TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN KELAB

TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN KELAB  SUKAN, SOSIAL DAN KEBAJIKAN ANGKATAN TENTERA MALAYSIA  AM  1.  Undang­Undang  Kecil  ini  hendaklah  dibaca  bersama  dengan  Perlembagaan.  Undang­undang  ini  membentangkan  peraturan  serta  prosedur  kewangan  dan  perakaunan  Kelab  yang  meliputi  pendapatan  dan  perbelanjaan,  pengurusan  harta,  penyediaan  laporan  kewangan,  prosedur  audit,  pengurusan  rekod­rekod perakaunan serta keselamatan wang tunai dan buku cek.  TUJUAN  2.  Untuk  menentukan  pentadbiran  kewangan  Kelab  dilaksanakan  mengikut  prosedur kewangan semasa.  TAKRIF  3.  Dalam  Undang­Undang  Kecil  ini,  kecuali  kandungan  ayatnya  mempunyai  makna yang lain:  a.  “Belanjawan  Tahunan”  ertinya  perbelanjaan  aktiviti  tahunan  yang  dirancang  oleh  Kelab  yang  mana  peruntukan  kewangan  mengenainya  telah diluluskan oleh ahli melalui Mesyuarat Agung.  b.  “Perbelanjaan  Luar  Jangka”  ertinya  sesuatu  perbelanjaan  yang  tidak  termasuk  dalam  Belanjawan  Tahunan  Kelab  tetapi  perlu  dilaksanakan atas keperluan mendesak bagi kepentingan Kelab dan ahli.  TATACARA DAN PENYEDIAAN LAPORAN PERAKAUNAN  4.  Tatacara  perakaunan  yang  digunakan  oleh  Kelab  adalah  sebagaimana  yang  dipraktikkan  mengikut  piawaian  perakaunan  yang  diluluskan.  Format  laporan  perakaunan  adalah  sebagaimana  yang  ditetapkan  oleh  Pendaftar  Pertubuhan seperti di Kembaran A.  PENDAPATAN KELAB  5. 

Sumber Pendapatan.  Sumber pendapatan Kelab adalah terdiri dari:  a. 

Kutipan yuran ahli. 

b. 

Sumbangan Kerajaan. 

c. 

Lebihan dari aktiviti Kelab. 

d. 

Faedah/keuntungan dari pelaburan. 

e.  Sumber  pendapatan  lain  yang  diperakui  dan  diluluskan  oleh  Jawatankuasa.

1 

6.  Rekod  Penerimaan  Pendapatan.    Setiap  penerimaan  pendapatan  hendaklah  direkodkan  dalam  Buku  Tunai  (Cash  Book)  dan  resit  penerimaan  dikeluarkan sebagai bukti penerimaan.  Contoh buku tunai seperti di Kembaran  B dan resit penerimaan seperti di Kembaran C.  PERBELANJAAN KELAB  7.  Jenis  Perbelanjaan  Dibenarkan.    Jenis  perbelanjaan  yang  dibenarkan  untuk Kelab ialah:  a. 

Perbelanjaan pengurusan Kelab. 

b. 

Perbelanjaan bagi tujuan pelaburan. 

c. 

Perbelanjaan untuk aktiviti sukan, sosial dan kebajikan. 

d. 

Pembelian harta. 

e.  Sumbangan/hadiah/geran  kepada  badan­badan  sukan,  sosial  dan  kebajikan dalam ATM atau lain­lain organisasi luar ATM.  f.  Perbelanjaan  lain  yang  diluluskan  oleh  Jawatankuasa  demi  kepentingan Kelab.  g. 

Perbelanjaan lain yang diluluskan oleh Mesyuarat Agung. 

8.  Transaksi  Perbelanjaan  dan  Dokumen  Sokongan.    Setiap  transaksi  perbelanjaan hendaklah disokong dengan dokumen yang disahkan sebagai bukti  perbelanjaan  dan  direkodkan  dalam  buku  tunai.    Setiap  pembayaran  (kecuali  perbelanjaan runcit)  hendaklah  direkodkan dalam  resit  bayaran  Kelab seperti  di  Kembaran D.  9.  Kuasa  Perbelanjaan  Aktiviti  Tahunan.    Had  dan  kuasa  sesuatu  perbelanjaan  bagi  sesuatu  aktiviti  yang  telah  diluluskan  dalam  Belanjawan  Tahunan Kelab ditetapkan seperti berikut:  a. 

