TinJauan PenaTaan ruanG insTalasi rekam medis dari asPek WORK FLOW dan WORK SPACE di rsud dr. mOeWardi
eka sruni rahayu 1, antik Pujihastuti 2, rohmadi3 mahasiswa aPikes mitra Husada karanganyar 1 , dosen aPikes mitra Husada karanganyar2-3
[email protected],
[email protected],
[email protected]
1
ABSTRACT In the Installation Medical Record Hospital Dr. Moewardi there is a mismatch between the document processing worklow with a manual medical record medical record installation services, in addition to the most oficials not comfortable because of the narrowness of the space, thus simplifying the onset of fatigue that result in decreased work productivity. Order to determine the spatial arrangement of the records Installation Work low aspects and Work Space in Hospital Dr. Moewardi. Type purely qualitative descriptive study, with cross sectional approach. Research methods of observation and interviews. The subject was oficers, object worklow and workspace Installation Medical Record, with descriptive analysis. The absence of a policy on spatial planning Installation Medical Record of aspects of work low and work space. The key task of the oficer is not in accordance with the Standard Operating Procedures. In the worklow execution is not in accordance with the installation manual medical record services. Arrangement of work means work space aspect not meet the standards work space. Installing the spatial arrangement of medical records in accordance with standard aspect has not Work flow and Work Space. It is therefore necessary manufacture and SOP manuals tailored to the worklow activity. It is intended that the routine work process medical records implemented eficiently, effectively and consistently, and be able to work optimally so that labor productivity can be achieved. Keywords
: Work low, Work space, Installation Medical Record and labor productivity
Bibliography
: 11 (2004 - 2010)
aBsTrak Di Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi terdapat ketidaksesuaian antara alur kerja pengolahan dokumen rekam medis dengan buku pedoman pelayanan instalasi rekam medis, selain itu sebagian petugas belum nyaman karena sempitnya ruang gerak sehingga mempermudah timbulnya kelelahan kerja yang berakibat menurunnya produktivitas kerja. Tujuan untuk mengetahui penataan ruang Instalasi rekam medis dari aspek Work low dan Work Space di RSUD Dr. Moewardi. Jenis Penelitian deskriptif kualitatif murni, dengan pendekatan cross sectional. Metode penelitian observasi dan wawancara. Subyek adalah petugas , obyek alur kerja dan area kerja Instalasi Rekam Medis, dengan analisis deskriptif. Belum adanya kebijakan tentang penataan ruang Instalasi Rekam Medis dari aspek work low dan work space. Tugas pokok petugas belum sesuai dengan Standar Operasional Prosedur. Dalam pelaksanaan alur kerja belum sesuai dengan buku pedoman pelayanan instalasi rekam medis. Penataan sarana kerja dari aspek work space belum memenuhi standar work space. Penataan ruang Instalasi rekam medis belum sesuai
Tinjauan Penataan Ruang Instalasi ... (Eka Sruni Rahayu, dkk)
49
dengan standar aspek Work Flow dan Work Space. Oleh karena itu diperlukan pembuatan buku pedoman dan SOP disesuaikan dengan aktivitas alur kerja. Hal ini bertujuan bahwa proses kerja rutin unit rekam medis terlaksana dengan eisien, efektif dan konsisten serta dapat bekerja secara optimal sehingga produktivitas kerja dapat tercapai. Kata kunci
: Work low, Work space, Instalasi Rekam Medis dan produktivitas kerja
Kepustakaan : 11 ( 2004 - 2010)
a.
PendaHuluan
tata letak (Lay-out) belum memenuhi standar work low
Rumah sakit merupakan sarana pelayanan kesehatan
(Alur Kerja) dan work space (Area Kerja) dari aspek
yang memberikan pelayanan kepada seluruh
ilmu ergonomi. Dan adanya ketidak sesuaian antara
masyarakat, maka perlu adanya sarana penunjang
alur kerja (Work low) pengolahan dokumen rekam
yang memadai salah satunya melalui kegiatan
medis dengan buku pedoman pelayanan instalasi
penyelenggaraan rekam medis pada setiap pasien
rekam medis yang dimiliki. Selain itu berdasarkan
yang berobat ke rumah sakit. Adapun yang termasuk
dari wawancara secara langsung terhadap petugas
didalamnya adalah kegiatan pengolahan rekam medis di
Instalasi Rekam Medis yang menyatakan bahwa
sarana pelayanan kesehatan yang meliputi Assembling,
sebagian dari mereka belum nyaman baik penataan
Analising, Koding, Indeksing dan Pelaporan.
