ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN DALAM PEMBERIAN KREDIT CEPAT AMAN PT. PEGADAIAN (PERSERO) CABANG PONTIANAK
Sabaria, Bahtiar, Khosmas Program Studi Pendidikan Ekonomi FKIP Untan Email:
[email protected] Abstrak : Judul Penelitian ini adalah “Analisis Sistem Pengendalian Intern Dalam Pemberian Kredit Cepat Aman PT. Pegadaian (Persero) Cabang Pontianak. Tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui prosedur yang dilaksanakan oleh PT. Pegadaian (Persero) Cabang Pontianak dan Unit Pembantu Cabang, untuk mengetahui efektifitas sistem pengendalian intern dalam pemberian KCA pada PT. Pegadaian (Persero) Cabang Pontianak dan untuk mengetahui faktor yang mempengaruhi pemberian KCA. Metode Penelitian yang digunakan adalah metode desktiptif. Hasil penelitian yang diperoleh adalah pemaparan evaluasi terhadap struktur organisasi meliputi pembagian wewenang dan tugas masingmasing bagian yang memisahkan fungsi operasi, akuntansi dan penyimpanan; evaluasi terhadap prosedur pemberian dan pelunasan KCA baik pada PT. Pegadaian (Persero) cabang Pontianak maupun UPC yang terkait prosedur dan wewenang yang dilakukan serta Flowchart pemberian dan pelunasan KCA. Kata Kunci : Sistem Pengendalian Intern, Kredit Cepat Aman (KCA) Abstract : The title of this research is “Analysis of Internal Control System In Lending Quick Secure PT. Pawnshop (Limited) Branch Pontianak. The purpose of this research was to determine the procedures carried out by PT. Pawnshop (Limited) Pontianak Branch and Assistant Branch Unit, to determine the effectiveness of the internal control system in the provision of KCA on PT. Pawnshop (Limited) Pontianak Branch and to determine the factors that influence the KCA. The research method used is the method desktiptif. The results obtained were exposure evaluation of organizational structure include the division of powers and duties of each piece that separates the functions of operations, accounting and storage; evaluation of procedures for granting and repayment of KCA well on PT. Pawnshop (Limited) Pontianak branch or UPC associated procedures and authority to do and Flowchart granting and repayment of KCA. Key Words : Internal Control System, Quick Loans Safe (KCA)
Sistem pengendalian intern diartikan sebagai suatu proses yang diberlakukan oleh pimpinan (dewan direksi) dan managemen secara keseluruhan, dirancang untuk memberi suatu keyakinan akan tercapainya tujuan perusahaan. Menurut Menurut Mulyadi (2001) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen. Selain itu, Krismiaji (2005) sistem pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisien dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen. Ada beberapa penelitian mengenai penerapan sistem pengendalian intern antara lain penelitian Aryani(2006), Linda (2001) dan Setyawan (2007). Hasil penelitian tersebut menjukan penerapan sistem pengendalian intern di beberapa kegiatan perusahaan. Penerapan sistem pengendalian intern berhubungan dengan tercapainya tujuan perusahaan dan efektifitas serta efisiensi kinerja perusahaan. Dalam suatu sistem pengendalian intern memiliki beberapa unsur didalamnya yaitu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya, praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi dan karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya, ketika unsur-unsur tersebut terpenuhi maka suatu sistem pengendalian intern dapat dikatakan baik. Untuk itu PT. Pegadaian cabang Pontianak memerlukan suatu pengawasan yang baik terhadap unit cabang pembantu. Perusahaan dapat tercapai serta target penyaluran kredit dapat di penuhi oleh setiap unit pembantu cabang. Sistem pengendalian intern diartikan sebagai suatu proses yang diberlakukan oleh pimpinan (dewan direksi) dan managemen secara keseluruhan, dirancang untuk memberi suatu keyakinan akan tercapainya tujuan perusahaan. Keharusan perusahaan untuk menerapkan sistem pengendalian intern untuk mencegah terjadinya penyelewengan dan tindak