Bawah RM5,000.  Kuasa Setiausaha. 

b 

Bawah RM50,000.  Kuasa Naib Yang Dipertua. 

c. 

RM50,000 ke atas.  Kuasa Yang Dipertua. 

10.  Perbelanjaan  Luar  Jangka/Kontinjensi.    Sesuatu  perbelanjaan  luar  jangka bagi sesuatu aktiviti boleh diluluskan seperti berikut:  a. 

RM10,000 ke bawah. Kuasa Yang Dipertua. 

b. 

Bawah RM50,000. 

c. 

RM50,000 ke atas.  Kuasa Mesyuarat Agung.

Kuasa Jawatankuasa. 

2 

11.  Borang  Permohonan  Membelanjakan  Wang  Kelab.    Setiap  permohonan untuk membelanjakan wang Kelab hendaklah dibuat melalui borang  permohonan  seperti  di  Kembaran  E.    Permohonan  hendaklah  disertai  dengan  surat sokongan/justifikasi bagi menyokong perbelanjaan.  12.  Wang  Tunai  Dalam  Tangan.  Bendahari  hanya  dibenarkan  menyimpan  wang tunai ditangan tidak melebihi RM1,000 pada setiap masa.  BELANJA PENGURUSAN KELAB  13.  Perbelanjaan ini dikhususkan untuk tujuan pentadbiran dan operasi Kelab.  Ini  termasuklah  belanja  makanan  dan  minuman  semasa  mesyuarat  jawatankuasa  kelab,  perbelanjaan  bagi  menjelaskan  bil  utiliti  seperti  pos  dan  setem, telefon dan internet, elektrik, faksimili, astro, pembelian alat tulis pejabat,  belanja  keraian  Jawatankuasa,  penyelengaraan/  pembaikan  kerosakan  kecil  pejabat, penyediaan laporan tahunan Kelab, belanja promosi dan publisiti kelab  dan  perbelanjaan  lain  yang  diluluskan  oleh  Jawatankuasa  atau  Mesyuarat  Agung.  14.  Bagi  tujuan  sesuatu  mesyuarat  Kelab,  belanja  “refreshment’  hendaklah  dihadkan  kepada  RM3  seorang  ahli  mesyuarat.    Yang  Dipertua/Naib  Yang  Dipertua  boleh  meluluskan  sehingga  RM15  atau  sesuatu  amaun  lain  yang  berpatutan  bagi  setiap  seorang  ahli  mesyuarat  bagi  menampung  jamuan  mesyuarat jika perlu.  15.  Perbelanjaan  bagi  Mesyuarat  Agung  Tahunan  dan  Mesyuarat  Agung  Khas  meliputi  kos  sewa  dewan  termasuk  kerusi  dan  meja,  kelengkapan  audio  visual,  penyediaan  laporan  tahunan,  notis  mesyuarat,  makanan  dan  minuman  dan  lain­lain  perbelanjaan  berkaitan  hendaklah  tidak  melebihi  jumlah  yang  diluluskan dalam Belanjawan Tahunan Kelab.  PELABURAN  16.  Kelab  boleh  memperuntukan  sejumlah  wang  bagi  tujuan  pelaburan  ke  arah  meningkatkan  pendapatan  Kelab.  Jenis  pelaburan  yang  dibenarkan  ialah  simpanan  tetap,  pembelian  saham­saham  tersiar  harga  (public  listed),  saham  terbitan permulaan  awam  (IPO),  saham  amanah  (unit  trust),  deposit  di  Amanah  Raya  Berhad  dan  lain­lain  bentuk  pelaburan  di  institusi  kewangan  yang  diluluskan oleh Bank Negara Malaysia samada di dalam atau luar negeri.  17  Jawatankuasa  boleh  meluluskan  tidak  melebihi  RM1  juta  bagi  tujuan  pelaburan.  Pelaburan  melebihi  RM1  juta  hendaklah  diluluskan  Mesyuarat  Agung.  AGIHAN PENDAPATAN KELAB  18.  Semua penerimaan wang dalam akaun Kelab akan dijadikan pendapatan  Kelab dan diagihkan kepada penerima faedah mengikut peratus berikut:

