Guía del usuario
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Índice 1. Para empezar ...........................................................................................................1 Qué es ............................................................................................................................................................... 1 Recomendaciones............................................................................................................................................. 1 Cómo ingreso .................................................................................................................................................... 1 Usuario y contraseña ........................................................................................................................................ 2 Inicio ................................................................................................................................................................. 2 Abrir empresa ................................................................................................................................................... 2 Partes del ADD .................................................................................................................................................. 3
2. Conociendo el ADD ..................................................................................................4 Administrador de Documentos Digitales.......................................................................................................... 5 Cargar Documentos ............................................................................................................................. 5 Detalle ..................................................................................................................................... 6 E-mail ...................................................................................................................................... 7 Visor de documentos ........................................................................................................................... 8 Partes del visor ........................................................................................................................ 8 Pestañas .................................................................................................................................. 8 Barra de herramientas ............................................................................................................ 9 Panel de Búsqueda.................................................................................................................. 9 Qué acciones puedo realizar dentro del Visor de Documentos ........................................... 11 Certificados y folios del SAT ............................................................................................................... 16 Índices ................................................................................................................................................ 17 Configuración ..................................................................................................................................... 18 Listado de criterios para validación ..................................................................................... 19 Administración................................................................................................................................................ 21 Configuración ..................................................................................................................................... 21
Configurar correo .................................................................................................................. 22
3. Trabajando con el ADD ......................................................................................... 23 ADD de forma independiente ........................................................................................................................... 23 CONTPAQ i® NOMINAS y el ADD....................................................................................................................... 23 CONTPAQ i® CONTABILIDAD-BANCOS y el ADD ............................................................................................... 24 CONTPAQ i® COMERCIAL y el ADD.................................................................................................................... 24 Combinar almacenes ......................................................................................................................................... 25 Cómo trabajar con más de un sistema CONTPAQi® y el ADD ........................................................................... 26 Escenario 1 Conexión Comercial – Contabilidad - Bancos.......................................................................... 26 Escenario 2 Conexión AdminPAQ – Contabilidad ....................................................................................... 28 Escenario 3 Conexión AdminPAQ – Contabildiad - Bancos ....................................................................... 30 Escenario 4 Conexión Comercial – Contabildiad – Bancos - Nóminas....................................................... 32
4. Preguntas más frecuentes .................................................................................... 34 Problemas al cargar documentos...................................................................................................................... 34 Problemas al visualizar las opciones del ADD ................................................................................................... 34 Problemas al cargar los certificados ................................................................................................................. 35 Qué pasa con el ADD que transfirió su información a otro ADD al combinar almacenes ............................... 35 Problemas con Puertos y Firewall .................................................................................................................... 35
A1.Compatibilidad con navegadores.................................................................. 36
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Para empezar Qué es El Administrador de Documentos Digitales (ADD) es un módulo que te permite almacenar, buscar y administrar documentos y comprobantes fiscales digitales (CFDI) que emitas y recibas en tu empresa.
Qué sistemas utilizan el ADD El ADD se crea automáticamente al instalar los siguientes sistemas: • •
Este módulo se instala como un directorio en el sistema operativo y trabaja sobre una página de internet.
•
•
CONTPAQi® Nóminas CONTPAQi® Contabilidad CONTPAQi® Bancos CONTPAQi® Comercial
Recomendaciones
Para asegurar el óptimo funcionamiento del ADD es recomendable trabajar con los siguientes navegadores de internet, según la forma en que se accede al ADD: Si vas a trabajar con el ADD Es recomendable utilizar… accediendo desde… La aplicación CONTPAQi® Internet Explorer 10* Nóminas, Contabilidad, Ba nco s, Comercial
El acceso directo del ADD (fuera de la aplicación CONTPAQ i®)
• •
Internet Explorer 10 Google Chrome**
*Las aplicaciones CONTPAQ i® abrirá n el ADD en este na vegador sin importar que otro esté configurado por omisión ** En caso que utilices un nav egador distinto a In ternet Exp lorer consulta el Anexo Comp atibilidad con Nave gadores p ara conocer qué configuraciones realizar, así como las restricci ones en la funcionalidad del ADD.
Cómo ingreso
Puedes ingresar al ADD desde las siguientes opciones:
Acceso directo en el escritorio
Localiza el icono en el escritorio de tu computadora y haz clic en él.
Desde el sistema
Ve al menú Empresa y selecciona la opción Administrador de Documentos Digitales. Si trabajas con CONTPAQ i® NOMINAS ingresa al menú Archivo.
Grupo programas CONTPAQ i®
Del grupo de programas CONTPAQ i® en la carpeta CONTPAQ i® Administrador de documentos digitales haz clic en la opción del mismo nombre.
1
2 Usuario y contraseña
Para habilitar el ADD es necesario indicar un usuario válido. Podrás ingresar con el usuario Supervisor y en el recuadro de la contraseña dejar el campo en blanco. Haz clic en el botón Entrar.
Supervisor es el usuario asignado por omisión con el que podrás ingresar al ADD.
Inicio
Desde aquí podrás accesar a la configuración del administrador o directamente al almacén para buscar almacenar y administrar tus documentos. Si no has seleccionado una empresa hazlo en este momento haciendo clic en el botón Abrir Empresa.
Abrir empresa
Haz clic en la opción Abrir Empresa para seleccionar de la lista de empresas disponibles aquella con la que desees trabajar.
Si ingresaste desde cualquier aplicación de CONTPAQi®, el ADD ya tendrá información de la empresa con la que va a trabajar.
Podrás visualizar todas las empresas que estén instaladas en tu ADD.
3 Partes del ADD Este es el menú principal del ADD el cual contiene las siguientes partes:
Menú Haz clic en la opción CONTPAQi® para desplegar el menú de secciones. Cuando quieras cambiar de una sección a otra utiliza esta opción o desde la barra superior selecciona la deseada. Si te encuentras en la ventana de inicio, utiliza los gráficos que se localizan en el área de despliegue.
Usuario conectado Conoce el usuario con el cual estás trabajando en el ADD. Este dato solo es informativo y no puede modificarse.
Seleccionar empresa Haz clic para desplegar la lista de empresas disponibles y seleccionar la deseada.
