UNTITLED - JOURNAL | UNAIR

Table of Contents No.

Title

Page

1

ANALYSIS OF PATIENT ASSESSMENT AND PERCEPTION ON DENTISTRY MEDICAL SCHOOLâ€™S HOSPITAL UNIVERSITAS AIRLANGGA

200 - 207

2

CLINIC MANAGEMENT IN TERM OF PREPARING COOPERATION WITH SOCIAL HEALTH INSURANCE PROVIDER

208 - 216

3

PERFORMANCE ANALYSIS OF PEDIATRIC WARD PAMEKASAN GENERAL HOSPITALUSING BALANCED SCORECARD

217 - 224

4

JOB SATISFACTION AND PERFORMANCE OF NURSE BASED ON WORKLOAD IN BHAYANGKARA HOSPITAL LUMAJANG

225 - 233

5

EFFORTS IN INCREASING UNIVERSAL CHILD IMMUNIZATION (UCI) COVERAGE OF KALIRUNGKUT PRIMARY HEALTH CENTER SURABAYA

234 - 243

6

DETERMINANTS FACTOR OF LOW COVERAGE IN HEALTH SERCTOR MINIMUM SERVICE STANDARDS ACHIEVEMENT OF MOJO PRIMARY HEALTH CARE SURABAYA

244 - 251

7

FACTORS AFFECTING OBEDIENCE IN NURSING DOCUMENTATION BASED ON MILGRAMâ€™S THEORY

252 - 262

8

CROSS SELLING IMPLEMENTATION FROM OUTPATIENT UNIT TO RADIOLOGY UNIT IN SEMEN GRESIK HOSPITAL

263 - 271

9

PENYEBAB TURNOVER INTENTION PADA PEGAWAI INSTALASI GIZI RUMAH SAKIT PHC SURABAYA

272 - 279

10

DETERMINANT FACTOR IN STAGNANT AND STOCKOUT OF DRY FOOD INVENTORY IN NUTRITION UNIT OF BHAKTI DHARMA HUSADA GENERAL HOSPITAL SURABAYA

280 - 290

Vol. 1 - No. 3 / 2014-03 TOC : 10, and page : 280 - 290 DETERMINANT FACTOR IN STAGNANT AND STOCKOUT OF DRY FOOD INVENTORY IN NUTRITION UNIT OF BHAKTI DHARMA HUSADA GENERAL HOSPITAL SURABAYA FAKTOR PENYEBAB STAGNANT DAN STOCKOUT BAHAN MAKANAN KERING DI INSTALASI GIZI RSUD BHAKTI DHARMA HUSADA SURABAYA Author : Siti Nur Jayani | [email protected] Fakultas Kesehatan Masyarakat Widodo J. Pudjirahardjo | [email protected] Fakultas Kesehatan Masyarakat Abstract ABSTRACT

Supplies material dry food in installation nutrition during periods of 2012 average rate occurrence stagnant to 40 % and eventful stockout of 29 %. Management supplies food dry important to be implemented well so risk stagnant and stockout can be avoided causes damage loss. The purpose of this research is identify management supplies food dry, and analyzing cause stagnant and stockout groceries dry. This research was descriptive with quantitative approach, which uses observational study and indepth interview conducted by cross sectional. The result showed that in logistic unit of nutrition installation. Stagnant very high occurring in march and may of 29,1 % and groceries dry stockout of 33,4 % in april 2013. Cause stagnant procurement is excessive and change diet food from the patients. The cause of stockout is increasing visits his patient and condition that was limited, and lack of human resources. The conclusion of research indicated that the implementation of a management system in unit logistics nutrition installation has not been optimal so that need to be repaired in planning a food in accordance with the needs, the addition of human resources and evaluating the supply of dry food.

Keywords: determinant, dry food, stagnant, stockout

Keyword : determinant, dry, food, stagnant, stockout, , Daftar Pustaka : 1. Bowersox, D., Closs J. David, dan Cooper M. Bixby, (2002). Supply Chain Logistics Management. Boston : Brent gordon 2. Depkes RI, (2003). Pedoman Pelayanan Gizi Rumah Sakit. Jakarta : Direktoral jenderal Bina Kesehatan Masyarakat 3. Quick, D, (1997). Managing Drug Supply, The Selection, Procurement, Distribution, And Use of Pharmaceuticals. Boston Massachusetts : Kumarianpress inc 4. Rahimy, R, (1997). Manajemen Pelayanan Gizi Rumah Sakit. Yogyakarta : CV Andi Offset 5. Rangkuti, F, (1998). Manajemen Persediaan Aplikasi Di Bidang Bisnis. Jakarta : Raja Grafindo Persada 6. Sabarguna, B. S, (2005). Logistik Rumah Sakit dan Teknik Efisiensi. Yogyakarta : Konsorsium Rumah Sakit Islam Jateng 7. Seto, Nita, dan Trianan, (2004). Manajemen Farmasi.. Surabaya : Airlangga University Press 8. Subagya, M, (1994). Manajemen Logistik. keempat ed.. Yogyakarta : PT Gunung Agung 9. Suryawati, (1996). Efisiensi Pengelolaan Obat di Rumah Sakit. Yogyakarta : UGM. 10. Waluyo, D, (2006). Analisis Penyebab Utama Stagnant pada Manajemen Persediaan Obat di Rumah Sakit Kusta Kediri. Surabaya : Universitas Airlangga 11. Yamit, S, (2003). Manajemn Persediaan. Yogyakarta : EKONISIA Fakultas Ekonomi UI.