meja kerja dan alur kerja dalam melakukan aktivitas
Dalam PerMenKes No. 269 MENKES/PER/III/2008 Bab III, pasal 7 bahwa “Sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis”. Rekam medis
kegiatan atau tugasnya setiap hari, karena sempitnya ruang gerak antar meja sehingga mempermudah timbulnya kelelahan kerja yang berakibat menurunnya produktivitas kerja.
diselenggarakan oleh Instalasi Rekam Medis dimana dalam pelaksanaan tugasnya membutuhkan sarana kerja seperti ruang kerja dan penataan peralatan yang eisien untuk menunjang tercapainya tingkat keberhasilan dan produktivitas yang tinggi dalam melakukan tugas masing-masing.
meTOde PeneliTian Jenis Penelitian yang digunakan yaitu penelitian deskriptif kualitatif murni. Dengan pendekatan cross sectional. Subyek penelitian ini adalah Petugas Instalasi Rekam Medis di RSUD Dr. Moewardi, sedangkan
RSUD Dr. Moewardi merupakan salah satu rumah sakit
obyek adalah alur dan area kerja Instalasi Rekam
yang selalu berusaha memberikan pelayanan terbaik
Medis di RSUD Dr. Moewardi. Sumber data yang
bagi pasien maupun pihak luar yang membutuhkan
digunakan penelitian ini yaitu data primer dan data
pelayanan, namun meski demikian ada hal yang masih
sekunder. Instrumen penelitian menggunakan pedoman
perlu diperhatikan yakni pada penataan peralatan
wawancara, Meteran dan pedoman observasi dan Cara
serta ruang rekam medis yang dinilai belum eisien
pengumpulan data dengan wawancara kepada petugas
untuk dipergunakan. Maka dari itu sangatlah penting
Instalasi Rekam medis, pengukuran yaitu peneliti
dalam pelaksanaan penataan peralatan dan ruang kerja
mengukur luas area kerja rekam medis, jarak antar
Instalasi Rekam Medis yang sesuai dengan standar
meja kerja petugas, jarak gang utama, luas area kerja
ergonomi.
petugas instalasi rekam medis dan observasi untuk
Bahwa ruang Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi, memiliki luas 85.42 m2 akan tetapi untuk
50
mengumpulkan data dengan mengamati alur kerja dan mengukur area kerja instalasi rekam medis.
Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VIII.NO.2, OKTOBER 2014
Teknik Pengolahan Data adalah Pengumpulan
1)
Menyusun Standar Prosedur Operasional
(collecting), Edit (Editing), Tabulasi (Tabulating),
(SPO) yang berkaitan dengan pelayanan
Memaparkan (Narasi) atau penyajian data. Analisis yang
sistem rekam medis dan informasi
digunakan yaitu analisis deskriptif .
kesehatan 2)
penerimaan pasien rawat jalan dan rawat
Hasil PeneliTian 1.
Membuat dan mengevaluasi sistem
kebijakan rumah sakit tentang penataan ruang instalasi rekam medis
inap 3)
Membuat dan mengevaluasi prosedur
Dalam menjalankan aktivitas pelayanan kepada
pencatatan rekam medis secara individu
pasien di RSUD Dr. Moewardi, telah memiliki
maupun kolektif
Buku pedoman tentang pelayanan Instalasi rekam
4)
rekam medis yang digunakan
medis berdasarkan surat keputusan direktur rumah sakit nomor 188.4/8663 A/2012 Edisi ke-1. Dimana
5) 6) 7)
SOP nomor 05-02-A-013. Serta uraian tugas-tugas pokok unit Assembling, koding indeksing, analising
Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi rekam medis
8)
reporting, illing serta kepala unit rekam medis, yang sudah menjadi tanggung jawab semua unit
Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman rekam medis
Koding pada SOP nomor 05-02-A-011, Indeksing pada SOP nomor 05-02-A-012 dan filling pada
Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan rekam medis
standar operasinal prosedur alur pelayanan di Unit Assembling diatur pada SOP nomor 05-02-A-010,
Merencanakan dan menetapkan formulir
Memeriksa kebenaran kode penyakit dan tindakan medis
9)
Membuat dan menyajikan laporan
di instalasi rekam medis.