Cerrar sesión Haz clic en esta opción para cerrar la sesión del usuario. Automáticamente se mostrará la ventana de ingreso para que indiques un usuario y contraseña.
Si deseas cambiar el usuario deberás cerrar la sesión e iniciar indicando uno nuevo. Recuerda: Desde el ADD no podrás configurar nuevos usuarios.
Área de despliegue En esta área se despliegan las opciones de cada sección y se considera también como área de trabajo para algunos módulos. Problemas para visualizar las opciones del ADD Consulta la sección Preguntas más frecuentes
4
Conociendo el ADD
2
El Administrador de Documentos Digitales se compone de dos principales secciones:
Administrador de Documentos Digitales ADD
Administración*
Módulos contenidos:
Módulos contenidos:
A través del Administrador podrás cargar y visualizar los documentos contenidos en él, cargar los certificados públicos y actualizar las listas del SAT así como configurar las validaciones para la recepción y utilizar la utilería para reindexar la información o documentos de tu almacén.
La Administración te ayudará a realizar la configuración técnica del administrador; es decir, especificar rutas y otros valores para que el ADD funcione correctamente. *Para uso exclusivo de usuarios técnicos.
Consulta las siguientes páginas para conocer el detalle de la información de cada sección.
5 Administrador de Documentos Digitales Cargar docs. recibidos Ingresa a esta opción para cargar los documentos que te envían tus proveedores al ADD y poder administrarlos.
Paso 1 Haz clic en el botón Seleccionar Archivos para localizar los XML y otros documentos que deseas cargar al ADD.
Paso 2 Selecciona el archivo a cargar y haz clic en el botón Abrir.
Cargar docs. emitidos Ingresa a esta opción para cargar los documentos generados o emitidos por aplicaciones CONTPAQi® al ADD y poder administrarlos. Asegúrate de seleccionar una empresa antes de efectuar cualquiera de estos procesos. Además de cargar los XML también podrás seleccionar archivos con extensión: .PDF, .XLS, .DOC, ZIP. Para cargar los documentos siguientes botones:
utiliza
los
Paso 3 Haz clic en el botón Cargar
y espera a que se carguen los documentos al ADD.
Utiliza este botón para desplegar información de la última carga realizada. Se mostrarán los datos siempre y cuando siga activa la sesión del usuario. Si cierras la sesión y vuelves a ingresar se limpiarán los registros y no se mostrará la última carga realizada.
Al hacer clic en este botón, el área de despliegue se limpia para iniciar con una nueva carga.
Podrás cargar uno a uno los documentos o seleccionar varios a la vez, según lo decidas.
Problemas al cargar documentos Consulta la sección Preguntas más frecuentes
1 Arrastrar documentos desde el explorador Para facilitar la carga de los documentos podrás arrastrarlos desde el Explorador de Windows al área de despliegue de la ventana del ADD. Solo debes seleccionar los archivos deseados y con clic sostenido arrastrarlos y llevarlos al ADD. Para utilizar esta funcionalidad asegúrate de trabajar con los siguientes navegadores: • Internet Explorer 10 o superior • Google Chrome
6 2 Carga documentos desde el explorador sin abrir el ADD Otra forma de realizar la carga de los documentos es a través del Explorador de Windows pero sin necesidad de abrir el ADD. Solo debes hacer clic derecho sobre el XML y seleccionar del menú flotante, el submenú ADD CONTPAQi y la opción Cargar. Advertencia: Es posible que en algunos equipos esta característica no esté disponible. Para agregarla utiliza las utilerías de Microsoft® Windows Uninstall_UserChoice.reg y Uninstall_UserChoice_Win81.reg según la versión de tu sistema operativo.
Resultado de la carga
Una vez cargados los documentos, el ADD te proporciona información importante sobre cada uno, como: • • • •
Estado del documento: Para saber si es válido o inválido. Duplicado: Indica si el documento está duplicado o no. Detalle: Puedes conocer el detalle de las validaciones previamente configuradas para la recepción de los archivos. E-mail: Permite enviar por correo electrónico un mensaje para informar al usuario de cualquier posible problema. Adicionalmente se añade el resultado de las validaciones, pero no el documento validado. Si al realizar la carga de un XML y un PDF al mismo tiempo y ambos se nombran igual, el ADD va a asociar dichos documentos en el expediente del comprobante.
Detalle Haz clic en el botón para conocer los detalles de la carga realizada basada en las validaciones configuradas. Los datos desplegados solo son informativos pero si deseas modificar alguna configuración de las validaciones selecciona de la barra de menú la opción Configuración ADD.
7 E-mail Haz clic en el botón para capturar todos los datos necesarios para enviar por correo electrónico un mensaje con el resultado de la validación e informar al usuario de cualquier posible problema. Entre los datos que debes especificar está: •
Cuenta desde la cual se enviará el correo.
Contraseña de dicha cuenta. • A quién va dirigido el correo. • Asunto del que se trata. • Mensaje que detalla información •
sobre el resultado de la validación. Asegúrate de configurar previamente el servidor de correo dentro del menú ADMIN, módulo Configuración.
8 Visor de Documentos Desde aquí podrás ver los documentos que se han cargado al ADD y realizar diferentes tipos de búsquedas, capturar información adicional a los documentos, asociarlos con otros y tener una vista previa de los documentos PDF y XML.
Partes del visor
Pestañas Una vez cargados los documentos podrás identificarlos fácilmente ya que están organizados en tres pestañas: Recibidos, Emitidos y Otros Documentos. De esta forma será mucho más fácil localizarlos e identificarlos.
9 Barra de herramientas Utiliza la barra de herramientas para realizar diferentes acciones con los documentos disponibles en el Visor de ADD. Para utilizarlas selecciona primero un documento y enseguida haz clic en la opción deseada:
Desde el área de despliegue de documentos también podrás habilitar estas opciones. Para lograrlo haz clic derecho con el ratón sobre un documento y del menú flotante selecciona la opción deseada.
Panel de Búsqueda Dentro del Visor de documentos digitales podrás realizar diferentes tipos de búsquedas: por rangos de fechas, sentencias, por partes de un contenido y aproximaciones lo que te permite hacer más eficiente tu trabajo dentro del ADD. Para comenzar, habilita los filtros haciendo clic en el botón
.
