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Projektmanagement-Instrumente Projektwürdigkeitsanalyse

Projektauftrag

Seite 1

Projektabgrenzung /-kontext zeitlich

-

sachlich

-

sozial

WAS?

WAS?

•Entscheidungshilfe Projekt/Nicht-Projekt •Differenzierungsinstrument (Projektmerkmal)

•formales Instrument zum Start eines Projektes •Kurzbeschreibung eines Projektes

•Definition des Projekts "drinnen/draußen" •3 Dimensionen: zeitlich, sachlich, sozial

WOZU?

WOZU?

•Unterschiede ermöglichen •Vermeidung von "Projektitis" •saubere, nachvollziehbare Entscheidungen

•(formale) Beauftragung •Zielvereinbarung •Identifikation •Nachvollziehbarkeit

WIE?

WIE?

WAS?

•intuitiv/analytisch •Nutzwertanalyse •im Team

Projektwürdigkeitsanalyse Kriterium

zieldeterminiert strategisch bedeutsam riskant

•Schaffung von Klarheit durch Ab- und Ausgrenzen •Aufbau und Abbau von Komplexität •Aushandlung und Vereinbarung im Team und mit dem Auftraggeber

WIE?

Projektauftrag

•intuitiv/analytisch •3 Schritte: zeitlich, sachlich, sozial •im Team •im Projekt-Start-Workshop

Projektabgrenzung & Projektkontextanalyse zeitlich und sachlich

•Gliederung des Objektes in seine Teile •Modell wesentlicher Projektergebnisse •Grundlage für die Projektstrukturplanung

WOZU? •Schaffung einer gemeinsamen Sichtweise des zu erstellenden Projektes

WIE? •Definition von Strukturierungskriterien •Listung von Objektteilen •Verwendung von Standardobjektstrukturen

Objektstrukturplan

Unternehmensstrategie

hoch mittel niedrig Begründung

Projekt-

NAME

neuartig komplex

WAS?

WOZU?

•mündlich/schriftlich •standardisiert (Formular) /"Prosa" •einzeln/im Team

Objektstrukturplan

Auftraggeber

Vorprojektphase

Projekt Ziele, Inhalte

Relevante

Auftragnehmer

Nachprojektphase Erwartungen über des

Start

Andere Projekte

Startereignis

Endereignis

Thema bzw. Teilbereich 1 Thema bzw. Teilbereich 2 Thema bzw. Teilbereich 3 Thema bzw. Teilbereich 4 ... ...

Ende Projektleiter

Soziale Kontextanalyse

Projektziel Besonderheit Budget Unterschrift

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Projekt

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Projektmanagement-Instrumente Projektstrukturplan

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Arbeitspaketspezifikation

Terminplanung

Grobterminplanung

WAS?

WAS?

•hierarchische Darstellung der Projektaufgaben •Gliederung in plan- und kontrollierbare Arbeitspakete

WAS?

WAS?

•Definition wesentlicher Meilensteine •(Erst-)Planung der zeitlichen Ziele

•Betrachtung des Projekts von d. terminlichen Seite •Terminlisten/Balkenpläne/Netzpläne

•quantitative u. qualitative Aufgabenbeschreibung •Abgrenzung Inhalt u. Ergebnis zwischen d. AP •Basis für Zielvereinbarungen •Gewährleistung der Transparenz

NICHT: Ablauf-, Termin-, Kosten- oder Ressourcenplanung Organigramm

WOZU? •Gesamtdarstellung der Leistungen •Vereinbarung der Aufgaben

WIE? •Listung der Betrachtungsobjekte •Gliederung in Phasen/Arbeitspakete •Top Down oder Bottom Up / im Team •EDV-gestützt

WOZU?

WOZU?

•grobe terminliche Orientierung •Basis für Terminplanung und Termincontrolling

•Vereinbarung von Terminzielen •Bestimmung der zeitlichen Lage der Arbeitspakete und Phasen •Visualisierung/Kommunikation

WIE?

WIE?

