ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DATA FLOW DIAGRAM DAN FLOWCHART PADA PERUSAHAAN DAGANG PT. INDOMARCO PRISMATAMA (INDOMARET) Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi
oleh: Dadang Bunyamin Sekar Ayu Kartika Sari
PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS PADJADJARAN BANDUNG 2016
DAFTAR ISI
................................................................................ Error! Bookmark not defined. DAFTAR ISI ............................................................................................................ i PENDAHULUAN .................................................................................................. 1 1.1.
Latar Belakang Masalah ........................................................................... 1
1.2.
Tujuan dan Manfaat .................................................................................. 2
1.3.
Rumusan Masalah .................................................................................... 2
1.4.
Metode Penulisan ..................................................................................... 2
TINJAUAN TEORI ................................................................................................ 3 2.1.
Sistem Informasi Akuntansi ..................................................................... 3
2.2.
Sistem Permodelan ................................................................................... 4
2.2.1.
Data Flow Diagram (DFD) ............................................................. 4
2.2.2.
Flowchart .......................................................................................... 5
2.3.
Entity Relationship Diagram (ERD) ........................................................ 6
2.4.
Perusahaan Dagang .................................................................................. 8
2.5.
Siklus dalam Perusahaan Dagang............................................................. 8
2.5.1.
Revenue Cycle ................................................................................... 8
2.5.2.
Expenditure Cycle ............................................................................. 9
2.5.3.
Human Resource / Payroll Cycle ...................................................... 9
2.6.
Internal Control ...................................................................................... 10
2.6.1.
Control Environment....................................................................... 10
2.6.2.
Risk Assessment ............................................................................... 10
2.6.3.
Control Activities ............................................................................ 11
i
2.6.4.
Information and Communication .................................................... 11
2.6.5.
Monitoring ...................................................................................... 11
2.6.6.
Framework COSO – Internal Control ............................................ 12
2.6.7.
Framework COSO – ERM .............................................................. 13
PEMBAHASAN ................................................................................................... 14 3.1.
Profil Perusahaan .................................................................................... 14
3.1.1.
Sejarah ............................................................................................. 14
3.1.2.
Visi, Moto, Budaya, dan Esensi Perusahaan ................................... 14
3.1.3.
Keunggulan ..................................................................................... 15
3.1.4.
Struktur Organisasi ......................................................................... 16
3.2.
Data Flow Diagram (DFD) Revenue Cycle PT. Indomarco Prismatama
(Indomaret)........................................................................................................ 17 3.2.1.
Context Diagram ............................................................................. 17
3.2.2.
Decomposition Diagram ................................................................. 18
3.2.3.
DFD Level 0 .................................................................................... 18
3.2.4.
DFD Level 1 – 1.0 Sales Order Entry ............................................ 19
3.2.5.
DFD Level 1 – 2.0 Shipping ........................................................... 19
3.2.6.
DFD Level 1 – 3.0 Billing ............................................................... 20
3.2.7.
DFD Level 1 – 4.0 Cash Collection ................................................ 20
3.3.
Flowchart Revenue Cycle PT. Indomarco Prismatama (Indomaret) ...... 21
3.4.
Entity Relationship Diagram (ERD) Revenue Cycle PT. Indomarco
Prismatama (Indomaret) .................................................................................... 21 3.5.
Internal Control PT. Indomarco Prismatama (Indomaret) ..................... 22
3.4.1.
Control Environment....................................................................... 22
3.4.2.
Risk Assessment ............................................................................... 23
3.4.3.
Control Activities ............................................................................ 23
ii
3.4.4.
Information and Communication .................................................... 24
3.4.5.
Monitoring ...................................................................................... 25
SIMPULAN DAN SARAN .................................................................................. 26 4.1.
Simpulan ................................................................................................. 26
4.2.
