PENGARUH PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001

PENGARUH PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 TENTANG PELAKSANAAN UJIAN AKHIR SEMESTER TERHADAP KOMPETENSI KARYAWAN PENGUJIAN DI UNIT PROGRAM BELAJAR JARAK JAUH – UNIVERSITAS TERBUKA PEKANBARU Tiwi Nurjannati Utami ([email protected]) Ronny Basista UPBJJ Universitas Terbuka Pekanbaru ABSTRACT The Quality Management System Certificate ISO 9001:2008 awarded to UPBJJ-UT Pekanbaru indicated that it had used a variety of standard procedures in a variety of services area including the implementation of the final exam. This paper intends to investigate whether the implementation of ISO procedures affect the competence of examination staff UPBJJ-UT Pekanbaru. Regression analysis technique used to see the impact of implementation ISO procedures on staff competence. From this research we concluded that the implementation of ISO procedures do not affect the competency of staff because the ISO procedures are not adaptive to the condition of the field. Keywords: ISO 9001:2008, the final exam, quality management system

Unit Program Belajar Jarak Jauh Universitas Terbuka (UPBJJ-UT) Pekanbaru merupakan ujung tombak dalam pelayanan kepada mahasiswa. Salah satu bidang layanan kepada mahasiswa adalah pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS). Pelaksanaan UAS memerlukan acuan kerja yang bersifat standar dan baik, sehingga dapat mencapai misi Universitas Terbuka (UT) meningkatkan kualitas pendidikan melalui pelaksanaan ujian yang berkualitas. Pedoman dalam sistem manajemen mutu ISO 9001: 2008, khususnya prosedur tentang pelaksanaan UAS mahasiswa digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan UAS di UT. UPBJJ-UT Pekanbaru telah memperoleh sertifikat sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan oleh karenanya diakui sebagai institusi yang menggunakan prosedur ISO dalam menjalankan aktivitas kerja. Prosedur inilah yang diacu setiap karyawan termasuk karyawan pengujian dalam melaksanakan UAS, mulai persiapan, pelaksanaan, hingga evaluasi. Penggunaan prosedur ISO tersebut menunjukkan bahwa hasil kerja yang diperoleh sudah dalam tataran baik secara prosedural. Karyawan pengujian UPBJJ-UT merupakan perangkat penting dalam mendukung terwujudnya ujian yang berkualitas. Oleh karena itu, kompetensi para karyawan harus memadai dan penguasaan serta pemahaman mereka terhadap prosedur standar tersebut mutlak harus dimiliki. Atas dasar ini maka prosedur ISO yang menjamin sistem manajemen mutu dapat digunakan dengan optimal. Hal demikian menjadi landasan sehingga layak untuk dikaji, yakni untuk mengetahui adanya pengaruh penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 khususnya tentang prosedur pelaksanaan UAS terhadap kompetensi para karyawan pengujian di UPBJJ-UT Pekanbaru. Dewasa ini semakin banyak organisasi sektor publik yang mengadopsi sistem manajemen mutu ISO 9001 seperti lazimnya di organisasi swasta. Organisasi sektor publik yang bergerak dalam bidang pendidikan termasuk di antaranya UT turut mengadopsi sistem ini untuk mendapatkan

