Sistem Pengurusan Aset dan Sistem Pengurusan Stor

Manual Pelaksanaan | SPA dan SPS

Sistem Pengurusan Aset dan Sistem Pengurusan Stor

Agensi Perintis Fasa 2 Tahun 2009

Muka Surat | 1 Manual Perlaksanaan | SPA

Isi Kandungan Pekara Pengenalan

Muka Surat 4

BAB A | Pengurusan Dan Kawalan Sistem Pengurusan sistem SPA

6

Fungsi dan tanggungjawab pentadbir

8

Sistem Kod

13

BAB B | Pendaftaran Aset Alih Kerajaan Aliran pendaftaran aset

17

Pengesahan data oleh Pegawai

19

BAB C | Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan

20

Penempatan Aset

21

Carta alir proses kerja penempatan aset

22

Pergerakan aset

23

Carta alir proses kerja pergerakan aset

25

Pemeriksaan aset

26

Proses kerja pemeriksaan aset

28

BAB D | Penyelenggaraan aset alih Penyelenggaraan aset

30

Proses kerja penyelenggaraan cegahan

32

Proses kerja penyelenggaraan pembaikan

33

Carta alir proses kerja aduan hingga pembaikan

34

Penambahan, penggantian dan naiktaraf

35

BAB E | Pelupusan dan Kehilangan Pelupusan aset

35

Kehilangan dan hapuskira

50

Manual Perlaksanaan Sistem SPA

Muka Surat | 2

BAB F | Pengurusan Stor. Pengenalan dan kumpulan pengguna

60

Kawalan Stok

63

Paras Stok

65

Rekod Lajer Stok

67

Carta Alir Proses Penerimaan Barang

70

Permohonan Pengeluaran Barang

70

Kawalan dan verifikasi stok

74

Pelupusan dan Hapuskira

75

Laporan Stor

76


Muka Surat | 3

PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH DAN STOR BERDASARKAN PENGGUNAAN SISTEM PENGURUSAN ASET (SPA) 1. Pendahuluan.

1.1

Manual perlaksanaan Sistem SPA ini diadakan bagi memudahkan pelaksanaan penggunaan sistem SPA di ke semua agensi perintis bagi Fasa 2. Panduan ini buat sejajar dengan dasar kerajaan dan memenuhi kehendak semua peraturan dan Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan stor yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan Malaysia dan agensi-agensi kerajaan yang lain yang masih berkuatkuasa.

1.2

Adalah diharapkan panduan ini dapat membantu kakitangan kerajaan menjalankan tugas serta menjadi sumber rujukan Unit Pengurusan Aset dan stor di agensi masing-masing.

1.3

Panduan ini juga mengambil kira kesesuaian suasana dan persekitaran di setiap agensi yang melaksana sistem ini.

2. Latarbelakang SPA.

2.1

Pelbagai usaha telah diadakan supaya pengurusan aset

dan stor dapat

dipertingkatkan dan yang terbaru Bahagian Kawalan dan Pemantauan, Kementerian Kewangan Malaysia telah mengemaskini secara menyeluruh peraturan pengurusan aset alih dengan mengeluarkan satu pekeliling baru ia itu. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 tahun 2007- Tatacara Pengurusan Aset Alih. Ia merupakan satu pekeliling baru yang mengabung dan mengemaskini pekeliling lama supaya lebih teratur dan bersesuaian dengan keadaan semasa. Satu pendekatan baru perlu diambil bagi memastikan aset-aset kerajaan diselenggara dengan cekap dan teratur supaya ia dapat digunakan untuk memakmurkan rakyat. Di era teknologi maklumat ini, tiba masanya pengurusan aset kerajaan berubah dari kaedah traditional (cara manual) kepada pengurusan aset dan stor berkomputer. Ini dirasakan merupakan satu pendekatan yang terbaik bagi menggantikan sistem manual yang lambat dan rumit. Manual Perlaksanaan Sistem SPA

Muka Surat | 4

2.2

Sistem SPA ini terbahagi kepada dua komponen ia itu Sistem SPA dan Sistem SPS. Sistem SPA meliputi semua aspek pengurusan aset alih dan inventori berdasarkan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007), Arahan Perbendaharaan dan pekelilingpekeliling yang berkaitan dengan pengurusan aset alih. Manakala sistem SPS meliputi semua aspek pengurusan stor berdasarkan Panduan Perbendaharaan | Tatacara Pengurusan Stor (TPS), Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain yang

berkaitan

dengan

pengurusan

aset

dan

stor.

2.2.1. Modul Sistem SPA |Pengurusan Harta Modal dan Inventori.

2.2.2. Modul Sistem SPA | Pengurusan Stor.


Muka Surat | 5

BAB A | PENGURUSAN DAN KAWALAN SISTEM. 3.

Pengurusan Sistem SPA

3.1.

Kuasa pelaksanaan keseluruhan sistem ini adalah dibawah kuasa Ketua Setiausaha , selaku Pegawai Pengawal. (PP 02/2007). Sistem ini memberi keutamaan keselamatan maklumat dan kebolehpercayaan data. Pada dasarnya, semua maklumat dan data yang terdapat di dalam sistem ini tidak boleh diubah, dipadam atau dipindahkan. Pengubahan, pemadaman dan perpindahan. maklumat dan data hanya boleh dilakukan oleh mereka yang diberi kuasa laluan sebagai Pentadbir SPA.

3.2.

Bagi memastikan kesahihan dan keberkesanan pelaksanaan sistem ini, Pegawai Pengawal boleh melantik seorang pegawai kanan untuk mengetuai pelaksanaan Sistem SPA ini bagi memantau pelaksanaan sistem dan juga bagi menjaga keselamatan sistem ini, samada dari segi merekod, mengemaskini ‘editing’, penyimpanan dan penghapusan maklumat.

3.3.

Fungsi dan tanggungjawab jawatankuasa tersebut adalah seperti berikut;

3.3.1. Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) yang dipengerusikan oleh Pegawai Pengawal atau Timbalan. JKPAK merupakan Jawatankuasa tertinggi yang akan menentukan dasar dan melaksanakan pemantauan sepenuhnya perlaksanan sistem pengurusan aset dan stor di agensi kerajaan. JKPAK akan menjalankan fungsinya berdasarkan kehendak SPP 5 Tahun 2007. Di samping itu segala urusan berkenaan dengan pengurusan sistem SPA adalah tanggungjawab jawatankuasa ini. Sebarang perubahan dasar dan pelaksanaan perlu dirujuk dan mendapat kelulusan terlebih dahulu dari jawatankuasa ini. 3.3.2. Jawatankuasa ini (jika perlu) boleh membentuk jawatankuasa kecil bagi memastikan keberkesanan dan pelaksanaan pengurusan aset alih dan stor di cawangan atau bahagian masing-masing. 3.3.3. JKPAK juga boleh mencadangkan kepada Pegawai Pengawal untuk melantik mana-mana pegawai yang dianggap sesuai untuk menjadi “Pentadbir-Pentadbir” kepada sistem ini. Manual Perlaksanaan Sistem SPA

Muka Surat | 6

Pentadbir-Pentadbir kepada sistem ini dipanggil ; (a) Pentadbir SPA (b) Pentadbir SPS (c)

Pentadbir Kod

(d) Pentadbir Lokasi (e) Pegawai Pengesahan Daftar Aset (f)

Pentadbir Penempatan

(g) Pentadbir Penyelenggaraan (h) Pegawai Pemeriksa. (i)

Pentadbir Pelupusan.

(j)

Pentadbir Kehilangan.

(k) Pentadbir SPA (Cawangan) Di mana semua ‘Pentadbir’ yang disebut di atas mempunyai fungsi dan tanggungjawab seperti yang akan diterangkan di bawah.

4.

Fungsi dan tanggungjawab pentadbir (‘Pentadbir)’ di dalam sistem SPA adalah seperti berikut; 4.1.

Pentadbir SPA “Pentadbir SPA” merupakan pentadbir tertinggi yang mengurus sistem ini. “Pentadbir SPA” boleh terdiri dari seorang atau sekumpulan pegawai yang mempunyai akses penuh terhadap sistem ini. Ia bertanggungjawab sepenuhnya ke atas pelaksanaan dan keselamatan sistem SPA dan diberi kuasa untuk:(a) (b) (c)

(d)

(e) (f)

4.1.1

Melantik dan juga membatalkan pelantikan “Pentadbir SPA” Melantik dan juga membatalkan pelantikan “PentadbirPentadbir” lain dalam sistem SPA. Memberi dan juga membatalkan kuasa laluan (akses) kepada mana-mana pegawai dan kakitangan untuk menggunakan sistem ini. Menentukan peringkat laluan yang dibenarkan kepada manamana pegawai dan kakitangan yang diberi laluan menggunakan sistem ini. Mengubah, menambah dan mambatalkan transaksi dan maklumat di dalam sistem ini. Menjaga keselamatan, kesahihan dan kebolehpercayaan maklumat di dalam sistem ini.

Pelantikan “Pentadbir SPA”


Muka Surat | 7

Pegawai Pengawal berkuasa untuk melantik “Pentadbir SPA”. Jumlah pelantikan hendaklah dihadkan kepada 3 hingga 6 orang sahaja. Pelantikan secara tetap boleh dibuat berdasarkan jawatan dan mereka yang mempunyai hubungan terus dengan tanggungjawab pengurusan Aset Alih dan Stor di agensi. 4.2.

Pentadbir SPS

“Pentadbir SPS” merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan kuasa penuh terhadap sistem SPS. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :(a) Melantik dan juga membatalkan pelantikan Pegawai Stor (b) Melantik dan juga membatalkan pelantikan Penyelenggara Stor (c)

Boleh mengubah, menambah dan mambatalkan transaksi dan maklumat di sistem SPS sahaja.

(d) Mengawal Kod barang dan kod lokasi penyimpanan di stor.

4.2.1. Pelantikan “Pentadbir SPS” Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir SPS”, berdasarkan jawatan dan mereka yang mempunyai hubungan kerja dengan pengurusan stor di agensi. 4.3.

Pentadbir Kod 4.3.1. Sistem Koding Koding adalah merupakan elemen penting didalam Sistem ini. Koding digunakan sebagai pengenalan kepada sesuatu alat atau barang. Untuk mengujudkan satu sistem yang mantap dan sistematik, pemantuan dalam mewujudan dan penggunaan koding adalah perlu diutamakan. Kegagalan mengawasi pelaksanaan sistem koding boleh menjejaskan kelancaran sistem ini. dalam sistem ini terdapat beberapa klasifikasi koding digunakan; ia itu kod pengenalan organisasi, kod aset alih dan inventori, kod stor dan kod lokasi. 4.3.2. Pentadbir Kod Aset Alih. Pentadbir Kod Aset Alih akan bertanggungjawab;


Muka Surat | 8

(a) Memastikan kod yang terdapat didalam sistem kod SPA sama seperti yang terdapat di Perbendaharaan Malaysia. (b) Menyimpan senarai Kod Aset Alih. 4.3.2.1. Kod aset alih boleh di muat turun daripada portal knowladgebase SPA atau sekiranya server di Kementerian mempunyai akses internet sistem akan mengemaskini kod secara auto. 4.3.2.2. Sekiranya terdapat kod yang masih tiada di dalam katalog MOF, pentadbir kod aset alih Kementerian perlu memohon kepada Bahagian Kawalan dan Pemantauan untuk tambahan kod yang diperlukan.

4.3.3. Pelantikan “Pentadbir Kod Aset Alih” Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir Kod Aset Alih”, yang mempunyai pengetahuan dengan pengurusan kod dan aset di agensi.

4.4.

Pentadbir Lokasi

“Pentadbir Lokasi” merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini maklumat kod lokasi penempatan aset. . (a) Mendaftar kod lokasi, mengemaskini dan mengawal kod lokasi yang telah didaftarkan.

4.4.1. Pelantikan “Pentadbir Lokasi” Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir Lokasi”, berdasarkan jawatan dan mereka yang mempunyai pengetahuan dan hubungan kerja dengan pengurusan bilik dan pejabat di agensi.

4.5.

Pegawai Pengesahan Daftar Aset (Pegawai Pengesah).


