Cronos ERP - Warehouse Management System
2013 IndoGlobal Solutions. All rights reserved.
DAFTAR ISI Daftar Isi .............................................................................................................................. 2 Tujuan.................................................................................................................................. 3 Scope ................................................................................................................................... 3 Komponen Utama ............................................................................................................... 4 Obyektifitas Sistem ............................................................................................................. 5 1. Proses Global WMS ................................................................................................. 5 1.
Multi Gudang ................................................................................................... 5
2.
Single Gudang .................................................................................................. 6
2. Menu WMS ............................................................................................................. 7 3. Struktur Gudang ...................................................................................................... 8 4. Register Master Data .............................................................................................. 9 1.
Lokasi Gudang .................................................................................................. 9
2.
Tipe Lokasi ....................................................................................................... 9
3.
Bin Lokasi ....................................................................................................... 10
4.
Nama Barang ................................................................................................. 10
5. Alur Pengadaan Barang ......................................................................................... 11 6. Alur Penerimaan Barang ....................................................................................... 17 7. Alur Permintaan Barang User Cabang .................................................................. 20 8. Stok Opname ......................................................................................................... 21 1.
Stok Opname Adjustment Manual ................................................................ 21
2.
Stok Opname Menggunakan Excel SpreadSheet .......................................... 21
9. Pembagian Wilayah............................................................................................... 22
TUJUAN Tujuan dibuatnya dokumen ini adalah untuk mendefinisikan kerangka disain aplikasi WMS yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan proses bisnis. Dokumen ini akan menjadi acuan pengembangan aplikasi oleh tim pengembang software PT. Indoglobal Solution dalam memenuhi serta melengkapi secara komprehensif atas implementasi Sistem Informasi Manajemen. Dokumen ini adalah kerangka dasar yang menyesuaikan dengan operasional proses customer dan dimungkinkan terjadi pembaruan apabila dalam implementasinya terdapat masukan baru atas kasus – kasus yang terdapat dalam operasional bisnis Customer.
SCOPE Hasil akhir dari Flow process ini akan menjadi acuan dalam implementasi Sistem Informasi WMS Customer dalam hal: Implementasi System Business to Business menggunakan WMS yang mendukung kegiatan transaksi mutasi Inventory seperti : 1. Pengadaan Barang 2. Pengeluaran Barang 3. Penerimaan Barang 4. Retur Barang 5. Pengolahan data mutasi Barang Integrasi fungsi konsolidasi, kolaborasi, validasi, dan Pelaporan dalam 1 portal.
KOMPONEN UTAMA Item
Keterangan
Ketergantungan
Level kapasitas User Struktur Gudang Standar Operating Procedure Flow Proses Mutasi Inventory Registrasi Gudang
Kebutuhan
Efisiensi dan akurasi kinerja bisnis Proses yang iteratif dan ter-otomatisasi. Jadwal Pengerjaan yang ketat & dan diperlukan review serta monitoring dari share holder
User
User Gudang Pusat User Gudang Cabang
Rangkuman Jadwal Pengerjaan
Target implementasi pada bulan ______ 2012 Bottom-Up Schedule (Jadwal Team Pengembang Aplikasi) Project Review dan stabilisasi.
Resiko
Kerangka Kesiapan (Readiness Framework) Organizational Change Management OnSite Operational Framework & Service Management Tambahan Kasus baru Service Level Konektifitas Jaringan antar Gudang Pusat – Gudang Cabang
Appendiks
Mendokumentasikan setiap perubahan. Mendokumentasikan setiap penemuan percepatan dalam disain fisik.
