PROCEDIMIENTO DE HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES SAVIA PERU S.A.
1. MARCO REFERENCIAL SAVIA PERU S.A., en adelante SAVIA, como parte de la aplicación de sus estándares de calidad y de compromiso social requiere homologar a sus proveedores de productos y servicios y para ello ha establecido la necesidad de que el proceso de homologación y evaluación de proveedores a implementar tenga las siguientes características:
Que incluya criterios de diferenciación por el tipo de proveedores a evaluar. Que contenga información que optimice la utilidad de dicha herramienta. Que permita la mejora continua de la gestión de los proveedores
2. DEFINICIÓN DEL SERVICIO Cliente: Que tiene la necesidad de evaluar a sus proveedores. Comparación de la gestión de una organización proveedora con unos requisitos previamente establecidos. El proveedor: Que mantiene relaciones comerciales con SAVIA y cuyo desempeño puede influenciar en el desempeño de la empresa, o puede tener implicancias legales, de acuerdo a la normatividad vigente. SGS: da validez al cumplimiento de los requisitos acordados con SAVIA. El desarrollo de los requisitos de evaluación tendrá en cuenta los siguientes aspectos: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Situación Financiera y obligaciones legales. Capacidad operativa. Gestión de la calidad. Seguridad y medioambiente. Gestión comercial. Responsabilidad Social
3. OBJETIVO GENERAL Asegurar que SAVIA pueda contar con una herramienta de gestión eficaz para evaluar a sus proveedores en base a sus necesidades y requisitos. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • • •
4.
Tener un sistema de homologación aplicable a los diferentes tipos de proveedores a evaluar. Promover la mejora continua y la sensibilización de los proveedores en lo referente a conceptos de gestión y a los requerimientos de SAVIA. Obtener una relación de proveedores evaluados.
PROVEEDORES DE PRODUCTOS Y SERVICIOS SGS homologa a los proveedores utilizando cuestionarios estándar. En este nivel se considerarán proveedores que mantienen, o su contratación implicará, un nivel constante de operaciones con SAVIA, y/o el servicio que brindan implica un riesgo para la empresa. Esta evaluación incluye la visita de personal de SGS a las instalaciones del proveedor.
DURACIÓN DE TIEMPOS DEL PROCESO DE HOMOLOGACION FLUJO DE TIEMPOS MÍNIMO PARA LA OBTENCIÓN DE LA CONSTANCIA DE HOMOLOGACIÓN ‐ SGS
1 día útil
Hasta 12 días útiles*
10 días útiles
Hasta 08 días útiles*
08 días útiles
* Variará de acuerdo a la disponibilidad del contratista
1
FLUJO DE TIEMPOS MÁXIMOS PARA LA OBTENCIÓN DE LA CONSTANCIA DE HOMOLOGACIÓN ‐ SGS
1 día útil
Hasta 30 días calendario*
60 días calendario
Hasta 15 días útiles*
08 días útiles
* Variará de acuerdo a la disponibilidad del contratista
‐
Tiempo del ingreso del proveedor al proceso, luego de recibida la invitación: 12 días útiles. Tiempo máximo: 30 días calendario se vence la invitación. El proveedor que desee homologarse luego de transcurridos los 30 días calendario deberá contactarse con SAVIA y solicitar una nueva carta de invitación.
‐
Tiempo para la presentación de la información requerida (documentos y cuestionario lleno), luego de haber ingresado al proceso: 10 días útiles. Tiempo máximo: Luego de transcurridos 60 días calendario, de haber ingresado al proceso, sin haber presentado la información requerida, el proveedor perderá el derecho pagado. El proveedor que aún desee homologarse luego de transcurridos los 60 días calendario, deberá contactarse con SAVIA solicitando una nueva carta de invitación.
‐
Tiempo para coordinación de visita desde que entregó la información solicitada: 08 días útiles. Tiempo máximo para coordinación de visita: 15 días útiles.