Muka Surat | 9

Aset yang didaftar perlu disemak dan disahkan oleh orang lain bagi menggelakan kesilapan kemasukan data ke dalam sistem. “Pegawai Pengesahan Daftar Aset” merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengesahkan maklumat aset alih yang didaftarkan oleh Pembantu Tadbir (Aset) atau sesiapa yang diberi kuasa mendaftar aset . Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :(a) Membuat semakan kepada data dan aset yang didaftarkan. (b) Boleh membuat kemaskini dan memadam data yang telah dimasukkan oleh Kerani aset. (c) Memastikan data dimasukkan adalah benar dan mengikut spesifikasi yang ditetapkan. (d) Pegawai yang dilantik juga berhak membuat kemaskini dan memadam rekod yang telah disahkan. 4.5.1. Pelantikan “Pegawai Pengesahan Daftar Aset” Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pegawai Pengesahan Daftar Aset” . Pegawai Pengesahan Daftar Aset” yang dilantik sebolehbolehnya adalah pegawai lebih tinggi dari pegawai yang memasukkan daftar aset.

4.6.

Pentadbir Penempatan “Pentadbir Penempatan” merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini maklumat penempatan. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa bergantung kepada tapisan data atau maklumat yang dibenarkan untuk dikemaskini. Bidang kuasa Pentadbir penempatan adalah seperti berikut;-

(a) Mengemaskini rekod penempatan kepada aset mengikut kepada perubahan fizikal aset atau pegawai bertanggungjawab. (b) Mencetak rekod penempatan dan mengambil tandatangan pegawai bertanggungjawab kepada penempatan yang dibuat (KEW.PA-2). (c) Mencetak KEW.PA-7 (Senarai Aset dilokasi).

4.6.1

Pelantikan “Pentadbir Penempatan”


Muka Surat | 10

Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan Pelantikan “Pentadbir Penempatan”. Pegawai Pengesahan Daftar Aset” yang dilantik sebolehbolehnya adalah pegawai aset di Jabatan/Bahagian/Pusat Tanggung Jawab.

4.7.

Pentadbir Penyelenggaraan “Pentadbir penyelenggaran” merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :(a) Membuat kemaskini rekod penyelenggaraan kepada aset yang dipertanggungjawab ke atasnya. (b) Membuat cetakan rekod penyelenggaraan di kad KEW.PA-14 (c) Membuat pengistiharan dan pengumpulan data kepada aset-aset yang perlu penyelenggaraan (KEW.PA-13). (d) Merekod aduan kerosakan peralatan (KEW.PA-9).

4.7.1. Pelantikan “Pentadbir Penyelenggaraan” Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir Penyelenggaraan”, berdasarkan jawatan dan mereka yang mempunyai pengetahuan dan menjalankan kerja dengan pengurusan penyelenggaraan di agensi.

4.8.

Pegawai Pemeriksaan. “Pentadbir pemeriksaan” merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini rekod pemeriksaan. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :(a) Membuat kemaskini rekod pemeriksaan kepada aset. (b) Cetak maklumat dan laporan pemeriksaan yang telah dibuat.

4.8.1. Pelantikan “Pentadbir Pemeriksaan” Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir Pemeriksaan”,


Muka Surat | 11

kepada Pegawai yang telah dilantik sebagai Pegawai Pemeriksa Aset di Jabatan/ Bahagian/ Pusat Tanggungjawab.

4.9.

Pentadbir Pelupusan. “Pentadbir pelupusan” merupakan pegawai pelupusan yang mempunyai laluan dan kuasa mengemaskini rekod pelupusan aset. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :(a) Mengumpul dan menyediakan senarai aset untuk tujuan pelupusan. (b) Menyediakan dokumen-dokumen berkaitan pelupusan. (c) Mengemaskini keputusan pelupusan.

4.9.1. Pelantikan “Pentadbir Pelupusan” Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir Pelupusan”, kepada Pegawai yang telah dilantik sebagai urusetia pelupusan, Ahli Lembaga Pemeriksa Pelupusan dan Pelulus Pelupusan di Jabatan/ Bahagian/ Pusat Tanggungjawab.

4.10.

Pentadbir Kehilangan. “Pentadbir kehilangan” merupakan urusetia kehilangan yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini rekod kehilangan aset. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :(d) Menerima dan merekod laporan kehilangan. (e) Menyediakan laporan awal dan laporan akhir kehilangan. (f) Mengemaskini semua dokumen yang berkaitan kehilangan. (g) Mengemaskini keputusan hapuskira.

4.10.1. Pelantikan “Pentadbir Kehilangan” Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir Kehilangan”, kepada Pegawai yang telah dilantik sebagai urusetia kehilangan, Ahli


Muka Surat | 12

Jawatankuasa Penyiasat dan Pelulus Kehilangan dan Hapuskira di Jabatan/ Bahagian/ Pusat Tanggungjawab.

4.11.

Pentadbir SPA (Cawangan). “Pentadbir SPA” boleh terdiri dari satu orang atau sekumpulan pegawai yang mempunyai akses penuh terhadap sistem ini. Ia bertanggungjawab sepenuhnya ke atas pelaksanaan dan keselamatan sistem SPA dan diberi kuasa:(a) Memberi dan juga membatalkan kuasa laluan (akses) kepada manamana pegawai dan kakitangan di cawangannya. (b) Menentukan peringkat laluan yang dibenarkan kepada mana-mana pegawai dan kakitangan yang diberi laluan menggunakan sistem ini di cawangannya . (c) Menjaga keselamatan, kesahihan dan kebolehpercayaan maklumat di cawangannya. 4.11.1 Pelantikan “Pentadbir SPA (Cawangan)” Pegawai Pengawal berkuasa untuk melantik “Pentadbir SPA (Cawangan)”. Jumlah pelantikan hendaklah dihadkan kepada 1 hingga 3 orang sahaja. Pelantikan secara tetap boleh dibuat berdasarkan jawatan dan mereka yang mempunyai hubungan terus dengan tanggungjawab pengurusan Aset Alih dan Stor Cawangan-Cawangan di agensi.

5.

Sistem Kod Aset Contoh penerangan sistem kod yang digunakan. 5.1.

Sistem Kod yang digunakan. No

Kod

1

KK

2

JPPH

Kod Jabatan

3

H/I

H | Harta Modal dan I | Harta Inventori.

4

07

Tahun perolehan aset

5

123

Bil atau nombor siri aset

5.1.1

Definasi Kod Kod Kementerian Kewangan

Susunan No Siri Pendaftaran Harta Modal.

KK/JPPH/H/07/123 Manual Perlaksanaan Sistem SPA

Muka Surat | 13

5.1.2. Susunan No Siri Pendaftaran Harta Inventori.

KK/JPPH/I/07/123 Contoh Label:

JABATAN PENILAIAN DAN PERKHIDMATAN HARTA KK/JPPH/H/07/123

KOMPUTER PERIBADI NO SIRI : X0029OO029KY

HAK KERAJAAN MALAYSIA Saiz Label : 6cm x 3.5cm

5.2.

Kod Aset (Harta Modal dan Inventori). Kategori

Sub Kategori

Jenis

XXX

XXX

XXX

999 Kategori

999 Sub Kategori

999 Jenis

** Rujuk lampiran kod aset. Contoh kod : Kategori

Sub Kategori

Jenis

001

002

Peralatan/Kelengkapan Komputer

Komputer

003 Komputer Peribadi

1

2

3

Klasifikasi Kod Jenis Aset Klasifikasi Kod Sub Kategori Aset Klasifikasi Kod Kategori Aset

Oleh Yang Demikian Kod Bagi Komputer Peribadi Acer ialah | 001002003


Muka Surat | 14

Keterangan | Kod Aset 5.2.1

Klasifikasi kod. Sistem kod bagi pengkelasan aset yang digunakan adalah dengan menggunakan format 3 | 3 | 3 dimana agensi boleh mewujudkan 999 kategori kod,999 sub kategori bagi satu kod dan 999 jenis bagi setiap sub kategori.

5.2.2

Kawalan Kod. Sistem kod yang diwujudkan dikawal secara pusat oleh Bahagian Kawalan dan Pemantauan, Kementerian Kewangan Malaysia. Pentadbir kod di agensi yang dilantik oleh Pentadbir SPA hanya sebagai Penyelaras kod. Fungsi Pentadbir Kod rujuk perkara 4.3.2.

5.2.3

Permohonan Kod Baru. Semua kod baru yang ingin diwujudkan oleh pendaftar aset perlu dirujuk kepada Pentadbir kod. Permohonan kod baru perlu di salurkan terus kepada Pentadbir kod yang di lantik untuk ditapisdan dipanjangkan ke Bahagian Kawalan dan Pemantauan, kementerian Kewangan Malaysia .

5.3.

Koding lokasi. Setiap aset perlu mempunyai lokasi penempatan yang tetap bagi memudahkan penyenaraian aset mengikut lokasi, pemeriksaan aset dan pemantauan aset. Oleh itu satu kod lokasi yang tetap perlu diadakan. Kod lokasi yang sistematik akan memastikan pencarian , pemeriksaan dan pengurusan aset lebih mudah dan teratur. “Pentadbir Lokasi” perlu bagi memastikan perkara berikut dipatuhi; a.

Satu lokasi satu kod

b.

Setiap bilik, ruang, kawasan perlu didaftarkan. .

5.3.1. Bangunan. Kod


Definasi Kod

160101

Kod Cawangan (tidak boleh diubah)

BGN

Kod Bangunan (tidak boleh diubah)

BS

Blok Selatan

01

Aras 1

011

Bilik Gimnasium

Muka Surat | 15

Contoh : Bilik Ketua Pengarah | 160101/BGN/BS/01/011 5.3.2. Kawasan. Kod 160101

Definasi Kod Kod Cawangan (tidak boleh diubah)

KAW

Kod Kawasan (tidak boleh diubah)

P001

Lot Parking 01

Contoh : Lot Parking 01 I 160101/KAW/P001 Keterangan | Kod Lokasi 5.3.3

Klasifikasi kod Lokasi. Kod lokasi di kelaskan mengikut kod di dalam bangunan seperti di perenggan 5.3.1 dan kod di kawasan seperti diperenggan 5.3.2. Oleh yang demikian pengawal dan pendaftar kod lokasi perlu memberi pecahan kod yang sesuai seperti yang telah ditetapkan.

5.3.4

Kawalan Kod Lokasi. Kod lokasi dikawal oleh Pentadbir yang dilantik di setiap cawangan. Hanya penambahan lokasi di cawangan itu sahaja yang boleh dibuat oleh pegawai yang dilantik.


Muka Surat | 16

BAB B | PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN. 6

Penerimaan 6.1

Penerimaan aset hendaklah dilakukan oleh Pegawai Penerima. Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.

6.2

Pegawai Penerima perlu mematuhi peraturan penerimaan, ia itu; (a) (b)

(c)

Aset yang diterima menenuhi spesifikasi seperti yang terdapat dalam kontrak. Bagi pemeriksaan teknikal jka perlu hendaklah dilakukan oleh Pegawai Bertauliah yang memiliki kepakaran dan pengetahuan mengenai aset tersebut. Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerima aset:  

(d)

Jika terdapat kerosakan/perselisihan semasa penerimaan, Pegawai Penerima/ Pegawai Aset hendaklah menyediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1 (2 salinan )  

(e)

Semak butiran dalam dokumen. Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan penerimaan.

Ketua Jabatan menandatangani borang tersebut Kemuka kepada agen penghantaran/syarikat pembekal

Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta Surat Jaminan daripada pembekal.

(f) 6.3

Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan. Arahan kepada pendaftar Laporan Penerimaan Aset | a. Pastikan hanya perselisihan penerimaan dan kerosakan sahaja yang perlu mengisi Borang KEW-PA1. b. Borang KEW-PA1hendaklah dihantar serta-merta kepada pembekal. Rajah 1 | Aliran pendaftaran aset.


Muka Surat | 17

6.4

Langkah mendaftar Laporan Penerimaan Aset – KEW-PA1.

Langkah 1

Penerimaan aset daripada pembekal.

2

Semak butiran dalam dokumen

Tempoh Masa

Tentukan aset yang diterima menenuhi spesifikasi Pemeriksaan teknikal jka perlu oleh Pegawai Bertauliah dan Berkelayakan Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan penerimaan.

3 4 5

7

Proses

6

Pengesahan penerimaan oleh Pegawai

7

Jika terdapat kerosakan/perselisihan semasa penerimaan sediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1 (2 salinan )

8

Cetak KEW.PA-1.

9

Dapatkan tandatangan Ketua Jabatan

10

Kemuka kepada Pembekal serta merta

Pendaftaran Aset Alih. 7.1.

Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:7.1.1. Harta Modal (a)

Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu; atau

(b)

Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna.

7.1.2.

Inventori (a)

Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.


Muka Surat | 18

(b)

Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

7.2.