Al utilizar el panel se realiza la búsqueda por todos los campos, en todo el documento. Búsqueda por Rango de fechas Por omisión, muestra dos meses considerando el actual y el inmediato anterior, sin importar el periodo en el cual esté trabajando la empresa. Búsqueda por Aproximaciones Marca la casilla cuando desees localizar aquellos documentos que cumplan con la aproximación indicada. Utilízala cuando desees que se consideren los acentos dentro de la búsqueda.
10 Búsqueda por columnas
La búsqueda por columnas te ayuda a delimitar aún más los documentos a desplegar.
Considera que: • • • •
Se realiza una búsqueda exacta Considera palabras completas (siempre al inicio de la cadena) Busca en el total de páginas del Visor de documentos, considera datos visibles y no visibles (campos del XML) Es sensible al uso de acentos
Incrementa las opciones de búsqueda Importes Captura directamente el número y desplegará los documentos que inicien con el dato indicado. Búsqueda por rangos en importes La siguiente sentencia te permite ubicar importes en un rango determinado. Total:[X TO Y] . Ejemplo: Total:[400 TO 500] *Aplica para la búsqueda general y por columnas*
11 Qué acciones puedo realizar dentro del Visor de Documentos Dentro del Visor puedes realizar diferentes acciones utilizando los botones de la barra de herramientas; o bien, haciendo clic derecho con el ratón y seleccionando del menú flotante las opciones. Referencia Utiliza una referencia para identificar de forma rápida el comprobante.
Para capturar una referencia u observaciones asegúrate primero seleccionar un documento y realiza el siguiente procedimiento:
Establece una nomenclatura para capturar las referencias, estas pueden ser con datos relacionados con el motivo que generó la factura, quién es el responsable, lugar y fecha, entre otros.
Paso 1 Haz clic en el botón
de la opción que deseas desplegar.
Paso 2 Captura la información
según lo que solicita la ventana.
Paso 3 Guarda los cambios
haciendo clic en el botón Guardar.
Observaciones Captura información adicional al documento para indicar datos más específicos sobre la factura o documento en cuestión.
Paso 4 Acepta los cambios
haciendo clic en el botón Aceptar.
Paso 5 Cierra la ventana.
Expediente Conoce información relacionada con aplicación y descripción del documento.
la
Para consultar el expediente basta con seleccionar primero el documento, enseguida: Paso 1 Haz clic en el botón Expediente.
Paso 2 Consulta la información
del documento y cierra la ventana al finalizar.
12 Responsable / Proceso Utiliza estos campos para indicar en cada XML recibido, el área de la empresa y el usuario responsable de dar seguimiento a este documento, de tal forma que puedas filtrar por esos campos y facilitar la administración de tus documentos, por ejemplo, para que identifiques los XML correspondientes a una comprobación de gastos de viaje.
Para capturar Responsable y Proceso asegúrate primero de seleccionar un documento y realiza el siguiente procedimiento:
Toma en cuenta que seleccionando más de un documento podrás asignar el mismo Responsable o Proceso al grupo de documentos; también puedes eliminar la asignación en cualquier momento.
Paso 2 Captura la información
Paso 1 Haz clic en el botón
de la opción que deseas desplegar. Nota: puedes hacer clic derecho y seleccionar Responsable o Proceso desde el menú flotante.
según lo que solicita la ventana.
Paso 3 Guarda los cambios
haciendo clic en el botón Guardar Usuario Responsable o Guardar Proceso.
Paso 4 Acepta los cambios
haciendo clic en el botón Aceptar.
Paso 5 Cierra la ventana.
13 Asociar Documento Al utilizar esta opción puedes asociar al XML un documento con extensión: .PDF, .DOC o .XLS, de esta forma puedes ir relacionando la información y llevar un mejor control. Ejemplos: entre algunos ejemplos está asociar : • Un CFDI a su representación gráfica en PDF. • A un XML el archivo de Excel que contiene el presupuesto del mes. Para localizar los archivos a asociar utiliza la búsqueda de documentos. Habilita los filtros para que especifiques un rango de fechas y enseguida podrás aplicar los criterios de búsqueda tal como lo haces directamente en el Visor. Una vez seleccionado el archivo a asociar asegúrate de indicar una descripción. Esto te permitirá tener a la mano información sobre la relación que existe entre documentos. Para lograrlo, captura esta descripción en el campo “Detalle Asociación”.
Paso 1 Selecciona el documento desde el Visor.
Paso 2 Presiona la tecla de función
o haz clic en el botón Asociar Documento .
Paso 3 Busca el archivo
a asociar y haz clic sobre él.
Paso 4 Captura una descripción
que te permita identificar a qué se debe la relación entre archivos. Realiza la captura en el campo “Detalle Asociación”
Paso 5 Asocia el documento
haciendo clic en el botón Asociar Docto.
Paso 6 Acepta el mensaje
informativo que indica que se guardó correctamente y cierra la ventana.
14 Preliminar Haz clic en este botón para visualizar el contenido del documento seleccionado. En caso que se trate de un XML verás la representación impresa del mismo; en documentos PDF podrás consultarlos directamente en el explorador de internet, mientras que archivos XLS y DOC tendrás opción de abrirlos y guardarlos en alguna ruta específica. Si el XML y el PDF original de la representación impresa están asociados y tienen el mismo nombre, al utilizar la opción Preliminar se mostrará el PDF original de la representación impresa; en caso que no tengan el mismo nombre o no está asociado mostrará una plantilla preestablecida por el sistema Resultado Validación Consulta el detalle de la validación que realiza el ADD al momento de realizar el cargado de documentos. Recuerda que esta información es de solo consulta y te permite conocer la configuración que realizaste en las Validaciones de recepción.
Ver XML Para ver un archivo XML asegúrate de seleccionar primero el documento a consultar y enseguida haz clic en el botón Ver XML. Utiliza esta opción como una forma de consultar o de revisar un CFDI..
15 Exportar Excel Haz clic en este botón para que el documento seleccionado sea exportado a Excel®. Al ejecutarse esta opción podrás realizar dos acciones: abrir directamente el documento en dicha aplicación; o bien, guardarlo en algún directorio específico de tu equipo.