•Entscheidung Planungstiefe •Basis: Projektstrukturplan •Definition 5 - 8 Meilensteine •am Anfang/Ende wichtiger Arbeitspakete o. Phase bei Entscheidungen oder bei Vertragsterminen, ...

•Auswahl Planungstiefe •Auswahl Planungsinstrument •Definition von Terminen (und Dauern) •Erstellung im Team •EDV-gestützt

WOZU? •Zielvereinbarung, Verbindlichkeit •Abgrenzung, Orientierung

WIE? •Auswahl der Arbeitspakete •inhaltliche Abgrenzung (Inhalte/Nicht-Inhalte) •Beschreibung der Ergebnisse •Beschreibung d. Leistungsfortschrittsmessung

Terminplanung

Meilensteine

Projektstrukturplan

AP-Nummer Meilenstein Plan-Datum

Ist-Datum

Projekt: AP-Bezeichnung: AP-Verantwortliche/r:

Projekt 1000

2000

3000

5000

6000

1100

2100

3100

4100

5100

6100

1200

2100

3200

4200

5200

6100

4000

Nr.:

Start: Ende:

Geplantes Ergebnis:

Meilensteinplan AP-Nr. Meilenstein Basisplan Adaptierter Isttermine Plan

Tipp: Meilensteine in den Projektstrukturplan eintragen. Meilensteine sind Ereignisse, sie haben eine Zeitdauer von Null!

Arbeitspaketspezifikation

Notwendige Schritte: Vorhergehendes AP:

Nachfolgendes AP:

bearbeitet von:

bearbeitet von:

Balkendiagramm Jän

Feb

Mär

Apr

Mai

Juni

Jul

Aug

A B C D E

Terminlisten, Netzpläne, ...

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Projektmanagement-Instrumente Funktionendiagramm

Seite 3

WAS? •Instrument für Planung und Dokumentation der Funktionen •Matrix mit Arabeitspaketen/Rollen

WOZU?

WAS?

WAS?

•Abbildungen des Projekts aus der Ressourcen-/Kostenperspektive •Tabellarischer Plan gegliedert in Arbeitspakete bzw. Phasen und Ressourcen-/Kostenarten

•Konkretisierung von Werten, Spielregeln, Selbstdarstellung

• Zusammenhang zwischen Leistungsfortschritt, Kosatenanfall und Zeitverbrauch

WOZU?

WOZU?

•Förderung der Projektidentität •Schaffung von Klarheit •Konfliktvermeidung

• Steuerung zur und Kontrolle der Errreichung der Ziele und Teilziele

•Planung, Erfassung und Dokumentation •Entscheidungsgrundlage •Wirtschaftlichkeitskontrolle

WIE?

WIE? •Auswahl von Arbeitspaketen und Rollen •Zuordnung von Funktionen (kodiert!) •Analyse des Funktionendiagramms •Erstellung im Team

WIE?

WIE? •Definition der Planungstiefe •Erstellung Mengen- /Preisgerüst f. Ressourcen •Ermittlung der Gesamtprojektkosten

PTM A

PTM B

Integriertes P'controlling

WAS?

WOZU?

•Zielvereinbarungen (MBO!) •Konfliktmanagement •Integration von PSP und Rollendefinitionen

PL

Projektkultur

Ressourcen-/Kostenplanung

•Formulieren zentraler projektspezifischer Werte •Festlegen von Spielregeln •Festlegen des Auftretens nach außen (z. B. Logo, ..) •im Team

• Entwicklung von Leistung-, Kosten- und Terminkurven • Durchführung von Soll-Ist-Vergleichen • Planung korrektiver Maßnahmen • EDV-gestützt • im Team

Kostenplanung

P

APNr. AP.Bezeichn. AP-

2100

Normen EU

I

D

2200

Normen Ö.

I

M

2300

Markt

I

Meilenstein

Plan-Kosten

Ist-Kosten

D M

. . . I = wird informiert D = Durchführung M = Mitarbeit K = Kontrolle

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Projektmanagement-Instrumente

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1. Balkendiagramm, Netzpläne, Terminlisten A B C D E D

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