Jurnal Organisasi dan Manajemen, Volume 7, Nomor 2, September 2011, 157-167

pengakuan atas jaminan kualitas dan berstandar. Sebagai Perguruan Tinggi Negeri dengan sistem belajar jarak jauh, dengan sejumlah unit yang tersebar di semua provinsi, adalah hal yang mutlak bagi UT mengelola organisasinya dengan tata kelola yang baik dan berseragam-berstandar. Hal ini disebabkan mahasiswa UT tersebar di seluruh pelosok nusantara, sehingga semua pihak yang terkait dengan kepengelolaan UT membutuhkan acuan kerja yang sama agar tidak terjadi perbedaan persepsi tentang aturan kerja. ISO 9001 merupakan standar internasional yang mengatur sistem manajemen mutu (Quality Management System) dan sering disebut sebagai ISO 9001: QMS. Adapun 2008 menunjukkan tahun revisi, sedangkan ISO 9001:2008 adalah sistem manajemen mutu hasil revisi tahun 2008. Sistem tersebut merupakan revisi terbaru yang diterbitkan bulan Desember tahun 2008. Organisasi pengelola standar internasional ini adalah International Organization for Standardization, bermarkas di Genewa Swiss, didirikan pada 13 Februari 1947, dan beranggotakan 147 negara di mana setiap negara diwakili oleh badan standarisasi nasional. Badan standar yang dimaksud tersebut di Indonesia dikenal sebagai Komite Akreditasi Nasional (Setiawan, 2008). Standar dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 menitikberatkan pada efektivitas proses pengembangan berkelanjutan dengan pilar utama pola berpikir PDCA (plan/merencanakan, do/melaksanakan, control/mengawasi, act/menindaklanjuti). Pada setiap proses senantiasa melakukan perencanaan yang matang, implementasi yang terukur dengan jelas, melakukan evaluasi dan analisis data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai, dan monitoring pelaksanaannya agar benar-benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi di organisasi (Setiawan, 2008). Syafrizal (2008) menyebut terdapat enam proses bisnis dalam prosedur ISO 9001:2008 yang wajib ditetapkan dan terdokumentasi, yaitu: 1) pengendalian dokumen; 2) pengendalian rekaman; 3) pengendalian produk yang tidak sesuai; 4) audit internal; 5) tindakan koreksi; 6) tindakan pencegahan. Jadi, untuk setiap bidang kegiatan mulai dari tahap perencanaan sampai kepada evaluasi harus mengikuti prosedur dalam melaksanakan pekerjaaannya, agar semua kegiatan dapat dipantau dengan baik. Dalam sistem layanan belajar jarak jauh, salah satu proses penting yang harus diikuti oleh para mahasiswa adalah kegiatan ujian akhir semester yang dilaksanakan di UPBJJ-UT. Prosedur pelaksanaan ujian akhir semester bagi mahasiswa disusun dengan mengacu pada pedoman kualitas layanan belajar jarak jauh yang disusun Pusat Jaminan Kualitas UT dan ditetapkan berdasarkan standar ISO 9001:2008. Dengan demikian diharapkan pelaksanaan UAS dapat berjalan dengan baik. Pelaksanaan UAS yang baik harus dimulai dari perencanaan yang matang, implementasi yang terukur jelas, adanya evaluasi dan analisis data yang akurat, serta tindakan perbaikan sampai evaluasi untuk perbaikan agar dapat dilaksanakan dengan tepat sasaran. UAS merupakan bagian integral dari layanan akademik UT. Namun dalam pengorganisasiannya, petugas penanggung jawab ujian dibedakan dengan petugas penanggung jawab layanan lainnya seperti bantuan belajar. Petugas penanggung jawab ujian merupakan karyawan koordinasi registrasi dan pengujian. Mereka inilah yang dituntut memiliki kompetensi yang memadai dalam menjalankan semua prosedur ISO untuk ujian agar ujian dapat berlangsung dengan baik sesuai dengan prosedur yang ada. Kompetensi itu sendiri mencakup beberapa aspek. Hutapea (2008) menyebut ada tiga macam kompetensi. Pertama, gambaran tentang apa yang harus diketahui atau dilakukan seseorang agar dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik. Pengertian jenis ini dikenal dengan nama kompetensi teknis atau fungsional. Kompetensi teknis yaitu pada pekerjaan, yang menggambarkan tanggung jawab, tantangan dan sasaran kerja yang harus dilakukan atau dicapai oleh seseorang 158

