INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014 TIPO DE EVIDENCIA CUMPLIMIE
Capítulo
Descripción Política SST
Capítulo II Política SST
Artículo s Requisito Dec. 1443 5, 6, 7 Documento escrito de la Política de SST 5, 6,7
P
D
SI
Cumunicación Política
Capitulo II
SI Obligaciones de los empleadores
8
Responsabilidades
Capítulo III
SI
Obligaciones de Capítulo III los empleadores
8
Obligaciones de los empleadores Obligaciones de Capítulo III los empleadores
8
Rendición de cuentas
8
Presupuesto para SST
Obligaciones de los empleadores
8
Capítulo III
Comunicación Responsabilidades
SI
Obligaciones de los empleadores Obligaciones de Capítulo III los empleadores
SI SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Talento Humano para SST
Capítulo III
Capítulo III
R
ESTADO NTO IMPLEMENTACIÓN EVIDENCIA EVIDENCIAS S (TOTAL, PARCIAL, (SI, NO, SIN PARCIALM IMPLEMENTAR) ENTE)
8
Recursos Técnicos
8
Requisitos legales matriz requisitos legales
SI
Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST
ACCIONES QUE SE PODRÍAN REALIZAR
Documento que cumpla con requisitos establecidos en el decreto 1443 -2014 Divulgar a todosas las personas que trabajan en función de la organización, publicar y dejar evidencia Definir y asignar las responsabilidades para todos los niveles de la Organización. Elaborar matriz de roles y responsabilidades. Incluir en la descripción de cargos. Comunicar la asignación de las responsabilidades. Dejar evidencia de divulgación Verificar el cumplimiento de las responsabilidades Definir y asignar los recursos financieros, técnicos y el personal necesario para el diseño, Se puede dejar evidencia con carte de asignación desde la Gerencia o con acta de reunión donde quede claramente definido a quien se responsabiliza con éste proceso. Documento de asignación de presupuesto Matriz requisitos legales y plan que sustenta como se dará cumplimiento.
INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014 Obligaciones de los empleadores
8
Obligaciones de Capítulo III los empleadores
8
Obligaciones de los empleadores
8
Capítulo III
Plan de trabajo anual + Cronograma
SI
Copasst SI
SI
SI
Dirección de SST
Capítulo III
Obligaciones de Capítulo III los empleadores
8
Obligaciones de las ARLs Obligaciones de los trabajadores
9
Obligaciones ARLs
10
Responsabilidades
Capítulo III
SI
Integración con otros SG SI SI
Capítulo III
SI
Obligaciones de los trabajadores
10
Comunicación Responsabilidades
Capítulo III
SI
Capacitación en Capítulo III SST
11
Capacitación en Capítulo III SST
11
Capacitación en SST SI Competencia técnica en SST
SI
SI
Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST
Diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos propuestos en el Sistema de Gestión en SST Se debe tener acta de conformación. Documento del plan de trabajo del Copasst. Descripción del cargo y pérfil rresponsable y equipo SST. Definir competencias en términos de educación, formación y experiencia requerida. El responsable del SGSST debe realizar curso 50 horas del Ministerio. Revisar si tienen otros sistemas y desde allí establecer posible integración. Esto se enlaza con el rol de la ARL en cada empresa. Incluir dentro de las responsabilidades de los trabajadores lo que plantea el SGSST para los trabajadores. Divulgar y verificar comprensión de dichas responsabilidades. Definir los mecanismos para garantizar el conocimiento y comprensión de las responsabilidades para todos los niveles de la organización. Documento que contiene el plan anual de capacitación y entrenamiento en SST. Definir conocimientos técnicos que debe garantizar cada persona en la organización.
INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014 Capacitación en SST
11
Capítulo III
Capacitación en Capítulo III SST
11
Capacitación en Capítulo III SST
11
Documentación
12
Registros de capacitación, inducción y reinducción
Socialización al copasst del plan capacitación
Inducción y reinducción en SST
Capítulo III
SI
SI
Documentación
12
Condiciones de salud
Documentación
12
Pérfil sociodemográfico
Documentación
12
Plan de trabajo anual + Cronograma
Capítulo III Documentación
12
Capítulo III Documentación
12
Estándares de seguridad o operación segura
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Registro entrega EPP
Capítulo III
SI Documentación
Capítulo III
SI
Identificación de peligros y riesgos
Capítulo III
Capítulo III
SI
12
Soportes elección y conformación Copasst y actas de reuniones
SI
Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST
Elaborar formatos que evidencien la participación en los procesos de formación y capacitación. Garantiza su conservación en el tiempo. Dejar evidencia de que el plan de capacitación anual fue compartido al Copasst y éste hizo aportes al mismo. Definir y realizar inducción para personal contratista y subcontratista. Incluir en el procedimiento, los criterios para el método a utilizar y la descripción de la metodología. Incluir la manera en que se le hará evaluación y seguimeinto a la identificacion de peligros y valoracion de los riesgos Tener documentado el resultado de las condiciones de salud. Realizar perfil sociodemográfico de la población vinculada. Elabora plan de trabajo + cronograma y debe estar firmado por la Gerencia. Registros de entrega al personal de los estándares de seguridad. Garantizar su conservación. Registros de entrega al personal de los equipos de protección personal. Garantizar su conservación Registro de votaciones para el Copasst. Realizar actas de cada reunión. Garantizar su conservación.
INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014 Documentación
12
Reportes de investigación de AT y EL
Capítulo III
SI
Documentación
12
Capítulo III Documentación
12
Capítulo III Documentación
12
Capítulo III Capítulo III
Documentación
12
Documentación
12
Capítulo III Documentación
12
Capítulo III Documentación
12
Capítulo III Documentación
12
Identificación de amenazas y vulnerabilidad
SI
Procedimientos Operativos Normalizados
SI
Plan de Evacuación + Evaluación de simulacros
SI
Sistemas de vigilancia epidemiológica Evaluaciones ambientales
SI SI
Pérfiles epidemiológicos del SVE Formatos de registros de inspecciones
SI
SI
SI 12
Capítulo III
SI
Registros gestión riesgos
Capítulo III
Capítulo III
SI
Matriz requisitos legales
Capítulo III Documentación
SI
SI Conservación documentos Comunicación
13 14
Conservación documentos Comunicaciones internas y externas
SI
SI
SI
Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST
Diligenciar formatos de investigación de incidentes, accidentes y enfermedades laborales. Garantizar su conservación. Tener documentado el plan de emergencias. Debe incluir identificación de amenazas y vulnerabilidad. Estar actualizado. Documentar los procedimientos operativos normalizados para emergencias. Documentar plan de evacuación. Dejar registro del simulacro de evacuación y sus resultados. SVE partiendo de la priorizacion de riesgos y de la exigencia legal Incluyendo requisitos de periodicidad de las evalauciones e idoniedad del personal Documento que refleja los perfiles epidemiológicos de la población vinculada. Estar actualizado. Registrar el resultados de las inspecciones de seguridad. Garantizar su conservación. Hacer seguimiento. Documento que contiene la matriz de requisitos generales debidamente diligenciada. Incluir registros donde se evidencie que se actualiza cada vez que se interviene el riesgo o se genera un cambio en la organización 20 años, incluído al sistema de documentos de empresa Definir matriz de comunicaciones en SST.
INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014 Comunicación
14
Capítulo III Identificación PEVR
15
Canales de comunicación
Identificación PEVR
Capítulo IV
Identificación PEVR Identificación Capítulo IV PEVR Capítulo IV
Evaluación inicial del SGSST
15 15
16
Evaluaciones ambientales Comunicación de las evaluaciones ambientales
SI
SI
SI
SI
SI
Autoevaluación
Capítulo IV
SI
Planificación del Capítulo IV SGSST
17
Planificación del SGSST Planificación del Capítulo IV SGSST Planificación del SGSST Capítulo IV
17
Planificación del Capítulo IV SGSST
18
Capítulo IV
SI
17 17
Cumplimiento legal + Fortalecer componetes del sistema + mejora continua Objetivos de control de riesgos Plan de trabajo anual + Cronograma Indicadores de estructura, proceso y resultado
Objetivos + metas anuales
SI
Plan basado en la priorizacion de riesgos y requisitos legales
SI
Documento que contiene objetivos de control de riesgo definidos. Firmado por el empleador
SI SI
SI
Definir forma de que los trabajadores puedan realizar sus autoreportes de condiciones de salud. Establecer métodos para la identificación, prevención, evaluación, valoración y control de los peligros y riesgos. Tener en cuenta que riesgo psicosocial se identifica con instrumentos especiales. Tener en cuenta periodicidad de acuerdo con el aspecto a evaluar Dejar evidencia de la presentación que se hace al Copasst de los resultados de las evaluaciones ambientales. Realizar autoevaluación para sustentar objetivos, plan de trabajo + cronograma definido. La autoevaluación debe cumplir lo establecido en éste artículo del decreto. Apoyarse en herramientas definidas por ARL o Ministerio.