3 

a.  Kutipan Yuran.  Kutipan wang yuran hendaklah diagihkan kepada  perkhidmatan Darat/Laut/Udara/MK ATM  mengikut kekuatan ahli/anggota  setiap  perkhidmatan.  Agihan  kepada  perkhidmatan  akan  dibuat  melalui  ahli  jawatankuasa  yang  dilantik  yang  bertanggungjawab  menyalurkan  wang  berkenaan  ke  pasukan  mengikut  tatacara  yang  ditetapkan  oleh  perkhidmatan atas nasihat Ketua Perkhidmatan masing­masing.  b.  Sumbangan  dari  Kerajaan.    Sumbangan  yang  diterima  dari  kerajaan  (melalui  sumbangan  asas  dan  matching  grant)  hendaklah  diagihkan  kepada  penerima  faedah  iaitu  BAKAT,  MSAT,  KSSKA  dan  Perkhidmatan  Darat/Laut/Udara.  Peruntukan  bagi  MK  ATM  digabungkan  dengan KSSKA. Agihan dibuat mengikut peratus berikut:  (1)  BAKAT  –  10%  dari  jumlah  sumbangan  kerajaan  yang  diterima oleh Kelab.  (2)  MSAT – 30% dari jumlah sumbangan kerajaan yang diterima  oleh Kelab.  (3)  KSSKA  –  10%  dari  jumlah  sumbangan  kerajaan  yang  diterima  oleh  Kelab.  Jumlah  ini  juga  adalah  termasuk  peruntukan  untuk MK ATM.  (4)  Perkhidmatan Darat/Laut/Udara  menerima 50% dari jumlah  sumbangan  yang  diterima  oleh  Kelab.  Agihan  kepada  perkhidmatan  ditentukan  mengikut  kekuatan  ahli/anggota  perkhidmatan masing­masing.  c.  Mesyuarat  Agihan  Pendapatan.    Mesyuarat  ini  perlu  diadakan  untuk  menentukan  kekuatan  bagi  tujuan  pengagihan  pendapatan,  sekurang­kurangnya sebulan sebelum pengagihan.  19.  Mesyuarat  Agung  boleh  menambah  bilangan  penerima  faedah  dana  Kelab selain dari yang disenaraikan di perenggan 18 (b), jika perlu.  20.  Kadar peratus agihan pendapatan di perenggan 18 (b) adalah tidak tetap  dan  akan  diulangkaji  dari  masa  ke  semasa.  Mesyuarat  Agung  boleh  atas  syor  Jawatankuasa menetapkan peratus agihan mengikut kesesuaian dan keperluan  semasa.  21.  Bagi maksud agihan pendapatan di peringkat perkhidmatan dan pasukan,  bilangan  kekuatan  ahli  setiap  perkhidmatan  dan  pasukan  adalah  berdasarkan  penyata kekuatan ahli/anggota pada 31 Dis setiap tahun.  22.  Wang  Kelab  hendaklah  dibelanjakan  untuk  tujuan  aktiviti  sukan,  sosial  dan  kebajikan  mengikut  kelulusan  pemerintah  formasi/pasukan/pangkalan/unit.  Peruntukan  ini  akan  diagihkan  melalui  perkhidmatan  kepada  tabung  yang  berdaftar  dalam  pasukan  seperti  Tabung  Kebajikan  Rejimen  (TKR),  Tabung  Kebajikan Unit (TKU) dan wisma­wisma.

4 

23.  Semua  penerima  faedah  (BAKAT,  MSAT,  KSSKA,  Perkhidmatan  MK  ATM/Darat/Laut/Udara)  dikehendaki  memajukan  laporan  perbelanjaan  yang  telah disahkan oleh pemerintah formasi/pasukan/pangkalan/unit sebelum 31 Jan  setiap  tahun  untuk  tujuan  rekod.  Laporan  perbelanjaan  dari  penerima  faedah  akan  digabungkan  menjadi  Laporan  Kewangan  Tahunan  KSSKA  dan  akan  dibentangkan di Mesyuarat Agung Tahunan.  24. 

Format laporan tahunan adalah seperti di Kembaran F. 

KUTIPAN YURAN AHLI  25.  Yuran  ahli  dikutip  mengikut  kadar  yang  ditetapkan  mengikut  pangkat.  Sekiranya  berlaku  perubahan  pangkat,  kadar  yuran  ahli  akan  dikutip  mengikut  tarikh  pelaksanaan  pembayaran  gaji  pokok  pangkat  baru  ahli.  Tiada  tunggakan  yuran  akan  dikenakan  kepada  ahli  sekiranya  tarikh  pelaksanaan  pembayaran  gaji pangkat baru lewat dari tarikh berkuatkuasa kenaikan ke pangkat baru.  26.  Yuran  ahli  bagi  anggota  ATM  yang  menjalani  latihan  peralihan  akan  diteruskan seperti biasa sehingga tarikh tamat tempoh perkhidmatan ahli.  PENGURUSAN BANK  27.  Kelab  hendaklah  mempunyai  akaun  semasa  yang  akan  diurus  dan  dikendalikan seperti berikut:  a.  Pembukaan  Akaun  Bank.    Kewangan  Kelab  hendaklah  diurus  melalui  bank  perdagangan  berlesen  yang  dipilih  oleh dan  atas  kelulusan  Jawatankuasa.  b.  Pegawai  Pemegang  Akaun  Bank.  Bendahari  secara  automatik  dilantik sebagai Pegawai Pemegang Akaun Bank.  c. 

