BIDANG PENGURUSAN PANITIA Berdasar Pekeliling Ikhtisas 4/1986
•
Terdapat PEGAWAI AWAM termasuk PENGURUS PENDIDIKAN belum mendapat pendedahan mengenai pengendalian MESYUARAT YANG BERKUALITI.
• Terdapat PENGERUSI MESYUARAT yang GAGAL mengendalikan MESYUARAT secara berkesan. • Keadaan semasa amat memerlukan pelaksanaan MESYUARAT yang BERKUALITI dengan memberi penekanan terhadap tatacara yang lebih praktikal. 3
• Memberi pendedahan tentang beberapa fenomena mesyuarat.
• Membicarakan pelaksanaan MESYUARAT YANG BERKUALITI dari segi tatacara dan kos efektif. • Mempertingkatkan KUALITI Pengurusan Mesyuarat melalui PKPA.
4
Perbincangan formal di antara dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi. Mesyuarat adalah berbeza diantara satu dengan yang lain mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya
Mesyuarat diadakan untuk membincangkan & menyelesaikan masalah, membuat keputusan disamping untuk merancang sesuatu kegiatan. Spesifikasinya ialah: 1. Penyampaian dan pertukaran maklumat 2. Kerjasama, penyelarasan dan komunikasi 3. Penyelesaian konflik 4. Halacara dan perancangan masa depan 5. Memperbaiki prestasi kerja semasa 6. Latihan dan pembangunan
•
Pemahaman, Penerimaan dan Amalan Mesyuarat.
• Pemikiran, Sikap, Persepsi, dan Reaksi terhadap Amalan Mesyuarat.
• Gelagat Ahli-Ahli Mesyuarat dan Implikasi terhadap organisasi. • Kebijaksanaan Pengerusi
7
• Mesyuarat merupakan komunikasi lisan yang paling popular dan paling baik untuk melaksanakan sesuatu kerja supaya menjadi lebih mudah. • Pengurusan Mesyuarat sebenarnya memerlukan gabungan TEORI dan PRAKTIKAL.
8
• Fenomena Mesyuarat dapat dilihat daripada beberapa sudut.
•
Perancangan PENGERUSI dan URUSETIA
• PERSEDIAAN URUSETIA • Kewibawaan Pengerusi • Kesediaan Untuk Bermesyuarat • Gelagat dan Tabiat Ahli-Ahli Mesyuarat.
9
• Pengerusi menetapkan tarikh mesyuarat mengikut kelapangan dirinya sendiri. • Ada kalanya tarikh mesyuarat dijadualkan secara “ad hoc”, dan urusetia tidak mempunyai banyak masa untuk membuat persiapan, tidak efisien.
• Ada kalanya, urusetia mempunyai kefahaman mengenai selok-belok mesyuarat, tetapi pengerusi (Ketua Jabatan) mengenepikan tatacara mesyuarat yang sepatutnya. 10
• Urusetia megedarkan minit mesyuarat pada hari mesyuarat berkenaan berlangsung. • Banyak terdapat kesilapan minit : format, ejaan dan fakta. • Tempat mesyuarat : tidak teratur, peralatan yang tidak berfungsi, dan suasana yang tidak selesa.
11
• Memonopoli keseluruhan perjalanan mesyuarat, dan mengenepikan perasaan ahli-ahli mesyuarat. • Tidak mengikut agenda dan mengabaikan peruntukan masa.
• Gagal mengawal perjalanan mesyuarat kerana melayani selera sendiri, berbicara hal-hal yang tidak relevan dengan agenda yang diatur, dan tiada kejelasan keputusan. 12
•
Pengerusi tidak begitu bersedia untuk bermesyuarat, tetapi terikat dengan penjadualan atau didesak oleh isu-isu semasa yang memerlukan tindakan segera.
• Urusetia tidak dapat membuat persediaan mesyuarat yang teratur kerana kesuntukan masa, tetapi perlu patuh keapada arahan Pengerusi (Ketua Jabatan). • Ahli-Ahli Mesyuarat kurang bersedia kerana kurang sesuai dari segi tarikh, masa dan agenda. 13
• Ahli Mesyuarat tidak membuat persediaan untuk bermesyuarat, merungut terhadap notis mesyuarat yang amat singkat, dan dibuat secara “ad hoc”. • Ahli Mesyuarat menganggap mesyuarat yang dihadirinya sebagai membuang masa kerana kelemahan tatacara mesyuarat . • Ahli Mesyuarat tidak membaca minit yang diedarkan sebelum mesyuarat, dan tidak membawanya semasa menghadiri mesyuarat. 14
• Ahli Mesyuarat tidak fokus kepada isu, masalah atau persoalan.