Columnas También podrás realizar búsquedas por columnas. Captura en los recuadros la información que quieras considerar en los filtros. Para borrar los filtros indicados haz clic en el botón
.
Exporta la vista considerando todas las páginas
Exportar Utiliza esta opción cuando desees exportar los XML y compactarlos en un archivo ZIP. Esta acción puede resultarte útil cuando existan demasiados documentos en el visor; así de forma rápida los puedes enviar a un archivo ZIP.
Estado Pagado Esta información es de solo consulta ya que el estado solo puede asignarse desde CONTPAQ i® BANCOS.
Basta con hacer clic en el botón Exportar e indicar qué deseas hacer con el archivo .ZIP que se va a generar: abrirlo directamente o guardarlo en una ruta específica. Exportar Seleccionados Esta opción te permite exportar los XML y enviarlos a un archivo ZIP únicamente los documentos que tengas seleccionados en la lista de documentos del visor. De igual forma puedes abrir directamente el archivo o bien, guardarlo en una ruta específica.
Estatus Dentro de la pestaña Emitidos encontrarás la columna Estatus, la cual indica el estado del documento: • •
CFD – Emitido CFDI – Timbrado / Emitido
Esta información es de solo lectura.
Exportar un grupo específico Utiliza el panel de búsqueda para filtrar los documentos según el grupo o característica que deseas y enseguida expórtalos.
16 Certificados y folios del SAT En este módulo podrás realizar la carga de los certificados públicos y actualizar las listas del SAT.
Paso 1 Haz clic en el botón Seleccionar Archivo
para buscar la ruta donde se localizan los archivos CSD, FoliosCFD.
Paso 2 Busca la ruta y selecciona
el archivo CSD para que se actualice su información contra los registros del SAT.
Paso 3 Haz clic en el botón Importar Importación de archivos del SAT Utiliza esta opción para importar y cargar los archivos que emite el SAT (certificados y folios) así como el certificado público (*.cer) de algún emisor.
para que se guarde el archivo en el servidor y comience el proceso de indexación. El proceso puede tomar unos minutos.
Paso 4 Haz clic en el botón Descarga de archivos para del SAT para verificar la fecha de última modificación y vigencia de los Certificados y folios.
Problemas al cargar los certificados Consulta la sección Preguntas más frecuentes
17 Certificados públicos En esta opción puedes conocer la información de los certificados públicos como: número, RFC, validez. Esta información solo es informativa.
Índices En este módulo podrás ejecutar una serie de utilerías que te ayudarán a dar mantenimiento a la base de datos.
Paso 1 Marca la casilla
del certificado deseado y enseguida haz clic en el botón
para eliminarlo.
Paso 1 Selecciona el índice
de la lista de índices disponibles.
Paso 2 Haz clic en el texto Reindexar del renglón que corresponda.
El sistema mostrará el avance en la columna correspondiente y al finalizar el proceso aparece el texto “Indexado”
18 Configuración add En este módulo podrás configurar los criterios que serán considerados para cargar o recibir los documentos en el ADD. Esto significa que si la regla no se cumple para el documento en cuestión, éste no ingresa al ADD.
Paso 1 Haz clic en la opción Criterios para recibir comprobantes para desplegar la lista de opciones que tiene consideradas el ADD.
Paso 2 Marca la(s) casilla(s)
de la(s) opción(es) que quieres sean consideradas durante la recepción de documentos. Para lograrlo, haz clic sobre la casilla deseada.
Paso 3 Guarda los cambios
efectuados haciendo clic en el botón Guardar, enseguida haz clic en el botón CONTPAQi y selecciona la opción ADD para continuar trabajando en él.
19 Listado de Criterios para validación de comprobantes recibidos y emitidos La opción
Valida que…
1.1 - Codificación del CFD/CFDI es UTF-8
El comprobante fue codificado diferente y difiere de los estándares establecidos por el SAT.
1.2 - El XML es un comprobante
Verifica que el XML corresponda a un CFDI.
1.3 - Estructura
El Comprobante corresponde con la estructura y nodos del SAT La versión del CFDI es la correspondiente a la fecha en la que se emitió:
1.4 - La fecha de emisión corresponde con la versión del comprobante
·Los comprobantes emitidos en el 2011 deben corresponder a una versión 3.0. ·Los comprobantes emitidos después del 30 de Junio del 2012 deben corresponder a una versión 3.2.
2.1 - El número de certificado del comprobante corresponde al certificado reportado
El certificado incluido en el XML del CFDI tiene el mismo número de serie que el atributo “NoCertificado”.
2.2 - El certificado del comprobante en base 64 es correcto
El certificado incluido en el xml está codificado correctamente.
2.3 - El certificado del comprobante fue emitido por el SAT
Valida que el certificado con el que fue emitido el comprobante fue generado por el SAT.
2.4 - El certificado del comprobante corresponde a un CSD o FIEL
El certificado es de tipo “Certificado de Sello Digital” o “Firma Electrónica”.
2.7 - El sello del comprobante es válido para el número de certificado reportado
El sello del comprobante fue generado con el certificado del número (NoCertificado) incluido en el XML. Nota: Esta validación solo aplica para CFD versión 2.0 y 2.2 en el que el Certificado es un dato opcional para el XML.
El sello del comprobante fue generado con el certificado incluido en el 2.8 - El sello del comprobante es válido para el certificado reportado XML. 2.9 - El certificado del comprobante no debe corresponder a un certificado de prueba
El certificado del comprobante es para propósito de producción, fue generado para ser usado por un contribuyente real.
3.1 - El certificado corresponde al RFC del Emisor
El RFC para el que fue expedido el certificado corresponde al RFC del emisor del XML.
4.3 - CFDI Se encontró el complemento Timbre Fiscal Digital
Contiene el nodo del Timbre Fiscal Digital.
20 Listado de Criterios para validación de comprobantes recibidos y emitidos
continuación…
El certificado del PAC se encontró en el listado de certificados públicos del SAT. 4.4 - CFDI Se encontró el certificado del PAC
Nota: El certificado del PAC se tiene que descargar del sitio FTP del SAT la primera vez que se usa para validar un comprobante, posteriormente se almacena y se usa el almacenado para validar comprobantes futuros. A partir de la versión 109 ya se van a tener los certificados del PAC precargados.