kecurangan-kecurangan yang merugikan, serta penerapan sistem pengendalian intern secara baik diharapkan dapat meningkatkan pencapaian yang telah ditetapkan oleh pegadaian cabang Pontianak kepada 5 unit cabang pembantunya. METODE Metode penelitian yang digunakan untuk menganalisis penerapan sistem pengendalian intern adalah deskriptif. Metode deskriptif dapat diartikan sebagai prosedur pemecahan masalah yang diselidiki dengan menggambarkan atau melukiskan keadaan subjek penelitian (seseorang, lembaga, masyarakat dan lain-lain) pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana adanya (Hadari Nawawi, 2007). Desain penelitian yang dianggap sesuai adalah studi kasus Dengan bentuk penelitian studi kasus ini, penulis ingin memaparkan secara intensif, terinci dan mendalam tentang
penerapan sistem pengendalian intern dalam pemberian kredit cepat aman pada PT. Pegadaian (persero) Cabang Pontianak. Adapun data yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah dokumen sejarah berdirinya PT. Pegadaian (persero), struktur organisasi, uraian deskripsi pekerjaan dari masing-masing bagian dalam proses pemberian kredit, formulir, bukti dan catatan yang berhubungan dengan proses pemberian kredit cepat aman. Sedangkan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah Pada penelitian ini yang menjadi sumber data adalah Pimpinan dan karyawan PT. Pegadaian (persero) Cabang Pontianak dan Unit Cabang Pembantu. Peneliti menggunakan teknik yang dianggap relevan dengan jenis data yang diperlukan dalam penelitian ini, yaitu teknik komunikasi langsung, teknik studi dokumenter dan Observasi. Adapun Alat Pengumpulan Data yang digunakan adalah pedoman wawancara, lembar catatan/dokumen-dokumen dan Check List. Penelitian ini menggunakan analisis kualitatif. Langkah-langkah yang akan dilakukan peneliti dalam pengolahan data adalah sebagai berikut: (1) Mengumpulkan data yang diperoleh melalui teknik dan alat pengumpulan data; (2) Melakukan evaluasi terhadap struktur organisasi PT. Pegadaian (persero) Cabang Pontianak dan Unit Pembantu Cabang; (3) Struktur organisasi untuk melihat hubungan antara atasan dan bawahan serta pembagian tugas dan tanggungjawab masing-masing bagian serta pembagian wewenang masing-masing bagian; (4) Melakukan evaluasi terhadap prosedur pemberian kredit cepat aman (KCA) di kantor cabang Pontianak dan unit pembantu cabang; (5) Evaluasi terhadap prosedur pemberian kredit cepat aman ini digunakan untuk mengetahui urutan-urutan pekerjaan dan dokumen-dokumen yang digunakan. Dalam penelitian ini penulis menganalisis prosedur dalam pemberian dan pelunasan kredit cepat aman (KCA); (6) Menganalisis SWOT faktor-faktor yang mempengaruhi pemberian kredit cepat aman (KCA). Analisis SWOT dimaksudkan untuk mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang, namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman. Menarik kesimpulan berdasarkan data yang telah dianalisis. HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil evaluasi Terhadap Struktur Organisasi menunjukan bahwa struktur organisasi merupakan suatu cara untuk melihat hubungan antar jenjang atasan dan bawahan serta pembagian tugas yang diberikan. Menurut George dan wiliam (2003) bahwa proses pengendalian intern membutuhkan penetapan tanggungjawab dalam organisasi. Orang tertentu harus diberi tanggungjawab untuk fungsi dan tugas tertentu. Alasannya ada dua yaitu tanggung jawab harus ditetapkan secara jelas untuk menggambarkan lingkup masalah dan mengarahkan perhatian kepada hal tersebut dan manakala karyawan telah memahami secara jelas ruang lingkup tanggung jawabnya, mereka akan terdorong bekerja lebih keras untuk mengendalikan tanggung jawabnya. Pada struktur organisasi PT. Pegadaian (persero) Cabang Pontianak dipimpin oleh pimpinan cabang yang bertanggungjawab penuh atas tercapainya