kegiatan pelayanan rawat jalan dan rawat
Akan tetapi dalam hal penataan sarana kerja (lay-
inap untuk kepentingan manajemen
out) dan kepemilikan sarana kerja di Instalasi
maupun pihak lain yang berkepentingan
Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi belum diatur
10) Membuat laporan dan analisa data
dalam surat keputusan direktur tersebut, dimana
morbiditas, mortalitas, dan tindakan
selama ini di dalam kepemilikan sarana hanya
operasi 11) Melaksanakan penilaian terhadap rekam
dipantau dengan kartu inventaris ruangan. Hal ini yang menyebabkan penataan ruang yang bisa saja diubah-ubah dan menurunkan produktivitas petugas serta menyebabkan penataan
medis in-aktif yang masih bernilai guna 12) Merencanakan kebutuhan sumber daya untuk penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit
sarana kerja yang tidak konsisten.
13) Membuat laporan rawat jalan dan rawat 2.
uraian tugas pokok dari petugas instalasi rekam medis berdasarkan Buku Pedoman Pelayanan instalasi rekam medis di rsud dr. moewardi tahun 2012 tanggal 2 juni 2012, edisi 1 sebagai berikut : a.
Kepala Instalasi Rekam Medis
inap serta penunjang medis lainnya untuk membandingkan target yang ditetapkan secara bulanan, triwulan, semester, tahunan 14) Membuat uraian pekerjaan bawahan 15) Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan
Tinjauan Penataan Ruang Instalasi ... (Eka Sruni Rahayu, dkk)
51
2)
16) Memeriksa laporan kegiatan kunjungan
medis
rawat jalan, rawat inap, penunjang medis 3)
sebagai bahan analisa
4)
sakit, morbiditas, mortalitas, ketenagaan,
lengkap dicatat di buku ekspedisi dan
RL.6 dan laporan insidentil lainnya ke
diserahkan ke bagian koding untuk
Kementrian Kesehatan
diproses pengkodean d.
surat dan nota dinas
Koding 1)
19) Menyelesaikan masalah yang timbul di
Menyiapkan dokumen rekam medis rawat inap yang sudah pulang dan siap
lingkungan rekam medis
di koding
20) Melaksanakan uraian tugas lain yang
2)
diberikan atasan langsung atau yang
Meneliti penulisan diagnosis dan tindakan yang ada
terkait dengan kegiatan rekam medis
3)
Jika ada ketidakjelasan penulisan
Analising/Audit
diagnosa, tindakan maka dikembalikan
1)
Menyiapkan dokumen rekam medis
dan dikonirmasikan ke dokter yang
rawat inap pasien yang sudah pulang
merawat atau ruang rawat inap
2)
Meneliti lembar dan isi rekam medis
3)
Jika ada ketidaklengkapan maka ditulis
menggunakan buku ICD-10 dan ICD-9-
di formulir ketidaklengkapan dan
CM
4)
5)
7)
Memasukkan data ke dalam komputer
untuk dilengkapi dengan jangka waktu 14 hari
6)
Rekam medis yang telah dikoding
Rekam medis yang lengkap dicatat di
Indeksing dicatat di buku ekspedisi
buku ekspedisi dan diserahkan ke bagian
dan diserahkan ke bagian filling untuk
assembling
diproses penyimpanan
Membuat rekapan ketidaklengkapan e.
Filling 1)
Menyiapkan dokumen rekam medis yang
Menyerahkan laporan kepada atasan
telah selesai pelayanan baik rawat inap
untuk ditandatangani
maupun rawat jalan
Mengedarkan hasil laporan Ketidak-
2)
Memasukkan data dokuemen rekam
lengkapan Pengisisn Catatan Medik
medis yang keluar di program Sistem
(KLPCM) ke masing-masing Staf Medis
Informasi Rekam Medis pada menu
Fungsional (SMF).
pelacakan (tracking) nomor rekam medis
Assembling 1)
Menentukan kode yang benar dengan
5)
(SMF) dan dokter yang merawat 6)
4)
dikembalikan ke bangsal yang merawat
berdasarkan Staf Medis Fungsional
Menyiapkan dokumen rekam medis rawat inap yang sudah pulang dan siap di Assembling
52
Mengurutkan lembar rekam medis yang
inventaris rumah sakit dalam RL.1 s.d
18) Membuat, memeriksa, menandatangani
c.
Jika ada ketidaklengkapan maka dikembalikan ke bagian Analising
17) Memeriksa laporan kegiatan rumah
b.
