STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) URUSAN UMUM DAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) URUSAN UMUM DAN KEUANGAN

NO. A.

URAIAN KEGIATAN

WAKTU PENYELESAIAN

ADMINISTRASI

TATA

PERSURATAN Surat masuk adalah semua surat-surat dinas (termasuk surat permohonan perpanjangan

penahanan,

ijin

penggeledahan, dan ijin penyitaan) yang ditujukan ke Pengadilan Negeri dan diterima pada Urusan Umum atas delegasi Sekretaris (1) 1.

Pengelolaan surat masuk Surat yang diterima diberikan tanda

1 (satu) hari kerja

terima dan diagendakan pada buku agenda surat masuk, diberikan nomor dan lembar disposisi, untuk diteruskan ke KPN atau WKPN. 2.

KPN / WKPN mendisposisi surat.

1 (satu) hari kerja

(kecuali Ketua Dinas Luar) 3.

Surat kembali ke Sekretaris untuk

1 (satu) hari kerja

didisposisi 4.

Surat didistribusikan sesuai disposisi

1 (satu) hari kerja

Sekretaris kepada. 5.

Surat

yang

jawaban/tanggapan,

memerlukan

1 (satu) hari kerja

masing-masing

harus sudah dijawab/ditanggapi (2) 1.

Pengelolaan Surat Keluar Surat diagenda dalam buku agenda surat keluar, diberi nomor dan tanggal pada hari dan tanggal tersebut. 1

1 (satu) hari kerja

KETERANGAN

(satu) lembar surat ditinggal pada urusan umum sebagai arsip. 2.

Pengiriman surat dilakukan melalui

Hari itu juga

pos dan dilaksanakan setiap hari, sedangkan surat-surat yang sangat penting dikirim melalui kurir. B.

ADMINISTRASI PERLENGKAPAN

1.

Pencatatan asset/barang milik Negara setiap

ada

kegiatan

barang/jasa

2 (dua) hari kerja

pengadaan

setelah

adanya

penyerahan/laporan dari KPA dan telah

adanya

dilakukan

SP2D

dan

SPM

pencatatan/penginputan

kedalam aplikasi SIMAK-BMN 2.

Pencatatan barang-barang persediaan

2 (dua) hari kerja

(ATK) 3.

Pemberian nomor urut pendaftaran

3(tiga) hari kerja

(NUP) BMN 4.

Pembuatan daftar barang ruangan

3 (tiga) hari kerja

(DBR) yang berlaku selama 1(satu) tahun 5.

Pembuatan kartu inventaris barang

1 (satu) hari kerja

(KIB) 6.

Pembuatan laporan neraca (SIMAK-

3 (tiga) hari

BMN) ke Sub urusan keuangan, (dan dilaporkan setiap akhir bulan) 7.

Membuat laporan barang milik Negara

7 (tujuh) hari kerja

setiap semester ke instansi terkait 8.

Melakukan opname barang setiap

3 (tiga) hari kerja

bulan 9.

Pendataan barang inventaris yang telah dirusak dan sudah tidak bisa dipakai untuk diusulkan penghapusan

14 (empat belas) hari kerja

10.

Perpanjangan

pajak

kendaraan

Sesuai kebutuhan

operasional roda 2 (dua) dan roda 4 (empat) 11.

Perbaikan dan perawatan kendaraan

Sesuai kebutuhan

operasional roda 2 (dua) dan roda 4 (empat) yang masih bisa diperbaiki 12.

Perawatan dampemeliharaan gedung

Sesuai kebutuhan

kantor secara periodik 13.

Perbaikan dan perawatan meubelair

Sesuai kebutuhan

yang masih bisa diperbaiki C.

ADMINISTRASI PERENCANAAN

1.

Menghimpun

data

dan

sarana

7 (tujuh) hari

penunjang kerja dari Ketua, Wakil Ketua, hakim, Panitera, Sekretaris, Panitera Pengganti, Kepaniteraan dan Kesekretariatan

tahun

yang

akan

dating 2.