misi perusahaan melalui program kerja yang dibuat. Dalam struktur organisasi PT. Pegadaian (persero) Cabang Pontianak telah terdapat spesialisasi kegiatan yang ditunjukan dengan pembagian tugas antar individu, yang membentuk suatu kelompok yang tergabung dalam suatu unit bagian atau departemen seperti bagian operasional dan bagian tata usaha membawahi beberapa staf. Dalam kegiatan masing-masing bagian/departemen pada pegadaian telah memiliki prosedur kerja masing-masing sesuai dengan tugas dan wewenang dalam struktur organisasi.Antara penaksir dan kasir tentunya memiliki aturan kerja masingmasing yang saling berhubungan. Dengan adanya penetapan tanggungjawab yang jelas maka karyawan terdorong untuk bekerja keras sehingga dapat memberikan kepuasaan untuk nasabahnya. Menurut Krismiaji (2005) bahwa wewenang dan tanggungjawab biasanya diatur dan ditetapkan dalam deskripsi jabatan (Job Description, pelatihan karyawan, rencana kegiatan, jadwal dan anggaran. Namun pada struktur organisasi PT. Pegadaian (persero) Cabang Pontianak tidak adanya bagian khusus untuk melakukan pengawasan terhadap perkembangan UPC-UPC.Sehingga kegiatan ini dilakukan langsung oleh pemimpin cabang. Terlebih lagi tidak adanya wakil cabang yang dapat menggantikan saat pemimpin cabang berhalangan untuk melakukan waktu kunjungan sehingga manajer usaha lain atau bagian operasional yang telah memiliki kewenangan dan tugas tersendiri menggatikan tugas pimpinan cabang. Dari hasil evaluasi terhadap prosedur pemberian dan pelunasan kredit cepat aman (KCA) diketahui bahwa PT. Pegadaian (persero) Cabang Pontianak telah menjalankan sistem dan prosedur sesuai dengan PT. Pegadaian (persero) pada umumnya. Pada PT. Pegadaian (persero) Cabang Pontianak Bagian tata usaha disini membawahi kasir, penyimpan barang jaminan dan pemegang gudang. Bagian Tata usaha ini berkewajban untuk mengarsipkan dokumen-dokumen pemberian kredit, bagian kasir mencairkan pinjaman gadai, bagian penyimpan barang jamnan dan pemegang gudang mengelola barang jaminan. Secara umum berdasarkan hasil wawancara dan analisis terhadap struktur organiasi dan prosedur yang dijalankan, PT. Pegadaian (persero) Cabang Pontianak telah menerapkan unsur-unsur dari sistem pengendalian intern dalam kegiatan pemberian kredit cepat aman. PT. Pegadaian (persero) Cabang Pontianak dan Unit Pembantu Cabang (UPC) telah memiliki struktur organisasi yang didalamnya mengatur tentang pembagian tugas, wewenang serta tanggungjawab masing-masing bidang. Pada struktur organisasi ini juga telah dipisahkan antara fungsi operasi, fungsi akuntansi dan fungsi penyimpanan sehingga catatan akuntansi yang diselenggarakan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya yang dilaksanakan oleh unit organisasi yang memegang fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Pemantauan pemberian KCA ini dilakukan langsung oleh pimpinan cabang. Sistem otorisasi yang baik dan benar akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Seperti yang dikemukakan Bambang Hartadi (1992) bahwa sistem wewenang adalah sistem yang mengarah dapat dan tidaknya satu kegiatan dilaksanakan, sedangkan prosedur dapat diartikan sebagai urutan kegiatan tulis menulis yang biasanya
menyangkut beberapa orang dalam satu departemen atau lebih guna menjamin adanya penanganan yang seragam transaksi yang sering berulang. Selanjutnya prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang diteliti dan dapat menjaga kekayaan suatu organisasi. PT. Pegadaian (persero) menjalankan prosedur pencatatan di masing-masing bagian dimana antar masing-masing bagian ini memiliki keterkaitan. Dapat dilihat bahwa sistem wewenang yang dijalankan PT. Pegadaian (persero) Cabang Pontianak memudahkan untuk dilakukannya pengawasan terhadap proses pemberian kredit dan pengelolaan terhadap barang jaminan. Formulir yang digunakan oleh PT. Pegadaian (persero) Cabang Pontianak dan Unit Pembantu Cabang (UPC) telah bernomor urut. Pemeriksaan secara berkala dilakukan guna meningkatkan kinerja karyawan dan untuk UPC dilakukan pemeriksaan secara rutin oleh kantor cabang. Setiap kegiatan yang dilakukan berproses melalui beberapa bagian yang saling terkait dan melanjutkan kegiatan antar satu bagian dengan bagian yang lain. Hal ini menunjukan bahwa dari awal sampai akhir kegiatan tidak hanya dilakukan oleh satu orang atau satu unit organisasi saja tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain tetapi antar unit organisasi saling berkerjasama. Praktik yang sehat ini harus berlaku untuk seluruh prosedur sehingga pekerjaan suatu bagian akan berlangsung dicek oleh bagian lainnya. Pekerjaan mengecek seperti ini dapat terjadi bila struktur organisasi dan prosedur yang disusun itu sudah memisahkan tugas dan wewenang. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Dalam penyeleksian pegawai dilakukan beberapa tahap penyeleksian diantaranya seleksi administratif, akademik, bahasa Inggris, psikologi, wawancara dan kesehatan. Selain itu calon pegawai juga harus mengikuti diklat penaksir sebelum menjadi penaksir. Dalam jabatan sebagai penaksir pun tetap dilakukan pelatihan secara rutin guna meningkatkan kinerja sebagai penaksir dan menuju tingkatan sebagai seorang ahli taksir. Adapun faktor yang mendukung penyaluran kredit cepat aman yaitu brand image, persyaratan yang mudah, kualitas pelayanan, loyalitas pelanggan, promosi/periklanan, SDM yang terlatih, isu-isu yang beredar dimasyarakat tentang pegadaian, meningkatnya kegiatan ekonomi rumah tangga, kenaikan harga emas, segmen pasar, kebijakan pemimpin cabang tentang penurunan tarif sewa modal, hubungan dengan pelanggan, produk legal yang telah disertai Peraturan Pemerintah. Sedangkan faktor yang menghambat penyaluran Kredit cepat Aman (KCA) yaitu jumlah pesaing, lokasi yang kurang strategis, kenaikan tarif sewa modal, lokasi yang kurang strategis, bagan struktur organisasi yang tidak mencakup semua jabatan yang ada, meningkatnya jumlah pesaing yang datang dari diversifikasi produk perbankan konvensional berupa produk kartu kredit, kredit tanpa jaminan serta meningkatnya perkembangan perbankan syariah dan gadai syariah. Dari faktor-faktor diatas dapat diformulasikan dalam bentuk analisis SWOT untuk merumuskan strategi PT. Pegadaian (persero) Cabang Pontianak. Analisis SWOT merupakan salah satu metode untuk menggambarkan kondisi dan mengevaluasi suatu masalah, proyek atau konsep bisnis yang berdasarkan faktor internal (dalam) dan faktor eksternal (luar) yaitu Strengths, Weakness,
Opportunities dan Threats. Metode ini digunakan dalam untuk evaluasi bisnis untuk mencari strategi yang akan dilakukan. Analisis SWOT hanya menggambarkan situasi yang terjadi pada PT. Pegadaian (persero) bukan sebagai pemecah masalah. Berikut ini alalisis SWOT dari PT. Pegadaian (persero) Cabang Pontianak berdasarkan Freddy Rangkuty (2008): DIAGRAM: Internal-Ekternal Matrik : TOTAL SKOR FAKTOR STRATEGI INTERNAL KUAT LEMAH
TOTAL SKOR
TINGGI
FAKTOR STRATEGI MENENGAH EKSTERNAL RENDAH
RATA – RATA
I II Pertumbuhan Pertumbuhan
III Penciutan
IV Stabilitas
V Pertumbuhan Stabilitas
VI Penciutan
VII VIII Pertumbuhan Pertumbuhan
IX Likuidasi
Sumber: Freddy Rangkuti Berdasarkan internal dan eksternal matrix di atas dengan nilai total skor Efas 3,50 dan Ifas 2,90, tampak bahwa strategi yang sesuai dengan PT. Pegadaian (persero) Cabang Pontianak adalah Pertumbuhan. Artinya perusahaan dapat terus melakukan peningkatan di setiap bidangnya, peningkatan layanan, periklanan agar dapat semakin dikenal oleh masyarakat luas serta dapat memperluas jangkauan penyaluran kredit gadai dengan pembukan unit pembatu cabang. DIAGRAM 4.2: Matrik SWOT Kekuatan (S) 1. Produk legal yang telah disertai Peraturan Pemerintah. 2. Produk jasa gadai dapat diperoleh dengan persyaratan yang sederhana 3. Bertambahnya jumlah kantor unit Cabang pembantu 4. Kualitas pelayanan 5. Loyalitas pelanggan 6. SDM yang terlatih Efas Strategi (SO) Peluang (O) 1. Meningkatnya kegiatan 1. Peningkatan kualitas ekonomi rumah tangga. pelayanan untuk Ifas
Kelemahan (W) 1. Lokasi yang kurang strategis 2. Kenaikan tarif sewa modal 3. Bagan struktur organisasi yang tidak mencakup semua jabatan yang ada.
