VALIDACIÓN (HOMOLOGACIÓN) DE PROVEEDORES Ciudad de Panamá, noviembre 2011
TEMAS A TRATAR Escenario actual de las organizaciones. Evolución de la Calidad Principios de la Gestión de la Calidad. Beneficio mutuo en la relación con los proveedores Requisitos de la Norma ISO 9001:2008 Requisito 7.4 Compras Objetivo de la Homologación de Proveedores Proceso de Homologación Beneficios Homologación
PROBLEMÁTICA ACTUAL Limitado conocimiento de las fuentes proveedoras actuales: – de su organización – de su capacidad – de su solvencia – de su gama de servicios o productos Falta de recursos (tiempo y dinero) para conocer nuevos proveedores Alto riesgo con proveedores nuevos Relación precio-calidad aleatoria
¿QUIENES SON LOS MAS AFECTADOS CON ESTA REALIDAD? Los responsables de las siguientes áreas: Logística de abastecimientos y Distribución Control de Calidad Areas relacionadas a la adquisición de: bienes servicios
CALIDAD “Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos” Norma ISO 9000:2005, definición 3.1.1
EVOLUCION DE LA CALIDAD
Etapa del Artesano La preocupación por controlar la calidad la podemos establecer en el tiempo cuando era responsabilidad del artesano, es decir, la persona que fabricaba el producto; el mismo hace el producto y el mismo lo inspecciona.
EVOLUCION DE LA CALIDAD
Control de la Calidad Con la llegada de la Revolución Industrial el control de la calidad pasó de la persona que efectúa el trabajo, a la persona que controla el proceso del trabajo. Esta división llevó a un rompimiento en la comunicación entre trabajadores y administradores; entre clientes y proveedores, una situación que todavía existe el día de hoy en varias organizaciones.
EVOLUCION DE LA CALIDAD
Control de la Calidad En esta etapa se crea en la organización de la empresa la función de control de la calidad. Control de calidad se apoya en lo siguiente: a) Inspección b) Metrología (equipo de inspección y prueba) c) Pruebas de laboratorio físico y químico d) Muestreo e) Normas de producto
EVOLUCION DE LA CALIDAD Aseguramiento de la Calidad El Aseguramiento de Calidad es el conjunto de actividades planeadas y sistemáticas empleadas dentro del sistema de calidad que se han probado que son necesarias para ofrecer una confiabilidad adecuada de que los productos y servicios en cuestión cumplirán con los requerimientos especificados; lo cual nos ofrece: • prevención –no detección. • planeación – no apaga fuegos • participación de los empleados • la forma óptima de organizar al personal, materiales, equipos, documentación.
EVOLUCION DE LA CALIDAD
Calidad Total Con el fin de lograr el involucramiento del personal de la empresa de todos los niveles de la organización, surge el desarrollo de procesos de calidad total. El proceso de Calidad Total se le reconoce como una cadena que se inicia con la definición de los requisitos del cliente externo. Se sigue procurando que el personal a lo largo y a lo ancho de la organización hagan las cosas bien desde la primera vez, y se enlaza definiendo requisitos a los proveedores y éstos a su vez, definen los requisitos a sus proveedores.
EVOLUCION DE LA CALIDAD
Gestión de la Calidad Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad (Norma ISO 9000:2005).
EVOLUCION DE LA CALIDAD LIDERAZGO
POSICIÓN EN EL MERCADO PRESENCIA
SUPERVIVENCIA Especificaciones de Productos Registros de Inspecciones Control de Calidad
REACTIVO
Procedimientos Satisfacción del Cliente Involucramiento de Proveedores ISO 9000 Gerencia de Calidad Mejoramiento Contínuo Costo de la Calidad C.C. Aseguramiento de la Calidad ESTABILIDAD MEJORAMIENTO INCREMENTAL
Actitud y Comportamiento Nuevos Paradigmas Planeamiento basado en las necesidades del cliente Benchmarking Reingeniería de Procesos Planeamiento basado en Procesos Evaluación por competencias Justo a Tiempo C.C. A.C. Gestión de Calidad Total REVOLUCIONARIO
PRINCIPIOS DE GESTION DE CALIDAD Enfoque de la Organización al cliente. Liderazgo. Involucramiento de la gente. Enfoque al proceso. Enfoque a los Sistemas de Gestión. Mejora continua. Enfoque a la toma de decisiones basada en hechos reales. Beneficio mutuo en la relación con los proveedores.
PRINCIPIO 8: RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON LOS PROVEEDORES Una organización y sus suministradores son interdependientes, y unas relaciones mutuamente beneficiosas aumentan la capacidad de ambos para crear valor ORGANIZACIÓN
CLIENTE
SUMINISTRADOR
VALOR
Requisitos ISO 9001:2008
ISO 9001:2008 7. Realización del producto 7.”Realización del Producto” 7.1 Planeación de realización del producto
7.2 Procesos relacionados con el cliente
7.3 Diseño y desarrollo
7.4 Compras
7.5 Producción y Prestación del Servicio
7.2.1 Determinación de los requisitos del producto
7.3.1Planeación
7.4.1 Proceso de compras
7.5.1 Control
7.2.2 Revisión de l los requisitos del producto
7.3.2 Entradas
7.4.2 Información de las compras
7.5.2 Validación de procesos
7.2.3 Comunicación con los clientes
7.3.3 Resultados
7.4.3 Verificación del Producto comprado
7.3.4 Revisión 7.3.5 Verificación 7.3.6 Validación 7.3.7 Control de cambios
7.5.3 Identificación Y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 7.5.5 Conservación Del Producto
7.6 Control de Dispositivos de Medición y Monitoreo
ISO 9001:2008 7. Realización del producto 7.4 Compras 7.4.1 Proceso de compras •
Controlar las adquisiciones para asegurar que los productos comprados cumplen con los requisitos.