Saran ....................................................................................................... 26
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 27
iii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah Zaman sekarang ini banyak ditemui perusahaan – perusahaan dagang yang bergerak di bidang ritel seperti Indomaret, Carrefour, Alfamart, Super Hero, Hyper Market, dan berbagai pasar swalayan dengan nama yang beragam. Bukan hanya di Indonesia, namun perkembangan perusahaan ritel sudah sangat menjamur di berbagai belahan dunia. Di Indonesia sendiri, hampir setiap daerah bahkan kompleks perumahan berdiri sebuah bahkan dua buah swalayan yang terkadang berjejer dalam satu baris lokasi yang sama. Perkembangan perusahaan dagang berjenis ritel ini memang sangat menguntungkan, mengingat Indonesia adalah negara dengan penduduk terbanyak keempat di dunia. Selain itu, penduduk Indonesia pun cenderung memiliki gaya hidup yang konsumtif sehingga akan sangat tepat menjadikan penduduk Indonesia yang banyak jumlahnya sebagai pangsa pasar yang empuk. Menjamurnya industri ritel dikarenakan adanya pasar modern itu sendiri, yaitu pasar dimana konsumen mengambil barangnya sendiri dan membayarnya langsung di kasir, tentu saja tanpa tawar menawar karena barang – barang yang dijual sudah ada price tag nya. Industri ritel semakin menjamur dikarenakan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat Indonesia yang semakin menginginkan sesuatu yang efektif dan efisien, pelayanan baik, serta higienis. Pasar modern seperti swalayan tentu saja berbeda dengan pasar tradisional pada umumnya, dimana selain konsumen mengambil langsung sendiri barang yang diinginkannya, tempat yang disediakan pun bersih dan juga terdapat Air Conditioner yang membuat konsumen nyaman meski harus berlama – lama untuk berbelanja.
1
Namun, bagaimana proses pengiriman barang dari supplier ke perusahaan – perusahaan ritel sehingga persediaan di gudang akan selalu tersedia tiap saat ketika konsumen membutuhkan membuat penulis ingin tahu bagaimana berjalannya Sistem Informasi Akuntansi di perusahaan – perusahaan ritel di Indonesia secara umum.
1.2. Tujuan dan Manfaat Tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai syarat untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi, selain itu juga karena keingintahuan penulis tentang bagaimana proses Sistem Informasi Akuntansi berjalan di perusahaan – perusahaan ritel. Harapan penulis pada umumnya adalah semoga makalah ini bermanfaat dan dapat menjadi tambahan wawasan bagi khususnya penulis sendiri, dan umumnya bagi para pembaca makalah ini nantinya.
1.3. Rumusan Masalah Dari latar belakang masalah yang telah dijabarkan, maka dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut: 1.
Bagaimana proses penerimaan pendapatan dari masing – masing cabang ke PT. Indomarco Prismatama (Indomaret)?
2.
Bagaimana Sistem Informasi Akuntansi berjalan di PT. Indomarco Prismatama (Indomaret)?
3.
Bagaimana proses penyerahan barang ke konsumen?
4.
Bagaimana pengendalian internal pada PT. Indomarco Prismatama (Indomaret)? Dimana dari semua perumusan masalah di atas akan di jawab melalui
Data flowchart, Data Flow Diagram, dan Entity Relationship Diagram.
1.4. Metode Penelitian Penelitian ini menggunakan metode deskriptif, yaitu penelitian yang menggambarkan secara tepat sifat – sifat suatu keadaan suatu subjek atau objek. Penelitian ini menggunakan sumber data sekunder dimana untuk membuat penelitian ini, para penulis mengolah data yang ada di internet dan buku – buku. 2
BAB II
TINJAUAN TEORI
2.1. Sistem Informasi Akuntansi Sistem menurut Azhar Susanto (2008:22) adalah kumpulan atau grup dari subsistem atau bagian atau komponen apapun, baik fisik maupun nonfisik, yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. Sedangkan, menurut Romney dalam Dewi Fitriasari dan Deby Arnos Kwary (2004:2), sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen – komponen yang selain berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari beberapa komponen, baik fisik maupun nonfisik, yang saling bekerja sama satu dengan yang lainnya untuk mencapai tujuan tertentu. Informasi menurut Azhar Susanto (2004:46) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat. Sedangkan menurut Baridwan (2005:5), informasi adalah data yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan yang tepat. Dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diolah yang berguna sebagai dasar untuk mengambil keputusan. Akuntansi menurut Azhar Susanto (2008:4) adalah bahasa bisnis, setiap organisasi
menggunakannya
sebagai
bahasa
komunikasi
saat
berbisnis.
Sedangkan, menurut Niswonger, Warren, Reeve, dan Fess yang dialih bahasakan oleh Helda Gunawan (1999:6), akuntansi adalah sistem informasi yang memberikan laporan kepada pihak – pihak berkepentingan mengenai kegiatan ekonomi dan kondisi perusahaan. Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi yang menghasilkan informasi atau laporan keuangan yang digunakan pihak – pihak berkepentingan mengenai kegiatan ekonomi dan kondisi perusahaan. Menurut Azhar Susanto (2008:72), sistem informasi akuntansi adalah kumpulan dari subsistem atau komponen, baik fisik
3
maupun nonfisik, yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan. Sedangkan, menurut Baridwan (2004:4), sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa, dan mengombinasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan pihak – pihak luar (seperti inspektorat pajak, investor, dan kreditor) dan pihak – pihak dalam (terutama manajemen).