Utami, Pengaruh Penerapan Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008

agar dapat berprestasi dengan baik. Kedua, kompetensi yang menggambarkan bagaimana seseorang diharapkan berperilaku agar dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik. Pengertian jenis ini dikenal dengan nama kompetensi perilaku/kompetensi lunak. Perilaku di sini merupakan suatu tindakan yang dapat teridentifikasi sebagai kompetensi perilaku tatkala seseorang memperagakannya dalam melakukan pekerjaan. Sedangkan yang ketiga, kompetensi yang diartikan sebagai pengetahuan dan ketrampilan individu. Penekanan pengertian jenis ini yaitu kepemilikan pengetahuan dan ketrampilan. Standar kerja yang mengacu pada prosedur ISO 9001:2008 dapat dijalankan dengan baik oleh karyawan yang memiliki kompetensi memadai, dan di saat bersamaan diduga juga dapat membuat kompetensi karyawan menjadi lebih memadai jika mampu menjalankan semua prosedur yang ada. Untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen kualitas dan peningkatan efektifitas secara berkesinambungan dan untuk mencapai kepuasan pelanggan, maka menjadi penting bagi sebuah organisasi menetapkan sumber daya yang diperlukan, dan kemudian melakukan pengukuran kemampuan para pegawainya dalam melaksanakan standar kerja tersebut (Pedoman Kualitas Layanan Belajar Jarak Jauh UPBJJ-UT, 2008). Para pegawai merupakan faktor pendukung bagi keberhasilan organisasi dalam menjalankan kegiatannya. Kompetensi seseorang dalam hal ini pegawai, mempengaruhi cara pandang, tindakan dan karakter seseorang. Orang yang memiliki kompetensi dapat menggunakan pemikirannya sesuai dengan tuntutan pekerjaannya, sehingga orang tersebut dapat berprestasi dalam bekerja. Dalam sumber daya manusia, konsep kompetensi biasanya dihubungkan dengan prestasi seseorang. Perusahaan umumnya menginginkan karyawannya memiliki unconcous competence yaitu kompetensi yang umumnya dimiliki oleh karyawan yang mengerjakan pekerjaan standar dan tidak berubah-ubah, atau pekerjaan teknis yang memiliki standar jelas. Dengan kemampuan tersebut, mereka dapat bekerja dengan tingkat efisiensi dan kualitas tinggi (Hutapea, 2008). Populasi yang diamati dalam penelitian ini adalah seluruh karyawan di UPBJJ-UT Pekanbaru yang terlibat dengan kegiatan UAS pada masa registrasi 2010.1. Responden dalam penelitian ini adalah seluruh karyawan di bawah koordinasi pengujian UPBJJ-UT Pekanbaru, yaitu sebanyak 8 orang. Data yang dikumpulkan adalah data primer yang berupa pernyataan dari para karyawan dan data sekunder yang merupakan dokumen yang tersimpan di UPBJJ-UT Pekanbaru. Distribusi kedelapan orang karyawan yang menjadi responden tersebut dapat dilihat dari tabel-tabel berikut. Dari Tabel 1, dapat dilihat bahwa berdasarkan jenis kelamin, sebanyak 62,5% responden berjenis kelamin laki-laki dan 37,5% berjenis kelamin perempuan. Jumlah responden berdasarkan usia sebanyak 87,5% berusia >40 tahun dan sebanyak 12,5% berusia antara 31 sampai 35 tahun. Berdasarkan tingkat pendidikan, jumlah responden lulusan SLTA adalah sebanyak 75% dan sebanyak 25% lulusan Sarjana. Jumlah responden dengan masa kerja 10–15 tahun dan 15–20 tahun seimbang yaitu berjumlah 37,5% dan dengan masa kerja 5–0 tahun berjumlah 25%. Sedangkan berdasarkan jabatan, jumlah responden yang bertugas sebagai koordinator adalah 12,5% dan sebagai karyawan sejumlah 87,5%.

159


Tabel 1. Distribusi Frekuensi Berdasarkan Jenis Kelamin, Usia, Pendidikan, Masa Kerja dan Jabatan Responden Keterangan Jenis Kelamin

Usia

Pendidikan

Masa Kerja

Jabatan

Frekuensi

Persentase (%)

