PANDUAN MODUL - eghrmis.gov.my

PANDUAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN WAJIB HAD UMUR

PENETAPAN PERANAN BAGI MODUL PENGURUSAN PENAMATAN PERKHIDMATAN BAGI KES PERSARAAN WAJIB HAD UMUR TUGASAN: Setiap agensi perlu menetapkan peranan bagi pemilik kompetensi di agensi masing-masing mengikut templet yang disediakan ( Profil Pengguna / User Profile (Agensi/Agency))

BIL

PERANAN

1.

Pemilik Kompetensi (CO)

2.

Pemberitahu Penamatan Perkhidmatan (Separation Requestor)

KOD PERANAN

[05] [0501] [134]

RINGKASAN

TANGGUNG JAWAB

Tidak perlu disetkan (default)

Pentadbir Sekuriti Level 1/2

Melakukan pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan


3.

Pentadbir Penamatan Perkhidmatan (Separation Administrator)

[10] [104]

Mengemaskini maklumat CO dan menyediakan surat akuan


4.

Pengesah Penamatan Perkhidmatan (Separation Endorser)

[10] [329]

Mengesahkan maklumat CO yang menamatkan perkhidmatan


5.

Penyelia (Line Manager)

[10] [106]

Mengesahkan sumber logistik CO dan merekod dan papar nota serah tugas


Penemuduga (Exit Interviewer)

[10] [107]

Merekodkan maklumat dan penjadualan temu duga penamatan perkhidmatan


Pentadbir Aliran Kerja(Penamatan Perkhidmatan)

[12] [1202] [113]

Set aliran kerja bagi modul Penamatan Perkhidmatan


6.

7.

NAMA & KAD PENGENALAN

_____________________________________________________________ WAJIB 2

ALIRAN KERJA PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN WAJIB HAD UMUR

LINE MANAGER

SP- 312 SEP ADMIN

SEP ENDOSER REM SPECIALIST

SP- 301

SP- 308

SEP ADMIN

SP- 304 SP- 310

_____________________________________________________________ WAJIB 3

PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PAKSA (WAJIB HAD UMUR) TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan () bagi setiap langkah yang telah lengkap.

KOD ALIRAN KERJA

SP-301

SP-304

TAJUK ALIRAN KERJA

Persaraan Paksa: Aplikasi Penamatan Perkhidmatan Paksa Untuk Pengesahan

Persaraan Paksa: Permohonan Untuk Penjadualan Temuduga Keluar Penamatan Perkhidmatan

SP-308

Persaraan Paksa: Pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan – Persaraan Paksa

SP-310

Persaraan Paksa: Pemberitahuan untuk penyediaan surat akuan

SP-312 (melalui Pemilik Rekod)

Persaraan Paksa: Pemberitahuan mendapatkan keperluan logistik daripada Pemilik Kompetensi sebelum tarikh penamatan perkhidmatan

PENGHANTAR

PENERIMA

PERANAN

PERANAN

Separation Administrator

Separation Endorser

Separation Endorser

TANDAKAN ( )


Separation Endorser

REM Specialist

Separation Endorser


Separation Endorser

Line Manager

_____________________________________________________________ WAJIB 4

PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PELAKSANAAN (EXECUTE) TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan () bagi setiap langkah yang telah lengkap.

KOD ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

Am: Penghantaran Notis Penyerahan Tugas yang dilengkapkan oleh Pemilik Kompetensi

PENGHANTAR

PENERIMA

PERANAN

PERANAN

CO/Separation Administrator

Line Manager

Separation Endorser


CO/Separation Administrator

Separation Endorser

TANDAKAN ( )

SP-024 Penghantar: BU Penerima: AP Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Disahkan SP-314

SP-315 (Melalui Pemilik Rekod)

Penghantar: BU Penerima: AP Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Dikemaskini (Melalui Pemilik Rekod) Penghantar: BU Penerima: AP