2.2. Sistem Permodelan Sistem
permodelan
digunakan
sebagai
dokumentasi
sistem
untuk
mendapatkan pengertian bagaimana suatu sistem bekerja. Dengan adanya dokumentasi yang baik, organisasi dapat mengevaluasi kelebihan dan kekurangan pengendalian internal perusahaan, sehingga, dapat dilakukan perbaikan dan pengembangan sistem. Dalam sistem informasi akuntansi, terdapat dua sistem permodelan, yaitu data flow diagram (DFD) dan flowchart. 2.2.1. Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi – notasi untuk menggambarkan arus data dari sistem, yang penggunaannya sangat membantu dalam memahami sistem secara logika, terstruktur, dan jelas. DFD memiliki tiga bagian, yaitu :
Context Diagram Menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat dalam suatu sistem. Diagram ini merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan pada umumnya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.
4
Decomposition Diagram Menggambarkan subproses yang ada dari suatu context diagram. Diagram ini merupakan rangkuman dari seluruh proses dan subprosesnya dalam suatu DFD.
DFD Level 1,2, dst. Merupakan satu lingkaran besar yang diwakili lingkaran – lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Diagram ini berisi subproses dari context diagram yang dijelaskan kembali pada diagram DFD level 1, kemudian dijelaskan kembali pada diagram DFD level 2, dan selanjutnya hingga terdapat gambaran yang mencukupi.
2.2.2. Flowchart Flowchart adalah bagan yang menunjukkan aliran (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Flowchart digunakan untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Flowchart menggunakan suatu bentuk simbol standar untuk menggambarkan awal hingga akhir proses prosedur. Terdapat tiga jenis flowchart, yaitu :
Document Flowchart Document flowchart ini memperlihatkan alur dokumen dan informasi dalam area tanggung jawab dalam sebuah organisasi. Flowchart ini memaparkan dokumen dari awal hingga akhir dan memperlihatkan :
-
Dari mana dokumen berasal
-
Di mana dokumen tersebut didistribusikan
-
Bagaimana penggunaan dokumen tersebut
-
Disposisi akhir
-
Kegiatan arus pemindahan dokumen lainnya
System Flowchart Menggambarkan hubungan antara input, process, dan output dalam suatu sistem informasi akuntansi. 5
Program Flowchart Menggambarkan tahapan dari operasi logis yang dilakukan oleh komputer
dalam
menjalankan
suatu
program.
Program
flowchart memiliki pola input – process – output.
2.3. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model untuk menjelaskan hubungan antardata dalam basis data berdasarkan objek – objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD dibagi menjadi dua, yaitu ERD (Logical Data Model) dan ERD (Physical Data Model). ERD (Logical Data Model) merupakan konsep ERD yang mana data dapat merepresentasikan sebuah kenyataan, dimasukkan ke dalam sebuah pemrosesan logika dan dapat menghasilkan informasi, sedangkan, ERD (Physical Data Model) merupakan konsep ERD yang mana data disimpan pada media penyimpanan (storage) dalam suatu susunan secara fisik. Berikut ini merupakan simbol yang biasanya digunakan pada ERD : Notasi Entitas
Keterangan Entitas adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai. Relasi menunjukkan adanya hubungan di antara sejumlah
Relasi
entitas yang berbeda. Atribut berfungsi untuk mendeskripsikan karakter entitas
Atribut Garis
(atribut yang berfungsi sebagai key diberi garis bawah). Garis sebagai penghubung antara relasi dan entitas atau relasi dan entitas dengan atribut.
6
Penjelasan dari simbol ERD di atas adalah sebagai berikut : Entitas merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari yang lainnya. Simbol dari entitas umumnya digambar dengan persegi atau persegi panjang. Relasi merupakan hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Pada dasarnya relasi dibagi menjadi tiga, yaitu : - Relasi One to One Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B. Entitas A
Relasi
Entitas B
- Relasi One to Many Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A. Entitas A
Relasi
Entitas B
- Relasi Many to Many Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, begitu pula sebaliknya. Entitas A
Relasi
Entitas B
Atribut berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Simbol dari atribut umumnya digambarkan dengan simbol elips.