4.5 - CFDI El namespace del complemento Timbre Fiscal Digital es correcto
La definición de la estructura del Timbre Fiscal Digital dentro del XML es correcta.
4.6 - CFDI El prefijo del complemento Timbre Fiscal Digital es correcto
El nodo Timbre Fiscal Digital contiene el prefijo correcto, de acuerdo a la definición de su esquema.
4.7 - CFDI El sello del Timbre Fiscal Digital es válido
El sello del Timbre Fiscal Digital fue generado con el contenido del complemento y con el certificado del PAC.
4.8 - CFDI El certificado con el que se generó el Timbre Fiscal Digital no debe ser un certificado de prueba
El certificado del comprobante es para propósito de producción, fue generado para ser usado por el SAT. Nota: El PAC es el representante del SAT en el proceso de timbrado.
4.9 - CFDI El certificado con el que se generó el Timbre Fiscal Digital fue emitido para un PAC
El RFC del certificado con el que timbró corresponde al RFC: “SAT970701NN3”
4.10 - CFDI El sello CFD del timbre corresponde con el sello del comprobante
El nodo del Sello dentro del Timbre Fiscal Digital corresponde al primer sello generado del comprobante en el XML.
5.1 - En cargar Recibidos: El RFC del comprobante Recibido corresponde con el RFC del ADD
Validación de CONTPAQi necesaria para reconocer si un XML fue emitido para el RFC de la empresa en cuestión.
6.1 - En cargar Emitidos: El RFC del Validación de CONTPAQi necesaria para reconocer si un XML fue emitido por el RFC comprobante Emitido corresponde con el de la empresa cuestión. RFC del ADD
21 Administración Esta información solo debe ser manipulada por usuarios técnicos
Configuración Aquí podrás realizar la configuración del Servidor y otros componentes para que el ADD funcione de forma correcta. En esta configuración están contenidas todas las opciones de facturación electrónica como rutas, contraseñas, envíos de CFDI y demás información técnica que requiere el ADD. Es aquí donde se gestiona la descarga automática de los archivos del SAT y el guardado de los certificados públicos descargados. Para comenzar haz clic en el componente que deseas configurar:
Paso 1 Identifica la opción a configurar haciendo clic sobre el cuadro de edición.
Paso 2 Modifica la información
según lo requieras y guarda los cambios.
Paso 3 Repite estos pasos
hasta completar la configuración deseada.
Paso 4 Ve al menú CONTPAQi
para continuar trabajando con el ADD.
Utiliza estos botones para guardar o descartar los cambios efectuados. _
Configurar correo Desde aquí, personal técnico de tu empresa podrá configurar la información de los servidores para el envío de correo electrónico. Por omisión el ADD ya tiene tres configuraciones predefinidas.
22 Selecciona la que más te convenga o edítala si es necesario. También puedes agregar una nueva configuración.
Nueva configuración de correo Haz clic en el texto “Agregar nueva configuración” y captura los siguientes datos: •
Nombre
del
servicio
que
se
utilizará para el envío. Corresponde a la parte contenida entre el @ y el primer punto del correo, es decir, el dominio. Ejemplo: @contpaqi.com. Nombre del servicio: contpaqi
Servidor del correo saliente (SMTP). • Número del puerto de salida. • Usuario y Contraseña del correo de •
salida, en caso de utilizarlo. *Marca la casilla “Usar SSL” si deseas utilizar una conexión segura cifrada.
Al finalizar la captura de los datos no olvides guardar los cambios. Importante: • El nombre del servicio no acepta espacios en blanco. • También puedes configurar el correo y contraseña con el que se enviará el mensaje de correo desde el sistema CONTPAQi® o Nóminas: Desde la ventana Envío recibos electrónicos. o Bancos: Desde los documentos bancarios. Nota: Si solo se asigna el correo de envío pero no la contraseña, entonces se tomará el correo y contraseña configurados desde el ADD.
Trabajando con el ADD Podrás trabajar con el ADD en las siguientes modalidades:
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1. ADD de forma independiente. Podrás ingresar directamente al ADD para ver los documentos almacenados en él, realizar búsquedas o bien, capturar información adicional que ayude a la administración de los mismos. 2. Desde CONTPAQi® Nóminas. 3. Desde CONTPAQi® Contabilidad-Bancos. Donde podrás generar el pago de un CFD/CFDI, asociar el documento de pago al comprobante así como la póliza correspondiente. 4. Desde CONTPAQi® Comercial. Para asociar los comprobantes con los documentos comerciales. Nota: Las pestañas que se muestren dentro del visor de documentos pueden variar dependiendo de la forma en que se ingresa al ADD.
ADD de forma independiente
Ingresa al Visor para administrarlos Carga los documentos al ADD
Configura las validaciones de recepción
Sigue este proceso para trabajar con el ADD de forma independiente, es decir, sin abrir las aplicaciones de CONTPAQi®. Este proceso te ayudará a tener la información lista y completa para ser administrada posteriormente.
Actualiza el CSD y folios ante el SAT
CONTPAQi® Nóminas y el ADD
Desde CONTPAQi® Nóminas podrás visualizar y almacenar los sobre-recibos electrónicos. Por ello, cuando ingreses al ADD desde la aplicación únicamente estará activa la pestaña Sobre-Recibos. Si el usuario cuenta con los permisos para utilizar esto entonces podrá ver la información desde el ADD
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24 CONTPAQi® Contabilidad-Bancos y el ADD •Actualizar CSD y folios SAT •Validaciones recepción •Cargar documentos
Configuración ADD
•Asociar CFD/CFDI a pólizas •Registrar información del DIOT a partir de los XML asociados •Asociar a documentos bancarios
Asociación CFD/CFDI
•Pagar CFD/CFDI •Ver documentos pagados •Deshacer asociación
Pagar CFD/CFDI
Pagar CFD/CFDI Puedes realizar el pago de los comprobantes desde los documentos bancarios Cheques y Egresos. Habilita el botón Almacén digital, donde encontrarás opciones relacionadas con el pago de los comprobantes: Pagar CFD/CFDI, Ver CFD/CFDI pagados y Deshacer el pago a CFD/CFDI. Desde el ADD puedes verificar cuáles CFD/CFDI han sido pagados para que lleves un mayor control de la información e identifiques rápidamente aquellos asociados con CONTPAQ i® Bancos. Nota: Puedes pagar también desde el Calendario financiero y desde el proceso Pagar CFD/CFDI. Desde CONTPAQi® Contabilidad podrás visualizar en el ADD los documentos emitidos y recibidos. Asociar a Póliza Puedes asociar a la póliza el CFD/CFDI y con base en esto desglosar la información para el módulo Comprobantes y generar los movimientos de la póliza. O bien, puedes generar el Control de IVA a partir de los XML asociados. Si ingresas al ADD desde una póliza o un documento banc a rio, el sistema solo mostrará c omo opciones disponibles: consultar y asociar comproban tes.