Meneliti Lembar dan isi dokumen rekam
3)
Menjajarkan dokumen rekam medis berdasarkan dua angka akhir
4)
Memasukkan rekam medis ke masingmasing rak sesuai kelompoknya
Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VIII.NO.2, OKTOBER 2014
5) 6)
7) 8)
Untuk rekam medis kunjungan ulang
penerimaan dokumen rekam medis mencentang
dikembalikan dan diambil tracernya
nomor rekam medis tersebut sebagai tanda
Menyiapkan rekam medis untuk
dokumen telah sampai di Instalasi rekam medis dan
penelitian dengan menggunakan formulir
siap untuk dilakukan pengolahan dokumen rekam
peminjaman rekam medis
medis. Setelah itu petugas melakukan pemeriksaan
Membuat laporan rekam medis yang
kesesuaian antara dokumen rekam medis yang
tidak ditemukan perbulan
diterima dengan catatan pada buku ekspedisi
Membuat laporan jumlah penggunaan
lalu dokumen rekam medis tersebut sementara
rekam medis untuk penelitian setiap
diletakkan pada almari dokumen yang tersedia
bulan
untuk selanjutnya dilakukan perakitan dokumen rekam medis oleh bagian assembling.
f.
Pelaporan 1)
Menyiapkan sensus harian data, kunjungan pasien yang digunakan untuk Melakukan proses rekapitulasi data Memasukkan data sensus harian ke Mengolah data menjadi laporan internal dan laporan eksternal rumah sakit
5)
Menyerahkan laporan ke kasub instalasi untuk di koreksi
3.
dan diperiksa kelengkapannya oleh petugas Analising/Audit dengan cara membuka program
dalam komputer 4)
Assembling, kemudian dokumen rekam medis yang telah selesai di Assembling akan diaudit
pasien dari sensus harian 3)
pasien dirakit sesuai dengan urutan yang telah ditentukan dalam kebijakan rumah sakit oleh unit
menyusun laporan 2)
Alur selanjutnya adalah dokumen rekam medis
Sistem Informasi Rumah Sakit pada menu rekam medis-pengolahan dokumen-audit dokumen rekam medis, setelah muncul item penilaian kelengkapan dokumen rekam medis maka petugas Analising memberi tanda check list (“) pada item yang lengkap
alur kerja (Worklow) di rsud dr. moewardi
dan tidak diisi pada item yang tidak lengkap sesuai dengan pengisian dokumen rekam medis. Bagi
Alur kerja dokumen rekam medis yang telah selesai perawatan dari bangsal perawatan di RSUD Dr. Moewardi pertama kali diterima oleh unit penerimaan dokumen rekam medis dengan menggunakan buku ekspedisi bangsal. Setelah itu petugas melakukan pelacakan (tracking) sebagai tanda bahwa dokumen rekam medis
dokumen rekam medis yang belum lengkap maka oleh unit Analising/Audit akan dikembalikan ke bagian bangsal yang bersangkutan. Sedangkan dokumen rekam medis yang lengkap setelah dari unit Analising dilanjutkan ke unit koding (Meja 4) untuk dilakukan pengkodean diagnosis dengan menggunakan buku ekspedisi Analising/Audit.
pasien yang selesai pelayanan telah sampai di instalasi rekam medis dan siap untuk dilakukan
Kemudian setelah dokumen rekam medis selesai
pengolahan. Dengan cara membuka program di
dilakukan pengkodean maka data pengkodean
Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) RSUD Dr.
penyakit dimasukkan ke komputer dengan
Moewardi dengan cara membuka menu Rekam
membuka menu Rekam medis-Entri data-
medis-kontrol dokumen, kemudian petugas
rekam medis rawat inap, maka petugas koding
menuliskan nomor rekam medis yang pada kolom
memasukkan data kode diagnosis penyakit dan
pencarian, setelah ditemukan maka petugas
tindakan pasien ke dalam komputer. Setelah itu
Tinjauan Penataan Ruang Instalasi ... (Eka Sruni Rahayu, dkk)
53
dokumen rekam medis diserahkan ke unit tracking no
untuk dilakukan pelacakan (tracking) seperti yang
area kerja d.
Meja penerimaan dokumen 65 cm rekam medis dan Assembling 1
e.
Meja penerimaan dokumen 65 cm rekam medis dan Assembling 2
f.
Meja penerimaan dokumen 40 cm rekam medis dan Assembling 3
g.
Meja penerimaan dokumen 40 cm rekam medis dan Assembling 4
illing. Setelah dokumen rekam medis selesai
h.