7
Garis berfungsi untuk menghubungkan atribut dengan entitas dan entitas dengan relasi, sehingga, menggambarkan diagram tersebut seperti memiliki alur.
2.4. Perusahaan Dagang Perusahaan dagang adalah perusahaan yang kegiatan utamanya membeli dan menjual barang dagangan tanpa melakukan pengolahan barang terlebih dahulu. Barang dagangan (merchandise) adalah barang yang dibeli oleh perusahaan untuk dijual kembali. Secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan dagang adalah : - Pembelian Kegiatan pembelian dalam perusahaan dagang meliputi pembelian aktiva produktif, pembelian barang dagangan, serta pembelian barang dan jasa lain dalam rangka kegiatan usaha. - Pembayaran Kegiatan pembayaran dilakukan setelah terjadinya pembelian dalam perusahaan dagang. Selain pembelian barang dan jasa, pembayaran dapat juga dilakukan untuk keperluan lainnya, seperti mengembalikan pinjaman. - Penjualan Penjualan dalam perusahaan dagang dapat dilakukan secara kredit maupun tunai. Apabila dilakukan secara kredit maka akan menimbulkan munculnya akun Piutang Dagang. - Penerimaan Uang Kegiatan penjualan akan diikuti dengan penerimaan uang. Penerimaan uang hasil penjualan tergantung pada syarat jual – beli yang telah disepakati. Selain itu, penerimaan uang juga dapat berasal dari sumber lainnya, seperti setoran modal pemilik.
2.5. Siklus dalam Perusahaan Dagang 2.5.1. Revenue Cycle Revenue cycle adalah aktivitas penjualan dan penerimaan kas yang merupakan bagian dari business process suatu perusahaan. Tujuan utama 8
dari aktivitas ini adalah menyediakan barang dan jasa yang tepat di tempat dan waktu yang tepat pula dengan harga yang sesuai, serta lancar pembayarannya. Tiga fungsi dasar sistem informasi akuntansi untuk revenue cycle adalah: 1. Mendapatkan dan memproses data mengenai berbagai aktivitas penjualan dan penerimaan kas. 2. Menyimpan dan mengatur data tersebut untuk mendukung pengambilan keputusan 3. Mengawasi dan memonitor guna memastikan keandalan data serta menjaga sumber daya organisasi. 2.5.2. Expenditure Cycle Expenditure cycle adalah sistem untuk serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan data yang terus berulang terkait dengan pembelian barang atau jasa serta pembayarannya. Tiga fungsi dasar sistem informasi akuntansi untuk expenditure cycle adalah: 1. Mendapatkan dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis, pembelian, sampai dengan pembayarannya. 2. Menyimpan dan mengatur data tersebut untuk menghasilkan informasi yang mendukung pengambilan keputusan terkait pembelian dan pembayarannya. 3. Mengawasi dan memonitor guna memastikan keandalan data dan informasi, serta menjaga sumber daya organisasi. 2.5.3. Human Resource / Payroll Cycle Human resource / payroll cycle berfungsi untuk merekam dan memproses data sumber daya manusia, mulai dari perekrutan, penugasan, pelatihan, penilaian kinerja, kompensasi, sampai dengan pemberhentian hubungan kerja.
9
Tiga fungsi dasar sistem informasi akuntansi untuk human resource / payroll cycle adalah: 1. Mendapatkan dan memproses data mengenai berbagai aktivitas proses kepegawaian. 2. Menyimpan dan mengatur data kepegawaian atau penggajian tersebut untuk mendukung pengambilan keputusan. 3. Pengendalian untuk memastikan keandalan data penggajian, serta menjaga sumber daya organisasi.