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

280

FAKTOR PENYEBAB STAGNANT DAN STOCKOUT BAHAN MAKANAN KERING DI INSTALASI GIZI RSUD BHAKTI DHARMA HUSADA SURABAYA DETERMINANT FACTOR IN STAGNANT AND STOCKOUT OF DRY FOOD INVENTORY IN NUTRITION UNIT OF BHAKTI DHARMA HUSADA GENERAL HOSPITAL SURABAYA 1

2

Siti Nur Jayani , Widodo J. Pudjirahardjo RSUD Bhakti Dharma Husada Surabaya Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Airlangga, Surabaya E-mail: [email protected]

ABSTRACT Supplies material dry food in installation nutrition during periods of 2012 average rate occurrence stagnant to 40 % and eventful stockout of 29 %. Management supplies food dry important to be implemented well so risk stagnant and stockout can be avoided causes damage loss. The purpose of this research is identify management supplies food dry, and analyzing cause stagnant and stockout groceries dry. This research was descriptive with quantitative approach, which uses observational study and indepth interview conducted by cross sectional. The result showed that in logistic unit of nutrition installation. Stagnant very high occurring in march and may of 29,1 % and groceries dry stockout of 33,4 % in april 2013. Cause stagnant procurement is excessive and change diet food from the patients. The cause of stockout is increasing visits his patient and condition that was limited, and lack of human resources. The conclusion of research indicated that the implementation of a management system in unit logistics nutrition installation has not been optimal so that need to be repaired in planning a food in accordance with the needs, the addition of human resources and evaluating the supply of dry food. Keywords: determinant, dry food, stagnant, stockout

PENDAHULUAN

mengakibatkan

Penyelenggaraan makanan rumah sakit adalah suatu rangkaian kegiatan mulai dari perencanaan

hilangnya

pelanggan

(Rangkuti,

1998). RSUD Bhakti Dharma Husada Surabaya dalam

anggaran, menu sampai dengan pendistribusian

menjalankan

makanan

konsumen.

Agar

memberikan

Logistik Instalasi Gizi, khususnya pengelolaan bahan

pelayanan

dengan

optimal,

dibutuhkan

makanan kering belum berjalan dengan baik, karena

berbagai sumber daya yang harus diatur sedemikian

masih terjadi stagnant dan stockout bahan makanan

rupa antara perencanaan kebutuhan, pengadaan,

kering. Data stagnant dan stockout jenis bahan

penyimpanan dan distribusi, serta adanya evaluasi

makanan kering di Unit Logistik Instalasi Gizi RSUD

sehingga dapat menghasilkan kualitas pelayanan

BDH periode

yang sesuai (Depkes, 2003). Fungsi manajerial

menunjukkan

dalam persediaan sangat penting karena melibatkan

stagnant 40% dan stockout sebesar 29%. Penelitian

investasi uang yang tidak sedikit. Investasi yang

ini bertujuan untuk mengidentifikasi manajemen

digunakan terlalu banyak akan mengakibatkan biaya

persediaan bahan makanan kering dan menganalisis

penyimpanan

faktor

terlalu

dapat

banyak

maka

yang

mungkin

pelayanan

Januari bahwa

penyebab

kesehatan

hingga rata-rata

pada

Desember angka

kejadian stagnantdan

Unit

2012,

kejadian

stockout

mempunyai opportunity cost. Persediaan yang tidak

bahan makanan kering di Instalasi Gizi RSUD Bhakti

mencukupi dapat menyebabkan biayakekurangan

Dharma Husada Surabaya. Penelitian ini diharapkan

bahan, tertundanya keuntungan atau bahkan dapat

dapat memberikan rekomendasi untuk perbaikan manajemen persediaan bahan makanan kering di

Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013

281

Instalasi

Gizi

RSUD

Bhakti

Dharma

Husada

mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya.

Surabaya.

2.

Fungsi Penganggaran.

PUSTAKA

Penganggaran

Manajemen dari sistem timbul

semua

kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian

persediaan(Waluyo, 2006). Persediaan

penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu atau

dan penyediaan, untuk memproses

tidak serta

adalah

adalah

jantung

disebabkan

persediaan

(budgetting),

sinkronnya permintaan waktu

bahan

yang

baku.

digunakan

Empat

faktor

skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya, 1994). Dalam fungsi penganggaran, semua

rencana

dari

fungsi

perencanaan

dan

fungsi persediaan menurut Yamit (2003) adalah

penentu

faktor waktu, ketidakpastian

disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana yang

waktu

datang,

kebutuhan

dikaji

lebih

lanjut

untuk

ketidakpastian penggunaan, dan ekonomis.

tersedia,

Fungsi Manajemen Logistik

keterbatasan yang dikaji secara seksama maka

1.

anggaran

Fungsi Perencanaan Pengertian

umum

adalah

proses

untuk

merumuskan sasaran dan menentukan langkah-

dengan

tersebut

mengetahui

merupakan

hambatan

anggaran

dan

yang

reliable. 3.