_____________________________________________________________ WAJIB 5

ALIRAN PROSES PERSARAAN WAJIB HAD UMUR

Sep Admin 3.1 Melakukan Penapisan Penamatan Perkhidmatan

Mula

Sep Admin 3.2 Pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan

Sep Endorser 3.3 Pengesahan

Tidak Lengkap CO/Sep Admin 3.4 Mengemaskini Maklumat Persaraan

Sep Endorser 3.5 Pengesahan Maklumat Persaraan

Line Manager 3.9 Pengesahan Sumber Logistik

CO 3.10 Hantar Nota Serah Tugas / Hantar Semula Nota Serah Tugas

Sep Admin 3.6 Notis ke LHDN dan Perumahan

Status? Lengkap

Sep Admin 3.7 Notis ke Pencen

Line Manager 3.12 Paparan Maklumat nota serah tugas dan Logistik

A

A

3.8 Power

Tamat

Line Manager 3.11 Merekod dan Papar nota serah tugas

Sep Admin 3.13 Menyediakan Surat Akuan

_____________________________________________________________ WAJIB 6

CO 3.15 Papar Maklumat Temuduga

Exit Interviewer 3.14 Merekodkan Maklumat dan Penjadualan Temuduga Penamatan Temuduga Bersemuka

A

Jenis Temuduga?

Tamat

Borang Soal Selidik CO 3.16 Melengkapkan Borang Soal Selidik

_____________________________________________________________ WAJIB 7

_____________________________________________________________ WAJIB 8

MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PAKSA (WAJIB HAD UMUR)

AKTIVITI : MELAKUKAN PENAPISAN PENAMATAN PERKHIDMATAN PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]

2. Klik menu [Penamatan Perkhidmatan Paksa] [Melakukan Penapisan Untuk Penamatan Perkhidmatan]

_____________________________________________________________ WAJIB 9

3. Pengguna akan melihat skrin Melakukan Penapisan Untuk Penamatan Perkhidmatan. Skrin Carian Berdasarkan Pemilik Kompetensi diperolehi secara default

4. Dari skrin ini pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:   

Carian Berdasarkan Pemilik Kompetensi Carian Berdasarkan Unit Organisasi Paparan Senarai Pemilik Kompetensi Penamatan Perkhidmatan

_____________________________________________________________ WAJIB 10

5. Skrin carian berdasarkan Pemilik Kompetensi

< COID > < Nama > < I/C No. >

Langkah 6

Langkah 7

6. Masukkan maklumat CO menggunakan carian senarai CO kemudian klik butang teruskan. Skrin dibawah akan dipaparkan.

< I/c No, > < Nama >

Klik pada butang cetak untuk mencetak

7. Klik butang keluar untuk keluar dari paparan.

_____________________________________________________________ WAJIB 11

8. Skrin Carian Berdasarkan Unit Organisasi

Langkah 9 Klik pada butang cari untuk mencari Unit Organisasi

9. Skrin Carian Unit Organisasi. Terdapat dua pilihan paparan untuk carian sama ada Paparan Hirarki atau Paparan Senarai. Pilih unit organisasi yang berkenaan atau;

_____________________________________________________________ WAJIB 12

Klik butang Teruskan atau masukkan maklumat unit organisasi berkenaan dan klik pada hyperlink kod unit organisasi.

10. Masukkan maklumat tarikh, pilih jenis penamatan perkhidmatan dan klik pada butang teruskan.

Langkah 11

_____________________________________________________________ WAJIB 13

11. Skrin senarai carian berdasarkan unit organisasi dipaparkan seperti dibawah.

Langkah 12

Langkah 13

12. Klik butang cetak untuk mencetak senarai bakal-bakal pesara. 13. Klik butang keluar untuk keluar dari paparan. 14. Skrin Paparan Senarai Pemilik Kompetensi Penamatan Perkhidmatan

Langkah 15

15. Klik pada butang cari untuk mencari unit organisasi.

_____________________________________________________________ WAJIB 14

16. Skrin menunjukkan contoh maklumat yang dimasukkan.

Unit Organisasi yang baru dimasukkan

Langkah 17 Klik di sini untuk memaparkan maklumat persaraan

17. Klik Jenis Persaraan yang hendak dipaparkan Contoh: Persaraan Had Umur 18. Pengguna akan melihat Paparan Hierarki untuk Persaraan Had Umur seperti di bawah.