2.6. Internal Control Internal control atau pengendalian internal merupakan suatu proses yang dilakukan oleh dewan direksi, manajemen, dan karyawan untuk memberikan keyakinan yang wajar bahwa tujuan organisasi dapat tercapai melalui efisiensi dan efektivitas operasional, penyajian laporan keuangan yang dapat dipercaya, dan ketaatan terhadap undang – undang dan aturan yang berlaku. 2.6.1. Control Environment Control environment merupakan dasar bagi semua komponen internal control, menyediakan disiplin, dan struktur. Control environment juga menyediakan arahan bagi organisasi dan memengaruhi kesadaran pengendalian dari orang – orang yang ada di dalam organisasi tersebut. Beberapa faktor yang memengaruhi control environment adalah integritas dan nilai etik, komitmen terhadap kompetensi, dewan direksi dan komite audit, gaya manajemen dan gaya operasi, struktur organisasi, pemberian wewenang dan tanggung jawab, serta praktek dan kebijakan sumber daya manusia. 2.6.2. Risk Assessment Risk Assessment atau penilaian risiko merupakan identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuan organisasi serta membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. Penentuan risiko dari tujuan laporan keuangan adalah identifikasi organisasi, analisis, dan manajemen risiko yang berkaitan
10
dengan pembuatan laporan keuangan. Manajemen risiko menganalisis hubungan risiko yang spesifik terhadap laporan keuangan dengan manajemen dalam laporan keuangan. Risiko dapat timbul atau berubah dikarenakan berbagai hal, diantaranya adalah perubahan dalam lingkungan operasi, personel baru, sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki, teknologi baru, lini produk, aktivitas baru, restrukturisasi korporasi operasi luar negeri, dan standar akuntansi baru. 2.6.3. Control Activities Control activities atau aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang menjamin arahan manajemen. Aktivitas tersebut membantu memastikan tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam pencapaian tujuan organisasi. Control activities memiliki berbagai tujuan dan diterapkan di berbagai tingkat organisasi dan fungsi. Pada umumnya, control activities dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan review terhadap kinerja, pengolahan informasi, pengendalian fisik, serta pemisahan tugas. 2.6.4. Information and Communication Informasi
dan
komunikasi
merupakan
pengidentifikasian,
penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. Sistem informasi yang relevan dalam pelaporan keuangan yang meliputi sistem akuntansi yang berisi metode untuk mengidentifikasikan, menggabungkan, menganalisa, mengklasifikasi, mencatat, dan melaporkan transaksi serta menjaga akuntabilitas
aset
dan kewajiban. Komunikasi
meliputi
penyediaan deskripsi tugas individu dan tanggung jawab yang berkaitan dengan struktur internal control dalam pelaporan keuangan. 2.6.5. Monitoring Monitoring atau pemantauan merupakan proses yang menentukan kualitas kinerja internal control sepanjang waktu. Monitoring mencakup penentuan desain dan pengendalian operasi tepat waktu serta pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang
11
berlangsung secara berulang, evaluasi secara terpisah, atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya. Di berbagai entitas, internal auditor atau personel yang melakukan pekerjaan yang serupa, memberikan kontribusi dalam memantau aktivitas suatu organisasi. Monitoring dapat mancakup penggunaan informasi dan komunikasi dengan pihak eksternal seperti keluhan pelanggan dan respon dari badan pengatur yang dapat memberikan petunujuk tentang masalah atau bidang yang memerlukan perbaikan. Komponen internal control tersebut berlaku dalam audit pada setiap organisasi. Komponen tersebut harus dipertimbangkan dalam hubungannya dengan ukuran dari organisasi, karakteristik kepemilikan dan organisasi, sifat bisnis dari organisasi, keberagaman dan kompleksitas operasi pada organisasi, metode yang digunakan oleh organisasi untuk mengirimkan, mengolah, memelihara, dan mengakses infromasi, serta penerapan persyaratan hukum dan peraturan. 2.6.6. Framework COSO – Internal Control Internal control terdiri dari lima komponen, yaitu control environment,
risk
assessment,
control
activities,
information
&
communication, dan monitoring activities.
12
2.6.7. Framework COSO – ERM Internal control terdiri dari delapan komponen, yaitu control environment, objective setting, event identification, risk assessment, risk response, control activities, information & communication, dan monitoring activities.
13
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Profil Perusahaan 3.1.1. Sejarah PT.