M e j a A s s e m b l i n g 2 d a n 60 cm Assembling 3
pengolahan maka petugas Tracking menuliskan
i.
Meja Assembling 2 dan Koding 140 cm 3
j.
Meja Analising 3 dan Assembling 45 cm 4
k.
Meja Analising 2 dan Assembling 45 cm 3
l.
M e j a A s s e m b l i n g 3 d a n 45 cm Analising 2
m.
M e j a A s s e m b l i n g 4 d a n 35 cm Analising 3
di RSUD Dr. Moewardi menghadap ke 3 arah
n.
Meja Koding 1 dan Koding 2
yang berbeda. Petugas yang menghadap kearah
Meja Koding 2 dan Koding 4
35 cm
p.
Meja Koding 3 dan Koding 5
35 cm
q.
Meja Assembling 3 dan Koding 355 cm 3
dan petugas Tracking. Sedangkan petugas yang
r.
Meja Analising 1 dan Koding 5
240 cm
menghadap ke arah yang sama (barat) yaitu meja
s.
Meja Informasi dan Tracking 1
60 cm
t.
Meja Tracking 1 dan Koding 7
73 cm
u.
Meja Analising 2 dan Distributor lantai 1, Analising 3 dan Informasi, Koding 5 dan Koding 7, Koding 4 dan Koding 6
dilakukan oleh petugas penerimaan dokumen rekam medis, hanya saja pelacakan (tracking) yang dilakukan tidak sebagai tanda bahwa dokumen telah siap untuk dilakukan pengolahan, tetapi sebagai tanda dokumen rekam medis telah selesai pengolahan dan siap untuk disimpan di
nomor dokumen rekam medis pada buku ekspedisi dan didistribusikan menggunakan trolly dokumen rekam medis ke Unit filling.
4.
luas area
area kerja (Workspace) di rsud dr. moewardi Penataan sarana kerja di Instalasi Rekam Medis
yang sama (timur) yaitu meja petugas penerimaan dokumen rekam medis, pelaporan 1, pelaporan 2
petugas Assembling 1, Assembling 2 , Visum, pelaporan 3 dan Kepala Rekam Medis, selain itu meja yang menghadap ke arah yang sama (utara)
35 cm
yaitu meja petugas Assembling 3, Assembling 4, Analising/Audit, Koding, informasi, dan
4
medis 2,26 m2
distributor dokumen rekam medis di lantai 1. Tabel 1 ukuran area kerja instalasi rekam medis di rsud dr. moewardi no
area kerja
5
Luas area kerja Assembling 1
1,53 m2
6
Luas area kerja Assembling 2
1,69 m2
7
Luas ares kerja Assembling 3
2,28 m2
8
Luas area kerja Assembling 4
1,86 m2
1
Jalur Utama
89 cm
9
Luas area kerja Analising 1
1,48 m2
2
Gang Utama 1
315 cm
10 Luas area kerja Analising 2
1,43 m2
Gang Utama 2
10,35 m
3
Gang antar meja
11
1,48 m2
a.
54
luas area
Luas area kerja Penerimaan dokumen rekam
K e p a l a r e k a m m e d i s d a n 120 cm pelaporan 2
b.
Meja pelaporan 1 dan pelaporan 95 cm 3
c.
Meja pelaporan 2 dan visum
95 cm
Luas area kerja Analising 3
12 Luas area kerja Distributor di lantai 1 1,52 m2 13 Luas area kerja Informasi
1,58 m2
14 Luas area kerja Koding 1
1,80 m2
15 Luas area kerja Koding 2
1,80 m2
16 Luas area kerja Koding 3
1,76 m2
Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VIII.NO.2, OKTOBER 2014
17 Luas area kerja Koding 4
1,64 m2
meja ke-4 ( 4a, 4b, 4c, 4d, 4e, 4f, 4g) adalah meja
18 Luas area kerja Koding 5
2
koding, Meja ke-5 (5a, 5b) adalah meja Tracking,
2
meja ke-6 adalah meja Informasi, meja ke-7 adalah
2
meja distributor lantai 1, meja ke-8 satu adalah
2
19 Luas area kerja Koding 6 20 Luas area kerja Koding 7
2.