Strategi (WO) 1. Meningkatnya merk 2. Meningkatnya harga emas
mencapai loyalitas Segmen pasar. konsumen terhadap Semakin banyaknya jasa pegadaian usaha kecil dan mikro kualitas yang membutuhkan 2. Peningkatan SDM modal. 4. Brand image . 5. Kenaikan harga emas Strategi (ST) Ancaman (T) 1. Meningkatnya jumlah pesaing yang datang dari 1. Menjaga kualitas layanan dan diversifikasi produk meningkatkan emapati perbankan konvensional kepada nasabah. berupa produk kartu kredit, kredit tanpa 2. Meningkatkan promosi jaminan. 2. Meningkatnya perkembangan perbankan syariah dan gadai syariah. 2. 3.
Strategi (WT) 1.
Mengembangkan kantor unit pembatu cabang agar dapat menggadaikan barang selain emas.
Sumber: Data Olahan 2012 Berdasarkan matrixs diatas dapat difomulasikan strategi yang telah digunakan dan sebaiknya untuk terus dipertahankan oleh PT Pegadaian Cabang Pontianak yaitu: (1) Brand image yang dimiliki oleh pegadaian baik dikalangan menengah atas maupun menengah kebawah; (2) Pelayanan dalam bertransaksi yang cepat dan aman. Strategi untuk menghadapi persaingan adalah; (1) Selalu menigkatkan kualitas layanan; (2) Menjaga hubungan dengan pelanggan; (3) Selalu menjaga kenyaman nasabah dalam bertransaksi; (4) Meningkatkan promosi; (5) Penyeleksian karyawan yang ketat guna menuju karyawan professional agar dapat lebih unggul. Menghadapi tantangan kejahatan atau keamanan-nya adalah dengan cara (1) Dengan tetap menjaga penyaluran kredit gadai, karyawan yang menghadapi kerja di lapangan harus selalu ramah dengan nasabah; (2) Mengintensifkan program pemasaran melalui peningkatan program promosi lewat media cetak, elektronik dan sponsor ship; (3) Pelatihan dan pengembangan SDM yang intensif dan berkesinam- bungan, sehingga tercipta tenaga kerja yang lebih profesional, yang dapat menunjang operasi perusahaan secara optimal dalam per saingan yang semakin kompetitif.(4) Pembukaan cabang di daerah potensial dan strategi untuk menghambat peluang masuk bagi pendatang baru di usaha yang sejenis dan memperluas jarkauan usaha PT. Pegadaian (persero). SIMPULAN Sistem pengendalian intern dalam pemberian kredit cepat aman pada PT. Pegadaian cabang Pontianak dapat dilihat dari efektifitas penerapan sistem pengendalian intern yang telah dilaksanakan oleh pegadaian yang secara umum dinilai telah efektif. Dilihat dari struktur organisasi yang telah memadai, adanya sistem wewenang yang jelas antar masing-masing dan prosedur yang dipatuhi oleh karyawan, serta karyawan yang cakap yang secara rutin diberiakn pelatihan guna meningkatkan kinerjanya.
DAFTAR RUJUKAN Bambang Hartadi. 1992. Sistem Pengendalian Intern dalam Hubungannya dengan manajemen dan audit. Yogyakarta: BPFE. Hadari Nawawi. 2007. Metode Penelitian Bidang Sosial. Yogyakarta: Gajah Mada University Press. George H. Bodnar & William S. Hopwood. 2003. Sistem Informasi Akuntansi. (Penterjemah: Deddy Jacobus). Jakarta: PT Indeks Kelompok Gramedia Krismiaji. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Akademi Manajemen Perusahaan YKPN. Linda Purwati. 2001. Analisis Sistem Pengendalian Intern Terhadap Prosedur Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas Pada PT. ACM. Binus. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Setyawan Bekti. 2007. Analisis Sistem Pengendalian Intern Dalam Pemberian kredit pada Bank Perkreditan Rakyat (BPR). Universitas Muhammadiyah Malang. Shinta Aryani. 2006. Analisis Sistem Pengendalian Intern Dalam Penyaluran kredit pada PT. Bank Rakyat Indonesia cabang Malang Kawi. Universitas Muhammadiyah Malang. Y. Sri Susilo. 2000. Bank dan Lembaga Keuangan Lain. Jakarta: Salemba Empat.