Tandatangan Timbal Cek.  (1)  Bagi  cek  bernilai  RM50,000  dan  ke  bawah  hendaklah  ditandatangani oleh pemegang akaun dan seorang penandatangan  timbal.    Bagi  cek  bernilai  RM50,000  ke  atas,  hendaklah  ditandatangani  oleh  pemegang  akaun  dan  dua  orang  penandatangan timbal.  (2)  Penandatangan  timbal  hendaklah  terdiri  dari  ahli  yang  dilantik oleh Jawatankuasa. 

d.  Rekod  Perbankan.    Pemegang  akaun  dikehendaki  menyimpan  rekod­rekod perbankan seperti keratan buku cek, penyata bank, slip tunai  ke  bank  dan  sebagainya  dengan  selamat  untuk  tujuan  pengesahan  dan  audit.

5 

e.  Penyata  Pelarasan  Bank.    Pemegang  akaun  hendaklah  memastikan  bank  reconciliation  dibuat  pada  setiap  hujung  bulan  bagi  memastikan  setiap  transaksi  kredit  dan  debit  direkodkan  dan  baki  akaun  bank adalah tepat.  PENGURUSAN HARTA  28.  Harta yang dibeli oleh Kelab atau disumbangkan kepada Kelab (sama ada  harta  mudah  alih  atau  harta  tidak  alih)  adalah  menjadi  aset/harta  Kelab  dan  hendaklah direkodkan dalam Buku Pendaftaran Harta Kelab. Buku ini hendaklah  mengandungi  maklumat­maklumat  mengenai  harta  tersebut  iaitu  jenis  harta,  tarikh dibeli atau tarikh diterima (jika sumbangan), nama penderma/penyumbang,  nilai kos harta, jangka hayat harta dan nilai salvage (jika ada), peratus susutnilai  dan tempat di mana harta ditempatkan.  29.  G.

Contoh format Buku Pendaftaran Harta Kelab adalah seperti di Kembaran 

SUSUTNILAI HARTA  30.  Susutnilai harta hendaklah dibuat pada setiap tahun kepada semua jenis  harta  Kelab  mengikut  cara  pengurangan  garis  lurus  (straight  line  method)  atau  apa­apa  cara  lain  yang ditetapkan oleh Jawatankuasa.    Bagi  maksud ini,  kadar  peratusan susutnilai harta adalah ditetapkan mengikut  kaedah berikut atau satu  kadar lain yang ditetapkan Jawatankuasa:  a. 

Harta Bangunan 

­ 

2% setahun. 

b. 

Kenderaan bermotor 

­ 

20% setahun. 

c. 

Peralatan pejabat (termasuk komputer)  ­ 

5% setahun 

d. 

Peralatan sukan 

­ 

5% setahun. 

e. 

Lain­lain peralatan 

­ 

5% setahun. 

31.  Jumlah  susutnilai  harta  hendaklah  diiktiraf  sebagai  perbelanjaan  Kelab  dan dicajkan dalam akaun pendapatan dan perbelanjaan tahunan kelab.  INSURAN HARTA  32.  Semua  harta  alih  dan  tak  alih  Kelab  hendaklah  direkodkan  dan  diinsurankan seperti berikut:  a.  Semua  harta  alih  dan  tak  alih  Kelab  hendaklah  diinsurankan  melalui  syarikat  insuran  bertauliah/berlesen  yang  diluluskan  oleh  Jawatankuasa.  b.  Jenis  insuran  yang  dibenarkan  ialah  insuran  kecurian  dan  kebakaran.