Indomarco
Pristama
(Indomaret)
merupakan
perusahaan ritel nasional dan jejaring peritel waralaba terbesar di Indonesia. PT. Indomarco Pristama (Indomaret) memiliki tujuh sektor bisnis, yaitu Retail, Grocery, IT Consultant, Food and Baverages, Shopping Plaza, Bakery dan Japanese Restaurant. Pertumbuhan bisnis PT. Indomarco Pristama (Indomaret) sangatlah cepat dan massive. Total gerai pada tahun 2014 telah mencapai 10.600 gerai dan akan terus bertambah dan berkembang setiap harinya dan saat ini PT. Indomarco Pristama (Indomaret) telah memiliki 24 cabang yang tersebar di berbagai kota di seluruh wilayah Indonesia. Untuk mencapai visi dari PT. Indomarco Pristama (Indomaret) yaitu menjadi aset nasional dalam bentuk jaringan ritel waralaba yang unggul dalam persaingan global, dibutuhkan tenaga
profesional muda
yang memiliki jiwa
kepemimpinan yang tinggi serta technical skill yang baik yang nantinya akan dipersiapkan untuk menjadi future leader PT. Indomarco Pristama (Indomaret). 3.1.2. Visi, Moto, Budaya, dan Esensi Perusahaan Visi Menjadi aset nasional dalam bentuk jaringan ritel waralaba yang unggul dalam persaingan global. Moto Mudah dan Hemat. Budaya Perusahaan 14
Menjunjung tinggi nilai – nilai kejujuran, kebenaran dan keadilan, kerja sama kelompok, kemajuan melalui inovasi yang ekonomis, serta mengutamakan kepuasan konsumen. Esensi Perusahaan Pendekatan dengan senyuman yang tulus, untuk membangun hidup lebih baik. 3.1.3. Keunggulan
Bisnis franchise Indomaret merupakan yang pertama di Indonesia,
dan
merupakan
pionner
dalam
bidan
ritel
minimarket.
Bisnis ini sudah teruji dengan jumlah 10.000 gerai, namun lebih dari 32 % adalah franchise.
Produk yang PT. Indomarco Pristama (Indomaret) sediakan fresh dan beragam baik itu kebutuhan sehari – hari, makanan siap saji, hingga sayur dan buah tersedia di Indomaret.
Mempunyai sistem pembelian virtual, serta beragam promosi menggunakan Indomaret Card.
15
3.1.4. Struktur Organisasi PT. Indomarco Pristama (Indomaret)
Toko Indomaret
16
3.2. Data Flow Diagram (DFD) Revenue Cycle PT. Indomarco Prismatama (Indomaret) 3.2.1. Context Diagram Order Data
Cabang
Respond
Bank
Deposit
Packing Slip
Revenue Cycle
Revenue
Sales Data Report
Invoice Book Order
Receipt Report Bonus
Expenditure Cycle
Payroll Cycle
General Ledger and Reporting System
17
3.2.2. Decomposition Diagram
0 Revenue Cycle
1.0 Sales Order Entry
2.0 Shipping
3.0 Billing
4.0 Cash Collection
1.1 Take Order
2.1 Take Inventory Availability Information
3.1 Billing
4.1 Collect Revenue
2.2 Make Packing Slip
3.2 Update Account Receivable
4.2 Update Cash
1.2 Check Inventory Availability
1.3 Respond to Cabang Order
3.2.3. DFD Level 0 Sales Order Cabang
Order Data Account Receivable
Respond Packing Slip
1.0 Sales Order Entry
2.0 Shipping
General Ledger and Reporting System
Receipt Report Book Order
Expenditure Cycle
Cash
Payroll Cycle
Invoice Packing Slip Bonus Cash
Revenue 3.0 Billing
Invoice
4.0 Cash Collection Deposit
Bank
Account Receivable
18
3.2.4. DFD Level 1 – 1.0 Sales Order Entry Cabang
Order Data Sales Order
1.2 Check Inventory Availability
1.1 Take Order
Respond
Book Order
Inventory
Expenditure Cycle
1.3 Respond to Cabang Order
3.2.5. DFD Level 1 – 2.0 Shipping
Cabang
Inventory
2.1 Take Inventory Availability Information
Receipt Report
Expenditure Cycle
Inventory Availability Information
Packing Slip
Sales Order
2.2 Make Packing Slip
Packing Slip
19
3.2.6. DFD Level 1 – 3.0 Billing Packing Slip
Cabang
3.1 Billing
Invoice
Invoice
3.2 Update Account Receivable
General Ledger and Reporting System
Account Receivable
3.2.7. DFD Level 1 – 4.0 Cash Collection Cabang General Ledger and Reporting System
Invoice 4.1 Collect Revenue
Revenue
Payroll Cycle
Bonus Deposit
4.2 Update Cash
Cash
Bank
20
3.3. Flowchart
Revenue
Cycle
PT.