• Ahli Mesyuarat kurang memberi perhatian terhadap perjalanan mesyuarat : mengelamun, bercakap-cakap, dsbnya. • Ahli Mesyuarat mempunyai agenda persendirian yang berjadual dan mereka tidak dapat memberi tumpuan terhadap mesyuarat yang berlangsung. 15
• Tujuan Mesyuarat Tidak Jelas • Agenda Mesyuarat Terlalu Banyak • Minit Mesyuarat Diedarkan Semasa Mesyuarat • Adakalanya Bilik Mesyuarat Tidak Kondusif • Peralatan : Tidak Berfungsi • Suasana Mesyuarat adakalanya agak panas dan menjadi tempat melepaskan geram. • Perjalanan Mesyuarat Tidak Terkawal dari segi masa dan emosi. • Perjalanan Masa Terlalu Lama. • Tiada Keputusan dan Tiada Tindakan Susulan. 17
Sebagai pengacara, penggerak, pemandu dan pengadil mesyuarat. Komitmen pengerusi untuk;
Merancang dan mempengerusikan mesyuarat
Menggalakkan perbincangan dan penyertaan
Menentukan bagaimana, bila bermula dan berakhir mesyuarat Menghormati pendapat dan pandangan ahli-ahli Menentukan susunan agenda dipatuhi Menjaga disiplin mesyuarat Mengawal perjalanan masa
PERANCANGAN
Kenapa perlu diadakan mesyuarat Apakah isu yang hendak dibincangkan. Hadkan isu. Tentukan keutamaan isu
Apakah objektif mesyuarat. Apakah keputusan yang hendak dicapai.
Siapa yang perlu hadir Pilih tempat, tarikh dan waktu yang sesuai Tentukan cara mana mesyuarat dijalankan dan bagaimana keputusan akan dibuat.
SEMASA MESYUARAT 1. Awal Mesyuarat Datang awal untuk menyesuaikan dengan suasana dan ahliahli mesyuarat Mulakan mesyuarat tepat pada masa yang ditetapkan Wujudkan suasana yang sesuai dengan mesyuarat dengan ucapan aluan dan memperkenalkan ahli sekiranya perlu Maklumkan mengenai tujuan, objektif dan tempoh mesyuarat Maklumkan mengenai prosedur mesyuarat Meluluskan minit mesyuarat lepas sekiranya ada Menjelaskan perkara pentadbiran pada awal mesyuarat
SEMASA MESYUARAT 2. Perbincangan Mulakan perbincangan mengemukakan soalan mengenai isu menjemput pandangan mengenai isu menjemput penjelasan/taklimat dari ahli berkenaan Beri peluang yang sama kepada ahli yang ingin bercakap Galakkan penyertaan dari semua ahli Daptkan penjelasan berkenaan perkara tidak jelas Menahan, menghalang perbincangan tidak berkaitan Mengawal perjalanan waktu dan pembahagian masa Mengawal masalah ahli mesyuarat - ahli pendian, banyak cakap, bersikap negatif Kekalkan suasana harmonis/elak selisih faham Buat kesimpulan dari masa ke semasa apa yang dibincangkan
SEMASA MESYUARAT 3. Penutup
Ulas kembali perkara utama yang telah dibincangkan Maklumkan keputusan yang dibuat samada ditolak, diterima, diberi perhatian atau ditunda Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat akan datang sekiranya perlu Tamatkan mesyuarat tepat pada masa yang telah dirancangkan
SEBELUM MESYUARAT
Menghantar notis mesyuarat serta semua dokumen yang berkenaan dalam jangkamasa yang mencukupi
Pastikan agenda mesyuarat serta dokumen untuk edaran semasa mesyuarat
Menentukan persiapan bilik dan alat-alat mesyuarat Jelaskan agenda, isu, kertas kerja untuk perbincangan kepada pengerusi sebelum mesyuarat
Siapkan checklist isu-isu penting mesyuarat untuk panduan pengerusi
Datang awal untuk pastikan semua persiapan mesyuarat teratur
SEMASA MESYUARAT
Mencatatkan kehadiran ahli-ahli
Lain-lain tugas pentadbiran dan house-keeping
Membuat catatan untuk penyediaan mesyuarat Membantu pengerusi semasa mesyuarat Memberi penjelasan yang diperlukan kepada mesyuarat
SELEPAS MESYUARAT