yang
mempengaruhi
OBYEKTIFITAS SISTEM Obyektifias sistem merupakan standar model yang menjadi acuan dasar implementasi WMS berdasarkan hasil survey pada operasional proses bisnis CUSTOMER yang dapat dikelompokkan dalam 7 Kategori, yaitu 1. Proses Global WMS 2. Menu WMS 3. Struktur Gudang 4. Registrasi Master Data 5. Alur Pengadaan 6. Alur Penerimaan 7. Alur Permintaan Cabang 8. Stok Opname 9. Pembagian Wilayah
1. Proses Global WMS 1. Multi Gudang START
ORDER PEMBELIAN
SISTEM KONTROL KONSUMSI
PERMINTAAN BARANG
SUPPLIER
PENERIMAAN BARANG
GUDANG UTAMA
OUTLET SUPPLY REQUEST (OSR)
GUDANG OUTLET 1
USER OUTLET 1
GUDANG OUTLET 2
USER OUTLET 2
GUDANG OUTLET 3
USER OUTLET 3
STOCK TRANSFER
STOCK TRANSFER KONTROL INVOICE
VALIDASI INVOICE
STOP
DISTRIBUSI
USAGE
2. Single Gudang START
ORDER PEMBELIAN
SISTEM KONTROL KONSUMSI
PERMINTAAN BARANG
SUPPLIER
PENERIMAAN BARANG
GUDANG UTAMA
OUTLET 1
OUTLET 2 OUTLET 3
KONTROL INVOICE
VALIDASI INVOICE
STOP
DISTRIBUSI
USAGE
2. Menu WMS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Stok Barang Stok Opname Stok Opname Import Daftar Supplier Permintaan Barang Permintaan Pembelian Reminder Minimum Stok Penerimaan Penerimaan Barang Supplier Penerimaan Permintaan Retur Penjualan Penukaran Faktur 9. Pengeluaran Pengeluaran Barang Pengiriman Barang Retur Pembelian
3. Struktur Gudang LOKASI GUDANG
TIPE LOKASI
BIN LOKASI
NAMA BARANG Contoh : LOKASI GUDANG GUDANG OBAT GUDANG SPARE PART GUDANG MATERIAL GUDANG FAST MOVING
REKALASI NAMA AKUN PERSEDIAAN OBAT PERSEDIAAN SPAREPART PERSEDIAAN MATERIAL PERSEDIAAN FAST MOVING
LOKASI GUDANG OBAT GUDANG OBAT GUDANG OBAT GUDANG OBAT GUDANG SPARE PART GUDANG SPARE PART GUDANG SPARE PART GUDANG MATERIAL GUDANG MATERIAL GUDANG MATERIAL
TIPE LOKASI OBAT LUAR SUPPOSITTORIA SYRUP INFUS ELEKTRIK MEKANIKAL KOMPUTER BERAS GANDUNG SEMEN
TIPE LOKASI OBAT ELEKTRIK MEKANIKAL KOMPUTER
BIN LOKASI RAK 01 RAK 01 RAK 01 RAK 01 TIPE LOKASI OBAT ELEKTRIK MEKANIKAL KOMPUTER
BIN LOKASI RAK 01 RAK 02 RAK 01 RAK 01
NAMA BARANG DECOLGEN KABEL NYM GEAR BOX MONITOR
4. Register Master Data 1. Lokasi Gudang
2. Tipe Lokasi
3. Bin Lokasi
4. Nama Barang
5. Alur Pengadaan Barang a) ALUR PROSES
GUDANG
PEMBELIAN / PURCHASING
•Reminder Stok •Permintaan Pembelian
•Daftar Permintaan Pembelian •Pembuatan PO
AKUNTING
GUDANG
•Validasi Jurnal
•Penerimaan Barang
b) USER TERKAIT
Gudang Pembelian Manager Akunting
c) URUTAN PROSES USER GUDANG NO
PROSES USER GUDANG
1.
Login
MANAGER •Cek Stok Kebutuhan •Approval Manager
PEMBELIAN •Validasi Data Pembelian •Cetak Order Pembelian
NO
PROSES USER GUDANG
2.
1) Menu Logistik Permintaan Pembelian
3.
User Pembelian akan melanjutkan proses pengadaan sampai dengan pengiriman Surat Pesanan ke Supplier
4.
Supplier mengirimkan barang ke Gudang
5.
1) Menu Logistik Penerimaan Barang SUPPLIER
NO
PROSES USER GUDANG
6.
Selesai
d) URUTAN PROSES USER PEMBELIAN NO
PROSES USER PEMBELIAN
1.
Login
2.
1) Menu Pembelian Daftar Permintaan Pembelian
3.
Manager melakukan approval
4.
1) Menu Pembelian Order Pembelian 2) Cetak PO
NO
PROSES USER PEMBELIAN
5.
User Gudang siap melakukan penerimaan barang
6.
Selesai
e) KONTROL TRANSAKSI NO
KONTROL
KETERANGAN
1.