Indomarco
Prismatama
(Indomaret)
3.4. Entity Relationship Diagram (ERD) Revenue Cycle PT. Indomarco Prismatama (Indomaret) SalesID
Salesperson Barcode
Quantity
Price
Inventory
Quantity
Product
Outflow
Sales
Handles
Shipping to CabID
Price
Date Cabang
CabID
Cash
Inflow
Collect Revenue
Collect from
CashierID Amount
Amount
Date Receives Cashier
21
3.5. Internal Control PT. Indomarco Prismatama (Indomaret) 3.4.1. Control Environment 1. Integritas dan nilai etika PT.
Indomarco
Prismatama
(Indomaret)
membiasakan
karyawannya disiplin dalam bekerja serta menjunjung tinggi kejujuran, kebenaran, keadilan, kerja sama kelompok, dan kemajuan melalui inovasi yang ekonomis. Karyawan yang memiliki wewenang dalam penerimaan dan pengeluaran kas memiliki tanggung jawab untuk menggunakan kas tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang sebenarnya. 2. Komitmen terhadap kompetensi PT. Indomarco Prismatama (Indomaret) dangat memperhatikan kemampuan karyawan yang akan direkrut oleh perusahaan. Kemampuan individu yang sesuai dengan job description – nya masing – masing sangat berguna agar produktivitas dari masing – masing individu tinggi dan menghasilkan hasil kerja yang berkualitas baik. 3. Dewan komisaris dan komite audit Dewan komisaris tidak terlihat terlibat dalam aktivitas di perusahaan. Dewan komisaris seharusnya ikut serta dalam kegiatan revenue cycle terkait penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas. Hal tersebut dapat diaplikasikan dengan perlunya otorisasi atas pembayaran hutang yang dilakukan oleh direktur. 4. Filosofi dan gaya operasi manajemen Filosofi manajemen yang terdapat dalam perusahaan yaitu mempermudah penyediaan kebutuhan pokok sehari – hari dari konsumen dan memberikan pelayanan terbaik. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar dapat memenuhi kepuasan konsumen. Di dalam perusahaan, hubungan yang baik harus terjalin antara pimpinan dan keryawan, agar dapat bekerja sama dalam memberikan pelayanan
22
kepada konsumen dan dalam mempertimbangkan suatu saran dan pendapat. 5. Struktur organisasi PT. Indomarco Prismatama (Indomaret) telah memiliki struktur organisasi yang menggambarkan hubungan antara bagian yang saling terkait. Semua bagian sudah dilakukan pemisahan tugas dengan baik. Namun, pada struktur organisasi yang didapat, belum terdapat uraian mengenai wewenang dan tanggung jawab secara rinci dan tertulis. 6. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia PT. Indomarco Prismatama (Indomaret) memiliki kebijakan dalam perekrutan sumber daya manusia, perusahaan telah melaksanakan proses seleksi dalam perekrutan karyawan baru. Proses seleksi ini bertujuan untuk mendapatkan karyawan yang bermutu serta memiliki komitmen dan kompeten dala menjalankan tugas serta tanggung jawab atas pekerjaannya. 3.4.2. Risk Assessment Perusahaan tidak terlihat untuk mengambil langkah – langkah preventif guna menghadapi risiko yang dikarenakan keadaan yang memungkinkan untuk terjadi, seperti risiko dalam pengiriman barang dan penagihan piutang, risiko penagihan dan piutang tak tertagih, dan risiko kecelakaan dan musibah yang tidak diprediksi oleh perusahaan. 3.4.3. Control Activities 1. Pemisahan tugas Dalam perusahaan sudah terdapat pemisahan tugas seperti fungsi otorisasi. Fungsi otorisasi dilakukan oleh direktur masing – masing divisi agar dapat dipantau proses transaksinya. PT. Indomarco Prismatama (Indomaret) juga sudah menerapkan pemisahan tugas antara bagian penjualan, bagian keuangan, dan bagian akuntansi. 2. Otoritas yang sesuai
23
PT. Indomarco Prismatama (Indomaret) telah memberikan otoritas yang sesuai di setiap bagian dan kegiatan dalam perusahaan. Salah satunya adalah otorisasi atas potongan harga yang diajukan pada cabang atau gerai yang ada. Hal ini perlu diotorisasi agar tidak terdapat perbedaan perhitungan antara cabang atau gerai dengan kantor pusat. 3. Dokumen yang memadai Dokumen yang berkaitan dengan revenue cycle pada PT. Indomarco Prismatama (Indomaret) diberikan nomor urut cetak sehingga, setiap dokumen yang digunakan dapat dipertanggungjawabkan dan mudah untuk ditelusuri kembali. Dalam penggunaan dokumen tersebut, perusahaan membuat rangkap sesuai kebutuhan perusahaan yang bertujuan untuk mencegah adanya kekeliruan. Selain itu, dokumen – dokumen tersebut juga dilengkapi dengan tanggal transaksi. 4. Pengendalian fisik Di dalam perusahaan, telah terdapat pengendalian fisik terhadap kas, akan tetapi, tidak terliaht adanya pengendalian fisik terhadap gudang. Pengendalian ini seharusnya ada agar perusahaan dapat menghindari adanya kecurangan yang timbul atas aset perusahaan. Misalnya, barang yang dikirimkan oleh kantor pusat kepada cabang atau gerai, tidak sesuai dengan barang yang diterima atau dijual oleh cabang atau gerai ini. hal ini dapat dicegah dengan adanya pengendalian fisik terhadap gudang. 3.4.4. Information and Communication PT.