Fungsi Pengadaan

langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai

Pengadaan adalah semua kegiatan dan usaha

tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara

untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang

khusus perencanan logistik adalah merencanakan

dan

kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan

dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum

oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan

ada menjadi ada.Kegiatan ini termasuk dalam usaha

sesuai dengan alur yang berlaku di masing-masing

untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada

organisasi (Subagya, 1994), juga menyatakan bahwa

dalam batas-batas efisiensi (Subagya, 1994).Fungsi

perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan

pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi

tugas pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman

atau

keadaan atau lingkungan yang merupakan cara

direncanakan atau telah disetujui sebelumnya. Cara–

terencana dalam memuat keinginan serta usaha

cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi

merumuskan dasar dan pedoman tindakan.

pengadaan adalah:

Perencanaan

yang

mewujudkan

kebutuhan

a.

Pembelian;

sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang

b.

Penyewaan;

memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk

c.

Peminjaman;

tindakan

yang

d.

Pemberian (hibah);

ada.Suatu rencana harus didukung oleh semua

e.

Penukaran;

pihak,

f.

Pembuatan;

rencana

yang

menuntut

berdasarkan peraturan

adanya

pengendalian

baik

jasa

terhadap

dipaksakan

devisi

akan

sulit


yang berlaku

yang

telah

282

g.

Perbaikan.

Penghapusan

Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi teknis

yang

menyangkut

pihak

luar

maka

pembebasan

barang

berlaku

perhatian.Pengendalian

barang antara lain:

dari

awal

kegiatan sampai dengan pemeliharaan. 4.

kegiatan

dari

atau

usaha

pertanggungjawaban

sesuai peraturan dan perundang-undangan yang

pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan dilaksanakan

adalah

(Subagya,

Barang

a.

1994).Alasan

hilang,

akibat

penghapusan

kesalahan

sendiri,

Fungsi Penyimpanan

kecelakaan, bencana alam, administrasi yang

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan

salah, tercecer atau tidak ditemukan;

usaha

untuk

persediaan

melakukan

di

tempat

1994).Penyimpanan

pengelolaan

penyimpanan

berfungsi

barang

Teknis dan ekonomis: Setelah nilai barang

b.

(Subagya,

untuk

dianggap tidak ada manfaatnya. Keadaan tersebut

menjamin

disebabkan

Kerusakaan

sebelumnya dengan pemenuhan setepat-tepatnya

obsolute

dan biaya serendah-rendahnya.Fungsi ini mencakup

efektifitas), kadaluarsa yaitu suatu barang

semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan

tidak

dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah:

ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau

Kualitas

barang

deteriorasi yaitu barang mengurang karena

terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang

susut, menguap atau handling, busuk karena

lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri.

tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang

5.

tidak dapat dipergunakan lagi.

dapat

dipertahankan,

Fungsi Penyaluran (Distribusi) Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan

7.

tidak

dapat

faktor:

penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi

barang

yang

karena

(meningkatkan

boleh

diperbaiki,

efisiensi

dipergunakan

lagi

atau

menurut

Fungsi Pengendalian Pengendalian adalah sistem pengawasan dari

atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya (Subagya, 1994).

hasil

Faktor

pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen

yang

mempengaruhi

penyaluran

barang

logistik

antara lain: a.

Proses administrasi;

b.

Proses

penyampaian

yang

penilaian,

sedang

atau

pemantauan

telah

dan

berlangsung

(Subagya, 1994). Bentuk kegiatan pengendalian berita

(data-data

antara lain: a.

informasi);

6.

laporan,

Merumuskan

tatalaksana

dalam

bentuk

c.

Proses pengeluaran fisik barang;

manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan

d.

Proses angkutan;

prosedur lain;

e.

Proses pembongkaran dan pemuatan;

f.

Pelaksanaan rencana yang telah ditentukan. Fungsi Penghapusan

b.

Melaksanakan

pengamatan

(Monitoring),

evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran

dan


informasi

tentang

283

penyimpangan serta jalannya pelaksanaan

c.

Perhitungan kebutuhan bahan makanan;

dari rencana;

d.

Prosedur pembelian bahan makanan;

guna

e.

Prosedur penerimaan bahan makanan;

dalam

f.

Prosedur penyimpanan bahan makanan;

rangka pencapaian tujuan;

g.

Tehnik persiapan bahan makanan;

Melakukan supervise.

h.

Pengaturan pemasakan makanan;

bahan

i.

Cara pelayanan dan distribusi makanan;

makanan merupakan salah satu logistik yang berada

j.

Pencatatan, pelaporan dan evaluasi

c.

Melakukan

kunjungan

mengidentifikasi

d.

Menurut

Quick

cara

staf

pelaksanaan

(1997),

perbekalan

di rumah sakit. Apabila pengelolaan bahan makanan dilakukan

2. Pengadaan Bahan Makanan

dengan pendekatan manajemen logistik

Pengadaan

adalah

suatu

proses

untuk

tahapan tersebut di atas harus dilakukan. Secara

mendapatkan perbekalan. Tujuan sistem pengadaan

umum siklus dan penggunaan bahan makanan di

adalah untuk mendapatkan bahan makanan dengan

rumah sakit akan mencakup tahap seleksi bahan

mutu yang baik, pengiriman barang terjamin tepat

makanan, tahap pengadaan, tahap distribusi dan

waktu, proses berjalan lancar tidak memerlukan

tahap

tenaga yang berlebihan (Suryawati, 1996).

penggunaan

yang

disusun

berdasarkan

pengalaman tahun yang lalu dan perkiraan yang akan datang, kesemuanya dapat berjalan dengan baik

dengan

adanya

dukungan

dari

Langkah proses pengadaan dimulai dengan (Quick, 1997)

pihak

a.

