeiro das turmas de Administração, Ciências Contábeis e Gestão de Eventos do Unisalesiano 2012. Para Cesca (2008) em termos técnicos, controle é a função

72

administrativa que mede e avalia o desempenho, viabilizando a adoção imediata de ação corretiva quando alguma falha no processo controlado é identificada. A principal finalidade do controle é assegurar que os resultados estratégicos, táticos e operacionais de uma organização sejam alcançados. E que o evento ocorra conforme planejado, sem que haja risco e imprevisto para quem está organizando e para quem está desfrutando da festa.

3.1.3.1.14 O feedback pós formatura

Grande parte dos organizadores profissionais de eventos entende o pósevento com uma das fases mais importantes, pois devem ser efetuadas medidas finais e necessárias que auxiliarão nos processos administrativos finais do evento, bem como servirão de base para relatórios, avaliações e benchmark para outras edições do evento. Neste sentido, é uma das ações que deve ser desenvolvida durante todas as fases do evento, já que o pós-evento inicia na concepção e dimensionamento, pois apresenta conteúdos que serão utilizados na fase final. Os processos de feedback são muito importantes e um destes pode ser realizado ao final de cada evento, ou em cada dia de eventos. Uma reunião de status e avaliação deve ser realizada com os membros da equipe e com os coordenadores de setores ou áreas, pois muitos dos problemas que possam ter ocorrido necessitam de uma ação imediata. Ao mesmo tempo em que o momento de feedback no dia do evento pode fazer ajustes, este auxilia na manutenção das informações, visto que uma reunião de avaliação, pode acontecer dias após o evento e neste ínterim dados podem ser esquecidos ou perdidos. De volta ao espaço da empresa, a desmontagem dos materiais que foram levados ao local do evento retorna e será novamente organizado na empresa ou em seu local de armazenagem. É nesta fase que aqueles vencimentos que não foram realizados antecipadamente ao evento são realizados pelo financeiro da empresa. Os pagamentos são registrados no histórico do evento, uma etapa importante do pós-evento, que além de armazenar os dados financeiros, agrupa todo o processo do evento, bem como, o registro dos participantes, os

73

arquivos midiáticos e os relatórios. A etapa da avaliação é um momento onde converge o feedback do dia do evento realizado pela equipe que trabalhou no evento, as avaliações de participantes, da equipe de trabalho posteriormente ao evento, análise das expectativas pré-eventos, do target envolvido e do intangível. De acordo com Phillips; Myhill; Donough (2008) desta forma, os dados obtidos são suficientes para o desenvolvimento dos relatórios de avaliação qualitativa e quantitativa, do ROI, dos clippings, dos relatórios de imagens institucionais, de redes sociais e acessos de internet e dos recursos utilizados durante o evento.

Figura 14: Fotos da decoração

Fonte: Sagae Formaturas e Eventos, 2012.

3.2

Parecer final do caso

Ao realizar um evento é necessário que haja um planejamento, pois planejar é a função básica de organizar, executar e controlar os resultados a serem conquistados na conclusão de uma festa. O evento deve ser um momento único e inesquecível onde os serviços e produtos atendam ás necessidades e satisfaçam os formandos. Cada evento

74

deve ter seu projeto suas considerações e controle para que tudo ocorra conforme combinado. Muito mais que planejar projetos, analisar cenários e projetar com base em fluxos, processos e ferramentas os eventos devem possuir um modelo mental inspirador, inovador e empreendedor, podendo transcender a gestão como conhecimento e aplicá-la para resolver problemas sociais, econômicos, ambientais e de comunicação entre aqueles que desejam e aqueles que executam. A Sagae Formaturas e Eventos têm como prioridade realizar sonhos e transformar um evento inesquecível na vida de cada formando.