2,21 m 1,77 m 1,63 m
21 Luas area kerja Tracking 1
1,89 m
meja Visum, meja ke-9 adalah meja kepala rekam
22 Luas area kerja Tracking 2
1,47 m2
medis, meja ke-10 (10a, 10b, 10c) adalah meja
23 Luas area kerja Pelaporan 1
1,58 m2
Pelaporan, dan terdapat 1 meja kosong. Dengan
24 Luas area kerja Pelaporan 2
1,62 m2
penataan meja diberi sekat pembatas antara area
25 Luas area kerja Pelaporan 3
2,21 m
2
26 Luas area kerja visum
2,21 m2
ruangan pengolahan dengan ruang pelaporan, dan kepala rekam medis berada satu ruang dengan area
27 Luas area kerja kepala rekam medis 3,53 m2
pelaporan.
unit-unit dan tugas pokok petugas instalasi rekam medis di rsud dr. moewardi
Luas ruang rekam medis adalah 85.42 m2 dengan jumlah pegawai 24 orang. Untuk rata-rata luas area
Unit-unit pengelolaan dokumen yang ada di
kerja per unit yaitu 1.84 m2.
Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi yaitu terdiri dari unit penerimaan dokumen rekam medis, Assembling, Analising, Koding, Reporting,
PemBaHasan 1.
Tracking dan filling. Hal ini telah sesuai dengan
instalasi rekam medis dari aspek worklow dan
standar yang direkomendasikan oleh Latour
workspace RSUD Dr. Moewardi
(2006). 3.
Kebijakan rumah sakit tentang penataan ruang
Kebijakan dan prosedur tetap tentang Alur kerja (Work flow) dan Area Kerja (Workspace) belum
Penataan sarana kerja instalasi rekam medis dari aspek Worklow di rsud dr. moewardi.
tercantum pada surat keputusan direktur rumah sakit. Hal ini yang menyebabkan penataan ruang
Alur dokumen rekam medis di RSUD Dr. Moewardi
yang bisa saja diubah-ubah dan menurunkan
yaitu mulai dari penerimaan dokumen rekam medis, Assembling, Analising (Audit), koding,
produktivitas petugas serta menyebabkan penataan
tracking baru kemudian dokumen didistribusikan
sarana kerja yang tidak konsisten.
ke illing hal ini sesuai dengan standar menurut Latour (2006) dimana alur pengelolaan dokumen rekam medis dimulai dari Assembling, Analising, Koding dan filling.
2.
Unit-unit dan tugas pokok petugas Instalasi Rekam Medis di RSUD Dr. Moewardi Unit-unit pengelolaan dokumen yang ada di Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi yaitu terdiri dari unit penerimaan dokumen rekam
4.
Penataan peralatan sarana kerja instalsi rekam medis dari aspek Work Space di rsud dr. moewardi.
medis, Assembling, Analising, Koding, Reporting, Tracking dan filling. Hal ini telah sesuai dengan
Penataan meja di Instalasi rekam medis yaitu meja
standar yang direkomendasikan oleh Latour (2006)
ke-1 adalah meja penerimaan dokumen rekam
yaitu unit kerja rekam medis terdiri dari 6 unit
medis, meja ke-2 (2a, 2b, 2c, 2d) unit Assembling,
kerja (Assembling, Koding, Indeksing, Analising
meja ke-3 (3a, 3b, 3c) adalah unit Analising,
Reporting, serta filling).
Tinjauan Penataan Ruang Instalasi ... (Eka Sruni Rahayu, dkk)
55
3.
Penataan sarana kerja Instalasi Rekam Medis dari
meja distributor lantai 1, meja ke-8 satu adalah
aspek Worklow di RSUD Dr. Moewardi
meja Visum, meja ke-9 adalah meja kepala rekam
Alur dokumen rekam medis di RSUD Dr. Moewardi
medis, meja ke-10 (10a, 10b, 10c) adalah meja
yaitu mulai dari penerimaan dokumen rekam
Pelaporan, dan terdapat 1 meja kosong. Dengan
medis, Assembling, Analising (Audit), koding,
penataan meja diberi sekat pembatas antara area
tracking baru kemudian dokumen didistribusikan
ruangan pengolahan dengan ruang pelaporan, dan
ke illing hal ini sesuai dengan standar menurut
kepala rekam medis berada satu ruang dengan
Latour (2006) dimana alur pengelolaan dokumen
area pelaporan. Hal tersebut belum sesuai standar
rekam medis dimulai dari Assembling, Analising,
Latour (2006) yaitu meja pertama adalah meja
Koding dan filling. Meski demikian alur dalam
penerimaan dokumen rekam medis, setelah itu
pelaksanaan pengelolaan dokumen rekam medis
meja assembling, kemudian meja analising (Audit),
belum sesuai dengan yang tertulis pada buku
meja koding, meja inishing, meja pelaporan dan
pedoman pelayanan instalasi rekam medis, di buku
kepala rekam medis berada di belakang petugas
tersebut tertulis alur petama kali dokumen rekam
instalasi rekam medis.