Menyusun Rencana Kerja Tahunan

10 (sepuluh) hari

yang berhubungan dengan sarana dan prasarana 3.

Menyusun Rencana kerja dan program

7 (tujuh) hari

kerja urusan umum setiap awal tahun D.

KERUMAHTANGGAAN

(1)

Pengelolaan Perpustakaan

1.

Mencatat buku baru yang diterima

1 (satu) hari

kedalam buku agenda, buku induk dan penomoran menurut klasifikasi oleh petugas perpustakaan 2.

Membuat

perencanaan

dan

mengusulkan pengadaan buku-buku, undang-undang,

peraturan

pemerintah, peraturan daerah dan buku tentang hukum serta buku-buku

3 (tiga) hari

yang

ada

relevansinya

dengan

kedinasan. (Setiap akhir tahun oleh Kepala Urusan Umum) 3.

Membuat catatan peminjaman buku

Hari itu juga

dan pengembalian buku peminjaman 4.

Melakukan

pemeliharaan

dan

Sesuai kebutuhan

perawatan koleksi-koleksi buku-buku dua minggu sekali (2)

Perawatan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasaraan Gedung

1.

Memanaskan genset

Sesuai kebutuhan

2.

Perawatan dan pemeliharaan gedung

Sesuai kebutuhan

3.

Perawatan dan pemeliharaan barang

Sesua kebutuhan

inventaris kantor (3)

Keamanan

1.

Menyusun Description)

Uraian satuan

Tugas

(Job

1 (satu) hari kerja

pengamanan

setiap 6 (enam) bulan 2.

Melakukan pertemuan dalam rangka

1 (satu) hari kerja

evaluasi pelaksanaan tugas dengan staf

urusan

umum

dan

satuan

pengamanan setiap akhir bulan 3.

Melakukan pengontrolan lingkungan

Setiap hari

kantor dilaksanakan oleh petugas pengamanan dan staf urusan umum 4.

Melakukan koordinasi dengan aparat

Sesuai kebutuhan

keamanan terkait (POLRES, POLSEK, KODIM) 5.

Mengarahkan

semua

tamu

untuk

Setiap hari

semua

Setiap hari

melapor ke piket 6.

Melakukan

pengontrolan

ruangan kerja dan mengunci pintu yang belum terkunci oleh satuan pengamanan

7.

Menyalakan lampu di malam hari di

Setiap hari

luar ruangan seperlunya dilaksanakan oleh petugas pengamanan. Mencatat dalam buku bagi pegawai

Sesuai kebutuhan

atau pihak luar yang melaksanakan kegiatan di lingkungan kantor diluar jam kerja (4) 1.

Kebersihan Menyusun

uraian

tugas

(job

1 (satu) hari kerja

description) petugas kebersihan dan penangungjawab petugas kebersihan 2.

Mengontrol pelaksanaan tugas sesuai

Setiap hari kerja

dengan uraian tugas

NO.

URAIAN KEGIATAN

WAKTU PENYELESAIAN

E.

PERENCANAAN ANGGARAN

1.

Membuat dan menyusun RKA-KL dan

Bulan Februari

data pendukung kelengkapan untuk segera diserahkan ke PT.PTK F.

ADMINISTRASI KEUANGAN

1.

Mengagenda

surat

masuk

yang

Hari itu juga

sudah didisposisi oleh KPN dan Panses, diselesaikan sejak surat itu diterima. 2.

Surat Keluar/jawaban surat

1 (satu) hari kerja

3.

Membuat Berita Acara Rekonsiliasi

1 (satu) hari kerja

4.

Membuat Rekapitulasi Gaji Pegawai

2 (dua) hari kerja

yang disampaikan ke Bank G.

PELAKSANAAN ANGGARAN

(1)

Gaji Induk

1.