Laki-laki

5

62,5

Perempuan

3

37,5

Jumlah

8

100

< 30 tahun

0

0

31–35 tahun

1

12,5

36–40 tahun

0

0

> 40 tahun

7

87,5

Jumlah

8

100

SLTA

6

75

Diploma

0

0

Sarjana

2

25

Jumlah

8

100

5–10 tahun

2

25

10–15 tahun

3

37,5

15–20 tahun

3

37,5

Jumlah

8

100

Kordinator

1

12,5

Karyawan

7

87,5

8

100

Jumlah Sumber: UPBJJ-UT Pekanbaru

Pengumpulan data dilakukan melalui survey dengan menggunakan kuesioner. Kuesioner terdiri atas pernyataan tertutup dan terbuka. Berdasarkan kuesioner tertutup dihasilkan data kuantitatif yang selanjutnya dianalisis menggunakan statistik deskriptif. Sedangkan dengan kuesioner terbuka dihasilkan informasi kualitatif yang berfungsi melengkapi informasi serta mempertajam analisis data kuantitatif yang ada khususnya informasi tentang kompetensi karyawan pengujian. Analisis data secara deskriptif dilakukan untuk memberikan gambaran data yang telah terkumpul. Analisis regresi berganda digunakan untuk mengetahui pengaruh antara variabel dependen (kompetensi karyawan) dan independen (penerapan ISO). HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Deskriptif

Analisis deskriptif berikut ini menyajikan gambaran umum atas variabel independen yaitu prosedur ISO 9001:2008 (X1), pelaksanaan/implementasi prosedur ISO 9001:2008 (X2), evaluasi pelaksanaan prosedur ISO 9001:2008 (X3) dan variabel dependen yaitu kompetensi karyawan bagian pengujian (Y). 160


Tabel 2. Distribusi Frekuensi Variabel Prosedur ISO 9001 :2008 (X1) Item

Skor Jawaban Responden 1 F

2 %

F

3 %

Kesesuaian prosedur ISO tentang UAS dengan tupoksi karyawan pengujian

Mean 4

5

F

%

F

%

F

%

1

12,5

6

75

1

12,5

4,00

Mean = 4,00

Jawaban responden pada variabel kesesuaian prosedur ISO 9001:2008 dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) karyawan (X1) sebanyak 75% menyatakan setuju, sebanyak 12,5% menyatakan sangat setuju dan sebanyak 12,5% menyatakan kurang setuju. Nilai rata-rata jawaban responden pada variabel kesesuaian prosedur ISO 9001:2008 dengan tupoksi karyawan (X1) adalah sebesar 4,00. Hal ini menunjukkan bahwa sebagian besar responden setuju bahwa prosedur ISO 9001:2008 sesuai dengan tupoksi karyawan. Tabel 3. Distribusi Frekuensi Variabel Pelaksanaan Prosedur ISO 9001:2008 (X2) Item 1 F Kesesuaian prosedur ISO tentang UAS dengan pelaksanaan UAS

Mean

Skor Jawaban Responden 2 %

F

3 %

4

5

F

%

F

%

3

37,5

5

62,5

F

% 3,62

Mean = 3,62

Jawaban responden pada variabel kesesuaian prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS dengan pelaksanaan UAS (X2) sebanyak 62,5% menyatakan setuju dan sebanyak 37,5% menyatakan kurang setuju. Nilai rata-rata jawaban responden pada variabel kesesuaian prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS dengan pelaksanaan UAS (X2) adalah sebesar 3,62. Hal ini menunjukkan bahwa sebagian besar responden setuju bahwa prosedur ISO 9001 :2008 tentang UAS sesuai dengan pelaksanaan UAS. Jawaban responden pada item analisis prosedur ISO 9001 :2008 tentang UAS dapat diterapkan langsung pada situasi sebenarnya (X3.1) sebanyak 25% menyatakan setuju, sebanyak 62,5% menyatakan kurang setuju dan sebanyak 12% % menyatakan tidak setuju. Pada item analisis motivasi akan memperbaiki hasil kerja (X3.2) terdapat sebanyak 62,5% responden menyatakan 161


sangat setuju dan sebanyak 37,5 menyatakan setuju. Sedangkan pada item manfaat tindakan perbaikan bagi lembaga dan mitra kerja dan mahasiswa (X3.3) diperoleh hasil bahwa responden sebanyak 37,5% menyatakan sangat setuju dan sebanyak 62,5% menyatakan setuju. Tabel 4. Distribusi Frekuensi Variabel Evaluasi Pelaksanaan Prosedur ISO 9001:2008 (X3) Item Skor Jawaban Responden 1 F

