Projektmanagement-Instrumente Projektwürdigkeitsanalyse
Projektauftrag
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Projektabgrenzung /-kontext zeitlich
-
sachlich
-
sozial
WAS?
WAS?
•Entscheidungshilfe Projekt/Nicht-Projekt •Differenzierungsinstrument (Projektmerkmal)
•formales Instrument zum Start eines Projektes •Kurzbeschreibung eines Projektes
•Definition des Projekts "drinnen/draußen" •3 Dimensionen: zeitlich, sachlich, sozial
WOZU?
WOZU?
•Unterschiede ermöglichen •Vermeidung von "Projektitis" •saubere, nachvollziehbare Entscheidungen
•(formale) Beauftragung •Zielvereinbarung •Identifikation •Nachvollziehbarkeit
WIE?
WIE?
WAS?
•intuitiv/analytisch •Nutzwertanalyse •im Team
Projektwürdigkeitsanalyse Kriterium
zieldeterminiert strategisch bedeutsam riskant
•Schaffung von Klarheit durch Ab- und Ausgrenzen •Aufbau und Abbau von Komplexität •Aushandlung und Vereinbarung im Team und mit dem Auftraggeber
WIE?
Projektauftrag
•intuitiv/analytisch •3 Schritte: zeitlich, sachlich, sozial •im Team •im Projekt-Start-Workshop
Projektabgrenzung & Projektkontextanalyse zeitlich und sachlich
•Gliederung des Objektes in seine Teile •Modell wesentlicher Projektergebnisse •Grundlage für die Projektstrukturplanung
WOZU? •Schaffung einer gemeinsamen Sichtweise des zu erstellenden Projektes
WIE? •Definition von Strukturierungskriterien •Listung von Objektteilen •Verwendung von Standardobjektstrukturen
Objektstrukturplan
Unternehmensstrategie
hoch mittel niedrig Begründung
Projekt-
NAME
neuartig komplex
WAS?
WOZU?
•mündlich/schriftlich •standardisiert (Formular) /"Prosa" •einzeln/im Team
Objektstrukturplan
Auftraggeber
Vorprojektphase
Projekt Ziele, Inhalte
Relevante
Auftragnehmer
Nachprojektphase Erwartungen über des
Start
Andere Projekte
Startereignis
Endereignis
Thema bzw. Teilbereich 1 Thema bzw. Teilbereich 2 Thema bzw. Teilbereich 3 Thema bzw. Teilbereich 4 ... ...
Ende Projektleiter
Soziale Kontextanalyse
Projektziel Besonderheit Budget Unterschrift
C:\PM-ALG Aug 2006\Akademielehrgang_Krems\Boehm\PMInstrumente.doc
Projekt
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Projektmanagement-Instrumente Projektstrukturplan
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Arbeitspaketspezifikation
Terminplanung
Grobterminplanung
WAS?
WAS?
•hierarchische Darstellung der Projektaufgaben •Gliederung in plan- und kontrollierbare Arbeitspakete
WAS?
WAS?
•Definition wesentlicher Meilensteine •(Erst-)Planung der zeitlichen Ziele
•Betrachtung des Projekts von d. terminlichen Seite •Terminlisten/Balkenpläne/Netzpläne
•quantitative u. qualitative Aufgabenbeschreibung •Abgrenzung Inhalt u. Ergebnis zwischen d. AP •Basis für Zielvereinbarungen •Gewährleistung der Transparenz
NICHT: Ablauf-, Termin-, Kosten- oder Ressourcenplanung Organigramm
WOZU? •Gesamtdarstellung der Leistungen •Vereinbarung der Aufgaben
WIE? •Listung der Betrachtungsobjekte •Gliederung in Phasen/Arbeitspakete •Top Down oder Bottom Up / im Team •EDV-gestützt
WOZU?
WOZU?
•grobe terminliche Orientierung •Basis für Terminplanung und Termincontrolling
•Vereinbarung von Terminzielen •Bestimmung der zeitlichen Lage der Arbeitspakete und Phasen •Visualisierung/Kommunikation
WIE?
WIE?