medis diterima oleh bagian Analising, Assembling, Koding, baru kemudian didistribusikan ke filling. Sedangkan didalam pelaksanaannya dokumen rekam medis diterima oleh bagian penerimaan dokumen rekam medis, Assembling, Analising, Koding, Tracking baru kemudian didistribusikan ke
Luas ruang rekam medis adalah 85.42 m2 dengan jumlah pegawai 24 orang. Untuk rata-rata luas area kerja per unit yaitu 1.84 m2. Ukuran area kerja di ruang instalasi rekam medis belum memenuhi standar yang direkomendasikan oleh Latour (2006) yaitu 2.1 m2.
filling. Hal ini belum sesuai dengan rekomendasi Departemen Kesehatan jika sangatlah penting
Terdapat 18 Area Kerja yang belum memenuhi
menyesuaikan antara apa yang dituliskan pada
standar luas area kerja. Hal tersebut disebabkan
buku pedoman pelayanan rekam medis dengan
karena dengan luas ruangan yang tidak mencukupi
apa yang dikerjakan karena menjurus pada tujuan
untuk seluruh unit pengelolaan dokumen rekam
penyusunan pedoman pelayanan instalasi rekam
medis sehingga masing-masing petugas tidak
medis yaitu agar berbagai proses kerja rutin
terpenuhi untuk luas area kerjanya untuk
terlaksana dengan eisien, efektif, konsisten dan
memampung semua sarana kerja petugas dan
aman dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan
sempitnya ruang gerak petugas serta menyebabkan
dan meningkatkan produktivitas.
produktivitas kerja petugas instalasi rekam medis menurun, karena petugas akan kesulitan di dalam
4.
Penataan peralatan sarana kerja Instalsi Rekam
pelaksanaan pengolahan dokumen rekam medis
Medis dari aspek Work Space di RSUD Dr. Moewardi
terutama untuk meletakkan dokumen rekam medis
Penataan meja di Instalasi rekam medis yaitu meja
yang akan dilakukan pengolahan.
ke-1 adalah meja penerimaan dokumen rekam medis, meja ke-2 (2a, 2b, 2c, 2d) unit Assembling, meja ke-3 (3a, 3b, 3c) adalah unit Analising, meja ke-4 ( 4a, 4b, 4c, 4d, 4e, 4f, 4g) adalah meja koding, Meja ke-5 (5a, 5b) adalah meja Tracking, meja ke-6 adalah meja Informasi, meja ke-7 adalah
56
Jalur utama yang ada di RSUD Dr. Moewardi yaitu 89 cm, gang utama 10.32 m dan 315 cm, hal ini telah sesuai dengan standar yang direkomendasikan Latour (2006) bahwa jalur/gang utama minimal 1,5 m. Meja petugas rekam medis menghadap ke tiga arah yang berbeda dan memiliki
Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VIII.NO.2, OKTOBER 2014
jarak antar meja yang bervariasi dimana jarak meja
reporting, analising dan koding belum sesuai
yang paling lebar adalah 355 cm dan juga terdapat
dengan tugas pokok yang tercantum dalam
meja tidak memiliki jarak. Hal ini menimbulkan
buku pedoman pelayanan dokumen rekam
kenyamanan petugas dalam melakukan pekerjaan
medis dan SOP yang telah berlaku. Dan untuk
menurun dimana disebabkan karena area lalu lintas
unit penerimaan dokumen rekam medis yang
terlalu sempit, sehingga apabila ada petugas lain
melaksanakan tracking untuk penanda bahwa
yang akan keluar dari area kerjanya dan harus
dokumen rekam medis telah sampai di instalasi
melewati area kerja petugas lain secara otomatis
rekam medis dan siap untuk dilakukan pengolahan
akan mengganggu kenyamanan petugas yang
dokumen rekam medis dan unit Tracking yang
bersangkutan di dalam pelaksanaan tugasnya.
melaksanakan penandaan bahwa dokumen rekam
Dari aspek kenyamanan bahwa petugas merasa
medis telah selesai pengolahan dan siap untuk
nyaman dengan ruangan yang mereka tempati
didistribusikan ke unit illing belum memiliki
walaupun luas area kerja masing-masing petugas
pedoman dalam melakukan tugas pokok dan SOP.