Maklumat Penting semasa pendaftaran dibuat seperti berikut; 7.2.1. Aset yang dibeli. (a)

Pesanan Rasmi Kerajaan;

(b)

Nota Serahan;

(c)

Invois;

(d)

Dokumen Kontrak;

(e)

Kad Jaminan;

(f)

Manual Pengguna; dan

(g)

Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

7.2.2. Aset yang disewa beli:(a)

Surat Ikatan Perjanjian; dan

(b)

Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

7.2.3. Aset yang diterima daripada sumber lain: (a)

Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan;

(b)

Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa berserta maklumat lengkap aset berkaitan;

(c)

Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima berikutan Perintah Lucuthak oleh Mahkamah.

7.2.4. Aset yang belum berdaftar: Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para 7.2.1, 7.2.2 dan 7.2.3, pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat di fizikal aset berkenaan atau sumber-sumber lain yang berkaitan. Arahan kepada pendaftar Aset | a. Pastikan semua dokumen yang berkaitan diterima sebelum pendaftaran dibuat. b. Semua pendaftaran kepada aset-aset yang diterima hendak dilakukan dalam tempoh kurang dari 2 minggu.


Muka Surat | 19

Rajah 1 | Aliran pendaftaran aset.

7.3.

Langkah pendaftaran aset alih. Langkah

Proses

1

Penerimaan aset daripada pembekal.

2

Penerimaan dokumen perolehan aset

3

Tentukan kumpulan Aset

4

Daftar Aset

5

Pengesahan data oleh Pegawai

6

Cetak KEW.PA-2 atau KEW.PA-3

7

Cetak Label Aset

8

Cetak KEW.PA-7.

9

Buat Penempatan Aset

Tempoh Masa

1 hari 2 hari


3 hari

1 hari

1 hari

Muka Surat | 20

Perincian Pendaftaran. 7.3.1. Penerimaan dokumen perolehan aset. Sebelum membuat pendaftaran aset dibuat, pendaftar perlulah menerima semua dokumen berkaitan seperti di dalam perkara 7.2 untuk mengelakkan pendaftaran tidak lengkap.

7.3.2. Penentuan kumpulan aset. Pendaftar perlu membuat kelas aset yang betul dari aspek; (a).

Kumpulan aset harta modal atau inventori. Rujuk perkara 7.1

dan; (d).

Klasifikasi keterangan aset iaitu kod kategori, sub kategori dan kod jenis yang akan digunakan.

Sekiranya tidak terdapat kod yang tidak sesuai semasa pendaftaran aset, pendaftar perlu membuat permohonan penambahan kod dan dirujuk terus kepada Pentadbir kod di ibu pejabat.

7.3.3. Daftar aset di dalam sistem SPA menggunakan kaedah pendaftaran kontrak atau pendaftaran biasa.

7.3.4. Pengesahan data oleh Pegawai Aset. (Pegawai Pengesahan Daftar Aset) 7.3.4.1 Semua rekod pendaftaran aset yang didaftarkan oleh pendaftar aset perlu disahkan oleh Pegawai Aset atau Pegawai Pengesahan Daftar Aset (Perkara 4.5) . Pegawai Aset perlu; (a)

Memastikan aset yang di daftarkan telah diterima dalam keadaan baik dan mengikut spesifikasi.

(b)

Memastikan maklumat yang dimasukkan ke dalam sistem SPA adalah betul.

7.3.4.2. Apabila Aset yang didaftar telah disahkan, sistem akan menjana no. siri pendaftaran (label aset) secara automatik.

7.3.5. Cetak KEW.PA-2, KEW.PA-3, KEW.PA-7 dan label aset. 7.3.5.1. Pendaftar aset perlu membuat cetakan kepada kad-kad kewangan iaitu;


Muka Surat | 21

(a)

KEW.PA-2 | Kad daftar Harta Modal jika anda mendaftar harta modal.

(b)

KEW.PA-3 | Kad daftar inventori jika anda mendaftar inventori.

(c)

KEW.PA-7 | Senarai aset di lokasi.

7.3.5.2. Cetak label aset seperti di perkara 5.1.3. 7.3.5.3. Semua kad yang dicetak perlu ditandatangani oleh Ketua Jabatan atau Pegawai yang beri tanggungjawab mengesahlkan kesahihan kad tersebut dan pegawai bertanggungjawab terhadap barang di penempatan yang telah dibuat. 7.3.6. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5). 7.3.6.1. KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 akan dijana secara automatik oleh sistem sebaik sahaja pendaftaran KEW.PA-2 dan KEW.PA-3. 7.3.6.2. Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 perlu di kumpul dan dikemukakan secara tahunan mengikut peringkat; a) b) c)

Kumpul Peringkat PTJ kemuka ke Jabatan Kumpul Peringkat Jabatan (termasuk PTJ) kemuka ke Kementerian Kumpul peringkat Kementerian dan agensi

7.3.7

Penempatan Aset. Serahkan atau tempatkan aset di penempatan yang telah di daftarkan di dalam sistem SPA.

7.3.8

Daftar aset hendaklah dikemaskini setaip kali terdapat perubahan atau berlaku perkara berikut; a. Penambahan / Penggantian / Penaitarafan aset b. Pemerikasaan aset c. Pelupusan; dan d. Hapus kira

Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 11 (d) PP bil. 5 Tahun 2007’ 7.3.9

Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8. a. Pegawai Aset hendaklah mencetak KEW.PA-8 mengikut tahun. b. KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya

Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 12 PP bil. 5 Tahun 2007’


Muka Surat | 22

BAB C | PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN 8.

Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan. 8.1.

Objektif. Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan :

8.2.

(a)

Mengurangkan pembaziran;

(b)

Menjimatkan kos;

(c)

Mencapai jangka hayat;

(d)

Mencegah penyalahgunaan; dan

(e)

Mengelakkan kehilangan.

Penggunaan Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan berikut :(a)

Bagi tujuan rasmi sahaja;

(b)

Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku panduan pengguna;

(c)

Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan;

(d)

Perlu direkodkan; dan

(e)

Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset KEW.PA-9.

Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 14 dan 15 PP bil. 5 Tahun 2007’

8.3.

Tiga komponen utama yang akan diterangkan di dalam bab ini ialah kaedah menggunakan sistem di dalam menguruskan; (a)

Penempatan Aset.

(b)

Pergerakan Aset.

(c)

Pemeriksaan Aset

Mengikut tatacara yang ditetapkan di dalam PP 5 Tahun 2007.


Muka Surat | 23

9.

Penempatan Aset.

9.1.

Pegawai bertanggungjawab.

Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset dibawah tanggungjawabnya.

Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 16.2 PP bil. 5 Tahun 2007’

Dalam sistem SPA, Pegawai dan Pembantu(kerani) Penempatan aset dilantik oleh SPA Pentadbir. Dimana ia boleh terdiri dari pegawai aset atau daripada pegawai-pegawai lain.

9.1.1. Kretiria Pegawai dan kerani penempatan:

(a)

Mahir mengenai lokasi di agensi masing-masing.

(b)

Pegawai penempatan mengikut bahagian atau cawangan.

9.1.2. Fungsi dan tanggungjawab:

(a)

Mengawal kedudukan atau penempatan aset dibawah penjagaannya.

(b)

Mengemaskini rekod-rekod penempatan aset.

(c)

Mencetak rekod penempatan di kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3

(d)

Mengambil tandatangan pegawai bertanggungjawab ke atas penempatan yang telah dibuat.

(e)

Memastikan rekod penempatan kedua dikemaskini.

(f)

Mencetak KEW.PA-7 sebagai rekod pengurusan dan rekod di penempatan aset.

(g)

Mencetak laporan penempatan sekurang-kurangnya setahun sekali.


Muka Surat | 24

9.2 Pemindahan aset. 9.2.1. Sebarang perubahan lokasi terhadap aset dan inventori hendaklah direkod samada perpindahan aset disebabkan; (a)

Berpindah dari bilik ke bilik yang lain

(b)

Berpindah dari unit/Bahagian ke Unit/bahagian lain

(c)

Berpindah milik kepada pegawai yang lain.

9.2.2. Pastikan tandatangan pegawai bertanggungjawab keatas penempatan baru yang dibuat di ambil (Di atas kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3).

9.2.3. Sekiranya penempatan dibuat ke atas cawangan lain atau tempat lain (Di luar kawasan) pastikan original kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 diserahkan ke cawangan tersebut.

9.2.4. Pegawai yang berpindah atau berhenti perlu menyerahkan aset kepada pegawai aset yang bertanggungjawab. Oleh yang demikian pegawai penempatan perlu membuat kemaskini rekod penempatan kepada pegawai baru yang akan mengambil alih atau bertanggungjawab ke atas aset tersebut.

9.3. Senarai Aset Di Lokasi 9.3.1. Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disedaikan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA7 dan disahkan oleh pegawai yang bertanggungjawab terhadap aset berkenaan. 9.3.2. Senarai ini hendaklah sentiasa dikemaskini sekiranya ada perubahan.

Rujuk carta alir penempatan di sebelah


Muka Surat | 25

Rajah 2 | Carta Alir Proses Kerja Penempatan Aset.

Aset perlu penempatan semula |  Pemeriksaan aset.  Pemindahan lokasi atau pegawai  Pegawai berhenti atau pindah.

*

Tidak

Keputusan | keputusan aset alih di pindah atau tidak

Ya Admin Penempatan | Uruskan Penempatan Semuala

Carian Sistem | Cari maklumat aset yang hendak dipindahkan. Pastikan aset betul Kemaskini | Kemaskini rekod penempatan.

Cetak | Kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3. Dan Cetak KEW.PA-7.

Failkan semula Kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 dan KEW.PA-7 dan pamirkan KEW.PA-7 di lokasi penempatan.

*Semua pemindahan maklumat penempatan perlu mendapat pengesahan pegawai aset.


Muka Surat | 26

10.

Pergerakan Aset. Pada dasar, semua aset tidak dibenarkan berpindah/ bergerak dari tempat atau lokasi yang didaftarkan tanpa kebenaran dan pengetahuan pegawai yang bertanggungjawab terhadap aset tersebut..

Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori (KEW.PA-6)

Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 11.3 PP bil. 5 Tahun 2007’ Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal. Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 15.2 PP bil. 5 Tahun 2007’

10.1.

Bagi memastikan setiap pergerakan| pinjaman aset diselia dengan baik, Jabatan perlu melantik pegawai aset yang perlu menyelenggara rekod pergerakan.

10.1.1 Perlantikan pegawai yang akan menyelenggara rekod pergerakan. Kretiria Pegawai dan Pembantu (kerani) penempatan: (a) Dilantik oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset. (b) Pegawai bertanggungjawab kepada rekod pergerakan aset.

10.1.2. Fungsi dan tanggungjawab: (a) Mengemaskini rekod-rekod pinjaman/pergerakan aset. (b) Mencetak rekod pergerakan aset. (c) Menyimpan fail pergerakan aset ditempat yang selamat. (d) Memastikan rekod penyelenggaraan kedua dan seterusnya dikemaskini. (e) Mencetak laporan pergerakan setiap bulan dan rekod pergerakan tahunan tahunan. (f) Buat laporan sekiranya barang yang dipulangkan mengalami kerosakan atau berkeadaan tidak seperti semasa aset dipinjam.


Muka Surat | 27

(g) Menjaga, mengawal dan memastikan aset-aset di bawah seliaannya di simpan di tempat yang selamat.

10.2.

Kawalan pergerakan aset. 10.2.1. Pinjaman aset perlu dilluskan oleh Pegawai Aset atau mana-mana Pegawai yang diberi kuasa meluluskan pinjaman aset. 10.2.2. Pegawai perlu menyelia aset-aset yang di pinjam mengikut tarikh pemulangan yang ditetapkan ( Aset yang belum dipulangkan). 10.2.3. Membuat pemerhatian kepada aset yang dipinjam. Sistem akan memaklumkan kepada pegawai mengenai aset yang belum dipulangkan mengikut tarikh yang ditetapkan. 10.2.4. Menyediakan laporan pergerakan aset. 10.2.5. Pegawai Aset perlu mengambil tindakan segera (memberi memo aset lewat dipulangkan) sekiranya aset yang dipinjam tidak dipulangkan mengikut tarikh yang ditetapkan. 10.2.6. Merekod terus ke sistem SPA. Kaedah kedua ialah merekod terus rekod pergerakan. Proses awal kelulusan pengeluaran barang masih dibuat secara manual.

10.2

Kedua-dua kaedah yang terdapat di dalam sistem SPA boleh digunakan untuk merekod pergerakan aset. Namun begitu jika kaedah merekod terus digunakan peminjam terlebih dahulu perlu mendapat persetujuan pegawai aset untuk mengeluarkan barang tersebut.


Muka Surat | 28

Rajah 3 | Carta Alir Proses Kerja Merekod Pergerakan Aset Secara Terus.