•Entscheidung Planungstiefe •Basis: Projektstrukturplan •Definition 5 - 8 Meilensteine •am Anfang/Ende wichtiger Arbeitspakete o. Phase bei Entscheidungen oder bei Vertragsterminen, ...
•Auswahl Planungstiefe •Auswahl Planungsinstrument •Definition von Terminen (und Dauern) •Erstellung im Team •EDV-gestützt
WOZU? •Zielvereinbarung, Verbindlichkeit •Abgrenzung, Orientierung
WIE? •Auswahl der Arbeitspakete •inhaltliche Abgrenzung (Inhalte/Nicht-Inhalte) •Beschreibung der Ergebnisse •Beschreibung d. Leistungsfortschrittsmessung
Terminplanung
Meilensteine
Projektstrukturplan
AP-Nummer Meilenstein Plan-Datum
Ist-Datum
Projekt: AP-Bezeichnung: AP-Verantwortliche/r:
Projekt 1000
2000
3000
5000
6000
1100
2100
3100
4100
5100
6100
1200
2100
3200
4200
5200
6100
4000
Nr.:
Start: Ende:
Geplantes Ergebnis:
Meilensteinplan AP-Nr. Meilenstein Basisplan Adaptierter Isttermine Plan
Tipp: Meilensteine in den Projektstrukturplan eintragen. Meilensteine sind Ereignisse, sie haben eine Zeitdauer von Null!
Arbeitspaketspezifikation
Notwendige Schritte: Vorhergehendes AP:
Nachfolgendes AP:
bearbeitet von:
bearbeitet von:
Balkendiagramm Jän
Feb
Mär
Apr
Mai
Juni
Jul
Aug
A B C D E
Terminlisten, Netzpläne, ...
C:\PM-ALG Aug 2006\Akademielehrgang_Krems\Boehm\PMInstrumente.doc
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Projektmanagement-Instrumente Funktionendiagramm
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WAS? •Instrument für Planung und Dokumentation der Funktionen •Matrix mit Arabeitspaketen/Rollen
WOZU?
WAS?
WAS?
•Abbildungen des Projekts aus der Ressourcen-/Kostenperspektive •Tabellarischer Plan gegliedert in Arbeitspakete bzw. Phasen und Ressourcen-/Kostenarten
•Konkretisierung von Werten, Spielregeln, Selbstdarstellung
• Zusammenhang zwischen Leistungsfortschritt, Kosatenanfall und Zeitverbrauch
WOZU?
WOZU?
•Förderung der Projektidentität •Schaffung von Klarheit •Konfliktvermeidung
• Steuerung zur und Kontrolle der Errreichung der Ziele und Teilziele
•Planung, Erfassung und Dokumentation •Entscheidungsgrundlage •Wirtschaftlichkeitskontrolle
WIE?
WIE? •Auswahl von Arbeitspaketen und Rollen •Zuordnung von Funktionen (kodiert!) •Analyse des Funktionendiagramms •Erstellung im Team
WIE?
WIE? •Definition der Planungstiefe •Erstellung Mengen- /Preisgerüst f. Ressourcen •Ermittlung der Gesamtprojektkosten
PTM A
PTM B
Integriertes P'controlling
WAS?
WOZU?
•Zielvereinbarungen (MBO!) •Konfliktmanagement •Integration von PSP und Rollendefinitionen
PL
Projektkultur
Ressourcen-/Kostenplanung
•Formulieren zentraler projektspezifischer Werte •Festlegen von Spielregeln •Festlegen des Auftretens nach außen (z. B. Logo, ..) •im Team
• Entwicklung von Leistung-, Kosten- und Terminkurven • Durchführung von Soll-Ist-Vergleichen • Planung korrektiver Maßnahmen • EDV-gestützt • im Team
Kostenplanung
P
APNr. AP.Bezeichn. AP-
2100
Normen EU
I
D
2200
Normen Ö.
I
M
2300
Markt
I
Meilenstein
Plan-Kosten
Ist-Kosten
D M
. . . I = wird informiert D = Durchführung M = Mitarbeit K = Kontrolle
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Projektmanagement-Instrumente
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1. Balkendiagramm, Netzpläne, Terminlisten A B C D E D
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