75

PROPOSTAS DE INTERVENÇÃO

O tema Gestão de Eventos representa para empresa um grande diferencial, oferecendo produtos e serviços de extrema qualidade. Cada evento é único e por esse motivo a empresa precisa se manter atualizada para se diferenciar das demais. A importância de uma empresa que atua na área de Gestão de Eventos é estar em conformidade com as exigências e com as necessidades de cada cliente satisfazendo o desejo e a curiosidade em inovar e criar algo que se destaque e eternize na memória de cada um. Diante da pesquisa realizada propõe-se: a) uma das principais vantagens diante das demais empresas é que sua propaganda é feita através do contato direto onde os clientes são abordados na instituição de ensino, a empresa não procura trabalhar com outros meios de comunicação. Como sugestão, os autores deste trabalho propõem á empresa explorar mais os meios de comunicação mantendo a abordagem direta, mas trabalhando com anúncios em TV, rádio e internet, fazendo com que os clientes se interessem pelos seus serviços e produtos e venham até a mesma para conhecer e adquirir o que ela pode oferecer. Desta forma, a empresa se torna diferenciada e competitiva no mercado, consequentemente aumenta a captação de novos clientes. b) outro ponto identificado é a dificuldade que os representantes encontram na hora de vender seus serviços e produtos completos como evento, foto e filmagem. É sugerido que a empresa ofereça aos seus representantes cursos de qualificação para que os mesmos finalizem um contrato com o seu serviço e produto completo. Desta forma, ocorrerá uma troca que é a satisfação do cliente e o resultado positivo para empresa.

76

CONCLUSÃO

Diante da pesquisa, conclui-se que a teoria de Gestão de Eventos está em conformidade com a empresa no planejar, executar e concluir uma formatura, já que para um evento acontecer é preciso envolver toda a parte atendendo as necessidades e exigências de cada cliente sem desrespeitar a cultura ou costume de cada um, proporcionando a todos, eventos únicos e com a finalidade de provar que sonhos não têm limites. A Gestão de Eventos proporciona a empresa um meio de se mostrar criativa e inovadora no mercado de trabalho, oferecendo produtos e serviços diferenciados e com qualidade. Cada evento é único e por esse motivo a empresa precisa se manter atualizada para que se diferençasse das demais. As técnicas de Gestão de Eventos na pesquisa indicam que ao realizar um evento é preciso que haja planejamento, para que ocorra tudo conforme previsto e seja executado e concluído corretamente. A importância de uma empresa que atua na área de gestão é estar em conformidade com as exigências de cada cliente satisfazendo o desejo e a curiosidade em inovar e criar algo que se destaque e eternize na memória de cada um. Pode-se concluir que a pergunta-problema foi respondida, a hipótese comprovada e os objetivos atingidos, uma vez que a Gestão de Eventos contribui no desenvolvimento da empresa, já que possui uma visão ampla do futuro mantendo-se inovadora no mercado. Para os autores, a pesquisa demonstrou que para que um evento aconteça e se diferencie é preciso planejar, executar e concluir de forma clara e objetiva atendendo as exigências e expectativas dos interessados mantendose atualizada as modernidades e com espírito inovador e aceitando elogios e críticas construtivas a fim de melhorar cada vez mais seus serviços. O trabalho proporcionou crescimento tanto no campo prático como no teórico. O assunto não está esgotado podendo outros acadêmicos aprofundá-lo e redirecioná-lo.

77

REFERÊNCIAS

BROOKIMG, A. Capital Intelectual: Ativos núcleos para a empresa de terceiro milênio. Boston: Thomson Publishing Inc, 1996. CESCA, C.G. G. Organização de eventos: manual para planejamento e execução. 9. ed. São Paulo: Summus, 2008.

DAFT, R. L. Administração. 2. ed. São Paulo: Cengage Learning, 2010. DATAR, S. M.; FOSTER, G.; HORNGREN, C. T. Contabilidade de custos. 9. ed. Rio de Janeiro: LTC, 2000. FERREIRA, F. Buffet e Turismo. Disponível em: .. Acesso em: 25 ago.2012. FONTES, N ; BRITO, J. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo. São Paulo: Aleph, 2002 FREUND, F. T. Festas e recepções. 2. ed. Rio de Janeiro: Senac Nacional, 2011. GIACAGLIA, M. C. Organização de eventos: teoria e prática. São Paulo: Pioneira Thomson Leraning, 2003. GIACOMO, C. Tudo acaba em festa: evento, líder de opinião, motivação e público. São Paulo: Editora Página Aberta, 1993. MCDONNELL, E. J. et al. Organização e planejamento de eventos. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2007. MEIRELLES, G. F. Eventos seu negócio seu sucesso. 2 ed. Santana de Parnaiba: Ibradep, 2003. MELO NETO, F.P. Marketing de eventos, 5 ed. Rio de Janeiro, 2007. PHILLIPS, J. J.; MYHILL, M.; MACDONOUGH, J. B. O valor estratégico dos eventos: como e porque medir ROI. São Paulo: Aleph, 2008 SIMÕES, R. P. Relações Públicas: função política. São Paulo: Summus, 1995. SLACK, N.; CHAMBERS, S.; JOHNSTON, R. Administração da produção. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2012. ZANELLA, L. C. Manual de organização de eventos: planejamento e operacionalização. São Paulo: Atlas, 2006. WATT, D. C. Gestão de eventos em lazer e turismo. Porto Alegre: Bookman, 2007.