Membuat

daftar

menggunakan

gaji

aplikasi

pegawai gaji

dan

3 (tiga) hari kerja

KETERANGAN

menyusun kelengkapan daftar gaji (SK kenaikan berkala, SK Kenaikan Pangkat, Tunjangan Istri/anak dan SK mutasi). Dilakukan setiap awal bulan. 2.

Membuat faktur pajak / surat setoran

1 (satu) hari kerja

pajak (SSP) 3.

Koreksi

daftar

gaji

dan

1 (satu) hari kerja

Pernyataan

1 (satu) hari kerja

kelengkapannya 4.

Pengajuan

Surat

Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) Daftar

Gaji

dan

kelengkapannya

untuk ditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran 5.

Membuat Surat Perintah Membayar

2 (dua) hari kerja

(SPM) dan Surat Setoran Pajak (SSP) untuk ditandatangani oleh Pejabat Penandatanganan

Surat

Perintah

Membayar (SPM). 6.

Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM)

ke

Kantor

1 (satu) hari kerja

Pelayanan

Perbendaharaan Negara (KPPN) (2) 1.

Gaji Susulan Membuat

daftar

susulan/kekurangan menggunakan

gaji

aplikasi

gaji

3 hari kerja

pegawai gaji

dan

menyusun kelengkapan daftar gaji (SK kenaikan berkala, SK kenaikan pangkat, tunjangan istri/anak, SK mutasi). 2.

Membuat faktur pajak/surat setoran

1 hari kerja

pajak (SSP). 3.

Koreksi

daftar

kelengkapannya.

gaji

susulan

dan

1 hari kerja

4.

Pengajuan

daftar

susulan/kekurangan

gaji

gaji

1 hari kerja

dan

kelengkapannyabeserta

Surat

pernyataanTanggung Jawab Mutlak (SPTJM), untuk ditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran. 5.


2 hari kerja

(SPM) dan Surat Setoran Pajak (SSP) untuk

ditandatangani

Penandatangan

Pejabat

Surat

Perintah

Membayar (SPM). 6.


ke

Kantor

2 hari kerja

Pelayanan

Perbendaharaan Negara (KPPN). (4) 1.

Uang Makan Membuat dan mengkoreksi Daftar Nominatif

uang

makan

2 hari kerja

setelah

mendapat rekapitulasi absensi dari Sub

Urusan

Kepegawaian

pada

tanggal 5 setiap bulannya. 2.

Membuat

Surat

Pernyataan

1 hari kerja

Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) dan

ditandatangani

oleh

Kuasa

Pengguna Anggaran (KPA). 3.


1 hari kerja

(SPM) dan Surat Setoran Pajak (SSP). 4.

Penandatanganan Membayar

(SPM)

Penandatangan Membayar (SPM).

Surat

Perintah

oleh

Pejabat

Surat

Perintah

1 hari kerja

5.


ke

Kantor

1 hari kerja

Pelayanan

Perbendaharaan (KPPN). (5) 1.

Uang Lembur Membuat Surat Perintah Lembur yang

ditandatangani

oleh

1 hari kerja

Kuasa

Pengguna Anggaran (KPA). 2.

Membuat Daftar Absen Lembur.

2 hari kerja

3.

Penandatanganan

1 hari kerja

oleh

penerima/

yang diperintah lembur dan disetujui Kuasa Pengguna Anggaran (KPA). 4.

Pembuatan daftar nominatif uang lembur

dan

Surat

1 hari kerja

Pernyataan

Tanggung Jwab Mutlak (SPTJM). 5.

Penandatanganan daftar nominative

1 hari kerja

uang lembur dan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM). 6.

Penerbitan Surat Perintah Membayar

1 hari kerja

(SPM) dan pembuatan Surat Setoran Pajak (SSP). 7.


(SPM)

Penandatangan

Surat

Perintah

oleh

Pejabat

Surat

1 hari kerja

Perintah

Membayar (SPM). 8.


ke

Kantor

1 hari kerja

Pelayanan


Gaji ke-13 Membuat daftar gaji ke-13 Hakim dan pegawai menggunakan aplikasi gaji dan kelengkapannya mengacu pada daftar gaji bulan Juni, dilaksanakan setelah ada SE Menteri Keuangan

3 hari kerja

melalui

Kantor

Pelayanan

Perbendaharaan (KPPN). 2.