Proses Kelulusan | Semua permohonan bagi pergerakan aset perlu disokong atau diluluskan oleh pegawai aset.

| Proses Pemerhatian


Muka Surat | 29

11.

Pemeriksaan Aset. 11.1.

Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:11.1.1. Fizikal; 11.1.2. Rekod; dan 11.1.3. Penempatan.

11.2

Tujuan pemeriksaan adalah untuk:11.2.1. Mengetahui keadaan dan prestasinya; 11.2.2. Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap,tepat dan kemaskini; dan 11.2.3. Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.

11.3

Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

11.4

Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua Jabatan.

11.5

Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersamasama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

11.6

Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki mengemukakan KEW.PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

11.7

Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi ‘Arahan Perbendahaaran | Para 18 PP Bil. 5 Tahun 2007’


Muka Surat | 30

Sistem SPA. 11.8.

Pegawai Pemeriksa ialah Pegawai bertanggungjawab untuk membuat pemeriksaan dan membuat kemaskini laporan pemeriksaan. Ia terdiri daripada pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal Kementerian atau Jabatan. (Para 18.3 PP Bil. 5 Tahun 2007).

11.8.1 Kaedah Perlantikan: Pegawai yang telah dilantik sebagai Pegawai Pemeriksa perlu didaftarkan ke dalam sistem bagi membolehkan pegawai berkenaan menjana laporan menggunakan sistem SPA. SPA Pentadbir mempunyai kuasa untuk mendaftar Pegawai Pemeriksa. Terdapat dua kategori pegawai pemeriksa iaitu: (a) Pengawai yangboleh membuat kemaskini rekod untuk semua kategori mengikut tapisan data . (b) Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk kategori tertentu sahaja mengikut tapisan data. 11.9.

Fungsi dan tanggungjawab: 11.9.1. Pemeriksaan perlu dibuat sekurang-kurangnya satu tahun sekali. Pegawai Pemeriksa perlu merancang dan membuat jadual supaya setiap aset dapat diperiksa satu tahun sekali. 11.9.2. Mengemaskini rekod-rekod pemeriksaan aset. 11.9.3. Mencetak rekod pemeriksaan pada kad KEW.PA-2 dan KEW.PA-3. 11.9.4. Tandatangan pada bahagian rekod yang dikemaskini 11.9.5. Memastikan rekod pemeriksaan kedua dan seterusnya dikemaskini. 11.9.6. Menyediakan jadual pemeriksaan aset dan stor. 11.9.7. Menyediakan laporan KEW.PA-10, KEW.PA-11 dan KEW.PA-12 (Ibu Pejabat Jabatan atau Kementerian sahaja).


Muka Surat | 31

11.10. Proses Kerja Pemeriksaan.

No.

Perkara

Tindakan atau Pegawai Melulus/rujuk.

1

Sediakan surat perlantikan pegawai pemeriksa aset

Pegawai Pengawal

2

Serahkan surat perlantikan kepada Pegawai Pemeriksa

(Pegawai Aset/Ketua Jabatan)

3

Sediakan jadual pemeriksaan aset

Pegawai Pemeriksa

4

Pegawai Pemeriksa menjalankan pemeriksaan aset mengikut jadual

Pegawai Pemeriksa

5

Sediakan laporan pemeriksaan aset  KEW.PA-10 |Laporan Pemeriksaan Harta Modal.  KEW.PA-11| Laporan Pemeriksaan Inventori  Cetak dan Tandatangan KEW.PA-2 dan KEW.PA-3.

Pegawai Pemeriksa

6

Semak, Kaji Laporan dan Sediakan Jawapan Teguran Pemeriksa Aset

Pegawai Aset/Ketua Jabatan

7

Kemuka Laporan ke Kementerian

Ketua Jabatan/Pengarah

8

Terima Jawapan daripada Kementerian

Pengarah

9

Ambil tindakan berdasarkan syor dan kelulusan.

Pegawai Aset

10

Failkan Laporan pemeriksaan aset

Pegawai Aset

11

KEW.PA-12 | Sijil Pemeriksaan Tahunan

Ketua jabatan/Pegawai Pengawal


Muka Surat | 32

Rajah 4 | Carta Alir Proses Kerja Pemeriksaan harta Modal dan Inventori.

Pilih aset yang hendak diperiksa | Kumpulkan senarai aset yang hendak diperiksa. Task Pemeriksaan | Pegawai Pemeriksa perlu menjana task kerja pemeriksaan daripada jadual yang disediakan.

Buat Pemeriksaan Aset | Lakukan pemeriksaan aset dan kemaskini hasil pemeriksaan ke Sistem SPA.

Jana Laporan mengikut status aset yang diperiksa.

Cetak kad |  KEW.PA-2 |Pemeriksaan Harta Modal.  KEW.PA-3| Pemeriksaan Inventori.

Jana dan cetak laporan |  KEW.PA-10 |Laporan Pemeriksaan Harta Modal.  KEW.PA-11| Laporan Pemeriksaan Inventori.  KEW.PA-12 | Sijil Pemeriksaan Tahunan.


Muka Surat | 33

BAB D | PENYELENGGARAAN ASET ALIH. 12.

Penyelenggaraan Aset . 12.1. Objektif Penyelenggaraan Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan:(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan; (b)

Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;

(c)

Meningkatkan keupayaan;

(d)

Mengurangkan kerosakan;

(e)

Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan;

(f)

Menjamin keselamatan pengguna;

(g)

Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan

(h)

Memelihara imej Kerajaan.

‘Arahan Perbendahaaran | Para 19 PP Bil. 5 Tahun 2007’ 12.2.

Jenis Penyelenggaraan Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:-

(a)

Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dan

(b)

Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

‘Arahan Perbendahaaran | Para 20 PP Bil. 5 Tahun 2007’ 12.3.

Manual Penyelenggaraan Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan. ‘Arahan Perbendahaaran | Para 21 PP Bil. 5 Tahun 2007’


Muka Surat | 34

Sistem SPA Empat komponen utama yang akan diterangkan di dalam bab ini ialah kaedah menggunakan sistem di dalam menguruskan; (a)

Aduan Kerosakan.

(b)

Penyelenggaraan Pencegahan

(c)

Penyelenggaraan Pemulihan (Pembaikan)

(d)

Naiktaraf, Penggantian dan

Mengikut tatacara yang ditetapkan di dalam PP 5 Tahun 2007.

Rekod penyelenggaraan dan naik taraf perlu diselenggara menggunakan SPA di dalam modul penyelenggaraan. Dimana pegawai-pegawai yang bertanggungjawab perlu mengemaskini rekod penyelenggaraan dan naik taraf di dalam sistem SPA.

Contoh penyelenggaraan : 

Membaik pulih kerosakan pada komputer - Diisi di dalam borang KEW.PA-14.

Contoh Menaiktaraf: 

Menukar perkakasan utama di dalam aset - Diisi di dalam borang KEW.PA-2A. Contoh : Processor atau RAM.

12.4

Kaedah Perlantikan: Pegawai penyelenggaraan adalah pegawai-pegawai yang dilantik oleh Jawatankuasa pengurusan aset Kementerian/ Jabatan. Terdapat dua kategori pegawai iaitu : 12.4.1 Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk semua kategori (mengikut tapisan data) 12.4.2 Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk kategori tertentu sahaja (mengikut tapisan data)

12.5.

Kretiria Pegawai dan Pembantu (kerani) penempatan: 12.5.1. Dilantik oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset.


Muka Surat | 35

12.5.2. Pegawai yang mahir dan mempunyai kepakaran dalam menyenggara aset (Pegawai Penyelenggaraan boleh dibuat mengikut pecahan kategori).

12.6.

Aduan Kerosakan 12.6.1. Pengguna hendaklah memaklumkan kepada Pegawai Aset mengenai sebarang kerosakan Aset 12.6.2. Pegawai Aset hendaklah melaporkan kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset KEW.PA-9 dengan memberi syor serta ulasan mengenai aduan tersebut. 12.6.3. Ketua Jabatan dikehendaki meluluskan permohan tersebut sebelum pembaikan /peyelenggaraan dijalankan.

12.7.

Penyelenggaraan Pencegahan 12.7.1. Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan Aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal pasti dan disenaraikan mengikut KEW.PA-13. 12.7.2. Merancang Penyelenggaraan Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan, satu program penyelenggaraan hendaklah dirancang dan disediakan. 12.7.3. Melaksanakan Program Penyelenggaraan Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan penyelenggaraan segera.

12.8.

Pemulihan (Pembaikan) 12.8.1. Merekodkan Penyelenggaraan Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal KEW.PA-14. 12.8.2. Menilai Program Penyelenggaraan Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi tujuan berikut:(a) Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai;


Muka Surat | 36

(b) Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti,bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa; Mengenal pasti penyelenggaraan yang seterusnya; dan (c) Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakanyang sesuai ke atas aset berkenaan. 12.8.3. Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta Kerjakerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta hendaklah diselia dan dipantau bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi


Muka Surat | 37

Rajah 5 | Penyelenggaraan Aset.

Terdapat 2 jenis penyelenggaraan iaitu corrective dan preventive Daftar Aduan di dalam Borang KEW.PA-9

corrective

Dalam Pembaikan

12.9.

preventive

Siap

Proses Kerja Penyelenggaraan Cegahan (Preventive Maintenance). No.

Perkara


1

Mewujudkan senarai aset yang perlu diselenggara (KEW.PA-13)

Pegawai Aset

2

Membuat penilaian kepada penyelenggraan sama ada boleh dibuat sendiri atau perlu di lakukan oleh kontraktor

Pegawai Aset

3

Jana jadual penyelenggaraan cegahan.

Pegawai Aset

4

Laksana penyelenggaraan mengikut jadual dan Kemaskini rekod penyelenggraan KEW.PA-14 di dalam sistem SPA

Penyelenggara Aset

5

Cetak Laporan KEW.PA-13 dan kemaskini KEW.PA-14

Pegawai Aset


Muka Surat | 38

12.10. Proses Kerja Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance). No.

Perkara


1

Mengemukkan permohonan / aduan kerosakan (KEW.PA-9) Rekod aduan kerosakan

Aduan Pengguna Pegawai Aset.

2

Melakukan proses penilaian , ujian dan pentauliahan untuk samada pembaikan sendiri atau perlu pembaikan oleh kontraktor. Dapatkan kelulusan di borang KEW.PA-9

Pegawai Aset

3

Kelulusan Penyelenggaraan/ Pembaikan Aset

Ketua Jabatan

4

Melaksanakan proses perolehan sebutharga Pegawai Aset sekiranya perlu tidak dapat melakukan pembaikan sendiri dengan sempurna atau mengesyorkan proses pelupusan atau pengeluaran sijil / surat tidak ekonomi untuk di perbaiki (jika perlu)

5

Kemaskini rekod penyelenggraan di dalam sistem SPA (KEW.PA-14)

Penyelenggara Aset

6

Mengawasi kerja-kerja oleh kontraktor

Penyelenggara Aset

7.

Menyediakan laporan pembaikan dan rekod penyelenggaraan di dalam system SPA

Penyelenggara Aset

8.

Cetak kad KEW.PA-14

Penyelenggara Aset

9.

Sediakan laporan penyelenggaraan sukuan dan tahunan.

Pegawai Aset


Muka Surat | 39

Rajah 6| Carta Alir Proses Kerja Aduan hingga Pembaikan

Borang Disahkan oleh Pegawai Aset

Didaftarkan oleh pegawai penyengggara aset

Rajah 7 | Carta Alir Proses Kerja Merekod Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance).

12.11 Kaedah kawalan. a.

Pengawai perlu menyelia aset-aset yang diselenggara. ( Aset yang belum siap).

b.

Membuat pemerhatian kepada kekerapan penyelenggaraan dibuat kepada satu-satu aset. (Membuat pemerhatian kekerapan penyelenggaraan dibuat bagi satu-satu aset)

c.

Menyediakan laporan dan syor kepada aset-aset yang perlu dilupuskan. (Menyediakan laporan dan syor kepada aset-aset yang tidak ekonomi dibaiki dan perlu di cadangkan dilupuskan.)


Muka Surat | 40

11.12. Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf.

11.12.1.

Sekiranya berlaku Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf

terhadap sesuatu aset, rekod aset hendaklah dikemaskini menggunakan KEW.PA2 Bahagian B

11.12.2.

Maklumat

Penting

semasa

pendaftaran

penambahan,

penggantian dan naik taraf aset dibuat seperti berikut; (a) Tarikh penambahan, penggantian dan naik taraf (b) maklumat penambahan, penggantian dan naik taraf (c) Tempuh jaminan (d) Harga penambahan, penggantian dan naik taraf (e) Nama dan tandatangan pegawai yang mengesahkan. Rajah 8 | Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf.