Indomarco
Prismatama
(Indomaret)
sudah
melakukan
pengidentifikasian dan pencatatan atas aktivitasnya dengan cukup baik. Hal ini terlihat dari adanya pencatatan atas setiap transaksi untuk menghindari adanya transaksi yang tidak tercatat. Akan tetapi, pencatatan atas transaksi tersebut tidak dilengkapi dengan pencatatan atas barang yang keluar dari gudang. Dari hal ini dapat terjadi kecurangan berupa tidak sesuainya barang yang keluar dari gudang dengan barang yang ditransaksikan.
24
3.4.5. Monitoring Pemantauan dalam PT. Indomarco Prismatama (Indomaret) biasanya dilakukan dengan kegiatan yang berkelanjutan dan dapat menentukan kualitas dari pengendalian internal. Pengendalian internal atas pemantauan ini harus dilaporkan kepada atasan sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.
25
BAB IV
SIMPULAN DAN SARAN
4.1. Simpulan PT.
Indomarco
Prismatama
(Indomaret)
sudah
melakukan
pengidentifikasian dan pencatatan atas aktivitasnya dengan cukup baik. Hal ini terlihat dari adanya pencatatan atas setiap transaksi untuk menghindari adanya transaksi yang tidak tercatat. Akan tetapi, pencatatan atas transaksi tersebut tidak dilengkapi dengan pencatatan atas barang yang keluar dari gudang.
4.2. Saran Berdasarkan simpulan yang kami berikan, alangkah baiknya jika PT. Indomarco Prismatama (Indomaret) melakukan pencatatan atas barang yang keluar dari gudang untuk menghindari adanya kecurangan berupa tidak sesuainya barang yang keluar dari gudang dengan barang yang ditransaksikan.
26
DAFTAR PUSTAKA
Definisi dan Pengertian Informasi Menurut Para Ahli. (t.thn.). Dipetik Juni 205, 2016, dari Definisi-Pengertian.com: http://www.definisipengertian.com/2015/03/definisi-dan-pengertian-informasi.html Exa, V. (2015, Maret 10). Definisi dan Contoh Entity Relationship Diagram (ERD). Dipetik Juni 05, 2016, dari Vebry Exa Blog: http://vebryexa.com/definisi-dan-contoh-entity-relationship-diagramerd.html Pengendalian internal menurut COSO (tugas ke-1). (2014, November 18). Diambil kembali dari Catatan Kecil: https://rumahsemesta22.wordpress.com/2014/11/18/pengendalian-internalmenurut-coso-tugas-ke-1/ Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Para Ahli. (t.thn.). Dipetik Juni 05, 2016, dari Kumpulan Pengertian: http://infodanpengertian.blogspot.co.id/2015/04/pengertian-sisteminformasi-akuntansi.html R, H. (2014, April 03). Pengertian dan Kegiatan Perusahaan Dagang. Dipetik Juni 05, 2016, dari Pengertian dan Kegiatan Perusahaan Dagang: http://www.materisma.com/2014/03/pengertian-dan-kegiatanperusahaan.html Rahmat, F. (2013, Desember 18). Data Flow Diagram dan Flowchart. Dipetik Juni 05, 2016, dari Slideshare: http://www.slideshare.net/fandirahmat50/data-flow-diagram-dan-flowchart http://ecc.ft.ugm.ac.id/employer/site/view/813/profil-PT-Indomarco-PrismatamaIndomaret di akses 19 Juni 2016. Arwaty, Dini. 2012. Siklus Pendapatan. Dipetik Juni 19,, 2016, dari: http://dokumen.tips/documents/siklus-pendapatan-penjualan-tunai.html
27
28