Review daftar bahan yang akan diadakan;

manajemen yaitu pengorganisasian, dana, sistem

b.

Menentukan jumlah masing-masing item yang

informasi manajemen dan sumber daya manusia. 1. Perencanaan Bahan Makanan.

akan dibeli; c.

Menyesuaikan dengan situasi keuangan;

makanan

d.

Memilih metode pengadaan;

dilakukan agar jumlah persediaan bahan makanan

e.

Memilih supplier atau rekanan;

dapat efisien dan efektif, mendukung kelancaran

f.

Memonitor pengiriman

Perencanaan

proses

pengadaan

produksi

perusahaan

bahan

(rumah

Perencanaan serangkaian

pengadaan

makanan

g.

macam dan jumlah bahan makanan, pengadaan bahan makanan hingga proses penyediaan makanan

Melakukan pembayaran serta menyimpan yang kemudian;

adalah

kegiatan mulai dari perencanaan

menerima

barang dan memeriksa;

sakit),

terpenuhinya modal investasi yang memadai.

barang,

h.

Didistribusikan

3. Penyimpanan dan Distribusi Bahan Makanan. Kegiatan

penyimpanan

atau

storage

atau

matang bagi pasien dan karyawan rumah sakit, yang

pergudangan, dimulai dari datangnya barang yang

meliputi (Rahimy, 1997)

diadakan

sampai

adanya

permintaan

untuk

a.

Perencanaan anggaran belanja;

digunakan atau distribusi.Kegiatan penyimpanan dan

b.

Perencanaan menu;

distribusi diawali dengan penerimaan barang di


284

gudang, penelitian dan pengecekan, pencatatan

g.

Pintu harus selalu terkunci pada saat tidak

pengendalian

ada kegiatan serta dibuka pada waktu yang

inventory serta barang dimasukkan dan ditempatkan

telah ditentukan. Pegawai yang masuk keluar

pada tempat yang telah ditentukan di dalam gudang.

gudang juga hanya pegawai yang ditentukan;

pada

kartu

stok

gudang untuk

Penyimpanan bahan makanan adalah suatu tata

h.

makanan

kering

baik

kualitas

maupun

Persyaratan

ruang

i.

b.

c.

d.

e.

f.

hendaknya

Pembersihan ruangan secara periodik, 2 kali

Penyemprotan ruangan dengan insektisida hendaknya dilakukan secara periodik dengan

bahan

mempertimbangkan keadaan ruangan;

makanan kering (gudang) menurut Depkes 2003: a.

kering

seminggu; j.

penyimpanan

harus

berkisar antara 19-21 C;

kuantitas di gudang bahan makanan kering serta pencatatan dan pelaporan (Depkes, 2003).

ruangan

0

cara menata, menyimpan, memelihara keamanan bahan

Suhu

Bahan makanan harus ditempatkan secara

k.

Semua lubang yang ada di gudang harus

teratur menurut macam, golongan ataupun

berkasa, serta bila terjadi pengrusakan oleh

urutan pemakaian bahan makanan;

binatang pengerat, harus segera diperbaiki.

Menggunakan bahan yang diterima terlebih

Analisis ABC

dahulu (FIFO = First In First Out). Untuk

Analisis ABC atau dikenal dengan nama analisis

mengetahui bahan makanan yang diterima

Pareto (Pareto analysis) dibuat berdasarkan sebuah

diberi tanda tanggal penerimaan;

konsep

Pemasukan dan pengeluaran bahan makanan

(Pareto’s Law). Kata Hukum Pareto menyatakan

serta

bagian

bahwa sebuah grup selalu memiliki persentase

penyimpanan bahan makanan ini, termasuk

terkecil (20%) yang bernilai atau memiliki dampak

kartu stok bahan makanan harus segera diisi

terbesar

tanpa ditunda, diletakkan pada tempatnya,

pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan

diperiksa dan diteliti secara kontinyu;

peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah,

berbagai

pembukaan

di

yang

dikenal

(80%).

dengan

Analisis

Hukum

ABC adalah

Pareto

metode

dan

dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yang disebut

pengeluaran bahan makanan, harus segera

kelompok A, B dan C. Kelompok A biasanya

diisi dan diletakkan pada tempatnya;

sejumlah

Kartu

atau

Gudang

buku

dibuka

penerimaan,

pada

waktu

stok

yang

telah

10-20%

dari

total item dan

merepresentasikan 60-70% total nilai. Kelompok B

ditentukan;

berjumlah

20%

Semua bahan makanan ditempatkan dalam

merepresentasikan 20% total nilai. Kelompok C

keadaan tertutup, terbungkus rapat dan tidak

biasanya

berlubang, diletakkan di atas rak bertingkat

merepresentasikan 10-20% total nilai (Bowersox, et

yang cukup dan kuat dan tidak menempel

al., 2002)

berjumlah

dari

60-70%

pada dinding;


total

dari

item

dan

total item dan

285

METODE

3.