Terima bahan/barang untuk Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf

Buat carian di SPA dan kenalpasti aset indul@asal

Kemaskini KEW.PA 2 Bahgian B

Cetak pada salian asal KEW.PA 2 Bahgian B


Muka Surat | 41

BAB E | PELUPUSAN DAN KEHILANGAN.

12.

Pelupusan Aset. “Pelupusan” ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. 12.1.

Justifikasi Pelupusan Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:12.1.1.

Tidak Ekonomi Dibaiki;

12.1.2.

Usang/obselete;

12.1.3.

Rosak dan tidak boleh digunakan;

12.1.4.

Luput tempoh penggunaan;

12.1.5.

Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum;

12.1.6.

Tiada alat ganti;

12.1.7.

Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan;

12.1.8.

Disyor selepas pemeriksaan aset;

12.1.9.

Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan;

12.1.10. Perubahan teknologi; dan 12.1.11. Melebihi keperluan.

12.2.

Kuasa Melulus.

12.2.1. Perbendaharaan (a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000; dan (b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai perolehan asal seperti berikut:A. Hadiah; B. Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri; C.

Tukar Beli (trade-in);

D. Tukar Barang (barter-trade); dan E. Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan dalam tatacara ini.


Muka Surat | 42

12.2.2. Kementerian/Jabatan (a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan (b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.

12.2.3. Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17, Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain sebagaimana Arahan Perbendaharaanyang sedang berkuatkuasa.

‘ Arahan Perbendaharan | Para 24 dan 25 PP bil. 5 Tahun 2007’


Muka Surat | 43

Aliran kerja keseluruhan Modul Pelupusan.

Mengumpul Aset untuk lupus

Pegawai Aset

1

4

Serah kepada urusetia

Sediakan dokumen berkaitan pelupusan 2

3

Kemas kini KEW.PA17 dan hantar permohonan

Sediakan KEW.PA-17 (Dapatkan dpd Lembaga Pemeriksa)

Urus setia Kelulusan (Kuasa Melulus)

Semak dokumen

Lulus, tidak lulus atau kuiri

Bawa mesyuarat dan Syor J/Kuasa

Urus setia Pelupusan

5

7

6

Urus setia Pelupusan

Kemas kini maklumat Kelulusan

Laksana Pelupusan

9

8

10

Cetak rekod Aset Dilupuskan


Pegawai Aset

Muka Surat | 44

12.3.

Modul Pelupusan di dalam sistem SPA: Proses kerja Pegawai Aset | SPA. MULA Pegawai Aset

Wujudkan Task Pelupusan

Task Pelupusan

Carian Data

Pilihan

Senarai Cadangan Pelupusan

Modul Pemeriksaan

Senarai Aset Untuk Pelupusan

Penyediaan Dokumen Sokongan

Kemaskini KEW.PA-16

Pilihan

Senarai Aset (Dokumen Lengkap)

Pilih Urusetia

Senarai Dokumen DIhantar

Urusetia

Hantar dan Simpan Dokumen

Tamat


Muka Surat | 45

12.3.1. Fungsi Pegawai Aset. 12.3.1.1.

12.3.1.2.

12.3.1.3. 12.3.1.4.

12.3.1.5. 12.3.1.6.

12.3.1.7. 12.3.1.8.


Mewujudkan Task Pelupusan Pegawai Aset . Setiap Pegawai Aset yang dilantik dan mempunyai kuasa untuk memilih aset yang akan dilupuskan boleh mewujudkan task untuk tujuan itu. Pegawai Aset boleh membuat pelupusan mengikut kriteria seperti berikut ; a. Membuat pilihan daripada usia aset. b. Melihat daripada rekod penyelenggaraan yang tidak sesuai. c. Melihat kepada rekod niali semasa aset. d. Cadangan pelupusan daripada laporan Pegawai Pemeriksa. Menyediakan dokumen sokongan pelupusan. Mengemaskini rekod perakuan pelupusan (PEP) KEW.PA-16 yang diterima daripada pegawai yang boleh memperakukan pelupusan aset. Menandakan dokumen yang dikumpulkan lengkap dan memilih Urusetia yang akan menguruskan pelupusan. Pengguna boleh menghantar data pelupusan kepada Urusetia dan disusuli dengan dokumen sokongan (hard copy). Pegawai Aset mempunyai senarai task yang dihantar kepada Urusetia. Pegawai Aset akan mendapat alert sekiranya task pelupusan yang dibuat perlu dokumen tambahan atau telah memdapat kelulusan dan dikemaskini kaedah pelupusan oleh Urusetia Pelupusan.

Muka Surat | 46

12.4.

Urusetia Pelupusan | SPA MULA Urusetia

Wujudkan Task Pelupusan

Task Pelupusan

Pelupusan Baru

Pilihan

Lihat Senarai Cadangan Pelupusan

Keperluan Tambahan

Semak dan pilih untuk pelupusan

Kelulusan (Kemaskini)

Rujuk kaedah kemaskini kelulusan

Task dokumen sokongan diterima

Sediakan Format KEW.PA-17

Hantar ke Lembaga Pemeriksa

Hantar ke Lembaga Pemeriksa

Lembaga Pemeriksa

Pegawai Pelulus

Sediakan dokumen

Tamat

Dokumen Lengkap

Hantar ke Lembaga Pemeriksa atau Pelulus

Alert : Dokumen tambahan telah dihantar kepada LP atau pelulus

Tamat


Muka Surat | 47

12.4.1. Fungsi Urusetia Pelupusan. 12.4.1.1. 12.4.1.2.


Mewujudkan Task Pelupusan Urusetia . Hanya pegawai yang dilantik sahaja yang boleh mewujudkan task pelupusan. Task Urusetia:  Lihat senarai cadangan pelupusan daripada semua Pegawai Aset.  Urusetia boleh membuat semakan dan memilih aset yang sesuai untuk di masukkan ke dalam senarai aset cadangan pelupusan.  Urusetia boleh membatalkan permohonan/ senarai aset yang tidak sesuai dilupuskan.  Menyediakan format laporan KEW.PA-17 untuk dikemaskini oleh Lembaga Pemeriksa.  Membuat pendaftaran Lembaga Pemeriksa mengikut kepada lantikan yang telah dibuat oleh Pegawai Pengawal.  Hantar dokumen pelupusan untuk semakan dan kemaskini Lembaga Pemeriksa.  Urusetia akan menerima alert daripada Pegawai Pelulus atau Lembaga Pemeriksa sekiranya dokumen tambahan diperlukan.  Urusetia boleh mengemaskini dokumen yang diperlukan (yang melibatkan data sistem SPA sahaja).  Menghantar dokumen sokongan yang diperlukan (data yang melibatkan data sistem SPA sahaja) kepada untuk semakan Lembaga Pemeriksa atau Pegawai Pelulus.  Mengemaskini maklumat KEW.PA-17 yang diperolihi daripada Lembaga Pemeriksa.

Muka Surat | 48

12.5.

Proses permohonan pelupusan | SPA

MULA Urusetia

Laporan Lembaga Pemeriksa

Senarai Task Pelupusan

Pilih Task Untuk Hantar Kelulusan

Sistem membuat semakan dan memaklumkan kuasa melulus

Hantar permohonan pelupusan

Senarai permohonan pelupusan dihantar

Hantar ke Ibu Pejabat P.U. 197

Hantar ke Kementerian Kewangan

12.5.1. Proses permohonan pelupusan | Urusetia Pelupusan. 12.5.1.1.

12.5.1.2.

12.5.1.3. 12.5.1.4.

12.5.1.5.

Urusetia menerima laporan Lembaga Pemeriksa (Format KEW.PA-17) untuk semakan dan menghantar permohonan kepada kuasa melulus. Sistem akan membuat semakan secara auto bagi proses kelulusan mengikut kepada kuasa melulus yang telah dibenarkan. Hantar data dan permohonan kelulusan kepada kuasa melulus yang telah ditetapkan. Sistem mewujudkan senarai permohonan yang dihantar kepada kuasa pelulus. Data yang dihantar merangkumi;   


Laporan KEW.PA-17 Lembaga Pemeriksa. Senarai KEW.PA-16. Senarai Semak Permohonan Pelupusan.

Muka Surat | 49

12.6.

Kemaskini kelulusan dan kaedah pelupusan | SPA

MULA Urusetia

Task Pelupusan

Lulus Kelulusan (Kemaskini)

Pilihan Tidak Lulus

Pilihan

Ubah status kepada sedang digunakan

* Kaedah Pelupusan

Kemaskini Kaedah Pelupusan

Mohon Ubah Kaedah Diluluskan

Sediakan Kaedah Dicadangkan

Mohon Kelulusan Auto Update jika kaedah lupus KEW.PA-18

Hantar ke Ibu Pejabat P.U. 197

Kemaskini KEW.PA-19 (Auto)

Maklum Kepada Pemohon

Kemaskini KEW.PA-20 (Auto)

Hantar ke Kementerian Kewangan

Hantar Ke JKPAK

Tamat


Muka Surat | 50

12.6.1. Proses Kemaskini kelulusan dan kaedah pelupusan | Urusetia Pelupusan. 12.6.1.1. Urusetia akan menerima alert apabila pegawai telah mengemaskini keputusan kelulusan. 12.6.1.2. Urusetia akan membuat pengemaskinian kepada keputusan yang telah diberikan. Keputusan merujuk kepada tidak diluluskan dan diluluskan. 12.6.1.3. Jika keputusan diterima tidak diluluskan pegawai aset dalam cadangan pelupusan akan diubah status boleh digunakan 12.6.1.4. Jika Urusetia mengemasikini kaedah keputusan secara musnah, sistem secara auto akan menjana laporan KEW.PA-18 untuk dikemaskini dan dicetak. 12.6.1.5. Sistem akan menjana Sijil Pelupusan KEW.PA-19 mengikut kepada kaedah yang telah dikemaskini. 12.6.1.6. Sistem akan menjana dan mengumpulkan laporan Urusetia untuk dijana dalam laporan KEW.PA20 untuk JKPAK. 12.6.1.7. Sekiranya Urusetia tidak berpuashati dengan kaedah pelupusan yang dicadangkan Urusetia boleh membuat permohonan mengubah kaedah pelupusan kepada Kuasa Melulus. Urusetia perlu membuat cadangan kepada kaedah pelupusan yang diperlukan. 12.6.1.8. Sistem akan memberi alert sekiranya Urusetia tidak mengemaskini kelulusan pelupusan selepas 1 bulan dan 3 bulan keputusan diterima. 12.6.1.9. Sistem akan menjana laporan kaedah pelupusan yang telah diambil dan dihantar kepada kuasa pelulus untuk rujukan.


Muka Surat | 51

12.7.

Urusetia Kelulusan Pelupusan | Modul Eksekutif MULA Urusetia Kelulusan

Senarai Permohonan Diterima

Alert kepada pemohon

MULA Urusetia Kelulusan

Senarai dokumen tambahan diperlukan

Semak Dokumen Diterima

Perlu Dokumen Tambahan

Dokumen Menunggu Mesyuarat


Wujudkan Task Mesyuarat Pelupusan

Pilih Dokumen untuk dibawa ke Mesyuarat

Alert kepada Ahli Mesyuarat

Senarai Dokumen akan dibawa ke Mesyuarat

Batal

Senarai dokumen menunggu kelulusan


Muka Surat | 52

12.7.1. Proses Kemaskini kelulusan dan kaedah pelupusan |Urusetia Kelulusan Pelupusan. 12.7.1.1. Urusetia Kelulusan Pelupusan akan menerima permohanan daripada Urusetia pelupusan. Menandakan terima untuk memberi alert kepada pemohon 12.7.1.2. Urusetia Kelulusan Pelupusan akan membuat semakan permohonan daripada Agensi untuk permohonan  Permohonan baru.  Permohonan kelulusan semula.  Permohonan kelulusan pertukaran kaedah pelupusan. 12.7.1.3. Pegawai Penyelaras akan merekod di dalam senarai menunggu mesyuarat. 12.7.1.4. Pegawai Penyelaras akan mewujudkan task mesyuarat dan memilih dokumen permohonan yang akan dibawa ke mesyuarat. 12.7.1.5. Mengedarkan dokumen untuk dibawa ke mesyuarat kelulusan pelupusan melalui e-mail kepada ahli mesyuarat.