‐
Tiempo de emisión de la Constancia e Informe de homologación, luego de realizada la visita: 08 días útiles
El Informe y la Constancia.El Informe de Homologación) detalla la información obtenida basándose en lo declarado por cada empresa y la visita de los evaluadores de SGS. El informe contiene resultados numéricos, así como un breve comentario de los resultados obtenidos. En lo referente a la Homologación, los niveles de calificación estándar son los siguientes:
9 NIVEL A (De 90 a 100%): Cuentan con un sistema de gestión de la calidad que permiten satisfacer los requerimientos de sus clientes. 9 NIVEL B+ (De 80 a 90%): Proveedores válidos para ofrecer bienes o servicios. Trabajan con procedimientos debidamente implantados, teniendo ciertas limitaciones. Los suministros quedarán sujetos a inspecciones periódicas aleatorias. 9 NIVEL B- (De 75 a 80%): Proveedores válidos para ofrecer bienes o servicios. Trabajan con algunos procedimientos implantados, pero con limitaciones. Los suministros estarán sujetos a inspecciones frecuentes, lo que supone un costo por recepción de los bienes y servicios. 9 NIVEL C (De 55 a 75%): Son proveedores que ofrecen bienes y servicios, pero con serias restricciones, no realizando controles sistemáticos en sus procesos. Estarán sometidos a inspecciones rigurosas en todos los bienes y servicios suministrados, lo que supone un alto costo por recepción. 9 NIVEL D (De 0 a 55%): Son aquellos proveedores que por su sistema de trabajo y organización, no reúnen los requisitos necesarios para proveer a sus clientes habitualmente. Es necesario que se realice un intenso trabajo de mejora en los aspectos mencionados. El procedimiento de puntuación se realiza por méritos, mediante un cálculo directo de las preguntas calificadas con puntuación positiva, considerando los pesos definidos para cada pregunta (igual a 1). De acuerdo a lo declarado en el cuestionario, a lo observado por el evaluador y a las evidencias presentadas, se asignan los méritos correspondientes. Para obtener la calificación final y el nivel alcanzado de evaluación, se realiza un promedio ponderado de la calificación parcial de cada uno de los aspectos considerados en la homologación con los pesos definidos para cada actividad. En la Constancia de Homologación se resume el resultado obtenido en la ponderación numérica en cada uno de los aspectos con la finalidad de que sirva como documento sustentatorio del Proceso de Homologación en caso de que el proveedor lo requiera para postular a otras empresas.
Página 2 de 3
Sobre el Proceso de Recalificación.Las operaciones de recalificación son aceptadas, mientras la Homologación anterior esté vigente y se realizará por los siguientes conceptos: a.
Para mejorar la calificación anterior: Se trabajará en función al informe anterior, no se les solicitará documentación. En la visita se evaluará las respuestas que obtuvieron deméritos y la información que a criterio del Evaluador considere ser verificada. Se emitirá una nueva Constancia e Informe de Homologación, que estarán vigentes hasta el plazo indicado en la Constancia inicial.
El costo de Recalificación es de S/. 594 Nuevos Soles más IGV. El proveedor tendrá 30 días calendario para decidir si inicia un proceso de Recalificación. El mismo que deberá ser informado a SAVIA mediante una carta dirigida al Jefe del Departamento de Abastecimiento de Bienes y Servicios. •
Tercera Etapa: Informes estadísticos de los resultados obtenidos El sistema Q-Audit permite a SAVIA generar reportes estadísticos comparativos entre los diferentes proveedores, entre los cuales se puede mencionar: 9 Oportunidades de mejora y Fortalezas más frecuentes de sus proveedores. 9 Comparación entre los proveedores, de los puntajes obtenidos para cada aspecto: capacidad operativa, situación financiera y obligaciones legales, gestión de la calidad, seguridad y medioambiente y gestión comercial. 9 Comparaciones de los puntajes obtenidos por los proveedores propios con el universo de proveedores evaluados por SGS. 9 Ubicación en el ranking de puntajes, de un proveedor propio comparado con todos los proveedores evaluados por SGS, por tipo de actividad o de empresa.
5.
COSTO DE LA HOMOLOGACIÓN
Total de costo de Homologación es el siguiente:
P roceso de H om ologación P roceso Línea adicional: D ía adicional de visita: R ecalificación para m ejorar calificación H om ologación parcial:
S /. S /. S /. S /. S /.
825.00 330.00 330.00 594.00 330.00
m ás m ás m ás m ás m ás
IG V IG V IG V IG V IG V
V ariable de acuerdo a gastos correspondientes
V iáticos de evaluador:
Esto incluye todos los gastos de preparación de la documentación, coordinaciones y una visita por parte de un evaluador de SGS (la duración de la visita depende del tipo de proveedor y cuestionario aplicado) a las instalaciones del proveedor y la elaboración de un Informe de Homologación. La visita y la elaboración del Informe están condicionadas a que SGS cuente con toda la información solicitada en el presente documento. En caso de que las instalaciones del proveedor estuvieran localizadas fuera de Lima serán de cuenta del proveedor los gastos de pasajes, movilidad, viáticos y alojamiento del evaluador, durante el tiempo que dure la visita. El proveedor deberá presentar a SGS una carta de aceptación del pago de dichos gastos. SGS presentará una relación detallada de los gastos y de ser posible, el sustento de los mismos. En caso de que no se realice la reunión, ésta podrá solicitarle una nueva visita con un costo adicional de S/. 330.00 (Trescientos treinta y 00/100 Nuevos Soles) más IGV. En cualquier caso, los honorarios de SGS deberán ser cancelados previamente en efectivo, mediante depósito en Cuenta o directamente a SGS DEL PERU S.A.C: Dirección: Departamento: Fax: Teléfonos: Contactos: Correos electrónicos: Cta. Cte. Soles:
Av. Elmer Faucett 3348, Callao, Lima Servicios Logísticos, Systems & Services Certification 01-484-4272 01-5171900 anexos 530 / 546 Srta. Fiorella Buenaño
[email protected], Banco de Crédito del Perú: 193-0253467-0-71
Página 3 de 3