Perencanaan kebutuhan bahan makanan

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif

4.

Pembelian bahan makanan

dengan pendekatan kuantitatifdan cross sectional.

5.

Penerimaan bahan makanan

Variabel

perencanaan,

6.

Penyimpanan bahan makanan

pengadaan, penerimaan, penyimpanan, distribusi,

7.

Persiapan bahan makanan

penghapusan,

bahan

8.

Pengolahan bahan makanan

makanan kering yang stagnant, bahan makanan

9.

Pendistribusian makanan

kering

10. Pencatatan pelaporan dan evaluasi

yang

diteliti

terdiri

pengendalian,

yang stockout,

penyebab

dari

evaluasi,

penyebab

stockout.Penelitian

stagnant dan

dilakukan

di

unit

Seto, et al. (2004) pada siklus logistik terdiri dari

logistik instalasi gizi RSUD Bhakti Dharma Husada

perencanaan

dan

Surabaya bulan Juni hingga Agustus 2013.

penganggaran,

pengadaan,

Responden penelitian merupakan petugas yang

penerimaan

serta

peramalan

kebutuhan,

penyimpanan

pemeliharaan

dan

penyaluran,

mengelola unit logistik instalasi gizi RSUD BDH

penghapusan dan pengendalian. Berdasarkan Dirjen

Surabaya.Unit analisis dalam penelitian ini adalah

Yanmed, Buku Pedoman Pelayanan Gizi Rumah

instalasi Gizi RSUD BDH Surabaya. Data primer

Sakit

diperoleh dengan cara melakukan indepth interview

pelayanan gizi rumah sakit meliputi perencanaan

dengan petugas dan observasi. Data sekunder

anggaran belanja, perencanaan menu, perhitungan

diperoleh dengan melihat laporan persediaan bahan

kebutuhan bahan makanan, prosedur pembelian

makanan kering di unit logistik instalasi gizi RSUD

bahan

BDH Surabaya bulan Maret hingga Juli 2013.Teknik

makanan, prosedur penyimpanan bahan makanan,

analisis data dimulai dengan melakukan analisis

teknik

ABC (Bowersox, et al., 2002).Data yang telah

pemasakan bahan makanan, cara pelayanan dan

dikumpulkan

pelaksanaan

distribusi bahan makanan, pencatatan pelayanan

manajemen persediaan dan narasi hasil indepth

dan evaluasi. Dari kedua teori dalam cakupan

interview.

pelayanan

menggambarkan

ada

10

langkah

makanan,

persiapan

gizi

penting

prosedur

bahan

pada

dalam

rangka

penerimaan

makanan,

pengelolaan

bahan

pengaturan

perbekalan

makanan perlu adanya tambahan pada cakupan HASIL DAN PEMBAHASAN

pengelolaan bahan makanan yaitu penghapusan dan

Pengelolaan Persediaan Bahan Makanan Kering di Instalasi Gizi RSUD BDH Surabaya

evaluasi.

Berdasarkan

kegiatan

tersebut

hasil

tetapi

penelitian

tidak

terdapat

dituliskan

pada

Kegiatan pelayanan gizi di Instalasi Gizi RSUD Kebijakan RSUD BDH Kota Surabaya.Manajemen BDH Kota Surabaya berdasarkan laporan tahun Persediaan telah dilakukan di Unit Logistik Instalasi 2012 mencakup 10 kegiatan yaitu : Gizi RSUD BDH Kota Surabaya. 1.

Perencanaan anggaran belanja

2.

Perencanaan menu

Kegiatan perencanaan bahan makanan kering tidak

ada

perencanaan


kebutuhan

perbulan,

286

melainkan perencanaan dilakukan setiap hari, setiap

Kebijakan di RSUD BDH Surabaya belum ada

kali stok bahan tersisa sedikit akan segera dilakukan

kebijakan tertulis yang mengatur batas safety stock

pengadaan.

disesuaikan

di Unit Logistik Instalasi Gizi, sehingga bisa menjadi

dengan anggaran. Apabila anggaran berlebih maka

faktor penyebab adanya stockout karena tidak

akan dapat dilakukan penambahan pemesanan

adanya

dengan

persediaan

Perencanaan

menyamakan

ini

juga

anggaran

yang

telah

ketentuan

untuk

safety

pengaman.

stock

Penerimaan

atau dan

ditetapkan akan dapat mengakibatkan stagnant

pemeriksaan barang yaitu penerimaan oleh petugas

bahan makanan kering, buffer stock yang tidak

yang berada di gudang logistik makanan.Petugas

ditetapkan di Unit Logistik bisa berpengaruh pada

yang

kondisi

pengecekan dengan di dampingi oleh ahli gizi.Pihak

stagnant

bahan

makanan

kering,

berada

di

kecenderungan pengadaan dengan membeli bahan

petugas

dari

makanan fast moving lebih banyak dan pembelian

jumlah,

spesifikasi

sekaligus untuk bahan makanan berharga murah.

kemasan,

gudang

unit logistik

dan

dari

logistik

makanan memeriksa

barang

tanggal

melakukan

yang

dipesan,

kadaluarsa.