Muka Surat | 53

12.8. Mesyuarat kelulusan pelupusan peringkat Kuasa Melulus P.U 197 | Modul Eksekutif MULA Urusetia Kelulusan

Task Mesyuarat


Semak Dokumen Cadangan Pelupusan

Senarai Permohonan Tidak Diluluskan

Perlu Dokumen Tambahan

Kemaskini Status Kelulusan Pelupusan

Kemaskini Kaedah Pelupusan yang diluluskan

Hantar Keputusan kepada Pemohon


Tamat

12.8.1. Keperluan Pengguna Proses Mesyuarat kelulusan pelupusan peringkat Kuasa Melulus P.U 197 |Urusetia Kelulusan Pelupusan. 12.8.1.1. Melihat task mesyuarat dan mengemaskini syor dan keputusan mesyuarat. 12.8.1.2. Mengemaskini syor mesyuarat dan keputusan yang telah dibuat. 12.8.1.3. Cetak laporan mesyuarat untuk ditandatangani oleh pegawai pelulus.


Muka Surat | 54

12.9.

Proses tender dan sebutharga Pelupusan Aset | Modul SPA 12.9.1. Proses kerja tender atau sebutharga aset lupus.


Senarai Aset Perlu Lupus secara jual

Senarai mengikut task pelupusan yang diwujudkan

Tender

Sebutharga

Wujudkan Tawaran Tender KEW.PA-21

Wujudkan Tawaran Sebutharga KEW.PA-24

Daftar syarikat yang menghantar tawaran

Daftar syarikat yang menghantar tawaran

Kemas kini tawaran mengikut syarikat yang menghantar tawaran KEW.PA-22

Kemas kini tawaran mengikut syarikat yang menghantar tawaran KEW.PA-25

Selesai Kemaskini

Selesai Kemaskini

Cetak Jadual Tender Pelupusan Aset Alih KEW.PA-23

Cetak Jadual Sebut harga Pelupusan Aset Alih KEW.PA-26

Kemas kini rekod hasil jualan aset

Kemas kini rekod hasil jualan aset

TAMAT


Muka Surat | 55

12.9.2. Tugas Urusetia. 

    


Urusetia pelupusan akan membuat kemaskini kepada proses tender atau sebutharga sekiranya kelulusan kepada pelupusan adalah melibatkan jual. Urusetia sahaja yang dibenarkan mewujudkan dokumen tawaran sebutharga atau tender (KEW.PA-21 dan KEW.PA24) Jumlah aset dan item yang hendak dijual hendaklah dijana secara auto mengikut kepada kaedah pelupusan yang telah diluluskan. Urusetia perlu mendaftar syarikat yang menghantar dokumen tawaran harga. Urusetia perlu mengemaskini rekod tawaran syarikat dan mengemaskini KEW.PA-23 atau KEW.PA-24. Kemaskini rekod hasil jualan.

Muka Surat | 56

12.

Kehilangan dan Hapuskira “Kehilangan”

bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

“Hapus kira”

ialah satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

“Pegawai Pengawal”

ialah Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan.

“Ketua Jabatan”

termasuk ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

13.1.

Kuasa Melulus 13.1.1. Peringkat Perbendaharaan (a)

Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000.

(b)

Semua kehilangan yang melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal iaitu:-

(c)

i.

Telefon Bimbit;

ii.

Walkie-Talkie;

iii.

Kamera Digital;

iv.

Kamera Video;

v.

Komputer Riba;

vi.

Palmtop/ Pocket PC;

vii.

Personal Digital Assistant (PDA);

viii.

LCD projector;

ix.

Pemain CD/DVD; dan

x.

Smartphone.

Semua kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.


Muka Surat | 57

13.1.2. Peringkat Pegawai Pengawal (a)

Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.

(b)

Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira mesti berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

‘ Arahan Perbendaharan | Para 38 PP bil. 5 Tahun 2007’ 13.2.

Modul Kehilangan dan Hapuskira di dalam sistem SPA. 13.2.1. Senarai Pengguna terlibat:

13.3.

(a)

Urusetia Kehilangan.

(b)

Ketua Bahagian

(c)

Pegawai Pengawal

(d)

Pegawai yang mempunyai kuasa melulus.

Proses kerja Urusetia kehilangan dan hapuskira | SPA 13.3.1. Pendaftaran kehilangan. MULA Urusetia

Daftar Laporan Kehilangan

Senarai menggu pengesahan ketua bahagian

Pilih aset yang hilang

Terima laporan ketua bahagian

Kemaskini Laporan Awal KEW.PA-28

Hantar Laporan Awal Ke Pegawai Pengawal dan BKP-MOF

Tamat


Muka Surat | 58

13.3.1.1.

Daftar kehilangan aset.

13.3.1.2.

Menyediakan laporan awal KEW.PA-28 untuk disahkan oleh Ketua Bahagian .

13.3.1.3.

Menghantar laporan awal kepada Pegawai Pengawal dan salinan kepada PERBENDAHARAAN.

13.3.2. Lantik Jawatankuasa Penyiasat |Urusetia Kehilangan SPA. MULA Urusetia

Senarai task kehilangan semasa

Sistem akan memberi alert sekiranya Pegawai Penyiasat tidak dilantik dalam masa 2 minggu

Pilih task

Daftar Pegawai Penyiasat

Cetak KEW.PA-29

Tamat

13.3.2.1. 13.3.2.2. 13.3.2.3.


Urusetia akan mendaftar Pegawai Penyiasat mengikut kepada lantikan yang dibuat oleh Pegawai Pengawal. Mencetak KEW.PA-29. Sistem akan memberi alert sekiranya Pegawai Penyiasat tidak dilantik dalam masa 2 minggu.

Muka Surat | 59

13.3.3. Kemaskini Laporan Akhir | Urusetia Kehilangan SPA. MULA Urusetia

Senarai Penyiasata semula

Senarai task kehilangan semasa

Alert : 2 minggu sebelum tempoh 2 bulan (laporan akhir tidak diterima)

Pilih task

Kemaskini Laporan Akhir KEW.PA-30

Hantar Laporan Akhir ke Pegawai Pengawal

Senarai Permohonan Syor Pegawai Pengawal dan Kelulusan

Tamat

13.3.3.1.

13.3.3.2.

13.3.3.3. 13.3.3.4.


Senarai task menunggu laporan akhir daripada Pegawai Penyiasat akan dipaparkan (penyiasatan baru atau penyiasatan semula). Urusetia akan mengemaskini laporan akhir mengikut laporan yang diterima daripada Pegawai Penyiasat KEW.PA-30. Mencetak KEW.PA-30 dan dokumen sokongan untuk dihantar kepada syor Pegawai Pengawal. Sistem akan memaparkan di dalam senarai menunggu syor Pegawai Pengawal dan kelulusan.

Muka Surat | 60

13.3.4. Kemaskini Keputusan Permohonan | Urusetia Kehilangan SPA.

MULA Urusetia

Kelulusan Daripada Pegawai Pengawal

Kelulusan Daripada MOF

Senarai Permohonan Syor dan Hapuskira Pegawai Pengawal

Alert Sila hantar Sijil Hapuskira kepada MOF

Kemaskini Kelulusan

Siasatan Semula

Tempoh 1 Bulan Daftar Semula Pegawai Penyiasat

Kemaskini laporan akhir

Senarai Permohonan Syor dan Hapuskira Kuasa Melulus

Hantar Laporan Akhir ke Pegawai Pengawal

Kemaskini Data di hapuskira

Jana dan Cetak Laporan KEW.PA-31

Senarai Menunggu laporan Tatatertib dan/atau Surcaj

Alert Jika tidak terima laporan tatatertib dalam tempoh 3 bulan

Kemaskini Tatatertib dan/ atau Surcaj

Tamat Hantar laporan ke Pegawai Pengawal dan BKP-MOF

Tamat


Muka Surat | 61

13.3.4.1.

13.3.4.2.


Senarai task menunggu syor dan kelulusan hapuskira daripada Pegawai Pengawal dan senarai menunggu kelulusan daripada Kementerian Kewangan. Dua pilihan keputusan pegawai pelulus iaitu: a. Siasatan semula.  Aktifkan atau daftar Pegawai Penyiasat yang baru.  Menunggu laporan penyiasatan.  Daftar laporan penyiasat (jika Pegawai Penyiasat tidak mempunyai akses kepada sistem).  Hantar laporan akhir kepada Pegawai Pengawal (lalui proses kelulusan semula). b. Diluluskan.  Kemaskini kelulusan yang diterima.  Sistem menjana Sijil Hapuskira (KEW.PA-31) dan hantar laporan kepada Pegawai Pengawal.  Sistem akan memberi alert kepada Urusetia sekiranya Sijil Hapuskira tidak dihantar kepada Pegawai Pengawal dan Perbendaharaan dalam tempoh 1 bulan.  Sistem akan menjana senarai untuk menunggu laporan tatatertib dan surcaj.  Kemaskini laporan tatertib dan surcaj.  Hantar laporan kepada Pegawai Pengawal dan PERBENDAHARAAN.

Muka Surat | 62

13.4.

Proses kerja Jawatankuasa Penyiasat | SPA MULA PP

Terima Task Penyiasatan

Penerimaan Dokumen Sokongan

Senarai Dokumen Sokongan Diperlukan

Mulakan Siasatan

Alert Kepada Urusetia Pelupusan

Lengkap

Perlu Dokumen Sokongan

Kemaskini Hasil Penyiasatan

Lengkap

Hantar ke Urusetia

TAMAT PP

PP : Pegawai Penyiasat

13.4.1. Keperluan Pengguna Proses Jawatankuasa Penyiasat | SPA 13.4.1.1. Pegawai Penyiasat yang didaftar boleh mengemaskini laporan daripada task kehilangan yang di kendalikan oleh pegawai tersebut. 13.4.1.2. Pegawai Pemeriksa akan menerima dokumen penyiasatan yang diterima daripada Urusetia (mengikut daftar yang dibuat oleh Urusetia). 13.4.1.3. Pegawai Penyiasat boleh memberi alert kepada Urusetia mengenai dokumen sokongan yang diperlukan. Sistem akan menjana senarai dokumen sokongan yang diperlukan mengikut kepada task pemeriksaan yang diwujudkan.


Muka Surat | 63

13.4.1.4. Pegawai Penyiasat menyediakan laporan akhir KEW.PA-30. Hantar kepada Urusetia pelupusan untuk mendapatkan syor daripada Pengawai Pengawal dan kelulusan hapuskira.

13.5.

Permohonan Hapuskira dan Kelulusan | Modul Eksekutif Pegawai Pengawal MULA Urusetia Kelulusan

Laporan Siasatan

Senarai Menuggu Dokumen Laporan Akhir

Semak Dokumen Permohonan Hapuskira

+ Hilang atau Cuai

Dapatkan dan Kemas kini syor dan ulasan Pegawai Pengawal

Hantar permohonan ke Kementerian Kewangan

Sediakan Dokumen Kelulusan

Senarai permohonan hapuskira dihantar

Hantar ke Pegawai Pelulus untuk kelulusan P.U 197

Hantar KE MOF

TAMAT

Lulus dan menunggu laporan hapuskira

Maklum Keputusan kepada pemohon

TAMAT Gagal dan menunggu laporan penyiasatan semula

Maklum Keputusan kepada pemohon

TAMAT


Muka Surat | 64

13.5.1. Keperluan Pengguna Proses syor dan kelulusan Hapuskira | Modul Eksekutif Pegawai Pengawal SPA 13.5.1.1. Urusetia kelulusan kehilangan dan hapuskira (Pegawai Pengawal) akan menerima semua laporan kehilangan dan permohonan syor kelulusan. 13.5.1.2. Urusetia Kelulusan Pelupusan akan membuat semakan permohonan daripada agensi untuk permohonan  Permohonan baru.  Permohonan kelulusan semula. 13.5.1.3. Pegawai Penyelaras (Urusetia) akan merekod di dalam senarai menunggu syor Pegawai Pengawal. 13.5.1.4. Mengemaskini syor Pegawai Pengawal. 13.5.1.5. Hantar laporan dan syor Pegawai Pengawal kepada PERBENDAHARAAN atau proses kelulusan peringkat kuasa melulus . 13.5.1.6. Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira mesti berpuas hati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam. 13.5.1.7. Urusetia akan mengemaskini kelulusan yang diterima dan memaklumkan kepada pemohon. 13.5.1.8. Jika kemaskini keputusan gagal - Sistem akan menjana senarai menunggu penyiasatan semula. Proses penyiasatan dijalankan semula.

13.6.

Ringkasan Proses Kerja dan Tugas Urusetia 13.6.1.

13.6.2. 13.6.3. 13.6.4. 13.6.5. 13.6.6. 13.6.7. 13.6.8.