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APÊNDICES

79

APÊNDICE A – Roteiro de Estudo de Caso

1

INTRODUÇÃO

Abordar sobre os projetos e as práticas de Gestão de Eventos adotadas pela Sagae Formatura e Eventos, verificando se as mesmas agregam valor à empresa.

1.1

Relato do trabalho realizado referente ao assunto estudado.

Descrever as práticas de Gestão de Eventos adotadas pela Sagae Formatura e Eventos, bem como os benefícios que a mesma traz para a empresa.

1.2

Discussão

Confrontar-se-á a teoria com a prática verificada na empresa.

1.3

Parecer final do caso e sugestões sobre manutenção ou modificações

de procedimentos a serem adotados na área de Gestão de Eventos

80

APÊNDICE B - ROTEIRO DE OBSERVAÇÃO SISTEMÁTICA

1

DADOS DE IDENTIFICAÇÃO

Empresa: Localização: Cidade:

Estado:

Atividade:

2

ASPECTOS A SEREM OBSERVADOS

2.1

O processo de captação de eventos e gestão dos mesmos.

2.2

Os projetos desenvolvidos.

2.3

As estratégias adotadas para a realização dos projetos de gestão de

eventos. 2.4

Parecer sobre os resultados dos projetos de gestão de eventos.

81

APÊNDICE C – ROTEIRO DO HISTÓRICO DA EMPRESA

1

DADOS DE IDENTIFICAÇÃO

Empresa: Localização: Cidade:

Estado:

Atividade: Data da Fundação:

2

ASPECTOS HISTÓRICOS DA EMPRESA SAGAE FORMATURAS E

EVENTOS.

2.1

Surgimento

2.2

Evolução da empresa

2.3

Ramo de Atividade

2.4

Práticas Gestão de Eventos

2.5

Projetos de Gestão de Eventos

2.6

Dificuldades de Implantação

2.7

Projetos de Expansão

2.8

Conquistas

82

APÊNDICE D – ROTEIRO DE ENTREVISTA PARA O PRESIDENTE DA SAGAE FORMATURAS E EVENTOS.

1

DADOS DE IDENTIFICAÇÃO

Nome: Cargo: Escolaridade: Experiências Profissionais: Outras Experiências: Residência/Local:

2

PERGUNTAS ESPECÍFICAS

1

As necessidades e os desejos dos clientes são claros para os

integrantes da empresa?

2

Qual o diferencial da empresa Sagae no mercado competitivo?

3

Quais as expectativas dos gerentes da empresa Sagae em relação ao

futuro?

4

Quais as principais estratégias adotadas pela Sagae na captação de

clientes?

83

5

Como são feito o processo de renovação da empresa para manter a

qualidade de seus produtos?

6

Como competir contra concorrentes que tem custo e preços mais

baixos?

7

Para todo evento é utilizado à mesma estratégia?

8

Qual a importância de um planejamento estratégico na execução de um

evento?

9

Qual é o fator predominante na finalização de uma contratação de

eventos?

10

Qual é o meio de divulgação da empresa na captação de cliente?

84

APÊNDICE E – ROTEIRO DE ENTREVISTA PARA O DIRETOR DA SAGAE FORMATURAS E EVENTOS.

1

DADOS DE IDENTIFICAÇÃO

Nome: Cargo: Escolaridade: Experiências Profissionais: Outras Experiências: Residência/Local:

2

PERGUNTAS ESPECÍFICAS

1

Quais os critérios utilizados pela Sagae para se diferenciar da

concorrência?