Tahap

Sistem pengadaan logistik makanan yang ada di

selanjutnya petugas yang berada di gudang logistik

Instalasi Gizi RSUD BDH Kota Surabaya adalah

memasukkan data barang dalam sistem pancatatan

metode pengadaan langsung, yang dilakukan oleh

gudang yaitu dengan cara manual dengan kartu

petugas logistik makanan gizi.Metode pengadaan

stok.

langsung ini biasanya pembelian dalam jumlah kecil

Menurut pedoman pelayanan gizi rumah sakit,

dan perlu segera tersedia serta relatif agak mahal.

penerimaan bahan makanan adalah suatu kegiatan

Berdasarkan hasil observasi

yang

jadwal

pengadaan

meliputi

pemeriksaan,

pencatatan

dan

bahan makanan kering tidak sesuai jadwal hal ini

pelaporan tentang macam, kualitas dan kuantitas

menyebabkan pekerjaan overload tidak efektifnya

bahan

waktu

kering.

pesanan serta spesifikasi yang telah ditetapkan

pembelian

(Depkes 2003). Penerimaan bahan makanan kering

pengadaan

bahan

makanan

Pengadaan bahan

makanan

langsung

bahan

makanan

akan

mengalami

diterima sesuai

dengan

dilakukan dengan baik oleh pihak gudang makanan

hambatan

dan ahli gizi, yaitu dengan melakukan pengecekan

kebutuhan bahan makanan. Hal ini juga dapat

diharapkan dapat menjaga kualitas dan kuantitas

menjadi penyebab stockoutnya bahan makanan

bahan makanan yang masuk ke gudang logistik

kering. Persediaan pengaman (safety stock) adalah

makanan

persediaan

menghindari

kosong

tambahan

yang

di

di

yang

bagian

distributor

apabila

melalui

makanan

adakan

untuk

rumah

sakit.

penerimaan

Pengecekan bahan

makanan

untuk yang

melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya

rusak kemasannya atau kadaluarsa, sehingga sesuai

kekurangan bahan (stockout) (Bowersox, et al.,

dengan permintaan dan dapat segera digunakan

2002)

untuk

proses

pelayanan

gizi.

Setelah

proses

penerimaan dan pengecekan bahan makanan kering


287

akan di masukkan dan di simpan di gudang logistik

produksi, petugas gudang yang akan menyiapkan

makanan kering.

bahan

Penyimpanan bahan makanan di gudang logistik

dan

diambil

Pendistribusian

oleh

bahan

petugas

makanan

produksi.

tidak

terdapat

makanan dianggap kurang mendukung kegiatan

petugas khusus, yaitu secara langsung dilakukan

penyimpanan, karena masih ada beberapa barang

oleh petugas gudang. Penyaluran bahan makanan

yang diletakkan diluar gudang penyimpanan bahan

adalah

makanan kering. Gudang penyimpanan yang ada di

berdasarkan

Instalasi Gizi belum mempunyai termometer suhu

tersedianya bahan makanan yang siap pakai dengan

ruangan yang memantau kondisi suhu ruangan,

kualitas dan kuantitas yang tepat sesuai pesanan

sehingga dapat memungkinkan bahan rusak.Setiap

(Depkes, 2003). Sistem distribusi bahan makanan

bahan makanan telah dilengkapi dengan kartu stok

yang ada di Instalasi Gizi sejauh ini sudah sesuai

untuk pencatatan bahan masuk dan keluar serta sisa

dengan protap yang telah ditetapkan rumah sakit

bahan makanan. Metode penyimpanan di Unit

yaitu menggunakan form yang telah ditandatangani

Logistik Gizi menggunakan FEFO (first expired first

oleh penanggung jawab dapur, dan adanya kartu

out) yang seharusnya menurut Depkes (2003)

stok atau buku catatan keluar masuknya bahan

adalah metode FIFO yang harus diterapkan. Hal ini

makanan kering.

dilakukan untuk mencegah bahan yang rusak akibat expired date.

tata

cara

mendistribusikan

permintaan

Pengendalian

harian

logistik

bahan

makanan

dengan

tujuan

makanan

di

Instalasi Gizi RSUD BDH Kota Surabaya belum

Kegiatan penyimpanan bahan makanan kering

menggunakan

metode

khusus.Pengendalian

di Unit Logistik Instalasi Gizi kurang optimal karena

dilakukan secara langsung dilapangan dan secara

kondisi gudang yang kurang mendukung sehingga

tak langsung yaitu melalui laporan persediaan bahan

bisa menyebabkan adanya bahan makanan yang

makanan kering. Pengendalian perlu diperhatikan

stockout. Tidak terdapatnya protap penyimpanan

apabila stok bahan makanan dalam keadaan menipis

bahan makanan kering dan perlunya perbaikan

dan keadaan permintaan bahan makanan melonjak

fasilitas untuk mendukung kualitas bahan makanan

atau dalam keadaan sebaliknya, maka Instalasi Gizi

yang akan digunakan untuk pelayanan gizi dan

dapat mengoreksi kembali dan merevisi daftar

optimalisasi inventory yang mempengaruhi stagnant

perencanaan pengadaan bahan makanan kering,

dan stockoutnya bahan makanan kering di Unit

sehingga hal ini dapat mnegurangi angka kejadian

Logistik Gizi. Optimalisasi kegiatan inventory untuk

stagnant dan stockout bahan mkanan kering di unit

menghindari terjadinya stockout dan stagnant bahan

logistik

makanan yaitu dengan adanya ukuran atau jumlah

manajemen persediaan adalah untuk menyediakan

safety stock. Pendistribusian atau penyaluran bahan

jumlah material yang tepat, lead time yang tepat dan

makanan

produksi

biaya yang rendah. Menurut Waluyo (2006), terdapat

petugas

beberapa

kering

menggunakanform

kepada

petugas

permintaan

dari

gizi.