Mendaftar laporan Kehilangan dan Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang melalui Daftar Harta Modal/Inventori melalui sistem SPA; Menyediakan Laporan Awal KEW.PA-28 untuk pengesahan Ketua Jabatan; Mengemukakan Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal; Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan format KEW.PA-29; Mendapatkan Laporan Akhir KEW.PA-30 daripada Jawatankuasa Penyiasat dan mengemaskini laporan akhir ke dalam sistem SPA; Mengemukakan Laporan Akhir bagi mendapatkan ulasan dan syor daripada Pegawai Pengawal; Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur; Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun laporan hasil penyiasatan polis belum diperolehi;


Muka Surat | 65

13.6.9. 13.6.10. 13.6.11.

13.6.12.

13.6.13.

Memaklumkan keputusan kepada Ketua Jabatan untuk tindakan kemaskini rekod daftar aset di dalam sistem SPA; Memaklumkan syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya; Cetak Sijil Hapus Kira KEW.PA-31 untuk pengesahan Ketua Jabatan dan mengemukakannya kepada Kuasa Melulus dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan hapus kira; Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkannya kepada Perbendaharaan; dan Menyedia, Mencetak dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan Surcaj/Tatatertib KEW.PA-32 ke

‘ Rujuk Arahan Perbendaharan | Para 39.2 PP bil. 5 Tahun 2007’ & ‘ Rujuk Arahan Perbendaharan | Jadual 5 PP bil. 5 Tahun 2007’


Muka Surat | 66

Perlaksanaan. Sistem Pengurusan Stor BAB F | Sistem Pengurusan Stor. 14. SPA merupakan satu Sistem Pengurusan Stor di dalam jabatan. Ia merangkumi proses penerimaan, penyimpanan, permohonan pengeluaran , kelulusan dan kawalan stor. Sistem ini dibangunkan mengikut keperluan Panduan Perbedaharaan – Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS) dan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 05 Tahun 2007- Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) serta lain-lain pekeliling yang masih berkuatkuasa.

15. Modul Keseluruhan Sistem SPA:

16. Kumpulan Pengguna Sistem Stor. Berikut merupakan kumpulan pengguna Sistem Stor dan mereka hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan: Kumpulan Pengguna 1

Pentadbir SPS.

2

Pegawai Stor.

3

Kawalan Stor.

4

Penyelenggara Stor.

5

Pelulus/Penyokong Bahagian

6

Pengguna.


Muka Surat | 67

16.1.

Pentadbir SPS. Pentadbir SPS ialah pegawai yang dilantik oleh SPA Pentadbir atau Pegawai Pengawal untuk mengawal keseluruhan operasi. Skop Kerja dan tanggungjawab : (a)

Membuat pendaftaran Stor.

(b)

Melantik Pegawai dan pengawal stor stor yang akan menjaga stor dibawah kawalannya

(c)

Membuat pemerhatian dan kawalan kepada semua stor yang didaftarkan.

16.2.

Pegawai Stor. Pegawai Stor ialah pegawai yang dilantik oleh Stor Pentadbir untuk mengawal dan menyelia mengikut stor yang telah diamanahkan. Skop Kerja dan tanggungjawab : (a)

Melantik Penyelenggara stor yang akan menjaga stor dibawah kawalannya

(b)

Melulus atau menolak permohonan keperluan pejabat daripada pengguna.

(c)

Membuat pemerhatian dan kawalan kepada stor (Senarai stok terkini dan senarai pesanan semula).

(d)

Kawalan dari aspek barang yang bertarikh lupus dan barang yang tidak bergerak didalam stor.

(e)

Menyediakan laporan tahunan seperti yang dikehendaki oleh Bahagian Kewangan

16.3.

Pengawai Stor ( Kawalan Stor).

Pegawai Stor (Kawalan Stor) ialah pegawai yang dilantik oleh Stor Pentadbir untuk mengawal dan menyelia mengikut stor yang telah diamanahkan. Sama tugasnya seperti Pegawai Stor tetapi had kuasa hanya tidak boleh melantik penyelenggara stor Skop Kerja dan tanggungjawab : (a)


(b)

Kawalan dari aspek barang yang bertarikh lupus dan barang yang tidak bergerak didalam stor.


Muka Surat | 68

(c)

Menyediakan laporan tahunan seperti yang dikehendaki oleh Bahagian Kewangan

16.4.

Penyelenggara Stor.

Penyelenggara Stor ialah pegawai/ kerani stor yang dilantik oleh Pegawai Stor untuk menyelia stor Apabila seorang Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan sesuatu stor melepaskan tanggungjawab kepada pegawai lain maka pegawai yang mengambil alih hendaklah memeriksa rekod stor dan berpuashati ia adalah betul dan kemaskini. PP-TPS . Panduan 7. Skop Kerja: (a)

Merekod penerimaan barang.

(b)

Membuat pengeluaran barang mengikut kelulusan yang telah ditetapkan.

(c)


16.5.

Pelulus Permohonan Barang Pelulus/Penyokong Bahagian. Pegawai Pelulus/penyokong permohonan pengguna di bahagiannya. Pegawai ini boleh jadi Ketua Jabatan sendiri atau pegawai yang dibri kuasa meluluskan permohonan pengeluaran barang dari stor. Pegawai Pelulus/penyokong permohonan perlu memastikan barangbarang yang dipohon adalah untuk kegunaan Bahagian sahaja dan boleh meluluskan sepenuh atau sebahagian sahaj permohan tersebut.

16.6.

Pengguna. Pengguna dalam skop pengurusan stor ialah pegawai atau kakitangan yang dibenarkan untuk memohon pengeluaran barang di stor. Perlantikan Pengguna Sistem SPA akan dibuat oleh Pewagai Stor dan setiap Bahagian perlu mencadangkan nama kepada Pegawai Stor untuk tujuan ini. Sila rujuk terma pengeluaran barang dalam proses permohonan barang.


Muka Surat | 69

17. Kawalan Stok

17.1.

Katalog Barang Standard / Masterlisting Semua barang-barang standard hendaklah disenaraikan oleh Stor Pusat dalam satu katalog yang megadungi maklumat-maklumat mengenai nombor kod, perihal rupabentuk, unit dan harga.( PP-TPS . Panduan 96.) Dalam sistem SPS senarai standard ini boleh dicapai di butang (icon) Kawalan Stok .Katalog Barang Standard ini mempunyai segala maklumat barang. Ia hendaklah dicetak dan difailkan untuk tujuan rujukan dan audit. Katalog Barang Standard ini hendaklah sentiasa dikemaskini setiap kali terdapat perubahan kepada senarai barang.

17.2.

Kod stor Seberapa boleh, pegawai penerima hendaklah memberi kod kepada semua barang-barang yang diterima atau bekasnya dengan menggunakan teg atau tanda pengenalan bagi memudahkan pengendalian penstoren. PP-TPS . Panduan 72.

17.3.

Pengujudan kod dan mengemaskini kod barang yang akan digunakan. Tanggungjawab mengujud, mengemaskini, menambah dan memadam semua kod stor adalah bibawah kuasa Pegawai Stor. Semasa mengendalikan kod stor perkara berikut hendaklah diberi perhatian; (a) Penggunaan kod akan ditentukan pada permulaan oleh PegawaiStor semasa mengujudkan stor dan tidak boleh dipindapinda. (b) Sila rujuk kategori kod barang stor. (c) Semasa membuat deklarasi kepada kod jenis masukkan bersama tahap pesanan semula, tahap minima, tahap maksima, unit ukuran dan gambar barang (jika ada). (d) Pastikan tiada pertindihan kod.


Muka Surat | 70

Contoh deklarasi kod barang:

Kategori

Sub Kategori

Jenis

XX

XX

XXX

99 Kategori

99 Sub Kategori

99 Jenis

Contoh kod bagi pen biru.

Kategori

Sub Kategori

Jenis

01 | Alatulis

01| Pen

001 | Pen biru mata bola

Kod penuh bagi pen biru mata bola ialah

: 0101001

Paras pesanan barang bagi pen biru mata bola : 10 batang Unit Ukuran bagi pen biru mata bola

17.4.

: Batang.

Lokasi Stok Lokasi stok bagi semua barang-barang hendaklah direkodkan di dalam lejar /kad Stok dan kad petak. Sekiranya perlu dibuat simpanan rambang, lokasinya hedaklah ditunjuk di dalam satu carta lokasi stok yang dikemaskini. PP-TPS Panduan. 125.

17.5.

Daftar lokasi penyimpanan barang Bagi sistem SPS kod lokasi akan dikendalikan oleh Pegawai Stor ketika mendaftar kod lokasi. Sistem kod lokasi yang digunakan adalah tetap. Keterangan

Contoh

Kod

Jenis Penyimpanan

R untuk Rak

XX

Rak No.

01

XX

Baris/ Tingkat

01

XX

Lajur/ Lot

01

XX

Ruang

01

XX

Contoh : Rak Pertama, Tingkat 1, Lot no 1 dan Lot penyimpanan pertama, oleh yang demikian deklarasi penuh bagi ruang ini ialah : Manual Perlaksanaan Sistem SPA

R01010101. Muka Surat | 71

17.6.

Lingkaran Lokasi Sistem lokasi stok hendaklah dirangka semudah mungkin dan setiap stor hendaklah mempunyai satu sistem yang tetap. PP-TPS, Panduan. 127.

17.7.

Paras Stok Paras stok harus disimpan mengikut Panduan 111 hingga 117, PP-TPS . Terdapat tiga jenis paras stok ia itu;

17.7.1. Paras Maksima Paras kuantiti maksima yang boleh disimpan satu-satu stor. Pembelian Barang-barang yang berlebihan yang mengakibatkan pembaziran wang dan ruang stor hendaklah dielakkan (PP-TPS, Panduan. 95)

17.7.2. Paras Memesan Paras dimana kuantiti stok telah sampai diperingkat pesanan semula. Pada paras ini sistem akan mengeluarkan tanda amaran “Bendera Hijau” (PP-TPS, Panduan. 105)di icon pesan semula. Tindakan pesan semula stok perlu dijalankan. (Ikut proses 16.5)

17.7.3. Paras Minima Paras dimana kuantiti stok adalah kritikal disimpanan stor. Pada paras ini sistem akan mengeluarkan tanda amaran “Bendera Merah” (PP-TPS, Panduan. 107)di icon pesan semula.

17.8.

Pesanan Semula

17.8.1. Bagi memastikan stok keperluan mencukupi dan mengelakkan pembaziran pengawal stor atau pegawai stor perlu membuat kawalan dengan kaedah: a. Menyedikan atau mencetak laporan bulanan kadar penggunaan barang. Seperti yang dinyatakan di dalam tajuk laporan. Manual Perlaksanaan Sistem SPA

Muka Surat | 72

b. Semasa membuat pembelian atau mengeluarkan borang permohonan pembelian stok, pegawai perlu melihat terlebih dahulu kadar penggunaan dan baki semasa stok . Tujuan mengelakkan pembelian berlebihan. c. Pembelian barang-barang yang berlebihan akan mengakibatkan pembaziran modal dan penggunaan ruang stor yang luas hendaklah dielakkan. ” (PP-TPS, Panduan. 95)

17.9.

Barang-barang yang perlu dipesan.

(a) Barang-barang yang telah mencapai paras untuk pesanan semula boleh di dapati di icon Senarai Barang Pesanan Semula. (b) Setiap barang dibawah paras memesan akan ditandakan dengan warna merah bagi tujuan memudahkan pemerhatian keperluan barang. Tidak semestinya setiap barang yang ditandakan merah perlu dipesan serta-merta. Ia bergantung kepada keperluan Kementerian atau Jabatan.

17.10. Barang-barang bertarikh luput. Semua barang-barang yang berhad tempuh penggunaan dan tarikh luput hendaklah disenaraikan oleh Stor Pusat (PP-TPS, Panduan. 95).

Dalam sistem SPS, Pegawai Stor hendaklah; (a) Senarai barang-barang bertarikh luput perlu disemak sekurangkurangnya seminggu sekali bagi menelakkan barang tidak boleh digunakan lagi. (b). Pegawai stor perlu mencetak senarai barang bertarikh luput dan membuat perancangan kepada penggunaan barang tersebut.

17.11. Barang-barang tidak bergerak.

(a) Senarai barang tidak bergerak yang terdapat di dalam sistem mengikut kaedah dimana jika tiada transaksi pengeluaran dalam Manual Perlaksanaan Sistem SPA

Muka Surat | 73

tempoh yang ditetapkan ia akan masuk ke dalam senarai item tidak bergerak. (b) Pegawai stor perlu memastikan barang tidak bergerak tidak dipesan untuk tambahan stok dan membuat semakan kepada barang tersebut untuk tujuan pelupusan. (Sekiranya barang tidak digunakan lagi)

18. Rekod/Lejar Stor Pekeling Perbendaharaan Bilangan 5 tahun 2007 mengkehendaki semua maklumat dalam Daftar Stor Bekalan Pejabat (KEW314) di pindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300J3) dan Kad Petak (KEW. 300 J4) mengikut Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor.