Menyediakan deraf minit mesyuarat untuk kelulusan Pengerusi
Mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli-ahli secepat
mungkin
Mengambil tindakan susulan mengenai perkara yang dikehendaki
Menyimpan rekod dan dokumen mesyuarat
Berhati-hati menerima jemputan sekiranya anda tidak jelas sumbangan yang dikehendaki
Sediakan diri lebih awal sekiranya anda perlu hadir
Hadir ke bilik mesyuarat seawal yang boleh
Tentukan timing sumbangan anda
Rancang strategi mesyuarat lebih awal berdasarkan sumbangan anda dan orang lain Nilai suasana mesyuarat dan agenda yang tersorok (hidden agenda) ahli lain Jangan biarkan masalah personaliti mengganggu keberkesanan mesyuarat
KESILAPAN MESYUARAT TIDAK TEPATI MASA MINTA MAAF SEBAB LEWAT TAK BERSEDIA RENDAH DIRI EGO/TONJOL DIRI DOMINASI MESYUARAT SUKA CERITA KECEMERLANGAN SILAM PANDANG REMEH IDEA AHLI MEMALUKAN AHLI YANG BERI PANDANGAN
PENUGASAN YANG DIBERI TANPA AMBIL KIRA LIMITASI BUAT KEPUTUSAN TANPA BERBINCANG ISTILAH /PERKATAAN LUCAH GAGAL KAWAL PERBINCANGAN
KESILAPAN MESYUARAT…samb.. Tercabar dengan idea bernas Keluar dari tajuk mesyuarat Agenda tiada keutamaan Meyalahkan orang lain Keputusan yang tidak mahu di ubah Anggap perubahan sebagai beban Suasana tegang dan tidaak selesa Tidak konseptual Emosi pengerusi tak stabil
Gelaran yang tidak dihargai Tiada nama atas meja Ahli mesyuarat sesat Ahli kurang keazaman
KESILAPAN MESYUARAT…samb.. Banyak perkara tertangguh bawa ke hadapan Ganguan mas amesyuarat Gangguan momentum Rahsia tapi bincang terbuka Dipendek kerana r n r Penampilan tak senonoh Etika di cabuli Terlalu ramai ahli Ahli penting tak hadir tanpa pengganti
Tiada kemudahan tandas Bilik mesyurat sempit Banyak pergerakan dalam bilik mesyuarat Skrin tak sesuai
KESILAPAN MESYUARAT…samb.. Bilik telus Bilik berbau Peemriksaan keselamatan tak di buat Tiada bilik rehat
3 Agenda
Maksud: kertas yang menyenaraikan
perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat. Panduan 1: pengerusi berbincang dengan
setiausaha tentang isi kandungan agenda. Panduan 2: Tidak perlu dijadikan agenda
jika perkara itu boleh diputuskan oleh pihak pengurusan; dapat dilaksanakan secara bersurat atau melalui telefon.
BENTUK AGENDA Rangka … Tajuk sahaja; paling lazim. Lengkap … Tujuan setiap agenda dan rangka
ketetapan yang perlu diputuskan dicatatkan. Salinan Pengerusi … Lengkap dan ada
ruangan kosong di bahagian tepi kertas agenda untuk catatannya. Salinan Setiausaha … Sama dengan yang
dimiliki oleh pengerusi atau lebih lengkap demi memudahkannya mencatat minit mesyuarat.
Pendapat yang mengatakan agenda boleh
dipinda atau ditambah sebelum mesyuarat adalah karut. Perlakuan ini menyusahkan orang yang serius melakukan persediaan sebelum mesyuarat.
(Tatacara dan Pengendalian Mesyuarat)
Penting diikuti demi kelancaran mesyuarat. Contoh yang disediakan berasaskan PKPA 2/1991, standard kualiti yang pernah diamalkan dan pengalaman personal.
Dapat disusun semula berdasarkan tanggungjawab individu dalam urus setia.
Perlu disesuaikan dengan keperluan sebenar dan perkembangan semasa.
TINDAKAN PRAMESYUARAT Bil.
Butiran
Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat 1. mesyuarat bersama pengerusi.
2.
Merancang peruntukan masa setiap agenda.
3.
Menempah bilik mesyuarat.
4.
Menempah minuman.
5.
Menyediakan fail.
Mencetak bahan (sekurang-kurangnya agenda 6. dan minit) dan memasukkannya ke dalam fail. 7.
Menyediakan kemudahan peralatan seperti LCD.