2

4

5

F

%

F

%

F

%

1

12,5

5

62,5

2

25

Prosedur ISO tentang UAS dapat memotivasi untuk memperbaiki hasil kerja (X3.2)

3

37,5

5

62,5

4,62

Tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian prosedur ISO tentang UAS bermanfaat bagi stake holder (X3.3)

5

62,5

3

37,5

4,37

Prosedur ISO tentang UAS dapat diterapkan langsung dengan situasi sebenarnya (X3.1)

%

3

Mean

F

% 3,12

Mean = 4,04

Nilai rata-rata jawaban responden pada variabel evaluasi pelaksanaan prosedur ISO 9001:2008 (X3) adalah sebesar 4,04. Hal ini menunjukkan bahwa sebagian besar responden setuju terhadap evaluasi prosedur ISO 9001:2008. Jawaban responden pada item pemahaman terhadap standar kerja dan layanan kepada mahasiswa (Y1) sebanyak 62,5% menyatakan sangat setuju dan sebanyak 37,5% menyatakan setuju. Pada item keuletan dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa (Y2) responden sebanyak 87,5% menyatakan sangat setuju dan 12,5% menyatakan setuju. Pada item kecepatan dalam memberikan informasi tentang UT (Y3) responden sebanyak 50% menyatakan sangat setuju dan 50% menyatakan setuju. Pada item ketepatan dalam melayani mahasiswa (Y4) responden sebanyak 62,5% menyatakan sangat setuju dan sebanyak 37,5% menyatakan setuju. Pada item sikap sopan santun kepada mahasiswa (Y5), responden sebanyak 87,5% menyatakan sangat setuju 162


dan 62,5% menyatakan setuju. Pada item kepercayaan diri menghadapi mahasiswa (Y6), responden sebanyak 37,5% menyatakan sangat setuju dan 62,5% menyatakan setuju. Pada item sikap proaktif dalam memasarkan layanan UT kepada mahasiswa (Y7), responden sebanyak 62,5% menyatakan sangat setuju dan 37,5% menyatakan setuju. Tabel 5. Distribusi Frekuensi Variabel Kompetensi Karyawan Pengujian (Y) Item

Skor Jawaban Responden 1 F

2 %

F

3 %

F

Mean 4

%

F

5 %

F

%

Pemahaman standar kerja dan layanan kepada mahasiswa (Y1)

3

37,5

5

62,5

4,62

Keuletan dalam layanan kepada mahasiswa (Y2)

1

12,5

7

87,5

4,87

Kecepatan memberi informasi kepada mahasiswa (Y3)

4

50

4

50

4,5

Ketepatan layanan kepada mahasiswa (Y4)

3

37,5

5

62,5

4,62

Sopan santun dalam layanan kepada mahasiswa (Y5)

1

12,5

7

87,5

4,87

Kepercayaan diri dalam memberi layanan (Y6)

5

62,5

3

37,5

4,37

Proaktif dalam memberi layanan (Y7)

3

37,5

5

62,5

4,62

Mean = 4,64

Nilai rata-rata jawaban responden pada variabel kompetensi karyawan (Y) adalah sebesar 4,64. Hal ini menunjukkan bahwa sebagian besar responden sudah memiliki kompetensi yang baik selama ini. 163


UJI STATISTIK Analisis Uji Secara Parsial (Uji t) Dengan melihat tabel hasil uji-t di bawah ini dapat dianalisis pengaruh masing-masing variabel bebas terhadap variabel terikat secara individu (parsial). Tabel 10. Uji Parsial (Uji-t) a. X1 dan Y Coefficients Unstandardized Coefficients B

Model 1

Std. Error

(Constant)

40,750

4,868

X1 (tupoksi)

-2,000

1,208

Std. Error

Standardized Coefficients Beta

t

Sig.