Menurut

macam

Yamit

sistem


(1999),

pengendalian

tujuan

yang

288

digunkan untuk menjaga persediaan tetap stabil,

dilakukan

antar lain Economic Order Quantity (EOQ), Material

dampak

Requirement

kesesuaian dan kegunaan, dalam hal ini diutamakan

Planning

(MRP),

tabel

Material

Production Schedule (MPS) dan Just-In-Time.

terhadap untuk

masukan,

menilai

proses,

relevansi

luaran,

kecukupan,

luaran atau hasil yang dicapai (Depkes, 2003).

Tidak ada protap yang mengatur pengendalian

Kegiatan evaluasi instalasi gizi belum optimal dalam

bahan makanan kering, sehingga pihak RSUD BDH

melakukan evaluasi manajemen pengelolaan bahan

Kota

metode

makanan

kondisi

beberapa masalah manajeman persediaan bahan

manajemen persediaan agar dpat memenuhi tujuan

makanan, antara lain yaitu perencanaan yang belum

manajemen persediaan bahan makanan yaitu tepat

sesuai dengan kebutuhan bahan, pengadaan bahan

waktu, tepat jumlah, tepat kualitas dan biaya

makanan diluar prosedur, kualitas SDM unit logistik

terendah dapat dicapai dena mengurangi stagnant

yang masih kurang, dan sistem pengendalian bahan

dan stockout bahan makanan kering di Unit Logistik

makanan yang belum maksimal karena masih terjadi

Intalasi

adanya stagnant dan stockout bahan makanan

Surabaya

pengendalian

Gizi

harus

yang

RSUD

menentukan

sesuai

BDH

dengan

Surabaya.

Kegiatan

evaluasi di Unit Instalasi Gizi adalah penilaian yang

kering,

sehingga

100

Tabel 1 dapat diketahui bahwa Kelompok A

ditemukan

kering.

Tabel 1 Pengelompokan Bahan Makanan Kering Berdasarkan Analisis ABC No. Kelompok % investasi Nilai investasi 1 A 70 Rp11.026.800 2 B 20 Rp 3.185.500 3 C 10 Rp 1.474.950 Jumlah

masih

∑ bahan

Rp15.687.250

% 6 10 35

11 20 69

51

100

makanan kering, maka kelompok B adalah kelompok

memiliki persentase jumlah sediaan 11 % dan nilai

bahan

makanan

kering

investasi 70% dari total sediaan bahan makanan

pengendalian

kering, maka kelompok A adalah kelompok bahan

sedang.Kelompok C memiliki persentase jumlah

makanan yang memerlukan pengendalian ketat

sediaan 69% dan nilai investasi 10% dari total

karena nilai investasinya yang tinggi. Kelompok A

sediaan bahan makanan kering. Jadi kelompok C

terdiri dari bahan beras, air minum gelas, minyak

adalah kelompok bahanmakanan yang memerlukan

goreng, roti cracker, gula pasir dan tepung kobe.

pengendalian longgar karena nilai investasinya yang

Kelompok B memiliki persentase jumlah sediaan

kecil.

sedang

karena

yang

memerlukan

nilai

investasinya

20% dan nilai investasi 20% dari total sediaan bahan Tabel 2

Data Stagnant berdasarkan ABC di Unit Logistik Instalasi Gizi RSUD BDH Kota Surabaya Bulan Maret s/d Juni 2013 Stagnant berdasarkan kategori

Bulan Maret

Jumlah A (6)

B (10)

C (35)

2 (33,3%)

7 (70%)

15 (42,9%)


24

289

1 (16,7%) 2 (33,3%) 2 (33,3%)

April Mei Juni

5 (50%) 7 (70%) 6 (60%)

Data Tabel 2 di atas adalah data

13 (42,9%) 15 (42,9%) 12 (34,3%)

19 24 20

besar

adalah bahan makanan yang mempunyai nilai

persentase pada kelompok A kejadian stagnant

investasi paling tinggi, sehingga perlu diperhatikan

tertinggi dengan nilai sebesar 33,3% dari jumlah

pada saat pengadaan bahan makanan. Kelompok B

jenis kelompok A yang terjadi pada bulan Maret, Mei

kejadian stagnant tertinggi terjadi pada bulan Maret

dan Juni. Hal ini menunjukkan kurang efektifnya

dan Mei yaitu sebesar 70% dari total bahan

manajemen persediaan, karena pada kelompok A ini

kelompok B.

Tabel 3

Nilai Rupiah StagnantBahan Makanan Kering di Unit Logistik Instalasi Gizi Bulan Juni 2013

No.