TINDAKAN PRAMESYUARAT Bil. Butiran 8. Memberitahu pihak yang akan menyediakan
kertas kerja (jika ada). 9. Menentukan kertas kerja diterima dalam tempoh 1 hari sebelum mesyuarat. 10. Menyediakan salinan kertas kerja. 11. Menyediakan ringkasan eksekutif jika kertas kerja
melebih 15 muka surat (tidak termasuk lampiran). 12. Menyusun agenda mesyuarat: perutusan pengerusi, mengesahkan minit mesyuarat yang lalu, perkara berbangkit, pembentangan kertas kerja, hal-hal lain, dan penutup.
TINDAKAN PRAMESYUARAT Bil. Butiran 13. Menyediakan surat jemputan yang mengandungi maklumat asas seperti nama jawatankuasa, tarikh dan tempat mesyuarat, masa mula dan masa dijangka tamat, agenda mesyuarat, nama pengerusi, jenis pakaian.
14. Menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan. 15. Menghantar surat jemputan mesyuarat dan dokumen berkaitan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat. 16. Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas.* *Sejam sebelum mesyuarat.
TINDAKAN PRAMESYUARAT Bil. Butiran 17. Menentukan tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu.* 18. Menyediakan dan menyusun tanda nama ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir mengikut kekananan. * 19. Memastikan alat pembesar suara disediakan dan berfungsi. * 20. Memastikan alat-alat tulis disediakan di atas meja, jika perlu. *
21. Memastikan overhead projector dan peralatannya disediakan, jika perlu. * 22. Memastikan semula tempahan minuman ringan telah dibuat. * *Sejam sebelum mesyuarat.
TINDAKAN PRAMESYUARAT Bil. Butiran 23. Berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan hadir. 24. Menyediakan senarai ahli yang akan hadir dua hari sebelum mesyuarat diadakan. 25. Meneliti maklum balas dan mengenal pasti tindakan bagi menyelesaikan masalah-masalah yang timbul, dua hari sebelum mesyuarat. 26. Menerangkan kepada ahli mesyuarat tentang cara memberi penghormatan (address) kepada pengerusi dalam mesyuarat, jika pengerusi baharu. 27. Mengingatkan ahli mesyuarat agar memberitahu pengerusi atau setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat.
TINDAKAN SEMASA MESYUARAT Bil. Butiran 1. Mengedarkan buku kehadiran.
2.
Menyimpan buku kehadiran.
3.
Mencatat minit mesyuarat.
4.
Mengedarkan bahan-bahan yang baharu diterima.
5.
Memastikan minuman diterima pada masanya.
6.
Mengedarkan minuman kepada pengerusi dan ahli terpilih, jika perlu. Melaksanakan tugas khas yang diarahkan oleh pengerusi semasa mesyuarat seperti mengambil sesuatu di pejabat.
7.
TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT Bil. Butiran 1. Memastikan peralatan dan sisa minuman dikemaskan.
2.
Menentukan bilik mesyuarat kemas selepas mesyuarat.
3.
Mendraf minit, sehari selepas mesyuarat.
4.
Menaip draf minit.
5.
Menyemak draf minit kali pertama, dua hari selepas mesyuarat.
6.
Menyemak draf minit kali kedua, dua hari selepas mesyuarat.
TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT Bil. Butiran 7. Meyemak draf minit bersama pengerusi untuk mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari selepas tarikh mesyuarat. 8. Mencetak minit yang sudah dipersetujui oleh pengerusi. 9.
Menyediakan kertas lampiran untuk edaran minit.
10. Mengedarkan minit yang telah diluluskan dalam tempoh seminggu selepas tarikh mesyuarat.
11. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran borang tindakan susulan dengan menyatakan tempoh yang diberi untuk menyempurnakan borang itu ialah dua minggu.
TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT Bil. Butiran 12. Mengedarkan borang tindakan susulan kepada mereka yang berkaitan sahaja sehari selepas minit mesyuarat diedarkan. 13. Mengutip semula borang tindakan susulan.
14. Merumus tindakan susulan (menganalisis dan membuat ringkasan).
15. Menyemak tindakan susulan.
16. Membincangkan tindakan susulan dengan pengerusi.
17. Mengedarkan rumusan tindakan susulan kepada semua ahli mesyuarat.
5 Minit
10 fakta berasaskan PKPA 2/1991, standard kualiti yang pernah diamalkan dan pengalaman personal perlu dijadikan panduan.
Format PKPA 2/1991 … Format minit mesyuarat yang diperakukan oleh Kerajaan Malaysia terdapat dalam Lampiran A Pekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 (PKPA 2/1991). Sediakan Secepat Mungkin … Draf minit untuk kelulusan pengerusi hendaklah dikemukakan kepada pengerusi untuk mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari selepas tarikh mesyuarat diadakan.