8,371

0,000

-0,560

-1,656

0,149


t

Sig.

a Dependent Variable: Y (kompetensi)

b. X2 dan Y Coefficients Unstandardized Coefficients B

Model 1

(Constant)

36,133

5,327

X2 (pelaksanaan)

-0,933

1,457

Std. Error

6,783

0,001

-0,253

-0,641

0,545


t

Sig.


c. X3 dan Y Coefficients Unstandardized Coefficients B

Model 1

(Constant)

34,073

9,546

X3 (evaluasi)

-0,109

0,785

-0,057

3,569

0,012

-0,139

0,894


Berikut adalah pembahasan pada masing-masing variabel penentu yang mempengaruhi kompetensi karyawan pengujian di UPBJJ-UT Pekanbaru. a. Pengaruh Kesesuaian Prosedur ISO tentang UAS dengan Tupoksi Karyawan terhadap Kompetensi Karyawan. 164


Pada pengujian regresi linier secara parsial pada tingkat kepercayaan 95%, diperoleh t hitung kesesuaian prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS dengan tupoksi karyawan adalah -1,656 dengan n sebesar 8. Dengan derajat kebebasan 95%, dan degree of freedom (df) yang diperoleh dari rumus (n-k) yaitu 4 sehingga dapat dilihat nilai t-tabel adalah 2,13. Dalam penelitian ini disimpulkan bahwa nilai t-hitung (-1,656) < t-tabel ( 2,13) yang berarti tidak ada pengaruh antara variabel bebas X1 (kesesuaian prosedur ISO tentang UAS dengan tupoksi karyawan) secara parsial terhadap variabel terikat Y (kompetensi karyawan). Pengujian hubungan antara kesesuaian prosedur ISO tentang UAS dengan tupoksi karyawan terhadap kompetensi karyawan menunjukkan tanda negatif yang berlawanan dengan hipotesis tanda bertanda positif. Artinya kekurangsesuaian prosedur ISO tentang UAS dengan tupoksi karyawan dapat menurunkan kompetensi karyawan. b. Pengaruh Kesesuaian Prosedur ISO tentang UAS dengan Pelaksanaan UAS terhadap Kompetensi Karyawan. Pada pengujian regresi linier secara parsial pada tingkat kepercayaan 95%, diperoleh thitung kesesuian prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS dengan pelaksanaan adalah -0,641 dengan n sebesar 8. Dengan derajat kebebasan 95%, dan degree of freedom (df) yang diperoleh dari rumus (n-k) yaitu 4 sehingga dapat dilihat nilai t tabel adalah 2,13. Dalam penelitian ini disimpulkan bahwa nilai t-hitung (-1,656) < t-tabel ( 2,13) yang berarti tidak ada pengaruh antara variabel bebas X2 (kesesuaian prosedur ISO tentang UAS dengan pelaksanaan UAS) secara parsial terhadap variabel terikat Y (kompetensi karyawan). Pengujian hubungan antara kesesuaian prosedur ISO tentang UAS dengan pelaksanaan UAS terhadap kompetensi karyawan menunjukkan tanda negatif yang berlawanan dengan hipotesis tanda bertanda positif. Artinya prosedur ISO tentang UAS yang kurang sesuai dengan pelaksanan UAS dapat menurunkan kompetensi karyawan. c. Pengaruh Evaluasi atas Prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS terhadap Kompetensi Karyawan. Pada pengujian regresi linier secara parsial pada tingkat kepercayaan 95%, diperoleh thitung evaluasi prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS adalah -0,139 dengan n sebesar 8. Dengan derajat kebebasan 95%, dan degree of freedom (df) yang diperoleh dari rumus (n-k) yaitu 4 sehingga dapat dilihat nilai t-tabel adalah 2,13. Dalam penelitian ini disimpulkan bahwa nilai t-hitung (-0,139) < t-tabel ( 2,13) yang berarti tidak ada pengaruh antara variabel bebas X3 (evaluasi prosedur ISO tentang UAS) secara parsial terhadap variabel terikat Y (kompetensi karyawan). Pengujian hubungan antara evaluasi prosedur ISO tentang UAS terhadap kompetensi karyawan menunjukkan tanda negatif yang berlawanan dengan hipotesis tanda bertanda positif. Artinya evaluasi prosedur ISO tentang UAS kurang dapat meningkatkan kompetensi karyawan. Dari distribusi frekuensi hasil jawaban responden, pada item evaluasi pelaksanaan prosedur ISO 9001 :2008 tentang UAS, menunjukkan bahwa; pada item analisis prosedur untuk dapat diterapkan langsung pada situasi kerja yang sesungguhnya (X3.1) mayoritas reponden menyatakan kurang setuju (62,5%) bahwa prosedur dapat diterapkan pada situasi kerja yang sesungguhnya. Hal ini menunjukkan bahwa prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS kurang dapat diterapkan pada situasi kerja yang sesungguhnya. Pada item motivasi untuk memperbaiki hasil kerja (X3.2) mayoritas responden (62,5%) menyatakan sangat setuju bahwa karyawan akan termotivasi untuk memperbaiki 165