SI
SI
Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST
Definir indicadores de estructura, proceso y resultado según lo indica el artículo. Crear matriz de indicadores y cumplir con variables de ficha de indicador. Definirlos con base en las caracteristicas descritas en el decreto.
INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014 Planificación del SGSST Indicadores SG Capítulo IV SST Indicadores SG SST Capítulo IV
18
Comunicación objetivos
19
Ficha de los indicadores matriz indicadores Indicadores de estructura
20
SI SI
Capítulo IV
SI
Indicadores SG SST
21
Indicadores de proceso
Capítulo IV
SI
Indicadores SG SST
22
Capítulo V
SI
23
SI
Indicadores de resultado
Capítulo IV
Gestión de peligros y riesgso
SI
Procedimiento de gestión de peligros y riesgos
SI
SI
Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST
Divulgar los objetivos a todo el personal. Evidenciar la divulgación. Incluir ficha con los requisitos descritos en el decreto Presupuesto (seguimiento a la ejecución frente a los programas y cronogramas definidos), Estructura SST, Equipos apoyo, equipos para emergencia. Línea base, ejecución del plan de trabajo y del cronograma, gestión de peligros y riesgos (cumplimiento de acciones correctivas y preventivas que surgen de las diferentes actividades), ejecución de plan capacitación, coberturas capaciación y EMO, cumplimiento investigación accidentes, inspecciones de seguridad, ejecución mediciones ambientales. Cumplimiento requisitos legales, cumplimiento objetivos y metas, cumplimiento plan de acción a no conformidades, incidencia y prevalencia de EL, tasa accidentalidad, costo ausentismo, comportamiento seguro, disminución del grado de riesgo (valoración de riesgo). Establecer métodos para la identificación, prevención, evaluación, valoración y control de los peligros y riesgos
INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014 Medidas de prevención y Capítulo V control
24
Medidas de Capítulo V prevención y control Medidas de Capítulo V prevención y control
24
Medidas de Capítulo V prevención y control Medidas de prevención y Capítulo V control
24
SI
24
24
Prevención, preparación y respuesta ante emergencias Prevención, preparación y respuesta ante emergencias Prevención, preparación y respuesta ante emergencias Prevención, preparación y respuesta ante emergencias
25
Prevención, Capítulo V preparación y respuesta ante emergencias
25
Capítulo V
Capítulo V
Capítulo V
Capítulo V
Tratamiento a los riesgos
25
25
25
Administración EPP que parte de la matriz de EPP. Socialización a partes interesadas
Plan de mantenimiento correctivo y preventivo Evaluaciones médicas ocupacionales
Identificación de amenazas y vulnerabilidad por centro de trabajo Valoración de los riesgos asociados a amenazas
Procedimientos Operativos Normalizados
Plan de respuesta para eventos potencialmente desastrosos
Diseño de planes de evacuación
SI
SI
SI
SI
Describir el proceso desde la adquisición o compra, hasta la disposición final Divulgación a todas las partes interesadas de la gestión a los riesgos a los que están expuestos. Incluye instalaciones, equipos y herramientas
SI
SI
Evidenciar en la matriz de peligros y riesgos la jerarquía de control de riesgo. Desde allí determinar programas de gestión o estrategias para el tratamiento de los riesgos.
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST
Documento que contiene la evaluacion médica ocupacional según riesgos y peligros. Evidencia de su ejecución. Documento con identificación de amenazas y vulnerabilidad por centro de trabajo. En el mismo documento anterior, evidencia de la valoración de amenazas realizado en cada centro de trabajo. Definir y socializar los procedimientos operativos normalizados. Documento que contiene el sistema de comunicación y trabajo en equipo con los Entidades de prevención de desastres locales o regionales Documento que contienen el plan de evacuación por centro de trabajo.
INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014 Prevención, preparación y Capítulo V respuesta ante emergencias
25
Prevención, preparación y respuesta ante emergencias Prevención, preparación y respuesta ante emergencias Prevención, preparación y respuesta ante emergencias Prevención, preparación y respuesta ante emergencias Gestión del cambio
25
Capítulo V
Capítulo V
Capítulo V
Capítulo V
25
25
25
26
Capacitación y entrenamiento en plan emergencias
Realización y evaluación de simulacros anuales
Conformación y funcionamiento de brigadas emergencias Inspección de equipos de emergencia
Capítulo V
Capítulo V
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Gestión del cambio SI
Adquisiciones
27
Contrataciones
28
Capítulo V Capítulo V
SI
Plan de ayuda mutua
Capítulo V
Capítulo V
SI
Contrataciones
28
Contrataciones
28
Contrataciones
28
Integración de requisitos de SST en las compras Procedimiento de selección y evaluación de contratistas Seguimiento a contratistas Verificación afiliación a SS Inducción y reinducción a contratistas
SI
SI SI
SI
SI SI SI
SI
Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST
Dentro del plan de capacitación anual se debe incluir la formación y entrenamiento al personal para el tema de emergencias. Dejar evidencia de las actividades realizadas. Hacer seguimiento a las acciones propuestas en las evaluaciones de simulacros anteriores Documento que incluye la conformación de la Brigada de emergencias. Deseable tener el perfil del brigadista. Registro de las inspecciones realizadas a los equipos contra incendio. Garantizar su conservación. Documento que evidencia el plan de ayuda mutua.
Definir el procedimiento de gestión del cambio e implementarlo. Verificar la posibilidad de integración con otros sistemas de gestión. Definir criterios de SST para las compras que realiza la compañía. Trabajadores en misión, cooperados, independientes, contratistas y subcontratistas Realizar seguimiento al desempeño de los contratistas. Verificar cumplimiento de afiliación a Seguridad Social. Realizar inducción y reinducción a contratistas. Dejar evidencia de éstas acciones. Garantizar su conservación.
INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014 Auditoría de Capítulo VI cumplimiento del SG Auditoría de cumplimiento del Capítulo VI SG
29
Auditoría de Capítulo VI cumplimiento del SG Revisión por la Capítulo VI alta dirección Revisión por la Capítulo VI alta dirección
30
Investigación de accidentes de trabajo y enfermedades laborales Investigación de accidentes de trabajo y enfermedades laborales Investigación de accidentes de trabajo y enfermedades laborales Acciones correctivas y preventivas
32
Capítulo VI
Capítulo VI
Capítulo VI
Capítulo VII
Revision de Capítulo VII Gerencia y ajuste
29
Programa de auditoria anual
SI
Informe de resultados auditoría
SI
SI
SI
SI
Alcance de la auditoría SI
31 31
32
32
33
34
Revisión de gerencia anual Socialización con el Copasst
Procedimiento investigación incidentes, accidente y enfermedades laborales
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Socialización de lecciones aprendidas SI
SI
SI
SI
Informes periódicos a la gerencia
Seguimiento a acciones correctivas y correctivas
Revisión de gerencia anual
SI
SI
SI
SI
Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST
Definir plan de auditorias al SGSST. Garantizar idoneidad del auditor y participar al Copasst Comunicar a las partes interesadas. Analizar resultados y estableces planes para la mejora continua. Definir alcance de las auditorías a realizar. Esto estará consignado en el plan de auditorías. Tener en cuenta protocolo de revisión Dejar evidencia de la presentación que se hizo al Copasst de los resultados de la revisión de gerencia. Tener en cuenta las responsabilidades descritas en la Resolucion 1401
Socializar y dejar evidencia de la forma en que se socializan los aprendizajes que deben dejar los accidentes presentados en la empresa. Incluir indicadores relacionados con las acciones derivadas de los planes de accion propuestos en las investigaciones Dejar evidencia del seguimiento que se hace a las acciones preventivas y correctivas surgidas al SG SST. Tener en cuenta los elementos que hacen parte de las responsabilidades gerenciales segun el decreto