Langkah 19 Klik di sini untuk memaparkan maklumat persaraan

19. Klik Jenis Persaraan Had Umur yang hendak dipaparkan Contoh: Dalam Proses _____________________________________________________________ WAJIB 15

20. Pengguna akan melihat skrin Senarai Pemilik Kompetensi seperti dibawah.

< I/C No.>

< Nama >

< I/C No.>

< Nama >

< I/C No.>

< Nama >

< I/C No.>

< Nama >

< I/C No.>

< Nama >

< I/C No.>

< Nama >

Langkah 21

Langkah 22

21. Klik Cetak untuk mencetak maklumat berkenaan 22. Klik Keluar untuk keluar dari skrin

_____________________________________________________________ WAJIB 16

_____________________________________________________________ WAJIB 17

AKTIVITI

: PEMBERITAHUAN PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENGGUNA: PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]

2. Klik menu [Penamatan Perkhidmatan Paksa] [Pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan]

_____________________________________________________________ WAJIB 18

3. Dari menu Pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan, pengguna akan melihat skrin Permohonan Baru Penamatan Perkhidmatan seperti dibawah.

Gunakan bar tatal untuk melihat sambungan skrin

Langkah 4

4. Cari pemilik kompetensi (CO) yang akan bersara dengan menggunakan salah satu kriteria carian. Senarai CO akan dipaparkan seperti dibawah. Klik pada hyperlink nombor kad pengenalan untuk memilih CO berkenaan.

< I/C No. >

< Nama >

Klik hyperlink No. Kad Pengenalan

_____________________________________________________________ WAJIB 19

5. Maklumat CO dimasukkan ke dalam skrin seperti di bawah.

6. Masukkan maklumat notis penamatan perkhidmatan paksa dan jenis penamatan perkhidmatan. Tarikh penamatan perkhidmatan akan dimasukkan secara automatik oleh sistem tetapi pentadbir boleh mengubah tarikh tersebut jika perlu. 7. Masukkan maklumat jenis temu duga penamatan dan dokumen sokongan menggunakan butang muat naik. Fungsi ini adalah optional.

_____________________________________________________________ WAJIB 20

8. Masukkan maklumat pemaklum. Maklumat pemaklum dimasukkan secara automatik mengikut CO yang login tetapi maklumat pemaklum boleh diubah dengan menggunakan butang Cari.


Langkah 9

9. Klik butang simpan. Mesej gesaan seperti dibawah akan dipaparkan.

10. Klik Yes atau No. Jika klik Yes, mesej di bawah akan dipaparkan. Klik pada butang OK.

_____________________________________________________________ WAJIB 21

11. Klik butang [ Hantar ].


12. Mesej gesaan di bawah akan dipaparkan.

13. Klik butang Yes, mesej di bawah akan dipaparkan dan klik butang OK.

14. Pengguna akan melihat Mesej Penghantaran seperti di bawah. < Nama > < Nama >

< Nama > < Nama >

_____________________________________________________________ WAJIB 22

_____________________________________________________________ WAJIB 23

AKTIVITI

: PENGESAHAN MAKLUMAT DAN PAPARAN SENARAI PERSARAAN PAKSA

PENGGUNA: PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDORSER) 1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]

2. Klik menu [Penamatan Perkhidmatan Paksa] [Pengesahan Maklumat dan Paparan Senarai Persaraan Paksa]

_____________________________________________________________ WAJIB 24

3. Dari skrin Pengesahan Dan Paparan Senarai Penamatan Perkhidmatan Paksa, pengguna dapat melihat senarai Pengesahan Maklumat Penamatan Perkhidmatan Paksa.

< i/c No.>

< Nama >

< i/c No.>

< Nama >

Langkah 4

4. Klik hyperlink nombor kad pengenalan. Maklumat CO dipaparkan seperti di bawah.

< Nama > < I/C No. >

_____________________________________________________________ WAJIB 25

Sambungan...

Langkah 5

Langkah 6

5. Isikan Status Perakuan: Pilih dari senarai drop-down. Contoh: Disahkan 6. Klik butang hantar. 7. Mesej seperti di bawah akan dipaparkan. Klik Yes untuk mengesahkan rekod Penamatan Perkhidmatan Paksa atau klik No untuk membatalkan operasi.

8. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di bawah

9. Klik butang OK.

_____________________________________________________________ WAJIB 26

10. Pengguna akan melihat Mesej Penghantaran seperti di bawah.

< Nama > < Nama >

< Nama >

< Nama >

11. Klik butang keluar.

_____________________________________________________________ WAJIB 27

_____________________________________________________________ WAJIB 28

AKTIVITI

: MENGEMASKINI MAKLUMAT PERSARAAN

PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI(CO) / PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEPARATION ADMINISTRATOR) 1.

Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Paparan Faedah dan Pengemaskinian Maklumat ] [ Teruskan ]

_____________________________________________________________ WAJIB 29

2. Klik [ No.KP Baru ]

3. Klik tab [ Kemaskini Maklumat Alamat dan Akaun Bank ]

_____________________________________________________________ WAJIB 30

4. Kemaskini maklumat [ Alamat ] dan [ Akaun Bank ]. Klik [ Hantar ]

_____________________________________________________________ WAJIB 31

_____________________________________________________________ WAJIB 32

AKTIVITI

: PENGESAHAN MAKLUMAT PERSARAAN

PENGGUNA: PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDORSER) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Pengesahan Maklumat Persaraan ] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

_____________________________________________________________ WAJIB 33

2. Pilih status [ Maklumat Persaraan Disahkan ] atau [ Maklumat Persaraan Tidak Disahkan ]. Klik [ Hantar ]

_____________________________________________________________ WAJIB 34

_____________________________________________________________ WAJIB 35

AKTIVITI

: MENGHANTAR NOTIS KE LEMBAGA HASIL DALAM NEGERI DAN BAHAGIAN PINJAMAN PERUMAHAN

PENGGUNA: PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat Persaraan ] [ Notis ke Lembaga Hasil Dalam Negeri dan Bahagian Pinjaman Perumahan]. Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

_____________________________________________________________ WAJIB 36

2. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Pinjaman Perumahan-Pemberitahuan Pesaraan Peminjam ]

3. Lengkapkan [ Borang Pinjaman Perumahan – Pemberitahuan Pesaraan Peminjam ] [ Previu Cetak ] dan [ Cetak ] borang

_____________________________________________________________ WAJIB 37

4. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Lembaga Hasil Dalam Negeri ]

5. Lengkapkan [ Borang Permohonan Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan ] Klik [ Cetak ]

_____________________________________________________________ WAJIB 38

6. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Penyelesaian Cukai Pendapatan ]

7. Lengkapkan [ Maklumat Penyelesaian Cukai Pendapatan ] jika ada dan klik [Hantar]

_____________________________________________________________ WAJIB 39

_____________________________________________________________ WAJIB 40

AKTIVITI

: MENGHANTAR NOTIS KE BAHAGIAN PASCA PERKHIDMATAN

PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat Persaraan ] [ Notis ke Bahagian Pasca Perkhidmatan ] [Maklumat Persaraan].

_____________________________________________________________ WAJIB 41

2. Cari rekod pemilik kompetensi (CO) dengan menggunakan salah satu kriteria carian. Klik [ Teruskan ].

3. Mesej gesaan di bawah akan dipaparkan

4. Klik butang Yes, maklumat pemilik kompetensi (CO) akan dipaparkan seperti di bawah. Klik pada [No. KP Baru CO]

_____________________________________________________________ WAJIB 42

5. Klik [ Maklumat Persaraan Untuk Integrasi ] untuk menyemak maklumat pemilik kompetensi (CO). << Nama >> << No KP >>

Langkah 7

Langkah 5

Langkah 8

_____________________________________________________________ WAJIB 43

6. Klik [ Hantar ] untuk menghantar maklumat persaraan ke Bahagian Pasca Perkhidmatan, JPA melalui integrasi HRMIS – POWER (Online). Butang HANTAR tidak dipaparkan jika maklumat mandatori ( * ) tidak lengkap. Klik [Previu Cetak ] untuk menyimpan salinan maklumat.

_____________________________________________________________ WAJIB 44

7. Lengkapkan dan cetak Borang HRMIS [JPA.BP.HRMIS01] untuk dihantar secara manual ke Bahagian Pasca Perkhidmatan beserta dengan dokumen sokongan seperti yang dinyatakan dalam borang tersebut 8. Borang Pencen ini boleh dicetak dan dihantar secara manual ke Bahagian Pasca Perkhidmatan sekiranya berlaku Offline.

_____________________________________________________________ WAJIB 45

PANDUAN MODUL - eghrmis.gov.my

Recommend Documents