CONTPAQ i® Comercial y el ADD Desde CONTPAQi® Comercial podrás asociar los CFD/CFDI a las compras registradas en el sistema. Nota: Al emitir las facturas de tus clientes está asociado su CFD/CFDI a tu documento. Cuando consultes el ADD desde CONTPAQi® Comercial podrás visualizar los documentos emitidos y recibidos. Problemas con Puertos y Firewall Consulta la sección Preguntas más frecuentes
25 Combinar almacenes Este proceso se realiza de forma interna y permite concentrar la información contenida en dos almacenes diferentes y que será administrada por uno solo. Qué hacer antes de combinar los almacenes Para que los almacenes se combinen de forma exitosa asegúrate de: • • •
Tener permisos sobre la carpeta Index que se localiza en <: C:\Compac> Verifica que los ADD a combinar NO estén en uso. Ambos ADD tengan el mismo RFC.
Cómo combinar los almacenes La combinación de almacenes se establece al realizar la conexión entre los sistemas CONTPAQi®: •
Desde CONTPAQi® Nóminas. Desde la ventana Catálogo de empresas indica que vas a establecer la conexión con Contabilidad/Bancos y en la pestaña Recibo Electrónico en el campo “Utilizar el ADD” marca la opción “Que usa la empresa de CONTPAQi® Contabilidad”.
•
Desde CONTPAQi® Comercial. Desde la ventana Redefinir empresa indica que vas a establecer la conexión con la “Empresa contabilidad”.
Importante: Cuando se realiza la combinación de los almacenes, el ADD que rige es el de CONTPAQi® Contabilidad, es decir, que este agregará la información proveniente de Nóminas, Comercial o ambos -según sea el caso.
Qué pasa con el ADD que transfirió su información a otro ADD al combinar almacenes Consulta la sección Preguntas más frecuentes
26 Cómo trabajar con más de un sistema CONTPAQi® y el ADD Consulta los siguientes escenarios para obtener más información sobre cómo trabaja el ADD dependiendo de las acciones que deseas realizar al tener conexión entre los sistemas.
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Escenario Establecer conexión entre estos sistemas para enviar pólizas a CONTPAQi® Contabilidad y realizar pagos de los documentos comerciales desde CONTPAQi® Bancos.
Qué debo saber sobre la instalación de los sistemas Los sistemas involucrados son CONTPAQi® Comercial y CONTPAQi® Contabilidad/Bancos. Si instalaste primero CONTPAQi® Comercial asegúrate de instalar CONTPAQi® Contabilidad/Bancos en el mismo servidor de Comercial. En caso contrario, si ya cuentas con el sistema contable y deseas instalar la aplicación comercial, éste último debe instalarse en el Servidor de CONTPAQi® Contabilidad/Bancos. Nota: Si trabajas con Terminales, asegúrate de configurar la IP para que apunten al Servidor donde está el Saci. Qué debo configurar en CONTPAQi® Contabilidad Paso 1 Indica en la empresa que vas
ventana
Redefinir
a “Usar el administrador de documentos digitales” con Comercial.
Paso 2 Haz clic en el botón
del campo “Empresa comercial” para que selecciones la empresa de CONTPAQi® Comercial con la que vas a realizar la conexión.
Paso 3 Guarda la información
27 Qué debo configurar en CONTPAQi® Comercial Paso 1 Indica en la ventana Redefinir empresa
que vas a establecer la conexión con la “Empresa contabilidad”. Haz clic en el botón para seleccionar la deseada Ejemplo: ctContable
Paso 2 Guarda los cambios
Nota: Al guardar esta configuración se muestra un mensaje indicando que se utilizará el ADD de CONTPAQi® Contabilidad. Este proceso realiza la combinación de almacenes. Si llegara a presentarse algún error, se queda con la configuración anterior; es decir, no combina los ADD ni guarda interfaz.
Qué pasa con el ADD Al establecer la conexión entre Comercial-Contabilidad se realiza la combinación de almacenes.
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Escenario Es necesario administrar en el ADD los comprobantes recibidos y enviar pólizas a CONTPAQi® Contabilidad
Qué debo saber sobre la instalación de los sistemas Todos los sistemas están instalados en el mismo equipo. Nota: AdminPAQ utiliza el Almacén digital (Secudoc)
Qué debo configurar en CONTPAQi® Contabilidad Paso 1 Captura en empresa el
la
ventana
Paso 2 Marca la casilla “Crear administrador de documentos digitales”.
Redefinir
RFC que corresponda a empresa, en caso que no lo tenga asignado.
la
Paso 3 Guarda la información.
29 Qué debo configurar en AdminPAQ Paso 1 Indica en la ventana Empresas
Paso 2 Guarda los cambios
en el campo “Ruta de Archivos de la Empresa ContPAQ (para importar/Exportar información a ContPAQ” el nombre de la empresa de CONTPAQ i® Contabilidad.
Qué pasa con el ADD CONTPAQ i® CONTABILIDAD recibe y administra los documentos a través del ADD. Al establecer la conexión desde el sistema comercial, el envío de pólizas puede realizarse hacia CONTPAQ i® Contabilidad sin contratiempos. Importante: Los documentos emitidos por AdminPAQ no pueden ser visualizados a través del ADD en Contabilidad, ya que permanecen en el Almacén digital (Secudoc).
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Escenario Es necesario administrar en el ADD los comprobantes recibidos, enviar pólizas a CONTPAQi® Contabilidad y realizar pago de documentos comerciales desde CONTPAQi® Bancos.