Membuat faktur pajak/Surat Setoran

1 hari kerja

Pajak (SSP). 3.

Koreksi

daftar

gaji

ke-13

dan

1 hari kerja

Pengajuan daftar gaji ke-13 dan

1 hari kerja

kelengkapannya 4.

kelengkapannya

dan

Surat

Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) untuk ditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran. 5.

Penerbitan Surat Perintah Membayar

1 hari kerja

(SPM) dan Surat Setoran Pajak (SSP) untuk ditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran. 6.


Surat

Perintah

oleh

Pejabat

(SPM)

1 hari kerja

Penandatangan SPM. 7.


ke

Kantor

1 hari kerja

Pelayanan


Remunerasi dan Pertanggungjawabannya Membuat

daftar

nominative

remunerasi

Pengadilan

3 hari kerja

Negeri

berdasarkan rekapitulasi absen dari Sub Urusan Kepegawaian, dilaksanakan perintah

setelah

dari

ada

Pengadilan

Surat Tinggi

Pontianak. 2.

Koreksi

daftar

nominatif

oleh

Bendahara Pengeluaran dan Kaur Keuangan

1 hari kerja

3.

Penandatanganan

rekapitulasi

1 hari kerja

permintaan remunerasi Pengadilan Negeri oleh Ketua Pengadilan Negeri dan Kuasa Pengguna Anggaran 4.

Mengirim

rekapitulasi

permintaan

1 hari kerja

remunerasi Pengadilan Negeri ke Pengadilan Tinggi Pontianak. 5.

Daftar Nominatif Remunerasi harus

7 hari kerja

ditandatangani oleh setiap orang yang menerima remunerasi. 6.

Penandatanganan

rekapitulasi

pertanggungjawaban

permintaan

1 hari kerja

remunerasi Pengadilan Negeri oleh Ketua Pengadilan Negeri dan Kuasa Pengguna Anggaran. (8) 1.

Pengajuan Uang Persediaan Mengajukan Pengawas

permintaan (Karwas)

ke

Kartu

3 hari kerja

Kantor

Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN)sebagai pertanggungjawaban kas di bendahara pengeluaran tahun lalu untuk syarat pengajuan uang persediaan (UP). 2.


ke

Kantor

1 hari kerja

Pelayanan


Tambahan Uang Persediaan (TUP) Pembuatan

surat

permohonan

permintaan

Tambahan

Uang

Persediaan (TUP) ke Kantor Pelayanan (KPPN)

yang

Perbendaharaabnn bersifat

mendesak

Sesuai kebutuhan

untuk menunjang Uang Persediaan yang tidak cukup. 2.

Pembuatan

surat

permohonan

permintaan

Tambahan

1 hari kerja

Uang

Persediaan (TUP) yang diajukan ke kantor

Wilayah

Perbendaharaan

Negara. 3.

Membuat

SPM

Persediaan

Tambahan (TUP)

Uang

1 hari kerja

dengan

Kelengkapannya 4.


ke

Kantor

1 hari kerja

Pelayanan


Pengajuan Ganti Uang Persediaan (GUP) Mengajukan ganti uang persediaan

2 hari kerja

(GUP) dan kelengkapannya 2.


ke

Kantor

1 hari kerja

Pelayanan

Perbendaharaan (KPPN) (11) 1.

Pengajuan SPM Langsung (LS) Membuat SPM Langsung (LS) dan

1 hari kerja

kelengkapannya 2.


ke

Kantor

1 hari kerja

Pelayanan


Pengelolaan Penerimaan Negara Bukan Pajak Menerima,

membukukan

menyetorkan

Penerimaan

dan Negara

Bukan Pajak pada Bank persepsi, dilaksanakan setelah Bendahara Penerimaan menerima uang dari bagian Perdata.