•
El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final.
•
Los proveedores serán seleccionados y evaluados en base a su habilidad para proveer productos de acuerdo a los requisitos.
•
Deben definirse los criterios para la selección, evaluación y re-evaluación periódica.
•
Se registrarán los resultados
Requisitos para compra de producto
Criterios para Selección de proveedores
ISO 9001:2008 7. Realización del producto 7.4 Compras 7.4.2 Información de las compras La información de compra debe describir los productos comprados, incluyendo cuando sea aplicable: a) los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipo. b) los requisitos para la calificación del personal. c) los requisitos del sistema de gestión. Se asegurará la adecuación de los requisitos de compra antes de comunicarlo al proveedor.
ISO 9001:2008 7. Realización del producto 7.4 Compras 7.4.3 Verificación de los productos comprados •
Deben establecer e implantar la inspección u otras actividades para asegurar que el producto comprado cumple con los requisitos especificados.
•
Se deberá indicar en los documentos de compra si se pretenden realizar actividades de verificación en las instalaciones del proveedor.
PROPOSITO DE LA HOMOLOGACION DE PROVEEDORES Contar con un sistema de evaluación y clasificación, mediante el cual se eviten puntos de vista diferentes o criterios subjetivos al evaluar a un proveedor. Contar con una metodología que nos permita conocer diversos aspectos de la gestión de una empresa proveedora y cuantificarlos.
OBJETIVOS PRINCIPALES DEL PROCESO DE HOMOLOGACION DE PROVEEDORES Minimizar riesgos en la elección de proveedores y disminuir el costo de control de los productos y servicios recibidos, conociendo con mayor detalle las fortalezas y aspectos que debe optimizar el proveedor para mejorar el servicio que el cliente recibe actualmente Obtener mejores resultados de aprovisionamiento, con unas fuentes de abastecimiento ya seleccionadas y evaluadas. Información actualizada (Reportes de Seguimiento, Informes y Constancias) y la opción de comparar puntajes, fortalezas y debilidades entre los proveedores, mediante el sistema.
OBJETIVOS ESPECIFICOS: Mejorar la información que se tiene de los proveedores y del riesgo que significa la elección. Tener un método objetivo y sistemático para evaluar a los proveedores y conocer otras opciones sin asignar recursos para ello. Establecer la posibilidad de iniciar un proceso de gestión de la calidad. Proporcionar directa o indirectamente al proveedor, información sobre lo que se espera de el y del abastecimiento brindado a la empresa. Contar con proveedores alternativos que permitan afrontar contingencias en la actividad logística.
FLUJO DE LA HOMOLOGACIÓN
1 Cliente (comprador)
Solicita evaluación de sus proveedores
3
2 Entidad Independiente
Proveedor (vendedor)
Evalúa a los proveedores
Obtiene su Informe y Constancia de Homologación 23
ASPECTOS MÍNIMOS A CONSIDERAR EN EL PROCESO DE HOMOLOGACION DE PROVEEDORES
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Situación Financiera y Obligaciones legales • Estados Financieros y ratios • Calificación bancaria • Obligaciones legales Capacidad Operativa • Instalaciones de la empresa • Medios de comunicación • Maquinaria y equipo • Medio informáticos • Personal Gestión de Calidad • Sistema de gestión de calidad • Control documentario • Gestión de personal • Mantenimiento y Calibración • Compras y almacenes • Proceso productivo
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Seguridad, Salud y Medioambiente. • Salud y seguridad ocupacional • Procedimientos de trabajo seguro • Gestión ambiental Gestión Comercial • Cotizaciones y propuestas técnicas • Tratamiento de quejas • Retrasos • Garantía
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ETAPAS DE LA EVALUACION 1
Proveedor llena cuestionario de Homologación (Autoevaluación)
4
• Preparación de Informe de Homologación de Proveedores
2 Entidad Indep. verifica Los documentos y datos de la Autoevaluación
3
Validación en sitio de la Información del proveedor
5 Puntuación, Emisión de Informe y Constancia de Homologación mediante el sistema 27
INFORME FINAL Informe de Homologación • Calificación • Fortalezas y Oportunidades de Mejoras • Hallazgos y Evidencias Constancia con la calificación obtenida
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BENEFICIOS PARA EL PROVEEDOR
A. Como diagnóstico de la gestión B. Como parte del proceso de mejora continua C. Establece una ventaja competitiva D. Intercambio de conocimientos E. Como herramienta comercial 29
BENEFICIOS PARA EL MANDANTE A. Como Herramienta estadística para la gestión de proveedores B. Como parte del Sistema de Calidad del Cliente (Mandante) C. En la realización de alianzas estratégicas con los proveedores D. En mejorar el control de los procesos 30
MUCHAS GRACIAS