2

O produto chamariz acompanha as inovações e atualidade do mercado?

3

Quais as diretrizes utilizadas na conclusão de um evento?

4

Para Sagae Formaturas e Eventos qual a importância de realizar um

sonho?

5

Há alguma preparação dos profissionais para conclusão de um evento?

85

6

O que influenciou a empresa procurar novos caminhos na área de

gestão de eventos?

7

Qual a importância da administração no mercado de eventos?

8

Como é aplicado o marketing empresarial na área de eventos?

9

Para trabalhar na área de eventos é necessário a utilização das

ferramentas básicas do administrador (planejamento, organização, direção e controle)?

10

Como a administração pode contribuir para a qualidade de seu serviço?

86

APÊNDICE F – ROTEIRO DE ENTREVISTA PARA OS FUNCIONÁRIOS DA SAGAE FORMATURAS E EVENTOS.

1

DADOS DE IDENTIFICAÇÃO

Nome: Cargo: Escolaridade: Experiências Profissionais: Outras Experiências: Residência/Local:

2

PERGUNTAS ESPECÍFICAS

1

A empresa investe em tecnologias para trabalhar na área de eventos?

2

A empresa escuta a opinião do funcionário, dando liberdade para expor

sua visão?

3

De que forma os clientes podem ajudar no desenvolvimento da

empresa?

4

Qual

empresarial?

a

importância

do

marketing

boca-boca

para

o

sucesso

87

6

Como a empresa poderia obter mais sucesso com os clientes?

7

A empresa se mantém atualizado ao gosto dos clientes?

88

ANEXOS

89

Anexo A: Modelo do Contrato de Formatura

FONE: (43) 3542 8400

Matriz: Av. Benedito Leite de Negreiros, 840

www.sagae.com.br

Centro

[email protected]

Bandeirantes-PR

CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS INDIVIDUAL

Pelo presente instrumento particular, as partes abaixo assinadas, de um lado SAGAE FORMATURAS E EVENTOS, neste ato representado pelo seu representante o Sr. Ageu Monteiro da Silva, aqui denominado CONTRATADA, e de outro lado, o FORMANDO (a): Sr[a]:________________________________________________________________ CPF:___________________________________RG:__________________________ Residente:_________________________________________________ Nº ________ Bairro: ________________________ Cidade: ________________________________ Estado: ________ CEP: _____________________ Fone: ( Cel.: (

) _____________________

) ___________________ Data Nasc: _______________________

MSN: _______________________________________________ Email:_____________________________________________TURMA:____________ Aqui e doravante denominado CONTRATANTE tem entre si, justos e contratados, o seguinte, que mutuamente aceitam e outorgam, conforme segue: CLÁUSULA 1 – ESPECIFICAÇÕES A CONTRATADA colocará os serviços de prestação futura de ASSESSORIA GERAL e ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS, a disposição do CONTRATANTE dos serviços constantes do Contrato de Prestação de Serviço firmado entre a Comissão de

90

Formatura eleita pela classe e possuindo os mais amplos poderes para tratar dos interesses dos formandos no que tange a realização dos eventos de formatura, em especial para contratar a empresa especializada na organização deste evento. Evento a ser realizado: CURSO DE ADM, CONTABEIS E GESTÃO AMBIENTAL/2012 DA FACULDADE UNISALESIANO DA CIDADE DE LINS– SP. O qual, como aditivo, é parte integrante deste contrato de prestação de serviços, quais também as partes concordam com suas cláusulas, condições e especificações.

CLÁUSULA 2 – PREÇO E PAGAMENTO O VALOR ABAIXO FOI ELABORADO PARA A PARTICIPAÇÃO DE MINIMO 50 E MAXIMO 70 FORMANDOS VALOR TOTAL DA PRODUÇÃO POR FORMANDO................................R$ xxxxxxx (1) VALOR POR FORMANDO S/ RIFAS ................................................. R$ xxxxxxx (2) VALOR POR FORMANDO C/ RIFAS .................................................. R$ xxxxxxx

OPÇÃO: (

) As parcelas poderão ser divididas de ________de 20___ a

novembro de 2012 sendo um total de____ parcelas. (____) Parcelas no Valor de R$___________________; Com vencimento todo dia: __________. O formando que optar pela opção (2) dois será cobrado junto com a última parcela o valor das rifas na monta de R$ xxxxx, a serem abatidos do cômputo geral. Será facultado o acerto semestral das rifas.