2
belum memenuhi 2,1 m , karena petugas memiliki
3.
Penataan sarana kerja Instalasi Rekam Medis dari
motivasi kerja yang merupakan pendorong
aspek Work low di RSUD Dr. Moewardi yang
ke arah kemajuan dan peningkatan prestasi
tertulis pada buku pedoman pelayanan instalasi
kerjanya. Dimana ditunjukkan dengan posisi
rekam medis menyebutkan bahwa alur kerja di
meja ptugas yang menghadap ke 3 arah yang
instalasi rekam medis dimulai dari Analising,
berbeda. Hal ini telah mendukung efektifnya
Assembling, Koding dan terakhir di unit filling.
pelaksanaan pengolahan dokumen rekam medis
Sedangkan di dalam pelaksanaan pengelolaan
dan berujung pada peningkatan produktivitas
dokumen rekam medis di Instalasi Rekam Medis
kerja petugas dalam pengolahan dokumen rekam
di mulai dari penerimaan dokumen rekam,
medis. Karena pada dasarnya peningkatan
assembling, Analising (Audit), koding, tracking
produktivitas dapat dicapai dengan menekan
baru kemudian dokumen didistribusikan ke illing.
sekecil-kecilnya segala macam biaya termasuk memanfaatkan sumber daya manusia dan meningkatkan keluaran yang sebesar-besarnya.
4.
Penataan sarana kerja Instalasi Rekam Medis dari aspek Work space di RSUD Dr. Moewardi dengan jumlah petugas instalasi rekam medis sebanyak 24 orang, rata-rata luas area kerja per unit adalah 1.84 m2, dengan area kerja yang belum memenuhi
simPulan 1.
RSUD Dr. Moewardi belum memiliki kebijakan tentang penataan ruang instalasi Rekam Medis dari
Meja petugas rekam medis menghadap ke tiga arah yang berbeda dan memiliki jarak antar meja
aspek work low dan work space. 2.
standar luas area kerja sebanyak 18 area kerja.
Jumlah unit-unit di Instalasi rekam medis RSUD Dr. Moewardi telah terdiri dari unit Penerimaan, Assembling, Analising/Audit, Koding, Tracking, Reporting, Distributor, Informasi, Visum dan kepala rekam medis. Tugas pokok petugas Instalasi Rekam Medis khususnya unit assembling,
yang bervariasi dimana jarak meja yang paling lebar adalah 355 cm dan juga terdapat meja tidak memiliki jarak, yakni antara meja Analising 3 dan distributor dokumen rekam medis di lantai 1, meja Analising 2 dan meja Informasi, meja Koding 5 dan Koding 7, serta meja Koding 4 dan Koding
Tinjauan Penataan Ruang Instalasi ... (Eka Sruni Rahayu, dkk)
57
Notoadmodjo, S. 2005. Metodologi Penelitian
daFTar PusTaka
Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta. hal: 176, 180 Arikunto, S. 2010. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : PT. Rineka Cipto. hal : 3, 198, 272.
RSUD Dr.Moewardi. 2012. Pedoman Pelayanan Instalasi Rekam Medis RSUD Dr.Moewardi 2012. Surakarta : RSUD. (tidak dipublikasikan)
DepKes, RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit. Jakarta:
Sugiyono.2009.Metode Penelitian Kuantitatif kualitatif dan R & D. Bandung: Alfabeta. hal : 8-9
Departemen Kesehatan RI. Tarwaka, dkk. 2004. Ergonomi umtuk Keselamatan, ______. 2008. PERMENKES No.
269/MENKES/PER/
III/2008. tentang Rekam Medis.Jakarta:
Kesehatan Kerja dan Produktivitas. Edisi ke-1. Surakarta: UNIBA Press. hal: 5-7, 137-138
DepKes. Pasal 1 Tauiqurrahman, MA. 2009. Pengantar Metodologi Latour K dan Eichenwald-Maki S. 2006. Health Information Management. Chicago: American
Penelitian untuk Ilmu Kesehatan. Surakarta: LPP UNS dan UNS Press.
Health Management Association. hal : 647-679 WHO.2006. Medical Record Manual A Guide for Narbuko, C.2008. Metodologi Penelitian. Jakarta: PT Bumi Aksara.
58
Developing countries. Western Paciic Region : WHO. hal : 1
Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VIII.NO.2, OKTOBER 2014