6 

LAPORAN KEWANGAN  33.  Laporan  Kewangan  Tahunan.    Bendahari  bertanggungjawab  menyedia  dan  membentangkan  kepada  Mesyuarat  Agung  Laporan  Kewangan  Kelab  bagi  tahun kewangan berakhir pada 31 Dis setiap tahun.  34.  Laporan  Kewangan  Semasa.  Bendahari  perlu  juga  dikehendaki  menyediakan  laporan  kewangan  atas  keperluan  semasa  seperti  pemeriksaan/audit khas atau keperluan Mesyuarat Jawatankuasa.  35. 

Aspek Pelaporan.  Aspek yang perlu dalam laporan kewangan ialah:  a.  Penyata  Akaun  Pendapatan  dan  Perbelanjaan  (Income  and  Expenditure Accounts).  b. 

Kunci Kira­Kira (Balance Sheet). 

c. 

Penyata Aliran Tunai (Cash Flow Statement). 

d.  Lain­lain  penyata  perakaunan/dokumen  sokongan  yang  difikirkan  perlu  seperti  senarai  harta,  senarai  pelaburan,  senarai  siberhutang,  sipiutang dan sebagainya.  PROSEDUR AUDIT  36.  Pelantikan  Pemeriksa  Kira­Kira.    Akaun  Kelab  hendaklah  diaudit  dan  disahkan oleh sekurang­kurangnya dua orang Pemeriksa Kira­Kira yang dilantik  dalam  Mesyuarat  Agung  Tahunan.  Pemeriksa Kira­Kira  ini hendaklah  dilantik  di  kalangan  ahli  Kelab  dan  mereka  hendaklah  memegang  jawatan  untuk  tempoh  dua tahun.  37.  Laporan  Audit.    Laporan  audit  oleh  Pemeriksa  Kira­Kira  hendaklah  dikepilkan  dan  dibentangkan  bersama­sama  dengan  Laporan  Kewangan  Kelab  dalam  Mesyuarat  Agung  Tahunan.  Contoh  format  laporan  audit/laporan  audit  khas adalah seperti di Kembaran H.  38.  Audit  Khas.    Selain  dari  audit  tahunan,  akaun  Kelab  juga  tertakluk  kepada  audit  khas  dari  masa  ke  semasa  bergantung  kepada  keperluan  Jawatankuasa  dan  pihak  berkuasa  Pendaftar  Pertubuhan  (ROS)  serta  pihak  berkuasa audit dari Kementerian Pertahanan (contoh BADSA) dan Persekutuan  (contoh  Audit  Negara).  Laporan  audit  khas  disediakan  berasingan  oleh  badan  yang melaksanakan audit.  39.  Audit  Luar  (External  Auditor).    Jawatankuasa  boleh  melantik  juruaudit  luar  (external  auditor)  bertauliah  untuk  memeriksa/mengaudit  akaun  Kelab  sekiranya  perlu.  Sekiranya  audit  luar  dilantik,    Mesyuarat  Agung  atas  syor  Jawatankuasa boleh meluluskan sesuatu amaun sebagai bayaran  perkhidmatan  kepada  pihak  audit  yang  dilantik.    Laporan  audit  dari  audit  luar  disediakan  berasingan oleh tim audit itu sendiri.

7 

KESELAMATAN WANG TUNAI/BUKU CEK/REKOD PERAKAUNAN  40.  Bendahari/Pemegang  Akaun    hendaklah  sentiasa  memastikan  wang  tunai,  buku  cek  dan  rekod  perakaunan  sentiasa  terpelihara  dan  disimpan  ditempat selamat.  BELANJAWAN TAHUNAN KELAB  41.  Jawatankuasa  bertanggungjawab  menyedia  dan  membentangkan  belanjawan tahunan Kelab untuk diluluskan oleh ahli melalui Mesyuarat Agung.  42.  Perbelanjaan Kelab terhad kepada aktiviti yang diluluskan oleh Mesyuarat  Agung sahaja. Perbelanjaan luar jangka boleh dilaksanakan mengikut keputusan  Jawatankuasa  demi  kebajikan  ahli  tetapi  maklumat  berhubung  dengan  perbelanjaan  tersebut  hendaklah  dimaklumkan  dalam  Mesyuarat  Agung  berikutnya. 

Kembaran:  A.  B.  C.  D.  E.  F.  G.  H. 

Format Laporan Perakaunan.  Contoh Buku Tunai .  Contoh Resit Penerimaan.  Resit Bayaran Kelab.  Borang Permohonan Membelanjakan Wang Kelab.  Format Laporan Tahunan.  Contoh Format Buku Pendaftaran Harta Kelab.  Contoh Format Laporan Audit/Laporan Audit Khas.

8