Nilai bahan makanan stagnant (Rupiah)

Jumlah jenis bahan yang stagnant

Kategori

1

2

Rp

4.805.500

A

2

6

Rp

4.020.000

B

3

12

Rp

555.750

C

∑

20

Rp

9.381.250

Jumlah jenis bahan makanan kering yang

sebelumnya sudah disediakan kebutuhan untuk

mengalami stagnant sebanyak 20 jenis bahan

beberapa

makanan dengan jumlah kelompok A yang paling

menyebabkan kejadian stagnant . Jadi kedua faktor

sedikit yaitu 2 jenis bahan makanan yaitu air mineral

tersebut menjadi penyebab utama kejadian stagnant

dan gula pasir. Hal ini menandakan bahwa pada

bahan makanan kering di Instalasi Gizi RSUD BDH

kelompok A memiliki jumlah jenis bahan makanan

Kota Surabaya.

yang paling sedikit tetapi memiliki efek yang besar

hari, karena perubahan tersebut bisa

Faktor penyebab

stockout bahan

makanan

dengan nilai bahan makanan paling tinggi. Biaya

kering dapat diketahui bahwa sebanyak 3 responden

total yang dikeluarkan untuk pembelian bahan

atau 62,5 % memilih naiknya kunjungan pasien.

makanan yang mengalami stagnant tersebut sebesar

Terdapat 1 responden atau 25% dari total responden

Rp 9.381.250.

memilih

terbatasnya

fasilitas

gudang

untuk

Faktor penyebab stagnant bahan makanan

penyimpanan, dan terdapat 1 responden sebesar

keringadalah sebanyak 2 responden atau 50% dari

12,5 % dari total responden memilih SDM di Instalasi

total responden

gizi

memilih pengadaan bahan yang

yang

tidak

mencukupi

sehingga

terdapat

berlebihan karena perencanaan tidak sesuai dengan

pekerjaan tidak bisa maksimal dalam pengerjaannya.

kebutuhan. Penggunaan bahan makanan pengganti

Terdapat 1 responden yang menjawab 2 faktor

karena menu diet pasien yang berubah dipilih 2

penyebab stockout sehingga frekuensi terdapat 0,5.

responden atau 50 % dari total responden, yang

Jadi faktor penyebab utama stockout adalah naiknya

290

atau

dengan bahan yang fast moving, medium moving

permintaan dari setiap unit yang berlebihan dan stok

dan slow moving. Penambahan SOP manajerial atau

gudang kosong atau sedikit karena perencanaan

protap untuk optimalisasi kegiatan inventory di

pembelian sebagai dasar usulan pembelian tidak

gudang

memperhitungkan secara akurat di Logistik Makanan

persediaan.Pengkajian

Instalasi Gizi RSUD BDH Kota Surabaya.

makanan.Pada

kunjungan pasien yang tidak bisa diprediksi

logistik

makanan SDM

pengendalian

untuk di

mengontrol unit

logistik

diperlukan

metode

khusus untuk persediaan bahan makanan kering. SIMPULAN Perencanaan belum dilaksanakan secara efektif karena masih terdapat stagnant dan stockout bahan makanan kering di Unit Logistik Instalasi Gizi RSUD BDH Kota Surabaya.Laporan persediaan menunjukkan kejadian stagnant sebesar 36,9% dan stockout sebesar 29,9%. Penyebab stockout adalah, naiknya kunjungan pasien, kondisi gudang yang terbatas, serta kondisi SDM yang kurang mencukupi, sedangkan penyebab stagnant adalah, pengadaan bahan makanan yang berlebihan karena pembelian dan

penggunaan

bahan

makanan

lain

akibat

Surabaya

perlu

perubahan diit pasien. RSUD

BDH

Kota

melakukan perencanaan kebutuhan bahan makanan kering yang sesuai kebutuhan riil, perhitungan safety stock untuk setiap bahan makanan agar disesuaikan

DAFTAR PUSTAKA Bowersox, D., Closs J. David, dan Cooper M. Bixby, 2002. Supply Chain Logistics Management. Boston: Brent gordon. Depkes RI., 2003. Pedoman Pelayanan Gizi Rumah Sakit. Direktoral jenderal Bina Kesehatan Masyarakat. Jakarta Quick, D., 1997. Managing Drug Supply, The Selection, Procurement, Distribution, And Use of Pharmaceuticals. Boston Massachusetts: Kumarianpress inc. Rahimy, R., 1997. Manajemen Pelayanan Gizi Rumah Sakit. Yogyakarta: CV Andi Offset. Rangkuti, F., 1998. Manajemen Persediaan Aplikasi Di Bidang Bisnis. Jakarta: Raja Grafindo Persada. Sabarguna, B. S., 2005. Logistik Rumah Sakit dan Teknik Efisiensi. Daerah Istimewa Yogyakarta: Konsorsium Rumah Sakit Islam Jateng. Seto, Nita, dan Trianan, 2004. Manajemen Farmasi. Surabaya: Airlangga University Press Subagya, M., 1994. Manajemen Logistik. keempat ed. Jakarta: PT Gunung Agung. Suryawati, 1996. Efisiensi Pengelolaan Obat di Rumah Sakit. Yogyakarta: UGM. Waluyo, D., 2006. Analisis Penyebab Utama Stagnant pada Manajemen Persediaan Obat di Rumah Sakit Kusta Kediri. In: Tesis. Surabaya: Universitas Airlangga, pp. 1-5. Yamit, S., 2003. Manajemn Persediaan.Yogyakarta: EKONISIA Fakultas Ekonomi UI.


UNTITLED - JOURNAL | UNAIR

Recommend Documents