hasil kerja. Pada item manfaat tindakan perbaikan bagi stake holder (X3.3) mayoritas responden (62,5%) menyatakan setuju bahwa tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian prosedur ISO 9001 :2008 tentang UAS bermanfaat bagi stake holder. Dari jawaban responden atas pertanyaan yang diajukan dalam penelitian ini dapat dilihat bahwa pada item kesesuaian prosedur dengan situasi pelaksanaan UAS (X3.1) sebagian besar responden (62,5% kurang setuju dan 12,5% tidak setuju) menyatakan bahwa prosedur tentang pelaksanaan UAS belum dapat diterapkan dengan baik pada saat di lapangan. Hal ini dapat dijelaskan terkait dengan beberapa item dalam Prosedur UAS yang dilaksanakan di UPBJJ-UT, yaitu a) penerimaan naskah UAS dari UT Pusat, b) penyiapan naskah ujian tambahan, c) pelaksanaan ujian, dan d) penggandaan naskah ujian. Dalam prosedur penyiapan naskah ujian di UT Pusat telah ditetapkan target pencapaian yaitu ketepatan waktu sampainya naskah ujian di UPBJJ-UT adalah 3 hari sebelum pelaksanaan ujian, serta target untuk meminimalkan kebocoran soal pada saat penyiapan naskah ujian. Dari hasil pengamatan dan wawancara mendalam yang peneliti lakukan terhadap petugas yang terkait dengan pelaksanaan UAS di UPBJJ-UT Pekanbaru masa ujian 2010.1, target ketepatan waktu sampainya naskah UAS di UPBJJ-UT dapat tercapai yaitu 3 hari. Masalah muncul di UPBJJ-UT Pekanbaru ketika jumlah naskah yang dikirim dari UT Pusat tidak sesuai dengan kebutuhan. Setelah dilakukan pengecekan pada data mahasiswa ternyata terdapat ketidaksesuaian data jumlah peserta ujian di UPBJJ-UT dengan di UT pusat. Hal tersebut mengakibatkan jumlah penggandaan naskah yang cukup besar untuk menutupi kebutuhan. UPBJJ-UT Pekanbaru memiliki karakteristik daerah yang tersebar di seluruh daerah dengan beragam jarak dan kondisi, sehingga Penanggung Jawab Tempat Ujian (PJTU) harus berangkat dari Kota Pekanbaru dengan mempertimbangkan waktu tempuh yang cukup untuk mencapai daerah tersebut. Karena terbatasnya waktu untuk penyusunan naskah dan bahan pendukung di UPBJJ-UT serta angka ketidaksesuaian data peserta ujian yang cukup tinggi antara UT pusat dan UPBJJ-UT mengakibatkan tidak semua kebutuhan dapat terpenuhi secara tepat. Dengan demikian prosedur penyiapan naskah ujian tambahan tidak dapat dijalankan dengan baik. Selain itu, pada pelaksanaan ujian target bahwa berkas ujian lengkap juga menjadi terkendala, karena kebutuhan akan naskah tidak dapat sepenuhnya tercukupi. Sedangkan prosedur penggandaan naskah menjadi rentan dengan kebocoran naskah di TPU karena penggandaan darurat di lakukan di TPU. Pada item perbaikan prosedur terhadap manfaat bagi semua pihak yang terkait dengan UT (stake holder) terlihat bahwa responden menyatakan setuju (62,5%) dan sangat setuju (37,5) bahwa perbaikan prosedur sangat bermanfaat bagi stake holder UT. Analisis yang dapat disampaikan adalah bahwasannya dari permasalahan yang muncul pada pelaksanaan prosedur ujian di UPBJJUT Pekanbaru maka para stakeholder mengharapkan adanya perubahan sistem kerja di UT secara keseluruhan baik di bidang registrasi yang menyediakan data mahasiswa peserta ujian di UT pusat maupun di UPBJJ-UT serta pihak penyusun kebijakan khususnya tentang kegiatan UAS di UT pusat agar memerikan solusi terbaik atas permasalahan yang muncul. PENUTUP Dari hasil analisis deskriptif diketahui bahwa jawaban responden pada variabel kesesuaian tupoksi karyawan pengujian dengan prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS adalah 75% menyatakan setuju bahwa prosedur ISO 9001:2008 sudah sesuai dengan tupoksi karyawan pengujian. Pada variabel evaluasi prosedur ISO 9001:2008, yaitu item prosedur ISO 9001 :2008 tentang UAS dapat diterapkan pada situasi yang sesungguhnya sebagaian besar responden menyatakan kurang setuju 166