Qué debo saber sobre la instalación de los sistemas Todos los sistemas están instalados en el mismo equipo. Nota: AdminPAQ utiliza el Almacén digital (Secudoc)
Qué debo configurar en CONTPAQi® Contabilidad Paso 1 Captura en la ventana Redefinir empresa el RFC que corresponda a la empresa, en caso que no lo tenga asignado.
Paso 2 Marca la
casilla “AdminPAQ” para especificar que vas a “Usar el administrador de documentos digitales” con AdminPAQ.
Paso 3 Marca la casilla “Crear administrador de documentos digitales” Paso 4 Guarda la información. Nota: Contabilidad-Bancos continúa trabajando con su ADD (no usará el almacén digital de AdminPAQ ).
31 Qué debo configurar en AdminPAQ Paso 1 Indica en la ventana Empresas
Paso 2 Guarda los cambios
en el campo “Ruta de Archivos de la Empresa ContPAQ (para importar/Exportar información a ContPAQ” el nombre de la empresa de CONTPAQ i® Contabilidad.
Qué pasa con el ADD El ADD entra en funcionamiento pero no puede ver los documentos emitidos y recibidos por AdminPAQ. Solo podrá visualizar la información que se reciba en el ADD por parte de Contabilidad-Bancos. Al establecer la conexión desde el sistema comercial, el envío de pólizas puede realizarse hacia CONTPAQ i® CONTABILIDAD sin contratiempos. Y la realización de pagos también aplica. Importante: Los documentos emitidos por AdminPAQ no pueden ser visualizados a través del ADD en Contabilidad, ya que permanecen en el Almacén digital (Secudoc).
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Escenario Establecer la conexión entre estos sistemas para enviar pólizas desde CONTPAQi® Comercial a CONTPAQi® Contabilidad; así como enviar pagos de CONTPAQi® Nóminas a CONTPAQi® Bancos.
Qué debo saber sobre la instalación de los sistemas Donde se encuentre el Servidor de CONTPAQi® Contabilidad, ahí debe instalarse el Servidor de CONTPAQi® Comercial; de la misma manera si utilizarás CONTPAQi® Nóminas, este debe instalarse donde se encuentre el servidor del sistema contable. Recuerda:
Qué debo configurar en CONTPAQi® Contabilidad Paso 1 Indica en la empresa que vas
Paso 2 Haz clic en el botón
del campo “Empresa comercial” para que selecciones la empresa de CONTPAQi® Comercial con la que vas a realizar la conexión.
ventana
Redefinir
a “Usar el administrador de documentos digitales” con Comercial.
Paso 3 Guarda la información
Qué debo configurar en CONTPAQi® Comercial Paso 1 Indica en la ventana Redefinir empresa que vas a establecer la conexión con la “Empresa contabilidad”. Haz clic en el botón para seleccionar la deseada Ejemplo: ctContable
Paso 2 Guarda los cambios
Nota: Al guardar esta configuración se muestra un mensaje indicando que se utilizará el ADD de CONTPAQi® Contabilidad. Este proceso realiza la combinación de almacenes. Si llegara a presentarse algún error, se queda con la configuración anterior; es decir, no combina los ADD ni guarda interfaz .
33 Qué debo configurar en CONTPAQi® Nóminas Paso 1 Indica en la ventana Catálogo de empresas, en la pestaña Contable que vas a establecer la conexión con CONTPAQi® Contabilidad y CONTPAQi® Bancos.
Paso 2 Ve a la pestaña Recibo Electrónico y en el campo “Utilizar el ADD” marca la opción Que usa la empresa de CONTPAQi® Contabilidad. Paso 3 Guarda los cambios Este proceso realiza la combinación de almacenes. Si llegara a presentarse algún error, se queda con la configuración anterior; es decir, no combina los ADD ni guarda interfaz.
Qué pasa con el ADD Al establecer la conexión entre estos sistemas se realiza la combinación de almacenes permitiendo visualizar los documentos emitidos y recibidos.
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Preguntas más frecuentes
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Problemas al visualizar las opciones del ADD Puede ocurrir que al ingresar al ADD no muestre la información del menú, las diferentes opciones del ADD ni el nombre de la empresa a través de la cual se conectó. Además, al ingresar a Configuración de la sección Administrador no se muestren las diferentes opciones disponibles. Esto puede deberse a la configuración de seguridad de Internet Explorer en equipos que cuentan con sistemas operativos como Windows Server 2008, con sistema operativo a 64 bits. Para resolverlo realiza lo siguiente: 1. Ingresa al Administrador del Servidor y selecciona la opción Configurar ESC de Internet Explorer. 2. Marca la opción “Desactivado” en la Configuración de seguridad tanto para Administradores como para Usuarios. 3. Haz clic en el botón Aceptar para guardar los cambios Ingresa nuevamente al ADD y verifica que las opciones del menú están disponibles.
Problemas al cargar documentos En ocasiones al trabajar con Internet Explorer versión 10 no es posible realizar el cargado de documentos. Esto puede deberse a que la vista de compatibilidad esté marcada y a que exista un faltante dentro de dicha configuración. Para resolverlo realiza dos acciones: 1. Ve al menú Herramientas y verifica que la opción Vista de compatibilidad esté desmarcada. Si está marcada haz doble clic sobre ella para deshabilitarla. 2. Selecciona la opción Configuración de Vista de compatibilidad dentro del mismo menú Herramientas y enseguida desmarca las tres casillas que aparecen al final de la ventana. Cierra e intenta realizar el cargado de documentos desde el ADD.
35 Problemas al cargar los certificados Es posible que al intentar cargar los certificados y folios del SAT se presente el mensaje "Es posible que el índice esté dañado, favor de volver a cargar el archivo" La razón es porque el servicio de FTP del SAT -de donde se obtienen los certificados y folios- está saturado, provocando lentitud en el acceso y e indicando que el proceso no puede realizar el cargado del archivo. Esta situación es más común cuando es la primera vez que se realiza el cargado de los certificados y folios. Una alternativa para realizar el cargado, es ingresando directamente al sitio FTP del SAT e importar los archivos en la opción Importación de archivos del SAT. ftp://ftp2.sat.gob.mx/agti_servicio_ftp/verifica_comprobante_ftp/
Qué pasa con el ADD que transfirió su información a otro ADD al combinar almacenes
Cuando se realiza el proceso Combinar almacenes, aquellos ADD de los sistemas que se combinaron con CONTPAQi® Contabilidad siguen existiendo, es decir, no se eliminan. Por ello, si ingresas al ADD desde el acceso directo (fuera de la aplicación CONTPAQi®) asegúrate de seleccionar el ADD que corresponda con CONTPAQi® Contabilidad, ya que éste es el que concentra toda la información.