Satuan Barang
Penggunaan satuan barang berdasarkan level satuan barang dengan pembakuan masing – masing jumlah yang sudah ditentukan. Pada transaksi order pembelian penggunaan satuan dapat dirubah menggunakan satuan terbesar atau terkecil berdasarkan kesepakatan antara pihak pembeli dengan SUPPLIER, contoh level satuan seperti dibawah :
Pada saat melakukan entry transaksi menerima barang dari SUPPLIER oleh bagian gudang satuan yang harus digunakan satuan terkecil.
2.
Harga Pembelian
Entry harga pembelian pada menu Order Pembelian harus menggunakan harga yang sama atau lebih kecil dari harga dasar Provider sebelum PPN.
3.
Pajak
Nilai PPN per barang akan secara otomatis terisi 10% apabila Supplier/SUPPLIER adalah PKP (Pengusaha Kena Pajak) . Setting PKP dapat dilihat pada menu Master Data Supplier / SUPPLIER
NO
KONTROL
KETERANGAN
4.
Workflow / Urutan Proses
Proses transaksi pengadaan barang harus mengukuti urutan proses seperti diatas. Entry setiap proses tidak dapat dilakukan apabila proses sebelumnya belum lengkap.
6. Alur Penerimaan Barang a) ALUR PROSES
• Penerimaaan Barang PBF • Validasi Barang
Gudang
Akunting • Validasi Jurnal Penerimaan
• Penerimaan Faktur • Validasi Jurnal Keuangan
Gudang / Keuangan
b) USER TERKAIT
Gudang Akunting
c) URUTAN PROSES NO
PROSES
USER
1.
Penerimaan Barang SUPPLIER
GUDANG
2.
Validasi Jurnal Keuangan
AKUNTING
NO
PROSES USER GUDANG
1.
Login
7.
2) Menu Logistik Penerimaan Barang SUPPLIER
NO
PROSES USER GUDANG
2.
Selesai
d) KONTROL TRANSAKSI NO
KONTROL
KETERANGAN
1.
Satuan Barang
Pada saat melakukan entry transaksi menerima barang dari SUPPLIER oleh bagian gudang satuan yang harus digunakan satuan terkecil.
2.
Validasi Transkasi Keuangan
Jurnal untuk penerimaan barang adalah sbb: PERKIRAAN
DEBET
Persediaan
XXX
PPN Masukan Yang Belum Difakturkan
XXX
Hutang Belum Diverifikasi
3.
Nomor Batch
KREDIT
XXX
Nomor Batch harus diisi sebagai acuan penggunaan barang berdasarkan expired date barang.
7. Alur Permintaan Barang User Cabang a) ALUR PROSES
User Gudang • Pengeluaran Barang
User
• Validasi Penerimaan Barang • Entry Penerimaan Barang
• Permintaan Barang b) USER TERKAIT
User Gudang Cabang User Gudang Pusat
c) URUTAN PROSES NO
PROSES
USER
1.
Permintaan Barang
USER GUDANG CABANG
2.
Pengeluaran Barang
USER GUDANG PUSAT
3.
Penerimaan Permintaan Barang
USER GUDANG CABANG
4.
Stok Barang (Visual Checking)
USER GUDANG CABANG
d) KONTROL TRANSAKSI NO
KONTROL
KETERANGAN
1.
Stok Barang
Untuk menggunakan barang hasil permintaan, user peminta harus menginputkan data barang yang telah diterima dari bagian gudang menggunakan menu LOGISTIK
PENERIMAAN PERMINTAAN BARANG. Verifikasi jumlah penerimaan barang oleh user dapat dilihat pada menu LOGISTIK STOK BARANG
8. Stok Opname 1. Stok Opname Adjustment Manual
2. Stok Opname Menggunakan Excel SpreadSheet
9. Pembagian Wilayah Pembagian Wilayah merupakan acuan penting dalam implementasi aplikasi WMS karena pemetaan wilayah menggunakan kode yang menjadi ketergantungan modul lain seperti : 1. Kode Akun cabang 2. Kode Departemen 3. Kode Gudang Cabang
Gudang 1 Daerah 1 Gudang 2
Lokasi Cabang
Gudang 1 Daerah 2 Gudang 2
Head Office Jalan Tegal Parang Utara III No. 33 Jakarta Selatan 12790 Telp Fax Email web
: 021- 7911109 : 021- 79188443 :
[email protected] : www.IGS.co.id
Contact Abdullah Soedarmo email :
[email protected] HP : 0815 11 431 401 Ahmad Rudy Budiarto email :
[email protected] HP : 081-555640478 / 081-252557693 Skype : rbudiarto
www.CronosERP.com