Pengedaran Minit …Minit mesyuarat yang telah disemak oleh Pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat daripada satu minggu selepas mesyuarat diadakan itu. Edarkan minit sekali lagi sejurus sebelum mesyuarat berikutnya bermula*. Minit Padat … Minit direkodkan secara padat, tepat dan jelas. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (iv). * Ada kontroversi.
Tiada Kolum … PKPA 2/1991 tidak mencatatkan keperluan kolum untuk minit. INTAN dan agensi kerajaan yang utama mematuhi pekeliling itu.
Tindakan … Perkataan "Tindakan" dihitamtebalkan dan dikanankan.
Jangan Ada-adakan yang Tak Perlu … Tidak perlu nama dan tandatangan setiausaha di akhir minit. Kenyataan disemak oleh pengerusi, ruangan tandatangan dan namanya juga tidak perlu. Rasional: nama setiausaha sudah ada dalam senarai; minit disahkan dalam mesyuarat bukan oleh pengerusi. Tidak perlu dicatat "disemak oleh pengerusi" kerana itu tugas rutinnya.
Penomboran … Baik ikut sistem perpuluhan atau gabungan perpuluhan, huruf kecil dalam kurungan dan angka Roman kecil dalam kurungan.
Ada Sistem Pengesanan … Urus setia bertanggungjawab mengesan pelaksanaan keputusan mesyuarat dengan menggunakan borang khas (Lampiran B). PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (vi). Penutup … Tidak perlu ditulis tajuk bagi bahagian penutup.
Dapat memendekkan masa perkara berbangkit. Gunakan borang yang sesuai untuk mendapat maklum balas.
Catatkan petikan minit dan hantar kepada semua ahli dua minggu sebelum mesyuarat yang berikutnya.
Dapatkan respons melalui telefon atau secara bersemuka.
TINDAKAN SUSULAN JAWATANKUASA INDUK KEUTUHAN KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 4/200X Bil.
Para
Perkara
3.20 Agihan Peruntukan RMT di Negeri Sabah Tidak Mengikut Bilangan Murid yang Diluluskan Mesyuarat maklum, mengikut Surat Pekeliling Kewangan 7/2002, bilangan murid yang layak menerima RMT pada tahun 2003 ialah 37,800 orang. Bilangan ini sama dengan tahun 2000-2004. Semakan audit mendapati pertambahan murid yang layak sehingga tahun 2004 ialah 78, 291 orang. Bagi menentukan RMT dapat dimanfaatkan kepada semua murid yang layak. JPN telah mengurangkan bilangan hari RMT dari 190 hari kepada 92 hari sahaja. 3.21 ….
Tindakan Maklum Balas JPN Sabah
TINDAKAN SUSULAN MINIT MESYUARAT JK. KURIKULUM NEGERI 2/200X Agenda
Perkara
Tindakan
1
1.2.1 Kurikulum merupakan aspek utama di sekolah. Pemberatan bagi kurikulum ialah sebanyak 75% berbanding 25% pengurusan kokurikulum dan bidangbidang lain.
Telah dimaklumkan kepada staf akademik melalui memo dalaman.
4
4.1.3 iii. Penguasaan 3M dalam kalangan pelajar lemah. Oleh hal yang demikian, semua pihak perlu turun padang untuk menangani masalah ini bermula pada hari pertama persekolahan.
Isu ini diberi perhatian dalam Projek PensianganSalinatan dan Teaching School.
5.2.3 Pemuafakatan antara pihak maktab, PPG, PPD dan juga pihak jabatan pendidikan negeri perlu diperkemas agar aktiviti-aktiviti yang dirancang dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan.
Pemuafakatan maktab dengan PPG dan PPD amat baik. Semua program/projek KPKM, Teaching School, Pensiangan-Salinatan, dll. tidak menghadapi masalah.
5
CABARAN PENGERUSI MESYUARAT BIJAKSANA MENGENAI TATACARA
MESYUARAT BERKEPERIBADIAN : TENANG, PERAMAH, JELAS dan BERPENGETAHUAN BERWIBAWA
54
MESYUARAT BERKESAN BERPAKAIAN KEMAS
BERSOPAN-SANTUN MENYUMBANGKAN IDEA TIDAK MENYAKITI HATI ORANG
LAIN
55
MESYUARAT BERJAYA NYATAKAN TUJUAN dan HASIL MESYUARAT
EDARAN AGENDA PENGERUSI PERLU MENGAWAL AGENDA MESYUARAT
TINDAKAN SUSULAN MENGIKUT
KEPUTUSAN
56
Terima Kasih