Problemas con Puertos y Firewall* *Solo aplica para Secure Socket Layer
En algunas configuraciones de Windows® es requisito habilitar los puertos TCP por usuario. En dichos casos deberás asignar a cada uno de los usuarios que estén trabajando en el entorno de la aplicación los privilegios del puerto. Utiliza el siguiente comando para agregar los privilegios, según se requiera: netsh http add urlacl url=https://+:9081/ user=usuario_win
Adicionalmente debes saber que si los parámetros de configuración de Proxy es por usuario, será necesario aplicar los parámetros al usuario SYSTEM para evitar problemas al momento del timbrado de documentos.
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Compatibilidad con navegadores En este apartado encontrarás información relacionada con la compatibilidad que existe entre diferentes navegadores de internet y el ADD. Toma en cuenta las consideraciones y configuraciones aquí recomendadas para que puedas utilizar y gozar de las características del Administrador.
Windows Internet Explorer - anterior a la versión 8 Ingreso al ADD desde el acceso directo • ¿Qué veo?
• •
La página no muestra formato visual Las opciones no funcionan El menú superior no es visible
A1
Ingreso al ADD desde sistema CONTPAQ i® ¿Qué veo?
No puede mostrarse la página debido a que coloca basura en la URL del sitio del ADD.
Al quitarle la basura a la dirección URL muestra la página pero sin el formato correspondiente.
Windows Internet Explorer versión 8 Última versión compatible con Windows XP
Al utilizar Internet Explorer versión 8 es necesario configurar algunos parámetros para tener un correcto funcionamiento del ADD. Al utilizar este navegador debes saber que la funcionalidad del ADD estará limitada
Configurar vista de compatibilidad
Permitir elementos emergentes
Paso 1 Ve al menú Herramientas
Paso 1 Selecciona del menú Herramientas, submenú
y verifica que la opción Vista de compatibilidad esté sin marcar.
Paso 2 Selecciona la opción Configuración de Vista de compatibilidad que se ubica en el mismo menú Herramientas.
Paso 3 Desmarca la casilla “Mostrar sitios de la intranet en Vista de compatibilidad”. Nota: Asegúrate que las tres casillas estén desmarcadas. Realiza el procedimiento Permitir elementos emergentes.
Bloqueador de elementos emergentes la opción Configuración del bloqueador de elementos emergentes.
Paso 2 Captura http://127.0.0.1 en el campo “Dirección
del sitio web que desea permitir” y haz clic en el botón Agregar.
Paso 3 Cierra la ventana.
37 Ingreso al ADD desde el acceso directo
¿Qué veo?
La página muestra el formato del sitio del ADD. El menú superior se visualiza correctamente y es posible ingresar a todas las opciones.
Limitaciones • Al seleccionar los archivos a cargar solo permite seleccionar uno a la vez. La carga es 1 a 1. • La funcionalidad (Drag&Drop) de arrastrar los archivos desde el Explorador de Windows al área de cargado NO está disponible. Al hacerlo se abre una pestaña con la estructura del XML. • Si trabajas con sistemas operativos Windows XP y Office 2003 , para ejecutar la opción Exportar a Excel desde el Visor del ADD es necesario contar con el complemento “File Format Converters”, de lo contrario, la opción no funcionará. • La opción Resultado de Validaciones, ubicada en el Visor del ADD, no muestra información.
Windows Internet Explorer versión 9 Al utilizar Internet Explorer versión 9 es necesario configurar algunos parámetros para tener un correcto funcionamiento del ADD. Al utilizar este navegador debes saber que la funcionalidad del ADD estará limitada
Configurar vista de compatibilidad Paso 1 Ve al menú Herramientas
y verifica que la opción Vista de compatibilidad esté sin marcar.
Paso 3 Desmarca la casilla “Mostrar sitios de la intranet en Vista de compatibilidad”. Nota: Asegúrate que las casillas estén desmarcadas.
Paso 2 Selecciona la opción Configuración de Vista de compatibilidad que se ubica en el mismo menú Herramientas.
Limitaciones • Al seleccionar los archivos a cargar solo permite seleccionar uno a la vez. La carga es 1 a 1. • La funcionalidad (Drag&Drop) de arrastrar los archivos desde el Explorador de Windows al área de cargado NO está disponible. Al hacerlo se abre una pestaña con la estructura del XML.
38 Firefox versión 26.0 Para utilizar el ADD con Firefox versión 26.0 es necesario: •
•
Que el Plugin de Adobe Flash esté actualizado. Esto evitará que Firefox bloqueé la funcionalidad del Visor. Si no se actualiza, el navegador mandará un mensaje para seguir visualizando el visor con el plugin de adobe flash desactualizado. Añadir el sitio del ADD a las excepciones del bloqueo de ventanas emergentes. Para lograrlo realiza lo siguiente: Paso 1 Selecciona del menú Herramientas, submenú Opciones, la pestaña Contenido.
Paso 2 Haz clic en el botón Excepciones y en el campo “Dirección del sitio web” captura el sitio del ADD
Esto permite que las opciones de visualización y exportación en el visor del ADD se ejecuten sin ningún contratiempo. Este navegador permite… • Si éste es el navegador predeterminado, al abrir el ADD desde el acceso directo se abrirá con este navegador. • Seleccionar hasta 100 documentos a la vez para cargarlos. • Arrastrar documentos al área de cargado (drag and drop), por lo que se pueden cargar grandes cantidades de XML.
Google Chrome (versión 32.0.1700.76 m)
Este navegador permite… • Si se tiene como navegador predeterminado, al abrir el ADD desde el acceso directo se abrirá con este navegador. • Seleccionar hasta 100 documentos a la vez para cargarlos. • Arrastrar documentos al área de cargado (drag and drop), por lo que se pueden cargar grandes cantidades de XML.