Setiap bulan

2.

Melaporkan pembukuan disertai bukti

Setiap bulan

penyetoran untuk ditandatangani oleh Panses pada setiap penyetoran. 3.

Melaporkan

Penerimaan

Negara

Bukan Pajak (PNBP) ke Pengadilan

Tanggal 10 setiap bulannya

Tinggi Pontianak. H.

PERTANGGUNGJAWABAN LAPORAN KEUANGAN

(1)

Pelaporan bulanan Sistem Akuntansi Penguna Anggaran (SAKPA)

1.

Pembuat

Pelaporan

memasukkan

1 hari kerja

data ke aplikasi setelah menerima bukti

setoran

dari

Pengeluaran

dan

Bendahara Bendahara

Penerima sesuai format dari KPPN. 2.

Surat Perintah Membayar yang telah

2 hari kerja

disetujui oleh KPPN akan diterbitkan Surat

Perintah

Pencairan

Dana

(SP2D) dan SP2D tersebut diinput ke aplikasi SAKPA. 3.

Melakukan

rekonsiliasi

untuk

1 hari kerja

menyamakan hasil belanja selama sebulan antara satker dan KPPN. 4.

Membuat laporan ke KORWIL dan ke

1 hari kerja

Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan

Lelang

(KPKNL)

setelah

menerima Laporan SIMAK-BMN dari Sub Urusan Umum paling lambat tanggal 3 setiap bulannya 5.

Mengantar

laporan keuangan ke

KORWIL, Biro Keuangan MARI, BUA MARI dan Badan Pengawasan MARI paling lambat tanggal 10 setiap bulannya

1 hari kerja

(2) 1.

Pelaporan Keuangan setiap Triwulan Laporan

Realisasi

Triwulan

Belanja

Pembuatan

keuangan

hasil

per

2 hari kerja

laporan

realisasi

belanja

selama 3 bulan diantar/dikirim ke Pengadilan Tinggi Pontianak dan Mahkamah Agung RI. 2.

Laporan PP No. 39 Tahun 2006 (Aplikasi Bapenas) per Triwulan : - Melakukan input data aplikasi PP

1 hari kerja

No. 39 Tahun 2006 formulir A untuk Pengadilan Tinggi Pontianak dan Penandatanganan

oleh

Pejabat

Pembuat Komitmen (P2K). - Mengirim laporan aplikasi PP No. 39 Tahun

2006

ke

1 hari kerja

Koordinator

Wilayah. 3.

Laporan Kinerja Instansi Pemerintah

Setiap akhir tahun

(LKjIP) :

1 hari kerja

- Pembuatan LKjIP - Pengiriman ke Pengadilan Tinggi Pontianak. I. (1) 1.

PENATAUSAHAAN DAN PENGAWASAN ANGGARAN Buku Kas Umum Buku Kas Umum pada awal tahun

1 hari kerja

diberi penomoran setiap lembarnya dan diparaf oleh KPA 2.

Buku

Kas

Umum

ditutup

tiap

bulannya dan ditandatangani oleh Kuasa pengguna Anggara (KPA).

1 hari kerja

(2) 1.

Buku Pembantu Buku pembantu kas tunai dibukukan

1 hari kerja

pada setiap transaksi dan ditutup setiap bulan. 2.

Buku pembantu bank dibukukan pada

1 hari kerja

setiap ada transaksi yang ada di rekening giro. 3.

Buku pembantu pajak dibukukan

1 hari kerja

pada setiap transaksi/ pembayaran surat setoran pajak (SSP). 4.

Kuasa

Pengguna

melakukan

pemeriksaan

Anggaran terhadap

Buku Kas Umum, Buku Kas Tunai, Buku Pembantu Bank dan Buku

Pembantu

kebutuhan.

Pajak

sesuai

Tiga bulan sekali

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) URUSAN UMUM DAN

Recommend Documents