(62,5%), artinya responden menyatakan bahwa prosedur tersebut kurang bisa diterapkan pada situasi yang sesungguhnya. Sedangkan item yang lain pada variabel evalusi pelaksanaan prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS, yaitu motivasi untuk memperbaiki hasil kerja (X3.2) dan manfaat tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS bagi stake holder (X3.3) terlihat bahwa mayoritas responden setuju. Dan pada variabel kompetensi karyawan, mayoritas responden menjawab setuju. Berdasarkan hasil pengujian analsisi regresi linier secara parsial pada tingkat kepercayaan 95%, dapat disimpulkan bahwa variabel X1 tidak berpengaruh terhadap Y, variabel X2 tidak berpengaruh terhadap Y dan variabel X3 juga tidak berpengaruh terhadap Y. Hal ini ditunjukkan dengan nilai t-hitung pada pengujian parsial masing-masing variabel yaitu X1 sebesar -1,656, X2 adalah -0,641 dan X3 adalah -0,139. Semuanya menunjukkan nilai yang lebih kecil dari t-tabel (2,13). Dari pengujian hipotesis dalam penelitian ini dapat dilihat bahwa ternyata prosedur ISO 9001:2008 tidak berpengaruh terhadap kompetensi karyawan. Dan dari hasil pengamatan dapat diketahui bahwa prosedur ISO 9001:2008 tentang pelaksanaan UAS belum dapat diterapkan secara maksimal di lapangan saat pelaksanaan UAS. Selain itu juga diketahui bahwa dukungan responden cukup kuat berharap adanya perbaikan terhadap prosedur ISO 9001:2008 tentang pelaksanaan UAS agar menyesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada di lapangan. Saran yang dapat disampaikan dari hasil penelitian ini kepada pihak UT adalah bahwa dari permasalahan yang ditemui, yaitu tidak dapat terlaksananya Prosedur ISO 9001:2008 tentang pelaksanaan UAS sepenuhnya di lapangan, memerlukan adanya evaluasi dan perbaikan sistem kerja di UT secara keseluruhan. Sesuai dengan masalah yang ditemui dari penelitian ini maka perbaikan tersebut terutama di bidang registrasi yang menyediakan data mahasiswa peserta ujian di UT pusat maupun di UPBJJ-UT, serta pihak penyusun kebijakan khususnya tentang kegiatan UAS di UT pusat agar memerikan solusi terbaik atas permasalahan yang muncul. REFERENSI Hutapea, P. (2008). Kompetensi plus. Jakarta: Gramedia. Pedoman Kualitas Layanan Belajar Jarak Jauh UPBJJ-UT (2008). Setiawan, W (2008). Prinsip Dasar ISO 9001:2008. Syafrizal, M. (2008). Sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Jurnal manajerial, 4(1).

167

PENGARUH PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001

Recommend Documents