Detalhes:

1.

O valor deste contrato será corrigido pelo índice acumulado da caderneta

de poupança (ou menor índice do mercado) a partir de 01/12/2010 até a data do seu pagamento.

2

No caso de não pagamento das parcelas, nas datas aprazadas, haverá

um acréscimo de 2% (dois por cento) do valor contratado, a titulo de multa mais juros de mora de 0,33% ao dia, e caso a inadimplência atinja mais de 30 (trinta) dias, o valor será corrigido pelo índice da caderneta de poupança até efetivo pagamento.

91

3

A contratante receberá o boleto bancário para a sua facilidade, porém, o

não recebimento da mesma, não isenta da responsabilidade de pagamento no dia do vencimento, cabe a contratante providenciar o deposito bancário identificado na conta corrente da contratada e enviar cópia do comprovante.

4

O preço e as condições ora estipulada está fixada para mínimo 50

(cinqüenta) e máximo 70 (setenta) formandos. Caso haja redução na quantidade de formandos fica desde já autorizada a realização de adequação de itens, como Local, Decoração, Buffet, etc., quantas forem necessárias caso houver desistência de formandos da formatura, e se ainda caso o numero de formandos não cobrir o valor das despesas, se necessário será feito um rateio do saldo total que foi imputado aos desistentes para os formandos participantes.

5

No caso de pagamento nas datas dos eventos a contratante devera

efetuar o pagamento em dinheiro ou cheque administrativo.

6

O valor por formando participante é de R$ xxxxx com a correção

conforme cláusula 2, que será cobrado no último mês junto com a última parcela.

7

Em caso de rescisão deste contrato, sem justificativa, à parte que o fizer,

responderá por uma multa de 40% (quarenta) por cento, do valor contratado. Caso a rescisão se der 06 (seis) meses antes da realização do primeiro evento contratado, a multa penal rescisória será de 80% (oitenta) por cento. E o valor ficará a disposição como créditos para os formandos permaneceram.

8

Se o cancelamento se der por óbito, reprovação, desistência do curso e

dependência de matérias, far-se-á necessário a apresentação de documentos comprobatórios, havendo nestes casos a restituição de valores efetivamente pagos pelo formando, após a realização dos eventos de formatura, sem prejuízo a CONTRATADA das despesas administrativas em 10% (Dez por cento) do valor total da adesão.

92

9

Em caso de devolução das parcelas já pagas pela CONTRATANTE, a

CONTRATADA fica desde já autorizada a deduzir do valor, a multa acima estipulada, subtraindo ainda as despesas que a CONTRATADA empregou para a realização do evento, desde que devidamente comprovado através de prestação de contas que deverá fazer a COMISSÃO DE FORMATURA mensalmente.

10

Correrá pelo Foro da cidade de Campo Mourão, PR, com renúncia de

qualquer outro. Por mais privilegiado que seja toda a ação que se originar deste contrato.

11

Este contrato tem seu prazo de validade desde a data de sua assinatura

até a data da execução da festa. OBS.: 10 CONVITES POR FORMANDO, OU SEJA, 01 FORMANDO + 9 CONVIDADOS, PERFAZENDO UM TOTAL DE 600 PESSOAS E, por estarem justas e contratadas, as partes firmam o presente contrato em 02 (DUAS) vias de igual teor.

______________________________, _____de_____________ de 20____.

___________________________ CONTRATANTE

____________________________ CONTRATADA SAGAE FORMATURAS E EVENTOS

____________________________ Testemunha -1

_____________________________ Testemunha -2

93

Anexo B: Fotos da Matriz em Bandeirantes

Fonte: Matriz Sagae Formaturas e Eventos , 2012.

Anexo C: Fotos do gerente da Sagae Douglas

Fonte: Sagae Formaturas e Eventos, 2012

94

Anexo D: Fotos da frota dos veículos Sagae

Fonte: Sagae Formaturas e Eventos, 2012.

Anexo E: Fotos da sala de reunião da Sagae

Fonte: Sagae Formaturas e Eventos, 2012.