18.1.

Kad Stok Satu lajer stor atau kad kawalan stok (KEW 300 J3) untuk merekod penerimaan dan keluaran barang-barang hendaklah disimpan di setiap stor dan hendaklah menunjukkan; PP-TPS, Panduan 88.

a. Kuantiti dan harga setiap barang yang diterima. b. Kuantiti, kadar keluaran dan jumlah nilai setiap keluaran; Bakibaki numerik dan kewangan yang tinggal dalam stok setelah resit atau keluaran telah dicatitkan

18.2.

Kad Petak Kad Petak (KEW300 300 J4) hendaklah disediakan bagi merekod terimaan, keluaran dan baki stok. PP-TPS, Panduan 92.

Sebaik-baiknya Kad Petak ini hendaklah diletakan berhampiran dengan barang-barang bagi memudahkan perekodan keluar-masuk barang.

18.3.

Cetakan KAD PETAK dan KAD STOK Kedua-dua kad perlu diselenggara seperti yang telah di nyatakan didalam panduan perbendaharan - Tatacara pengurusan Stor bil. 85. Di mana di dalam penggunaan sistem ini penyelenggara atau pegawai stor perlu mencetak apabila diperlukan atau selepas setiap muka surat telah penuh. Dan ia perlu difailkan di fail Kad Petak dan fail Kad Stok.


Muka Surat | 74

18.4.

Pembetulan kad stok/Lejar Kesilapan merekod di kad stok/Lejar tidak boleh dipadam (delete). PPTPS, Panduan 89. Semua pembetulan boleh dilakukan dengan membuat lejar kedalam sistem

18.5. Keadaan dibenarkan pembetulan pada lejar atau Kad Kawalan Stok: (a)

Kesilapan semasa merekod penerimaan atau pengeluaran barang.

(b)

18.6.

Berlaku perselisihan stok ( Disahkan oleh Pegawai Audit).

Kaedah pembetulan lajer atau Kad Kawalan Stok. (a)

Hanya pegawai stor sahaja dibenarkan untuk membuat pembetulan lajer atau Kad Kawalan Stok.

(b)

Pegawai stor perlu memasukkan sebab kenapa pembetulan rekod perlu dilakukan.

19.

Penerimaan 19.1.

Rekod Penerimaan. 19.1.1. Penerima hendaklah menyemak barang-barang tersebut berdasarkan pesanan kerajaan, nota hantaran, bil serahan, inbois atau sebarang dokumen penghantaran yang sah. (PP.TPS Panduan 48) 19.1.2. Pengesahan hanya boleh dilakukan apabila telah ada kepastian barang telah lengkap diterima. 19.1.3. Setiap penerimaan perlu direkod ke dalam kad petak, kad kawalan stok dan sistem SPS. 19.1.4. Penyelenggara perlu mencetak akuan penerimaan sebagai rekod penerimaan stok daripada pembekal. 19.1.5. Semua rekod penerimaan perlu difailkan di fail khas penerimaan barang.

19.2.

Pemulangan Barang-Barang Yang Belum Guna. Barang-barang yang telah dikeluarkan dari stor tetapi belum digunakan dan hendak dikembalikan ke Stor hendaklah dimasukkira sebagai stok biasa.


Muka Surat | 75

19.3.

Carta alir proses penerimaan barang stok. Rajah 9 | Carta Alir Penerimaan Barang Stok

Penerimaa Barang| Pastikan penerimaan barang beserta DO. Jika barang tidak cukup atau rosak| Maklumkan kepada pembekal dan mohon bekalkan kuantiti yang berselisih Rekod Penerimaan| Barang yang telah di semak direkod dilam sistem. Pastikan kategori dan jenis barang dipilih dengan betul

20. Permohonan dan Pengeluaran Barang Tiap-tiap pengeluaran perlu mendapat kebenaran daripada Pegawai Stor atau seorang pegawai yang diwakilkan secara bertulis. Pengeluar dan penerima hendaklah menandatangani baucer pengeluaran barang tersebut. PP-TPS, Panduan 16.

Penyelenggara stor hanya perlu membuat pengeluaran mengikut barang dan kuantiti barang yang telah diluluskan oleh Pengawai Stor sahaja. PP-TPS, Panduan 17.

20.1.

Kaedah Permohonan barang-barang stor menggunakan sistem. 20.1.1. Semua permohonan bagi pengeluaran barang-barang stor perlu melalui sistem SPA 20.1.2. Setiap bahagian akan melantik pengguna sistem yang akan menjadi wakil permohonan pengeluaran barang. 20.1.3. Wakil bahagian akan mengagihkan barang kepada pengguna akhir. 20.1.4. Setiap permohonan bagi pengeluaran perlu mendapat pengesahan atau sokongan daripada pegawai stor di peringkat bahagian.


Muka Surat | 76

20.1.5. Barang-barang yang diluluskan pengeluaran oleh pengawai stor pusat/Kementerian/Jabatan sahaja yang dibenarkan untuk pengeluaran oleh penyelenggara stor dan diambil oleh pemohon barang.

20.2.

Perkara-perkara yang perlu dipatuhi. 20.2.1. Pengguna DILARANG mengambil barang terus di stor tampa melalui proses permohonan on-line. 20.2.2. Penyelenggara stor DILARANG untuk membuat pengeluaran tampa melalui proses seperti dinyatakan di atas. 20.2.3. Pengguna dinasihati memohon barang-barang dengan betul untuk mengelakkan kesukaran dalam proses pengeluaran. 20.2.4. Hanya permohonan yang mempunyai sokongan daripada pegawai stor bahagian sahaja yang akan diproses untuk semakan pegawai stor Jabatan atau Kementerian. 20.2.5. Pegawai stor Kementerian/ Jabatan akan meluluskan pengeluaran mengikut keperluan munasabah.

20.3.

Rekod Pengeluaran. 20.3.1. Rekod pengeluaran barang perlu dilakukan oleh penyelenggara stor apabila barang dikeluarkan dari stor. 20.3.2. Penyelenggara perlu mencetak baucer pengeluaran sebagai rekod pengeluaran stok kepada pengguna. 20.3.3. Baucer pengeluaran WAJIB di tandatangani oleh penerima atau pengambil barang. 20.3.4. Semua rekod pengeluaran perlu difailkan di fail khas pengeluaran barang.


Muka Surat | 77

20.4.

Pengeluaran secara Manual 20.4.1. Langkah-langkah pengeluaran secara manual dijalankan. 1.

Pengguna perlu mengisi borang permohonan pengeluaran barang stor.

2.

Permohonan perlu mendapat kelulusan Bahagian.

3.

Penyelenggara Stor mengeluarkan barang dan mengesahkan pengeluaran tersebut.

4.

Penyelenggara Stor merekod pengeluaran di dalam sistem dan mencetak borang pengeluaran.


5.

Pengguna mengesahkan pengeluaran barang.

6.

Failkan borang pengeluaran.

Muka Surat | 78

20.5.

Pengeluaran secara Online Rajah 10| Carta Alir Proses Permohonan Barang. Permohonan Bekalan Pejabat | Permohonan daaripada pengguna atau wakil bahagian

Permohonan Semula

Proses Kelulusan di Peringkat Bahagian | Ketua bahagian perlu menyokong permohonan.

Senarai Permohonan Di sokong | Permohonan Semula Proses Kelulusan di Peringkat Pegawai Stor| Pegawai stor perlu meluluskan permohonan.

Senarai Lulus| Senarai permohonan yang diluluskan menunggu pengeluaran barang

Pengeluaran Barang| Pengeluaran oleh penyelenggara stor. Pengambil barang dan pengeluar perlu menandatangani baucer pengeluaran.


Muka Surat | 79

21. Verifikasi Stok dan Perkiraan. 21.1.

Verifikasi Stok.

21.2.

Pegawai Pemverifikasi Stok. Pegawai Pemverifikasi stor adalah mereka yang dilantik oleh Pegawai Pengawal dan tidak terlbat secara lansung dengan pengurusan stor untuk membuat pemverifikasian barang-barang di stor.

21.3.

Tugas-tugas Pemverifikasi Stok. a.

Membuat verifikasi stok mengikut masa yang sesuai

b.

Barang Tidak menarik perlu diverifikasi dua tahun sekali.

c.

Barang Menarik perlu diverifikasi setahun sekali.

d.

Barang sangat menarik perlu diverifikasi tidak kurang 2 kali setahun.

21.4.

e.

Menyediakan Laporan Verifikasi (Lampiran S, K , U1 dan U2)

f.

Mengemukakan laporan kepada Ketua Jabatan

Pemverifikasi Stok Menggunakan Sistem SPA 21.4.1. Untuk tujuan verifikasi, pegawai yang dilantik perlu membuat verifikasi seperti yang dinyatakan didalam sistem. 21.4.2. Seterunya perlu mencetak laporan-laporan pemeriksaaann/ verifikasi seperti lampiran S, K , U1 dan U2. 21.4.3. Jika terdapat perselisihan ia perlu dirujuk untuk pertimbangan pegawai pengawal.

21.5.

Peyelarasan Laporan Verifikasi Sekiranya terdapat perselisihan, daripada laporan dan pertimbangan Pegawai Pengawal diterima, Pegawai Stor hendaklah membuat pembetulan pada kad lajer untuk mengimbangkan baki fizikal dengan baki semasa di dalam kad lejar dan sistem.


Muka Surat | 80

21.6.

Perkiraan Stok 21.6.1. Pegawai stor hendaklah melaksanakan satu perancangan pusingan pengiraan stor yang formal seperti yang digariskan dalam PP. TPS Panduan 202 hingga 206. Perkiraan stok hendaklah dijalankan sekurang-kurangnya setahun sekali 21.6.2. Pegawai Stor hendaklah menyediakan senarai barangbarang yang dikira. PP. TPS Panduan 205 21.6.3. Dalam sistem SPS pengiraan stok boleh dilaksanakan dengan membandingkan fizikal barang dengan senarai stok terkini. Sekiranya terdapat perselisihan pegawai stor perlu menyediakan atau mencetak Penyata penyesuaian Stok (KEW 300 K ) dan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal melalui Ketua Jabatan untuk kelulusan.

22. Pelupusan dan Hapuskira Barang Stor.

22.1.

Pada dasarnya terdapat 2 kaedah pelupsan dan hapuskira bagi barangbarang stor ia itu; (a)

Kaedah pelupusan dan hapuskira yang sama dengan proses pelupusan aset alih kerajaan (TPA) bagi tindakap pelupusan biasa, dan

(b)

Sekiranya terdapat barang usang dan perselisihan stor yang dilaporkan oleh pemverifikasi stok melalui laporan-laporan pemeriksaaann/verifikasi seperti lampiran S, K , U1 dan U2 dan diluluskan oleh Pegawai Pengawal.

22.2.

Hanya Pegawai Stor sahaja yang dibenarkan untuk mengemaskini rekod pelupusan dan hapuskira stok.

22.3.

Hanya barang-barang yang telah diluluskan oleh pegawai pengawal atau Kementerian Kewangan sahaja yang dibenarkan untuk dilupuskan.

22.4.

Keputusan pelupusan dan hapuskira hendaklah direkod dan diselaras ke dalam kad petak dan kad lejar/kawalan stok.


Muka Surat | 81

22.5.

Pengawai Stor perlu mencetak laporan pelupusan dan hapuskira barang stok tiga bulan sekali (jika Perlu).

23. Laporan Stor

23.1. Berdasarkan pekeliling perbendaharaan 12 Tahun 1995 – Tanggungjawab Pegawai Pengawal Dalam Pengurusan aset dan stor menyenarikan laoporan-laporan yang perlu dikemukakan oleh Jabatan ke Kementerian Kewangan. 23.2. SPS telah mengadakan format-format laporan bagi memudahkan pengguna mnjana laporan. Laporan-laporan tersebut boleh dibahagi kepada;

23.3.



Laporan Bulanan



Laporan Tahunan

Laporan Bulanan 

23.4.

Laporan Penerimaan dan Pengeluaran

Laporan Tahunan/Tetap




Kadar Pusingan Stok



Sijil Tahunan Pemeriksaan stok



Sijil Verifikasi Stok

Muka Surat | 82

Sistem Pengurusan Aset dan Sistem Pengurusan Stor

Recommend Documents